analisis dan perancangan sistem penggajian · pdf filepenulisan skripsi dengan judul...

ANALISIS DAN PERANCANGAN

Studi Kasus di PT

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI


SISTEM PENGGAJIAN Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta

SKRIPSI


Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Anggita Putri Darmastuti

NIM : 092114063


FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2013



PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI


Studi Kasus di PT



i


SISTEM PENGGAJIAN Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta

SKRIPSI


Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :


NIM : 092114063


FAKULTAS EKONOMI


YOGYAKARTA

2013




ii

S k r i p s i

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN

Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta

Oleh : Anggita Putri Darmastuti

NIM : 092114063

Telah disetujui oleh:

Pembimbing

Drs. Edi Kustanto, M.M Tanggal: 23 April 2013


iii

S k r i p s i

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta

Dipersiapkan dan Ditulis oleh: Anggita Putri Darmastuti

NIM: 092114063

Telah dipertahankan di depan Panitia Penguji Pada tanggal 23 Mei 2013

Dan Dinyatakan Memenuhi Syarat

Susunan Panitia Penguji:

Nama Lengkap Tanda Tangan

Ketua Firma Sulistiyowati, S.E.,M.Si.,Akt.,QIA ................................

Sekretaris Lisia Apriani, S.E.,M.Si.,Akt.,QIA ................................

Anggota Drs. Edi Kustanto, M.M ................................

Anggota Ir.Drs. Hansiadi Yuli H, M.Si.,Akt.,QIA ................................

Anggota Dr. FA. Joko Siswanto, M.M.,Akt.,QIA ................................

Yogyakarta, 31 Mei 2013 Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Dekan

Dr. H. Herry Maridjo, M.Si.

Sulistiyowati,


iv

“If you try and lose then it isn't your fault. But if you don't try

and we lose, then it's all your fault.”

(Orson Scott Card)

Skripsi ini kupersembahkan kepada:

Keluarga Tercinta

L. Julian Purwanjana Terkasih

Semua sahabat yang mendukung dan memberikan semangat


JURUSAN AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Kasus di PT Madubaru YogyakartaMei 2013 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saydengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak,

dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya atulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolahsendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batterima.

v


FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI


Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN

Madubaru Yogyakarta) dan diajukan untuk diuji pada tanggal adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saydengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang

olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian han tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan

orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas bat

Yogyakarta, 28Yang membuat pernyataan,


PROGRAM STUDI AKUNTANSI


Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan PENGGAJIAN (Studi

dan diajukan untuk diuji pada tanggal 23

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang

olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian han tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, jukan sebagai hasil

tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan olah hasil pemikiran saya

sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya

28 Mei 2013 Yang membuat pernyataan,



LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUANPUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertandatangan di bawah i Nama Nomor Induk Mahasiswa Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul :ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENPT Madubaru YogyakartaBeserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pdata, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 28 Mei 2013 Yang menyatakan Anggita Putri Darmastuti

vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertandatangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata

: Anggita Putri Darmastuti

omor Induk Mahasiswa : 092114063

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PEN GGAJIAN PT Madubaru Yogyakarta.

eserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pdata, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya

mikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di Yogyakarta

28 Mei 2013


PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

anata Dharma :

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan

Studi Kasus di

eserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya


vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas

limpahan berkat dan rahmat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi

ini.

Penulisan skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem

Penggajian” ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar

Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Fakultas

Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat berbagai bantuan dan

motivasi dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan

terima kasih kepada:

1. Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyatamtama, S.J. selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma.

2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sanata Dharma.

3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt. selaku Ketua Program Studi Akuntansi

Universitas Sanata Dharma.

4. Ir. Drs. Hansiadi Yuli H, M.Si.,Akt.,QIA. selaku Panitia Penguji Skripsi

Program Studi Akuntansi.

5. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M.,Akt.,QIA. selaku Panitia Penguji Skripsi

Program Studi Akuntansi.


viii

6. Drs. Edi Kustanto, M.M. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak

meluangkan waktu untuk memberi bimbingan dan arahan dalam penyusunan

skripsi ini.

7. Nicko Kornelius Putra S.E. yang membantu memberikan referensi-referensi

yang sangat berguna pada saat penulis mengerjakan skripsi.

8. Bapak FX. Dolah Wiyadi selaku nara sumber di Bagian SDM dan Umum PT

MadubaruYogyakarta yang telah berkenan meluangkan waktu membantu

penulis memperoleh informasi dan data-data yang dibutuhkan.

9. Alm. Ibu Esty Dwi Astuti, Bapak Tri Suyud Nusanto, Bapak Dwi Agung

Darmono, dan Mathea Santa Dheo tercinta yang selalu memberikan

dukungan dan semangat dalam melaksanakan pendidikan tanpa mengenal

lelah.

10. L. Julian Purwanjana Putra terkasih yang selalu memberikan dukungan dalam

segala situasi yang dihadapi penulis.

11. Anastasia Dewi Sekartari yang telah menjadi sahabat dan teman berbagi bagi

penulis.

12. Yuni, Dian Ayu, Tiara, Tika, dan teman-teman satu kelas MPT yang telah

memberikan banyak inspirasi dalam berdiskusi bersama.

13. Veny dan Ika yang telah membantu penulis dalam memberikan pinjaman

literatur.

14. Teman-teman mahasiswa Akuntansi angkatan 2009yang sudah membantu

penulis dalam berbagai hal.


ix

15. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak

dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih ada kekurangan. Oleh karena itu

penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi

pembaca.

Yogyakarta, 28 Mei 2013

Penulis


x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .............................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... iii

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ............................................. iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ........... ...............v

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ...................... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR .............................................................. vii

HALAMAN DAFTAR ISI ...............................................................................x

HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................... xvi

HALAMAN DAFTAR GAMBAR .............................................................. xvii

ABSTRAK .................................................................................................... xix

ABSTRACT ....................................................................................................xx

BAB I PENDAHULUAN ..........................................................................1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................1

B. Rumusan Masalah .....................................................................3

C. Batasan Masalah ........................................................................3

D. Tujuan Penelitian .......................................................................4

E. Manfaat Penelitian .....................................................................4

F. Sistematika Penulisan ................................................................5

BAB II LANDASAN TEORI .....................................................................6


xi

A. Sistem ........................................................................................6

1. Pengertian Sistem .................................................................6

2. Karakteristik Sistem ..............................................................7

B. Sistem Informasi ........................................................................8

1. Pengertian Sistem Informasi .................................................8

2. Komponen Sistem Informasi ................................................8

3. Pengembangan Sistem Informasi .......................................10

C. Sistem Akuntansi .....................................................................12

1. Pengertian Sistem Akuntansi ..............................................12

2. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi ..........................12

3. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi ..........................................13

4. Faktor-Faktor dalam Penyusunan Sistem Akuntansi ..........14

D. Gaji ..........................................................................................14

1. Pengertian Gaji ...................................................................14

2. Metode Distribusi Gaji .......................................................14

E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan .......................15

1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 15

2. Dokumen yang Digunakan .................................................15

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan ...................................17

4. Fungsi yang Terkait ............................................................18

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem .......................19

F. Sistem Pengendalian Intern .....................................................20

1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ..............................20


xii

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ....................................20

3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem

Akuntansi Penggajian .........................................................21

G. Sistem Informasi Akuntansi ....................................................26

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi .............................26

2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Sistem

Informasi Akuntansi ...........................................................26

3. Fitur-Fitur Operasional Utama Sistem Penggajian .............27

H. Analisis Sistem ........................................................................29

1. Pengertian Analisis Sistem .................................................29

2. Tahapan Analisis Sistem .....................................................29

3. Sumber Informasi dalam Melaksanakan

Analisis Sistem ...................................................................31

4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam

Analisis Sistem ...................................................................31

I. Perancangan atau Desain Sistem .............................................32

1. Pengertian Perancangan Sistem ..........................................32

2. Tahap Perancangan Sistem .................................................33

3. Tujuan dan Sasaran Perancangan Sistem............................33

J. Perancangan Formulir, Jurnal, Flowchart,

Data Flow Diagram, dan Laporan ..........................................34

1. Formulir ..............................................................................34

2. Jurnal ...................................................................................39


xiii

3. Bagan Alir Dokumen (Flowchart) ......................................41

4. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) .........................43

5. Laporan ...............................................................................46

K. Review Penelitian Terdahulu ...................................................47

BAB III METODE PENELITIAN .............................................................49

A. Jenis Penelitian ........................................................................49

B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian ..................................49

C. Subjek Penelitian dan Objek Penelitian ..................................49

D. Jenis Data yang Diperlukan .....................................................50

E. Data yang Diperlukan ..............................................................50

F. Teknik Pengumpulan Data ......................................................51

G. Teknik Analisis Data ...............................................................51

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .....................................54

A. Profil dan Sejarah Perusahaan .................................................54

B. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................56

C. Struktur Organisasi ..................................................................57

D. Sumber Daya Manusia ............................................................66

E. Kegiatan Penggajian ................................................................75

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN .................................77

A. Deskripsi Sistem Penggajian ...................................................77

1. Deskripsi Kegiatan ..............................................................77

2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi

Penggajian di Perusahaan ...................................................78


xiv

3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi

Penggajian di Perusahaan ...................................................79

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan

dalam Sistem Akuntansi Penggajian ..................................82

5. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Penggajian di

Perusahaan ..........................................................................82

B. Perbandingan Sistem Penggajian Perusahaan

dengan Pengendalian Intern ....................................................87

1. Struktur Organisasi yang Memisahkan

Tanggung Jawab .................................................................87

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ..........................87

3. Praktik yang Sehat dalam Pelaksanaan Fungsi ...................89

4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan

Tanggung Jawabnya ...........................................................89

C. Identifikasi Masalah ................................................................90

1. Mengidentifikasi Masalah ..................................................90

2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah ..................................91

3. Mengidentifikasi Titik Keputusan ......................................92

4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci ..........................93

D. Rancangan Input ......................................................................93

1. Entity Relation Diagram .....................................................95

2. Relationship Table ..............................................................96


xv

3. Form Terima Gaji Karyawan ..............................................97

E. Rancangan Proses ....................................................................98

1. Rancangan Bagian Alir Dokumen (Flowchart) ..................98

2. Rancangan Diagram Arus Data

(Data Flow Diagram) .......................................................109

F. Rancangan Output .................................................................123

BAB VI PENUTUP ..................................................................................124

A. Kesimpulan ............................................................................124

B. Keterbatasan Penelitian .........................................................125

C. Saran ......................................................................................126

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................127

LAMPIRAN ..................................................................................................128


xvi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen ...............................41

Tabel 2.1. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Struktur Organisasi yang

Memisahkan Tanggung Jawab dalam Sistem Penggajian

dengan yang Ada dalam Perusahaan ............................................87

Tabel 2.2. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Sistem Otorisasi dan

Prosedur Pencatatan dalam Sistem Penggajian dengan

yang Ada dalam Perusahaan ........................................................87

Tabel 2.3. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Praktik yang Sehat dalam

Pelaksanaan Fungsi dalam Sistem Penggajian dengan

yang Ada dalam Perusahaan ........................................................89

Tabel 2.4. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Karyawan yang

Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya dalam

Sistem Penggajiandengan yang Ada dalam Perusahaan ..............89

Tabel 2.5. Analisis Kelemahan Sistem Akuntansi Penggajian

PT Madubaru Yogyakarta ............................................................90


xvii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem .......................................12

Gambar 1.2. Kesatuan Luar atau Entitas ......................................................43

Gambar 1.3. Aliran Data ..............................................................................44

Gambar 1.4. Proses .......................................................................................44

Gambar 1.5. Hubungan Aliran Data antara Entitas dengan Proses ..............44

Gambar 1.6. Penyimpanan Data ...................................................................45

Gambar 1.7. Hubungan Entitas, Aliran Data, Proses, dan

Simpanan Data.........................................................................46

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT Madubaru ...........................................57

Gambar 3.1. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru .........84

Gambar 3.2. Rancangan Entity Relation Diagram PT Madubaru ................95

Gambar 3.3. Rancangan Relationship Table PT Madubaru .........................96

Gambar 3.4. Rancangan Form Input Terima Gaji Karyawan ......................97

Gambar 3.5. Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru ......100

Gambar 3.6. Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem

Penggajian PT Madubaru ......................................................110

Gambar 3.7. Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem


Gambar 3.8. Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem



xviii

Gambar 3.9. Rancangan Diagram Level 1 Arus Data Sistem


Gambar 3.10. Rancangan Laporan Penerimaan Gaji Karyawan

PT Madubaru .........................................................................123


xix

ABSTRAK

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN

STUDI KASUS DI PT MADUBARU YOGYAKARTA

Anggita Putri Darmastuti Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2013

Tujuan penelitian ini adalah (1) untuk mengetahui penerapan sistem

akuntansi penggajian di perusahaan dan (2) untuk memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat mengatasi masalah atau perbaikan sistem penggajian di perusahaan.

Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah (1) mendeskripsikan sistem penggajian di PT Madubaru Yogyakarta, (2) mengidentifikasi masalah dengan cara melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan, dan mengidentifikasi personil-personil kunci dan (3) melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah (1) sistem penggajian di perusahaan sudah mendukung kegiatan penggajian karyawan perusahaan namun beberapa pengendalian internal penggajian belum dilakukan dan (2) perancangan sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan merupakan pengembangan dari sistem penggajian yang sudah ada dengan melakukan beberapa perbaikan untuk memberikan solusi atas masalah sistem penggajian dan menghindarkan perusahaan dari potensi tindak kecurangan di dalam sistem penggajian.


xx

ABSTRACT

ANALYSIS AND DESIGN OF PAYROLL SYSTEM A Case Study at PT Madubaru Yogyakarta

Anggita Putri Darmastuti Sanata Dharma University

Yogyakarta 2013

The objectives of this research were (1) to understand the implementation of the payroll system at company and (2) to provide a design of accounting system information for the payroll system. The steps taken to achieve the research objectives were (1) describing the payroll system at PT Madubaru Yogyakarta, (2) identifying the problem, the cause of the problem, the decision points and the key personnel, and (3) designing the accounting information system for the payroll system. The conclusion from this research were (1) the payroll system at the company had already supported the company’s operations especially for the payroll activity, but some of the internal control had not been applied, (2) the design of company’s payroll system was based on the previous procedure in the company with some changes and improvements to provide a solution for the constrain in the payroll system and to avoid the company from potential fraud in the system of payroll.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. LatarBelakang Masalah

Tenaga kerja atau karyawan merupakan sumber daya yang penting bagi

perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Peranan karyawan bagi

sebuah perusahaan berupa keterlibatan mereka dalam sebuah perencanaan, sistem,

proses dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Karyawan merupakan

orang-orang yang menjual jasa mereka, waktu, tenaga dan pikiran untuk

perusahaan dan mendapat balas jasa dari perusahaan. Keberhasilan organisasi

perusahaan dalam mencapai tujuan tidak terlepas dari peran karyawan, tidak

hanya sebagai objek tetapi juga sebagai subjek atau pelaku. Karyawan dapat

menjadi perencana dan pelaksana yang berperan aktif dalam mewujudkan tujuan

organisasi.

Gaji merupakan bagian dari kompensasi yang paling besar yang diberikan

perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Bagi karyawan gaji

merupakan hak yang diperoleh dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam

bekerja.Sedangkan bagi perusahaan, gaji merupakan komponen biaya yang

mempunyai dampak besar dalam pengaruhnya terhadap laba, sehingga harus terus

menerus diawasi pengelolaannya. Gaji diberikan kepada karyawan yang

mempunyai ikatan kerja secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di

perusahaan dan sifatnya tetap.


2

Peranan utama sistem dalam suatu perusahaan adalah membantu

memberikan prosedur yang jelas dan teratur bagi pelaksanaan operasional

perusahaan. Sistem dibutuhkan sebagai alat pengawasan dan pengendalian

terhadap jalannya aktivitas operasional perusahaan dalam menetapkan setiap

keputusan. Selain itu sistem membantu perusahaan untuk menghindari tindak

kecurangan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Untuk

mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam prosedur pembayaran gaji

maka perlu dibuat suatu sistem penggajian. Sistem penggajian adalah sistem

pembayaran atas jasa yang diserahkan kepada karyawan yang bekerja sebagai

manajer, atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, tidak

tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan

(Mulyadi, 2001: 391). Sistem penggajian menjadi salah satu bagian yang harus

mendapatperhatian besar karenakaryawan sangat sensitif terhadap kesalahanyang

terjadi dalam penggajian atau hal-halyang tidak wajar yang berkaitan

denganpenggajian.Sistem penggajian dirancang untuk memberikan gambaran

yang jelas mengenai prosedur penggajian karyawan sehingga mudah dipahami

dan mudah digunakan.

Adanya perkembangan teknologi komputer yang semakin maju, semakin

banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data

akuntansinya. Di satu pihak, komputer merupakan alat bantu yang sangat

bermanfaat dalam sistem informasi akuntansi (Baridwan, 1993: 5). Perkembangan

teknologi komputer sekarang ini mempunyai peranan penting dalam menangani

berbagai permasalahan yang timbul di perusahaan. Dengan adanya sistem


3

informasi akuntansi diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas

dalam pelaksanaan kegiatan penggajian perusahaan. Sistem informasi akuntansi

memiliki tingkat keandalan yang tinggi dalam pengolahan data. Selain itu, sistem

informasi akuntansi penggajian dapat meminimalkan tindak penyelewengan dan

kecurangan dari pihak-pihak yang terkait dengan proses penggajian.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan penjelasan latar belakang masalah di atas maka rumusan

masalah penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian di perusahaan?

2. Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat

mengatasi masalah penggajian perusahaan?

C. Batasan Masalah

Penelitian ini terbatas pada analisis dan perancangan sistem informasi

akuntansi penggajian karyawan tetap perusahaan, dan tidak termasuk

implementasi rancangan tersebut. Rancangan yang dibuat tidak termasuk database

yang baru karena perusahaan sudah memiliki database untuk kegiatan yang

berhubungan dengan penggajian. Rancangan yang dibuat merupakan perbaikan

dari sistem penggajian yang lama.

Penelitian ini dibatasi karena peneliti hanya berfokus pada perancangan

sistem informasi akuntansi penggajian, tidak dengan pengupahannya. Selain itu

peneliti juga berfokus pada perancangan sistem informasi akuntansi penggajian

saja, tidak dengan implementasinya.


4

D. Tujuan Penelitian

Dengan mengacu pada rumusan masalah di atas maka penelitian ini

mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penggajian di perusahaan.

2. Untuk memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi

penggajian yang dapat mengatasi masalah atau perbaikan sistem penggajian

diperusahaan.

E. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkandapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak

diantaranya:

1. Bagi Penulis

Memberikan tambahan kemampuan untuk menganalisis dan merancang sistem

khususnya sistem penggajian.

2. Bagi Perusahaan

Memberikan sumbangan pemikiran dan informasi serta rancangan mengenai

sistem informasi akuntansi penggajian yang relevan untuk mengelola sumber daya

manusia perusahaan.

3. Bagi Universitas Sanata Dharma

Memberikan informasi baru dan masukan pada bidang sistem penggajian serta

untuk memberikan tambahan kepustakaan.


5

F. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II Landasan Teori

Bab ini berisi teori-teori yang digunakan penulis sebagai dasar penelitian

dalam menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, subjek dan objek penelitian,

waktu dan lokasi penelitian, data-data yang diperlukan, teknik pengumpulan data,

dan teknik analisis data.

Bab IV Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini menguraikansejarah berdirinya perusahaan, lokasi perusahaan,

struktur organisasi, dan kegiatan penggajian perusahaan.

Bab V Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini membahas mengenai sistem akuntansi penggajian yang diterapkan

perusahaan, analisis dan identifikasi masalah yang terdapat dalam sistem tersebut.

Perancangan sistem menjelaskan rancangan sistem yang dirancang berdasarkan

hasil analisis dan identifikasi masalah pada sistem yang sudah berjalan

diperusahaan.

Bab VI Penutup

Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan, keterbatasan penelitian, dan

saran bagi perusahaan.


6

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Sistem

1. Pengertian Sistem

Menurut Mulyadi (2001: 2), definisi sistem adalah “Sekelompok unsur yang

erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu”.

Menurut Fatta (2007: 3), definisi sistem adalah “Suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling

berinterkasi, dan saling bergantung satu sama lain”.

Menurut Jogiyanto (1999: 1), definisi sistem yang menekankan pada prosedur

adalah “Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Sedangkan definisi sistem yang menekankan pada elemen menurut Jogiyanto

(1999: 1), “Sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu”.

Menurut Bahra (2005: 1), definisi sistem dengan pendekatan prosedur adalah

“Suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu”.


7

Menurut Bahra (2005: 2), definisi sistem dengan pendekatan komponen atau

elemen adalah “Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama

untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

2. Karakteristik Sistem

Bahra (2005: 4-5) mengungkapkan bahwa suatu sistem mempunyai

karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain:

a. Komponen sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.

b. Batasan sistem

Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau

dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan luar sistem

Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung sistem

Media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.

e. Masukan sistem

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

f. Keluaran sistem

Energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran

dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.


8

g. Pengolahan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri

sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran sistem

Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran

sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.

B. Sistem Informasi

1. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (1999: 11), definisi sistem informasi adalah “Suatu sistem

di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan”.

Menurut Bahra (2005: 13-14), definisi sistem informasi adalah “Sekumpulan

prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi

pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi”.

2. Komponen Sistem Informasi

Jogiyanto (1999: 12-14) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari

komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block),

yaitu:


9

a. Blok masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan

media untuk menangkap data yang akan dimasukkan. Input ini berupa dokumen-

dokumen dasar.

b. Blok model

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang

sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok keluaran

Produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna

untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Blok basis data

Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya,

tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya.

f. Blok kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa

hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi

kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.


10

3. Pengembangan Sistem Informasi

a. Pengertian Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto (1999: 35), definisi pengembangan sistem (systems

development) adalah “Menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan

sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada”.

b. Alasan Dilakukannya Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem harus dilakukan karena adanya beberapa alasan yang

mendorong hal tersebut. Alasan-alasan tersebut diungkapkan oleh Jogiyanto

(1999: 35-36) sebagai berikut:

1) Adanya permasalahan-permasalahn (problem) yang timbul di sistem

yang lama.Permasalahan yang timbul dapat berupa:

a) Ketidakberesan.

Menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang

diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa kecurangan yang disengaja,

kesalahan yang tidak disengaja, tidak efisiennya operasi, dan tidak ditaatinya

kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

b) Pertumbuhan organisasi.

Menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Diantaranya adalah kebutuhan

informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, dan

perubahan prinsip akuntansi yang baru.

2) Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).

Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat

menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah


11

disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat

memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini,

maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-

kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat

kepada langganan dan lain sebagainya.

3) Adanya instruksi-instruksi (directives).

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi

dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintah.

c. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem

itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan

dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali

permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap

pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk

mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap

perencanaan sistem.


12

Gambar 1.1: Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Jogiyanto (1999: 52)

C. Sistem Akuntansi

1. Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001: 3), definisi sistem akuntansi adalah “Organisasi

formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna

memudahkan pengelolaan perusahaan”.

2. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001: 19-20) terdapat empat tujuan pengembangan sistem

akuntansi:

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

Kebijakan dan Perencanaan Sistem

Analisis Sistem

Perancangan Sistem Secara Umum

Perancangan Sistem Secara Rinci

Seleksi Sistem

Implementasi Sistem

Perawatan Sistem


13

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

3. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

Berikut ini diuraikan pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi

menurut Mulyadi (2001: 3-5).

a. Formulir: Dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.

Transaksi yang terjadi didokumentasikan di sebuah kertas formulir sebagai dasar

pencatatan akuntansi.

b. Jurnal: Catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,

mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data yang lain. Sumber

informasi dari jurnal adalah formulir.

c. Buku besar: Rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data

keuangan yang telah dicatat dalam jurnal.

d. Buku pembantu: Kumpulan rinci terhadap rekening-rekening yang ada di

dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi

paling akhir dan akan menjadi bahan pembuatan laporan.

e. Laporan keuangan: Hasil akhir dari sebuah proses akuntansi yang terdiri

dari neraca, laporan rugi/laba, laporan perubahan modal, laporan harga pokok

produksi dan laporan harga pokok penjualan.


14

4. Faktor-Faktor dalam Penyusunan Sistem Akuntansi

Penyusunan sistem akuntansi untuk perusahaan perlu mempertimbangkan

beberapa faktor penting:

a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat.

Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat

waktu, memenuhi kebutuhan dan berkualitas.

b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman.

Sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta perusahaan menggunakan

prinsip pengawasan intern.

c. Sistem akuntansi harus memenuhi prinsip murah.

Biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus ditekan dan

dipertimbangkan cost and benefit dalam menghasilkan suatu informasi.

D. Gaji

1. Pengertian Gaji

Menurut Mulyadi (2001: 373), definisi gaji adalah “Pembayaran atas

penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan

manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan”.

2. Metode Distribusi Gaji

Distribusi biaya gaji ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja

menurut jenisnya, menurut hubungannya, atau kombinasi di antara berbagai jenis

klasifikasi tersebut. Distribusi biaya gaji menurut Mulyadi (2001: 405) umumnya

dilakukan dengan metode berikut ini:


15

a. Metode rekening berkolom.

Rekening berkolom digunakan jika misalnya manajemen menginginkan laporan

biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departemen. Pada akhir bulan, setiap

kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam

laporan biaya tenaga kerja per departemen. Input dari rekening berkolom ini

adalah rekap daftar gaji atau jurnal umum.

b. Metode Summary strip: Tiket Tunggal.

Metode ini digunakan untuk mengelola upah karyawan. Baik upah langsung

maupun upah tak langsung. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung

menurut klasifikasi jenis dan departemen diposting ke dalam summary strip, yang

sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja.

c. Metode distribusi dengan komputer.

Metode ini dilakukan dengan memberi kode transaksi penggajian yang terjadi

sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Proses sortasi akan dilakukan oleh

komputer melalui program.

E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Menurut Mulyadi (2001: 17), definisi sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan adalah “Sistem yang dirancang untuk menangani transaksi

penghitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”.

2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

menurut Mulyadi (2001: 374-379) adalah:


16

a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat

keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Tembusan dokumen ini

dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan

daftar gaji dan upah.

b. Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir

setiap karyawan diperusahaan. Dapat berupa daftar hadir biasa atau dapat pula

berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

c. Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja

langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh

mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk

kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir.

d. Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi

potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi

karyawan, dan lain sebagainya.

e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat

berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh

fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.


17

f. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan

pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan

daftar gaji dan upah.

g. Amplop gaji dan upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop

gaji dan upah.

h. Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi

akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan

upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah menurut

Mulyadi (2001: 382) adalah:

a. Jurnal umum

Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap

departemen dalam perusahaan.

b. Kartu harga pokok produk

Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk

pesanan tertentu.


18

c. Kartu biaya

Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga

kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk

pencatatannya adalah bukti memorial.

d. Kartu penghasilan karyawan

Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima

oleh setiap karyawan. Selain itu digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah

karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang

bersangkutan.

4. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

menurut Mulyadi (2001: 383-384) adalah sebagai berikut:

a. Fungsi Kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon

karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan

tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi

karyawan, dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di tangan Bagian

Kepegawaian, di bawah Departemen Personalia dan Umum.

b. Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi

semua karyawan perusahaan. Fungsi ini tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi

operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.


19

c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi

penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban

setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.

d. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam

hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi ini berada di

tangan: Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.

e. Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah

serta menguangkan cek tersebut ke bank. Fungsi ini berada di tangan Bagian

Kasa.

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Mulyadi (2001: 385-386) mengungkapkan bahwa sistem penggajian terdiri dari

jaringan prosedur berikut ini:

a. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Prosedur ini

diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir

pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.

b. Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.

Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat

keputusan mengenai karyawan.


20

c. Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-

departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.

d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan bukti transaksi dalam sistem

penggajian berupa bukti kas keluar. Artinya perusahaan telah mengeluarkan kas

untuk membayar gaji karyawan.

e. Prosedur pembayaran gaji

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi

membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek

guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke

bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.

F. Sistem Pengendalian Intern

1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001: 163), definisi sistem pengendalian intern adalah

“Sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang

dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya

kebijakan manajemen”.

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 178-179)

diungkapkan sebagai berikut:


21

a. Menjaga kekayaan organisasi.

Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah

ditetapkan. Hal tersebut dilakukan dengan cara membatasi akses langsung dan

akses tidak langsung terhadap kekayaan. Pertanggungjawaban kekayaan

perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.

Pembandingan ini dilakukan secara periodik antara catatan akuntansi dengan

kekayaan yang sesungguhnya ada.

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Melaksanakan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. Otorisasi

hanya dapat diberikan oleh pejabat yang berwenang. Pelaksanaan transaksi sesuai

dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat berwenang. Melakukan pencatatan

transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.

c. Mendorong efisiensi.

Kelangkaan terhadap supply atas sumber daya yang dipakai untuk memenuhi

kebutuhan yang tidak terbatas, mengharuskan perusahaan menggunakan sumber

daya tersebut seekonomis mungkin untuk memberikan manfaat yang sebesar-

besarnya.

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Kebijakan manajemen dibuat untuk memastikan bahwa suatu operasi berjalan

secara baik, sistematis dan berurutan. Kegagalan untuk mematuhi kebijakan ini

akan menganggu usaha yang terkoordinasi.


22

3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penggajian

Unsur-unsurpengendalian intern yang seharusnyaadadalam sistem akuntansi

penggajianmenurut Mulyadi (2001: 386-391) adalah:

a. Organisasi

1) Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan.

Untuk menciptakan sistem pengendalian intern, fungsi akuntansi harus

dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi

personalia dan fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi. Fungsi

keuangan merupakan fungsi penyimpanan.

2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu

hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi (seperti fungsi produksi dan

fungsi teknik).

b. Sistem Otorisasi

1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus

memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang

ditandatangani oleh Direktur Utama.

Untuk menghindari pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak,

setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji harus mendapat otorisasi

oleh pejabat yang berwenang.

2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan

tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur

Keuangan.


23

Untuk menjamin keandalan data gaji karyawan, setiap perubahan unsur

yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus

diotorisasi oleh yang berwenang.

3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan

karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi

kepegawaian.

Tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji yang menjadi

hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian.

4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

Hal ini dilakukan supaya data waktu hadir setiap karyawan sah sebagai

dasar penghitungan gaji dan untuk keperluan lain.

5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan

yang bersangkutan.

Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan

upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja

reguler.

6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

Hal ini menunjukkan bahwa:

a) Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang

diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.

b) Tarif gaji yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji adalah tarif

yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.


24

c) Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji karyawan telah

diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

d) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah

dicek ketelitiannya.

7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi

akuntansi.

Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan

verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji, dan diotorisasi

oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.

c. Prosedur Pencatatan

1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

daftar gaji karyawan.

Untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu

penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya

rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan

karyawan dengan daftar gaji.

2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi

ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke

dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja

langsung yang bersangkutan.


25

d. Praktik yang Sehat

1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum

kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja

langsung.

Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan yang berada di

perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap

karyawan.

2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

Hal ini dapat berfungsi untuk menghindari perekaman jam hadir karyawan

yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.

3) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

Sistem pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar

dokumen pendukung yang andal.

4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

catatan penghasilan karyawan.

PPh Pasal 21 ini dihitung berdasarkan data penghasilan karyawan setahun

yang dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Besarnya utang pajak

penghasilan karyawan harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara.

5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar

gaji.


26

Kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat

daftar gaji ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan setelah ditandatangani

oleh karyawan yang bersangkutan.

G. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah

sistem informasi akuntansi atau SIA. Jogiyanto (1999: 17) mengungkapkan

definisi sistem informasi akuntansi sebagai berikut:

Menurut Moscove dan Simkin, sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan oriental finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen).

Menurut Robert, Thomas, dan Joel, sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak luar lainnya.

Menurut Qosidi dalam Jurnal Komputerisasi Akuntansi (2010: 5) definisi

sistem informasi akuntansi adalah, “Suatu prosespengolahan data keuangan dari

mulaiterjadinya transaksi, kemudian jurnal hingga tercapainya suatu informasi

berupalaporan keuangan yang sudahterkomputerisasi”.

2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Sistem Informasi Akuntansi

(Baridwan, 1993: 7) mengungkapkan bahwa terdapat berbagai faktor yang

perlu diperhitungkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi. Faktor-faktor

itu merupakan hal di luar sistem akuntansi, tetapi menentukan keberhasilan dari

suatu sistem. Faktor-faktor itu antara lain adalah :


27

a. Perilaku manusia dalam organisasi.

Perilaku manusia dalam organisasi perlu dipertimbangkan dalam menyusun

sistem informasi akuntansi karena sistem informasi itu tidak mungkin berjalan

tanpa manusia. Faktor psikologis karyawan menjadi penting karena bila terdapat

ketidakpuasan, bisa terjadi ketidakpuasan tersebut akan dicurahkan dalam bentuk

menghambat berjalannya sistem informasi itu.

b. Penggunaan metode kuantitatif.

Penggunaan metode kuantitatif dalam hubungannya dengan sistem informasi,

biasanya dikelompokkan dalam suatu subsistem Decision Support System (DSS).

Apabila DSS disusun dalam suatu model yang memudahkan pemakai untuk

berinteraksi dengan komputer, maka manfaat metode kuantitatif ini akan

meningkat dan dapat bermanfaat untuk pengambilan keputusan.

c. Penggunaan komputer sebagai alat bantu.

Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila

menggunakan komputer. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk

mengolah data jauh melebihi kecepatan manusia.

3. Fitur-Fitur Operasional Utama Sistem Penggajian

Menurut Hall (2007: 405-407), fitur-fitur di bawah ini penting untuk kegiatan

operasional utama pada sistem penggajian:

a. Personalia

Departemen ini melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time

melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru,

penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga


28

karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan karyawan

(tarif pembayaran).

b. Akuntansi Biaya

Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau

setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labour usage file).

c. Penjagaan Waktu

Departemen ini membuat file kehadiran (attendance file) saat ini ketika menerima

kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu.

d. Pemrosesan Data

Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch:

1) Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan

akun biaya.

2) File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari

file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.

3) Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan

(employee file). Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran

kas.

4) File catatan karyawan diperbarui.

5) Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke

bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek

pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan.

6) File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana

yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim


29

ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen

buku besar umum, dan salinan yang terakhir dikirim ke departemen utang.

7) Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman

distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar

umum.

H. Analisis Sistem

1. Pengertian Analisis Sistem

Menurut Fatta (2007: 44),definisi analisis sistem adalah “Teknik pemecahan

masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan

berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka”.

Menurut Jogiyanto (1999: 129), definisi analisis sistem adalah sebagai berikut:

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

2. Tahapan Analisis Sistem

Di dalamtahap analisis sistem, terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan oleh analis sistem:

a. Identify, yaitu kegiatan mendefinisikan masalah dengan cara:

1) Mengidentifikasi penyebab masalah.

Analis sistem akan melakukan identifikasi penyebab masalah atas masalah yang

terjadi di dalam perusahaan. Ini merupakan langkah awal dalam mengidentifikasi

masalah.


30

2) Mengidentifikasi titik keputusan.

Setelah analis sistem menemukan penyebab masalah, analis sistem akan

mengidentifikasi titik keputusan yang dapat diambil untuk memperbaiki masalah

yang telah diidentifikasi sebelumnya.

3) Mengidentifikasi personil-personil kunci.

Setelah menemukan penyebab masalah dan menentukan titik keputusan, analis

sistem mengidentifikasi personil kunci baik langsung maupun tidak langsung

sebagai penyebab masalah.

b. Understand, yaitu kegiatan memahami kerja dari sistem yang ada.

Langkah ini dilakukan dengan memahami dan mempelajari secara rinci

bagaimana sistem yang ada beroperasi.Untuk mempelajari operasi ini diperlukan

data yang dapat diperoleh dengan melakukan penelitian. Analis sistem perlu

mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba

menganalisis masalah, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat

memberikan rekomendasi pemecahan.

c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

Analisis dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian yang

telah dilakukan.

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis dilakukan, hasil dari analisis tersebut dikemukakan dalam

sebuah laporan hasil analisis untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan

manajemen dalam mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem

yang lama.


31

3. Sumber Informasi dalam Melaksanakan Analisis Sistem

Dalam melaksanakan analisis sistem, analis dapat memperoleh informasi dari:

a. Sistem akuntansi yang sekarang digunakan, informasi didapatkan dari

sistem informasi lama yang saat ini sedang berjalan di perusahaan.

b. Sumber informasi dari dalam perusahaan, keberadaan para pegawai,

karyawan, dan buruh dapat menjadi salah satu sumber informasi.

c. Sumber informasi dari luar perusahaan, kondisi lingkungan bisnis dan

perubahan prinsip akuntansi dapat menjadi informasi bagi analisis sistem.

4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem

Dalam menyusun kebutuhan, ada beberapa teknik yang biasa digunakan.

Menurut Fatta (2007: 69-71) teknik tersebut adalah sebagai berikut:

a. Wawancara.

Wawancara adalah teknik pengumpulan kebutuhan yang paling umum digunakan.

Metode ini paling mudah digunakan, jika sistem yang dianalisis tidak terlalu

besar.

b. Joint Application Development (JAD).

JAD adalah proses kelompok terstruktur yang terfokus untuk menentukan

kebutuhan, melibatkan tim proyek, pengguna, dan manajemen bekerja bersama-

sama. Teknik ini sangat berguna untuk mereduksi waktu pengumpulan informasi

sampai 50%.

c. Kuisioner.

Kuisioner adalah sekumpulan pertanyaan tertulis dan biasanya melibatkan banyak

orang. Kuisioner bisa dilakukan secara tertulis (paper based) atau secara


32

elektronik. Bisanya sampel dipilih untuk mewakili populasi tertentu. Setelah hasil

kuisioner diperoleh diperlukan analisis untuk mengambil data yang sesuai dengan

keperluan pengumpulan kebutuhan.

d. Analisis Dokumen.

Teknik ini dilakukan dengan mempelajari material yang menggambarkan sistem

yang sedang berjalan. Biasanya dokumen yang diamati berupa form, laporan,

manual kebijakan, grafik organisasi. Untuk perusahaan atau organisasi berskala

kecil dan belum memiliki sistem yang terkomputerisasi, cara ini adalah cara yang

efektif untuk menyusun kebuthan sistem.

e. Observasi.

Teknik ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung pada

proses-proses yang sedang berjalan. Hal ini penting karena kadang-kadang

pengguna atau manajer tidak dapat mengingat secara keseluruhan apa yang

mereka lakukan dan menceritakan kembali ke analisis. Teknik observasi biasanya

dilakukan bersama-sama dengan teknik pengumpulan kebutuhan sistem yang lain.

I. Perancangan atau Desain Sistem

1. Pengertian Perancangan Sistem

Menurut Mulyadi (2001: 51), definisi perancangan sistem adalah “Proses

penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem

informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan”.

Menurut Jurnal Komputerisasi Akuntansi (2010: 3), definisi perancangan

sistem adalah “Pembuatan suatu desain sistem yang baru dengan pemilihan

alternatif dari input, process dan output ke dalam struktur penyimpanan fisik.


33

Adapun dilakukan desain sistem baru dapat menyelesaikan masalah-masalah yang

dihadapi perusahaan yang diperoleh daripemilihan alternatif sistem yang terbaik”.

2. Tahap Perancangan Sistem

Dari pengertian di atas, tahap desain sistem ini dibagi menjadi tiga tahap, yaitu:

a. Desain sistem secara garis besar.

Sistem yang telah dipelajari oleh analis sistem kemudian akan dibuat rancangan

sistem secara garis besar menggunakan diagram arus data level 0. Diagram ini

akan menggambarkan bagaimana sistem tersebut berjalan, dan apa yang dapat

diberikan sistem tersebut kepada pemakainya.

b. Melakukan evaluasi sistem

Evaluasi sistem dilakukan analis sistem untuk menentukan apakah sistem telah

sesuai dengan tujuan dan telah sesuai dengan kebutuhan pemakainya.

c. Membuat desain sistem secara rinci.

Sistem yang telah dievaluasi akan dibuat rancangan desain sistem secara rinci

menggunakan diagram arus data level 1. Diagram ini akan menggambarkan setiap

kegiatan yang ada di dalam sistem secara lebih rinci.

3. Tujuan dan Sasaran Perancangan Sistem

Tahap perancangan sistem menurut Jogiyanto (1999: 197) memiliki tujuan

utama yaitu:

a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang

lengkap.


34

Untuk mencapai tujuan tersebut, analis sistem harus dapat mencapai

sasaran-sasaran sebagai berikut:

a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan mudah

digunakan.

b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.

c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung

pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan pelaksanaan kebijakan.

d. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang

rinci untuk tiap komponen sistem.

J. Perancangan Formulir, Jurnal, Bagan Alir Dokumen (Flowchart),

Diagram Arus Data (Data Flow Diagram), dan Laporan

1. Formulir

a. Pengertian Formulir

Menurut Mulyadi (2001: 75), definisi formulir adalah “Secarik kertas yang

memiliki ruang untuk diisi dan sering pula disebut dengan dokumen”.

Menurut Mulyadi (2001: 76), definisi formulir elektronik adalah “Ruang

yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data

yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik”.

Menurut Mulyadi (2001: 5), formulir juga merupakan keluaran sistem lain

yang menjadi masukan sistem akuntansi.

b. Manfaat Formulir

Berdasarkan pengertian formulir di atas, formulir dalam perusahaan

bermanfaat untuk:


35

1) Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.

Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi

membubuhkan tanda tangan atau paraf. Hal tersebut dilakukan sebaga bukti

pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang

terjadi.

2) Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan

transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam

pertama kali dalam formulir.

3) Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua

kejadian dalam bentuk tulisan.

Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu fomulir

untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.

4) Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam

organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

Formulir berfungsi sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern

organisasi atau antarorganisasi. Hal ini dikarenakan setiap bagian atau departemen

dalam perusahaan mempunyai kegiatan yang saling berkaitan.

Sedangkan manfaat dari formulir elektronik adalah:

1) Tidak pernah kehabisan formulir.

Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis dapat berhenti jika

perusahaan kehabisan formulir. Tidak demikian halnya dengan formulir

elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.


36

2) Tidak pernah ketinggalan jaman.

Jika kebutuhan dan peraturan berubah, dengan segera formulir kertas menjadi

ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan

perubahan kebutuhan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan

tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.

3) Ketidakefisienan formulir dapat dihindari.

Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera penyesuaian isi

dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga

memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.

Penggunaan formulir kertas sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai,

karena untuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya.

4) Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah.

Penggunaan formulir kertas membuka kemungkinan untuk tujuan yang salah, atau

penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Dengan formulir elektronik,

pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir

tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password, nama dan nomor

formulir. Komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan

nama yang dimasukkan ke dalam komputer.

5) Kecepatan pengisian formulir.

Kecepatan pengisisan formulir elektronik jauh melebihi kecepatan pengisian

formulir kertas. Formulir elektronik dapat melakukan perhitungan (penambahan,

pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencantumkan secara otomatis hasil

perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.


37

6) Penangkapan data dilakukan sekali.

Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian

orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke

dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi

penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.

7) Tidak ada data yang mengambang.

Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke

tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan

formulir kertas, data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang

diperlukan untuk mentrasfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.

c. Perancangan Formulir

Prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir menurut Mulyadi (2001:

86) adalah sebagai berikut:

1) Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir.

Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus perlu dibuat beberapa formulir.

2) Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.

Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam

sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi

bagi semua departemen.

3) Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.

Hal ini akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu

sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku

pembantu.


38

4) Masukan internal check dalam merancang formulir.

Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan informasi yang dapat

dipercaya dan teliti serta untuk menjaga kekayaan organisasi.

5) Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan

digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.

Hal ini dilakukan untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi

perusahaan penerima.

6) Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.

Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut.

Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap

formulir tersebut.

7) Beri nomor untuk identifikasi formulir.

Jika perusahaan menggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor

identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Dalam praktek tidak jarang

nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan

dengan nama formulir tersebut.

8) Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir.

Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yang lebar,

setiap garis diberi nomor urut baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi sebelah

kanan.

9) Cetaklah garis pada formulir.

Hal ini dilakukan jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika

pengisian formulir menggunakan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak.


39

10) Cantumkan nomor urut tercetak.

Nomor urut ini digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dann untuk

mengidentifikasi transaksi bisnis.

11) Rancangan formulir tertentu sedemikian rupa.

Cara yang ditempuh oleh analis sistem untuk menghemat waktu pengisian formulir

adalah dengan membuat pertanyaan sedemikian rupa guna memperoleh informasi

dari pengsisi. Pengisi hanya cukup memilih jawaban ya atau tidak yang sudah

tersedia.

12) Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,

karbon berkali-kali, atau tanpa karbon.

Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya.

13) Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut

blok-blok daerah yang logis berisi data yang saling terkait.

Zona membagi formulir menurut blok-blok logis berisi data yang saling terkait.

2. Jurnal

a. Pengertian Jurnal

Menurut Mulyadi (2001: 101), definisi jurnal adalah “Catatan akuntansi

permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan

perusahaan”.

b. Perancangan Jurnal

Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal

diungkapkan Mulyadi (2001: 104) sebagai berikut:


40

1) Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga

memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat

dengan transaksi keuangan yang terjadi.

2) Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam

penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan

dan pembelian.

3) Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus

digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan

pembukuan jumlah per kolom ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku

besar.

4) Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang

bersangkutan dalam buku besar.

5) Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka

yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

6) Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga

pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum.

7) Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan

jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan.

c. Metode Pencatatan Data

Menurut Mulyadi (2001: 109-111) ada berbagai cara yang dapat digunakan

untuk mencatat informasi dalam jurnal:

1) Dengan pena

Informasi dari dokumen disalin dengan cara tulis tangan.


41

2) Dengan mesin pembukuan

Informasi dari dokumen disalin dengan mesin pembukuan, bersamaan dengan

pembukuan ke dalam rekening buku pembantu.

3) Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal

Jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya

transaksi.

4) Dengan komputer

Informasi dari dokumen dimasukkan ke dalam komputer melalui keyboard dan

dicatat kedalam arsip transaksi yang berfungsi sebagai jurnal.

3. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Bagan alir dokumen (flowchart) merupakan bentuk aliran dokumen–

dokumen yang masuk ke dalam sebuah sistem dan dokumen-dokumen yang

dihasilkan dari proses sebuah sistem.

Untuk dapat menggambarkan bagan alir dokumen maka digunakan simbol–

simbol yang mewakili setiap dokumen, kegiatan dan keterangan suatu kegiatan

dalam transaksi. Jika simbol–simbol tersebut digabungkan sesuai dengan kegiatan

transaksi yang terjadi maka membentuk suatu bagan yang akan menunjukkan

tentang aliran dokumen dari data menjadi informasi.

Tabel 1.1 Simbol–Simbol dalam Bagan Alir Dokumen Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan semua

dokumen berupa formulir untuk merekam transaksi.

Simbol catatan digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi dari formulir.


42

Tabel 1.1 Simbol–Simbol dalam Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) Simbol penghubung bagan pada halaman yang sama.

Simbol penghubung bagan pada halaman yang berbeda.

Simbol kegiatan manual digunakan untuk menggambar kegiatan manual fungsi-fungsi di dalam sistem.

Simbol arsip sementara digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang nantinya akan diambil kembali.

Simbol arsip permanen digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak diproses lagi.

Simbol keputusan menggambarkan keputusan yang dibuat dalam pemrosesan data.

Simbol computer process menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer.

Simbol keying menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer untuk diproses di dalam komputer.

Simbol garis alir menggambarkan arah proses pengolahan data.

Simbol mulai/berakhir menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem.

Sumber: Mulyadi (2001: 60-63)


43

4. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Diagram arus data (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu

sistem yang telah ada atau suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara

logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan

disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan

sistem yang terstruktur. (Jogiyanto, 1999: 700).

Beberapa simbol yang digunakan dalam pembuatan DFD:

a. Kesatuan Luar atau Entitas

Kesatuanluar di lingkunganluarsistem yang dapatberupa orang,organisasiatau

sistem lainnya yang berada di lingkunganluarnya.

Suatukesatuanluardapatdisimbolkandengansuatunotasipersegipanjangatausuatuper

segipanjangdengansisikiridanatasnyaberbentukgaristebal.

Gambar 1.2: Kesatuan Luar atau Entitas Sumber: Jogiyanto (1999: 700-701)

b. Aliran Data

Aliran data pada DFD ditunjukkan dengan simbol panah.Aliran datainimengalir

diantara proses, simpanan data dankesatuanluar.Aliran data

inimenunjukkanarusdari data yang dapatberupamasukan dari kesatuan luar untuk

diproses atauhasildari proses sistem.

a

Personalia


44

Cek Gaji

Gambar 1.3: Aliran Data Sumber: Jogiyanto (1999: 701-702)

c. Proses

Proses adalahkegiatanatau aktivitas yang dilakukanoleh orang, mesinatau

komputer darihasilsuatualirandata berupa masukan yang akan menghasilkan

keluaran berupa informasi baru.

Gambar 1.4: Proses Sumber: Jogiyanto (1999: 705)

Gambar 1.5: Hubungan Aliran Data antara Entitas dengan Proses Sumber: Jogiyanto (1999: 706)

d. Simpanan Data

Simpanan data merupakanpenyimpan data yang dapatberupa:

1) Suatu file atau basis data di sistem komputer.

Jika perusahaan menggunakan sistem komputerisasi maka data dapat disimpan

sebagai suatu file atau basis data.

1

Siapkan Pengeluaran

Kas

a

Personalia Otorisasi

1

Membuat Bukti Kas

Keluar


45

2) Suatuarsipataucatatan manual.

Data juga dapat disimpan sebagai suatu arsip baik permanen maupun sementara,

atau sebagai suatu catatan manual.

3) Suatukotaktempat data di mejaseseorang.

Data yang disimpan sebagai arsip berupa catatan manual dapat disimpan di suatu

kotak di meja karyawan.

4) Suatu tabel acuan manual.

Data juga dapat disimpan dengan menginputnya ke dalam tabel-tabel sesuai

kebutuhan dan klasifikasinya.

5) Suatu agenda ataubuku.

Data juga dapat disimpan sebagai suatu agenda atau buku.

Gambar 1.6: Penyimpanan Data Sumber: Jogiyanto (1999: 707)

Daftar Gaji D1


46

Gambar 1.7: Hubungan Entitas, Aliran data, Proses dan Simpanan Data. Sumber: Jogiyanto (1999: 715)

5. Laporan

Laporan merupakan bentuk dari output atau hasil dari suatu proses. Laporan

ini digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan. Menurut Baridwan

(1993: 190-191), beberapa hal yang dilakukan untuk merancang laporan adalah

sebagai berikut:

a. Merancang format laporan.

Laporan yang dihasilkan dapat dibuat dalam berbagai bentuk seperti tabel, grafik,

atau bentuk uraian.

b. Merancang isi laporan.

Perancangan isi laporan berkaitan dengan penggunaan laporan itu. Agar laporan

yang dihasilkan itu dapat bermanfaat bagi penerima, maka perlu diketahui lebih

dahulu tujuan dibuatnya laporan tersebut.

a

Pencatat Waktu

1

Membuat presensi

KJH

Data presensi D1

b

Penggajian

2

Membuat daftar gaji

Presensi

Data daftar gaji D2

Presensi

Presensi

Daftar gaji


47

c. Merancang jumlah laporan, distribusi, dan lain-lain.

Untuk setiap laporan yang dihasilkan perlu ditentukan jumlahnya dan kepada

siapa laporan itu akan didstribusikan, juga bagaimana mendisribusikannya. Selain

itu perlu ditentukan juga kapan laporan itu akan dibuat, apakah harian, mingguan,

atau periode yang lain.

K. Review Penelitian Terdahulu

Beberapa penelitian sebelumnya berkaitan dengan sistem menjadi landasan

peneliti dalam melakukan analisis dan perancangan sistem penggajian. Penelitian

tersebut antara lain:

1. Menurut hasil penelitian Stefanus Karl Christian yang membahas tentang

Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian, sistem akuntansi penggajian di PT

Madubaru Yogyakarta sudah baik karena didukung dengan adanya struktur

organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem

wewenang dan prosedur pencacatan yang baik, praktek yang sehat dan karyawan

yang kompeten. Peneliti menyarankan kepada perusahaan untuk mempertahankan

sistem penggajian yang selama ini sudah efektif penerapannya.

2. Menurut penelitian Thomas Aquino Ari Indratama W yang membahas

tentang Analisis dan perancangan Sistem Akuntansi Penggajian Berbasis

Komputer, peneliti menggunakan teknik pengumpulan data berupa wawancara,

observasi, dokumentasi, dan kuisioner. Teknik analisis data yang digunakan

peneliti adalah analisis deskriptif untuk mendeskripsikan penerapan sistem

akuntansi penggajian di PT Nasmoco. Peneliti melakukan identifikasi masalah

dengan cara mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan,


48

dan mengidentifikasi personil-personil kunci. Selain itu peneliti juga melakukan

perbandingan antara sistem akuntansi penggajian PT Nasmoco dengan teori

sistem akuntansi penggajian. Peneliti melakukan perancangan sistem penggajian

berupa rancangan struktur organisasi, rancangan input, rancangan proses,

rancangan output, dan rancangan pengendalian.


49

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode penelitian studi kasus di PT Madubaru

Yogyakarta (PG/PS Madukismo). Penelitian dilaksanakan secara langsung di

perusahaan atau lokasi penelitian dengan maksud untuk mendapatkan data. Data

tersebut digunakan penulis untuk menganalisis dan memberikan usulan rancangan

sistem penggajian bagi PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS Madukismo).

B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian

1. Waktu

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2012 sampai Maret 2013.

2. Lokasi

Penelitian dilaksanakan di PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS Madukismo) yang

beralamatkan di Tromol Pos 49, Padokan, Tirtonirmolo, Kasihan Bantul,

Yogyakarta, 55181.

C. Subjek Penelitian dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian

a. Bagian Kepegawaian.

b. Bagian Pencatat Waktu.

c. Bagian Pembuat Daftar Gaji.


50

d. Bagian Akuntansi.

e. Bagian Keuangan.

2. Objek Penelitian

a. Dokumen atas kegiatan penggajian karyawan.

b. Prosedur sistem penggajian karyawan.

D. Jenis Data yang Diperlukan

1. Data Primer

Yaitu jenis data yang didapatkan melalui pengamatan secara langsung pada objek

penelitian yaitu sistem penggajian perusahaan PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS

Madukismo). Data ini dapat berupa daftar gaji, slip gaji, bukti kas keluar, dan

daftar hadir karyawan.

2. Data Sekunder

Yaitu jenis data yang digunakan sebagai pelengkap data primer berupa dokumen

potongan pajak penghasilan.

E. Data yang Diperlukan

1. Sejarah atau Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah atau gambaran umum perusahaan dapat membantu proses penelitian

dalam memberikan gambaran perusahaan secara umum.

2. Struktur organisasi

Struktur organisasi perusahaan dapat membantu proses penelitian dalam

memberikan gambaran pemisahan wewenang terkait dengan proses penggajian

karyawan perusahaan.


51

3. Dokumen

Dokumen terkait dengan kegiatan penggajian karyawan perusahaan.

4. Prosedur

Prosedur yang mengatur sistem penggajian karyawan perusahaan, dan prosedur

pengendalian atas penerapan sistem perusahaan.

F. Teknik Pengumpulan Data

1. Teknik observasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan pengamatan secara

langsung pada proses penggajian karyawanperusahaan.

2. Teknik wawancara, yaitu teknik yang dilakukan dengan mengajukan

pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian mengenai gambaran umum dan

prosedur penggajian karyawan perusahaan.

3. Teknik dokumentasi, yaitu teknik pengamatan pada dokumen-dokumen

yang berkaitan dengan proses penggajian karyawan perusahaan. Pengamatan

dilakukan pada dokumen perusahaan mengenai pengaturan sistem penggajian

karyawan perusahaan, struktur organisasi perusahaan, bagan alir sistem

penggajian karyawan, dan pengendalian internnya.

G. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data merupakan langkah untuk menjawab rumusan

masalah yang ada. Analisis data bertujuan untuk memecahkan atau mengatasi

masalah-masalah yang ada dalam perusahaan, memperlihatkan hubungan antara

fenomena yang terdapat dalam penelitian, dan bahan untuk membuat kesimpulan

serta saran yang berguna bagi perkembangan kebijakan perusahaan selanjutnya.


52

1. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah

yang pertama adalah dengan analisis deskriptif. Penulis mendeskripsikan struktur

organisasi perusahaan, sistem akuntansi penggajian, data mengenai prosedur

penggajian, dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem

akuntansi penggajian, serta fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi

penggajian. Selain itu, penulis melakukan identifikasi masalah terhadap sistem

akuntansi penggajian perusahaan yang sudah berjalan selama perusahaan berdiri.

Langkah-langkah dalam mengidentifikasi masalah adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi masalah.

Langkah awal dalam melakukan identifikasi adalah mencari dan mengidentifikasi

masalah yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan.

b. Mengidentifikasi penyebab masalah

Setelah menemukan masalah yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan,

dilakukan identifikasi terhadap penyebab terjadinya masalah tersebut.

c. Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah menemukan penyebab terjadinya masalah, selanjutnya mengidentifikasi

titik keputusan yang dapat diambil untuk mengatasi masalah yang telah

teridentifikasi sebelumnya.

d. Mengidentifikasi personil-personil kunci

Setelah menemukan penyebab masalah dan menentukan titik keputusan, langkah

selanjutnya adalah mengidentifikasi personil kunci sebagai penyebab terjadinya

masalah tersebut.


53

Teknik analisis data lain yang dapat digunakan adalah dengan

membandingkan sistem penggajian perusahaan denganpengendalian intern

penggajian.

2. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah

yang kedua adalah dengan membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi

penggajian untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada sistem penggajian

perusahaan, yaitu:

a. Merancang input dari sistem informasi akuntansi penggajian berupa

rancangan formulir.

b. Membuat rancangan proses sistem informasi akuntansi penggajian

berupa Flowchart, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relation Diagram (ERD),

dan tabel relationship.

c. Merancang output berupa dokumen atau laporan dari proses sistem

informasi akuntansi.

Hasil rancangan sistem informasi akuntansi penggajian ini disesuaikan

dengan kondisi perusahaan saat dilakukannya penelitian.


54

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Profil dan Sejarah Perusahaan

PT Madubaru atau yang sering disebut PG/PS Madukismo adalah satu-

satunya Pabrik Gula dan Pabrik Alkohol/Spiritus di Provinsi Daerah Istimewa

Yogyakarta yang mengemban tugas untuk mensukseskan program pengadaan

pangan Nasional, khususnya gula pasir. PT Madubaru merupakan perusahaan

padat karya yang banyak menampung tenaga kerja dari Propinsi Daerah Istimewa

Yogyakarta.

PT Madubaru dibangun dengan status Perseroan Terbatas pada tanggal 14

Juni 1955 dan terletak di atas bangunan Pabrik Gula Padokan (satu diantara 17

Pabrik Gula di DIY yang dibangun pada pemerintahan Belanda tetapi

dibumihanguskan pada masa pemerintahan Jepang), tepatnya di Desa Padokan,

Kelurahan Tirtonirmolo, Kecamatan Kasihan, Kabupaten Bantul, Propinsi Daerah

Istimewa Yogyakarta. Pembangunan PT Madubaru diprakarsai oleh Sri Sultan

Hamengku Buwono IX dan diresmikan oleh Presiden RI pertama yaitu Ir.

Soekarno pada tanggal 29 Mei 1958. PG Madukismo mulai berproduksi pada

tahun 1958 sedangkan PS Madukismo mulai berproduksi mulai tahun 1959.

PT Madubaru mengalami perubahan manajemen dan status perusahaan

dari tahun 1955 sampai dengan sekarang. Pada tahun 1955-1962 status PT

Madubaru merupakan Perusahaan Swasta (Perseroan Terbatas).


55

Pada tahun 1962-1966 bergabung dengan Perusahaan Negara di bawah

BPU-PPN (Badan Pimpinan Umum-Perusahaan Pemerintah Negara), karena

adanya policy pemerintah RI yang mengambil alih semua perusahaan di

Indonesia. Tahun 1966 BPU-PPN bubar dan Pabrik Gula di Indonesia boleh

memilih tetap menjadi Perusahaan Negara atau keluar menjadi Perusahaan Swasta

(Perseroan Terbatas). PT Madubaru memilih menjadi Perusahaan Swasta

(Perseroan Terbatas). Pada tahun 1966-1984 PT Madubaru kembali menjadi

Perusahaan Swasta dengan susunan Direksi yang dipimpin oleh Sri Sultan

Hamengku Buwono IX sebagai Presiden Direktur. Pada tanggal 4 Maret 1984 - 24

Februari 2004 diadakan kontrak manajemen dengan PT Rajawali Nusantara

Indonesia (RNI), yaitu salah satu BUMN milik Departemen Keuangan RI. Pada

tanggal 24 Februari 2004 hingga sekarang, PT Madubaru menjadi perusahaan

mandiri yang dikelola secara profesional dan independen.

Status kepemilikan saham PT Madubaru pada awal berdiri adalah 75%

milik Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan 25% milik Pemerintah RI

(Departemen Pertanian RI). Saat ini telah dirubah menjadi 65% milik Sri Sultan

Hamengku Buwono X dan 35% milik Pemerintah yang dikuasakan kepada PT

Rajawali Nusantara Indonesia (PT.RNI).

PT Madubaru memiliki potensi dan peluang pengembangan usahauntuk

tumbuh dan berkembang menjadi suatu perusahaan Agro Industri yang berbasis

tebu dan dikelola secara profesional serta inovatif untuk menghadapi persaingan

bebas diera globalisasi dengan petani sebagai mitra sejati.


56

B. Visi dan Misi Perusahaan

1. Visi

Menjadikan PT Madubaru (PG/PS Madukismo) sebagai perusahaan Agro Industri

yang unggul di Indonesia dengan menjadikan petani sebagai mitra sejati.

2. Misi

a. Menghasilkan Gula dan Ethanol yang berkualitas untuk memenuhi

permintaan masyarakat dan industri di Indonesia.

b. Menghasilkan produk dengan memanfaatkan teknologi maju yang ramah

lingkungan, dikelola secara profesional dan inovatif, memberikan pelayanan yang

prima kepada pelanggan serta mengutamakan kemitraan dengan petani.

c. Mengembangkan produk/bisnis baru yang mendukung bisnis inti.

d. Menempatkan karyawan dan stakeholderlainnya sebagai bagian

terpenting dalam proses penciptaan keunggulan perusahaan dan pencapaian

shareholder values.


57

Direktur

KaBag Akuntansi & Keuangan

Staf Gudang Hasil

Staf Gudang Material

Staf EDP, ATR & Timb

Staf Keu & Akuntansi

Staf Keu & Anggaran

Staf PKBL

Staf Pembelian

Staf Keu. Kasir

KaBag Tanaman

Kep. RY. Bantul/GK

Kep.RY.Sleman

Kep. RY. KP/MGL/TMG

Kep. RY. PKB

Kep. BST

Kep Tebang & Angkut

KaBag Instalasi

Staf Bangunan

Staf. PT & PB

Staf Ketel & Turbin

Staf Kend, Traktor & Remise

Staf Gilingan & Besali

Staf Listrik & Instrumen

KaBag Pabrikasi

Staf Pengolahan

Kepala P. Spiritus

Staf PS

KaBag SDM & Umum

Staf Sekret, Umum & Argo

Staf Imbal Jasa & Personalia

Staf Legal & Diklat

KaBag Pemasaran

Staf Pemasaran

C. Struktur Organisasi

Gambar 2.1: Struktur Organisasi PT. Madubaru Sumber: PT. Madubaru (2012)


58

Struktur organisasi diperlukan oleh perusahaan untuk menunjukkan

wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam perusahaan. Pada

struktur organisasi perusahaan di atas, bagian-bagian yang bersangkutan dengan

sistem penggajian adalah Bagian Akuntansi dan Keuangan serta Bagian SDM dan

Umum. Adapun pembagian wewenang dan tanggung jawab pada struktur

organisasi PT Madubaru adalah sebagai berikut:

1. Direktur

a. Bertanggungjawab terhadap kegiatan manajerial perusahaan.

b. Mengawasi kinerja Kepala Bagian setiap departemen.

2. Bagian Akuntansi dan Keuangan

Secara umum Bagian Akuntansi dan Keuangan mempunyai tanggung jawab

dalam memecahkan masalah akuntansi dan keuangan, membuat laporan keuangan

secara periodik, melaporkan keuangan yang telah dibuat kepada pihak yang

membutuhkan, dan mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur.

Dalam sistem penggajian, Bagian Akuntansi dan Keuangan mempunyai

beberapa peran penting. Berikut wewenang dan tanggung jawab personil-personil

yang berkaitan dengan sistem penggajian:

a. Kepala Bagian (KaBag)

1) Menetapkan pelaksanaan kebijakan Direksi di bidang akuntansi dan

keuangan, perpajakan, dan personalia serta pengadaan barang dan jasa termasuk

pergudangan serta hubungan masyarakat.

2) Mengkoordinasi para staf yang ada dalam bagiannya.

3) Menetapkan rancangan anggaran Bagian Akuntansi dan Keuangan.


59

4) Menetapkan prosedur pengumpulan rancangan anggaran dari bagian lain

dalam perusahaan.

5) Menandatangani surat, dokumen, catatan serta laporan atas dasar sistem

otorisasi yang berlaku.

6) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan

dalam bagiannya.

7) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan

demosi karyawan yang bersangkutanatas dasar hasil penilaiannya.

8) Memberi peringatan lisan kepada karyawan di bagiannya yang

melanggar disiplin kerja yang berlaku.

9) Mengusulkan kepada Direksi untuk memberikan peringatan tertulis

terhadap karyawan bagiannya yang melanggar ketentuan disiplin yang berlaku.

10) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada bawahannya di

bagiannya.

11) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang

didelegasikan kepada bawahan di bagiannya.

b. Staf EDP, ATR, dan Timb

1) Mengkoordinasi para pelaksana yang ada dalam seksinya.

2) Menandatangani atau paraf sebagai fungsi verifikasi pada dokumen yang

akan diinputdalam pengolahan data elektronik, sesuai dengan sistem otorisasi

yang berlaku.


dalam bagiannya.


60


demosi karyawan yang bersangkutan atas dasar hasil penilaiannya kepada KaBag.

5) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada karyawan pelaksana di

seksinya.


didelegasikan kepada karyawan pelaksana di seksinya.

c. Staf Keuangan dan Akuntansi


2) Menandatangani atau paraf sebagai akses verifikasi pada surat atau

dokumen, catatan serta laporan atas dasar sistem otorisasi yang berlaku.


dalam seksinya.




seksinya.



d. Staf Keuangan dan Anggaran


2) Menandatangani atau paraf sebagai fungsi verifikasi pada dokumen

untuk pengecekan saat uang akan dikeluarkan, serta verifikasi atas catatan atas

laporan yang dihasilkan sesuai dengan sistem otorisasi yang berlaku.


61


dalam bagiannya.




seksinya.



e. Staf Keuangan Kasir


2) Menandatangani atau paraf sebagai fungsi verifikasi pada dokumen

sesuai dengan sistem otorisasi yang berlaku.

3) Menjadi juru bayar atas kegiatan pemasukan dan pengeluaran kas.


dalam bagiannya.




seksinya.




62

3. Bagian Tanaman

a. Bertanggungjawab terhadap tanaman-tanaman yang digunakan sebagai

bahan baku untuk proses produksi.

b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur.

4. Bagian Instalasi

a. Bertanggungjawab terhadap mesin-mesin yang digunakan dalam proses

produksi.


5. Bagian Pabrikasi

a. Bertanggungjawab terhadap kegiatan pabrikasi perusahaan.


6. Bagian Spiritus

a. Bertanggungjawab terhadap produksi spiritus.


7. Bagian SDM & Umum

Secara umum Bagian SDM dan Umum mempunyai tanggung jawab dalam

mengambil keputusan yang terkait dengan masalah-masalah personalia dan umum

dan mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur.

Dalam sistem penggajian, Bagian SDM dan Umum mempunyai beberapa peran

penting. Berikut wewenang dan tanggung jawab personil-personil yang berkaitan

dengan sistem penggajian:


63

a. Kepala Bagian (KaBag)

1) Menjalankan kebijakan Direksi dibidang SDM yang berkaitan dengan

kepegawaian, administrasi umum, dan poliklinik perusahaan.

2) Mengkoordinasi dalam mengelola tertib administrasi kepegawaian,

pelayanan kesehatan atau poliklinik serta administrasi umum perusahaan.

3) Menyusun rancangan anggaran bagiannya dan melakukan evaluasi atas

perbedaan antara anggaran dengan realisasi.

4) Mengusulkan dan menyiapkan peraturan dan kebijakan perusahaan

dalam bidangnya.

5) Menghitung dan menyiapkan gaji dan upah semua karyawan termasuk

tunjangan dan jamsos.

6) Melaksanakan kebijakan Direksi dalam membina hubungan antar

karyawan dan hubungan dengan instansi pemerintah yang berkaitan dengan

Taman Kanak-Kanak (TK), umum, dan pelayanan kesehatan.

7) Rekruitmen karyawan, pengembangan pendidikan, dan pelatihan

karyawan.

8) Meminta dan mengumpulkan info yang dibutuhkan.

9) Membantu direksi dalam menilai kinerja karyawan.

10) Menegakkan disiplin kerja karyawan dalam bagiannya.

b. Staf Sekretariatan, Umum, dan Argo

1) Menyusun rencana anggaran di seksinya dan melakukan evaluasi atas



64

2) Membantu dalam menyelenggarakan pengelolaan administrasi surat

menyurat baik masuk maupun keluar.

3) Menyiapkan dokumen tentang perijinan, sertifikat atau dokumen

pemilikan aset, hasil keputusan dan kebijakan Direksi dan Dewan Komisaris, serta

notulen Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) serta dokumen pentingnya.

4) Menyiapkan surat atau dokumen penting yang diminta KaBag atau

Direksi jika diperlukan.

5) Mendistribusikan informasi atas kebijakan Direksi dan Dewan

Komisaris, info lain yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.

6) Melakukan administrasi pengarsipan surat-menyurat dan dokumen-

dokumen penting perusahaan yang terklasifikasi dan informatik.

7) Membantu menilai karyawan yang berada dalam seksi.

8) Menegakkan disiplin karyawan dalam seksi.

c. Staf Imbal Jasa dan Personalia



2) Membantu KaBag dalam menghitung dan menyiapkan gaji dan upah

semua karyawan termasuk tunjangan dan jamsos.

3) Membantu menyiapkan dokumen uang pensiun, pesangon, dan piagam

penghargaan.

4) Mengelola administrasi surat dan dokumen personalia tentang kenaikan

gaji serta cuti karyawan.


65

5) Menyiapkan surat dan dokumen serta perhitungannya yang

berhubungan dengan JAMSOSTEK staf dan pimpinan.

6) Menyiapkan surat dan dokumen tentang penggantian biaya rumah sakit,

apotik atau pengibatan karyawan.

7) Menyiapkan surat dan dokumen tentang perjalanan dinas karyawan staf

atau pimpinan.

8) Menyiapkan administrasi pinjaman dinas karyawan staf atau pimpinan.

9) Menyiapkan dokumen dan pengelolaan administrasinya yang

berhubungan dengan pembuatan dan perhitungan presensi, ijin, dan cuti serta

lembur.

10) Menyiapkan data PPh 21 karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana

serta membantu membuat laporan SPT tahunan.

11) Membina dan menjaga hubungan dengan instansi pemerintah.

12) Membantu menilai karyawan yang berada dalam seksi.

13) Menegakkan disiplin karyawan dalam seksi.

d. Staf Legal dan Diklat



2) Membantu KaBag dalam menyususn rencana kebutuhan pengembangan

SDM perusahaan dan membuat surat edaran ke masing-masing bagian berkaitan

dengan pengembangan SDM.

3) Membantu KaBag dalam menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan

karyawan.


66

4) Membantu KaBag melaksanakan rekruitmen karyawan sesuai

kebutuhan dan prosedur yang berlaku, menyiapkan dokumen Perjanjian Kerja

Bersama (PKB) atas karyawan yang tergabung dalam wadah Serikat Pekerja

Seluruh Indonesia (SPSI).

5) Membantu KaBag dalam tugas menjalin hubungan antar lembaga

pendidikan untuk mengadakan kerjasama guna pengembangan SDM.

6) Menyiapkan daftar absensi karyawan, data lembur, laporan absensi dan

lembur untuk urusan kelengkapan dokumen pendukung dalam urusan biaya

pegawai.

7) Mengkompilasi sistem manajemen kinerja dari masing-masing bagian

dan menyiapkan laporannya.

8) Membantu melakukan evaluasi terhadap potensi karyawan.

9) Membantu dalam menilai karyawan yang berada di seksinya.

10) Menegakkan disiplin karyawan dalam seksinya.

D. Sumber Daya Manusia

1. Tenaga Kerja

a. Karyawan Tetap

1) Karyawan Pimpinan

Karyawan Pimpinan adalah karyawan yang berada pada jajaran Dewan Komisaris

hingga Supervisor dalam struktur organisasi. PT Madubaru memiliki Karyawanan

Pimpinan sebanyak 55 Karyawan.


67

2) Karyawan Pelaksana

Karyawan Pelaksana adalah Karyawan yang berada pada jajaran staf yang

dibawahi oleh supervisor tiap departemen. PT Madubaru memiliki 355 Karyawan

Pelaksana.

b. Karyawan Tidak Tetap

1) Karyawan Kerja Waktu Tertentu (KKWT)

KKWT adalah karyawan yang bekerja hanya pada masa produksi, baik produksi

gula maupun produksi spiritus. Masa produksi tersebut adalah di musim giling

yaitu selama 6 bulan. PT Madubaru memiliki 939 KKWT.

2) Karyawan Borong

Karyawan borong adalah karyawan yang bekerja bila ada pekerjaan borong, yaitu

borongan tebangan dan garap kebun yaitu selama 6 bulan di musim giling. PT

Madubaru memiliki karyawan borong sebanyak ±3.000 karyawan.

2. Hari dan Jam Kerja

a. Karyawan Tetap (Kantor)

Karyawan tetap perusahaan bekerja pada hari Senin sampai dengan hari

Sabtu. Jam kerja untuk hari Senin sampai dengan hari Kamis yaitu jam 06.30

WIB sampai dengan jam 15.00 WIB. Sedangkan jam kerja untuk hari Jumat

sampai dengan hari Sabtu yaitu jam 06.30 WIB sampai dengan jam 11.30 WIB.

b. Karyawan Tidak Tetap (Produksi)

Karyawan tidak tetap perusahaan bekerja pada masa produksi di musim

giling dengan jam kerja 24jam yang dibagi menjadi tiga shift. Shift pertama pada

jam 06.00 WIB sampai dengan jam 14.00 WIB, shift kedua jam 14.00 WIB


68

sampai dengan jam 22.00 WIB, dan shift ketiga jam 22.00 WIB sampai dengan

jam 06.00 WIB.

3. Hak Libur dan Cuti Karyawan

a. Hari Libur

Hari libur karyawan perusahaan sesuai dengan peraturan yang telah

ditetapkan perusahaan, seperti hari raya keagamaan. Selain itu juga berdasar

dengan peraturan pemerintah yang berlaku, namun hari libur tersebut mengikuti

kondisi kegiatan produksi dan musim giling perusahaan.

b. Cuti Pendek dan Cuti Panjang

Setiap karyawan mempunyai hak untuk cuti, baik cuti pendek maupun cuti

panjang. Karyawan memiliki cuti pendek selama satu hari dalam satu minggu.

Sedangkan untuk cuti panjang, karyawan memiliki hak cuti satu bulan selama tiga

tahun.

c. Cuti Melahirkan

Karyawan yang hamil dan akan melahirkan mempunyai hak cuti melahirkan

selama tiga bulan, yaitu satu bulan sebelum melahirkan dan dua bulan sesudah

melahirkan. Karyawan yang bersangkutan tetap mendapat gaji penuh selama cuti.

Selain itu, untuk karyawan yang mengalami keguguran yang tidak disengaja

mendapat cuti satu setengah bulan dari saat keguguran.

d. Cuti Haid

Perusahaan juga memberikan cuti haid kepada karyawan wanita selama dua

hari, yaitu hari pertama dan hari kedua haid. Cuti ini berlaku jika ada surat

keterangan dari dokter.


69

e. Cuti Meninggalkan Pekerjaan

Karyawan memperoleh beberapa hak untuk cuti meninggalkan pekerjaan.

Karyawan yang bersangkutan tetap mendapat gaji penuh. Hak cuti tersebut antara

lain:

1) Perkawinan karyawan bersangkutan : 3 hari

2) Perkawinan anak karyawan bersangkutan : 2 hari

3) Istri melahirkan : 2 hari

4) Khitanan anak : 2 hari

5) Baptis anak : 2 hari

6) Istri, suami, anak, menantu, orang tua,

mertua meninggal : 2 hari

7) Anggota keluarga serumah meninggal : 1 hari

4. Komponen Penggajian

a. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada karyawan berdasarkan

golongan jabatan karyawan dan diberikan setiap bulan dengan jumlah gaji yang

tetap.

b. Sansos

Sansos adalah santunan sosial untuk Karyawan Pelaksana baik yang

menempati rumah dinas maupun yang tidak menempati. Besarnya Sansos yang

diberikan berbeda antara yang menempati rumah dinas dengan yang tidak

menempati rumah dinas. Sansos terdiri dari dua unsur yaitu sansos pengganti

sewa rumah dan sansos pengganti uang listrik serta air. Karyawan Pimpinan tidak


70

mendapat sansos karena Karyawan Pimpinan seharusnya menempati rumah dinas.

Karyawan Pelaksana yang tidak menempati rumah dinas mendapat sansos

pengganti sewa rumah dan listri serta air. Sedangkan Karyawan Pelaksana yang

menempati rumah dinas, hanya mendapat sansos listrik dan air. Pemberian Sansos

listrik dan air tersebut disesuaikan dengan meteran listrik masing-masing rumah,

namun perusahaan tetap memberikan batas maksimal pemberian sansos tersebut

berdasar Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dengan golongan pangkat karyawan

yang bersangkutan.

c. Lembur

Gaji lembur yang diberikan karyawan ada dua macam yaitu gaji lembur

berdasar lembur yang direncanakan dan lembur atas perintah atasan.

Penghitungan gaji lembur adalah 1/173 x 85% x Gaji Pokok per jamnya.

d. Kompensasi

Kompensasi ini terjadi adanya perubahan dari biaya pesangon untuk cuti

panjang. Pesangon tersebut diberikan sebesar 40% dari gaji pokok. Keputusan

pesangon tersebut dihapus pada tahun 1998 dan diganti dengan istilah

kompensasi. Kompensasi ini diberikan setiap bulan dengan jumlah yang tetap

sesuai dengan golongan pangkat karyawan. Penghitungan kompensasi tersebut

dari pesangon cuti 40% gaji pokok tersebut dibagi 12 bulan. Karyawan yang

diangkat sebagai pegawai setelah tahun 1998, tidak mendapat hak kompensasi ini.


71

e. Premi

Premi atau insentif merupakan imbalan yang diberikan kepada seluruh

karyawan sebesar 10% dari gaji pokok karyawan yang bersangkutan.

5. Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan hubungan kerja belum pernah terjadi di perusahaan ini. Pemutusan

hubungan kerja yang pernah terjadi di perusahaan akibat karyawan yang

bersangkutan mengalami sakit yang berkepanjangan dan mengakibatkan

karyawan tersebut tidak dapat lagi menyumbangkan tenaga dan pikirannya untuk

perusahaan. Jika ada karyawan yang tidak disiplin (tidak taat pada peraturan),

perusahaan akan memberikan peringatan hingga tiga kali. Jika karyawan tersebut

masih tetap tidak disiplin maka perusahaan meminta karyawan tersebut

mengajukan surat pengunduran diri.

6. Jaminan Sosial/Kesejahteraan Karyawan

a. Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK)

Program JAMSOSTEK yang ada di perusahaan adalah Jaminan Kecelakaan

Kerja, Jaminan Hari Tua, dan Jaminan Kematian.

b. Program Tabungan Asuransi Kesejahteraan Hari Tua (Taskat)

Program Taskat ini adalah tabungan sebagai pengganti pesangon untuk

Karyawan Kampanye, karena Karyawan Kampanye tidak mendapatkan pesangon

saat karyawan tersebut selesai masa kontrak kerjanya dengan perusahaan.

Tabungan ini tidak dipotongkan dari gaji karyawan karena tabungan ini

sepenuhnya dari perusahaan. Tabungan ini sebesar 0,83% dari gaji pokok


72

karyawan selama 5 bulan dan dibayarkan dimuka saat karyawan tersebut habis

kontraknya.

c. Koperasi Karyawan dan Pensiunan PT. Madubaru

Koperasi Karyawan ini dikelola oleh pensiunan perusahaan. Kegiatan dari

koperasi ini adalah jual beli sembako, simpan pinjam, dan arisan motor.

d. Perumahan Dinas

Perusahaan menyediakan rumah dinas bagi Karyawan Pimpinan dan

Karyawan Pelaksana. Rumah dinas ini bisa digunakan dan bisa tidak, tergantung

pada karyawan tersebut. Fungsi disediakannya rumah dinas ini supaya

memudahkan karyawan untuk mobilitas karyawan tersebut terhadap

tanggungjawabnya pada perusahaan. Misalnya, saat musim giling Direktur harus

mengawasi proses giling hingga malam. Disediakannya rumah dinas

memudahkan mobilitas Direktur karena rumah dinas berada di komplek

perusahaan.

e. Poliklinik dan Klinik KB

Poliklinik ini terletak di dekat perusahaan, menjadi satu dengan apotek

perusahaan. Karyawan dan keluarga karyawan mendapat fasilitas untuk berobat di

poliklinik ini dengan biaya yang ditanggung perusahaan. Keluarga karyawan yang

mendapat fasilitas tersebut adalah suami atau istri dan dua anak. Untuk anak,

fasilitas ini dibatasi sampai anak tersebut berusia 25 tahun.

f. Taman Kanak-Kanak (TK)

TK ini terletak berhadapan dengan poliklinik perusahaan. TK ini menerima

calon murid dari kalangan umum namun diutamakan dari anak karyawan


73

perusahaan. Biaya pendidikan anak karyawan tidak mendapat subsidi dari

perusahaan.

g. Sarana Olah Raga dan Kesenian

Sarana olah raga yang disediakan perusahaan antara lain adalah lapangan

sepakbola, lapangan indoor bulutangkis, dan lapangan indoor tenis meja.

Lapangan tersebut digunakan untuk senam lansia dan pensiunan setiap hari Jumat

pagi dan Rabu sore untuk senam aerobik ibu-ibu. Lapangan tenis meja digunakan

setiap sore, lapangan bulutangkis digunakan setiap hari Selasa dan Kamis malam.

Pemakaian lapangan ini tidak hanya untuk karyawan tapi juga untuk umum dan

tidak dipungut biaya. Sedangkan sarana kesenian yang disediakan oleh

perusahaan adalah sarana kesenian band, karawitan, dan kethoprak. Kesenian

karawitan sering digunakan untuk latihan ibu-ibu Darma Wanita setiap hari

Selasa. Latihan kethoprak dilakukan hanya ketika akan ada acara.

h. Pakaian Dinas

Perusahaan menyediakan pakaian dinas untuk Karyawan Pimpinan dan

Karyawan Pelaksana. Pakaian dinas ini wajib digunakan setiap hari Senin sampai

dengan hari Kamis, hari Jumat menggunakan pakaian batik, dan hari Sabtu

menggunakan baju olahraga Karena setiap pagi ada olahraga bersama karyawan

perusahaan.

i. Biaya Pengobatan

Biaya pengobatan ini dimaksudkan untuk keluarga karyawan yaitu suami

atau istri dan dua anak. Anak karyawan mendapat biaya pengobatan sampai

dengan usia 25 tahun. Biaya pengobatan ini adalah biaya yang dikeluarkan


74

perusahaan untuk pengobatan keluarga karyawan yang berobat di poliklinik

perusahaan atau Rumah Sakit yang bekerjasama dengan perusahaan.Perusahaan

memberikan biaya bersalin sesuai dengan kuitansi rumah sakit maksimal sebesar

Rp880.000. Jenis penyakit yang tidak dibiayai oleh perusahaan antara lain:

1) Penyakit kelamin atau menular seksual

2) Narkoba

3) HIV dan AIDS

4) Cacat atau kelainan bawaan

5) Program kesuburan, bayi tabung, dan imunisasi

6) Transplantasi organ tubuh

j. Rekreasi

Rekreasi ini diselenggarakan untuk Karyawan Pimpinan dan Karyawan

Pelaksana beserta keluarga yang diberi nama “Family Day”. Rekreasi ini

biasanya diadakan setiap akhir tahun, namun juga melihat kondisi musim giling.

Jadi, kegiatan ini bersifat fleksibel. Rekreasi ini dibiayai oleh perusahaan dengan

ketentuan untuk anak karyawan hanya dibatasi dua anak saja.

7. Fasilitas Pemeliharaan Kesehatan

Perusahaan menyediakan poliklinik dan apotek untuk karyawan dan keluarga

serta kerjasama dengan beberapa Rumah Sakit yaitu, RS PKU Muhammadiyah,

RS Sardjito, RS Panembahan Senopati, dan RS Panti Rapih. Subsidi yang

diberikan untuk pengobatan karyawan didasarkan pada golongan kerja karyawan.

Untuk berobat di Rumah Sakit tersebut harus mendapat surat rujuk dari Poliklinik

perusahaan terlebih dahulu.


75

8. Tunjangan

Tunjangan atau THR (Tunjangan Hari Raya) diberikan kepada karyawan saat

Hari Raya Besar seperti Hari Raya Idul Fitri atau Natal. Tunjangan ini diberikan

sebesar satu kali gaji pokok karyawan.

E. Kegiatan Penggajian

Penggajian merupakan kegiatan rutin yang dilakukan perusahaan untuk

memberikan imbal jasa kepada karyawannya. Kegiatan penggajian memiliki

perbedaan dengan kegiatan pengupahan. Kegiatan penggajian PT Madubaru

dilakukan rutin setiap bulan oleh Staf Imbal Jasa dan tidak berdasarkan pada jam

kerja (shift) dan jumlah produk yang dihasilkan.

Bagian yang terkait dengan proses penggajian PT Madubaru adalah

Bagian Akuntansi dan Keuangan serta Bagian SDM. Bagian Akuntansi

melakukan verifikasi bukti kas keluar yang dilampiri daftar gaji oleh Bagian SDM

untuk memberi perintah pencairan biaya gaji kepada Kasir. Bagian SDM

melakukan hampir seluruh kegiatan penggajian mulai dari pembuatan dokumen

penggajian seperti daftar gaji, bukti kas keluar, slip gaji, amplop gaji, dan tanda

terima gaji hingga pendistribusian gaji.

Bagian SDM melakukan entri data yang berhubungan dengan penggajian

menggunakan beberapa program aplikasi antara lain Ms Excel, Dbase, dan

Foxpro. Program Ms Excel digunakan perusahaan untuk melakukan perhitungan

biaya gaji menggunakan rumus fungsi yang terdapat pada program Ms Excel.

Program Dbase digunakan perusahaan untuk menginput informasi dan menjadi

database Bagian SDM, sedangkan program Foxpro digunakan perusahaan untuk


76

membuat tampilan report designer yang berkaitan dengan penggajian. Ketiga

program tersebut mempunyai fungsi masing-masing yang saling berhubungan.


77

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dibuat, maka analisis data

dilakukan dengan cara mendeskripsikan sistem akuntansi penggajian yang

diterapkan PT Madubaru, mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam sistem

akuntansi penggajian PT Madubaru serta melakukan perancangan sistem

informasi akuntansi penggajian. Perancangan sistem informasi akuntansi

penggajian tersebut merupakan perbaikan dari sistem akuntansi penggajian yang

telah ada.

A. Deskripsi Sistem Penggajian

Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT Madubaru adalah

sebagai berikut:

1. Deskripsi Kegiatan

Kegiatan pemberian gaji karyawan dilaksanakan pada tanggal 25 setiap

bulannya. Pemberian gaji karyawan didasarkan pada golongan jabatan,

kompensasi tertentu dari perusahaan, premi/insentif, santunan sosial bagi

karyawan yang menempati ataupun yang tidak menempati rumah dinas, dan

potongan yang dikenakan kepada setiap karyawan di PT Madubaru.

Penghitungan gaji dan distribusi gaji dilakukan sepenuhnya oleh Bagian SDM

dan Umum. Bagian Akuntansi dan Keuangan hanya sebagai pemberi gaji sesuai

dengan daftar gaji yang diserahkan oleh Bagian SDM dan Umum serta melakukan

pembukuan biaya gaji.


78

2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan

Fungsi-fungsi yang terkait pada sistem akuntansi penggajian PT Madubaru

adalah sebagai berikut:

a) Fungsi Kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab melaksanakan rekruitmen karyawan,

pengembangan pendidikan, dan pelatihan karyawan.Fungsi ini juga bertanggung

jawab dalam menyiapkan dokumen Perjanjian Kerja Bersama (PKB) atas

karyawan yang tergabung dalam wadah Serikat Pekerja Seluruh Indonesia (SPSI),

menyiapkan daftar absensi karyawan dan dokumen untuk urusan kelengkapan

dokumen pendukung dalam urusan biaya pegawai. Fungsi ini berada di tangan

Personalia, di bawah Departemen SDM dan Umum.

b) Fungsi Pencatat Waktu


semua karyawan perusahaan. Penyelenggaraan catatan waktu hadir ini ada dua

macam, yaitu dengan mesin yang diawasi oleh petugas keamanan atau satpam

perusahaan. Sedangkan pencatatan waktu hadir berupa presensi dilaksanakan di

setiap departemen yang dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing.

c) Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi komponen

gaji berupa gaji pokok sesuai golongan jabatan karyawan, Santunan Sosial

(Sansos), kompensasi, dan premi/insentif serta potongan-potongan atas

keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. Fungsi ini berada di tangan

Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.


79

d) Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab melakukan verifikasi terhadap bukti kas keluar

yang dilampiri daftar gaji karyawan sebelum biaya gaji karyawan dikeluarkan

oleh Kasir. Bukti kas keluar dicocokkan dengan daftar gaji sebelum bukti kas

keluar diotorisasi. Fungsi ini berada di tangan Staf Akuntansi di bawah

Departemen Akuntansi dan Keuangan.

e) Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mencairkan gaji karyawan. Fungsi ini juga

bertanggungjawab atas pencatatan pada jurnal umum untuk kegiatan yang

berkaitan dengan penggajian. Fungsi ini berada di tangan Kasir dibawah

Departemen Akuntansi dan Keuangan.

f) Fungsi Data Entri

Fungsi ini bertanggung jawab dalam menginput data gaji karyawan sebagai dasar

pembuatan daftar gaji dan slip gaji. Fungsi ini juga membuat bukti kas keluar

yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi. Fungsi ini berada di

tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.

3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian di

Perusahaan

a) Surat Pengangkatan Pegawai

Surat Pengangkatan Pegawai adalah dokumen yang digunakan sebagai surat

kontrak kerja karyawan. Dokumen ini berisi nama karyawan, nama departemen

pegawai tersebut diangkat, pasal tentang keputusan pengangkatan, golongan

jabatan, jabatan karyawan, gaji karyawan, santunan sosial, dan ditanda tangani


80

oleh Direktur. Tembusan dokumen ini diberikan kepada Bagian SPI, SDM,

Akuntansi, Ketua SP, dan arsip). Dokumen ini di buat oleh Staf Personalia.

b) Surat Kenaikan Jabatan (Promosi)

Surat Kenaikan Jabatan (Promosi) adalah dokumen yang dikeluarkan berdasarkan

prestasi, potensi, kompetensi, dan tersedianya formasi dalam jabatan yang lebih

tinggi atas karyawan yang mendapat kenaikan jabatan. Dokumen ini berisi

informasi tentang karyawan yang mendapat kenaikan jabatan, penyesuaian gaji

dan fasilitas. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia.

c) Surat Kenaikan Gaji

Surat Kenaikan Gaji adalah dokumen yang dikeluarkan setiap tahun oleh Direksi

dalam penetapan kenaikan gaji karyawan berdasar Sistem Manajemen Kerja

(SMK) karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia.

d) Kartu Jam Hadir

Kartu Jam Hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran

karyawan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin oleh karyawan yang

bersangkutan dan diawasi oleh petugas keamanan.

e) Daftar Hadir Karyawan (Presensi)

Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran

karyawan. Daftar hadir ini diisi oleh karyawan dengan cara membubuhkan tanda

tangan. Dokumen ini dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing sebanyak dua

rangkap. Rangkap pertama untuk Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua untuk arsip.


81

f) Daftar Gaji

Daftar gaji adalah dokumen yang berisi nama karyawan dan komponen gaji

karyawan tersebut. Komponen gaji yang menjadi hak dan yang menjadi beban

karyawan. Daftar gaji juga memuat informasi total seluruh gaji karyawan pada

masing-masing departemen. Daftar gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak

dua rangkap yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi.

Setelah diverifikasi, rangkap pertama menjadi arsip Staf Imbal Jasa dan rangkap

kedua menjadi arsip Bagian Akuntansi.

g) Bukti Kas Keluar

Bukti Kas Keluar adalah dokumen yang digunakan sebagai pengantar daftar gaji

ke Departemen Akuntansi dan Keuangan untuk mencairkan seluruh gaji

karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak tiga rangkap.

Rangkap pertama sebagai arsip Staf Imbal Jasa, rangkap kedua sebagai arsip

Kasir, dan rangkap ketiga sebagai arsip Staf Akuntansi.

h) Tanda Terima Gaji

Tanda terima gaji adalah dokumen yang digunakan Staf Imbal Jasa untuk

pendistribusian gaji pada karyawan. Dokumen ini menunjukkan bahwa karyawan

telah mengambil gajinya. Karyawan harus menandatangani dokumen ini pada saat

pengambilan gaji sesuai nomor urut slip gaji. Dokumen ini hanya dibuat satu dan

menjadi arsip Staf Imbal Jasa.

i) Slip Gaji

Slip gaji merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji yang diterima karyawan.

Slip gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diberikan kepada karyawan pada saat


82

pendistribusian gaji. Slip gaji dibuat sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama

diserahkan kepada karyawan dan rangkap kedua sebagai arsip.

j) Amplop Gaji

Amplop gaji merupakan dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan.

Amplop gaji memuat informasi tentang bulan pemberian gaji,nama karyawan

penerima gaji, dan nomor urut karyawan sesuai nomor urut pada tanda terima gaji.

Amplop gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi

Penggajian

a) Jurnal Umum

Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dibuat oleh Bagian Keuangan (Kasir)

pada saat mengeluarkan kas untuk membayar gaji karyawan. Jurnal umum dibuat

berdasarkan daftar gaji yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa.

5. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan

a) Prosedur pencatatan waktu hadir

Pencatatan waktu hadir karyawan dibagi menjadi dua macam, yaitu pencatatan

waktu hadir dengan menggunakan mesin dan daftar hadir berupa presensi.

Pencatatan waktu hadir dengan menggunakan mesin diawasi oleh petugas

keamanan (Satpam) perusahaan pada pintu masuk perusahaan. Sedangkan

presensi dilakukan di tiap departemen.

b) Prosedur pembuatan daftar gaji

Pembuatan daftar gaji karyawan dilakukan oleh Staf Imbal Jasa di bawah

Departemen SDM dan Umum. Daftar gaji ini dibuat berdasarkan golongan


83

jabatan karyawan, kartu jam hadir, dan daftar hadir. Daftar gaji dibuat dua

rangkap untuk diverifikasi oleh Staf Akuntansi.

c) Prosedur distribusi biaya gaji

Distribusi biaya gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa tanggal 25 setiap bulannya.

Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah tanda terima gaji, slip gaji,

dan amplop gaji. Biaya gaji didistribusikan kepada setiap karyawan yang telah

memenuhi tanggung jawabnya kepada perusahaan. Masing-masing karyawan dari

semua departemen datang langsung kepada Staf Imbal Jasa untuk mengambil gaji

dan membubuhkan tanda tangan pada dokumen tanda terima gaji.

d) Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Bukti kas keluar dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak tiga rangkap dan

diserahkan kepada Staf Akuntansi untuk diverifikasi berdasarkan daftar gaji.

Bukti kas keluar berisi informasi tentang jumlah kas yang harus dikeluarkan oleh

Kasir untuk pembayaran biaya gaji.

e) Prosedur pembayaran gaji

Pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir setelah adanya verifikasi bukti kas keluar

dari Staf Akuntansi. Kasir membayar gaji sebesar nominal pada bukti kas keluar

yang telah diverifikasi. Kasir membayar gaji kepada Staf Imbal Jasa untuk

didistribusikan kepada karyawan.


84

6. Bagan Alir Sistem Penggajian PT Madubaru

Masing - Masing Departemen

Mulai

Mengawasi pengisian daftar hadir karyawan

2

DH 1

T

Petugas Keamanan

Mulai

Mencatat waktu hadir karyawan

KJH

1

2

Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirDH : Daftar Hadir

Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru

Sumber: PT Madubaru


85

Staf Imbal Jasa

DH 1

3

2

BKK 1

2

DG 1

6

BKK 1

DG 1

Melakukan distribusi gaji ke

karyawan

AG

2

SG 1

TTG

BKK 1

T

Selesai

Karyawan

3

Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirDH : Daftar HadirDG : Daftar GajiBKK : Bukti Kas KeluarTTG : Tanda Terima GajiSG : Slip GajiAG : Amplop Gaji

DG 1

Melakukan verifikasi

DH 1

KJH

T

Membuat dan mencetak daftar gaji dan BKK

Daftar Gaji

BKK

Membuat tanda terima

gaji dan amplop gaji

Membuat dan mencetak slip

gaji

Slip Gaji

1

KJH

2

Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru (Lanjutan)

Sumber: PT Madubaru


86

Akuntansi Kasir

3

3

2

BKK 1

2

DG 1

Melakukan otorisasi

BKK

3

2

BKK 1

2

4

DG 1

5

BKK 3

Mengarsipkan bukti kas

keluar

BKK 3

T

4

3

2

BKK 1

DG 1

Memberi cap bayar pada

BKK

Jurnal Umum

3

2

BKK 1

DG 1

T

5

Mengeluarkan kas sesuai

BKK

Melakukan pencatatan akuntansi

6Keterangan :DG : Daftar GajiBKK : Bukti Kas Keluar

T


Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru (Lanjutan)

Sumber: PT Madubaru


87

B. Perbandingan Sistem Penggajian Perusahaan dengan Pengendalian Intern

1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab

Tabel 2.1 Perbandingan pengendalian intern tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan.

Pengendalian Intern Praktek

Keterangan Ya Tidak

Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan

� Pembuatan daftar gaji dan penghitungan gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa.

Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

� Pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi.

Sumber: Mulyadi (2001: 386) dan Data Diolah

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Tabel 2.2 Perbandingan pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan.


Keterangan Ya Tidak

Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama

� Surat keputusan pengangkatan kerja dimiliki oleh setiap karyawan yang bekerja di perusahaan. Surat keputusan pengangkatan kerja dibuat oleh Bagian SDM dan diotorisasi oleh Direktur Utama.

Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan

� Setiap perubahan gaji karyawan didasarkan pada surat keputusan Direktur Utama bukan Direktur Keuangan.


88

Tabel 2.2 Perbandingan pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. (Lanjutan)

Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian

� Surat potongan gaji karyawan untuk setiap potongan gaji karyawan selain pajak penghasilan diotorisasi oleh Bagian SDM.

Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu

� Pengisian kartu jam hadir diawasi oleh petugas keamanan perusahaan namun otorisasi kartu jam hadir dilakukan oleh Staf Personalia.

Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia

� Daftar gaji di buat oleh Staf Imbal Jasa dan di otorisasi oleh Kepala Bagian SDM.

Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi

� Bukti kas keluar dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diotorisasi oleh Staf Akuntansi.

Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan

� Perusahaan melakukan rekonsiliasi atas perubahan catatan penghasilan karyawan dengan database daftar gaji karyawan karena perusahaan tidak mencatat penghasilan karyawan selama setahun pada kartu penghasilan karyawan.

Sumber: Mulyadi (2001: 386-387) dan Data Diolah


89

3. Praktik yang Sehat Dalam Pelaksanaan Fungsi

Tabel 2.3 Perbandingan pengendalian intern tentang praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan.


Keterangan Ya Tidak

Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu

� Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu diawasi oleh petugas keamanan perusahaan.

Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran

� Daftar gaji diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh Staf Akuntansi sebelum mengotorisasi bukti kas keluar.

Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan

� Perusahaan melakukan rekon siliasi pajak penghasilan karyawan dengan catatan penghasilan karyawan berupa slip gaji karyawan, bukan berupa kartu penghasilan karyawan.

Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji

� Perusahaan menyimpan catatan penghasilan karyawan berupa database gaji karyawan, bukan berupa kartu penghasilan karyawan.


4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya

Tabel 2.4 Perbandingan pengendalian intern tentang karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan.


Keterangan Ya Tidak

Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut

� Perusahaan melakukan rekruitmen dengan persyaratan dan tes karyawan yang berlaku di perusahaan.

Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya

� Perusahaan melakukan pengembangan pendidikan dan pelatihan karyawan baik secara internal maupun eksternal. Perusahaan melakukan kerja sama dengan beberapa lembaga pendidikan.



90

C. Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan proses analisis sistemyang dilakukan

untuk dapat memetakan masalah yang menghambat tercapainya tujuan sistem.

Dilihat dari penerapan dan pengendalian internal, sistem penggajian PT

Madubaru memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan-kelemahan tersebut sebagai

berikut:

Tabel 2.5 Tabel analisis kelemahan sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta.

Kelemahan Keterangan Potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali.

Tanda terima gaji tidak dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan tidak ada proses penginputan informasi pembayaran gaji kepada karyawan.

Potensi adanya gaji karyawan fiktif. Fungsi pembuat daftar gaji dengan fungsi distribusi gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa.

Sumber: Data Diolah

Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap identifikasi masalah yaitu:

1. Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah dilakukan untuk mengetahui masalah-masalah yang

menghambat tercapainya tujuan sistem. Permasalahan yang diidentifikasi terbatas

pada masalah yang terjadi dalam hubungannya dengan pelaksanaan dan

pengendalian intern pada sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta.

Permasalahan yang terjadi dalam sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta

adalah:

a. Potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali.

Dokumen yang digunakan untuk melakukan kegiatan pembayaran gaji

kepada karyawan adalah slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Dokumen

tanda terima gaji digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah memenuhi


91

kewajibannya untuk membayar gaji karyawan. Karyawan mengambil gaji hanya

satu kali dalam sebulan dengan membubuhkan tanda tangan pada dokumen tanda

terima gaji.

Tidak ada penginputan informasi ke dalam formulir elektronik.

b. Potensi adanya gaji karyawan fiktif.

Daftar gaji dibuat berdasarkan rekap hadir karyawan dan surat kepegawaian

pendukung perhitungan biaya gaji. Daftar gaji berisi rincian gaji setiap karyawan

baik penghasilan maupun potongan. Distribusi gaji dilakukan setiap bulan kepada

karyawan berdasarkan slip gaji masing-masing karyawan. Slip gaji setiap

karyawan tersebut dibuat berdasarkan informasi pada daftar gaji.

2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Mengidentifikasi penyebab masalah dapat dilakukan dengan melakukan

analisis terhadap masalah-masalah yang ada kemudian mencari kemungkinan

penyebab terjadinya masalah tersebut. Penyebab masalah dari masalah yang telah

diidentifikasi di atas yaitu:

a. Masalah potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu

kali, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah tanda terima gaji yang tidak dibuat

saat pembayaran gaji karyawan dilakukan namun gaji tetap diberikan kepada

karyawan. Selain itu, alat bantu komputer tidak digunakan untuk menginput

informasi tentang karyawan yang sudah mengambil gajinya.

b. Masalah potensi adanya gaji karyawan fiktif, dapat diidentifikasi

penyebabnya adalah tidak adanya pemisahan tanggung jawab personil yang

membuat daftar gaji dengan personil yang melakukan distribusi gaji. Staf Imbal


92

Jasa membuat daftar gaji beserta dokumen distribusi gaji seperti slip gaji, amplop

gaji, dan tanda terima gaji. Staf Imbal Jasa juga melakukan kegiatan distribusi

gaji.

3. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Mengidentifikasi titik keputusan adalah tahap yang dilakukan setelah penyebab

masalah dapat diidentifikasi. Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang

menyebabkan suatu masalah terjadi. Selain itu titik keputusan merupakan kondisi

pengambilan keputusan untuk mengatasi masalah yang sudah diidentifikasi. Titik

keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah dalam sistem penggajian PT

Madubaru yaitu:

a. Titik keputusan dari penyebab masalah tanda terima gaji yang tidak

dibuat dan alat bantu komputer yang tidak digunakan untuk menginput informasi

tentang karyawan yang sudah mengambil gajinya adalah personil yang kurang

disiplin dalam menjalankan tanggung jawabnya dan tidak adanya formulir

elektronik untuk melakukan proses input tersebut.

b. Titik keputusan dari penyebab masalah tidak adanya pemisahan tanggung

jawab personil yang membuat daftar gaji dengan personil yang melakukan

distribusi gaji adalah tanggung jawab fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi

distribusi gaji yang kurang jelas.

4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Mengidentifikasi personil-personil kunci merupakan tahap keempat dalam

mengidentifikasi masalah. Identifikasi ini dapat dilakukan dengan mengacu pada

bagan alir dokumen yang ada di PT Madubaru Yogyakarta serta deskripsi


93

pekerjaannya (jobdesk). Berikut deskripsi pekerjaan masing-masing personil

kunci yang berkaitan dengan sistem penggajian PT Madubaru:

a. Staf Imbal Jasa

1) Membuat daftar gaji dan bukti kas keluar.

2) Membuat slip gaji.

3) Membuat amplop gaji.

4) Membuat tanda terima gaji.

5) Melakukan distribusi gaji kepada karyawan.

b. Kasir

1) Mencairkan dana gaji sesuai bukti kas keluar yang telah diverivikasi.

2) Memberi cap bayar pada bukti kas keluar sebagai bukti bahwa dana

gaji sudah dicairkan.

3) Melakukan pencatatan akuntansi berupa jurnal umum.

D. Rancangan Input

Berdasarkan analisis sistem yang telah dilakukan, PT Madubaru sudah

mempunyai form input yang cukup lengkap untuk mendukung kegiatan

penggajian karyawan. Form input tersebut antara lain form input daftar gaji, bukti

kas keluar, dan slip gaji. Form input tersebut dibuat menggunakan program

Dbase. Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dilakukan, PT Madubaru

memerlukan rancangan form input untuk tanda terima gaji karyawan yang telah

menerima gaji. Form tersebut digunakan untuk menginput informasi tentang

karyawan yang telah menerima gaji.


94

Gambaran mengenai hubungan atau relasi antar form akan digambarkan

menggunakan Entity Relation Diagram dan Relationship Table. Berikut

rancangan Entity Relation Diagram, Relationship Table, dan form tanda terima

gaji karyawan yang dibuat dengan program Foxpro:


95

1. Entity Relation Diagram

DaftarGaji

BiayaGaji

Distribusi Gaji

Karyawan

MemohonGaji Menyerahkan

Gaji

Mengotorisasi

kode_daftar

gjkststruk

pdvoc

pdobat

gkotor

gjkstkompen

talih

total

kas_keluar

keperluan

no_bukti

gaji_slip

tgl_trm_slip

no_slip

nip nama

st_gaji

bagian

golongan

no_bukti no_slip

nip no_slip

phdp

kode_daftar

no_buktigjks_kotor

jml_pot

ket_gaji

Memasukkan Data Karyawan

nipkode_daftar

Gambar 3.2: Rancangan Entity Relation Diagram PT Madubaru Sumber: Data Diolah


96

2. Relationship Table

a) Hubungan antara Karyawan dengan Daftar Gaji

Terdapat hubungan one to one antara Karyawan dengan Daftar Gaji yang artinya,

setiap nama atau data karyawan terdapat pada satu daftar gaji saja setiap bulannya.

b) Hubungan antara Daftar Gaji dengan Biaya Gaji

Terdapat hubungan one to one antara Daftar Gaji dengan Biaya Gaji yang artinya,

satu daftar gaji dibuat memuat satu bulan biaya gaji atau untuk menghasilkan satu

bukti kas keluar.

c) Hubungan antara Biaya Gaji dengan Distribusi Gaji

Terdapat hubungan one to many antara Biaya Gaji dengan Distribusi Gaji yang

artinya, satu bukti kas keluar akan dipecah menjadi banyak slip gaji karyawan

yang akan didistribusikan.

Gambar 3.3: Rancangan Relationship Table PT Madubaru Sumber: Data Diolah


97

d) Hubungan antara Distribusi Gaji dengan Karyawan

Terdapat hubungan many to one antara Distribusi Gaji dengan Karyawan yang

artinya, dari banyak slip gaji tersebut akan didistribusikan ke setiap karyawan.

3. Form Terima Gaji Karyawan

Gambar 3.4: Rancangan Form Input Terima Gaji Karyawan Sumber: Data Diolah

Form terima gaji karyawan digunakan sebagai media untuk memasukan informasi

identitas dan nominal gaji karyawan yang sudah mengambil gaji di Kasir. Form ini diisi

oleh kasir ketika melakukan distribusi gaji. Pengisian informasi pada form ini

berdasarkan database karyawan dan slip gaji karyawan. Berikut keterangan penggunaan

rancangan form terima gaji karyawan:

a) NIP : diisi dengan Nomor Induk Pegawai.

b) Nama Karyawan : terisi otomatis ketika Kasir menginput NIP.


98

c) Status/Jabatan : terisi otomatis ketika Kasir menginput NIP.

d) No. Slip Gaji : diisi dengan nomor slip gaji karyawan bersangkutan.

e) Gaji Kotor : terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji.

f) Potongan : terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji.

g) Gaji Bersih : terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji.

h) Tanggal Terima : diisi dengan tanggal pendistribusian gaji karyawan.

i) Keterangan : diisi dengan catatan yang diperlukan.

j) Tambah : perintah untuk menambah data distribusi gaji karyawan.

k) Simpan : perintah untuk menyimpan data baru atau perubahan data.

l) Ubah : perintah untuk mengubah data yang telah tersimpan.

m) Hapus : perintah untuk menghapus data yang telah tersimpan.

n) Kembali : perintah untuk membatalkan pemasukan data.

o) Tutup : perintah untuk menutup jendela user interface.

E. Rancangan Proses

1. Rancangan Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Rancangan bagan alir dokumen sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta

dirancang berdasarkan aliran dokumen yang sudah ada di dalam perusahaan yang

kemudiandisesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Perancangan inidirancang

dengan memperhatikan pengendalian intern dalam PT Madubaru Yogyakarta.

Perancangan bagan alir dokumen ini termasuk fungsi yang terkait dengan sistem

penggajian dan jaringan prosedur yang digunakan dalam sistem penggajian

perusahaan.


99

Perancangan bagan alir dokumeninilebih menekankan pada perubahan personil

yang bertugas untuk menjalankan prosedur-prosedursistem penggajian

perusahaan.Peneliti tidak melakukan perubahan dan penambahan dokumen yang

terlibat dalam prosedur dikarenakan perusahaan telah memiliki dokumen-

dokumen secara lengkap.

Berikut perancangan bagan alir dokumen PT Madubaru Yogyakarta:


100

Petugas Keamanan (Satpam)

Mulai


Membubuhkan tanda tangan pada

kartu jam hadir

KJH

Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirD.Hadir : Daftar Hadir

Masing-Masing Departemen

Mulai

Mengawasi pengisian

daftar hadir karyawan

D. Hadir 2

D. Hadir 1

1

2

T

Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah


101

Staf Personalia

KJH

2

R.Hadir 1

D. Hadir 1


T

Staf Imbal Jasa

R.Hadir 1

Membuat dan mencetak

daftar gaji dan slip gaji

Membuat amplop gaji dan

TTG

AG

TTG

2

SG 1

3

2

DG 1

R.Hadir 1

T

5

Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirD. Hadir : Daftar HadirDG : Daftar GajiTTG : Tanda Terima GajiAG : Amplop GajiSG : Slip GajiR.Hadir : Rekap Hadir

Karyawan

Slip Gaji

Daftar Gaji

D.Hadir 1

Membuat rekap hadir

KJH

1 2 3

3

4

Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan)

Sumber: Data Diolah


102

Staf Akuntansi

2

DG 1

Mencetak bukti kas

keluar

2

BKK 1

2

DG 1

T

Melakukan otorisasi

SG 2

Jurnal Umum

SG 2

T

Selesai

7

6

Bukti Kas

Keluar

4

Keterangan :BKK : Bukti Kas KeluarDG : Daftar GajiSG : Slip Gaji


Sumber: Data Diolah


103

Kasir

TTG

AG

2

BKK 1

DG 1

SG 1

Melakukan verifikasi dokumen

Mengeluarkan biaya gaji dan

memasukkan gaji ke amplop gaji

Membayar gaji kepada karyawan

dan meminta tanda tangan atas TTG

Menginput nama karyawan yang menerima gaji

BKK 1

DG 1

TTG

AG

2

SG 1T

Karyawan

65

7

Keterangan :BKK : Bukti Kas KeluarDG : Daftar GajiTTG : Tanda Terima GajiAG : Amplop GajiSG : Slip Gaji

Tanda Terima

Gaji


Sumber: Data Diolah


104

a. Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian PT Madubaru

1) Fungsi Pencatat Waktu


semua karyawan perusahaan. Penyelenggaraan catatan waktu hadir ini ada dua

macam, yaitu dengan mesin yang diawasi oleh petugas keamanan atau satpam

perusahaan. Sedangkan pencatatan waktu hadir berupa presensi dilaksanakan di

setiap departemen yang dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing.

2) Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji berdasarkan rekap hadir

dan file karyawan. Daftar gaji berisi komponen gaji berupa gaji pokok sesuai

golongan jabatan, sansos, kompensasi, dan premi/insentif serta potongan-

potongan atas keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. Fungsi ini

berada di tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.

3) Fungsi Akuntansi

Fungsi ini memiliki wewenang untuk memberikan otorisasi terhadap dokumen

daftar gaji dan membuat bukti kas keluar berdasar daftar gaji tersebut. Bukti kas

keluar merupakan perintah kepada Kasir untuk mengeluarkan biaya gaji. Fungsi

ini juga memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan pencatatan akuntansi yaitu

jurnal berdasarkan rangkap slip gaji karyawan. Fungsi ini berada di tangan Staf

Akuntansi di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan.

4) Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengeluarkan biaya gaji karyawan

berdasarkan bukti kas keluar yang telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Fungsi


105

ini juga bertanggung jawab dalam pembayaran gaji kepada karyawan. Fungsi ini

berada di tangan Kasir di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan.

5) Fungsi Data Entri

Fungsi data entri bertanggung jawab dalam menginput data gaji karyawan sebagai

dasar pembuatan daftar gaji dan slip gaji. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal

Jasa.

b. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian PT Madubaru

1) Kartu Jam Hadir

Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat jam kehadiran

karyawan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin oleh karyawan yang

bersangkutan dan diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Kartu jam hadir dibuat satu

rangkap dan diteruskan kepada Staf Personalia setiap bulannya untuk direkap.

Kartu jam hadir diarsipkan oleh Staf Personalia.

2) Daftar Hadir Karyawan (Presensi)

Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran

karyawan. Daftar hadir ini diisi oleh karyawan dengan cara membubuhkan tanda

tangan. Dokumen ini dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing sebanyak dua

rangkap. Rangkap pertama untuk Staf Personalia dan rangkap kedua untuk arsip

masing-masing departemen.

3) Daftar Gaji

Daftar gaji adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa berdasar rekap hadir

dan file karyawan. Daftar gaji dibuat sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama


106

dan kedua diteruskan kepada Staf Akuntansi untuk diotorisasi sedangkan rangkap

ketiga diarsipkan oleh Staf Imbal Jasa.

4) Rekap Hadir

Rekap hadir adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Personalia berdasarkan kartu

jam hadir dan daftar hadir karyawan. Rekap hadir dibuat sebanyak dua rangkap.

Rangkap pertama diteruskan kepada Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua menjadi

arsip Staf Personalia.

5) Slip Gaji

Slip gaji adalah dokumen yang berisi jumlah gaji bersih yang diterima karyawan

berdasarkan perhitungan gaji kotor dan potongan-potongan gaji karyawan

tersebut. Slip gaji dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak dua rangkap. Kedua

rangkap tersebut diteruskan kepada Kasir. Rangkap pertama oleh Kasir akan

diserahkan kepada karyawan saat distribusi gaji. Setelah kegiatan distribusi gaji

selesai, seluruh slip gaji rangkap kedua karyawan yang telah mengambil gaji akan

diteruskan kepada Staf Akuntansi untuk dicatat pada jurnal umum dan diarsipkan.

6) Tanda Terima Gaji

Tanda terima gaji adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa yang akan

diteruskan kepada Kasir. Dokumen ini digunakan kasir untuk melakukan kegiatan

distribusi gaji. Karyawan yang telah mengambil gaji akan membubuhkan tanda

tangan atau paraf pada dokumen tersebut. Dokumen ini dibuat satu rangkap dan

akan menjadi arsip Kasir.


107

7) Amplop Gaji

Amplop gaji adalah dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan.

Amplop ini diserahkan kepada karyawan saat distribusi gaji karyawan. Amplop

gaji dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diteruskan kepada Kasir.

8) Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Akuntansi berdasarkan

daftar gaji. Bukti kas keluar dibuat dua rangkap. Rangkap pertama diteruskan

kepada Kasir sebagai perintah pengeluaran biaya gaji dan rangkap kedua menjadi

arsip Staf Akuntansi.

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian PT

Madubaru

1) Jurnal Umum

Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dilakukan oleh staf Akuntansi

berdasarkan slip gaji dari Kasir dan arsip bukti kas keluar. Slip gaji tersebut

merupakan rangkap slip gaji karyawan yang telah mengambil gaji.

d. Prosedur dalam Sistem Penggajian PT Madubaru

1) Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan menggunakan kartu jam hadir yang

diisi dengan jam mesin. Pencatatan waktu hadir dilaksanakan oleh petugas

keamanan perusahaan dan Kepala Bagian masing-masing departemen. Petugas

keamanan perusahaan membubuhkan tanda tangan pada kartu jam hadir sebagai

bukti pengawasan kehadiran karyawan.


108

2) Prosedur pembuatan daftar gaji

Prosedur pembuatan daftar gaji dilaksanakan oleh Staf Imbal Jasa berdasarkan

rekap hadir dan file karyawan. Rekap hadir dicocokkan dengan file karyawan

untuk menghitung gaji yang harus diterima karyawan.

3) Prosedur distribusi biaya gaji

Prosedur distribusi gaji dilakukan oleh Kasir setelah adanya otorisasi bukti kas

keluar dari Staf Akuntansi. Kasir melakukan distribusi gaji dengan mengeluarkan

biaya gaji dan memasukkan gaji tersebut ke dalam amplop gaji karyawan

berdasarkan slip karyawan yang telah dibuat oleh Staf Imbal Jasa, sesuai dengan

departemen masing-masing karyawan.

4) Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh Staf Akuntansi berdasarkan

daftar gaji. Daftar gaji terlebih dahulu diotorisasi oleh Staf Akuntansi kemudian

Staf Akuntansi membuat bukti kas keluar sebagai dokumen yang memberi

perintah kepada Kasir untuk mengeluarkan biaya gaji.

5) Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir kepada karyawan setiap bulannya.

Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah amplop gaji, slip gaji, dan

tanda terima gaji. Prosedur pembayaran gaji ini mengharuskan Kasir untuk

menginput informasi penerimaan gaji karyawan ke dalam program komputer yang

telah dirancang.Kasir membayar gaji sebesar nominal yang tertera pada slip gaji

karyawan bersangkutan.


109

2. Rancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Diagram Arus Data dirancang berdasarkan aliran data yang terjadi dalam

sistem penggajian perusahaan. Perancangan diagram arus data sistem penggajian

perusahaandimulai dari diagram konteks (context diagram), diagram berjenjang,

diagram level 0 (overview diagram), dan diagram level 1.

Konteks diagram menggambarkan satu proses utama dari sistem penggajian

yang selanjutnya diperinci lagi. Diagram berjenjang adalah aliran data yang

menggambarkan semua proses yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan.

Diagram level 0 adalah aliran data berdasarkan proses yang ditunjukkan pada

diagram berjenjang. Diagram level 0 menggambarkan hubungan semua proses

utama. Diagram level 1 merupakan pecahan aliran data dari proses-proses yang

digambarkan pada diagram level 0.

Berikut perancangan Diagram Arus Data PT Madubaru Yogyakarta:


110

0

Sistem Penggajian

a Petugas Keamanan

c Staf Personalia

d Staf Imbal Jasa

g Karyawan

f Kasir

e Staf Akuntansi

Kartu Jam Hadir

Kartu Jam Hadir, Daftar Hadir

Rekap Hadir

Rekap Hadir

DG, SG, AG, TTG

DG, SGDG,

BKK

SG, AG, TTG, DG, BKK

SG, AG

SG, AG

Keterangan :DG : Daftar GajiSG : Slip GajiAG : Amplop GajiTTG : Tanda Terima GajiBKK : Bukti Kas Keluar

b KaBag

Daftar Hadir

Gambar 3.6: Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru

Sumber: Data Diolah


111

0

Sistem Penggajian

3

Memproses dokumen

gaji

4

Memproses otorisasi

gaji

2

Memproses rekap hadir

1

Memproses pencatatan waktu hadir karyawan

1.1

Mencatat waktu hadir

karyawan

1.2

Membubuhkan paraf pada kartu jam hadir & presensi

2.1

Melakukan verifikasi kartu jam hadir & presensi

2.2

Membuat rekap hadir

3.1

Memverifikasi rekap hadir

dan file karyawan

3.2

Membuat dan

mencetak DG, SG, TTG, AG

Top Level

Overview Diagram

4.1

Melakukan otorisasi

daftar gaji

4.2

Mencetak bukti kas

keluar

Gambar 3.7: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah


112

5

Memproses distribusi

gaji

7

Memproses pencatatan akuntansi

0

Sistem Penggajian

5.1

Memverifikasi TTG, AG, SG, BKK,

DG

5.2

Mengeluarkan biaya gaji

5.3

Memasukkan gaji ke amplop

gaji

6.3

Menginput nama

karyawan yang menerima gaji

7.1

Melakukan jurnal

7.2

Mengarsipkan slip gaji

Top Level

Overview Diagram

6

Memproses pembayaran

gaji

6.2

Meminta tanda tangan

atas TTG

6.1

Membayarkan gaji kepada karyawan

Gambar 3.7: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah


113

a Petugas Keamanan

1

Memproses pencatatan waktu hadir karyawan

c Personalia

2

Memproses rekap hadir

KJH

d Imbal Jasa

File Karyawan

3

Memproses dokumen

gaji

e Akuntansi

f Kasir

4

Memproses otorisasi

gaji

5

Memproses distribusi gaji

g Karyawan

TTG

DG

BKK

7

Memproses pencatatan akuntansi

Jurnal

Slip GajiKJH

KJH, Daftar Hadir

KJH

KJH

R.Hadir

File Karyawan R.Hadir

R.HadirR.Hadir

Daftar gaji

DG, BKKDaftar gaji

Slip gaji, Amplop gaji, TTG, DG, BKK

TTG

DG

BKK

SG, AG, TTG

Slip gaji

Slip gaji

Slip gaji

Jurnal

Slip Gaji

AG

TTG

AG

SG

TTG

AG

Slip gaji

TTG

6

Memproses pembayaran

gaji

SG, AG

b KaBag

Daftar Hadir

DHDH

Gambar 3.8: Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah

Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirDH : Daftar HadirTTG : Tanda Terima GajiSG : Slip GajiAG : Amplop GajiR. Hadir : Rekap HadirBKK : Bukti Kas Keluar


114

1

a Petugas Keamanan

1.1


1.2

Membubuhkan paraf pada

kartu jam hadir & presensi

Kartu jam hadirKartu jam hadir,

daftar hadir2

b KaBag

Daftar Hadir

Kartu jam hadir, daftar hadir

Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah


115

2

3

2.1

Melakukan verifikasi kartu

jam hadir & presensi

2.2

Membuat rekap hadir

Kartu jam hadir

Rekap hadir

Kartu jam hadir, Daftar Hadir

Kartu jam hadir, Daftar Hadir Rekap Hadir

KJH

R.Hadir

1

Daftar hadirDaftar Hadir

Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah


116

3

2 4

3.1

Memverifikasi rekap hadir dan file karyawan

3.2

Membuat dan mencetak DG, SG, TTG, AG

Tanda terima gaji

Slip gaji

Amplop gaji

Rekap hadir

File karyawan

Rekap hadir

File karyawan

Rekap hadir Daftar gaji

TTG

SG

AG

R.Hadir



117

4

4.1

Melakukan otorisasi

daftar gaji

3

4.2

Mencetak bukti kas

keluar

Bukti kas keluar

5

Daftar gaji

Daftar gaji Daftar gaji Daftar gaji, bukti kas keluar

Daftar gaji

Bukti kas keluar



118

5

4

5.2

Mengeluarkan biaya gaji 6

5.1

Memverifikasi TTG,AG,SG,

BKK,DG

5.3

Memasukkan gaji ke amplop

Daftar gaji

Bukti kas keluar

DG, BKK

TTG

SG

AG

DG , BKK, TTG

SG, AG

DG, BKK, TTG

SG, AG

SG, AG, TTG

DG

BKK

Tanda terima gaji

Amplop gaji

Slip gaji



119

6

6.1

Membayarkan gaji kepada karyawan

6.2

Meminta tanda tangan atas

TTG

6.3

Menginput nama karyawan yang menerima gaji

5

Slip gaji, amplop gaji, TTG

Tanda Terima Gaji

7

g KaryawanSlip gaji,

amplop gaji, TTG

TTG

Slip gaji, amplop gaji

Slip gaji, amplop gaji

Slip gaji



120

7

7.1

Melakukan jurnal6

Slip gaji Jurnal

7.2

Mengarsipkan slip gaji

Slip gaji Slip gaji

Slip gajiJurnal



121

a. Proses Pencatatan Waktu Hadir

Proses pencatatan waktu hadir dilakukan oleh petugas keamanan dan KaBag

masing-masing departemen yang terdiri dari kegiatan mencatat jam hadir

karyawan dan membubuhkan paraf pada kartu jam hadir dan presensi. Masukan

dan keluaran dari proses ini yaitu kartu jam hadir dan presensi.

b. Proses Rekap Hadir

Proses rekap hadir dilakukan oleh Staf Personalia yang terdiri dari kegiatan

verifikasi kartu jam hadir dan presensi kemudian membuat rekap hadir. Masukan

untuk proses ini adalah kartu jam hadir dari petugas keamanan dan presensi dari

masing-masing departemen. Sedangkan keluaran dari proses ini adalah rekap

hadir. Kartu jam hadir dan daftar hadir diarsipkan oleh Staf Personalia dan rekap

hadir diteruskan kepada Staf Imbal Jasa.

c. Proses Dokumen Gaji

Proses pembuatan dokumen gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa yang terdiri

dari kegiatan verifikasi rekap hadir dengan file karyawan dan membuat serta

mencetak daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Masukan untuk

proses ini adalah rekap hadir dari Staf Personalia dan file karyawan. Keluaran dari

proses ini adalah daftar gaji yang diteruskan kepada Staf Akuntansi, tanda terima

gaji, slip gaji, dan amplop gaji yang diarsipkan sementara sampai Staf akuntansi

memberikan otorisasi daftar gaji.

d. Proses Otorisasi Gaji

Proses otorisasi gaji dilakukan oleh Staf Akuntansi yang terdiri dari

kegiatan otorisasi daftar gaji dan mencetak bukti kas keluar. Masukan untuk


122

proses ini adalah daftar gaji dari Staf Imbal Jasa. Keluaran dari proses ini adalah

bukti kas keluar yang akan diteruskan kepada Kasir.

e. Proses Distribusi Gaji

Proses distribusi gaji dilakukan oleh Kasir yang terdiri dari kegiatan

verifikasi dokumen gaji yang telah dibuat oleh Staf Imbal Jasa dengan bukti kas

keluar dari Staf Akuntansi, mengeluarkan biaya gaji, dan memasukkan biaya gaji

tersebut ke amplop karyawan sesuai departemennya masing-masing. Masukan

untuk proses ini adalah dokumen gaji seperti daftar gaji, tanda terima gaji, slip

gaji, amplop gaji, dan bukti kas keluar. Keluaran dari proses ini adalah slip gaji,

amplop gaji, dan tanda terima gaji.

f. Proses Pembayaran Gaji

Proses pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir yang terdiri dari kegiatan

membayarkan gaji kepada karyawan, meminta tanda tangan atas tanda terima gaji,

menginput informasi penerimaan gaji karyawan. Masukan untuk proses ini adalah

slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Keluaran dari proses ini adalah slip

gaji dan amplop gaji yang diberikan kepada karyawan, serta slip gaji yang

diteruskan kepada Staf Akuntansi.

g. Proses Pencatatan Akuntansi

Proses pencatatan akuntansi dilakukan oleh Staf Akuntansi yang terdiri dari

kegiatan penjurnalan biaya gaji dan mengarsipkan slip gaji. Masukan untuk proses

ini adalah slip gaji dari Kasir. Keluaran dari proses ini adalah jurnal.


123

F. Rancangan Output

Berdasarkan rancangan sistem penggajian PT Madubaru, output dari

rancangan sistem penggajian adalah dokumen-dokumen penggajian seperti daftar

gaji, slip gaji, bukti kas keluar, dan laporan distribusi gaji. PT Madubaru sudah

memiliki output berupa laporan daftar gaji, slip gaji, dan bukti kas keluar.

Laporan distribusi gaji dirancang untuk melengkapi dan mengatasi masalah

penggajian yang terjadi di perusahaan. Berikut rancangan laporan distribusi gaji

PT Madubaru:

Gambar 3.10: Rancangan Laporan Penerimaan Gaji Karyawan PT

Madubaru Sumber: Data Diolah


124

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis data dan perancangan sistem penggajian yang

telah dilakukan, peneliti menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. PT Madubaru sudah memiliki sistem penggajian yang mendukung kegiatan

penggajian karyawan perusahaan, namun beberapa pengendalian internal dalam

kegiatan penggajian karyawan belum dilakukan. Hal tersebut dapat menimbulkan

indikasi penyalahgunaan wewenang dan tanggung jawab. Penyalahgunaan

wewenang tersebut dapat berakibat adanya gaji karyawan fiktif yang disebabkan

tidak adanya pemisahan tanggung jawab personil yang membuat daftar gaji

dengan personil distribusi gaji. Selain itu, dapat berakibat adanya karyawan yang

mengambil gaji lebih dari satu kali yang disebabkan tanda terima gaji yang tidak

dibuat saat pembayaran gaji karyawan dan alat bantu komputer tidak digunakan

untuk menginput informasi pembayaran tersebut.

2. Perancangan sistem penggajian perusahaan yang dilakukan merupakan

modifikasi atau pengembangan dari sistem penggajian yang sudah ada.Dalam

perancangan tersebut peneliti memisahkan antara fungsi pembuat daftar gaji

dengan fungsi distribusi gaji. Fungsi pembuat daftar gaji tetap menjadi tanggung

jawab Staf Imbal Jasa sedangkan fungsi distribusi gaji menjadi tanggung jawab

Kasir. Peneliti juga merancang input berupa formulir elektronik (user

interface)pembayaran gaji karyawan yang digunakan untuk distribusi gaji


125

karyawan beserta output berupa laporan distribusi gaji karyawan. Laporan

tersebut digunakan sebagai pengganti dokumen tanda terima gaji karyawan jika

dokumen tersebut belum dibuat oleh Staf Imbal Jasa atau hilang.

B. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan pada penelitian ini adalah tidak adanya Standar Operating

Procedure (SOP) perusahaan secara tertulis dan bagan alir dokumen sistem

penggajian yang diterapkan perusahaan. Penerapan sistem penggajian perusahaan

ditunjukkan peneliti menggunakan bagan alir dokumen berdasarkan hasil

wawancara pada subjek penelitian dan observasi di perusahaan. Selain itu adanya

perbedaan informasi atau keterangan dari satu subjek dengan subjek yang lain

mengakibatkan gambaran penerapan sistem penggajian di perusahaan menjadi

kurang jelas.

Pendokumentasian dokumen dalam sistem penggajian perusahaan yang

kurang lengkap seperti dokumen pendukung perubahan gaji, kartu jam hadir,

daftar presensi, tanda terima gaji, dan amplop gaji disebabkan karena dokumen

tersebut merupakan arsip perusahaan. Dokumen – dokumen tersebut dibuat sesuai

kebutuhan perusahaan.

Rancangan sistem penggajian digambarkan penulis menggunakan

Diagram Arus Data meliputi konteks diagram, diagram berjenjang, diagram level

0, dan diagram level 1. Diagram level 1 tidak dipecah lagi karena rancangan

tersebut sudah cukup jelas untuk menggambarkan rancangan yang dibuat peneliti.


126

C. Saran

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan terhadap sistem penggajian

perusahaan, terdapat beberapa saran yaitu:

1. PT Madubaru perlu membuat bagan alir dokumen, diagram arus data, dan

Standar Operating Procedur (SOP) perusahaan secara tertulis terutama untuk

sistem penggajian karyawan.

2. PT Madubaru perlu melakukan perbaikan terhadap pengendalian intern

perusahaan terkait fungsi ganda antara fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi

distribusi gaji.

3. PT Madubaru menambah user interface untuk menginput informasi

distribusi gaji karyawan sebagai backup data dokumen tanda terima gaji.


127

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Edisi Pertama. ANDI offset, Yogyakarta.

Baridwan, Zaki. 1993. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. BPFE,

Yogyakarta. Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha

Ilmu, Yogyakarta. Christian, Stefanus Karl. 2011. “Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian”.

SkripsiTidak Dipublikasikan. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Hall, James A. 2007. Accounting Information System. Edisi Keempat. Salemba

Empat, Jakarta. Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. ANDI offset, Yogyakarta. Indratama W, Thomas Aquino Ari. 2007. “Analisis dan Perancangan Sistem

Akuntansi Penggajian Berbasis Komputer”.SkripsiTidak Dipublikasikan. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba Empat, Jakarta. Pedoman Penulisan Skripsi. 2010. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Qosidi, Rizal dkk. 2010. “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

(Studi Kasus Pada Biaya Tenaga Kerja) di PT Gunungputri Agranusa Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 Berbasis Client Server”. Jurnal Komputerisasi Akuntansi.


128

LAMPIRAN


129

Lampiran 1: Surat Izin Penelitian

Sumber: PT Madubaru


130

Lampiran 2: Print Screen Form Input Master Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru


131

Lampiran 3: Print Screen Form Input Potongan Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru


132

Lampiran 4: Print Screen Form Input Bukti Kas Keluar

Sumber: PT Madubaru


133

Lampiran 5: Print Screen Ms Excel Daftar Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru


analisis dan perancangan sistem penggajian · pdf filepenulisan skripsi dengan judul...

Documents