9

BAB II

KAJIAN TEORI

2.1 Komunikasi

Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan informasi atau

pesan antara dua orang atau lebih dengan cara yang efektif, sehingga pesan yang

dimaksud dapat dimengerti. Dalam penyampaian atau penerimaan informasi ada

dua pihak yang terlibat yaitu:

- Komunikator: Orang / kelompok orang yang menyampaikan informasi

atau pesan.

- Komunikan: Orang atau kelompok orang yang menerima pesan.

Dalam berkomunikasi keberhasilan komunikator atau komunikan sangat

ditentukan oleh beberapa faktor yaitu: Cakap, Pengetahuan, Sikap, Sistem Sosial,

Kondisi lahiriah. Menurut Lasswell, (Onong Uchjana Effendy, 1994:11)

membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu Proses komunikasi

secara primer dan proses komunikasi secara sekunder.

2.1.1 Proses Komunikasi Secara Primer

Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian

pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan

menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media

primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan

nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang

10

secara langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan

komunikator kepada komunikan.

Komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam

pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain, komunikasi adalah

proses membuat pesan yang setara bagi komunikator dan komunikan.

Prosesnya sebagai berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode)

pesan yang akan disampaikan disampaikan kepada komunikan. Ini berarti

komunikator memformulasikan pikiran dan atau perasaannya ke dalam

lambang (bahasa) yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan.

Kemudian giliran komunikan untuk menterjemahkan (decode) pesan dari

komunikator. Ini berarti ia menafsirkan lambang yang mengandung

pikiran dan atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertian.

Yang penting dalam proses penyandian (coding) adalah komunikator dapat

menyandi dan komunikan dapat menerjemahkan sandi tersebut (terdapat

kesamaan makna).

2.1.2 Proses Komunikasi Sekunder

Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian

pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau

sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media

pertama.

Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam

menyampaikan komunikasike karena komunikan sebagai sasaran berada di

11

tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks,

surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dsb adalah media kedua yang

sering digunakan dalam komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder

itu menggunakan media yang dapat diklasifikasikan sebagai media massa

(surat kabar, televisi, radio, dsb.) dan media nirmassa (telepon, surat,

megapon,dsb).

Dari penjabaran di atas, komunikasi berperan penting bagi

kehidupan manusia, karena manusia itu sendiri dikenal sebagai makhluk

sosial. Setiap saat pasti manusia di dunia ini melakukan komunikasi, baik

itu komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal.

2.2 Jaringan Komunikasi Organisasi

Teori ini pertama kali dikemukakan oleh Peter R. Monge dan Noshir S.

Contractor, dimana ada satu cara lain untuk melihat struktur organisasi adalah

dengan meneliti pola-pola interaksi dalam organisasi guna mengetahui siapa

berkomunikasi dengan siapa. Karena tidak seorangpun mampu berkomunikasi

secara persis sama dengan setiap anggota organisasi lainnya, maka kita dapat

melihat kelompok-kelompok komunikasi yang saling berhubungan satu sama lain

sehingga membentuk jaringan organisasi secara keseluruhan. (Thomson

Wadsworth,2008)

Jaringan atau networks didefinisikan sebagai social structures created by

communication among individual and groups (struktur social yang diciptakan

melalui komunikasi di antara sejumlah individu dan kelompok). Ketika orang

12

berkomunikasi dengan orang lain, maka terciptalah hubungan (link) yang

merupakan garis-garis komunikasi dalam organisasi. Sebagian dari hubungan itu

merupakan jaringan formal (formal network) yang dibentuk oleh aturan-aturan

organisasi seperti struktur organisasi. Namun, jaringan formal pada dasarnya

mencakup hanya sebagian dari struktur yang terdapat pada organisasi. Selain

jaringan formal terdapat juga jaringan informal (emergent network)

yangmerupakan saluran komunikasi nonformal yang terbentuk melalui kontak

atau interaksi yang terjadi antara anggota organisasi setiap harinya.

Gagasan dasar yang sangat penting mengenai jaringan adalah

„keterhubungan‟ atau „keterkaitan (connectedness) yaitu ide bahwa terdapat jalur

komunikasi yang relatif stabil di antara individu-individu anggota organisasi. Para

individu yang saling berkomunikasi satu sama lain akan terhubung bersama-sama

ke dalam kelompok-kelompok yang pada gilirannya kelompok-kelompok itu akan

saling berhubungan membentuk jaringan keseluruhan. Setiap orang memiliki

seperangkat hubungan yang unik dengan orang lain yang disebut „jaringan

personal (personal network). Jaringan dalam kelompok (group network) terbentuk

karena individu cenderung berkomunikasi lebih sering dengan anggota organisasi

tertentu lainnya. Organisasi pada dasarnya terbentuk dari kelompok-kelompok

yang lebih kecil yang tterhubung bersama-sama dalam kelompok yang lebih besar

dalam jaringan organisasi (organizational network). Jika anda menganalisis suatu

jaringan, maka anda akan melihat beberapa hal, misalnya.

a) Kita akan dapat melihat cara-cara setiap dua orang saling berinteraksi

attau berhubungan, ini disebut analisis dyad;

13

b) Kita juga dapat memperhatikan bagaimana setiap tiga orang saling

berhubungan, disebut dengan analisis triad;

c) Selain itu, anda dapat pula melakukan analisis kelompok dan

bagaimana kelompok keumudian terbagi-bagi ke dalam beberapa

subkelompok.

d) Akhirnya, anda melihat pada cara-cara bagaimana berbagai kelompok

itu saling berhubungan satu sama lain dalam suatu jaringan global.

Unit organisasi paling dasar, menurut teori jaringan, adalah hubungan di

antara dua orang. Sistem organisasi terdiri atas hubungan yang tak terhitung

jumlahnya yang membentuk kelompok-kelompok yang terhubung dengan

organisasi. Suatu hubungan ditentukan melalui jumlah tujuan yang ingin dicapai

(apakah memiliki satu atau beberapa tujuan), berapa banyak orang yang terlibat,

dan fungsi suatu hubungan dalam organisasi. Hubungan juga dapat menentukan

suatu „peran jaringan‟ (network role) tertentu yang berarti bahwa anggota

menghubungkan beberapa kelompok dengan cara-cara tertentu. Ketika anggota

organisasi berkomunikasi satu sama lain, mereka melaksanakan atau memenuhi

berbagai peran dalam hubungannya dengan jaringan yang terdiri atas peran

sebagai jembatan, penghubung, dan pemisah.

Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki posisi

atau peranan tertentu. Di antara orang-orang ini saling terjadi pertukaran pesan

dan pertukaran pesan itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan

komunikasi. Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan juga

strukturnya, misalnya mungkin hanya di antara dua orang atau mungkin lebih atau

14

bahkan secara keseluruhan orang yang ada dalam organisasi itu. peranan individu

dalam system komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu

dengan individu lainnya dalam organisasi. Untuk mengetahui jaringan komunikasi

dan peranannya dapat digunakan analisis jaringan, dan setelah itu kita akan

mengetahui bentuk hubungan atau koneksi orang-orang dalam organisasi serta

kelompok tertentu, keterbukaan satu kelompok dengan kelompok lainnya. Ada

tujuh peranan jaringan komunikasi yaitu:

1. Anggota Klik

Klik adalah kelompok individu yang sedikitnya separuh dari

kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya.

Farancedan rekan – rekannya (1977) menunjukkan bahwa sebuah klik

terbentuk bila, lebih daripada separuh komunikasi anggota-anggotanya

adalah komunikasi dengan sesama anggota, bila setiap anggotanya

dihubungkan dengan semua anggota lainnya, dan bila tidak ada satu

hubungan pun atau seorang anggota pun yang dapat dihilangkan

sehingga mengakibatkan kelompok terpecah (Pace, 2010:176)

2. Opinion leader/ Pemimpin Pendapat

Opinion leader disini adalah pimpinan informal dalam organisasi,

mereka ini tidaklah selalu orang-orang yang mempunyai otoritas

formal dalam organisasi, tetapi berpengaruh pada tingkah laku dan

juga keputusan anggota organisasi.

15

3. Gate keepers/ Penjaga Gawang

Gate keepers adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara

anggota organisasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan

menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain atau tidak

memberikan informasi. Gate keepers memiliki kekuasaan untuk

menyampaikan atau tidak informasi yang di dapat, terganntung dari

penting atau tidak pentingnya informasi untuk organisasi. Nyatalah

Gate keepers memiliki peran yang sangat penting dalam jaringan

komunikasi.

4. Cosmopolites/ Kosmopolit

Cosmopolites adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan

lingkungannya. Mengumpulkan informasi yang ada dan memberikan

informasi mengenai organisasi kepada orang tertentu.

5. Bridge/ Jembatan

Bridge adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang

menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.

6. Liaison/ Penghubung

Sebenarnya liaison memiliki peran yang sama dengan bridge, hanya

saja individu itu bukanlah anggota dari satu kelompok, akan tetapi dia

merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok

lainnya.

16

7. Isolate/ Penyendiri

Isolate adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal

dengan orang lain dalam organisasi. Ini disebabkan mungkin karena

dia sengaja menyembunyikan diri atau memang di asingkan oleh

teman-temannya dalam organisasi.

Gambar jaringan komunikasi organisasi

Jenis–jenis Komunikasi Organisasi Ada beberapa jenis dalam

komunikasi organisasi.

- Komunikasi Ke bawah

Komunikasi ke bawah (downward communication) yang berasal dari

seseorang yang mempunyai posisi yang lebih tinggi kepada orang yang

mempunyai status lebih rendah. Komunikasi ke bawah, biasanya berupa

policy (kebijakan), perintah, petunjuk dan informasi yang bersifat umum.

Selain itu komunikasi ke bawah juga biasanya berisi pesan yang

17

berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, perintah dan

kebijaksanaan umum.

- Komunikasi ke atas

Komunikasi ke atas (upward communication) adalah kebalikan dari

komunikasi ke bawah, biasanya berisi laporan, pengaduan, permohonan,

tuntutan dan keinginan. Komunikasi ini dapat dilakukan melalui tatap

muka. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan,

memberikan saran dan mengajukan pertanyaan.

- Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communication) yaitu komunikasi

antar status yang sama dalam jabatannya. Komunikasi horizontal

mempunyai beberapa tujuan diantaranya untuk mempercepat jalannya

komunikasi antar bagian yang memiliki status yang sama dan dapat

menyatukan organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam

organisasi di arahkan secara horizontal, dan pesan ini biasanya

berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti

koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling

memberikan informasi.

Konsep Komunikasi Organisasi

Menurut Goldhaber organisasi adalah proses menciptakan dan

saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling

18

tergantung sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau

yang selalu berubah-ubah.

1. Proses

Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang

menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena

gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus

dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.

Dengan menggunakan serentetan komunikasi sebuah kelompok secara

tidak langsung akan membentuk sebuah organisasi sesuai dengan

kebutuhan dan keinginan lingkungan mereka. hal itu disebabkan oleh

proses komunikasi yang secara terus menerus mereka lakukan.

2. Pesan

Yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh

arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi

dengan orang. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan

dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi

ini dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi, yang berhubungan

dengan bahasa, penerima yang dimaksud, metode difusi dan arus

tujuan dari pesan. Dalam bahasa pesan dapat dibedakan menjadi pesan

verbal dan non verbal. Sedangkan dalam penerima yang diharapkan

pesan dibedakan menjadi dua yaitu internal dan eksternal. Dalam

metode difusi atau bagaimana pesan itu disebarluaskan, pesan dalam

komunikasi organisasi kebanyakan menggunakan perangkat keras dan

19

perangkat lunak, semisal menggunakan alat elektronik dan sebagainya,

sedangkan perangkat lunak ini tergantung dari kemampuan individu

dalam mengolah dan menyampaikan pesan itu. dalam klasifikasi pesan

yang terakhir adalah mengapa pesan dikirim dan diterima oleh

organisasi Redding (goldhaber 1986) menyarankan ada tiga alasan

umum bagi arus pesan dalam organisasi yaitu yang berkenaan dengan

tugas-tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan

kemanusiaan

3. Jaringan

Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki

posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran

pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati set jalan kecil

yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini

mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang, atau

keseluruhan organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini di pengaruhi oleh

banyak faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus

pesan,hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan.

4. Keadaan saling tergantung

Konsep ini terjadi karena antara yang pertama dan seterusnya

mengalami sebuah Keadaan saling tergantung. Bila suatu bagian dari

organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada

bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh system organisasi.

20

Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi

saling melengkapi.

5. Hubungan

Karena organisasi merupakan suatu system terbuka, system

kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak

pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya

pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena

itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada

tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu

hubungan perlu dipelajari.

6. Lingkungan

Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara

fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan

keputusan mengenai individu dalam suatu system. Lingkungan ini

dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal.

7. Ketidakpastian

Yang dimaksud dengan ketidakpastian disini adalah perbedaan

informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan.

Maksudnya adalah, ketika informasi yang diterima tidak sesuai dengan

kebutuhan organisasi maka akan berpengaruh dalam organisasi.

Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terlalu

banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya diperlukan

untuk menghadapi lingkungan mereka. oleh karena itu urusan utama

21

dari komunikasiorganisasi adalah menentukan dengan tepat berapa

banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi

ketidakpastian tanpa informasi yang berlebih. Pada intinya

ketidakpastian bisa disebabkan oleh terlalu sedikit atau terlalu banyak

informasi yang diterima.

Pendekatan yang digunakan dalam Komunikasi Organisasi

1. Pendekatan makro

Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu

struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam

berinteraksi ini organisasi melakuka aktivitas tertentu seperti

memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi,

melakukan integrasi dan menentukan tujuan organisasi

a. Memproses informasi dan lingkungan

Organisasi pasti memiliki eksistensinya masing-masing dan

organisasi juga memiliki cara untuk mempertahankan eksistensi

mereka. agar organisasi itu tetap hidup maka organisasi perlu

mengolah atau memproses informasi dari lingkungannya.

Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah

menyesuaikann apa yang terjadi pada lingkungan dengan cara

mengirimkan informasi yang relevan atau sesuai dengan keadaan

yang terjadi dalam organisasi, kemudian merumuskan respons

yang tepat terhadap informasi tersebut.

22

b. Identifikasi

Suatu organisasi menggunakan informasi yang telah

diproses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam

negoisasi, persetujuan dengan relasi-relasi yang potensial. Proses

penyesuaian diri dinamakan dengan identifikasi. Yang terjadi disini

adalah organisasi berusaha untuk menerima informasi dari

lingkungannya, yang kemudian informasi itu diproses, dan dengan

output sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh lingkungannya.

Disini kemudian komunikasi memegang peranan yang sangat

penting, karena tanpa dikomunikasikan maka lingkungan dan

orang-orang yang berada disekitar organisasi itu tidak akan pernah

tau kalau organisasi telah melakukan upaya untuk memenuhi

kebutuhan mereka.

c. Integrasi dengan organisasi lain

Pada dasarnya tidak ada organisasi yang bergerak dalam

keadaan terisolir. Karena setiap organisasi dipengaruhi oleh

aktivitas organisasi lain yang ada disekitarnya. organisasi harus

memantau aktivitas ini, jika saingan organisasinya mendapatkan

dengan cara yang sama, tapi dengan kualitas yang lebih baik maka

hal itu akan membawa kesulitan dalam organisasinya. Kadang-

kadang interaksi dengan saingan terlalu bersifat institusional, ada

kelompok-kelompok yang mempunyai anggota yang bersifat

terbuka hanya kepada orang-orang dalam bidangnya, dan informasi

23

yang diberikan dan digunakan pun hanya sesuai dengan kebutuhan

dengan kelompok mereka.

d. Penentuan tujuan

Dari semua kegiatan organisasi secara makro yang

memerlukan komunikasi yang sangat penting adalah menentukan

tujuan organisasi. Suatu tujuan adalah tempat yang diinginkan

organisasi sesudah organisasi diberikan periode waktu tertentu.

Organisasi seharusnya tidak menentukan tujuan setelah memproses

informasi dari lingkungan, identifikasi terhadap mereka dan juga

integrasi dengan organisasi lain. Yang terpenting untuk

menentukan tujuan organisasi harus mengembangkan informasi

internal dan eksternal organisasi.

2. Pendekatan mikro

Pendekatan ini terutama memfokuskan kepada komunikasi

dalam unit dan subunit pada suatu organisasi. Komunikasi yang

diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antar anggota

kelompok, komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan, serta

komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas

kelompok. Di dalam organisasi biasanya terdapat bermacam-

macam kelompok sosial. Masing-masing kelompok ini memiliki

tujuan mereka masing-masing.

Agar kelompok ini dapat menyokong pencapaian tujuan

organisasi, sebagai seorang pimpinan organisasi harus mampu

24

memberikan informasi mengenai tujuan organisasi dan penjelasan

terkait dengan tujuan kelompok sehingga masing-masing

kelompok merasakan bahwa tujuan organisasi adalah tujuan

mereka bersama. Dibutuhkan ketrampilan khusus sebagai seorang

pimpinan organisasi dalam hal ini.

3. Pendekatan individual

Pendekatan individual berpusat pada tingkah laku

komunikasi individual dalam organisasi. Kerja kelompok adalah

pusat efektifnya kerja organisasi dan disini memang sangat

dibutuhkan ketrampilan berkomunikasi agar dapat mendapatkan

dan memberikan informasi yang diperlukan dari kelompok itu.

Biasanya di dalam organisasi banyak keputusan-keputusan penting

yang di buat melalui perdebatan yang terjadi diantara aggota

kelompok, disinilah individu yang ada didalamnya harus juga

memiliki ketrampilan agar usulan atau program yang di ajukan bisa

diberikan dan diterima oleh semua anggota kelompok atau

organisasi itu.

Model Jaringan Komunikasi

Model dalam pengertian umum adalah rencana, representasi, atau

deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang

seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi. Dalam kaitannya

dengan komunikasi, model merupakan deskripsi ideal mengenai apa yang

dibutuhkan untuk terjadinya komunikasi. Jaringan komunikasi adalah

25

penggambaran “who say to whom”(siapa berbicara kepada siapa) dalam

suatu sistem sosial. Jaringan komunikasi menggambarkan komunikasi

interpersonal. Dimana terdapat pemuka- pemuka opini dan pengikut yang

saling memiliki hubungan komunikasi pada suatu topik tertentu, yang

terjadi dalam suatu sistem sosial tertentu seperti sebuah kelompok atau

sebuah organisasi. Model yang biasanya terdapat pada jaringan

komunikasi diantaranya:

a) Model jaringan komunikasi roda

Dalam model ini pemimpin sebagai pusat perhatian dan informasi.

Pemimpin bisa berkomunikasi dengan semua anggota kelompok, tetapi

anggota kelompok hanya bisa berkomunikasi dengan pemimpinnya.

b) Model jaringan komunikasi rantai

Dalam model ini A bisa berkomunikasi dengan B, B dengan C, C dengan

D dan seterusnya. Yang dimaksudkan dengan A B dan seterusnya itu bisa

berupa kelompok. organisasi, pemimpin, atau anggota kelompok dan

organisasi itu.

c) Model jaringan komunikasi Y

Dalam model ini ada beberapa amggota kelompok (tiga) yang bisa

berkomunikasi dengan anggota lain yang ada disampingnya seperti model

rantai. Tapi ada dua orang yang hanya bisa berkomunikasi dengan satu

orang yang ada disampingnya.

26

d) Model jaringan komunikasi lingkaran

Selanjutnya adalah model jaringan komunikasi lingkaran. Dalam model ini

setiap orang hanya bisa berkomunikasi dengan dua orang di sampingnya.

Dengan kata lain dalam model ini tidak terdapat pemimpin.

e) Model jaringan komunikasi bintang

Yang terakhir ini adalah model jaringan komunikasi bintang, dalam model

ini bisa dikatakan sebagai model jaringan komunikasi semua jaringan/all

chanel. Yang artinya semua orang yang ada dalam kelompok atau

organisasi itu bisa berkomunikasi dengan semua anggota kelompok atau

organisasi lain.

Model Lingkaran Model Y

Model Bintang Model Rantai

Sumber: https://www.google.com/imgres

27

Pola Aliran Komunikasi dalam Jaringan Komunikasi Organisasi

Organisasi formal amat mengandalkan proses berurutan umum

untuk menghimpun dan menyebarkan informasi, pola khusus aliran

informasi berkembang dari kontak antarpersonal yang teratur. Pola atau

keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara

para anggota sistem tersebut dibatasi. Sifat asal organisasi

mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa berbicara kepada siapa.

Menurut Burgess bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam

organisasi adalah bahwa “pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga

kita dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunikasi”.Analisis

eksperimental pola-pola komunikasi menyatakan bahwa penngaturan

tertentu mengenai “siapa berbicara kepada siapa” mempunyai

konsekuensi besar dalam berfungsinya organisasi. Disini ada dua pola

yang akan kita bahas, yaitu pola roda dan pola lingkaran.

f) Pola Roda

Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada

individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi central

menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi

lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota

lainnya.

g) Pola lingkaran

Pola lingkaran memungkinkan semua anggota bisa berkomunikasi satu

dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan.

28

Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan

semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki

akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk

memcahkan suatu persoalan.

2.3 Komunikasi Organisasi

Pengertian komunikasi organisasi dalam buku “komunikasi organisasi

strategi meningkatkan kinerja perusahaan ” adalah perilaku perorganisasian

yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi

dan memberi amkna atas apa yang sedang terjadi. Golddhaber (1986)

memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan dan

saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung

sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu

berubah-ubah. Pengertian tersebut mengandung beberapa konsep sebagai

berikut :

1. Proses

Suatu organisasi adalah suatu sistem yang terbuka dan dinamis yang

secara tidak langsung menciptakan saling tukar menukar informasi satu sama

lain. Karena kegiatan yang berulang-ulang dan tiada hentinya tersebut maka

dikatakan sebagai suatu proses.

29

2. Pesan

Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang objek, orang,

kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Pesan dalam

organisasi dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan

dengan bahasa, penerima yang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari

pesan. Klasifikasi pesan dalam bahasa dapat dibedakan menjadi 2 (dua) bagian

yaitu verbal dan non verbal, dimana pesan verbal dalam organisasi berupa:

surat, memo, percakapan, dan pidato. Sedangkan pesan non verbal dalam

organisasi bisa berupa: bahasa gerak tubuh, sentuhan, ekspresi wajah, dan

lain-lain.

3. Jaringan Organisasi

terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau

peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-

orang ini terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan

komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua

orang, beberapa orang atau keseluruhan organisasi. Luas dari jaringan

komunikasi ini dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya: arah dan arus

pesan, isi pesan, hubungan peranan, dan lain-lain

4. Keadaan saling tergantung

Hal ini telah menjadi sifat dalam organisasi yang merupakan suatu sistem

yang terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka

30

akan berpengaruh kepada bagian yang lainnya dan mungkin juga kepada

seluruh sistem organisasi.

5. Hubungan

Karena organisasi merupakan suatu sistem yang terbuka, sistem kehidupan

sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada manusia yang

ada dalam organisasi. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi

yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat

suatu hubunngan perlu dipelajari. 24 Sikap, skill, dan moral dari seseorang

mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi.

6. Lingkungan

Yang dimaksud lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor

sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu

dalam suatu sistem. Yang termasuk dalam lingkungan internal adalah personal

(karyawan), staf, golongan fungsional dari organisasi, dan juga komponen

lainnya seperti tujuan, produk, dan lainnya. Organisasi sebagai sistem terbuka

harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti: teknologi, ekonomi,

dan faktor sosial. Karena faktor lingkungan berubah-ubah maka organisasi

memerlukan informasi baru untuk mengatasi perubahan dalam lingkungan

dengan menciptakan dan melakukan penukaran pesan baik secara internal

maupun eksternal.

31

7. Ketidakpastian

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi

yang diharapkan. Ketidakpastian dalam organisasi juga disebabkan oleh

terjadinya banyak informasi yang diterima daripada informasi yang

sesungguhnya diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Bisa

dikatakan ketidakpastian dapt disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang

didapatkan dan juga karen terlalu banyak informasi yang diterima.

Dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh para ahli mengenai

komunikasi organisasi ini dapat disimpulkan definisi komunikasi organisasi

sebagai berkut:

a) Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang

dipengaruhi oleh pihka internal maupun eksternal

b) Komunikasi organisasi meliputi pesan, tujuan, arus komunikasi dan media

komunikasi

c) Komunikasi organisasi meliputi orang yang mempunyai skill, hubungan

dan perasaan yang sama.

Alur komunikasi organisasi

Dilihat dari arah komunikasi ada dua macam komunikasi yaitu komunikasi

vertikal dan komunikasi horizontal

Komunikasi vertikal Dalam komunikasi vertikal dapat dibagi menjadi 2

arah, yaitu komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas.

32

a. Komunikasi ke bawah (downward communication)

Proses komunikasi yang berlangsung dari tingkatan tertentu dalam suatu

kelompok atau organisasi ke tingkatan yang lebih rendah disebut komunikasi

ke bawah. Ketika membayangkan para manager berkomunikasi dengan

bawahannya, komunikasi dengan pola kebawah adalah pola yang pada

umumnya diperkirakan. Pola tersebut digunakan oleh para pemimpin untuk

mencapai tujuannya. Seperti untuk memberikan instruksi kerja,

menginformassikan suatu peraturan dan 26 prosedur-prosedur yang berlaku

kepada anak buahnya, menentukan masalah yang perlu perhatian. Tetapi

komunikasi dalam bentuk ini tidak selalu harus secara lisan atau bertatap

muka secara langsung. Memo ataupun surat yang dikirimkan oleh direksi

kepada bawahannya juga termasuk komunikasi ke bawah.

Dalam banyak organisasi, komunikasi ke bawah sering kali tidak

mencukupi dan tidak akurat, seperti terjadi dalam pernyataan yang sering kali

dengar dari anggota organisasi bahwa tidak memahami apa yang

sesungguhnya terjadi. Keluhan-keluhan seperti ini menunjukkan terjadinya

komunikasi yang tidak efektif dan butuhnya individu-individu akan informasi

yang relevan dengan pekerjaan mereka. Informasi dari atasan ke bawahan

meliputi:

i. Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.

ii. Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaannya.

iii. Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.

33

iv. Informasi tentang kinerja pegawai.

v. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.

b. Komunikasi ke atas (Upward communication)

Sebuah organisasi yang efektif membutuhkan komunikasi ke atas sama

banyaknya dengan komunikasi ke bawah. Dalam situasi seperti ini,

komunikator berada pada tingkat yang lebih rendah dalam hierarki organisasi

daripada penerima pesan. Beberapa bentuk komuniaksi ke atas yang paling

umum melibatkan pemberian saran, pertemuan kelompok, dan protes terhadap

prosedur kerja. Ketika komunikasi ke atas tidak muncul, orang sering kali

mencari sejumlah cara untuk menciptakan jalur komunikasi ke atas yang tidak

formal. Pengertian komunikasi ke atas menurut Soekardi Ds ialah “Kegiatan

bawahan untuk menyampaikan keterangan, ide, pendapat, dan pernyataan lain

kepada pimpinan dengan maksud mempengaruhi tingkah laku dan perbuatan

pimpinan” Komunikasi ke atas berperan menjalankan beberapa fungsi penting.

Gary Kreps, seorang peneliti dalam bidang komunikasi organisasi,

menemukan beberapa di antaranya:

Komunikasi ke atas menyediakan umpan balik bagi para manager

mengenai isu-isu organisasi terbaru, masalah yang dihadapi, serta informasi

mengenai operasi dari hari ke hari yang diperlukan untuk pengambilan

keputusan mengenai bagaimana menjalankan organisasi.

34

a) Hal ini merupakan sumber utama bagi manajemen untuk mendapatkan

umpan balik untuk menentukan seberapa efektif komunikasi ke bawah

dalam organisasi.

b) Hal ini dapat mengurangi ketegangan pada karyawan dengan

memberikan kesempatan pada anggota organisasi pada tingkat lebih

rendah untuk membagikan informassi yang relevan dengan atasannya.

c) Hal ini mendorong partisipasi dan keterlibatan karyawan, dan

karenanya meningkatkan kohesivitas organisasi. Sedangkan menurut

buku Manajemen dan perilaku organisasi, pentingnya komunikasi ke

atas adalah:

a) Memeberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.

b) Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga

penyelia tahu apa yang mengganggu mereka.

c) Memberitahu penyelia kapan bawahan siap memberikan

informasi.

d) Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi

dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk

mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.

e) Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya

memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke

bawah.

f) Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka.

35

c. Komunikasi horizontal

Menurut Muh Arni pengertian komunikasi horizontal atau mendatar

adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya

di dalam organisasi. Ketika komunikasi terjadi di antara anggota dari

kelompok kerja yang sama, atau sessama staf yang sederajat, kita

menggambarkannya sebagai komunikasi lateral/ horizontal. Kenapa

diperlukan komuniaksi horizontal jika komunikasi vertikal dalam kelompok

masih efektif? jawabannya adalah bahwa komunikasi horizontal dapat

menghemat waktu dan dapat mempermudah koordinasi. Dalam beberapa

kasus, komunikasi horizontal dapat dibenarkan secara formal. Seringkali

komunikasi horizontal secara informal dibuat untuk memotong garis

kewenangan vertikal dan dapat mempercepat pengambilan tindakan.

Fungsi komunikasi dalam organisasi

1. Fungsi informatif adalah seluruh anggota dalam suatu organisasi

berharap dapat memperoleh informasi yang lebih tepat. Informasi yang

didapat dapat setiap anggotanya melaksanakan tugas secara pasti. Pada

dasarnya, informasi dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai

perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam

tatanan manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu

kebijakan dalam organisasi ataupun untuk menyelesaikan konflik yang

terjadi di dalam organisasi tersebut. Bawahan juga membutuhkan

informasi untuk melaksanakan pekerjaannya, disamping itu, informasi

36

tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, prosedur

perizinan cuti dan sebagainya.

2. Fungsi regulatif berkaitan dengan peraturan-peraturan yang ditaati

dalam suatu organisasi. Ada dua hal yang berpengaruh dalam fungsi

regulatif ini

Atasan atau orang-orang yang berada dalam tatanan manajemen

memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang

disampaikan. Mereka juga mempunyai wewenang untuk memberikan

perintah atau intruksi, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan

mereka ditempatkan pada lapisan atas supaya perintah-perintahnya

dilaksanakan sesuai intruksi. Namun, sikap bawahan untuk menjalankan

perintah banyak bergantung pada:

1. Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah.

2. Kekuatan pemimpin dalam memberi sanksi

3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang

pemimpin sekaligus sebagai pribadi

4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan

Berkaitan dengan pesan. Pesan –pesan regulatif pada dasarnya

berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian

peraturan tentang pekerjaan yang boleh atau tidak boleh untuk

dilakukan.

3. Fungsi persuasif dalam mengatur suatu organisasi tidak cukup dengan

mengandalkan kewenangan dan kekuasaan. Adanya kenyataan ini,

37

maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi

bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang

dilakukan secara suka rela akan lebih menghasilkan kepedulian yang

lebih besar dibanding dengan pimpinan yang sering memperlihatkan

kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi integratif Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan

saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dna

pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal yang

terjadi dalam setiap organisasi yaitu seperti penerbitan khusus dalam

organisasi tersebut dan laporan kemajuan organisasi. Juga saluran

komunikasi informasi seperti perbincangan antar pribadi selama jam

istirahat kerja, kegiatan pertandingan olahraga, ataupun kegiatan

darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan

untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap

organisasi.

Pola komunikasi organisasi

pola komunikasi organisasi suatu sistem komunikasi vertikal dan

horizontal menjadi model yang paling efektif dalam suatu pola komunikasi

oeganisasi, dimana komunikasi yang terjadi antara pimpinan dan karyawan

ataupun karyawan dengan karyawan terjadi secara langsung antara

komunikator dengan komunikan, sehingga situasi komunikasi yang

berlangsung secara interpersonal maupun kelompok. Ini menunjukkan

bahwa pola komunikasi organisasi identik dengan proses komunikasi yang

38

terjadi di suatu perusahaan, karena pola komunikasi bagian dari proses dan

proses komuniaksi merupakan rangkaian dari aktifitas penyampaian pesan

sehingga diperoleh feedback dari penerima pesan. Salah satu tantangan

besar dalam menentukan pola komunikasi organisasi adalah proses yang

berhubungan dengan jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi dapat

membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya

akan berpengaruh pada jaringan komunikasi.

Tantangan dalam menentukan pola komunikasi organisasi adalah

bagaimana menyampaikan informasi kepada seluruh bagian organisasi dan

bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Untuk

menjalankan dan mencapai tujuan teresebut maka dalam organisasi

terdapat beberapa arah formal dan informal jaringan komunikasi dalam

organisasi.

2.4 Whatsapp

WhatsApp adalah aplikasi pesan instan untuk smartphone. Jika dilihat dari

fungsinya WhatsApp hampir sama dengan aplikasi SMS yang biasa Anda

pergunakan di ponsel lama. Tetapi WhatsApp tidak menggunakan pulsa,

melainkan data internet. Jadi, di aplikasi ini tak perlu khawatir soal panjang

pendeknya karakter. Tidak ada batasan, selama data internet memadai.

Beberapa fitur yang ada di whatsapp yaitu meliputi: Mengirim pesan teks,

mengirim foto dari galeri ataupun dari kamera, mengirim video, mengirimkan

berkas-berkas kantor atau yang lainnya, menelpon melalui suara, termasuk

39

Aplikasi Whatsapp

mengirim pesan suara Anda yang dapat didengarkan oleh penerima setiap saat,

berbagi lokasi memanfaatkan GPS dan mengirimkan kartu kontak.

Di WhatsApp, pengguna juga dapat mengatur panel profilnya sendiri,

terdiri dari nama, foto, status serta beberapa alat pengaturan privasi untuk

melindungi profil dan juga alat bantuan untuk membackup pesan, mengubah

nomor akun dan melakukan pembayaran.

2.5 Kerangka Berfikir

Tujuan dari adanya kerangka berpikir adalah untuk menggambarkan

secara jelas bagaimana kerangka berpikir yang digunakan peneliti untuk mengkaji

serta memahami permasalahan yang akan diteliti (Gunawan Witjaksana, 2009:36).

Tujuan dari kerangka berpikir tersebut di atas adalah peneliti akan meneliti

suatu kegiatan komunikasi organisasi kepala sekolah dengan guru dalam

Kepala Sekolah Dewan Guru

Pesan

Pesan melalui whatsapp tersampaikan dengan efektif

40

menggunakan aplikasi Whatsapp untuk mengetahui keefektivitasan dalam proses

penyampain dan penerimaan pesan menggunakan aplikasi/ media. Kepala sekolah

dan guru SMK Terang Bangsa Semarang sebagai pelaku komunikasi melalui teori

komunikasi organisasi dengan menggunakan metode jaringan komunikasi

organisasi sehingga bertujuan untuk mengetahui keefektivitasan berkomunikasi

melalui media aplikasi whatsapp.