ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN PADA CV.BINA MANDIRI

PERBAIKAN PROPOSAL

OLEH :

DIMMY AULIA

NIM : 05211

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK MIKROSKIL

MEDAN

2010

1. Judul“Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada CV. Bina Mandiri”

2. Latar BelakangPemanfaatan teknologi dan komunikasi pada dunia usaha semakin

berkembang dengan pesatnya, dimana teknologi dan komunikasi digunakan

organisasi untuk mengatasi permasalahan – permasalahan dalam pengolahan data –

data organisasi. Salah satu permasalahan yang ada terletak pada bagaimana data –

data dari proses sistem berjalan saat ini dapat dikelola dengan efektif dan

menghasilkan informasi yang berguna sebagai pendukung pengambilan keputusan

organisasi.

CV. Bina Mandiri merupakan bisnis partner dari PT. Unilever Indonesia yang

bergerak di bidang penyelenggaraan karyawan outsourcing dengan mekanisme

mencari, menseleksi dan men-training calon - calon karyawan yang sesuai dengan

standar untuk di pekerjakan di tempat - tempat yang sudah di tentukan oleh PT.

Unilever Indonesia. Dari proses penyelenggaraan hingga penempatan karyawan, CV.

Bina Mandiri mengandalkan kemampuan manusia sepenuhnya dalam mendukung

kegiatan bisnis sehari – hari terutama dalam hal pengelolaan data penggajian

karyawan sehingga kegiatan bisnis ini cukup memakan waktu, tenaga dan rentan

terhadap kesalahan.

Penggajian merupakan hal yang paling penting pada organisasi ini karena

berhubungan langsung dengan biaya operasional untuk menalangi terlebih dahulu

penggajian karyawan setiap bulannya. Kemudian organisasi ini meng-claim seluruh

total pengeluaran operasionalnya kepada PT. Unilever Indonesia. Permasalahan pada

kegiatan penggajian ini membutuhkan suatu sistem informasi untuk pengelolaan data

– data penggajian.

Sistem informasi merupakan faktor yang memegang peranan penting di dalam

pengelolaan data menjadi informasi yang berguna. Dengan menggunakan sistem

informasi, sistem pencatatan data – data penggajian dapat dikelola secara

terkomputerisasi menghasilkan laporan untuk mendukung pengambilan keputusan.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penulisan skripsi

dengan judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan

pada CV. Bina Mandiri”.

3. Rumusan Masalah

Sistem berjalan pada CV. Bina Mandiri saat ini didasarkan pada pendapatan

fee sebesar 15% dari seluruh total pengeluaran operasional penggajian karyawan yang

dilaporkan setiap bulannya ke PT. Unilever Indonesia. Selama ini kegiatan bisnis

yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, tetapi memiliki masalah dalam proses

penggajian karyawan yang masih sering terjadi kesalahan dalam perhitungan sehingga

keakuratan dan kecepatan proses penggajian tidak memberikan hasil yang

memuaskan. Adapun rumusan masalah yang dapat penulis paparkan adalah :

1. Pada proses perhitungan penggajian karyawan masih sering terjadi kesalahan

sehingga membutuhkan waktu untuk pemeriksaan perhitungan kembali.

2. Sistem pencatatan perhitungan masih mengandalkan ketelitian manusia

sehingga proses pengolahan data menjadi lambat untuk menghasilkan laporan

penggajian.

3. Ruang Lingkup Pembahasan

Karena adanya keterbatasan waktu dan kemampuan dari penulis dalam

penyelesaian penulisan skripsi serta luasnya ruang lingkup pembahasan, maka penulis

membatasi ruang lingkup pembahasannya antara lain :

a. Sistem penggajian karyawan mencakup proses penggajian, proses pembayaran

uang lembur, proses pembayaran insentif dan proses peminjaman yang

dilakukan oleh karyawan.

b. Input data yang digunakan dalam perancangan sistem informasi penggajian

karyawan meliputi data gaji, data lembur, data insentif, dan data

peminjaman.

c. Output yang dihasilkan dalam perancangan sistem informasi yang diusulkan

meliputi laporan gaji, Laporan lembur dan laporan peminjaman yang

dilakukan oleh karyawan.

d. Adapun tools yang digunakan untuk perancangan sistem meliputi : rancangan

user interface menggunakan Visual Studio 2005 dan SQL Server 2005 sebagai

rancangan database.

5. Tujuan dan ManfaatAdapun tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penulisan skripsi ini adalah

untuk menganalisis persyaratan sistem dan menghasilkan rancangan user interface

dari sistem informasi penggajian karyawan pada CV.Bina Mandiri.

Dalam penyelesaian penulisan ini, penulis berharap hasil dari penulisan memberikan manfaat diantaranya :

a. Proses analisis yang dilakukan dapat sebagai acuan untuk menentukan

persyaratan – persyaratan sistem yang dibutuhkan untuk melakukan proses

pengembangan sistem selanjutnya.

b. User interface yang dirancang dapat berguna sebagai prototipe sistem (demo

untuk sistem yang dibangun) yang akan dikembangkan.

6. Metodologi Penelitian

Dalam melakukan penulisan skripsi ini diperlukan suatu metode

pengembangan sistem untuk menyelesaikan permasalahan. Untuk itu, penulis

menggunakan metode pengembangan sistem STRADIS (Structured Analysis, Design

and Implementation of Information System ). Berikut ini beberapa langkah yang

digunakan dalam penyelesaian penulisan ini :

1. Studi Awal

Dalam studi awal ini, aktivitas yang dilakukan adalah mengumpulkan data -

data yang berhubungan dengan organisasi yaitu :

a. Field Research (Penelitian Lapangan), merupakan penelitian yang secara

langsung terhadap objek yang diteliti untuk memperoleh data yang bersifat

nyata seperti sampling(mengumpulkan data-data yang diperlukan yang

berhubungan dengan objek yang diteliti), interview (tanya jawab dengan

pihak perusahaan yang menangani kegiatan yang berhubungan dengan

objek yang diteliti) dan observation (pengamatan secara langsung terhadap

pelaksanaan aktivitas).

b. Library Research ( Penelitian Kepustakaan), penelitian melalui

perpustakaan, mengambil data dari buku-buku, artikel-artikel serta tulisan

ilmiah yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

2. Studi Rinci/Detail

Mengembangkan proses pada studi awal dengan menggambarkan physical

DFD (Data Flow Diagram) yang bertujuan untuk menentukan dan merancang

kegiatan dari sistem berjalan saat ini. Tools yang digunakan untuk

menggambarkan DFD (Data Flow Diagram) adalah Visio Profesional 2003.

3. Defenisi dan Rancangan Solusi Alternatif

Pada tahapan ini, proses analisis dari sistem berjalan dikembangkan menjadi

suatu sistem usulan yang dirancang dengan logical DFD(Data Flow Diagram)

kemudian menggambarkan rancangan normalisasi data dan rancangan

database. Perancangan ini bertujuan untuk menetapkan batasan – batasan dari

perancangan sistem.

4. Rancangan Fisik

Pada tahapan ini, sistem usulan yang digambarkan diperluas untuk

menyesuaikan spesifikasi persyaratan dari sistem. Hasilnya berupa

penanganan kesalahan dari logika proses, kamus data, user interface dan

laporan yang dihasilkan dari sistem informasi yang dibangun.

7. Lokasi

Adapun lokasi penelitian yang dilakukan oleh penulis pada CV.Bina

Mandiridapat dilihat pada gambar berikut ini:

Gambar 1. Denah Lokasi CV.Bina Mandiri

8. Tinjauan Pustaka

Adapun tinjauan pustaka pada pelaksanaan skripsi ini dapat penulis paparkan

adalah sebagai berikut :

8.1. Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Sistem merupakan

kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian – bagian yang disebut subsistem yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan - tujuan tertentu.

Sistem adalah serangkaian subsistem yang saling terkait dan tergantung satu sama lain, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan sebelumnya. Semua sistem memiliki input, proses, output, dan umpan balik.Sumber : (Kenneth. E. Kendall dan Julie.E.Kendall,2003,7)

8.2. Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Tidak semua informasi yang ada berkualitas. Oleh karena itu sudah seharusnya dilakukan penyaringan terhadap informasi yang beredar atau yang dapat ditangkap. Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor yaitu :

a. Akurat dan Teruji Kebenarannya

b. Kesempurnaan Informasi

c. Tepat Waktu

d. Relevansi

e. Mudah dan Murah

Informasi mempunyai ciri – ciri sebagai berikut :1. Data yang telah diolah2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima3. Menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata4. Digunakan untuk mengambil keputusan.Sumber : (Jogiyanto H.M, 2002, 6)

8.3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan sumber daya (manusia

dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran

(informasi), guna mencapai sasaran - sasaran perusahaan. Sistem informasi

merupakan kesatuan elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur

untuk menciptakan aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan

melakukan kontrol terhadap suatu proses. Ada 4 (empat) peranan penting Sistem

Informasi dalam organisasi, yaitu :

a. Memudahkan manajemen dalam proses pengendalian, atas tersedianya data

baru.

b. Memudahkan manajemen dalam memperoleh informasi.

c. Memudahkan manajemen di dalam pelaksanaan kerja, karena pemasukan data

hanya melalui satu unit dengan prosedur – prosedur yang telah ditetapkan.

d. Memudahkan pelaksanaan kerja antar bagian karena informasi dapat diakses

dengan cepat.

Sumber : (Kenneth. E. Kendall dan Julie.E.Kendall, 2003, I, 67)

8.4. Jasa

Jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak

kepada pihak yang lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan

kepemilikan apa pun. Produksinya dapat dikaitkan atau tidak dikaitkan dengan suatu

produk fisik. Jasa memiliki empat karakteristik utama yang sangat mempengaruhi

rancangan pemasaran yaitu :

a. Tidak berwujud (Intangibility)

Jasa bersifat tidak berwujud. Tidak seperti halnya produk fisik, jasa tidak

dapat dilihat, dirasa, diraba, didengar, atau dicium sebelum jasa itu dibeli.

b. Tidak terpisahkan (Inseparability)

Umumnya jasa dihasilkan dan di konsumsi secara bersamaan. Tidak seperti

barang fisik yang di produksi, disimpan dalam persediaan, didistribusikan

melewati berbagai penjualan, dan kemudian baru di konsumsi.

c. Bervariasi (Variability)

Jasa sangat bervariasi, karena tergantung pada siapa yang menyediakan serta

kapan dan dimana jasa itu diberikan.

d. Mudah lenyap (Perishability)

Jasa tidak bisa disimpan. Sifat jasa yang mudah lenyap tidak menjadi masalah

bila permintaan tetap. Jika berfluktuasi, perusahaan jasa menghadapi masalah

yang rumit.

Sumber : (Philip Kotler, 2, 2002, 486)

8.5. Kompensasi

Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima para karyawan sebagai balas jasa untuk kerja mereka. Jadi, melalui kompensasi tersebut karyawan dapat meningkatkan prestasi kerja, motivasi dan kepuasan kerja serta meningkatkan kebutuhan hidupnya. Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama seseorang menjadi karyawan, tapi juga besar pengaruh terhadap semangat dan kegairahan kerja para karyawan. Dalam perkembangannya sistem kompensasi sendiri mempunyai tiga komponen pokok, yaitu:

a. Upah dasar (Based Pay)

Merupakan komponen upah dasar bagi kebanyakan karyawan dan pada umumnya berdasarkan hitungan waktu, seperti jam, hari, minggu, bulan atau per tahun.

b. Upah berdasar kinerja (Performance Related Pay)

Berkaitan dengan monetary reward dengan basis ukuran atau merupakan upah yang didasarkan pada ukuran kinerja individu, kelompok atau organisasi.

c. Upah tidak langsung dikenal sebagai employee benefit “keuntungan bagi

karyawan” terdiri dari barang-barang jasa non cash item atau services yang

secara langsung memuaskan sejumlah kebutuhan spesifik karyawan, seperti

jaminan keamanan pendapatan (income security) termasuk asuransi jiwa,

perlindungan kesehatan dan pensiun.

Sumber : (Handoko, 2003, p.155

9. Analisis

Berdasarkan dengan metodologi penelitian pengembangan sistem yang

digunakan, maka dilakukan suatu analisis yang menggambarkan bagaimana sistem

dapat memenuhi kebutuhan dari para user yang terlibat. Adapun analisis yang

dilakukan menggunakan pysical dan logical DFD(Data Flow Diagram).

a. Analisis Sistem Berjalan

Berdasarkan atas pengumpulan data yang telah penulis lakukan pada studi

awal penulisan ini, maka dapat digambarkan sistem berjalan saat ini melalui

physical DFD (Data Flow Diagram) sebagai berikut :

Gambar 2. DFD(Data Flow Diagram) Sistem Berjalan

b. Sistem Usulan

Dari hasil yang telah di analisis pada sistem berjalan saat ini, maka penulis

menyimpulkan sistem usulan yang digambarkan melalui logical DFD Data

Flow Diagram). sebagai berikut :

Gambar 3. DFD(Data Flow Diagram) Konteks Sistem Usulan

9. Jadwal Pelaksanaan

Adapun jadwal pelaksanaan penulisan skripsi yang dapat dipaparkan penulis

adalah sebagai berikut :

Waktu Desember’2010 Januari’2011 Februari’2011 Maret’2011

Kegiatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Pengajuan Proposal                                

Studi Awal                                

Studi Rinci/Detail                                

Rancangan Solusi                                

Rancangan Fisik

Penulisan Skripsi                                

Daftar Pustaka

Baridwan, Z., 2001, Sistem Akuntansi, Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi 5,

Penerbit BPFE, Yogyakarta.

H.M, Jogiyanto., 2002, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Erlangga,

Jakarta.

Kotler, P.,2002, Manajemen Pemasaran, Jilid 2, Penerbit PT. Mecanan Jaya

Cemerlang, Jakarta.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih

bahasa oleh Thamrin Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid kedua, Edisi Kelima,

Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

Moekijat, 2000, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PT. Remaja

Rosdakarya, Bandung.

O’Brian, J.A, 2005, Pengantar Sistem Informasi, Edisi Kedua belas, Penerbit MC

Grew Hill, Edisi Indonesia diterbitkan oleh Salemba Empat, Jakarta.

Oetomo, B.S.D, 2007, Pengantar Teknologi Informasi Internet:Konsep dan

Aplikasi, Penerbit Andi, Yogyakarta.