LOGO

ANALISA DAN DESAIN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KEUANGAN

PADA PERWAKILAN BPK RI DI KENDARI

VERONIKA DEWI PUSPITAYANINRP. 9108.205.808

BAB 1 PENDAHULUAN

Latar Belakang

• melaksanakan salah satu renstra BPK RI• proses keuangan masih tergantung dari beberapa orang • mutasi dari dan ke Bagian Keuangan Perwakilan BPK RI• menunggu pelatihan keuangan dari Kantor BPK Pusat• memberikan penjelasan kepada pengguna awam• mengurangi penggunaan kertas • memanfaatkan sarana jaringan intranet yang ada

Perumusan Masalah• Bagaimana menentukan spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan

pada Perwakilan BPK RI Kendari• Bagaimana mendesain sistem KMS Keuangan pada Perwakilan

BPK RI Kendari

Ruang Lingkup Penelitian• Menganalisa pengetahuan yang ada untuk menentukan

spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan pada Perwakilan BPK RI Kendari

• Membuat desain KMS Keuangan yang dapat memenuhi kebutuhan informasi pada Perwakilan BPK RI di Kendari

Tujuan• membuat desain KMS Keuangan yang sesuai dengan

spesifikasi kebutuhan pada tahap analisis.

Manfaat • Mendorong proses untuk mengubah pengetahuan

individu (tacit) menjadi pengetahuan organisasi (explicit)

• Hasil desain KMS Keuangan dapat digunakan sebagai acuan karyawan pada Perwakilan BPK RI di Kendari untuk meningkatkan kelancaran dalam mengerjakan tugas sehari-hari

• Pengetahuan organisasi (institusi) maupun individu dapat ditangani secara terpadu

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian Knowledge management • pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai

bisnis (business value) dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan (sustainable competitive advantage) dengan mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian dan pengaplikasian semua knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis

Dimensi Pengetahuan• Dimensi epistemology – apakah pengetahuan tersebut

termasuk tasit atau eksplisit • Dimensi ontology – apakah itu diketahui pada level individu,

grup, organisasi, atau antar organisasiEksternalisasi Tacit Knowledge• penciptaan knowledge melalui proses interaksi antara

pengetahuan eksplisit dan tacit

KMS Komersial

KnowledgeBase Manager Probagaimana perusahaan mengkontribusikan knowledge Knowledge Base Manager Pro Knowledgebase Administrasi Manager Pro Knowledge Base berbasis Host

NOVO Solution merupakan help desk berbasis web untuk Better & Faster Support Customer Knowledge Base Novo 4,6, Customer Support Novo, Novo Help Desk Software, Novo Aset 4,6, Dokumen Manager Novo 4,6, Novo Service Desk 4,6 dan

Omni Star KBase merupakan perangkat lunak untuk manajemen pengetahuanbanyak digunakan oleh bisnis kecil, universitas, organisasi nirlaba dan organisasi perusahaan.

UML Unified Modeling Language adalah sebuah "bahasa" yang telah

menjadi standar dalam industri visualisasi untuk merancang model sistem dan mendokumentasikan sistem piranti lunak

UML didefinisikan antara lain dalam diagram use case, class,statechart, activity, dan sequence

Evaluasi• proses pemeriksaan dan analisis, yang menjamin bahwa

suatu desain perangkat lunak sesuai dengan spesifikasinya dan memenuhi kebutuhan

BAB 3 METODE PENELITIAN

Tahap Persiapan Studi literatur - menjadi latar belakang disusunnya penelitian iniMempelajari sistem yang sedang berjalan - kondisi sistem saat ini dapat diketahui

Tahap Evaluasi InfrastrukturMenganalisa infrastruktur Perwakilan BPK RI Kendarimenganalisa sistem eksisting terkait infrastrukturkegiatan reviu dokumen, observasi, dan wawancara

Tahap Analisa dan Desain SistemAnalisa kebutuhan SistemAudit KnowledgeDesain sistem (fungsionalitas dan antarmuka)Analisa desain sistem

Tahap Penyelesaiankesimpulan dari hasil desain sistem yang dilakukan saran untuk desain berikutnya agar sistem lebih baik.

BAB 4 DESAIN DAN ANALISA KMS

Infrastruktur

No Hardware Software Jaringan

1 Server Windows server Intranet

2 PC client Windows XP Internet

3 PC stand alone Windows

4 Notebook Microsoft Office

5 Printer Open Office

6 Scanner Aplikasi perintah membayar

7 Router Sistem informasi keuangan

8 Switch Aplikasi gaji

9 IP phone Aplikasi pelaporan

10 Modem Sistem informasi inventaris

Knowledge yang telah ada

No Knowledge Pemilik Penyimpanan Pencarian

Perwakilan Individu Hard copy Soft copy

1 SOP √ √ √ Buku Register

2 Peraturan √ √ √ Buku Register

3 Handout √ √ √ Buku Register

4 SPJ √ √ Buku Register

5 Notulen rapat √ √ √ Buku Register

6 Laporan rutin √ √ √ Buku Register

7 Pengalaman √ Personal

8 Informasi √ Personal

9 inovasi (ide) √ Personal

10 Keahlian √ Personal

KMS Komersial

FiturOmniStar

KBase NOVO

SolutionKB Man

Pro

Get Knowledgeproactively search √ √ √Provide a useful resource √Answer common questions using FAQs √Article Import/Export √ √User Subscribed Updates √ √ √Information access feature √ √ √

Make KnowledgeTailor information based on customer feedback √ √ √Post Unlimited Articles √Users Can Save Articles √Unlimited Attachments √ √Archive information as your knowledge base grows √Question Management √

Perbandingan Fitur Knowledge Management Software

Fitur OmniStar KBase

NOVO Solution

KB Man Pro

AdministrationMulti-Level Administrations √ √ √Password Protect Folders √SEO Friendly Articles √WYSIWYG features √Detailed Reporting √ √ √Create Internal Staff Articles √Built-in Article Editor √ √ √Create Unlimited Sub-Categories √Publication options √

User InteractionMulti-language Support √ √ √Mouse-Over Glossary √Web Based √ √Work Flow System √Layout customization √ √

Wawancara User

Pertanyaan : Menurut Anda, bagaimana jika kebutuhan pengetahuan

pegawai mengenai sub bagian keuangan diimplementasikan menggunakan layanan TI?

Menurut Anda, apa saja praktik pengelolaan pengetahuankeuangan yang telah ada dan berjalan efektif saat ini sertaingin dimasukkan dalam KMS yang akan dibangun?

Menurut Anda, apa saja yang diperlukan dalammengimplementasikan KMS Keuangan?

Menurut Anda, apa saja konten yang diharapkan dari KMS yang akan dibangun?

Kesimpulan : Perwakilan telah siap dan meningkatkan kinerja serta citra kantor

Pengelolaan pengetahuan keuangan yang ada antara lain rapat intern dan sosialisasi. Pengetahuan yang ada dapat dibagi dalam 4 (empat) jenis kelompok besar dan dapat disusun menjadi suatu struktur pengetahuan seperti dalam Gambar 4.6.

implementasi KMS menggunakan infrastruktur yang telah ada Selain pembangunan, sebaiknya pemeliharaan juga diperhatikan baik dari segi software (data, sistem, keamanan) maupun hardware (perangkat TI secara fisik).

Konten yang diharapkan agar sistem menjadi interaktif dan mudah dicerna diharapkan sebagian besar berisi gambar, contoh kasus, cerita pengalaman dan media interaktif untuk diskusi.

Struktur Pengetahuan

Keuangan

Pelaksanaan PertanggungjawabanPerencanaan Pelaporan

Jenis Kegiatan(RKP & RKPP)

Jenis Kegiatan(Permintaan &

pencairan dana)

Proses Kerja

WaktuPenyelesaian

Tim Penyusun

Data yangdiperlukan

Jenis Kegiatan(Intern, KPPN,

dll)

Jenis Kegiatan(Intern, Dep Keu,

LK, dll)

Peraturan

Kelengkapandokumen

Proses Kerja

WaktuPenyelesaian

Tim Penyusun

Data yangdiperlukan

Peraturan

Kelengkapandokumen

Proses Kerja

WaktuPenyelesaian

Tim Penyusun

Data yangdiperlukan

Peraturan

Kelengkapandokumen

Proses Kerja

WaktuPenyelesaian

Tim Penyusun

Data yangdiperlukan

Peraturan

Kelengkapandokumen

Analisis Kebutuhan

Kode Kebutuhan User Use Case Prioritas

K1 Sistem dapat melakukan pencarian knowledge yangtelah tersimpan sesuai struktur knowledge denganmenggunakan keyword

Pegawai Search Tinggi

K2 Sistem dapat melakukan pengambilan knowledge darisistem dengan mendownload knowledge

Pegawai Search Rendah

K3 Sistem dapat menampilkan knowledge secara lengkapdengan memilih knowledge yang akan dilihat

Pegawai Search Sedang

K4 Sistem dapat menampilkan tanya jawab dari seluruhpegawai dalam memecahkan permasalahan keuangan

Pegawai Search Sedang

K5 Pegawai dapat mengirim knowledge yang dituliskan kesistem untuk disebarluaskan setelah diproses

Pegawai Create Tinggi

K6 Pegawai dapat mengirimkan pertanyaan seputarpermasalahan keuangan kepada sistem dan sistem yangakan mengatur untuk mencarikan jawabannya melaluiKasubag Keuangan maupun forum tanya jawab

Pegawai Create Sedang

K7 Pegawai dapat mengirimkan jawaban atas pertanyaanyang dilempar ke forum tanya jawab

Pegawai Create Sedang

Analisis KebutuhanKode Kebutuhan User Use Case Prioritas

K8 Pegawai dapat mengirimkan komentar atas tanya jawab

atau artikel yang dipublikasikan

Pegawai Create Rendah

K9 Staf TI dapat mengelola data pegawai untuk penambahan,

mengubahan, dan pengurangan pegawai.

Staf TI Manage user Tinggi

K10 Staf TI dapat mengelola knowledge dengan memasukkan

knowledge baru ke dalam strukturnya, memberikan status

untuk proses editing knowledge, dan membuat keyword

untuk mempermudah pencarian knowledge.

Staf TI Manage

knowledge

Tinggi

K11 Sistem dapat membuat laporan secara otomatis setelah

ditentukan periode laporan dibuat

Staf TI Report Tinggi

K12 Kasubag Keuangan dapat melakukan editing atas

knowledge baru yang dikirimkan pegawai agar sesuai

dengan peraturan yang sedang berlaku

Kasubag

Keuangan

Edit Tinggi

K13 Kasubag Keuangan dapat memberikan persetujuan atas

knowledge yang telah melalui proses editing

Kasubag

Keuangan

Approval Tinggi

K14 Kasubag Keuangan dapat mempublikasikan knowledge

yang telah disetujui layak untuk konsumsi umum

Kasubag

Keuangan

Approval Sedang

Identifikasi user

Use Case

UC-1ID UC-1

Nama use case Pengelolaan Knowledge

Actor Staf TI

Diskripsi singkat administrator memutakhirkan struktur

knowledge dan membuat keyword untuk

setiap knowledge yang ada

Prasyarat berada di halaman home administrator

Kondisi akhir sukses berhasil menyusun knowledge sesuai

struktur dan membuat keywordnya

Aliran normal

User action:

1. memilih pengaturan knowledge

3. memilih knowledge yang akan diatur

5. memilih kode untuk memasukkan

knowledge ke dalam struktur knowledge

6. memberikan status untuk editing

7. memasukkan keyword

8. memilih tombol simpan

System Response :

2. menampilkan daftar knowledge yang

belum diatur

4. menampilkan knowledge dilengkapi tool

untuk memutakhirkan knowledge

9. memutakhirkan struktur, status dan

keyword knowledge

Alur alternatif:

8.1. jika Staf TI gagal melakukan pemutakhiran struktur, status dan keyword knowledge,

maka harus mengulang proses pemutakhiran knowledge

UC-2ID UC-2

Nama use case Pengelolaan user dalam hal ini pegawai

perwakilan

Actor Staf TI

Diskripsi singkat Staf TI mengelola user melalui editing

(menghapus, menambahkan, mengubah

data pegawai)

Prasyarat berada di halaman home administrator

Kondisi akhir sukses berhasil memutakhirkan data pegawai

Aliran normal

User action:

1. memilih halaman pengaturan user

3.a. memilih tambah pegawai

3.a2.mengisi form tambah pegawai

3.a3.memililh tombol simpan

3.b. memilih hapus pegawai

3.b2.memilih tombol ya

3.c.memilih mengubah data pegawai

3.c2.mengubah data pegawai

3.c3.memilih tombol simpan

System Response :

2. menampilkan daftar seluruh pegawai

3.a1. menampilkan form tambah pegawai

3.a4.menambah daftar pegawai

3.b1.menampilkan pertanyaan penghapusan

3.b3.menghapus daftar pegawai

3.c1. menampilkan data pegawai

3.c4. memutakhirkan data pegawai

Alur alternative:

3.d. jika Staf TI gagal melakukan pemutakhiran data yang telah dilakukan, maka harus

diulang proses pemutakhiran data pegawai.

UC-3

ID UC-3

Nama use case Membuat report

Actor Staf TI

Diskripsi singkat Staf TI melaporkan seluruh kegiatan yang

terjadi dalam sistem KM secara periodik

Prasyarat Staf TI berada di halaman home

administrator

Kondisi akhir sukses Staf TI berhasil mencetak laporan

Aliran normal

User action:

1. memilih Report

3. mengisi jenis laporan

4. mengisi periode laporan

5. memilih tampilkan laporan

7. memilih simpan laporan

System Response :

2. menampilkan form Report

6. menampilkan laporan sesuai periode dan

tanggal laporan

8. menyimpan laporan

Alur alternative:

5.1. memilih tombol cetak untuk mencetak laporan.

UC-4

ID UC-4

Nama use case Pembuatan Knowledge

Actor Pegawai

Diskripsi singkat Pegawai melakukan pengiriman knowledge

berupa pengetahuan eksplisit (buku/

manual/ pedoman/ handout diklat),

pengetahuan tacit (pengalaman, artikel,

inovasi).

Prasyarat Pegawai berada pada halaman home user

Kondisi akhir sukses Pengiriman knowledgeberhasil dilakukan

Aliran normal

User action:

1. memilih CREATE knowledge

3. mengisi judul dan penulis knowledge

4. menulis dan atau melampirkan

knowledge

5. menekan tombol KIRIM

System Response :

2. menampilkan halaman untuk membuat

knowledge

6. mengirim knowledge

Alur alternative:

5.1 jika pengiriman knowledge gagal, maka pegawai harus mengulangi proses pengiriman

knowledge dari awal.

UC-5ID UC-5

Nama use case Pencarian knowledge

Actor Pegawai

Diskripsi singkat Pegawai mencari knowledge dalam KMS

Keuangan

Prasyarat Pegawai berada pada kolom pencarian di

halaman utama

Kondisi akhir sukses Pegawai berhasil melihat knowledge yang

dicari

Aliran normal

User action:

1. mengetikkan kata kunci di kotak

pencarian

2. pilih jenis knowledge/ tanya jawab

3. pilih tombol GO

5. memilih knowledge yang akan dilihat

7. pilih tombol download untuk

mengambil knowledge

9. memilih cetak knowledge

System Response :

4. menampilkan daftar judul knowledge

yang dicari

6. menampilkan knowledge sesuai keyword

8. mengambil knowledge ke perangkat user

10. knowledge dicetak

Alur alternative:

3.1. jika pencarian gagal pegawai harus mengulang proses pencarian

UC-6

ID UC-6

Nama use case Penyuntingan knowledge

Actor Kasubag Keuangan

Diskripsi singkat Kasubag Keuangan melakukan proses

editing pada knowledge yang baru

dikirimkan oleh pegawai

Prasyarat Kasubag Keuangan berada di halaman

EDIT untuk manager

Kondisi akhir sukses Kasubag Keuangan berhasil menyunting

knowledge baru

Aliran normal

User action:

1. memilih halaman edit knowledge

3. memilih view untuk knowledge yang

akan di edit

5. melakukan editing terhadap knowledge

6. isi status edited

7. memilih tombol Simpan

System Response :

2. menampilkan daftar knowledge yang

belum di edit

4. menampilkan knowledge yang dipilih

8. mengupdate knowledge

Alur alternative:

5.1. Kasubag Keuangan memilih tombol BATAL

UC-7ID UC-7

Nama use case Persetujuan Knowledge

Actor Kasubag Keuangan

Diskripsi singkat Kasubag Keuangan menyetujui knowledge

yang telah di edit sebelumnya untuk

dipublikasikan sehingga dapat diakses oleh

seluruh pegawai

Prasyarat Kasubag Keuangan berada pada halaman

approval untuk manager

Kondisi akhir sukses Kasubag Keuangan berhasil menyetujui

knowledge

Aliran normal

User action:

1. memilih halaman approval

3. memilih view untuk knowledge yang akan di

approved

5. memilih Approved

7. memilih Publikasi

9. memilih Simpan

System Response :

2. menampilkan daftar knowledge belum di

approved

4. menampilkan knowledge yang akan

diapproved

6. Knowledge telah disetujui

8. Knowledge dipublikasi

10. Knowledge disimpan

Alur alternative:

5.1. Knowledge yang tidak disetujui akan tetap tersimpan di kotak approval

Class Diagram

Sequence Diagram

Desain antarmuka KMS Keuangan

Evaluasi KMS Keuangan

No User Interface Use Case Kebutuhan Keterangan

1 H11 Halaman utama administrator Manage Knowledge,User, Report

K9K10K11

Ada

2 H12 Halaman utama pegawai Search Create

K1K5K6K7K8

Ada

3 H13 Halaman utama manager Edit Approval

K12K13K14

Ada

4 H21 Halaman

daftar pengelolaan knowledge

Manage knowledge K10 Ada

5 H22 Halaman pengelolaan knowledge Manage Knowledge

K10 Ada

6 H31 Halaman daftar user Manage user K9 Ada

Evaluasi KMS Keuangan

No User Interface Use Case Kebutuhan Keterangan

7 H32 Halaman tambah user Manage user K9 Ada8 H33 Halaman edit user Manage user K9 Ada

9 H34 Halaman peringatan

penghapusan use

Manage user K9 Ada

10 H41 Halaman pembuatan laporan Report K11 Ada

11 H42 Halaman tampilan laporan Report K11 Ada

12 H5 Halaman create knowledge Create K5K6K7K8

Ada

Evaluasi KMS Keuangan

No User Interface Use Case Kebutuhan Keterangan

13 H61 Halaman hasil pencarian Search K3

Ada

14 H62 Halaman tampilan

knowledge

Search K3K4

Ada

15 H71 Halaman

daftar edit knowledge

Edit K12 Ada

16 H72 Halaman tampilan edit knowledge Edit K12 Ada

17 H81 Halaman daftar approval

knowledge

Approval K13K14

Ada

18 H82 Halaman approval knowledge Approval K13K14

Ada

BAB 5 PENUTUP

Simpulan

Spesifikasi kebutuhan KMS Keuangan ditentukan dari kebutuhan pengguna dan pengetahuan yang ada serta disesuaikan dengan kemampuan pengguna dalam pembelajaran

KMS Keuangan telah didesain sesuai dengan spesifikasi kebutuhan melalui evaluasi perunutan untuk verifikasi ketersediaan desain

Saran

Perlu diadakan evaluasi yang berkelanjutan untuk pengembangan desain dan implementasi sistem.

Diharapkan desain dan implementasi sistem yang akan datang dapat di integrasikan dengan sistem lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Tiwana, Amrit., 6 Desember 1999,The Knowledge Management Toolkit 2nd Edition., Prentice Hall

Turban., Aronson., Liang., 2005, Decidion Support System and Intelligent System, Seventh Edition, The McGraw-Hill Companies, Inc

Tobing, Paul L., 2007, Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha Ilmu

J. Rhem, Anthony,2006, UML for Developing Knowledge Management Systems, Auerbach Publications Taylor & Francis Group Boca Raton New York

Alan Dennis, 2002, System Analysis and Design An Object-Oriented Approach with UML, John Wiley & Sons, Inc

Jefferey A. Hoffer – Joey F. George – Joseph S. Valacich, Modern System Analysis And Design, Fifth Edition, 2008, Prentice Hall

LOGOwww.themegallery.com