ASPEK-ASPEKCOST CONTROL

IR. ASIYANTO , MBA , IPM

ASPEK - ASPEK KONTROL

• Untuk dapat berhasil mengendalikan biaya proyek dengan baik , maka perlu dilakukan pengendalian terhadap aspek-aspek yang mempengaruhinya :

• Time Control• Quality Control• Safety Control• Cost Control

DURASI PROYEK KONSTRUKSI

• Setiap proyek pasti dibatasi waktu proses penyelesaiannya ( Time Schedule ).

• Pada umumnya “ Time Schedule” dibuat pada awalnya dengan standar normal.

• Bila durasi proyek dibuat lebih cepat , pada umumnya biaya nya akan naik .

• Proyek yg terlambat dr schedule , umumnya biayanya juga akan naik , disebabkan oleh :

• Biaya tetap proyek bertambah• Terjadi percepatan sisa kegiatan

HUBUNGAN WAKTU & BIAYA

Hubungan antara waktu dan biaya dapat digambar kan dengan grafik sbb :

Biaya

WaktuWiWa Wb

Ba

BbBi

PENGENDALIAN WAKTU vs BIAYADalam mengendalikan waktu pelaksanaan proyek, yang berkaitan dengan biaya , ada beberapa ,yaitu :

• Menepati total durasi proyek yang telah ditetapkan .

• Mempercepat atau memperlambat bagian dari kegiatan yang dpt menurunkan biaya .

• Percepatan kegiatan untuk mengejar keter-lambatan yang terjadi, harus dipilih kegia- tan yang berdampak terkecil pada tambahnya biaya.

JENIS ALAT KENDALI

Alat kendali waktu proyek ( Time Schedule ) , pada dasarnya ada tiga macam :

• Bar / Gantt Chart Method

• Vector Diagram Method

• Net Work Diagram Method– Arrow diagram ( activity on arrow )

– Precedence diagram ( activity on node )

KUALITAS PEKERJAAN

• Pengendalian kualitas pekerjaan , berdam-pak pada dua hal penting , yaitu :– Performance Perusahaan ( Citra )– Biaya pelaksanaan pekerjaan

• Kualitas pekerjaan ( khususnya finishing) adalah sarana promosi yang tidak perlu membayar dan berlangsung lama

• Kualitas pekerjaan yang jelek , dpt merugi kan nama baik dalam jangka panjang.

BIAYA MUTU/ KUALITAS

• Biaya yang harus dianggarkan untuk menjamin kualitas pekerjaan .

• Biaya yang harus dikendalikan atas terjadinya kegagalan mutu pekerjaan .

Untuk mencapai suatu kualitas yang dipersyaratkan , diperlukan biaya .

Ada dua jenis dari “ Cost of Quality “,yaitu :

Total cost of quality adalah jumlah dari keduanya

STRUKTUR BIAYA MUTU/ KUALITAS

Struktur “ Cost of Quality “ dpt digambarkan dalam tiga unsur-unsurnya , dan pengendaliannya :

Failure Cost(F1)

Prevention Cost (P1)

Inspectioncost (I1)

F2

P2

I2

Q1Q2

Q : Total cost of quality

Q2 < Q1

F2 < F1

(Setelah dikendalikan)(Sebelum dikendalikan)

GRAFIK “ COST OF QUALITY “

Biaya

Mutu

Bi

Mi

Biaya kegagalan mutu

Total Cost Of Quality

Biaya Inspect. & Prevent.

QUALITY CONTROL ( Traditional)

IN PUT

Ditolak

PROSES

Di-perbaiki

SPEC. Diterima

OUTPUT

QUALITY CONTROL ( Modern )

IN PUT OUT PUTPROSES

DiterimakearahZero

Defect

P E N G E N D A L I A N M U T U

Ditolak /Diterima

Diteruskan/Diperbaiki

Defect

SAFETY ( Keselamatan & Keamanan )

• Proyek Konstruksi memiliki resiko safety yang tinggi , karena ciri yang khusus :– Banyak kegiatan yang sifatnya rawan celaka– Jenis kegiatan yang tidak standar– Tingginya turn over pekerja– Perkembangan science& teknologi konstruksi

yang menimbulkan tantangan baru .

• Pada dasarnya tak seorangpun mau celaka, tetapi biasanya tidak disadari ttg apa yang telah/sedang dilakukan

CONSTRUCTION SAFETY

• Didalam Construction Safety ada dua aspek penting yang selalu harus jadi perhatian , yaitu :

• ASPEK KEMANUSIAAN

• ASPEK EKONOMI

• Perencanaan Safety harus dapat mencakup dua aspek tersebut diatas .

STRUKTUR BIAYA SAFETY

• Cost of Safety adalah merupakan bagian dari Biaya Konstruksi ( D.C )

•Struktur “ Cost of Safety “ dpt digambarkan dalam dua jenis, yaitu :

Total cost of safety

BiayaTidak

Langsung

B.L

(1)

Accident

Prevention

Inspection

(2)

SASARAN PENGENDALIAN SAFETY

• Untuk keperluan Safety Mgt , struktur (2) lebih sesuai, karena menunjukkan sasaran yang ingin dikendalikan .

• Tujuan dan sasaran Safety Mgt. Adalah mencegah “accident” menuju zero accident.

• Untuk itu , diperlukan adanya Safety system ( safety plan dan safety kontrol )

PENERAPAN SAFETY SYSTEM

• Penerapan safety system untuk menurun - kan total cost of safety , berarti menurun - kan biaya konstruksi .

• Secara grafis ,dpt dijelaskan sbb :

Penurunan C.O.S

A

I

PPenerapan safety system

P

I

A

Total cost of safety

COST CONTROL

• Yang mendorong peran cost control jadi penting di konstruksi , adalah :– Harga jual bersifat konsevatif ( relatif tetap)– Biaya produksi bersifat fluktuatif ( sangat

mudah berubah bila tidak dikendalikan )

• Untuk mengatasi kondisi yang delematis tsb diatas , maka diperlukan :– Kemampuan tentang construction cost .– Kemampuan dalam cost control

UNSUR & FAKTOR BIAYA

• Unsur-unsur biaya langsung proyek dibagi menjadi dua kelompok :– Kelompok Dominan : Bahan , upah , alat , atau

subkon.– Kelompok Minoritas : Persiapan/penyelesaian ,

overhead / administrasi proyek .

• Faktor terjadinya biaya ada dua , yaitu :– Quantity pekerjaan– Harga satuan pekerjaan

PENGENDALIAN BIAYA

Tindakan nyata ( riil ) dalam pengendalian biaya adalah :

“ Mengendalikan Quantity dan Harga Satuan untuk bahan , upah , alat , subkon , persiapan /penyelesaian dan adm./ overhead proyek “

Mengendalikan penyebab penyimpangan2 yg mungkin terjadi

PENYEBAB PENYIMPANGAN BAHAN

• Penyimpangan Quantity :– Kesalahan ukuran penerimaan– Kerusakan bahan yg telah diterima– Kehilangan bahan– Pemborosan dlm penggunaan , dll

• Penyimpangan Harga Satuan :– Kelemahan dlm negosiasi– Kelemahan dlm surat perjanjian pembelian– Kekurangan alternatif dari sumber bahan– Over quality , dll

TINDAKAN PENGENDALIAN BAHAN

PenunjukkanSupplier

BonafiditasSupplier

Dir./Kacab/Kapro

NegosiasiStrategi

negosiasiDir./Kacab

Kapro

Surat perjanjianpembelian

Biaya , Mutu , Waktu

Dir./KacabKapro

Proses pengadaanWaktu, Mutu

SafetyKapro/Logistik

Site Eng

Penerimaan /Penggunaan bahan

Quantity, MutuSafety

Logistik/PelaksanaSite eng.

Pembayaran Syarat akuntansiMgr. Keu/

Kasir

TINDAKAN PENGENDALIAN SUBKON

PenunjukkanSubkontraktor

BonafiditasSubkon.

Dir./Kacab/Kapro

NegosiasiStrategi

negosiasiDir./Kacab

Kapro

Surat perjanjianSub Kontrak

Biaya , Mutu , Waktu

Dir./KacabKapro

Proses pelaksanaan

Waktu, MutuSafety

Kapro/ Pelaksana

Penerimaan Pekerjaan

Quantity, MutuSafety

Pelaksana /Site eng.

Pembayaran Syarat akuntansiMgr. Keu/

Kasir

PROSES PENGENDALIAN BIAYA

Proses pengendalian untuk pos-pos lain seperti upah, alat, dan lainnya prinsip-nya sama dengan biaya bahan/Subkon diatas

Ini dapat disimpulkan bahwa Proses pengendalian biaya konstruksi :

Melalui tahapan yang panjang

Mengggunakan acuan macam-macam

Melibatkan banyak orang

EARNED VALUE ANALYSIS

• Untuk mengukur kinerja biaya dan waktu, dpt dilakukan dengan earned value analysis

• Untuk keperluan evaluasi biaya dan waktu, ada tiga macam grafik, yaitu :

• BCWS/budgeted cost for work scheduled (Planned Value )

• ACWP/actual cost for work performed (Actual Cost )

• BCWP/budgeted cost for work performed (Earned Value )

GRAFIK BCWS ( Planned Value )

• Tiap item pek.diberi nilai budgetnya dan dibobot dalam prosen

• Nilai bobot tsb disebarkan ( secara merata) pd tiap bulannya sesuai dengan jadualnya .

• Jumlah bobot seluruh item pekerjaan dijumlah-kan untuk tiap bulannya , dari awal sampai bu-lan terakhir secara komulatif

• Titik-titik tsb kemudian dihubungkan dan mem-bentuk suatu grafik , yang disebut BCWP ( bud-geted cost for work scheduled )

No

Item

Pek.

Realisai Biaya Cost

BudgetJadual Pelaksanaan

J F Ma J F Ma A Mi Jn Jl

1 A 4,0

2 B 7,2

3 C 11,2

4 D 13,2

5 E 16,0

6 F 15,2

7 G 10,8

8 H 9,6

9 I 6,4

10 J 6,4

Jumlah 100

BCWS 7,6 24,8 49,6 76,4 90,4 96,8 100

100%90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

PEMBUATAN GRAFIK BCWS

4,0

3,6 3,6

5,6 5,6

6,6 6,6

8,0 8,0

7,6 7,6

3,6 3,6 3,6

3,2 3,2 3,2

3,23,2

3,23,2

GRAFIK ACWP ( Actual Cost )

• Realisasi biaya dari penyelesaian tiap item pekerjaan dicatat nilai bobotnya , untuk tiap bulannya

• Jumlahkan bobot penyelesaian semua item pekerjaan yang ada , untuk tiap bulannya se-cara komulatif.

• Titik-titik tersebut dihubungkan dan akan membentuk suatu grafik , yang disebut ACWP ( actual cost for work performed )

No

Item

Pek.

Realisai Biaya Cost

BudgetJadual Pelaksanaan

J F Ma J F Ma A Mi Jn Jl

1 A 4,4 - - 4,0

2 B 6,0 2,4 - 7,2

3 C - 2,4 8,8 11,2

4 D 2,4 5,2 2,4 13,2

5 E 4,8 16,0

6 F 4,0 15,2

7 G 2,4 4,0 4,0 10,8

8 H 6,0 9,6

9 I 6,4

10 J 6,4

Jumlah 15,2 14,0 30,0 100

BCWS 7,6 24,8 49,6 76,4 90,4 96,8 100

ACWP 15,2 29,2 59,2

100%90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

Progress JanuariProgress Februari

Progress MaretBelum dilaksanakan

PEMBUATAN GRAFIK ACWP

GRAFIK BCWP ( Earned Value )

• Realisasi biaya dari penyelesaian tiap item pekerjaan dicatat nilai budgetnya dan dibobot , untuk tiap bulannya

• Jumlahkan bobot budget dari penyelesai-an semua item pekerjaan yang ada , untuk tiap bulannya secara komulatif.

• Titik-titik tersebut dihubungkan dan akan membentuk suatu grafik , yang disebut BCWP (budget cost for work performed)

PEMBUATAN GRAFIK BCWP

No

Item

Pek.

Realisai Biaya Cost

BudgetJadual Pelaksanaan

J F Ma J F Ma A Mi Jn Jl

1 A 4,4 - - 4,0

2 B 6,0 2,4 - 7,2

3 C - 2,4 8,8 11,2

4 D 2,4 5,2 2,4 13,2

5 E 4,8 16,0

6 F 4,0 15,2

7 G 2,4 4,0 4,0 10,8

8 H 6,0 9,6

9 I 6,4

10 J 6,4

Jumlah 15,2 14,0 30,0 100

BCWS 7,6 24,8 49,6 76,4 90,4 96,8 100

ACWP 15,2 29,2 59,2

BCWP 14,5 26,0 52,6

100%90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

Progress JanuariProgress Februari

Progress MaretBelum dilaksanakan

EVALUASI GRAFIK

BCWP - ACWP = * > 0 ( Cost Underrun)

BCWP - BCWS = * > 0 ( Ahead Schedule)

BCWP / ACWP = * > 1 ( Cost Underrun)

BCWP / BCWS = * > 1 ( Ahead Schedule)

Cost / Schedule Variances :

Cost / Schedule Performance Index :

GRAFIK BCWS , BCWP , & ACWP

100%

0%

BULAN

BCWS

BCWP

ACWP

UnderrunAhead

No

Item

Pek.

Realisai Biaya Cost

BudgetJadual Pelaksanaan

J F Ma J F Ma A Mi Jn Jl

1 A 4,4 - - 4,0

2 B 6,0 2,4 - 7,2

3 C - 2,4 8,8 11,2

4 D 2,4 5,2 2,4 13,2

5 E 4,8 16,0

6 F 4,0 15,2

7 G 2,4 4,0 4,0 10,8

8 H 6,0 9,6

9 I 6,4

10 J 6,4

Jumlah 15,2 14,0 30,0 100

BCWS 7,6 24,8 49,6 76,4 90,4 96,8 100

ACWP 15,2 29,2 59,2

BCWP 13,5 26,0 52,6

100%90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

Progress JanuariProgress Februari

Progress MaretBelum dilaksanakan

CONTOH FORMULIR COST CONTROL

No. URAIAN

Total

budget

Realisasi s/d tgl. Sisa budget

Perkiraan sisa biaya

Penyimpangan

( + / - )Budget realisasi

Realisasi biaya

a b c d = a - c e f = d - e

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Material

Upah

Alat

Subkon

Pek.persiapan

Overhead lapangan

TOTALBCWP ACWPBCWS ETC EVAC

PENYIMPANGAN BIAYA & WAKTU

100%

0%

BULAN

BCWS

ACWP

BCWP

Overrun

Slippage