pengelolaan arsip dinamis rekam medis di rsud...

120
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD PROF. DR. MA HANAFIAH SM BATUSANGKAR Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) Oleh : DILLA ANDANI PUTRI NIM. 11140251000060 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1439H / 2018M

Upload: vudang

Post on 03-Jul-2019

271 views

Category:

Documents


19 download

TRANSCRIPT

Page 1: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS

DI RSUD PROF. DR. MA HANAFIAH SM BATUSANGKAR

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh :

DILLA ANDANI PUTRI

NIM. 11140251000060

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1439H / 2018M

Page 2: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS

di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh:

Dilla Andani Putri

NIM: 11140251000060

Di bawah bimbingan

Nurul Hayati, M.Si

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1439 H / 2018 M

Page 3: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA
Page 4: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

LEMBAR PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Dilla Andani Putri

NIM : 11140251000060

Program Studi : Ilmu Perpustakaan

Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri yang

merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan

merupakan replikasi maupun saduran dari hasil penelitian orang lain.

Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi

dianggap gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi

baru dan kelulusan serta gelarnya dibatalkan.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari

menjadi tanggungjawab saya.

Jakarta, Desember 2018

Dilla Andani Putri

Page 5: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

i

ABSTRAK

Dilla Andani Putri (NIM : 11140251000060). Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam

Medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar. Di bawah bimbingan

Nurul Hayati, M.Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan

Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis

rekam medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar serta kendala

yang dihadapi pada saat melakukan kegiatan pengelolaan arsip dinamis rekam

medis tersebut. Jenis penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan

pendekatan deskriptif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah

wawancara dan observasi, serta sumber lain yang berasal dari dokumentasi dan

kajian pustaka. Teknik analisis data terdiri dari reduksi data, penyajian data dan

penarikan kesimpulan. Hasil penelitian pengelolaan arsip dinamis rekam medis

dapat didasari kepada daur hidup arsip dimana diawali dengan penciptaan rekam

medis pada saat pasien datang untuk mendapatkan pengobatan ke loket

pendaftaran dan mengisi form data diri hingga terciptanya nomor rekam medis

dan pembuatan kartu berobat pasien. Penggunaan arsip rekam medis tidak boleh

digunakan oleh pihak lain selain tenaga medis kecuali untuk kepenting tertentu

yang telah mendapatkan izin dari Kepala Ruangan Unit Rekam Medis.

Penyimpanan arsip rekam medis menggunakan klasifikasi terminal digit filing

system yang disimpan pada rak/ lemari besi (roll opac), sedangkan pemeliharaan

dan penjagaan arsip rekam medis dilakukan dengan menyimpan berkas rekam

medis kedalam map dan menyediakan alat pemadam kebakaran. Suatu arsip akan

dilakukan penyusutan atau dimusnahkan apabila pasien tidak melakukan

pengobatan selama 5 tahun. Upaya dalam mengatasi kendala yang dialami oleh

unit rekam medis dalam melakukan pengelolaan arsip rekam medis berasal dari

SDM seperti kadang petugas rekam medis mengalami kesulitan dalam membaca

diagnosa dokter. Untuk mengatasinya, petugas rekam medis melakukan

konfirmasi ulang kepada dokter yang bersangkutan. Kekeliruan kadang juga

terjadi dalam melakukan penyimpanan rekam medis. Untuk itu upaya yang

dilakukan oleh petugas rekam medis adalah dengan mencari nomor rekam medis

yang berdekatan dengan berkas yang hilang. Kendala lainnya yang dialami unit

rekam medis adalah kerusakan teknik unit kerja seperti terjadinya eror atau

gangguan pada komputer yang digunakan untuk menginput data rekam medis.

Untuk menanggulanginya, unit rekam medis akan melakukan perbaikan ataupun

penggantian alat kerja baru.

Kata kunci : pengelolaan arsip, arsip dinamis, rekam medis.

Page 6: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

ii

ABSTRACT

Dilla Andani Putri (NIM: 11140251000060). Management of Dynamic Archive of

Medical Record at RSUD Prof. DR. MA Hanafiah BC Batusangkar. Under the

guidance of Nurul Hayati, M.Sc. Library Science Major Faculty of Literature

and Humanities Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta, 2018.

This research aims to determine the management of dynamic archive of medical

record at RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar and its obstacles. This

research is a case study with qualitative method and descriptive approach. The

data used in this research are collected by interviews and observations, as well as

other sources from documentation and literature review. Data analysis technique

consists of data reduction, data presentation and conclusion drawing. Result of the

management of dynamic archive of medical record research can be based on the

life cycle of the archive that begins with the creation of medical record when

patients come to get treatment to the registration counter and fill in the personal

data form until the medical record number and patient treatment cards created.

The use of medical record archive may not be used by parties other than medical

personnel except for certain interests that have already get permission from the

Head of the Medical Record Unit Room. Medical record archive storage uses the

classification of digit filing system terminals stored on the shelf/opac roll, while

maintaining medical record archive done by storing medical record into maps and

providing firefighters tools. An archive will be depreciated or destroyed if the

patient has not been on medication for 5 years. The efforts to overcome the

obstacles experienced by the medical record unit in managing the medical record

archive come from HR, like sometimes medical record officers have difficulty

reading the doctor's diagnosis. To overcome this, medical records officers

reconfirm to the doctor involved. Errors sometimes also occur in storing medical

records. For this reason, the efforts made by medical record officers are to search

for medical record numbers that are close to the missing files. Another obstacle

experienced by the medical record unit is damage to the work unit technique such

as the occurrence of errors or disturbances on the computer that are used to input

medical record data. To overcome this, the medical record unit will make repairs

or replace new work tools.

Keywords: archive management, dynamic archive, medical record.

Page 7: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

iii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Alhamdulillahirabbil‟alamin, tak henti – hentinya segala puji dan syukur

peneliti ucapkan atas rahmat dan karunia dari Allah Subhanahu wa Ta‟ala.

Shalawat serta salam tidak lupa pula peneliti hantarkan kepada junjungan Nabi

Besar Muhammad Shallallahu „Alayhi wa Sallam beserta keluarga, para sahabat,

dan para pengikutnya hingga akhir hayat, sehingga peneliti dapat menyelesaikan

penelitian skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam Medis di

RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar” dalam rangka memenuhi

persyaratan dalam mendapatkan gelar S.IP.

Dalam proses penyusunan skripsi ini, tidak sedikit hambatan/kendala yang

peneliti hadapi. Kepada Bapak Zulfian Anas dan Ibu Eliyani selaku kedua orang

tuaku tercinta, peneliti mengucapkan begitu banyak terimakasih atas doa dan

dorongan yang terus diberikan agar peneliti dapat menyelesaikan tugas akhir

dengan baik. Doa dari kalian akan selalu menjadi kekuatan bagi peneliti untuk

terus menuntut ilmu setinggi – tingginya serta terus melangkah maju dalam

mewujudkan cita – cita peneliti. Menyadari dalam pembuatan skripsi ini tidak

terlepas dari berbagai pihak yang turut andil, maka pada kesempatan ini peneliti

akan menyampaikan ucapan terima kasih serta rasa hormat kepada semua pihak,

yaitu:

1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag., selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Page 8: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

iv

2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

sekaligus sebagai dosen pembimbing akademik.

4. Ibu Nurul Hayati M.Hum, selaku dosen pembimbing skripsi yang telah

berkenan meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya untuk membimbing serta

memberikan pengarahan peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.

5. Seluruh Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Perpustakaan Fakultas

Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yang telah

memberikan banyak ilmu pengetahuan yang bermanfaat baik dibidang

akademis, sosial dan keagamaan kepada peneliti.

6. Kedua adikku tercinta, yaitu Indah Levinda Sari dan Aldian Anas, yang

senantiasa memberikan do’a, semangat, perhatian dan dukungan yang begitu

besar sehingga peneliti dapat menyelesaikan penelitian skripsi ini. Serta

seluruh keluarga besar yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu.

7. Ibu Gusnika Nelya, Amd. PK selaku Kepala Ruangan Unit Rekam Medis

RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar, yang telah memberikan izin

serta dukungan kepada peneliti selama proses pelaksanaan penelitian.

8. Seluruh staf unit rekam medis RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM

Batusangkar terutama Ibu Yosse Asther, A.Md RM dan Ibu Yesi Elviadona,

A.Md RM yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran dan tenaga dalam

membantu penyusunan skripsi ini.

Page 9: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

v

9. Kepada teman-teman seperjuangan Ilmu Perpustakaan angkatan 2014,

terkhusus kelas B 2014. Terimakasih atas segala kebersamaan, kekompakkan

dan kenangan yang telah tercipta selama ini.

10. Kepada teman-teman KKN KOPRAL 2017 terimakasih atas segala drama –

drama, kebersamaan serta kenangan indahnya selama di Desa Rancalabuh.

11. Serta semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu yang telah

memberikan dukungan, doa serta membantu peneliti dalam menyelesaikan

penelitian skripsi ini.

Dalam penyusunan skripsi ini, peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih

jauh dari kata yang sempurna, karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT

semata. Oleh sebab itu, saran dan kritik yang sifatnya membangun dari pembaca

sangat diharapkan oleh peneliti untuk kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata,

peneliti berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat untuk peneliti dan para

pembaca.

Wassalamualaikum Wr. Wb

Jakarta, Januari 2019

Dilla Andani Putri

Page 10: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

vi

DAFTAR ISI

ABSTRAK ............................................................................................................... i

ABSTRACT ............................................................................................................ ii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii

DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................................. 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ........................................................... 5

C. Tujuan dan Manfaat ..................................................................................... 5

D. Definisi Istilah .............................................................................................. 6

E. Sistematika Penelitian .................................................................................. 7

BAB II TINJAUAN LITERATUR ......................................................................... 9

A. Arsip dan Records ........................................................................................ 9

1. Definisi Arsip dan Records .................................................................... 9

2. Jenis Arsip ............................................................................................ 10

3. Tujuan Arsip ........................................................................................ 12

4. Fungsi Arsip ......................................................................................... 12

5. Siklus Hidup Arsip ............................................................................... 13

B. Pengelolaan Arsip Dinamis ........................................................................ 14

C. Rekam Medis .............................................................................................. 17

1. Definisi Rekam Medis.......................................................................... 17

2. Tujuan Rekam Medis ........................................................................... 18

3. Kegunaan Rekam Medis ...................................................................... 18

4. Isi Rekam Medis .................................................................................. 21

5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis ......................................................... 23

D. Penelitian Terdahulu .................................................................................. 34

BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 36

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ................................................................. 36

Page 11: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

vii

B. Kriteria Informan ........................................................................................ 37

C. Teknik Pengumpulan Data ......................................................................... 38

D. Teknik Analisis Data .................................................................................. 42

E. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................................... 43

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...................................... 45

A. Profil Rumah Sakit Umum Daerah Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar ................................................................................................ 45

1. Sejarah .................................................................................................. 45

2. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit ...................................................... 46

3. Letak Geografis .................................................................................... 46

4. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit ........................................................... 46

5. Pelayanan Rumah Sakit........................................................................ 47

6. Unit Rekam Medis ............................................................................... 50

7. Sumber Daya Manusia ......................................................................... 50

8. Kegiatan Pokok Unit Rekam Medis ..................................................... 51

9. Fungsi Unit Rekam Medis ................................................................... 52

B. Hasil dan Pembahasan ................................................................................ 52

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam Medis di RSUD Prof. DR. M.A

Hanafiah SM Batusangkar ................................................................... 53

2. Upaya Mengatasi Kendala dalam melakukan Pengelolaan Arsip

Dinamis Rekam Medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar .......................................................................................... 75

BAB V PENUTUP ................................................................................................ 79

A. Kesimpulan ................................................................................................. 79

B. Saran ........................................................................................................... 80

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 82

LAMPIRAN - LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

Page 12: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4. 1 Alur Pelayanan Poliklinik ................................................................ 49

Gambar 4. 2 Alur Pelayanan dari Poliklinik ke Ruang Rawat Inap ..................... 49

Gambar 4. 3 Alur Pelayanan Rekam Medis .......................................................... 55

Gambar 4. 4 Berita Acara Pemusnahan Berkas Rekam Medis ............................. 72

Page 13: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Waktu Penelitian .................................................................................. 44

Tabel 4. 1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis................................................51

Tabel 4. 2 Daftar Rekam Medis Inaktif ................................................................ 74

Page 14: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit merupakan salah satu instansi pemerintahan dibawah

Kementerian Kesehatan yang bertugas memberikan pelayanan kepada

masyarakat atas segala kebutuhan dibidang kesehatan. Dalam menjalankan

tugasnya, rumah sakit pasti berhubungan dengan yang namanya dokumen

penting dan berharga yang terkait data pasien. Dokumen penting ini disebut

juga dengan arsip (records). Secara umum arsip dapat diartikan sebagai

rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga

dalam menjalankan tugas kelembagaanya.

Suatu arsip dapat mempengaruhi keberlangsungan hidup dari suatu

lembaga. Berdasarkan fungsinya, arsip juga dapat dijadikan sebagai pusat

ingatan dan sumber informasi yang dapat membantu kinerja suatu lembaga.

Di dalam dunia kearsipan, terdapat dua penggolongan dari jenis arsip yaitu

statis dan dinamis. Untuk arsip statis biasanya memiliki nilai kesejarahan

yang tinggi serta disimpan di lembaga Arsip Nasional, sedangkan arsip

dinamis (records) merupakan arsip yang tercipta dari berbagai kegiatan

dalam penyelenggaraan administrasi suatu lembaga/ instansi. Dalam hal ini

sama halnya dengan arsip yang disimpan dan dikelola oleh rumah sakit.

Arsip rumah sakit tercipta seiring dengan banyaknya kegiatan yang

dilakukan oleh rumah sakit tersebut baik secara internal maupun eksternal

dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Maka dari itu arsip yang

Page 15: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

2

dihasilkan berupa dokumen rekam medis para pasien yang melakukan

pengobatan baik rawat inap ataupun rawat jalan. Arsip rekam medis ini dapat

berisi mengenai semua kegiatan pengobatan, pemeriksaan, tindakan, layanan

maupun keputusan yang diambil dalam memberikan pengobatan kepada

pasien. Dengan adanya penyelenggaraan arsip rekam medis ini akan

membatu suatu rumah sakit dalam menjalankan kegiatan administrasinya

guna memberikan pelayanan kepada masyarakat di bidang kesehatan.

Mengingat arsip merupakan sesuatu hal yang sangat penting bagi

suatu lembaga seperti rumah sakit, maka pengelolaan yang tepat dan sesuai

dengan standar sangat dibutuhkan. Kegiatan pengelolaan arsip dapat

memudahkan proses koordinir kegiatan dalam penciptaan arsip, menyimpan

arsip, pemeliharaan arsip hingga penyusutan arsip. Selain itu suatu

pengelolaan arsip rekam medis di suatu rumah sakit akan juga berpengaruh

terhadap kemudahan dari sistem temu kembali arsip tersebut apabila suatu

waktu dibutuhkan.

Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Prof. DR. MA Hanafiah SM

Batusangkar merupakan rumah sakit milik Pemerintah Kabupaten Tanah

Datar yang berbentuk RSU. Rumah sakit ini dikelola oleh Pemerintah

Daerah Kabupaten dan termasuk kedalam RS Tipe C. Adapun pelayanan

medis yang diberikan oleh RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar

adalah poliklinik kebidanan, poliklinik bedah, poliklinik penyakit dalam,

poliklinik anak, poliklinik neurologi, poliklinik mata, poliklinik THT,

poliklinik jiwa, poliklinik paru, poliklinik jantung, poliklinik umum,

poliklinik gigi, pelayanan gawat darurat dan lain sebagainya. Sedangkan

Page 16: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

3

pelayanan penunjang medis meliputi instalasi radiologi, laboratorium, apotek

dan layanan ambulance.

Dengan tersedianya berbagai pelayanan di RSUD Prof. DR. MA

Hanafiah SM Batusangkar, tidak menutup kemungkinan rumah sakit dituntut

untuk tetap optimal dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada

masyarakat. Pelayanan yang optimal ini akan terwujud dengan adanya

pengelolaan kearsipan yang baik sehingga informasi catatan kesehatan pasien

dapat diketahui dengan cepat untuk pengambilan keputusan yang tepat. Dan

hal ini tentu saja akan berhubungan dengan kegiatan pengambilan kembali

rekam medis tersebut.

Dalam sebuah hadits yang diriwayatkan oleh Imam Thabrani

bahwasanya Rasulullah SAW bersabda:

قنهح )رواهالطريان(ا ب إذاعمل ان ي ت ن اهلل يح

Yang artinya: ―Sesungguhnya Allah mencintai orang yang jika

melakukan suatu pekerjaan, dilakukan secara itqan (tepat, terarah, dan tuntas)

(HR. Thabrani)‖.

Maka dari hadist tersebut sama halnya dalam bidang kearsipan,

dimana kita sesungguhnya telah diperintahkan oleh Allah untuk melakukan

pekerjaan secara tepat, terarah dan tuntas. Seperti saat melakukan

pengelolaan arsip disuatu instansi harus secara tepat, baik dan benar.

Berdasarkan observasi awal dan wawancara yang peneliti lakukan

dengan petugas rekam medis, pengelolaan arsip rekam medis telah

dilaksanakan di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar.

Pengelolaan arsip tersebut meliputi proses pendaftaran pasien hingga

Page 17: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

4

terciptanya arsip, penyimpanan arsip pada roll opac sesuai dengan sistem

Digit Filling System / penomoran angka terakhir, kegiatan pemeliharaan arsip

terhadap bencana dan faktor lainnya hingga penyusutan dan pemusnahan

arsip yang masih berjalan hingga saat ini.

Pengelolaan arsip rekam medis dilaksanakan untuk mewujudkan

keteraturan serta ketertiban terhadap administrasi arsip dalam memberikan

pelayanan kepada pasien. Dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis

RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar telah menetapkan

menetapkan SPO/ aturan mendasar mengenai hal tersebut serta juga mengacu

kepada peraturan pemerintah. Tetapi dalam praktiknya masih terdapat

beberapa hambatan atau kendala seperti pada alat kerja ataupun kekeliruan

yang diakibatkan oleh SDM unit rekam medis yang pastinya berpengaruh

terhadap pelayanan yang akan diberikan kepada pasien.

Berdasarkan latar belakang di atas, peneliti tertarik dan tertantang

untuk melakukan penelitian mengenai pengelolaan arsip dinamis rekam

medis pada sebuah Rumah Sakit Umum Daerah yaitu RSUD Prof. DR. MA

Hanafiah SM Batusangkar. Dan bagaimana RSUD ini mengelola arsip rekam

medis yang mereka miliki dalam memberikan pelayanan prima kepada

masyarakat dibidang kesehatan, bagaimana kemungkinan terjadinya kendala

atau hambatan selama melakukan pengelolaan arsip rekam medis tersebut,

yang kemudian peneliti ungkapkan dalam sebuah skripsi berjudul

“Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam Medis Di RSUD Prof. Dr. MA

Hanafiah SM Batusangkar”.

Page 18: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

5

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Agar penelitian dapat dilakukan secara benar, lancar dan terarah

dengan baik, maka diperlukan sebuah pembatasan masalah. Pembatasan

masalah dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip dinamis rekam medis

di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar.

Adapun masalah yang dapat dikaji dalam penelitian ini, dapat

dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis rekam medis di RSUD Prof. DR.

MA Hanafiah SM Batusangkar?

2. Bagaimana cara mengatasi kendala dalam pengelolaan arsip dinamis

rekam medis pada RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?

C. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan Penelitian ini adalah :

a. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis rekam medis di

RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar

b. Untuk mengetahui kendala dalam pengelolaan arsip dinamis rekam

medis pada RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian yang telah dilakukan adalah sebagai

berikut :

a. Manfaat Akademis

Page 19: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

6

1) Menambah wawasan dan pengetahuan peneliti mengenai

kegiatan, permasalahan serta solusi dalam proses pengelolaan

arsip dinamis rekam medis

2) Menambah pengalaman dan pengetahuan untuk peneliti dalam

menghadapi dunia kerja nanti baik secara personal dan

profesional.

3) Memperkaya khasanah ilmu pengetahuan bidang perpustakaan

khususnya terkait dengan pengelolaan arsip.

b. Manfaat Praktis

Diharapkan bermanfaat bagi RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM

Batusangkar khususnya pada bagian pengelolaan arsip rekam medis

yakni dalam pengelolaan arsip rekam medis agar lebih baik untuk

kedepannya.

D. Definisi Istilah

Records merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem

komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan

dalam transaksi kegiatan, atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas

tersebut.1

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan

pelayanan yang diberikan kepada pasien di Rumah sakit.

1 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (jakarta: gramedia pustaka utama, 2003).

h.13

Page 20: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

7

Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah

kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan,

baik secara langsung maupun tidak langsung di Rumah Sakit. 2

Pengelolaan arsip merupakan proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan

pemeliharaan, serta penyusutan.3

E. Sistematika Penelitian

Untuk memudahkan penelitian dan pemahaman skripsi, maka peneliti

menggunakan sistematika penelitian dengan pembagian pembahasan menjadi

lima bab. Adapun sistematika penelitiannya yaitu sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini memuat latar belakang, pembatasan dan perumusan

masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan sistematika penelitian.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini memuat literatur dan teori yang berkaitan dengan masalah

yang akan diteliti, seperti definisi arsip dan records, rekam medis,

pengelolaan arsip rekam medis serta juga terdapat penelitian

terdahulu.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini memuat tentang jenis dan pendekatan penelitian, kriteria

informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, dan

2 Departemen Kesehatan RI, Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam

Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 2006). 3 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai Pengelolaan Arsip Dinamis

Page 21: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

8

jadwal penelitian yang dilakukan di RSUD Prof. DR. MA

Hanafiah SM Batusangkar.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini memuat tentang profil objek penelitian, dan pembahasan

dari hasil penelitian di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM

Batusangkar.

Bab V Penutup

Bab ini memuat tentang kesimpulan dan saran dari peneliti setelah

melakukan penelitian.

Page 22: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

9

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip dan Records

1. Definisi Arsip dan Records

Pada dasarnya record merupakan kata lain yang sering disebut

selain arsip. Perbedaannya dalam penggunaan kata record cenderung

lebih diterjemahkan untuk arsip dinamis. Sedangkan penggunaan kata

arsip (archives) lebih mengartikan kepada arsip statis.

Menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-

ketentuan Pokok Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah naskah-

naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan

badan-badan pemerintah, badan - badan swasta dan perorangan dalam

bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam

rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.4

Sedangkan menurut Barthos Basir dalam bukunya Manajemen

Kearsipan, arsip yang disebut juga dengan warkat merupakan sebuah

catatan yang berisikan keterangan mengenai suatu subjek ataupun

peristiwa yang berfungsi sebagai daya atas peristiwa tersebut.5 Definisi

records berdasarkan Australian Standart dalam buku Records

Management adalah informasi terekam dalam berbagai bentuk, yang

4 Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

5 Bartos Basir, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2007). h. 1

Page 23: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

10

dibuat, diterima, dipelihara serta disimpan sebagai bukti dari suatu

aktifitas.6

Definisi lain mengatakan record bersifat pragmatis, dimana arti

dari record itu sendiri terus mengalami perubahan seiring dengan

berjalannya waktu dan sesuai dengan konteks masalah yang dihadapi oleh

setiap profesi. Secara mendasar record diartikan sebagai hasil akhir dari

suatu aktivitas atau kinerja yang kemudian dijadikan sebagai bukti dalam

menegakkan akuntabilitas diwaktu mendatang.7

Jadi dari beberapa penjelasan para ahli dan undang – undang

mengenai pengertian arsip, maka berdasarkan pemahaman peneliti

disimpulkan bahwa pengertian dari arsip (record) itu sendiri adalah

sebuah rekaman peristiwa berupa catatan/naskah yang dibuat dan

diterima oleh suatu organisasi, lembaga ataupun instansi yang dapat

dijadikan sebagai pusat ingatan serta bukti yang sah dimata hukum.

2. Jenis Arsip

Arsip dapat dijadikan sebagai sumber informasi dan pusat ingatan

suatu organisasi, lembaga/ instansi. Bentuk arsip dapat beragam sesuai

dengan dimensi atau jenis – jenisnya. Begitu juga dengan arsip rekam

medis yang merupakan tergolong kepada jenis arsip berdasarkan

6 Jay Kennedy, Records Management: a guide to corporate record keeping (australia:

Longman, 1998). h. 5 7 Dzifa Peggy, Reindolf Yao Nani, dan Prosper Gameli, ―Analysis of Records

Management and Organizational Performance,‖ International Journal of Academic Research in

Accounting, Finance and Management Sciences 5 (April 2015). h. 3

Page 24: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

11

fungsinya yakni arsip dinamis. Berikut adalah jenis – jenis arsip yang

dilihat dari beberapa dimensi yaitu :8

a. Arsip menurut subjek dan isinya

Menurut subjek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa

macam seperti arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran,

arsip pendidikan dan lainnya.

b. Arsip menurut bentuk dan wujudnya

Arsip jenis ini dibagi lebih kepada bentuk fisik tampilannya seperti

surat, gambar, foto, CD, DVD, microfilm, disket dan lainnya.

c. Arsip menurut nilai dan keguanaanya

Diantara jenis ini adalah arsip bernilai informasi seperti

pengumuman dan undangan, arsip bernilai administrasi, arsip

bernilai hukum, arsip bernilai sejarah, arsip bernilai ilmiah, arsip

bernilai keuangan dan arsip benilai pendidikan.

d. Arsip menurut sifat kepentingannya

Arsip jenis ini diantaranya adalah arsip tak berguna, arsip berguna,

arsip penting dan arsip vital.

e. Arsip berdasarkan fungsinya

Berdasarkan fungsinya, arsip golongkan menjadi dua jenis yaitu arsip

statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan sehari – hari. Dan arsip dinamis yaitu arsip

yang masih digunakan langsung dalam kehidupan sehari – hari,

seperti arsip rekam medis.

8 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional

ke basis komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015). h.13

Page 25: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

12

f. Arsip menurut tempat / tingkat pengelolaannya

Arsip jenis ini terbagi dua yaitu : arsip pusat yang disimpan dipusat

organisasi dan arsip unit yang tersimpan di unit – unit dalam

organisasi.

g. Arsip menurut keasliannya seperti : arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan dan arsip petikan.

h. Arsip menurut kekuatan hukum

Terbagi menjadi dua yaitu: arsip otentik seperti arsip teks proklamasi

Indonesia dan arsip tidak otentik berupa fotokopi, film atau mikrofilm

yang tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.

3. Tujuan Arsip

Tujuan merupakan sesuatu hal yang telah diciptakan, ditetapkan

dan menjadi acuan untuk pencapaiannya. Sama halnya dengan tujuan

arsip yang tertuang dalam Undang – Undang RI nomor 43 tahun 2009

pasal 3 yakni arsip bertujuan sebagai jaminan atas dokumen yang

dijadikan sebagai pertanggungjawaban atas perencanaan, pelaksanaan

dan penyelenggaraan kegiatan kebangsaan serta kegiatan pemerintahan.

4. Fungsi Arsip

Proses terciptanya arsip berawal dari adanya kegiatan suatu

organisasi, instansi ataupun yang bersifat individu sekalian. Dengan

adanya kegiatan tersebut arsip akan tercipta secara otomatis. Maka dari

itu segala sesuatu informasi yang dikandung oleh suatu arsip memuat

segala proses kegiatan yang laksanakan oleh organisasi, instansi atau

lembaga. Oleh karenanya terdapat beberapa fungsi dari arsip yang

Page 26: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

13

dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi diantaranya

dapat mendukung proses keputusan, mendukung proses perencanaan,

mendukung pengawasan, sebagai alat pembuktian, memori perusahaan,

serta dapat dijadikan untuk kepntingan politik dan ekonomi.9

5. Siklus Hidup Arsip

Siklus hidup arsip pada dasarnya merupakan tahapan dari kegiatan

penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan, penyimpanan serta

kegiatan penyusutan arsip. Konsep pada siklus hidup arsip ini telah

tercipta seiring usaha dalam meningkatkan keteraturan dalam

pengelolaan arsip. Berikut siklus hidup arsip dinamis:10

a. Penciptaan Arsip

Tahap penciptaan merupakan awal dari lahirnya suatu arsip.

Penciptaan ini harus dilaksanakan dengan benar agar dapat menjamin

rekaman kegiatan serta peristiwa sebagaimana adanya sehingga

menghasilkan arsip yang keautentikan, utuh dan terpercaya sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang – undangan. Penciptaan arsip

dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.

9 Hamdani Fajri dan Syahyuman. ―Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor

Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi‖. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan kearsipan, Vol. 1, No. 1

(September 2012 Seri E), h. 410,

http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/viewFile/1534/1335 Diakses tanggal 1 September

2018 10

Mutiawatul Wardah. ―Pengelolaan Arsip Dinamis‖. Jurnal Ar-Raniry, Vol. 8, No. 1

(Juni 2016), h. 60, http://jurnal.ar-raniry.ac.id/index.php/libria/article/viewFile/1223/917 Diakses

tanggal 8 September 2018

Page 27: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

14

b. Penggunaan Arsip

Penggunaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam pemanfaatan/

penggunaan berkas atau bentuk fisik arsip dan dapat dipergunakan

untuk kebutuhan tertentu.

c. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan suatu tindakan atau upaya yang

dilakukan untuk mempertahankan bentuk arsip serta informasi yang

terkandung didalam arsip. Dengan arti lain pemeliharaan arsip

meliputi kegiatan penataan arsip sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

d. Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip merupakan suatu kegiatan dalam menyusun

berkas arsip dengan menggunakan berbagai cara yang dilakukan

secara sistematis sehingga mempermudah temu kembali arsip.

e. Penyusutan Arsip

Penyusutan merupakan tindakan yang diambil dengan tujuan

pengurangan jumlah arsip dengan cara pemusnahan dengan berbagai

cara dimana hal tersebut dilakukan untuk mengatasi menggunungnya

arsip sehingga dapat menyulitkan kegiatan temu kembali.

B. Pengelolaan Arsip Dinamis

Manajemen atau pengelolaan pada arsip merupakan suatu hal yang

dilakukan untuk mencapai tujuan dalam terciptanya keteraturan arsip.

Pengelolaan arsip akan sangat berhubungan dengan siklus hidup arsip. Hal ini

Page 28: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

15

dikarekan siklus hidup arsip dapat menggambarkan proses suatu arsip dalam

manajemen arsip. Suatu manajemen arsip dapat memenuhi kebutuhan

organisasi maupun lembaga / intansi karena mencakup pengelolaan record

yang bermanfaat bagi masyarakat luas.

Kennedy et al. dalam bukunya Record Management mendefinisikan

manajemen arsip sebagai pengendali record dimulai dari proses pembuatan,

penerimaan, distribusi, penyimpanan, pengambilan kembali hingga

penyusutan akhir.11

Sedangkan Menurut ISO (15489-1:2001, klausa 3.16)

dalam Elizabeth pengertian dari manajemen arsip adalah sebagai berikut:

―Records management is the „field of management responsible for the

efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and

disposition of record . . .”12

Manajemen arsip merupakan bidang manajemen yang bertanggung

jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis terhadap pembuatan,

penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip. Hal ini

tentunya sesuai dengan tujuan dari manajemen arsip itu sendiri yakni agar

suatu arsip dapat dikendalikan secara efektif, efisien dan sistematis sehingga

dapat mempermudah proses temu kembali arsip.

Arsip dinamis merupakan salah satu jenis arsip tergolong berdasarkan

fungsinya yang dipergunakan secara langsung dalam menjalankan kehidupan

suatu organisasi atau lembaga dan kemudian disimpan dalam jangka waktu

11

Kennedy, Jay,dkk. Records Management: a guide to corporate record keeping,

(Autralia: Longman, 1998), h. 8 12

Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of

principlesand practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 1

Page 29: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

16

yang telah ditentukan.13

Salah satu arsip yang tergolong ke dalam arsip

dinamis adalah arsip rekam medis rumah sakit. Dimana arsip rekam medis

dipergunakan secara langsung dan terus menerus dalam melayani pasien.

Berikut kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan

Pemerintahan nomor 28 tahun 2012 sebagai berikut: 14

1. Penciptaan

Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan dan penerimaan arsip yang

didasarkan pada tata naskah, klasifikasi arsip, sistem klasifikasi

keamanan dan akses arsip.

2. Penggunaan

Penggunaan arsip diperuntukkan bagi masyarakat dan kepentingan

pemerintahan. Pada kegiatan penggunaan ini juga berhubungan dengan

pengolahan, ketersediaan (seperti alih media) dan penyajiannya.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan dilakukan untuk menjaga keaslian arsip, keutuhan,

keamanan dan keselamatan arsip. Kegiatan pemeliharaan meliputi

pemberkasan arsip, penataan arsip, penyimpanan arsip dan alih media

arsip.

4. Penyusutan

Penyusutan dilakukan oleh pencipta arsip dengan berdasarkan kepada

JRA (Jadwal Retensi Arsip). Kegiatan penyusutan meliputi pemindahan

arsip, pemusnahan arsip hingga penyerahan arsip pada lembaga

kearsipan.

13

Presiden Republik Indonesia, Peraturan Pemerintahan RI Nomor 28 Tahun 2012

tentang Pelaksanaan UU no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Jakarta: Pemerintahan RI, 2012). 14

Presiden Republik Indonesia.

Page 30: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

17

C. Rekam Medis

1. Definisi Rekam Medis

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, rekam medis adalah

berkas yang berisi catatan atau dokumen mengenai identitas pasien, hasil

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang telah

diberikan kepada pasien. 15

Dalam penjelasan Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran, yang

dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan

dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.16

Rekam medis

termasuk kedalam record atau arsip dinamis dikarenakan rekam medis

memuat segala informasi tentang pasien. Rekam medis dapat digunakan

selama pasien tersebut masih mendapatkan pengobatan atau tindakan

medis.

Selanjutnya Huffman didalam buku Medical Records Manual: A

Guide for Developing Countries juga mengemukakan bahwa:

“The medical record “must contain sufficient data to identify the

patient, support the diagnosis or reason for attendance at the

health care facility, justify the treatment and accurately document

the results of that treatment‖.17

15

Menteri Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/Menkes/Per/III/2008

Bab I Pasal 1 tentang Rekam Medis 16

Arsil Rusli, dkk. Manual Rekam Medis (Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006),

h.3 17

WHO. ―Medical Records Manual: A Guide for Developing Countries”. (Switzerland:

World Health Organization, 2006), h. 7

Page 31: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

18

Yang berarti rekam medis harus berisi data yang cukup untuk

mengidentifikasi pasien, mendukung diagnosis atau alasan mendapatkan

fasilitas perawatan kesehatan, pengobatan dan mendokumentasikan hasil

dari tindakan tersebut. Maka dari itu, dari penjabaran pengertian rekam

medis diatas dapat disimpulkan bahwa rekam medis merupakan berkas

yang berisikan informasi mengenai data pasien, keluhan serta tindakan

kesehatan yang diberikan kepada pasien terkait kondisi kesehatan pasien

tersebut.

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan utama dari terciptanya rekam medis adalah sebagai upaya

dalam mewujudkan keteraturan atau ketertiban administrasi dari suatu

administrasi sehingga dapat memberikan pelayanan prima kepada

masyarakat yang tentunya dalam bidang kesehatan. Tanpa didukung

suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan

tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan.

Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang

menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.18

3. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan utama dari rekam medis adalah dapat dijadikan sebagai

bukti atas pemeriksaan terkait riwayat penyakit yang dialami oleh pasien

serta untuk mengetahui pengobatan apa saja yang telah diberikan. Selain

itu rekam medis juga dapat berguna sebagai sumber informasi untuk

18

Departemen Kesehatan R I. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam

Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 2006), h. 13

Page 32: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

19

riset dan pendidikan serta sebagai sumber dalam pengumpulan data

statistik kesehatan.19

Menurut Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik Kegunaan

Rekam Medis adalah:20

a. Aspek Administrasi

Di dalam rekam medis mempunyai nilai administrasi,karena isinya

menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab

sebagai tenaga medis dan paramedic dalam mencapai tujuan

pelayanan kesehatan.

b. Aspek Medis

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan

tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/ perawatan yang diberikan kepada seorang pasien.

c. Aspek Hukum

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum,karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan

bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. Rekam medis adalah

milik Dokter dan Rumah Sakit sedangkat isinya yang terdiri dari

Identitas Pasien, Pemeriksaan,Pengobatan, Tindakan dan Informasi

19

Tiara Wahyu Pamungkas, dkk. ―Analisis Ketidaklengkapan Pengisian Berkas Rekam

Medis Di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta‖. Jurnal Kesehatan Masyarakat

Universitas Ahmad Dahlan, Vol. 4, No. 1 (September 2010), h. 18

http://download.garuda.ristekdikti.go.id/article.php?article=123570&val=5543&title=ANALISIS

%20KETIDAKLENGKAPAN%20PENGISIAN%20BERKAS%20REKAM%20MEDIS%20DI%

20RUMAH%20SAKIT%20%20%20PKU%20MUHAMMADIYAH%20YOGYAKARTA

Diakses tanggal 8 September 2018 20

Departemen Kesehatan RI. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam

Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 2006), h. 13

Page 33: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

20

dapat dimiliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundang-

undangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No.29 Tahun

2004 Pasal 46 ayat 1.

d. Aspek Keuangan

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena

isinya mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai

aspek keunagan. Kaitan rekam medis dengan aspek keuangan sangat

erat sekali dalam hal pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan apa

saja yang diberikan kepada pasien selama menjalani perawatan di

rumah sakit.

e. Aspek Penelitian

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

isinya menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan sebagai

aspek pendukung penelitian dan menambah ilmu di bidang

kesehatan.

f. Aspek Pendidikan

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data/ informasi tentang perkembangan kronologis

dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien,

informasi tersebut dapat dipergunakan sebagi bahan/ referensi

pengajaran di bidang profesi pendidikan pasien.

g. Aspek Dokumentasi

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan

Page 34: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

21

dan dipakai sebagaibahan pertanggung jawaban dan laporan rumah

sakit.

4. Isi Rekam Medis

Isi dalam rekam medis mencakup mengenai data – data pasien

yang harus diisikan secara akurat, tidak boleh salah ataupun tertinggal.

Data tersebut dapat menyebabkan kesalahan yang fatal bagi kesehatan

pasien jika terjadi kesalahan. Secar umum isi dari rekam medis

menyangkut tiga unsur yakni: 21

a. Siapa (who) pasien tersebut dan siapa (who) yang merawat atau

memberikan tindakan medis

b. Apa (what) keluhan pasien, kapan (when) itu dirasakan, kenapa

(why) atau sebab terjadinya dan bagaimana (how) tindakan medis

yang diterima pasien.

c. Hasil atau dampak (Outcome) dari tindakan medis dan pengobatan

yang sudah diterima.

Selain itu berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269

Bab II Pasal 3 tahun 2008 mengenai rekam medis, juga menjelaskan

mengenai isi dari rekam medis yakni sebagai berikut: 22

a. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana kesehatan

sekurang – kurangnya memuat :

1) Identitas pasien

21

Wimmie Handiwidjojo. ―Rekam Medis Elektronik‖. Jurnal EKSIS, Vol. 02, No. 01

(Mei 2009), h. 38 https://media.neliti.com/media/publications/79132-ID-rekam-medis-

elektronik.pdf diakses tanggal 9 September 2018 22

Menteri Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/Menkes/Per/III/2008

Bab II Pasal 3 tentang Rekam Medis

Page 35: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

22

2) Tanggal dan waktu

3) Hasil anamnesis, sekurang – kurangnya keluhan dan riwayat

penyakit

4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis

5) Diagnosis

6) Rencana penatalaksanaan

7) Pengobatan atau tidakan

8) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

9) Untuk pasien khusus gigi dilengkapi odontogram klinik

10) Persetujuan tindakan apabila diperlukan

b. Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari

sekurang – kurangnya memuat:

1) Identitas pasien

2) Tanggal dan waktu

3) Hasil anamnesis, sekurang – kurangnya keluhan dan riwayat

penyakit

4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis

5) Diagnosis

6) Rencana penatalaksanaan

7) Pengobatan atau tidakan

8) Persetujuan tindakan apabila diperlukan

9) Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan

10) Discharge summary (ringkasan pulang)

11) Nama dan tanda tangan dokter yang memberikan pelayanan

Page 36: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

23

kesehatan

12) Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu

13) Untuk pasien khusus gigi dilengkapi odontogram klinik

c. Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat sekurang – kurangnya

memuat:

1) Identitas pasien

2) Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan

3) Identitas pengantar pasien

4) Tanggal dan waktu

5) Hasil anamnesis, sekurang – kurangnya keluhan dan riwayat

penyakit

6) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis

7) Diagnosis

8) Pengobatan atau tindakan

9) Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan layanan unit

gawat darurat dan rencana tindak lanjut

10) Nama dan tanda tangan dokter yang memberikan pelayanan

kesehatan

11) Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan

dipindahkan ke sarana kesehatan lain

12) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis

Sama halnya dengan pengertian dari pengelolaan arsip yaitu suatu

kegiatan atau pengaturan arsip menggunakan sistem tertentu sehingga

Page 37: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

24

dapat mempermudah temu kembali saat dibutuhkan maka pengelolaan

arsip rekam medis adalah pengelolaan arsip yang dilakukan oleh rumah

sakit atau pada arsip rekam medis rumah sakit.

Setiap mengelolaan rekam medis pada suatu rumah sakit harus

selalu mengacu kepada pedoman atau petunjuk teknis pengelolaan

rekam medis yang dibuat oleh rumah sakit yang bersangkutan. Dalam

pengelolaan rekam medis untuk menunjang mutu pelayanan bagi

rumah sakit, pengelolaan rekam medis harus dilakukan secara efektif

dan efisien.23

Pengelolaan arsip rekam medis dapat berupa proses

penciptaan arsip dan penerimaan pasien, pemberkasannya serta

penggunaan arsip, penyimpanan, hingga akhirnya penemuan kembali

arsip rekam medis tersebut.

a. Tahap penciptaan arsip

Suatu rumah sakit memiliki kewajiban dalam melaksanakan

penciptaan rekam medis. Rekam medis harus diciptakan secara

lengkap, tertulis, jelas bahkan dalam bentuk elektronik.24

Dimana

penciptaan arsip dimulai saat penerimaan pasien berobat yang datang

langsung kepada petugas melalui sistem loket dan prosedur yang

diberlakukan di rumah sakit. Dalam hai ini petugas dituntut untuk

dapat memberikan pelayanan dan informasi secara tepat dan akurat

terkait kebutuhan pasien.

23

Frenti Giyana. ―Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Semarang‖. Jurnal Kesehatan Masyarakat Universitas Diponegoro, Vol. 1,

No. 2 (Tahun 2012), h. 49 https://media.neliti.com/media/publications/18739-ID-analisis-sistem-

pengelolaan-rekam-medis-rawat-inap-rumah-sakit-umum-daerah-kota.pdf diakses tanggal 9

September 2018 24

Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis (Jakarta, 2008). Bab II Pasal 2

Page 38: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

25

Terciptanya rekam medis pasien dilakukan seiring dengan

pelaksanaan kegiatan pelayanan yang diberikan. Pasien yang datang

ke Rumah sakit untuk berobat dapat dikategorikan sebagai pasien

rawat jalan, pasien rawat inap dan pasien instansi gawat darurat.

b. Pemberkasan arsip rekam medis

Perberkasan arsip dapat diartikan sebagai tempat

pengelompokan arsip sesuai dengan konteks kegiatannya yang

bertujuan untuk kesamaan jenis, kesamaan jenis masalah, ataupun

keterkaitan dalam satu berkas.25

Terdapat tiga macam sistem

pemberian nomor yang dipakai di Indonesia yaitu :26

1. Sistem Seri

Pemberian nomor seri dikenal dengan Serial Numbering

System (SNS) adalah suatu sistem ini setiap penderita

mendapatkan nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit.

Semua nomer yang telah diberikan kepada pasien harus

dicatatat pada kartu indeks utama pasien yang bersangkutan.

2. Sistem Unit

Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit

Numbering System (UNS) adalah suatu sistem ini memberikan

satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan

maupun pasien untuk dirawat. Kepadanya diberikan satu nomor

(admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk

25

Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan. (Bandung: CV

Pustaka Setia, 2016), h.155 26

Departemen Kesehatan R I. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam

Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 2006), h. 17

Page 39: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

26

kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis penderita

tersebut hanya tersimpan didalam berkas dibawah satu nomor.

3. Sistem seri unit

Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit

Numbering System (SUNS) sistem nomor ini merupakan

sintesis antara sistem seridan sistem unit. setiap pasien

berkunjung diberikan satu nomor baru,tetapi rekam medis

terdahulunya digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang

paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis.

Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan

tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama harus

diberi tanda petunjuk (out guide) yang menunjukkan keman

rekam medis tersebut telah dipindahkan. Tanda petunjuk

tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang

lama. Hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan

rekam medis.

c. Sistem Penyimpanan Rekam medis

Sistem penyimpanan rekam medis merupakan sistem yang

digunakan dalam penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja

penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah

disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila dibutuhkan sewaktu

– waktu.27

Sistem penyimpanan arsip dibagi menjadi empat jenis

27

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional

ke basis komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), h. 45

Page 40: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

27

yakni sistem geografis (lokasi), sistem nomor, sistem abjad, sistem

subyek, sistem kronologi dan sistem warna.

1. Sistem Geografis (lokasi)

Terdapat dua cara pengurusan penyimpanan dalam

penyelenggaraan rekam medis yaitu :28

a) Sentralisasi

Yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam

medis kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien

dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian

rekam medis.

Kelebihan dari sistem sentralisasi :

1) Dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam

medis.

2) Dapat menyamakan tata kerja, peraturan dan perlatan

yang digunakan.

3) Efisiensi kerja petugas.

4) Permintaan rekam medis dapat dilayani setiapsaat.

Kekurangan dari sentralisasi :

1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus melayani unit

rawat jalan dan rawatinap.

2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24jam.

b. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi berkas rekam medis rawat

28

Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelengaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah

Sakit, (Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.22

Page 41: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

28

jalan dan rawat inap disimpan di tempat terpisah. Kelebihan

dari desentralisasi :

1) Efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan

yang lebih cepat.

2) Beban kerja petugas rekam medis lebihringan.

3) Pengawasan terhadap arsip rekam medis jadi lebih baik.

karena ruang lingkup untuk setiap arsip rekam medis

rawat jalan/rawat inap jadi lebih sempit

Kekurangan desentralisasi :

1) Terjadi duplikasi rekam medis.

2) Biaya pengadaan rekam medis lebih banyak.

3) Isi rekam medis jadi berbeda.

4) Menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan unit

lain.

2. Sistem Nomor

Selain penyimpanan berdasarkan lokasi, pemberian nomor

dalam penyimpanan arsip rekam medis pun perlu untuk

dilakukan. Berikut terdapat tiga sistem menurut nomor yang

biasanya di praktekan di Indonesia, yaitu sebagai berikut:29

a. Straight Numerical

Straight numerical fillling system adalah penyimpanan

rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai

dengan urutan nomornya. Misalnya keempat rekam medis

29

Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelengaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah

Sakit, (Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.77

Page 42: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

29

berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu

465023,465024,465026.

Kelebihan dari sistem ini adalah mempermudah

pengambilan dokumen/arsip karena telah berurutan serta

dapat mempermudah pelatihan petugas yang harus

melaksanakan pekerjaan penyimpanan. Sedangkan untuk

kekurangan dari sistem ini adalah pada saat penyimpanan

rekam medis, petugas harus memperhatikan seluruh angka

nomor sehingga mudah terjadinya kekeliruan menyimpan.

b. Terminal Digit

Terminal Digit Filling System atau sistem angka akhir

merupakan sistem yang menggunakan nomor – nomor

dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok

masing – masing 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2

angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah

kelompok 2 angka yang diletakkan di tengah, dan angka

ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak di kiri.

Contoh : 22 40 23

Angka ketiga Angka kedua Angka pertama

(tertiary digits) (secondary digits) (primary

digits)

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100

kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. Pada

waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan

Page 43: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

30

membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan

untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada

kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan

letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis

dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka

ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor

pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan.

1) Terdapat beberapa kelebihan dari sistem penomoran

ini yaitu:

a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu

tersebar secara merata di dalam rak penyimpanan.

b) Petugas penyimpanan tidak akan terpaksa

berdesak-desakan di suatu tempat dimana rekam

medis harus disimpan di rak.

c) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap

petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis

yang hampir sama setiap harinya untuk setiap

section sehingga mudah mengingat letak dokumen

rekam medis.

d) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis,

membantu memudahkan perencanaan peralatan

penyimpanan (jumlah rak).

2) Kekurangan dari sistem ini adalah :

Page 44: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

31

a) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan

dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama

dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor

langsung.

b) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus

menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.

c. Middles Digit

Cara angka tengah (Middles Digit Filling System)

menggunakan sistem yang sama dengan angka akhir, akan

tetapi angka pertama, angka kedua dan angka ketida berbeda

letaknya dengan sistem angka terakhir (terminal digit filling

system). Sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah.

Contohnya:

30 – 00 – 03 31 – 00 – 06 32 – 00 – 07

30– 00 – 04 31 – 00 – 05 32 – 00 – 08

1) Kelebihan dari sistem ini adalah :

a) Memudahkan pengambilan rekam medis yang

nomornya sudah berurutan

b) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem

angka tengah lebih muda daripada penggantian

sistem nomor langsung ke sistem angka akhir.

c) Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika

dibandingkan dengan sistem.

Page 45: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

32

d) Nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai

sistem angka akhir.

2) Kelemahan sistem ini adalah:

a) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih

lama.

b) Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section,

apabila rekam medis dialihkan ketempat

penyimpanan tidak aktif.

c) Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan

dengan baik untuk nomor – nomor lebih dari

angka.

3. Sistem Abjad

Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan susunan abjad

dari nama tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Terdiri dari

dua jenis yaitu nama orang dan nama badan. Keuntungan dari

sistem abjad ini diantaranya pemahaman dan kegiatannya mudah

dan sederhana, susunan gide dan folder sederhana, mudah

dikerjakan dan cepat dalam mengerjakan, serta dapat juga

mempunyai file campuran dan lainnya.

Kerugian dari sistem ini adalah pencarian harus dilakukan

dengan nama belakang (last name), ejaan huruf yang sering

berubah, surat atau dokumen yang ada hubungannya satu sama

Page 46: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

33

lainnya tetapi berbed pengirim akan terletak dan tersimpan dalam

penyimpanan, serta harus menggunakan peraturan mengindeks.30

4. Sistem Subjek

Sistem jenis ini didasarkan kepada isi dari dokumen yang

bersangkutan. Sistem subjek lebih tepat dilakukan di perkantoran

tan pertokoan saja. Hal ini dikarenakan oleh dunia kerja

perkantoran dan pertokoan memang sangat membutuhkan sistem

penyimpanan jenis ini.

5. Sistem Kronologi

Sistem kronologi merupakan jenis penyimpanan

berdasarkan kepada urutan waktu. Waktu disini dapat berupa

tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Jenis sistem ini

kurang cocok digunakan untuk mengelola dokumen yang banyak

seperti rumah sakit tetapi sangat cocok umtuk digunakan pada

kantor berskala kecil.

6. Sistem Warna

Penggunaan warna dapat mempermudah dalam pencarian

dokumen. Dengan ciri khas tertentu, warna dapat

dikombinasikan dengan sistem lainnya. Sehingga dengan

kombinasi dengan menggunakan warna, dapat membantu dalam

menata dokumen atau arsip.

30

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional

ke basis komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), h. 45

Page 47: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

34

D. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu ini dimaksudkan untuk mengetahui bahwa

sebelumnya telah ada yang melakukan penelitian mengenai hal yang sama

namun pembahasan yang berbeda. Berikut adalah penelitian yang relevan

dengan skripsi yang peneliti teliti yaitu sebagai berikut:

1. Adelia Rachma (2017). Mahasiswi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,

jurusan Ilmu Perpustakaan, fakultas Adab dan Humaniora. Dengan judul

penelitian ―Sistem Temu Kembali Arsip Rekam Medis Pasien di

Rumah Sakit Hermina Kemayoran‖. Tujuan penelitian ini untuk

mengetahui proses pengelolaan arsip rekam medis pasien, mengetahui

proses penemuan kembali arsip rekam medis pasien dan kendala yang

dihadapi dalam menemukan kembali arsip rekam medis. Persamaan

penelitian Adelia Rachma dengan peneliti adalah melakukan penelitian

yang berhubungan dengan temu kembali informasi arsip rekam medis.

Selain itu persamaan lainnya adalah metode penelitian dan pendekatan

penelitian, yaitu metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif.

Perbedaan dari penelitian ini dapat terlihat dari tempat penelitiannya.

Dimana penelitian yang disusun oleh Adelia Rachma dilakukan di Rumah

Sakit Hermina cabang Kemayoran sedangkan penelitian ini di bagian unit

rekam medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.

2. Frida Adriani Afifa Imran (2016). Mahasiswi UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta, jurusan Ilmu Perpustakaan, fakultas Adab dan Ilmu Budaya.

Dengan judul penelitian ―Tata Kelola Arsip Dinamis Rekam Medis

untuk Kemudahan Akses di Poklinik UIN Sunan Kalijaga

Page 48: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

35

Yogyakarta‖. Tujuan penelitian ini untuk mengamati, meneliti dan

menarik kesimpulan mengenai tata kelola arsip dinamis rekam medis

terhadap temu kembali arsip untuk kemudahan akses di Poliklinik UIN

Sunan Kalijaga Yogyakarta. Persamaan penelitian Frida Adriani Afifa

Imran dengan peneliti adalah melakukan penelitian dengan tema tata

kelola arsip rekam medis untuk kemudahan temu kembali. Selain itu

persamaan lainnya adalah metode penelitian dan pendekatan penelitian,

yaitu metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Perbedaan dari

penelitian ini dapat terlihat dari tempat penelitiannya. Dimana penelitian

yang disusun oleh Frida Adriani Afifa Imran dilakukan di Poliklinik UIN

Sunan Kalijaga Yogyakarta sedangkan penelitian ini di bagian unit rekam

medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.

Page 49: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

36

BAB III

METODE PENELITIAN

Metodologi penelitian dapat diartikan sebagai totalitas cara untuk meneliti

dan menemukan kebenaran. Bukan hanya mengkaji mengenai teknis saja tetapi

dalam metodologi penelitian juga dikaji hal – hal yang sifatnya rasional atau opini

yang terkait dengan hal teknis dalam penelitian. Maka dari itu, metodologi

merupakan hal yang sangat penting dan mendasar dalam penelitian serta dapat

membantu peneliti dalam menentukan pengelolaan penelitiannya. 31

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Jenis penelitian yang dipilih dalam penelitian ini adalah penelitian

deskriptif, yaitu penelitian yang lebih banyak mengambil bentuk kata – kata

dibandingkan angka serta hasil penelitian berisi kutipan – kutipan dari data

sehingga menjelaskan data secara apa adanya. 32

Jenis penelitian deskriptif ini

dipilih oleh peneliti agar peneliti dapat memperoleh gambaran awal dari

kegiatan pengelolaan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah

SM Batusangkar. Dimana kegiatan tersebut meliputi proses penciptaan arsip,

penggunaan arsip, penyimpanan arsip hingga pemusnahan arsip serta kendala

yang dihadapi dalam pengelolaan arsip rekam medis yang dilakukan oleh

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.

Adapun pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah

pendekatan kualitatif yaitu pendekatan yang digunakan untuk mengekplorasi

serta memahami makna yang oleh beberapa individu atau sekelompok orang

31

Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 54 32

Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2010),

h. 3

Page 50: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

37

dianggap berasal dari masalah sosial atau kemanusiaan.33

Arti lain

pendekatan kualitatif juga dikemukan oleh Denzin & Lincoln dalam Djam’an

Satori yakni penelitian yang lebih menekankan kepada penggunaan latar

alamiah agar dapat menafsirkan fenomena yang terjadi serta dilakukan

dengan menggunakan berbagai metode yang ada.34

Dengan menggunakan pendekatan kualitatif peneliti dapat

memperoleh pemahaman yang mendalam tentang sesuatu yang dikaji hingga

dapat menarik kesimpulan dari hasil temuan penelitian tersebut.

B. Kriteria Informan

Informan adalah orang yang bersangkutan dengan masalah penelitian

dan akan memberikan informasi terkait penelitian sehingga dapat dikatakan

sebagai orang yang bukan hanya menjawab pertanyaan – pertanyaan saja

tetapi juga berinteraksi secara aktif dengan peneliti saat dilakukannya

penelitian. Fungsinya informan adalah sebagai orang yang dimanfaatkan

untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar belakang

penelitian. Kriteria seorang informan yang akan dijadikan sebagai

narasumber saat melakukan penelitian adalah sebagai berikut:

1. Orang yang paham dan mengerti mengenai topik penelitian yang

tengah dibahas

2. Orang yang mengepalai dan memiliki tanggung jawab terhadap segala

kegiatan pengelolaan rekam medis

3. Orang yang terlibat langsung dalam pengelolaan arsip rekam medis

33

Creswell,John W. RESEARCH DESIGN: Qualitative, Quantitative, and Mixed Methods

Approaches, terj. Achmad Fawaid. (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010), h. 4 34

Djam’an Satori dan Aan Komariah. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:

Alfabeta, 2013), h. 23

Page 51: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

38

4. Merupakan pegawai tetap (PNS) yang berlatar pendidikan rekam

medis dan kearsipan

Dari keempat kriteria tersebut maka peneliti menetapkan tiga orang

informan yang mumpuni dalam menjawab rumusan masalah penelitian yaitu:

1. Gusnika Nelya, A.Md. PK (Nely) selaku Kepala Ruangan unit

rekam medis

2. Yosse Asther, AMd RM (Yosse) selaku Staf Unit bagian

Pengolahan Rekam Medis

3. Yesi Elviadona, AMd RM (Yesi) selaku Staf Unit bagian

Penyimpanan Rekam Medis.

Ketiga informan ini dianggap kompeten dan mengerti mengenai

pengelolaan arsip rekam medis dan terlibat langsung dalam kegiatan

pengelolaan rekam medis tersebut. Selain itu peneliti juga berharap dapat

mendapatkan informasi mengenai pengelolaan rekam medis pasien dan

kendala yang ditemukan dalam proses pengelolaan arsip rekam medis

tersebut.

C. Teknik Pengumpulan Data

Salah satu kendala yang banyak dialami saat masalah dalam penelitian

yang telah dirumuskan tidak dapat terpecahkan adalah diakibatkan oleh

kegagalan metode dalam memperoleh data yang tidak dapat menghasilkan

data. Hal ini bisa saja terjadi saat peneliti kurang memahami cara dalam

proses pengumpulan data. Tenik pengumpulan data dapat dilakukan melalui

setting dari berbagai sumber (sumber primer dan sekunder) dan berbagai

Page 52: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

39

cara.35

Berikut adalah dua jenis sumber data yang peneliti gunakan dalam

penelitian ini yaitu:

1. Data Primer

Data primer merupakan hasil sumber pertama dari kegiatan

pendataan lapangan misalnya hasil dari kegiatan wawancara. Dalam proses

mendapatkan data primer, peneliti melakukan pengumpulan data dengan

melakukan observasi terlebih dahulu atau berupa pelaksanaan survey atau

eksperimen.36

Data primer biasanya diberikan langsung oleh informan

kepada peneliti dilokasi penelitian tanpa melalui perantara.37

Dalam penelitian ini, peneliti memperoleh data primer langsung dari

kegiatan observasi lokasi penelitian yaitu bagian pengelolaan arsip rekam

medis pasien dan proses wawancara dengan petugas pengolahan rekam

medis yang ada di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.

a. Wawancara

Wawancara merupakan kegiatan tanya jawab antara

pewawancara dengan yang diwawancara (partisipan) dengan tujuan

mendapatkan informasi tertentu. Dalam melakukan tanya jawab,

pewawancara hendaknya cenderung mengarahkan wawancara pada

penemuan perasaan, persepsi, dan pemikiran partisipan.38

Dengan arti

lain pada saat melakukan wawancara, peneliti harus dapat mengajukan

35

Djam’an Satori dan Aan Komariah. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:

Alfabeta, 2013), h.103 36

Tim Lembaga Penelitian UIN Jakarta. Pedoman Penelitian UIN SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA (Ciputat: Lembaga Penelitian UIN Jakarta, 2009), h. 76 37

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 86 38

Imami Nur Rachmawati. ―Pengumpulan data dalam Penelitian Kualitatif:

Wawancara‖. Jurnal Keperawatan Indonesia, Vol. 11, No. 1 (Maret 2007), h. 35

https://media.neliti.com/media/publications/105145-ID-pengumpulan-data-dalam-penelitian-

kualit.pdf diakses tanggal 9 September 2018

Page 53: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

40

pertanyaan yang sifatnya terbuka, sensitif, netral dan bisa dimengerti.

Awal dari wawancara sebaiknya dilakukan dengan memberikan

pertanyaan yang mudah untuk dijawab dan setelah itu baru masuk

kepada pertanyaan yang lebih sensitif. 39

Menurut Patton dalam Emzir, wawancara merupakan daftar

pertanyaan yang terbuka serta teliti dengan hasil tanggapan yang

mendalam terhadap pengalaman, persepsi, pendapat, perasaan serta

pengetahuan seseorang.40

Tanya jawab dilakukan peneliti dalam

rangka menjawab rumusan masalah penelitian yakni mengenai

kegiatan pengelolaan arsip rekam medis serta kendala yang dihadapi

dalam proses melakukan pengelolaan tersebut.

b. Observasi

Observasi adalah metode pengumpulan data dimana data tersebut

dituliskan sesuai dengan kesaksian yang diberikan.41

Observasi juga

digunakan untuk melengkapi serta mengklarifikasi data yang berasal

dari wawancara. Dari data yang sifatnya nonverbal kemudian dengan

melakukan observasi digunakan untuk menjelaskan makna komentar

lisan partisipan. Observasi perlu dilakukan untuk dimasukkan ke

dalam pengumpulan data tekstual yang digunakan dalam analisis.42

39

P.Gill, dkk.‖Methods of data collection in qualitative research: interviews and focus

groups”. British Dental Journal, Vol. 204, No. 6 (Maret 2008), h. 292

https://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/42377023/Methods_of_data_collection_in_qu

alitativ-Methods_of_data_collection_in_qualitativ.pdf diakses tanggal 11 September 2018 40

Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: PT. Raja Grasindo

Persada, 2010), h. 65 41

W.Gulo. Metodologi Penelitian (Jakarta: PT. Grasindo, 2010), h. 116 42

Donald E. Polkinghorne.‖ Language and Meaning: Data Collection In Qualitative

Research”. Journal Of Counseling Psychology, Vol. 52, No. 2 (Tahun 2005), h. 143

https://jpo.wrlc.org/bitstream/handle/11204/3730/Language%20and%20Meaning%20Data%20Col

Page 54: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

41

Data observasi mengambil peran yang cukup penting dalam

penelitian mengenai pengelolaan arsip rekam medis ini. Objek dari

observasi pada penelitian ini adalah unit Rekam Medis RSUD Prof.

DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar. Peneliti melakukan observasi

dengan cara melihat dan mengamati langsung kegiatan pengelolaan

arsip rekam medis, mengumpulkan fakta – fakta yang ada dilapangan

dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang merupakan hasil dari

kenyataan untuk dibahas dalam hasil penelitian.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari

sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen

(laporan, karya tulis orang lain, koran dan majalah). Atau, seseorang

mendapat informan orang lain.43

Data sekunder dapat dijadikan sebagai

data dukungan dari data primer atau informasi primer.

a. Kajian Pustaka

Kajian pustaka merupakan salah satu metode yang digunakan untuk

mengumpulkan data menggunakan berbagai sumber bacaan dari

perpustakaan seperti buku, jurnal dan lainnya.

b. Dokumentasi

Peneliti mengumpulkan data dengan cara mendokumenter hal – hal

yang berhubungan dengan data penelitian seperti surat, kliping dan

foto. Dalam hal ini peneliti mendapatkan data dari petugas rekam

medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar berupa foto –

lection%20In%20Qualitative%20Research.%20CA.pdf?sequence=1 diakses tanggal 11

September 2018 43

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h.87

Page 55: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

42

foto yang diambil langsung stelah sebelumnya meminta izin dengan

tujuan sebagai bukti yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.

D. Teknik Analisis Data

Analisis data secara umum dapat diartikan sebagai suatu proses yang

sifatnya berkelanjutan sehingga membutuhkan refleksi terus menerus pada

data, mengajukan pertanyaan – pertanyaan analitis serta menulis catatan

singkat selama penelitian.44

Secara teoritis analisis data merupakan suatu cara/

kegiatan yang digunakan untuk mentrasformasikan data menjadi informasi.45

Berikut adalah teknik analisis data yang dikemukakan oleh Miles dan

Huberman dalam Emzir:46

1. Reduksi Data

Kegiatan reduksi data merupakan proses pemilihan, pemokusan,

penyederhanaan, abstraksi, dan pentransformasian data mentah dalam

catatan lapangan. Reduksi merupakan bagian dari analisis yang

mempertajam, memilih, memfokuskan, membuang, dan menyusun data

dalam suatu cara dimana kesimpulan akhir digambarkan dan

diverifikasikan. Dalam reduksi data ini, peneliti mengumpulkan data

dengan berbagai cara dari berbagai sumber lalu menganalisanya sehingga

mendapatkan gambaran /pemahaman yang lebih dalam dan tajam lagi

mengenai masalah yang diangkat.

2. Penyajian atau Model Data

44

Creswell,John W. RESEARCH DESIGN: Qualitative, Quantitative, and Mixed Methods

Approaches, terj. Achmad Fawaid. (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010), h.274 45

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 228 46

Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: PT. Raja Grasindo

Persada, 2010), h.129

Page 56: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

43

Dalam penyajian data, sebuah ―display‖ data dibuat agar peneliti dapat

melakukan sesuatu analisis lanjutan atau tindakan yang akan dilakukan

selanjutnya. Dalam arti lain hingga peneliti mendapatkan gambaran dari

keseluruhan data untuk pengambilan kesimpulan. Setelah itu barulah

peneliti melakukan penyajian data dalam bentuk teks naratif. Selain itu

penyajian juga dapat mencakup berbagai jenis matrik, grafik, jaringan

kerja dan bagan. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan penyajian data

dalam bentuk teks naratif yang dibuat setelah melakukan kegiatan

wawancara dan observasi lapangan di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM

Batusangkar.

3. Penarikan Kesimpulan

Langkah ketiga dalam teknik analisis data adalah menarikan kesimpulan

yang dilakukan dengan melihat dan menjawab permasalahan yang telah

ada dari awal atau juga berupa temuan yang sebelumnya belum ada.

Setelah melakukan penelitian lebih lanjut hingga diperoleh data lapangan

yang disesuai dengan konteks masalah, maka ditahap akhir peneliti akan

menyimpulkan serta membandingkan dengan teori yang telah ada. Setelah

itu barulah peneliti menuliskannya pada bagian pembahasan dan

kesimpulan penelitian.

E. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Unit Rekam Medis RSUD Prof. DR.

M.A Hanafiah SM Batusangkar yang beralamat di Jl. Bundo Kanduang

No.1, Baringin, Tj. Emas, Kabupaten Tanah Datar, Sumatera Barat.

Page 57: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

44

Peneliti mengambil tema penelitian mengenai Pengelolaan Arsip Dinamis

Rekam Medis Pasien di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.

2. Waktu Penelitian

Tabel 3. 1 Waktu Penelitian

N

o.

Jenis

Kegiatan

Tahun 2018

Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des Jan

1

Penyerahan

Proposal

Skripsi dan

Dosen

Pembimbing

2 Sidang

Proposal

3 Pelaksanaan

Bimbingan

Skripsi

4

Pengumpulan

Literatur

mengenai

Skripsi

5 Melakukan

Penelitian

6 Analisis Data

7 Penyerahan

laporan skripsi

8 Sidang skripsi

Page 58: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

45

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Rumah Sakit Umum Daerah Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar

1. Sejarah47

Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar merupakan salah satu unit kesehatan di lingkungan

Pemerintahan Kabupaten Tanah Datar yang berada dibawah dan

bertanggungjawab langsung kepada Bupati Tanah Datar. Keberadaan

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar pada awalnya

merupakan sebuah klinik pengobatan yang berdiri atas inisiatif seorang

dokter kebangsaan Belanda dan berkembang menjadi Rumah Sakit pada

tahun 1937. Kini RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar telah

dijadikan sebagai pusat rujukan kesehatan dengan tugas pelaksanaan

pelayanan kesehatan masyarakat secara terpadu dilingkup Kabupaten

Tanah Datar.

Untuk pemberian nama Rumah Sakit, nama dari RSUD Prof. DR.

M.A Hanafiah SM Batusangkar diambil dari nama tokoh masyarakat

yang berasal dari Kabupaten Tanah Datar yaitu Ali Hanafiah. Nama dari

tokoh ini dijadikan sebagai nama dari Rumah Sakit Umum Daerah

Batusangkar karena telah berjasa serta berkecimpung dan mengabdikan

dirinya didunia Kedokteran. Selain itu Ali Hanafiah juga merupakan

47

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar, Profil Tahun 2017 (Batusangkar:

Pemerintah Kabupaten Tanah Datar, 2017).

Page 59: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

46

salah seorang dokter yang juga pernah bertugas di RSU Batusangkar

pada tahun 1937. Hingga kini RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar terus mengembangkan pelayanannya, melakukan

pembaharuan fasilitas pelayanan serta menyediakan tenaga profesional

dibidangnya untuk memberikan pelayanan prima kepada masyarakat.

2. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit

a. Visi

Menjadi Rumah Sakit Bertaraf Nasional

b. Misi

Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi

dan profesional dengan mengutamakan kepuasan pasien.

c. Motto

Mengutamakan keselamatanm, kesembuhan, kenyamanan dan

kepuasan pasien adalah merupakan kebahagiaan kami.

3. Letak Geografis

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar terletak di Jalan

Bundo Kanduang No. 1 Kota Batusangkar, Sumatera Barat. Kode Pos

27281

4. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar memiliki tugas

untuk melaksanakan pelayanan kesehatan secara paripurna, bermutu,

terpadu dan berkesinambungan, kegiatan pendidikan dan pelatihan,

Page 60: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

47

penelitian dan pengembangan di bidang kesehatan sesuai dengan

peraturan perundang – undangan yang berlaku.

Dalam melaksanakan visi dan tugas RSUD Prof. DR. M.A

Hanafiah SM Batusangkar mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut :

a. Melaksanakan pelayanan medis

b. Melaksanakan pelayanan penunjang medis

c. Melaksanakan kegiatan UTDRS (Unit Transfusi Darah Rumah Sakit)

d. Melaksanakan asuhan keperawatan dan pelayanan keperawatan

e. Melaksanakan pelayanan rujukan

f. Melaksanakan kegiatan pendidikan, pelatihan dan penyusutan

g. Melaksanakan kegiatan penelitian dan pengembangan serta penyebar

luasan informasi kesehatan

h. Melaksanakan kegiatan promosi kesehatan dan kegiatan humas serta

bimbingan konseling/ konsultasi rohani

i. Melaksanakan kegiatan administrasi umum dan keuangan

j. Kegiatan penanggulangan bencana, sesuai dengan pembentukan tim

reaksi cepat (TRC) Kabupaten Tanah Datar.

5. Pelayanan Rumah Sakit

Pelayanan kesehatan yang diberikan oleh RSUD Prof. DR. M.A

Hanafiah SM Batusangkar kepada masyarakat dilaksanakan secara

holistic sesuai dengan visi atau jiwa dari pelayanan Rumah Sakit yang

bermutu dan terjangkau oleh masyarakat. Terdapat tiga pelayanan yang

diselenggarakan oleh RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar

yakni :

Page 61: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

48

a. Pelayanan Gawat Darurat (UGD)

Merupakan suatu pelayanan kegawat daruratan atau instalasi

gawat darurat yang selalu siap sedia dengan dokter jaga, ambulans,

instalasi apotek, rongen, laboratorium dan perawat kontrol dalam 24

jam.

b. Pelayanan Rawat Jalan

Pelayanan jenis ini melaksanakan pelayanan pemulihan,

pemeliharaan dan pengobatan, pelayanan penunjang medik dan non

medik dengan fasilitas pelayanan poliklinik yaitu :

1) Poliklinik Umum

2) Poliklinik Bedah Umum

3) Poliklinik penyakit dalam

4) Poliklinik kebidanan – Kandungan (Obs-Gyn), klinik KB

5) Poliklinik anak

6) Poliklinik paru

7) Poliklinik neurologi

8) Poliklinik THT

9) Poliklinik jiwa

10) Poliklinik kulit dan kelamin

11) Poliklinik mata

12) Poliklinik gigi – mulut

13) Poliklinik gizi

Berikut alur pelayanan poliklinik yang terdapat di RSUD Prof.

DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar :

Page 62: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

49

Gambar 4. 1 Alur Pelayanan Poliklinik

c. Pelayanan rawat inap

Pelayanan rawat inap pada RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar memberikan pelayanan pemeliharaan, pemulihan, perawatan

serta pengobatan dalam pelayanan kebidanan, penyakit dalam, penyakit

anak, kandungan, Bayi (perinatodologi), bedah, penyakit mata, syaraf,

paru dan lainnya. Berikut alur pelayanan dari poliklinik ke ruang inap

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar

Gambar 4. 2 Alur Pelayanan dari Poliklinik ke Ruang Rawat Inap

Page 63: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

50

d. Pelayanan Penunjang Rumah Sakit

Selain pelayanan gawat darurat, rawat inap dan rawat jalan, RSUD

Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar memiliki pelayanan penunjang

berupa laboratorium, UTD, radiologi, farmasi, fisioteraphy, konsultasi

gizi dan layanan konseris/ bimbingan konseling. Selain itu juga ada

pelayanan non medik diantaranya administrasi, pusat pengendali BPJS,

sanitasi, IPSRS, ruang tunggu dan layanan informasi.

6. Unit Rekam Medis

Unit Rekam medis merupakan satuan organisasi struktural yang

berada dibawah bagian Pelayanan Medis yang dipimpin oleh Kepala

Ruangan (KARU). Unit rekam medis mempunyai fungsi dalam

membuat, memelihara, menyimpan, dan mengelola catatan medis pasien.

Dalam menjalankan tugasnya, bagian rekam medis membagi tiga admisi

yakni admisi rawat inap, admisi rawat jalan dan bagian pengolahan data

rekam medis.

7. Sumber Daya Manusia

Dalam menjalankan segala sesuatu kegiatan pengelolaan rekam

medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar sesuai dengan

fungsinya, maka perlu adanya sumber daya manusia (SDM) yang

mengatur dan melaksanakan kegiatan tersebut. SDM ini kemudian

mendapatkan tugas dan tanggung jawab kerja sesuai dengan bagiannya

masing – masing. Berikut adalah struktur organisasi dari unit rekam

medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar :

Page 64: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

51

Tabel 4. 1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Prof. DR. M.A

Hanafiah SM Batusangkar

No Jabatan Nama

1 Direktur DR. H. Afrizal Hasan

2 KABID Pelayanan Suwanto Hartono, SKM, M.KES

3 KASI Pelayanan

Medis

Sri Mulyati, SKM

4 Kepala Ruangan

(KARU)

Gusnika Nelya, Amd. PK

5 Admisi Rawat Inap

Mawaddah, A.Md PK

Rici Mairiska, A.Md RM

Kiki Puspita Sari, A.Md. KES

Rio Putra, A.Md RM

Suci Wahyu Merantika, A.Md. KES

Rahmad Fadly Aulia, A.Md.RM

6 Admisi Rawat Jalan

Eza Sastra, A.Md PK

Noni Elia, A.Md RM

Elly Hasrati

Mimi Fitria, A.Md. KES

Ahsanul Hasna, A.Md. KES

Yeni Widya, A.Md. KES

Netti Rahmayani, A.Md. PK

Yesi Elviadona, A.Md RM

Syamsiarni

Tamrin

Yulia Siska, SE

7

Pengolahan Data

Rekam Medis

Witdyawati, A.Md PK. SKM

Yosse Asther, A.Md RM

Elsa Purnama, A.Md R

8. Kegiatan Pokok Unit Rekam Medis

Adapun terdapat kegiatan pokok yang dilakukan oleh unit rekam

medis sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai berikut :

a. Menerima dan mencatat pendaftaran pasien

b. Menyiapkan formulir catatan medik

Page 65: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

52

c. Melaksanakan administrasi pasien rawat inap

d. Menyimpan dan memelihara catatan rekam medik

e. Evaluasi dan laporan

f. Menyiapkan jawaban rujukan

g. dan Memfasilitasi dokumen visum

9. Fungsi Unit Rekam Medis

Rekam medis diolah dan dikelola untuk terciptanya tertib

administrasi serta untuk mendukung pelayanan medis yang lebih efektif.

Unit rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar

melaksanakan kegiatan tersebut dalam bentuk pelaksanaan dari fungsi

yang diemban oleh unit rekam medis. Kegiatan tersebut dapat meliputi

proses pembuatan, memelihara, menyimpan hingga kegiatan penyusutan.

B. Hasil dan Pembahasan

Berdasarkan kegiatan observasi dan wawancara yang telah dilakukan

terhadap informan, pada bagian ini peneliti akan memaparkan dan

menuliskan hasil penelitian mengenai kegiatan pengelolaan arsip dinamis

rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.

Dalam melaksanakan penelitian peneliti menetapkan tiga informan

berdasarkan kriteria yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya yaitu Kepala

Ruangan (KARU) Rekam Medis, 1 orang staf pada bagian pengolahan rekam

medis dan 1 orang staf pada bagian Penyimpanan Rekam Medis. Peneliti

melakukan observasi pada tanggal 11 November 2018 dan melakukan

wawancara pada tanggal 30 Oktober 2018 di Rekam Medis RSUD Prof. DR.

Page 66: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

53

M.A Hanafiah SM Batusangkar. Adapun hasil penelitian yang diperoleh

sebagai berikut :

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Rekam Medis di RSUD Prof. DR. M.A

Hanafiah SM Batusangkar

a. Penciptaan Rekam Medis dan Pendaftaran Pasien

Rumah sakit memiliki peran penting dalam memberikan

pelayanan kesehatan pada masyarakat. Dalam menjalankan

fungsinya suatu rumah sakit pasti berhubungan dengan dokumen

atau berkas penting yang disebut juga dengan rekam medis. Rekam

medis tercipta seiring dengan kegiatan pelayanan yang diberikan

rumah sakit kepada pasien. Semakin banyak pasien yang datang

untuk mendapatkan pengobatan maka jumlah rekam medis akan

semakin bertambah. Dan secara otomatis arsip dinamis rekam

medis juga akan tercipta. Rekam medis digolongkan kepada arsip

dinamis karena pengunaannya yang terus menerus dipakai dalam

kegiatan sehari hari.

Penciptaan rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar terjadi saat pasien datang dan melakukan pendaftaran

diloket. Untuk pendaftaran pasien baru, pasien harus mengisi

formulir data diri untuk pembuatan kartu berobat dan berkas rekam

medis terlebih dahulu. Sedangkan bagi pasien BPJS harus

menyerahkan kartu BPJS serta rujukan puskesmas pada loket

khusus untuk BPJS Kesehatan. Hal ini serupa dengan penjelasan

Page 67: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

54

oleh Ibu Nely selaku Kepala Ruangan Rekam Medis RSUD Prof.

DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar, dimana beliau mengatakan :

“Prosedur terciptanya rekam medis itu bisa dari loket

pendaftaran dan dari IGD. Kalau dari loket pendaftaran,

pasien dapat langsung ke bagian BPJS bagi peserta BPJS

untuk mendapatkan pengklaiman dan dapat ke kasir bagi

pasien yang mendaftar secara umum. Sebelumnya pasien

harus mengambil nomor antrian terlebih dahulu. Setelah

itu baru pasien menuju loket pendaftaran sesuai dengan

pasien lama atau baru. Untuk pasien lama hanya perlu

menyerahkan kartu berobat saja ... ”48

Berdasarkan wawancara dan observasi peneliti, proses

penciptaan rekam medis dapat dilakukan melalui loket atau IGD.

Dalam proses penerimaan pasien sendiri terbagi menjadi dua jenis

yakni pasien rawat inap dan pasien rawat jalan. Nomor rekam medis

akan tercipta setelah pasien melakukan pendaftaran dengan mengisi

formulir data diri seperti dan penginputan data oleh petugas ke

komputer. Setelah itu barulah kartu berobat dibuat dan diserahkan

kepada pasien sebagai bukti bahwa pasien telah mempunyai berkas

rekam medis. Pasien dapat langsung menunggu pada poli untuk

mendapatkan pengobatan. Petugas akan mengantarkan dan akan

mengambil kembali rekam medis pada saat pengobatan pasien telah

selesai dilaksanakan.

Hal tersebut sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

269 tahun 2008 tentang Rekam Medis yang menyatakan bahwa

Rekam medis harus dibuat (diciptakan) secara tertulis, lengkap dan

48

Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 68: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

55

jelas atau secara elektronik.49

Berikut alur pelayanan rekam medis

di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar yaitu :

Gambar 4. 3 Alur Pelayanan Rekam Medis

Rumah sakit memiliki kewajiban untuk menyelenggarakan

medical record.50

Medical record atau rekam medis kemudian

dikelola sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Kebijakan tersebut

dapat berupa prosedur tertulis yang dapat dijadikan sebagai acuan

atau pedoman dalam kegiatan pengelolaan arsip rekam medis yang

harus dilaksanakan oleh seluruh tenaga kesehatan yang bekerja di

rumah sakit. Kebijakan mengenai pengelolaan arsip rekam medis

tersebut bisa didapat dari Keputusan Direktur Rumah Sakit,

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (PERMENKES)

serta Undang – Undang yang berlaku di Indonesia. Pada saat

melakukan wawancara dengan salah seorang informan juga

dijelaskan bahwa :

49

Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 50

Republik Indonesia, Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009

tentang Rumah Sakit (Jakarta, 2009).

Page 69: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

56

“Untuk segala prosedur atau kebijakan mengenai pengelolaan

rekam medis sudah tertulis dan dijelaskan dalam Standar

Prosedur Operasional (SPO) rumah sakit berdasarkan

Keputusan Direktur. Selain itu juga ada kebijakan rekam medis

lainnya seperti yang hanya boleh mengakses rekam medis

adalah petugas yang bekerja pada unit rekam medis saja,

sesuai dengan Permenkes RI yang berlaku.”51

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar menjalankan

kegiatan pengelolaannya sesuai dengan Standar Prosedur

Operasional (SPO) yang didasarkan kepada Surat Keputusan (SK)

Direktur rumah sakit. Keputusan tersebut berupa Standar Prosedur

Operasional (SPO) yang dikeluarkan atas peraturan yang

dikeluarkan oleh Menteri Kesehatan RI. Dalam Permenkes Nomor

512/Menkes/PER/IV/2007 mengenai Izin Praktik dan Pelaksanaan

Praktik Kedokteran juga dipertegas mengenai pengertian SPO yang

dapat dijadikan sebagai pedoman atau kebijakan melakukan

kegiatan pengelolaan arsip rekam medis yang dilakukan rumah

sakit. 52

Berkas rekam medis merupakan berkas vital berisikan

informasi penting mengenai pasien. Segala sesuatu tindakan,

pengobatan, data diri maupun kondisi kesehatan pasien dituliskan

ke dalam lembar rekam medis. Secara umum isi rekam medis

dibagi menjadi beberapa jenis yakni rekam medis rawat jalan,

rekam medis rawat inap dan rekam medis gawat darurat. Terkait

51

Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 52

Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia No. 512/MENKES/PER/IV/2007 tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik

Kedokteran (Jakarta, 2007).

Page 70: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

57

mengenai hal tersebut juga dijelaskan informan pada saat proses

wawancara sebagai berikut :

“Rekam medis yang tersimpan itu ada tiga jenis yaitu

rawat inap, rawat jalan dan IGD. Kalau untuk isi yang

pastinya data mengenai pasien baik itu rawat inap atau

rawat jalan. Selain itu juga ada kartu kendali/ berobat

pasien, persetujuan wali serta hak dan kewajiban pasien,

diagnosis, tanggal & waktu, asesmen awal pasien,

persetujuan tindakan medis yang diterima pasien,

pengobatan dan lain sebagainya.”53

Kemudian pernyataan tersebut juga ditegaskan lagi oleh salah

seorang informan bagian pengolahan data rekam medis:

“Ada tiga jenis rekam medis yang diolah disini : rawat

inap, rawat jalan dan IGD. Untuk isi rekam medis berupa

data penting pasien pastinya seperti diagnosis, biodata,

nomor rekam medis, tindakan medis, lembar berobat,

lembar persetujuan dan lain sebagainya. Intinya semua hal

– hal yang berhubungan dengan pasien.”54

Data yang ditulis dan tersimpan didalam rekam medis

semuanya bersumber kepada pasien. Semua tidakan yang

didapatkan oleh pasien saat melakukan pengobatan di RSUD Prof.

DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar tercatat dan terekam didalam

berkas rekam medis. Isi rekam medis kemudian disesuaikan

dengan jenis pelayanan yang didapatkan dari rumah sakit seperti

rawat jalan, rawat inap ataupun instalasi gawat darurat. Isi rekam

medis dapat berupa diagnosis, persetujuan wali, biodata, riwayat

penyakit, tidakan yang didapat, pengobatan dan lainnya.

Hal ini serupa dengan yang tertulis dalam peraturan yang

ditetapkan oleh Menteri Kesehatan RI No. 269 Tahun 2008 tentang

53

Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 54

Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 71: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

58

Rekam Medis pada Bab II Pasal 2 dan Pasal 3.55

Dimana

Permenkes tersebut menjelaskan mengenai jenis - jenis dan apa

saja isi yang seharusnya yang dituliskan dalam berkas rekam

medis. Dan juga tertulis dalam Standar Prosedur Operasional

(SPO) yang dikeluarkan oleh Direktur RSUD Prof. DR. M.A

Hanafiah SM Batusangkar No 445/014/SPO/MKI-RSUD/2017.56

Rekam medis menyimpan berkas mengenai data – data pasien

seperti hasil pemeriksaan dokter dan berkas pelengkap dari hasil

pemeriksaan seperti hasil rontgen dan hasil laboratorium. Secara

umum rekam medis yang tersimpan di rumah sakit terdiri dari dua

bentuk format atau tampilan yaitu bentuk fisik dan rekam medis

elektronik. Dalam melakukan wawancara bersama salah seorang

informan yaitu Ibu Yose mengatakan bahwa :

“Bentuk rekam medis yang ada di rumah sakit ini ada yang

berupa fisik atau kertas tapi juga ada dalam bentuk data

komputer yang telah diinput dari fisik rekam medis tadi.”57

Dari analisis yang peneliti lakukan, diketahui bahwa RSUD

Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar melakukan

penyimpanan rekam medis pasien dengan bentuk fisiknya berupa

berkas yang berisi lembaran dan bentuk elektronik dimana telah

dilakukan pemindahan informasi ke dalam komputer (penginputan)

yang dilakukan oleh unit pengolahan rekam medis. Penjelasan

55

Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 56

RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang

Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar (Batusangkar, 2017). No. 445/014/SPO/MKI-

RSUD/2017 h. 1/2 57

Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 72: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

59

informan serupa dengan Peraturan yang dibuat oleh Menteri

Kesehatan (Permenkes) Nomor 269 tahun 2008 bab 2 pasal 2 butir

1 mengenai jenis dan isi rekam medis yang mengatakan bahwa

rekam medis harus dibuat secara tertulis.58

b. Penggunaan Rekam Medis

Rekam medis merupakan suatu berkas yang bersifat rahasia.

Tidak semua orang dapat mengakses atau menggunakan rekam

medis tanpa suatu alasan yang jelas. Isi informasi yang terdapat

didalam rekam medis dapat dijadikan sebagai pertanggung jawaban

kepada pasien dan disahkan didepan hukum. Dalam penggunaan

arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar, diperoleh hasil wawancara sebagai berikut:

“yang bisa mengakses seperti karyawan atau petugas

rekam medis, dokter untuk keperluan tertentu atau untuk

penelitian seperti sekarang.”59

Ibu Yesi selaku staf penyimpanan rekam medis juga

menjelaskan hal yang sama mengenai pihak yang diperbolehkan

mengakses rekam medis yaitu :

“petugas penyimpanan pastinya, kadang juga dibantu oleh

petugas rekam medis lainnya seperti petugas pelayanan

kalau misalnya ada kesulitan atau membutuhkan bantuan.

Untuk petugas diluar rekam medis tentunya tidak

diizinkan.”60

58

Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 59

Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 60

Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 73: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

60

Dari kedua penjelasan tersebut dapat dikatakan bahwa hanya

petugas rekam medislah yang hanya diperbolehkan untuk

mengakses rekam medis. Diluar itu, pihak lain hanya diizinkan

apabila mempunyai keperluan tertentu seperti penelian, untuk

lembaga hukum, dokter dan sebagainya yang kemudian disertai

dengan persetujuan dari pimpinan rekam medis.

Penjelasan mengenai penggunaan rekam medis di RSUD Prof.

DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar sama dengan kebijakan

Peraturan Menteri Kesehatan No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam

Medis Bab 4 yang menyebutkan bahwa meskipun informasi tentang

identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan

riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaannya oleh klinis,

petugas pengelola dan pimpinan sarana kesehatan, namun informasi

ini dapat dibuka antara lain untuk memenuhi permintaan aparatur

penegak hukum atas perintah pengadilan dan memenuhi permintaan

institusi/lembaga sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.61

Selain itu dalam Standar Prosedur Operasional (SPO)

445/003/SPO/MKI-RSUD/2017 yang dikeluarkan oleh Direktur

Rumah Sakit tentang pengamanan berkas rekam medis juga

menjelaskan tentang kerahasiaan rekam medis yang hanya bisa

diakses oleh petugas rekam medis dan pihak tertentu seperti

mahasiswa, dokter residen serta penelitian lainnya yang ingin

61

Perhimpunan Rumah Sakit Indonesia (PERSI), ―Rekam Medis: Seberapa rahasia ?,‖

Artikel PERSI, t.t. Diakses melalui

http://www.pdpersi.co.id/kanalpersi/content/article.php?mid=9&catid=9&nid=14

Page 74: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

61

mendapatkan data atau informasi rekam medis harus melalui

prosedur yang telah ditentukan terlebih dahulu.62

Dalam proses pengolahan pada arsip rekam medis di RSUD

Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar terdapat beberapa hal

yang dilakukan seperti assembling, Coding, indeks dan kegiatan

pengarsipan. Assembling merupakan kegiatan menganalisis

kelengkapan isi dan perakitan dokumen rekam medis sebelum

dilakukannya penyimpanan. Kegiatannya dapat berupa meneliti isi

data rekam medis, mengendalikan rekam medis yang tidak lengkap

serta pengendali penggunaan nomor rekam medis. Setelah kegiatan

assembling, dokumen rekam medis selanjutnya akan diberi kode

klasifikasi berdasarkan keterangan diagnosa pasien. Lalu

berdasarkan pengkodean tersebut barulah bagian pengolahan dapat

membuat indeks dengan kegiatan komputerisasi. Berikut hasil

wawancara dengan salah seorang informan yaitu :

“Pengolahan data rekam medis yang saya lakukan yaitu

dengan cara pemindahan data rekam medis ke dalam

komputer (pengimputan) disertakan pengkodean diagnosa

pasien, hingga bisa dirangkum. Pengkodeannya

menggunakan buku ICD X untuk diagnosa penyakit dan

ICD IX untuk pengkodean tindakan/ operasi. Lalu setelah

data dirangkum baru dapat dibuat sebagai laporan

tahunan atau grafik penyakit yang paling banyak

dikeluhkan pasien misalnya.”63

Berdasarkan hasil observasi peneliti, terdapat sebuah ruangan

khusus yang diperuntukan untuk bagian pengolahan dalam

62

RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang

Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. No. 445/003/SPO/MKI-RSUD/2017 h. 1/2 63

Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 75: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

62

melakukan kegiatan assembling, koding, indeks serta penginputan

data ke komputer. Tiga orang petugas rekam medis yang masing –

masing bertugas dalam assembling, pengolahan data rawat jalan dan

pengolahan data rawat inap. Pada mulanya berkas rekam medis

yang terkumpul dipilih dan dicek datanya sesuai dengan pelayanan

yang didapat oleh petugas assembling, lalu diserahkan langsung

kepada petugas pengolahan data yang terkait (rawat jalan atau rawat

inap). Kemudian data dikomputerisasikan dan diberikan kode

terhadap hasil diagnosa pasien. RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar menggunakan kode klasifikasi ICD X untuk diagnosa

penyakit dan ICD IX untuk pengkodean tindakan/ operasi.

Setelah itu berdasarkan pengklasifikasian data tersebut laporan

tahunan, grafik penyakit yang paling banyak dikeluhkan oleh

pasien, menilai kinerja para dokter dan indeks lainnya dapat dibuat.

Terkait pemeriksaan kelengkapan data yang dilakukan oleh petugas

pengolahan rekam medis sebelum dilakukannya penggodean juga

dijelaskan sebagai berikut :

“awalnya harus dilakukan pengecekan data terlebih

dahulu. Misalnya kadang dalam mengisi data rekam medis

ada yang tertinggal atau tidak disengaja lupa mengisinya

maka menyebabkan kerancuan terhadap data hasus

dilengkapi. Setelah itu baru bisa diolah.”64

Ketidaklengkapan data rekam medis akan diserahkan lagi

kepada pihak yang bersangkutan. Setelah melakukan perubahan

atau melengkapi ketidaklengkapan tersebut baru lah data dapat

64

Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 76: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

63

diinput atau diolah. Hal ini seiring dengan SPO yang dikeluarkan

Direktur RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar

445/014/SPO/MKI-RSUD/2017 mengenai pengisisan rekam medis

yang baik & benar dan SPO 445/011/SPO/MKI-RSUD/2017

tentang kegiatan assembling berkas rekam medis.65

Rumah sakit selalu berupaya memberikan pelayanan prima

kepada masyarakat dalam bidang kesehatan. Berbagai banyak

fasilitas yang disediakan dan diberikan kadang masih mengalami

kekurangan dalam kasus pengobatan penyakit tertentu. Maka dari

itu pasien dapat melakukan pemindahan perawatan ke rumah sakit

yang memberikan pelayanan medis terhadap pasien secara lebih

khusus. Dalam proses wawancara peneliti menanyakan mengenai

penggunaan rekam medis apabila pasien dirujuk ke rumah sakit

lainnya, dan beginilah penjelasan dari KARU Rekam Medis RSUD

Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar :

“saat dirujuk rumah sakit hanya memberikan lembar

resume atau salinan rekam medis saja kepada RS rujukan.

Rekam medis yang utuh tidak boleh diberikan pada pihak

lain yang diperbolehkan hanya resumenya saja.”66

Apabila pasien dirujuk ke rumah sakit lain, RSUD Prof. DR.

M.A Hanafiah SM Batusangkar hanya akan menyerahkan resume

dari rekam medis pasien saja. Tetapi untuk rekam medis seperti

hasil rontgen, hasil operasi diperbolehkan untuk dibawa ke rumah

65

RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang

Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. No. 445 /014 & 011/SPO/MKI-RSUD/2017

h. 1/2 66

Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 77: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

64

sakit bersangkutan. Hal ini bersangkutan dengan kerahasian dari

berkas rekam medis itu sendiri. Dimana sama halnya dijelasakan

dalam Permenkes nomor 269 tahun 2008 Bab 4 Pasal 10 butir 1

yang menjelaskan tentang informasi riwayat pengobatan pasien

harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, tenaga kesehatan tertentu

dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan.67

Beda halnya saat pasien yang hanya berpindah status dari pasien

rawat inap kepada rawat jalan atau sebaliknya maka berikut

penjelasan yang disampaikan saat melakukan wawancara yaitu :

“penggunaanya akan sama saja tetapi tentunya

menggunakan berkas rekam medis baru rawat jalan dan

kemudian disatukan antara rawat inap dan rawat jalan

kedalam satu map berdasarkan nomor rekam medisnya.”68

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar dalam proses

penyimpanannya menganut sistem sentralisasi yaitu penyimpanan

rekam medis dimana antara rekam medis kunjungan poliklinik dan

rekam medis ketika pasien dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan

disimpan di bagian rekam medis. 69

Sistem penggunaan dari rekam

medis antara rawat inap dan rawat jalan tersebut tidaklah sama.

Setiap pasien yang melakukan pengobatan rawat inap akan selalu

menggunakan berkas rekam medis yang berganti selama

pengulangan perawatan yang dilakukan. Beda halnya dengan rawat

jalan yang hanya menggunakan satu rekam medis yang digunakan

67

RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang

Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. No. 445/014/SPO/MKI-RSUD/2017 h. 1/2 68

Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 69

Sugiarto dan Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional ke basis

komputer. h. 45

Page 78: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

65

secara berkelanjutan. Maka dari itu setiap pasien yang melakukan

perpindahan pengobatan antara rawat jalan kepada rawat inap atau

sebaliknya di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar

dilakukan dengan penyatuan rekam medis kedalam satu map

berdasarkan nomor rekam medisnya. Hal tersebut sesuai dengan

Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia

tahun 1997 tentang sistem kearsipan rekam medis Indonesia. 70

c. Penyimpanan Arsip Rekam Medis

Arsip rekam medis berisi informasi penting pasien yang sifatnya

rahasia. Untuk itu arsip rekam medis harus disimpan dan dijaga.

Suatu rumah sakit biasanya menyediakan ruangan khusus untuk

melakukan kegiatan penyimpanan tersebut. Dimana dalam

penyimpanan arsip rekam medis terdapat berbagai cara

pengklasifikasian arsip yang akan mempermudah dalam menyusun

arsip rekam medis. RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar memiliki sistem penyimpanan atau sistem klasifikasi

tersendiri untuk mempermudah penyimpanan arsip. Dan berikut

hasil wawancara peneliti terkait hal tersebut :

“penyimpanan hanya diurut berdasarkan sistem

penomoran angka terakhir dari enam angka atau terminal

digit filling system.”71

Sistem klasifikasi yang dipilih dalam penyimpanan arsip rekam

medis adalah terminal digit filling system. Yang merupakan sistem

70

Departemen Kesehatan RI, Departemen Kesehatan RI, Pedoman Pengelolaan Rekam

Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 1997). 71

Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 79: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

66

penyimpanan menggunakan penomoran angka terakhir yang terdiri

dari 100 kelompok angka pertama. Sistem ini menggunakan nomor

– nomor dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok

dan masing – masing 2 angka. Angka pertama merupakan 2 angka

sebelah kanan, lalu 2 angka tengah dan angka akhir adalah 2 angka

sebelah kiri. Suatu angka akan berganti jumlahnya seiring dengan

bertambahnya jumlah pasien yang datang. Contohnya seperti nomor

rekam medis 00-00-99 akan menjadi 00-01-00 apabila jumlah

pasien telah mencapai 100 kelompok angka pertama dan begitu

seterusnya. Pada saat penyimpanan berkas yang dijadikan pedoman

adalah kelompok angka pertama.

Sistem terminal digit filling memberikan kemudahan dalam

temu kembali arsip rekam medis. Hal ini juga sama dengan

pernyataan staf penyimpanan rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A

Hanafiah SM Batusangkar yaitu :

“ya sistem ini (terminal digit filling) lebih memudahkan,

lebih gampang digunakan.”72

Tambahan selanjutnya dalam pengklasifikasi pada penyimpanan

arsip rekam medis yang terdapat di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah

SM Batusangkar adalah dengan pemberian warna pada map yang

akan membedakan antara pasien rawat inap dan pasien rawat jalan.

Map berwarna kuning untuk pasien rawat jalan dan map merah

untuk pasien rawat inap. Jawaban yang diberikan informan sejalan

72

Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 80: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

67

dengan yang tertulis dalam pedoman penyelenggaraan dan prosedur

rekam medis rumah sakit di Indonesia tahun 2006 halaman 83

tentang sistem penjajaran rekam medis.73

Berdasarkan hasil observasi bahwa alat yang digunakan dalam

penyimpanan rekam medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar adalah lemari besi atau roll opac dimana terdapat dua

lemari besar yang dapat dipecah menjadi 8 bagian yang dapat

mempermudah petugas dalam melakukan penyimpanan atau

pengembalian rekam medis di rak.

Pada saat pasien datang mendaftar untuk mendapatkan

pengobatan, petugas rekam medis akan mempersiapkan dan mencari

rekam medis yang tersimpan pada rak. Petugas akan langsung

mengantarkan pada poli yang dituju dan akan mengambilnya

kembali apabila sudah selesai digunakan. Sebelum kegiatan

penyimpanan kembali ke rak, rekam medis yang dipakai atau

dipinjam akan dicek kembali kelengkapannya. Hal ini juga

dijelaskan informan saat dilakukannya wawancara yaitu :

“setelah rekam medis pasien digunakan dipoli, nanti status

akan dikirim kembali ke sini. Di jemput oleh petugas rekam

medis. Sebelumnya total rekam medis yang keluar akan

didata dan dicetak berdasakan pelayanan yang dilakukan

seharian. Dari daftar itu kemudian nomor rekam medis

dicocokan dan di kres mana saja rekam medis yang telah

kembali.”74

73

Departemen Kesehatan RI, Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam

Medis Rumah Sakit Indonesia. 74

Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 81: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

68

Penggunaan rekam medis berawal saat pasien mendaftarakan

diri pada loket untuk mendapatkan pengobatan. Rekam medis akan

didata melalui komputer oleh bagian pelayanan dan diserahkan

kebagian penyimpanan untuk mengambil dari rak penyimpanan dan

kemudian diantarkan langsung ke poliklinik yang bersangkutan.

Setelah digunakan, rekam medis akan kembali diambil oleh petugas

rekam medis untuk dilakukan penyimpanan kembali ke rak. Nomor

rekam medis akan diurutkan dan dicek untuk pengembaliannya.

Pengecekan tersebut didasarkan kepada print an data yang didapat

dari bagian pelayanan berdasarkan pelayanan yang dilakukan

seharian. Pencocokan nomor rekam medis ini dilakukan dengan

cara meng-kres atau memberi tanda checklist pada nomor rekam

medis yang telah ada dan kemudian baru menyusunnya secara

berurutan pada rak penyimpanan.

Sedangkan untuk pedoman dari penyimpanan yang dilakukan di

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar sendiri juga

dijelaskan oleh informan saat melakukan wawancara sebagai

berikut:

“kembali lagi pedomannya ya menggunakan sistem

penomoran tadi. Kalau rumah sakit ini pedomannya hanya

itu. Kadang di tempat lain ada penyimpanannya

berdasarkan abjad atau apa.., tapi kalau disini hanya

menggunakan penomoran tadi.”75

Pedoman penyimpanan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR.

M.A Hanafiah SM Batusangkar hanya didasarkan kepada sistem

75

Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 82: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

69

penomoran arsip rekam medis saja dan tidak menggunakan

pedoman penyimpanan jenis lainnya. Berdasarkan analisis dan

wawancara yang peneliti lakukan, dalam hal ini sejalan dengan

penjelasan dalam Pedoman Penyelengaraan Dan Prosedur Rekam

Medis Rumah Sakit tahun 2006.76

d. Pemeliharaan dan Penjagaan Rekam Medis

Kegiatan pemeliharaan rekam medis dilakukan untuk

memastikan berkas rekam medis dapat terjaga bentuk dan informasi

yang tekandung didalamnya (kelestariannya). Penjagaan rekam

medis merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk memastikan

bahwa rekam medis dapat tersimpan secara aman dan

menjauhkannya dari segala sesuatu yang dapat merusak berkas

tersebut. berikut hasil yang didapat peneliti dari hasil wawancara

bersama informan :

“Kalau untuk pemeliharaan rekam medis misalnya

melakukan penyimpan pada map atau rak khusus yang

dapat dikunci dengan aman. Selain itu juga ada racun api

yang disediakan pada sudut – sudut ruangan sebagai

antisipasi apabila terjadi kebakaran. Ruangan rekam medis

juga akan dikunci secara keseluruhan sebagai upaya

pencegahan kehilangan juga.”77

Sama halnya dengan yang diungkapkan oleh informan lainnya

yaitu Ibu Yesi selaku staf bagian penyimpanan rekam medis sebagai

berikut :

76

Departemen Kesehatan RI, Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam

Medis Rumah Sakit Indonesia. 77

Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 83: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

70

“kita ada menyediakan tabung gas untuk menjinakkan api.

Untuk sementara kita menggunakan itu untuk antisipasi

kalau misalnya terjadi kebakaran.”

Untuk penjagaan dan keamanan dari rekam medis yang dirdapat

di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar dilakukan

dengan menyimpan berkas rekam medis kedalam sebuah map yang

kemudian diletakan pada rak besi yang dapat dikunci untuk menjaga

keamanannya. Selain itu ruangan rekam medis juga akan dikunci

secara keseluruhan sebagai upaya dalam pencegahan hilangnya

rekam medis. Sedangkan untuk antisipasi terhadap bencana

misalnya kebakaran, banjir, gempa bumi ataupun tanah longsor,

ruang unit rekam medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM

Batusangkar hanya memfokuskan kepada antisipasi terhadap

kebakaran saja seperti menempatkan tabung gas untuk penjinak api

yang diletakkan dibeberapa sudut ruangan. Selain antisipasi

terhadap kebakaran, belum terdapat upaya pencegahan lainnya

terhadap bencana yang dilakukan RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah

SM Batusangkar.

Selain penjelasan mengenai upaya pemeliharaan dan penjagaan

rekam medis diatas, terdapat beberapa perlindungan lainnya yang di

berlakukan di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar

seperti pengembalian berkas harus 1x24 jam, dilarang merokok di

ruangan penyimpanan rekam medis, tidak boleh makan atau minum

yang menyebabkan sisaan yang dapat memicu datangnya serangga

yang dapat merusak rekam medis dan lain sebagainya.

Page 84: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

71

Kegiatan pemeliharaan ini dilakukan sesuai dengan Standar

Prosedur Operasional yang dikeluarkan oleh Direktur Rumah Sakit

Nomor 445/013/SPO/MKI-RSUD/2007 tentang perlindungan

berkas rekam medis dari kehilangan dan kerusakan.78

e. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis

Penyusutan arsip rekam medis dapat diartikan sebagai suatu

kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan,

sedangkan pemusnahan bisa diartikan sebagai suatu kegiatan

memusnahkan atau menghancurkan arsip dengan cara tertentu

seperti dibakar atau lainnya dikarenakan oleh nilai guna arsip

tersebut. Tetapi dari kedua kegiatan ini tujuannya adalah untuk

menghindari penyimpanan jumlah arsip yang menumpuk.

Sebelum melakukan penyusutan dan pemusnahan, suatu rumah

sakit membutuhkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai sebuah

pedoman yang berisikan daftar informasi mengenai ketentuan

lamanya suatu arsip tersebut disimpan serta informasi penting

lainnya mengenai arsip yang tersimpan. Berdasarkan JRA tersebut

arsip rekam medis akan dikelompokkan menjadi rekam medis aktif

dan rekam medis in-aktif.

Setelah dilaksanakan penyusutan, kegiatan berikutnya adalah

pemusnahan arsip. Ada beberapa cara pemusnahan arsip yang bisa

dilakukan oleh suatu instansi seperti dengan pencacahan,

pembakaran, pemberian bahan kimia hingga arsip tersebut hancur

78

RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar, Standar Prosedur Operasional tentang

Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. No. 445/013/SPO/MKI-RSUD/2017 h. 1/2

Page 85: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

72

total dan pembuburan.79

Suatu arsip dapat dimusnahkan apabila

tidak memiliki nilai guna atau telah habis waktu retensinya

berdasarkan JRA. Dalam melakukan pemusanahan arsip biasanya

akan disusun sebuah tim yang akan bertanggung jawab terhadap

kegiatan tersebut. Tim akan membuat berita acara pemusnahan

(BAP) sebelum melaksanakaan pemusnahan arsip rekam medis

tersebut.

Untuk jumlah arsip yang terdapat di RSUD Prof. DR. M.A

Hanafiah SM Batusangkar hingga akhir tahun 2017 sudah mencapai

12.000 lebih. Maka dari itu kegiatan penyusutan dan pemusnahan

arsip rekam medis sudah pernah dilaksanakan satu kali. Dalam

wawancara dengan Ibu Nely selaku KARU rekam medis

mengatakan bahwa :

“Sudah pernah dilakukan sekali pada bulan Desember

tahun lalu, 2017. Waktu itu penyusutan (pemusnahan)

dilakukan dengan cara dibakar. Pembakaran dilakukan

didepan kantor Rumah Sakit RSUD Prof. DR. MA Hanafiah

SM Batusangkar sendiri.”80

Sebanyak 184 arsip rekam medis telah dimusnahkan dengan

cara pembakaran. Pemusnahan (pembakaran) ini dilakukan oleh

Kabid. Bina Program yang disaksikan langsung oleh beberapa

satuan unit rumah sakit lainnya yang dituliskan kedalam Berita

Acara Pemusnahan (BAP) sebagai berikut:

Gambar 4. 4 Berita Acara Pemusnahan Berkas Rekam Medis

79

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan (Surabaya: PT. Dioma, 2006). h.196 80

Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 86: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

73

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar belum

melaksanakan pembuatan JRA sebagai pedoman dalam

melaksanakan penyusutan dan pemusnahan arsip. Akan tetapi unit

rekam medis RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar

membuat suatu daftar rekam medis in-aktif yang didasarkan kepada

Peraturan Menteri Kesehatan No. 269 tahun 2008 untuk

menggantikan fungsi dari JRA dalam melaksanakan penyusutan dan

pemusnahan. Berikut daftar arsip rekam medis in-aktif yang

terdapat di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar :

Page 87: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

74

Tabel 4. 2 Daftar Rekam Medis Inaktif

REKAM MEDIS INAKTIF

NO NO. MR NAMA TGL LAHI

R ALAMAT

KUNJUNGAN

TERAKHIR DIAGNOSA KET

1 00.26.04 APARLIS TJ. ALAM 4/20/2010 ISK

2 00.77.04 YULIA MUSFITA

TABEK PATAH 12/9/2009 G3P2A1H2

3 04.04.04 BUNGA SUMANIK 5/2/2012

VOMITUS DEHIDRASI

4 0407.04 NURMAYA SARUASO 5/9/2012 CHF FC CLASS III = GERD

MENINGGAL

5 04.06.04 FIRDAUS

1/1/1975 SEI. TARAB 6/7/2012

POS OP REPER TENDON

Daftar rekam medis in-aktif ini dibuat dengan melihat daya guna

dan waktu penyimpanan arsip yang telah ditetapkan dalam

Permenkes RI No. 269 tahun 2008 yakni 5 tahun. Hal ini serupa

dengan penjelasan yang disampaikan oleh seorang informan sebagai

berikut:

“melihat dari tahun penyimpanan rekam medis itu sendiri.

Kalau sesuai dengan peraturannya kan hanya 5 tahun saja.

ya kembali lagi melihat daya guna dari rekam medis

tersebut.”81

Berdasarkan analisis peneliti, kegiatan penyusutan rekam medis

di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar masih belum

secara tuntas dilakukan. Masih terdapat beberapa berkas yang masih

belum dimusnahkan tetapi sudah dipisahkan dari rak penyimpanan.

Hal ini terkendala oleh kurangnya SDM dan kurangnya waktu untuk

81

Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 88: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

75

melakukan penyusutan karena proses pelayanan pasien yang sangat

banyak setiap harinya.

Sesuai dengan peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 tahun

2008 bab 4 pasal 8 butir 1 menyatakan bahwa rekam medis rumah

sakit disimpan selama 5 tahun terhitung dari tanggal pasien berobat

atau dipulangkan. Sedangkan pada pasal 9 dikatakan rekam medis

pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit disimpan selama

2 tahun. 82

2. Upaya Mengatasi Kendala dalam melakukan Pengelolaan Arsip Dinamis

Rekam Medis di RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar

Setiap pekerjaan pasti memiliki hambatan tersendiri dalam

melaksanakannya. Sama halnya dengan pekerjaan pengelolaan arsip rekam

medis di rumah sakit. Hal yang dapat menjadi faktor penghambat dalam

melakukan pengelolaan itu dapat berupa kurangnya ketelitian saat bekerja, sifat

ceroboh yang menyebabkan kekeliruan atau kesalahan teknis yang disebabkan

oleh perangkat kerja seperti terjadinya eror dan sebagainya.

Mengelola rekam medis membutuhkan kinerja yang efektif. Setiap petugas

rekam medis telah diberikan tugas masing – masing sesuai dengan unit kerjanya

agar dapat melakukan pengelolaan secara baik dan benar. Dalam penelitian ini

peneliti membagi beberapa hal yang menjadi faktor penghambat saat melakukan

pengelolaan arsip rekam medis yaitu sebagai berikut :

a. Sumber Daya Manusia

82

Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

55/MENKES/PER/III/2013 tentang Penyelenggaraan Pekerja Perekam Medis (Jakarta, 2013).

Page 89: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

76

Ketersediaan sumber daya manusia sangat berpengaruh terhadap kinerja

yang akan dilaksanakan. Begitu juga dengan latar belakang pendidikan yang

diembannya. Selain itu pengalaman bekerja dan kemampuan juga menjadi

poin yang sangat penting. Sumber daya manusia yang bekerja dibawah unit

rekam medis ada sekitar 22 orang yang berstatus pegawai negeri sipil dan

non PNS. Semua pegawai yang bekerja pada unit rekam medis semuanya

telah memenuhi kriteria hanya saja tidak semua pegawai memiliki latar

belakang pendidikan rekam medis. Dalam sesi wawancara yang dilakukan

dengan Kepala Ruangan Rekam Medis, Ibu Nely mengatakan bahwa :

”disini perbandingan antara PNS dan kontrak (non PNS) masih

belum berimbang. Untuk pendidikan masih ada yang tamatan

sekolah dasar (SD). Tapi yang memang tamatan pendidikannya

rekam medis juga ada beberapa orang.”83

Jawaban informan mengenai kualifikasi pegawai unit rekam medis

serupa dengan keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377

tahun 2007 tentang standar profesi perekam medis dan informasi kesehatan

bagian c poin 3 tentang kualifikasi pendidikan perekam medis.84

Dalam

melakukan pengolahan kadang terjadi kekeliruan seperti kesalahan

membaca diagnosa pasien yang diakibatkan oleh tulisan dokter yang kurang

jelas atau singkatan diagnosa yang kadang memiliki arti yang hampir sama.

Serupa dengan penjelasan informan yang juga mengatakan bahwa :

“kendala pasti ada. Misalnya seperti tulisan dokter yang tidak

jelas yang bisa menyebabkan kesalahan penafsiran. Biasanya

kebanyakan dokter suka membuat diagnosa pasien secara singkat.

Kendala lainnya seperti kelengkapan isi rekam medis yang kadang

83

Gusnika Nelya, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 84

Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia No. 377/MENKES/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi

Kesehatan (Jakarta, 2007).

Page 90: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

77

ada yang tidak lengkap dan kadang kalau komputer eror atau mati

atau rusak tiba – tiba.”85

Dalam melakukan penyimpanan arsip rekam medis ke rak dibutuhkan

ketelitian untuk menyusun rekam medis sesuai dengan nomor yang telah

ada. Kadang terjadi kekeliruan pada saat meletakan arsip rekam medis

tersebut pada rak. Ketelitian dalam bidang penyimpanan ini akan berdampak

kepada kemudahan untuk temu kembali arsip. Berikut penjelasan yang

diberikan oleh Ibu Yesi selaku staf bagian penyimpanan rekam medis :

“kendala yang kadang terjadi contohnya seperti kesalahan dalam

mengembalikan rekam medis ke rak. Kadang ada kekeliruan dalam

meletakkannya akibat kesalahan melihat nomor rekam medis.”86

Dari penjelasan tersebut dapat dilihat bahwa kadang masih terdapat

kekeliruan yang mengakibatkan kesulitan dalam menemukan kembali rekam

medis. Untuk mensiasatinya petugas akan mencari rekam medis pada rak

yang berdekatan dengan nomor rekam medis yang tidak ditemukan. Hal ini

juga disampaikan oleh Ibu Yesi :

“... untuk mencarinya bila tidak ditemukan pada rak, kita lihat dan

cari pada nomor rekam medis lain yang hampir sama atau

mendekati.”87

b. Kesalahan teknik alat kerja

Dalam melakukan pengolahan data diperlukan perangkat komputer yang

dioperasikan untuk mengubah data kedalam bentuk elektronik. Data dari

rekam medis dikelompokkan dan diberi pengkodean terhadap diagnosa.

85

Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 86

Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018 87

Yesi Elviadona, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 91: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

78

Selama melakukan penginputan data kadang komputer mengalami gangguan

atau eror. Hal tersebut juga dijelaskan dalam wawancara dengan salah satu

informan sebagai berikut :

“... Kendala lainnya seperti kelengkapan isi rekam medis yang

kadang ada yang tidak lengkap dan kadang kalau komputer eror

atau mati atau rusak tiba – tiba. Harus menunggu diperbaiki

dulu.”88

Berdasarkan hasil wawancara, gangguan atau eror pada perangkat kerja

seperti komputer akan membawa dampak terhadap proses pengelolaan arsip

rekam medis. Kegiatan pengelolaan akan terganggu dan terhambat selama

perangkat komputer tersebut tidak dapat dioperasikan sebagaimana

mestinya. Petugas rekam medis tidak dapat melakukan penginputan data

yang kemudian memperlambat kinerja dalam melakukan pengelolaan arsip

rekam medis. Dalam upaya menanggapi kerusakan tersebut, unit rekam

medis biasanya memilih untuk memperbaiki kerusakan komputer ataupun

melakukan penggantian perangkat apabila tidak memungkinkan lagi untuk

digunakan.

88

Yosse Asther, hasil wawancara pribadi, 30 Oktober 2018

Page 92: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

79

BAB V

PENUTUP

Pada bab ini peneliti melakukan penarikan kesimpulan serta memberikan

saran – saran yang diharapkan bermanfaat agar dapat membantu rumah sakit

dalam meningkatkan kegiatan pengelolaan arsip dinamis rekam medis di RSUD

Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar.

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dijelaskan di atas,

maka peneliti memberikan kesimpulan sebagai berikut :

1. Kegiatan pengelolaan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. MA

Hanafiah SM Batusangkar sudah dilaksanakan sesuai dengan standar atau

ketentuan yang telah ditetapkan di Indonesia. Peraturan tersebut dapat

berupa Peraturan Menteri Kesehatan RI, Undang – Undang Republik

Indonesia, Pedoman Penyelenggaraan serta Standar Prosedur Operasional

Rumah Sakit. Selain itu kegiatan pengelolaan juga didasari oleh daur

hidup arsip itu sendiri. Dimana kegiatan pengelolaan arsip diawali dengan

penciptaan rekam medis, penggunaan rekam medis, penyimpanan arsip

rekam medis, pemeliharaan dan penjagaan arsip rekam medis hingga

proses penyusutan dan pemusnahan arsip rekam medis. Selain itu dalam

melakukan pengelolaan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. MA

Hanafiah SM Batusangkar juga telah dikerjakan oleh SDM – SDM yang

handal dan mumpuni pada bidangnya. Namun masih terdapat beberapa

Page 93: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

80

SDM yang bekerja dengan latar pendidikan yang tidak sesuai dengan

syarat yang telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan RI.

2. Upaya yang dapat dilakukan dalam mengatasi kendala yang dapat

menghambat proses pengelolaan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR.

MA Hanafiah SM Batusangkar dapat dilihat dari dua faktor kendala yakni

Sumber Daya Manusia (SDM) dan kesalahan teknik kerja. Kendala SDM

seperti kekeliruan dalam membaca diagnosa dokter, kesalahan dalam

penyimpanan rekam medis dan sebagainya yang dapat diatasi dengan

menanyakan langsung kepada dokter yang bersangkutan dan mencari

nomor rekam medis yang hampir sama apabila berkas rekam medis tidak

ditemukan pada rak penyimpanan. Untuk kerusakan/kesalahan teknik unit

kerja seperti terjadinya eror atau gangguan pada komputer yang digunakan

untuk menginput data rekam medis dapat dilakukan penggantian perangkat

komputer yang baru ataupun perbaikan perangkat yang lama.

B. Saran

Dari kesimpulan yang telah dijelaskan, peneliti ingin memberikan saran

mengenai pengelolaan rekam medis yang dilakukan oleh unit rekam medis RSUD

Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar. Berikut ini adalah saran yang dapat

peneliti berikan :

1. Kegiatan pengelolaan arsip rekam medis telah dilaksanakan sesuai dengan

peraturan yang ada. Sumber Daya Manusia (SDM) berperan penting dalam

proses pengelolaan arsip rekam medis tersebut. SDM dituntut harus

memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan bidang yang

Page 94: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

81

diembannya dan bukan hanya mengandalkan pengalaman kerja dan waktu

kerja saja. Bagi SDM yang mungin sudah lama bekerja pada unit rekam

medis tetapi memiliki pendidikan yang masih rendah (tamatan SD) dapat

diberikan pembinaan dan pelatihan kerja dalam menjalankan tugasnya.

Selain itu juga dapat menempatkan SDM tersebut sesuai dengan

kemampuan yang ia miliki.

2. Kekurangan ketelitian, kekeliruan dalam membaca diagnosa dokter dan

kesalahan dalam penyimpanan rekam medis merupakan kendala yang

kadang dihadapi oleh petugas dalam melaksanakan pengelolaan arsip

rekam medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar . Untuk

upaya menanggulangi kendala tersebut terjadi dan terulang maka rumah

sakit harus bersikap tegas terhadap segala sesuatu kesalahan yang

dilakukan oleh SDM dengan cara pemberian sanksi misalnya. Sanksi akan

memberikan efek jera dan dapat meningkatkan ketelitian dari SDM dalam

bekerja. Kesalahan teknik alat kerja juga kadang dihadapi selama

melaksanakan pengelolaan arsip rekam medis. Untuk cara

penanggulangannya, dapat dilakukan dengan cara penggantian alat baru

ataupun juga dengan memperbaiki kerusakan alat yang ada.

Page 95: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

82

DAFTAR PUSTAKA

Basir, Bartos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2007.

Sulistyo- Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003.

Creswell, John W. RESEARCH DESIGN: Qualitative, Quantitative, and Mixed

Methods Approaches. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010.

Departemen Kesehatan RI. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan

Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta: DEPKES, 2006.

———. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta:

DEPKES, 1997.

Emzir. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers, 2010.

Fajri, Hamdani, dan Syahyuman. ―Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor

Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi.‖ Jurnal Ilmu Perpustakaan dan

kearsipan, E, 1 (September 2012).

Gill, P., K. Stewart, E. Treasure, dan B. Chadwick. ―Methods of data collection in

qualitative research: interviews and focus groups.‖ British Dental Journal

04 (Maret 2008).

Giyana, Frenti. ―Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah

Sakit Umum Daerah Kota Semarang.‖ Jurnal Kesehatan Masyarakat

Universitas Diponegoro 1 (2012).

Gulo, W. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT. Grasindo, 2010.

Handiwidjojo, Wimmie. ―Rekam Medis Elektronik.‖ Jurnal EKSIS 2 (Mei 2009).

Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

Page 96: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

83

Kementerian Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

55/MENKES/PER/III/2013 tentang Penyelenggaraan Pekerja Perekam

Medis. Jakarta, 2013.

———. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta, 2008.

Kementrian Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

377/MENKES/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan

Informasi Kesehatan. Jakarta, 2007.

———. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

512/MENKES/PER/IV/2007 tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik

Kedokteran. Jakarta, 2007.

Kennedy, Jay. Records Management: a guide to corporate record keeping.

australia: Longman, 1998.

Muhidin, Sambas Ali, dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan. Bandung: CV

Pustaka Setia, 2016.

Pamungkas, Tiara Wahyu, Triyani Marwati, dan Solikhah. ―Analisis

Ketidaklengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Pku

Muhammadiyah Yogyakarta.‖ Jurnal Kesehatan Masyarakat Universitas

Ahmad Dahlan 4 (September 2010).

Peggy, Dzifa, Reindolf Yao Nani, dan Prosper Gameli. ―Analysis of Records

Management and Organizational Performance.‖ International Journal of

Academic Research in Accounting, Finance and Management Sciences 5

(April 2015).

Page 97: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

84

Perhimpunan Rumah Sakit Indonesia (PERSI). ―Rekam Medis: Seberapa

rahasia ?‖ Artikel PERSI, t.t.

Polkinghorne, Donald E. ―Language and Meaning: Data Collection In Qualitative

Research.‖ Journal Of Counseling Psychology 52 (2015).

Indonesia. Peraturan Pemerintahan RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan UU no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta:

Pemerintahan RI, 2012.

Rachmawati, Imami Nur. ―Pengumpulan data dalam Penelitian Kualitatif:

Wawancara.‖ Jurnal Keperawatan Indonesia 11 (Maret 2007).

Indonesia. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 7 tahun 1971 tentang

Ketentuan - Ketentuan Pokok Kearsipan. Jakarta, 1971.

———. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 mengenai

Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta, 2009.

———. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang

Rumah Sakit. Jakarta, 2009.

RSUD Prof. DR. M.A Hanafiah SM Batusangkar. Profil Tahun 2017.

Batusangkar: Pemerintah Kabupaten Tanah Datar, 2017.

RSUD Prof. HANAFIAH SM Batusangkar. Standar Prosedur Operasional

tentang Pengisisan Rekam Medis Yang Lengkap Dan Benar. Batusangkar,

2017.

Rusli, Arsil, Asri Rasad, Enizar, Ieke Irdjiati, dan Imam Subekti. Manual Rekam

Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006.

Shepherd, Elizabeth, dan Geoffrey Yeo. Managing Records: a handbook of

principlesand practice. London: Facet Publishing, 2003.

Page 98: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

85

Sugiarto, Agus, dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern: dari

konvensional ke basis komputer. Yogyakarta: Gava Media, 2015.

Tim Lembaga Penelitian UIN Jakarta. Pedoman Penelitian UIN SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA. Ciputat: Lembaga Penelitian UIN Jakarta,

2009.

Wardah, Mutiawatul. ―Pengelolaan Arsip Dinamis.‖ Jurnal Ar-Raniry 8 (Juni

2016).

WHO. Medical Records Manual: A Guide for Developing Countries. Switzerland:

World Health Organization, 2006.

Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Surabaya: PT. Dioma, 2006.

Page 99: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

LAMPIRAN - LAMPIRAN

Page 100: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

Lampiran 1

Surat tugas menjadi dosen pembimbing

Page 101: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

Lampiran 2

Surat Pergantian Judul Skripsi

Page 102: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

Lampiran 3

Surat Izin Penelitian

Page 103: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

Lampiran 4

Alur Pelayanan Rekam Medis

Lampiran 5

Alur Pelayanan Rekam Medis

Page 104: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

Lampiran 6

Struktur Organisasi Rekam Medis

Lampiran 7

Kartu berobat RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar

Page 105: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

Lampiran 8

Ruang Unit Rekam Medis

Page 106: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

Lampiran 9

Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Lampiran 9

Ruang Pengolahan Rekam Medis

Page 107: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

Lampiran 9

1. Wawancara dengan Ibu Gusnika Nelya selaku Kepala Ruangan Rekam

Medis

2. Wawancara dengan Ibu Yosse Aster selaku Staff Pengolahan Rekam

Medis

3. Wawancara dengan Ibu Yessi Elviadona selaku Staff Penyimpanan Rekam

Medis

Page 108: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

TRANSKRIP WAWANCARA

Informan : Gusnika Nelya, Amd. PK

Jabatan : KARU Rekam Medis

Waktu wawancara : 30 Oktober 2018

Hasil wawancara :

1. Apakah di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar sudah

menetapkan kebijakan dan prosedur tertulis mengenai pengelolaan arsip

rekam medis ?

―Sudah. Untuk segala prosedur atau kebijakan mengenai pengelolaan

rekam medis sudah tertulis dan dijelaskan dalam Standar Prosedur

Operasional (SPO) rumah sakit berdasarkan Keputusan Direktur. Selain

itu juga ada kebijakan rekam medis lainnya seperti yang hanya boleh

mengakses rekam medis adalah petugas yang bekerja pada unit rekam

medis saja, sesuai dengan Permenkes RI yang berlaku.‖

2. Berapa jumlah sumber daya manusia (SDM) yang bertugas dalam

kegiatan pengelolaan rekam medis ?

“Petugas yang bekerja dibawah unit rekam medis itu ada sekitar 22 orang

yang kemudian dibagi ke dalam admisi rawat jalan, admisi rawat jalan dan

bagian pengolahan data rekam medis.‖

3. Bagaimana dengan prosedur penciptaan rekam medis di RSUD Prof. DR.

MA Hanafiah SM Batusangkar ?

―Prosedur terciptanya rekam medis bisa dari loket pendaftaran dan dari

IGD. Kalau dari loket pendaftaran, pasien dapat langsung ke bagian BPJS

bagi peserta BPJS untuk mendapatkan pengklaiman dan dapat ke kasir

bagi pasien yang mendaftar secara umum. Sebelumnya pasien harus

mengambil nomor antrian terlebih dahulu. Setelah itu baru pasien menuju

loket pendaftaran sesuai dengan pasien lama atau baru. Untuk pasien lama

hanya perlu menyerahkan kartu berobat saja. Sedangkan pasien baru harus

Page 109: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

mengisi blanko atau formulir pendaftaran terlebih dahulu yang biasanya

berisi data diri. Kemudian petugas akan mengentrikan data ke komputer

untuk mendapatkan nomor rekam medis. Setelah itu barulah kartu berobat

dapat dibuat dan diberikan kepada pasien untuk pengobatan berikutnya.‖

4. Jenis rekam medis apa saja yang disimpan di RSUD Prof. DR. MA

Hanafiah SM Batusangkar?

“ Ada tiga jenis yaitu rawat inap, rawat jalan dan IGD.‖

5. Apa saja yang dituliskan di dalam rekam medis ?

― yang pastinya data mengenai pasien baik itu rawat inap atau rawat jalan.

Selain itu juga ada kartu kendali/ berobat pasien, persetujuan wali serta

hak dan kewajiban pasien, diagnosis, tanggal & waktu, asesmen awal

pasien, persetujuan tindakan medis yang diterima pasien, pengobatan dan

lain sebagainya.‖

6. Bagaimana dengan penggunaan rekam medis apabila pasien di rujuk ke

rumah sakit lain ?

―saat dirujuk rumah sakit hanya memberikan lembar resume atau salinan

rekam medis saja kepada RS rujukan. Rekam medis yang utuh tidak boleh

diberikan pada pihak lain yang diperbolehkan hanya resumenya saja.‖

7. Apa yang membedakan antara rekam medis untuk pasien umum dan

BPJS (berasuransi) ?

―dibedakan dengan tanda masing – masing. Bagi pasien BPJS ditandai

dengan pemberian blangko putih, kalau umum berarti menggunakan

karcis. Hanya yang menyerahkan blangko dan karcis yang akan dapat

diproses.‖

8. Apakah ada kegiatan pemeliharaan dan penjagaan terhadap arsip rekam

medis yang dilakukan di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar

Page 110: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

? kalau ada, apa yang dilakukan ? Bagaimana kalau terjadi bencana

atau sebagainya ?

―Tentunya ada. Kalau untuk pemeliharaan rekam medis misalnya

melakukan penyimpan pada map atau rak khusus yang dapat dikunci

dengan aman. Selain itu juga ada racun api yang disediakan pada sudut –

sudut ruangan sebagai antisipasi apabila terjadi kebakaran. Ruangan rekam

medis juga akan dikunci secara keseluruhan sebagai upaya pencegahan

kehilangan juga.‖

9. Apakah RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar sudah pernah

melakukan penyusutan arsip rekam medis ? Kalau sudah, kapan waktu

penyusutan tersebut ?

―Sudah pernah dilakukan sekali pada bulan Desember tahun lalu, 2017.‖

10. Atas pertimbangan apa dilakukannya penyusutan rekam medis tersebut

?

―melihat dari tahun penyimpanan rekam medis itu sendiri. Kalau sesuai

dengan peraturannya kan hanya 5 tahun saja. ya kembali lagi melihat

dayaguna dari rekam medis tersebut.‖

11. Bagaimana cara melakukan penyusutan arsip rekam medis di RSUD

Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?

―waktu itu penyusutan dilakukan dengan cara dibakar. Pembakaran

dilakukan didepan kantor Rumah Sakit RSUD Prof. DR. MA Hanafiah

SM Batusangkar sendiri.‖

Page 111: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

TRANSKRIP WAWANCARA

Informan : Yosse Asther, A.Md RM

Jabatan : Staf Pengolahan Rekam Medis

Waktu wawancara : 30 Oktober 2018

Hasil wawancara :

1. Ada berapa jenis rekam medis yang ada di RSUD Prof. DR. MA

Hanafiah SM Batusangkar?

― Tiga. Ada rawat inap, rawat jalan dan IGD.‖

2. Bagaimana dengan bentuk rekam medis yang tersimpan di RSUD Prof.

DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?

― bentuknya berupa fisik atau kertas tapi juga ada dalam bentuk data

komputer yang telah diinput dari fisik rekam medis tadi.‖

3. Apa saja yang dituliskan di dalam rekam medis ?

― Data penting pasien pastinya seperti diagnosis, biodata, nomor rekam

medis, tindakan medis, lembar berobat, lembar persetujuan dan lain

sebagainya. Intinya semua hal – hal yang berhubungan dengan pasien.‖

4. Apakah ada perbedaan dari isi rekam medis antara rawat jalan, rawat

inap dan IGD ?

―tentunya jelas beda. Dilihat dari formulirnya saja sudah tampak berbeda.

Tetapi nanti disatukan salam satu map atau berkas.‖

5. Bagaimana dengan kemungkinan ketidaklengkapan atau kesalahan

rekam medis ?

―awalnya harus dilakukan pengecekan data terlebih dahulu. Misalnya

kadang dalam mengisi data rekam medis ada yang tertinggal atau tidak

disengaja lupa mengisinya maka menyebabkan kerancuan terhadap data

hasus dilengkapi. Setelah itu baru bisa diolah.‖

Page 112: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

6. Bagaimana dengan proses pengolahan rekam medis di RSUD Prof. DR.

MA Hanafiah SM Batusangkar ?

―Pengolahan data rekam medis yang saya lakukan yaitu dengan cara

pemindahan data rekam medis ke dalam komputer (pengimputan)

disertakan pengkodean diagnosa pasien, hingga bisa dirangkum.

Pengkodeannya menggunakan buku ICD X untuk diagnosa penyakit dan

ICD IX untuk pengkodean tindakan/ operasi. Lalu setelah data dirangkum

baru dapat dibuat sebagai laporan tahunan atau grafik penyakit yang paling

banyak dikeluhkan pasien misalnya.‖

7. Siapa saja yang dapat penggunakan atau mengakses rekam medis

tersebut?

―yang bisa mengakses seperti karyawan atau petugas rekam medis, dokter

untuk keperluan tertentu atau untuk penelitian seperti sekarang.‖

8. Bagaimana penggunaan rekam medis jika pasien rawat inap kemudian

beralih ke rawat jalan?

―penggunaanya akan sama saja tetapi tentunya menggunakan berkas

rekam medis baru rawat jalan dan kemudian disatukan antara rawat inap

dan rawat jalan kedalam satu map berdasarkan nomor rekam medisnya.‖

9. Berapa lama jangka waktu arsip aktif rekam medis disimpan di RSUD

Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?

―jangka waktunya 5 tahun sesuai peraturan. Tapi sebenarnya itu bukan

bidang saya coba ditanya ke bagian Kepala Ruangan saja.‖

10. Apakah terdapat kendala dalam melakukan pengolahan arsip rekam

medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ? Jika ada apa

saja kendala tersebut ?

―kendala pasti ada. Misalnya seperti tulisan dokter yang tidak jelas yang

bisa menyebabkan kesalahan penafsiran. Biasanya kebanyakan dokter

Page 113: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

suka membuat diagnosa pasien secara singkat. Kendala lainnya seperti

kelengkapan isi rekam medis yang kadang ada yang tidak lengkap dan

kadang kalau komputer eror atau mati atau rusak tiba – tiba.‖

11. Bagaimana cara mengatasi kendala tersebut ?

“ya harus menunggu untuk diperbaiki terlebih dahulu.”

Page 114: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

TRANSKRIP WAWANCARA

Informan : Yesi Elviadona, A.Md RM

Jabatan : Staf Penyimpanan Rekam Medis

Waktu wawancara : 30 Oktober 2018

Hasil wawancara :

1. Siapa saja yang dapat mengakses rekam medis misalnya dalam

melakukan penyimpanan rekam medis tersebut ?

―petugas penyimpanan pastinya, kadang juga dibantu oleh petugas rekam

medis lainnya seperti petugas pelayanan kalau misalnya ada kesulitan atau

membutuhkan bantuan. Untuk petugas diluar rekam medis tentunya tidak

diizinkan.‖

2. Ada berapa orang petugas pada penyimpanan rekam medis ini ?

―Disini ada lima orang yang ikut melakukan penyimpanan.‖

3. Bagaimana cara menandakan rekam medis saat arsip tersebut dipinjam

atau dipakai ?

―setelah rekam medis pasien digunakan dipoli, nanti status akan dikirim

kembali ke sini. Di jemput oleh petugas rekam medis. Sebelumnya total

rekam medis yang keluar akan didata dan dicetak berdasakan pelayanan

yang dilakukan seharian. Dari daftar itu kemudian nomor rekam medis

dicocokan dan di kres mana saja rekam medis yang telah kembali.‖

4. Bagaimana cara penyimpanan arsip rekam medis di RSUD Prof. DR. MA

Hanafiah SM Batusangkar ?

―ya penyimpanan digabung antara rekam medis rawat inap dan rawat

jalan. Nanti disusun berdasarkan nomor rekam medis yang ada.‖

5. Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan rekam medis ?

Page 115: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

―diurut berdasarkan sistem penomoran angka terakhir dari enam angka

atau terminal digit filing system.‖

6. Mengapa menggunakan sistem tersebut ? Apakah mempermudah

penyimpanan arsip rekam medis ?

―ya sistem ini lebih memudahkan, lebih gampang.‖

7. Bagaimana dengan pedoman dalam penyimpanan arsip rekam medis di

RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?

―kembali lagi pedomannya ya menggunakan sistem penomoran tadi. Kalau

rumah sakit ini pedomannya hanya itu. Kadang di tempat lain ada

penyimpanannya berdasarkan abjad atau apa.., tapi kalau disini hanya

menggunakan penomoran tadi.‖

8. Bagaimana dengan penjagaan dari ruang rekam medis itu sendiri ?

―kita ada menyediakan tabung gas untuk menjinakkan api. Untuk

sementara kita menggunakan itu untuk antisipasi kalau misalnya terjadi

kebakaran.‖

9. Apakah terdapat kendala dalam melakukan pengelolaan arsip rekam

medis di RSUD Prof. DR. MA Hanafiah SM Batusangkar ?

― kalau kendala ada ..‖

10. Apa saja kendala yang dihadapi tersebut ?

―contohnya seperti kesalahan dalam mengembalikan ke rak. Kadang ada

kekeliruan dalam meletakkannya akibat kesalahan melihat nomor rekam

medis.‖

Page 116: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

11. Cara apa yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang terjadi tersebut

?

―untuk mencarinya apabila tidak ditemukan pada rak, kita lihat dan cari

pada nomor rekam medis lain yang hampir sama atau mendekati.”

Page 117: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA
Page 118: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA
Page 119: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA
Page 120: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS DI RSUD …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/44775/1/SP18077.pdfPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS REKAM MEDIS . DI RSUD PROF. DR. MA

BIODATA PENULIS

DILLA ANDANI PUTRI. Lahir di kota Bukittinggi

Sumatera Barat, pada tanggal 1 November 1995. Anak dari

pasangan suami istri Bapak Zulfian A.SE dan Ibu Eliyani.

Tinggal di Perumahan Arai Pinang II Blok F no 1 Lima

Kaum Batusangkar, Sumatera Barat. Pendidikan pertamanya

adalah TK Pertiwi Batusangkar tamat tahun 2002, lalu

melanjutkan Sekolah Menengah Pertama Negeri 1

Batusangkar dan tamat pada tahun 2008. Setelah itu penulis melanjutkan

pendidikan di SMAN 1 Batusangkar di tahun 2011 dan lulus pada tahun 2014.

Pada tahun yang sama penulis melanjutkan studi pada Universitas Islam Negeri

(UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. Saat ini penulis tengah menyelesaikan S1

dengan jurusan Ilmu Perpustakaan. Pada tahun 2016 penulis pernah melakukan

kegiatan magang selama satu semester di Perpustakaan Psikologi Universitas

Islam Negeri (UIN) Syarif Hudayatullah Jakarta. Selain itu pada bulan Februari

2017 penulis juga melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di

Perpustakaan dan Kearsipan BAPPENAS hingga Maret 2017 yakni selama satu

bulan. Serta mengikuti kerja kuliah nyata (KKN) di Desa Rancalabuh Kabupaten

Tangerang selama satu bulan yang dimulai dari bulan Juli hingga Agustus 2017.

Penulis pernah mendapatkan sertifikat – sertifikat dari sejumlah kegiatan, diskusi

publik dan seminar baik itu dalam lingkup jurusan, universitas maupun lingkup

nasional. Penulis juga pernah menjadi relawan diberbagai kegiatan dan penulis

juga pernah berkesempatan menjadi panitia SBMPTN yang diadakan pada bulan

Mai 2017.