evaluasi penerapan sistem informasi arsip dinamis...
Post on 25-Mar-2019
229 Views
Preview:
TRANSCRIPT
EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIPDINAMIS ( SIMARDI ) DI KELURAHAN TANJUNGPINANG
TIMUR KECAMATAN BUKIT BESTARI KOTATANJUNGPINANG
NASKAH PUBLIKASI
Oleh
NEJEL KRIFA KURNIAWANNIM: 100563201128
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARAFAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJITANJUNGPINANG
2017
ABSTRAK
Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis ( SIMARDI ), di KelurahanTanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.Berdasarkan latar belakang diadakan penelitian ini adalah, masih saja ditemukanpermasalahan tentang pengelolaan kearsipan, di Kelurahan Tanjungpinang TimurKecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang. Padahal pengelolaan kearsipansudah menggunakan Sistem Informasi Arsip Dinamis (SIMARDI). AplikasiBerbasis perangkat lunak komputer ini sudah dirancang untuk memudahkanpenggunanya di dalam pengelolaan kearsipan, namun di KelurahanTanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang, masih sajadi temukan permasalahan kearsipan seperti, sulitnya menemukan kembalibeberapa jenis arsip, masih terbatasnya kemampuan Sumber Daya Manusiadidalam pengelolaan arsip, sehingga perlu diadakan sebuah evaluasi guna untukmengetahui bagaimana penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis (SIMARDI) diKelurahan Tanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.Informan dalam penelitian ini berjumlah 5 (lima) orang, 2 (dua) Orang dari DinasPerpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjungpinang, 3 (tiga) Orang dari KelurahanTanjungpinang Timur. Jika dilihat dari hasil Penelitian ini, penggunaan sistem inibelum berjalan maksimal, dikarenakan apa yang menjadi tujuan dan sasaranpenggunaan ( SIMARDI ) belum tercapai, perlunya perbaikan dan penambahanfasilitas sarana dan prasarana guna mendukung terciptanya pencapaian kearsipanyang baik, perlu adanya Sumber Daya Manusia yang mempunyai dasarpendidikan kearsipan sehingga bisa membantu pengelolaan kearsipan ataudiadakan Pelatihan Khusus Sehingga, Petugas Pengelola Kearsipan mendapatkanpengetahuan keterampilan didalam pengelolaan kearsipan.
Kata Kunci : Evaluasi, Sistem Informasi Arsip Dinamis.
A B S T R A C T
Evaluation Of The Application Of The Information System For Archive(SIMARDI), In Kelurahan Tanjungpinang Timur sub-district Bukit Bestaritanjungpinang city. Based on the background held this research is, still foundproblems about the management of archives, In fact the management of chanceryhave used archive information system dynamic (SIMARDI). Based programcomputer software has been designed to ease the user in in the management ofchancery, but In Kelurahan Tanjungpinang Timur sub-district d Bukit Bestaritanjungpinang city, Still found problems chancery as, The difficulty of reinventsome kind of archive, Still financial shortage of human resources management inthe archives, So we needed held a evaluation in order to to see how application ofthe system information archive dynamic (SIMARDI) In Kelurahan TanjungpinangTimur sub-district Bukit Bestari tanjungpinang city. Informants in this researchwere 5 ( five ) persons, 2 ( two ) from the office of library and chancery citytanjungpinang, 3 ( three ) people from Kelurahan Tanjungpinang Timur, Whenviewed from the result of this research, the use of this system is not yet runmaximally, Because what is the objectives and targets of the use of (SIMARDI)has not been obtained, The need for improvement and the addition of facility andinfrastructure to supporting the creation achievement chancery good, Thereshould have been human resource have in education chancery so that can helpmanagement chancery or held special training so, Management officers chanceryget the knowledge skill in the management of chancery .
Keywords: Evaluation, Information System For Archives.
EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS( SIMARDI ) DI KELURAHAN TANJUNGPINANG TIMUR
KECAMATAN BUKIT BESTARI KOTA TANJUNGPINANG
A. Latar Belakang
Sebagaimana diamanatkan Pasal 3
Undang–Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang kearsipan menyatakan
bahwa tujuan penyelenggaraan
kearsipan adalah untuk menjamin
terciptanya arsip, ketersedian yang
autentik dan terpercaya, terwujudnya
pengelolaan arsip yang andal,
perlindungan kepentingan negara dan
hak – hak keperdataan, keselamatan
aset nasional dan mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan nasional
serta meningkatkan kualiatas pelayanan
publik. Untuk mewujudkan amanat
pasal 3 dalam Undang – Undang
tersebut maka diperlukan adanya
kebijakan pengelolaan dan pembinaan
arsip secara menyeluruh pada setiap
jenjang pemerintahan mulai dari
Pemerintahan Pusat hingga
Pemerintahan Desa/Kelurahan.
Salah satu upaya kebijakan
yang tercantum di dalam Peraturan
Walikota Tanjungpinanng No. 22
Tahun 2010 tentang Pedoman Tata
Kearsipan dilingkungan Pemerintah
Kota Tanjungpinang Pasal 3 ayat 1
bahwa tata kearsipan di daerah
dilaksanakan sesuai dengan
perkembangan dan kemajuan teknologi
melalui Modernisasi Sistem Kearsipan
Pemerintah Kota. Upaya yang
ditempuh untuk mengatasi tata
kearsipan dengan cara menggunakan
dan memanfaatkan kecanggihan
teknologi elektronik penerapan
teknologi informasi yang dilakukan
oleh Pemerintah Kota Tanjungpinang
melalui Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjungpinang pada
instansi – instansinya termasuk pada
Kelurahan Tanjungpinang Timur untuk
membantu di dalam pengelolaan arsip
dengan menggunakan perangkat lunak
komputer (Software) Sistem Informasi
Arsip Dinamis (SIMARDI) Archive
Application System Versi 5.6,
pengggunaan teknologi tepat guna
inilah yang di harapkan Pemerintah
Kota Tanjungpinang Untuk
Mempermudah Pekerjaan di setiap
instansinya didalam pengelolaan suatu
Sistem Informasi Arsip Dinamis.
Aplikasi kearsipan “SIMARDI-
Offline” Merupakan Singkatan kata
dari Sistem Informasi Arsip Dinamis
yang diciptakan dalam rangka
membantu pengelolaan kearsipan mulai
dari proses data entri surat keluar dan
masuk, retensi arsip, bentuk – bentuk
laporan yang berkaitan dalam
pengolahan arsip diantaranya Daftar
Pertelaan Arsip (DPA Permanen, DPA
Musnah dan Dinilai Kembali ) dan
laporan statistik volume kearsipan agar
arsip – arsip yang berada di seluruh
unit kerja dapat terpantau dan menjadi
lebih tertib. Dinamakan Offline karena
aplikasi ini tidak terhubung dengan
internet.
Penerapan Sistem Informasi
Arsip Dinamis (SIMARDI) merupakan
salah satu wujud Pemerintah Kota
Tanjungpinang di dalam
mempermudah Pengelolaan Kearsipan
berbasis Teknologi Informasi, Di
Kelurahan Tanjungpinang Timur
Penerapan Sistem Informasi Arsip
Dinamis (SIMARDI) Sudah
Dipergunakan Sejak Awal Tahun 2015,
penggunaan perangkat lunak komputer
(Software) ini yang mempunyai tujuan
untuk mempermudah pengelolaan arsip
guna mengatasi permasalahan
kearsipan yang ada di setiap instansi
Pemerintah Kota Tanjungpinang.
Di era globalisasi dan
Teknologi Informasi, sangat
dibutuhkan peran dari komputerisasi
arsip dalam hal kearsipan di perlukan
sistem yang canggih, efektif dan
efesien. Tujuan dari penggunaan
Sistem SIMARDI ini menciptakan
pengelolaan kearsipan lebih baik yang
dapat mengurangi resiko, rusak, hilang,
dan menciptakan ketetapan dan
kecepatan didalam penemuan kembali
arsip, didalam penerapan SIMARDI
mewujudkan dan mengatasi
permasalahan kearsipan, namun di
Kelurahan Tanjungpinang Timur
Kecamatan Bukit Bestari Kota
Tanjungpinang masih di temukan
beberapa kendala, tentu saja dikarena
beberapa faktor lainnya. tugas pokok
dan fungsinya petugas arsip ini sangat
bertanggungjawab atas penataan,
pengelolaan, dan penggunaan arsip
tersebut dan apabila suatu saat arsip
tersebut dibutuhkan akan mudah
ditemukan kembali arsip tersebut masih
dalam keadaan baik, sangat diperlukan
pengelolaan kearsipan yang baik.
Berdasarkan pengamatan
langsung oleh penulis di lapangan
masih terdapat beberapa permasalahan
kearsipan, baik itu sebelum penerapan
Sistem Informasi Arsip Dinamis
(SIMARDI) maupun sesudah
penerapannya, seperti masalah –
masalah yang sering kita temui di
dalam pengelolaan kearsipan, misalnya
masih saja terdapat beberapa
permasalahan didalam pengelolaan
kearsipan seperti tidak teraturnya letak
beberapa jenis arsip sehingga untuk
melakukan penemuan kembali seperti
petugas arsip masih juga membutuhkan
waktu yang lama.
Penerapan teknologi informasi
dilakukan dengan mengubah dari
sistem manual menjadi sistem yang
terkomputerisasi. Oleh karena itu
diperlukan, adanya suatu kegiatan
evaluasi penerapan Sistem Informasi
Arsip Dinamis (SIMARDI) pada
Kelurahan Tanjungpinang Timur,
berdasarkan latar belakang diatas,
maka penulis mengambil judul
penelitian ini sebagai berikut
:“EVALUASI PENERAPAN
SISTEM INFORMASI ARSIP
DINAMIS (SIMARDI) DI
KELURAHANTANJUNGPINANG
TIMUR KECAMATAN BUKIT
BESTARI KOTA
TANJUNGPINANG“.
B. Rumusan Masalah
Penerapan teknologi informasi
dilakukan dengan mengubah dari
sistem manual menjadi sistem yang
terkomputerisasi. Berdasarkan
pengamatan penulis Penerapan Sistem
Informasi Arsip Dinamis (SIMARDI)
di Kelurahan Tanjungpinang Timur
Kecamatan Bukit Bestari Kota
Tanjungpinang masih mengalami
permasalahan diatas maka perumusan
yang ditetapkan adalah sebagai berikut
: “ Bagaimana Evaluasi Penerapan
Sistem Informasi Arsip Dinamis
(SIMARDI) Di Kelurahan
Tanjungpinang Timur Kecamatan
Bukit Bestari Kota Tanjungpinang
?”.
C. Tujuan Dan Kegunaan
Penelitian
1. Tujuan dari penelitian tersebut
adalah :
a. Untuk mengetahui Evaluasi
Penerapan Sistem Informasi Arsip
Dinamis (SIMARDI) di Kelurahan
Tanjungpinang Timur Kecamatan
Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.
2. Sedangkan Kegunaan Dari
Penelitian yaitu :
a. Dari Aspek Akademis, penelitian
ini dapat mengkaji secara lebih
mendalam tentang pelaksanaan
Penerapan Sistem Informasi Arsip
Dinamis (SIMARDI) di Kelurahan
Tanjungpinang Timur Kecamatan
Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.
b. Dari aspek praktis, hasil penelitian
ini di harapkan dapat menjadi
bahan alternatif pemikiran atau
pertimbangan dalam pengambil
putusan yang berkenaan dengan
pelaksanaan penerapan Sistem
Informasi Arsip Dinamis
(SIMARDI) di Kelurahan
Tanjungpinang Timur Kecamatan
Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.
D. Kerangka Teoritis
1. Pengertian Evaluasi
Pendapat mengenai evaluasi
diungkapkan Dunn dalam Agustino
(2008:187) yang mengemukakan
bahwa :
Evaluasi berkenaan dengan
produksi informasi mengenai nilai –
nilai atau manfaat – manfaat hasil
kebijakan. Ketika ia bernilai dan
bermanfaat bagi penilaian penyelesaian
masalah, maka hasil tersebut
memeberikan sumbangan pada tujuan
dan sasaran bagi evaluator, secara
khusus dan penggunaan lainnya secara
umum. Ada tiga fungsi dari evaluasi :
Pertama, evaluasi harus memberi
informasi yang valid dan dipercaya
mengenai kinerja kebijakan yang
meliputi seberapa jauh tujuan tertentu
telah dicapai; apakah tindakan yang
ditempuh oleh implementing agencies
sudah benar – benar efektif, responsif,
akuntabel dan adil; serta bagaimana
efek dan dampak dari kebijakan itu
sendiri, Kedua, evaluasi berfungsi
memberi sumbangan pada klarifikasi
dan kritik terhadap nilai – nilai yang
mendasari pemilihan tujuan dan target
tanpa oleh kepentingan nilai dari suatu
kelompok/golongan tertentu. Ketiga ,
evaluasi berfungsi juga untuk memberi
sumbangan pada aplikasi metode –
metode analisis kebijakan lainnya,
termasuk bagi perumusan masalah
maupun pada rekomendasi kebijakan.
Menurut Wirawan (2016:9) evaluasi
adalah:“Riset untuk mengumpulkan,
menganalisis, dan menyajikan
informasi yang bermanfaat mengenai
objek evaluasi, selanjutnya menilainya
dan membandingkannya dengan
indikator evaluasi dan hasilnya
dipergunakan untuk mengambil
keputusan mengenai objek evaluasi
tersebut”.
Hal tersebut diperjelas oleh Wirawan
(2016:25) yakni evaluasi program
adalah metode sistematik untuk
mengumpulkan, menganalisis, dan
memakai informasi untuk menjawab
pertanyaan dasar mengenai program.
Evaluasi program dapat
dikelompokkan menjadi evaluasi
proses (process evaluation), evaluasi
manfaat (outcome evaluation), dan
evaluasi akibat (impact evaluation).
Evaluasi proses (process evaluation)
meneliti dan menilai apakah intervensi
atau penerapan sistem telah
dilaksanakan seperti yang
direncanakan, dan apakah target yang
direncanakan telah tercapai. Evaluasi
ini juga menilai mengenai strategi
pelaksanaan penerapan sistem.
Evaluasi manfaat (outcome evaluation)
meneliti, menilai, dan menentukan
apakah program telah menghasilkan
perubahan yang diharapkan.
E. Metode Penelitian
1. Jenis penelitian
Dalam penelitian ini
menggunakan jenis penelitian
desktiptif dengan pendekatan
kualitatif. Sugiono (2005:11)
menyatakan bahwa : “Penelitian
deskriptif adalah penelitian yang
dilakukan untuk mengetahui
variabel mandiri, baik satu variabel
atau lebih tanpa membuat
perbandingan atau
menghubungkan antara satu
variabel dengan variabel yang
lain”. Lebih lanjut dikatakan oleh
Denzin dan Lincoln (dalam
Moleong 2006:5) bahwa penelitian
kualitatif adalah penelitian yang
menggunakan latar alamiah,
dengan maksud menafsirkan
fenomena yang terjadi dan
dilakukan dengan jalan melibatkan
berbagai metode yang ada.
2. Lokasi penelitan
Dalam hal ini Penelitian dilakukan
di Kelurahan Tanjungpinang
Timur Kecamatan Bukit Bestari
Kota Tanjungpinang, Alasan
penulis memilih Kelurahan
Tanjungpinang Timur Kecamatan
Bukit Bestari Kota Tanjungpinang
dikarenakan Penerapan Sistem ini
baru berjalan dan penulis ingin
mengevaluasi Penerapan Sistem
Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI).
3. Informan
Informan dalam penelitian ini adalah
jumlah pegawai pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Tanjungpinang dan Kelurahan
Tanjungpinang Timur, yang berjumlah
5 orang, dengan rincian sebagai
berikut : Pegawai Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Tanjungpinang
sebagai informen tentunya yang lebih
menguasai tentang SIMARDI,
Sekretaris Kelurahan, Staf Pelaksana
Sistemnya.
Menurut Moleong (2009: 132)
mengenai pengertian informan adalah
“Orang yang dimanfaatkan untuk
memberikan informasi tentang situasi
dan kondisi latar penelitian.” Dalam
penelitian kualitatif informan sangat
penting, karena itu peneliti harus
memilih orang yang benar–benar tepat
sebagai informan agar data atau
informasi yang diperoleh dapat benar–
benar tepat, akurat, dan dapat
dipertanggungjawabkan. Informan
dalam penelitian ini diambil
menggunakan teknik Snowball
sampling. Snowball sampling adalah
teknik sampling yang semula
berjumlah kecil kemudian anggota
sampel (responden) mengajak para
temannya untuk dijadikan sampel dan
seterusnya sehingga jumlah sampel
semakin banyak jumlahnya. Seperti
bola salju yang sedang menggelinding
semakin jauh semakin membesar.
(Sugiyono, 2009: 61).
4. Sumber dan Jenis Data
Penelitian ini menggunakan data
kualitatif untuk menceritakan,
menjelaskan, dan menggambarkan.
Agar mendapat data yang berkaitan
dengan permasalahan yang diteliti,
maka penulis mengambil data
sebagai berikut :
a. Data Primer
Data primer adalah data pokok
dalam penelitian yang diperoleh
langsung dari lapangan, Data-
data lain yang dianggap perlu
yang berhubungan dengan
masalah penelitian.
b. Data Sekunder
Data pendukung penelitian yang
diperoleh dari dokumentasi atau
informasi dari Kelurahan
Tanjungpinang Timur yang
dibutuhkan untuk penelitian ini.
Data yang diperlukan meliputi :
Gambaran umum lokasi
penelitian, kondisi sarana dan
prasarana serta fasilitasnya, data -
data yang dianggap perlu.
5. Teknik dan Alat Pengumpulan
Data
a. Observasi
Yaitu teknik pengumpulan data
yang dipergunakan peneliti dalam
melakukan pengamatan langsung
serta pencatatan gejala- gejala
yang nampak pada objek
penelitian. Pengamatan ini
dilakukan pada saat situasi dan
kondisi dilapangan yang
mempunyai kaitan erat dalam
penggunaan SIMARDI dan
pengelolaan kearsipan. Observasi
ini bermanfaat untuk melengkapi
data- data primer yang telah
diperoleh, agar dalam penelitian
ini data- data yang diperoleh lebih
akurat. Alat pengumpulan data
yang digunakan dalam penelitian
ini adalah daftar cheklist yaitu
daftar pertanyaan yang digunakan
untuk membantu observasi
dilapangan
b. Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik
pengumpulan data kualitatif dengan
menggunakan instrumen yaitu
pedoman wawancara. Wawancara
dilakukan oleh peneliti dengan subjek
penelitian yang terbatas.
Dikemukakan oleh Arikunto (2006 :
155) wawancara atau interview adalah
sebuah dialog yang dilakukan oleh
pewawancara untuk memperoleh
informasi dari terwawancara.
F. Teknik Analisis data
Dalam penelitian ini menggunakan
teknik analisis deskriptif kualitatif,
menurut Bogdan dan Biklen (Moleong,
2004:248) teknik analisis data
merupakan upaya yang dilakukan
dengan jalan bekerja dengan data,
mengorganisasikan data, memilah-
milahnya dalam satuan yang dapat
dikelola, mensintesiskannya, mencari
dan menemukan pola, menemukan apa
yang penting dan apa yang dipelajari
dan memutuskan apa yang dapat
diceritakan kepada orang lain.
Moleong (2002:35) menyatakan analisa
dan kualitatif adalah proses
pengorganisasian, dan penguratan data
kedalam pola dan kategori serta satu
uraian dasar, sehingga dapat
dikemukakan tema yang seperti
disarankan oleh data. Adapun langkah
– langkah analisa data yang dilakukan
adalah : (1) menelaah dari semua data
yang tersedia dari berbagai sumber, (2)
reduksi data yang dilakukan dengan
membuat abstraksi, (3) menyusun data
kedalam satuan-satuan, (4)
pengkategorian data sambil membuat
koding, (5) mengadakan pemeriksaaan
keabsahan data, dan (6) penafsiran data
secara deskriptif.
G. Hasil Dan Pembahasan
1. Sistem Kearsipan yang berjalan
dari sistem sebelumnya
Sebelum menggunakan perangkat
lunak komputer Sistem Informasi Arsip
Dinamis ( SIMARDI ) di Kelurahan
Tanjungpinang Timur Menggunakan
Sistem Manual, jadi setiap melakukan
register surat masuk dan surat keluar di
Kelurahan Tanjungpinang Timur
mencatat di buku, penomoran index
surat berdasarkan jenis surat dicari
secara manual, hal ini sangat
merepotkan pengelola arsip di
Kelurahan Tanjungpinang Timur, jadi
sistem pengelolaan arsip yang
diterapkan membantu pengelola arsip
didalam meregister surat dan arsip
lainya, Karena sistem pemilahan jenis
surat dan penomoran di lakukan secara
otomatis sehingga petugas pengelola
tinggal menata arsip dengan baik.
2. Sosialisasi Penerapan Sistem
Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI )
Sosialisasi sudah pernah dilakukan
pada saat pertama sebelum penggunaan
dan disejalankan dengan pelatihan
petugas pengelola arsip, namun karena
keterbatasan waktu dan biaya pelatihan
ini dilakukan dengan singkat sehingga
hasil dari pelatihan tersebut belum
terasa maksimal oleh peserta
pelatihannya sehingga penerapan
sistem ini dilapangan sangat terbatas.
3. Sumber Daya Manusia yang
Menajalankan Penerapan Sistem
Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI ).
Perpindahan pegawai selalu terjadi di
setiap Organisasi Perangkat Daerah
guna untuk penyegaran, namun hal ini
berdampak pada petugas baru yang di
tempatkan untuk mengelola sistem ini,
sementara pelatihan pengelolaan
kearsipan ini tidak diadakan setiap
tahunnya, sepertinya pada tahun ini
pelatihan ini tidak dilakukan, sehingga
penjalanan sistem ini belum terasa
maksimal.
4. Sarana dan Prasarana
Pengelolaan Kearsipan Di dalam
Menajalankan Penerapan Sistem
Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI )
Prasarana dan Sarana Kearsipan di
Kelurahan Tanjungpinang Timur pada
saat ini belum memadai mengingat
keterbatasan tempat dan anggaran
biaya untuk pengelolaan kearsipan di
Kelurahan Tanjungpinang Timur, hal
ini juga berdampak terhadap penerapan
dari sistem ini dikarenakan hasil yang
hendak dicapai dengan menggunakan
sistem ini belum bisa tercapai di
karenakan masih memiliki sarana dan
prasarana yang belum memadai.
5. Sistem kearsipan dengan
menggunakan aplikasi SIMARDI
Sistem pengelolaan arsip menggunakan
SIMARDI belum efektif dan efesien
dibandingkan dengan menggunakan
sistem manual, Karena pada saat
penerapan belum terasa maksimal
sehingga penggunaan SIMARDI hanya
Sebatas mencatat registrasi surat masuk
mencetak lembar disposisi dan kartu
kendali saja.
6. Sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan aplikasi SIMARDI
Klasifikasi Arsip berdasarkan jenis
surat dilakukan secara otomatis oleh
SIMARDI, petugas pengelola arsip
hanya menginput kedalam komputer
dengan menggunakan aplikasi
SIMARDI ini lalu mencetaknya dengan
menggunakan printer hasil inputnya
berupa kartu kendali, kartu kendali
inilah yang digunakan oleh petugas
pengelola arsip untuk menyusun arsip
dilemari filling cabinet di pisahkan
berdasarkan klasifikasi arsipnya.
7. Lama waktu yang di butuhkan
untuk melakukan penemuan
kembali arsip dengan
menggunakan aplikasi SIMARDI.
Pengemuan surat dengan menggunakan
Sistem Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI )sangat cepat dan dapat
menghemat waktu, surat dapat
ditemukan 5 – 10 menit, Dikarenakan
Sistem Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI ) ini baru diterapkan tidak
semua jenis surat yang bisa ditemukan
oleh Sistem Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI ) ini hanya jenis surat yang
baru semenjak penerapan sistem ini,
jadi untuk melakukan penemuan arsip
yang lama masih menggunakan secara
manual bahkan ada arsip yang sudah
terlalu lama tidak lagi dapat ditemukan.
8. Pencapaian Tujuan dan Sasaran
Penerapan Sistem Informasi
Arsip Dinamis ( SIMARDI ).
Pencapaian Tujuan dan Sasaran
Penerapan Sistem Informasi Arsip
Dinamis ( SIMARDI ), belum bisa
mencapai tujuan dan sasarannya
dikarenakan sarana dan prasarana yang
belum memadai, dan sumberdaya
manusia yang berkompeten didalam
mengelola arsip belum ada sehingga
hasil yang dirasakan didalam
penerapan Sistem Informasi Arsip
Dinamis ( SIMARDI ) belum terasa
maksimal.
9. Keberhasilan Penerapan Sistem
Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI ) dalam menyelesaikan
permasalahan Kearsipan.
Keberhasilan penerapan Sistem
Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI ) belum berhasil
dikarenakan penggunaan sistem ini
baru diterapkan hanya sebagai
pengganti buku surat keluar, surat
masuk, cepatnya dalam penemuan
kembali dibandingakan dengan
sistem sebelumnya secara manual.
Namun masih saja ditemukan
beberapa kendala dan hasilnya
belum maksimal dirasakan sehingga
dapat dikatakan bahwa penerapan
Sistem Informasi Arsip Dinamis
(SIMARDI) belum mencapai
keberhasilan.
H. PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang di
jelaskan maka selanjutnya dapat
dirumuskan beberapa kesimpulan
maupun saran – saran. Berikut hasil
kesimpulan yang didapatkan penerapan
Sistem Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI ) di Kelurahan
Tanjungpinang Timur Kecamatan
Bukit Bestari untuk dapat mengetahui
hasil Evaluasi Penerapan tersebut,
maka peneliti dapat menguraikan
dimensi-dimensi sebagai berikut :
1. Informasi Mengenai Objek
Evaluasi, Bahwa dengan
penerapan Sistem Informasi Arsip
Dinamis ( SIMARDI ) sudah
membatu petugas pengelola
kearsipan didalam mengelola
kearsipan, sudah pernah diadakan
sosialisasi dan pelatihan bagi
petugas yang menjalankannya,
namun dikarenakan kurangnya
waktu, paling tidak setiap
tahunnya perlu diadakan kembali,
minimal petugas pengguna Sistem
Informasi Arsip Dinamis (
SIMARDI ) ini dapat benar –
benar memahami penggunaan
aplikasi dan mengelola arsip secara
baik, hal ini juga tentunya sangat
di dukung oleh Sarana dan
Prasarana yang memadai
penunjang kearsipan.
2. Objek Evaluasi, sistem SIMARDI
ini Efektif dan Efesien dalam
mengelola kearsipan karena sistem
ini membantu petugas pengelola
arsip menghemat waktu pada saat
melakukan register arsip ke sistem,
sistem penyimpanan dilakukan
pemilahan oleh SIMARDI ini
sehingga petugas tinggal
menyusunnya secara baik di lemari
penyimpanan arsip.
3. Hasil Objek Evaluasi, Penerapan
penggunaan SIMARDI di
kelurahan Tanjungpinang Timur
Belum Terasa Maksimal, dalam
mengatasi masalah kearsipan
SIMARDI hanyalah sebatas sistem
pengelolaannya, tentu pastinya
harus didukung keterampilan oleh
petugas pengelola kearsipannya,
dan sarana prasana yang memadai
sehingga arsip bisa tersimpan baik
berdasarkan pemilahan yang di
lakukan SIMARDI, harapan dari
pengguna SIMARDI ini tentunya
adanya pelatihan secara khusus
dan mendetail tentang penggunaan
SIMARDI dan kearsipan sehingga
kearsipan yang berada di setiap
unit kerja tertata dengan baik.
B. Saran – Saran
Untuk meningkatkan kinerja
petugas bagian kearsipan dan
efesiensi kerja di Kelurahan
Tanjungpinang Timur Kecamatan
Bukit Bestari setelah dapat diambil
kesimpulan penulis dapat
memberikan saran–saran sebagai
berikut :
a. Kemampuan dan Keahlian Khusus
yang dimiliki oleh Petugas
Pengelola Kearsipan perlu
mendapat perhatian dengan cara
setiap tahunnya perlu di adakan
pelatihan secara mendalam dan
tidak hanya penggunaan
SIMARDI namun petugas
dibidang kearsipan ini juga
dibekali dengan pengetahuan
kearsipan secara mendalam
sehingga didalam pengelolaan
kearsipannya lebik baik lagi.
b. Sarana dan Prasarana yang
mendukung perlu mendapatkan
perhatian dengan mengadakan
ruangan khusus arsip tidak
tercampur dengan inventaris
barang lainnya, jadi didalam
ruangan khusus tersebut terdapat
jumlah lemari yang cukup untuk
menyimpan arsip yang ada di
kelurahan sehingga arsip yang
berada di kelurahan dapat terjaga
dengan baik bahkan dalam waktu
yang cukup lama.
c. Untuk peneliti lain, penelitian yang
telah dilakukan ini dapat dijadikan
sebagai bahan acuan dalam
melaksanakan penelitian
selanjutnya, khususnya dalam
bidang pemusnahan arsip. Dimana
dalam penelitian ini belum begitu
membahas tentang pemusnahan
arsip dikarenakan Kantor
Kelurahan Tanjungpinang Timur
Belum Pernah Melakukan
Pemusnahan Arsip.
d. Untuk Pengelola Sistem,
Penggunaan SIMARDi Bukan
Hanya Bisa Digunakan Secara
Offline Atau Terpisah Dengan
Berbagai Jenis Aplikasi Yang
Berbeda mengembangkan aplikasi
“SiMARDi-Offline”, meliputi :
SiMARDI-Online, SiMARDI-
Webbase, SiMARDI-MPD,
SiMARDI-Edocs. Bila perlu
Sistem ini Bisa Dirangkum Semua
Menjadi Satu Sehingga
penggunaannya lebih praktis dan
mudah, bisa di rasakan maksimal.
Bahkan dokumen arsip yang ada
bisa di baca berbentuk digital, back
up data secara online dengan
otomatis sehingga apabila terjadi
kerusakan komputer pengelola
kearsipan tidak perlu khawatir lagi.
.
DAFTAR PUSTAKA
Wirawan. 2016. Evaluasi, Teori, Model, Standar, Aplikasi, dan Profesi. Jakarta:PT. Rajagrafindo Persada.
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta,Dan Perguruan Tinggi. Jakarta : PT. Bumi Aksara.
Gie, The Liang. 1998. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: SuperSukses dan Nurcahaya.
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Administrasi, Alfabeta. Bandung.
Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu pendekatan Praktek.Bandung: Rineka Cipta.
Moleong, J Lexy, Prof. Dr. 2009, Metode Penelitian Kualitatif. Bandung : PT.Remaja Rosdakaya.
Amsyah, Zulkifli.2001. Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT. Gramedia PustakaUtama.
Hadi, Abubakar. 1996. Pola Kearsipan Modern, Sistem Kartu Kendali, Jakarta :Djambatan.
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf.Jakarta: Transmedia Pustaka
Komarudin. 1993. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Jakarta : PT.TrigendaKarya.
Martono E, 1994. Kearsipan: Rekod manajemen dan filling dalam praktekperkantoran modern, cetakan kelima. Jakarta: PT. Karya Utama.
Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor, Manajemen Perkantoran, Bandung :CV. Mandar Maju.
Sugiyono. 2005. Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung : CV. Alfabeta.Tjokroamidjojo, Bintoro.1995. Pengantar Administrasi Pembangunan.Jakarta:Penerbit PT. Pustaka LP3ES.
Widjaya, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan, Suatu Pengantar, Jakarta :Rajawali Pers.
DOKUMEN
Undang – Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 14 Tahun 2009
Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan
Peraturan Walikota Tanjungpinang No. 22 Tahun 2010 Tentang Pedoman Tata
Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Kota Tanjungpinang
top related