ANALISIS OPTIMALISASI SISTEM PENJUALAN
RESELLER PADA BUSANA THREE DEE-GOAL DENGAN
PENDEKATAN DATA WARE HOUSE
Disusun Oleh :
Iwan Setiadi
UNIVERSITAS GUNADARMA
Maret 2014
ABSTRAKSI
Analisis Optimalisasi Sistem Penjualan Reseller Pada Busana Three Dee-
Goal Dengan Pendekatan Data Ware House
Iwan Setiadi
Sistem penjualan dengan metode jaringan dari produsen ke penjual pertama,
kemudian ke penjual selanjutnya dengan istilah reseller untuk produk-produk
tertentu biasanya memiliki pelanggan yang cukup banyak dan tersebar di beberapa
wilayah. Untuk mendukung kegiatan operasionalnya dibutuhkan teknologi
informasi yang dapat mengolah dan menyimpan data menjadi lebih akurat
tertutama dalam hal pengambilan keputusan terutama dalam menentukan
popularitas produk-produk unggulan guna memprediksikan bagaimana
mengoptimalkan stok untuk selalu tersedia dan pembuatan laporannya. Jumlah
pelanggan yang semakin banyak membuat reseller membutuhkan tempat
penyimpanan yang lebih besar, terstruktur dan terintegrasi yang dikenal dengan
istilah Data Ware House
Kata Kunci : reseller, produk, data, informasi, data ware house
PENDAHULUAN
Sistem penjualan dengan metode jaringan dari produsen ke penjual
pertama, kemudian penjual pertama ke penjual selanjutnya dengan istilah reseller
untuk produk-produk tertentu biasanya memiliki pelanggan yang cukup banyak
dan tersebar di beberapa wilayah. Salah satu produk busana yang perdagangannya
menggunakan metode jaringan reseller adalah perusahaan Three dee Goal yang
berpusat di Bandung. Untuk mendukung kegiatan operasional reseller ini
dibutuhkan teknologi informasi yang dapat mengolah dan menyimpan data
menjadi lebih akurat tertutama dalam hal pengambilan keputusan terutama dalam
menentukan popularitas produk-produk unggulan guna memprediksikan
bagaimana mengoptimalkan stok untuk selalu tersedia.Pengelolaan informasi dan
pembuatan laporan penjualan setiap bulannya yang cepat, tepat dan akurat makin
dibutuhkan dalam melayani pesanan pelanggan yang jumlahnya makin meningkat
terutama dalam hal perhitungan penjualan dan persediaan barang sesuai
pemesanan.
Jumlah pelanggan yang semakin banyak membuat reseller membutuhkan
tempat penyimpanan yang lebih besar, terstruktur dan terintegrasi. Untuk itu
dibutuhkan Data warehouse yang merupakan sebuah database khusus yang
didesain dengan struktur untuk melakukan query dan analisis (Nolan & Huguelet,
2000). Data warehouse menyediakan suatu wadah untuk menampung data yang
diperlukan untuk menganalisis suatu kondisi dalam organisasi dengan hanya
mengambil data yang dibutuhkan untuk keperluan saja. Data yang digunakan
dalam data warehouse dapat berasal dari data yang sifatnya operasional yang ada
setiap harinya saat proses berjalan.
Keuntungan dari menerapkan data warehouse adalah kemampuan mengakses
data enterprise, kemampuan dalam konsistensi data, kemampuan menampilkan
hasil analisis secara cepat, menemukan gap antara pengetahuan bisnis dan bisnis
proses, mengurangi biaya administrasi, dan menampilkan informasi yang memang
dibutuhkan secara efektif (Nolan & Huguelet, 2000). Dengan adanya keuntungan
yang dijanjikan oleh data warehouse maka akan sangat membantu pihak reseller
dalam membuat keputusan yang akan berdampak pada kesuksesan bisnis.
METODE PENELITIAN
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan
sekunder. Data primer diperoleh dengan melakukan pengamatan langsung di
lokasi penelitian dan wawancara dengan pihak yang terkait dengan penelitian
seperti pihak re-seller. Data sekunder diperoleh dari literature yang relefan
dengan penelitian, diantaranya adalah data-data yang diperoleh dari media, buku,
penelitian terdahulu, dan instansi yang terkait.
Data yang diperoleh diolah dan dianalisis secara kuantitatif dan kualitatif.
Analisa kuantitatif digunakan untuk menganalisis aspek biaya meliputi biaya
aplikasi, biaya implementasi, biaya perangkat keras dan biaya perangkat lunak.
Selain itu, analisa kuantitatif juga digunakan untuk menganalisis aspek manfaat
tangible. Analisa kualitatitf digunakan pada manfaat intangible. Analisa kualitatif
digunakan untuk menguraikan hasil analisis kuantitatif dan mendeskripsikan hasil
analisis aspek non biaya.
LANDASAN TEORI
Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Williams dan Sawyer (2005) adalah sekumpulan
komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu
pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Sistem itu penting karena
mencakup serangkaian aktifitas untuk mencari cara yang terbaik dalam mencapai
tujuan.
Pengertian Data
Menurut O’Brien (2005) data adalah fakta-fakta atau observasi mengenai
fisik atau transaksi bisnis. Lebih spesifik lagi, data adalah ukuran objektif dari
atribut (karakteristik) dari entitas seperti orang-orang, tempat, benda, atau
kejadian.
UML (Unifield Modelling Language)
Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yang telah
menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan
mendokumentasikan piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk
merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat
membuat model untuk sebuah jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi
tersebut dapat berjalan dalam piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun,
serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga
menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok
untuk penulisan piranti dalam bahasa-bahasa berorientasi objek.
Object Oriented Analysis
Analisa berorientasi objek adalah cara baru dalam memikirkan suatu
masalah dengan menggunakan model yang dibuat menurut konsep sekitar
dunia nyata. Analisis berorientasi objek memiliki lima aktifitas utama dalam
pendekatannya, yaitu Menentukan kelas dan objek, identifikasi struktur,
identifikasi subjek,menentukan atribut, dan menentukan metode
Alat Bantu yang digunakan dalam bahasa analisa berorientasi objek sebagai
berikut :
1. Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan sebuah fungsionalitas yang
diharapkan dari sebuah sistem dan bagaimana sistem berinteraksi dengan
dunia luar.
Tabel 1. Simbol-simbol Dalam Use Case Diagram
Use Case, Menggambarkan proses sistem kebutuhan sistem
dari sudut pandang user
Actor, Menggambarkan orang atau sistem yang menyediakan
atau menerima informasi dari system
<<include>>
Association Include,Menggambarkan pemanggilan use case
oleh use case lain, arah panah tidak boleh kearah base atau
parent use case
Association Extend,Menggambarkan perluasan dari use case
diagram arah panah tidak boleh kearah extending use case
Association Aktif,Menggambarkan bagaimana actor terlibat
dalam use case
Note,Menggambarkan dokumentasi dari use case
2. Activity Diagram (Diagram aktivitas)
Activy Diagram menggambarkan berbagai alur kerja dari satu aktifitas ke
aktifitas lainya dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing
alur aktifitas berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka
berakhir.
Tabel 2. Simbol-simbol Dalam Activity Diagram
Start Point,Menggambarkan permulaan dari sebuah sistem yang akan
dikerjakan, biasanya terletak pada pojok kiri atas
End Point,Menggambarkan akhir dari sebuah system
Association,Menggambarkan hubungan antara initial node activities
fork,decision point dan activity final node dalam sebuah system
Activity,Menggambarkan aktivitas yang dilakukan pada sistem.
Fork,Menggambarkan sebuah activity yang berjalan secara bersamaan,
biasanya mempunyai 1 transisi masuk dan dua atau lebih transisi
keluar atau bisa lebih transisi masuk dan hanya satu transisi keluar
Decision Point,Menggambarkan hubungan transisi sebuah garis dari
atau ke decision point
Swimlane,Menggambarkan sebuah cara untuk mengkelompokan
activity
3.Class Diagram (Diagram Kelas)
Class adalah sebuah spesifikasi yang akan menghasilkan sebuah objek dan
merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek.
Tabel 3. Simbol-simbol Dalam Activity Diagram
Class,Penggambaran dari class name, atribut atau property atau data dan
method atau function atau behavior
Association,Menggambarkan hubungan antara initial node, activities,
fork,
decision point dan activity final node dalam sebuah sistem
Agregation,Menggambarkan perluasan dari class
Generalisasi / Inheritance,Menggambarkan satu atau sekumpulan class
mewarisi atribut atau method dari suatu class
4. Component Diagram (Diagram Komponen)
Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar
komponen piranti lunak, yaitu modul berisi code, baik berisi source code maupun
binary code, baik library maupun executable, baik yang muncul pada compile
time, link time, maupun arun time termasuk ketergantungan (dependency) di
antaranya.
Gambar 1. Simbol komponen
Gudang Data (Data Warehouse)
Data warehouse merupakan suatu kumpulan data yang bersifat subject
oriented, terintegrasi, terus menerus dan time variant yang membantu enterprise
atau organisasi dalam membuat keputusan. Sebagai pembuat keputusan maka
dibutuhkan query beberapa nilai dari satu subjek untuk melakukan proses analisis
secara real-time.
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum
Reseller dalam pengertian yang sederhana adalah menjual kembali setiap
barang baru yang telah kita beli. Pihak reseller memulai bisnis ini dari tahun 2012
dan telah memiliki pelanggan yang cukup banyak. Semakin banyaknya pesanan
membuat pencatatan dan penyimpanan data yang dilakukan pihak reseller
membutuhkan penanganan yang lebih baik, agar data pelanggan, produk yang
terjual dan laporan penjualan menjadi lebih terintegrasi. Sementara reseller
memiliki kebutuhan-kebutuhan untuk memanfaatkan gudang data yang sudah
dimiliki, peneliti melihat peluang ini untuk melahirkan sebuah teknologi baru
yang menjawab kebutuhan ini, yaitu konsep Data warehouse yang merupakan
sebuah database khusus yang didesain dengan struktur untuk melakukan query
dan analisis.
Gambar 2. Ilustrasi proses reseller ( Sumber : www.mullanasrudin.com )
Pada penjualan produk di perusahaan Three Dee Goal reseller menjual dua jenis
produk yang jadi unggulan, celana dan rok, sedangkan celana sendiri ada 2 tipe,
standart dan pensil. Dengan 71 warna pilihan yang ditawarkan dan 9 tingkatan
ukuran secara umum. Sistem pembayaran ada 2 macam, barang langsung dibayar
atau dengan tenggang waktu yang sudah disepakati sebelumnya.
Analisis Masalah
Dari sudut pandang reseller dan peneliti dapat diperoleh gambaran yang
kongkret mengenai data warehouse di dunia bisnis. Untuk mencapai hal itu, dapat
diringkaskan tiga kebutuhan bisnis, yaitu:
a) Penambahan jenis maupun peningkatan kapasitas produk.
b) Pengurangan biaya operasional
c) Peningkatan efektifitas pemasaran dan keuntungan.
Berikut ini akan dibahas mengenai hal-hal yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis di bidang pemasaran, seperti identifikasi dan pemahaman
permasalahan, analisis pencarian solusi dan pembahasan teknik-teknik untuk
mengimplementasikan solusi. Permasalahan umum yang dihadapi oleh pihak
reseller sebagai pelaku bisnis adalah:
1. Bagaimana cara memenuhi pesanan sesuai dengan tempo yang
dikehendaki pemesan.
2. Menyajikan database yang mudah dipahami operasionalnya oleh reseller.
3. Membantu pihak reseller dalam menganalisa data pelanggan, data
transaksi dan history penjualan untuk membantu pengambilan keputusan.
4. Meminimalisasi redudancy data dan data yang tidak terdokumentasi.
5. Memprediksi produk unggulan di masa yang akan datang.
Pencarian solusi dari masalah-masalah ini akan berkaitan dengan penemuan dan
pemanfaatan dari berbagai jenis pola-pola yang tersembunyi dari gudang data
yang kemungkinan sudah dimiliki oleh pihak reseller.
Proses Pengembangan Aplikasi Penjualan pada Reseller
Aplikasi yang akan dikembangkan nantinya digunakan untuk mendukung
dalam data warehouse. Tujuan utamanya adalah membantu reseller dalam
mendukung proses pengambilan keputusan bisnis dimasa mendatang.
Use Case Diagram
Use case Diagram menjelaskan bahwa pelanggan melakukan pemesanan
barang yang kemudian dicek terlebih dahulu apakah pemesan sudah ada dalam
data pelanggan, kalau belum ditambahkan terlebih dahulu. Setelah itu pesanan
diinput oleh reseller, kemudian mengecek ke suplier apakah barang tersedia,
kalau barang kosong segera informasikan ke pelanggan apakah dibatalkan atau
ganti pemesanan. Setelah barang di terima dari suplier, segera dikirim ke
pelanggan/pemesan disertai kuwitansi tagihan. Pelanggan melakukan pembayaran
setelah barang diterima. Selanjutnya data transaksi disimpan kedalam history
penjualan.
Gambar 3. Use Case Diagram
Class Diagram
Diagram Class atau class diagram menggambarkan keadaan
(atribut/property) suatu system, sekaligus menawarkan layanan untuk
memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi). Diagram class disini
menggambarkan keterhubungan class pelanggan dengan produk, class
pembayaran dan produk, class pembayaran dan penjualan detil, class pembayaran
yang terbagi menjadi kategori cash dan credit.
Gambar 4. Class Diagram
Activity Diagram
Diagram Actifity atau Activity Diagram menunjukkan aliran fungsionalis
sistem. Pada permodelan bisnis disini menggambarkan bagaimana masing-masing
alur reseller dan pelanggan berawal, keputusan yang mungkin terjadi dan
bagaimana alur berakhir.
Gambar 5. Activity Diagram
Component Diagram
Component Diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar
komponen piranti lunak, seperti isi database pada aplikasi yang saling
berhubungan satu sama lain antara pesanan, pelanggan dan jumlah pesanan, input
pesanan dan cek stok serta barang dan invoice.
Gambar 6. Component Diagram
Spesifikasi WEB
Spesifikasi Hardware
Spesifikasi perangkat keras (hardware) yang dianjurkan unuk penggunaan
website ini antara lain :
a. Prosesor : Intel Core-i7 2,2 GHz
b. Memory : 8 GB
c. Harddisk : 1 TB
d. OS : Windows 8
e. VGA : Geforce GT 635m- 2Gb
Spesifikasi Software
Berikut spesifikasi yang dianjurkan :
a. Microsoft Visual Studio Express 2012 for Web b. Microsoft SQL Server 2008 R2
c. Google Chrome broser d. Windows 7
e. Microsoft Visio 2010
Penjelasan Penggunaan Aplikasi
Aplikasi yang telah di kembangkan adalah aplikasi yang berbasis Web.
Dalam mengoprasikanya menggunakan Web Browser.
(Localhost/Kasir/MainForm.wgx) nantinya, dengan membeli domain dan web
hosting aplikasi ini bisa di akses secara online.
Tampilan Halaman Utama
Gambar 7. Tampilan Halaman Utama
Halaman Utama terdapat menu :
Master Pelanggan : Digunakan sebagai edit, tambah dan hapus data
pelanggan.
Transaksi Penjualan : Untuk menginput data pesanan pelanggan.
Transaksi Pembayaran : Setelah barang dikirim untuk segera input
pembayaran.
Laporan Penjualan : Menampilkan hasil penjualan selama 1 bulan.
History Penjualan : Menampilkan daftar transaksi pelanggan
Tampilan Halaman Data Pelanggan
Pada halaman data pelanggan, dapat ditampilkan semua data pelanggan yang
sudah di entry dapat dimanipulasi seperti di update, delete, dan add.
Gambar 8. Tampilan Halaman Data Pelanggan
Tampilan Halaman Transaksi Penjualan
Halaman transaksi penjualan digunakan untuk menginput data transaksi
penjualan seperti mendata nama pelanggan, pesanan yang diinginkan, tanggal
pesan dan total bayar.
Gambar 9. Tampilan Halaman Transaksi Penjualan
Tampilan Halaman Transaksi Pembayaran
Pada halaman transaksi pembayaran ditampilkan list kuwitansi dgn menampilkan
data pelanggan, data pesanan , dan total tagihan yang harus di bayar.
Gambar 10. Tampilan Halaman Transaksi Pembayaran
Tampilan Halaman Laporan Penjualan
Pada halaman laporan penjualan terdapat 4 laporan unggulan dalam tiap bulan :
1. Berdasarkan Ukuran : Untuk mendapatkan ukuran favorit yang banyak
dipesan pelanggan.
2. Berdasarkan Type : Untuk mengetahui kecendrungan pelanggan dalam pilihan
terhadap celana dan rok tiap bulannya.
3. Berdasarkan Jumlah Transaksi : Reseller mengetahui pelanggan setianya, dan
bisa memberikan bonus potongan harga, atau memberikan perhatian lebih
guna mempertahankan loyalitas pelangganya.
4. Berdasarkan Warna : Mengetahui warna-warna yang menjadi favorit tiap
bulannya.
Dari laporan dapat ditentukan persediaan stok barang yang paling diminati dengan
melihat dari laporan perbulan yang dibuat.
Gambar 11. Tampilan Halaman Laporan Penjualan
Tampilan Halaman History Penjualan
Pada halaman history penjualan dapat diketahui transaksi setiap pelanggan
yang pernah dilakukan.Halaman ini dibuat agar jika akan memesan pelanggan
dapat melihat kembali warna apa saja yang telah dipesan dan ukuran yang biasa
digunakan.
Gambar 12. Tampilan Halaman History Penjualan
KESIMPULAN
Setelah aplikasi mulai digunakan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai
berikut :
1. Pihak reseller pengguna dari aplikasi ini dapat merasakan manfaat
lebih setelah sebulan lebih mengaplikasikannya. Input data pemesanan
yang mudah, proses transaksi pembayaran yang terinci, data base
pelanggan yang akurat.
2. Tingkat kesalahan yang mungkin ditimbulkan karena kelalaian
manusia lebih kecil, karena semua data yang sudah di imput
terorganisasi dengan baik dalam system.
3. Dari data laporan penjualan dan histori penjualan, pihak reseller bisa
mendapatkan prediksi yang lebih akurat tetntang produk dengan
ukuran, tipe, warna yang menjadi favorit pelanggan untuk membantu
penentuan stok barang persediaan.
4. Dalam melakukan aktivitas, reseller memamang masih membutuhkan
perangkat komputer dalam pengoprasiaannya. Kedepannya jika
aplikasi ini sudah diregistrasi secara online, operator bisa
melakukannya dimana saja selama terhubung ke internet.
SARAN
Pengembangan bisnis dimasa mendatang perlu diperhitungkan kembali
kemungkinan-kemungkinan adanya data yang jauh lebih kompleks.
Sehingga menuntut pengembangan dan analisa aplikasi yang lebih luas lagi,
keakurasian data nantinya dapat digunakan untuk mendukung penyediaan
data-data yang lebih akurat dan bermanfaat dalam mendukung proses
pengambilan keputusan dimasa mendatang. Pengembangan aplikasi yang
mengikuti tren teknologi yang terus berkembang dirasakan perlu sehingga
pihak-pihak yang terlibat di dalamnya bisa terus dalam persaingan dunia
bisnis yang lebih kompleks.
DAFTAR PUSTAKA
1. Baba, Animasi Kartun dengan Flash MX. PT Elex Media Komputindo.
Jakarta: 2005.
2. Henry Pandia, Teknologi Informasi dan Komunikasi. Penerbit Erlangga.
Jakarta : 2009.
3. Jogiyanto, Pengenalan Komputer. Andi Offset.Yogyakarta : 2005.
4. Lukmanul Hakim, Cara Ampuh Menguasai Macromedia Flash MX. PT Elex
Media Komputindo. Jakarta : 2006.
5. Medi Yanto, Jadi Animator yang Handal dengan Flash. PT Elex Media
Komputindo. Jakarta : 2012.
6. URL : http://ebekunt.wordpress.com/2010/07/27/strategi-pembelajaran-untuk-
anak-usia-dini/ , diakses Mei 2013.
7. URL : http://www.iconarchive.com , diakses April 2013.
8. URL : http://zonapanda.blogspot.com/2013/02/pengertian-flowchart-dan-
contoh.html,2013, diakses Mei 2013.