arsip nasional republik indonesiaanri.go.id/assets/download/7protap no 17 tahun 2010 tentang... ·...
TRANSCRIPT
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Pengadaan Barang telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Maret 2010
Plt. SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 17 TAHUN 2010
TENTANG
PENGADAAN BARANG
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Sesuai dengan Keputusan Presiden Republik Nomor: 80 Tahun 2003 sebagaimana
yang telah diubah terakhir Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa.
Intansi Pemerintah dituntut untuk melaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa dalam
rangka pengelolaan anggaran dengan prinsip transparan atau keterbukaan. Hal ini untuk
menghindari adanya praktek tindak Korupsi. Sejalan dengan itu Sub Bagian Pengadaan
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku bagian dari pengelola anggaran yang
bertugas dalam mengadakan barang tentu mengacu pada perturan tersebut. Sesuai dengan
Peraturan Kepala ANRI Nomor: 03 Tahun 2006 sebagaimana telah diubah dalam Peraturan
Kepala ANRI Nomor: 05 Tahun 2010, Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas dan fungsi
dalam mengadakan barang.
Sub Bagian Pengadaan melakukan pengadaan barang untuk memenuhi semua
kebutuhan seluruh unit kerja yang ada di lingkungan ANRI. Dalam hal pelayanan Sub
Bagian Pengadaan juga meliputi pelayanan intern dan pelayanan ekstern:
1. Pelayanan intern meliputi:
a. Pelayanan terhadap unit kerja di ANRI yaitu memproses berkas pengadaan setiap
pengajuan kebutuhan barang.
b. Pelayanan terhadap pengadaan barang yang diinginkan oleh unit kerja terkait
dengan spesifikasi khusus barang.
2. Pelayanan ekstern meliputi:
Pelayanan terhadap rekanan yang akan menawarkan diri dalam hal pengadaan barang.
Fungsi-fungsi dari pelayanan tersebut dimaksudkan agar dapat memberikan
dukungan dalam hal pengadaan barang terhadap unit kerja sekaligus sebagai sarana dalam
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
memperlancar pengelolaan anggaran yang dimiliki oleh masing-masing unit kerja yang ada
di lingkungan ANRI.
B. Maksud dan Tujuan
Prosedur Tetap Pengadaan Barang Arsip Nasional Republik Indonesia ini
dimaksudkan untuk memberikan panduan dalam melaksanaan kegiatan pengadaan barang di
Lingkungan Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia.
Tujuan Prosedur Tetap adalah sebagai pedoman pelaksanaan pengadaan barang di
Lingkungan ANRI, sehingga pelaksanaannya dapat berjalan efektif, efisien dan akuntabel.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap Pengadaan Barang ini meliputi Pengajuan kebutuhan barang dari
unit kerja, pembuatan formulir pengajuan pembiayaan pengadaan barang, pembuatan berkas
LS sebagai tindak lanjut anggaran yang sudah disetujui, dan pengadaan barang yang
dibutuhkan unit kerja di lingkungan kantor Arsip Nasional Republik Indonesia.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);
2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaga Negara Republik
Indonesia Nomor 4286);
3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintah;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua
kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 05 Tahun 2010;
7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:
1. Pelayanan adalah kegiatan/pekerjaan atas permintaan unit kerja untuk membantu
memberikan jasa sehingga unit kerja tersebut dapat merasa ringan dan puas.
2. Pengajuan kebutuhan barang adalah seluruh kebutuhan barang yang diinginkan unit
kerja di Lingkungan ANRI yang akan digunakan dalam memperlancar kegiatan terkait
dengan tugas dan fungsi unit kerja tersebut.
3. Formulir Pengajuan Pembiayaan adalah suatu formulir yang berisi daftar barang yang
akan diadakan berikut volume, harga satuan barang, dan jumlah anggaran yang
dibutuhkan untuk mengadakan barang tersebut. Formulir pengajuan pembiayaan
tersebut diajukan kepada Bagian Keuangan ANRI c.q. Sub Bagian Pembukuan untuk
diproses agar anggaran dapat disetujui oleh Sekretaris Utama selaku Kuasa Pengguna
Anggaran.
4. Berkas LS (Lumpsum) adalah berkas pertanggungjawaban yang dibuat setelah formulir
pengajuan pembiayaan disetujui oleh Sekretaris Utama melalui Bagian Keuangan c.q.
Sub Bagian Pembukuan. Berkas LS berisi beberapa surat/berkas antara lain Permintaan
Penawaran, HPS (Harga Perkiraan Sendiri), Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi,
Usulan Penunjukan Rekanan, Surat Perintah Kerja, Berita Acara Pemeriksaan Barang,
Berita Acara Serah Terima Barang, Berita Acara Pembayaran, dan Resume Kontrak.
Sedangkan dari pihak ketiga (Perusahaan/Rekanan) membuat Surat Penawaran Harga,
Surat Pernyataan Penawaran, dan Faktur Barang berikut kwitansi beserta pajak.
5. Pengadaan Barang adalah mengadakan barang yang dibutuhkan oleh unit kerja melalui
prosedur pengadaan barang yang sudah ada pada peraturan tentang pengadaan barang.
Dengan melibatkan pihak ketiga (Rekanan/Perusahaan) dalam jangka waktu tertentu
sesuai dengan barang yang dibutuhkan, yang tercantum dalam berkas pengadaan LS.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
BAB II
PROSEDUR PENGADAAN BARANG
A. Pengajuan Kebutuhan Barang Dari Unit Kerja
Langkah-langkah pengajuan kebutuhan barang dari unit kerja melalui tahap sebagai
berikut:
1. Kepala Biro (Karo) Umum menerima Nota Dinas Pengajuan Barang dari Unit Kerja.
2. Karo Umum mendisposisikan Nota Dinas tersebut pada Kepala Bagian (Kabag)
Perlengkapan dan Rumah Tangga.
3. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga mendisposisikan Nota Dinas tersebut kepada
Kepala Sub Bagian (Kasubbag) Pengadaan.
4. Kasubbag Pengadaan menerima dan memahami disposisi dari Kabag Perlengkapan dan
Rumah Tangga tersebut kemudian memerintahkan pada Staf Sub Bagian Pengadaan
untuk segera memproses lebih lanjut kebutuhan barang yang ada pada Nota Dinas
tersebut.
5. Staf Sub Bagian Pengadaan menerima perintah dan memproses pengajuan kebutuhan
barang dari unit kerja .
B. Pengajuan Pembiayaan
1. Kasubbag Pengadaan membuat Formulir Pengajuan Pembiayaan dan menyampaikan
kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga untuk mendapat paraf persetujuan.
2. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga memberi paraf persetujuan dan menyampaikan
Formulir Pengajuan Pembiayaan kepada Karo Umum untuk ditanda tangani.
3. Karo Umum menandatangani Formulir Pengajuan Pembiayaan dan mendisposisi kepada
Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.
4. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga mengajukan Formulir Pengajuan Pembiayaan
kepada Bagian Keuangan c.q. Sub Bagian Pembukuan yang selanjutnya diproses
Bendahara Sekretariat Utama untuk proses persetujuan anggaran oleh Sekretaris Utama
dan diberi MAK (Mata Anggaran Kegiatan).
C. Pengadaan Barang Yang Dibutuhkan Unit Kerja
1. Kasubbag Pengadaan berkoordinasi dengan pihak Rekanan yang sudah bersedia dan
mampu untuk mengadakan barang tersebut, tentang barang yang diminta oleh unit kerja.
2. Terkait dengan kebutuhan barang Inventaris, apabila barang yang dibutuhkan oleh unit
kerja tersebut ternyata di pasaran bebas sudah tidak ada atau ditarik dari peredaran, baik
tipe ataupun model barang (discontinue), atau barang yang diminta ternyata harganya
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
melebihi dari pagu anggaran yang ada, maka Kasubbag Pengadaan akan berkoordinasi
dengan unit kerja terkait, dan memberikan alternatif barang kurang lebih sama dengan
barang yang sebelumnya diminta oleh unit kerja, sesuai dengan anggaran yang tersedia.
3. Setelah berkoordinasi tentang barang yang akan diadakan, maka barang tersebut segera
diadakan. Setelah barang tersedia, Kasubbag Pengadaan berkoordinasi dengan Kepala
Gudang untuk menyimpan barang tersebut sementara pada Gudang Inventaris.
4. Kasubbag Pengadaan berkoordinasi dengan Kasubbag Distribusi dan Inventarisasi
mengenai pendistribusiaan barang pada unit kerja setelah berkas pengadaannya selesai.
D. Pembuatan Berkas LS
1. Setelah Formulir Pengajuan Pembiayaan telah diACC oleh Sekretaris Utama melalui
Bagian Keuangan, Staf Sub Bagian Pengadaan segera memprosesnya menjadi berkas
LS (Lumpsum), berkas LS ini dibuat apabila anggaran yang tersedia dalam
pengadaan barang nilainya lebih besar dari Rp.10.000.000,-
2. Berkas LS meliputi antara lain: yang dibuat pihak Sub Bagian Pengadaan yaitu Surat
Permintaan Penawaran, Harga Perkiraan Sendiri (HPS, Berita Acara Klarifikasi dan
Negosiasi, Surat Usulan Penunjukan Rekanan, Surat Perintah Kerja, Berita Acara
Pemerikasaan Barang, Berita Acara Serah Terima Barang, Berita Acara Pembayaran,
dan Resume Kontrak. Sedangkan yang dibuat oleh pihak Rekanan (Perusahaan)
meliputi Surat Penawaran Harga, Surat Penyataan Penawaran, dan Faktur Barang
beserta kwitansi dan pajaknya. Kedua lingkup berkas tersebut merupakan satu
kesatuan berkas LS.
3. Setelah berkas LS selesai dibuat dan telah ditandatangai oleh pejabat yang terkait,
maka berkas tersebut diajukan ke Bagian Keuangan melalui Sub Bagian Verifikasi,
apabila terdapat kekeliruan setelah verifikasi, maka Sub Bagian Pengadaan akan
segera memperbaiki kekeliruan pada berkas tersebut.
4. Selanjutnya pembayaran pada pihak ketiga (Rekanan/Perusahaan) akan dibayar
setelah berkas LS tersebut telah selesai diproses oleh Bagian Keuangan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
BAB III
PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Pengadaan Barang ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di
Lingkungan Biro Umum dalam menyusun dan memproses berkas pengadaan sebagai
pertanggungjawaban terhadap anggaran sehingga pada akhirnya semua unit kerja dilingkungan
ANRI dapat mengerti dan memahami sehingga dapat menyesuaikan dengan Prosedur tetap yang
dimiliki oleh Sub Bagian Pengadaan dalam hal pengadaan barang yang pada gilirannya akan
berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pengadaan barang dalam segi anggaran
maupun waktu.
Prosedur Tetap tentang Pengadaan Barang ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Maret 2010
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 17 TAHUN 2010
TENTANG
PENGADAAN BARANG
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 1 -
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENGADAAN BARANG
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENGAJUAN KEBUTUHAN BARANG DARI UNIT KERJA
LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENGAJUAN PEMBIAYAAN
LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PROSES PENGADAAN BARANG YANG DIBUTUHKAN
OLEH UNIT KERJA
LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PEMBUATAN BERKAS LS
LAMPIRAN 5 FORMULIR PENGAJUAN PEMBIAYAAN KEBUTUHAN BESERTA
LAMPIRAN RINCIAN PENGAJUAN PEMBIAYAAN KEBUTUHAN
LAMPIRAN 6 CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN KEPADA REKANAN
LAMPIRAN 7 FORMULIR DAFTAR HARGA PERHITUNGAN SENDIRI/OWNER’S
ESTIMATE (HPS/OE)
LAMPIRAN 8 CONTOH BERITA ACARA KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI
LAMPIRAN 9 CONTOH SURAT USULAN PENUNJUKAN REKANAN
LAMPIRAN 10 CONTOH SURAT PERINTAH KERJA
LAMPIRAN 11 CONTOH BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG
LAMPIRAN 12 CONTOH BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
LAMPIRAN 13 CONTOH BERITA ACARA PEMBAYARAN
LAMPIRAN 14 CONTOH RESUME KONTRAK
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
DIAGRAM ALIR
PENGAJUAN KEBUTUHAN BARANG DARI UNIT KERJA
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Staf Sub Bagian
Pengadaan
Kasubbag Pengadaan
Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga
Kepala Biro Umum
1 Menerima dari Unit Kerja dan mendisposisi Nota Dinas pengajuan barang
2 Menerima dan mendisposisikan Nota Dinas Pengajuan Barang
3 a. Menerima dan memahami disposisi
b. Memerintahkan pada staf untuk segara memproses lebih lanjut kebutuhan barang yang ada pada Nota Dinas tersebut
4 Menerima perintah dan memproses kebutuhan barang Unit Kerja
Norma waktu: 1 Hari Kerja
Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
DIAGRAM ALIR
PENGAJUAN PEMBIAYAAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Kasubbag Pengadaan
Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga
Karo Umum
1 Membuat dan menyampaikan Formulir Pengajuan Pembiayaan
2 Memberi paraf persetujuan dan menyampaikan Formulir Pengajuan Pembiayaan
3 Menandatangani dan mendisposisi Formulir Pengajuan Pembiayaan
4 Mengajukan Formulir Pengajuan Pembiayaan kepada Bagian Keuangan c.q. Sub Bagian Pembukuan yag selanjutnya diproses Bendahara Sekretariat Utama untuk proses persetujuan anggaran oleh Sekretaris Utama dan diberi Mata Anggaran Kegiatan (MAK)
Norma waktu: 2 Hari Kerja
Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
DIAGRAM ALIR
PENGADAAN BARANG YANG DIBUTUHKAN UNIT KERJA
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Kasubbag Pengadaan
Kasubbag Distribusi dan Inventarisasi c.q.
Bagian Gudang Unit Kerja Rekanan
1 Berkoordinasi dengan pihak Rekanan yang sudah bersedia dan mampu untuk mengadakan barang yang dibutuhkan
2 Berkoordinasi dengan unit kerja terkait pada barang inventaris, apabila barang yang dibutuhkan oleh unit kerja ternyata discontinue atau harganya melebihi dari pagu anggaran.
3 Berkoordinasi untuk menyimpan barang tersebut sementara pada Gudang Inventaris
4 Berkoordinasi untuk mendistribusiakan barang pada unit kerja setelah berkas pengadaannya selesai
Norma waktu: 2 Hari Kerja
Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
DIAGRAM ALIR
PEMBUATAN BERKAS LS
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Staf Subbag Pengadaan
Pejabat Pengadaan
dan Kasubag Pengadaan
Kabag Perlengkapan dan Rumah
Tangga
PPK Tim Pemeriksa Rekanan
1 Menyampaikan Berkas LS dari Formulir Pengajuan Pembiayaan yang sudah disetujui Bagian Keuangan untuk ditandatangani
2 Menyampaikan Permintaan Penawaran, HPS/OE, Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi, Surat Usulan Penunjukan Rekanan serta Kwitansi untuk ditandatangani
3 Menyampaikan SPK, Berita Acara Serah Terima Barang, Berita Acara Pembayaran, dan Resume Kontrak untuk ditandatangani
4 Menyampaikan Berita Acara Pemerikasaan Barang untuk ditandatangani
5 Menyampaikan Berita Acara Serah Terima Barang untuk ditandatangani
6 Menyampaikan Berkas LS ke Sub Bagian Verifikasi
Norma waktu: 3 Hari Kerja
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
ARSIP NASIONAL RI
Nomor : JAKARTA
FORMULIR PENGAJUAN PEMBIAYAAN KEBUTUHAN
Kepada Yth. Sekretaris Utama
Dari Unit Kerja Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga
Pembiayaan yang diajukan sebesar Rp.
Terbilang :
Rincian biaya kegiatan/barang/jasa Terlampir
Untuk keperluan Pengadaan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia
Jakarta, ............................... Kepala Biro Umum,
. NIP. ....................... Kolom persetujuan Pejabat Pembuat Komitmen/PUM Paraf Tanggal
Dibebankan pada MAK:
Catatan : Persetujuan Sekretaris Utama Paraf Tanggal
Dana sebesar Rp.
Catatan : Pertanggungjawaban uang muka paling lambat 7 (tujuh) hari setelah uang muka diterima
Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
Lampiran pengajuan nomor :
RINCIAN PENGAJUAN PEMBIAYAAN KEBUTUHAN
Tahun Anggaran : Unit Kerja : Kode Anggaran : Kegiatan :
NO JENIS DAN URAIAN KEGIATAN
VOLUME SATUAN
HARGA (Rp)
JUMLAH (Rp) KETERANGAN
1 2 3 4 5 6
Sub Jumlah PPN 10%
Jumlah
Jakarta, 2010
Mengetahui,
Kepala Biro Umum,
.........................
NIP. .................
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
Nomor : ........................................ Lampiran : - Perihal : Permintaan Penawaran
Kepada Yth. PT. Jl. Jakarta
Sehubungan dengan adanya kebutuhan ..............................di Arsip Nasional RI, dengan ini kami minta Perusahaan Saudara untuk mengajukan penawaran harga barang dengan rincian sebagai berikut:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
Demikian atas perhatian dan kerja sama yang baik kami sampaikan terima kasih.
Jakarta, ........................... Pejabat Pengadaan Kepala Sub Bagian Pengadaan,
.....................................
NIP. ............................
Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
DAFTAR
HARGA PERHITUNGAN SENDIRI/OWNER’S ESTIMATE (HPS/OE)
Pekerjaan : Pengadaan Alamat : Arsip Nasional Republik Indonesia Jakarta Tahun Anggaran : ...........................................
No. Uraian Kegiatan Volume Harga (Rp) Satuan Jumlah
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Sub Jumlah PPN 10%
Jumlah
------------------
,- ,-
------------------ ,-
Jakarta, .................................... Disahkan oleh: Pembuat HPS/OE a.n. Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pengadaan Pejabat Pembuat Komitmen pada .................... Kepala Sub Bagian Pengadaan,
............................................ ............................................... NIP. ................................... NIP. ......................................
Lampiran 7 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 -
BERITA ACARA KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI NOMOR : PL. 02.00/ /DBN/2010
Pada hari ini.........tanggal.............bulan...............tahun dua ribu sepuluh, kami yang bertanda tangan di bawah ini: I. Nama : Kahim Sundjaja, S.E., MM Jabatan : Pejabat Pengadaan, Kepala Sub Bagian Pengadaan
Alamat : Jl. Ampera Raya No.7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan.
Yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. II. Nama : Suhaeri Jabatan : Direktur PT. MUARA SIHILAP ABADI Alamat : Jl. Menteng Sawah No.32, Setia Budi, Jakarta Selatan. Yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. Dengan ini kami PIHAK PERTAMA menyatakan bahwa telah melakukan klarifikasi dan negosiasi atas penawaran harga dari PIHAK KEDUA untuk pekerjaan Pengadaan ...........di Arsip Nasional RI Jakarta, sebagai berikut: - Nomor Surat Penawaran : ...../SPH/MSA/....../2010 - Tanggal : .....................2010 - Nama Pekerjaan : Pengadaan .......................... - Harga penawaran : Rp.......................................,- termasuk pajak. - Harga setelah negosiasi : Rp ......................................,- termasuk pajak.
Menyatakan bahwa : 1. Spesifikasi barang telah sesuai dengan permintaan; 2. Harga sesuai dengan kualitas dan wajar; 3. Dari segi teknis dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga kami bersepakat menerima harga penawaran setelah negosiasi sebesar Rp................,- dari PIHAK KEDUA. Demikian Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya. PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA PT. MUARA SIHILAP ABADI, Pejabat Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan, SUHAERI KAHIM SUNDJAJA, SE,MM. DIREKTUR NIP. 360 000 698
Lampiran 8 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 -
Nomor : PL.02.00/ /DBN/2010 Jakarta, ..............2010
Lampiran : -
Perihal : Usulan Penunjukan Rekanan.
Kepada Yth.
Pejabat Pembuat Komitmen pada
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
di Arsip Nasional RI Jakarta
Setelah kami mengadakan klarifikasi dan negosiasi sesuai dengan Berita Acara
Klarifikasi dan Negosiasi Nomor: PL.02.00/ /DBN/2010 tanggal ..................2010 atas penawaran
harga Pengadaan......................di ANRI dari PT. MUARA SIHILAP ABADI sesuai surat
penawaran harga Nomor: .........../SPH/MSA/......./2010 tanggal .................2010, bahwa harga
yang ditawarkan sebesar Rp...........,- (.............rupiah) dan setelah negosiasi menjadi Rp............,-
(................rupiah) sesuai dengan surat pernyataan penawaran Nomor:........../MSA/........../2010
tanggal ....................2010 adalah harga yang wajar, spesifikasi barang sesuai dengan yang
dibutuhkan dan dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi teknis maupun kualitas, sehingga
kami mengusulkan PT. MUARA SIHILAP ABADI yang beralamat di Jl. Menteng Sawah No.32,
Setia Budi, Jakarta Selatan, agar ditunjuk sebagai pelaksana Pengadaan ......................di Arsip
Nasional RI Jakarta.
Demikian usulan ini kami sampaikan untuk dapat dipertimbangkan.
Pejabat Pengadaan,
Kahim Sundjaja, SE,MM NIP. 360 000 698
Lampiran 9 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 -
SURAT PERINTAH KERJA NOMOR : PL.02.00/ /DBN/2010
1. Diperintahkan kepada : PT. MUARA SIHILAP ABADI
Jl. Menteng Sawah No.32, Setia Budi, Jakarta Selatan. Bank : DKI Capem Jatibaru Nomor Rekening : 110.08.07386
2. Dasar : - Surat Usulan Pejabat Pengadaan
Nomor: PL.02.00/....../DBN/2010 tanggal.........2010; - Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi
Nomor: PL.02.00/....../DBN/2010 tanggal.........2010; 3. Jenis Pekerjaan : Pengadaan..................di Arsip Nasional RI. Jl.Ampera Raya No.7
Cilandak Timur, Jakarta Selatan. 4. Lama Pekerjaan : (...............) hari kerja sejak tanggal dikeluarkannya Surat Perintah
Kerja ini, yaitu mulai Tanggal................2010 sampai dengan .................2010.
5. Syarat-syarat Pekerjaan : Spesifikasi pekerjaan sesuai dengan surat penawaran harga
PT. MUARA SIHILAP ABADI Nomor:......./SPH/MSA/....../2010 tanggal..................2010 dan surat pernyataan penawaran Nomor:......./MSA/....../2010 tanggal .................2010 setelah negosiasi.
6. Harga Borongan : Harga borongan barang tersebut Rp.............,- (.................rupiah). 7. Pembayaran : Pembayaran akan dilakukan 1 (satu) kali pembayaran dan
dibayarkan setelah barang tersebut diserahkan seluruhnya dalam keadaan baik dan lengkap dengan disertai Berita Acara Serah Terima Barang.
8. Sangsi dan Denda : Apabila PT. MUARA SIHILAP ABADI tidak dapat menyerahkan
barang tersebut sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan, maka akan dikenakan denda keterlambatan sebesar 1o/oo atau sebesar Rp...............,- per hari keterlambatan.
9. Meterai : Bea meterai atas pesanan ini menjadi tanggungan PT. MUARA
SIHILAP ABADI. 10. Surat Perintah Kerja ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila di
kemudian hari terdapat kekeliruan didalamnya akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.
Mengetahui/menerima sesuai syarat-syarat tersebut di atas: -------------------------------------------------------- PT. MUARA SIHILAP ABADI, SUHAERI DIREKTUR
Ditetapkan di: Pada tanggal: --------------------------------------------------------- a.n. Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan DRS. SUDJONO NIP. 360 000 382
Lampiran 10 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 -
BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG NOMOR : PL. 02.00/ /DBN/2010
Pada hari ini.............tanggal.............bulan...........tahun dua ribu sepuluh, kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. Nama : Etty Octavia, A.Md Jabatan : Staf Sub Bagian Pengadaan 2. Nama : Hambali Jabatan : Staf Sub Bagian Distribusi dan Inventarisasi 3. N a m a : M. Fahrim Jabatan : Staf Sub Bagian Pengadaan Dengan ini telah mengadakan pemeriksaan bersama-sama terhadap pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan................di Arsip Nasional RI Jakarta, sesuai dengan Surat Perintah Kerja Nomor: PL.02.00/ /DBN/2010 tanggal...................2010 sebagai berikut: “ Bahwa Pekerjaan Pengadaan..................di Arsip Nasional RI Jakarta telah selesai dilaksanakan
dengan baik dari keseluruhannya, sehingga dapat diadakan serah terima atas barang tersebut “. Demikian Berita Acara Pemeriksaan Barang ini dibuat dengan sebenarnya dalam rangkap secukupnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Pengirim Barang: -------------------------- PT. MUARA SIHILAP ABADI, SUHAERI DIREKTUR
Yang Memeriksa: -------------------------- 1. Etty Octavia, A.Md : ...........................
2. Hambali : ............................ 3. M. Fahrim : ............................
Lampiran 11 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 14 -
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
NOMOR : PL. 02.00/ /DBN/2010 Pada hari ini.............tanggal..........bulan............tahun dua ribu sepuluh, kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. N a m a : Samino Soekarto, S.Sos.
Jabatan : Kabag. Perlengkapan dan Rumah Tangga Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ARSIP NASIONAL RI yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.
2. N a m a : Suhaeri
Jabatan : Direktur PT. MUARA SIHILAP ABADI. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. MUARA SIHILAP ABADI yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.
Dengan berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Barang Nomor: PL.02.00/...../DBN/2010 tanggal.......2010, dengan ini menyatakan serah terima barang sebagai berikut: Pekerjaan : Pengadaan............di Arsip Nasional RI Jakarta sesuai dengan Surat
Perintah Kerja Nomor: PL.02.00/...../DBN/2010 tanggal............2010. Dilaksanakan oleh : PT. MUARA SIHILAP ABADI PIHAK PERTAMA telah menerima Pekerjaan Pengadaan...............di Arsip Nasional RI Jakarta yang telah dilaksanakan dengan baik oleh PIHAK KEDUA dan sesuai dengan Surat Perintah Kerja Nomor: PL.02.00/...../DBN/2010 tanggal..............2010. Demikian Berita Acara Serah Terima Barang ini dibuat dengan sebenarnya dalam rangkap secukupnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. PIHAK YANG MENYERAHKAN PIHAK YANG MENERIMA PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA PT. MUARA SIHILAP ABADI, Kabag. Perlengkapan dan Rumah Tangga, SUHAERI SAMINO SOEKARTO, S.SOS. DIREKTUR NIP. 360 000 136
Mengetahui, a.n. Kuasa Pengguna Anggaran
Pejabat Pembuat Komitmen pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan,
DRS, SUDJONO NIP. 360 000 382
Lampiran 12 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 15 -
DEP/LEMBAGA : - BERITA ACARA PEMBAYARAN UNIT ORGANISASI : ARSIP NASIONAL RI TANGGAL :.............................2010 PEKERJAAN : Biaya Pengadaan...............di Kantor Arsip Nasional RI Jln.Ampera
Raya No.7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan sesuai dengan Surat Perintah Kerja Nomor : PL.02.00/ /DBN/2010 Tanggal..............2010.
LOKASI : DKI Jakarta Pada hari ini kami yang bertanda tangan dibawah ini: I. Nama : Drs. Sudjono
Jabatan : Pejabat Pembuat Komitmen pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Alamat : Jl. Ampera Raya No.7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor: KP.07/08/2010 tanggal 8 Januari 2010 telah ditunjuk dan diangkat sebagai Pejabat Yang diberi Wewenang untuk Melakukan Tindakan Yang Mengakibatkan Pengeluaran Anggaran Belanja / Penanggungjawab Kegiatan/PPK dan BPP pada Arsip Nasional RI, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kuasa Pengguna Anggaran Arsip Nasional RI Jl.Ampera Raya No.7 Cilandak Timur Jakarta Selatan, yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
II. Nama : Suhaeri
Jabatan : Direktur PT. MUARA SIHILAP ABADI NPWP : 01.400.785.0-018.000 Alamat : Jl. Menteng Sawah No.32, Setia Budi, Jakarta Selatan Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. MUARA SIHILAP ABADI yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Dengan ini menyatakan berdasarkan: 1. Surat Perintah Kerja Nomor: PL.02.00/......./DBN/2010 tanggal............2010; 2. Berita Acara Pemeriksaan Nomor: PL.02.00/......./DBN/2010 tanggal...............2010; 3. Berita Acara Serah Terima Nomor: PL.02.00/......./DBN/2010 tanggal...............2010; PIHAK KEDUA telah berhak menerima Pembayaran sebesar Rp.................,- (...............rupiah). Demikian Berita Acara Pembayaran ini dibuat dalam rangkap secukupnya untuk dipergunakan seperlunya. PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA PT. MUARA SIHILAP ABADI, a.n. Kuasa Pengguna Anggaran
Pejabat Pembuat Komitmen pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan,
SUHAERI DRS. SUDJONO DIREKTUR NIP.360 000 382
Lampiran 13 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 16 -
RESUME KONTRAK RINGKASAN KONTRAK untuk kegiatan yang dananya berasal dari rupiah murni 1. Nomor dan tanggal DIPA : 0001/087-01.1/-/2010 tanggal 31 Desember 2009 2. Kode Kegiatan/Sub Kegiatan/MAK : .................................. 3. Nomor dan tanggal SPK/Kontrak : PL.02.00/ /SKT/2010 tanggal.....................2010 4. Nama Kontraktor/Perusahaan : MUARA PESONA ABADI, CV. 5. Alamat Kontraktor/Perusahaan : Jl. Raya Pasar Jumat No.41 Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 6. Nilai SPK/Kontrak : Rp................. ,- ( ...................rupiah). 7. Uraian dan Volume Pekerjaan : Pengadaan........................ 8. Cara Pembayaran : LS (Langsung ditujukan kepada CV. MUARA
PESONA ABADI, a.n. Rekening MUARA PESONA ABADI, CV.).
9. Rekening Bank : Bank DKI Cabang Pembantu Jatibaru.
Nomor Rekening: 110.08.07481-3
10. Jangka Waktu Pelaksanaan : (...........) hari kerja mulai dari tanggal..........– ......... 11. Tanggal Penyelesaian Pekerjaan : ...................2010
12. Jangka Waktu Pemeliharaan : - 13. Ketentuan Sanksi : 1 o/oo atau sebesar Rp..........,- per hari
keterlambatan.
Jakarta, ....................2010 a.n. Kuasa Pengguna Anggaran
Pejabat Pembuat Komitmen pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
Drs. Sudjono NIP. 360 000 382
Catatan : Apabila terjadi addedum kontrak data kontrak agar disesuaikan dengan perubahannya
Lampiran 14 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010