i

SISTEM MANAGEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

PADA BAGIAN PENGOLAHAN DAN AKUISISI

KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SEMARANG

SKRIPSI

Disusun dan Diajukan Untuk Melengkapi Syarat-Syarat

Guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan

Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi

Oleh

MATTIUS WAHYU SEPTIYADI

162007056

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2012

ii

iii

iv

MOTTO

1. Persahabatan yang abadi adalah persahabatan hati nurani bukan

persahabatan materi

2. Lakukan sesuatu yang terbaik kepada orang lain sebelum dirinya

dikasihani.

PERSEMBAHAN

Skripsi ini Saya persembahkan untuk

1. Yang terkasih Bapak dan Ibu , yang selalu memberikan support dan

dukungan serta semangat.

2. Semua sahabat seangkatan yang juga memberi semangat.

3. Kepada semua pihak yang telah membantu dan menyelesaikan

skripsi ini.

v

ABSTARKSI

Managemen kearsipan arsip sangatlah penting bagi suatu instansi

pemerintah, karena arsip merupakan sumber informasi dan pusat

ingatan. Masalah penelitian ini adalah Bagaimana sistem managemen

kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi

Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang. Penelitian ini bertujuan untuk

mengetahui sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada

bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang.

Penelitian ini dilakukan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang pada

Bagian Pengolahan dan Akuisisi. Teknik yang digunakan dalam

pengumpulan data menggunakan metode observasi, wawancara,

dokumentasi, dan triangulasi.

Berdasarkan hasil penelitian sistem penyimpanan arsip dinamis adalah

sistem gabungan. Filling sistem kearsipan arsip dinamis inaktif

menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis. Ruangan

penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan

ruangan bekas Kantor Transmigrasi. Suhu dan kelembaban ruangan

penyimpanan arsip belum sesuai. Besar ruangan penyimpanan arsip

tidak seimbang dengan volume arsip. Prosedur dan metode

penyimpanan menggunakan Peraturan Bupati Semarang Nomor 20

tahun 2005 tentang Pedoman Penataan Arsip Inaktif di Lingkungan

Pemerintah kabupaten Semarang. Pemusnahan belum pernah

dilakukan. Peralatan dan perlengkapan bagian pengolahan dan

Akuisisi tidak ada penambahan. Pegawai kearsipan jarang melakukan

kegiatan penemuan kembali arsip dinamis inaktif. Syarat-syarat

pegawai kearsipan tidak begitu diperhatikan.

Saran yang dapat disampaikan penelitian ini peralatan penyimpanan

arsip perlu ditambah. Perlu disediakan ruangan pengolahan sendiri

untuk pengolahan arsip. Ruangan penyimpanan arsip perlu ditambah 1

AC lagi. Penyusutan dan pemusnahan harus dilakukan secara teratur.

Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif lebih diperhatikan karena

menyangkut pemeliharaan.

Kata kunci : sistem, managemen, dan arsip dinamis inaktif

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat

Rahmat dan HidayahNya telah menjadikan penulis mampu

menyelesaikan skripsi biarpun dalam bentuk yang sederhana guna

memenuhi persyaratan dalam mencapai gelar Sarjana Pendidikan pada

Universitas Kristen Satya Wacana program FKIP Pendidikan Ekonomi.

Penyusunan skripsi ini penulis mencoba menganalisa Sistem

Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan

dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Dukungan

penelitian ini berasal dari hasil pendidikan formal yang doperoleh

selama peneliti dibangku kuliah, bimbingan dan petunjuk dari Dosen

Pembimbing serta literature-literature sebagai penunjang penulis

rangkai dalam satu judul ” Sistem Managemen Kerasipan Arsip

Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip

Daerah Kabupaten Semarang.”

Terwujudnya skripsi ini tidak lepas dari bantuan , bimbingan dan

motivasi dari semua pihak, oleh karena ini ijinkan penulis mengucapkan

terima kasih kepada :

vii

1. Dra. Entri Sulistari Gundo, M.Si. Sebagai pembimbing yang

telah memberikan masukan bagi para mahasiswa progdi

Pendidikan Ekonomi serta memberikan kelancaran, waktu,

pikiran, tenaga dan bimbingan selama studi di progdi Pndidikan

Ekonomi dalam menyusun skripsi ini..

2. Drs. Alex Ch. D. Mira Kaho, M.Si. sebagai penguji yang telah

memberi masukan, waktu, tenaga, dan pikiran dalam menyusun

skripsi ini.

3. Dr. Bambang Ismanto, M.Si. selaku Kaprogdi Pendidikan

Ekonomi dan yang telah memberikan dukungan serta

mengesahkan skripsi.

4. Ibu Dra. Sri Muryani, M.M. sebagai wali studi, penulis ucapkan

terima kasih atas waktu, pikiran, tenaga dan bimbingan selama

studi di Progdi Pendidikan Ekonomi.

5. Seluruh dosen dan staff Fakultas Keguruan dan Ilmu pendidikan

yang telah mendidik dan memberi bekal ilmu pengetahuan

kepada penulis selama study di Universitas Kristen Satya

Wacana Salatiga.

viii

6. Teman terbaik sepanjang masa Ratna Dwi Hastuti, Yulia Devi,

Ryan Andhitya Novellino, dan Dwi Handayani. Terima kasih

atas semua bantuannya.

7. Kepada teman-teman seperjuangan di PE. Ida, Anti, Ambar,

monica, Ocky, Octisca, Dadiek dan teman-teman angkatan 2007,

kakak angkatan 2006 serta adik angkatan 2008, terima kasih

dukungannya.

8. Seluruh pegawai Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

yang telah membantu dalam penyusunan skripsi.

9. Tercinta Ibu, Bapak, dan Adik yang senantiasa memberikan restu

dan doa, serta dorongan semangat kepada penulis.

Kiranya Tuhan Yang Maha Esa senantiasa melimpahkan berkat

dan kasih karunia-Nya kepada semua pihak yang telah membantu

penulis selama ini. Di dalam penulisan Skripsi ini penulis menyadari

bahwa Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan

penuh kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya

membangun dari semua pihak sangat penulis harapkan. Akhir kata,

ix

semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang

berkepentingan. Terima kasih.

Salatiga, Januari 2012

Penulis

x

DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL .............................................................................. xvi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................xvii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................. xviii

BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................... 1

1.1. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1

1.2. Masalah Penelitian ....................................................................... 7

1.3. Tujuan Penelitian ........................................................................ 8

1.4. Signifikansi Penelitian ................................................................. 8

1.5. Keterbatasan ................................................................................ 9

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................. 10

2.1. Konsep Sistem ........................................................................... 11

2.2. Pengertian Arsip ........................................................................ 12

2.3. Kearsipan .................................................................................... 14

2.4. Sistem Penyimpanan ................................................................... 16

2.4.1. Filling Sistem Penyimpanan Arsip ................................. 19

xi

2.4.2. Ruang Penyimpanan ....................................................... 21

2.4.3. Memilih Tempat Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif ... 23

2.4.4. Prosedur Filling Hastawi atau Manual Arsip Dinamis

Inaktif ............................................................................... 24

2.4.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif ................. 25

2.5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif ................ 26

2.5.1. Proses Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif ...................... 26

2.5.1.1. Retensi Arsip ................................................... 27

2.5.1.2. Penilaian Arsip Dinamis ................................... 29

2.5.1.3. Penentuan Seri Asip Dinamis .......................... 29

2.5.1.4. Nilai Guna Arsip .............................................. 30

2.5.1.5. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif ................. 32

2.5.1.6. Berita Acara Pemusnahan ................................ 34

2.6. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpnan Arsip Dinamis ........... 35

2.7. Penemuan Kembali Arsip Dinamis ............................................ 37

2.7.1. Syarat-syarat Pegawai Kearsipan ................................... 39

2.8. Sistem Kearsipan yang Baik ...................................................... 41

xii

2.9. Kerangka Dasar Penelitian ......................................................... 44

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................... 48

3.1. Jenis Penelitian .......................................................................... 48

3.2. Lokasi Penelitian ......................................................................... 48

3.3. Sumber Data .............................................................................. 49

3.4. Metode Pengumpulan Data ........................................................ 50

3.5. Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis ................................... 52

3.6. Instrumentasi .............................................................................. 53

3.7. Metode Analisis Data ................................................................. 57

BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ............................ 59

4.1. Hasil Penelitian .............................................................................. 59

4.1.1. Visi Misi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang ......................... 59

4.1.2. Tupoksi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang ............................ 60

4.1.3. Struktur Organisasi ..................................................................... 61

4.1.4. Tugas Seksi Pengolahan dan Akuisisi ......................................... 62

xiii

4.1.5. Visi dan Misi Arsip ..................................................................... 63

4.1.6. Arsip Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang ................................. 64

4.1.7. Sistem Penyimpanan Arsip.......................................................... 67

4.1.8 Filling Sistem Kearsipan di Pengolahan dan Akuisisi. ............. 68

4.1.9 Ruang Penyimpanan bagian Pengolahan dan Akuisisi. ............ . 74

4.1.10. Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif di

Pengolahan dan Akuisisi ................................................ 76

4.1.11. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif

bagian Pengolahan dan Akuisisi .................................... 80

4.1.10. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip di

Pengolahan dan Akuisisi ................................................ 89

4.1.11. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Inaktif................................ 92

4.1.12Syarat-syarat Pegawai Kearsipan. ............................................... 95

4.2. Pembahasan ................................................................................... 96

xiv

4.2.1. Sistem Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif

pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi .......................... 96

4.2.1.1. Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif .... 96

4.2.2. Filling Sistem Kearsipan ............................................................. 99

4.2.3. Ruangan Penyimpanan .............................................................. 100

4.2.4. Prosedur Filling Hastawi Arsip Dinamis

Inaktif ....................................................................................... 103

4.2.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif ............................ 104

4.2.6. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis

Inaktif .................................................................................... 106

4.2.7. Peralatan dan Perlengkapan ....................................................... 108

4.2.8. Penemuan Kembali Arsip .......................................................... 110

4.2.9. Syarat-syarat Pegawai Kearsipan .............................................. 113

4.2.10. Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik ................................... 115

xv

BAB V PENUTUP ............................................................................ 121

5.1. Kesimpulan .............................................................................. 121

5.2. Saran ........................................................................................ 123

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 125

LAMPIRAN ....................................................................................... 126

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Jadwal Retensi Arsip Dinamis .................... 32

Tabel 3.1. Pedoman Wawancara Responden ................ 53

xvii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Desain Sebuah Sistem .................................. 11

Gambar 2.2 Kerangka Pikir .............................................. 44

Gambar 4.1 Struktur Organisasi ....................................... 61

Gambar 4.2 Skema Penyimpanan Arsip .......................... 79

Gambar 4.3 Mekanisme Penyusutan Arsip ...................... 83

xviii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Observasi Lapangan ................................... 126

Lampiran 2 Hasil Wawancara ......................................... 129

Lampiran 3 Reduksi Data ............................................. 151

Lampiran 4 Foto .............................................................. 162

Lampiran 5 Kuesioner ................................................... 166