54

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Sinar Rejeki Lasindounggul merupakan perkembangan dari Sinar Rejeki

yang didirikan pada tanggal 30 agustus 1982. Sinar Rejeki pada awalnya bergerak

dalam bidang teralis, pagar, pintu, dan handrailing tangga (metal home equipment),

yang kemudian dikembangkan ke konstruksi baja. Pada waktu itu, Sinar Rejeki

masih berupa sub kontraktor, atau dengan kata lain mendapatkan pekerjaan dari

kontraktor dan bertanggung jawab pada kontraktor tersebut.

Seiring dengan berjalannya waktu, Sinar Rejeki mengalami perkembangan pesat

dalam hal peningkatan manajemen maupun sumber daya manusia yang handal dan

berkualitas di bidangnya. Dengan demikian, pada tanggal 12 Oktober 1993 secara

yuridis formal menjadi PT. Sinar Rejeki Lasindounggul.

PT. Sinar Rejeki Lasindounggul membeli bahan baku dari pemasok. Bahan baku

yang dibeli meliputi baja dan besi. Bahan baku tersebut akan dirakit di workshop PT.

Sinar Rejeki Lasindounggul sehingga dihasilkan barang-barang yang sesuai dengan

permintaan pembeli. Barang-barang yang dihasilkan sangat bervariasi meliputi kaki

meja besi, kaki kursi besi, kaki sofa besi, hook accesories (gantungan), table top

stand, handle, trash bin, railing tangga, railing balkon, konstruksi rumah baja, dan

sebagainya.

Adapun tujuan perusahaan, yaitu mencapai peningkatan dari tahun ke tahun,

masa depan yang nyata, dan pencarian pelanggan yang sesuai dan semakin luas,

55

serta menjalankan visi dan misi perusahaan dengan baik. Visi perusahaan adalah

mencapai hasil semaksimal mungkin, yang sesuai dengan motto perusahaan

“Memang kami bisa”. Dan, misi perusahaan antara lain meningkatkan kualitas

sumber daya manusia yang ada di perusahaan hingga memberikan hasil semaksimal

mungkin bagi perusahaan, meningkatkan pelayanan kepada pembeli demi

terpenuhinya kepuasan pembeli, serta menghasilkan pekerjaan yang berkualitas.

56

3.2 Struktur Organisasi

57

3.3 Uraian Tugas

1. Direktur Utama

a. Bertanggung jawab kepada komisaris.

b. Memonitor kerja sub divisi yang berada di bawahnya.

c. Membuat laporan yang akan diserahkan kepada komisaris, data-data laporan

tersebut berasal dari bagian keuangan, akuntansi, direktur operasional,

administrasi kantor, dan personalia.

2. Keuangan

a. Mengelola pendapatan dan pengeluaran perusahaaan.

b. Mempersiapkan dan membuat faktur penjualan.

c. Mengatur lalu-lintas tagihan.

d. Membuat rekonsiliasi bank.

e. Membuat rekapitulasi nomor produksi bulanan.

f. Menghitung pembayaran gaji pegawai.

g. Bekerja sama dengan bagian Akuntansi untuk membuat laporan keuangan

perusahaan.

3. Akuntansi

a. Menghitung pajak pembelian dan penjualan.

b. Membuat laporan keuangan bulanan, yang meliputi :

- Merecord transaksi kas besar.

- Membuat rekonsiliasi bank.

c. Membuat laporan keuangan tahunan, yang meliputi :

58

- harga pokok penjualan

- perhitungan rugi laba

- neraca

d. Membuat rekap laporan tenaga kerja berdasarkan nopro.

4. Direktur Operasional

a. Sebagai kepala marketing.

b. Memonitor kerja sub divisi di bawahnya.

c. Mengesahkan surat penawaran harga.

5. Administrasi Kantor

a. Menyiapkan surat penawaran harga dan surat pesanan bahan baku (Purchase

Order) berdasarkan data yang diperoleh dari pihak operasional dan

mendistribusikan surat-surat tersebut pada pihak yang berkepentingan.

b. Membuat arsip dari surat-surat yang telah dibuat.

6. Personalia

a. Mengadakan perekrutan karyawan baru berdasarkan permintaan kepala

produksi, yang meliputi :

- Membuat iklan atau pemberitahuan untuk suatu lowongan pekerjaan.

- Melaksanakan interview dan test.

- Menyeleksi peserta yang diinterview dan diuji.

- Mengeluarkan surat pernyataan training bagi peserta yang lulus interview

dan test.

59

- Membuat laporan penilaian selama masa training.

- Mengeluarkan surat pernyataan bagi peserta training yang diterima sebagai

karyawan.

b. Memonitor absensi karyawan.

c. Membuat laporan penilaian prestasi karyawan.

d. Menghitung upah karyawan workshop dan mendistribusikannya.

e. Mengatur konsumsi karyawan workshop.

f. Mengelola kas kecil perusahaan.

g. Mencatat biaya transportasi dan bahan penolong yang dikeluarkan dari kas

kecil sebagai dasar perhitungan deskripsi kerja.

7. Perencana dan Gambar

a. Memantau pengukuran di lapangan secara langsung.

b. Menentukan skala dan menggambar berdasarkan hasil ukur lokasi.

c. Bekerja sama dengan Wakil Operasional dalam menentukan bahan baku

yang diperlukan.

d. Memantau pemasangan pekerjaan di lapangan secara langsung.

8. Wakil Operasional

a. Mendata setiap pesanan pembeli, data diperoleh dari Direktur Operasional.

b. Bekerja sama dengan bagian perencana dan gambar dalam menentukan

bahan baku yang diperlukan dari setiap pesanan.

c. Memahami gambar yang dibuat oleh bagian perencana dan gambar.

d. Mengeluarkan surat perintah kerja.

60

e. Bekerja sama dengan administrasi kantor dalam pembuatan surat penawaran

harga.

f. Memonitor kerja kepala produksi.

9. Administrasi Operasional

a. Mencatat pesanan ke dalam Buku Nomor Produksi (Nopro).

b. Mengatur pembelian bahan baku.

c. Mengecek harga bahan baku dari pemasok.

d. Mendistribusikan gambar ke bagian produksi.

10. Kepala Produksi

a. Menetapkan karyawan yang akan kerja di lapangan.

b. Mengatur kebutuhan alat-alat kerja.

c. Mengajukan permintaan karyawan apabila dibutuhkan ke bagian personalia.

d. Memonitor kerja sub divisi di bawahnya.

11. Administrasi Produksi

a. Membuat surat jalan.

b. Memeriksa barang-barang jadi yang akan dikirim.

c. Mengarsipkan gambar-gambar.

d. Membuat laporan harian tentang perkembangan pengerjaan setiap pesanan,

data-datanya diperoleh dari wakil produksi.

61

12. Wakil Produksi

a. Mengkoordinir karyawan di dalam workshop dalam mengerjakan setiap

pesanan.

b. Memonitor jalannya proses produksi untuk setiap pesanan.

13. Maintenance dan Gudang

a. Mengurus penerimaan dan pengiriman barang.

b. Membuat laporan penerimaan barang.

c. Mengawasi proses bongkar muat barang.

d. Mengelola, memonitor, dan melaporkan penggunaan alat-alat kerja

perusahaan.

14. Kepala Kelompok I

a. Memonitor kerja karyawan bagian pembubutan.

b. Memonitor kerja karyawan bagian punch.

c. Memonitor kerja karyawan bagian penekukan dan pemotongan.

15. Kepala Kelompok II

a. Memonitor kerja karyawan bagian pengelasan.

b. Memonitor kerja karyawan bagian mobile dan wroughiron.

c. Memonitor kerja karyawan bagian kerja luar atau lapangan.

16. Kepala Kelompok III

a. Memonitor kerja karyawan bagian penyelesaian akhir dan pengecatan.

62

3.4 Prosedur Kerja yang Sedang Berjalan

1. Prosedur pembelian

Pertama-tama, bagian produksi meminta bahan baku untuk keperluan

produksi ke bagian gudang. Kemudian, kepala gudang mengecek apakah bahan

baku yang diminta tersedia atau tidak. Jika bahan baku tidak tersedia atau hanya

tersedia sebagian, kepala gudang membuat DPB (Daftar Permintaan Bahan) yang

perlu dibeli. Kemudian, DPB tersebut akan diarsipkan oleh bagian keuangan.

Berdasarkan DPB tersebut, administrasi operasional melakukan

pengecekan dan penawaran harga ke pemasok. Kemudian, bagian administrasi

kantor membuat Purchase Order (PO). PO tersebut ditandatangani oleh kepala

keuangan, kepala operasional, dan administrasi dan dibuat dalam dua rangkap : 1

lembar untuk difax ke supplier dan kemudian diarsipkan oleh bagian keuangan

dan 1 lembar untuk kepala gudang (PO non harga).

Jika bahan baku yang dibeli telah dikirim oleh pemasok, maka kepala

gudang melakukan pengecekan nama bahan baku beserta jumlahnya berdasarkan

surat jalan dalam dua rangkap. Kemudian, kepala gudang juga melakukan

pembandingan surat jalan dengan PO non harga yang dimilikinya. Apabila

sesuai, kepala gudang akan menandatangani dua rangkap surat jalan tersebut.

Kemudian, dua rangkap surat jalan didistribusikan kepada : 1 lembar untuk

dikembalikan kepada supplier, 1 lembar untuk bagian keuangan perusahaan.

2. Prosedur Pembayaran Pembelian

Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan terhadap pemasok biasanya

berupa tunai, transfer, atau pun giro. Hal tersebut tergantung dari persetujuan

yang telah dilakukan oleh bagian administrasi operasional dengan pihak pemasok

63

sebelumnya. Jika melalui cara transfer, bagian keuangan perusahaan

mengirimkan tanda bukti pembayaran melalui fax. Kemudian, pihak pemasok

akan memberikan faktur. Faktur pembelian tersebut akan diarsipkan oleh bagian

keuangan. Jika melalui giro, pihak pemasok akan memberikan faktur apabila giro

dapat dicairkan.

3. Prosedur Penjualan

Bagian operasional menerima pesanan dari pembeli. Pesanan tersebut

dapat dilakukan oleh pembeli dengan datang langsung ke perusahaan, dengan

telepon, atau pun dengan fax. Kemudian, bagian opersional mendata pesanan

pembeli itu. Selanjutnya, bagian Kerja Luar dan bagian Perencana dan Gambar

ditugaskan untuk melakukan pengukuran secara langsung di lokasi atau

lapangan. Berdasarkan data-data yang diperoleh dari hasil pengukuran di

lapangan, bagian operasional memperhitungkan bahan-bahan baku yang

diperlukan beserta biaya-biaya yang akan dikeluarkan. Selanjutnya, dibuatlah

Surat Penawaran Harga (SPH). SPH tersebut diserahkan kepada Direktur

Operasional untuk disetujui. Kemudian, SPH yang telah disetujui didistribusikan

kepada pembeli. Apabila pembeli menyetujui SPH tersebut, wakil operasional

mengeluarkan surat perintah kerja. Kemudian, bagian produksi mencatat Pesanan

Produksi pada buku Nopro dan selanjutnya meminta bahan baku untuk keperluan

produksi ke bagian gudang.

Setelah bagian produksi menyelesaikan barang pesanan pembeli, bagian

administrasi produksi membuat surat jalan dalam tiga rangkap: 1 lembar untuk

pembeli, 1 lembar untuk keuangan, dan 1 lembar untuk administrasi produksi

sebagai arsip. Selanjutnya, bagian keuangan membuat faktur penjualan dalam

64

tiga rangkap : 1 lembar untuk pembeli, 1 lembar untuk keuangan, dan 1 lembar

untuk akuntansi.

Apabila pembeli telah melunasi pembayaran, maka barang dikirim

beserta surat jalan dan faktur. Sebaliknya, apabila pembeli belum melunasi

pembayaran, barang dikirim beserta surat jalan tanpa faktur.

4. Prosedur Pembayaran Penjualan

Pembayaran yang dilakukan oleh pihak pembeli dapat dilakukan dengan

cara tunai (customer membayar di perusahaan langsung atau pun di tempat

pembeli langsung pada saat pengiriman barang), giro, atau pun transfer ke

rekening perusahaan.

65

3.5 Diagram Konteks dan Diagram Alir Data

3.5.1 Diagram Konteks

66

3.5.2 Diagram Alir Data

67

3.5 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan di PT. Sinar Rejeki

Lasindounggul, maka ditemukan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu

data kurang terintegrasi karena data yang ada masih berbentuk file-file terpisah (file-

based).

3.6 Analisis Kebutuhan Informasi

Sebagai perusahaan yang ingin mengalami peningkatan secara terus-menerus,

maka diperlukan penyajian data yang akurat dan terintegrasi. Dengan demikian,

dapat memudahkan pihak-pihak perusahaan yang berkepentingan dalam

menganalisis data dan memantau aktivitas perusahaan, sehingga dapat menentukan

suatu kebijakan atau keputusan yang cepat dan tepat.

Diperlukan suatu sistem yang dapat menyajikan data dalam bentuk yang lebih

ringkas, sehingga meningkatkan keefisienan.

Selain itu, diperlukan suatu sistem yang dapat menjamin keamanan dan integritas

suatu data dengan memberikan wewenang pengaksesan data hanya kepada pihak-

pihak yang berkepentingan.

68

3.7 Usulan Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang dihadapi, kami mengusulkan pemecahan masalah, yaitu

dirancang suatu basis data yang dapat menangani semua informasi mengenai

persediaan, pembelian, dan penjualan.