ANALISIS OPTIMALISASI SISTEM PENJUALAN

RESELLER PADA BUSANA THREE DEE-GOAL DENGAN

PENDEKATAN DATA WARE HOUSE

Disusun Oleh :

Iwan Setiadi

UNIVERSITAS GUNADARMA

Maret 2014

ABSTRAKSI

Analisis Optimalisasi Sistem Penjualan Reseller Pada Busana Three Dee-

Goal Dengan Pendekatan Data Ware House

Iwan Setiadi

Sistem penjualan dengan metode jaringan dari produsen ke penjual pertama,

kemudian ke penjual selanjutnya dengan istilah reseller untuk produk-produk

tertentu biasanya memiliki pelanggan yang cukup banyak dan tersebar di beberapa

wilayah. Untuk mendukung kegiatan operasionalnya dibutuhkan teknologi

informasi yang dapat mengolah dan menyimpan data menjadi lebih akurat

tertutama dalam hal pengambilan keputusan terutama dalam menentukan

popularitas produk-produk unggulan guna memprediksikan bagaimana

mengoptimalkan stok untuk selalu tersedia dan pembuatan laporannya. Jumlah

pelanggan yang semakin banyak membuat reseller membutuhkan tempat

penyimpanan yang lebih besar, terstruktur dan terintegrasi yang dikenal dengan

istilah Data Ware House

Kata Kunci : reseller, produk, data, informasi, data ware house

PENDAHULUAN

Sistem penjualan dengan metode jaringan dari produsen ke penjual

pertama, kemudian penjual pertama ke penjual selanjutnya dengan istilah reseller

untuk produk-produk tertentu biasanya memiliki pelanggan yang cukup banyak

dan tersebar di beberapa wilayah. Salah satu produk busana yang perdagangannya

menggunakan metode jaringan reseller adalah perusahaan Three dee Goal yang

berpusat di Bandung. Untuk mendukung kegiatan operasional reseller ini

dibutuhkan teknologi informasi yang dapat mengolah dan menyimpan data

menjadi lebih akurat tertutama dalam hal pengambilan keputusan terutama dalam

menentukan popularitas produk-produk unggulan guna memprediksikan

bagaimana mengoptimalkan stok untuk selalu tersedia.Pengelolaan informasi dan

pembuatan laporan penjualan setiap bulannya yang cepat, tepat dan akurat makin

dibutuhkan dalam melayani pesanan pelanggan yang jumlahnya makin meningkat

terutama dalam hal perhitungan penjualan dan persediaan barang sesuai

pemesanan.

Jumlah pelanggan yang semakin banyak membuat reseller membutuhkan

tempat penyimpanan yang lebih besar, terstruktur dan terintegrasi. Untuk itu

dibutuhkan Data warehouse yang merupakan sebuah database khusus yang

didesain dengan struktur untuk melakukan query dan analisis (Nolan & Huguelet,

2000). Data warehouse menyediakan suatu wadah untuk menampung data yang

diperlukan untuk menganalisis suatu kondisi dalam organisasi dengan hanya

mengambil data yang dibutuhkan untuk keperluan saja. Data yang digunakan

dalam data warehouse dapat berasal dari data yang sifatnya operasional yang ada

setiap harinya saat proses berjalan.

Keuntungan dari menerapkan data warehouse adalah kemampuan mengakses

data enterprise, kemampuan dalam konsistensi data, kemampuan menampilkan

hasil analisis secara cepat, menemukan gap antara pengetahuan bisnis dan bisnis

proses, mengurangi biaya administrasi, dan menampilkan informasi yang memang

dibutuhkan secara efektif (Nolan & Huguelet, 2000). Dengan adanya keuntungan

yang dijanjikan oleh data warehouse maka akan sangat membantu pihak reseller

dalam membuat keputusan yang akan berdampak pada kesuksesan bisnis.

METODE PENELITIAN

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan

sekunder. Data primer diperoleh dengan melakukan pengamatan langsung di

lokasi penelitian dan wawancara dengan pihak yang terkait dengan penelitian

seperti pihak re-seller. Data sekunder diperoleh dari literature yang relefan

dengan penelitian, diantaranya adalah data-data yang diperoleh dari media, buku,

penelitian terdahulu, dan instansi yang terkait.

Data yang diperoleh diolah dan dianalisis secara kuantitatif dan kualitatif.

Analisa kuantitatif digunakan untuk menganalisis aspek biaya meliputi biaya

aplikasi, biaya implementasi, biaya perangkat keras dan biaya perangkat lunak.

Selain itu, analisa kuantitatif juga digunakan untuk menganalisis aspek manfaat

tangible. Analisa kualitatitf digunakan pada manfaat intangible. Analisa kualitatif

digunakan untuk menguraikan hasil analisis kuantitatif dan mendeskripsikan hasil

analisis aspek non biaya.

LANDASAN TEORI

Pengertian Sistem

Pengertian sistem menurut Williams dan Sawyer (2005) adalah sekumpulan

komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu

pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Sistem itu penting karena

mencakup serangkaian aktifitas untuk mencari cara yang terbaik dalam mencapai

tujuan.

Pengertian Data

Menurut O’Brien (2005) data adalah fakta-fakta atau observasi mengenai

fisik atau transaksi bisnis. Lebih spesifik lagi, data adalah ukuran objektif dari

atribut (karakteristik) dari entitas seperti orang-orang, tempat, benda, atau

kejadian.

UML (Unifield Modelling Language)

Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yang telah

menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan

mendokumentasikan piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk

merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat

membuat model untuk sebuah jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi

tersebut dapat berjalan dalam piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun,

serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga

menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok

untuk penulisan piranti dalam bahasa-bahasa berorientasi objek.

Object Oriented Analysis

Analisa berorientasi objek adalah cara baru dalam memikirkan suatu

masalah dengan menggunakan model yang dibuat menurut konsep sekitar

dunia nyata. Analisis berorientasi objek memiliki lima aktifitas utama dalam

pendekatannya, yaitu Menentukan kelas dan objek, identifikasi struktur,

identifikasi subjek,menentukan atribut, dan menentukan metode

Alat Bantu yang digunakan dalam bahasa analisa berorientasi objek sebagai

berikut :

1. Use Case Diagram

Use Case Diagram menggambarkan sebuah fungsionalitas yang

diharapkan dari sebuah sistem dan bagaimana sistem berinteraksi dengan

dunia luar.

Tabel 1. Simbol-simbol Dalam Use Case Diagram

Use Case, Menggambarkan proses sistem kebutuhan sistem

dari sudut pandang user

Actor, Menggambarkan orang atau sistem yang menyediakan

atau menerima informasi dari system

<<include>>

Association Include,Menggambarkan pemanggilan use case

oleh use case lain, arah panah tidak boleh kearah base atau

parent use case

Association Extend,Menggambarkan perluasan dari use case

diagram arah panah tidak boleh kearah extending use case

Association Aktif,Menggambarkan bagaimana actor terlibat

dalam use case

Note,Menggambarkan dokumentasi dari use case

2. Activity Diagram (Diagram aktivitas)

Activy Diagram menggambarkan berbagai alur kerja dari satu aktifitas ke

aktifitas lainya dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing

alur aktifitas berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka

berakhir.

Tabel 2. Simbol-simbol Dalam Activity Diagram

Start Point,Menggambarkan permulaan dari sebuah sistem yang akan

dikerjakan, biasanya terletak pada pojok kiri atas

End Point,Menggambarkan akhir dari sebuah system

Association,Menggambarkan hubungan antara initial node activities

fork,decision point dan activity final node dalam sebuah system

Activity,Menggambarkan aktivitas yang dilakukan pada sistem.

Fork,Menggambarkan sebuah activity yang berjalan secara bersamaan,

biasanya mempunyai 1 transisi masuk dan dua atau lebih transisi

keluar atau bisa lebih transisi masuk dan hanya satu transisi keluar

Decision Point,Menggambarkan hubungan transisi sebuah garis dari

atau ke decision point

Swimlane,Menggambarkan sebuah cara untuk mengkelompokan

activity

3.Class Diagram (Diagram Kelas)

Class adalah sebuah spesifikasi yang akan menghasilkan sebuah objek dan

merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek.

Tabel 3. Simbol-simbol Dalam Activity Diagram

Class,Penggambaran dari class name, atribut atau property atau data dan

method atau function atau behavior

Association,Menggambarkan hubungan antara initial node, activities,

fork,

decision point dan activity final node dalam sebuah sistem

Agregation,Menggambarkan perluasan dari class

Generalisasi / Inheritance,Menggambarkan satu atau sekumpulan class

mewarisi atribut atau method dari suatu class

4. Component Diagram (Diagram Komponen)

Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar

komponen piranti lunak, yaitu modul berisi code, baik berisi source code maupun

binary code, baik library maupun executable, baik yang muncul pada compile

time, link time, maupun arun time termasuk ketergantungan (dependency) di

antaranya.

Gambar 1. Simbol komponen

Gudang Data (Data Warehouse)

Data warehouse merupakan suatu kumpulan data yang bersifat subject

oriented, terintegrasi, terus menerus dan time variant yang membantu enterprise

atau organisasi dalam membuat keputusan. Sebagai pembuat keputusan maka

dibutuhkan query beberapa nilai dari satu subjek untuk melakukan proses analisis

secara real-time.

ANALISA DAN PEMBAHASAN

Gambaran Umum

Reseller dalam pengertian yang sederhana adalah menjual kembali setiap

barang baru yang telah kita beli. Pihak reseller memulai bisnis ini dari tahun 2012

dan telah memiliki pelanggan yang cukup banyak. Semakin banyaknya pesanan

membuat pencatatan dan penyimpanan data yang dilakukan pihak reseller

membutuhkan penanganan yang lebih baik, agar data pelanggan, produk yang

terjual dan laporan penjualan menjadi lebih terintegrasi. Sementara reseller

memiliki kebutuhan-kebutuhan untuk memanfaatkan gudang data yang sudah

dimiliki, peneliti melihat peluang ini untuk melahirkan sebuah teknologi baru

yang menjawab kebutuhan ini, yaitu konsep Data warehouse yang merupakan

sebuah database khusus yang didesain dengan struktur untuk melakukan query

dan analisis.

Gambar 2. Ilustrasi proses reseller ( Sumber : www.mullanasrudin.com )

Pada penjualan produk di perusahaan Three Dee Goal reseller menjual dua jenis

produk yang jadi unggulan, celana dan rok, sedangkan celana sendiri ada 2 tipe,

standart dan pensil. Dengan 71 warna pilihan yang ditawarkan dan 9 tingkatan

ukuran secara umum. Sistem pembayaran ada 2 macam, barang langsung dibayar

atau dengan tenggang waktu yang sudah disepakati sebelumnya.

Analisis Masalah

Dari sudut pandang reseller dan peneliti dapat diperoleh gambaran yang

kongkret mengenai data warehouse di dunia bisnis. Untuk mencapai hal itu, dapat

diringkaskan tiga kebutuhan bisnis, yaitu:

a) Penambahan jenis maupun peningkatan kapasitas produk.

b) Pengurangan biaya operasional

c) Peningkatan efektifitas pemasaran dan keuntungan.

Berikut ini akan dibahas mengenai hal-hal yang berkaitan dengan

kegiatan bisnis di bidang pemasaran, seperti identifikasi dan pemahaman

permasalahan, analisis pencarian solusi dan pembahasan teknik-teknik untuk

mengimplementasikan solusi. Permasalahan umum yang dihadapi oleh pihak

reseller sebagai pelaku bisnis adalah:

1. Bagaimana cara memenuhi pesanan sesuai dengan tempo yang

dikehendaki pemesan.

2. Menyajikan database yang mudah dipahami operasionalnya oleh reseller.

3. Membantu pihak reseller dalam menganalisa data pelanggan, data

transaksi dan history penjualan untuk membantu pengambilan keputusan.

4. Meminimalisasi redudancy data dan data yang tidak terdokumentasi.

5. Memprediksi produk unggulan di masa yang akan datang.

Pencarian solusi dari masalah-masalah ini akan berkaitan dengan penemuan dan

pemanfaatan dari berbagai jenis pola-pola yang tersembunyi dari gudang data

yang kemungkinan sudah dimiliki oleh pihak reseller.

Proses Pengembangan Aplikasi Penjualan pada Reseller

Aplikasi yang akan dikembangkan nantinya digunakan untuk mendukung

dalam data warehouse. Tujuan utamanya adalah membantu reseller dalam

mendukung proses pengambilan keputusan bisnis dimasa mendatang.

Use Case Diagram

Use case Diagram menjelaskan bahwa pelanggan melakukan pemesanan

barang yang kemudian dicek terlebih dahulu apakah pemesan sudah ada dalam

data pelanggan, kalau belum ditambahkan terlebih dahulu. Setelah itu pesanan

diinput oleh reseller, kemudian mengecek ke suplier apakah barang tersedia,

kalau barang kosong segera informasikan ke pelanggan apakah dibatalkan atau

ganti pemesanan. Setelah barang di terima dari suplier, segera dikirim ke

pelanggan/pemesan disertai kuwitansi tagihan. Pelanggan melakukan pembayaran

setelah barang diterima. Selanjutnya data transaksi disimpan kedalam history

penjualan.

Gambar 3. Use Case Diagram

Class Diagram

Diagram Class atau class diagram menggambarkan keadaan

(atribut/property) suatu system, sekaligus menawarkan layanan untuk

memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi). Diagram class disini

menggambarkan keterhubungan class pelanggan dengan produk, class

pembayaran dan produk, class pembayaran dan penjualan detil, class pembayaran

yang terbagi menjadi kategori cash dan credit.

Gambar 4. Class Diagram

Activity Diagram

Diagram Actifity atau Activity Diagram menunjukkan aliran fungsionalis

sistem. Pada permodelan bisnis disini menggambarkan bagaimana masing-masing

alur reseller dan pelanggan berawal, keputusan yang mungkin terjadi dan

bagaimana alur berakhir.

Gambar 5. Activity Diagram

Component Diagram

Component Diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar

komponen piranti lunak, seperti isi database pada aplikasi yang saling

berhubungan satu sama lain antara pesanan, pelanggan dan jumlah pesanan, input

pesanan dan cek stok serta barang dan invoice.

Gambar 6. Component Diagram

Spesifikasi WEB

Spesifikasi Hardware

Spesifikasi perangkat keras (hardware) yang dianjurkan unuk penggunaan

website ini antara lain :

a. Prosesor : Intel Core-i7 2,2 GHz

b. Memory : 8 GB

c. Harddisk : 1 TB

d. OS : Windows 8

e. VGA : Geforce GT 635m- 2Gb

Spesifikasi Software

Berikut spesifikasi yang dianjurkan :

a. Microsoft Visual Studio Express 2012 for Web b. Microsoft SQL Server 2008 R2

c. Google Chrome broser d. Windows 7

e. Microsoft Visio 2010

Penjelasan Penggunaan Aplikasi

Aplikasi yang telah di kembangkan adalah aplikasi yang berbasis Web.

Dalam mengoprasikanya menggunakan Web Browser.

(Localhost/Kasir/MainForm.wgx) nantinya, dengan membeli domain dan web

hosting aplikasi ini bisa di akses secara online.

Tampilan Halaman Utama

Gambar 7. Tampilan Halaman Utama

Halaman Utama terdapat menu :

Master Pelanggan : Digunakan sebagai edit, tambah dan hapus data

pelanggan.

Transaksi Penjualan : Untuk menginput data pesanan pelanggan.

Transaksi Pembayaran : Setelah barang dikirim untuk segera input

pembayaran.

Laporan Penjualan : Menampilkan hasil penjualan selama 1 bulan.

History Penjualan : Menampilkan daftar transaksi pelanggan

Tampilan Halaman Data Pelanggan

Pada halaman data pelanggan, dapat ditampilkan semua data pelanggan yang

sudah di entry dapat dimanipulasi seperti di update, delete, dan add.

Gambar 8. Tampilan Halaman Data Pelanggan

Tampilan Halaman Transaksi Penjualan

Halaman transaksi penjualan digunakan untuk menginput data transaksi

penjualan seperti mendata nama pelanggan, pesanan yang diinginkan, tanggal

pesan dan total bayar.

Gambar 9. Tampilan Halaman Transaksi Penjualan

Tampilan Halaman Transaksi Pembayaran

Pada halaman transaksi pembayaran ditampilkan list kuwitansi dgn menampilkan

data pelanggan, data pesanan , dan total tagihan yang harus di bayar.

Gambar 10. Tampilan Halaman Transaksi Pembayaran

Tampilan Halaman Laporan Penjualan

Pada halaman laporan penjualan terdapat 4 laporan unggulan dalam tiap bulan :

1. Berdasarkan Ukuran : Untuk mendapatkan ukuran favorit yang banyak

dipesan pelanggan.

2. Berdasarkan Type : Untuk mengetahui kecendrungan pelanggan dalam pilihan

terhadap celana dan rok tiap bulannya.

3. Berdasarkan Jumlah Transaksi : Reseller mengetahui pelanggan setianya, dan

bisa memberikan bonus potongan harga, atau memberikan perhatian lebih

guna mempertahankan loyalitas pelangganya.

4. Berdasarkan Warna : Mengetahui warna-warna yang menjadi favorit tiap

bulannya.

Dari laporan dapat ditentukan persediaan stok barang yang paling diminati dengan

melihat dari laporan perbulan yang dibuat.

Gambar 11. Tampilan Halaman Laporan Penjualan

Tampilan Halaman History Penjualan

Pada halaman history penjualan dapat diketahui transaksi setiap pelanggan

yang pernah dilakukan.Halaman ini dibuat agar jika akan memesan pelanggan

dapat melihat kembali warna apa saja yang telah dipesan dan ukuran yang biasa

digunakan.

Gambar 12. Tampilan Halaman History Penjualan

KESIMPULAN

Setelah aplikasi mulai digunakan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai

berikut :

1. Pihak reseller pengguna dari aplikasi ini dapat merasakan manfaat

lebih setelah sebulan lebih mengaplikasikannya. Input data pemesanan

yang mudah, proses transaksi pembayaran yang terinci, data base

pelanggan yang akurat.

2. Tingkat kesalahan yang mungkin ditimbulkan karena kelalaian

manusia lebih kecil, karena semua data yang sudah di imput

terorganisasi dengan baik dalam system.

3. Dari data laporan penjualan dan histori penjualan, pihak reseller bisa

mendapatkan prediksi yang lebih akurat tetntang produk dengan

ukuran, tipe, warna yang menjadi favorit pelanggan untuk membantu

penentuan stok barang persediaan.

4. Dalam melakukan aktivitas, reseller memamang masih membutuhkan

perangkat komputer dalam pengoprasiaannya. Kedepannya jika

aplikasi ini sudah diregistrasi secara online, operator bisa

melakukannya dimana saja selama terhubung ke internet.

SARAN

Pengembangan bisnis dimasa mendatang perlu diperhitungkan kembali

kemungkinan-kemungkinan adanya data yang jauh lebih kompleks.

Sehingga menuntut pengembangan dan analisa aplikasi yang lebih luas lagi,

keakurasian data nantinya dapat digunakan untuk mendukung penyediaan

data-data yang lebih akurat dan bermanfaat dalam mendukung proses

pengambilan keputusan dimasa mendatang. Pengembangan aplikasi yang

mengikuti tren teknologi yang terus berkembang dirasakan perlu sehingga

pihak-pihak yang terlibat di dalamnya bisa terus dalam persaingan dunia

bisnis yang lebih kompleks.

DAFTAR PUSTAKA

1. Baba, Animasi Kartun dengan Flash MX. PT Elex Media Komputindo.

Jakarta: 2005.

2. Henry Pandia, Teknologi Informasi dan Komunikasi. Penerbit Erlangga.

Jakarta : 2009.

3. Jogiyanto, Pengenalan Komputer. Andi Offset.Yogyakarta : 2005.

4. Lukmanul Hakim, Cara Ampuh Menguasai Macromedia Flash MX. PT Elex

Media Komputindo. Jakarta : 2006.

5. Medi Yanto, Jadi Animator yang Handal dengan Flash. PT Elex Media

Komputindo. Jakarta : 2012.

6. URL : http://ebekunt.wordpress.com/2010/07/27/strategi-pembelajaran-untuk-

anak-usia-dini/ , diakses Mei 2013.

7. URL : http://www.iconarchive.com , diakses April 2013.

8. URL : http://zonapanda.blogspot.com/2013/02/pengertian-flowchart-dan-

contoh.html,2013, diakses Mei 2013.