bab iii analisis sistem yang berjalan 3.1 kerangka pikirthesis.binus.ac.id/asli/bab3/2010-1-00570-si...

48

BAB III

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Kerangka Pikir

Berikut ini merupakan bagan yang menggambarkan kerangka pemikiran yang

menyusun skripsi ini:

Gambar 3.1 Kerangka Pikir

49

Hal pertama yang kami lakukan adalah mengumpulkan data-data umum dari

perusahaan PT.Astragraphia, yaitu Profil Perusahaan, Sejarah perusahaan,

struktur organisasi perusahaan, divisi Procurement, dan divisi TI, Key

Performance Indicator, dan Laporan Keuangan.

Setelah memperoleh data-data tersebut. Data-data tersebut kami jadikan landasan

dalam melakukan penelitian yang kami bagi menjadi tiga bagian besar yaitu :

• Penelitian Kinerja

Kami melakukan evaluasi untuk kinerja aplikasi SAP bagian

Procurement dengan menggunakan metode IT Balance Scorecard.

Penelitian ini dituangkan pada Bab III.

• Penelitian Financial

Kami melakukan evaluasi Financial perusahaan khususnya berfokus pada

Biaya yang dibutuhkan untuk implementasi dan operasional SAP serta

Pendapatan yang diperoleh oleh perushaan tersebut.

• Penelitian Business Process

Kami melakukan evaluasi Business Process untuk mengukur sejauh mana

proses yang berjalan sudah cukup mendukung kebutuhan di perusahaan

tersebut khususnya bagian procurement.

Dari ketiga penelitian tersebut akan didapatkan hasil/output berupa kesimpulan

yang akan menghasilkan usulan pengembangan yang dituangkan pada Bab IV.

Setelah diketahui hasil/output berupa kesimpulan maka kami membuat usulan

pengembangan dengan menggunakan metode ASAP, yang berfokus hanya pada

50

dua tahap pertama, yaitu Project Preparation, dan Blue Print yang dituangkan

pada Bab IV.

3.2 Riwayat Perusahaan

3.2.1 Sejarah Perusahaan

Astragraphia didirikan tanggal 31 Oktober 1975 dengan akta

notaris Kartini Muljadi, S.H no 186 yang disetujui Menteri Kehakiman

Republik Indonesia dalam surat keputusan 4.A.S/33/4 tanggal 12

Februari 1976 dengan domisili di Jakarta, dimana kantor pusatnya

terletak di JL.Kramat raya 43 Jakarta. Astragraphia memiliki 75 titik

layan yang tersebar di 21 kantor cabang dan lokasi lainnya diseluruh

Indonesia.

Astragraphia mengawali perjalanannya pada tahun 1971 sebagai

Divisi Xerox, PT Astra International yang bergerak dalam bidang

pemasaran dan penyediaan jasa layanan purna jual bagi mesin fotokopi

Xerox secara eksklusif di seluruh Indonesia. Sejalan dengan

perkembangan bisnis yang pesat, pada tahun 1976 Divisi Xerox

memisahkan diri dari PT Astra International dan menjadi sebuah

perusahaan yang mandiri dengan nama PT Astragraphia.

Dalam rangka membangun landasan yang kokoh bagi

pertumbuhan bisnisnya, pada tahun 1989 Astragraphia menjadi

perusahaan publik dengan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta

dan Bursa Efek Surabaya. Setelah 30 tahun, Astragraphia mulai fokus

51

pada bisnis Document Solution, dengan partner utama Fuji Xerox Co.

Ltd.

Bisnis Document Solution tidak hanya bisnis mesin fotokopi tapi

telah mengalami transformasi bersamaan dengan pesatnya perkembangan

di bidang teknologi informasi (TI) menjadi sebuah solusi perdokumenan

yang terintegrasi dengan sistem TI. Solusi perdokumenan pada dasarnya

adalah solusi penanganan dokumen secara menyeluruh, baik dalam

bentuk kertas maupun elektronik. Solusi ini meliputi penggandaan,

pencetakan, pengelolaan, konversi media, sampai distribusi dokumen.

yang tidak terlepas dari dukungan teknologi informasi.

Astragraphia membagi bisnis Document Solution dalam 4 bisnis

utama yaitu:

• Office Product Business

Menyediakan solusi penanganan dokumen di perkantoran mulai dari

unit departemental sampai tingkat korporasi. Solusinya terdiri dari

perangkat multifungsi (print, copy, fax dan scan) dan perangkat lunak

manajemen dokumen.

• Production System Business

Menyediakan solusi dokumen yang fokus pada skala produksi,

dengan karakteristik pencetakan digital berkecepatan tinggi dan

dengan volume dokumen yang besar maupun kecil (short-run length)

52

• Printer Channel Business

Menyediakan solusi berbasis printer (termasuk printer multifungsi),

bahan habis-pakai, layanan purna jual serta beragam personal

computer dan peripherals-nya untuk kebutuhan personal sampai

departemental.

• Services Business.

Menyediakan solusi yang mengintegrasikan semua produk portofolio

Astragraphia dengan menambahkan know-how dalam bentuk added

value services

Pembagian bisnis tersebut berdasarkan pada jenis mesin/hardware

dan layanan/services yang ditawarkan.

Dalam upayanya menyediakan layanan berkualitas unggul bagi

para pelanggannya, Astragraphia terus memperluas jangkauannya ke

seluruh Indonesia dan wilayah lain yang berdekatan, seperti pelanggan di

Timor Leste. Sampai dengan akhir tahun 2005, Astragraphia juga

melakukan penjualan dan penyediaan layanan melalui dealer dan reseller

yang tersebar di seluruh Indonesia.

Untuk memperkuat posisinya di pasar TI Indonesia yang masih

menjanjikan, Astragraphia berkiprah melalui PT.SCS Astragraphia

Technologies (SAT). Perusahaan patungan yang dibentuk tahun 2004 ini,

49% sahamnya dimiliki oleh Astragraphia dan 51% dimiliki oleh

Singapore Computer System Limited (SCS). Berbekal kemampuan dan

53

pengalaman Astragraphia selama hampir 23 tahun di bisnis TI (dahulu

melalui unit usaha IT Solution), SAT menjadi salah satu dari 3 besar

perusahaan penyedia jasa terintegrasi dalam bidang Solusi Teknologi

Informasi di Indonesia. Bahkan kini SAT memiliki landasan untuk

melakukan penetrasi pasar international yang telah dimiliki oleh SCS di

pasar regional.

Pada tanggal 25 September 2008, Astragraphia memperbaharui

dan merevisi perjanjian distributor dengan Principal utama, Fuji Xerox

Co., Ltd. Dengan revisi ini, posisi Astragraphia dalam perjanjian

distributor tidak lagi dikaitkan dengan PT.Astra International Tbk, seperti

yang tercantum pada perjanjian sebelumnya, selain terbatas pada status

PT.Astra International Tbk, sebagai pemegang saham Astragraphia

3.2.2 Visi, Misi, Strategi dan Filsafat Perusahaan

• Visi Perusahaan

Menjadi penyedia solusi bisnis berbasis TI terbaik di Indonesia

• Misi Perusahaan

Sejahterakan bersama bangsa

• Strategi Perusahaan

o Memfokuskan diri pada sektor dokumen solution sebagai upaya

mempertahankan pangsa pasar seraya memacu pertumbuhan

pendapatan jasa

o Penciptaan value added services untuk meningkatkan Return on

54

Information Technology (ROIT) bagi pelanggan dengan cara

meningkatkan kompetensi SDM dalam halpenyediaan solusi dan

implementasinya

o Menciptakan unit usaha yang ramping dan efisien sehingga

mencapai peningkatan produktivitas karyawan yang ditandai

dengan peningkatan kontribusi laba kotor

o Mempertahankan indeks kepuasan pelanggan melalui peningkatan

kualitas layanan dan pemahamanakan kebutuhan pelanggan

o Memperbaiki pengelolaan aset dengan memperhatikan tingkat

persediaan dan piutang

o Penetrasi pasar global melalui aliansi strategis dengan principal

dan mitra lain

• Filsafat

o Bermanfaat bagi bangsa dan negara

o Pelayanan yang terbaik bagi pelanggan

o Saling menghargai dan membina kerjasama

o Berusaha mencapai yang terbaik

55

3.3 Struktur Organisasi

3.3.1 Sruktur Pada Kantor Pusat

Shareholders

Board of Commissioners President Commissioner

Commissioner

Board of Directors

President Director

Vice President Director

Director

Audit Committee

Chairman

Member

President Commissioner

Commissioner

Remuneration & Nomination Committee

Chief Executive Officer

Chief Financial Officer

Chief Information Officer

Chief Operating Officer

Director in Charge

Support Function

Human Resources & Management Service

Corporate Secretary, Legal & GCG

Internal Audit & Risk Management

Finance & Accounting

Investor Relations

Supply Chain Management

Planning & Reporting

Marketing & Operation

Information Management & Application Support

Business Development

Major Account Operations

Branch Operat ions

Production System Business Operations

Printer Channel Business Operations

Planning & Marketing

Customer Service Support

Gambar 3.2 Struktur Pada Kantor Pusat

56

3.3.2 Struktur Divisi Information Management

Gambar 3.3 Struktur Divisi Information Management

57

3.3.3 Struktur Divisi Procurement and Inventory

Gambar 3.4 Struktur Divisi Procurement and Inventory

3.3.4 Pembagian Tugas dan Wewenang

3.3.4.1 Tugas dan Wewenang Kantor Pusat

• Dewan Komisaris

Dewan Komisaris bertugas melakukan pengawasan atas kebijakan

Direksi dalam menjalankan perusahaan dan memberi nasehat

terhadap pelaksanaan tugas Operasional Direksi. Dewan Komisaris

juga harus memantau efektifitas penerapan GCG di Astragraphia, dan

jika perlu melakukan penyesuaian. Sesuai ketentuan UUPT dan

Anggaran Dasar, Direksi dalam melakukan tindakan korporasi tentu

perlu mendapat persetujuan tertulis terlebih dahulu dari Dewan

Komisaris. Anggota Dewan Komisaris Astragraphia berjumlah 3

(tiga) orang , salah satunya, atau sepertiganya dari jumlah seluruh

58

anggota merupakan Komisaris Independen. Dalam mengambil suatu

keputusan, Dewan Komisaris selalu mengupayakan musyawarah

untuk mufakat. Apabila cara musyawarah untuk mufakat tidak

tercapai, ditempuh dengan cara perhitungan suara terbanyak. Dewan

Komisaris baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama mempunyai

akses untuk memperoleh informasi tentang Astragraphia secara tepat

waktu dan lengkap. Pada akhir tahun, Dewan Komisaris melaporkan

kepada pemegang saham atas pertanggungjawaban tugasnya sebagai

pengawas atas pengelolaan perusahaan oleh Direksi dalam bentuk

Laporan Dewan Komisaris di Annual Report yang dimintakan

persetujuan dalam RUPS tahunan yang diadakan setelah tutup buku.

• Direksi

Tugas utama Direksi adalah bertanggung jawab penuh dalam

memimpin dan mengelola harta kekayaan Astragraphia guna

mencapai maksud dan tujuan, serta memastikan agar Astragraphia

menerapkan GCG dengan memperhatikan kepentingan para

pemangku kepentingan (stakeholders). Anggota Direksi berjumlah

5(lima) orang termasuk 1(satu) Presiden Direktur dan 1(satu) Wakil

Presiden Direktur. Pembagian tugas dan wewenang anggota Direksi

ditetapkan oleh RUPS. RUPS telah menyetujui memberikan kuasa

Dewan Komisaris untuk menetapkan pembagian tugas dan wewenang

anggota Direksi. Setiap tahun Direksi menyusun arahan strategi bisnis

sebagai pegangan bagi seluruh karyawan. Dalam arahan strategi

tersebut, Direksi mencantumkan penerapan GCG yang konsisten dan

59

berkesinambungan sebagai dasar yang kokoh dalam mencapai strategi

bisnis tersebut. Hal ini ditetapkan untuk menegaskan kepada seluruh

karyawan akan pentingnya penerapan GCG bagi Astragraphia.

Anggota Direksi Astragraphia secara rutin mengikuti pelatihan,

seminar atau workshop, baik di dalam negeri maupun di luar negeri

termasuk yang berkenaan dengn GCG, guna meningkatkan

kompetensi dan pengetahuannya. Pada akhir tahun, Direksi

melaporkan kepada pemegang saham atas pertanggung jawaban

tugasnya sebagai pengurus dan pengelola perusahaan dalam bentuk

Laporan Direksi di Laporan Tahunan yang dimintakan persetujuan

dalam RUPS Tahunan yang diadakan setelah tutup buku.

• Komite Audit

Komite Audit adalah komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris

dan karena itu bertanggung jawab langsung kepada Dewan

Komisaris. Anggota Komite Audit Astragraphia berjumlah 3(tiga)

orang, salah seorang menjadi Ketua. Ketua Komite Audit dirangkap

oleh Komisaris Independen. Tugas Komite Audit adalah memberikan

pendapat kepada Dewan Komisaris atas, laporan Direksi,

mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Komisaris, dan

melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan tugas Dewan

Komisaris antara lain : (i) melakukan penelaahan atas informasi

keuangan yang akan dikeluarkan Astragraphia seperti laporan

keuangan, proyeksi dan informasi keuangan lainnya; (ii) melakukan

penelaahan atas ketaatan Astragraphia terhadap peraturan perundang-

60

undangan (legal compliance) baik di bidang Pasar Modal maupun

peraturan lain yang berhubungan dengan kegiatan Astragraphia; (iii)

melakukan penelaahan atas pelaksanaan pemeriksaan oleh Internal

Audit; dan (iv) melaporkan kepada Dewan Komiasaris berbagai

resiko yang dihadapi Astragraphia dan pelaksanaan manajemen resiko

oleh Direksi. Dalam melaksanakan tugasnya, Komite Audit memiliki

wewenang untuk mengakses catatan atau informasi yang diperlukan

dari Astragraphia. Komite Audit melakukan pertemuan dengan

Direksi setiap 3(tiga) bulan untuk membahas laporan keuangan

sebelum dipublikasikan ke publik.

• Komite Nominasi dan Remunerasi

Komite Nominasi dan Remunerasi dibentuk dan bertanggung jawab

kepada Dewan Komisaris. Komite Nominasi dan Remunerasi

bertugas membantu dalam Dewan Komiasaris dalam (i) menetapkan

kriteria pemilihan calon anggota Dewan Komisaris dan Direksi, dan

(ii) menetapkan besaran remunerasinya untuk diusulkan dan

diputuskan dalam RUPS dengan cara sesuai ketentuan Anggaran

Dasar.

• Internal Audit

Internal Audit membantu Direksi melakukan pengawasan internal

guna memastikan efektifitas pengendalian internal pengelolaan

operasional perusahaan berjalan sesuai dengan kebijakan dan sistem

yang telat ditetapkan. Internal Audit secara berkala melaksanakan

61

fungsinya melalui pemeriksaan ke seluruh cabang dan departemen

berdasarkan skala dan prioritas kepentingannya. Sebagai evaluasi dan

umpan balik Internal Audit melakukan survei dengan tujuan

meningkatkan fungsi dan kinerja pelaksanaan Internal Audit di masa

mendatang. Internal Audit juga memberikan laporan kuartalan kepada

Komite Audit atas hasil audit disertai upaya perbaikannya. Setiap

awal tahun Internal Audit menyusun program kerja yang diselaraskan

dengan program kerja yang diselaraskan dengan program kerja

Komite Audit.

• Sekretaris Perusahaan

Sekretaris Perusahaan merupakan pejabat penghubung (liaison

officer) dari Astragraphia terhadapa pihak luar dan sebaliknya.

Sekertaris Perusahaan bertugas mengelola dokumen Astragraphia

seperti Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus, Risalah RUPS,

Risalah Dewan Komisaris dan Rapat Direksi, serta memastikan

bhawa Astragraphia mematuhi peraturan yang berlaku, khususnya

mengenai keterbukaan informasi material atas hal-hal yang

menyangkut Astragraphia yang perlu diketahui oleh publik serta

memberikan masukkan kepada Dewan Komisaris dan Direksi

mengenai peraturan dan ketentuan yang berlaku agar dapat dipatuhi

sepenuhnya. Sekertaris Perusahaan secara rutin menghadiri Rapat

Direksi dan Rapat Dewan Komisaris serta membuat minuta hasil

rapat.

62

3.3.4.2 Tugas dan Wewenang Divisi Information Management

• Helpdesk

Helpdesk bertugas memastikan jalur komunikasi dalam keadaan bisa

digunakan (e-mail, telepon, SQL); meng-update informasi ‘piket’ dari

setiap fungsi; menerima query dari beberapa media (telepon, e-mail),

mengidentifikasi query berdasarkan tingkat kepentingan dan kesulitan

sesuai dengan sistem yang ada serta mencatat dalam database SQL;

memberikan solusi dengan mengacu pada petunjuk di database;

memberikan solusi sesuai dengan kompetensi yang dimiliki dan bila

tidak bisa mengeskalasi ke second level; melakukan koordinasi

dengan pihak terkait untuk memastikan solusi terhadap permasalahan

user; mencatat proses penyelesaian dan solusi yang diberikan ke

database; memonitor ketuntasan penyelesaiaan query melalui user-

nya; meng-update informasi/pengetahuan/kompetensi TI sesuai

dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi; mengevaluasi

proses Helpdesk untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan

efektif (improvement); memberikan masukkan/saran kepada user

sesuai dengan kebutuhan; menggali informasi dari lapangan mengenai

pelayanan yang diberikan Helpdesk kepada para user; melaporkan

dan memberikan masukkan berdasarkan data SQL ke user dan atasan

secara periodik; melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya dan

melaporkannya secara rutin; mendukung fungsi pendukung sistem

keamanan; melakukan mentoring untuk staf baru; mendukung atasan

dalam rangka “Annual Budget Planning” sesuai area

63

tanggungjawabnya serta konsisten dalam meng-update dan

menjalankan kebijakan IM.

Sedangkan Helpdesk berwenang untuk mengingatkan kepada

karyawan sebagai user untuk senantiasa mematuhi kebijakan IM;

melatih user agar mengurangi ketergantungan kepada Helpdesk;

mewakili Departemen untuk suatu tugas khusus/diskusi atas dasar

kebutuhan dan kepentingan Departemen; memberikan rekomendasi

penilaian staf TI dalam mentoring-nya ke atasan; bersama dengan

atasan/kepala Departemen menganalisa dan memutuskan problem

solving di IM-Helpdesk serta mengusulkan pelatihan untuk

Competency Development dalam rangka “Annual Budget Planning”

• System Administration

System Administration bertugas memberikan support untuk

operational desktop/notebook mulai dari siklus instalasinya sampai

end-live; mengelola seluruh software standard dan peredarannya

termasuk registrasi untuk kepentingan User Licensing; men-follow up

query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk sesuai dengan kompetensi

yang menjadi tanggungjawabnya; melakukan eskalasi ke third

level/Vendor untuk query/problem yang tidak terpecahkan; meng-

update kedalam database SQL atas solusi dari query tersebut; meng-

update pengetahuan TI-nya sesuai dengan perkembangan dan

kebutuhan organisasi serta area tanggungjawabnya; mengevaluasi

proses internal untuk meningkatkan proses kerja menjadi lebih efisien

dan efektif (improvement); melakukan system administering melalui

64

aspek System Security, Housekeeping, Backup-Restore-Recovery,

Transport Batch-job and spool sesuai dengan area

tanggungjawabnya; melakukan analisa secara terus-menerus didalam

rangka meningkatkan kinerja system baik system performance

maupun system security; melakukan quality assurance untuk layanan

yang akan dikirim ke Live Production sesuai dengan area

tanggungjawabnya; mematuhi perjanjian penggunaan Xerox Network

System secara konsisten; mewakili departemen untuk sesuatu tugas

khusus/diskusi atas dasar kebutuhan dan kepentingan departemen;

melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya dan melaporkannya

secara rutin; meng-update informasi ‘piket’ dari setiap fungsi;

melaporkan dan memberikan masukkan ke atasan berdasarkan

data/fakta yang ditemui; memberikan masukkan/saran kepada user

sesuai dengan kebutuhan termasuk pendidikan user berkaitan dengan

Change Management; melakukan mentoring untuk staf baru; men-

support atasan dalam rangka “Annual Budget Planning” sesuai

dengan area tanggungjawabnya serta konsisten dalam meng-uodate

dalam menjalankan kebijakan IM.

Sedangkan System Administration berwenang untuk mengingatkan

kepada karyawan sebagai user untuk senantiasa mematuhi kebijakan

IM; membina hubungan yang baik dengan kolega di FXAP dan

region sesuai dengan area tanggungjawabnya; membina hubungan

dengan IT-Vendor/Principal related kepada fungsi area yang menjadi

tanggungjawabnya; memberikan rekomendari penilaian staf TI dalam

65

mentoring-nya ke atasan; bersama dengan atasan/kepala Departemen

menganalisa dan memutuskan problem solving di IM; mengusulkan

perbaikan peralatan untuk Infrastructure and Data Center dalam

rangka “Annual Budget Planning”; mengusulkan Vendor IT terbaik

melalui analisa yang mendalam baik secara langsung ataupun

kerjasama dengan Departemen yang terkait dalam organisasi sesuai

kewenangannya serta mengusulkan pelatihan untuk Competecy

Development dalam rangka “Annual Budget Planning” dan IDP.

• Desktop Management

Desktop Management bertugas untuk memberikan dukungan untuk

operasional desktop/notebook, mulai dari siklus instalasinya sampai

end-live;, mengelola seluruh software standard dan peredarannya

termasuk registrasi untuk kepentingan User Liscensing; men-follow

up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk; sesuai dengan

kompetensi yang menjadi tanggungjawabnya; melakukan eskalasi ke

third level/Vendor untuk query/problem yang tidak terpecahkan;

meng-update kedalam database SQL dari query tersebut; meng-

update pengetahuan TI-nya sesuai dengan perkembangan dan

kebutuhan organisasi serta area tanggungjawabnya; mengevaluasi

proses internal untuk meningkatkan proses kerja menjadi lebih efisien

dan efektif (improvement); melakukan analisa secara terus-menerus

didalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system

performance maupun system security; melakukan system

administering melalui aspek System Security, Housekeeping, Backup-

66

Restore-Recovery, Transport Batch-job and spool sesuai dengan area

tanggungjawabnya; melakukan quality assurance untuk layanan yang

akan dikirim ke Live Production sesuai dengan area

tanggungjawabnya; mematuhi perjanjian penggunaan Xerox Network

System secara konsisten; mewakili Departemen untuk suatu tugas

khusus/diskusi atas dasar kebutuhan dan kepentingan Departemen;

melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya dan melaporkannya

secara rutin; meng-update informasi ‘piket’ dari setiap fungsi;

melaporkan dan memberikan masukkan kepada atasan berdasarkan

data/fakta yang ditemui; memberikan masukkan/saran kepada user

sesuai dengan kebutuhan termasuk pendidikan user yang berkaitan

dengan Change Management, melakukan mentoring untuk staf baru;

mendukung atasan dalam rangka “Annual Budget Planning” sesuai

dengan area tanggungjawabnya serta konsisten dalam meng-update

dan menjalankan kebijakan IM

Sedangkan Desktop Management berwenang untuk mengingatkan

kepada karyawan sebagai user untuk senantiasa mematuhi kebijakan

IM; membina hubungan yang baik dengan kolega di FXAP dan

region sesuai dengan area tanggungjawabnya; memberikan

rekomendasi penilaian staf TI dalam mentoring-nya ke atasan;

bersama dengan atasan/kepala Departemen menganalisa dan

memutuskan problem solving di IM; mengusulkan perbaikan

peralatan untuk Infrastructure and Data Center dalam “Annual

Budget Planning”; mengusulkan Vendor TI terbaik melalui analisa

67

yang mendalam baik secara langsung ataupun kerjasama dengan

Divisi/Departemen terkait dalam organisasi sesuai kewenangannya

serta mengusulkan pelatihan untuk Competency Development serta

“Annual Budget Planning”

3.3.4.3 Tugas dan Wewenang Divisi Procurement and Inventory

• MRP Controller

MRP Controller bertugas untuk menghitung dan men-submit part

order; meminta dan men-supply untuk semua cabang dan depo;

keeping inventory level; menciptakan, mengontrol dan merubah PO

Vendor serta mencari dan menciptakan EPR dan MMR dan Localize

Part

Sedangkan MRP Controller berwenang untuk men-submit order ke

Xerox Vendor Import, Non Xerox Vendor Import dan Non Xerox

Vendor Local setelah mendapatkan “approval Manager”; men-

supply dan me-remove part dari atau ke semua cabang dan depo

• MRP Controller and Inventory Analyst

MRP Controller and Inventory Analyst bertugas untuk men-submit

order ke Vendor; memonitor ketersediaan equipment untuk

memenuhi kebutuhan operasi mendistribusikan equipment ke semua

cabang serta menganalisa pergerakan inventory.

Sedangkan MRP Controller and Inventory Analyst bertugas untuk

bekerjasama dengan bagian terkait untuk menyediakan material

68

equipment sesuai dengan waktu/jumlah yang ditentukan serta

mendistribusikan equipment ke seluruh cabang sesuai dengan

kebutuhan

• MRP-Consumables/Paper

MRP-Consumables/Paper bertugas untuk melakukan review bulanan

untuk importasi consumables; melakukan review bulanan untuk

pembelian paper; melakukan supply regular consumables ke cabang-

cabang; mencari Vendor lokal untuk paper serta memonitor

pemenuhan order ke Principal/Vendor lokal

Sedangkan MRP-Consumables/Paper berwenang untuk men-submit

order ke Principal; men-submit order ke Vendor lokal (paper);

memenuhi/menolak permintaan cabang based on ketersediaan serta

mengganti Vendor lokal jika harga dan kualitas lebih baik.

69

3.4 Struktur Organisasi di SAP 4.6C

Dibawah ini adalah system wide concept yang digunakan oleh PT.

Astragraphia di SAP 4. 6C:

Client

Company Code

Organization Unit

Plant

Gambar 3.5 Struktur Organisasi di SAP 4.6C

70

KETERANGAN :

• BD : BUSINESS DEVELOPMENT

• BO : BRANCH OPERATIONS

• CS : CORPORATE SECRETARY. LEGAL & GCG

• CSS : CUSTOMER SERVICE SUPPORT

• FINA : FINANCE & ACCOUNTING

• HRD : HUMAN RESOURCE & MANAGEMENT SERVICE

• IA & RM : INTERNAL AUDIT & RISK MANAGEMENT

• IM : INFORMATION MANAGEMENT & APPLICATION

SUPPORT

• IR : INVESTOR RELATIONS

• MAR : PLANNING & MARKETING

• MAO : MAJOR ACCOUNT OPERATIONS

• PCBO : PRINTER CHANNEL BUSINESS OPERATIONS

• PR : PLANNING & REPORTING

• PSBO : PRODUCTION SYSTEM BUSINESS OPERATIONS

• SCM : SUPPLY CHAIN MANAGEMENET

• PRO : PROCUREMENT

71

3.5 Current Business Process

Gambar 3.6 Current Business Process

Procurement and Marketing

Forecas

1

Finance

Marketing

PR(Principa)

2A

$ $ $

Procurement

PR(Principal )

3C

PR(Rejection(Principal ))

3A

Principle

PO -Principle (untuk barang non PCB)

4E-a

4D

Invoice untuk FXPC

5E-b

Gudang

Barang

5E

SAP Good Receip

6G

Berita Acara(Principa)

6E

$ $$

*Procurement

Berita Acara(Vendor Loka)

6F

PR(Vendor Loka)

2B

+

Quotation

PR(Rejection(Vendor Loka))

3B

+

Quotation

*Marketing

PR(Vendor Loka)+

Quotation

3D

PR(Rejection(Vendor Lokal ))

+

Quotation

4C

PR(Rejection(Principa))

System PrinciplePO(Vendor Lokal )

4F

Vendor

Delivery Note

+

Barang

Delivery Note

+

5F

*Finance

Invoice (principa)

5E-a

Verifikasi Invoiceuntuk FXPC

6E-b

Invoice (Vendor Lokal )

5F- a

PO(Principa)

4E

$ $$

*Procurement

STO

7H

*PrinciplePO-Principle

(untuk barang PCB)

4E- b

$ $$

*Procurement atau Finance

Berita Acara(Principa)

7E

Berita Acara(Vendor Lokal )

7F

72

Keterangan :

PR = Purchase Requisition

PO = Purchase Order

PCB = Product Channel Business

FXPC = Fuji Xerox Printer Channel

1. Bagian Procurement & Inventory bersama bagian Marketing membuat

forecast mengenai barang-barang apa saja yang perlu dibeli selama

beberapa bulan ke depan. Setelah mencapai komitmen bersama, maka

berdasarkan forecast tersebut, bagian Marketing membuat

PR(Purchase Requisition). PR(Purchase Requisition) harus didukung

dokumen lain (lampiran : forecast, Quotation).

2A. PR(Purchase Requisition) untuk Principal yang dibuat bagian

Marketing harus mendapat persetujuan dari bagian Finance, Bagian

Finance melihat harga yang ada di PR(Purchase Requisition) apakah

sudah sesuai dengan prosedur keuangan yang ada.

2B. Begitu juga dengan PR(Purchase Requisition) untuk Vendor yang

dibuat bagian Marketing harus mendapat persetujuan dari bagian

Finance, PR(Purchase Requisition) yang diberikan ke Bagian Finance

harus disertakan dengan Quotation dari Vendor. Bagian Finance

melihat harga yang ada di PR(Purchase Requisition) apakah sudah

sesuai dengan prosedur keuangan yang ada.

73

3A. Jika tidak sesuai maka PR(Purchase Requisition) untuk Principal akan

dikembalikan lagi ke bagian Marketing untuk di periksa serta di

betulkan.

3B. Begitu juga dengan PR(Purchase Requisition) untuk Vendor Jika tidak

sesuai maka akan dikembalikan lagi beserta Quotation ke bagian

Marketing untuk di periksa serta di betulkan.

3C. Dan jika sesuai maka PR(Purchase Requisition) untuk Principal akan

di berikan ke Bagian Procurement untuk diperiksa

3D. Begitu juga dengan PR(Purchase Requisition) untuk Vendor jika

sesuai maka akan di berikan ke Bagian Procurement untuk diperiksa

4C. Jika PR(Purchase Requisition) untuk Principal tidak sesuai dengan

prosedur yang ada di Bagian Procurement maka PR(Purchase

Requisition) untuk Principal akan dikembalikan lagi ke Bagian

Marketing untuk dibetulkan. Jika sudah di betulkan maka Bagian

Marketing akan meminta persetujuan dari Bagian Finance sebelum

PR(Purchase Requisition) untuk Principal di berikan ke bagian

Procurement.

4D. Jika PR(Purchase Requisition) untuk Vendor tidak sesuai dengan

prosedur yang ada di Bagian Procurement maka PR(Purchase

Requisition) untuk Vendor akan dikembalikan lagi ke Bagian

Marketing untuk dibetulkan,beserta Quotation. Jika sudah di betulkan

maka Bagian Marketing akan meminta persetujuan dari Bagian

Finance sebelum PR(Purchase Requisition) untuk Vendor di berikan

ke bagian Procurement.

74

4E. Dan jika PR(Purchase Requisition) sudah disetujui dan sesuai dengan

prosedur maka Bagian Procurement akan membuatkan PO(Purchase

Order) untuk Principal sesuai dengan PR(Purchase Requisition) yang

diminta. Apabila terdapat permintaan susulan, maka akan dibuat

Purchase Order Emergency. Untuk PO Emergency ini biasanya

diperuntukkan permintaan barang consumable dan sparepart. Disini

tidak diperlukan untuk membuat Purchase Requisition terlebih dahulu.

Membuat PO(Purchase Order) ada dua cara, yaitu dengan cara input

ke sistem khusus untuk Principal, dan scan dokumen (khusus barang

PCB(Product Channel Business)) lalu dikirim ke Principal.

4E-a.PO(Purchase Order) untuk Principal khusus barang non PCB(Product

Channel Business) yang telah dibuat di program SAP di print dan

disetujui oleh beberapa bagian, lalu setelah disetujui di-input ke sistem

khusus yang berhubungan dengan sistem Principal.

4E-b.PO(Purchase Order) untuk Principal khusus barang PCB(Product

Channel Business) yang telah dibuat di program SAP di print dan

disetujui oleh beberapa bagian, lalu setelah disetujui di scan dan di

kirim ke Principal.

4F. Dan jika PR(Purchase Requisition) sudah disetujui dan sesuai dengan

prosedur maka Bagian Procurement akan membuatkan PO(Purchase

Order) untuk Vendor sesuai dengan PR(Purchase Requisition) yang

diminta. PR(Purcahse Requisition) disini hanya bersifat sebagai

dokumen kontrol internal milik Procurement & Inventory.

75

5E. Setelah PO(Purchase Order) diterima oleh Principal barang beserta

Delivery Note akan dikirimkan lewat jalur darat dan jalur udara (sesuai

PO(Purchase Order), setelah Barang dan Delivery Note diterima maka

akan diperiksa terlebih dahulu kesesuaian jenis, kondisi dan jumlah

barang apakah sudah sesuai dengan PO(Purchase Order).

5E-a. Invoice akan dikirimkan bersamaan dengan pengiriman barang oleh

Principal, Proses pembayaran akan dilakukan oleh bagian Finance.

Semua barang proses pembayarannya akan dilakukan oleh bagian

Finance. Pembayaran dilakukan sesuai dengan Term of Payment yang

berlaku.

5E-b.Invoice akan dikirimkan bersamaan dengan pengiriman barang oleh

Principal, Pembayaran untuk jenis barang FXPC, harus melewati

verifikasi invoice terlebih dahulu. Verifikasi ini dilakukan oleh bagian

Procurement.

5F. Setelah PO(Purchase Order) diterima oleh Vendor barang beserta

Delivery Note akan dikirimkan lewat jalur darat dan jalur udara (sesuai

PO(Purchase Order), setelah Barang dan Delivery Note diterima maka

akan diperiksa terlebih dahulu kesesuaian jenis, kondisi dan jumlah

barang apakah sudah sesuai dengan PO(Purchase Order).

5F-a.Invoice akan dikirimkan oleh vendor ke bagian Finance

6E-b.Hasil verifikasi tersebut hanya berupa hardcopy, dan dikirimkan ke

bagian Finance. Lalu bagian Finance akan melakukan pembayaran

sesuai dengan Term of Payment yang berlaku.

76

6E. Jika barang yang dikirim Principal tidak sesuai, maka akan dilakukan

claim oleh pihak yang berwenang (Bagian Procurement atau Bagian

Finance), dan GR(Good Receive) tidak akan diproses, serta bagian

Gudang akan membuat Berita Acara ke Bagian Procurement dan

Bagian Finance (Sesuai wewenangnya).

6F. Begitu pula dengan Vendor lokal, jika barang yang dikirim Vendor

lokal tidak sesuai, maka akan dilakukan claim oleh pihak yang

berwenang (Bagian Procurement atau Bagian Finance), dan GR(Good

Receive) tidak akan diproses, serta bagian Gudang akan membuat

Berita acara ke Bagian Procurement dan Bagian Finance (Sesuai

wewenangnya). Jika Vendor lokal banyak Berita Acaranya, berarti

Vendor lokal tersebut tidak bagus dan dapat di-blacklist.

6G. Jika barang Principal maupun Vendor lokal yang diterima sudah

sesuai dengan PO(Purchase Order), maka akan dilakukan GR(Good

Receive) oleh bagian Gudang.

7E. Lalu Berita Acara yang dibuat oleh bagian Gudang untuk Principal

akan di periksa dan diberikan ke Principal.

7F. Lalu Berita Acara yang dibuat oleh bagian Gudang untuk Vendor lokal

akan di periksa dan diberikan ke Vendor lokal.

7H. Jika barang sudah di Good Receive oleh bagian Gudang, maka bagian

Procurement akan membuat STO(Stock Transfer Order) yang

ditujukan untuk cabang–cabang dan departemen. STO(Stock Transfer

Order) dapat dibuat berdasarkan permintaan dari cabang-cabang dan

departemen.

77

3.6 SAP Business Process Analysis

Gambar 3.7 SAP Business Process Analysis

Proses utama yang berkaitan dengan modul Procurement adalah proses

procurement sehingga semua barang untuk operasional tersedia dengan jumlah

yang tepat dan diwaktu barang itu dibutuhkan (tidak berlebihan dan tidak

kekurangan)

2.Purchase Order

3.Good Receive

4. Stock Transfer Order

5.Vendor Performance Monitoring

1.Vendor Selection

78

SAP Business

Process

Analysis

Responsibility Aktivitas Dokumen yang

digunakan

Vendor

Selection

MRP Controller

Aktivitas Pengendalian

Kualitas (Quality Control)

⇐ Vendor Performance Monitoring

- Daftar Spesifikasi Barang

- Form Evaluasi Vendor Baru

⇒ Purchasing

Petugas Gudang

MRP Controller

Penerimaan dan pemeriksan barang dari

Vendor

- PO (Purchase Order)

- DO (Delivery Order)

- Buku Besar Penerimaan Barang

Tidak Sesuai

- DN (Delivery Note)

- Berita Acara

MRP Controller

PIM Dept. Head

Pemilihan Vendor dan persetujuan

- Form Evaluasi Vendor Baru

- Daftar Vendor Buruk

- Buku Besar Penerimaan Barang

Tidak Sesuai

- AVL

79

Keterangan :

• PIM Procurement & Inventory Management, salah satu departemen di

Astragraphia yang bertugas menangani masalah pengadaan dan inventory.

• MRP Controller Material Requirement Planning Controller, karyawan

Astragraphia yang bertugas melakukan pengadaan barang / jasa.

• AVL Approval Vendor List, daftar Vendor yang baik (disetujui).

• DN Delivery Note, dokumen bukti pengiriman barang keluar.

Purchase Order

Machine Order

Regular

MRP Controller Analisa order

⇐ M&OU

- Posisi Stok

- Incoming Machine

- Outlook GI

- Plan GI

MRP Controller

Inventory Dept. Head

M&OU Chief

FINA

Meeting untuk ordering - Rencana Order

MRP Controller

Membuat ordering dan

import commitment serta pengirimannya

⇒ Importation

⇒ Principal

- Import commitment order

- Form Control Import

MRP Controller Menerima jadwal pengiriman dari

⇔ Principal

80

Import Section Principal - Feedback import commitment

- Shipping info

Keterangan : • M&OU Marketing & Operation Unit.

• FINA Finance & Accounting.

• Principal Vendor khusus.

Purcahse Order

Spare Part,

Consumables

and Paper

MRP Controller

Menjalankan sistem dan menghitung kuantitas order

PIM Dept. Head MRP Controller

• Buat PO dan cetak Summary PO

• Internal review rencana order

⇐ PO Manual - Summary PO - Critical Stock

Chief terkait PIM Dept. Head MRP Controller

Review rencana order

- Summary PO - Critical Stock


Lakukan submit PO ke Vendor

⇒ Importation ⇒ Vendor - Summary PO

MRP Controller

Lakukan koreksi berdasarkan acknowledgment dari Vendor

⇐ Vendor - Summary PO

MRP Controller File dan simpan - Summary PO Keterangan :




81


• Chief General Manager, pimpinan divisi.

Purchase Order

Emergency

Order

MRP Controller Terima dokumen

⇐M&OU(Marketing & Operation Unit)/Cabang

- Form Emergency Order

MRP Controller Periksa material dan stok


⇒ STO/RSV (Stock Transfer Order / Reservation)

MRP Controller Periksa stok ke Vendor/Principal

⇔ Vendor/Principal

⇒ M&OU(Marketing & Operation Unit)/Cabang

MRP Controller

Inventory Dept. Head

Proses Ordering

⇒ Vendor/Principal


- Form Control Import

Keterangan :



• M&OU Marketing & Operation Unit.

Good Receive Kasie Gudang

Penata Adm. Terima dokumen ⇐ UMC Process

82

Gudang ⇐ Installation

⇐ SMC Process

⇐ Receiving Inspection

⇐ Consumable Order Process

- PO (Purchase Order)

- DPPM

- GMS

- DN

- DS

- SO (Sales Order)

- Service Order

- STO (Stock Transfer Order)

Kasie Gudang

Penata Adm. Gudang

Proses pemasukkan data

- DPPM

- GMS

- DN

- DS


Kasie Gudang

Penata Adm. Gudang

Koreksi dokumen

- Picking List

- DPPM

- GMS

- DN

83

- DS


Keterangan :

• DN Delivery Note, dokumen bukti pengiriman barang keluar.

• DPPM Dokumen Pengiriman & Penarikan Mesin.

• GMS Goods Movement Slip, dokumen pengeluaran barang.

• DS Delivery Slip, dokumen pengeluaran barang khusus Work Control.

Stock

Transport

Order

Kasie Gudang

Penata Adm. Gudang

Koreksi dokumen

- Picking List

- DPPM

- GMS

- DN

- DS


Kasie Gudang

Penata Adm. Gudang

Distribusikan dokumen

- Picking List

- DPPM

- GMS

- DN

- DS


Keterangan : • DN Delivery Note, dokumen bukti pengiriman barang keluar.

84

• DPPM Dokumen Pengiriman & Penarikan Mesin.

• GMS Goods Movement Slip, dokumen pengeluaran barang.

• DS Delivery Slip, dokumen pengeluaran barang khusus Work Control.

Vendor

Performance

Monitoring

MRP Controller

Terima laporan Berita Acara Penerimaan Barang Untuk Lokal Vendor, Filling dan membuat summary atas laporan tersebut

⇐ Receiving Inspection - PO (Purchase Order) - Berita Acara - Lap. Penilaian Vendor Khusus

MRP Controller

- Membuat Laporan Penilaian Vendor - Identifikasi supplier yang memiliki performa jelek dan usulkan untuk tidak dipakai

- Buku Besar Penerimaan Barang Tidak Sesuai - Lap. Penilaian Vendor (4 Bulanan) - Daftar Vendor Buruk


Update Approved Vendor List & Daftar Vendor Buruk didalam sistem SAP

⇒ Vendor Selection - Approved Vendor List - Daftar Vendor Buruk - Lap. Penilaian Vendor (4 Bulanan)

Keterangan : • MRP Controller Material Requirement Planning Controller, karyawan




• AVL Approval Vendor List, daftar Vendor yang baik (disetujui).

85

• Berita Acara Form isian kualitas barang yang diserahkan ke gudang

pusat, berita Acara ini diterbitkan hanya bila terjadi ketidak sesuaian antara

penerimaan barang dan PO, bila Berita Acara tidak diterbitkan, dapat

disimpulkan bahwa barang diterima dalam keadaan baik.

Tabel 3.1 Penjelasan SAP Business Process Analysis

Adapun proses – proses yang menjadi bagian dari modul ini, yaitu :

• Jika sudah Purchase Requisition disetujui, bagian Procurement akan

melakukan Vendor Selection untuk memilih Vendor yang tepat dalam

memenuhi Purchase Requisition tersebut.

Sedangkan untuk permintaan regular hanya ditunjukkan untuk Principal, jadi

proses Vendor Selection tidak dilakukan.

• Setelah itu, Procurement membuat Purchase Order yang dikirimkan ke

Principal/Vendor lokal.

• Apabila terdapat permintaan susulan, maka akan dibuat Purchase Order

Emergency. Untuk PO Emergency ini biasanya diperuntukkan permintaan

barang consumable dan sparepart. Disini tidak diperlukan untuk membuat

Purchase Requisition terlebih dahulu.

• Setelah barang diterima oleh gudang, gudang akan mengecek kesamaan antara

daftar barang yang di PO/PO Emergency dengan barang yang diterima. Jika

terjadi kerusakan, kekurangan atau kelebihan barang, gudang akan membuat

86

Berita Acara yang akan diberikan ke Procurement dan Finance. Jika barang

dinyatakan sudah sesuai, gudang akan membuat Good Receive.

• Pusat akan menerima permintaan mesin dari cabang, yang bertujuan untuk

mendistribusikan dan mengalokasikan mesin ke cabang dan departemen,

setelah itu bagian MRP Controller akan memeriksa posisi stock dengan

menggunakan aplikasi SAP, jika stock tersedia maka akan dibuatkan

STO(Stock Transfer Order), tetapi jika tidak ada maka MRP Controller akan

memeriksa kebutuhan untuk prioritas utama (ORS) dan memeriksa kebutuhan

untuk pending order setelah itu jika kebutuhan pending order terpenuhi maka

dibuatlah STO, jika tidak akan memeriksa posisi stock.

• Setelah proses due list selesai maka akan dicatat nomor delivery note, setelah

itu akan dicetak picking list untuk di proses dalam Picking Process, setelah

Picking Process selesai maka akan di proses Good Issue-nya dan cetak

dokumen pengiriman.

• Dalam beberapa waktu sekali, akan dilakukan Vendor Performance

Monitoring untuk memastikan performa Vendor khususnya Vendor lokal,

terutama dari kualitas produk dan ketepatan waktu untuk memenuhi

permintaan sesuai dengan standar perusahaan.

87

Adapun workflow untuk proses – proses diatas :

• Vendor Selection

Tujuan : Memastikan bahwa Astragraphia memilih Vendor yang

bonafid.

Gambar 3.8 Workflow Vendor Selection

88

• PO (Purchase Order) Machine Order Regular

Tujuan : Memastikan bahwa order mesin (regular) dilakukan

dengan benar dan waktu pengiriman optimum (minimum lead time) dapat

dicapai.

Gambar 3.9 Workflow Purchase Order Machine Order Regular

89

Keterangan : Proses analisa yang dilakukan oleh MRP Controller dengan

melihat beberapa faktor antara lain, pergerakan mesin, posisi stok diluar

mesin DMPB (Document Multi Product Business), Incoming Machine, Buffer

Stock dan pemakaian (Usage), dan waktu pengiriman, setelah itu Persiapan

yang dilakukan adalah persiapan untuk presentasi rencana pemesanan serta

mengundang bagian yang terkait : M&OU, FINA, Inventory & HLGS.

Meeting Ordering disini Membahas berapa jumlah mesin yang akan di pesan

dengan melihat presentasi yang dilakukan oleh MRP Controller yang

merupakan hasil dari analisanya.

Pada waktu membuat order secara otomatis no.PO (Purchase Order) akan

diberikan oleh sistem (Internal Numbering). Tetapi bila ada aturan lain dari

Principal tentang penomoran order, dapat dimasukkan dalam “Your

Reference” dibagian atas dari order. Setelah itu dalam membuat Import

Comitment Order no.PO yang muncul pada sistem SAP dicantumkan pada

pemesanan yang dibuat.

Setelah PO (Purchase Order) dikirimkan maka Principal memberikan

feedback order comitment. Pemberitahuan ini dikirimkan melalui e-mail untuk

referensi dari ordering untuk bulan depan & pelacakan.

Setelah itu Shipping information dikirimkan melalui e-mail dari Principal ke

bagian import dan MRP Controller, gunanya untuk mengetahui jadwal

pengiriman dari Principal

90

• PO(Purchase Order) Spare Part, Consumables and Paper :

Tujuan : Memastikan bahwa stock level terjaga dan terkendali

dengan order yang sesuai kondisi stock dan kebutuhan.

Gambar 3.10 Workflow Purchase Order Spare Part, Consumables

and Paper

91

Keterangan : Perhitungan pemesanan umumnya menggunakan data-data

sebagai berikut; Stock Overview, Open Order, Data MIF & Out Look Gross In

Machine. Data-data ini dipergunakan sesuai dengan kebutuhan pemesanan

spare part dan consumables.

Pada waktu membuat order secara otomatis no. PO (Purchase Order) akan

diberikan oleh sistem (Internal Numbering). Tetapi bila ada aturan lain dari

Principal tentang penomoran order, dapat dimasukkan dalam “Your

Reference” dibagian atas dari order. Setelah itu dalam mebuat Import

Comitment Order no. PO yang muncul pada sistem SAP dicantumkan pada

pemesanan yang dibuat.

Review rencana order regular dihadiri oleh Dept. Head terkait, PIM Dept.

Head dan MRP Controller. Review ini sekaligus melakukan koreksi atas

pesanan yang direncanakan (baik kuantitas maupun anggarannya)

92

• PO(Purchase Order) Emergency Order

Tujuan : Memastikan bahwa ordering mesin (emergency) dilakukan

dengan benar dan segera dengan waktu pengiriman optimum (minimum lead

time) dapat dicapai.

Gambar 3.11 Workflow Purchase Order Emergency Order

93

Keterangan : MRP Controller akan menerima Form Emergency Order dari

Cabang/MO&U, setelah itu data di sistem SAP diperiksa apakah material ada

atau tidak. Jika material belum ada di sistem SAP, perlu ditanyakan ke

Business Planning (BP) terlebih dahulu, apakah sudah disetujui untuk order?

(khusus untuk order mesin apa saja). Jika sudah ada maka periksa stock-nya,

Jika stok ada, maka akan dibuatkan STO(Stock Transfer Order) dan jika stok

tidak tersedia, maka MRP Controller akan menghubungi Vendor/Principal

dan menanyakan apakah stock-nya ada atau tidak. Pada waktu membuat

pemesanan secara otomatis akan diberikan oleh sistem (Internal Numbering).

Tetapi bila ada aturan lain dari Principal tentang penomoran pesanan, dapat

dimasukkan dalam “Your Reference” dibagian atas dari order.

Lalu Pengiriman Import commitment order melalui e-mail adalah dokumen

yang sudah disetujui dan di CC kan ke Inventory Dept. Head, HLGS, M&OU

terkait, FINA

94

• GR (Good Receive)

Tujuan : Memastikan bahwa transaksi penerimaan dan pengeluaran

barang terdata dan ter-update dalam sistem secara benar.

Gambar 3.12 Workflow Good Receive

Keterangan : Kasie Gudang akan memeriksa no.PO(Purchase Order) dengan

dokumen yang diterima, jika no.PO(Purchase Order) tidak ada di dokumen

maka kasie Gudang akan menginformasikan ke pembuat dokumen dilakukan

95

via telepon (no.PO berfungsi untuk pemeriksaan dokumen fisik terhadap PO

yang ada di sistem komputer). Jika terdapat no.PO di dokumen maka

memeriksa kecocokan dokumen hardcopy dengan dokumen PO di sistem

komputer. Setelah itu, adapun proses penerimaan barang digudang dengan

sistem SAP untuk Goods Receive untuk PO (Purchase Order), yaitu proses

penerimaan barang yang dibeli dengan mempergunakan fasilitas PO baik dari

Principal, vendor import maupun lokal. Untuk PO import terdiri dari

Commercial invoice dan packing list, untuk PO lokal terdiri dari surat jalan

dan PO. Barang-barang yang diterima tersebut dapat berupa mesin,

accessories, consumable, part dan paper. (UM SAP – MM Goods Receive),

(UM SAP – MM Goods Receipts against PO).

96

• STO(Stock Transfer Order)

Tujuan : Memastikan bahwa transaksi penerimaan dan pengeluaran

barang terdata dan ter-update dalam sistem secara benar.

Gambar 3.13 Workflow Stock Transport Order

97

• Vendor Performance Monitoring

Tujuan : Memastikan performa Vendor khusus dan Vendor lokal

(kualitas dari produk dan ketepatan waktu untuk memenuhi permintaan sesuai

dengan standar Astragraphia).

Gambar 3.14 Workflow Vendor Performance Monitoring

98

Keterangan : MRP Controller menerima Berita Acara penerimaan barang

yang dibuat oleh petugas gudang (Receiving Inspection), Berita Acara ini

diterbitkan hanya bila terjadi ketidak sesuaian antara penerimaan barang dan

PO, bila Berita Acara tidak diterbitkan, dapat disimpulkan bahwa barang

diterima dalam keadaan baik. Setelah itu MRP Controller akan melakukan

Update incoming non-conformance logbook, lalu dilihat lagi apakah Vendor

tersebut Vendor khusus atau Vendor lokal. Yang dimaksud Vendor khusus

adalah satu-satunya Vendor / pemasok kebutuhan hardware / software

Astragraphia seperti : FX, FXAP, FXPC, XES, XL, Printronix GmbH

Singapore, Meiko Shokai, dll, yang biasa dikenal sebagai Principal.

Evaluasi vendor khusus dilakukan setahun sekali dengan bukti berdasarkan

Pembelian ke Vendor khusus (sistem SAP) dan Berita Acara dari gudang.

Berita Acara dibuat jika terdapat hal-hal yang tidak sesuai antara barang yang

diterima dengan dokumen yang diterima (seperti : invoice, surat pengantar,

dll) mengenai kualitas fisik luar barang & kuantitas barang. Penilaian dan

pelaporan untuk Vendor khusus sama seperti laporan untuk Vendor lokal.

Untuk Vendor lokal laporannya dibuat setiap 4 bulan sekali, dengan kriteria

sebagai berikut :

• Untuk nilai 2.67–4.00, vendor dikategorikan dalam kri teria A (Baik)

• Untuk nilai 1.34–2.66, vendor dikategorikan dalam kri teria B (Cukup

baik/Masih dapat diterima)

99

• Untuk nilai 0.00–1.33, vendor dikategorikan dalam kri teria C

(Buruk/Tidak baik)

Setelah itu semua akan di update ke AVL (Approval Vendor List) atau Daftar

Vendor Buruk.

3.7 Pengukuran Kinerja Sistem SAP berdasarkan IT Balance Scorecard

Penilaian kerja merupakan hal yang essensial bagi suatu perusahaan.

Penilaian kinerja dinilai penting karena menunjukkan bahwa organisasi

seharusnya menunjukkan peningkatan dari suatu periode ke periode selanjutnya.

Teknologi informasi yang diterapkan di perusahaan-perusahaan merupakan salah

satu upaya perusahaan dalam melakukan improvement. Di sini peran TI bukan

hanya untuk support dan otomasi, tetapi telah menjadi business enabler. Karena

itu mengetahui kinerja dari investasi TI yang telah diterapkan di perusahaan

menjadi hal yang tidak kalah pentingnya bagi perusahaan.

Untuk mengukur kinerja SAP modul Material Management yang ada di

perusahaan Astragraphia, kami menggunakan metode IT Balanced Scorecard

yang membagi perspektif menjadi 4 bagian yaitu : User Orientation, Corporate

Contribution, Operational Excellence, dan Future Orientation.

Kami menggunakan IT Balanced Scorecard untuk dapat mengukur

keefektifitasan dari proyek TI yang diterapkan dalam memenuhi kebutuhan

strategi perusahaan. IT Balanced Scorecard juga memungkinkan untuk

melakukan analisis dari kinerja sistem secara luas dan mendalam dilihat dari ke 4

perspektif tersebut sehingga kita dapat mengetahui apakah nilai-nilai yang

100

diharapkan sesuai dengan bisnis dan strategi telah dicapai dengan penerapan

SAP modul Material Management.

3.8 Ukuran strategis dari IT Balance Scorecard

Perspektif Sasaran Strategis

Perspektif Kontribusi Perusahaan

A. Mengontrol biaya pengeluaran TI

A.1 Budget yang diberikan perusahaan untuk

mendukung kegiatan TI 100% Relasi Anggaran

B. Nilai bisnis dari proyek TI

B.1 % Area bisnis yang menggunakan aplikasi

SAP ≥95 %

Perspektif Orientasi Pengguna

A. Meningkatkan kepuasan user

A.1 % Tingkat penggunaan yang lebih mudah

bagi user dengan SAP 90%

A.2 % Tingkat kepuasan user terhadap kinerja

aplikasi SAP 90%

B. Meningkatkan kemampuan user

B.1 % Frekuensi pelatihan user 85%

B.2 % Pemahaman user terhadap aplikasi 80%

C. Meningkatkan produktivitas user

101

C.1 % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam

pekerjaan. 85%

Perspektif Penyempurnaan Operasional

A. Pengelolaan masalah

A.1 % Tingkat masalah yang diselesaikan dengan

aplikasi SAP 90%

B. Menyediakan ketersediaan infrastruktur TI

B.1 % Tingkat ketersediaan hardware,software

dan jaringan ≥ 85 %

C. Tingkat pemeliharaan software dan hardware

C.1 % Frekuensi maintaining software dan

hardware 100% (3 bulan sekali)

C.2 % Frekuensi upgrade software dan hardware 100% (2-3 tahun sekali)

Perspektif Orientasi Masa Depan

A. Peningkatan kualitas TI

A.1 % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 100%

A.2 % Staf TI yang memiliki sertifikat SAP 50 %

B. Peningkatan kemampuan staf TI

B.1% Frekuensi pelatihan staf TI 100% (≥ 12 kali)

B.2%Tingkat ide-ide karyawan yang diterima

tiap tahunnya. > 80 %

B.3%Tingkat ide-ide karyawan yang

diimplementasikan tiap tahunnya. >30 %

102

Tabel 3.2 Ukuran dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard

3.8.1 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis

Untuk memperoleh informasi yang digunakan untuk mengukur

kinerja SAP, dilakukan dengan 3 (tiga) metode yaitu, Interview (I),

Data(D), dan Kuesioner(K). Pengukuran bertujuan untuk mengetahui

perbandingan dari setiap ukuran strategis yang telah ditentukan terhadap

kondisi perusahaan saat ini. Tabel dibawah menunjukkan cara untuk

mengukur ukuran-ukuran strategis tersebut.

Ukuran Strategis

Instrumen Pengukuran

I D K

Perspektif Kontribusi Perusahaan


A.1 Budget yang diberikan perusahaan

untuk mendukung kegiatan TI X


C. Penelitian teknologi baru

C.1 Implementasi teknologi baru

100% (Memenuhi

kebutuhan perusahaan dan

adaptasi teknologi)

103

B.1 % Area bisnis yang menggunakan

aplikasi SAP X

Perspektif Orientasi Pengguna


A.1 % Tingkat penggunaan yang lebih

mudah bagi user dengan SAP X

A.2 % Tingkat kepuasan user terhadap

kinerja aplikasi SAP X


B.1 % Frekuensi pelatihan user X

B.2 % Pemahaman user terhadap aplikasi X


C.1 % Pengurangan tingkat kesalahan user

dalam pekerjaan. X

Perspektif Penyempurnaan Operasional


A.1 % Tingkat masalah yang diselesaikan

dengan aplikasi SAP X


B.1 % Tingkat ketersediaan

hardware,software dan jaringan X


C.1 % Frekuensi maintaining software dan X

104

hardware

C.2 % Frekuensi upgrade software dan

hardware X

Perspektif Orientasi Masa Depan

A. Peningkatan kualitas staf TI

A.1 % Staf TI yang berpendidikan minimal

S1 X

A.2 % Staf TI yang memiliki sertifikat SAP X


B.1% Frekuensi pelatihan staf TI X

B.2 %Tingkat ide-ide karyawan yang

diterima tiap tahunnya. X

B.3 %Tingkat ide-ide karyawan yang

diimplementasikan tiap tahunnya. X


C.1 Implementasi teknologi baru X

Tabel 3.3 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis IT Balanced Scorecard

105

3.8.2 Detail dari setiap ukuran strategis

3.8.2.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan

Budget yang diberikan

perusahaan untuk

mendukung kegiatan

TI.

Tujuan : Untuk mengetahui seberapa jauh perusahaan

mendukung divisi TI khususnya untuk bagian yang berhubungan

dengan aplikasi SAP untuk modul Material Management dalam

hal pemberian materi (dana) yang diperlukan divisi itu sendiri

untuk mendukung kegiatan proses bisnis yang diperlukan.

Cara pengumpulan data : Interview

Detail pengumpulan data :

Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang

berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang

Wahyu sebagai Manajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah

daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan

informasi .

Apakah dari dana yang diberikan perusahaan itu masih

kurang/sudah cukup/sudah lebih dari cukup untuk

mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk

bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri

untuk modul Material Management?

Berapakah rata-rata dana yang dikeluarkan perusahaan

untuk mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya

untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP

sendiri untuk modul Material Management?

106

% Area bisnis yang

menggunakan aplikasi

SAP

Tujuan : Untuk mengetahui area bisnis atau divisi mana saja

yang sudah menggunakan aplikasi SAP dan prosedur bisnis apa

saja yang sudah dijalankan menggunakan aplikasi SAP dan

prosedur bisnis apa saja yang belum dijalankan menggunakan

aplikasi SAP







informasi .

Prosedur apa saja yang sudah menjalankan aplikasi SAP

khususnya dalam Procurement?

Tabel 3.4 Ukuran Strategis Perspektif Kontribusi Perusahaan

3.8.2.2 Perspektif Orientasi Pengguna

% Tingkat penggunaan

yang lebih mudah bagi

user dengan SAP

Tujuan : Untuk mengukur kepuasan user terhadap aplikasi SAP

yang digunakan khususnya modul Material Management dilihat

dari sejauh mana tingkat kemudahan penggunaan menu aplikasi

SAP itu sendiri.

Cara pengumpulan data : Kuesioner

107


Data dikumpulkan dengan menyebarkan kuesioner kepada pihak

yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (user dari

pengguna SAP khusus modul Material Management). Berikut

adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam

mengumpulkan informasi .

Berapa sering anda melakukan kesalahan entry data dalam

1 bulan?

Apakah informasi yang dihasilkan aplikasi SAP sudah

akurat?

% Tingkat kepuasan

user terhadap kinerja

aplikasi SAP

Tujuan : Untuk mengukur kepuasan user terhadap aplikasi SAP

yang digunakan khususnya modul Material Management dilihat

dari kinerja aplikasi SAP itu sendiri dalam mendukung kegiatan

proses bisnis.








Dengan aplikasi SAP apakah semua kebutuhan pekerjaan

anda terpenuhi?

108

Bagaimana tingkat kepuasan anda terhadap kinerja

aplikasi SAP?

Apakah dokumen yang dihasilkan aplikasi SAP dapat

anda langsung gunakan untuk menghasilkan report dan

lain - lain?

Apakah menu-menu yang tersedia pada aplikasi SAP

mudah untuk dipelajari?

% Frekuensi pelatihan

user

Tujuan :. Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan user

terpenuhi terutama menyangkut peningkatan kemampuan user itu

sendiri dilihat dari pelatihan yang berhubungan aplikasi SAP

yang digunakan khususnya modul Material Management yang

diperoleh oleh user.








Seberapa sering dalam 1 tahun anda menerima pelatihan

yang berhubungan dengan aplikasi SAP yang digunakan?

Dari pelatihan yang selama ini diberikan, apakah Anda

rasa cukup memadai untuk membantu melakukan proses

109

bisnis yang dibutuhkan?

% Pemahaman user

terhadap aplikasi

Tujuan : Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan user

terpenuhi terutama menyangkut peningkatan kemampuan user itu

sendiri dilihat dari segi sejauh mana pemahaman user terhadap

aplikasi SAP yang digunakan khususnya modul Material

Management.








Dari menu-menu aplikasi SAP modul Material

Management, menu mana yang paling sering anda

gunakan untuk melakukan proses bisnis yang dibutuhkan?

Apakah anda memahami betul seluk-beluk menu-menu

tersebut (aplikasi SAP yang berhubungan dengan

pekerjaan anda)?

% Pengurangan

tingkat kesalahan user

dalam pekerjaan

Tujuan : Untuk mengetahui sejauh mana aplikasi telah bekerja

sama dengan user terutama menyangkut peningkatan

produktivitas user dalam melakukan proses bisnis dilihat dari

kemampuan aplikasi SAP dalam menangani human error dalam

110

melakukan kegiatan dengan aplikasi SAP yang digunakan

khususnya modul Material Management.








Apakah aplikasi SAP cukup mendukung untuk

meminimalisasi human error?

Menurut anda, bagaimana kebenaran informasi yang

dihasilkan SAP (report, dokumen dan lain – lain) dalam

mendukung kegiatan proses bisnis yang Anda lakukan?

Tabel 3.5 Ukuran Strategis Perspektif Orientasi Pengguna

3.8.2.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional

% Tingkat masalah

yang diselesaikan

dengan aplikasi SAP

Tujuan : Untuk mengetahui banyaknya masalah yang berkaitan

dengan aplikasi SAP yang dapat diselesaikan oleh divisi TI

dengan tepat waktu sehingga tidak mengganggu kinerja dan

produktivitas user


111







Bagaimana frekuensi dari adanya ketidakkonsistenan

terhadap data (seperti stoknya berbeda antara cabang dan

pusat)?

Bagaimana frekuensi adanya keterlambatan terhadap

akses menu di aplikasi SAP?

Berapa frekuensi adanya masalah dalam transfer data

dalam aplikasi SAP (seperti dari 1 PC ke PC lainnya)?

% Tingkat

ketersediaan

hardware,software dan

jaringan

Tujuan : Untuk mengetahui sejauh mana fokus divisi TI untuk

meningkatkan kefeektifan dan keefisienan operasi dilihat dari segi

penyediaan hardware, software dan jaringan yang dibutuhkan

untuk mendukung proses bisnis khususnya aplikasi SAP modul

Material Management.

Cara pengumpulan data : Data


Data dikumpulkan dengan meminta data langsung dari pihak

yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak

Daniel Chandra sebagai Staf Divisi TI Astragraphia).

112

% Frekuensi

maintaining software

dan hardware



maintaining hardware dan software yang dibutuhkan untuk

mendukung proses bisnis khususnya aplikasi SAP modul

Material Management.







informasi .

Berapa frekuensi maintaining software dan hardware ?

% Frekuensi upgrade

software dan hardware



frekuensi upgrade hardware dan software pertahun yang

dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis khususnya aplikasi







113


informasi .

Berapa frekuensi upgrade software dan hardware ?

Tabel 3.6 Ukuran Strategis Perspektif Penyempurnaan Operasional

3.8.2.4 Perspektif Orientasi Masa Depan

% Staf TI yang

berpendidikan minimal

S1

Tujuan : Untuk mengetahui sejauh mana peningkatan

kemampuan perusahaan serta karyawannya dilihat dari

peningkatan kualitas staf TI sendiri khususnya pendidikan dari

staf pengguna aplikasi SAP modul Material Management.







informasi .

Apakah semua staf TI di Astragraphia berpendidikan

minimal S1?

% Staf TI yang

memiliki sertifikat SAP



peningkatan kualitas staf TI sendiri khususnya skill dan

114

kemampuan mengenai SAP sendiri dari staf pengguna aplikasi








informasi .

Berapa persen staf TI yang memiliki sertifikat SAP?

%Frekuensi pelatihan

staf TI



peningkatan kemampuan staf TI dari sisi pelatihan yang diberikan

perusahaan kepada staf pengguna aplikasi SAP modul Material

Management.







informasi .

Berapa sering dalam setahun, divisi TI menerima

115

pelatihan ?

%Tingkat ide-ide

karyawan yang

diterima tiap tahunnya



bagaimana perusahaan memotivasi karyawan dengan menyerap

ide-ide dari kalangan sendiri (karyawan) yang pasti akan lebih

sesuai dengan kebutuhan ,dengan tujuan memperbaiki kinerjanya

di masa yang akan datang.







informasi .

Apakah perusahaan memberikan kebebasan dan

kesempatan bagi setiap karyawannya untuk

menyumbangkan ide-ide kreatif mereka?

%Tingkat ide-ide

karyawan yang

diimplementasikan tiap

tahunnya.



bagaimana perusahaan memotivasi karyawan dengan menyerap

dan mengimplementasikan ide-ide dari kalangan sendiri

(karyawan) yang pasti akan lebih sesuai dengan kebutuhan

,dengan tujuan memperbaiki kinerjanya di masa yang akan

116

datang.







informasi .

Bagaimana presentasi ide-ide karyawan yang

diimplementasikan oleh perusahaan setiap tahunnya?

Implementasi teknologi

baru

Tujuan : Untuk mengetahui berapa banyak jumlah

pengimplementasian aplikasi atau teknologi baru didalam

perusahaan







informasi .

Apa yang mendasari pengimplementasian teknologi baru

di perusahaan Astragraphia?

Tabel 3.7 Ukuran Strategis Perspektif Orientasi Masa Depan

117

3.8.3 Hasil Pengukuran dari setiap ukuran strategis

Pengukuran kepada hasil kinerja terhadap aplikasi SAP modul

Material Management yang berjalan pada PT.Astragraphia dengan

metode pengumpulan secara langsung, interview, maupun kuesioner.

Hasil yang diperoleh adalah sebagai berikut :

3.8.3.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan

A.Tujuan Strategis : Mengontrol biaya pengeluaran TI

A1. Budget yang diberikan perusahaan untuk mendukung kegiatan TI.

Untuk mengetahui budget yang diberikan perusahaan dalam

mendukung kegiatan TI, kami melakukan interview kepada Bapak

Danang Wahyu sebagai Manajer Divisi TI Astragraphia dalam

butir pertanyaan-pertanyaan dalam perspektif kontribusi

perusahaan. Butir pertanyaan-pertanyaan tersebut sebagai

berikut:

Apakah dari dana yang diberikan perusahaan itu masih

kurang/sudah cukup/sudah lebih dari cukup untuk

mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk

bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri

untuk modul Material Management?

Sasaran strategis : Dana sudah mencukupi untuk

mendukung kegiatan TI.

118

Hasil : Dari interview yang kami lakukan, didapatkan

informasi bahwa budget yang diberikan perusahaan selalu

lebih besar dibandingkan kebutuhan yang telah dijabarkan

pada budget plan pada divisi TI.

Pencapaian : 100 %

Berapakah rata-rata dana yang dikeluarkan perusahaan

untuk mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya

untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP

sendiri untuk modul Material Management?

Hasil : Dari budget plan yang diajukan divisi TI

sekitar 70% - 80% direalisasikan oleh perusahaan yaitu

sejumlah ± 15 milyar rupiah. Sedangkan untuk besar

budget untuk running cost dan maintenance dari aplikasi

SAP itu sendiri ± 40% dari Budget keseluruhan.

40% x RP. 15.000.000.000,- = Rp.6.000.000.000

B.Tujuan Strategis : Nilai bisnis dari proyek TI

B1. % Area bisnis yang menggunakan aplikasi SAP

Untuk mengetahui berapa % area bisnis yang menggunakan

aplikasi SAP, kami melakukan interview kepada Bapak Danang

Wahyu sebagai Manajer Divisi TI Astragraphia dalam butir

119

pertanyaan dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir

pertanyaan sebagai berikut :

Prosedur apa saja yang sudah menjalankan aplikasi SAP

khususnya dalam Procurement?

Sasaran strategis : 95 %

Hasil : Didalam procurement, semua prosedur utama

yang ada sudah menjalankan aplikasi SAP baik yang

sudah di customize oleh perusahaan Astragraphia maupun

yang sesuai dengan standard SAP, tetapi untuk bagian

procurement masih ada beberapa fungsi-fungsi tambahan

yang masih bersifat manual.

Pencapaian : 94 %

3.8.3.2 Perspektif Orientasi Pengguna

A. Tujuan strategis : Meningkatkan Kepuasan User

A1. % Tingkat penggunaan yang lebih mudah bagi user dengan SAP

Untuk mengukur kepuasan user terhadap aplikasi SAP yang digunakan

khususnya modul Material Management dilihat dari sejauh mana tingkat

kemudahan penggunaan menu aplikasi SAP itu sendiri., kami

mengumpulkan data melalui kuesioner yang disebarkan kepada user

dalam butir pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :

120

1. Berapa sering anda melakukan kesalahan entry data dalam

satu bulan ?

a. ≥ 5 kali

b. 3-4 kali

c. 1-2 kali

d. 0 kali

Dari 5 partisipan, data yang diperoleh :

0 orang menjawab ≥5 kali (skor=1) = 0 x 1 =0

0 orang menjawab 3-4 kali (skor =2) = 0 x 2 = 0

1 orang menjawab 1-2 kali (skor=3) = 1 x 3 = 3

4 orang menjawab 0 kali (skor =4) = 4 x 4 = 16

Total = 19

Jumlah skor sempurna = 5 x 4 = 20

Hasil = (19 : 20) x 100 % = 95 %

2. Apakah informasi yang dihasilkan aplikasi SAP sudah akurat?

a. Tidak Akurat, Informasi yang dihasilkan sama sekali

tidak sesuai dengan data yang ada (hasilnya sering

terjadi kesalahaan)

b. Akurat, informasi yang dihasilkan sesuai dengan data

yang ada (hasilnya masih ada kesalahaan)

121

c. Sangat akurat, informasi yang dihasilkan sangat sesuai

dengan data yang ada (hasilnya tidak ada kesalahan)


0 orang menjawab a (skor=1) = 0 x 1 = 0

2 orang menjawab b (skor =2) = 2 x 2 = 4

3 orang menjawab c (skor=3) = 3 x 3 = 9

Total = 13


Hasil = (13 : 15) x 100 % = 86.6 %

Maka hasil yang dapat ditarik adalah sebagai berikut :


Hasil : ((95 % x 0.5)+ (86.6 % x 0.5)) = 90.8%

Pencapaian : 100 %

A2. % Tingkat kepuasan user terhadap kinerja aplikasi SAP

Untuk mengukur kepuasan user terhadap aplikasi SAP yang digunakan

khususnya modul Material Management dilihat dari kinerja aplikasi SAP

itu sendiri dalam mendukung kegiatan proses bisnis, kami



122

1. Dengan aplikasi SAP apakah semua kebutuhan pekerjaan anda

terpenuhi?

a. Tidak terpenuhi

b. Kurang terpenuhi (Masih banyak pekerjaan yang masih

menggunakan manual ataupun aplikasi Non SAP)

c. Terpenuhi (Semua pekerjaan dapat didukung oleh aplikasi

SAP yang ada)





Total = 14


Hasil = (14 : 15) x 100 % = 93 %

2. Bagaimana tingkat kepuasan anda terhadap kinerja aplikasi

SAP?

a. Tidak Puas

b. Kurang Puas (Aplikasi SAP mendukung pekerjaan

akan tetapi sering sekali terjadi gangguan, seperti

adanya pemblokan akses ke suatu menu/barang

123

karena menu/barang tersebut sedang diakses oleh

banyak user)

c. Puas (Aplikasi SAP mendukung pekerjaan dan

jarang terjadinya gangguan)

d. Sangat Puas (Aplikasi SAP mendukung pekerjaan

dan tidak ada gangguan)


0 orang menjawab a (skor=1) = 0 x 1 =0



1 orang menjawab d (skor =4) = 1 x 4 = 4

Total = 16


Hasil = (16 : 20) x 100 % = 80 %

3. Apakah menu-menu yang tersedia pada aplikasi SAP mudah

untuk dipelajari?

a. Tidak Mudah (Baru bisa dipahami setelah pelatihan

dan pengalaman berkali-berkali)

b. Mudah (Bisa langsung dipahami setelah pelatihan)

124




Total = 5


Hasil = (5 : 5) x 100 % = 100 %



Hasil : ((80 % x 0.5)+ (80 % x 0.3)+(100% x

0.2)) = 84%

Pencapaian : 93.33 %

B. Tujuan strategis : Meningkatkan Kemampuan User

B.1. % Frekuensi pelatihan user

Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan user terpenuhi terutama

menyangkut peningkatan kemampuan user itu sendiri dilihat dari

pelatihan yang berhubungan aplikasi SAP yang diberikan., kami



125

1. Seberapa sering dalam 1 tahun anda menerima pelatihan yang

berhubungan dengan aplikasi SAP yang digunakan?

a.Tidak pernah

b.Jarang (1-2 kali)

c.Kadang-kadang (2-4 kali)

d.Sering (≥ 5 kali)





0 orang menjawab d (skor=4) = 0 x 4 = 0

Total = 7


Hasil = (7 : 20) x 100 % = 35 %

2. Dari pelatihan yang selama ini diberikan, apakah Anda rasa

cukup memadai untuk membantu melakukan proses bisnis

yang dibutuhkan?

a. Tidak Cukup (Hanya ≤ 25% materi yang diajarkan

dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan)

126

b. Kurang Cukup (26% - 74% materi yang diajarkan

dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan)

c. Cukup (75% - 89% materi yang diajarkan dalam

pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan)

d. Sangat Cukup ( ≥ 90% materi yang diajarkan dalam

pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan)


3 orang tdk menjawab (skor =0) =3 x 0 = 0

1 orang menjawab a (skor=1) = 1 x 1 =1



0 orang menjawab d (skor =4) = 0 x 4 = 0

Total = 3


Hasil = (3 : 20) x 100 % = 15 %



Hasil : ((45 % x 0.5)+ (15 % x 0.5) = 30%

Pencapaian : 35 %

127

B.2. % Pemahaman user terhadap aplikasi

Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan user terpenuhi terutama

menyangkut peningkatan kemampuan user itu sendiri dilihat dari segi

sejauh mana pemahaman user terhadap aplikasi SAP yang digunakan,

kami mengumpulkan data melalui kuesioner yang disebarkan kepada user


1. Apakah anda memahami betul seluk-beluk menu-menu

tersebut (aplikasi SAP yang berhubungan dengan pekerjaan

anda)?

a. Tidak paham

b. Kurang paham (hanya memahami menu-menu yang

digunakan untuk pekerjaan sehari-hari)

c. Paham (Memahami menu-menu yang digunakan

dalam pekerjaan dan sedikit menu-menu lain diluar

pekerjaan)

d. Sangat paham (Memahami betul menu-menu yang ada

di aplikasi SAP)

128






Total =17


Hasil = (17 : 20) x 100 % = 85 %



Hasil : 85%

Pencapaian : 100 %

C. Tujuan strategis : Meningkatkan Produktivitas User

C.1. % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan

Untuk mengetahui sejauh mana aplikasi telah bekerja sama dengan user

terutama menyangkut peningkatan produktivitas user dalam melakukan

proses bisnis dilihat dari kemampuan aplikasi SAP dalam menangani

human error dalam melakukan kegiatan dengan aplikasi SAP yang

digunakan.Kami mengumpulkan data melalui kuesioner yang disebarkan

kepada user dalam butir pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :

129

1. Apakah aplikasi SAP cukup mendukung untuk

meminimalisasi human error?

a. Tidak mendukung (≤ 25%)

b. Kurang mendukung (26% - 74%)

c. Mundukung (75% - 89%)

d. Sangat mendukung (≥ 90%)






Total = 18


Hasil = (18 : 20) x 100 % = 90 %

130

2. Menurut anda, bagaimana kebenaran informasi yang

dihasilkan SAP (report, dokumen,dll) dalam mendukung

kegiatan proses bisnis yang Anda lakukan?

a. Tidak tepat (Hanya ≤ 25% informasi yang dihasilkan

sesuai dengan data yang di input)

b. Kurang Tepat (26% - 74% informasi yang dihasilkan

sesuai dengan data yang di input)

c. Tepat (75% - 89%informasi yang dihasilkan sesuai

dengan data yang di input)

d. Sangat tepat (≤ 90% informasi yang dihasilkan sesuai

dengan data yang di input)






Total = 17


Hasil = (17 : 20) x 100 % = 85 %

131



Hasil : (90 % x 0.5)+ (85 % x 0.5) =

87.5%

Pencapaian : 100 %

3.8.3.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional

A. Tujuan strategis : Pengelolaan masalah

A1. % Tingkat masalah yang diselesaikan dengan aplikasi SAP

Untuk mengukur presentasi tingkat masalah yang diselesaikan

dengan aplikasi SAP, kami mengumpulkan data melalui kuesioner

yang disebarkan kepada user dalam butir pertanyaan – pertanyaan

sebagai berikut :

1. Bagaimana frekuensi adanya ketidak konsistenan terhadap

data (seperti stoknya berbeda antara cabang dan pusat)?

a. ≥ 5 kali

b. 3-4 kali

c. 1-2 kali

d. 0 kali

132


0 orang menjawab ≥5 kali (skor=1) = 0 x 1 = 0




Total = 18


Hasil = (18 : 20) x 100 % = 90 %

2. Bagaimana frekuensi adanya keterlambatan terhadap akses

menu di aplikasi SAP?

a. ≥ 5 kali

b. 3-4 kali

c. 1-2 kali

d. 0 kali






Total = 19

133


Hasil = (19 : 20) x 100 % = 95 %

3. Berapa frekuensi adanya masalah dalam transfer data dalam

aplikasi SAP (seperti dari 1 PC ke PC lainnya)?

a. ≥ 5 kali

b. 3-4 kali

c. 1-2 kali

d. 0 kali






Total = 19


Hasil = (19 : 20) x 100 % = 95 %



Hasil : ((90 % x 0.5)+ (95 % x

0.2)+(95% x 0.3)) = 92.5%

134

Pencapaian : 100 %

B. Tujuan strategis : Menyediakan ketersediaan

infrastruktur TI

B1. % Tingkat ketersediaan hardware, software dan jaringan

Untuk mengetahui persentasi tingkat ketersediaan hardware,

software dan jaringan, kami mengumpulkan data dengan

mengambil data yang diperoleh dari divisi TI. Berikut adalah data

yang diperoleh :

Sasaran strategis : ≥85 %

Hasil : Semua hardware, software, dan jaringan

untuk mendukung proses bisnis telah terpenuhi.

Pencapaian : 100 %

C. Tujuan strategis : Tingkat pemeliharaan software

dan hardware

C1. % Frekuensi maintaining software dan hardware

Untuk mengetahui persentasi frekuensi maintaining software dan

hardware, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview

kepada Bapak Danang Wahyu sebagai Manajer Divisi TI

Astragraphia dalam butir pertanyaan dalam perspektif

135

penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai

berikut :

Berapa frekuensi maintaining software dan hardware ?

Sasaran strategis : 100% (3 bulan sekali)

100% disini memiliki standard ukuran frekuensi

maintaining software dan hardware sebanyak 3 bulan

sekali

Hasil : Maintaining hardware dilakukan selama 1 bulan

sekali selama masa garansi. Apabila masa garansi telah

habis, Astragraphia akan melakukan kontrak service.

Sedangkan untuk maintaining software dilakukan selama

kontrak maintenance dengan SAP.

Pencapaian : 100 %

C2. % Frekuensi upgrade software dan hardware

Untuk mengetahui persentasi frekuensi upgrade software dan

hardware, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview

kepada kepada Bapak Danang Wahyu sebagai Manajer Divisi TI

Astragraphia dalam butir pertanyaan dalam perspektif

penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai

berikut :

136

Berapa frekuensi upgrade software dan hardware ?

Sasaran strategis : 100% (2-3 tahun sekali)

100% disini memiliki standard ukuran frekuensi upgrade

software dan hardware sebanyak 2-3 tahun sekali

Hasil : Upgrade hardware dilakukan selama 3 tahun

sekali, sedangkan untuk software, perusahaan

Astragraphia melakukan upgrade patch atau pun software

package dengan keterlambatan satu atau pun dua versi dari

versi yang terbaru yang dikeluarkan oleh SAP

Pencapaian : 100%

3.8.3.4 Perspektif Orientasi Masa Depan

A. Tujuan strategis : Peningkatan kualitas staf TI

A1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1

Untuk mengukur persentasi staf TI yang berpendidikan minimal

S1, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview

kepada Bapak Danang Wahyu sebagai Manajer Divisi TI

Astragraphia dalam butir pertanyaan dalam perspektif orientasi

masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut :

137

Apakah semua staf TI di Asragraphia berpendidikan

minimal S1?

Sasaran strategis : 100%

Hasil : Semua staf TI di perusahaan Astragraphia

berpendidikan minimal S1

Pencapaian : 100 %

A2. % Staf TI yang memiliki sertifikat SAP

Untuk mengukur persentasi staf TI yang memiliki sertifikat SAP,

kami mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada

Bapak Danang Wahyu sebagai Manajer Divisi TI Astragraphia

dalam butir pertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan.

Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut :

Berapa persen staf TI yang sudah memiliki sertifikat SAP?


Hasil : Staf TI di perusahaan Astragraphia yang sudah

memiliki sertifikat SAP sebesar 30% – 40% dari

keseluruhan staf TI yang ada (18 orang).

Pencapaian : 80%

138

B. Tujuan strategis : Peningkatan kemampuan staf TI

B.1 % Frekuensi pelatihan staf TI

Untuk mengetahui frekuensi pelatihan yang diberikan oleh

perusahaan untuk staf TI, kami mengumpulkan data dengan

melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai

Manajer Divisi TI Astragraphia dalam butir pertanyaan-

pertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan. Butir

pertanyaan-pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa sering dalam setahun, divisi TI menerima

pelatihan?

Sasaran strategis : 100% (≤ 12 kali)

100% disini memiliki standard ukuran divisi TI dalam

menerima pelatihan sebanyak ≤ 12 kali dalam 1 tahun

Hasil : Dalam setahun, pelatihan yang diberikan untuk

divisi TI berjumlah ± 10 kali.

Pencapaian : 83.3 %

B.2 %Tingkat ide-ide karyawan yang diterima tiap tahunnya.

Untuk mengetahui sejauh mana peningkatan kemampuan

perusahaan serta karyawannya dilihat dari bagiamana perusahaan

memotivasi karyawan dengan menyerap ide-ide dari karyawan,

kami mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada

Bapak Danang Wahyu sebagai Manajer Divisi TI Astragraphia

139

dalam butir pertanyaan-pertanyaan dalam perspektif orientasi

masa depan. Butir pertanyaan-pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Apakah perusahaan memberikan kebebasan dan

kesempatan bagi setiap karyawannya untuk

menyumbangkan ide-ide kreatif mereka?

Sasaran strategis : > 80 %

Hasil : Ya, ide-ide staf TI setiap tahunnya ditampung dan

didiskusikan didalam forum, selanjutnya ide-ide tersebut

disaring dan dipilih untuk dilanjutkan ke konvensi quality

control. Ide-ide yang terpilih akan diimplementasikan.

Pencapaian : 100 %

B.3 %Tingkat ide-ide karyawan yang diimplementasikan tiap

tahunnya.

Untuk mengetahui sejauh mana peningkatan kemampuan

perusahaan serta karyawannya dilihat dari bagiamana perusahaan

memotivasi karyawan dengan menyerap dan menimplementasikan

ide-ide dari karyawan, kami mengumpulkan data dengan

melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai

Manajer Divisi TI Astragraphia dalam butir pertanyaan-

pertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan. Butir

pertanyaan-pertanyaan tersebut sebagai berikut:

140

Bagaimana presentasi ide-ide karyawan yang

diimplementasikan oleh perusahaan setiap tahunnya?

Sasaran strategis : > 30%

Hasil : Presentasi ide-ide karyawan yang

diimplementasikan oleh perusahaan setiap tahunnya

sekitar ± 10 %.

Pencapaian : 33.3 %

C. Tujuan strategis : Penelitian teknologi baru

C.1 Implementasi teknologi baru

Untuk mengetahui berapa banyak jumlah pengimplementasian

aplikasi atau teknologi baru di dalam perusahaan, kami

mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada Bapak

Danang Wahyu sebagai Manajer Divisi TI Astragraphia dalam

butir pertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan. Butir

pertanyaan tersebut sebagai berikut :

Apa yang mendasari pengimplementasian teknologi baru

di perusahaan Astragraphia?

Sasaran strategis : Dapat memenuhi kebutuhan

perusahaan (bobot = 70%) dan beradaptasi teknologi baru

(bobot=30%).

141

Hasil : Pengimplementasian teknologi baru di

perusahaan ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Perusahaan Astragraphia ini sendiri tidak terlalu mengikuti

perkembangan teknologi yang ada.

Pencapaian : 70%

3.8.4 Kesimpulan Hasil Pengukuran dari setiap ukuran strategis

Perspektif Pencapaian

Perspektif Kontribusi Perusahaan 97%


A.1 Budget yang diberikan perusahaan untuk mendukung kegiatan

TI 100%


B.1 % Area bisnis yang menggunakan aplikasi SAP 94%

Perspektif Orientasi Pengguna 85.7 %


A.1 % Tingkat penggunaan yang lebih mudah bagi user dengan

SAP 100%

A.2 % Tingkat kepuasan user terhadap kinerja aplikasi SAP 93.3 %


B.1 % Frekuensi pelatihan user 35%

142

B.2 % Pemahaman user terhadap aplikasi 100%


C.1. % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan. 100%

Perspektif Penyempurnaan Operasional 100%


A.1 % Tingkat masalah yang diselesaikan dengan aplikasi SAP 100%


B.1 % Tingkat ketersediaan hardware,software dan jaringan 100%


C.1 % Frekuensi maintaining software dan hardware 100%

C.2 % Frekuensi upgrade software dan hardware 100%

Perspektif Orientasi Masa Depan 77.8 %

A. Peningkatan kualitas TI

A.1 % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 100%

A.2 % Staf TI yang memiliki sertifikat SAP 80%


B.1 %Frekuensi pelatihan staf TI 83.3 %

B.2 %Tingkat ide-ide karyawan yang diterima tiap tahunnya. 100%

B.3 %Tingkat ide –ide karyawan yang diimplementasikan tiap

tahunnya 33.3 %


C.1 Implementasi teknologi baru 70%

Tabel 3.8 Hasil Pengukuran dari Setiap Ukuran Strategis

143

Dari tabel kesimpulan di atas, maka dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 3.15 Hasil IT BSC

Sesuai dengan kategori divisi TI untuk setiap perspektif yang diberi bobot

sebagai berikut :

• 0% – 25 % : Warning

• 26% – 74 % : Challenged

• 75% – 89 % : Good

• 90% – 100 % : Very Good

144

3.9 Benefit & Cost

Pemahaman akan Cost & Benefit digunakan untuk memutuskan apakah

suatu proyek atau kebijakan mampu memberikan kontribusi positif dalam

meningkatkan kesejahteraan perusahaan.

3.9.1 Benefit

3.9.1.1 Tangible Benefit

Tangible benefit, yaitu manfaat yang dihasilkan dari investasi

yang dapat diidentifikasikan atau diukur secara langsung dari segi

finansial dan secara langsung dapat meningkatkan performa perusahaan.

Tabel dibawah menunjukkan pendapatan bersih secara keseluruhan dari

tahun 2001-2008 yang diperoleh PT.Astragraphia

Tabel Pertumbuhan Pendapatan PT. ASTRAGRAPHIA. TBK

Periode 2001 – 2008 Dalam IDR (Indonesia Rupiah)

Tahun Pendapatan Kenaikan Pendapatan (Dalam Persen)

2001 401,002,724,237 NA 2002 441,804,410,299 10,17 2003 446,338,837,828 1,02 2004 472,266,549,137 5,8 2005 545,462,163,734 15,5 2006 619,038,682,221 13,5 2007 725,580,692,316 17,21 2008 812,882,451,538 12,03

Tabel 3.9 Tabel Pertumbuhan Pendapatan

145

3.9.1.2 Intangible Benefit

Setelah PT.Astragraphia mengimplementasikan aplikasi SAP

4.6C terdapat manfaat yang dirasakan khususnya pada :

• Kepuasan User dan Produktivitas User

Setelah melakukan evaluasi didapatkan hasil bahwa aplikasi

SAP telah memberikan manfaat tersendiri bagi para pengguna

SAP di perusahaan. Manfaat tersebut dilihat dari tingkat

penggunaan yang lebih mudah bagi user dengan SAP, serta

tingkat kepuasan user terhadap kinerja aplikasi SAP, dimana

dapat mengurangkan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan.

• Pengelolaan masalah dan Proses yang lebih baik

Dari evaluasi yang dilakukan terlihat bahwa aplikasi SAP

dapat membantu mengurangi tingkat masalah yang ada, yang

berhubungan dengan kegiatan-kegiatan transaksi yang bisa

dilakukan dengan lebih baik sesuai dengan prinsip best

practice pada SAP.

• Integrasi

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai

kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu

dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara

berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di

SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu

dengan yang lainnya.

146

• Performa Bisnis

SAP memungkinkan untuk mengelola proses bisnis melalui

sharing database dan sebagai alat pelaporan untuk seluruh

departemen. SAP juga memungkinkan untuk perusahaan

mengelola bisnisnya dengan lebih baik, dengan keuntungan-

keuntungan potensial terhadap aluran proses yang

terimprovisasi, data analisis yang lebih baik, kualitas data

yang lebih tinggi untuk pengambilan keputusan dan

koordinasi melalui supply chain serta layanan pelanggan yang

meningkat.

3.9.1.3 Kesimpulan Benefit

Gambar 3.16 Grafik Pertumbuhan Pendapatan

02468101214161820

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

Pendapatan

147

Dari grafik diatas terlihat bahwa setelah upgrade SAP yang

dilakukan ditahun 2003 dan yang ahkirnya go-live di tahun 2004,

terlihat terdapat kenaikan pendapatan di bandingkan tahun-tahun

sebelumnya, dimana kenaikan ini terlihat cukup stabil. Dengan ini

dapat ditarik kesimpulan bahwa SAP memberikan pengaruh terhadap

kenaikan pendapatan dengan memberikan kontribusinya sendiri

seperti keuntungan intangible berupa kepuasan user dan

produktivitas user yang meningkat, mengurangi tingkat masalah yang

berhubungan dengan kegiatan transaksi, proses bisnis didasarkan

prinsip best practices, mengintegrasikan modul-modul serta

meningkatkan performa bisnis.

3.9.2 Cost

3.9.2.1 Initial Cost

Initial Cost adalah biaya yang dibutuhkan untuk

mengimplementasikan suatu aplikasi sebelum aplikasi tersebut dapat

mengahasilkan benefit bagi perusahaan. Tabel berikut adalah rincian

dari initial cost yang dikeluarkan perusahaan untuk

mengimplementasikan aplikasi SAP.

148

INITIAL COST A. Biaya Implementasi SAP

• Software

License SAP Rp 30,000.000

/ user 300 User

Rp 9,000,000,000

• Hardware

SAP Server Rp

3,000,000,000 Security Rp 73,000,000

Network Rp

1,073,000,000

• User Training Rp 1,300,000/

orang

45 hari x 10 cabang x 5 orang

Rp 2,925,000,000

TOTAL Rp

16,071,000,000

Tabel 3.10 Initial Cost

3.9.2.2 Operational Cost

Operational Cost adalah biaya yang dibutuhkan untuk

menjalankan dan mengoperasikan sebuah aplikasi agar dapat berjalan

dengan baik. Table berikut adalah daftar biaya operasional yang

berhubungan dengan aplikasi SAP.

Biaya Operational SAP Maintenance Server Rp 360,000,000 Maintenance Software License Rp 1,800,000,000 Training berjalan Rp 55,000,000 TOTAL Rp. 2,215,000,000

Tabel 3.11 Operational Cost

149

3.9.2.3 Kesimpulan Biaya

Dari tabel initial cost, dapat dilihat bahwa pengeluaran biaya

terbesar digunakan untuk License SAP yaitu sekitar 56% dari keseluruhan

initial cost. Sedangkan sisanya digunakan untuk biaya SAP Server (19%)

user training (18%), network (7%) dan security (0%). Untuk

gambarannya terlihat dalam pie chart dibawah ini.

Gambar 3.17 Pie Chart Initial Cost

Dari tabel operational cost, dapat dilihat bahwa pengeluaran biaya

terbesar digunakan untuk maintenance software license yaitu sekitar 81%

dari keseluruhan operational cost. Sedangkan sisanya digunakan untuk

biaya maintenance server (16%) dan training berjalan (3%). Untuk

gambarannya terlihat dalam pie chart dibawah ini.

19% 0%

7%

56%

18%

Initial Cost

SAP Server

Security

Network

License SAP

User Training

150

Gambar 3.18 Pie Chart Operational Cost

3.9.3 Kesimpulan Benefit & Cost

Dari hasil evaluasi yang dilakukan, dapat ditarik kesimpulan bahwa

dengan biaya implementasi aplikasi SAP sebesar Rp.16,071,000,000 PT.

Astragraphia mendapatkan kenaikan pendapatan sebesar 5,8% atau sekitar

Rp.25,927,711,209. Dapat dilihat dari pendapatan dari tahun 2003 sebesar

Rp.446,338,837,828. Yang meningkat pada tahun 2004 yang meningkat

menjadi Rp. 472,266,549,137. Hasil tersebut dapat dilihat pada grafik

dibawah ini.

16%

81%

3%

Operational Cost

Maintenance Server

Maintenance Sofitware License

Training Berjalan

151

Gambar 3.19 Grafik Perbandingan Initial Cost dan Pendapatan

472,267

446,33916,071

0 200,000 400,000 600,000

2004

2003

Perbandingan Initial Cost dan PendapatanPada Tahun 2004 (Dalam Milyardan)

Biaya

Pendapatan

bab iii analisis sistem yang berjalan 3.1 kerangka pikirthesis.binus.ac.id/asli/bab3/2010-1-00570-si...

Documents