sistem pengelolaan arsip dinamis manual (fisik) pada

JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

189

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MANUAL (FISIK)

PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CIMONE

Oleh :

Rahayu Tri Utami

Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta

Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450

Telp. 021 – 31904598 Fax. 021 - 31904599

ABSTRAK

Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari

kegiatan bisnis itu sendiri, dimana rekaman tersebut disimpan dalam bentuk

arsip.

Selain berfungsi sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya organisasi

lembaga, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan

lembaga dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional

kepada generasi yang akan datang.

Lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah

secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar

informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan

tujuan adanya kearsipan seperti yang di amanatkan dalam Undang – Undang

Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3

bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip

sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara

Keyword: Pengelolaan, Arsip, Infomasi dan Rekaman

PENDAHULUAN

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat

berpengaruh terhadap kemajuan bisnis. Untuk memajukan usaha bisnis diperlukan

dukungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola manajemen diperlukan

informasi yang teliti, tepat, dan cepat. karena setiap perkembangan dunia bisnis

sangat tergantung kepada dukungan manajemen dan informasi. Salah satu

informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan

bisnis itu sendiri, yang rekaman tersebut terdapat pada arsip.

Pada saat sekarang ini, informasi yang dulunya tidaklah menjadi suatu

kebutuhan yang sangat penting kini menjadi salah satu kebutuhan yang sangat

berpengaruh terhadap kehidupan manusia, tidak terkecuali dalam suatu organisasi.

Informasi dalam suatu organisasi, dapat membawa dampak yang besar dalam


190

berbagai aspek, salah satunya aspek pengambilan keputusan yang menjadi

penentu pencapaian tujuan dari suatu organisasi.

Dengan terjadinya perkembangan yang sangat pesat dalam dunia teknologi

informasi saat ini, maka hampir semua organisasi yang ada tak terkecuali

organisasi pemerintah dituntut untuk melakukan berbagai pembenahan untuk

dapat memenuhi tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat. Salah satu

sumber informasi dalam organisasi yang paling berpengaruh keberadaannya

adalah arsip.

Menurut IG. Wursanto (1991; 58) sistem kearsipan yang dijalankan oleh

suatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai

berikut yakni :

1. Mudah dilakukan,

2. Mudah demengerti,

3. Murah atau ekonomis,

4. Tidak memakan tempat,

5. Mudah dicapai,

6. Cocok bagi organisasi, dan

7. Fleksibel

Dalam proses pengelolaan arsip dinamis, perlu dilakukan pemisahan antara

dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan keputusan atau

dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada hakikatnya tidak

terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam organisasi (dokumen

inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah ditemukan. Untuk

mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk mengantisipasi masalah–

masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam proses pengelolaan dan

pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip Nasional Republik Indonesia

bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan Pola Baru.

Menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawati Tahir (2007; 33), dalam

sistem kearsipan ada beberapa faktor yang berperan penting dalam

mengoptimalkan pelaksanaannya. yakni antara lain :

1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip),

2. Sumber daya manusia, dan

3. Pembiayaan.

Sementara itu menurut Boedi Martono (1992) yang dikutip oleh Hasruddin

Jamarudin (2007; 4), ada sistem yang dikenal dalam proses pengelolaan arsip

yakni :

1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling)

2. Sistem Penataan Berkas (Filling) Dan Penemuan Kembali Arsip

3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi)

Mengingat pentingnya arsip dinamis dalam suatu organisasi dan dengan

mengacu pada hasil penelitian yang sudah ada sebelumnya, maka penulis tertarik

melakukan penelitian yang serupa untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip

dinamis di kantor yang berbeda yakni di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone

Tangerang yang pada dasarnya memiliki tugas.

Berbagai kendala seperti keterlambatan mencari data, sistem penyimpanan


191

yang kurang rapi, kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya

sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir

sebagian besar perusahaan. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang

selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-

aktivitas kerja lainnya. Dapat dikatakan bahwa, dimana kegiatan manusia disitu

akan terdapat arsip. Hal itu disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan

dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat dan

digunakan untuk pembuktian yang otentik, kearsipan juga dapat dilakukan dengan

cara manual dan dengan menggunakan komputer ataupun kedua-duanya,

tergantung dari kebutuhan yang ada di perusahaan itu sendiri.

Dalam proses penjajakan data awal yang dilakukan penulis pada Politeknik

LP3I Jakarta Kampus Cimone, penulis menemukan masalah pengelolaan arsip

utamanya dalam penataan arsip, yakni tercecernya beberapa dokumen penting

milik karyawan, mahasisawa dan dosen yang mengajar pada Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone dokumen yang dinyatakan hilang atau sulit ditemukan.

Karena pentingnya dokumen tersebut, maka karyawan, mahasiswa dan dosen

diwajibkan untuk memasukkan kembali dokumen tersebut sehingga hal ini

tentunya akan merugikan pihak karyawan, mahasiswa dan dosen yang

dokumennya hilang tersebut, maka jika karyawan, mahasiswa dan dosen yang

dokumennya hilang tersebut berasal dari luar kota Tangerang, tentunya karyawan,

mahasiswa dan dosen tersebut sangat dirugikan dengan masalah ini.

Terkait dengan masalah inilah maka dalam penelitian ini peneliti tertarik

mengangkat judul penelitian “Sistem Pengelolaan Arsaip Dinamis manual

(fisik) pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone“.

RUMUSAN MASALAH

Sebagaimana telah dijelaskan pada latar belakang diatas, penulis ingin

menggambarkan atau mendeskripsikan bagaimana sistem pengelolaan arsip

dinamis utamanya arsip dinamis manual yang ada pada Politeknik LP3I Jakarta

Kampus Cimone. Berangkat dari latar belakang masalah dan judul dalam jurnal

ini, maka penulis menyusun rumusan masalah dalam bentuk pertanyaan penelitian

sebagai berikut : Bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis manual (fisik)

pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone?

TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : Untuk

mendeskripsikan sistem pengelolaan arsip dinamis manual pada Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone dan faktor-faktor yang mempengaruhi sistem

pengelolaan arsip.


192

MANFAAT PENELITIAN

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Manfaat Akademis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat sebagai

bahan masukan bagi mahasiswa yang melakukan penelitian dibidang

sistem pengelolaan arsip dinamis mengingat masih kurangnya kajian

tentang sistem pengelolaan arsip dinamis khususnya arsip dinamis

elektronik.

2. Manfaat Praktis

1) Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi bagi

penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis untuk penyempurnaan

atau perbaikan pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis di masa

yang akan datang.

2) Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi sekaligus

masukan bagi pimpinan dan karyawan pada Politeknik LP3I Jakarta

Kampus Cimone agar ke depan dapat diperoleh output yang optimal

sesuai dengan yang diharapkan berkaitan dengan pengelolaan arsip

dinamis yang ada.

TINJAUAN PUSTAKA

PENGERTIAN SISTEM

Aiz Zakiyudin (2011:1) mendefinisikan sistem adalah seperangkat unsur-

unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi

satu untuk maksud dan tujuan bersama.

Menurut Raymond McLeod Je yang dikutip oleh Aiz Zakiyudin (2011:3)

menyatakan sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Hanif Al Fatta (2007:85) dikatakan bahwa sistem adalah sekumpulan

objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa

dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.

Menurut Murdick dan Ross yang dikutip oleh Hanif Al Fatta (2007:87)

mendefinisikan sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau

variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling

bergantung satu sama lain untuk tujuan bersama.

Sofjan Assauri (2007:11) mendefinisikan sistem adalah suatu rangkaian

unsur-unsur yang saling terkait dan tergantung, serta saling pengaruh

mempengaruhi satu dengan yang lainnya, yang keseluruhannya merupakan satu

kesatuan bagi pelaksanaan kegiatan untuk pencapaian suatu tujuan tertentu.

Menurut Mulyadi (2008:8) mengungkapkan bahwa sistem adalah

sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi

bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut M. Moeliono (2006:849) sistem adalah seperangkat unsur yang

secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.


193

KONSEP PENGELOLAAN

Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh

Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif (2004; 196) yaitu: menyelenggarakan,

mengurus, mengusahakan.

Sementara itu W. J. S. Poerwodarminto (1982; 862) mendefinisikan

“Kelola adalah mengelola, mengurus; melakukan suatu pekerjaan,

sedangkan pengelolaan adalah mengurus atau menyelenggarakan suatu

pekerjaan tertentu. ( 1982 )“.

Dalam proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling memerlukan

perhatian yang besar yakni kegiatan penataan (filling) dan pengamanan arsip,

dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan

menghambat proses penemuan kembali arsip jika dibutuhkan. Penataan arsip

adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data atau permasalahan

sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera

diketemukan kembali. Untuk penataan berkas, perlu adanya keseragaman dalam

pemrosesan dan prosedur. Oleh karena itu perlu dibuatkan buku pedoman atau

petunjuk yang pasti bagi para petugas yang bersangkutan.

Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip aktif)

umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah (bagian masing-masing).

Penyelenggaraannya dapat dengan menggunakan sistem Distributed Data

Processing (DDP) atau sistem lainnya, sedangkan penyelenggaraan berkas yang

sudah inaktif dipusatkan di bagian arsip. Penataan arsip dinamis sendiri, terdiri

atas dua macam cara penataan yang disesuaikan dengan jenis arsip dinamis yang

dikelola.

Dalam hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan dengan tepat, penting

diperhatikan fungsi–fungsi menejemen agar setiap sistem yang ada saling

bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni tercapainya tujuan

organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan tepat, lengkap serta

lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang–Undang Republik

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F

menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan cara

sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk sumber

daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga semua

aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan

harapan organisasi.

Langemo (2004) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 87)

mengungkapkan beberapa saran dalam melakukan kegiatan pengelolaan terhadap

dokumem yang diarsipkan agar dokumen tersebut dapat digunakan pada waktu

yang tepat. Saran–saran tersebut adalah :

1. Adanya komitmen dari pihak menejemen untuk menggunakan sistem

pengarsipan terbaru yang mampu mengintegrasikan dokumen fisik dengan

dokumen elektronis.


194

2. Mengangkat menejer arsip yang mampu mengembangkan dasar–dasar

menejeman pengarsipan serta mengimplementasikan jadwal retensi

dokumen yang dimiliki oleh organisasi.

3. Merencanakan untuk mengimplementasikan digitalisasi dokumen yang

dikelola.

4. Berinteraksi dengan pengguna sistem pengarsipan untuk mendapatkan

masukan atau keluhan dari mereka, serta mengevaluasi penggunaan sistem

pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi.

5. Mengangkat supervisor yang bertanggung jawab secara langsung atas setiap

dokumen yang ada di organisasi.

6. Melakukan seleksi awal terhadap dokumen yang akan dikelola, dan apabila

hal yang dimaksud dirasa kurang relevan atau habis masa retensinya,

sebaiknya dimusnahkan sehingga program organisasi hanya terfokus pada

dokumen yang benar–benar akan digunakan dalam proses pengambilan

keputusan.

7. Jadwal pemindahan dokumen aktif ke folder dokumen inaktif maupun dari

dokumen aktif atau inaktif ke arsip permanen harus dapat dilakukan pada

waktu yang tepat berdasarkan buku panduan pengelolaan arsip yang disusun

oleh organisasi.

8. Penempatan dokumen dalam bentuk kertas maupun fisik yang lain pada

tempat yang mudah dijangkau dan ditemukan.

9. Menyeleksi dan mengimplementasikan program menejemen kearsipan

beserta software yang mampu mendukung pengoperasian sistem yang

dimaksud.

10. Mengonveksi ke sistem pengarsipan mandiri, di mana masing – masing

pegawai dapat menyimpan dan menggunakan dokumen yang berkaitan

dengan pekerjaannya berdasarkan buku panduan pengarsipan.

11. Mengevaluasi klasifikasi dan sistem pengindeksan dari sistem pengarsipan

yang sekarang digunakan oleh organisasi.

12. Mempertimbangkan penerapan RFID (radio frequency identification

systems) sehingga hampir semua dokumen yang dimiliki dapat dilacak

secara otomatis dalm waktu yang relative singkat.

KONSEP ARSIP

Arsip adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal

atau yang digunakan orang sebagai pengingat. Arsip mempunyai 4 (empat)

kegunaan yaitu :

1. Guna Informasi

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rajukan

pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.

2. Guna Yuridis

Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai

pendukung legalitas atau sebagai bukti-bukti apabila diperlukan.


195

3. Guna Sejarah

Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk

masa yang akan datang.

4. Guna Ilmu Pengetahuan

Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan

sebagai penambahan pengetahuan.

Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif mendefinisikan (2004; 29) :

“Arsip adalah simpanan surat – surat penting; dokumen tertulis yang

mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk

referensi“.

Lalu Hendi Haryadi (2009; 42) mendefinisikan arsip dengan dua definisi yakni;

“Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis,

bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam

suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan

penyelenggaraan kehidupan umumnya, dan arsip secara khusus adalah

kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu

ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau

yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan

perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama

diperlukan”.

Selanjutnya The Liang Gie (1998; 118) mengungkapkan bahwa

“Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis

karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat

secara cepat ditemukan“.

Sedangkan Amsyah (1996; 3), memberikan pengertian sebagai berikut :

“Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau

ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan

tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam

dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya“.

Lalu, Basir Barthos (1990; 1) mendefinisikan

“Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan segala kegiatan

pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat – surat yang mempunyai

arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal –

soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan

kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan”.

Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun

2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan

“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”.

Dari beberapa definisi yang telah diuraikan diatas tentang makna dari kata

arsip, maka kita dapat memahami bahwa arsip sebenarnya merupakan sesuatu

yang hidup, tumbuh dan berkembang seirama dengan tata kehidupan masyarakat


196

maupun tata pemerintahan karena arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima

oleh satuan organisasi ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok yang informasinya dapat digunakan untuk

pelaksanaan tugas atau kegiatan selanjutnya.

Karena pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat disangkali

bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam proses

administrasi dalam sebuah organisasi. Jika ingin mengetahui keberhasilan

penyelenggaraan administrasi dalam kehidupan suatu organisasi, maka arsip

adalah salah satu unsur yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian perkembangan

administrasi dan menejemen di masa modern ini.

Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua kategori sifat yaitu:

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

Arsip dinamis tersebut, terdiri atas dua bagian yakni :

(1) Arsip aktif dimana arsip ini setiap saat digunakan untuk administrasi

dalam organisasi.

(2) Arsip inaktif dimana arsip ini frekuensi penggunaan dan

pemanfaatannya dalam organisasi sudah mulai berkurang ataupun

menurun ( sudah jarang digunakan ).

2. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung untuk

kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan, kehidupan

kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi Negara

sehari–hari. Di suatu kantor, arsip statis yang sudah diseleksi wajib

diserahkan kepada Arsip Nasional.

Proses penyimpanan atau pengarsipan naskah–naskah dalam suatu

organisasi, kantor, ataupun instansi perlu dilakukan dengan rapi karena seperti

yang telah dijelaskan sebelumnya arsip memiliki peranan penting dalam

penyelenggaraan administrasi, selian itu arsip juga mengandung nilai guna untuk

kantor, organisasi, ataupun instansi yang bersangkutan, sehingga jika tidak

diarsipkan secara baik, benar, dan rapi maka nilai guna arsip tersebut akan

menurun. Pada dasarnya suatu dokumen atau naskah yang diarsipkan memiliki

dua nilai guna yakni :

1. Nilai Primer

Nilai primer adalah nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan

dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta sebagai akibat

tugas dan fungsi organisasi disimpan dan dipelihara untuk kepentingan

pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Lebih luas lagi, dapat dijelaskan

bahwa nilai primer meliputi :

(1) Nilai guna administrative adalah kebijakan dan prosedur yang

diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan organisasi.

(2) Nilai guna hukum adalah arsip yang mengandung informasi tentang

hal kewajiban pemerintah atau warga Negara dan merupakan hasil

proses pengadilan.


197

(3) Nilai guna fiscal adalah arsip yang memiliki informasi tentang

bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan.

(4) Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah arsip yang mengandung data

teknis sebagai hasil penelitian terapan atau murni.

(5) Nilai guna perorangan adalah arsip yang mengandung informasi

tentang seseorang.

2. Nilai Sekunder

Nilai sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi

kepentingan lembaga atau instansi lain dan atau kepentingan biasa di luar

penanggungjawaban nasional. Arsip arsip yang bernilai guna sekunder

diserahkan, disimpan, dan diolah oleh Arsip Nasional, sehingga pihak lain

di luar pencipta dokumen yang diarsipkan dapat memanfaatkan dan

menggunakan dokumen. Nilai guna sekunder ini meliputi :

(1) Nilai guna kebuktian adalah arsip yang menjelaskan tentang bukti

keberadaan suatu organisasi beserta fungsinya, asal usul, struktur

organisasi, dan peranan operasional.

(2) Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan

informasi yang terkandung di dalam seri berkas yang tercipta sebagai

hasil dari program suatu organisasi. Informasi yang terkandung di

dalam arsip adalah terkait dengan informasi mengenai orang, tempat,

badan usaha, gejala, peristiwa, tempat atau kondisi lain di dalam

organisasi atau perusahaan.

Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi

memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas

atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu

dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada

pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem

pelacakan, menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco dapat

menggunakan dua sistem yakni :

1. Sistem Hastawi (Manual)

Sistem hastawi (manual) digunakan untuk mengendalikan dokumen yang

belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum

masuk ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup :

(1) Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau

tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem

ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini

dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.

(2) Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing–masing

dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen

atau menurut nomor yang digunakan.

(3) Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila

dokumen itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu

dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu,

atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam

keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman,

dan tanggal pengembalian.


198

(4) Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan tersebut

sebagai berikut :

a) Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan

penggunaannya.

b) Penggunaan barcode untuk melacak dokumen.

c) Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara

terpusat atau terdesentralisasi.

d) Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari

jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang

efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada

pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh

seorang pemakai. Adapun cara sebelumnya ialah dengan

telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip transfer

berkas.

2. Sistem Barconding

Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan

dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secata vertical pada

dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis

barcoding, setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik,

dan untuk membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca

sandi balok jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk

melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Menejer dokumen dapat

memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat

menandaii sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim

ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih

actual.

KONSEP KEARSIPAN

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha

yang banyak dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun

instansi swasta. Kearsipan erat kaitannya dengan kegiatan yang menyangkut

pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat dan

dokumen. Kegiatan–kegiatan inilah yang membuat lahirnya istilah kearsipan.

Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 1

menyatakan bahwa “kearsipan adalah hal–hal yang berkenaan dengan arsip”.

Sementara itu, menurut Nur Baso (1995; 10)

“Kearsipan adalah proses pengurusan dan pengendalian naskah atau arsip

yang dibuat sendiri maupun yang diterima dari pihak lain untuk disimpan

dan ditemukan/digunakan serta dipelihara untuk keperluan lebih lanjut”.

Selain itu, Geoffrey, Oliver Standingford, Robert C Appleby (133)

mengungkapkan hal lain yang menyangkut kearsipan yakni sistem pengarsipan.

Adapun definisi sistem pengarsipan yang mereka sampaikan adalah:

“Sistem pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman


199

asli (original record) atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat

diketemukan dengan mudah sewaktu diperlukan”.

Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan

kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang

dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian

arsip yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat

diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.

KONSEP ARSIP DINAMIS

Basri Barthos (1990; 4) mendefinisikan

“Arsip dinamis adalah : arsip yang masih diperlukan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi Negara”.

Selanjutnya, dalam Undang–Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan “arsip dinamis adalah : arsip yang

digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama

jangka waktu tertentu”.

Sementara itu, Badri Munir Sukoco (2006; 84) mendefinisikan

“Arsip dinamis adalah merupakan informasi terekam, termasuk data dalam

sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau

perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai

bukti aktivitas tersebut”.

Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita

pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena

dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi

Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri

dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif.

Basir Barthos dalam (1990; 4) mendefinisikan

“Arsip dinamis aktif adalah: arsip yang secara langsung dan terus menerus

diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari–hari

serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip

yang tidak secara langsung dan tidak terus–menerus diperlukan dan

digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari–hari serta dikelola

oleh pusat arsip”.

Dari pemaparan diatas, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip dinamis

aiktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi

Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan

organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi,

sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan


200

dalam proses administrasi Negara. Menurut Suistyo dan Basuki (2003; 15)

instansi menganggap pentingnya pengelolaan arsip dinamis karena :

1. Sebuah badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien

terhadap informasi yang benar. Menejemen arsip dinamis memerlukan

informasi yang tepat untuk keperluan membentu pengambilan keputusan,

sarana umum, sebagai bukti kebijakan, aktivitas dan menunjang litigasi.

2. Instansi memiliki tanggung jawab hukum, professional, dan etis untuk

menciptakan arsip dinamis tertentu. Instansi juga disyaratkan

mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini

dilaksanakan oleh menejemen arsip dinamis.

3. Instansi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan

disampaikannya. Hal ini dilakukan karena alas an ekonomis mengingat

penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang

besar dan alasan efisiensi operasional mengingat lebih sulit menemukan

informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang

sudah using. Maka tugas menejemen arsip dinamis meliputi pengembangan

control pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari

yang inaktif.

Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu

terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan

dikelola dan diarsipkan. Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir

Sukoco (2006; 99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan sistem

pengelolaan yang paling sering digunakan pada proses pengelolaan dan

pengarsipannya yaitu :

1. Jenis dokumen korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram,

lampiran, laporan, dan dokumen lain) dimana untuk jenis dokumen ini

sistem penyimpanan (pengarsipan) yang sering digunakan adalah dengan

sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek

yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.

2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang

memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan

pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan

melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal

numeric.

3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang

terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun

pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan

pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama

proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau

nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.

4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum,

kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang

lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen

ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya

berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor

dokumen atau berkas.


201

5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau

tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak

lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya

dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang

berdasarkan abjad.

Arsip dinamis aktif yang berupa dokumen kertas ini menimbulkan berbagai

sistem untuk menyimpannya. Berikut ini adalah uraian jenis umum arsip dinamis

dan sistem yang paling sering digunakan dalam proses penyimpanannya menurut

Sulistyo-Basuki (2000; 168) yakni :

Tabel. 1

Jenis Umum Arsip Dinamis Aktif Dan Sistem Penyimpanannya

Jenis Arsip Dinamis Sistem Penyimpanan Yang sering

Digunakan

Korespondensi (termasuk surat,

memorandum, telegram, lampiran,

laporan, dan dokumen terkait).

Berkas subyek menurut klasifikasi,

namun korespondensi dapat

merupakan setiap jenis sistem. Berkas

korespondensi sering disebut berkas

umum membedakannya dari seriarsip

dinamis lainnya.

Arsip dinamis transaksi (formulir, dan

korespondensi yang memberikan bukti

adanya transaksi).

Susunan alfabetis atau numeric

berdasarkan nama atau pengenal

numeric, misalnya nomor surat atau

nomor tagihan. Seringkali jenis

dokumen ini bersifat bebas dan tidak

dikelompokkan berdasarkan folder

berkas.

Arsip dinamis proyek (korespondensi,

nota, dan data lain yang terkait pada

proyek tertentu seperti pengembangan

sebuah produk, pelaksanaan kegiatan

sebuah proyek atau dokumentasi

sistem).

Biasanya disimpan menurut nama

proyek atau nomor, surat atau nomor

tagihan. Seringkali jenis dokumen

dibagi lebih lanjut menurut subjek dan

klasifikasi.

Berkas kasus (rekam medis dan arsip

dinamis personil lainnya, klaim,

tuntutan, hukum, kontrak, asuransi, dan

berkas sejenis). Biasanya merujuk pada

personil tertentu atau properti.

Biasanya menurut nama atau nama

kelompok atau diindeks menurut

nomor berkas.

Berkas khas seperti peta dan gambar

rekayasa atau engineering, pita atau

tapes dan gulungan reel, foto sinar x,

foto, gambar, kliping dan berkas

rujukan tercetak lainnya.

Biasanya nomor indeks abjad.

Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan,


202

prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan

perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar bermanfaat

bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Untuk memahami proses pengelolaan arsip dinamis disuatu badan, lembaga,

organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu memahami

makna dari menejemen arsip karena proses pengelolaan adalah bagian dari

menejemen arsip itu sendiri.

Ogders (2005) seperti yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 82)

mendefinisikan;

“Menejemen arsip adalah suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan

pengamanan dokumen baik dokumen fisik atau manual (dalam bentuk

kertas), maupun dokumen elektronik (media elektronik) “.

Sementara itu Charman (1998), seperti yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco

(2006; 82), mendefinisikan

“Menejemen arsip adalah sebagai proses yang menitikberatkan pada

efisiensi administrasi, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak

digunakan lagi “.

Lebih lanjut, Bank Dunia (2005), yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006;

82) menjelaskan bahwa tujuan dari pengelolaan dokumen yang terintegrasi

adalah;

1. Untuk menjaga dokumen agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada

nilai kegunaannya.

2. Untuk membuat informasi dari dokumen, tersedia dalam format yang tepat,

digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat

pula.

Faktor yang cukup penting, yang sangat perlu diperhatikan dalam proses

pengelolaan arsip dinamis adalah alasan dibalik penyimpanan dokumen, dimana

dalam menejemen kearsipan, dokumen fisik atau manual yang disimpan, harusnya

disimpan agar dokumen ditempatkan dalam sistem kearsipan yang dapat

ditemukan kemudian bila dibutuhkan. Namun, seiring berkembangnya teknologi

digital yang akhirnya melahirkan dokumen dalam bentuk lain yakni dokumen

electronik, maka hasil yang sama akan dicapai dengan men-transfer dokumen

elektronik dari proses administrasi manual ke dalam sistem penyimpanan.

Dari penjelasan sebelumnya kita ketahui bahwa arsip dinamis terdiri dari dua jenis

yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. Dalam proses pengelolaan

arsip, sistem yang digunakan dalam dalam mengelola utamanya dalam hal

penataan dan pengamanan arsip terhadap dua jenis arsip ini tidaklah sama. Proses

penataan kedua jenis arsip dinamis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Penataan Arsip Dinamis Aktif

Dalam proses penataan arsip-arsip yang menyangkut suatu masalah


203

(subyek) tertentu (arsip-arsip yang masalahnya sama), data yang ditata jadi

satu file dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup satu folder

dapat juga beberapa folder. Kelompok folder untuk masalah yang berbeda

dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk

subjek atau masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan dalam

filling cabinet.

Proses penyelenggaraan dan penataan arsip aktif, dilakukan melalui

beberapa tahap :

1) Tahap Persiapan

Tahap persiapan ini terdiri dari :

A. Sarana (alat)

a) Folder dengan Tab-nya

b) Sekat penunjuk (guide), dengan Tab pertama, kedua dan

ketiga.

Tab pertama digunakan untuk subjek utama atau pokok

Tab kedua digunakan untuk subyek, dan

Tab ketiga digunakan untuk Sub-subyek

c) Filling Cabinet

d) Rak

B. Menyimpan Sekat Penunjuk

a) Tab Sekat Subyek Utama diberi tanda kode subyek utama

dan dibawahnya ditulis nama subyek utama sesuai dengan

pola klasifikasi.

b) Tab Sekat Subyek diberi tanda dengan kode subyek dan

dibawahnya disatukan nama subyek atau masalah yang

merupakan bagian dari subyek utama.

c) Tab Sekat Subyek-subyek diberi tanda kode Sub-subyek

dan dibawahnya dituliskan nama Sub-subyek yang

merupakan bagian dari Subyek.

C. Menyiapkan Folder

Folder yang akan digunakan untuk menempatkan berkas pada

‘tab’nya diberi tanda dengan kode sub-subyek pada sekatnya.

Tunjuk silang hanya dibuat jika berkas yang ditunjuksilangkan

akan disimpan pada satu folder, satu file, satu laci, dan satu

filling cabinet. Apabila berkas dan Kartu Petunjuk Silang akan

disimpan di tempat berbeda pada unit kerja yang berlainan,

maka Kartu Petunjuk Silang tidak diperlukan, tetapi masing-

masing unit menyimpan fotocopy berkas atau warkatnya.

D. Pelaksanaan Penataan

a) Penataan Sekat Penunjuk

Sekat-sekat penunjuk setelah ditandai dan ditata dalam

filling cabinet dengan urutan seperti pada pola klasifikasi.

Sekat penunjuk subyek utama ditempatkan pada urutan

paling depan. Sekat penunjuk subyek ditempatkan pada

urutan kedua (berikutnya). Selanjutnya sekat penunjuk

subyek pertama ditempatkan langsung di belakang sekat


204

penunjuk subyek utama. Sekat penunjuk sub-subyek dari

subyek pertama ditempatkan di belakang sekat subyek

pertama. Sekat penunjuk subyek kedua ditempatkan di

belakang sub-subyek terakhir dari subyek pertama, disusul

dengan sekat-sekat sub subyek subyek kedua, kemudian

disusul dengan sekat-sekat subyek ketiga beserta sekat-

sekat sub-subyeknya, demikian seterusnya.

b) Penataan Arsip Dalam Folder

Arsip-arsip yang berkode sama ditempatkan dalam folder

sesuai dengan urutan abjad indeks jika indeksnya berupa

kata-kata (huruf), dalam urutan tahun, bulan, dan

tanggalnya jika indeksnya tanggal. Dalam urutan angka

jika indeksnya angka semua. Kemudian folder pada tabnya

diberi kode sesuai dengan kode arsipnya (kode sub-

subyeknya) dan diberi title atau nama untuk satu masalah

tetapi terpaksa menggunakan lebih dari satu folder,

masing-masing folder diberi kode sama, tetapi titelnya

(abjadnya) berbeda. Folder-folder yang telah diberi kode

dan title serta berisi berkas ditempatkan di belakang sekat

penunjuk sub-subyek yang sesuai dalam laci filling

cabinet.

c) Menyusun berkas menurut abjad

Susunan menurut abjad ialah menempatkan arsip-arsip

yang berindeks kata-kata urut seperti urutan abjad A, B, C,

sampai dengan Z. Abjad huruf A berada didepan B, B di

depan C, dan seterusnya.

E. Penataan Arsip Dinamis In-aktif

Arsip in-aktif disimpan dipusat arsip (sentralisasi) dan ditata

menurut pola klasifikasi tanpa kantu kandali, karena arsip in-

aktif itu jumlahnya sangat besar serta penggunaannya tidak

sering arsip aktif, maka tempat penyimpanannya menggunakan

sarana yang berdaya tamping lebih besar. Untuk lebih

memudahkan penemuan arsip-arsip in-aktif dari masing-masing

masalah pokok (subyek utama) digolongkan menurut tahun.

Adapun langkah-langkah dalam proses penataan arsip in-aktif

adalah sebagai berikut :

a) Persiapan

Folder

Kotak karton tertutup bagian atas.

Rak besi yang berdaya tamping besar.

Untuk penataan arsip in-aktif tidak memerlukan sekat

penunjuk subyek karena kotak-kotak itu sendiri sekaligus

sebagai sekat penunjuk.

b) Penataan Berkas

Berkas atau arsip-arsip dalam folder ditata dalam susunan

seperti arsip aktif lengkap dengan kode dan indeksnya.


205

Pada tab folder tetap diberi kode dan title seperti arsip

aktif.

Sekelompok folder mengenai subyek atau kode yang sama

dari tahun yang sama dimasukkan ke dalam kotak karton

dalam urutan abjad title folder. Pada kotaknya di tempat

tertentu diberi tanda kode klasifikasi title sesuai dengan isi

berkasnya serta tahunnya. Bila sesuatu masalah atau kode

memerlukan lebih dari satu kotak, maka masing-masing

diberi tanda serupa. Setiap kotak diberi nomor urut mulai

dari nomor 1 dan seterusnya. Setiap kotak hanya diisi

dengan folder-folder tentang satu subyek (satu macam

kode) dari tahun yang sama.

Setiap folder dalam kotak diberi nomor sesuai dengan

nomor kotaknya. Kotak tidak boleh diisi terlalu penuh,

harus dilonggarkan untuk memudahkan memasukkan dan

mengeluarkan. Kotak yang sudah berisi dan diberi tanda,

ditata di dalam rak berderet urut nomor dari kiri ke kanan.

Jumlah kotak dalam setiap tingkat rak sama. Penempatan

kotak-kotak dari subyek utama lain harus dimulai dari rak

yang lain. Pada satu tingkat rak tidak boleh diisi dengan

kotak-kotak dari dua masalah atau subyek utama yang

berlainan.

Proses penataan arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti

dengan proses penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang

dilakukan secara sistematis akan bermanfaat bagi :

1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat.

2. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan.

3. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah.

Sistem penyimpanan arsip dalam suatu organisasi berbeda-beda. Adapun

penyebab berbedanya sistem penyimpanan arsip tersebut antara lain dipengaruhi

oleh :

1. Tujuan organisasi.

2. Volume pekerjaan.

3. Jenis peralatan yang digunakan.

4. Tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi.

5. Kondisi fisik masing-masing organisasi.

Dalam kegiatan penataan, dalam pengelolaan arsip juga dilakukan kegiatan

perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk dilakukan karena arsip dinamis

merupakan bagian vital dalam pengambilan keputusan. Menurut Wusanto yang

dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130) yang dimaksud dengan perlindungan arsip

yakni :

1. Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip

sehingga arsip itu aman.

2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan

yang diterima itu aman


206

3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan

pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

Sehingga dengan perlindungan arsip diharapkan agar arsip-arsip yang ada dalam

suatu organisasi dapat :

1. Tidak hilang.

2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab atau orang yang

tidak berhak atas arsip tersebut.

3. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi.

4. Tidak mudah rusak, terbakar, dan lain-lain.

Usaha-usaha untuk melindungi arsip dapat dilakukan dengan jalan

menyimpan, merawat, mengamankan, dan mengawetkan arsip. Adapun faktor-

faktor penyebab kerusakan arsip yang perlu diwaspadai oleh setiap pengelola

arsip menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130) adalah :

1. Faktor Intern yang terdiri dari :

1) Kertas (agar kertas tahan lama, maka haruslah menggunakan kertas

yang cukup bagus kualitasnya, yang kemudian diimbangi dengan cara

penyimpanan dan perawatan arsip yang baik)

2) Tinta. Gunakan tinta yang kualitasnya cukup baik, sehingga tidak

akan luntur untuk jangka waktu yang lama.

3) Lem. Gunakanlah lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah

mengelupas.

2. Faktor Ekstern yang terdiri dari :

1) Kelembapan udara dalam ruangan penyimpanan.

2) Udara yang terlalu kering di dalam ruangan penyimpanan.

3) Sinar matahari langsung yang dengan mudah menembus ruangan

penyimpanan arsip.

4) Udara yang kotor disekitar ruangan penyimpanan arsip.

5) Debu.

6) Jamur.

7) Rayap.

8) Ngengat.

Cara mengatasi faktor-faktor ekstern tersebut dapat dilakukan dengan

menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip secara rutin dan berkala. Selain

perlu dilindungi, arsip juga perlu untuk diamankan mengingat arsip adalah sumber

informasi dalam suatu organisasi sehingga sangat penting untuk mengamankan

arsip. Dalam proses pengamanan terhadap arsip, ada tiga kegiatan pengamanan

yang dikenal yakni :

1. Pengamanan arsip dari segi informasinya. Karena arsip adalah sumber

informasi, maka seringkali dokumen yang diarsipkan adalah dokumen

rahasia yang tidak diperuntukkan untuk semua pihak dalam organisasi dapat

menggunakannya dengan bebas, perlu ada kontrolan secara ketat terhadap

arsip-arsip tertentu yang mengandung informasi cukup rahasia karena jika

ada pihak yang tidak berhak menggunakan arsip dapat dijatuhi hukuman

menurut undang-undang yang berlaku.


207

2. Pengamanan arsip dari segi fisiknya. Dalam proses pengamanan arsip dari

segi fisiknya ini ada tiga hal yang penting untuk diperhatikan pihak

pengelola arsip yakni :

(1) Restorasi arsip yakni memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit

digunakan, dengan demikian arsip dapat digunakan lagi dalam jangka

waktu yang lebih lama.

(2) Laminasi arsip yakni melaminasi setiap arsip yang ada dengan

menggunakan plastic agar tidak mudah rusak bila terkena air, binatang

kecil, maupun hal-hal lain yang dapat merusak arsip.

(3) Mikrofilm yakni melakukan pemotretan terhadap arsip penting atau

vital yang sulit untuk direstotasi dan dilaminasi dan jika ingin

membaca isi dalam arsip tersebut dapat dilakukan dengan

menggunakan proyektor khusus, hanya saja jika ingin menggunakan

microfilm, maka perlu disediakan biaya yang cukup besar dan tenaga

ahli yang dapat mengoperasikan dengan baik microfilm karena harga

microfilm sangat mahal dan sulit untuk dioperasikan.

3. Alat pemeliharaan dan pengaman arsip yang antara lain adalah:

(1) Alat pemadam kebakaran.

(2) Alat Tanda peringatan.

(3) Alat Penyemprot serangga.

(4) Alat Pengisap debu.

(5) Kipas angin.

(6) Penyegar udara.

4. Pengawetan arsip yang menurut pendapat Wusanto yang dikutip oleh Ibnu

Syamsi (2000; 134) dapat dilakukan dengan cara :

(1) Reproduksi atau fotografi.

(2) Restorasi dan penjilidan.

(3) Laminasi arsip

5. Kecepatan penemuan arsip dimana waktu penemuan arsip baiknya adalah 1

menit.

Hal lain yang tidak kalah pentingnya untuk dipahami pihak pengelola arsip

dalam proses pengelolaan arsip yakni proses perawatan arsip. Usaha memelihara

arsip berupa usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil tindakan

yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip beserta informasi yang terkandung

dalam arsip (isi arsip) dari kemungkinan kehilangan, kerusakan, dan hala-hal lain

yang tidak diinginkan. Pemeliharaan terhadap arsip dapat dilakukan dengan :

1. Pengaturan ruangan penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan cara :

(1) Menjaga keadaaan ruangan penyimpanan agar jangan terlalu lembab.

Suhu udara dalam ruangan penyimpanan sebaiknya berkisar 26

derajad celcius. Kelembapan ruangan jangan melebihi 65%. Jika

memungkinkan, gunakanlah AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan

mencegah debu.

(2) Memberikan ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara

dalam ruangan penyimpanan arsip (jika ruangan penyimpanan tidak

dilengkapi dengan AC).


208

(3) Memberikan penerangan yang cukup di dalam ruangan penyimpanan

arsip.

(4) Hindarkan dari bahaya kebakaran, kebocoran air, gangguan kesehatan,

pencurian, dan bahaya lainnya.

(5) Hindarkan dari kemungkinan serangan hama seperti rayap, ngengat,

dan semut. Untuk mencegahnya, gunakan obat pembasmi hama.

(6) Hindarkan terhadap pencemaran polusi udara.

(7) Ruangan arsip sentral hendaknya terpisah dari ruangan lainnya, dan

disediakan kunci tersendiri.

2. Menjaga kebersihan arsip beserta alat dan ruangan tempat penyimpanan

arsip. Kebersihan di sini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat, beserta

alatnya.

(1) Kebersihan Ruangan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara :

(2) Seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.

(3) Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan arsip.

(4) Kebersihan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara

a) Debu yang melekat pada arsip disedot dengan alat penyedot

debu.

b) Jika ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan dan

diberantas rayapnya.

c) Arsip jangan sampai berkarat. Karena itu, gunakan paper clip

dari plastik.

d) Memelihara tempat atau alat penyimpanan arsip yang dapat

dilakukan dengan langkah :

3. Rak Arsip

a) Rak penyimpanan arsip sebaiknya dari logam.

b) Jika rak penyimpanan arsip terbuat dari kayu hendaknya dijaga jangan

sampai dimakan rayap.

4. Lemari Arsip

a) Lemari penyimpanan arsip harus sering dibuka.

b) Arsip yang ada di dalam lemari penyimpanan arsip harus disusun agak

renggang agar mudah dalam proses pengambilan arsip dan arsippun

tidak mudah lembab.

c) Sebaiknya menaruh obat pembasmi ngengat dan rayap pada lemari

penyimpanan arsip.

Selain itu, dalam proses pengelolaan arsip dinamis, ada istilah yang

digunakan dan diterapkan dalam pengelolaan arsip dinamis dalam suatu

organisasi, kantor, ataupun instansi yakni sistem pengelolaan arsip dinamis

dengan menerapkan pengindeksan terhadap setiap dokumen yang diarsipkan.

Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit–unit atau bagian–

bagian dari kata–kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda

pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan

kembali dokumen yang diarsipkan. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar,

atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan

dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.

Menurut The Liang Gie (2000) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 88)


209

ada beberapa sistem yang digunakan dalam meng-indeks dokumen yakni ;

1. Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai

patokan pengindeksan.

2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan abjad

dan nama dokumen bersangkutan.

3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari

dokumen yang bersangkutan. Sistem ini terkenal sulit dalam

pengelolaannya.

4. Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode

nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.

Dalam mengelola dan mengarsipkan dokumen secara manual, organisasi

harus mengklarifikasikan dan mengelolah serta mengarsipkannya dengan

memisahkan dokumen menjadi dua (2) tipe dokumen, yaitu dokumen aktif dan

dokumen inaktif. Hal ini disarankan agar dapat dilakukan pengelolaan dan

pengarsipan yang berbeda antara dokumen yang masih digunakan oleh organisasi

untuk mengambil keputusan operasional sehari–hari (dokumen aktif) dengan

dokumen yang tidak lagi memiliki pengaruh yang besar terhadap pengambilan

keputusan operasional sehari–hari ( dokumen inaktif ).

Selain itu, dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, tentunya

dikenal pula istilah sistem penyimpanan dokumen, dimana pengarsipan sendiri

bermakna menyimpan. Menurut Quible (2001) yang dikutip oleh Badri Munir

Sukoco (2006; 96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat

diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni ;

A. Sistem penyimpanan terpusat (sentralisasi), dimana dalam sistem

sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan

yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan

arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan.

Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem sentralisasi

menurut Sulistyo-Basuki (2003; 165) adalah :

(1) Mencegah Duplikasi.

Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah

subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file), maka berbagai

tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau susunan tersebut

terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan

sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.

(2) Layanan yang Lebih Baik.

Bila menggunakan sistem bemberkasan terpusat (centralized filing

system), maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan

layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenographer

diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan (filling) maka besar

sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan

tugasnya. Dengan demikian sistem akan mandeg. Lain halnya bila

menggunakan tenaga yang terlatih dan terampil yang dilatih khusus

untuk tugas pemberkasan.


210

(3) Adanya Keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan

penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan

pengawasan.

(4) Menghemat Waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada

satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja

untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila

mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian–bagian

lain hanya untuk mencari informasi.

(5) Menghemat Ruangan, Peralatan, dan Alat Tulis Kantor. Dikatakan

menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan

perlengkapan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena

hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan

dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan

barang dan perlengkapan.

(6) Jasa Kepada Bagian Lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan

bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu

mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.

(7) Memungkinkan Pengamanan yang Lebih Terpadu.

(8) Adanya Keseragaman Dalam Penenganan Pendidikan dan Pelatihan

Bagi Menejer Arsip Dinamis.

(9) Pelayanan Arsip Dinamis Di Bawah Satu Atap.

Adapun yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen

dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003; 166) adalah :

(1) Kesulitan Fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan

ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan. Juga perlu waktu untuk

membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang

memerlukan.

(2) Kebocoran Informasi. Terjadinya kebocoran informasi ini dapat terjadi

karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi

kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang

berbeda-beda. Namun, hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang

bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan

berkas keluar masuk, bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara

mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh petugas tertentu atau

dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing-masing.

(3) Berbagai Bagian Mungkin Mempunyai Kebutuhan yang Berlainan. Kadang-

kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya

nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat

pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi. Dalam hal ini

disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip dinamis pusat disusun

menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang

sama disimpan di bagian lain.

(4) Adanya Ketakutan Akan Hilangnya Arsip Dinamis. Ketakutan akan

hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya duplikasi,

sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka, arsip

dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah,maka


211

disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di berkas

bagian.

(5) Pemakai Tidak Langsung Memperoleh Arsip Dinamis Bila Diperlukan. Ada

kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan oleh

organisasi, perusahaan, atau bdan mereka disimpan di bawah pengawasan

menejer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip diperlukan izin dari

pihak menejer arsip terlebih dahulu.

B. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi,

pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–masing

unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan dokumen

dengan menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai kelebihan dan

kekurangan dalam penerapannya. Kelebihan dari penerapan sistem

desentralisasi dalam proses penyimpanan dokumen adalah :

(1) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di

badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan

dan penyimpanan arsip dinamis.

(2) Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang

berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang

bersangkutan.

(3) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang

relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan

sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.

(4) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang

terbuang dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi

pada sistem desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.

Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem desentralisi

menurut Sulistyo-Basuki (2003; 167) adalah :

(1) Pengawasan oleh menejer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen

tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.

(2) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor,

sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.

(3) Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit

untuk melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan

spesialisasi tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.

(4) Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam

hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau

lebih.

(5) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.

(6) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip

dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai

tempat, sehingga sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.

(7) Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif

dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis

tidak cukup dan lemah.

C. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing–

masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol


212

sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung jawab

sistem berada di pundak menejer dokumen atau petugas yang secara

operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen

dalam sebuah organisasi. Pada sistem kombinasi ini, masing-masing bagian

dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya di bawah control dari sistem

terpusat. Arsip dinamis yang disimpan pada masing-masing bagian

lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut personalia, gaji, kredit,

keuangan, dan catatan pejualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab

sistem berada di pundak menejer arsip dinamis atau petugas yang secara

operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis sebuah badan korporasi

(organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem control dan prosedur

operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh

perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak

perusahaannya. Sistem kombinasi ini memiliki keuntungan sebagai berikut :

(1) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.

(2) Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip

dinamis yang hilang.

(3) Menekan duplikasi arsip dinamis.

(4) Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang

lebih baik.

(5) Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal

retensi dan pemusnahan.

(6) Adanya keyakinan menejemen di kalangan pengelola arsip dinamis.

Di segi lain sistem kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut :

(1) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang

sama sehingga menyulitkan penggunaannya.

(2) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak

ada.

(3) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi

dibawa ke sistem kombinasi.

Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) juga

diperlukan peralatan penyimpanan agar setiap dokumen yang disimpan dan

diarsipkan, dapat terjaga dengan baik keberadaannya. Dalam memilih peralatan

penyimpanan dokumen ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan.

Menurut Basuki (2003) yang dikutip Badri Munir Sukoco (2006; 101) hal penting

tersebut adalah :

1. Kesetaraan (compability) peralatan penyimpanan. Penting diperhatikan oleh

pihak pengelola dokumen fisik (manual) dalam hal ini terkait dengan

peralatan penyimpanan dokumen semacam folder yang harus setara

pemanfaatannya dengan peralatan yang telah di beli dan akan dibeli di masa

yang akan datang.

2. Efisiensi, dalam hal ini produsan alat penyimpanan dokumen sebaiknya

sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian

sebuah dokumen pada produk–produk mereka.


213

3. Kualitas, untuk masalah ini hal yang penting untuk diperhatikan adalah

kualitas dari alat penyimpanan dokumen haruslah ditentukan oleh berat atau

jenis materi yang digunakan dalam pembuatan.

4. Ekonomis, dimana penting dalam proses pengelolaan dan pengarsipan

dokumen untuk meminimumkan biaya dalam mempertimbangkan

pembelian peralatan simpan pada berbagai oraganisasi, namun patut diingat

juga bahwa dalam membeli peralatan penyimpanan dokumen perlu

diperhatikan kualitas, dimana peralatan murah tidak berarti merupakan

pilihan paling ekonomis.

Adapun peralatan penyimpanan dokumen fisik (manual) dapat digolongkan

menjadi tiga jenis yakni, peralatan manual, peralatan mekanis, dan peralatan

otomatis. Perlatan penyimpanan dokumen fisik (manual) mewajibkan

disediakannya ruangan penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai atau

pengguna dokumen harus menuju ke tempat dokumen atau berkas untuk

menyimpan atau mengambil dokumen. Dalam proses pengelolaan arsip dinamis,

ada dua model pengelolaan yang digunakan. Kedua model tersebut menurut An

(2003) yang dikutip oleh Badri Monir Sukoco (2006; 83) adalah Life Cycle Model

(Model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara

manual dan Records Continuum Model (Model arsip berkelanjutan) yang lebih

tepat digunakan untuk mengelola arsip elektronik. Adapun perbedaan antara

keduanya dapat dilihat dengan jelas dalam tabel berikut

Tabel. 2

Perbedaan Model Siklus Hidup Dan Model Arsip Berkelanjutan

Aspek Model Siklus Hidup Model Berkelanjutan

Dasar Pengelolaan dan pengontrolan

arsip kertas secara efektif

(dikembangkan pasca PD II).

Pengelolaan dan pengontrolan

arsip elektronik pada era

digital.

Elemen Dari

Arsip

Fisik 1. Isi

2. Konteks

3. Struktur

Hal Yang

Menjadi Perhatian

Utama

1. Fokus pada arsip (product-

driven)

2. Fokus pada keberadaan arsip

secara fisik

3. Berupa kertas

1. Fokus pada tujuan (process-

and-customer driven)

2. Fokus pada isi, konteks, dan

struktur arsip serta

pengembangan sistem

penyimpanannya

3. Berupa digital format.

Pola 1. Berdasarkan waktu: arsip

akan selesai “masa tugasnya”

karena waktu yang telah

ditentukan.

2. Proses pengarsipan hanya

berlaku pada prose situ

sendiri.

1. Multi-dimensi: arsip ada

karena waktu/tempat, bukan

karena waktu dan tempat.

2. Berkesinambungan: proses

pengarsipan akan terjadi di

mana arsip itu ada.


214

Perspektif 1. Eksklusif

2. Bertujuan tunggal

3. Sebagai rekaman kehidupan

organisasi.

4. Bernilai historis atau

sekarang.

1. Insklusif

2. Bertujuan banyak

3. Sebagai rekaman kehidupan

organisasi

4. Bernilai historis, sekarang

yang berkesinambungan

dengan masa depan

organisasi.

Proses Ada tahapan tertentu dalam

pengarsipan dan pembedaan

antara arsip sekarang dan

historis.

Penyimpanan arsip dan proses

pengarsipan terintegrasi dan

berkesinambungan.

Kriteria Untuk

Menyeleksi Arsip

Nilai historis atau sekarang. Nilai berkelanjutan, termasuk

nilai historis atau sekarang.

Waktu Untuk

Menilai Arsip

Pada akhir proses pengarsipan. Selama proses pengarsipan

terjadi.

Tugas

Menejemen

Pengarsipan

1. Hanya berhubungan dengan

proses penyimpanan arsip

2. Menejer arsip tidak

mempunyai hubungan

fungsional dengan organisasi,

hanya menerima, mengelola,

dan merawat arsip

3. Pembedaan akuntabilitas

antara pembuat, pemakai,

menejer arsio, maupun

pengelola arsip.

1. Terintegrasi antara bisnis

dan proses pengarsipan, dan

proses akan terjadi di setiap

lini bisnis.

2. Akuntabilitas bagi menejer

arsip tidak hanya berkaitan

dengan pemeliharaa arsip,

namun juga berhubungan

dengan penciptaanvalue dari

tujuan dan fungsi organisasi.

3. Kerangka kerja yang

tertinggal dengan

stakeholders yang lain.

Dengan melakukan pengelolaan yang benar terhadap arsip dinamis yang

berbentuk fisik (manual) serta menggunakan alat–alat penyimpanan yang baik

dalam proses pengelolaannya, maka keautentikan arsip dapat terjaga dengan baik

dan secara otomatis, tujuan pemeliharaan arsip dapat terwujud sesuai dengan yang

diharapkan.

KERANGKA PIKIR

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa menurut Boedi Martono

yang dikutip oleh Hasruddin Jamaruddin (2007; 4), dalam sistem pengelolaan

arsip dinamis ada sistem pengelolaan yang dikenal yakni :

1. Kegiatan Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu prosedur pengurusan

surat masuk maupun surat keluar baik surat biasa maupun rahasia serta

penggunaan azas baik sentralisasi maupun desentralisasi atau gabungan

antara keduanya.


215

2. Kegiatan Penataan Arsip (filling) dan yaitu kegiatan mengatur, menyusun,

dan menata semua arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat

ditemukan dengan cepat dan tepat.

3. Kegiatan Penyusutan Arsip (record disposisi) yakni kegiatan mengurangi

jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema yang menyangkut

ruang penyimpanan, biaya, peralatan, penyediaan tenaga, serta untuk

perawatan dan pemeliharaannya.

Dari ketiga dalam sistem pengelolaan arsip yang telah dijelaskan diatas,

Boedi Martono yang dikutip oleh Hasruddin Jamaruddin (2007; 4) lebih lanjut

menjelaskan bahwa kegiatan penataan arsip merupakan bagian dari sistem

pengelolaan arsip yang menjadi acuan utama dalam pengukuran berhasil atau

tidaknya penerapan sistem kearsipan yang baik dalam suatu organisasi.

Sementara itu menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawanti Tahir (2007; 33),

faktor yang mendukung terlaksananya sistem pengelolaan arsip yang baik adalah :

1. Sumber Daya Manusia yakni kemampuan pegawai yang terlibat langsung di

bidang kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan pola baru.

2. Sarana dan Prasaranan yakni dukungan terhadap sistem pengelolaan arsip

yang berupa perangkat lunak dan perangkat kasar yang dipergunakan di

bidang kearsipan.

3. Biaya Kearsipan yakni anggaran yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan

sistem pengelolaan arsip yang menerapkan sistem kearsipan pola baru.

Pendapat ini didukung oleh Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang

Kearsipan Pasal 1 point 24 yang menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan

adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan

pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh

sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.

Berangkat dari latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya

dan berdasarkan penjelasan teori diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang

menjadi masalah dalam hal pengelolaan arsip dinamis pada Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone terletak pada sistem penataan dan penemuan kembali

arsip dinamis yang dibutuhkan dalam suatu proses administrasi. Berdasarkan hal

ini, maka adapun kerangka konsep dalam penelitian ini dapat penulis gambarkan

sebagai berikut :


216

Gambar. 1

Gambar Kerangka Pikir

METODE PENELITIAN

PENDEKATAN DAN TIPE PENELITIAN

1. Pendekatan dalam penelitian ini adalah kualitatif yaitu dengan menganalisis

data serta informasi yang diperoleh dari informan sesuai dengan pokok

permasalahan yang diteliti pada instansi tersebut.

2. Tipe penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yaitu penelitian yang

dimaksudkan untuk memberikan penggambaran atau penjelasan mengenai

masalah serta hasil penelitiannya dengan kenyataan yang ada pada lokasi

penelitian.

UNIT ANALISIS

Unit analisis dalam jurnal ini adalah organisasi pada Politeknik LP3I Jakarta

Kampus Cimone yang menangani dokumen–dokumen karyawan, Mahasiswa dan

dosen yang mengajar.

PENENTUAN INFORMAN

Sesuai dengan dasar dalam penelitian ini adalah study kasus maka yang

ditetapkan sebagai informannya adalah para karyawan, dosen yang menangani

dan mengelola secara langsung dokumen karyawan, mahasiswa dan dosen yang

ada di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yakni :

1. Departemen Akademik

2. Departemen Keuangan dan Personalia

Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone

Sistem Penataan (Filling)

Arsip Pengelolaan Arsip

Dinamis

Faktor Yang Mempengaruhi 1. Sumber Daya Manusia

2. Sarana Dan Prasarana

3. Biaya


217

3. Departemen Marketing

4. Departemen Kerjasama

JENIS DAN SUMBER DATA

1. Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara

dengan informan tentang masalah yang terkait langsung dengan penelitian

ini.

2. Data sekunder yaitu data yang diperoleh dan dikumpulkan dari beberapa

sumber lain seperti dokumen dan bahan–bahan lain yang relevan dengan

masalah dalam penelitian ini.

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Data yang diperlukan dalam penelitian ini dikumpulkan dengan beberapa

teknik yakni sebagai berikut :

1. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dan informasi yang relevan

dengan mewawancarai secara langsung para informan yang ada.

2. Observasi, yaitu pengamatan langsung di lokasi penelitian.

3. Studi kepustakaan, yaitu dengan menelusuri karya–karya tulis, literature-

literatur, laporan–laporan, dan peraturan perundang–undangan yang relevan

dengan masalah dalam penelitian ini yaitu masalah sistem pengelolaan arsip

dinamis.

TEKNIK ANALISIS DATA

Penelitian diadakan untuk satu tujuan pokok, yakni menjawab pertanyaan-

pertanyaan penelitian untuk mengungkap fenomena social atau alami tertentu.

Proses penganalisaan terhadap data yang sudah dihimpun di lokasi penilitian

adalah hal yang sangat penting dalam suatu penelitian karena dari hasil analisis

inilah akan ditarik kesimpulan yang pada akhirnya menjadi hasil penelitian.

Menurut Masri Singaribun dan Sofian Efendi (1989; 263) analisis data

adalah proses penyederhanaan data dan informasi kedalam bentuk yang lebih

mudah dibaca dan diinterpretasikan. Berdasarkan definisi ini, maka data dan

informasi yang diperoleh dalam penelitian ini dianalisis secara deskriptif kualitatif

berupa penggambaran dan penjelasan dengan kalimat–kalimat yang sederhana dan

sistematis dengan menggunakan Media Electronik berupa alat perekam, hasil dari

wawancara dengan para informan terutama yang berkaitan langsung dengan

permasalahan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis.


218

FOKUS PENELITIAN

Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah sistem penataan arsip

yang meliputi sistem penyimpanan, peminjaman, dan penemuan kembali arsip,

serta faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan yakni, sumber daya

manusia, sarana dan prasarana kearsipan, dan biaya kearsipan.

Sistem penataan arsip yang merupakan rangkaian proses dalam pengelolaan

terhadap arsip yang ada dalam suatu organisasi yang meliputi:

1) Penyimpanan Arsip.

2) Peminjaman Arsip.

3) Penemuan Kembali Arsip

Faktor-faktor yang mempengaruhi arsip merupakan hal-hal yang

berpengaruh terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu organisasi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan tersebut antara lain yaitu:

1) Sumber Daya Manusia dapat didefinisikan sebagai kemampuan karyawan

yang terlibat langsung dalam bidang kearsipan dalam penerapan sistem

kearsipan.

2) Sarana dan Prasarana dapat didefinisikan sebagai dukungan yang berupa

perangkat keras yang digunakan dalam bidang kearsipan.

3) Biaya yang dapat didefinisikan sebagai anggaran yang tersedia untuk

pelaksanaan sistem pengelolaan arsip.

HASIL PENELITIAN

Data hasil penelitian yang disajikan adalah data tentang sistem pengelolaan

arsip dinamis yang peneliliannya difokuskan pada sistem penataan (filling) dan

penemuan kembali arsip dinamis pada karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone. Data tersebut dianalisis untuk memberikan gambaran dan penjelasan

berdasarkan hasil wawancara dengan informan serta mendeskripsikan dengan

hasil observasi yang dianggap mendukung dalam penelitian ini. Untuk lebih

memperjelas lagi tentang data yang diperoleh dari hasil penelitian akan

dikemukakan satu persatu sebagai berikut.

PROSES PENCIPTAAN ARSIP (PROSES PENGURUSAN SURAT)

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records

creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, dan lain-lain.

Tahap ini disebut juga tahap dari Corespondensi management.

Proses penciptaan arsip (pengurusan surat) disuatu organisasi, sangat penting

untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan arsip adalah bagian awal

dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi. Jika arsip yang ada dalam

suatu organisasi tidak jelas alur penciptaannya, maka sangat sulit untuk

melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur

yang ada. Untuk itu, mengawali uraian tentang sistem kearsipan di Politeknik

LP3I Jakarta Kampus Cimone, terlebih dahulu penulis menguraikan tentang

KEPALA BIDANG

PENEMPATAN KERJA

TITIM NURLIA, S.Sos


219

proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone

Untuk mengetahui alur proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta

Kampus Cimone, terlebih dahulu dilakukan penelusuran pada bagian front office

dengan melakukan wawancara dengan karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone yakni Ibu Yermi Damarini pada hari Jum’at, 07 Juni 2013 sekitar pukul

10.17 Wita, dimana beliau menjelaskan bahwa :

“Proses penciptaan arsip yang berupa surat keluar dibuat oleh masing-

masing bagian yang ada, lalu selanjutnya setiap surat keluar dibawa ke

sekretaris untuk pemberian nomor surat, pencatatan surat pada buku

agenda surat keluar, dan dilakukan pengscanan terhadap surat agar jika

terjadi kehilangan, maka surat dapat dicetak ulang dari hasil scan yang

ada”.

Selanjutnya, Bapak Tito Laksananto, S,Sos yang merupakan Kabid Akademik

yang diwawancarai oleh penulis pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 10.23

Wita menjelaskan bahwa :

“Proses penciptaan arsip yang berupa surat masuk yaitu, setiap surat

dimasukkan melalui sekretaris, lalu pada sekretaris dilakukan pencatatan

dan pemberian lembar disposisi terhadap surat masuk untuk selanjutnya

dibawa ke setiap devisi bagian tujuan surat”.

Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis dapat memperoleh gambaran

bahwa proses penciptaan arsip yakni surat masuk dan surat keluar di Politeknik

LP3I Jakarta Kampus Cimone menggunakan asas kombinasi antara asas

sentralisasi dan asas desentralisasi yang artinya bahwa proses pengurusan surat di

Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone baik itu surat masuk maupun surat

keluar dilakukan bersama-sama yaitu antara sekretaris dengan bagian lainnya

dimana dalam hal ini penyampaian surat keluar dilakukan oleh masing-masing

bagan tetapi proses pemberian nomor dilakukan pada sekretaris dan untuk surat

masuk, penyampaian surat masuk dilakukan oleh sekretaris kepada bagian yang

bersangkutan dengan surat masuk ( bagian tujuan surat masuk) dan pengelolaan

terhadap surat masuk dilakukan pada masing-masing bagian.

Sementara itu, berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan oleh

penulis mengenai prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di Politeknik

LP3I Jakarta Kampus Cimone diperolah data sebagai berikut:

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Prosedur pengurusan masuk di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone

dapat digambarkan sebagai berikut:

1). Penerimaan Surat.

Surat yang masuk diterima oleh staf yang ada pada front depan baik

surat yang diantarkan oleh petugas pos atau kurir, dan diserahkan ke

sekretaris dibuka lalu dibaca isinya, lalu distenpel tanggal dan waktu

surat diterima.

2). Mencatat Surat.

Setelah pada surat masuk distenpelkan tanggal dan waktu diterimanya

surat, selanjutnya dilakukan pencatatan surat yang meliputi pencatatan

tanggal, perihal, dan nomor surat dalam buku agenda surat masuk.

Setelah itu dilakukan pencatatan pada lembar disposisi, dan


220

penempelan lembar disposisi pada bagian depan surat.

3). Mengelompokkan Surat.

Jika telah dilakukan pencatatan terhadap surat-surat yang masuk,

maka selanjutnya surat-surat masuk yang ada dikelompokkan

berdasarkan bagian tujuan dari surat untuk memudahkan pangantaran

surat ke bagian yang ada.

4). Pengantaran Surat Masuk Ke Bagian Tujuan Surat.

Setelah pengelompokan surat selesai, maka petugas dari sekretaris

menuju ke bagian yang ada untuk mengantarkan surat masuk, dan

setelah menemukan karyawan bagian yang menjadi tujuan surat,

kepada karyawan tersebut diberikan buku agenda untuk diparaf

sebagai bukti tanda terima. Selanjutnya surat masuk akan dikelolah

oleh bagian yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya, prosedur

pengurusan surat masuk pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone ini, dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar. 2

Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk

Pemaparan diatas mengungkapkan bahwa pengurusan surat adalah

merupakan langkah awal dalam proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone , dan hal yang paling penting dilakukan dalam

melaksanakan prosedur pengurusan surat ini adalah pengawasan dari pihak

sekretaris sebagai penanggung jawab kegiatan persuratan di Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone dimana pengawasan yang dimaksudkan dalam hal

ini adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui apakah suatu surat

yang pada akhirnya akan menjadi arsip telah benar-benar sampai kepada

pihak ditujukannya surat, karena jika surat tidak diberikan pada oknum yang

benar, maka akan terjadi kesulitan dalam proses penemuan kembalinya jika

suatu saat dibutuhkan untuk suatu proses administrasi dan yang lebih fatal

lagi apabila informasi yang ada di dalam surat sangatlah rahasia, maka

bukan tidak mungkin hal rahasia tersebut dapat diketahui oleh pihak lain

yang tidak bertanggung jawab.

2. Pengurusan Surat Keluar

Prosedur pengurusan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone tidaklah jauh berbeda dengan prosedur pengurusan surat masuknya.

Hal ini terjadi karena kedua kegiatan tersebut merupakan rangkaian dari

penanganan surat dimana kedua kegiatan ini merupakan satu kesatuan

Penerimaan surat masuk pada ruangan Sekretaris.

Pencatatan surat masuk pada buku agenda surat masuk.

Pengelompokan surat masuk berdasarkan Bagian tujuan surat.

Pengantaran surat menuju ke Bagian tujuan surat.


221

dalam satu sub sistem kearsipan. Adapun prosedur pengurusan surat keluar

di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone berdasarkan hasil pengamatan

(observasi) yang dilakukan oleh penulis, dapat dideskripsikan sebagai

berikut:

1). Tahap Penciptaan Surat Keluar.

Pembuatan konsep surat keluar ini dilakukan oleh masing-masing

bagian yang ada lalu kemudian diserahkan kepada kepala bagian

untuk dilakukan pengoreksian dan selanjutnya dikembalikan lagi

kepada karyawan untuk diketik.

2). Pengetikan

Setelah mendapat persetujuan dari kepala bagian, konsep surat

terlebih dahulu kembali diteliti dengan baik, baru setelah itu dilakukan

pengetikan surat. Namun kini, seiring perkembangan teknologi, jika

sebelumnya telah ada surat sejenis yang diketik (dibuat), maka

seringkali hanya dilakukan pengeditan pada file surat sejenis

sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk mengefisienkan waktu

pengetikan surat. Setelah dilakukan pengetikan, surat lalu dicetak

sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.

3). Penomoran Dan Pencatatan Surat

Jika proses pengetikan dan pencetakan surat sudah selesai dilakukan,

maka tahap selanjutnya adalah membawa surat ke sekretaris untuk

diberikan nomor surat dan dilakukan pencatatan terhadap surat dalam

buku agenda surat keluar.

4). Penandatangan Dan Pengesahan Surat

Proses selanjutnya dalam prosedur pengurusan surat keluar jika proses

penomoran dan pencatatan surat telah dilakukan adalah

mengembalikan surat kepada bagian yang bersangkutan lalu surat

dibawa kepada pejabat terkait untuk dilakukan penandatanganan

terhadap surat. Setelah ditandatangani oleh pejabat terkait, surat lalu

disahkan dengan distenpel pada tanda tangan pejabat, dan terakhir

surat diberi amplop.

5). Pengiriman Surat

Setelah semua prosedur dilakukan, maka surat diserahkan kepada

petugas ekspedisi sekretaris untuk diantarkan kepada pihak yang

bersangkutan, atau jika pihak yang bersangkutan berada di lokasi

kantor, maka surat tersebut dapat langsung diberikan kepada pihak

yang bersangkutan. Untuk lebih memperjelas alur pengurusan surat

keluar pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat dilihat

dalam gambar sebagai berikut:


222

Gambar. 3

Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar

Dari pemaparan diatas, maka dapat dilihat bahwa terdapat kelemahan dalam

proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone utamanya

dalam proses pengurusan surat masuk. Adapun kelemahan tersebut menurut

penulis yaitu dalam proses pengurusan surat masuk, tidak melalui proses penilaian

surat, semua surat dicatat hanya berdasarkan tujuan suratnya, Tidak ada perbedaan

yang diberikan antara surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Seharusnya ada

perbedaan yang diberikan kepada setiap jenis surat, seperti misalnya pencatatan

setiap jenis surat dilakukan pada suatu buku agenda yang dibagi berdasarkan

jenis suratnya.

PENYIMPANAN ARSIP

Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan

ketatausahaan sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini

karena apabila sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah sesuai

dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan

sistem kearsipan yakni mengatur dan menyusun arsip dengan baik dan benar akan

tercapai sehingga dapat membentuk suatu susunan arsip yang sesuai dengan tipe

dan kegunaannya bagi kepentingan di dalam pemberkasan, dimana didalamnya

mempersiapkan kelengkapan atau sarana penempatan berkas sesuai dengan tujuan

yang ingin dicapai yaitu penemuan kembali arsip secara cepat, tepat, dan lengkap.

Meskipun dalam penelitian ini, penulis memfokuskan penelitian pada proses

penataan arsip di setiap bagian dan arsip dosen. Namun berdasarkan uraian

diatas, maka penulis menganggap penting untuk terlebih dahulu melakukan

penjajakan informasi dengan melakukan wawancara dengan informan yang

bertugas dan bertanggung jawab dalam hal pengelolaan arsip di Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone Ibu Shinta yang diwawancarai oleh penulis pada hari

Jumat, 14 Juni 2013 sekitar pukul 10.20 Wita mengungkapkan bahwa;

“Penyusunan arsip dilakukan dengan sistem desentralisasi, dimana setiap

bagian menyimpan sendiri arsipnya. Bagian lain hanya berhubungan

dengan sekretaris untuk kepentingan penomoran dan pencatatan surat

serta pengscanan terhadap surat keluar”.

Penciptaan surat keluar oleh masing-masing Bagian.

Pengetikan surat

Penomoran dan pencatatan surat.

Penandatangan dan pengesahan surat oleh pejabat kerkait.

Pengiriman surat.


223

Dari hasil wawancara dan hasil pengamatan (observasi) langsung yang

dilakukan penulis dilokasi, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa, meskipun

dalam proses pengurusan suratnya Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone

menggunakan sistem kombinasi, namun dalam proses penataan arsipnya,

Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone hanya menggunakan sistem

desentralisasi saja, dimana setiap bagian benar-benar menyimpan sendiri arsi-

arsipnya, tanpa adanya pengontrolan dari bagian lain (tidak ada ruangan lain yang

menjadi pusat penyimpanan duplikat arsip), sehingga masing-masing bagian

bertanggung jawab atas arsipnya masing-masing.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penelitian ini hanya

difokuskan untuk melihat proses penataan arsip akademik, maka penulis

selanjutnya lebih banyak melakukan wawancara dengan karyawan dan

melakukan pengamatan (observasi).

Ibu Shinta, sekretaris yang menjadi penanggung jawab arsip-arsip yang ada

pada Kepala Kampus yang diwawancara oleh penulis pada hari Jum’at, 14 Juni

2013 sekitar pukul 11.06 Wita mengungkapkan bahwa;

“Jika ada pihak yang ingin memasukkan arsip baru pada map penyimpanan

(bundel) atau meminjam arsip yang ada pada map penyimpanan, maka

terlebih dahulu harus melapor kepada penanggung jawab arsip pada

bagian terkait karena terkadang ada arsip yang diaggap perlu untuk

dilakukan pencatatan atas peminjamannya”.

Sementara itu Ibu Titim Nurlia, S.Sos yang juga merupakan karyawan Kepala

bagian Kerjasama yang diwawancara oleh penulis pada hari Rabu, 12 Juni 2013

sekitar pukul 10.25 Wita menjelaskan bahwa;

“Jika ada surat masuk, terlebih dahulu dilakukan pencatatan ulang atas

surat tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut dibukukan di dalam

satu agenda berdasarkan nomor agenda lalu selanjutnya surat diproses

sesuai dengan perihal surat”.

Dari hasil wawancara ini, penulis menyimpulkan bahwa prosedur registrasi

arsip baru pada bagian Kerjasama Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone

dilakukan dengan melakukan pelaporan kepada petugas penanggung jawab arsip

baik jika ingin meminjam arsip maupun ingin memasukkan arsip baru, serta

dengan melakukan pencatatan terhadap arsip baru yang akan diarsipkan pada

ruangan bagian Kerjasama Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone.

Lebih lanjut Ibu Supartini yang diwawancara pada hari Selasa, 11 Juni 2013

sekitar pukul 11.08 wita menjelaskan bahwa:

“Semua arsip yang ada pada bagian personalia dan keuangan yang sejenis

dan sama kepemilikannya, disatukan dalam satu map penyimpanan

(bundel), lalu map penyimpanan tersebut ditata pada lemari penyimpanan

berdasarkan nomor gaji untuk arsip karyawan atau dosen dan untuk surat-

surat lainnya disusun berdasarkan jenis surat yang terdapat dalam map

penyimpanan”.

Lalu, Ibu Suparti, S.Sos yang diwawancara pada hari Rabu, 12 Juni 2013

sekitar pukul 10.27 Wita, memaparkan bahwa; “Arsip yang ada ditata berdasarkan

jenis suratnya”.

Berdasarkan hasil wawancara ini, penulis menyimpulkan bahwa dalam hal


224

klasifikasi dan prosedur penyusunan dan penyimpanan arsip pada bagian

personalia dan keuangan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, berpedoman

pada jenis surat dan berdasarkan nomor gaji para karyawan Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone dan dosen. Setiap berkas karyawan, disatukan di dalam

bundel masing-masing karyawan dan dosen, lalu disusun pada lemari

penyimpanan berdasarkan nomor gaji mereka dengan tujuan memudahkan

melakukan pencarian terhadap arsip bila suatu saat diperlukan. Metode yang

digunakan ini sudah cukup baik, namun jika dalam proses penyusunan berkas ke

dalam bundel tidak dilakukan dengan teliti, maka seringkali berkas salah

dimasukkan ke bundel milik karyawan atau dosen lain, tentunya ini akan

menyusahkan para pengguna arsip jika sewaktu-waktu memerlukan arsip. Untuk

itu, setiap karyawan yang akan memasukkan suatu berkas pada bundel, harus

memperhatikan dengan baik nomor bundel, dan nama pemilik bundel lalu

disesuaikan dengan pencatatan pengelola arsip. Adapun langkah-langkah

penyimpanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat di

gambarkan sebagai berikut :

Gambar. 4

Gambar Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip

Sementara itu, hasil wawancara penulis dengan Bapak Endy Elfian Lubis,

SS, M.Si yang adalah dosen tetap yang diwawancara pada hari Senin, 10 Juni

2013 sekitar pukul 10.24 Wita, yang memaparkan bahwa;

“Sistem yang digunakan dalam proses penataan arsip masih sangat perlu

untuk dibenahi mengingat seringnya arsip dibutuhkan untuk kegiatan

administrasi, sehingga jika arsip tidak ditata dengan baik, tentu saja

keselamatan arsip tidak terjaga dengan baik, arsip bisa saja rusak,

tercecer, atau bahkan hilang. Untuk itulah sangat penting untuk

memperbaiki sistem penataan arsip. Pembenahan yang paling perlu

dilakukan pada peralatan penyimpanan, harusnya dilakukan penambahan

terhadap peralatan penyimpanan arsip, mengingat jumlah arsip semakin

hari semakin bertambah”.

Selanjutnya, Ibu Okty Dwi Utami yang adalah dosen tetap Akuntansi

diwawancara pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 11.15 Wita berpendapat

bahwa;

“Sistem penataan arsip belum baik, masih sangat perlu untuk melakukan

Pihak Pembuat (Pengantar) Arsip Melakukan Pelaporan Kepada Pihak Pengelola Arsip Mengenai Arsip Yang Dibuat (Dibawanya) Lalu Menyetorkan Arsip Kepada Pihak Pengelola

Pihak Pengelola Arsip Menerima Arsip Dari Pihak Pembuat (Pengantar) Arsip Lalu Menganalisis Arsip (Melakukan Pencatatan Pada Arsip Tertentu)

Pengelola Arsip Mengambil Folder (Bundel) Sesuai Jenis Arsip Pada Lemari Penyimpanan, Lalu Memasukan Arsip Pada Folder, Lalu Folder Disimpan Kembali Pada Lemari Penyimpanan.


225

pembenahan. Pembenahan yang paling perlu dilakukan adalah pada

peralatan penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu

untuk ditambah agar dapat menampung semua dokumen yang ada,

sehingga dokumen dapat tertata dengan rapi, dan tidak berantakan serta

jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah ditemukan kembali”.

Dari semua hasil wawancara penulis, baik wawancara dengan pihak

karyawan setiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone maupun dengan

pihak dosen, serta berdasarkan hasil pengamatan langsung yang dilakukan oleh

penulis sendiri, maka penulis menarik kesimpulan bahwa, kegiatan penyimpanan

arsip pada setiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone masih perlu

pembenahan, agar arsip yang ada terjaga dengan baik keberadaannya, karena pada

dasarnya arsip memanglah harus dijaga dengan baik karena arsip adalah sumber

informasi utama dalam suatu organisasi dan merupakan titik sentral kegiatan

administrasi dalam organisasi. Selain itu, kelemahan paling mendasar dari sistem

penataan arsip pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone adalah tidak adanya

tenaga arsiparis terampil pada setiap bagian yang ada serta tidak memadainya alat

penyimpanan arsip yang digunakan dalam proses penyimpanan arsip, sehingga

arsip tidak terjaga keselamatan dan keberadaannya.

PEMINJAMAN ARSIP

Kegiatan peminjaman arsip dalam organisasi pada dasarnya perlu diatur

atau ditentukan tentang prosedur dan tata cara peminjaman baik untuk keperluan

instansi maupun kepentingan diluar instansi. Untuk mengetahui bagaimana

prosedur dan tata cara peminjaman arsip pada setiap bagian di Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone, maka penulis melakukan wawancara kepada karyawan

serta pengamatan (observasi) langsung pada ruangan setiap bagian. Adapun hasil

wawancara yang telah dilakukan oleh penulis dengan Bapak Mashadi Taufik

yang diwawancara pada hari Selasa, 11 Juni 2013 sekitar pukul 14.12 Wita

menyatakan bahwa:

“Jika ada pihak yang ingin meminjam arsip, baik itu karyawan ataupun

dosen, maka sebelum membawa arsip, harus terlebih dahulu melapor

kepeda pihak pengelola arsip dan untuk mencegah kesulitan menemukan

arsip kelak jika dibutuhkan, maka pihak pengelola arsip sering meminta

pihak peminjam arsip untuk meninggalkan nomor telpon agar jika sewaktu-

waktu arsip dibutuhkan, pihak pengelola akan lebih mudah untuk

menghubungi pihak peminjam arsip untuk segera mengembalikan arsip

yang dipinjam”.

Lebih lanjut Bapak Mashadi Taufik menjelaskan bahwa:

“Selama ini, jika ada dosen yang melakukan peminjaman terhadap arsip

perpustakaan, belum ada yang tidak mengembalikan arsip pinjamannya.

Tidak dikembalikannya arsip yang dipinjam justru sering terjadi jika arsip

dipinjam oleh bagian lain yang meminjam arsip perpustakaan untuk

mendukung pelaksanaan tugas-tugasnya, dimana jika yang meminjam arsip

adalah bagian lain, arsip yang dipinjam jumlahnya banyak, sehingga


226

menyebabkan seringnya ada arsip yang tidak dikembalikan saat bagian

peminjam mengembalikan arsip yang dipinjam, dan belum dikembalikannya

arsip seringkali baru disadari pada saat arsip yang tidak kembalikan

tersebut dibutuhkan untuk kegiatan lain, namun untungnya arsip tidak

sampai hilang, yang sering terjadi arsip hanya tercecer di ruangan bagian

yang meminjam arsip”.

Dari hasil wawancara diatas, dapat penulis simpulkan bahwa prosedur

peminjaman arsip di bagian perpustakann Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone belumlah dapat dikatakan baik. Hal ini karena, prosedur peminjaman

arsip sangatlah mudah karena hanya dengan melakukan pelaporan saja, setiap

orang, baik karyawan lain maupun dosen yang ingin meminjam arsip, hanya

cukup memberi laporan saja sebelum meminjam arsip, jika pengelola arsip

memiliki pekerjaan yang cukup banyak, kemungkinan besar pengelola arsip akan

lupa siapa yang meminjam arsip bila arsip tersebut tiba-tiba dibutuhkan, apalagi

jika arsip dipinjam diwaktu yang sudah cukup lama. Ini tentunya akan

menyulitkan para pengelola dan penanggung jawab arsip untuk melakukan

pencarian, pelacakan, dan penemuan kembali arsip. Inilah yang menjadi

kelemahan dari sistem peminjaman arsip yang diberlakukan pada Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone yang perlu untuk dibenahi dan sedikit diperketat.

Adapun alur prosedur peminjaman arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone adalah sebagai berikut :

Gambar. 5

Gambar Prosedur Peminjaman Arsip

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis menarik kesimpulan bahwa, arsip

pada bagian lain Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone belum begitu dijaga

dengan baik keselamatannya, dan tentunya ini akan berpengaruh pada kelancaran

proses administrasi dalam instansi terkait. Untuk itu, pada dasarnya perlu diatur

prosedur dan tata cara peminjaman arsip yang tertulis secara lisan agar

memudahkan para pengelola untuk melakukan pengawasan terhadap keberadaan

arsip-arsip yang ada.

Pihak Peminjam Arsip Melakukan Pelaporan Kepada Pihak Pengelolah Arsip Mengenai Jenis Arsip Yang Akan Dipinjamnya.

Pihak Peminjam Arsip Menuju Ke Lemari Penyimpanan Untuk Mencari Dan Mengambil Arsip Yang Ingin Dipinjamnya.

Pihak Peminjam Arsip Kembali Kepada Pihak Pengelola Arsip Untuk Memperlihatkan Arsip Yang Akan Dipinjamnya (Pihak Pengelola Akan Melakukan Pencatatan Terhadap Peminjaman Arsip Yang Diangap Penting). Setelah Itu Arsip Boleh Dibawa Oleh Pihak Peminjam Arsip.


227

PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Pada umumnya kegiatan penemuan arsip dalam setiap organisasi merupakan

suatu hal yang dominan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi perkantoran

karena arsip adalah bagian sentral dari pelaksanaan kegiatan perkantoran baik

pada organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Untuk itu, diketahui bahwa

pada dasarnya penemuan kembali arsip menyangkut dua segi yaitu penemuan

kembali informasi dan penemuan kembali fisik arsip.

Dalam penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem penataan

berkas yang digukanan pada organisasi masing-masing, sehingga berhasilnya

suatu penataan berkas sangat berkaitan dengan penemuan kembali arsipnya. Hal

ini karena apabila penemuan kembali arsip sulit dan memakan waktu yang cukup

lama, maka bagian/unit lain dalam organisasi dapat menilai bahwa sistem

penataan berkas tidak baik sehingga tidak dapat membantu kelancaran proses

administrasi, sebaliknya apabila penemuan kembali arsip mudah dan tidak

memakan waktu yang lama, maka sistem penataan berkas dapatlah dikatakan baik

sehingga proses administrasi dapat berjalan dengan lancar.

Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Ibu Supartini pada hari

Kamis, 13 Juni 2013 sekitar pukul 11.15 Wita menjelaskan bahwa;

“Proses pencarian terhadap arsip yang dibutuhkan dilakukan dengan cara

terlebih dahulu melihat daftar gaji para karyawan atau dosen yang

membutuhkan arsipnya, lalu dilakukan pencarian pada lemari

penyimpanan. Jika yang dibutuhkan adalah surat-surat lain diluar arsip

karyawan atau dosen, maka pencariannya langsung dilakukan pada lemari

penyimpanan dengan mencari map penyimpanan surat sejenis. Waktu yang

digunakan dalam proses pencarian arsip kadangkala lama kadangkala pula

hanya sebentar. Jika telah melakukan pencarian cukup lama dan arsip

belum juga diketemukan, maka dilakukan pelacakan terhadap arsip dengan

cara mengingat apakah arsip dipinjam oleh pihak lain, dan jika benar

ternyata arsip dipinjam, maka pihak peminjam arsip akan dihubungi agar

secepatnya mengembalikan arsip”.

Sementara itu, Bapak Drs. Iman Muslim yang diwawancara oleh penulis pada hari

Rabu, 12 Juni 2013 sekitar pukul 14.30 Wita menjelaskan bahwa;

“Apabila arsip dibutuhkan untuk suatu kegiatan administrasi, maka

secepatnya akan dilakukan pencarian terhadap arsip, sampai arsip yang

dicari diketemukan. Karena pola penyimpanan arsip yang digunakan

adalah pola penyimpanan desentralisasi, maka pencarian difokuskan pada

satu ruangan saja. Adapun waktu yang digunakan dalam proses pencarian

arsip tidak menentu, kadangkala sebentar, kadangkala lama, namun jika

sampai tiga hari arsip yang dicari belum diketemukan juga, maka arsip

tersebut dinyatakan hilang dan selanjutnya pihak yang kehilangan arsip

dihubungi untuk mengirim kembali berkas yang hilang agar proses

administrasi tidak terhambat begitu lama”.

Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan (observasi)

langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat menarik

kesimpulan bahwa proses penemuan kembali arsip pada bagian lain Politeknik


228

LP3I Jakarta Kampus Cimone belum dapat dikatakan baik, hal ini dapat dilihat

dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali arsip. Jika melihat

proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan kembali arsip, waktu

yang dibutuhkan sangatlah lama. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara yang

dilakukan penulis dengan dosen pengguna jasa kearsipan bagian akademik

Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yakni Bapak Wahyono, MM yang

adalah dosen part time yang diwawancara pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar

pukul 10.27 Wita, yang menyatakan bahwa;

“Pada dasarnya pelayanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone secara keseluruhan sudah cukup baik, meskipun masih sangat

perlu dilakukan pembenahan di berbagai aspek kearsipan, utamanya aspek

penataan arsip yang masih sangat kacau. Jika keadaan ini tidak dibenahi,

maka pada akhirnya nanti akan menyulitkan pihak pengelola arsip dalam

proses pencarian terhadap arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan”.

Pendapat Bapak Wahyono, MM ini, juga didukung dengan pendapat dosen

lainnya yakni Ibu Herwita Idris adalah dosen part time yang diwawancara pada

hari Senin, 167 Juni 2013 sekitar pukul 11.03 Wita yang berpendapat bahwa;

“Secara keseluruhan, pelayanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone sudah cukup baik, namun masih perlu dilakukan pembenahan pada

sistem penataan arsip, agar pelayanan arsip ke depan akan jauh lebih baik

lagi”.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa yang perlu dipahami oleh

pihak pengelola arsip bahwa kelemahan dari sistem penemuan kembali arsip di

Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone pada ketidakpastian waktu yang

dibutuhkan dalam proses pencarian terhadap arsip. Jika telah mencari arsip selama

beberapa jam dan arsip belum ditemukan, sebaiknya pihak pengelola segera

menghubungi pihak pemilik arsip (karyawan atau dosen) agar segera mengirim

kembali berkas yang hilang, agar proses administrasi tidak terlalu lama tertunda,

jika menunggu sampai 1 hari apalagi sampai 3 hari baru menyatakan arsip hilang,

ini akan sangat menghambat proses admnistrasi.

Dari seluruh hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas memperkuat

pendapat penulis bahwa walaupun secara keseluruhan sistem kearsipan pada

Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone utamanya pada bagian kesekretarisan

sudah dapat dikatakan cukup baik, namun pihak pengelola arsip pada sub bagian

lainnya ini masih harus melakukan banyak pembenahan, utamanya dalam

kegiatan penataan arsip yang berpengaruh pada kegiatan penemuan kembali arsip

pada akhirnya.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SISTEM PENATAAN

(FILLING) ARSIP.

1. Sumber Daya Manusia

Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok yang

terjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang menentukan

dalam perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi


229

sangat tergantung pada petugas yang menangani arsip sesuai dengan tugas

yang diebankan kepadanya. Hal ini menyebabkan sumber daya manusia

sering disebut faktor sentral dalam kegiatan kearsipan. Tanpa personil atau

sumber daya manusia, tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi, tidak akan

ada pula administrasi, begitu pula dalam pelaksanaan sistem penataan

(filling) dan penemuan kembali arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan

sumber daya manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai

kearsipan.

Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Tito

Laksananto, S.Sos pada hari Selasa, 18 Juni 2013 sekitar pukul 11.36 Wita

mengungkapkan bahwa:

“Pada dasarnya, kehadiran mahasiswa magang ataupun siswa Prakerin

pada bagian akademik Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone sangat

membantu pihak pengelola arsip karena dengan kehadiran mereka, pihak

pengelola arsip memperoleh bantuan tenaga dalam melaksanakan tugas

kearsipan seperti mengurus surat dan mengurus arsip yang ada pada

lemari penyimpanan. Jika tidak ada mahasiswa magang atau siswa

Prakerin, maka kegiatan kearsipan akan sedikit terganggu pelaksanaannya

karena pihak pengelola arsip memiliki tugas lain yang sama pentingnya

sehingga pihak yang membutuhkan arsip harus terlebih dahulu mengantri

untuk melakukan pelaporan pada pengelola arsip sebelum meminjam

arsip”.

Sementara itu Ibu Yermi Damarini yang diwawancara pada hari Selasa, 18 Juni

2013 sekitar pukul 10.31 menyatakan bahwa:

“Sebenarnya tenaga arsiparis sudah tersedia, hanya saja, tenaga arsiparis

yang ada belum melakukan tugasnya dengan maksimal sehingga kegiatan

kearsipan belum berjalan dengan baik”.

Berdasarkan uraian diatas dalam hal masalah sumber daya manusia ini

penulis dapat meyimpulkan secara keseluruhan bahwa, kepedulian suatu

organisasi terhadap pentingnya arsip perlu ditunjang dengan pengadaan tenaga

arsiparis yang handal dan dengan penempatan tenaga arsiparis yang ada secara

merata di setiap unit yang ada di dalam organisasi utamanya dalam organisasi

yang menerapkan sistem desentralisasi dalam kegiatan pengelolaan arsip,

khususnya pada unit-unit organisasi yang volume arsipnya cukup besar, sehingga

arsip dapat dikelolah dengan baik dan terselamatkan dari kehilangan atau dengan

kata lain arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan,

serta pelaksanaan kegiatan kearsipan dalam organisasi dapat berjalan dengan

lancar secara merata, artinya kegiatan kearsipan di semua unit organisasi yang ada

dapat berjalan dengan baik.

2. Sarana Dan Prasarana

Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor pendukung

dalam pelaksanaan sisten kearsipan yang baik. Tanpa ditunjang dengan

peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi organisasi untuk

melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya dengan baik sesuai dengan


230

prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip yang baku.

Hasil wawancara penulis dengan Bagian Umum Bapak Tri Sugianto yang

diwawancara pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar pukul 13.33 Wita

menyatakan bahwa;

“Untuk pengadaan barang atau peralatan yang habis pakai dilakukan

setiap tahunnya, untuk kegiatan kearsipan sendiri, peralatan yang

disediakan setiap tahun hanyalah map penyimpan arsip (bundel) untuk

menyatukan semua surat-surat sejenis dalam satu map agar lebih mudah

ditemukan jika dicari, lalu map itulah yang ditata pada lemari penyimpanan

arsip, sementara itu untuk lemari penyimpanan arsip, pengadaannya tidak

dilakukan setiap tahun”.

Dari hasil wawancara dan pengamatan langsung (observasi) yang dilakukan

oleh penulis, maka penulis menarik kesimpulan bahwa ketersediaan alat

penyimpanan berkas di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone bagian umum

utamanya pada ruangan sarana dan prasaran masih sangat kurang memadai, hal ini

terlihat dari masih banyaknya berkas-berkas penting yang hanya diletakkan di

lantai dengan sangat tidak teratur, sehingga ruangan terlihat sangat tidak rapi,

tentunya hal ini akan membawa banyak dampak negative, diantaranya,

mengurangi kenyamanan setiap dosen yang datang keruangan bagian umum.

Selanjutnya, Bapak Endy Elfian Lubis, SS, M.Si, dosen tetap yang diwawancara

pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar pukul 10.35 Wita mengungkapkan bahwa;

“Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia masih sangat kurang, perlu

dilakukan penambahan peralatan penyimpanan, karena dengan terbatasnya

peralatan penyimpanan arsip, berkas-berkas yang ada tidak dapat ditata

dengan rapi, sehingga terlihat agak berantakan”.

Dari hasil wawancara diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa

sarana dan prasaranan penyimpanan arsip yang ada di bagian umum, jauh dari

yang seharusnya. Berdasarkan hasil pengamatan (observasi) langsung penulis

pada ruangan bagian umum, sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang ada

antara lain :

1. Lemari penyimpanan (Leteral File) yang terbuat dari kayu dimana dokumen

diakses dari samping secara horizontal.

2. Open-Self File yang merupakan lemari terbuka (mirip rak buku), dimana

dokumen yang berupa bundel yang ada ditata dengan cara dijajar dan

diurutkan berdasarkan nomor gaji karyawan dan dosen.

3. Buku agenda pencatatan arsip.

Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kebutuhan akan sarana

dan prasarana penyimpanan arsip pada bagian umum ini belum cukup terpenuhi

dengan baik dan masih harus dilakukan banyak pembenahan dalam hal

pengadaannya. Adapun rincian alat penyimpanan arsip yang perlu ditambahkan

pada Bagian Umum yaitu :


231

Tabel. 5

Alat Penyimpanan Arsip yang Dibutuhkan Pada Bagian Umum Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone

Jenis Alat Penyimpanan Arsip Jumlah Alat Penyimpanan Yang

Dibutuhkan

1. Vertical Filling Kabinet 3 Sampai 4 Buah.

2. Open-Self File 1 Sampai 2 Buah.

3. Literal Files 2 Sampai 3 Buah

Adapun tujuan dari pengadaan alat-alat penyimpanan tersebut diatas dapat

dijelaskan sebagai berikut :

1. Vertical Filling Cabinet yang pengadaannya bertujuan untuk tempat

menyimpan dokumen yang akan dan telah diproses sesuai dengan perihal

surat, misalnya saja surat keputusan atau surat tugas dosen, agar jika

dokumen ingin diambil oleh pemiliknya, pengelola tidak pengalami

kesulitan dalam proses pencariannya.

2. Open-self File yang sudah ada namun masih perlu ditambahkan. Tujuan dari

penambahan open-Self File adalah tempat untuk menyimpan kumpulan

surat sejenis yang telah disatukan dalam suatu agenda (bundel).

3. Literal File yang juga sudah ada namun masih perlu ditambahkan dengan

tujuan bahwa, literal file ini ditempatkan berdekatan dengan tenaga

pengelola surat-surat tertentu agar tidak bercapur dengan surat-surat lain

yang pengelolanya berbeda.

BIAYA

Penyediaan dana (biaya) untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan

memang juga menjadi faktor yang sangat menentukan pada berhasil tidaknya

kegiatan kearsipan, baik dana yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan arsip

maupun untuk tunjangan khusus kepada pengelola arsip.

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pada

tiap-tiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, dana untuk mendukung

sistem kearsipan yang tersedia belum mencukupi karena dana-dana tersebut masih

tergantung dengan dana bagian umum sehingga dana kearsipan yang tersedia

tidak dikelola langsung oleh unit pengelola arsip. Hal ini dapat dilihat dengan

masih sangat minimnya peralatan penunjang kegiatan kearsipan pada unit-unit

pengelola arsip. Selain itu peralatan yang ada untuk melakukan kegiatan

penataan/penyimpanan arsip masih sangat sederhana dan belum memenuhi

standar yang seharusnya, sehingga sangat mempengaruhi kelancaran kegiatan

kearsipan.

Menurut hasil wawancara penulis dengan Bapak Tri Sugianto adalah bagian

umum pada hari Rabu, 19 Juni 2013 sekiitar pukul 10.40 Wita mengemukakan

bahwa;

“Dana yang disediakan setiap tahun hanya untuk pengadaan barang-

barang yang habis pakai, untuk pengadaan lemari penyimpanan arsip yang


232

kegunaannya tidak habis pakai, waktu pengadaannya disesuaikan”.

Lebih lanjut Bapak Tri Sugianto menjelaskan bahwa :

“Dana untuk pengadaan alat penyimpanan arsip pada dasarnya tersedia,

tetapi dana tersebut baru akan dicairkan jika ada permintaan akan

pengadaan peralatan dan waktunya sesuai dengan waktu direncanakannya

pengadaan terhadap alat-alat penyimpanan arsip, juga tentu saja sesuai

dengan instruksi dari pimpinan, namun yang pasti waktu pengadaannya

tidaklah setiap tahun”.

Dari uraian hasil wawancara diatas penulis menyimpulkan bahwa, pada

dasarnya para karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone sudah memiliki

perhatian yang cukup baik terhadap keberadaan arsip, hal ini dibuktikan dari hasil

wawancara penulis dengan kepala bagian umum yang menjelaskan bahwa

sebenarnya ada dana yang dialokasikan untuk pengadaan peralatan penyimpanan

arsip, hanya saja untuk pengadaannya menunggu waktu-waktu tertentu,

pengadaannya tidak dapat dilakukan setiap tahunnya. Meski ada dana yang

disediakan untuk pengadaan alat penyimpanan arsip, namun berdasarkan hasil

observasi yang dilakukan oleh peneliti di lokasi, diketahui behwa alat

penyimpanan arsip yang tersedia saat ini masih sangat minim.

Berdasarkan hasil observasi ini, penulis menarik kesimpulan bahwa dana

yang tersedia untuk pengadaan peralatan penyimpanan arsip masih kurang,

sehingga peralatan penyimpanan arsip yang tersedia sampai saat ini masih sangat

minim pula, hal ini tentunya akan berakibat pada proses penyimpanan arsip

mengingat semakin hari jumlah arsip akan semakin bertambah banyak tentu saja

hal ini membutuhkan peralatan penyimpanan yang lebih banyak pula dan

memiliki daya tampung yang cukup banyak juga. Peralatan penyimpanan arsip

yang minim jumlahnya, akan berdampak pada banyaknya arsip yang tidak dapat

tertampung di peralatan penyimpanan yang tersedia, kalau sudah seperti ini, sulit

rasanya untuk melakukan kegiatan penyusunan dan penyimpanan arsip dengan

baik dan benar, dan pada akhirnya jika keberadaan arsip tidak tertata dengan baik,

akan sulit menemukan kembali arsip jika dibutuhkan.

KESIMPULAN

Dari hasil penelitian dan pembahasan yang penulis lakukan mengenai sitem

penataan (filling) dan penemuan kembali arsip dalam “Sistem Pengelolaan Arsip

Dinamis Di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone ” maka dapat disimpulkan

sebagaimana diuraikan berikut bahwa dalam proses pengelolaan arsip dinamis di

Politeknik LP3I Jakarta dalam hal sistem penataan (filling) arsip menggunakan

sistem desentralisasi walaupun dalam proses pengurusan surat menggunakan

sistem kombinasi yakni perpaduan antara sistem sentralisasi dan sistem

desentralisasi. Adapun sistem penataan (filling) arsip yang diterapkan belum

berjalan dengan baik sebagaimana mestinya sesuai dengan apa yang diharapkan,

hal ini dapat dilihat dari;


233

1. Penyimpanan arsip, dimana tidak semua arsip yang ada ditata pada lemari

penyimpanan. Ada beberapa arsip utamanya arsip yang masih terbilang baru

belum disimpanan pada lemari penyimpanan, karena fasilitas lemari

penyimpanan yang tersedia, tidak sebanding dengan volume arsip yang ada,

sehingga ada banyak arsip yang disimpan dilantai. Hal ini, tentu akan

membuat arsip tidak terjaga dengan baik, dan sulit untuk dilakukan

pencarian terhadap arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

2. Peminjaman arsip, dimana prosedur peminjaman arsip yang diterapkan tidak

begitu ketat sehingga pihak peminjam seringkali tidak menjaga dengan baik

arsip yang dipinjamnya. Hal inilah yang sering sekali menyebabkan arsip

tercecer dan sulit ditemukan jika diperlukan.

3. Penemuan kembali arsip, dimana waktu untuk mencari arsip seringkali

terlalu lama, bahkan arsip baru benar-benar dinyatakan hilang jika sudah

dilakukan pencarian selama kurang lebih 2 hari, sehingga seringkali

memperlambat proses administrasi yang membutuhkan arsip.

4. Fakto-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Penataan Arsip.

Sementara itu, mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan

sistem kearsipan dapat disimpulkan oleh penulis ketersediaannya masih

sangat kurang dan belum memadai. Keterbatasan ketersediaan faktor-faktor

pendukung pelaksanaan sistem kearsipan tersebut, selama ini menimbulkan

cukup banyak masalah, utamanya dalam hal penyimpanan dan penemuan

kembali arsip, namun semuanya dapat diatasi, walaupun cukup

memberatkan dan merepotkan pihak pengguna pelayanan arsip.

Adapun faktor-faktor yang berpengaruh terhadap sistem panaatn arsip

tersebut diatas antara lain :

a) Faktor Sumber Daya Manusia, Sumber daya manusia yang dalam hal

ini adalah tenaga pelaksana yang terampil dalam bidang kearsipan,

sudah tersedia, namun belum cukup memadai dan penempatan tenaga

pelaksana tersebut belum merata disetiap bagian yang jumlah arsipnya

cukup banyak.

b) Faktor Sarana dan Prasarana, Sarana dan prasarana penyimpanan arsip

yang tersedia saat ini belum cukup memadai, ini terlihat dari

minimnya jumlah alat-alat penyimpanan arsip yang tersedia. Hal ini

mengakibatkan ada banyak arsip yang tidak dapat disimpan pada

lemari penyimpanan dengan rapi dan pada akhirnya menyulitkan

pihak pengelola untuk menemukan kembali arsip jika dibutuhkan.

c) Faktor Biaya, Penyediaan dana untuk anggaran pembelian alat-alat

penyimpanan arsip tidak setiap tahunnya tersedia, hal ini

menyebabkan tidak terpenuhinya kebutuhan akan alat-alat

penyimpanan karena setiap tahunnya jumlah arsip semakin bertambah,

sementara masa retensi terhadap arsip inaktif sangat lambat, sehingga

alat-alat penyimpanan yang ada tidak cukup untuk menampung semua

arsip yang ada.

Adapun saran-saran yang menjadi masukan dari penulis untuk pihak

pengelola arsip dinamis di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone adalah :


234

1. Penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, menempatkan

tenaga arsiparis yang sudah ada secara merata pada setiap unit yang volume

arsipnya cukup banyak, misalnya Bagian Akademik, karena pada unit ini

folder mahasiswa dan dosen yang dikelolah oleh satu orang yang juga

mempunyai tugas pokok lainnya, agar pengelolaan arsip yang ada dapat

dimaksimalkan, jika tenaga arsiparis yang ada tidak memungkinkan untuk

dipindahkan pada bagian-bagian lain, maka penting bagi pihak Politeknik

LP3I Jakarta Kampus Cimone untuk menambah tenaga arsiparis (perlu

dibuka formasi penerimaan karyawan kearsipan) jika mengadakan

penerimaan pegawai baru.

2. Jumlah fasilitas kearsipan yakni Filling Kabinet perlu diadakan, dan

ditempatkan secara merata disetiap bagiant yang ada, karena fasilitas

penyimpanan sangat menentukan keselamatan arsip, dan menjadi sarana

vital dalam mendukung tercapainya sistem penataan arsip.

3. Penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone untuk

mengubah secara keseluruhan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan

dengan menerapkan sistem kearsipan pola baru (sistem kartu kendali) agar

lebih memudahkan pengelola untuk mengetahui posisi arsip jika sedang

berada diluar lemari penyimpanan (dipinjam oleh pihak lain) atau dengan

menerapkan sistem pengelolaan arsip yang menggabungkan kedua sistem

yang ada jika dianggap terlalu sulit untuk melakukan perombakan secara

langsung terhadap sistem pengelolaan arsip yang masih digunakan saat ini.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Utama

Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Geoffrey dkk, Manajemen Perkantoran Modern. Tanggeran: Binarupa Aksara

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Maneger dan Staff.

Jakarta Selatan. Visimedia.

Kumorotomo, Wahyudi, dkk. 1996. Sistem Informasi Manajemen dalam

Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press

Mappaeng, Ahmad. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

Makassar.

Maryati, Mc….Meningkatkan Keunggulan Perusahaan Melalui Manajemen

Perkantoran Efektif. UPP STIM YKPN.


235

Maulana, M.N. 1979. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya Aksara.

Moekijat. Administrasi Perkantoran. CV. Mandar Maju

Murdick, G. Robert dkk. 1991. Sistem Informasi Manajemen untuk Manajemen

Modern. Jakarta: Erlangga.

Santoso, Amanda & Hanif AL, A. R, 2004. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia.

Surabaya: Alumni

Singarimbun, Masri & Efendi Sofian. 1998. Metode Penelitian Survai. Jakarta:

LP3ES

Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran Modern.

Jakarta:Erlangga.

Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama

Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadja Mada University

Press.

Syamsi, Ibnu. 2000. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi. Jakarta: Bumi

Aksara.

The Gie Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Wursanto, Ig, 1991. Kearsipan.

Dokumen

Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan

Skripsi Oleh Hasruddin Jamaruddin Dengan Judul “Sistem Pengelolaan Arsip

Pada Pengadilan Negeri Makassar” Tahun 2007

Skripsi Oleh Irmawanti Tahir Dengan Judul “Efektifitas Pelaksanaan Sistem

Kearsipan Pada Kantor Badan Kepegawaian Dan Diklat Daerah

Kabupaten Takalar” Tahun 2007

Skripsi Oleh Halda Dengan Judul “ Sistem Penanganan Arsip Pada Bagian

Umum Kantor Wilayah Departemen Hukum Dan HAM Sulawesi

Selatan “ Tahun 2007


236

Skripsi dengan “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi“.

Lainnya

www.g-excess.com diunduh pada hari Kamis 03 Februari 2012 pukul 19.35 Wita

di Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar.

www.anri.go.id diunduh pada hari Kamis, 03 Februari 2012 pukul 20.04 Wita di

Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar.

ariniedhewix.blogspot.com diunduh pada hari Senin, 13 Februari 20121 pukul

19.17 Wita di Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar

sistem pengelolaan arsip dinamis manual (fisik) pada

Documents