bab4 membuat dokumen panjang

MODUL 4

MEMBUAT DOKUMEN PANJANG

OlehA. Suhendar, S.Si

A. Suhendar, S.Si

Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 2

A. Suhendar, S.Si

Modul 4 Membuat Dokumen Panjang

Daftar IsiMODUL 4 1

MEMBUAT DOKUMEN PANJANG 1

1

MEMBUAT DOKUMEN PANJANG 4

Membuat Style Baru 5

Memodifikasi Style 7

Mengatur Layout Dokumen Panjang 8

Menyipkan Dan Menghapus Section Break 9

Membuat Header/Footer 11

Membuat Header/Footer Berbeda pada Halaman 12

Penyisipan Nomor Halaman 13

Navigasi Pada Dokumen Panjang 15

Penelusuran Dalam Dokumen 16

Navigasi Dengan Menggunakan Dokumen Map 16

Menyunting/Mengoreksi Dokumen Secara Cepat dan Mudah 18

Mencari dan Mengganti Teks 18

Membuat Daftar Isi 23

3

A. Suhendar, S.Si


MODUL 4

MEMBUAT DOKUMEN PANJANG

Dalam modul akan dibahas:

• Penyusunan dokumen panjang dengan menggunakan fasilitas style.

• Penggunaan fasilitas section untuk mengatur layout dokumen panjang. Penggunaan fasifitas Header/Footer yang termasuk di dalamnya adalah penomoran halaman.

• Penggunaan fasilitas navigasi dan penyuntingan naskah secara cepat dan otomatis.

• Pembuatan daftar isi secara otomatis.

Penyusunan dokumen panjang (seperti diktat, karya tulis dan lainnya) memerlukan

penanganan khusus untuk menerapkan kumpulan format teks, penomoran halaman,

daftar isi, header/flooter dan lainnya secara konsisten.

Dengan menggunakan Word, penanganan dokumen panjang menjadi tidak terlalu

sulit, atau bahkan bisa dikatakan mudah. Word menyediakan fasilitas Style and

Formatting untuk digunakan dalam rnembuat dokumen panjang.

Style and Formating merupakan kumpulan format teks yang disediakan (bisa

dimodifikasi) dan mempunyai nama untuk mempermudah membedakan format

teks.

Untuk menampilkan fasilitas ini, dari menu Format klik Style and Formatting.

Selanjutnya Style and Formatting ditampilkan pada Task Pane.

4

A. Suhendar, S.Si


Secara default, Microsoft Word XP sudah memberikan style. Untuk menerapkan

Style pada teks, cukup dengan mengeblok yang akan dituju, kemudian pilihlah

formatnya pada kotak Pick formatting to apply yang terdapat dijendela Style and

Formatting.

Membuat Style BaruBerikut ini contoh untuk membuat style baru:

1. Buat dokumen baru.

2. Pada jendela Style and Formatting, klik tab New Style sehingga muncul

kotak dialog New Style (Gambar 4. 1)

Gambar 4.1: Kotak Dialog New Style

5

A. Suhendar, S.Si


3. Berikan nama untuk style yang akan dibuat pada kotak Name, misalnya

Judul.

4. Pilih tipe style-nya pada kotak Style Type. Pilih Paragraph. Pada kotak

Style based on, isikan No Style jika tidak akan dibuat.

5. Pada kolom Formating, pilihlah jenis hurufnya. Misalnya, Arial tebal

(bold) dengan ukuran 16, dan agar ditengah pilih Centered.

6. Klik tab OK, sehingga pada jendela Style and Formatting akan

mempunyal style baru yaitu Judul (Gambar 4 2)

Gambar 4.2: Membuat Style baru

7. Letakkan kursor pada judul dokumen yang baru dibuat kemudian klik style

Judul yang berada pada jendela Style and Formatting maka judul akan

menyesuaikan formatnya dengan format style Judul.

6

A. Suhendar, S.Si


Memodifikasi StyleFormat style tidak kaku karena dapat dimodifikasi kapan saja dikehendaki. Untuk

memodifikasi style, lakukan cara di bawah ini:

1. Pada jendela Style and Formatting, pilihlah style yang akan dimodifikasi,

misalnya saja style Judul.

2. Klik ikon segitiga, dan pilihlah menu Modify pada dropdown menu

(Gambar 4.3).

Gambar 4.3: Dropdown menu style 1. Nomor

3. Dengan mengklik menu Modify, maka akan muncul kotak dialog Modify

Style. Pada kotak dialog tersebut lakukan modifikasi style sesuai

keinginan. Apabila ingin memodifikasi lebih rinci, klik tab Format

(Gambar 4.4), dan aturlah setting tiap item yang disediakan sesuai

keinginan.

7

A. Suhendar, S.Si


Gambar 4.4 Kotak Dialog Modify Style

4. Setelah modifikasi selesai dilakukari, klik tab OK.

Mengatur Layout Dokumen PanjangMenyusun dokumen panjang sangat berbeda dengan menyusun dokumen pendek.

Penyusunan dokumen panjang akan sangat terkait dengan layout halaman seperti

ukuran kertas, batas halaman, section halaman, header/footer dan lain sebagainya.

Layout dokumen panjang dapat terdiri dari beberapa bagian, yang masing masing

bagian dimungkinkan mempunyai format halaman yang berbeda.

8

A. Suhendar, S.Si


Menyipkan Dan Menghapus Section BreakDefault dokumen baru terdiri dari satu bagian (Section). Setiap section dapat terdiri

dari paragraf tunggal yang pendek maupun panjang. Format halaman ini biasa

diterapkan pada dokumen pendek.

Dokumen panjang biasanya terdiri dari berbagai macam bagian, misalnya format

halaman cover yang berbeda dengan format halaman isinya, atau juga penerapan

header/footer pada masing-masing bab (bagian) yang berbeda. Untuk itu, dalam

bekerja dengan dokumen panjang, fasilitas section sangat berguna dan dibutuhkan.

Dengan menambah section pada dokumen, maka elemen-elemen yang terdapat

pada masing-masing section bisa dibuat berbeda-beda. Contoh elemen-elemen

tersebut adalah:

Margin, ukuran kertas atau ofientasi halaman

Penomoran halaman

Teks, penempatan, dan format header footer

dan sebagainya.

Berikut ini cara menyisipkan section pada dokumen. Tempatkan kursor pada posisi

di mana section baru akan dibuat. Klik menu Insert > Break, sehingga muncul

kotak dialog Break (Gambar 4.5).

9

A. Suhendar, S.Si


Gambar 4.5 Kotak dialog Break

Pada kolorn Section Break Types, terdapat opsi yang dapat dipilih dengan kriteria

sebagai berikut.

Next Page; menyisipkan section break dengan memotong halaman. Pilihan

ini akan memulai section baru (format yang berbeda) pada halaman

berikutnya.

Continuous; menyisipkan section break, tetapi tetap melanjutkan format

pada halaman sebelumnya.

Even Page; menyisipkan section break dan memulai section berikutnya

pada halaman selanjutnya yang bernomor genap.

Odd Page; menyisipkan section break dan memulai section berikutnya

pada halaman selanjutnya yang bernomor ganjil.

Pada tampilan (view) Normal, word akan menampilkan garis ganda bertitik di atas

insertion point untuk menandai akhir section sebelumnya dan memindahkan

insertion point ke dalam section berikutnya.

10

A. Suhendar, S.Si


Untuk menghapus section break, lakukanlah dengan cara berikut:

Apabila tampilan (view) adalah page layout, dan section break tidak

terlihat maka klik ikon Show/Hide pada toolbar.

Pilihlah section break yang akan dihapus, kemudian tekan tombol Del.

Dengan menghapus section break maka format di atasnya akan menjadi

bagian pada section berikutnya.

Membuat Header/FooterHeader/Footer adalah area yang berada pada margin atas dan bawah. Area tersebut

dapat disisipi teks, gambar, nomor halaman, logo dan yang lainnya. Untuk lebih

jelasnya, lihat Gambar 4.6.

Gambar 4.6: Layout HeaderFooter

Berikut ini cara membuat Header/ Footer pada dokumen.

1. Klik menu View > Header/Footer, sehingga posisi kursor akan berada pada

area header/footer, yaitu area yang dikelilingi dengan garis putus-putus.

Teks pada dokumen akan terlihat redup (Gambar 4.7).

2. Ketikkan teks atau gambar pada area Header/ Footer.

11

A. Suhendar, S.Si


3. Kemudian gunakan toolbar header and footer dengan fungsi sebagai

berikut.

Apabila posisi kursor pada area header, kliklah ikon Switch Between

Header and Footer , yang terdapat pada toolbar header and footer.

Untuk menyisipkan nornor halarnan, klik ikon Page Number .

Untuk menyisipkan tanggal yang berlaku, klik ikon Date .

Untuk menyisipkan waktu yang berlaku, klik ikon Time .

Membuat Header/Footer Berbeda pada HalamanApabila pada halaman pertama atau awal akan diberi header/footer yang berbeda

dengan halaman benkutnya, lakukanlah dengan mengikuti cara berikut ini.

1. Klik menu View > Header/Footer, sehingga kursor akan berada pada area

header/footer, dan toolbar header and footer akan terlihat

2. Pada. toolbar header and footer, klik ikon Page Setup, sehigga akan

muncul kotak dialog Page Setup.

3. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Layout, clan tandal opsi Diferent

first page.

4. Apabila diinginkan agar header/footer pada halaman genap dan ganjil

berbeda maka tandai opsi Diferent Odd and Even.

5. Klik OK untuk keluar dari kotak dialog Page Setup.

12

A. Suhendar, S.Si


Penyisipan Nomor HalamanNomor halaman pada dokumen dapat ditambahkan pada saat menyisipkan item-

item ke dalam header/footer. Posisi nomor halaman dapat diatur seperti halnya

mengatur item lainya dalam header/footer. Misalnya penomoran halaman yang

ingin diatur dengan menggunakan perataan kanan ataupun perataan tengah.

Untuk menyisipkan penomoran halaman, lakukanan dengan mengklik menu Insert

> Page Numbers atau dengan mengklik ikon Page Number pada toolbar header

and footer.

Dokumen panjang seperti karya tulis, laporan, tesis, clan lain sebagainya, busanya

mempupyrai format penomoran halaman yang sudah baku. MisaInya, saja pada

clokumen tesis, halaman d~ isi clan kata pengantar selalu menggunakan angka

romawi, dan bab pertama dimulai dengan angka 1.

Berikut ini cara menyisipkan nomor halaman pada dokumen.

1. Klik menu Insert > Page Numbers sehingga akan muncul kotak dialog

Numbers (Gambar 4.8).

2. Pada kotak dialog tersebut, tentukan posisi penomoran halaman pada kotak

Position, yaitu Top of Page (penomoran atas/header) atau Bottom of Page

(penomoran di bawah/footer).

3. Untuk memilih perataan penomoran halaman, klik menu drop down pada

kotak Alignment.

4. Tampilan penomoran halaman sebelum dieksekusi bisa dilihat pada kotak

Preview.

13

A. Suhendar, S.Si


5. Jika nomor halaman pada halaman pertama juga terecetak, tandai kotak

Show Number on First Page.

6. Klik tab Format untuk mengatur format penomoran (Gambar 4.9).

Gambar 4.8: Kotak dialog Page Numbers

Gambar 4.9: Kotak diaklog Page Number Format

7. Pilihlah format angka yang akan ditampilkan pada kotak Number Format.

8. Tandai kotak Include Chapter Number untuk mencetak nomor bab

dokumen dengan nomor halaman, sebagai contoh II-1,II-2, dan seterusnya.

9. Tandai opsi Continue from Previous Section untuk melanjutkan

penomoran halaman dan section sebelumnya. Jika penomoran tidak

14

A. Suhendar, S.Si


melanjutkan dan section sebelumnya, tandai opsi Start at, dan isikan

nomor halaman yang akan dimunculkan pada halaman pertama dan section

yang dipilih.

10. Klik OK untuk keluar dari kotak dialog Page Number Format, dan klik

OK sekali lagi untuk keluaran dad kotak dialog Page Number sehingga

penomoran akan disisipkan pada dokumen.

Word akan menyisipkan penomoran halaman pada area header/footer yang

ditentulcan. Jika penomoran halaman akan diedit, maka terlebih dahulu harus

masuk pada tampilan Header/Footer (klik menu Insert > Header/Footer).

Navigasi Pada Dokumen PanjangPada Word, untuk menampilkan bagian halaman lain yang tidak terlihat pada layer

dapat dilakukan dengan menggulung scrollbar. Hal ini tentunya tidak akan menjadi

masalah apabila dilakukan untuk melihat bagian halaman yang berada tepat di atas

atau di bawah halaman yang terlihat di layar monitor. Tetapi menjadi masalah

apabila bagian halaman yang tidak terlihat di layar monitor berada jauh di bawah

atau di atas tampilan sekarang. Oleh karena itu, diperlukan suatu fasilitas yang

dapat membantu menuju halaman tertentu, teks tertentu, atau lokasi lainnya secara

mudah dan cepat (instan).

Untuk mengatasi hal tersebut, Word menyediakan fasilitas yang dapat digunakan

untuk pembacaan secara online, yaltu fasilitas Document Map atau Hyperlinks

untuk penelusuran lokasi dalam dokumen.

15

A. Suhendar, S.Si


Penelusuran Dalam DokumenBerikut ini cara memindahkan kursor ke lokasi tertentu di dalam dokumen, seperti

menuju ke halaman tertentu, footnote, bookmark, tabel, grafik atau lokasi lainnya.

1. Klik menu Edit > Go To sehingga muncul kotak dialog Find and Replace

(Gambar 4. 10).

2. Di dalam kotak dialog tersebut, klik tab Go To kemudian pilihlah item

yang akan dituju, misalnya saja Page.

3. Isikan nomor halaman yang akan dicari pada kotak Enter Page Number.

4. Setelah nomor halaman diisikan, klik tombol Go To, maka secara otomatis

kursor akan berpindah ke nomor halaman yang diisikan.

Gambar 4.10: Kotak dialog Find and Replace

Navigasi Dengan Menggunakan Dokumen MapDocument Map adalah fasilitas dengan tampilan berupa jendela yang terpilih untuk

menunjukkan outline dan heading dokumen yang dibuat. Gunakan fasilitas ini

untuk mencari secara cepat di dalam dokumen.

Untuk menampilkan jendela Document Map, klik menu View > Document Map,

atau bisa juga dengan mengklik ikon Document Map yang terdapat pada toolbar.

16

A. Suhendar, S.Si


Setelah jendela Document Map muncul klik heading untuk menuju halaman yang

dicari. Sebagai contoh, klik heading (Gambar 4.11) merupakan tampilan dari

Document Map.

Level detail heading untuk menampilkan heading di dalam jendela Document

Map dapat diatur (dipilih). Dengan demikian, jika diinginkan, heading-heading

tertentu bisa ditampilkan dan yang lainnya bisa disembunyikan.

Gambar 4,11: Navigasi dengan menggunakan Dokumen Map

Cara memilih level detail heading yang akan ditampilkan adalah sebagai berikut.

Untuk menyembunyikan heading subordinate di bawah headin& klik tanda minus

(-) di sebelah kiri teks.

Untuk menampilkan kembali heading subordinate di bawah heading (satu level),

klik tanda plus (+).

17

A. Suhendar, S.Si


Untuk menampilkan hanya headingnya saja di bawah level tertentu, klik kanan

mouse pada heading didalam jendela Document Map, maka akan keluar menu

(Gambar 4.12) yang memberikan pilihan tampilan. Sebagai contoh, apabila item

Show Heading 3 di klik, maka akan ditampilkan heading level 1 sampai 3.

Gambar 4.12 Menu untuk mengatur tampilan Documen Map

Menyunting/Mengoreksi Dokumen Secara Cepat dan Mudah

Mencari dan Mengganti TeksFasilitas Find and Replace dapat digunakan untuk mengganti teks, format tertentu

dan item khusus, misalnya tanda paragraf, field atau grafik. Untuk mempermudah

pencarian, gunakanlah tanda wildcards, contohnya, ketikan s?t untuk mencari sat

atau set.

18

A. Suhendar, S.Si


Untuk menemukan semua keadaan teks tertentu, Word dapat mencari dan

menemukan teks dengan format tertentu saja, seperti teks dengan format bold, atau

teks dengan kapitalisasi. Sebagal contoh, Word dapat mencari dan menemukan

hanya teks dengan susunan huruf “Murah”, dengan demikian teks dengan susunan

huruf seperti “Merah”, “Marah” akan ditinggalkan (tidak dicari).

Untuk menemukan dan mengganti suatu teks, Word dapat mencari kemudian

mengganti suatu teks dengan teks yang berbeda dan dengan format baru. Sebagai

contoh, di dalam suatu dokumen, Word akan mencan teks “SMK N 1

Pangandaran” kemudian menggantinya dengan teks dan format baru seperti " SMK

Negeri 1 Pangandaran”.

Untuk menemukan dan mengganti format dan style secara masal, Word dapat

mencari semua teks dengan format underline (garis bawah) dan menggantinya

dengan format italic (miring). Word juga dapat mencari paragraf dengan style

tertentu kemudian mengganti dengan style lain.

Gambar 4.13: Kotak dialog Find and Replace

Setelah mengetahui fungsi fasilitas Find and Replace, berikut akan dljelaskan cara

menggunakan fasihtas tersebut. Klik menu Edit > Find sehingga muncul kotak

dialog Find and Replace (Gambar 4.13). Kotak dialog sama dengan jika

19

A. Suhendar, S.Si


menggunakan fasilitas Go To, karena kotak dialog ini terbagi menjadi tiga tab,

yaitu tab Find, Replace dan Go To.

Pada kotak Find what ketik kata atau teks yang akan dicari. Klik tombol Find Next

maka Word akan mencari kata tersebut.

Untuk mencan kata atau teks dengan format tertentu, klik tombol More maka

tampilan kotak dialog Find and Replace akan bertambah lebar (Gambar 4.14).

Dari situ, akan didapatkan opsi untuk pencarian, di antaranya:

Search; untuk menentukan arah pencanan. Apabila opsi All yang dipilih, maka

Word akan mencari pada keselurahan dokumen, sedangkan jika Up atau Down

yang dipilih, maka kata atau teks di dalam, area Header atau Footer tidak akan

dicari.

Match Case; untuk mencari dengan membedakan antara huruf besar dan huruf

kecil Sebagai contoh apabila kata Besar akan dicari, maka Word hanya akan

mencan kata Besar (dengan huruf capital di awal kata), dan kata besar yang tidak

memakai huruf capital tidak akan dicari.

Find Whole Words Only; untuk mencari teks sesuai yang diketikan pada kotak

Find What. Misalnya pada kotak Find What diketik kata anda, maka kata tanda,

ganda, janda tidak akan dicari. Apabila kotak Use Wildcards terpilih, maka opsi

ini menjadi tidak aktif (redup).

Use Wildcards; untuk mencari wild card, karakter khusus, atau pencanan operator

khusus yang ditambahkan ke dalam kotak Find What. Untak menambahkan item

item, klik tombol Special dan kemudian plhh item yang diinginkan.

20

A. Suhendar, S.Si


Sounds Like; untuk mencan kata yang oleh Word dianggap berbunyi sama seperti

kata yang diketik dalam kotak Find What.

Find All Word Forms; untuk mencari semua bentuk kata yang sama seperti yang

diketildcan pada kotak Fmd What. Misalnya saja, pada kotak Find What diketikkan

nama anda maka Word akan mencari semua kata yarig di dalamya berisi kata

anda, seperti kata ganda, janda dan lainnya.

Gambar 4.14: Pilhan format dalam kotak dialog Find and Replace

Untuk mencan kata atau teks dengan format tertentu, masukkan kata atau teks ke

dalam kotak Find What, dan untuk mencari formatnya saja, hapuslah teks yang

berada dalam kotak Find What. Klik tombol Format kemudian tentukan format

yang diinnginkan. Setelah itu, klik tombol Find Next maka Word akan mencari

kata, teks atau format dengan spessifikasi yang dicari. Klik tombol Find Next lagi

untuk mengulang pencarian.

21

A. Suhendar, S.Si


Untuk membatalkan pencarian dan keluar dari kotak dialog, tekan tombol Cancel

atau Escape.

Selanjutnya akan dijelaskan cara mencari kata atau format tertentu kemudian

menggantinya. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Edit > Find and Replace sehingga tampil kotak dialog Find

and Replace.

2. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Replace sehingga tampilan kotak

dialog Find and Replace akan terlihat seperti Garnbar 4.15.

Gambar 4.15: Kotak dialog Replace

3. Pada kotak Find What isikan kata yang akan diganti.

4. Pada kotak Replace With isikan kata yang akan menggantikan kata yang

diketikan pada kotak Find What.

5. Setelah itu, klik tombol Find Next.

6. Setelah ditemukan, jika yakin kata cari akan diubah, maka klik tombol

Replace, maka Word akan mengubah kata akan menjadi kata ganti.

7. Apabila ingin mengubah semua kata klik Replace All.

22

A. Suhendar, S.Si


8. Untuk mencari teks dengan format tertentu dan menggantinya, lakukanlah

dengan terlebih dahulu mengetik kata yang akan diganti pada kotak Find

What. Klik tab Format dan tentukan format yang diinnginkan.

9. Setelah itu lakukan langkah seperti langkah pada nornor 4, 5, dan 6.

Membuat Daftar IsiPembuatan daftar isi (table of contents) memerlukan penerapan style heading built-

in (heading 1-9) karena Word akan membuat daftar isi secara otomatis dengan

membaca style heading.

Word memungkinkan pengguanya untuk memodifikasi tampilan daftar isi,

misalnya saja dengan menyertakan format outline-level atau style yang dibuat

sendiri, atau juga menerapkan style heading yang di-embed (sebagai contoh, kata

pertama terdekat dalam paragraf).

di bawah ini akan dijelaskan cara membuat daftar isi dengan style heading bult-in:

1. Buatlah dokumen dengan menggunakan style heading built-in (heading1-

9).

2. Tentukan tempat daftar isi yang akan dibuat. Pada umumnya daftar isi

terletak di awal dokumen, untuk itu apabila belum terdapat halaman di

awal, gunakan fsilitas Page Break untuk menyisipkan halaman.

3. Klik menu Insert > References > Index and Tables, sehingga keluar kotak

dialog Index and Tables.

23

A. Suhendar, S.Si


Gambar 4.16 Kotak dialog Index and Tables

4. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Table of Contents dan aturlah opsi

yang terdapat didalamnya, yaitu Print Preview, Web Preview, Show

page numbers, Right align page numbers, Use hyperlink instead of

page numbers, Tab header, General, dan Show Level.

5. Klik OK.

24

A. Suhendar, S.Si


bab4 membuat dokumen panjang

Education