bab iii pembahasan...ketetapan mpr no. iv/mpr/1978 tentang gbhn yang menitik beratkan pada sector...

25

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Organisasi

Pada tanggal 1 Januari 1905 pemerintah Hindian Belanda mendirikan

Departemen Van Landbouw dengan tujuan untuk memajukan usaha pertanian rakyat.

Kemudian didirikan balai-balai penelitian dan dinas-dinas yang diberikan tugas

khusus untuk mengembangkan dan menerapkan berbagai IPTEK dibidang pertanian.

Mengingat keterkaitan yang erat antara pertanian dan perdagangan pada tahun 1911

Departemen Van Landbouw diubah namanya menjadi Departemen Landbouw,

Nijverheid en Handel (Departemen Pertanian Perindustrian dan Perdagangan) yang

berkedudukan di Bogor.

Pada masa ini didirikan beberapa lembaga pendidikan pertanian dimana

lulusanya bekerja sebagai tenaga teknis pada perkebunan besar, pertanian rakyat,

pengairan, perikanan, dan kehutanan. Pada tahun 1933 didirikan sekolah pertanian

menengah atas dimana lulusannya bekerja sebagai penyuluh pertanian, pemangku

hutan, pegawai perkreditan rakyat, asisten perkebunan besar, dan guru sekolah

pertanian. Pada bualan Maret 1933 pemerintah Hindian Belanda menerbitkan

peraturan tata niaga beras berupa kebijakan dan ketentuan menyeluruh mengenai

intervensi pemerintah dibidang perdagangan beras.

26

Pada tahun 1934 Departemen Van Landbouw, Nijverheid Handel diubah

menjadi Departemen Van Ekonomische Zaken, sedangkan pada masa 4243

pendudukan Jepang (1942-1945) namanya berubah menjadi Gunseikanbu Sangyobu

yang berperan dalam menangani urusan pertanian.

Setelah proklakmasi kemerdekaan dengan dibentuknya kabinet presidential

pada tanggal 2 September 1945. Urusan pertanian iserahkan kepada kementrian

kemakmuran, berdasarkan ketetapan pemerintah No. 10/SD/1945, mentri

kemakmuran sewaktu itu dipimpin oleh Ir. R.P. Surachman Tjokrosudirjo. Kemudian

pada tahun 1950 dicanagkan suatu kebijakan bahwa pertanian dalam arti luas

mencangkup bidang pertanian, perkebunan, perikanan, kehewanan, dan kehutanan

yang secara teknis biologis terkait erat dengan bahan sandang dan pangan sehingga

muncul gagasan untuk mewadahi bidang pertanian dalam suatu kementrian tersendiri

yaitu kementrian pertanian.

Pada tahun 1968, Kabinet Ampera yang baru terbentuk terdiri dari 5 mentri

utama dan 24 mentri Departemen. Diantaranya 6 departemen ekonomi yang terdiri

dari Departemen Perdagangan, Perhubungan, Keuangan, Maritim, Pertanian, dan

Perkebunan. Departemen Pertanian waktu saat itu dipimpin oleh Mayjen Sutjipto,

sedangkan Departemen Perkebunan dipimpin oleh Ir. P.G. Harjosudirjo. Pada tahun

1973-1978 mengingan peran penting Departemen Pertanian dalam pemenuhan

kebutuhan panagan penduduk Indonesia secara mandiri. Pemerintah kemudian

membentuk 2 lembaga baru, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian serta

Badan Pendidikan

27

Pada tahun 1978-1983 Departemen Pertanian dipimpin oleh Prof.Dr.

Sudarsono Hadisaputro sebagai mentri pertanian dengan tugas melaksanakan arahan

ketetapan MPR No. IV/MPR/1978 tentang GBHN yang menitik beratkan pada sector

pertanian menuju swasembada pangan dan peningkatan industri pengolahan bahan

baku menjadi barang jadi.

Pada tahun 1993-1998 dalam Pelita VI Departemen Pertanian melakukan

perubahan pendekatan program sektor pertanian melalui restrukturisasi program.

Ketetapan MPR No.II/MPR/1993 tentang GBHN menggariskan bahwa sasaran

bidang ekonomi untuk sektor pertanian adalah peningkatan diversivikasi, usaha dan

hasil pertanian untuk memperbesar pendapatan dan kesejahteraan masyarakat secara

lebih luas.

Pada tahun 2001-2004 Departemen Pertanian lebih fokus dalam program

pengembangan agribisnis. Program ini diarahkan untuk menciptakan peluang usaha

agribisnis hulu, on farm, agribisnis hilir, dan jasa-jasa pendukungnya. Program ini

berhasil meningkatkan produksi tanaman pangan yang mencatat faktor produksi

tertinggi sepanjang sejarah. Secara keseluruhan neraca perdagangan komoditi

pertanian meningkat secara konsisten ditandai dengan naiknya ekspor.

Pada tahun 2004-2009, dibawah pimpinan mentri pertanian oleh Dr.Ir, Anton

Apriyantono, MS Departemen Pertanian merumuskan konsep baru dalam

pembangunan pertanian yang diarahkan untuk meningkatkan pendapat dan

kesejahteraan petani, bukan semata-mata mengejar peningkatan produksi.

28

Visi dan Misi

Visi:

Pembangunan pertanian periode 2005-2009 adalah terwujudnya pertanian

tangguh untuk kemantapan ketahanan pangan peningkatan nilai tambah dan daya

saing produk pertanian serta meningkatkan kesejahteraan petani. Ciri-ciri petani

tangguh adalah sebagai berikut:

1. Petani merupakan landasan utamadalam pengambilan keputusan, memperkuat

intuisi, kebiasaan, atau tradisi.

2. Kemajuan teknologi merupakan instrumen utama dalam pemanfaatan sumberdaya.

3. Mekanisme pasar merupakan media utama dalam transaksi barang dan jasa.

4. Efisiensi dan produktivitas sebagai dasar utama dalam alokasi sumberdaya dan

karenanya membuat hemat dalam penggunaan sumberdaya.

5. Mutu dan keunggulan merupakan orientasi, wacana, sekaligus tujuan.

6. Profesionalisme merupakan karakter yang menonjol

7. Perekayasaan merupakan inti nilai tambah setiap produk sehingga yang dihasilkan

dapat memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dalam mutu,

jumlah, berat, volume, bentuk, warna, rasa, khasiat, dan sifat-sifat lainya dengan

ketepatan waktu.

Misi:

1. Mewujudkan birokrasi pertanian yang profesional dan memiliki intregritas moral

yang tinggi

2. Mendorong pembangunan pertanian menuju pertanian yang tangguh,

berdayasaing, berkelanjutan dan berwawasan lingkungan

29

3. Mewujudkan ketahan pangan melalui peningkatan produksi komuditi pertanian

dan penganekaragaman konsumsi pangan.

4. Mendorong peningkatan kontribusi sector pertanian terhadap perekonomian

nasional, melalui peningkatan PDB, ekspor, peningkatan lapangan kerja,

penanggulangan kemiskinan, dan peningkatan kesejahteraan masyarakat.

5. Memfasilitasi pelaku usaha melalui pengembangan teknologi, pembangunan

sarana, prasarana, pembiayaan, akses pasar dan kebijakan pendukung.

6. Memperjuangkan kepentingan dan perlidungan terhadap petani dan pertanian

Indonesia dalam sistem perdagangan internasional.

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian

serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan

kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Pada umumnya, struktur organisasi

menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan

yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi, sehingga tugas dan

tanggung jawab masing-masing bagian atau divisi akan terselesaikan secara efektif

dan efesien. Berikut adalah susunan organisasi pada Biro Umum dan Pengadaan

Kementerian Pertanian:

30

Bagan Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan pada

Kementerian Pertanian, berikut ini:

Sumber: Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian 2017

Gambar III.1

31

Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian

Berdasarkan Bagian Struktur Tata Kerja Organisasi Biro Umum dan

Pengadaan Kementerian Pertanian, maka dapat dijelaskan kegiatan masing-masing,

sebagai berikut:

1. Bagian Kearsipan dan Tata Usaha

a. Melakukan pengelolaan arsip dan dokumentasi, serta penyiapan bahan

bimbingan kearsipan Kementerian Pertanian

b. Melakukan urusan penerimaan surat masuk dan surat keluar dan pelaksanaan

bimbingan ketatausahaan Kemeterian Pertanian.

c. Melakukan urusan tata usaha Sekretaris Jenderal dan Sraf Ahli, pelaksanaan

urusan tata usaha dan rumah tangga Biro Umum dan Pengadaan.

d. Melakukan urusan pelayanan tata usaha Menteri.

1) Sub Bagian Kearsipan melaksanakan 5 kegiatan yaitu:

a) Penyusun pedoman kearsipan

b) Penataan, Penyusutan, dan Pemeliharaan Arsip

c) Lomba Tertib Arsip

d) Seleksi Arsiparis Teladan

e) Pelaksanaan ElektronisasiKearsipan

2) Sub Bagian Persuratan melaksanakan 3 kegiatan yaitu:

a) Pengelolaan Persuratan

b) Pengadaan Bahan dan Dokumen Pimpinan

c) Pengelolaan Bahan Bimbingan Ketatausahaan.

32

3) Sub Bagian Karsipan Tata Usaha Sekretaris Jenderal, Staf Ahli dan Biro

melaksanakan 6 kegiatan yaitu:

a) Pengelolaan Ketatausahaan Sekretaris Jenderal

b) Pengelolaan Ketatausahaan Ahli

c) Pengelolaan Ketatausahaan Biro

d) Pengelolaan Barang Persediaan

e) Pembinaan Administrasi Pengelolaan Kepegawaian dan

f) Pengembangan Sumber Daya Manusia

g) Pelaksanaan Evaluasi dan Monitoring.

4) Sub Bagian Tata Usaha Menteri

Melaksanakan kegiatan pengelolaan Ketatausahaan Menteri yaitu

kegiatan Ketatausahaan Meteri terutama difokuskan pada penaganan alur

surat yang masuk ke Menteri Pertanian dan Sekretaris Menteri Pertanian

serta Tenaga Ahli Menteri Pertanian.

2. Bagian Rumah Tangga

a. Melakukan urusan pemeliharaan sarana dan prasarana Kantor Pusat, Rumah

Dinas Jabatan dan Wisma

b. Melakukan urusan keamanan dan ketertiban Kantor Pusat, Rumah Dinas

Jabatan Wisma, serta pengelolaan transportasi pegawai Sekretaris Jenderal

c. Melakukan urusan pelayanan rumah tangga pimpinan.

1) Sub Bagian Pemeliharaan melaksanakan 2 kegiatan yaitu:

a) Penyelenggaraan Pemeliharaan

b) Honor Pramubakti

33

2) Sub Bagian Keamanan dan Transportasi melaksanakan 3 kegiatan yaitu:

a) Operasioanal Kesekretariatan Kantor

b) Operasional Pengamanan Kantor

c) Operasional Perawatan Kendaraan

3) Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan melaksanakan 3 kegitan yaitu:

a) Penyelenggaraan Operasional Pimpinan

b) Kesekretariatan Rumah Tangga Menteri

c) Penyelenggaraan Sub bagian Rumah Tangga Pimpinan

3. Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa

a. Melakukan urusan pemberian pelayanan administrasi Pengadaan barang dan

jasa

b. Melakukan penyiapan pembinaan, perencanaan dan pemantauan pelaksanaan

pengadaan barang dan jasa.

1) Sub bagian Administrasi Pengadaan Barang dan Jasa, mempunyai

kegiatan melakukan pemberian pelayanan administrasi pengadaan barang

dan jasa.

2) Sub bagian perencanaan dan Pemantauan Barang dan Jasa, mempunyai

kegiatan melakukan penyiapan bahan pembinaan, perencanaan dan

pemantauan pelaksanaan pengadaan Barang dan Jasa antara lain seperti

Layanan Internal Organisasi.

34

4. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok jabatan fungsional arsiparis dan jabatan fungsional pengelolaan

pengadaan barang dan jasa mempunyai tugas dan fungsi, melakukan kegiatan

sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan

perundang-undangan.

3.1.3. Kegiatan Usaha Organisasi

Kegiatan usaha yang dilakukan oleh Kementerian Pertanian Republik

Indonesia pada Biro Umum dan Pengadaan yang bergerak di bidang Sub Bagian

Kearsipan yaitu Unit Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan

penyelenggaraan kearsipan. Unit Kearsipan menyelenggarakan fungsi pelaksanaan

pengelolan arsip dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup kementerian

pertanian.

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Pelaksanaan Arsip Inaktif Elektronik Pada Sub Bagian Kearsipan Biro

Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian

1. Pelaksanaan Prosedur / Alur Pemindahan Arsip

Berdasarkan data yang diperoleh dari Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan

Pengadaan Kementerian Pertanian, bagan alur pemindahan arsip pada Unit

Kearsipan (UK) I ke Unit Kearsipan (UK) Pusat dapat dilihat, sebagai berikut:

35

Tabel III.1

Bagan Alur Pemindahan Arsip pada Unit Kearsipan (UK) I ke Unit Kearsipan

(UK) Pusat Unit Kearsipan I Unit Kearsipan Pusat

Sumber: Biro Umum dan Pengadaan Sub Bagian Kearsipan Kementerian Pertanian 2017

Ya

Tidak

Daftar ArsipPindah

Mulai

MenerimaArsip

Sesuai?

Memindahkan Arsip

Jadwal Retensi

Daftar Arsip Pindah

Berita Acara Pemindahan- Daftar Arsip Pindah

Menata Arsip Pindah

Memberikan label boks Arsip Pindah

Filing

SELESAIBerita Acara Pemindahan/Daftar Arsip

Filing

SELESAI

Mempersiapkan &meneliti Arsip Pindah

Memeriksa &mencocokkan Arsip

pindah dengan DaftarArsip

Membuat Daftar Arsippindah sesuai formatAplikasi sim Inaktif

Menyeleksi retensi &memilah Arsip Pindah

36

Berdasarkan tabel III.1, bagan alur pemindahan arsip pada Unit Kearsipan

(UK) I ke Unit Kearsipan (UK) pusat pada Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan

Pengadaan dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Unit Kearsipan (UK) I

Pada Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian

salah satu bagian Unit Kearsipan (UK) I adalah mempersiapkan peralatan yang

dibutuhkan untuk pemindahan arsip. Melalui proses meneliti retensi arsip yang

telah selesai jangka simpan aktif (lihat jadwal rentensi arsip) melakukan

pendaftaran arsip yang akan dipindahkan pada daftar arsip yang akan

dipindahkan. Menyeleksi arsip yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip /Records

center Kementerian Pertanian setelah mencocokan antara daftar arsip yang

dipindahkan dengan arsipnya, menata folder ke dalam boks berdasarkan nomor

arsip, memberikan label pada boks dengan keterangan nama/kode, unit

pengelolaan/unit kerja, nomor boks, nomor arsip dan tahun penciptaan arsip, dan

meminta persetujuan pimpinan unit pengelolaan/unit kerja.

2. Unit Kearsipan Pusat

Unit kearsipan Pusat bertugas untuk memindahkan arsip inaktif dari unit

pengelolaan/unit kerja melalui staf atau petugas yang ditunjuk pimpinan unit

pengelolaan/unit kerja ke unit kearsipan disertai berita acara pemindahan arsip

dan daftar arsip dalam bentuk hardcopy dan softcopy masing-masing rangkap dua

melalui berita cara dan daftar arsip yang dipindahkan, rangkap ke satu untuk unit

Kearsipan Kementerian Pertanian sebagai bukti pemindahan arsip, rangkap ke

37

dua untuk Unit Pengelolaan/Unit Kerja sebagai penggati arsip yang telah

dipindahkan, dan pemindahan arsip dilakukan secara regular.

2. Penyimpanan Arsip Inaktif Elektronik Pada Sub Bagian Kearsipan Biro

Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian

Penyimpanan arsip elektronik pada Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan

Pengadaan Kementerian Pertanian dapat dilakukan setelah arsip yang akan di input

sudah melalui penyimpanan secara konvensional terlebih dahulu, maka akan di

jelaskan cara penyimpanan arsip konvesional.

a. Penyimpanan Arsip Inaktif Secara Konvensional

Arsip-arsip yang ada di Unit Kearsipan I ini merupakan arsip inaktif yang

berupa hasil penelitian seperti Surat Perjanjian Kontrak, Surat Masuk, Surat Keluar,

Surat Keputusan (SK), Surat Perintah Perjalan Dinas (SP2D), Surat Akuntansi

Instansi (SAI), mengenai Setoran Pajak, Laporan Keuangan, dan Surat Tanah yang

merupakan bukti transaksi suatu kegiatan di lingkup Sub Bagian Kearsipan Biro

Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian. Ada beberapa tahap yang dilakukan

dalam penyimpanan arsip inaktif sebagai berikut:


Gambar III. 2

Tahap-tahap Mengelola Arsip Inaktif

Penerimaan

Penginputan Penataan

Pemilahan Klasifikasi

38

Berdasarkan bagan diatas tahapan penyimpanan arsip inaktif pada Sub Bagian

Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian dapat diketahui bahwa

penyimpanan arsip dimulai dari Penerimaan surat, Pemilahan surat, klasifikasi kode

dengan mengurutkan kode-kode sesuai dengan tahun, bulan, dan tanggal, penataan

dan setelah itu pengiputan data ke dalam SIM-Arsip. Dengan adanya tahapan

pengelolaan arsip tersebut. Dengan tahapan yang sudah ada tersebut dapat diterapkan

dan dipahami oleh arsiparis, agar dapat berjalan dengan semestinya dan efektif.

1. Penerimaan Arsip

Pada tahapan ini, arsiparis menerima arsip yang telah serahkan dari masing-

masing Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian

Pertanian. Arsip yang diserahkan ke Unit Kearsipan (UK) I yaitu arsip yang

penggunaannya sudah mulai menurun akan tetapi terkadang masih diperlukan.

Sehingga dapat dikatakan bahwa Unit Kearsipan (UK) I sebagai pengelola arsip

inaktif.

Penerimaan arsip melewati beberapa tahapan dengan menghubungkan arsiparis

yang berada di Unit Kearsipan (UK) II untuk menyerahkan arsipnya. Kemudian

sub bagian yang ingin menyerahkan arsipnya harus mengisi form permintaan

box. Permintaan box ini dilakukan agar arsip yang diterima oleh Unit Kearsipan

(UK) I tidak dalam bentuk karungan melainkan lusinan dalam satu lusin tersebut

terdiri dari 12 box.

Kemudian setelah itu sub bagian tersebut mengisi form berita acara serah terima

yang ditandatangani oleh Kepala Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan

Pengadaan sebagai pihak kedua. Kepala Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan

39

Pengadaan menjadi pihak kedua karena telah kita ketahui bahwa Unit Kearsipan

(UK) II Sub Bagian Tata Usaha Biro Organisasi dan Kepegawaian sebagai pihak

pertama. Berita acara serah terima ini dilampirkan sebagai bukti bahwa arsip

tersebut telah diserahkan kepada Unit Kearsipan (UK) I untuk dikelola. Setelah

penerimaan arsip, maka arsip tersebut sudah menjadi tanggung jawab arsiparis

yang berada di Unit Kearsipan (UK) I.

2. Pemilahan Arsip

Pada tahapan ini, hal yang dilakukan yaitu pemilahan arsip yang mengandung

informasi yang terdapat dalam arsip tersebut. Pemilahan arsip dilakukan ketika

bagian yang berada di Sub Bagian Tata Usaha Biro Organisasi dan Kepegawaian

Kementerian Pertanian menyerahkan arsipnya ke Unit Kearsipan (UK) I,

kemudian arsip di pilah-pilah dan disusun kembali sesuai dengan kode

klasifikasinya. Maka arsiparis akan melakukan pemilahan arsip tersebut.

3. Klasifikasi Arsip

Setelah melakukan pemilahan arsip, maka arsip tersebut diklasifikasikan sesuai

dengan kode yang sudah ditentukan. Kode klasifikasi arsip juga merupakan salah

satu sarana wajib atau sebagai pedoman untuk penataan arsip. Kode klasifikasi

arsip menggunakan kombinasi huruf dan angka. Huruf merupakan sebagai kode

dari subjek yang terdapat dalam suatu permasalahan, sedangkan angka sebagai

petunjuk inti permasalahan yang terdapat dalam arsip tersebut.

Kegunaan kode klasifikasi arsip untuk membedakan masalah yang satu dengan

masalah yang lainnya. Kegunaan kode klasifikasi merupakan sarana untuk

memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpanan, serta penemuan

40

kembali arsip. Akan tetapi untuk pola klasifikasi yang diterapkan di Unit

Kearsipan (UK) I Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan

Kementerian Pertanian, kode tersebut tidak menerangkan letak penyimpanannya

tetapi hanya menunjukkan inti masalah yang terkandung didalam arsip tersebut.

Setelah disesuaikan dengan kode klasifikasinya, maka arsiparis membuatkan

stiker yang akan ditempelkan diluar box.

Setelah itu dibuatlah daftar pencarian arsip sementara agar mempermudah kerja

arsiparis dan sebagai daftar yang akan di input ke SIM-Arsip, agar yang sudah

diklasifikasikan tersebut dapat langsung disimpan ke dalam lemari Mobile File.

4. Penataan Arsip

Pada tahapan ini, penataan arsip dilakukan bertujuan untuk menyimpan dan

memelihara arsip agar tidak berantakan, penyimpanan arsip dilakukan setelah

diklasifikasikan dan membuat daftar pencarian arsip sementara, dimana

penyimpanan arsip ini harus melihat situasi dan kondisi ruangan yang tersedia di

Unit Kearsipan (UK) I Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian.

Kemudian disimpan terlebih dahulu di map kuning atau biru lalu di masukkan ke

dalam box agar tidak berantakan, selanjutnya diatur juga di rak, lemari arsip,

box, dan lain sebagainya. Hal ini dilakukan agar ketika penemuan arsip tersebut

sedang dibutuhkan, maka arsip mudah dicari dengan cepat yang sebelumnya

telah disimpan di Lemari Mobile File, dan Rak statis.

Lemari Mobile File merupakan lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar

diatas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan

satu sama lain dengan ringan dan mudah. Ada beberapa contoh gambar lemari

41

arsip yang digunakan oleh Sub Bagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan

sebagai berikut:


Gambar III.3 Lemari Mobile File Gambar III.4 Lemari Statis

5. Pengiputan Data

Pada tahapan yang terakhir yaitu memasukkan data arsip ke sistem yang bernama

SIM-Arsip (Sistem Informasi Manajemen Arsip). Sistem ini digunakkan untuk

penemuan kembali arsip dan juga memudahkan arsiparis dalam mengelola arsip

inakif.

42

Berikut ini pengiputan data Arsip Inaktif Sub Bagian Kearsipan Biro Umum

dan Pengadaan Pada Kementerian Pertanian 2014:

Tabel III.2

Daftar Penginputan Arsip Inaktif Biro Organisasi dan Kepegawaian oleh Sub

Bagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Pada Kementerian Pertanian 2014No Unit Kerja Kode Klasifikasi Uraian Kurun Waktu

1. Biro Organisasidan Kepegawaian

KU Pertanggungjawaban TUP6 TA 2014 untuk KeperluanBelanja Barang sebesar Rp.189.246.100, sebagaipengesahan atas pertanggungjawaban TUP 6 TA 2014dengan No. SPM 00206/2014

2014



2014


KU Pertanggungjawaban TUP6 TA 2014 untuk KeperluanBelanja Barang sebesar Rp. 198.068.988, sebagaipengesahan atas pertanggungjawaban TUP 6 TA 2014dengan No. SPM 00204/2014

2014


KU Pertanggungjawaban TUP6 TA 2014 untuk KeperluanBelanja Barang sebesar Rp.51.966.550 , sebagaipengesahan atas pertanggungjawaban TUP 6 TA 2014dengan No. SPM 00137/2014

2014



2014



2014



2014



2014



2014



2014


43

Berdasarkan tabel III.2 Unit Kearsipan (UK) I telah melakukan penginputan

data dari unit kerja Biro Organisasi dan Kepegawaian dengan kode klasifikasi KU

serta beberapa uraian/perihal seperti pertanggungjawaban TUP6 TA 2014 untuk

keperluan belanja barang sebesar Rp.189.246.100, sebagai pengesahan atas

pertanggungjawaban TUP 6 TA 2014 dengan No. SPM 00206/2014,

Pertanggungjawaban TUP6 TA 2014 untuk Keperluan Belanja Barang sebesar

Rp.61.818.500, sebagai pengesahan atas pertanggungjawaban TUP 6 TA 2014 dengan

No. SPM 00203/2014, Pertanggungjawaban TUP6 TA 2014 untuk Keperluan Belanja

Barang sebesar Rp. 198.068.988, sebagai pengesahan atas pertanggungjawaban TUP

6 TA 2014 dengan No. SPM 00204/2014, Pertanggungjawaban TUP6 TA 2014 untuk

Keperluan Belanja Barang sebesar Rp.51.966.550 , sebagai pengesahan atas

pertanggungjawaban TUP 6 TA 2014 dengan No. SPM 00137/2014,

Pertanggungjawaban TUP6 TA 2014 untuk Keperluan Belanja Barang sebesar

Rp.156.788.550, sebagai pengesahan atas pertanggungjawaban TUP 6 TA 2014

dengan No. SPM 00209/2014 dengan memasukan tahun surat yang terdapat pada

surat tersebut tertera pada tahun 2014 yang diinputnya penulis menerangkan dari hasil

penginputan data dari 1 sampai 5 dari 10 data jumlah yang telah di entry seperti yang

ada di tabel di atas yang akan di jadikan lampiran.

b. Penyimpanan/Pengiputan Arsip Inaktif Secara Elektronik

Penyimpanan arsip secara elektronik dilakukan setelah melalui penyimpanan

arsip inaktif secara konvensional, kemudian dilanjutkan dengan ke SIM-Arsip.

Dengan menggunakan sistem informasi manajemen arsip inaktif di Sub Bagian

Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan dilakukan di record center yaitu sebuah

44

aplikasi berbasis web, untuk menggunakan aplikasi ini harus melalui aplikasi web

browser yang terhubung dengan menggunakan jaringan LAN, salah satu web browser

yang dapat digunakan untuk membuka sistem informasi ini adalah Mozilla Firefox.

Disini penulis akan memberikan bagaimana mengiput arsip elektronis dengan sistem

informasi manajemen arsip inaktif di record center administrator. Tahap-tahap dalam

penyimpanan arsip secara elektronis ke SIM-Arsip:

1. Memulai Aplikasi

a. Aktifkan Mozilla Firefox yang terdapat di desktop dengan melakukan double

klik icon Mozila Firefox atau klik START, All Programs, Mozilla Firefox

kemudian pilih Mozilla Firefox.

b. Setelah muncul Mozilla Firefox, pada bagian alamat URL ketikkan alamat

Sistem informasi manajemen arsip inaktif di record center.


Gambar III.5 Bagian Alamat URL

c. Selanjutnya akan muncul halaman Login sebelum masuk kedalam halaman

utama. Masukkan Username dan Password administrator anda.

Default, Username : admin, password : passwd

Tulis alamat url

45


Gambar III.6 Halaman Login

d. Jika username dan password anda benar, maka akan muncul halaman utama

seperti gambar


Gamabar III.7 Daftar Arsip Inaktif yang sudah di Input

2. Import Arsip Inaktif Format Excel

a. Pada halaman utama, Klik Manajemen Record Center dan Klik Import

Template Arsip Inaktif.

46


Gambar III.8 Import Template Arsip Inaktif

b. Kemudian akan tampil halaman Import Template Arsip Inaktif. Klik Browser

untuk membuat memilih file excel yang akan diimport Kemudian Klik Proses.


Gambar III.9 Proses Import Template Arsip Inaktif

3. Input Arsip Inaktif

47

a. Pada halaman utama, Klik Manajemen Record Center dan Klik Input Arsip

Inaktif. Kemudian akan menampilkan hasil menginputan data dari 1 sampai

10 dari 21,956 data jumlah yang telah di entry yang ditandai dengan lingkaran

merah seperti yang ada di gambar tersebut.


Gambar III.10 Cara Input Arsip Inaktif

48


Gambar III.11 Lanjutan Cara Input Arsip Inaktif

b. Kemudian Klik Tambah Arsip untuk menginput arsip inaktif,

Klik icon Edit untuk mengedit data dan klik icon hapus untuk

menghapus data.

49


Gambar III.12 Cara Mengedit data

3.2.2. Proses Penemuan Kembali Arsip Elektronis Pada Sub Bagian Kearsipan

Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian

Pada proses penemuan kembali arsip elektronis, adapun tahap-tahapnya

sebagai berikut:

1. Memulai Aplikasi

a. Aktifkan Mozilla Firefox yang terdapat di desktop dengan melakukan double

klik icon Mozila Firefox atau klik START, All Programs, Mozilla Firefox

kemudian pilih Mozilla Firefox.

b. Setelah muncul Mozilla Firefox, pada bagian alamat URL ketikkan alamat

Sistem informasi manajemen arsip inaktif di record center.

50


Gambar III.13 Bagian Alamat URL

c. Selanjutnya akan muncul halaman Login sebelum masuk kedalam halaman

utama. Masukkan Username dan Password administrator anda.

Default, Username : admin, password : passwd


Gambar III.14 Halaman Login

d. Jika username dan password anda benar, maka akan muncul halaman

utama seperti gambar

Tulis alamat url

51


Gambar III.15 Daftar Arsip Inaktif yang sudah di Input

e. Untuk mencari arsip yang ingin ditemukan klik pencarian disebelah pojok

kanan kemudian ketik kode arsip yang ingin dicari contohnya seperti

sk/49b/P.A/1963 maka akan mucul seperti yang digambar. Setelah muncul

seperti yang digambar maka kita bisa melihat letak kode klasifikasi, kurun

waktu, gedung dimana letak surat disimpan, berapa kode lemari mobile

dimana letak suratnya, boks berapa surat yang kita ingin cari, dan detail

arsipnya

52


Gambar III.16 Penemuan Kembali Arsip Inaktif

f. Selanjutnya kita cari arsip tersebut pada lemari mobile file pada ruangan

penyimpanan arsip.

3.2.3. Kendala dan Cara Mengatasi Arsip Inaktif Elektronik Pada Sub Bagian

Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan

Kendala dari pelaksanaan arsip inaktif elektronik Sub Bagian Kearsipan Biro

Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian dengan menggunakan sistem

elektronik, antara lain:

53

1. Belum maksimalnya dikarenakan pengarsipan arsip inaktif secara elektronik ke

dalam SIM-Arsip dikarenakan masih banyak arsip dari tahun 80-90an yang

belum diinput. dan cara penyelesaiannya dengan cara pengiputan secara rutin dan

berskala agar cepat terselesaikan dan lebih mudah dalam proses penemuan

kembali arsip.

2. Belum maksimalnya pengarsipan secara elektronik ke dalam SIM-Arsip,

dikarenakan sistem jaringan LAN nya belum maksimal dalam kemampuan untuk

terhubungnya dengan jaringan LAN atau online. Agar dapat menggunakan SIM-

Arsip berbasis online dengan secara efektif dan efisien.

Cara untuk mengatasi kendala pelaksanaan arsip inaktif elektronik Sub Bagian

Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian yaitu penyelesaiannya

dengan cara pengiputan secara rutin dan berskala agar cepat terselesaikan dan lebih

mudah dalam proses penemuan kembali arsip,dan memperbaiki jaringan LAN agar

pelaksanaan arsip elektronik dimasa yang akan datang akan berjalan sebagaiman

mestinya dan berjalan lebih efektif dan terarah.

bab iii pembahasan...ketetapan mpr no. iv/mpr/1978 tentang gbhn yang menitik beratkan pada sector...

Documents