pengelolaan arsip dinamis rekam medis di rsud...
TRANSCRIPT
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS
DI RSUD PROF. DR. MA HANAFIAH SM BATUSANGKAR
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh :
DILLA ANDANI PUTRI
NIM. 11140251000060
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1439H / 2018M
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS
di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Dilla Andani Putri
NIM: 11140251000060
Di bawah bimbingan
Nurul Hayati, M.Si
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1439 H / 2018 M
LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Dilla Andani Putri
NIM : 11140251000060
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri yang
merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan
merupakan replikasi maupun saduran dari hasil penelitian orang lain.
Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi
dianggap gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi
baru dan kelulusan serta gelarnya dibatalkan.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari
menjadi tanggungjawab saya.
Jakarta, Desember 2018
Dilla Andani Putri
i
ABSTRAK
Dilla Andani Putri (NIM : 11140251000060). Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam
Medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar. Di bawah bimbingan
Nurul Hayati, M.Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan
Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis
rekam medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar serta kendala
yang dihadapi pada saat melakukan kegiatan pengelolaan arsip dinamis rekam
medis tersebut. Jenis penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan
pendekatan deskriptif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah
wawancara dan observasi, serta sumber lain yang berasal dari dokumentasi dan
kajian pustaka. Teknik analisis data terdiri dari reduksi data, penyajian data dan
penarikan kesimpulan. Hasil penelitian pengelolaan arsip dinamis rekam medis
dapat didasari kepada daur hidup arsip dimana diawali dengan penciptaan rekam
medis pada saat pasien datang untuk mendapatkan pengobatan ke loket
pendaftaran dan mengisi form data diri hingga terciptanya nomor rekam medis
dan pembuatan kartu berobat pasien. Penggunaan arsip rekam medis tidak boleh
digunakan oleh pihak lain selain tenaga medis kecuali untuk kepenting tertentu
yang telah mendapatkan izin dari Kepala Ruangan Unit Rekam Medis.
Penyimpanan arsip rekam medis menggunakan klasifikasi terminal digit filing
system yang disimpan pada rak/ lemari besi (roll opac), sedangkan pemeliharaan
dan penjagaan arsip rekam medis dilakukan dengan menyimpan berkas rekam
medis kedalam map dan menyediakan alat pemadam kebakaran. Suatu arsip akan
dilakukan penyusutan atau dimusnahkan apabila pasien tidak melakukan
pengobatan selama 5 tahun. Upaya dalam mengatasi kendala yang dialami oleh
unit rekam medis dalam melakukan pengelolaan arsip rekam medis berasal dari
SDM seperti kadang petugas rekam medis mengalami kesulitan dalam membaca
diagnosa dokter. Untuk mengatasinya, petugas rekam medis melakukan
konfirmasi ulang kepada dokter yang bersangkutan. Kekeliruan kadang juga
terjadi dalam melakukan penyimpanan rekam medis. Untuk itu upaya yang
dilakukan oleh petugas rekam medis adalah dengan mencari nomor rekam medis
yang berdekatan dengan berkas yang hilang. Kendala lainnya yang dialami unit
rekam medis adalah kerusakan teknik unit kerja seperti terjadinya eror atau
gangguan pada komputer yang digunakan untuk menginput data rekam medis.
Untuk menanggulanginya, unit rekam medis akan melakukan perbaikan ataupun
penggantian alat kerja baru.
Kata kunci : pengelolaan arsip, arsip dinamis, rekam medis.
ii
ABSTRACT
Dilla Andani Putri (NIM: 11140251000060). Management of Dynamic Archive of
Medical Record at RSUD Prof. DR. MA Hanafiah BC Batusangkar. Under the
guidance of Nurul Hayati, M.Sc. Library Science Major Faculty of Literature
and Humanities Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta, 2018.
This research aims to determine the management of dynamic archive of medical
record at RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar and its obstacles. This
research is a case study with qualitative method and descriptive approach. The
data used in this research are collected by interviews and observations, as well as
other sources from documentation and literature review. Data analysis technique
consists of data reduction, data presentation and conclusion drawing. Result of the
management of dynamic archive of medical record research can be based on the
life cycle of the archive that begins with the creation of medical record when
patients come to get treatment to the registration counter and fill in the personal
data form until the medical record number and patient treatment cards created.
The use of medical record archive may not be used by parties other than medical
personnel except for certain interests that have already get permission from the
Head of the Medical Record Unit Room. Medical record archive storage uses the
classification of digit filing system terminals stored on the shelf/opac roll, while
maintaining medical record archive done by storing medical record into maps and
providing firefighters tools. An archive will be depreciated or destroyed if the
patient has not been on medication for 5 years. The efforts to overcome the
obstacles experienced by the medical record unit in managing the medical record
archive come from HR, like sometimes medical record officers have difficulty
reading the doctor's diagnosis. To overcome this, medical records officers
reconfirm to the doctor involved. Errors sometimes also occur in storing medical
records. For this reason, the efforts made by medical record officers are to search
for medical record numbers that are close to the missing files. Another obstacle
experienced by the medical record unit is damage to the work unit technique such
as the occurrence of errors or disturbances on the computer that are used to input
medical record data. To overcome this, the medical record unit will make repairs
or replace new work tools.
Keywords: archive management, dynamic archive, medical record.
iii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Alhamdulillahirabbil‟alamin, tak henti – hentinya segala puji dan syukur
peneliti ucapkan atas rahmat dan karunia dari Allah Subhanahu wa Ta‟ala.
Shalawat serta salam tidak lupa pula peneliti hantarkan kepada junjungan Nabi
Besar Muhammad Shallallahu „Alayhi wa Sallam beserta keluarga, para sahabat,
dan para pengikutnya hingga akhir hayat, sehingga peneliti dapat menyelesaikan
penelitian skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam Medis di
RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar” dalam rangka memenuhi
persyaratan dalam mendapatkan gelar S.IP.
Dalam proses penyusunan skripsi ini, tidak sedikit hambatan/kendala yang
peneliti hadapi. Kepada Bapak Zulfian Anas dan Ibu Eliyani selaku kedua orang
tuaku tercinta, peneliti mengucapkan begitu banyak terimakasih atas doa dan
dorongan yang terus diberikan agar peneliti dapat menyelesaikan tugas akhir
dengan baik. Doa dari kalian akan selalu menjadi kekuatan bagi peneliti untuk
terus menuntut ilmu setinggi – tingginya serta terus melangkah maju dalam
mewujudkan cita – cita peneliti. Menyadari dalam pembuatan skripsi ini tidak
terlepas dari berbagai pihak yang turut andil, maka pada kesempatan ini peneliti
akan menyampaikan ucapan terima kasih serta rasa hormat kepada semua pihak,
yaitu:
1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag., selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
iv
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
sekaligus sebagai dosen pembimbing akademik.
4. Ibu Nurul Hayati M.Hum, selaku dosen pembimbing skripsi yang telah
berkenan meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya untuk membimbing serta
memberikan pengarahan peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Perpustakaan Fakultas
Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yang telah
memberikan banyak ilmu pengetahuan yang bermanfaat baik dibidang
akademis, sosial dan keagamaan kepada peneliti.
6. Kedua adikku tercinta, yaitu Indah Levinda Sari dan Aldian Anas, yang
senantiasa memberikan do’a, semangat, perhatian dan dukungan yang begitu
besar sehingga peneliti dapat menyelesaikan penelitian skripsi ini. Serta
seluruh keluarga besar yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu.
7. Ibu Gusnika Nelya, Amd. PK selaku Kepala Ruangan Unit Rekam Medis
RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar, yang telah memberikan izin
serta dukungan kepada peneliti selama proses pelaksanaan penelitian.
8. Seluruh staf unit rekam medis RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM
Batusangkar terutama Ibu Yosse Asther, A.Md RM dan Ibu Yesi Elviadona,
A.Md RM yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran dan tenaga dalam
membantu penyusunan skripsi ini.
v
9. Kepada teman-teman seperjuangan Ilmu Perpustakaan angkatan 2014,
terkhusus kelas B 2014. Terimakasih atas segala kebersamaan, kekompakkan
dan kenangan yang telah tercipta selama ini.
10. Kepada teman-teman KKN KOPRAL 2017 terimakasih atas segala drama –
drama, kebersamaan serta kenangan indahnya selama di Desa Rancalabuh.
11. Serta semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu yang telah
memberikan dukungan, doa serta membantu peneliti dalam menyelesaikan
penelitian skripsi ini.
Dalam penyusunan skripsi ini, peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih
jauh dari kata yang sempurna, karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT
semata. Oleh sebab itu, saran dan kritik yang sifatnya membangun dari pembaca
sangat diharapkan oleh peneliti untuk kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata,
peneliti berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat untuk peneliti dan para
pembaca.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Jakarta, Januari 2019
Dilla Andani Putri
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................... i
ABSTRACT ............................................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................. 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ........................................................... 5
C. Tujuan dan Manfaat ..................................................................................... 5
D. Definisi Istilah .............................................................................................. 6
E. Sistematika Penelitian .................................................................................. 7
BAB II TINJAUAN LITERATUR ......................................................................... 9
A. Arsip dan Records ........................................................................................ 9
1. Definisi Arsip dan Records .................................................................... 9
2. Jenis Arsip ............................................................................................ 10
3. Tujuan Arsip ........................................................................................ 12
4. Fungsi Arsip ......................................................................................... 12
5. Siklus Hidup Arsip ............................................................................... 13
B. Pengelolaan Arsip Dinamis ........................................................................ 14
C. Rekam Medis .............................................................................................. 17
1. Definisi Rekam Medis.......................................................................... 17
2. Tujuan Rekam Medis ........................................................................... 18
3. Kegunaan Rekam Medis ...................................................................... 18
4. Isi Rekam Medis .................................................................................. 21
5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis ......................................................... 23
D. Penelitian Terdahulu .................................................................................. 34
BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 36
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ................................................................. 36
vii
B. Kriteria Informan ........................................................................................ 37
C. Teknik Pengumpulan Data ......................................................................... 38
D. Teknik Analisis Data .................................................................................. 42
E. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................................... 43
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...................................... 45
A. Profil Rumah Sakit Umum Daerah Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar ................................................................................................ 45
1. Sejarah .................................................................................................. 45
2. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit ...................................................... 46
3. Letak Geografis .................................................................................... 46
4. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit ........................................................... 46
5. Pelayanan Rumah Sakit........................................................................ 47
6. Unit Rekam Medis ............................................................................... 50
7. Sumber Daya Manusia ......................................................................... 50
8. Kegiatan Pokok Unit Rekam Medis ..................................................... 51
9. Fungsi Unit Rekam Medis ................................................................... 52
B. Hasil dan Pembahasan ................................................................................ 52
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam Medis di RSUD Prof. DR. M.A
Hanafiah SM Batusangkar ................................................................... 53
2. Upaya Mengatasi Kendala dalam melakukan Pengelolaan Arsip
Dinamis Rekam Medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar .......................................................................................... 75
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 79
A. Kesimpulan ................................................................................................. 79
B. Saran ........................................................................................................... 80
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 82
LAMPIRAN - LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4. 1 Alur Pelayanan Poliklinik ................................................................ 49
Gambar 4. 2 Alur Pelayanan dari Poliklinik ke Ruang Rawat Inap ..................... 49
Gambar 4. 3 Alur Pelayanan Rekam Medis .......................................................... 55
Gambar 4. 4 Berita Acara Pemusnahan Berkas Rekam Medis ............................. 72
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Waktu Penelitian .................................................................................. 44
Tabel 4. 1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis................................................51
Tabel 4. 2 Daftar Rekam Medis Inaktif ................................................................ 74
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan salah satu instansi pemerintahan dibawah
Kementerian Kesehatan yang bertugas memberikan pelayanan kepada
masyarakat atas segala kebutuhan dibidang kesehatan. Dalam menjalankan
tugasnya, rumah sakit pasti berhubungan dengan yang namanya dokumen
penting dan berharga yang terkait data pasien. Dokumen penting ini disebut
juga dengan arsip (records). Secara umum arsip dapat diartikan sebagai
rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga
dalam menjalankan tugas kelembagaanya.
Suatu arsip dapat mempengaruhi keberlangsungan hidup dari suatu
lembaga. Berdasarkan fungsinya, arsip juga dapat dijadikan sebagai pusat
ingatan dan sumber informasi yang dapat membantu kinerja suatu lembaga.
Di dalam dunia kearsipan, terdapat dua penggolongan dari jenis arsip yaitu
statis dan dinamis. Untuk arsip statis biasanya memiliki nilai kesejarahan
yang tinggi serta disimpan di lembaga Arsip Nasional, sedangkan arsip
dinamis (records) merupakan arsip yang tercipta dari berbagai kegiatan
dalam penyelenggaraan administrasi suatu lembaga/ instansi. Dalam hal ini
sama halnya dengan arsip yang disimpan dan dikelola oleh rumah sakit.
Arsip rumah sakit tercipta seiring dengan banyaknya kegiatan yang
dilakukan oleh rumah sakit tersebut baik secara internal maupun eksternal
dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Maka dari itu arsip yang
2
dihasilkan berupa dokumen rekam medis para pasien yang melakukan
pengobatan baik rawat inap ataupun rawat jalan. Arsip rekam medis ini dapat
berisi mengenai semua kegiatan pengobatan, pemeriksaan, tindakan, layanan
maupun keputusan yang diambil dalam memberikan pengobatan kepada
pasien. Dengan adanya penyelenggaraan arsip rekam medis ini akan
membatu suatu rumah sakit dalam menjalankan kegiatan administrasinya
guna memberikan pelayanan kepada masyarakat di bidang kesehatan.
Mengingat arsip merupakan sesuatu hal yang sangat penting bagi
suatu lembaga seperti rumah sakit, maka pengelolaan yang tepat dan sesuai
dengan standar sangat dibutuhkan. Kegiatan pengelolaan arsip dapat
memudahkan proses koordinir kegiatan dalam penciptaan arsip, menyimpan
arsip, pemeliharaan arsip hingga penyusutan arsip. Selain itu suatu
pengelolaan arsip rekam medis di suatu rumah sakit akan juga berpengaruh
terhadap kemudahan dari sistem temu kembali arsip tersebut apabila suatu
waktu dibutuhkan.
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Prof. DR. MA Hanafiah SM
Batusangkar merupakan rumah sakit milik Pemerintah Kabupaten Tanah
Datar yang berbentuk RSU. Rumah sakit ini dikelola oleh Pemerintah
Daerah Kabupaten dan termasuk kedalam RS Tipe C. Adapun pelayanan
medis yang diberikan oleh RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar
adalah poliklinik kebidanan, poliklinik bedah, poliklinik penyakit dalam,
poliklinik anak, poliklinik neurologi, poliklinik mata, poliklinik THT,
poliklinik jiwa, poliklinik paru, poliklinik jantung, poliklinik umum,
poliklinik gigi, pelayanan gawat darurat dan lain sebagainya. Sedangkan
3
pelayanan penunjang medis meliputi instalasi radiologi, laboratorium, apotek
dan layanan ambulance.
Dengan tersedianya berbagai pelayanan di RSUD Prof. DR. MA
Hanafiah SM Batusangkar, tidak menutup kemungkinan rumah sakit dituntut
untuk tetap optimal dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada
masyarakat. Pelayanan yang optimal ini akan terwujud dengan adanya
pengelolaan kearsipan yang baik sehingga informasi catatan kesehatan pasien
dapat diketahui dengan cepat untuk pengambilan keputusan yang tepat. Dan
hal ini tentu saja akan berhubungan dengan kegiatan pengambilan kembali
rekam medis tersebut.
Dalam sebuah hadits yang diriwayatkan oleh Imam Thabrani
bahwasanya Rasulullah SAW bersabda:
قنهح )رواهالطريان(ا ب إذاعمل ان ي ت ن اهلل يح
Yang artinya: ―Sesungguhnya Allah mencintai orang yang jika
melakukan suatu pekerjaan, dilakukan secara itqan (tepat, terarah, dan tuntas)
(HR. Thabrani)‖.
Maka dari hadist tersebut sama halnya dalam bidang kearsipan,
dimana kita sesungguhnya telah diperintahkan oleh Allah untuk melakukan
pekerjaan secara tepat, terarah dan tuntas. Seperti saat melakukan
pengelolaan arsip disuatu instansi harus secara tepat, baik dan benar.
Berdasarkan observasi awal dan wawancara yang peneliti lakukan
dengan petugas rekam medis, pengelolaan arsip rekam medis telah
dilaksanakan di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar.
Pengelolaan arsip tersebut meliputi proses pendaftaran pasien hingga
4
terciptanya arsip, penyimpanan arsip pada roll opac sesuai dengan sistem
Digit Filling System / penomoran angka terakhir, kegiatan pemeliharaan arsip
terhadap bencana dan faktor lainnya hingga penyusutan dan pemusnahan
arsip yang masih berjalan hingga saat ini.
Pengelolaan arsip rekam medis dilaksanakan untuk mewujudkan
keteraturan serta ketertiban terhadap administrasi arsip dalam memberikan
pelayanan kepada pasien. Dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis
RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar telah menetapkan
menetapkan SPO/ aturan mendasar mengenai hal tersebut serta juga mengacu
kepada peraturan pemerintah. Tetapi dalam praktiknya masih terdapat
beberapa hambatan atau kendala seperti pada alat kerja ataupun kekeliruan
yang diakibatkan oleh SDM unit rekam medis yang pastinya berpengaruh
terhadap pelayanan yang akan diberikan kepada pasien.
Berdasarkan latar belakang di atas, peneliti tertarik dan tertantang
untuk melakukan penelitian mengenai pengelolaan arsip dinamis rekam
medis pada sebuah Rumah Sakit Umum Daerah yaitu RSUD Prof. DR. MA
Hanafiah SM Batusangkar. Dan bagaimana RSUD ini mengelola arsip rekam
medis yang mereka miliki dalam memberikan pelayanan prima kepada
masyarakat dibidang kesehatan, bagaimana kemungkinan terjadinya kendala
atau hambatan selama melakukan pengelolaan arsip rekam medis tersebut,
yang kemudian peneliti ungkapkan dalam sebuah skripsi berjudul
“Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam Medis Di RSUD Prof. Dr. MA
Hanafiah SM Batusangkar”.
5
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Agar penelitian dapat dilakukan secara benar, lancar dan terarah
dengan baik, maka diperlukan sebuah pembatasan masalah. Pembatasan
masalah dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip dinamis rekam medis
di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar.
Adapun masalah yang dapat dikaji dalam penelitian ini, dapat
dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis rekam medis di RSUD Prof. DR.
MA Hanafiah SM Batusangkar?
2. Bagaimana cara mengatasi kendala dalam pengelolaan arsip dinamis
rekam medis pada RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?
C. Tujuan dan Manfaat
1. Tujuan Penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis rekam medis di
RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar
b. Untuk mengetahui kendala dalam pengelolaan arsip dinamis rekam
medis pada RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian yang telah dilakukan adalah sebagai
berikut :
a. Manfaat Akademis
6
1) Menambah wawasan dan pengetahuan peneliti mengenai
kegiatan, permasalahan serta solusi dalam proses pengelolaan
arsip dinamis rekam medis
2) Menambah pengalaman dan pengetahuan untuk peneliti dalam
menghadapi dunia kerja nanti baik secara personal dan
profesional.
3) Memperkaya khasanah ilmu pengetahuan bidang perpustakaan
khususnya terkait dengan pengelolaan arsip.
b. Manfaat Praktis
Diharapkan bermanfaat bagi RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM
Batusangkar khususnya pada bagian pengelolaan arsip rekam medis
yakni dalam pengelolaan arsip rekam medis agar lebih baik untuk
kedepannya.
D. Definisi Istilah
Records merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem
komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan
dalam transaksi kegiatan, atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas
tersebut.1
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan
pelayanan yang diberikan kepada pasien di Rumah sakit.
1 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (jakarta: gramedia pustaka utama, 2003).
h.13
7
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah
kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan,
baik secara langsung maupun tidak langsung di Rumah Sakit. 2
Pengelolaan arsip merupakan proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan
pemeliharaan, serta penyusutan.3
E. Sistematika Penelitian
Untuk memudahkan penelitian dan pemahaman skripsi, maka peneliti
menggunakan sistematika penelitian dengan pembagian pembahasan menjadi
lima bab. Adapun sistematika penelitiannya yaitu sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab ini memuat latar belakang, pembatasan dan perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan sistematika penelitian.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini memuat literatur dan teori yang berkaitan dengan masalah
yang akan diteliti, seperti definisi arsip dan records, rekam medis,
pengelolaan arsip rekam medis serta juga terdapat penelitian
terdahulu.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini memuat tentang jenis dan pendekatan penelitian, kriteria
informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, dan
2 Departemen Kesehatan RI, Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 2006). 3 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai Pengelolaan Arsip Dinamis
8
jadwal penelitian yang dilakukan di RSUD Prof. DR. MA
Hanafiah SM Batusangkar.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini memuat tentang profil objek penelitian, dan pembahasan
dari hasil penelitian di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM
Batusangkar.
Bab V Penutup
Bab ini memuat tentang kesimpulan dan saran dari peneliti setelah
melakukan penelitian.
9
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip dan Records
1. Definisi Arsip dan Records
Pada dasarnya record merupakan kata lain yang sering disebut
selain arsip. Perbedaannya dalam penggunaan kata record cenderung
lebih diterjemahkan untuk arsip dinamis. Sedangkan penggunaan kata
arsip (archives) lebih mengartikan kepada arsip statis.
Menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah naskah-
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah, badan - badan swasta dan perorangan dalam
bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.4
Sedangkan menurut Barthos Basir dalam bukunya Manajemen
Kearsipan, arsip yang disebut juga dengan warkat merupakan sebuah
catatan yang berisikan keterangan mengenai suatu subjek ataupun
peristiwa yang berfungsi sebagai daya atas peristiwa tersebut.5 Definisi
records berdasarkan Australian Standart dalam buku Records
Management adalah informasi terekam dalam berbagai bentuk, yang
4 Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
5 Bartos Basir, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2007). h. 1
10
dibuat, diterima, dipelihara serta disimpan sebagai bukti dari suatu
aktifitas.6
Definisi lain mengatakan record bersifat pragmatis, dimana arti
dari record itu sendiri terus mengalami perubahan seiring dengan
berjalannya waktu dan sesuai dengan konteks masalah yang dihadapi oleh
setiap profesi. Secara mendasar record diartikan sebagai hasil akhir dari
suatu aktivitas atau kinerja yang kemudian dijadikan sebagai bukti dalam
menegakkan akuntabilitas diwaktu mendatang.7
Jadi dari beberapa penjelasan para ahli dan undang – undang
mengenai pengertian arsip, maka berdasarkan pemahaman peneliti
disimpulkan bahwa pengertian dari arsip (record) itu sendiri adalah
sebuah rekaman peristiwa berupa catatan/naskah yang dibuat dan
diterima oleh suatu organisasi, lembaga ataupun instansi yang dapat
dijadikan sebagai pusat ingatan serta bukti yang sah dimata hukum.
2. Jenis Arsip
Arsip dapat dijadikan sebagai sumber informasi dan pusat ingatan
suatu organisasi, lembaga/ instansi. Bentuk arsip dapat beragam sesuai
dengan dimensi atau jenis – jenisnya. Begitu juga dengan arsip rekam
medis yang merupakan tergolong kepada jenis arsip berdasarkan
6 Jay Kennedy, Records Management: a guide to corporate record keeping (australia:
Longman, 1998). h. 5 7 Dzifa Peggy, Reindolf Yao Nani, dan Prosper Gameli, ―Analysis of Records
Management and Organizational Performance,‖ International Journal of Academic Research in
Accounting, Finance and Management Sciences 5 (April 2015). h. 3
11
fungsinya yakni arsip dinamis. Berikut adalah jenis – jenis arsip yang
dilihat dari beberapa dimensi yaitu :8
a. Arsip menurut subjek dan isinya
Menurut subjek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa
macam seperti arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran,
arsip pendidikan dan lainnya.
b. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
Arsip jenis ini dibagi lebih kepada bentuk fisik tampilannya seperti
surat, gambar, foto, CD, DVD, microfilm, disket dan lainnya.
c. Arsip menurut nilai dan keguanaanya
Diantara jenis ini adalah arsip bernilai informasi seperti
pengumuman dan undangan, arsip bernilai administrasi, arsip
bernilai hukum, arsip bernilai sejarah, arsip bernilai ilmiah, arsip
bernilai keuangan dan arsip benilai pendidikan.
d. Arsip menurut sifat kepentingannya
Arsip jenis ini diantaranya adalah arsip tak berguna, arsip berguna,
arsip penting dan arsip vital.
e. Arsip berdasarkan fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip golongkan menjadi dua jenis yaitu arsip
statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan sehari – hari. Dan arsip dinamis yaitu arsip
yang masih digunakan langsung dalam kehidupan sehari – hari,
seperti arsip rekam medis.
8 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional
ke basis komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015). h.13
12
f. Arsip menurut tempat / tingkat pengelolaannya
Arsip jenis ini terbagi dua yaitu : arsip pusat yang disimpan dipusat
organisasi dan arsip unit yang tersimpan di unit – unit dalam
organisasi.
g. Arsip menurut keasliannya seperti : arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan dan arsip petikan.
h. Arsip menurut kekuatan hukum
Terbagi menjadi dua yaitu: arsip otentik seperti arsip teks proklamasi
Indonesia dan arsip tidak otentik berupa fotokopi, film atau mikrofilm
yang tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
3. Tujuan Arsip
Tujuan merupakan sesuatu hal yang telah diciptakan, ditetapkan
dan menjadi acuan untuk pencapaiannya. Sama halnya dengan tujuan
arsip yang tertuang dalam Undang – Undang RI nomor 43 tahun 2009
pasal 3 yakni arsip bertujuan sebagai jaminan atas dokumen yang
dijadikan sebagai pertanggungjawaban atas perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kegiatan kebangsaan serta kegiatan pemerintahan.
4. Fungsi Arsip
Proses terciptanya arsip berawal dari adanya kegiatan suatu
organisasi, instansi ataupun yang bersifat individu sekalian. Dengan
adanya kegiatan tersebut arsip akan tercipta secara otomatis. Maka dari
itu segala sesuatu informasi yang dikandung oleh suatu arsip memuat
segala proses kegiatan yang laksanakan oleh organisasi, instansi atau
lembaga. Oleh karenanya terdapat beberapa fungsi dari arsip yang
13
dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi diantaranya
dapat mendukung proses keputusan, mendukung proses perencanaan,
mendukung pengawasan, sebagai alat pembuktian, memori perusahaan,
serta dapat dijadikan untuk kepntingan politik dan ekonomi.9
5. Siklus Hidup Arsip
Siklus hidup arsip pada dasarnya merupakan tahapan dari kegiatan
penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan, penyimpanan serta
kegiatan penyusutan arsip. Konsep pada siklus hidup arsip ini telah
tercipta seiring usaha dalam meningkatkan keteraturan dalam
pengelolaan arsip. Berikut siklus hidup arsip dinamis:10
a. Penciptaan Arsip
Tahap penciptaan merupakan awal dari lahirnya suatu arsip.
Penciptaan ini harus dilaksanakan dengan benar agar dapat menjamin
rekaman kegiatan serta peristiwa sebagaimana adanya sehingga
menghasilkan arsip yang keautentikan, utuh dan terpercaya sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang – undangan. Penciptaan arsip
dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
9 Hamdani Fajri dan Syahyuman. ―Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi‖. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan kearsipan, Vol. 1, No. 1
(September 2012 Seri E), h. 410,
http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/viewFile/1534/1335 Diakses tanggal 1 September
2018 10
Mutiawatul Wardah. ―Pengelolaan Arsip Dinamis‖. Jurnal Ar-Raniry, Vol. 8, No. 1
(Juni 2016), h. 60, http://jurnal.ar-raniry.ac.id/index.php/libria/article/viewFile/1223/917 Diakses
tanggal 8 September 2018
14
b. Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam pemanfaatan/
penggunaan berkas atau bentuk fisik arsip dan dapat dipergunakan
untuk kebutuhan tertentu.
c. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip merupakan suatu tindakan atau upaya yang
dilakukan untuk mempertahankan bentuk arsip serta informasi yang
terkandung didalam arsip. Dengan arti lain pemeliharaan arsip
meliputi kegiatan penataan arsip sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
d. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip merupakan suatu kegiatan dalam menyusun
berkas arsip dengan menggunakan berbagai cara yang dilakukan
secara sistematis sehingga mempermudah temu kembali arsip.
e. Penyusutan Arsip
Penyusutan merupakan tindakan yang diambil dengan tujuan
pengurangan jumlah arsip dengan cara pemusnahan dengan berbagai
cara dimana hal tersebut dilakukan untuk mengatasi menggunungnya
arsip sehingga dapat menyulitkan kegiatan temu kembali.
B. Pengelolaan Arsip Dinamis
Manajemen atau pengelolaan pada arsip merupakan suatu hal yang
dilakukan untuk mencapai tujuan dalam terciptanya keteraturan arsip.
Pengelolaan arsip akan sangat berhubungan dengan siklus hidup arsip. Hal ini
15
dikarekan siklus hidup arsip dapat menggambarkan proses suatu arsip dalam
manajemen arsip. Suatu manajemen arsip dapat memenuhi kebutuhan
organisasi maupun lembaga / intansi karena mencakup pengelolaan record
yang bermanfaat bagi masyarakat luas.
Kennedy et al. dalam bukunya Record Management mendefinisikan
manajemen arsip sebagai pengendali record dimulai dari proses pembuatan,
penerimaan, distribusi, penyimpanan, pengambilan kembali hingga
penyusutan akhir.11
Sedangkan Menurut ISO (15489-1:2001, klausa 3.16)
dalam Elizabeth pengertian dari manajemen arsip adalah sebagai berikut:
―Records management is the „field of management responsible for the
efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and
disposition of record . . .”12
Manajemen arsip merupakan bidang manajemen yang bertanggung
jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis terhadap pembuatan,
penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip. Hal ini
tentunya sesuai dengan tujuan dari manajemen arsip itu sendiri yakni agar
suatu arsip dapat dikendalikan secara efektif, efisien dan sistematis sehingga
dapat mempermudah proses temu kembali arsip.
Arsip dinamis merupakan salah satu jenis arsip tergolong berdasarkan
fungsinya yang dipergunakan secara langsung dalam menjalankan kehidupan
suatu organisasi atau lembaga dan kemudian disimpan dalam jangka waktu
11
Kennedy, Jay,dkk. Records Management: a guide to corporate record keeping,
(Autralia: Longman, 1998), h. 8 12
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of
principlesand practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 1
16
yang telah ditentukan.13
Salah satu arsip yang tergolong ke dalam arsip
dinamis adalah arsip rekam medis rumah sakit. Dimana arsip rekam medis
dipergunakan secara langsung dan terus menerus dalam melayani pasien.
Berikut kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan
Pemerintahan nomor 28 tahun 2012 sebagai berikut: 14
1. Penciptaan
Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan dan penerimaan arsip yang
didasarkan pada tata naskah, klasifikasi arsip, sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip.
2. Penggunaan
Penggunaan arsip diperuntukkan bagi masyarakat dan kepentingan
pemerintahan. Pada kegiatan penggunaan ini juga berhubungan dengan
pengolahan, ketersediaan (seperti alih media) dan penyajiannya.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan dilakukan untuk menjaga keaslian arsip, keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip. Kegiatan pemeliharaan meliputi
pemberkasan arsip, penataan arsip, penyimpanan arsip dan alih media
arsip.
4. Penyusutan
Penyusutan dilakukan oleh pencipta arsip dengan berdasarkan kepada
JRA (Jadwal Retensi Arsip). Kegiatan penyusutan meliputi pemindahan
arsip, pemusnahan arsip hingga penyerahan arsip pada lembaga
kearsipan.
13
Presiden Republik Indonesia, Peraturan Pemerintahan RI Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan UU no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Jakarta: Pemerintahan RI, 2012). 14
Presiden Republik Indonesia.
17
C. Rekam Medis
1. Definisi Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, rekam medis adalah
berkas yang berisi catatan atau dokumen mengenai identitas pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang telah
diberikan kepada pasien. 15
Dalam penjelasan Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran, yang
dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.16
Rekam medis
termasuk kedalam record atau arsip dinamis dikarenakan rekam medis
memuat segala informasi tentang pasien. Rekam medis dapat digunakan
selama pasien tersebut masih mendapatkan pengobatan atau tindakan
medis.
Selanjutnya Huffman didalam buku Medical Records Manual: A
Guide for Developing Countries juga mengemukakan bahwa:
“The medical record “must contain sufficient data to identify the
patient, support the diagnosis or reason for attendance at the
health care facility, justify the treatment and accurately document
the results of that treatment‖.17
15
Menteri Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/Menkes/Per/III/2008
Bab I Pasal 1 tentang Rekam Medis 16
Arsil Rusli, dkk. Manual Rekam Medis (Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006),
h.3 17
WHO. ―Medical Records Manual: A Guide for Developing Countries”. (Switzerland:
World Health Organization, 2006), h. 7
18
Yang berarti rekam medis harus berisi data yang cukup untuk
mengidentifikasi pasien, mendukung diagnosis atau alasan mendapatkan
fasilitas perawatan kesehatan, pengobatan dan mendokumentasikan hasil
dari tindakan tersebut. Maka dari itu, dari penjabaran pengertian rekam
medis diatas dapat disimpulkan bahwa rekam medis merupakan berkas
yang berisikan informasi mengenai data pasien, keluhan serta tindakan
kesehatan yang diberikan kepada pasien terkait kondisi kesehatan pasien
tersebut.
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan utama dari terciptanya rekam medis adalah sebagai upaya
dalam mewujudkan keteraturan atau ketertiban administrasi dari suatu
administrasi sehingga dapat memberikan pelayanan prima kepada
masyarakat yang tentunya dalam bidang kesehatan. Tanpa didukung
suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan
tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan.
Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.18
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan utama dari rekam medis adalah dapat dijadikan sebagai
bukti atas pemeriksaan terkait riwayat penyakit yang dialami oleh pasien
serta untuk mengetahui pengobatan apa saja yang telah diberikan. Selain
itu rekam medis juga dapat berguna sebagai sumber informasi untuk
18
Departemen Kesehatan R I. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 2006), h. 13
19
riset dan pendidikan serta sebagai sumber dalam pengumpulan data
statistik kesehatan.19
Menurut Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik Kegunaan
Rekam Medis adalah:20
a. Aspek Administrasi
Di dalam rekam medis mempunyai nilai administrasi,karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
sebagai tenaga medis dan paramedic dalam mencapai tujuan
pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan
pengobatan/ perawatan yang diberikan kepada seorang pasien.
c. Aspek Hukum
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum,karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan
bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. Rekam medis adalah
milik Dokter dan Rumah Sakit sedangkat isinya yang terdiri dari
Identitas Pasien, Pemeriksaan,Pengobatan, Tindakan dan Informasi
19
Tiara Wahyu Pamungkas, dkk. ―Analisis Ketidaklengkapan Pengisian Berkas Rekam
Medis Di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta‖. Jurnal Kesehatan Masyarakat
Universitas Ahmad Dahlan, Vol. 4, No. 1 (September 2010), h. 18
http://download.garuda.ristekdikti.go.id/article.php?article=123570&val=5543&title=ANALISIS
%20KETIDAKLENGKAPAN%20PENGISIAN%20BERKAS%20REKAM%20MEDIS%20DI%
20RUMAH%20SAKIT%20%20%20PKU%20MUHAMMADIYAH%20YOGYAKARTA
Diakses tanggal 8 September 2018 20
Departemen Kesehatan RI. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 2006), h. 13
20
dapat dimiliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundang-
undangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No.29 Tahun
2004 Pasal 46 ayat 1.
d. Aspek Keuangan
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena
isinya mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek keunagan. Kaitan rekam medis dengan aspek keuangan sangat
erat sekali dalam hal pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan apa
saja yang diberikan kepada pasien selama menjalani perawatan di
rumah sakit.
e. Aspek Penelitian
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena
isinya menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan sebagai
aspek pendukung penelitian dan menambah ilmu di bidang
kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya menyangkut data/ informasi tentang perkembangan kronologis
dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien,
informasi tersebut dapat dipergunakan sebagi bahan/ referensi
pengajaran di bidang profesi pendidikan pasien.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan
21
dan dipakai sebagaibahan pertanggung jawaban dan laporan rumah
sakit.
4. Isi Rekam Medis
Isi dalam rekam medis mencakup mengenai data – data pasien
yang harus diisikan secara akurat, tidak boleh salah ataupun tertinggal.
Data tersebut dapat menyebabkan kesalahan yang fatal bagi kesehatan
pasien jika terjadi kesalahan. Secar umum isi dari rekam medis
menyangkut tiga unsur yakni: 21
a. Siapa (who) pasien tersebut dan siapa (who) yang merawat atau
memberikan tindakan medis
b. Apa (what) keluhan pasien, kapan (when) itu dirasakan, kenapa
(why) atau sebab terjadinya dan bagaimana (how) tindakan medis
yang diterima pasien.
c. Hasil atau dampak (Outcome) dari tindakan medis dan pengobatan
yang sudah diterima.
Selain itu berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269
Bab II Pasal 3 tahun 2008 mengenai rekam medis, juga menjelaskan
mengenai isi dari rekam medis yakni sebagai berikut: 22
a. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana kesehatan
sekurang – kurangnya memuat :
1) Identitas pasien
21
Wimmie Handiwidjojo. ―Rekam Medis Elektronik‖. Jurnal EKSIS, Vol. 02, No. 01
(Mei 2009), h. 38 https://media.neliti.com/media/publications/79132-ID-rekam-medis-
elektronik.pdf diakses tanggal 9 September 2018 22
Menteri Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/Menkes/Per/III/2008
Bab II Pasal 3 tentang Rekam Medis
22
2) Tanggal dan waktu
3) Hasil anamnesis, sekurang – kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit
4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis
5) Diagnosis
6) Rencana penatalaksanaan
7) Pengobatan atau tidakan
8) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
9) Untuk pasien khusus gigi dilengkapi odontogram klinik
10) Persetujuan tindakan apabila diperlukan
b. Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari
sekurang – kurangnya memuat:
1) Identitas pasien
2) Tanggal dan waktu
3) Hasil anamnesis, sekurang – kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit
4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis
5) Diagnosis
6) Rencana penatalaksanaan
7) Pengobatan atau tidakan
8) Persetujuan tindakan apabila diperlukan
9) Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan
10) Discharge summary (ringkasan pulang)
11) Nama dan tanda tangan dokter yang memberikan pelayanan
23
kesehatan
12) Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu
13) Untuk pasien khusus gigi dilengkapi odontogram klinik
c. Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat sekurang – kurangnya
memuat:
1) Identitas pasien
2) Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan
3) Identitas pengantar pasien
4) Tanggal dan waktu
5) Hasil anamnesis, sekurang – kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit
6) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis
7) Diagnosis
8) Pengobatan atau tindakan
9) Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan layanan unit
gawat darurat dan rencana tindak lanjut
10) Nama dan tanda tangan dokter yang memberikan pelayanan
kesehatan
11) Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan
dipindahkan ke sarana kesehatan lain
12) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis
Sama halnya dengan pengertian dari pengelolaan arsip yaitu suatu
kegiatan atau pengaturan arsip menggunakan sistem tertentu sehingga
24
dapat mempermudah temu kembali saat dibutuhkan maka pengelolaan
arsip rekam medis adalah pengelolaan arsip yang dilakukan oleh rumah
sakit atau pada arsip rekam medis rumah sakit.
Setiap mengelolaan rekam medis pada suatu rumah sakit harus
selalu mengacu kepada pedoman atau petunjuk teknis pengelolaan
rekam medis yang dibuat oleh rumah sakit yang bersangkutan. Dalam
pengelolaan rekam medis untuk menunjang mutu pelayanan bagi
rumah sakit, pengelolaan rekam medis harus dilakukan secara efektif
dan efisien.23
Pengelolaan arsip rekam medis dapat berupa proses
penciptaan arsip dan penerimaan pasien, pemberkasannya serta
penggunaan arsip, penyimpanan, hingga akhirnya penemuan kembali
arsip rekam medis tersebut.
a. Tahap penciptaan arsip
Suatu rumah sakit memiliki kewajiban dalam melaksanakan
penciptaan rekam medis. Rekam medis harus diciptakan secara
lengkap, tertulis, jelas bahkan dalam bentuk elektronik.24
Dimana
penciptaan arsip dimulai saat penerimaan pasien berobat yang datang
langsung kepada petugas melalui sistem loket dan prosedur yang
diberlakukan di rumah sakit. Dalam hai ini petugas dituntut untuk
dapat memberikan pelayanan dan informasi secara tepat dan akurat
terkait kebutuhan pasien.
23
Frenti Giyana. ―Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit
Umum Daerah Kota Semarang‖. Jurnal Kesehatan Masyarakat Universitas Diponegoro, Vol. 1,
No. 2 (Tahun 2012), h. 49 https://media.neliti.com/media/publications/18739-ID-analisis-sistem-
pengelolaan-rekam-medis-rawat-inap-rumah-sakit-umum-daerah-kota.pdf diakses tanggal 9
September 2018 24
Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis (Jakarta, 2008). Bab II Pasal 2
25
Terciptanya rekam medis pasien dilakukan seiring dengan
pelaksanaan kegiatan pelayanan yang diberikan. Pasien yang datang
ke Rumah sakit untuk berobat dapat dikategorikan sebagai pasien
rawat jalan, pasien rawat inap dan pasien instansi gawat darurat.
b. Pemberkasan arsip rekam medis
Perberkasan arsip dapat diartikan sebagai tempat
pengelompokan arsip sesuai dengan konteks kegiatannya yang
bertujuan untuk kesamaan jenis, kesamaan jenis masalah, ataupun
keterkaitan dalam satu berkas.25
Terdapat tiga macam sistem
pemberian nomor yang dipakai di Indonesia yaitu :26
1. Sistem Seri
Pemberian nomor seri dikenal dengan Serial Numbering
System (SNS) adalah suatu sistem ini setiap penderita
mendapatkan nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit.
Semua nomer yang telah diberikan kepada pasien harus
dicatatat pada kartu indeks utama pasien yang bersangkutan.
2. Sistem Unit
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit
Numbering System (UNS) adalah suatu sistem ini memberikan
satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan
maupun pasien untuk dirawat. Kepadanya diberikan satu nomor
(admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk
25
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan. (Bandung: CV
Pustaka Setia, 2016), h.155 26
Departemen Kesehatan R I. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 2006), h. 17
26
kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis penderita
tersebut hanya tersimpan didalam berkas dibawah satu nomor.
3. Sistem seri unit
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit
Numbering System (SUNS) sistem nomor ini merupakan
sintesis antara sistem seridan sistem unit. setiap pasien
berkunjung diberikan satu nomor baru,tetapi rekam medis
terdahulunya digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang
paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis.
Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan
tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama harus
diberi tanda petunjuk (out guide) yang menunjukkan keman
rekam medis tersebut telah dipindahkan. Tanda petunjuk
tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang
lama. Hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan
rekam medis.
c. Sistem Penyimpanan Rekam medis
Sistem penyimpanan rekam medis merupakan sistem yang
digunakan dalam penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila dibutuhkan sewaktu
– waktu.27
Sistem penyimpanan arsip dibagi menjadi empat jenis
27
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional
ke basis komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), h. 45
27
yakni sistem geografis (lokasi), sistem nomor, sistem abjad, sistem
subyek, sistem kronologi dan sistem warna.
1. Sistem Geografis (lokasi)
Terdapat dua cara pengurusan penyimpanan dalam
penyelenggaraan rekam medis yaitu :28
a) Sentralisasi
Yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam
medis kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien
dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian
rekam medis.
Kelebihan dari sistem sentralisasi :
1) Dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam
medis.
2) Dapat menyamakan tata kerja, peraturan dan perlatan
yang digunakan.
3) Efisiensi kerja petugas.
4) Permintaan rekam medis dapat dilayani setiapsaat.
Kekurangan dari sentralisasi :
1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus melayani unit
rawat jalan dan rawatinap.
2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24jam.
b. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi berkas rekam medis rawat
28
Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelengaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit, (Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.22
28
jalan dan rawat inap disimpan di tempat terpisah. Kelebihan
dari desentralisasi :
1) Efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan
yang lebih cepat.
2) Beban kerja petugas rekam medis lebihringan.
3) Pengawasan terhadap arsip rekam medis jadi lebih baik.
karena ruang lingkup untuk setiap arsip rekam medis
rawat jalan/rawat inap jadi lebih sempit
Kekurangan desentralisasi :
1) Terjadi duplikasi rekam medis.
2) Biaya pengadaan rekam medis lebih banyak.
3) Isi rekam medis jadi berbeda.
4) Menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan unit
lain.
2. Sistem Nomor
Selain penyimpanan berdasarkan lokasi, pemberian nomor
dalam penyimpanan arsip rekam medis pun perlu untuk
dilakukan. Berikut terdapat tiga sistem menurut nomor yang
biasanya di praktekan di Indonesia, yaitu sebagai berikut:29
a. Straight Numerical
Straight numerical fillling system adalah penyimpanan
rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai
dengan urutan nomornya. Misalnya keempat rekam medis
29
Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelengaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit, (Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.77
29
berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu
465023,465024,465026.
Kelebihan dari sistem ini adalah mempermudah
pengambilan dokumen/arsip karena telah berurutan serta
dapat mempermudah pelatihan petugas yang harus
melaksanakan pekerjaan penyimpanan. Sedangkan untuk
kekurangan dari sistem ini adalah pada saat penyimpanan
rekam medis, petugas harus memperhatikan seluruh angka
nomor sehingga mudah terjadinya kekeliruan menyimpan.
b. Terminal Digit
Terminal Digit Filling System atau sistem angka akhir
merupakan sistem yang menggunakan nomor – nomor
dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok
masing – masing 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2
angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah
kelompok 2 angka yang diletakkan di tengah, dan angka
ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak di kiri.
Contoh : 22 40 23
Angka ketiga Angka kedua Angka pertama
(tertiary digits) (secondary digits) (primary
digits)
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100
kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. Pada
waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan
30
membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan
untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada
kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan
letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis
dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka
ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor
pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan.
1) Terdapat beberapa kelebihan dari sistem penomoran
ini yaitu:
a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu
tersebar secara merata di dalam rak penyimpanan.
b) Petugas penyimpanan tidak akan terpaksa
berdesak-desakan di suatu tempat dimana rekam
medis harus disimpan di rak.
c) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap
petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis
yang hampir sama setiap harinya untuk setiap
section sehingga mudah mengingat letak dokumen
rekam medis.
d) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis,
membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak).
2) Kekurangan dari sistem ini adalah :
31
a) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan
dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama
dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor
langsung.
b) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus
menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.
c. Middles Digit
Cara angka tengah (Middles Digit Filling System)
menggunakan sistem yang sama dengan angka akhir, akan
tetapi angka pertama, angka kedua dan angka ketida berbeda
letaknya dengan sistem angka terakhir (terminal digit filling
system). Sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah.
Contohnya:
30 – 00 – 03 31 – 00 – 06 32 – 00 – 07
30– 00 – 04 31 – 00 – 05 32 – 00 – 08
1) Kelebihan dari sistem ini adalah :
a) Memudahkan pengambilan rekam medis yang
nomornya sudah berurutan
b) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem
angka tengah lebih muda daripada penggantian
sistem nomor langsung ke sistem angka akhir.
c) Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika
dibandingkan dengan sistem.
32
d) Nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai
sistem angka akhir.
2) Kelemahan sistem ini adalah:
a) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih
lama.
b) Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section,
apabila rekam medis dialihkan ketempat
penyimpanan tidak aktif.
c) Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan
dengan baik untuk nomor – nomor lebih dari
angka.
3. Sistem Abjad
Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan susunan abjad
dari nama tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Terdiri dari
dua jenis yaitu nama orang dan nama badan. Keuntungan dari
sistem abjad ini diantaranya pemahaman dan kegiatannya mudah
dan sederhana, susunan gide dan folder sederhana, mudah
dikerjakan dan cepat dalam mengerjakan, serta dapat juga
mempunyai file campuran dan lainnya.
Kerugian dari sistem ini adalah pencarian harus dilakukan
dengan nama belakang (last name), ejaan huruf yang sering
berubah, surat atau dokumen yang ada hubungannya satu sama
33
lainnya tetapi berbed pengirim akan terletak dan tersimpan dalam
penyimpanan, serta harus menggunakan peraturan mengindeks.30
4. Sistem Subjek
Sistem jenis ini didasarkan kepada isi dari dokumen yang
bersangkutan. Sistem subjek lebih tepat dilakukan di perkantoran
tan pertokoan saja. Hal ini dikarenakan oleh dunia kerja
perkantoran dan pertokoan memang sangat membutuhkan sistem
penyimpanan jenis ini.
5. Sistem Kronologi
Sistem kronologi merupakan jenis penyimpanan
berdasarkan kepada urutan waktu. Waktu disini dapat berupa
tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Jenis sistem ini
kurang cocok digunakan untuk mengelola dokumen yang banyak
seperti rumah sakit tetapi sangat cocok umtuk digunakan pada
kantor berskala kecil.
6. Sistem Warna
Penggunaan warna dapat mempermudah dalam pencarian
dokumen. Dengan ciri khas tertentu, warna dapat
dikombinasikan dengan sistem lainnya. Sehingga dengan
kombinasi dengan menggunakan warna, dapat membantu dalam
menata dokumen atau arsip.
30
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional
ke basis komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), h. 45
34
D. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu ini dimaksudkan untuk mengetahui bahwa
sebelumnya telah ada yang melakukan penelitian mengenai hal yang sama
namun pembahasan yang berbeda. Berikut adalah penelitian yang relevan
dengan skripsi yang peneliti teliti yaitu sebagai berikut:
1. Adelia Rachma (2017). Mahasiswi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,
jurusan Ilmu Perpustakaan, fakultas Adab dan Humaniora. Dengan judul
penelitian ―Sistem Temu Kembali Arsip Rekam Medis Pasien di
Rumah Sakit Hermina Kemayoran‖. Tujuan penelitian ini untuk
mengetahui proses pengelolaan arsip rekam medis pasien, mengetahui
proses penemuan kembali arsip rekam medis pasien dan kendala yang
dihadapi dalam menemukan kembali arsip rekam medis. Persamaan
penelitian Adelia Rachma dengan peneliti adalah melakukan penelitian
yang berhubungan dengan temu kembali informasi arsip rekam medis.
Selain itu persamaan lainnya adalah metode penelitian dan pendekatan
penelitian, yaitu metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Perbedaan dari penelitian ini dapat terlihat dari tempat penelitiannya.
Dimana penelitian yang disusun oleh Adelia Rachma dilakukan di Rumah
Sakit Hermina cabang Kemayoran sedangkan penelitian ini di bagian unit
rekam medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.
2. Frida Adriani Afifa Imran (2016). Mahasiswi UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta, jurusan Ilmu Perpustakaan, fakultas Adab dan Ilmu Budaya.
Dengan judul penelitian ―Tata Kelola Arsip Dinamis Rekam Medis
untuk Kemudahan Akses di Poklinik UIN Sunan Kalijaga
35
Yogyakarta‖. Tujuan penelitian ini untuk mengamati, meneliti dan
menarik kesimpulan mengenai tata kelola arsip dinamis rekam medis
terhadap temu kembali arsip untuk kemudahan akses di Poliklinik UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta. Persamaan penelitian Frida Adriani Afifa
Imran dengan peneliti adalah melakukan penelitian dengan tema tata
kelola arsip rekam medis untuk kemudahan temu kembali. Selain itu
persamaan lainnya adalah metode penelitian dan pendekatan penelitian,
yaitu metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Perbedaan dari
penelitian ini dapat terlihat dari tempat penelitiannya. Dimana penelitian
yang disusun oleh Frida Adriani Afifa Imran dilakukan di Poliklinik UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta sedangkan penelitian ini di bagian unit rekam
medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.
36
BAB III
METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian dapat diartikan sebagai totalitas cara untuk meneliti
dan menemukan kebenaran. Bukan hanya mengkaji mengenai teknis saja tetapi
dalam metodologi penelitian juga dikaji hal – hal yang sifatnya rasional atau opini
yang terkait dengan hal teknis dalam penelitian. Maka dari itu, metodologi
merupakan hal yang sangat penting dan mendasar dalam penelitian serta dapat
membantu peneliti dalam menentukan pengelolaan penelitiannya. 31
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian yang dipilih dalam penelitian ini adalah penelitian
deskriptif, yaitu penelitian yang lebih banyak mengambil bentuk kata – kata
dibandingkan angka serta hasil penelitian berisi kutipan – kutipan dari data
sehingga menjelaskan data secara apa adanya. 32
Jenis penelitian deskriptif ini
dipilih oleh peneliti agar peneliti dapat memperoleh gambaran awal dari
kegiatan pengelolaan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah
SM Batusangkar. Dimana kegiatan tersebut meliputi proses penciptaan arsip,
penggunaan arsip, penyimpanan arsip hingga pemusnahan arsip serta kendala
yang dihadapi dalam pengelolaan arsip rekam medis yang dilakukan oleh
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.
Adapun pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah
pendekatan kualitatif yaitu pendekatan yang digunakan untuk mengekplorasi
serta memahami makna yang oleh beberapa individu atau sekelompok orang
31
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 54 32
Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2010),
h. 3
37
dianggap berasal dari masalah sosial atau kemanusiaan.33
Arti lain
pendekatan kualitatif juga dikemukan oleh Denzin & Lincoln dalam Djam’an
Satori yakni penelitian yang lebih menekankan kepada penggunaan latar
alamiah agar dapat menafsirkan fenomena yang terjadi serta dilakukan
dengan menggunakan berbagai metode yang ada.34
Dengan menggunakan pendekatan kualitatif peneliti dapat
memperoleh pemahaman yang mendalam tentang sesuatu yang dikaji hingga
dapat menarik kesimpulan dari hasil temuan penelitian tersebut.
B. Kriteria Informan
Informan adalah orang yang bersangkutan dengan masalah penelitian
dan akan memberikan informasi terkait penelitian sehingga dapat dikatakan
sebagai orang yang bukan hanya menjawab pertanyaan – pertanyaan saja
tetapi juga berinteraksi secara aktif dengan peneliti saat dilakukannya
penelitian. Fungsinya informan adalah sebagai orang yang dimanfaatkan
untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar belakang
penelitian. Kriteria seorang informan yang akan dijadikan sebagai
narasumber saat melakukan penelitian adalah sebagai berikut:
1. Orang yang paham dan mengerti mengenai topik penelitian yang
tengah dibahas
2. Orang yang mengepalai dan memiliki tanggung jawab terhadap segala
kegiatan pengelolaan rekam medis
3. Orang yang terlibat langsung dalam pengelolaan arsip rekam medis
33
Creswell,John W. RESEARCH DESIGN: Qualitative, Quantitative, and Mixed Methods
Approaches, terj. Achmad Fawaid. (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010), h. 4 34
Djam’an Satori dan Aan Komariah. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:
Alfabeta, 2013), h. 23
38
4. Merupakan pegawai tetap (PNS) yang berlatar pendidikan rekam
medis dan kearsipan
Dari keempat kriteria tersebut maka peneliti menetapkan tiga orang
informan yang mumpuni dalam menjawab rumusan masalah penelitian yaitu:
1. Gusnika Nelya, A.Md. PK (Nely) selaku Kepala Ruangan unit
rekam medis
2. Yosse Asther, AMd RM (Yosse) selaku Staf Unit bagian
Pengolahan Rekam Medis
3. Yesi Elviadona, AMd RM (Yesi) selaku Staf Unit bagian
Penyimpanan Rekam Medis.
Ketiga informan ini dianggap kompeten dan mengerti mengenai
pengelolaan arsip rekam medis dan terlibat langsung dalam kegiatan
pengelolaan rekam medis tersebut. Selain itu peneliti juga berharap dapat
mendapatkan informasi mengenai pengelolaan rekam medis pasien dan
kendala yang ditemukan dalam proses pengelolaan arsip rekam medis
tersebut.
C. Teknik Pengumpulan Data
Salah satu kendala yang banyak dialami saat masalah dalam penelitian
yang telah dirumuskan tidak dapat terpecahkan adalah diakibatkan oleh
kegagalan metode dalam memperoleh data yang tidak dapat menghasilkan
data. Hal ini bisa saja terjadi saat peneliti kurang memahami cara dalam
proses pengumpulan data. Tenik pengumpulan data dapat dilakukan melalui
setting dari berbagai sumber (sumber primer dan sekunder) dan berbagai
39
cara.35
Berikut adalah dua jenis sumber data yang peneliti gunakan dalam
penelitian ini yaitu:
1. Data Primer
Data primer merupakan hasil sumber pertama dari kegiatan
pendataan lapangan misalnya hasil dari kegiatan wawancara. Dalam proses
mendapatkan data primer, peneliti melakukan pengumpulan data dengan
melakukan observasi terlebih dahulu atau berupa pelaksanaan survey atau
eksperimen.36
Data primer biasanya diberikan langsung oleh informan
kepada peneliti dilokasi penelitian tanpa melalui perantara.37
Dalam penelitian ini, peneliti memperoleh data primer langsung dari
kegiatan observasi lokasi penelitian yaitu bagian pengelolaan arsip rekam
medis pasien dan proses wawancara dengan petugas pengolahan rekam
medis yang ada di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.
a. Wawancara
Wawancara merupakan kegiatan tanya jawab antara
pewawancara dengan yang diwawancara (partisipan) dengan tujuan
mendapatkan informasi tertentu. Dalam melakukan tanya jawab,
pewawancara hendaknya cenderung mengarahkan wawancara pada
penemuan perasaan, persepsi, dan pemikiran partisipan.38
Dengan arti
lain pada saat melakukan wawancara, peneliti harus dapat mengajukan
35
Djam’an Satori dan Aan Komariah. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:
Alfabeta, 2013), h.103 36
Tim Lembaga Penelitian UIN Jakarta. Pedoman Penelitian UIN SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA (Ciputat: Lembaga Penelitian UIN Jakarta, 2009), h. 76 37
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 86 38
Imami Nur Rachmawati. ―Pengumpulan data dalam Penelitian Kualitatif:
Wawancara‖. Jurnal Keperawatan Indonesia, Vol. 11, No. 1 (Maret 2007), h. 35
https://media.neliti.com/media/publications/105145-ID-pengumpulan-data-dalam-penelitian-
kualit.pdf diakses tanggal 9 September 2018
40
pertanyaan yang sifatnya terbuka, sensitif, netral dan bisa dimengerti.
Awal dari wawancara sebaiknya dilakukan dengan memberikan
pertanyaan yang mudah untuk dijawab dan setelah itu baru masuk
kepada pertanyaan yang lebih sensitif. 39
Menurut Patton dalam Emzir, wawancara merupakan daftar
pertanyaan yang terbuka serta teliti dengan hasil tanggapan yang
mendalam terhadap pengalaman, persepsi, pendapat, perasaan serta
pengetahuan seseorang.40
Tanya jawab dilakukan peneliti dalam
rangka menjawab rumusan masalah penelitian yakni mengenai
kegiatan pengelolaan arsip rekam medis serta kendala yang dihadapi
dalam proses melakukan pengelolaan tersebut.
b. Observasi
Observasi adalah metode pengumpulan data dimana data tersebut
dituliskan sesuai dengan kesaksian yang diberikan.41
Observasi juga
digunakan untuk melengkapi serta mengklarifikasi data yang berasal
dari wawancara. Dari data yang sifatnya nonverbal kemudian dengan
melakukan observasi digunakan untuk menjelaskan makna komentar
lisan partisipan. Observasi perlu dilakukan untuk dimasukkan ke
dalam pengumpulan data tekstual yang digunakan dalam analisis.42
39
P.Gill, dkk.‖Methods of data collection in qualitative research: interviews and focus
groups”. British Dental Journal, Vol. 204, No. 6 (Maret 2008), h. 292
https://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/42377023/Methods_of_data_collection_in_qu
alitativ-Methods_of_data_collection_in_qualitativ.pdf diakses tanggal 11 September 2018 40
Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: PT. Raja Grasindo
Persada, 2010), h. 65 41
W.Gulo. Metodologi Penelitian (Jakarta: PT. Grasindo, 2010), h. 116 42
Donald E. Polkinghorne.‖ Language and Meaning: Data Collection In Qualitative
Research”. Journal Of Counseling Psychology, Vol. 52, No. 2 (Tahun 2005), h. 143
https://jpo.wrlc.org/bitstream/handle/11204/3730/Language%20and%20Meaning%20Data%20Col
41
Data observasi mengambil peran yang cukup penting dalam
penelitian mengenai pengelolaan arsip rekam medis ini. Objek dari
observasi pada penelitian ini adalah unit Rekam Medis RSUD Prof.
DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar. Peneliti melakukan observasi
dengan cara melihat dan mengamati langsung kegiatan pengelolaan
arsip rekam medis, mengumpulkan fakta – fakta yang ada dilapangan
dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang merupakan hasil dari
kenyataan untuk dibahas dalam hasil penelitian.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen
(laporan, karya tulis orang lain, koran dan majalah). Atau, seseorang
mendapat informan orang lain.43
Data sekunder dapat dijadikan sebagai
data dukungan dari data primer atau informasi primer.
a. Kajian Pustaka
Kajian pustaka merupakan salah satu metode yang digunakan untuk
mengumpulkan data menggunakan berbagai sumber bacaan dari
perpustakaan seperti buku, jurnal dan lainnya.
b. Dokumentasi
Peneliti mengumpulkan data dengan cara mendokumenter hal – hal
yang berhubungan dengan data penelitian seperti surat, kliping dan
foto. Dalam hal ini peneliti mendapatkan data dari petugas rekam
medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar berupa foto –
lection%20In%20Qualitative%20Research.%20CA.pdf?sequence=1 diakses tanggal 11
September 2018 43
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h.87
42
foto yang diambil langsung stelah sebelumnya meminta izin dengan
tujuan sebagai bukti yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
D. Teknik Analisis Data
Analisis data secara umum dapat diartikan sebagai suatu proses yang
sifatnya berkelanjutan sehingga membutuhkan refleksi terus menerus pada
data, mengajukan pertanyaan – pertanyaan analitis serta menulis catatan
singkat selama penelitian.44
Secara teoritis analisis data merupakan suatu cara/
kegiatan yang digunakan untuk mentrasformasikan data menjadi informasi.45
Berikut adalah teknik analisis data yang dikemukakan oleh Miles dan
Huberman dalam Emzir:46
1. Reduksi Data
Kegiatan reduksi data merupakan proses pemilihan, pemokusan,
penyederhanaan, abstraksi, dan pentransformasian data mentah dalam
catatan lapangan. Reduksi merupakan bagian dari analisis yang
mempertajam, memilih, memfokuskan, membuang, dan menyusun data
dalam suatu cara dimana kesimpulan akhir digambarkan dan
diverifikasikan. Dalam reduksi data ini, peneliti mengumpulkan data
dengan berbagai cara dari berbagai sumber lalu menganalisanya sehingga
mendapatkan gambaran /pemahaman yang lebih dalam dan tajam lagi
mengenai masalah yang diangkat.
2. Penyajian atau Model Data
44
Creswell,John W. RESEARCH DESIGN: Qualitative, Quantitative, and Mixed Methods
Approaches, terj. Achmad Fawaid. (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010), h.274 45
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 228 46
Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: PT. Raja Grasindo
Persada, 2010), h.129
43
Dalam penyajian data, sebuah ―display‖ data dibuat agar peneliti dapat
melakukan sesuatu analisis lanjutan atau tindakan yang akan dilakukan
selanjutnya. Dalam arti lain hingga peneliti mendapatkan gambaran dari
keseluruhan data untuk pengambilan kesimpulan. Setelah itu barulah
peneliti melakukan penyajian data dalam bentuk teks naratif. Selain itu
penyajian juga dapat mencakup berbagai jenis matrik, grafik, jaringan
kerja dan bagan. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan penyajian data
dalam bentuk teks naratif yang dibuat setelah melakukan kegiatan
wawancara dan observasi lapangan di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM
Batusangkar.
3. Penarikan Kesimpulan
Langkah ketiga dalam teknik analisis data adalah menarikan kesimpulan
yang dilakukan dengan melihat dan menjawab permasalahan yang telah
ada dari awal atau juga berupa temuan yang sebelumnya belum ada.
Setelah melakukan penelitian lebih lanjut hingga diperoleh data lapangan
yang disesuai dengan konteks masalah, maka ditahap akhir peneliti akan
menyimpulkan serta membandingkan dengan teori yang telah ada. Setelah
itu barulah peneliti menuliskannya pada bagian pembahasan dan
kesimpulan penelitian.
E. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Unit Rekam Medis RSUD Prof. DR.
M.A Hanafiah SM Batusangkar yang beralamat di Jl. Bundo Kanduang
No.1, Baringin, Tj. Emas, Kabupaten Tanah Datar, Sumatera Barat.
44
Peneliti mengambil tema penelitian mengenai Pengelolaan Arsip Dinamis
Rekam Medis Pasien di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.
2. Waktu Penelitian
Tabel 3. 1 Waktu Penelitian
N
o.
Jenis
Kegiatan
Tahun 2018
Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des Jan
1
Penyerahan
Proposal
Skripsi dan
Dosen
Pembimbing
2 Sidang
Proposal
3 Pelaksanaan
Bimbingan
Skripsi
4
Pengumpulan
Literatur
mengenai
Skripsi
5 Melakukan
Penelitian
6 Analisis Data
7 Penyerahan
laporan skripsi
8 Sidang skripsi
45
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Rumah Sakit Umum Daerah Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar
1. Sejarah47
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar merupakan salah satu unit kesehatan di lingkungan
Pemerintahan Kabupaten Tanah Datar yang berada dibawah dan
bertanggungjawab langsung kepada Bupati Tanah Datar. Keberadaan
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar pada awalnya
merupakan sebuah klinik pengobatan yang berdiri atas inisiatif seorang
dokter kebangsaan Belanda dan berkembang menjadi Rumah Sakit pada
tahun 1937. Kini RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar telah
dijadikan sebagai pusat rujukan kesehatan dengan tugas pelaksanaan
pelayanan kesehatan masyarakat secara terpadu dilingkup Kabupaten
Tanah Datar.
Untuk pemberian nama Rumah Sakit, nama dari RSUD Prof. DR.
M.A Hanafiah SM Batusangkar diambil dari nama tokoh masyarakat
yang berasal dari Kabupaten Tanah Datar yaitu Ali Hanafiah. Nama dari
tokoh ini dijadikan sebagai nama dari Rumah Sakit Umum Daerah
Batusangkar karena telah berjasa serta berkecimpung dan mengabdikan
dirinya didunia Kedokteran. Selain itu Ali Hanafiah juga merupakan
47
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar, Profil Tahun 2017 (Batusangkar:
Pemerintah Kabupaten Tanah Datar, 2017).
46
salah seorang dokter yang juga pernah bertugas di RSU Batusangkar
pada tahun 1937. Hingga kini RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar terus mengembangkan pelayanannya, melakukan
pembaharuan fasilitas pelayanan serta menyediakan tenaga profesional
dibidangnya untuk memberikan pelayanan prima kepada masyarakat.
2. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit
a. Visi
Menjadi Rumah Sakit Bertaraf Nasional
b. Misi
Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi
dan profesional dengan mengutamakan kepuasan pasien.
c. Motto
Mengutamakan keselamatanm, kesembuhan, kenyamanan dan
kepuasan pasien adalah merupakan kebahagiaan kami.
3. Letak Geografis
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar terletak di Jalan
Bundo Kanduang No. 1 Kota Batusangkar, Sumatera Barat. Kode Pos
27281
4. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar memiliki tugas
untuk melaksanakan pelayanan kesehatan secara paripurna, bermutu,
terpadu dan berkesinambungan, kegiatan pendidikan dan pelatihan,
47
penelitian dan pengembangan di bidang kesehatan sesuai dengan
peraturan perundang – undangan yang berlaku.
Dalam melaksanakan visi dan tugas RSUD Prof. DR. M.A
Hanafiah SM Batusangkar mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut :
a. Melaksanakan pelayanan medis
b. Melaksanakan pelayanan penunjang medis
c. Melaksanakan kegiatan UTDRS (Unit Transfusi Darah Rumah Sakit)
d. Melaksanakan asuhan keperawatan dan pelayanan keperawatan
e. Melaksanakan pelayanan rujukan
f. Melaksanakan kegiatan pendidikan, pelatihan dan penyusutan
g. Melaksanakan kegiatan penelitian dan pengembangan serta penyebar
luasan informasi kesehatan
h. Melaksanakan kegiatan promosi kesehatan dan kegiatan humas serta
bimbingan konseling/ konsultasi rohani
i. Melaksanakan kegiatan administrasi umum dan keuangan
j. Kegiatan penanggulangan bencana, sesuai dengan pembentukan tim
reaksi cepat (TRC) Kabupaten Tanah Datar.
5. Pelayanan Rumah Sakit
Pelayanan kesehatan yang diberikan oleh RSUD Prof. DR. M.A
Hanafiah SM Batusangkar kepada masyarakat dilaksanakan secara
holistic sesuai dengan visi atau jiwa dari pelayanan Rumah Sakit yang
bermutu dan terjangkau oleh masyarakat. Terdapat tiga pelayanan yang
diselenggarakan oleh RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar
yakni :
48
a. Pelayanan Gawat Darurat (UGD)
Merupakan suatu pelayanan kegawat daruratan atau instalasi
gawat darurat yang selalu siap sedia dengan dokter jaga, ambulans,
instalasi apotek, rongen, laboratorium dan perawat kontrol dalam 24
jam.
b. Pelayanan Rawat Jalan
Pelayanan jenis ini melaksanakan pelayanan pemulihan,
pemeliharaan dan pengobatan, pelayanan penunjang medik dan non
medik dengan fasilitas pelayanan poliklinik yaitu :
1) Poliklinik Umum
2) Poliklinik Bedah Umum
3) Poliklinik penyakit dalam
4) Poliklinik kebidanan – Kandungan (Obs-Gyn), klinik KB
5) Poliklinik anak
6) Poliklinik paru
7) Poliklinik neurologi
8) Poliklinik THT
9) Poliklinik jiwa
10) Poliklinik kulit dan kelamin
11) Poliklinik mata
12) Poliklinik gigi – mulut
13) Poliklinik gizi
Berikut alur pelayanan poliklinik yang terdapat di RSUD Prof.
DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar :
49
Gambar 4. 1 Alur Pelayanan Poliklinik
c. Pelayanan rawat inap
Pelayanan rawat inap pada RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar memberikan pelayanan pemeliharaan, pemulihan, perawatan
serta pengobatan dalam pelayanan kebidanan, penyakit dalam, penyakit
anak, kandungan, Bayi (perinatodologi), bedah, penyakit mata, syaraf,
paru dan lainnya. Berikut alur pelayanan dari poliklinik ke ruang inap
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar
Gambar 4. 2 Alur Pelayanan dari Poliklinik ke Ruang Rawat Inap
50
d. Pelayanan Penunjang Rumah Sakit
Selain pelayanan gawat darurat, rawat inap dan rawat jalan, RSUD
Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar memiliki pelayanan penunjang
berupa laboratorium, UTD, radiologi, farmasi, fisioteraphy, konsultasi
gizi dan layanan konseris/ bimbingan konseling. Selain itu juga ada
pelayanan non medik diantaranya administrasi, pusat pengendali BPJS,
sanitasi, IPSRS, ruang tunggu dan layanan informasi.
6. Unit Rekam Medis
Unit Rekam medis merupakan satuan organisasi struktural yang
berada dibawah bagian Pelayanan Medis yang dipimpin oleh Kepala
Ruangan (KARU). Unit rekam medis mempunyai fungsi dalam
membuat, memelihara, menyimpan, dan mengelola catatan medis pasien.
Dalam menjalankan tugasnya, bagian rekam medis membagi tiga admisi
yakni admisi rawat inap, admisi rawat jalan dan bagian pengolahan data
rekam medis.
7. Sumber Daya Manusia
Dalam menjalankan segala sesuatu kegiatan pengelolaan rekam
medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar sesuai dengan
fungsinya, maka perlu adanya sumber daya manusia (SDM) yang
mengatur dan melaksanakan kegiatan tersebut. SDM ini kemudian
mendapatkan tugas dan tanggung jawab kerja sesuai dengan bagiannya
masing – masing. Berikut adalah struktur organisasi dari unit rekam
medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar :
51
Tabel 4. 1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Prof. DR. M.A
Hanafiah SM Batusangkar
No Jabatan Nama
1 Direktur DR. H. Afrizal Hasan
2 KABID Pelayanan Suwanto Hartono, SKM, M.KES
3 KASI Pelayanan
Medis
Sri Mulyati, SKM
4 Kepala Ruangan
(KARU)
Gusnika Nelya, Amd. PK
5 Admisi Rawat Inap
Mawaddah, A.Md PK
Rici Mairiska, A.Md RM
Kiki Puspita Sari, A.Md. KES
Rio Putra, A.Md RM
Suci Wahyu Merantika, A.Md. KES
Rahmad Fadly Aulia, A.Md.RM
6 Admisi Rawat Jalan
Eza Sastra, A.Md PK
Noni Elia, A.Md RM
Elly Hasrati
Mimi Fitria, A.Md. KES
Ahsanul Hasna, A.Md. KES
Yeni Widya, A.Md. KES
Netti Rahmayani, A.Md. PK
Yesi Elviadona, A.Md RM
Syamsiarni
Tamrin
Yulia Siska, SE
7
Pengolahan Data
Rekam Medis
Witdyawati, A.Md PK. SKM
Yosse Asther, A.Md RM
Elsa Purnama, A.Md R
8. Kegiatan Pokok Unit Rekam Medis
Adapun terdapat kegiatan pokok yang dilakukan oleh unit rekam
medis sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai berikut :
a. Menerima dan mencatat pendaftaran pasien
b. Menyiapkan formulir catatan medik
52
c. Melaksanakan administrasi pasien rawat inap
d. Menyimpan dan memelihara catatan rekam medik
e. Evaluasi dan laporan
f. Menyiapkan jawaban rujukan
g. dan Memfasilitasi dokumen visum
9. Fungsi Unit Rekam Medis
Rekam medis diolah dan dikelola untuk terciptanya tertib
administrasi serta untuk mendukung pelayanan medis yang lebih efektif.
Unit rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar
melaksanakan kegiatan tersebut dalam bentuk pelaksanaan dari fungsi
yang diemban oleh unit rekam medis. Kegiatan tersebut dapat meliputi
proses pembuatan, memelihara, menyimpan hingga kegiatan penyusutan.
B. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan kegiatan observasi dan wawancara yang telah dilakukan
terhadap informan, pada bagian ini peneliti akan memaparkan dan
menuliskan hasil penelitian mengenai kegiatan pengelolaan arsip dinamis
rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.
Dalam melaksanakan penelitian peneliti menetapkan tiga informan
berdasarkan kriteria yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya yaitu Kepala
Ruangan (KARU) Rekam Medis, 1 orang staf pada bagian pengolahan rekam
medis dan 1 orang staf pada bagian Penyimpanan Rekam Medis. Peneliti
melakukan observasi pada tanggal 11 November 2018 dan melakukan
wawancara pada tanggal 30 Oktober 2018 di Rekam Medis RSUD Prof. DR.
53
M.A Hanafiah SM Batusangkar. Adapun hasil penelitian yang diperoleh
sebagai berikut :
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam Medis di RSUD Prof. DR. M.A
Hanafiah SM Batusangkar
a. Penciptaan Rekam Medis dan Pendaftaran Pasien
Rumah sakit memiliki peran penting dalam memberikan
pelayanan kesehatan pada masyarakat. Dalam menjalankan
fungsinya suatu rumah sakit pasti berhubungan dengan dokumen
atau berkas penting yang disebut juga dengan rekam medis. Rekam
medis tercipta seiring dengan kegiatan pelayanan yang diberikan
rumah sakit kepada pasien. Semakin banyak pasien yang datang
untuk mendapatkan pengobatan maka jumlah rekam medis akan
semakin bertambah. Dan secara otomatis arsip dinamis rekam
medis juga akan tercipta. Rekam medis digolongkan kepada arsip
dinamis karena pengunaannya yang terus menerus dipakai dalam
kegiatan sehari hari.
Penciptaan rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar terjadi saat pasien datang dan melakukan pendaftaran
diloket. Untuk pendaftaran pasien baru, pasien harus mengisi
formulir data diri untuk pembuatan kartu berobat dan berkas rekam
medis terlebih dahulu. Sedangkan bagi pasien BPJS harus
menyerahkan kartu BPJS serta rujukan puskesmas pada loket
khusus untuk BPJS Kesehatan. Hal ini serupa dengan penjelasan
54
oleh Ibu Nely selaku Kepala Ruangan Rekam Medis RSUD Prof.
DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar, dimana beliau mengatakan :
“Prosedur terciptanya rekam medis itu bisa dari loket
pendaftaran dan dari IGD. Kalau dari loket pendaftaran,
pasien dapat langsung ke bagian BPJS bagi peserta BPJS
untuk mendapatkan pengklaiman dan dapat ke kasir bagi
pasien yang mendaftar secara umum. Sebelumnya pasien
harus mengambil nomor antrian terlebih dahulu. Setelah
itu baru pasien menuju loket pendaftaran sesuai dengan
pasien lama atau baru. Untuk pasien lama hanya perlu
menyerahkan kartu berobat saja ... ”48
Berdasarkan wawancara dan observasi peneliti, proses
penciptaan rekam medis dapat dilakukan melalui loket atau IGD.
Dalam proses penerimaan pasien sendiri terbagi menjadi dua jenis
yakni pasien rawat inap dan pasien rawat jalan. Nomor rekam medis
akan tercipta setelah pasien melakukan pendaftaran dengan mengisi
formulir data diri seperti dan penginputan data oleh petugas ke
komputer. Setelah itu barulah kartu berobat dibuat dan diserahkan
kepada pasien sebagai bukti bahwa pasien telah mempunyai berkas
rekam medis. Pasien dapat langsung menunggu pada poli untuk
mendapatkan pengobatan. Petugas akan mengantarkan dan akan
mengambil kembali rekam medis pada saat pengobatan pasien telah
selesai dilaksanakan.
Hal tersebut sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
269 tahun 2008 tentang Rekam Medis yang menyatakan bahwa
Rekam medis harus dibuat (diciptakan) secara tertulis, lengkap dan
48
Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
55
jelas atau secara elektronik.49
Berikut alur pelayanan rekam medis
di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar yaitu :
Gambar 4. 3 Alur Pelayanan Rekam Medis
Rumah sakit memiliki kewajiban untuk menyelenggarakan
medical record.50
Medical record atau rekam medis kemudian
dikelola sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Kebijakan tersebut
dapat berupa prosedur tertulis yang dapat dijadikan sebagai acuan
atau pedoman dalam kegiatan pengelolaan arsip rekam medis yang
harus dilaksanakan oleh seluruh tenaga kesehatan yang bekerja di
rumah sakit. Kebijakan mengenai pengelolaan arsip rekam medis
tersebut bisa didapat dari Keputusan Direktur Rumah Sakit,
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (PERMENKES)
serta Undang – Undang yang berlaku di Indonesia. Pada saat
melakukan wawancara dengan salah seorang informan juga
dijelaskan bahwa :
49
Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 50
Republik Indonesia, Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009
tentang Rumah Sakit (Jakarta, 2009).
56
“Untuk segala prosedur atau kebijakan mengenai pengelolaan
rekam medis sudah tertulis dan dijelaskan dalam Standar
Prosedur Operasional (SPO) rumah sakit berdasarkan
Keputusan Direktur. Selain itu juga ada kebijakan rekam medis
lainnya seperti yang hanya boleh mengakses rekam medis
adalah petugas yang bekerja pada unit rekam medis saja,
sesuai dengan Permenkes RI yang berlaku.”51
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar menjalankan
kegiatan pengelolaannya sesuai dengan Standar Prosedur
Operasional (SPO) yang didasarkan kepada Surat Keputusan (SK)
Direktur rumah sakit. Keputusan tersebut berupa Standar Prosedur
Operasional (SPO) yang dikeluarkan atas peraturan yang
dikeluarkan oleh Menteri Kesehatan RI. Dalam Permenkes Nomor
512/Menkes/PER/IV/2007 mengenai Izin Praktik dan Pelaksanaan
Praktik Kedokteran juga dipertegas mengenai pengertian SPO yang
dapat dijadikan sebagai pedoman atau kebijakan melakukan
kegiatan pengelolaan arsip rekam medis yang dilakukan rumah
sakit. 52
Berkas rekam medis merupakan berkas vital berisikan
informasi penting mengenai pasien. Segala sesuatu tindakan,
pengobatan, data diri maupun kondisi kesehatan pasien dituliskan
ke dalam lembar rekam medis. Secara umum isi rekam medis
dibagi menjadi beberapa jenis yakni rekam medis rawat jalan,
rekam medis rawat inap dan rekam medis gawat darurat. Terkait
51
Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 52
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No. 512/MENKES/PER/IV/2007 tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik
Kedokteran (Jakarta, 2007).
57
mengenai hal tersebut juga dijelaskan informan pada saat proses
wawancara sebagai berikut :
“Rekam medis yang tersimpan itu ada tiga jenis yaitu
rawat inap, rawat jalan dan IGD. Kalau untuk isi yang
pastinya data mengenai pasien baik itu rawat inap atau
rawat jalan. Selain itu juga ada kartu kendali/ berobat
pasien, persetujuan wali serta hak dan kewajiban pasien,
diagnosis, tanggal & waktu, asesmen awal pasien,
persetujuan tindakan medis yang diterima pasien,
pengobatan dan lain sebagainya.”53
Kemudian pernyataan tersebut juga ditegaskan lagi oleh salah
seorang informan bagian pengolahan data rekam medis:
“Ada tiga jenis rekam medis yang diolah disini : rawat
inap, rawat jalan dan IGD. Untuk isi rekam medis berupa
data penting pasien pastinya seperti diagnosis, biodata,
nomor rekam medis, tindakan medis, lembar berobat,
lembar persetujuan dan lain sebagainya. Intinya semua hal
– hal yang berhubungan dengan pasien.”54
Data yang ditulis dan tersimpan didalam rekam medis
semuanya bersumber kepada pasien. Semua tidakan yang
didapatkan oleh pasien saat melakukan pengobatan di RSUD Prof.
DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar tercatat dan terekam didalam
berkas rekam medis. Isi rekam medis kemudian disesuaikan
dengan jenis pelayanan yang didapatkan dari rumah sakit seperti
rawat jalan, rawat inap ataupun instalasi gawat darurat. Isi rekam
medis dapat berupa diagnosis, persetujuan wali, biodata, riwayat
penyakit, tidakan yang didapat, pengobatan dan lainnya.
Hal ini serupa dengan yang tertulis dalam peraturan yang
ditetapkan oleh Menteri Kesehatan RI No. 269 Tahun 2008 tentang
53
Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 54
Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
58
Rekam Medis pada Bab II Pasal 2 dan Pasal 3.55
Dimana
Permenkes tersebut menjelaskan mengenai jenis - jenis dan apa
saja isi yang seharusnya yang dituliskan dalam berkas rekam
medis. Dan juga tertulis dalam Standar Prosedur Operasional
(SPO) yang dikeluarkan oleh Direktur RSUD Prof. DR. M.A
Hanafiah SM Batusangkar No 445/014/SPO/MKI-RSUD/2017.56
Rekam medis menyimpan berkas mengenai data – data pasien
seperti hasil pemeriksaan dokter dan berkas pelengkap dari hasil
pemeriksaan seperti hasil rontgen dan hasil laboratorium. Secara
umum rekam medis yang tersimpan di rumah sakit terdiri dari dua
bentuk format atau tampilan yaitu bentuk fisik dan rekam medis
elektronik. Dalam melakukan wawancara bersama salah seorang
informan yaitu Ibu Yose mengatakan bahwa :
“Bentuk rekam medis yang ada di rumah sakit ini ada yang
berupa fisik atau kertas tapi juga ada dalam bentuk data
komputer yang telah diinput dari fisik rekam medis tadi.”57
Dari analisis yang peneliti lakukan, diketahui bahwa RSUD
Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar melakukan
penyimpanan rekam medis pasien dengan bentuk fisiknya berupa
berkas yang berisi lembaran dan bentuk elektronik dimana telah
dilakukan pemindahan informasi ke dalam komputer (penginputan)
yang dilakukan oleh unit pengolahan rekam medis. Penjelasan
55
Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 56
RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang
Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar (Batusangkar, 2017). No. 445/014/SPO/MKI-
RSUD/2017 h. 1/2 57
Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
59
informan serupa dengan Peraturan yang dibuat oleh Menteri
Kesehatan (Permenkes) Nomor 269 tahun 2008 bab 2 pasal 2 butir
1 mengenai jenis dan isi rekam medis yang mengatakan bahwa
rekam medis harus dibuat secara tertulis.58
b. Penggunaan Rekam Medis
Rekam medis merupakan suatu berkas yang bersifat rahasia.
Tidak semua orang dapat mengakses atau menggunakan rekam
medis tanpa suatu alasan yang jelas. Isi informasi yang terdapat
didalam rekam medis dapat dijadikan sebagai pertanggung jawaban
kepada pasien dan disahkan didepan hukum. Dalam penggunaan
arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar, diperoleh hasil wawancara sebagai berikut:
“yang bisa mengakses seperti karyawan atau petugas
rekam medis, dokter untuk keperluan tertentu atau untuk
penelitian seperti sekarang.”59
Ibu Yesi selaku staf penyimpanan rekam medis juga
menjelaskan hal yang sama mengenai pihak yang diperbolehkan
mengakses rekam medis yaitu :
“petugas penyimpanan pastinya, kadang juga dibantu oleh
petugas rekam medis lainnya seperti petugas pelayanan
kalau misalnya ada kesulitan atau membutuhkan bantuan.
Untuk petugas diluar rekam medis tentunya tidak
diizinkan.”60
58
Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 59
Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 60
Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
60
Dari kedua penjelasan tersebut dapat dikatakan bahwa hanya
petugas rekam medislah yang hanya diperbolehkan untuk
mengakses rekam medis. Diluar itu, pihak lain hanya diizinkan
apabila mempunyai keperluan tertentu seperti penelian, untuk
lembaga hukum, dokter dan sebagainya yang kemudian disertai
dengan persetujuan dari pimpinan rekam medis.
Penjelasan mengenai penggunaan rekam medis di RSUD Prof.
DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar sama dengan kebijakan
Peraturan Menteri Kesehatan No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam
Medis Bab 4 yang menyebutkan bahwa meskipun informasi tentang
identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan
riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaannya oleh klinis,
petugas pengelola dan pimpinan sarana kesehatan, namun informasi
ini dapat dibuka antara lain untuk memenuhi permintaan aparatur
penegak hukum atas perintah pengadilan dan memenuhi permintaan
institusi/lembaga sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.61
Selain itu dalam Standar Prosedur Operasional (SPO)
445/003/SPO/MKI-RSUD/2017 yang dikeluarkan oleh Direktur
Rumah Sakit tentang pengamanan berkas rekam medis juga
menjelaskan tentang kerahasiaan rekam medis yang hanya bisa
diakses oleh petugas rekam medis dan pihak tertentu seperti
mahasiswa, dokter residen serta penelitian lainnya yang ingin
61
Perhimpunan Rumah Sakit Indonesia (PERSI), ―Rekam Medis: Seberapa rahasia ?,‖
Artikel PERSI, t.t. Diakses melalui
http://www.pdpersi.co.id/kanalpersi/content/article.php?mid=9&catid=9&nid=14
61
mendapatkan data atau informasi rekam medis harus melalui
prosedur yang telah ditentukan terlebih dahulu.62
Dalam proses pengolahan pada arsip rekam medis di RSUD
Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar terdapat beberapa hal
yang dilakukan seperti assembling, Coding, indeks dan kegiatan
pengarsipan. Assembling merupakan kegiatan menganalisis
kelengkapan isi dan perakitan dokumen rekam medis sebelum
dilakukannya penyimpanan. Kegiatannya dapat berupa meneliti isi
data rekam medis, mengendalikan rekam medis yang tidak lengkap
serta pengendali penggunaan nomor rekam medis. Setelah kegiatan
assembling, dokumen rekam medis selanjutnya akan diberi kode
klasifikasi berdasarkan keterangan diagnosa pasien. Lalu
berdasarkan pengkodean tersebut barulah bagian pengolahan dapat
membuat indeks dengan kegiatan komputerisasi. Berikut hasil
wawancara dengan salah seorang informan yaitu :
“Pengolahan data rekam medis yang saya lakukan yaitu
dengan cara pemindahan data rekam medis ke dalam
komputer (pengimputan) disertakan pengkodean diagnosa
pasien, hingga bisa dirangkum. Pengkodeannya
menggunakan buku ICD X untuk diagnosa penyakit dan
ICD IX untuk pengkodean tindakan/ operasi. Lalu setelah
data dirangkum baru dapat dibuat sebagai laporan
tahunan atau grafik penyakit yang paling banyak
dikeluhkan pasien misalnya.”63
Berdasarkan hasil observasi peneliti, terdapat sebuah ruangan
khusus yang diperuntukan untuk bagian pengolahan dalam
62
RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang
Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. No. 445/003/SPO/MKI-RSUD/2017 h. 1/2 63
Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
62
melakukan kegiatan assembling, koding, indeks serta penginputan
data ke komputer. Tiga orang petugas rekam medis yang masing –
masing bertugas dalam assembling, pengolahan data rawat jalan dan
pengolahan data rawat inap. Pada mulanya berkas rekam medis
yang terkumpul dipilih dan dicek datanya sesuai dengan pelayanan
yang didapat oleh petugas assembling, lalu diserahkan langsung
kepada petugas pengolahan data yang terkait (rawat jalan atau rawat
inap). Kemudian data dikomputerisasikan dan diberikan kode
terhadap hasil diagnosa pasien. RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar menggunakan kode klasifikasi ICD X untuk diagnosa
penyakit dan ICD IX untuk pengkodean tindakan/ operasi.
Setelah itu berdasarkan pengklasifikasian data tersebut laporan
tahunan, grafik penyakit yang paling banyak dikeluhkan oleh
pasien, menilai kinerja para dokter dan indeks lainnya dapat dibuat.
Terkait pemeriksaan kelengkapan data yang dilakukan oleh petugas
pengolahan rekam medis sebelum dilakukannya penggodean juga
dijelaskan sebagai berikut :
“awalnya harus dilakukan pengecekan data terlebih
dahulu. Misalnya kadang dalam mengisi data rekam medis
ada yang tertinggal atau tidak disengaja lupa mengisinya
maka menyebabkan kerancuan terhadap data hasus
dilengkapi. Setelah itu baru bisa diolah.”64
Ketidaklengkapan data rekam medis akan diserahkan lagi
kepada pihak yang bersangkutan. Setelah melakukan perubahan
atau melengkapi ketidaklengkapan tersebut baru lah data dapat
64
Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
63
diinput atau diolah. Hal ini seiring dengan SPO yang dikeluarkan
Direktur RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar
445/014/SPO/MKI-RSUD/2017 mengenai pengisisan rekam medis
yang baik & benar dan SPO 445/011/SPO/MKI-RSUD/2017
tentang kegiatan assembling berkas rekam medis.65
Rumah sakit selalu berupaya memberikan pelayanan prima
kepada masyarakat dalam bidang kesehatan. Berbagai banyak
fasilitas yang disediakan dan diberikan kadang masih mengalami
kekurangan dalam kasus pengobatan penyakit tertentu. Maka dari
itu pasien dapat melakukan pemindahan perawatan ke rumah sakit
yang memberikan pelayanan medis terhadap pasien secara lebih
khusus. Dalam proses wawancara peneliti menanyakan mengenai
penggunaan rekam medis apabila pasien dirujuk ke rumah sakit
lainnya, dan beginilah penjelasan dari KARU Rekam Medis RSUD
Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar :
“saat dirujuk rumah sakit hanya memberikan lembar
resume atau salinan rekam medis saja kepada RS rujukan.
Rekam medis yang utuh tidak boleh diberikan pada pihak
lain yang diperbolehkan hanya resumenya saja.”66
Apabila pasien dirujuk ke rumah sakit lain, RSUD Prof. DR.
M.A Hanafiah SM Batusangkar hanya akan menyerahkan resume
dari rekam medis pasien saja. Tetapi untuk rekam medis seperti
hasil rontgen, hasil operasi diperbolehkan untuk dibawa ke rumah
65
RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang
Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. No. 445 /014 & 011/SPO/MKI-RSUD/2017
h. 1/2 66
Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
64
sakit bersangkutan. Hal ini bersangkutan dengan kerahasian dari
berkas rekam medis itu sendiri. Dimana sama halnya dijelasakan
dalam Permenkes nomor 269 tahun 2008 Bab 4 Pasal 10 butir 1
yang menjelaskan tentang informasi riwayat pengobatan pasien
harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, tenaga kesehatan tertentu
dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan.67
Beda halnya saat pasien yang hanya berpindah status dari pasien
rawat inap kepada rawat jalan atau sebaliknya maka berikut
penjelasan yang disampaikan saat melakukan wawancara yaitu :
“penggunaanya akan sama saja tetapi tentunya
menggunakan berkas rekam medis baru rawat jalan dan
kemudian disatukan antara rawat inap dan rawat jalan
kedalam satu map berdasarkan nomor rekam medisnya.”68
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar dalam proses
penyimpanannya menganut sistem sentralisasi yaitu penyimpanan
rekam medis dimana antara rekam medis kunjungan poliklinik dan
rekam medis ketika pasien dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan
disimpan di bagian rekam medis. 69
Sistem penggunaan dari rekam
medis antara rawat inap dan rawat jalan tersebut tidaklah sama.
Setiap pasien yang melakukan pengobatan rawat inap akan selalu
menggunakan berkas rekam medis yang berganti selama
pengulangan perawatan yang dilakukan. Beda halnya dengan rawat
jalan yang hanya menggunakan satu rekam medis yang digunakan
67
RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang
Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. No. 445/014/SPO/MKI-RSUD/2017 h. 1/2 68
Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 69
Sugiarto dan Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional ke basis
komputer. h. 45
65
secara berkelanjutan. Maka dari itu setiap pasien yang melakukan
perpindahan pengobatan antara rawat jalan kepada rawat inap atau
sebaliknya di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar
dilakukan dengan penyatuan rekam medis kedalam satu map
berdasarkan nomor rekam medisnya. Hal tersebut sesuai dengan
Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia
tahun 1997 tentang sistem kearsipan rekam medis Indonesia. 70
c. Penyimpanan Arsip Rekam Medis
Arsip rekam medis berisi informasi penting pasien yang sifatnya
rahasia. Untuk itu arsip rekam medis harus disimpan dan dijaga.
Suatu rumah sakit biasanya menyediakan ruangan khusus untuk
melakukan kegiatan penyimpanan tersebut. Dimana dalam
penyimpanan arsip rekam medis terdapat berbagai cara
pengklasifikasian arsip yang akan mempermudah dalam menyusun
arsip rekam medis. RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar memiliki sistem penyimpanan atau sistem klasifikasi
tersendiri untuk mempermudah penyimpanan arsip. Dan berikut
hasil wawancara peneliti terkait hal tersebut :
“penyimpanan hanya diurut berdasarkan sistem
penomoran angka terakhir dari enam angka atau terminal
digit filling system.”71
Sistem klasifikasi yang dipilih dalam penyimpanan arsip rekam
medis adalah terminal digit filling system. Yang merupakan sistem
70
Departemen Kesehatan RI, Departemen Kesehatan RI, Pedoman Pengelolaan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 1997). 71
Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
66
penyimpanan menggunakan penomoran angka terakhir yang terdiri
dari 100 kelompok angka pertama. Sistem ini menggunakan nomor
– nomor dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok
dan masing – masing 2 angka. Angka pertama merupakan 2 angka
sebelah kanan, lalu 2 angka tengah dan angka akhir adalah 2 angka
sebelah kiri. Suatu angka akan berganti jumlahnya seiring dengan
bertambahnya jumlah pasien yang datang. Contohnya seperti nomor
rekam medis 00-00-99 akan menjadi 00-01-00 apabila jumlah
pasien telah mencapai 100 kelompok angka pertama dan begitu
seterusnya. Pada saat penyimpanan berkas yang dijadikan pedoman
adalah kelompok angka pertama.
Sistem terminal digit filling memberikan kemudahan dalam
temu kembali arsip rekam medis. Hal ini juga sama dengan
pernyataan staf penyimpanan rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A
Hanafiah SM Batusangkar yaitu :
“ya sistem ini (terminal digit filling) lebih memudahkan,
lebih gampang digunakan.”72
Tambahan selanjutnya dalam pengklasifikasi pada penyimpanan
arsip rekam medis yang terdapat di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah
SM Batusangkar adalah dengan pemberian warna pada map yang
akan membedakan antara pasien rawat inap dan pasien rawat jalan.
Map berwarna kuning untuk pasien rawat jalan dan map merah
untuk pasien rawat inap. Jawaban yang diberikan informan sejalan
72
Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
67
dengan yang tertulis dalam pedoman penyelenggaraan dan prosedur
rekam medis rumah sakit di Indonesia tahun 2006 halaman 83
tentang sistem penjajaran rekam medis.73
Berdasarkan hasil observasi bahwa alat yang digunakan dalam
penyimpanan rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar adalah lemari besi atau roll opac dimana terdapat dua
lemari besar yang dapat dipecah menjadi 8 bagian yang dapat
mempermudah petugas dalam melakukan penyimpanan atau
pengembalian rekam medis di rak.
Pada saat pasien datang mendaftar untuk mendapatkan
pengobatan, petugas rekam medis akan mempersiapkan dan mencari
rekam medis yang tersimpan pada rak. Petugas akan langsung
mengantarkan pada poli yang dituju dan akan mengambilnya
kembali apabila sudah selesai digunakan. Sebelum kegiatan
penyimpanan kembali ke rak, rekam medis yang dipakai atau
dipinjam akan dicek kembali kelengkapannya. Hal ini juga
dijelaskan informan saat dilakukannya wawancara yaitu :
“setelah rekam medis pasien digunakan dipoli, nanti status
akan dikirim kembali ke sini. Di jemput oleh petugas rekam
medis. Sebelumnya total rekam medis yang keluar akan
didata dan dicetak berdasakan pelayanan yang dilakukan
seharian. Dari daftar itu kemudian nomor rekam medis
dicocokan dan di kres mana saja rekam medis yang telah
kembali.”74
73
Departemen Kesehatan RI, Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia. 74
Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
68
Penggunaan rekam medis berawal saat pasien mendaftarakan
diri pada loket untuk mendapatkan pengobatan. Rekam medis akan
didata melalui komputer oleh bagian pelayanan dan diserahkan
kebagian penyimpanan untuk mengambil dari rak penyimpanan dan
kemudian diantarkan langsung ke poliklinik yang bersangkutan.
Setelah digunakan, rekam medis akan kembali diambil oleh petugas
rekam medis untuk dilakukan penyimpanan kembali ke rak. Nomor
rekam medis akan diurutkan dan dicek untuk pengembaliannya.
Pengecekan tersebut didasarkan kepada print an data yang didapat
dari bagian pelayanan berdasarkan pelayanan yang dilakukan
seharian. Pencocokan nomor rekam medis ini dilakukan dengan
cara meng-kres atau memberi tanda checklist pada nomor rekam
medis yang telah ada dan kemudian baru menyusunnya secara
berurutan pada rak penyimpanan.
Sedangkan untuk pedoman dari penyimpanan yang dilakukan di
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar sendiri juga
dijelaskan oleh informan saat melakukan wawancara sebagai
berikut:
“kembali lagi pedomannya ya menggunakan sistem
penomoran tadi. Kalau rumah sakit ini pedomannya hanya
itu. Kadang di tempat lain ada penyimpanannya
berdasarkan abjad atau apa.., tapi kalau disini hanya
menggunakan penomoran tadi.”75
Pedoman penyimpanan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR.
M.A Hanafiah SM Batusangkar hanya didasarkan kepada sistem
75
Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
69
penomoran arsip rekam medis saja dan tidak menggunakan
pedoman penyimpanan jenis lainnya. Berdasarkan analisis dan
wawancara yang peneliti lakukan, dalam hal ini sejalan dengan
penjelasan dalam Pedoman Penyelengaraan Dan Prosedur Rekam
Medis Rumah Sakit tahun 2006.76
d. Pemeliharaan dan Penjagaan Rekam Medis
Kegiatan pemeliharaan rekam medis dilakukan untuk
memastikan berkas rekam medis dapat terjaga bentuk dan informasi
yang tekandung didalamnya (kelestariannya). Penjagaan rekam
medis merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk memastikan
bahwa rekam medis dapat tersimpan secara aman dan
menjauhkannya dari segala sesuatu yang dapat merusak berkas
tersebut. berikut hasil yang didapat peneliti dari hasil wawancara
bersama informan :
“Kalau untuk pemeliharaan rekam medis misalnya
melakukan penyimpan pada map atau rak khusus yang
dapat dikunci dengan aman. Selain itu juga ada racun api
yang disediakan pada sudut – sudut ruangan sebagai
antisipasi apabila terjadi kebakaran. Ruangan rekam medis
juga akan dikunci secara keseluruhan sebagai upaya
pencegahan kehilangan juga.”77
Sama halnya dengan yang diungkapkan oleh informan lainnya
yaitu Ibu Yesi selaku staf bagian penyimpanan rekam medis sebagai
berikut :
76
Departemen Kesehatan RI, Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia. 77
Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
70
“kita ada menyediakan tabung gas untuk menjinakkan api.
Untuk sementara kita menggunakan itu untuk antisipasi
kalau misalnya terjadi kebakaran.”
Untuk penjagaan dan keamanan dari rekam medis yang dirdapat
di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar dilakukan
dengan menyimpan berkas rekam medis kedalam sebuah map yang
kemudian diletakan pada rak besi yang dapat dikunci untuk menjaga
keamanannya. Selain itu ruangan rekam medis juga akan dikunci
secara keseluruhan sebagai upaya dalam pencegahan hilangnya
rekam medis. Sedangkan untuk antisipasi terhadap bencana
misalnya kebakaran, banjir, gempa bumi ataupun tanah longsor,
ruang unit rekam medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM
Batusangkar hanya memfokuskan kepada antisipasi terhadap
kebakaran saja seperti menempatkan tabung gas untuk penjinak api
yang diletakkan dibeberapa sudut ruangan. Selain antisipasi
terhadap kebakaran, belum terdapat upaya pencegahan lainnya
terhadap bencana yang dilakukan RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah
SM Batusangkar.
Selain penjelasan mengenai upaya pemeliharaan dan penjagaan
rekam medis diatas, terdapat beberapa perlindungan lainnya yang di
berlakukan di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar
seperti pengembalian berkas harus 1x24 jam, dilarang merokok di
ruangan penyimpanan rekam medis, tidak boleh makan atau minum
yang menyebabkan sisaan yang dapat memicu datangnya serangga
yang dapat merusak rekam medis dan lain sebagainya.
71
Kegiatan pemeliharaan ini dilakukan sesuai dengan Standar
Prosedur Operasional yang dikeluarkan oleh Direktur Rumah Sakit
Nomor 445/013/SPO/MKI-RSUD/2007 tentang perlindungan
berkas rekam medis dari kehilangan dan kerusakan.78
e. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis
Penyusutan arsip rekam medis dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan,
sedangkan pemusnahan bisa diartikan sebagai suatu kegiatan
memusnahkan atau menghancurkan arsip dengan cara tertentu
seperti dibakar atau lainnya dikarenakan oleh nilai guna arsip
tersebut. Tetapi dari kedua kegiatan ini tujuannya adalah untuk
menghindari penyimpanan jumlah arsip yang menumpuk.
Sebelum melakukan penyusutan dan pemusnahan, suatu rumah
sakit membutuhkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai sebuah
pedoman yang berisikan daftar informasi mengenai ketentuan
lamanya suatu arsip tersebut disimpan serta informasi penting
lainnya mengenai arsip yang tersimpan. Berdasarkan JRA tersebut
arsip rekam medis akan dikelompokkan menjadi rekam medis aktif
dan rekam medis in-aktif.
Setelah dilaksanakan penyusutan, kegiatan berikutnya adalah
pemusnahan arsip. Ada beberapa cara pemusnahan arsip yang bisa
dilakukan oleh suatu instansi seperti dengan pencacahan,
pembakaran, pemberian bahan kimia hingga arsip tersebut hancur
78
RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang
Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. No. 445/013/SPO/MKI-RSUD/2017 h. 1/2
72
total dan pembuburan.79
Suatu arsip dapat dimusnahkan apabila
tidak memiliki nilai guna atau telah habis waktu retensinya
berdasarkan JRA. Dalam melakukan pemusanahan arsip biasanya
akan disusun sebuah tim yang akan bertanggung jawab terhadap
kegiatan tersebut. Tim akan membuat berita acara pemusnahan
(BAP) sebelum melaksanakaan pemusnahan arsip rekam medis
tersebut.
Untuk jumlah arsip yang terdapat di RSUD Prof. DR. M.A
Hanafiah SM Batusangkar hingga akhir tahun 2017 sudah mencapai
12.000 lebih. Maka dari itu kegiatan penyusutan dan pemusnahan
arsip rekam medis sudah pernah dilaksanakan satu kali. Dalam
wawancara dengan Ibu Nely selaku KARU rekam medis
mengatakan bahwa :
“Sudah pernah dilakukan sekali pada bulan Desember
tahun lalu, 2017. Waktu itu penyusutan (pemusnahan)
dilakukan dengan cara dibakar. Pembakaran dilakukan
didepan kantor Rumah Sakit RSUD Prof. DR. MA Hanafiah
SM Batusangkar sendiri.”80
Sebanyak 184 arsip rekam medis telah dimusnahkan dengan
cara pembakaran. Pemusnahan (pembakaran) ini dilakukan oleh
Kabid. Bina Program yang disaksikan langsung oleh beberapa
satuan unit rumah sakit lainnya yang dituliskan kedalam Berita
Acara Pemusnahan (BAP) sebagai berikut:
Gambar 4. 4 Berita Acara Pemusnahan Berkas Rekam Medis
79
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan (Surabaya: PT. Dioma, 2006). h.196 80
Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
73
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar belum
melaksanakan pembuatan JRA sebagai pedoman dalam
melaksanakan penyusutan dan pemusnahan arsip. Akan tetapi unit
rekam medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar
membuat suatu daftar rekam medis in-aktif yang didasarkan kepada
Peraturan Menteri Kesehatan No. 269 tahun 2008 untuk
menggantikan fungsi dari JRA dalam melaksanakan penyusutan dan
pemusnahan. Berikut daftar arsip rekam medis in-aktif yang
terdapat di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar :
74
Tabel 4. 2 Daftar Rekam Medis Inaktif
REKAM MEDIS INAKTIF
NO NO. MR NAMA TGL LAHI
R ALAMAT
KUNJUNGAN
TERAKHIR DIAGNOSA KET
1 00.26.04 APARLIS TJ. ALAM 4/20/2010 ISK
2 00.77.04 YULIA MUSFITA
TABEK PATAH 12/9/2009 G3P2A1H2
3 04.04.04 BUNGA SUMANIK 5/2/2012
VOMITUS DEHIDRASI
4 0407.04 NURMAYA SARUASO 5/9/2012 CHF FC CLASS III = GERD
MENINGGAL
5 04.06.04 FIRDAUS
1/1/1975 SEI. TARAB 6/7/2012
POS OP REPER TENDON
Daftar rekam medis in-aktif ini dibuat dengan melihat daya guna
dan waktu penyimpanan arsip yang telah ditetapkan dalam
Permenkes RI No. 269 tahun 2008 yakni 5 tahun. Hal ini serupa
dengan penjelasan yang disampaikan oleh seorang informan sebagai
berikut:
“melihat dari tahun penyimpanan rekam medis itu sendiri.
Kalau sesuai dengan peraturannya kan hanya 5 tahun saja.
ya kembali lagi melihat daya guna dari rekam medis
tersebut.”81
Berdasarkan analisis peneliti, kegiatan penyusutan rekam medis
di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar masih belum
secara tuntas dilakukan. Masih terdapat beberapa berkas yang masih
belum dimusnahkan tetapi sudah dipisahkan dari rak penyimpanan.
Hal ini terkendala oleh kurangnya SDM dan kurangnya waktu untuk
81
Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
75
melakukan penyusutan karena proses pelayanan pasien yang sangat
banyak setiap harinya.
Sesuai dengan peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 tahun
2008 bab 4 pasal 8 butir 1 menyatakan bahwa rekam medis rumah
sakit disimpan selama 5 tahun terhitung dari tanggal pasien berobat
atau dipulangkan. Sedangkan pada pasal 9 dikatakan rekam medis
pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit disimpan selama
2 tahun. 82
2. Upaya Mengatasi Kendala dalam melakukan Pengelolaan Arsip Dinamis
Rekam Medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar
Setiap pekerjaan pasti memiliki hambatan tersendiri dalam
melaksanakannya. Sama halnya dengan pekerjaan pengelolaan arsip rekam
medis di rumah sakit. Hal yang dapat menjadi faktor penghambat dalam
melakukan pengelolaan itu dapat berupa kurangnya ketelitian saat bekerja, sifat
ceroboh yang menyebabkan kekeliruan atau kesalahan teknis yang disebabkan
oleh perangkat kerja seperti terjadinya eror dan sebagainya.
Mengelola rekam medis membutuhkan kinerja yang efektif. Setiap petugas
rekam medis telah diberikan tugas masing – masing sesuai dengan unit kerjanya
agar dapat melakukan pengelolaan secara baik dan benar. Dalam penelitian ini
peneliti membagi beberapa hal yang menjadi faktor penghambat saat melakukan
pengelolaan arsip rekam medis yaitu sebagai berikut :
a. Sumber Daya Manusia
82
Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
55/MENKES/PER/III/2013 tentang Penyelenggaraan Pekerja Perekam Medis (Jakarta, 2013).
76
Ketersediaan sumber daya manusia sangat berpengaruh terhadap kinerja
yang akan dilaksanakan. Begitu juga dengan latar belakang pendidikan yang
diembannya. Selain itu pengalaman bekerja dan kemampuan juga menjadi
poin yang sangat penting. Sumber daya manusia yang bekerja dibawah unit
rekam medis ada sekitar 22 orang yang berstatus pegawai negeri sipil dan
non PNS. Semua pegawai yang bekerja pada unit rekam medis semuanya
telah memenuhi kriteria hanya saja tidak semua pegawai memiliki latar
belakang pendidikan rekam medis. Dalam sesi wawancara yang dilakukan
dengan Kepala Ruangan Rekam Medis, Ibu Nely mengatakan bahwa :
”disini perbandingan antara PNS dan kontrak (non PNS) masih
belum berimbang. Untuk pendidikan masih ada yang tamatan
sekolah dasar (SD). Tapi yang memang tamatan pendidikannya
rekam medis juga ada beberapa orang.”83
Jawaban informan mengenai kualifikasi pegawai unit rekam medis
serupa dengan keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377
tahun 2007 tentang standar profesi perekam medis dan informasi kesehatan
bagian c poin 3 tentang kualifikasi pendidikan perekam medis.84
Dalam
melakukan pengolahan kadang terjadi kekeliruan seperti kesalahan
membaca diagnosa pasien yang diakibatkan oleh tulisan dokter yang kurang
jelas atau singkatan diagnosa yang kadang memiliki arti yang hampir sama.
Serupa dengan penjelasan informan yang juga mengatakan bahwa :
“kendala pasti ada. Misalnya seperti tulisan dokter yang tidak
jelas yang bisa menyebabkan kesalahan penafsiran. Biasanya
kebanyakan dokter suka membuat diagnosa pasien secara singkat.
Kendala lainnya seperti kelengkapan isi rekam medis yang kadang
83
Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 84
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No. 377/MENKES/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi
Kesehatan (Jakarta, 2007).
77
ada yang tidak lengkap dan kadang kalau komputer eror atau mati
atau rusak tiba – tiba.”85
Dalam melakukan penyimpanan arsip rekam medis ke rak dibutuhkan
ketelitian untuk menyusun rekam medis sesuai dengan nomor yang telah
ada. Kadang terjadi kekeliruan pada saat meletakan arsip rekam medis
tersebut pada rak. Ketelitian dalam bidang penyimpanan ini akan berdampak
kepada kemudahan untuk temu kembali arsip. Berikut penjelasan yang
diberikan oleh Ibu Yesi selaku staf bagian penyimpanan rekam medis :
“kendala yang kadang terjadi contohnya seperti kesalahan dalam
mengembalikan rekam medis ke rak. Kadang ada kekeliruan dalam
meletakkannya akibat kesalahan melihat nomor rekam medis.”86
Dari penjelasan tersebut dapat dilihat bahwa kadang masih terdapat
kekeliruan yang mengakibatkan kesulitan dalam menemukan kembali rekam
medis. Untuk mensiasatinya petugas akan mencari rekam medis pada rak
yang berdekatan dengan nomor rekam medis yang tidak ditemukan. Hal ini
juga disampaikan oleh Ibu Yesi :
“... untuk mencarinya bila tidak ditemukan pada rak, kita lihat dan
cari pada nomor rekam medis lain yang hampir sama atau
mendekati.”87
b. Kesalahan teknik alat kerja
Dalam melakukan pengolahan data diperlukan perangkat komputer yang
dioperasikan untuk mengubah data kedalam bentuk elektronik. Data dari
rekam medis dikelompokkan dan diberi pengkodean terhadap diagnosa.
85
Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 86
Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 87
Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
78
Selama melakukan penginputan data kadang komputer mengalami gangguan
atau eror. Hal tersebut juga dijelaskan dalam wawancara dengan salah satu
informan sebagai berikut :
“... Kendala lainnya seperti kelengkapan isi rekam medis yang
kadang ada yang tidak lengkap dan kadang kalau komputer eror
atau mati atau rusak tiba – tiba. Harus menunggu diperbaiki
dulu.”88
Berdasarkan hasil wawancara, gangguan atau eror pada perangkat kerja
seperti komputer akan membawa dampak terhadap proses pengelolaan arsip
rekam medis. Kegiatan pengelolaan akan terganggu dan terhambat selama
perangkat komputer tersebut tidak dapat dioperasikan sebagaimana
mestinya. Petugas rekam medis tidak dapat melakukan penginputan data
yang kemudian memperlambat kinerja dalam melakukan pengelolaan arsip
rekam medis. Dalam upaya menanggapi kerusakan tersebut, unit rekam
medis biasanya memilih untuk memperbaiki kerusakan komputer ataupun
melakukan penggantian perangkat apabila tidak memungkinkan lagi untuk
digunakan.
88
Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018
79
BAB V
PENUTUP
Pada bab ini peneliti melakukan penarikan kesimpulan serta memberikan
saran – saran yang diharapkan bermanfaat agar dapat membantu rumah sakit
dalam meningkatkan kegiatan pengelolaan arsip dinamis rekam medis di RSUD
Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dijelaskan di atas,
maka peneliti memberikan kesimpulan sebagai berikut :
1. Kegiatan pengelolaan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. MA
Hanafiah SM Batusangkar sudah dilaksanakan sesuai dengan standar atau
ketentuan yang telah ditetapkan di Indonesia. Peraturan tersebut dapat
berupa Peraturan Menteri Kesehatan RI, Undang – Undang Republik
Indonesia, Pedoman Penyelenggaraan serta Standar Prosedur Operasional
Rumah Sakit. Selain itu kegiatan pengelolaan juga didasari oleh daur
hidup arsip itu sendiri. Dimana kegiatan pengelolaan arsip diawali dengan
penciptaan rekam medis, penggunaan rekam medis, penyimpanan arsip
rekam medis, pemeliharaan dan penjagaan arsip rekam medis hingga
proses penyusutan dan pemusnahan arsip rekam medis. Selain itu dalam
melakukan pengelolaan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. MA
Hanafiah SM Batusangkar juga telah dikerjakan oleh SDM – SDM yang
handal dan mumpuni pada bidangnya. Namun masih terdapat beberapa
80
SDM yang bekerja dengan latar pendidikan yang tidak sesuai dengan
syarat yang telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan RI.
2. Upaya yang dapat dilakukan dalam mengatasi kendala yang dapat
menghambat proses pengelolaan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR.
MA Hanafiah SM Batusangkar dapat dilihat dari dua faktor kendala yakni
Sumber Daya Manusia (SDM) dan kesalahan teknik kerja. Kendala SDM
seperti kekeliruan dalam membaca diagnosa dokter, kesalahan dalam
penyimpanan rekam medis dan sebagainya yang dapat diatasi dengan
menanyakan langsung kepada dokter yang bersangkutan dan mencari
nomor rekam medis yang hampir sama apabila berkas rekam medis tidak
ditemukan pada rak penyimpanan. Untuk kerusakan/kesalahan teknik unit
kerja seperti terjadinya eror atau gangguan pada komputer yang digunakan
untuk menginput data rekam medis dapat dilakukan penggantian perangkat
komputer yang baru ataupun perbaikan perangkat yang lama.
B. Saran
Dari kesimpulan yang telah dijelaskan, peneliti ingin memberikan saran
mengenai pengelolaan rekam medis yang dilakukan oleh unit rekam medis RSUD
Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar. Berikut ini adalah saran yang dapat
peneliti berikan :
1. Kegiatan pengelolaan arsip rekam medis telah dilaksanakan sesuai dengan
peraturan yang ada. Sumber Daya Manusia (SDM) berperan penting dalam
proses pengelolaan arsip rekam medis tersebut. SDM dituntut harus
memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan bidang yang
81
diembannya dan bukan hanya mengandalkan pengalaman kerja dan waktu
kerja saja. Bagi SDM yang mungin sudah lama bekerja pada unit rekam
medis tetapi memiliki pendidikan yang masih rendah (tamatan SD) dapat
diberikan pembinaan dan pelatihan kerja dalam menjalankan tugasnya.
Selain itu juga dapat menempatkan SDM tersebut sesuai dengan
kemampuan yang ia miliki.
2. Kekurangan ketelitian, kekeliruan dalam membaca diagnosa dokter dan
kesalahan dalam penyimpanan rekam medis merupakan kendala yang
kadang dihadapi oleh petugas dalam melaksanakan pengelolaan arsip
rekam medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar . Untuk
upaya menanggulangi kendala tersebut terjadi dan terulang maka rumah
sakit harus bersikap tegas terhadap segala sesuatu kesalahan yang
dilakukan oleh SDM dengan cara pemberian sanksi misalnya. Sanksi akan
memberikan efek jera dan dapat meningkatkan ketelitian dari SDM dalam
bekerja. Kesalahan teknik alat kerja juga kadang dihadapi selama
melaksanakan pengelolaan arsip rekam medis. Untuk cara
penanggulangannya, dapat dilakukan dengan cara penggantian alat baru
ataupun juga dengan memperbaiki kerusakan alat yang ada.
82
DAFTAR PUSTAKA
Basir, Bartos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2007.
Sulistyo- Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Creswell, John W. RESEARCH DESIGN: Qualitative, Quantitative, and Mixed
Methods Approaches. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010.
Departemen Kesehatan RI. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan
Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta: DEPKES, 2006.
———. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta:
DEPKES, 1997.
Emzir. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers, 2010.
Fajri, Hamdani, dan Syahyuman. ―Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi.‖ Jurnal Ilmu Perpustakaan dan
kearsipan, E, 1 (September 2012).
Gill, P., K. Stewart, E. Treasure, dan B. Chadwick. ―Methods of data collection in
qualitative research: interviews and focus groups.‖ British Dental Journal
04 (Maret 2008).
Giyana, Frenti. ―Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah
Sakit Umum Daerah Kota Semarang.‖ Jurnal Kesehatan Masyarakat
Universitas Diponegoro 1 (2012).
Gulo, W. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT. Grasindo, 2010.
Handiwidjojo, Wimmie. ―Rekam Medis Elektronik.‖ Jurnal EKSIS 2 (Mei 2009).
Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
83
Kementerian Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
55/MENKES/PER/III/2013 tentang Penyelenggaraan Pekerja Perekam
Medis. Jakarta, 2013.
———. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta, 2008.
Kementrian Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
377/MENKES/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan
Informasi Kesehatan. Jakarta, 2007.
———. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
512/MENKES/PER/IV/2007 tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik
Kedokteran. Jakarta, 2007.
Kennedy, Jay. Records Management: a guide to corporate record keeping.
australia: Longman, 1998.
Muhidin, Sambas Ali, dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan. Bandung: CV
Pustaka Setia, 2016.
Pamungkas, Tiara Wahyu, Triyani Marwati, dan Solikhah. ―Analisis
Ketidaklengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Pku
Muhammadiyah Yogyakarta.‖ Jurnal Kesehatan Masyarakat Universitas
Ahmad Dahlan 4 (September 2010).
Peggy, Dzifa, Reindolf Yao Nani, dan Prosper Gameli. ―Analysis of Records
Management and Organizational Performance.‖ International Journal of
Academic Research in Accounting, Finance and Management Sciences 5
(April 2015).
84
Perhimpunan Rumah Sakit Indonesia (PERSI). ―Rekam Medis: Seberapa
rahasia ?‖ Artikel PERSI, t.t.
Polkinghorne, Donald E. ―Language and Meaning: Data Collection In Qualitative
Research.‖ Journal Of Counseling Psychology 52 (2015).
Indonesia. Peraturan Pemerintahan RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan UU no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta:
Pemerintahan RI, 2012.
Rachmawati, Imami Nur. ―Pengumpulan data dalam Penelitian Kualitatif:
Wawancara.‖ Jurnal Keperawatan Indonesia 11 (Maret 2007).
Indonesia. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 7 tahun 1971 tentang
Ketentuan - Ketentuan Pokok Kearsipan. Jakarta, 1971.
———. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 mengenai
Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta, 2009.
———. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit. Jakarta, 2009.
RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar. Profil Tahun 2017.
Batusangkar: Pemerintah Kabupaten Tanah Datar, 2017.
RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar. Standar Prosedur Operasional
tentang Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. Batusangkar,
2017.
Rusli, Arsil, Asri Rasad, Enizar, Ieke Irdjiati, dan Imam Subekti. Manual Rekam
Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006.
Shepherd, Elizabeth, dan Geoffrey Yeo. Managing Records: a handbook of
principlesand practice. London: Facet Publishing, 2003.
85
Sugiarto, Agus, dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern: dari
konvensional ke basis komputer. Yogyakarta: Gava Media, 2015.
Tim Lembaga Penelitian UIN Jakarta. Pedoman Penelitian UIN SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA. Ciputat: Lembaga Penelitian UIN Jakarta,
2009.
Wardah, Mutiawatul. ―Pengelolaan Arsip Dinamis.‖ Jurnal Ar-Raniry 8 (Juni
2016).
WHO. Medical Records Manual: A Guide for Developing Countries. Switzerland:
World Health Organization, 2006.
Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Surabaya: PT. Dioma, 2006.
LAMPIRAN - LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat tugas menjadi dosen pembimbing
Lampiran 2
Surat Pergantian Judul Skripsi
Lampiran 3
Surat Izin Penelitian
Lampiran 4
Alur Pelayanan Rekam Medis
Lampiran 5
Alur Pelayanan Rekam Medis
Lampiran 6
Struktur Organisasi Rekam Medis
Lampiran 7
Kartu berobat RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar
Lampiran 8
Ruang Unit Rekam Medis
Lampiran 9
Ruang Penyimpanan Rekam Medis
Lampiran 9
Ruang Pengolahan Rekam Medis
Lampiran 9
1. Wawancara dengan Ibu Gusnika Nelya selaku Kepala Ruangan Rekam
Medis
2. Wawancara dengan Ibu Yosse Aster selaku Staff Pengolahan Rekam
Medis
3. Wawancara dengan Ibu Yessi Elviadona selaku Staff Penyimpanan Rekam
Medis
TRANSKRIP WAWANCARA
Informan : Gusnika Nelya, Amd. PK
Jabatan : KARU Rekam Medis
Waktu wawancara : 30 Oktober 2018
Hasil wawancara :
1. Apakah di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar sudah
menetapkan kebijakan dan prosedur tertulis mengenai pengelolaan arsip
rekam medis ?
―Sudah. Untuk segala prosedur atau kebijakan mengenai pengelolaan
rekam medis sudah tertulis dan dijelaskan dalam Standar Prosedur
Operasional (SPO) rumah sakit berdasarkan Keputusan Direktur. Selain
itu juga ada kebijakan rekam medis lainnya seperti yang hanya boleh
mengakses rekam medis adalah petugas yang bekerja pada unit rekam
medis saja, sesuai dengan Permenkes RI yang berlaku.‖
2. Berapa jumlah sumber daya manusia (SDM) yang bertugas dalam
kegiatan pengelolaan rekam medis ?
“Petugas yang bekerja dibawah unit rekam medis itu ada sekitar 22 orang
yang kemudian dibagi ke dalam admisi rawat jalan, admisi rawat jalan dan
bagian pengolahan data rekam medis.‖
3. Bagaimana dengan prosedur penciptaan rekam medis di RSUD Prof. DR.
MA Hanafiah SM Batusangkar ?
―Prosedur terciptanya rekam medis bisa dari loket pendaftaran dan dari
IGD. Kalau dari loket pendaftaran, pasien dapat langsung ke bagian BPJS
bagi peserta BPJS untuk mendapatkan pengklaiman dan dapat ke kasir
bagi pasien yang mendaftar secara umum. Sebelumnya pasien harus
mengambil nomor antrian terlebih dahulu. Setelah itu baru pasien menuju
loket pendaftaran sesuai dengan pasien lama atau baru. Untuk pasien lama
hanya perlu menyerahkan kartu berobat saja. Sedangkan pasien baru harus
mengisi blanko atau formulir pendaftaran terlebih dahulu yang biasanya
berisi data diri. Kemudian petugas akan mengentrikan data ke komputer
untuk mendapatkan nomor rekam medis. Setelah itu barulah kartu berobat
dapat dibuat dan diberikan kepada pasien untuk pengobatan berikutnya.‖
4. Jenis rekam medis apa saja yang disimpan di RSUD Prof. DR. MA
Hanafiah SM Batusangkar?
“ Ada tiga jenis yaitu rawat inap, rawat jalan dan IGD.‖
5. Apa saja yang dituliskan di dalam rekam medis ?
― yang pastinya data mengenai pasien baik itu rawat inap atau rawat jalan.
Selain itu juga ada kartu kendali/ berobat pasien, persetujuan wali serta
hak dan kewajiban pasien, diagnosis, tanggal & waktu, asesmen awal
pasien, persetujuan tindakan medis yang diterima pasien, pengobatan dan
lain sebagainya.‖
6. Bagaimana dengan penggunaan rekam medis apabila pasien di rujuk ke
rumah sakit lain ?
―saat dirujuk rumah sakit hanya memberikan lembar resume atau salinan
rekam medis saja kepada RS rujukan. Rekam medis yang utuh tidak boleh
diberikan pada pihak lain yang diperbolehkan hanya resumenya saja.‖
7. Apa yang membedakan antara rekam medis untuk pasien umum dan
BPJS (berasuransi) ?
―dibedakan dengan tanda masing – masing. Bagi pasien BPJS ditandai
dengan pemberian blangko putih, kalau umum berarti menggunakan
karcis. Hanya yang menyerahkan blangko dan karcis yang akan dapat
diproses.‖
8. Apakah ada kegiatan pemeliharaan dan penjagaan terhadap arsip rekam
medis yang dilakukan di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar
? kalau ada, apa yang dilakukan ? Bagaimana kalau terjadi bencana
atau sebagainya ?
―Tentunya ada. Kalau untuk pemeliharaan rekam medis misalnya
melakukan penyimpan pada map atau rak khusus yang dapat dikunci
dengan aman. Selain itu juga ada racun api yang disediakan pada sudut –
sudut ruangan sebagai antisipasi apabila terjadi kebakaran. Ruangan rekam
medis juga akan dikunci secara keseluruhan sebagai upaya pencegahan
kehilangan juga.‖
9. Apakah RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar sudah pernah
melakukan penyusutan arsip rekam medis ? Kalau sudah, kapan waktu
penyusutan tersebut ?
―Sudah pernah dilakukan sekali pada bulan Desember tahun lalu, 2017.‖
10. Atas pertimbangan apa dilakukannya penyusutan rekam medis tersebut
?
―melihat dari tahun penyimpanan rekam medis itu sendiri. Kalau sesuai
dengan peraturannya kan hanya 5 tahun saja. ya kembali lagi melihat
dayaguna dari rekam medis tersebut.‖
11. Bagaimana cara melakukan penyusutan arsip rekam medis di RSUD
Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?
―waktu itu penyusutan dilakukan dengan cara dibakar. Pembakaran
dilakukan didepan kantor Rumah Sakit RSUD Prof. DR. MA Hanafiah
SM Batusangkar sendiri.‖
TRANSKRIP WAWANCARA
Informan : Yosse Asther, A.Md RM
Jabatan : Staf Pengolahan Rekam Medis
Waktu wawancara : 30 Oktober 2018
Hasil wawancara :
1. Ada berapa jenis rekam medis yang ada di RSUD Prof. DR. MA
Hanafiah SM Batusangkar?
― Tiga. Ada rawat inap, rawat jalan dan IGD.‖
2. Bagaimana dengan bentuk rekam medis yang tersimpan di RSUD Prof.
DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?
― bentuknya berupa fisik atau kertas tapi juga ada dalam bentuk data
komputer yang telah diinput dari fisik rekam medis tadi.‖
3. Apa saja yang dituliskan di dalam rekam medis ?
― Data penting pasien pastinya seperti diagnosis, biodata, nomor rekam
medis, tindakan medis, lembar berobat, lembar persetujuan dan lain
sebagainya. Intinya semua hal – hal yang berhubungan dengan pasien.‖
4. Apakah ada perbedaan dari isi rekam medis antara rawat jalan, rawat
inap dan IGD ?
―tentunya jelas beda. Dilihat dari formulirnya saja sudah tampak berbeda.
Tetapi nanti disatukan salam satu map atau berkas.‖
5. Bagaimana dengan kemungkinan ketidaklengkapan atau kesalahan
rekam medis ?
―awalnya harus dilakukan pengecekan data terlebih dahulu. Misalnya
kadang dalam mengisi data rekam medis ada yang tertinggal atau tidak
disengaja lupa mengisinya maka menyebabkan kerancuan terhadap data
hasus dilengkapi. Setelah itu baru bisa diolah.‖
6. Bagaimana dengan proses pengolahan rekam medis di RSUD Prof. DR.
MA Hanafiah SM Batusangkar ?
―Pengolahan data rekam medis yang saya lakukan yaitu dengan cara
pemindahan data rekam medis ke dalam komputer (pengimputan)
disertakan pengkodean diagnosa pasien, hingga bisa dirangkum.
Pengkodeannya menggunakan buku ICD X untuk diagnosa penyakit dan
ICD IX untuk pengkodean tindakan/ operasi. Lalu setelah data dirangkum
baru dapat dibuat sebagai laporan tahunan atau grafik penyakit yang paling
banyak dikeluhkan pasien misalnya.‖
7. Siapa saja yang dapat penggunakan atau mengakses rekam medis
tersebut?
―yang bisa mengakses seperti karyawan atau petugas rekam medis, dokter
untuk keperluan tertentu atau untuk penelitian seperti sekarang.‖
8. Bagaimana penggunaan rekam medis jika pasien rawat inap kemudian
beralih ke rawat jalan?
―penggunaanya akan sama saja tetapi tentunya menggunakan berkas
rekam medis baru rawat jalan dan kemudian disatukan antara rawat inap
dan rawat jalan kedalam satu map berdasarkan nomor rekam medisnya.‖
9. Berapa lama jangka waktu arsip aktif rekam medis disimpan di RSUD
Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?
―jangka waktunya 5 tahun sesuai peraturan. Tapi sebenarnya itu bukan
bidang saya coba ditanya ke bagian Kepala Ruangan saja.‖
10. Apakah terdapat kendala dalam melakukan pengolahan arsip rekam
medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ? Jika ada apa
saja kendala tersebut ?
―kendala pasti ada. Misalnya seperti tulisan dokter yang tidak jelas yang
bisa menyebabkan kesalahan penafsiran. Biasanya kebanyakan dokter
suka membuat diagnosa pasien secara singkat. Kendala lainnya seperti
kelengkapan isi rekam medis yang kadang ada yang tidak lengkap dan
kadang kalau komputer eror atau mati atau rusak tiba – tiba.‖
11. Bagaimana cara mengatasi kendala tersebut ?
“ya harus menunggu untuk diperbaiki terlebih dahulu.”
TRANSKRIP WAWANCARA
Informan : Yesi Elviadona, A.Md RM
Jabatan : Staf Penyimpanan Rekam Medis
Waktu wawancara : 30 Oktober 2018
Hasil wawancara :
1. Siapa saja yang dapat mengakses rekam medis misalnya dalam
melakukan penyimpanan rekam medis tersebut ?
―petugas penyimpanan pastinya, kadang juga dibantu oleh petugas rekam
medis lainnya seperti petugas pelayanan kalau misalnya ada kesulitan atau
membutuhkan bantuan. Untuk petugas diluar rekam medis tentunya tidak
diizinkan.‖
2. Ada berapa orang petugas pada penyimpanan rekam medis ini ?
―Disini ada lima orang yang ikut melakukan penyimpanan.‖
3. Bagaimana cara menandakan rekam medis saat arsip tersebut dipinjam
atau dipakai ?
―setelah rekam medis pasien digunakan dipoli, nanti status akan dikirim
kembali ke sini. Di jemput oleh petugas rekam medis. Sebelumnya total
rekam medis yang keluar akan didata dan dicetak berdasakan pelayanan
yang dilakukan seharian. Dari daftar itu kemudian nomor rekam medis
dicocokan dan di kres mana saja rekam medis yang telah kembali.‖
4. Bagaimana cara penyimpanan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. MA
Hanafiah SM Batusangkar ?
―ya penyimpanan digabung antara rekam medis rawat inap dan rawat
jalan. Nanti disusun berdasarkan nomor rekam medis yang ada.‖
5. Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan rekam medis ?
―diurut berdasarkan sistem penomoran angka terakhir dari enam angka
atau terminal digit filing system.‖
6. Mengapa menggunakan sistem tersebut ? Apakah mempermudah
penyimpanan arsip rekam medis ?
―ya sistem ini lebih memudahkan, lebih gampang.‖
7. Bagaimana dengan pedoman dalam penyimpanan arsip rekam medis di
RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?
―kembali lagi pedomannya ya menggunakan sistem penomoran tadi. Kalau
rumah sakit ini pedomannya hanya itu. Kadang di tempat lain ada
penyimpanannya berdasarkan abjad atau apa.., tapi kalau disini hanya
menggunakan penomoran tadi.‖
8. Bagaimana dengan penjagaan dari ruang rekam medis itu sendiri ?
―kita ada menyediakan tabung gas untuk menjinakkan api. Untuk
sementara kita menggunakan itu untuk antisipasi kalau misalnya terjadi
kebakaran.‖
9. Apakah terdapat kendala dalam melakukan pengelolaan arsip rekam
medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?
― kalau kendala ada ..‖
10. Apa saja kendala yang dihadapi tersebut ?
―contohnya seperti kesalahan dalam mengembalikan ke rak. Kadang ada
kekeliruan dalam meletakkannya akibat kesalahan melihat nomor rekam
medis.‖
11. Cara apa yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang terjadi tersebut
?
―untuk mencarinya apabila tidak ditemukan pada rak, kita lihat dan cari
pada nomor rekam medis lain yang hampir sama atau mendekati.”
BIODATA PENULIS
DILLA ANDANI PUTRI. Lahir di kota Bukittinggi
Sumatera Barat, pada tanggal 1 November 1995. Anak dari
pasangan suami istri Bapak Zulfian A.SE dan Ibu Eliyani.
Tinggal di Perumahan Arai Pinang II Blok F no 1 Lima
Kaum Batusangkar, Sumatera Barat. Pendidikan pertamanya
adalah TK Pertiwi Batusangkar tamat tahun 2002, lalu
melanjutkan Sekolah Menengah Pertama Negeri 1
Batusangkar dan tamat pada tahun 2008. Setelah itu penulis melanjutkan
pendidikan di SMAN 1 Batusangkar di tahun 2011 dan lulus pada tahun 2014.
Pada tahun yang sama penulis melanjutkan studi pada Universitas Islam Negeri
(UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. Saat ini penulis tengah menyelesaikan S1
dengan jurusan Ilmu Perpustakaan. Pada tahun 2016 penulis pernah melakukan
kegiatan magang selama satu semester di Perpustakaan Psikologi Universitas
Islam Negeri (UIN) Syarif Hudayatullah Jakarta. Selain itu pada bulan Februari
2017 penulis juga melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di
Perpustakaan dan Kearsipan BAPPENAS hingga Maret 2017 yakni selama satu
bulan. Serta mengikuti kerja kuliah nyata (KKN) di Desa Rancalabuh Kabupaten
Tangerang selama satu bulan yang dimulai dari bulan Juli hingga Agustus 2017.
Penulis pernah mendapatkan sertifikat – sertifikat dari sejumlah kegiatan, diskusi
publik dan seminar baik itu dalam lingkup jurusan, universitas maupun lingkup
nasional. Penulis juga pernah menjadi relawan diberbagai kegiatan dan penulis
juga pernah berkesempatan menjadi panitia SBMPTN yang diadakan pada bulan
Mai 2017.