aplikasi pengadaan aset tetap

PROJECT ITS “APP.KOPS”

APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP

PADA PT. AKCAYA UTAMA PRESS

LAPORAN TUGAS BESAR

PENULIS

RISTIZA BINTARI 6701140040

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI

TELKOM APPLLIED SCIENCE SCHOOL

BANDUNG

2015

DAFTAR ISI

1 ContentsDAFTAR ISI............................................................................................................................1

BAB I.......................................................................................................................................2

1.1. Latar Belakang....................................................................................................................2

1.2. Rumusan Masalah...............................................................................................................3

1.3. Tujuan Masalah...................................................................................................................4

1.4. Batasan Masalah..................................................................................................................4

1.5. Metode Pengerjaan..............................................................................................................5

1.5.1. Metode Penelitian........................................................................................................5

1.5.2. Metode Pengembangan................................................................................................5

1.6. Jadwal Pengerjaaan.............................................................................................................6

Tabel 1.1...........................................................................................................................................6

Jadwal Pengerjaan..........................................................................................................................6

BAB III.................................................................................................................................... 7

3.1. Gambaran Sistem Saat Ini.....................................................................................................7

3.1.1. Proses Permohonan Pengadaan Barang.......................................................................7

3.1.2. Proses Order Monitoring atas pengadaan....................................................................8

3.2. UseCase Diagram.................................................................................................................8

PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP1

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Proses Pengadaan atau Procurement merupakan salah satu jenis kegiatan yang dimiliki

sebuah perusahaan baik jasa, dagang dan manufaktur untuk memenuhi kebutuhannya salah

satunya adalah alat pendukung kerja. Menurut data Badan Pemeriksa Keuangan proses

procurement adalah salah satu kasus kecurangan yang massive serta memiliki tingkat resiko

yang sangat tinggi untuk dilakukannya praktik korupsi, kolusi dan nepotisme di setiap

tahapannya. Oleh karena itu, proses Procurement yang baik adalah salah satu indikator

perusahaan tersebut memiliki label bersih.

PT Akcaya Utama Press sebuah media jaringan dari Jawa Pos Group yang bergerak di bidang

media cetak sebagai bisnis utamanya sejak 2 febuari 1973. PT Akcaya Utama Press yang

sudah berdiri 42 tahun dan sudah mendapatkan tempat di hati pembaca di Kalimantan Barat,

guna menjaga eksistensi untuk menjadi media yang pertama dan terutama di Kalimantan

Barat semua divisi yang ada di PT Akcaya Utama Press harus memiliki alat pendukung kerja


yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi terutama alat pendukung kerja yang

termasuk aset tetap.

Divisi Human Resource Department dan Umum sebagai salah satu divisi yang bertanggung

jawab untuk melakukan proses procurement yang mana proses tersebut terkadang

membutuhkan waktu yang lama, dapat dikategorikan rata-rata tahapan proses pengadaan tidak

dapat direpresentasikan dengan angka, terkadang satu tahapan pengadaan bisa dilakukan

dalam waktu kurang dari satu minggu untuk barang-barang yang memiliki nilai nominal di

bawah Rp 5.000.000,- sedangkan barang dengan nominal angka di atas Rp 5.000.000,- proses

pengadaan bisa dilakukan dalam waktu lebih dari satu minggu. Kejadian seperti itu tidak

jarang dapat berindikasi mengurangi produktifitas kerja beberapa karyawan atau divisi

tertentu. Ditambah proses procurement yang baik membutuhkan format dokumentasi baku

secara baik dari proses permintaan, pembeliaan dan penerimaan barang. Kejadian seperti ini

berdampak ketika proses pelaporan pada setiap triwulan nya, selain itu data kepemilikan aset

yang dimiliki Divisi HRD dan Umum belum lengkap. Sejuah ini format dokumentasi yang

belum baku serta data kepemilikan aset atau tracking aset yang masih belum lengkap

membuat Divisi HRD dan Umum sulit untuk menyampaikan laporan di setiap triwulannya.

Divisi HRD dan Umum yang mengalami kesulitan untuk menyediakan media untuk

mengetahui demand determination secara rinci untuk setiap divisi dalam waktu yang singkat

tanpa harus bertemu tatap muka. Ditambah dengan proses pengadaan yang hanya dikelola

oleh seorang Staff HRD dan Umum dimana staff tersebut sering mengalami kesulitan ketika

kegiatan dokumentasi dari beberapa dokumen yang dihasilkan dari setiap proses baik yang

didapatkan secara internal atau eksternal, tidak jarang sering terjadi kesalahan data. Order

monitoring terhadap barang yang dilakukan dengan media telefon juga menjadi kendala

dimana proses tersebut kurang efektif karena proses mendengarkan, merespon order dan

mencatat order dilakukan dalam waktu bersamaan. Terkadang order yang jumlahnya lebih

dari 10 order membuat staff HRD harus beberapa kali menghubungi beberapa supplier atas

barang yang sudah diorder dan menghubungi beberapa divisi yang melakukan order atas

barang tersebut. Selama ini tahapan procurement belum didukung dengan melibatkan

teknologi secara maksimal sehingga sering timbul indikasi proses pengadaan belum dapat

dilakukan dengan transparan. Dengan kondisi yang ada Manager HRD dan Umum juga sulit

untuk melakukan monitoring dan persetujuan atas pengadaan barang secara cepat dan tepat,

akibatnya terlihat ketika pertanggung jawaban Manager HRD dan Umum ketika rapat umum

pemegang saham (RUPS).

1.2. Rumusan Masalah

Sesuai dengan Latar Belakang di atas, rumusan masalah dalam pembuatan proyek akhir

adalah sebagai berikut.


1. Bagaimana Staff HRD dan Umum dapat mengelola proses pengadaan aset tetap yang

dilakukan karyawan secara online?

2. Bagaimana Manager HRD dan Umum dapat memonitor dan menyetujui proses

pengadaan aset tetap yang dilakukan karyawan?

3. Bagaimana Manager HRD dan Umum dapat memperoleh laporan atas proses pengadaan

aset tetap?

1.3. Tujuan Masalah

Tujuan dari proyek akhir ini adalah menghasilkan aplikasi yang dapat menangani hal-hal sebagai berikut.

1. Proses online untuk kegiatan procurement.

2. Proses online monitoring dan persetujaan untuk kegiatan procurement.

3. Dapat menghasilkan laporan kepemilikan aset dan jurnal akuntansi yang dihasilkan

oleh kegiatan procurement.

1.4. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam proyek akhir ini adalah sebagai berikut.

1. Aplikasi ini menangani pembeliaan aset tetap berwujud dan sebagian aset tetap tidak

berwujud.

2. Aset Tetap Tidak Berwujud yang dikelola aplikasi ini adalah software atau piranti

lunak yang berada pada komputer.

3. Pengadaan yang dilakukan adalah jenis pengadaan aset yang diakui sebagai aset

perusahaan.

4. Aplikasi ini tidak memfasilitasi demand of determination, source determination dan

supplier selection karena sudah dikelola oleh masing masing divisi.

5. Aplikasi ini berpedoman pada Role Model Procurement Process yang ada di SAP

Procurement Module.

6. Aplikasi ini menangani pengadaan barang secara tunai.

7. Aplikasi ini tidak menangani Inventory barang yang diperoleh dari pengadaan

8. Aplikasi ini tidak menangani penyusutan, amortisasi, dan deplesi.

9. Metode Software Development Life Cycle (SDLC) hanya sampai pengujian (testing)

bukan maintenance.

10. Untuk hosting aplikasi dilakukan oleh PT Akcaya Utama Press


1.5. Metode Pengerjaan

Metode yang digunakan untuk pedoman dalam membuat aplikasi ini yaitu metode penelitian

dan metode pengembangan.

1.5.1. Metode Penelitian

1. Wawacara

Metode ini dilakukan dengan mewawancarai Divisi HRD dan Umum serta

keuangan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan data yang akurat untuk proses

bisnis yang ada.

2. Studi Pustaka

Metode ini dilakukan dengan cara mempelajari beberapa dokumen elektronik

ataupun fisik yang diberikan oleh pihak Divisi HRD dan Umum, membaca

literatur terkait dengan maksud dan tujuan masalah yang diperlukan untuk

penulisan dan pembuatan aplikasi.

1.5.2. Metode Pengembangan

Pembuatan aplikasi ini menggunakan Software Development Life Cycle (SDLC)

dengan metode waterfall, agar pembuatan sistem tersusun secara sistematis. Metode

ini memiliki beberapa fase yang dimulai dari analisis, desain sistem,

implementasi, pengujian serta pemeliharaan. Akan tetapi, aplikasi akan dibuat hanya

sampai dengan tahapan pengujian (testing).

1. Requirements definition

Fase ini adalah fase untuk menganalisis setiap kebutuhan yang diperlukan untuk

membangun sistem. Tahapan yang dilakukan adalah melakukan wawancara dan

studi pustaka. Dokumen yang dihasilkan dari fase ini yaitu dokumen analisis

yang digunakan dalam fase kedua.

2. System and software design


Fase kedua ini adalah fase untuk pembuatan desain sistem atau perangkat lunak.

Tahapan yang dilakukan yaitu penggambaran proses bisnis berjalan

menggunakan flowchart, pemodelan aplikasi menggunakan Unified Modeling

Language (UML) dan perancangan basis data menggunakan Entity Relationship

Diagram (ERD).

3. Implementation and unit testing

Fase selanjutnya yaitu implementasi. Pada fase ini, yang dilakukan adalah

pembuatan kode program menggunakan bahasa pemrograman Hypertext

Preprocessor (PHP) dengan framework codeigniter, editor aplikasi

menggunakan Sublime Text 3 dan implementasi database menggunakan

MySQL.

4. Integration and system testing

Fase ini bertujuan untuk melakukan penyatuan unit program yang akan diuji

menggunakan pengujian Black Box Testing. Pengujian ini dilakukan dengan

cara membandingkan hasil manual dengan hasil dari aplikasi, apabila hasilnya

seperti yang diharapkan, maka pengujian dikatakan valid.

1.6. Jadwal Pengerjaaan

Tabel 1.1

Jadwal Pengerjaan

KegiatanJanuari 2015

Februari

2015Maret 2015 April 2015

Mei

2015

Juni

2015

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Studi Literatur

Analisis

Desain

Implementasi

Pengujian

Dokumentasi


BAB IIIANALISI DAN PERANCANGAN

3.1. Gambaran Sistem Saat Ini Berikut adalah gambaran sistem saat ini yang ada pada PT Akcaya Utama Press, yakni proses permohonan pengadaan barang, proses order monitoring, penerimaan barang, proses reimbursement Biro Daerah dan proses pembayaran pengadaan, berikut narasi lengkapnya.

3.1.1. Proses Permohonan Pengadaan Barang Proses bisnis tahapan pengadaan barang pada PT Akcaya Utama Press adalah sebagai berikut.

1. Karyawan atau divisi melalui manager divisi yang membutuhkan barang mengirim

email yang berisi request barang kepada Divisi HRD dan Umum.

2. Staff Divisi HRD dan Umum memeriksa data yang dikirim apakah sudah sesuai, jika

sudah sesuai Staff Divisi HRD dan Umum membuat surat purchase order resmi

kemudian diserahkan ke Manager Divisi HRD dan Umum, jika belum sesuai akan

dikembalikan kepada pemohon.

3. Manager Divisi HRD dan Umum menerima dan menyetujui surat purchase order

resmi yang di buat, dan memberikan kepada Staff HRD dan Umum, jika tidak disetuji

purchase order dikembalikan kepada Staff Divisi HRD dan Umum.

4. Staff Divisi HRD dan Umum memproses Purchase Order dengan dasar Surat Purchase

Order resmi

dengan

mengirim

kepada

supplier


3.1.2. Proses Order Monitoring atas pengadaan

Proses bisnis tahapan Proses Order Monitoring atas pengadaan barang pada PT Akcaya Utama

Press adalah sebagai berikut.

1. Pemohon order mengkonfirmasi via telepon kepada Staff HRD dan Umum untuk

melakukan monitoring terhadap order yang diberikan kepada supplier via telepon

2. Staff HRD setelah menerima konfirmasi dari supplier atas order tersebut disampaikan

kepada pemohon order dengan status order via telepon jika order tersebut telah

diterima Staff HRD dan Umum memberikan informasi via telepon, jika pemohon

menerima informasi tidak lanjut atas permintaan, pemohon


diperbolehkan melakukan order monitoring kembali.

3.2. UseCase Diagram


Gambar diatas adalah Use Case Diagram yang dibuat untuk aplikasi ini dimana Use Case diagram Case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem yang akan dibuat. Use Case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem yang akan dibuat.


Berikut adalah deskripsi dari definisi akyor yang ada di Use Case:

Tabel 3-5Skenario Use Case Input Request

Nama Use Case Input RequestAktor Staff HRD dan Umum & PemohonDeskripsi Proses Menambahkan RequestPre-Kondisi Aktor sudah login ke dalam Sistem dan memilih RequestPost-Kondisi Data Request pengadaan telah tersimpan di database

Aktor Aktor Aksi SistemSkenario Normal

1. Input form Request2. Mengecek validasi data masukan3. Menyimpan form Requst yang baru

ke dalam databaseSkenario Alternatif

1. Input form Request2. Mengecek validasi data masukan3. Menampilkan data masukan tidak

valid4. Memperbaiki Data

Masukan5. Menyimpan Input Form Request yang

baru ke dalam database

Tabel 3-6

Skenario Use Case Validasi Kelengkapan Request

Nama Use Case

Validasi Kelengkapan Request

Aktor Manager HRD dan UmumDeskripsi Proses Persetujuaan RequestPre-Kondisi Aktor sudah login ke dalam Sistem dan memilih menu RequestPost-Kondisi Data Request Pengadaan telah distujui oleh Manager HRD dan Umum

Aktor Reaksi Sistem

1. Memilih Button Approval

pada request order yang

telah di simpan

sebelumnya

2. Menampilkan form request

3. Memilih Yes untuk

Validasi Kelengkapan

Request Order

4. Approved data Request data dari

database

5. Menampilkan pesan bahwa data telah

Approved


Skenario Alternatif

1. Memilih Button Approval

pada Request order yang

telah di simpan

sebelumnya

2. Menampilkan form Request

3. Memilih NO untuk Reject

Request Order

4. Reject data Request data dari database

5. Menampilkan pesan bahwa data telah di

reject

Tabel 3-7

Skenario Use Case View Request

Nama Use Case View RequestAktor Manager, Staff HRD dan Umum, PemohonDeskripsi Proses Menampilkam Request PengadaanPre-Kondisi Aktor sudah login ke dalam sistemPost-Kondisi Menampilkan Request Pengadaan

Aktor Reaksi Sistem

Skenario Normal

1. Memilih menu Request Pengadaan

2. Menampilkan Request Pengadaan


aplikasi pengadaan aset tetap

Education