pengelolaan arsip dinamis elektronik pada kantor …

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ELEKTRONIK

PADA KANTOR WILAYAH KEMENKUMHAM

PROVINSI SUMATERA UTARA

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk

memperoleh gelar Sarjana Sains Informasi (S.S.I) Dalam Bidang Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi

OLEH:

SUSTRI MELDIANA S. SITUMORANG

170723037

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

MEDAN

2019

Universitas Sumatera Utara

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik

Pada Kantor Wilayah Kemenkumham

Provinsi Sumatera Utara

Oleh : Sustri meldiana Sastra Situmorang

NIM : 170723037

Pembimbing : Ishak, S.S. M.Hum.

NIP : 19670424 200112 1 001

Tanda Tangan :

___________________

Tanggal

:

25 Juli 2019


LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik

Pada Kantor Wilayah Kemenkumham

Provinsi Sumatera Utara

Oleh : Sustri meldiana Sastra Situmorang

NIM : 170723037

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua : Dra. Eva Rabita, M.Hum.

NIP : 19560331 198603 2 001

Tanda Tangan :

____________________

Tanggal

:

25 Juli 2019

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S.

NIP : 19600805 198703 1 001

Tanda Tangan :

____________________

Tanggal

:

25 Juli 2019


PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu

tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media

publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan

pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan

tanda kutip.

Medan, 25 Juli 2019

Penulis,

Sustri Meldiana S. Situmorang

NIM: 170723037


ABSTRAK

Situmorang, Sustri Meldiana S, 2019. Pengelolaan Arsip Dinamis

Elektronik Pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi Sumatera

utara

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip

dinamis elektronik. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan

pendekatan kualitatif . Teknik yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data

adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi. Sedangkan, teknik

analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.

Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Kanwil Kemenkumham

Sumut dari beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis elektronik belum

sepenuhnya berjalan dengan baik, yang baru hanya menjalankan empat aspek,

yaitu penciptaan dan penyimpanan arsip, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan

disposisi. Pengelolaan arsip dinamis yang sudah berbasis komputer dengan

menggunakan sistem Sisumaker dapat menunjang efisiensi kerja di lingkungan

Kemenkumham, terutama dalam hal temukembali arsip dinamis yang lebih cepat

dan tepat termasuk mudah dalam penerimaan dan pengiriman arsip dan dalam

prosesnya pengelolaan arsip dinamis di Kemenkumham yang ditunjang oleh

aplikasi pengarsipan elektronik yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja

yang dapat menunjang efisiensi kerja. Dalam pengelolaan arsip dinamis di

Kemenkumham terdapat beberapa kendala yang dihadapi, yaitu: disposisi yang

sering salah tujuan sehingga menyulitkan temu kembali, kurangnya

pelatihan/diklat untuk pegawai dan juga kurang pegawai dari background

arsiparis, dan belum ada Standar Operasional Pekerjaan (SOP) secara tertulis,

beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yang belum sistematis yaitu

tidak adanya Record Centre.

Kata Kunci: Arsip Elektronik, Teknologi Informasi


i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Peneliti ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat,

kasih dan karuniaNya Serta bimbingan-Nya selama menjalani perkuliahan dan

dalam menyelesaikan Skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis

Elektronik Pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi Sumatera Utara ”.

Secara khusus penulis juga menyadari ada banyak bantuan dan dukungan

dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.Untuk itu

penulis mengucapkan terimakasih yang sedalam- dalam nya kepada kedua orang

tua tercinta B. Situmorang dan Ibunda tersayang I. Br Simamora. Dan buat

kakakku dan adik-adik tersayang

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terimakasih sebesar-

besarnya atas bantuan, bimbingn dan arahan serta dukungan kepada :

1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum, Selaku Ketua Jurusan Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera

Utara

3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum, Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan informasi sekaligus Dosen Pembimbing saya dalam

menyelesaikan skripsi

4. Ibu Dra. Zaslina Zainudin, M.Pd, Selaku Dosen Penguji I yang telah

memberikan masukan dan saran dalam menyelesaikan Skripsi

5. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum, selaku Dosen Penguji II yang telah

memberikan masukan dan saran dalam menyelesaikan skripsi.

6. Seluruh Staf Pengajar pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan

informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, yang telah

mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.


ii

7. Ibu, Bapak Pegawai Kanwil Kemenkumham yang bersedia memberikan

izin penelitian dan bersedia diwawancarai dalam menyelesaikan skripsi ini

8. Kepada THku H. Silaen yang telah banyak mendukung dan memberi

semangat sehingga skripsi ini selesai.

9. Sahabatku Melvarenia (Meldi, Putri, Iren, Maria) yang selalu mendukung

dan menyemangati .

10. Buat seluruh teman-teman Mahasiswa Program studi Ilmu Perpustakaan

stambuk 2017 yang telah memberikan masukan, dan semangat kepada

peneliti.

Peneliti menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih belum sempurna

dan banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu Peneliti mengharapkan kritik

dan saran yang bersifat membangun untuk menyempurnakan skripsi ini. Akhir

kata penulis mengucapkan banyak terimakasih dan penulis berharap semoga

Skripsi ini dapat bermanfaat, dan menambah wawasan bagi pembaca dan bgi

peneliti selanjutnya.

Medan, Juli 2019

Sustri Meldiana S. Situmorang

NIM : 170723037


iii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar……………………………………………………………...i

Daftar Isi………………………………………………………………….....iii

Daftar Gambar……………………………………………………………...v

Daftar Tabel………………………………………………….....…………..vi

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah............................................................................ 4

1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................. 4

1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................... 4

1.5 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................... 5

BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................... 6

2.1 Arsip Dinamis ................................................................................... 6

2.2 Jenis dan Pembagian Arsip Dinamis .............................................. 7

2.2.1 Arsip Dinamis dari Segi Waktunya ........................................ 9

2.2.2 Fungsi Arsip Dinamis ............................................................. 9

2.3 Pengelolaan Arsip Dinamis ............................................................. 10

2.4 Arsip Elektronik…………………………………………………...12

2.4.1 Komponen Arsip Elektronik ................................................. 14

2.4.2 Pengelolaan Arsip Elektronik ............................................... 18

2.4.3 Kelebihan Dan Kekurangan

Arsip Elektronik ..................................................................... 28

2.5 Instrumen Pengelolaan Arsip .......................................................... 28

2.5.1 Tata Naskah Dinas……………..……… ................................ 29

2.5.2 Klasifikasi Arsip .................................................................... 34

2.5.3 Jadwal Retensi Arsip ............................................................. 35

2.5.4 Sistem Klasifikasi Keamanan dan

Aksesarsip ............................................................................. 38

2.6 Sistem Penyimpanan Arsip ............................................................. 41

2.7 Temu Kembali Arsip ...................................................................... 45

2.7.1 Prinsip- Prinsip Temu Kembali Arsip……………....……....47


iv

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 48

3.1 Metode yang Digunakan ................................................................... 48

3.2 Lokasi Penelitian .............................................................................. 49

3.3 Karakteristik Informan ..................................................................... 49

3.4 Data dan Sumber Data ...................................................................... 49

3.5 Teknik Pengumpulan Data ............................................................... 50

3.6 Analisis Data ..................................................................................... 51

3.7 Alat Bantu Pengumpulan Data ......................................................... 52

3.8 Pemeriksaan Dan Pengecekan

Keabsahan Data ............................................................................... 53

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN..............................55

4.1 Sejarah Singkat Berdirinya Kantor Kementrian Hukum dan Ham

(KEMENKUMHAM) Sumatera Utara...........................................56

4.1.1 Visi dan Misi Kantor Wilayah Kemenkumham.....................56

4.1.2 Makna Logo Kantor Wilayah Kemenkumham Sumut...........56

4.2 Struktur Organisasi............................................................................57

4.2.1 Waktu kerja Kanwil Kemenkunham.......................................58

4.2.2 Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis..............................58

4.3 Hasil Penelitian.................................................................................59

4.3.1 Sistem Kearsipan Elektronik

di Kanwil Kemenkumham Sumut.........................................59

4.3.2 Tata Naskah Dinas Kemenkumham.......................................74

4.3.3 Klasifikasi Arsip di Kanwil Kemenkumham.........................75

4.4 Kendala Sistem Kearsipan Elektronik di Kemenkumham..............77

4. 5 Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis.................80

4.6 Rangkuman Penelitian.....................................................................81

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN.......................................................88

A. Kesimpulan.......................................................................................88

B. Saran.................................................................................................88

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN I

LAMPIRAN II


1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi membuat perubahan besar pada seluruh

aspek kehidupan manusia, termasuk dalam hal tata kelola Arsip. Kini Arsip juga banyak berwujud

digital/elektronik. Bagi setiap organisasi arsip sangat penting untuk keberlangsungan kegiatan

suatu organisasi dengan pengelolaan Arsip yang baik menjadikan suatu kegiatan yang ada disuatu

organisasi menjadi lebih efektif dan efisien, apalagi dengan perkembangan teknologi sekarang ini

memberikan kemudahan bagi organisasi dalam mengelolah arsip dengan mudah. Dengan

menggunakan teknologi untuk mengelolah arsip maka dibutuhkan suatu media untuk temu

kembali informasi atau arsip dengan mudah, cepat dan tepat, seperti e-arsip, sehingga tidak

memerlukan waktu yang lama untuk menemukan arsip. Dengan informasi inilah manusia dapat

menggunakan serta memanfaatkan teknologi yang tersedia dengan baik guna mencapai suatu

keberhasilan.

Arsip memegang peranan sangat penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan

dan sumber informasi yang berupa catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan, yang

akan membantu dalam penyelesaian suatu pekerjaan kantor ataupun kelancaran organisasi tersebut

. Kurangnya perhatian terhadap kearsipan sebenarnya tidak hanya terletak pada faktor manusianya

saja akan tetapi juga dipengaruhi oleh fasilitas-fasilitas yang ada serta petugas kearsipan yang

bersangkutan. Meskipun pelaksanaan kearsipan begitu mudah dan sederhana, akan tetapi perlu

diketahui bahwa tidak semua orang bisa berlaku sebagai arsiparis.

Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah,

dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna,

maka pada masa teknologi modern seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa

penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan

alat-alat elektronik. Kini kearsipan juga telah memanfaatkan teknologi sebagai

alat untuk mengolah, mengakses dan menyebarkan serta melestarikan arsip.


2

Arsip-arsip yang memiliki nilai guna sekarang telah disajikan dan diakses

melalui media elektronik. Pengelolaan arsip secara elektronik telah menjadi

tuntutan dan kebutuhan bagi setiap organisasi pada era teknologi digital

sekarang ini.

Hampir semua instansi atau kantor sudah mulai beralih menggunakan arsip

elektronik meskipun tanpa meninggalkan arsip manual. Seperti halnya pada

Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia. Salah satu

upaya untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan

Kementerian Hukum Dan Hak Azasi manusia adalah dengan mewujudkan

sistem e-arsip yaitu aplikasi sistem surat masuk dan surat keluar (Sisumaker)

yang hadir sebagai implementasi program e-office dapat dioperasikan melalui

jaringan Internet, dengan maksud untuk meningkatkan percepatan proses

layanan pencarian suatu arsip sekaligus merupakan bentuk komitmen nyata

dalam menwujudkan e-goverment.

Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Azasi manusia Sumut terdiri dari 4 divisi

dan setiap divisi memiliki penyimpanan arsip di masing-masing unit atau divisi, yaitu ;

(1).Devisi Administrasi yang terdiri dari bagian program dan pelaporan, Bagian Umum yang

terdiri dari; Sub bagian penyusunan program, Sub bagian kepegawaian dan TU, Sub bagian

penyusunan pelaporan, humas, dan teknologi informasi, Sub bagian keuangan dan perlengkapan

sekitar 25 orang. (2) Devisi Kemasyrakatan yang terdiri dari Bidang pembinaan, bimbingan Pas,

pengentasan anak, informasi dan komunikasi, Bidang keamanan, sub bidang perawatan

narapidana atau tahanan dan pengelolaan, basan dan barang, Lapas, Rutan, Cap Rutan,

Rubbasan, Bapas yang berjumlah 55 orang. (3) Devisi Keimigrasian terdiri dari bidang lalu

lintas dan izin tinggal keimigrasian Bidang intelejen, penindakan, informasi, dan sarana

komunikasi keimigrasian, Kanim dan Rudenim berjumlah 30 orang. (4) Devisi Pelayanan


3

Hukum Dan Ham terdiri dari bidang pelayanan hukum, bidang hukum, dan bidang HAM, dan

BHP sekitar 35 orang.

Hal ini didasari dengan terbitnya keputusan Menteri Hukum dan Hak Azasi Manusia

Nomor M.HH-01.TI.03.02 Tahun 2018 tentang penyelenggaraan sistem surat masuk dan surat

keluar. Sistem ini mempermudah dalam pengarsiapan surat sehingga menunjang dalam

meningkatkan kinerja di Kemenkumham RI. Untuk mewujudkan pengelolaan arsip dinamis

berbasis elektronik dilakukan melalui empat siklus pengelolaan yaitu penciptaan dan

penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi, yang didukung dengan

instrument pengelolaan arsip dinamis berdasarkan PP No. 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan

yakni : Tata naskah dinas , System klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem keamanan

dan akses arsip.

Arsip berbasis elektronik kini sudah di terapkan oleh pejabat unit kerja pada setiap SKPD

untuk melakukan pengelolaan surat masuk dan keluar seperti: Pembuatan nota dinas, Surat keluar,

Penerimaan surat masuk (inbox), Pengiriman surat masih dalam internal SKPD (Outbox), dan

Agenda. Namun arsip dinamis elektronik belum maksimal pemanfaatannya diwilayah

Kemenkumham terbukti dengan alur arsip yang tidak terstruktur sehingga menyulitkan dalam

temu kembali arsip dinamis. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk

melakukan penelitian skripsi yang berjudul “ Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik Pada

Kantor Wilayah Kemenkumham Sumatera Utara.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun Permasalahan yang ingin peneliti kemukakan adalah Bagaimana pengelolaan arsip

dinamis elektronik pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi sumatera utara?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis elektronik di Kantor

Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Azasi Manusia Provinsi Sumatera Utara.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini, dapat digolongkan menjadi dua, manfaat

teoritis dan manfaat praktis yaitu sebagai berikut:


4

1. Untuk memperdalam serta menambah wawasan dan pengetahuan

tentang sistem kearsipan.

2. Sebagai bahan acuan dalam memberikan masukan dan pelayanan

kepada pengguna arsip.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini untuk mewujudkan pengelolaan

arsip dinamis berbasis elektronik dilakukan melalui empat siklus pengelolaan berdasarkan teori

Read & Ginn yang terdiri dari: creation and storage (penciptaan dan penyimpanan), distribution

and use (distribusi dan penggunaan ), maintenance (pemeliharaan), dan disposition (disposisi).

,


6

BAB II

LANDASAN TEORI

2. 1 Arsip Dinamis

Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan,

keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupun

perorangan. Dengan konsep tersebut arsip dinamis memerlukan pengelolaan

yang dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta,

penerima dan pemakainya. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan

secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi negara (Saiman 2002,102).

Amsyah (2003,3) mendefinisikan bahwa:

Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak,

atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang

mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan

informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kartu film,

(slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan,

rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.

Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak

ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya mengenai arsip.

Menurut The Liang Gie (2009: 118) “arsip dinamis adalah suatu kumpulan

warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan

agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa

arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti

penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi


7

yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang

disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan

secara cepat dan tepat.

2.2. Jenis dan Pembagian arsip Dinamis

Arsip dinamis berdasarkan penggunaannya yang masih berada disetiap

unit kerja dibedakan menjadi dua yaitu; arsip dinamis aktif dan arsip dinamis

inaktif (Wiyasa 2003, 92)

1. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-

menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan

administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah

(centra file).

2. Arsip dinamis inaktif adalah yang sudah jarang dipergunakan. Setiap

jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan

patokan di dalam menentukan lama arsip atau retensi arsip itu di

simpan di record center.

Setelah habis masa retensinya arsip akan dimusnahkan atau kalau

mempunya nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim

kepada Arsip Nasional (ANRI).

Berdasarkan paparan mengenai arsip dinamis dapat disimpulkan arsip

dinamis adalah arsip yang diterima atau dihasilkan oleh lembaga

pemerintahan atau swasta yang masih disimpan di unit kerja (centra file)

yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, bahan rujukan

dan sebagai bukti aktivitas kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan

menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif (Wiyasa 2003, 93).

Sedangkan lebih spesifik arsip dinamis dibedakan menjadi 5, yaitu:

1. korespondensi. Yang termasuk korespondensi adalah

surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan

dokumentasi terkait.

2. Rekod Transaksi. Merupakan formulir dan korespondensi

yang menunjukkan adanya kegiatan transaksi.

3. Rekod Proyek. Yang termasuk rekod proyek adalah


8

korespondensi, nota, dan data lain yang terkaitpada

proyek tertentu pengembangan produk atau pelaksanaan

kegiatan suatu proyek.

4. Berkas Kasus. Yang termasuk berkas kasus yaitu rekam

medis, klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan

berkas sejenis.

5. Berkas Khas. Yang termasuk kedalam berkas khas adalah

peta dan gambar, pita/gulungan real, foto sinar X, foto,

kliping, berkas rujukan tercetak dan media terbacakan

mesin.

Tabel-2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpannanya

Jenis arsip dinamis Sistem penyimpanan yang sering

digunakan

Korespondesi (termasuk, surat,

memorandum, telegram, lampiran,

laporan, dan dokumen terkait).

Berkas subjek menurut klasifikasi, namun

korespondensi dapat merupakan semua

jenis sistem. Berkas korespondensi sering

disebut berkas umum untuk membedakan

dari seri arsip dinamis lainnya.

Arsip dinamis transaksi (formulir dan

korespondensi yang memberikan bukti

adanya transaksi).

Susunan aphabetis atau numeric

berdasarkan nama atau pengenal numeric,

misalnya nomor surat atau nomor tagihan.

Seringkali jenis dokumen ini bersifat

bebas dan tidak dikelompokkan

berdasrkan forder berkas.

Arsip dinamis proyek (korespondensi,

nota, dan data lain yang terkait pada

proyek tertentu seperti pengembangan

sebuah produk, pelaksanaan kegiatan

sebuah proyek atau dokumentasi

sistem).

Biasanya disimpan menurut nama proyek

atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut

menurut subjek dan klasifikasi.

Berkas kasus (rekam medis dan arsip

dinamis personil lainnya, klaim,

tuntutan hokum, kontrak, asuransi, dan

berkas sejenis. Biasanya merujuk pada

personil tertentu atau properti.

Biasanya menurut nama atau kelompok

atau diindeks menurut berkas.

Berkas khas (peta dan gambar rekayasa

atau engineering, pita atau tapes dan

galungan reel, foto sinar x, foto, gambar,

kliping, dan berkas rujukan tercetak

lainnya dan media terbacakan mesin.

Biasanya nomor indeks abjad.

Sumber : Sulistyo-Basuki, 2003.


9

2.2.1 Arsip Dinamis dari Segi Waktunya

Menurut Sulistyo-Basuki (2003,29) dilihat dari segi waktunya arsip

dinamis dapat dibagi menjadi arsip dinamis jangka panjang dan arsip

dinamis temporer.

1. Arsip dinamis jangka panjang mencakup arsip dinamis sejarah

instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur, dan

kertas pribadi yang memiliki makna historis; dengan kata lain arsip

dinamis yang memiliki nilai bersinambungan bagi instasi/lembaga

atau perorangan.

2. Arsip dinamis temporer adalah arsip (dinamis) yang tidak memiliki

nilai bersinambungan atau permanen bagi organisasi atau badan.

Arsip dinamis temporer termasuk jawaban atas surat masuk,

permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka pendek, kartu kontrol

proyek dan semua formulir yang memiliki sifat rutin.

2.2.2 Fungsi Arsip Dinamis

Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan

dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip

dinamis , yaitu:

1. Sebagai bukti (evidence)

2. Sebagai bahan referens (referens material) bagi badan korporasi

untuk fakata, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam

proses pengambilan keputusan.

3. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam

penjadwalan retensi arsip.

Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit

pengelola rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi

yang terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip. Kegiatan

yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif, adalah:

1. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas

menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor,

abjad atau subjek.

2. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana

temu balik record berupa pengawasan terhadap isi record berdasarkan

prinsip asal usul dan urutan asli.


10

Lebih lanjut arsip dalam Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan Pasal 1 Ayat 3, didefinisikan sebagai yang digunakan secara langsung

dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Menurut Wiyasa (2005,90) arsip memiliki tiga tujuan. Tiga tujuan tersebut ialah:

1. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai

keterangan

2. Memberikan data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan

dan pekerjaan pada masa lampau

3. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan

perundang-undangan

Menurut Barthos (2013,11) fungsi arsip terbagi menjadi dua, yaitu:

1. Arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara;

2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.

2.3 Pengelolaan Arsip Dinamis

Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang

arsiparis. Karena penataan arsip di suatu organisasi harus dikelola dengan baik

guna memudahkan pencarian dokumen dan melancarkan kegiatan administrasi

sehari-hari.

Berdasarkan UU 28 Thn 2012 ANRI tentang pengelolaan arsip dinamis

Pengelolaan arsip dinamis dimulai dari tahap penciptaan hingga penyusutan,

yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan

pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan

organisasi dalam pengelolaannya sebagai suatu system.

Pengelolaan arsip meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip,

pemeliharaan dan penyusutan arsip. Dalam Undang-Undang No 43 tahun 2009


11

tentang Kearsipan menerangkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi :

penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.

Pengelolaan juga bisa diartikan manajemen, yaitu aktifitas kerja yang

melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga

pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara efisien dan efektif (Robbins dan

Mary, 2010). Tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk menjamin ketersediaan

arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat

bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan : sistematis, utuh,

menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Pengelolaan arsip

dinamis memiliki 3 komponen yaitu input, proses dan output (Daft 2006,6).

Gambar-2.1 Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis

Sumber: Richard. L daft (2006,6)

INPUT

Informasi

SDM

Peralatan/Sa

rana

Biaya

PROSES

Penciptaan/Pene

rimaan

Penggunaan dan

Pemeliharaan

Penyusutan

OUTPUT

Informasi

TUJUAN

- Mampu

menyediak

an arsip

yang benar

- Untuk yang

berwenang

- Pada waktu

yang tepat

- Biaya

efisien


12

Berdasarkan gambar 2.1 terdapat tiga komponen dalam

pengelolaan arsip dimana control sistematis yang dilaksanakan terhada

input adalah seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah,

penentuan Sumber Daya Manusia baik jumlahmaupun

kualitasnya,pemilihan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau

biaya yang murah. Adapun control sistematis pada proses menyangkut

pengendalian kegiatan penciptaan atau penerimaan arsip,

kegiatanpengendaliaan penggunaan dan pemeliharaan serta

penyusutannya, kemudian kontrol sistematis juga perlu dilaksanan pada

output, yaitu informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan

mutu dan fungsi informasi tersebut.

2.4 Arsip elektronik

Keberadaan teknologi informasi tidak bisa terlepas dari arsip elektronik

yang merupakan hasil penciptaan dan keluaran fisik dari computer. arsip

elektronik merupakan arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari

transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di

dalam dan diantara sistem komputer.

Read & Ginn (2011,313 )mendefenisikan bahwa :

electronic record is a record stored on electronic storage media that can

be readly accessed or changed, electronic records may contain

quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic

signal.

Maksud dari definisi di atas adalah bahwa arsip elektronik merupakan

arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses

atau diubah. arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara

yang bersumber dari sinyal elektronik. Pada era sekarang ini telah banyak

dikembangkan sistem pengelolaan arsip secara elektronik.


13

Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Records

Administration) adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format,

dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan

juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui

mesin). Elektronic records yaitu informasi yang ada didalam file dan media

elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun

perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Sugiarto (2005,23) mendefenisikan bahwa :

Arsip elektronik adalah pada dasarnya mempunyai konsep yang sama

dengan sistem kearsipan konvensional. Apabila pada kearsipan berbasis

elektronik juga mempunya kabinet virtual yang di dalamnya berisi map

virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah

dikonvensi ke dalam bentuk file digital.

Maka berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik

adalah suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk

dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa

dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang

bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai

kembali.

Agar sistem ini berjalan dengan benar dan sesuai dengan fungsinya,

diharapkan seluruh instansi pemerintahan khususnya dari level yang paling bawah

yaitu desa/kelurahan supaya berperan aktif dalam mendata dan mengelola sistem

ini. Sistem Pemindaian Elektronik merupakan sistem pengelolaan arsip yang

dimulai dengan proses alih media arsip kertas menjadi arsip elektronik. Setelah


14

arsip dialihmediakan menjadi file elektronik, selanjutnya dilakukan pengelolaan

secara elektronik.

Software Manajemen Dokumen merupakan sistem pengelolaan arsip

menggunakan program aplikasi (software) khusus. Program aplikasi sistem

manajemen arsip memiliki kelebihan dalam hal pengendalian keamanan dengan

adanya kontrol akses, interaktivitas program, dan navigasi. Program aplikasi

sistem manajemen arsip mulai banyak dikembangkan baik untuk arsip dinamis

maupun statis.

2.4.1 Komponen Kearsipan Elektronik

Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama

dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional

memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-

dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan berbasis

komputer ini memilik kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual

(Sugiarto, 2014). Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran

arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau

dokumen (*.doc, txt, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada

kearsipan konvensional memilik rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka

pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam

bentuk file.


15

Tabel 2.2 Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik

Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik

Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik

Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database

Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip

Berupa map virtual atau

folder untuk menyimpan file dokumen

Arsip Lembaran-lembaran

surat hard copy

Lembaran-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file gambar/teks

Sumber : Sugiarto, 2014

Adapun penjelasan dari tabel diatas adalah sebagai berikut:

1. Kabinet Virtual

Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet

nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya

jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas,

tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak

terbatas. Yang membatasi adaah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan

data digital. Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal

sebagai berikut: Adaupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:

1. Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan

aturan penulisan kode dalam perusahaan

2. Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat

Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.

3. Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet

4. Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi cabinet


16

2. Map Virtual

Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang

sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada

map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan

dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbatas dalam

penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:

1. Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan


2. Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti

contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.

3. Lokasi map

4. Keterangan dan lain sebagainya.

3. Lembaran Arsip

Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file

dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft

word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file

dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain.

Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:

1. Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan

aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan

2. Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan

isi detail dari arsip yang disimpan

3. Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti

penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.

4. Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut

dibuat

5. Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip

tersebut diterima

6. Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip

7. Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima

arsip (tujuan arsip)

8. Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di

scanner apabila ada.


17

9. Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam

hardisk

10. Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip

tersebut.

Menurut Haryadi (2005) yang dikutip oleh Priansa terdapat empat

komponen dasar yang bisa dijadikan pegangan dalam memilih sistem

kearsipan elektronik, yaitu :

1. Kecepatan memindahkan dokumen, metode utama dalam

memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen

diantaranya ; Scanning, Conversion, Importing

2. Kemampuan menyimpan dokumen, sistem penyimpanan harus

mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah

dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama.

3. Kemampuan mengindeks dokumen, memerlukan beberapa

metode untuk mengelolanya agar mudah dipahami oleh pengguna

pada saat ini atau pada masa yang akan datang

4. Kemampuan mengontrol akses, hal ini merupakan aspek

terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis,

karena hampir setiap orang di dalam organisasi mempu membaca

dokumen di setiap komputer yang terhubung dengan LAN di

seluruh kantor. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar

pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan

keamanan arsip.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa

tahapan berikut (Padhana ,2011):

1. Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain:

waktu, kegunaan, informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan

waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengelolaan arsip.

Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan

seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.

Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan

mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Pemilihan berdasar

penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik

arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk

diselamatkan.


18

2. Tahap Pemindaian

Berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian

arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian

dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk

mendapatkan master arsip elektronik.

3. Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default

pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah

satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor

urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip.

Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis

arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut

lembar arsip.

4. Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya, maka

baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang

dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan

disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut

diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan

dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip

yang baik adalah asli dan autentik tercapai.

5. Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari

arsip konvensional ke dalam arsip elektronik. Dalam tahap ini

mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat

yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis

komputer yang digunakan.

2.4.2 Pengelolaan Arsip Elektronik

Pengelolaan arsip secara elektronik mempunyai banyak manfaat, terutama

memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Menurut Odegers

(2005,371), beberapa keuntungan dari pengelolaan arsip secara elektronik antara

lain:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip tanpa

meninggalkan meja kerja

2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi

3. Pencarian secarafull-text;

4. Kecil kemungkinan file akan hilang

5. Menghemat tempat

6. Mengurangi resiko kerusakan arsip karena disimpan secara digital

7. Memudahkan berbagi (sharing) arsip

8. Meningkatkan keamanan

9. Mudah dalam recovery data.


19

Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan

arsip manual. Tabel berikut memberikan perbandingan daur hidup arsip elektronik

dan arsip konvensional:

Tabel 2.3 Perbandingan daur hidup arsip elektronik dan arsip

konvensional

Tahapan Arsip konvensional Arsip elektronik

1 Penciptaan Penciptaan dan penyimpanan

2 Pengelolaan dan Distribusi

Distribusi dan Penggunaan

3 Penggunaan Pemeliharaan

4 Pemeliharaan Disposisi

5 Penyusutan

Sumber : Odegers, 2005

Letak perbedaan antara siklus arsip cetak dan arsip elektronik terdapat

pada proses penciptaan dan penyimpanan yang berlangsung dalam satu tahap,

serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap, sedangkan

pengelolaan arsip cetak, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses

kegiatan. Dengan demikian pengelolaan arsip secara elektronik lebih bersifat

efisien.

Electronic Record keeping (Pengelolaan Arsip Elektronik) adalah

penggunaan prinsip-prinsip manajemen arsip untuk memelihara arsip secara

elektronik. Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan

pengelolaan arsip cetak. Siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation

and storage (Penciptaan dan penyimpanan), distribution and use (distribusi dan

penggunaan), maintenance (pemeliharaan), dan disposition (disposisi), Read &

Ginn (2016,172).


20

Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Elektronik

Sumber : Read & Ginn, 2011

Pengelolaan arsip elektronik berdasarkan siklus di atas dapat dijelaskan

sebagaimana berikut :

1. Penciptaan dan Penyimpanan

Dalam mengelola arsip elektronik, penciptaan dan penyimpanan dapat

dilakukan dalam satu tahap. Arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan

teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem

pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi

maka perlu dialih mediakan.

Menurut Sukoco Badri yang dikutip Saifudin (2016), Metode yang

digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain:

1. Scanning

Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang

akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer.

Proses scanning dapat dilakukan dengan mengunkan media print

scanner. Dengan men-scan dokumen/arsip cetak maka akan didapatkan

Creation &

Storage

Disposition

Distribution

& Use

Maintenance


21

hasil berupa file digital dalam format gambar untuk selanjutnya dapat

disimpan dan diolah di dalam komputer.

2. Conversion

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word

processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk

disimpan pada sistem komputerisasi. Mengkonversi dokumen dapat

dilakukan dengan komputer, misalnya mengubah dokumen microsoft

word menjadi sebuah gambar dengan format jpg/png, atau menkonversi

kedalam bentuk dokumen pdf dan atau sebaliknya kemudian disimpan

pada sistem komputerisasi.

3. Importing

Metode ini memindahkan data secara elektronikseperti dokumen office

(e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen

elektronik. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke

sistem dan tetap menggunakan format data. Data juga dapat dipindahkan

dengan melakukan copy paste kedalam sistem dengan tetap

menggunakan format data aslinya.

Setelah arsip elektronik diciptakan atau proses arsip cetak telah di

digitalkan dan dimasukkan kedalam sistem penyimpanan, maka harus

dipastikan arsip tersebut disimpan secara benar. Sistem penyimpanan yang

dilakukan harus mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware

maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip elektronik harus

support dengan sistem hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca

meskipun dipindah ke hardware dan software terbaru. Salah satu hal

terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik

adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena

virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk

menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan

mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam

berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data

online.


22

Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan 3 cara (Rifauddin,2016)

yaitu:

1. Online (terkoneksi)

Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi

yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat

dimanfaatkan untuk mem-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat

di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima

penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive,

skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB

data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.

2. Offline (terputus)

Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media

penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio

tape, compact disc (CD), digital versatile disc (DVD), dan lain sebagainya.

Hard disk yang memiliki kapasitas 2 TB (terabyte) apabila digunakan untuk

menyimpan file gambar yang berukuran rata-rata 5 MB (megabyte) maka

akan dapat menampung sekitar 400.000 gambar. Contoh lain adalah 1 CDRW

berkapasitas 700 MB dapat menyimpan dokumen dalam bentuk teks PDF

sebanyak ± 7000 lembar apabila kapasitas rata-rata 1 lembar dokumen 100

KB atau ±700 foto format JPEG apabila kapasitas rata-rata 1 foto 1 Mb

artinya bahwa penyimpanan arsip elektronik jelas lebih efisien dibanding

penyimpanan arsip cetak.


23

3. Nearline (semi terkoneksi)

Model penyimpanan nearline (semi terkoneksi) cocok digunakan untuk

menyimpan arsip elektonik yang bersifat dinamis inaktif, yaitu arsip

elektonik yang masih digunakan sebagai administrasi harian namun

frekuensi penggunaanya sudah mulai berkurang. Media yang tepat untuk

menyimpan arsip elektonik tersebut adalah hard disk eksternal dan flasdisk.

Kedua media penyimpanan tersebut mudah dibawa kemana-mana dan tanpa

harus dihubungkan secara online untuk mengakses dokumen di dalamnya.

Menurut Sugiarto (2005,138) terdapat tiga komponen dalam penyimpanan arsip

elektronik antara lain:

1. Kabinet Virtual

Kabinet virual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata

yang dipakai pada sistem kearsipan konvensional, bedanya apabila dalam kabinet

maya kemampuan dalam menampung datanya terbatas, sedangkan kabinet maya

ini tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hardisk dalam

menyimpan data digital.

Adaupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:

1) Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan


2) Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat

Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.

3) Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet

4) Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet

2. Map Virtual

Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang

sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada

map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan


24

dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbats dalam

penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:

1) Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan


2) Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti

contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.

3) Lokasi map

4) Keterangan dan lain sebagainya.

3. Lembaran Arsip

Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file

dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft

word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file

dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain.

Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:

1) Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan

aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan

2) Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan

isi detail dari arsip yang disimpan

3) Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti

penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.

4) Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut

dibuat

5) Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip

tersebut diterima

6) Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip

7) Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima

arsip (tujuan arsip)

8) Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di

scanner apabila ada.

9) Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam

hardisk

10) Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip

tersebut.


25

2. Distribusi dan Penggunaan

Pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik juga dapat dilakukan

dalam satu tahap/siklus. Contoh pendistribusian arsip elektronik yang dilakukan

dengan memanfaatkan media elektronik adalah mikrofilm. Mikrofilm adalah alat

untuk memproses fotografi, cara kerja media tersebut adalah dengan merekam

dokumen/arsip dalam bentuk film dengan ukuran yang diperkecil, bertujuan untuk

memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Manfaat utama penggunaan media

Mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional

seharihari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna

microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli.

Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip

elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi.

Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan

memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut. Berdasarkan pedoman tata

naskah dinas elektronik, distribusi pengelolaan surat dalam Sistem Tata Naskah

Dinas Elektronik (TNDE) untuk surat elaktronik (email) masuk dokumen surat

masuk akan diproses dalam aplikasi (TNDE) yang dilengkapi dengan hasil

pemindaian (scanning) fisik dokumen surat masuk, kemudian semua data yang

telah diinput akan tersimpan dalam basis data (database) surat masuk. Sedangkan

untuk surat keluar juga harus dilengkapi dengan hasil pemindaian (scanning) fisik

dokumen surat keluar, selanjutnya disimpan dalam basis data (database) surat

keluar.

Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen

atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Dalam tulisan ini


26

penulis mengambil contoh Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE),

distribusi surat elektronik dapat dilakukan dengan baik dengan memanfaatkan

teknologi informasi dan internet. Arsip elektonik (hasil scanning) juga memiliki

nilai yang sama dengan arsip aslinya dan disahkan dalam tata persuratan resmi.

Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain

disimpan sebagai arsip inaktif juga digunakan untuk kegiatan aministrasi lembaga

sebagai arsip aktif.

3. Pemeliharaan

Arsip elektronik tergolong jenis arsip baru dan banyak digunakan oleh

beberapa instansi untuk proses administrasi sehari-hari. Mengingat bentuk arsip

elektronik yang berbeda jauh berbeda dengan arsip cetak maka pemeliharaanya

juga harus berbeda. Pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan arsip

elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya

dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut. Kegiatan pengamanan informasi

dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin

keamanan terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah

oleh pihak-pihak yang tidak berhak. Pengelola arsip elektronik dapat

memproteksi dengan mengunci arsip elektronik vital. Arsip vital adalah

arsip yang dianggap penting bagi kegiatan badan korporasi. Pemroteksian

ini bertujuan untuk menghindari penyalahgunaan dan pengerusakan arsip

elektronik

2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan

penyesuaian terhadap perkembangan teknologi secara berkala.

3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan memastikan

sofware dapat dijalankan pada teknologi terbaru.

Pemeliharaan arsip elektronik harus dilakukan secara berkala agar fisik

arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak maka biasanya data yang berada di

dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Beberapa cara yang dapat


27

digunakan untuk menjaga fisik arsip elektronik antara lain: a) Menggunakan

perangkat keras (komputer, laptop, hard disk, flashdisk), dengan baik dan sesuai

prosedur; b) Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan bajakan).

c) Mem-backup data/file secara berkala; d) Menyimpan arsip elektronik di tempat

yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.

4. Disposisi

Disposisi atau biasa disebut dengan persuratan merupakan kegiatan

esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat,

format surat yang menampung bentuk redaksional, penggunaan sarana

pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Proses pengelolaan surat

masuk maupun surat keluar harus melampirkan lembar disposisi surat. Dalam

proses entry data akan menghasilkan lembar pengantar, kartu kendali, dan lembar

disposisi.

Pengelolaan tata persuratan elektronik baik surat masuk maupun surat

keluar dapat diolah hanya dengan satu komputer. Operating system yang

mendukung agar software tentang aplikasi tata persuratan harus dapat berjalan

dalam sistem komputer yang digunakan. Kapasitas hard disk dalam perangkat

komputer harus memiliki resolusi yang cukup tinggi, seperti pada perangkat-

perangkat komputer yang umum digunakan dalam kegiatan perkantoran yaitu

kurang lebih sekitar 500 GB – 1 TB agar dapat menyimpan file hasil dari proces

scanning. Selain peralatan-peralatan tersebut diperlukan juga jaringan internet dan

LAN guna mendukung pendistribusian surat.


28

2.4.3 Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elektronik

Kelebihan dan kekurangan pengelolaan arsip elektronik dikutip Rifauddin

(2016), secara garis besar kelebihan pengelolaan arsip elektronik dibanding arsip

manual/cetak adalah lebih efektif dan efisien. Artinya bahwa pengelolaan arsip

elektonik dapat menghemat waktu, biaya bahkan tenaga.

Kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara lain:

1. Proses pencarian/temu balik dokumen lebih cepat, tanpa harus

meninggalkan meja kerja.

2. Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip elektronik hanya

dapat dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.

3. Menghemat tempat penyimpanan karena menggunakan media

penyimpanan elektonik.

4. Kerusakan dokumen arsip elektronik dapat diminimalisir karena tersimpan

secara digital.

5. Berbagi dokumen dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan

teknologi internet dan LAN.

6. Keamanan terjaga, karena arsip elektronik dapat di protect atau password

sesuai keinginan pengelolanya, maka orang lain yang tidak mempunyai

otoritas tidak dapat untuk mengaksesnya.

7. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara mem-backup data

kedalam media penyimapanan yang compatible.

Kekurangan pengelolaan arsip elektronik antara lain:

1. Membutuhkan sumber daya manusia yang berkompeten dibidang

kearsipan dan teknologi Informasi.

2. Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat, misalnya server

terserang oleh virus atau terhapusnya file secara permanen kerena tidak

sengaja.

3. Adanya kemungkinan untuk di manipulasinya file apabila proteksi tidak

kuat.

4. Terkadang media penyimpanan file tidak comfortable/support dengan

teknologi informasi baru atau software pengelolaan arsip terbaru.

2.5 Instrumen Pengelolaan Arsip

Instrumen Pengelolaan Arsip adalah alat yang digunakan dalam proses

penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip dinamis agar


29

dapat dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis. Untuk mendukung

pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat:

1. Tata naskah dinas

2. Klasifikasi arsip

3. Jadwal retensi arsip

4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

Gambar-2.3 : Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis

Sumber: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

2.5.1 Tata Naskah Dinas

Berdasarkan gambar 2.3 Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan

komunikasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,

pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media

yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Naskah dinas adalah semua

informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh

pejabat yang berwenang dilingkungan DKP dalam rangka penyelenggraan tugas

umum pemerintahan dan pembangunan.

Tata Naskah

Dinas

Sistem

Klasifikasi

Keamanan

dan Akses

Arsip

Instrumen

PAD

Terdiri dari

Jadwal Retensi

Arsip

Klasifikasi

Arsip


30

Naskah dinas dalam Peraturan Menteri dalam Negeri No. 39 Tahun 2005

Tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah terbagi 2 (dua) yaitu:

1. Naskah dinas penting

Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat,

memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung

konsepsi kebijaksanaan dan mempunyai nilai arsip.

2. Naskah dinas biasa

Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang sisinya tidak mengikat dan

tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.

Gambar-2.4 : Tata Naskah Dinas

Sumber: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

Berdasarkan gambar 2.4 Adapun proses pengurusan naskah dinas masuk yakni:

1. Pengurusan naskah dinas masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh

unit kerasipan dan tata usaha pengolah, pada unit kearsipan dilaksanakan

kegiatan-kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan

penyimpanan.

1.) Penerima tugasnya untuk menerima naskah dinas dan meneliti

kebenaran alamat naskah dinas lalu membubuhkan paraf bukti

penerima, kemudian menyortir naskah serta membuka sampul dan

mengeluarkan naskah dinas dari sampul, jika alamat pengirim tidak

tercantum di dalam naskah dinas sampul diikutsertakan bersama

Kewenangan

Penandatanganan

Surat

Penggunaan

Cap Stempel

Dinas

Pengaturan

Format Surat

Pengaturan

Permohon

an Surat

Keluar

Pengaturan Jenis

Kertas

Kepenggunaan

Kop Surat dan

Logo

Tata

Naskah

Dinas


31

naskah dinasnya dan menyampaikan naskah dinas tertutup kepada

pencatat.

2.) Pengarah mempunyai tugas membaca naskah dinas dan

menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa,

menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting

3.) Pencatat mempunyai tugas mencantumkan nomor urut pada naskah

dinas dan mencatat naskah dinas dalam kartu kendali.

4.) Pengendalian adalah suatu sarana pencatatan yang dilakukan untuk

mengetahui posisi dan tindak lanjut dari arsip yang telah

didistribusikan. Dilakukan oleh unit pengolah dan unit kearsipan

sesuai kewenangan baik dengan sarana manual maupun elektronik.

Tindakan pengendalian merupakan bagian tahapan dari kegiatan

pengurusan surat.

5.) Penyimpanan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali yang

diterima dari tata usaha pengolah ke dalam file sebagai pengganti

arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.

2. Pengurusan naskah dinas keluar

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh

tata usaha pengolah dan unit kearsipan. Penerima tugasnya untuk

menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat naskah dinas lalu

membubuhkan paraf bukti penerima, kemudian menyortir naskah serta

membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul, jika alamat

pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas sampul diikutsertakan

bersama

1) Tata usaha pengolah mempunyai tugas mencatat naskah dinas

keluar dalam kartu kendali, menyampaikan konsep dan kartu

kendali ke unit kerasipan dan mengendalikan naskah dinas yang

belum selesai pengolahannya dan menyampaikan naskah dinas

yang yang sudah selesai pengolahannya kepada penyimpan.

2) Unit kerasipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan

dan pengiriman.

1. Naskah Dinas Elektronik

Berdasarkan Permempan no 6 tahun 2011 Naskah dinas elektronik adalah

naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau

yang terekam dalam multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang nata

naskah dinas elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan. Penyusunan Naskah Dinas:


32

1. Ketelitian Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan

kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah

bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan

ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan

pengambilan putusan/kebijakan.

2. Kejelasan Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan

materi.

3. Singkat dan Padat Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia

yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap

4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti

bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut

urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan

efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima

naskah dinas.

5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang

berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format

maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar

pemahaman isi Naskah Dinas.

Naskah dinas arahan terdiri dari:

1.1 Naskah dinas pengaturan, yang meliputi:

1.1.1. peraturan;

1.1.2. pedoman;

1.1.3. petunjuk pelaksanaan;

1.1.4. instruksi;

1.1.5. prosedur tetap (protap)/prosedur operasional standar; dan

1.1.6. surat edaran;

1.2 Naskah dinas penetapan (keputusan);

1.3 Naskah dinas penugasan (surat perintah/surat tugas).

Nomor Naskah Dinas Arahan

Susunan nomor Surat Dinas

Sumber: Permempan No.06 Tahun 2011


33

Susunan nomor naskah dinas Instruksi dan Surat Edaran terdiri

dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun

takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.

1. Surat Perintah dan Surat Tugas

Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah

sebagai berikut:

1. Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);

2. Kode jabatan penandatangan;

3. Bulan (ditulis dalam dua digit); tahun terbit.


34

2.5.2 Klasifikasi Arsip

Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil

pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi

kearsipan. (ANRI No. 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi

Arsip)

Menurut Sadarmayanti (2003,36) “klasifikasi arsip adalah pengelompokkan

urusan atau maslah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan

instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.

Selain itu, Sadarmayanti menambahkan ada dua jenis klasifikasi arsip, yaitu

berdasarkan:

2. Fisik (kebendaan) yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada bentuk

fisik arsip, misalnya surat keputusan, formulir, majalah, peta dan

sebagainya.

3. Masalah (subyek) yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada isi atau

pokok masalah yang terdapat di dalam satu berkas, misalnya

kepegawaian, keuangan, kesejahteraan dan sebagainya.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola

pengaturan dan struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang

digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip.

Adapun unsur-unsur klasifikasi arsip yaitu:

1. Unsur fungsi yaitu unsur utama dalam penyusunan pola klasifikasi

arsip berdasarkan inventaris kegiatan dilaksanakan suatu

organisasi.

2. Unsur struktur organisasi yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip

berdasarkan struktur organisasi yang ada.

3. Unsur masalah yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan

masalah yang terdapat di instansi yang bersangkutan.

Klasifikasi arsip yang digunakan oleh suatu organisasi atau instansi harus

dibauat oleh organisasi atau instansi yang akan menggunakannya. Karena yang


35

mengetahui secara rinci tentang kegiatan organisasi atau instansi adalah pegawai

atau pejabat yang bertugas di lingkungan tersebut.

Adapun cara menyusun klasifikasi arsip yaitu:

1. Menyusun klasifikasi didahului dengan melakukan analisis

fungsi organisasi untuk mengetahui arsip yang tercipta dalam

suatu fungsi

2. organisasi. Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang

mencerminkan fungsi dan kegiatan organisasi.

3. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan menggunakan

prinsip perkembangan dari umum ke khusus, terdiri dari

pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.

4. Setelah tersusun klasifikasi, tambahkan kode klasifikasi untuk

mempermudah penyebutan klasifikasi.

2.5.3 Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip (Record Relation Schedule), atau sering disebut

secara singkat dengan istilah Jadwal Retensi. Retensi (retention), meliputi

kegiatan-kegiatan menilai kegunaan suatu arsip bagi suatu kantor kemudian

merencanakan sejauh mana arsip-arsip dari suatu kantor dapat disimpan. Setiap

arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannyadan dituangkan dalam

bentuk suatu daftar yang disebut JRA (Jadwal Retensi Arsip). Dalam rangka

penyusutan dan penghapusan arsip, jadwal retensi sangat penting, karena pada

dasarnya jadwal retensi merupakan dasar untuk mengadakan penyusutan dan

pengahapusan arsip.

Dengan demikian yang dimaksud dengan jadwal retensi arsip adalah suatu

daftar yang memuat suatu kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat

disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar

yang menunjukkan:

1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan

kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file

inaktif)


36

2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing/sekelompok

arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip

Nasioanl RI.

Barthos (2007,110) mendefinisikan bahwa

Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan

seberapa jauh sekelompok arsip dapat di simpan atau dimusnahkan.

Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang

menunjukkan lamanya arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja),

sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif),

jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok arsip

sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI”.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Jadwal Retensi Arsip atau

disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi

tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau

dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan

penyelamatan arsip.

Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan

terhadap suatu jenis arsip. Retensi arsip terbagi dua yaitu retensi inaktif dan aktif.

Retensi inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit

Kerasipan/Pusat Arsip. Retensi aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis

arsip pada unit pengolah. Dalam menentukan retensi arsip aktif dan inaktif

dilaksankan berdasarkan kriteria sebagai berikut:

1. Retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan

pertanggung jawaban di unit pengolah dan

2. Retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan

lembaga.

Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok

masalah pada naskah selesai di proses. Setiap lembaga negara, pemerintahan


37

daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD wajib memiliki JRA.

JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara pemerintahan daerah, perguruan

tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala

ANRI. Jadwal Retensi Arsip mempunyai tujuan yang luas, yaitu :

1. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak

memiliki jangka waktu simpan lama

2. Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi

bagi kepentingan administrasi

3. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen

Prosedur penetapan jadwal retensi arsip adalah sebagai berikut :

1. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan

masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip. Jadwal

Retensi Arsip tersebut ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-

lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing

setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.

2. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan

arsip, Jadwal Retensi Arsip disusun oleh suatu Panitia yang terdiri

dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi

dan kegiatan instansinya masing-masing.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu mendengar

pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang

menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi

Kepegawai Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.

4. Rancangan Jadwal Retensi Kearsipan yang merupakan hasil kerja

panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip

Nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan

Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai

Jadwal Retensi Arsip yang berlaku untuk lingkungan

organnisasinya.

5. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintahan Daerah perlu terlebih

dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.

Tiap-tiap Jadwal Retensi harus menempuh prosedur diatas tersebut.

Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip

dapat dihindari.


38

Gambar-2.4 : Fungsi JRA

Sumber : Barthos, 2007

2.5.4 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan

hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah

penemuan dan pemanfaatan arsip. Pencipta arsip wajib menyediakan arsip

dinamis bagi pengguna yang berhak. Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan

dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Yang dimaksud dengan

pengguna yang berhak adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses

terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi. Setiap informasi publik

bersifat terbuka dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Menurut

Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Pasal 38 tentang Kearsipan, Sistem

klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses

terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan

Menjamin penyelamatan arsip

kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara

Menjadi pedoman dalam

pelaksanaan penyusutan arsip

Mewujudkan pengelolaan arsip

yang efektif dan efesien

Menghindari keraguan dalam

penyusutan arsip

Fungsi JRA


39

keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban

pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.

Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip

yang dapat di akses terdiri atas:

1. arsip yang bersifat terbuka; dan

2. arsip yang bersifat tertutup.

Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi pengguna yang

berhak. Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapat diakses oleh setiap

pengguna informasi publik. Yang dimaksud dengan pengguna yang berhak adalah

setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang

didalamnya terkandung informasi. Setiap informasi publik bersifat terbuka dapat

diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Level akses arsip dinamis dilihat

adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari

kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah

pemanfaatan arsip.

Surat Elektronik (e-mail)

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk

menyampaikan pesan atau informasi dari pihak yang satu kepada pihak lainnya.

Di era sebelum teknologi berkembang pesat, organisasi atau instansi pada

umumnya masih menggunakan surat tercetak. Akan tetapi, seiring berjalannya

waktu surat telah mengalami perkembangan mengikuti arus teknologi yang

semakin pesat yakni dengan menggunakan surat tidak tercetak. Surat tidak

tercetak tersebut disebut pula dengan surat elektronik (e-mail).

Menurut Djoko Purwanto (2008,170) “Surat elektronik atau electronic

mail (e-mail) adalah salah satu bentuk atau cara pengiriman surat, informasi,


40

atau pesan (bisnis dan nonbisnis) yang dilakukan secara elektronik, tanpa

kertas, dan tanpa jasa pengirim.” Sedangkan menurut John J. Stallard (1990:

118) “Surat elektronik didefinisikan sebagai komunikasi pesan nonverbal dari

seseorang ke orang lain dengan memakai media penyampaian (transmission)

elektronik.”

1. Pengelolaan Surat Elektronik (e-mail)

Di dalam pengelolaan surat, terlebih dahulu surat dibedakan menjadi dua

macam yaitu surat masuk dan surat keluar. Menurut Saminah (2009) “Surat

masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.” Sedangkan

menurut Gina Mardiana (2000,102) “Surat keluar adalah surat-surat yang

dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima

dari organisasi, kantor lain, atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan

timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.”

Adapun prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah sebagai

berikut:

a. Prosedur pengelolaan surat masuk

Pengelolaan surat masuk adalah serangkaian proses pengelolaan surat-surat

yang masuk atau diterima oleh suatu organisasi dari organisasi yang lainnya.

Prosedur pengelolaan surat masuk menurut Tintin Astini (2004,56) sebagai

berikut:

1) Penerimaan;

2) Penyortiran;

3) Pencatatan;

4) Tindak lanjut;

5) Penyimpanan.

b. Prosedur pengelolaan surat keluar

Pengelolaan surat keluar adalah serangkaian proses pengelolaan surat-surat

yang dikirim oleh organisasi ke organisasi lain. Prosedur pengelolaan surat

menurut Gina Mardiana (2000): 102) keluar sebagai berikut:

1) Pembuatan konsep surat;

2) Meminta persetujuan pimpinan;


41

3) Pengetikan;

4) Penandatanganan;

5) Pencatatan;

6) Penyimpanan;

7) Pengiriman.

Pengelolaan surat masuk maupun surat keluar tidak selalu memiliki

prosedur pengelolaan yang sama pada setiap organisasi. Prosedur pengelolaan

surat disesuaikan dengan tingkat aktivitas surat menyurat di organisasi yang

bersangkutan. Pengelolaan surat elektronik menurut Peraturan Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2012 antara lain surat elektronik

perlu diklasifikasikan sesuai dengan klasifikasi surat yang digunakan pada

organisasi atau instansi yang bersangkutan agar surat dapat ditemukan dengan

mudah dan cepat. Kemudian surat elektronik dicatat ke dalam sistem

pengelolaan surat. Selanjutnya, surat elektronik di simpan ulang sebagai

cadangan (backup). Backup surat elektronik ke dalam sistem informasi surat

elektronik serta disimpan ke dalam direktori atau folder atau dapat pula

disimpan dalam kaset. Langkah terakhir yakni mencetak dan memberkaskan

surat elektronik, lampiran serta data-data lainnya ke dalam sistem pengelolaan

berbasis kertas.

2.6 Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi

pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar

memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan,

merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi,

maupun untuk membantu tugas pimpinan.


42

Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting

karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di

dalam menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan

dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk lisan,

yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan

mempunyai kelemahan, yaitu: a) Mudah terlupakan; b) Tidak ada bukti yang kuat;

c) Walaupun ada juga kebaikannya.

Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai

guna, harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik. Penataan

arsip perlu dilakukan unyuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali

arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan

penentuan metode penyimpanan atau sistematis, penyimpanan dan perawatannya

untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Menurut Sadarmayanti (2001,195- 199) ada 5 yaitu:

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang

pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat

maupun organisasi pengirim dapat disusun berdasarkan abjad, yaitu

menyusun subjek termasuk dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat

menyusunnya, maka pemberian nama dapat di bagi menjadi 4

golongan, yaitu: a) Nama orang; b) Nama perusahaan swasta; c)

Nama instansi pemerintah; d) Nama organisasi sosial.

Untuk dapat menyusun atau mengindeks nama-nama tersebut, maka

supaya ada kesatuan bahasa, harus berpedoman pada peraturan mengindeks yang

di tentukan dan dijadikan pedoman. Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Abjad

antara lain: a) Paham Peraturan Mengindeks; b) Peralatan Arsip.


43

2. Sistem Masalah/Subject Filing System

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan

perusahaan yang yang menggunakan sistem ini, untuk dapat

melaksanakan sistem perihal, maka harus di tentukan dahulu masalah-

masalah yang pada umunya terjadi/dipermasalahkan dalam surat

setiap harinya, untuk dibuatkan daftar indeksnya.

Masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya: masalah

yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokkan menjadi satu masalah

pokok (subyek) di bawah “kepegawaian”. Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan

Masalah: a) Menyusun Daftar Indeks; b) Menyiapkan Kartu Indeks; c)

Menyiapkan Peralatan Arsip.

CONTOH DAFTAR INDEKS

KODE MASALAH

KP KEPEGAWAIAN

01 Pengadaan

02 Pengangkatan dan Mutasi

03 Kedudukan

04 Kesejahteraan Pegawai

05 Cuti

06 Penilaian

07 Pendidikan

08 Pemberhentian

KU KEUANGAN

01 Gaji

02 Biaya Perjalanan

03 Pendapatan

04 Pajak

05 Tagihan

06 Laporan Keuangan

07 Perbendaharaan

Gambar-2.5: Contoh Daftar Indeks

Kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan

Daftar Klasifikasi Arsipnya.


44

Persiapan Penataan Arsip Beradasrkan Nomor: a) Menyusun Pola

Klasifikasi Arsip; b) Menyiapkan Peralatan Arsip.

3. Sistem Nomor/Numerical Filing System

Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan

Daftar Klasifikasi Arsipnya.

Persiapan Penataan Arsip Beradasrkan Nomor: a) Menyusun Pola

Klasifikasi Arsip; b) Menyiapkan Peralatan Arsip.

CONTOH POLA KLASIFIKASI ARSIP

00 Umum

010 011 Urusan Dalam

012 Rumah Dinas

013 Listrik dan Telepon

020 Peralatan

030 Penelitian

040 Perencanaan

100

Kepegawaian

110 Pengadaan

120 Lamaran

130 Testing

140 Pengangkatan

200

Keuangan

210 Gaji

220 Biaya Perjalanan

Gambar-2.6: Contoh Klasifikasi Arsip

Sumber : Sadarmayanti, 2001

Nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih kecil,

dan perlu dibuat daftar kelompok masalah.


45

4. Sistem Tanggal/Chronological Filing System

Sistem Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal

termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang di

file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap

tahunnya. (Sadarmayanti, 2001,195- 199)

Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Tanggal: a) Menentukan

pembagian tanggal, bulan dan tahun; b) Menyiapkan Peralatan arsip.

5. Sistem Wilayah/Geographical Filing System

Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula.

Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan

nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok

permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-

masalah, yang dalam hal ini terdiri dari daerah yang berbeda dalam

wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut

dengan nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di

masing-masing daerah tersebut. (Sadarmayanti, 2001,195- 199)

Persiapan Penataan Arsip Beradarkan Wilayah: a) Menentukan

pengelompokkan daerah/wilayah; b) Menyiapkan Peralatan arsip.

Adapun tujuan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut: a) Agar arsip

dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat; b) Menunjang

terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan behasil guna.

2.7 Temu Kembali Arsip

Temu kembali arsip adalah proses bagaimana arsip tersebut ditemukan

sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan pada instansi tersebut.

Kemudahan dalam penemuan kembali arsip sangat penting bagi semuan instansi

karena dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan dan dapat dijadikan

sebagai bukti yang sah.


46

Menurut Mirmani (2011, 32) ada 4 komponen yang perlu diperhatikan dalam

sistem temu balik informasi yaitu:

1. Kebutuhan informasi dari pengguna

2. Dokumen atau informasi yang tersedia

3. Kata indeks yang berasal dari kebutuhan pemakai atau pengguna yang

tersedia,

4. Mediatory

Prosedur untuk meminta arsip, meminjam, dan tindakan lanjutan merupakan

syarat utama temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip

merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip. Terdapat

enam fungsi utama sistem temu kembali menurut chowdurry yang dikutip oleh

panggih, yaitu:

1. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.

2. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang

memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna.

3. Menganalisis permintaan pengguna , mencocokkan

permintaan tersebut dengan database.

4. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.

5. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan

pengguna.

6. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna

Dalam penemuan kembali arsip menurut Wursanto (2007) “terdapat lima

prosedur yaitu abjad, subjek, nomor, tanggal dan kronologis dan wilayah”.

Sedangkan menurut Dewi (2011) mengatakan bahwa langkah-langkah penemuan

kembali arsip yang terdiri dari: a) penelitian kode warkat; b) penetapan tempat

penyimpanan; c) pengambilan warkat di tempat penyimpanan; d) pengambilan

warkat di tempat penyimpanan; e) penggantian warkat yang diambil dengan bon

pinjam; f) penyerahan warkat atau prinsip kepada yang memerlukan.


47

2.7.1 Prinsip-prinsip Penilaian Penemuan Kembali Arsip

Menurut Wirawanty (2014) prinsip penilaian suatu kearsipan dapat

digolongkan menjadi 3, yaitu:

1. Prinsip manfaat, dengan adanya prinsip manfaat ini dapat

diketahui apakah sitem yang dilaksanakan selama ini masih

cukup bermanfaat.

2. Prinsip kecepatan, dengan penilaian tentang kearsipan yang baik,

apabila ukuran kecepatan dalam penemuan kembali warkat yang

diperlukan tetap terjamin.

3. Prinsip keefesiensi, apabila kearsipan yang dilaksankan

mempunyai tingkat yang efesien.

Berdasarkan penjelasan tersebut bahwa ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan dalam penemuan kembali arsip yaitu prinsip manfaat, kecepatan dan

keefisiensi. Sistem penemuan kembali arsip harus mudah diingat dan konsisten

dalam pelaksanaan penemuan kembali arsip.

Penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat dapat

dilakukan dengan hal seperti yang diutarakan oleh Wursanto (2007,193) yang

mengemukakan beberapa faktor yang perlu diperhatikan, yaitu :

1. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan

dengan kebutuhan sipemakai dan sistem penyimpanan dokumen.

2. Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang

sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.

3. Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan

kembali arsip. Tenaga-tenaga dibidang kearsipan hendaknya terdiri

dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang tinggi,

cepat, tekun, mau dan suka bekerja secara detail


48

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Yang Digunakan

Metode Penelitian adalah tata cara atau prosedur yang digunakan untuk

memperoleh data dari suatu penelitian. Penelitian ini menggunakan metode

deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Patton yang dikutip oleh Poerwandari

(2007) menyatakan bahwa metode kualitatif memungkinkan peneliti untuk

meneliti isu terpilih, kasus-kasus atau kejadian secara mendalam dan detail, fakta

berupa kumpulan dan tidak dibatasi oleh kategori yang ditetapkan sebelumnya.

Penelitian deskriptif bertujuan untuk mengumpulkan data atau informasi

untuk disusun ,dijelaskan dan dianalisis data yang dihasilkan adalah data berupa

non angka, seperti kalimat atau cataan mengenai surat masuk dan keluar seperti:

Pembuatan nota dinas/Surat keluar, Penerimaan surat masuk(inbox), Pengiriman

surat masih dalam internal SKPD(Outbox), dan Agenda dimana peneliti,

menganalisis dan menjelaskan kejadian serta peristiwa yang berkaitan dengan

pengelolaan arsip dinamis elektronik di Kementerian Hukum Dan Hak Azasi

manusia di Kantor Wilayah Sumatera Utara

Menurut Maleong(2006,7) Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang

bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek

penelitian secara holistik, dimana pada penelitian ini data yang dikumpulkan

berupa kata kata tulisan serta perilaku yang dapat diamati”.


49

3.2 Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada Kanwil KEMENKUMHAM Sumatera Utara

yang berlokasi di Jl. Putri Hijau No. 4 Medan

3.3 Karakteristik Informan

Dalam penelitian metode yang digunakan dalam penentuan informan yaitu

dengan menggunakan metode purposive sampling, yang dimaksud dengan

informan adalah orang yang dianggap mengetahui dengan baik terhadap masalah

yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi selengkap- lengkapnya

mengenai latar belakang dan keadaan yang sebenar -benarnya dari objek yang

diteliti sehingga dapat diperoleh data yang akurat, serta mengerti mengenai pokok

permasalahan yang terjadi dan bersedia memberikan keterangan dalam penelitian

ini . Informan dalam penelitian ini adalah pegawai Bidang Administrasi di

Kemenkumham Kanwil Sumut.

Tabel 3.1 Informan yang akan diwawancara

Kode Informan Strata pendidikan Jabatan

ES S2 Kabid.ADb

(Administrasi Database

IS S1 PengelolahTeknologi

Informasi

AP S1 Kepala Sub Bagian

kepegawaian dan TU

3.4 Data dan Sumber Data

Jenis dan sumber data penelitian ini adalah :

1. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari hasil

wawancara yang diperoleh dari narasumber atau informan yaitu Kabid

adm database


50

2. Data Sekunder merupakan data tambhan yang sifatnya untuk melengkapi

data yang sudah ada seperti tentang arsip, serta jurnal jurnal yang

berhubungan dengan apa yang di teliti.

3.5 Teknik Pengumpulan data

Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode pengumpulan data

dengan wawancara mendalam, observasi saat wawancara, studi kepustakawanan,

dan Dokumentasi

1. Observasi

Observasi digunakan dalam rangka mengumpulkan data dalam suatu

penelitian. Peneliti mengadakan pengamatan secara langsung yang

berhubungan dengan sistem pengelolaan arsip dinamis di Kemenkumhan

Kanwil Sumut . Menurut Arikunto(2006,229) Observasi adalah kegiatan

dalam rangka mengumpulkan data yang berkaitan dengan masalah

penelitian melalui proses pengamatan langsung dilapangan”. Peneliti

berperan serta sebagai mahasiswa yang sedang melakukan penelitian

dengan melihat langsung proses pengelolaan arsip dinamis elektronik

pada Kemenkumham Sumut.

2. Wawancara

Teknik wawancara yang dilakukan adalah dengan menggunakan teknik

funnelling oleh Smith yang dikutip Poerwandari, (2007) yaitu memulai

dari pertanyaan-pertanyaan yang umum yang makin lama khusus dan

makin khusus, wawancara dilakukan untuk memperoleh keterangan

untuk memperoleh informasi yang mendalam tentang pengelolaan arsip

dinamis berbasis elektronik di Kemenkumham Sumut Medan yang


51

meliputi jenis arsip yang disimpan, penyimpanan arsip dinamis yang

digunakan, prosedur surat masuk dan keluar, proses penemuan kembali.

Selain itu juga ingin mengetahui tentang fasilitas, sistem penyimpanan,

petugas kearsipan, lingkungan tempat arsip disimpan.

3. Studi Kepustakaan

Menurut Gorys Keraf (2003,166) “studi kepustakaan adalah metode

pengumpulan data dengan cara mencari buku-buku, koran, majalah dan

literatur lainnya”. Peneliti melakukan suatu kegiatan mengumpulkan

berbagai informasi dan data dari beberapa bahan-bahan dokumen guna

`menunjang kelengkapan data yang dibutuhkan yaitu melalui buku,

artikel, jurnal dan karya ilmiah .Studi kepustakaan dilakukan untuk

mengetahui setiappermasalahan yang dihadapi dan setelah itu

dibandingkan dengan keadaan yang sedang diteliti atau survey dilokasi

peristiwa yang terjadi.

3.6 Analisis Data

Teknik analisis data yang dipergunakan adalah metode analisis data

deskriptif yaitu metode yang menganalisis data atau informasi yang telah

terkumpul untuk menggambarkan pengelolaan arsip dinamis elektronik di

Kemenkumham Sumut. Proses analisis data dapat dilaksanakan melalui beberapa

tahap, yaitu :

a. Reduksi data

Reduksi data adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada

penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi dari data yang


52

berlangsung secara terus menerus selama penelitian dilakukan dan

berlanjut sesudah penelitian lapangan sampai laporan akhir tersusun

b. Penyajian data

Penyajian adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberikan

kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.

Penyajian data perlu disusun secara sederhana dari informasi yang

kompleks ke dalam bentuk analisis yang mudah dipahami. Penyajian

data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan teks

naratif, table, dan sebagainya.

c. verivikasi data

Verivikasi data dari kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan dengan

menarik kesimpulan . Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses

menginterpretasikan data-data yang telah dikumpulkan dengan metode

wawancara dan observasi dalam melakukan pencocokan terhadap

kesimpulan yang akan dibuat.

3.7 Alat Bantu Pengumpulan Data

Menurut Poerwandari (2007) dalam metode wawancara, alat yang

terpenting adalah peneliti sendiri. Namun, untuk memudahkan pengumpulan data,

peneliti membutuhkan alat bantu.

Alat bantu yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Tape Recorder (Alat perekam)

Suatu wawancara tidak bijaksana jika hanya mengandalkan ingatan saja,

karena indera manusia terbatas, yang memungkinkan peneliti untuk

melewatkan hal-hal yang tidak terseleksi oleh indera yang mendukung

penelitian. Menurut Poerwandari (2001), sedapat mungkin suatu


53

wawancara perlu direkam dan dibuat transkripnya secara verbatim (kata

demi kata).

2. Pedoman Wawancara

Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini bersifat semi terstruktur

untuk mengingatkan peneliti mengenai aspek-aspek yang dibicarakan,

sekaligus menjadi daftar pengecek (checklist) tentang aspek yang telah dan

yang belum dibicarakan. Pedoman wawancara berupa open ended

question, disusun berdasarkan teori postpurchase dissonance dan teori

price. Pada pelaksanaannya, pedoman wawancara ini tidak digunakan

secara kaku. Tidak tertutup kemungkinan bagi peneliti untuk menanyakan

hal-hal di luar pedoman wawancara, supaya data yang dihasilkan lebih

lengkap dan bervariasi

2.8 Pemeriksaan Dan Pengecekan Keabsahan Data

Penelitian menggunakan teknik triangulasi untuk menjaga keabsahan data

dalam penelitian ini. Oleh sebab itu, Peneliti menggunakan beberapa metode

triangulasi data yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih

lanjut. Adapun teknik triangulasi yaitu:

1. Triangulasi Data

Triangulasi data adalah menggunakan berbagai sumber data seperti

hasil wawancara, hasil observasi dan studi kepustakaan . Peneliti

melakukan wawancara dengan Kabid adm database,

PengelolahTeknologi Informasi, dan Kepala Sub Bagian

kepegawaian dan TU untuk mendapatkan data yang lengkap disertai


54

observasi untuk mengamati pengelolaan arsip dinamis di

Kemenkumham Kanwil Sumut.

2. Triangulasi Teori

Triangulasi teori adalah penggunaan teori yang berlainan untuk

memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat .

Teori yang didapatkan oleh peneliti tidak hanya melalui buku

tercetak saja melainkan peneliti juga memasukkan teori berdasarkan

artikel, jurnal dan literatur lainnya mengenai sistem pengelolaan

arsip dinamis.

3. Triangulasi Metode

Triangulasi metode adalah penggunaan berbagai metode untuk

meneliti suatu hal seperti metode wawancara yang didukung dengan

observasi pada saat wawancara dilakukan.


55

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Sejarah Singkat Berdirinya Kantor Kementrian Hukum dan Ham

(KEMENKUMHAM) Wilayah Sumatera Utara.

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia pertama kali dibentuk pada

tanggal 19 Agustus 1945 dengan nama Departemen Kehakiman. Menteri

kehakiman yang pertama menjabat adalah Soepomo. Nama Departemen

Kehakiman telah beberapa kali berubah nama karena disesuaikan dengan fungsi

dari Departemen tersebut yaitu dari Departemen Kehakiman menjadi Departemen

Hukum dan Perundang Undangan dan sekarang menjadi Kementerian Hukum dan

Hak Asasi Manusia. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia disingkat

dengan Kemenkumham.

Kanwil terdiri atas beberapa divisi serta sejumlah Unit Pelaksana Teknis

(UPT), termasuk Kantor Imigrasi, Lembaga Pemasyarakatan(LAPAS), Lapas

Terbuka(LATER), Lapas Narkotika, Rumah Tahanan Negara (RUTAN), Cabang

Rutan(CARUT), Penyimpanan Benda Sitaan Negara(RUPBASAN), Balai

Pemasyarakatan(BAPAS), Balai Harta Peninggalan(BHP), serta Rumah Detensi

Imigrasi (RUDENIM).

Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia merupakan

instansi vertikal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang

berkedudukan di setiap provinsi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia


56

4.1.1 Visi dan Misi Kantor Wilayah Kementrian Hukum dan

Ham Sumatera Utara.

visi :

Terwujudnya sistem dan Politik Nasional yang mantap dalam rangka

tegaknya supremasi Hukum dan Hak Asasi Manusia untuk menunjang

tercapainya kehidupan masyarakat yang aman, bersatu, rukun, damai, adil,

dan sejahtera.

Misi:

1. Menyusun perencanaan hukum.

2. Membentuk, menyempurnakan, memperbaharui hukum, dan peraturan

perundang- undangan.

3. Melaksanakan penerapan hukum, pelayanan hukum, dan penegakan

hukum.

4. Melakukan pembinaan dan pengembangan hukum.

5. Meningkatkan dan menetapkan pengawasan huku.

6. Meningkatkan dan menetapkan kesadaran dan budaya hukum

masyarakat.

4.1.2 Makna Logo Kantor Wilayah Kementrian Hukum dan Ham

Sumatera Utara

Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah

Sumatera Utara memiliki logo sebagai ciri khas instansi tersebut. Logo atau

simbol yang terdiri dari gambar dan tulisan yang merupakan identitas resmi

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.

Gambar 1. Logo Kantor Kemenkumham Sumatera Utara

Sumber : http://sumut.kemenkumham.go.id/


http://sumut.kemenkumham.go.id/

57

4.2 Struktur Organisasi

Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah

Sumatera Utara saat ini menggunakan sistem struktur organisasi bentuk garis dan

staf, dimana struktur organisasi tersebut digunakan untuk menetapkan tugas, hak,

dan wewenang setiap bagian yang ada

STRUKTUR ORGANISASI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM

DAN HAM

Gambar 2 Struktur Organisasi Kemenkumham

Sumber : http://sumut.kemenkumham.go.id/profil/struktur-organisasi


http://sumut.kemenkumham.go.id/profil/struktur-organisasi

58

4.2.1 Waktu kerja Kanwil Kemenkumham

Waktu kerja efektif Kantor wilayah Kementerian Hukum dan Hak

Azasi Manusia Provinsi Sumatera Utara adalah pada hari Senin s/d Kamis pukul

07.30 –16.00 WIB dan hari Jum„at pukul 07.30 – 16.30 WIB.

4.2.2 Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis

Berikut beberapa perlengkapan yang dimiliki untuk menunjang

pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan Kanwil Kemenkumham Provinsi

Sumatera Utara

Tabel 1 Perlengkapan Arsip Dinamis Elektronik

No Jenis Barang Jumlah/Unit

1. Printer 4

4. Scanner 4

5. Personal Computer 4

Gambar 3. Perlengkapan Arsip Dinamis elektronik


59

4.3 Hasil Penelitian

Berdasarkan hasil observasi, sistem kearsipan elektronik di Sub bagian

Administrasi Umum Kanwil Kemenkumham didukung oleh suatu sistem aplikasi

yang diberi nama Sisumaker (Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar).

Aplikasi tersebut dikembangkan berbasis web menggunakan jaringan internet.

Sistem kearsipan elektronik telah diimplementasikan di unit kerja Lingkungan

Kementerian Hukum dan hak Azasi manusia pada maret 2018 untuk percepatan

pengarsipan dan bentuk nyata dalam mewujudkan-

e-goverment.

Sejak tahun 2018, Sub bagian Arsip Bagian Administrasi telah menerapkan

Sisumaker sebagai pendukung proses pelaksanaan kearsipan elektronik.

Implementasi Sisumaker memudahkan arsiparis dan petugas kearsipan dalam

melakukan pekerjaan kearsipan karena adanya pemanfaatan media elektronik

sehingga pekerjaan kearsipan lebih efektif dan efisien. Walaupun demikian,

pelaksanaan proses kearsipan tersebut tidak meninggalkan proses kearsipan secara

konvensional.

4.3.1 Sistem Kearsipan Elektronik di Kanwil

Kemenkumham Sumut

Berdasarkan hasil observasi dan hasil wawancara, sistem kearsipan

elektronik di Sub bagian Arsip didukung dengan penggunaan perangkat keras

(hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras yang digunakan

adalah seperangkat komputer, printer, scanner, PC (Personal Computer), dan

barcode reader/scanner. Perangkat lunak yang digunakan adalah sebuah aplikasi

yang dinamakan Sisumaker.


60

Sistem kearsipan elektronik di Sub bagian Arsip selaku unit kearsipan

Kantor Wilayah Kemenkumham diawali dengan proses penerimaan arsip, proses

pengarahan arsip, proses pencatatan arsip, proses pengendalian arsip, proses

penyimpanan arsip, dan proses disposisi.

1. Proses Pencatatan dan penyimpanan Arsip

Berdasarkan Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang

petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di

Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses kearsipan di

Subbag Arsip diawali dengan penerimaan surat yang yang dialamatkan kepada

Kakanwil Kemenkumham, dan beberapa UPT BHP Medan, Kanimsus, Kadenim,

Imigrasi Belawan, Rutan Perempuan Daerah. Berikut alur surat masuk

Gambar 4. Alur Surat Masuk

Sumber: Peraturan Kementerian Hukum dan Ham No. 16 Thn 2015

Setelah proses penerimaan, langkah selanjutnya mengelompokkan naskah

dinas antara naskah dinas penting, biasa, dan rahasia. Naskah dinas penting adalah

naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi


61

penting, dan mengandung konsepsi kebijaksanaan. Naskah dinas biasa adalah

naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut, tidak

memuat informasi penting, dan tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan.

Naskah dinas rahasia adalah naskah dinas yang isinya atau informasinya hanya

boleh diketahui pihak tertentu apabila terjadi kebocoran akan menimbulkan

kerusakan atau kerugian, mengurangi kredibilitas pemerintah, menyulitkan

terlaksananya strategi pemerintah pada umumnya.

Setelah proses mengelompokkan naskah dinas, langkah selanjutnya

mengarahkan naskah dinas untuk menentukan unit pengolah yang sesuai. Unit

pengolah adalah unit yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut naskah dinas.

Unit pengolah tersebut yaitu Divisi Adm, Kabag Umum, dan Kadenim. Selain

untuk menentukan unit pengolah, proses mengarahkan naskah dinas sekaligus

menentukan dan mencantumkan kode klasifikasi pada naskah dinas.

Gambar 5. Login Aplikasi Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar

Setelah melewati proses-proses tersebut, kemudian dilakukan pencatatan

data identitas naskah dinas untuk diarsipkan dengan terlebih dahulu melakukan

log in pada Sisumaker, baik sebagai operator yang hanya berhak melakukan

pencatatan data identitas arsip, atau sebagai arsiparis yang tidak hanya berhak


62

melakukan pencatatan tetapi juga berhak melakukan perubahan pada data

identitas arsip jika diperlukan perubahan, atau sebagai administrator yang tidak

hanya memiliki hak yang sama dengan arsiparis tetapi juga memiliki hak untuk

melakukan penghapusan berdasarkan keputusan Kakanwil.

Pencatatan data identitas arsip yang bersifat rahasia dan biasa dilakukan

dengan mencatatkannya pada lembar pengantar sedangkan pencatatan data

identitas arsip yang bersifat penting, yaitu arsip yang memerlukan tindak lanjut,

dilakukan dengan mencatatkannya dalam form kartu kendali yang terdapat di

Sisumaker. Hal ini sesuai dengan yang dipaparkan oleh Arsiparis Bu”Evi selaku

Admin Database sekaligus arsiparis, dan IS Subbag Umum, AP Pengolah TI,

sekaligus key informan dalam wawancara pada tanggal 02 Juli 2019 mengenai

proses pencatatan arsip menggunakan Sisumaker yaitu

”pencatatan arsip dilakukan dengan terlebih dahulu log in sebagai

operator, arsiparis, atau administrator pada Sisumaker. Setiap divisi

memiliki username dan pasword Setelah log in, arsip dientrikan pada

kartu kendali untuk arsip yang perlu tindak lanjut hingga ke unit

pengolah. Untuk arsip biasa yang tidak memerlukan tindak lanjut

dan arsip yang bersifat rahasia dientrikan pada menu lembar

pengantar pada Sisumaker.”

Proses pencatatan arsip tersebut diperkuat dengan wawancara kepada IS

selaku Bagian Umum, AP Pengolah TI Menkumham sekaligus key informan pada

tanggal 3 Juli 2019. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi tentang proses

pencatatan arsip di Subbag Arsip sebagai unit kearsipan Kemenkumham

”Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk

diterima. Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan

surat. Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju,

lampiran, dan sifat surat. Setelah itu, pengarahan surat bisa kepada

Plt pemasyarakatan, unit Plt.keimigrasian, unit pelayanan hukum

dan Ham . Setelah menentukan unit pengolah dilakukan

pengklasifikasian surat berupa pemberian kode surat berdasarkan


63

kode klasifikasi arsip. Setelah proses pengklasifikasian surat, surat

dicatat dalam form kartu kendali yang ada di Sisumaker”

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti di Sub bag Arsip

Bagian Administrasi, Bagian Umum, dan pengolah TI, proses pencatatan data

identitas arsip di Sisumaker didasarkan pada sifat surat. Proses pencatatan data

identitas arsip untuk surat masuk yang sifatnya biasa (surat biasa) dan rahasia

(surat rahasia), Untuk surat masuk hanya unit Tata Usaha yang di bidangi oleh

arsiparis yang bisa mengelolanya, adapun langkah –langkahnya sebagai berikut :

1. Menerima naskah dinas masuk baik dari kantor pos atau JNE yang

dialamatkan kepada Bagian Umum atau Kakanwil

Gambar 6. Contoh Surat Masuk

Setelah surat diterima, lalu discan kedalam bentuk pdf dan di save

didalam map virtual

2. Kemudian login keaplikasi Sisumaker, klik surat masuk, lalu akan

muncul format surat yang telah terkonsep dan entri sesuai surat yang

diterima, dan kepada siapa surat ditujukan dapat dipilih dan di klik

sesuai Alamat tujuan surat.


64

Gambar 7. format Surat Masuk pada Aplikasi Sisumaker

3. Mengupload surat yang telah discan

4. Memberikan ttd yang telah discan pada pojok kanan bawah. Dan

barcode yang membuktikan keaslian surat, dan nomor

penyimpanannya yang sudah dientrikan di sisumaker.

Gambar 8. Naskah Dinas yang sah yang dibubuhi Barcode


65

Gambar 9. Naskah dinas yang telah Ditandatangani

5. Mendisposisikan naskah dinas untuk ditindak lanjuti oleh sipenerima(

kepada siapa surat diarahkan) dan setelah itu diparaf untuk

mengirimkannya

Gambar 10. Tampilan Surat Masuk Pada aplikasi Sisumaker


66

Untuk pencatatan surat keluar ditujukan untuk organisasi Kementerian

Hukum dan Hukum dan Ham Wilayah Sumatera Utara, dapat dilihat pada alur

dibawah ini

Gambar 11. Alur Surat Keluar


Berdasarkan hasil wawancara dengan Bu ‘Evi selaku arsiparis adalah sebagai

berikut :

“surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu secara fisik jadi

dibuat secara fisik misalkan undangan akan dibuat secara tertulis

fisik, ditulis, diketik, dicetak 2-3 lembar ya yang salah satunya untuk

arsipnya kita kemudian dimintakan tandatangan kepada kepala badan

untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan dikirim secara fisik ke

bidang-bidang lain, ataupun dikirim ke instansi lain terus yang kedua

dikirim melalui Sisumaker jadi surat itu tidak dicetak secara fisik

tetapi dibuat secara digital, dan pada sistem sisumaker itu sudah ada

tata naskah dinasnya tinggal dientri sesuai format tata naskah dinas

yang ada nanti surat itu akan dibuat oleh setiap divisi yang memiliki

user dan pasword, setelah dibuat dikirim ke kepala badan atau kepala


67

Kanwil untuk di cek dan dimintakan keabsahannya... validasi untuk di

validasi atau ditandatangani”

Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di Kemenkumham lebih ke

jenis rekod korespondensi yang lebih khusus surat berdasarkan pernyataan

narasumber di atas. Surat yang diciptakan dibuat oleh masing-masing bidang yang

akan ditujukan ke internal atau eksternal instansi, dikirim melalui sistem

Sisumaker.

2. Proses Pengendalian Arsip

Berdasarkan hasil observasi, pengendalian arsip dilakukan setelah proses

pencatatan arsip untuk surat penting atau surat yang memerlukan tindak lanjut dan

lembar pengantar untuk surat biasa dan surat rahasia, baik berupa form kartu

kendali dan lembar pengantar yang terdapat di Sisumaker maupun dalam bentuk

print out (fisik).

Gambar 12. Kartu Kendali

Cara pengisian kartu kendali tersebut adalah:


68

1) Untuk kolom ”indeks” diisikan indeks masalah dari surat masuk.

2) Untuk kolom ”kode” diisikan kode klasifikasi yang didasarkan pada

pola klasifikasi.

3) Untuk ”nomor urut” akan secara otomatis muncul.

4) Untuk kolom ”isi ringkas” diisikan ringkasan dari isi naskah dinas.

5) Untuk kolom ”dari” diisikan dari siapa naskah dinas tersebut diterima.

6) Untuk kolom ”tanggal surat” diisikan tanggal yang tercantum pada

naskah dinas yang diterima.

7) Untuk kolom ”nomor surat” diisikan nomor naskah dinas.

8) Untuk kolom ”lampiran” diisikan jumlah lampiran naskah dinas.

9) Untuk kolom ”Unit pengolah” diisikan unit pengolah mana yang akan

menyelesaikan masalah.

10) Untuk kolom”tanggal diteruskan” diisikan tanggal naskah dinas

diteruskan kepada unit pengolah.

11) Untuk kolom”catatan tindak lanjut” diisikan keterangan-keterangan

yang dicatat mengenai tindak lanjut dari arsip tersebut.

12) Untuk kolom ”catatan” akan berisi keterangan-keterangan posisi akhir

surat sesuai identitas data arsip.

13) Untuk kolom ”kondisi arsip” berisi status arsip sebagai arsip aktif.

Secara tidak langsung, sistem aplikasi Sisumaker menjadi sarana

pendukung dalam proses pengendalian arsip di Subbag Arsip sebagai unit

kearsipan Kemenkumham. Maka dapat dikatakan bahwa pengendalian arsip

tidak hanya dilakukan dengan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar


69

saja tetapi juga dengan penggunaan sistem aplikasi Siumaker yang dilengkapi

dengan log in. Ada 2 (dua) tingkatan dalam melakukan log in pada Sisumaker,

yaitu sebagai berikut:

1. Log in sebagai operator dan sebagai arsiparis

Log in sebagai operator Hak log in ini diperuntukkan kepada Petugas

Kearsipan yaang memiliki pasword dan Username untuk mengelola Arsip

surat masuk di Sub bagian administrasi di lingkungan Kemenkumham dan

hanya yang melakukan entri data, identitas arsip, pada Tata Naskah Dinas

yang telah ada di dalam aplikasi Sisumaker.

2. Log in sebagai Administrator

Log in memiliki username dan password sehingga tidak bisa melakukan log

in serta hanya Pejabat Eselon Empat yang membuat surat keluar. Log in

sebagai Admin hanya diperuntukkan bagi pihak eksternal yaitu Bagian

Umum, Keimigrasian, Layanan Masyarakat, Layanan Hukum dan Ham.

Mengenai proses pengendalian arsip diungkapkan oleh Bu Evi selaku

arsiparis Subbag Arsip sekaligus key informan bagi peneliti melalui

wawancara pada tanggal 02 Juli 2019. Berikut hasil wawancara yang telah

direduksi dengan beliau:

”Proses pengendalian arsip dilakukan dengan berbagai cara. Salah

satunya dengan Sisumaker ini. Penggunaan sistem yang dilengkapi

dengan log in akan lebih aman daripada pengelolaan arsip secara

konvensional. Selain dengan memanfaatkan penggunaan sistem

kearsipan elektronik dalam proses pengendalian arsip, kartu kendali

juga menjadi sarana dalam proses pengendalian arsip. Dengan

adanya kartu kendali, arsip fisik dapat dikendalikan dengan mudah.”

Hal tersebut kemudian diperkuat dengan pemaparan dari IS selaku Bagian


70

Umum Dan juga AP sebagai Pengolah TI sekaligus key informan melalui

wawancara pada tanggal 03 Juli. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi

dengan beliau:

”Sebelum adanya sistem kearsipan elektronik, pengendalian arsip

bersifat sentralisasi yang berarti pengelolaan arsip dilakukan secara

terpusat. Setelah adanya sistem kearsipan eletronik yaitu Sisumaker

ini, pengelolaan arsip diubah menjadi desentralisasi yaitu pengelolaan

arsip dilakukan oleh setiap unit kerja. Tingkat kesulitan arsiparis

dalam mengelola arsip untuk unit kerja telah disediakan sistem

kearsipan elektronik dan petugas kearsipan yang melakukan proses

pengelolaan arsip juga termasuk proses pengendalian arsip untuk unit

kerjanya masing-masing. Arsiparis dapat melakukan pengendalian

dengan melihat dari Sisisumaker dan pengawasan pada Setiap Divisi

yang ada di Kanwil Kemenkumham Sumut.”

Maka dapat disimpulkan bahwa proses pengendalian arsip di Subbag arsip

dilakukan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar dengan sarana

pendukung utama sistem aplikasi Sisumaker.

3. Proses Pendistribusian dan penggunaan Arsip

Mengacu pada Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang


Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses pendistribusian

arsip ke unit pengolah sebagian menggunakan kartu kendali atau lembar

pengantar.

Hasil observasi peneliti menunjukkan bahwa dalam proses pendistribusian

arsip di Subbag Arsip sudah dikelola dengan sistem kearsipan elektronik tetapi

belum sepenuhnya.

Hasil observasi tersebut diperkuat dengan pemaparan dari Bu‟Evi‟ selaku

arsiparis Subbag Arsip sekaligus key informan melalui wawancara pada tanggal

02 Juli 2019. Dikatakan bu Evi bahwa proses pendistribusian pada sistem


71

kearsipan elektronik tidak sepenuhnya dilakukan dengan menggunakan sistem

kearsipan elektronik. Dalam kegiatan pendistribusian sebagian arsip masih dengan

bantuan kartu kendali dan lembar pengantar .

Terkait dengan penciptaan rekod korespodensi seperti surat, tidak terlepas dari

pengiriman atau pendistribusian surat sehingga informasi yang ada di dalamnya

dapat digunakan, dalam hal ini penulis mengajukan pertanyaan mengenai cara

yang dilakukan dalam pengiriman atau distribusi surat di kemenkumham. Dari

hasil wawancara dengan IS diperoleh jawaban sebagai berikut:

“surat itu akan dikirimkan ke tujuan akan diberikan baik itu ke

instansi maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru empat UPT

di Kemenkumham yang bisa mengakses Sisumaker tersebut jadi

apabila surat itu surat biasa, rahasia, akan muncul dipilihan jenis

surat setelah itu baru dikirim sesuai tujuan surat”

Dari jawaban informan di atas dapat diketahui cara yang dilakukan dalam

pengiriman atau distribusi rekod korespondensi yang lebih khususnya surat, yaitu

surat yang telah dibuat oleh setiap devisi akan dikirim melalui Sisumaker.

Pada setiap Divisi dan sebagian besar SKPD yang telah memiliki Sisumaker

ini, arsip yang terdata akan langsung secara otomatis data identitasnya terlihat

pada sistem. Dengan begitu, langkah pekerjaan pengelolaan arsip dapat segera

ditindaklanjuti. Namun, arsip yang ditindaklanjuti tidak dapat jalan tanpa adanya

kartu kendali dan lembar pengantar. Kartu kendali dapat dicetak langsung dari

sistem begitu pula dengan lembar pengantar yang telah disediakan pada sistem.

Dengan begitu, proses pendistribusian arsip belum dilakukan sepenuhnya dengan

menggunakan sistem kearsipan elektronik.

4. Pemeliharaan

Pemeliharan arsip dilakukan untuk menjaga, melindungi dan mengatasi


72

arsip-arsip yang dimiliki dari kerusakan sehingga informasi yang terkandung

dalam arsip dapat terlindungi. Dalam hal pemeliharaan arsip dinamis elektronik

belum melakukan perawatan secara keseluruhan, hanya melakukan perawatan

secukupnya. Seperti jawaban informan dibawah ini, yaitu:

“untuk selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa

adanya aja dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk

menghindari serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih

apa adanya lah.”dan untuk arsip secara elektronik pemeliharaan

yang dilakukan termasuk upgrade aplikasi

“Kalau untuk perawatan ya belum ada ya paling cuman dikasih

kapur barus yaa untuk berkas yang ditumpuk digudang biar gak ada

hewan-hewan sama serangga aja.

“Perawatannya ada untuk arsip yang sistem elektronikkan kan

menggunakan sofware atau aplikasi nah aplikasi ini harus di upgrade

setiap waktu,minimal sekali 2 bulan, pembersihan dari virus supaya

file yang disimpan tetap aman.

Berdasarkan wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa untuk arsip

konvensional dikemenkumham tidak memiiki pusat arsip (recod centre) arsip-

arsip yang ada disitu ditumpuk dalam suatu ruangan dan tidak ada fumigasi yang

dilakukan, dan untuk arsip yang telah dialihmediakan, atau yang sudah jadi arsip

elektronik maka perawatan yang dilakukan sebatas mengupgrade aplikasi dan

membersihkannya dari serangan virus yang merusak data

5. Disposisi

Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau

disposisi lanjutan, pemberi disposisi atau pimpinan unit kerja merupakan

penguna tujuan surat yang pertama kali menerima surat masuk atau

penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan. Dengan adanya


73

pengarsipan elektronik akan lebih efektif dan efisien untuk terlaksananya

disposisi surat dikantor wilayah kemenkumham.

Berikut Alur Disposisi Surat di Kemenkumham Sumut :

Gambar 13. Alur Disposisi Surat


Wawancara dengan arsiparis ES, IS, dan AP mengenai disposisi di Kanwil

Kemenkumham yaitu:

”Disposisi dengan sistem elektronik lebih cepat dan tepat, ya setelah

surat masuk itu diterima oleh pimpinan, maka pimpinan segera

mengirimkan surat kepada si penerima disposisi kemudian sipenerima

disposisi segera menindak lanjuti surat kemana surat ditujukan.

Penerima disposisi menerima disposisi dan menindaklanjuti, apabila

tindak lanjut disposisi tersebut merupakan surat keluar maka alur

selanjutnya akan mengikuti surat keluar

Seperti biasa sipenerima menindak lanjuti disposisi atau

melaksanakan disposisi jika surat keluar ya ikuti alur surat keluar

laluisian disposisi Kn terekam dalam database, dan database akan

mendistribusikannya pada penerima disposisi


74

Berdasarkan hasil dari ketiga informan tersebut maka peneliti

menyimpulkan bahwa disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat

masuk atau disposisi lanjutan, pemberi disposisi atau pimpinan unit kerja

merupakan penguna tujuan surat yang pertama kali menerima surat masuk atau

penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan dengan disposisi akan

lebih efesien dan tepat karena, surat itu dilaksanakan atau tidak dapat diketahui

disistem.

4.3.2 Tata Naskah Dinas Kemenkumham

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) merupakan pengelolaan naskah

dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan

komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan

keputusan. Hal ini sejalan dengan pelaksanaan Reformasi Birokrasi dalam

pelaksanaan e-government dan good governance. Aplikasi TNDE dirancang untuk

menangani pengolahan surat dan dipergunakan dalam pengelolaan arsip dinamis

bagi pengguna surat dan pengelola arsip bagi lembaga negara.


75

Gambar 15 Tampilan untuk Tata Naskah Dinas Elektronik

Gambar 14. Tata Naskah Dinas Elektronik Kemenkumham

Untuk Tata Naskah Dinas Elektronik Kemenkumham belum sepenuhnya

dijalalankan Karena keterbatasan dana dan masih kurangnya sosialisasi Tata

Naskah Dinas Elektronik. Pernyataan tersebut dari hasil wawancara bersama


76

Informan ES , IS, dan AP .

4.3.3 Klasifikasi Arsip di Kanwil Kemenkumham

A. KODE UNIT UTAMA

M.HH = Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia

SEK = Sekretariat Jenderal

PPE = Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-undangan

AHU = Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum

PAS = Direktorat Jenderal Pemasyarakatan

IMI = Direktorat Jenderal Imigrasi

HKI = Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual

HAM = Direktorat Jenderal Hak Asasi Manusia

ITJ = Inspektorat Jenderal

PHN = Badan Pembinaan Hukum Nasional

PPH = Badan Penelitian dan Pengembangan Hukum dan HAM

SAM = Staf Ahli Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia

SDM = Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Ham

B. KODE UNIT KERJA

1. SEKRETARIAT JENDERAL (SEK)

SEK.1 = Biro Perencanaan

SEK.2 = Biro Kepegawaian

SEK.3 = Biro Keuangan

SEK.4 = Biro Pengelolaan Barang Milik Negara

SEK.5 = Biro Humas, Hukum dan Kerjasama

SEK.6 = Biro Umum

SEK.7 = Pusat Data dan Teknologi Informasi

2. DIREKTORAT JENDERAL ADMINISTRASI HUKUM UMUM

AHU.1 = Sekretariat Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum

AHU.2 = Direktorat Perdata

AHU.3 = Direktorat Pidana


77

AHU.4 = Direktorat Tata negara

AHU.5 = Direktorat Hukum Internasional dan Otoritas Pusat

AHU.6 = Direktorat Teknologi Informasi

3. DIREKTORAT JENDERAL PEMASYARAKATAN

PAS.1 = Sekretariat Direktoral Jenderal Pemasyarakatan

PAS.2 = Direktorat Bina Kemnan dan Ketertiban

PAS.3 = Direktorat Pembinaan Narapidana dan Latihan Kerja

Produksi

PAS.4 = Direktorat Pelayanan tahanan dan Pengelolan Basan dan

Baran

PAS.5 = Direktorat Teknologi Informasi dan Kerja Sama

PAS.6 = Direktorat Bimbingan Kemasyarakatan dan Pengentasan

Anak

PAS.7 = Direktorat Perawatan Kesehatan dan Rehabilitasi

4. DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI (IMI)

IMI. 1 = Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi

IMI. 2 = Direktorat Lalu lintas Keimigrasian

IMI. 3 = Direktorat Izin Tinggal Keimigrasian

IMI. 4 = Direktorat Intelijen Keimigrasian

IMI. 5 = Direktorat Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian

IMI. 6 = Direktorat Kerja sama Keimigrasian

IMI. 7 = Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi Keimigrasian

4.4 Kendala Sistem Kearsipan Elektronik di

Kemenkumham

Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 02 Juli 2019 dengan ES selaku

Kepala Subbag Tata Usaha Bagian Administrasi dan juga sebagai Arsiparis,

Subbag Umum, dan Pengolah TI mengenai kendala dalam pengelolaan sistem


78

kearsipan elektronik sebagai berikut:

”Kendalanya pada keterbatasan kemampuan dan keterampilan SDM

dalam bidang IT. Para pegawai sudah terbiasa dengan pekerjaan

rutin dan ketika ada perubahan tidak dapat menyesuaikan perubahan

dengan cepat karena adanya faktor pembiasaan. Untuk itu, ketika

Sisumaker diimplementasikan, arsiparis memberikan pelatihan teknis

kepada para petugas kearsipan serta pengetahuan seputar

Sisumaker.”

Hal yang sama diungkapkan oleh IS selaku Subbag Umum, Humas, dan

Pmengenai kendala dalam implementasi proses kearsipan secara elektronik

melalui Pengolah TI berdasrkan wawancara pada tanggal 03 Juli 2019.

Berikut hasil wawancara yang telah direduksi dengan beliau:

”Kendalanya adalah pada SDM. Para pegawai memiliki keterbatasan

kemampuan dan pengetahuan tentang ilmu komputer serta belum

terbiasa dengan pengelolaan arsip secara elektronik. Setiap user dan

pasword sudah dibuatkan oleh amin database tapi belum semua UPT

Kemenkumham yang menggunakannya.

Begitu juga dengan yang diungkapkan oleh AP selaku Pengelola TI, mengenai

kendala sistem kearsipan elektronik di Subbag Arsip. Berikut hasil wawancara

yang telah direduksi dengan beliau pada tanggal 03 Juli 2019:

”Kendalanya adalah faktor SDM. Dan juga dana, serta kurangnya

bimbingan dan pelatihan dinas kerja juga berpengaruh pada

kelancaran implementasi sistem kearsipan elektronik. SDM sudah

terbiasa dengan pekerjaan kearsipan secara konvensional.”

ES selaku arsiparis Subbag Arsip pun sependapat dengan IS mengenai kendala

pengelolaan arsip dengan menggunakan Sistem Kearsipan Elektronik yaitu

aplikasi Sisumaker. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi dengan beliau

pada tanggal 3 Juli:

”Kendala utama adalah kendala sumber daya manusia dalam hal

penguasaan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan dalam bidang

komputer. Selain itu, kurangnya perintah yang kuat dari pimpinan


79

menjadikan pengelolaan kearsipan elektronik belum benar-benar

diterapkan semestinya oleh setiap UPT pada Kemenkumham.”

Untuk kendala teknis dalam proses sistem kearsipan elektronik, AP

mengatakan dalam wawancara pada tanggal 3 Juli bahwa:

”Tidak ada kendala secara teknis yang dirasa menghambat dalam

setiap proses sistem kearsipan elektronik. Kendala mendasar yang

dihadapi hanya satu yaitu SDM. Keterbatasan pengetahuan dan

kemampuan pegawai menjadi kendala dalam sistem kearsipan

elektronik dan secara tidak langsung akan berpengaruh dalam

pekerjaan pengelolaan arsip, Selain karena kendala dari sumber daya

manusia, budaya kerja para pegawai yang sudah terbiasa dengan

pekerjaan kearsipan secara konvensional juga berpengaruh pada

penerapan sistem kearsipan elektronik. Kendala lain yang muncul

adalah Kurangnya pelatihan.”

Jadi dapat disimpulkan bahwa kendala implementasi sistem kearsipan

meliputi 4 (empat) hal yaitu faktor sumber daya manusia yang merupakan kendala

utama, faktor budaya kerja yang mana hanya beberapa petugas kearsipan yang

terbiasa dengan proses kearsipan elektronik dan masih terbiasa dengan proses

kearsipan secara konvensional, faktor pekerjaan lain di luar pekerjaan utama, dan

faktor pimpinan yang tidak totalitas mendukung pelatihan penerapan proses

kearsipan secara elektronik.

Untuk itu, solusi dalam menghadapi kendala tersebut menurut ES selaku

Arsiparis Bagian Administrasi, Bagian Umum, dan Pengelola TI melalui

wawancara pada tanggal 03 Juli 2019 adalah:

”Solusi dalam menghadapi kendala yang berkaitan dengan faktor

keterbatasan pegawai yaitu dengan memberikan pelatihan-pelatihan

teknis yang berkaitan dengan ilmu kearsipan itu sendiri maupun tentang

sistemnya, memberikan pengetahuan dan wawasan tentang computer

yang berkaitan dengan Sisumaker yang mengolah Tata Naskah Dinas,

dan menerapkan sistem tersebut dalam kegiatan sehari-hari yang

penerapannya tidak hanya dilakukan oleh satu unit kerja tetapi semua


80

unit kerja sehingga ada dorongan untuk mulai membiasakan segala

pekerjaan arsip dengan menggunakan Sisumaker tersebut.”

Hal yang sama juga diungkapkan oleh ES selaku Arsiparis Subbag Adm

melalui wawancara pada tanggal 03 Juli 2019 mengenai solusi dalam mengatasi

kendala yang berkaitan dengan implementasi sistem kearsipan elektronik yaitu

dengan memberikan pelatihan berupa petunjuk teknis, wawasan, dan pengetahuan

tentang Sisumaker. Kemudian membiasakan pekerjaan pengelolaan arsip dengan


IS selaku Subbag Umum memberikan solusi dalam mengatasi kendala-

kendala yang menghambat proses kearsipan secara elektronik melalui

wawancara pada tanggal 03 Juli 2019 sebagai berikut:

”Untuk mengatasi kendala tersebut, solusinya dengan memberikan

pelatihan-pelatihan teknis dan pengetahuan seputar sistem kearsipan

elektronik. Pelatihan yang diberikan tidak hanya pada pelatihan-

pelatihan yang memang sengaja diagendakan tapi juga pelatihan antar

pegawai dalam bentuk pendampingan dari arsiparis. Selain itu, dengan

melakukan apresiasi/approach kepada unsur pimpinan. Caranya

dengan memasukkan hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan

pimpinan, seperti menu ”agenda pimpinan” serta dengan melakukan

pendekatan sebagai upaya memberikan pemahaman kebermanfaatan

dari sistem kearsipan elektronik tersebut.”

Lebih lanjut, AP menjelaskan solusi dalam mengatasi kendala teknis

yang saat ini tidak lagi menjadi kendala yang menghambat proses kearsipan di

Subbag Arsip melalui wawancara pada tanggal 04 Juli 2019 sebagai berikut:

”Dengan adanya Sisumaker maka pencarian arsip tidak lagi dilakukan

secara konvensional dengan mencari satu persatu arsip. Pencarian

arsip bisa dilakukan dengan hanya menuliskan subjek atau objek arsip

kemudian kita gunakan ”search” maka arsip yang kita cari akan segera

ditemukan keberadaannya tanpa harus mencari dengan kartu kendali.”

Dari pernyataan tersebut maka Sisumaker sebenarnya merupakan solusi


81

yang telah terealisasi dalam mengatasi kendala proses kearsipan secara

konvensional. Namun, implementasi Sisumaker kembali menjadi kendala bagi

petugas kearsipan. Dengan demikian, solusinya tidak hanya dengan memberikan

wawasan, pelatihan teknis, dan dengan pembiasaan atau budaya kerja. Namun,

perlu juga dengan pendampingan internal atau pendampingan secara teknis dari

arsiparis dan perubahan pada pola pikir.

4. 5 Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis

Dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu mengenai SOP pengelolaan arsip

dinamis elektronik yang belum ada secara tertulis masih mengikuti standar yang

ada. Seperti jawaban informan dibawah ini, yaitu:

“Belum sih saat ini belum membuat SOPnya, yaa kita sesuaikan saja

dengan pengelolaannya secara umum saja dan yang mengolah arsip

surat dinas pun juga”

“Terus sama ya itu dalam peminjaman arsip yang dibutuhkan belum

adanya SOP tertulis.”

“Tidak ada SOP yang dibuat khusus untuk pengelolaan arsip disini ya

belum ada SOP nya tertulis lah seperti itu.”

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui pengelola arsip

dinamis Kemenkumham masih belum punya pedoman atau SOP sendiri masih

mengikuti Standar Operasional Prosedur seperti biasa . Arsiparis yang ada di

bagian pengolahan arsip mengikuti Standar Operasional seperti pengelolaan arsip

biasanya.

4.6 Rangkuman Penelitian

4.6.1 Sistem Kearsipan Elektronik di Kementerian Hukum dan Ham

Implementasi sistem kearsipan elektronik di Kemenkumham didukung

dengan penggunaan perangkat sistem kearsipan elektronik yaitu hardware dan


82

software. Hardware yang digunakan yaitu seperangkat komputer, printer,

scanner, Pc (Personal Computer), dan barcode reader/scanner sedangkan

softwarenya berupa sebuah aplikasi berbasiskan web dengan jaringan internet

yang diberi nama Sisumaker

Proses dalam sistem kearsipan elektronik di Subbagian Arsip meliputi

proses pencatatan dan penyimpanan, proses pengendalian, proses pendistribusian

dan penggunaan, proses pemeliharaan, dan proses disposisi.

1. Proses Pencatatan Arsip dan penyimpanan

Proses kearsipan diawali dengan penerimaan arsip yang kemudian

dilanjutkan dengan pengelompokkan arsip, pengarahan arsip, hingga pada

pencatatan arsip dan penyimpanan arsip. Berikut dapat dicermati alur proses

pencatatan arsip di Subbagian Arsip:

1. Menerima naskah dinas masuk baik dari kantor pos atau JNE yang

dialamatkan kepada Bagian Umum atau Kakanwil

2. Setelah diterima, lalu discan kedalam bentuk pdf dan di save

didalam map virtual

3. Kemudian login keaplikasi Sisumaker, klik surat masuk, lalu akan

muncul format surat yang telah terkonsep dan entri sesuai surat yang

diterima, dan kepada siapa surat ditujukan dapat dipilih dan di klik

sesuai Alamat tujuan surat.

4. Mengupload surat yang telah discan

5. Memberikan ttd yang telah discan pada pojok kanan bawah. Dan

barcode yang membuktikan keaslian surat, dan nomor

penyimpanannya yang sudah dientrikan di sisumaker.

6. Mendisposisikan naskah dinas untuk ditindak lanjuti oleh sipenerima(

kepada siapa surat diarahkan) dan setelah itu diparaf untuk

mengirimkannya


83

2. Proses Pengendalian Arsip

Berdasarkan hasil observasi, pengendalian arsip dilakukan setelah proses

pencatatan arsip untuk surat penting atau surat yang memerlukan tindak lanjut dan

lembar pengantar untuk surat biasa dan surat rahasia, baik berupa form kartu

kendali dan lembar pengantar yang terdapat di Sisumaker maupun dalam bentuk

print out (fisik).

Maka dapat dikatakan bahwa pengendalian arsip tidak hanya dilakukan

dengan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar saja tetapi juga

dengan penggunaan sistem aplikasi Siumaker yang dilengkapi dengan log in.

Ada 2 (dua) tingkatan dalam melakukan log in pada Sisumaker, yaitu sebagai

berikut:

6. Log in sebagai operator dan sebagai arsiparis

Log in sebagai operator Hak log in ini diperuntukkan kepada Petugas

Kearsipan yaang memiliki pasword dan Username untuk mengelola Arsip

surat masuk di Sub bagian administrasi di lingkungan Kemenkumham dan

hanya yang melakukan entri data, identitas arsip, pada Tata Naskah Dinas

yang telah ada di dalam aplikasi Sisumaker.

7. Log in sebagai Administrator

Log in memiliki username dan password sehingga tidak bisa melakukan log

in serta hanya Pejabat Eselon Empat yang membuat surat keluar. Log in

sebagai Admin hanya diperuntukkan bagi pihak eksternal yaitu Bagian

Umum, Keimigrasian, Layanan Masyarakat, Layanan Hukum dan Ham.

3. Proses Pendistribusian dan penggunaan Arsip


84

Mengacu pada Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang


Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses pendistribusian

arsip ke unit pengolah sebagian menggunakan kartu kendali atau lembar

pengantar. Hasil observasi peneliti menunjukkan bahwa dalam proses

pendistribusian arsip di Subbag Arsip sudah dikelola dengan sistem kearsipan

elektronik tetapi belum sepenuhnya. Dalam kegiatan pendistribusian sebagian

arsip masih dengan bantuan kartu kendali dan lembar pengantar .

Pada setiap Divisi dan sebagian besar SKPD yang telah memiliki Sisumaker

ini, arsip yang terdata akan langsung secara otomatis data identitasnya terlihat

pada sistem. Dengan begitu, langkah pekerjaan pengelolaan arsip dapat segera

ditindaklanjuti. Namun, arsip yang ditindaklanjuti tidak dapat jalan tanpa adanya

kartu kendali dan lembar pengantar. Kartu kendali dapat dicetak langsung dari

sistem begitu pula dengan lembar pengantar yang telah disediakan pada sistem.

Dengan begitu, proses pendistribusian arsip belum dilakukan sepenuhnya dengan


Dalam kegiatan pendistribusian sebagian arsip masih dengan bantuan kartu

kendali dan lembar pengantar . Pada setiap Divisi dan sebagian besar SKPD yang

telah memiliki Sisumaker ini, arsip yang terdata akan langsung secara otomatis

data identitasnya terlihat pada sistem. Dengan begitu, langkah pekerjaan

pengelolaan arsip dapat segera ditindaklanjuti. Namun, arsip yang ditindaklanjuti

tidak dapat jalan tanpa adanya kartu kendali dan lembar pengantar. Kartu kendali

dapat dicetak langsung dari sistem begitu pula dengan lembar pengantar yang

telah disediakan pada sistem. Dengan begitu, proses pendistribusian arsip belum


85

dilakukan sepenuhnya dengan menggunakan sistem kearsipan elektronik.

4. Pemeliharaan

Pemeliharan arsip dilakukan untuk menjaga, melindungi dan mengatasi

arsip-arsip yang dimiliki dari kerusakan sehingga informasi yang terkandung

dalam arsip dapat terlindungi. Dalam hal pemeliharaan arsip dinamis elektronik

belum melakukan perawatan secara keseluruhan, hanya melakukan perawatan

secukupnya. untuk arsip konvensional dikemenkumham tidak memiiki pusat arsip

(recod centre) arsip-arsip yang ada disitu ditumpuk dalam suatu ruangan dan tidak

ada fumigasi yang dilakukan, dan untuk arsip yang telah dialihmediakan, atau

yang sudah jadi arsip elektronik maka perawatan yang dilakukan sebatas

mengupgrade aplikasi dan membersihkannya dari serangan virus yang merusak

data.

5. Disposisi

Disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau

disposisi lanjutan, pemberi disposisi atau pimpinan unit kerja merupakan

penguna tujuan surat yang pertama kali menerima surat masuk atau penerima

disposisi yang melakukan disposisi lanjutan dengan disposisi akan lebih efesien

dan tepat karena, surat itu dilaksanakan atau tidak dapat diketahui disistem.


86

4.6.2 Kendala Sistem Kearsipan Elektronik di Kemenkumham

Kendala sistem kearsipan elektronik meliputi 4 (empat) hal

yaitu faktor sumber daya manusia yang merupakan kendala

utama, faktor budaya kerja yang mana hanya beberapa petugas

kearsipan yang terbiasa dengan proses kearsipan elektronik dan

masih terbiasa dengan proses kearsipan secara konvensional, dan

faktor pimpinan yang tidak totalitas mendukung pelatihan

penerapan proses kearsipan secara elektronik, dan dana yang

terbatas.

4.6.3 Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelola arsip dinamis Kemenkumham masih belum punya pedoman atau

SOP sendiri masih mengikuti Standar Operasional Prosedur seperti biasa

Arsiparis yang ada di bagian pengolahan arsip mengikuti Standar Operasional

seperti pengelolaan arsip biasanya.

4.6.4 Tata Naskah Dinas Kemenkumham

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) merupakan pengelolaan naskah

dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan

komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan

keputusan. Untuk Tata Naskah Dinas Elektronik Kemenkumham belum

sepenuhnya dijalalankan Karena keterbatasan dana dan masih kurangnya

sosialisasi Tata Naskah Dinas Elektronik.


87

4.6.5 Kelebihan dan Kekurangan Pengarsipan Elektronik pada Sisumaker

1. Kelebihan

Berdasarkan Hasil Penelitian di Lingkungan Kemenkumham kelebihan

sistem pengarsipan elektronik dengan menggunakan aplikasi Sisumaker adalah

sebagai berikut:

1. Mudah dioperasikan oleh penggunanya.

2. Fasilitas Pencarian Dokumen( temu kembali arsip lebih efektif dan

efisien). Aplikasi sisumaker dapat memberikan kata-kata kunci pencarian

yang fleksibel sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika

pengguna lupa dengan atribut-atribut pokok sebuah dokumen.

3. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen dan data lokasi penempatan dokumen

secara lengkap.

4. Fasilitas Gambar dan Suara. Penggunaan scanner membuat kemudahan

dalam melakukan transfer dari bentuk dokumen fisik ke dalam bentuk

virtual. Kelebihan tersebut ditambah dengan kemampuan komputer untuk

melakukan proses-proses imaging seperti mempertajam dan memperjelas

gambar dokumen tersebut.

5. Keamanan Data. Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya

level keamanan bertingkat yang menggunakan ID Pengguna dan password.

Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur

autentifikasi pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin bahwa

sistem akan sulit dimasuki akses-akses yang ilegal.

6. Retensi Otomatis. Penggunaan komputer juga akan memungkinkan

permeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan terjadi

peringatan jika beberapa dokumen sudah kedaluwarsa, sehingga kita bisa

menindaklanjuti arsip.

2. Kekurangan Kekurangan sistem pengarsipan elektronik dengan menggunakan aplikasi

Sisumaker adalah sebagai berikut:


88

1. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses oleh para

hacker yang tak bertanggung jawab. Mereka juga kadang-kadang bisa

mengubah, mengganda, atau menghapus file yang disimpan.

2. Keterbatasan jaringan Lokal Area Network (Lan) dapat menjadi suatu

gangguan atau hambatan dalam mengakses arsip yang dibutuhkan.

3. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang.


89

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil yang diperoleh dari wawancara langsung maka dapat

disimpulkan bahwa sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kanwil

Kemenkumham sudah menggunakan sistem kearsipan elektronik. Arsip dinamis

elektronik di Kemenkumham dilakukan dengan empat siklus pengelolaan yaitu

penciptaan dan penyimpanan yang dilakukan dalam satu tahap , distribusi dan

penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Arsip dinamis disusun berdasarkan

nomor dan tanggal naskah dinas lalu di diinput kedalam aplikasi sisumaker,

dengan format yaitu 1) Nomor dan Tanggal beserta Tahun Surat, 2) Jenis Surat,

3)Perihal Surat, 4) kepada siapa surat ditujukan, 5) paraf dan Barcode surat, 6)

surat yang telah discan diupload sebagai lampiran, 7) kemudian dilakukan

Disposisi Surat. Untuk arsip fisik yang telah selesai dialihmediakan maka

disimpan kedalam lemari arsip, sampai tiba jadwal retensi arsip tersebut untuk

dimusnahkan.

B. Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka peneliti

memberikan saran Kepada Kanwil Kemenkumham Sumut untuk Mengoptimalkan

penggunaan sistem aplikasi Sisumaker sebagai pengarsipan digital secara

menyeluruh dan berkelanjutan, dan untuk arsip fisik yang telah selesai digunakan

sebaiknya disimpan pada filling cabinet yang terbuat dari logam sampai masa

jadwal retensi arsip dilakukan.


90

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Sistem Informasi . Jakarta: Gramedia Pustaka

Umum.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2011. Peraturan Kepala Arsip

RepublikIndonesia Nomor 17 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pembuatan

Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis. Jakarta.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2014. Peraturan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011Tentang Pedoman Tata Naskah

Dinas. Jakarta.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2015. Peraturan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia Nomor 17 Tentang Jadwal Retensi Arsip. Jakarta.

Azwar. 2004. Metode Penelitian. Yogyakarta Pustaka Pelajar.

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta,

Dan Perguruan Tinggi Cetakan Ke Enam Jilid 1. Jakarta: Bumi Aksara.

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Budiman, M. Rosyid, 2009. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik (Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY.

http://bpadjogja.info/public/article/113/e111a6b6d920969bcfa9eb696e14f

ba7.pdf. Diakses 21 Desember 20185 06 mei 2019.pkl 19.05

Febriadi.2013. Apa Dan Bagaimana Mengelola Arsip Elektronik.

http://library.maranatha.edu/wpcontent/uploads/2014/01/Febriadi_Revisi_

Apa-dan-BagaimanaMengelola-Arsip-Elektronik1.docx. Diakses 6 mei

2019. Pkl 20.43

Permempan RB No. 6 Tahun 2011, Tentang tata dinas elektronik

https://dkis.cirebonkota.go.id/wp-content/uploads/2018/11/Permenpan-

RB-No-6-Tahun-2011-tentang-pedoman-umum-tata-naskah-dinas-

elektronik.pdf. Diakses tgl 6 Mei 2019. Pukul 18.02

Read, J. & Ginn, M. L. 2011. Record management (9th ed.). Mason, Ohio:

Thomson South-Western.

Rustam, Muhammad. 2014. Pengelolaan Arsip Elektonik. Tanggerang Selatan:

Universitas Terbuka.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju


http://bpadjogja.info/public/article/113/e111a6b6d920969bcfa9eb696e14fba7.pdf.%20Diakses%2021%20Desember%2020185

http://bpadjogja.info/public/article/113/e111a6b6d920969bcfa9eb696e14fba7.pdf.%20Diakses%2021%20Desember%2020185

http://library.maranatha.edu/wpcontent/uploads/2014/01/Febriadi_Revisi_Apa-dan-BagaimanaMengelola-Arsip-Elektronik1.docx.%20Diakses%206%20mei%202019.



https://dkis.cirebonkota.go.id/wp-content/uploads/2018/11/Permenpan-RB-No-6-Tahun-2011-tentang-pedoman-umum-tata-naskah-dinas-elektronik.pdf



91

Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik, http://web.unair.ac.id/admin/file/f_23163_manajemenrekodelektronik.doc.

Diakses 15 Desember 2018

Sukoco, B.M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga

Sugiarto, Agus., Wahyono, Teguh. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik.

Yogyakarta: Gava Media.

Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan

Informasi Publik.

The Liang Gie. 2002. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Kanisius.

Spada_ Indonesia . Konsep Surat elektronik

http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/mod/resource/view.php?id=8468

diakses pad tgl 10 mei 2019. Pukul 15.07

Moleong J. Lexy. 2006.Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : Remaja

Rosda Karya,

Purwanto Djoko. 2011, Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga

Mardiana, Gina dan Iwan Setiawan. 2000.Kearsipan Kelompok Bisnis dan

Manajemen. Bandung: Armico

Mirmani, A. 2011. Pengantar kearsipan. Jakarta : Universtas Terbuka

Tintin Astini & Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi.

Bandung: Armico


http://web.unair.ac.id/admin/file/f_23163_manajemenrekodelektronik.doc.%20Diakses%2015%20Desember%202018

http://web.unair.ac.id/admin/file/f_23163_manajemenrekodelektronik.doc.%20Diakses%2015%20Desember%202018

http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/mod/resource/view.php?id=8468

LAMPIRAN I

Lemari Penyimpanan Arsip

Arsip yang ditumpuk pada Kantor Kemenkumham Sumut


Pemusnahan Arsip

Sosialisasi Sisumaker


LAMPIRAN II

TRANSKIP WAWANCARA

1. Hasil Transkip Wawancara Informan I

Wawancara dilakukan pada tanggal 03 Juli 2019 di Kanwil Kemenkumham

Sumut dengan ibu ES selaku Arsiparis juga Kabag Administrasi. Berikut Hasil

Wawancara bersama beliau dengan keterangan

P = Pewawancara/ Peneliti

ES = Narasumber/Arsiparis dan Kabag Adm

P = Selamat Pagi Bu...

ES = Iya Pagi, Ada yang perlu dibantu?

P = Begini bu maksud kedatangan saya, saya mau melakukan wawancara

kepada ibu selaku Arsiparis, karna penelitian saya terkait tentang

arsip elektronik disini bu

ES = Oh silahkan duduk dulu dek, apa yang mau kamu tanyakan?

P =Apakah ada peraturan, dasar hukum, dan pedoman dalam system

kearsipan elektronik disini bu?

ES =Tentang kearsipan di wilayah Kemenkumham telah diatur dalam

Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang petunjuk teknis

pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di Lingkungan

Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia yang berbunyi bahwa

pengurusan surat masuk dan keluar dapat dilakukan secara manual

maupun dengan sarana teknologi informasi. Adanya Peraturan

Gubernur Nomor 1 Tahun 2011 tersebut mengacu pada Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan yang diperjelas


dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun

2012 tentang Pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip, Tata Naskah Dinas,

Klasifikasi Arsip, akses dan keamanan arsip.

P = Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem kearsipan elektronik?

ES =Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk

diterima. Surat masuk yang diterima hanya yang dialamatkan kepada

Kakanwil, Kadenim, dan Bagian umum, dan bagian administrasi.

Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan surat.

Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju, lampiran, dan

sifat surat (surat biasa, surat penting, atau surat rahasia). Setelah itu,

pengarahan surat yaitu penentuan unit pengolah. Unit pengolah

merupakan unit yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut surat

atau naskah dinas. Pengarahan surat bisa kepada unit pengolah TI

atau unit pengolah Pejabat eselon 4. Unit pengolah Adm adalah

bagian-bagian yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut naskah

dinas. Bagian divisi yang melaksanakan tugas sebagai unit kearsipan

adalah Divisi Administrasi. Setiap divisi memiliki User dan pasword

Untuk pembuatan surat keluar. Setelah menentukan unit pengolah

dalam proses pengarahan surat, dilakukan pengklasifikasian surat

yang berupa pemberian kode surat berdasarkan kode klasifikasi arsip.

Setelah proses pengklasifikasian surat, surat dicatat dalam kartu

kendali yang ada di Sisumaker.

P =Kalau proses pendistribusian arsip pada sistem kearsipan elektronik

bagaimana bu?


ES = Oke tadi sudah dijelaskan bahwa sistem pengarsipan menggunakan

aplikasi yang dinamakan sisumaker, setelah login ke aplikasi maka

akan muncul tampilan layaknya seperti email ada surat masuk, surat

keluar, dan juga ada menu distribusi surat, nah untuk distribusi surat

tinggal klik distribusi surat akan muncul tampilan berupa format surat

yang akan diisi, jika surat bersifat rahasia,biasa tinggal dipilih, lalu

kepada siapa surat ditujukan selanjutnya ada pilihan yang akan

muncul lalu diklik kepada siapa surat tersebut ditujukan.

P =Bagaimana proses penyimpanan arsip aktif pada sistem kearsipan

elektroniknya bu?

EV = Penyimpanan data arsip aktif pada sistem kearsipan elektronik akan

secara otomatis tersimpan di dalam Sisumaker. Jika untuk arsip aktif

dalam bentuk fisik, penyimpanan dilakukan oleh unit pengolah yang

mana unit pengolah merupakan unit yang melaksanakan tindak lanjut

surat sekaligus pengelolaan arsip aktif, termasuk juga pada proses

penyimpanannya

P = lalu bu bagaimana proses penyimpanan arsip inaktif pada sistem

kearsipan elektronik?

EV =Proses penyimpanan arsip in-aktif pada sistem kearsipan elektronik

dilakukan dengan mengubah status arsip aktif pada kartu kendali

menjadi inaktif yang didasarkan pada jadwal retensi arsip.

P = Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem

kearsipan elektronik bu?

EV = Peminjaman arsip diperbolehkan hanya pada orang yang berhak

dengan isi arsip tersebut. Proses pengendalian dalam peminjaman arsip


dengan tidak meminjamkan arsip pada orang di luar lingkungan

Kemenkumham dan hanya meminjamkan arsip pada orang-orang yang

berkaitan dengan arsip tersebut. Peminjaman tidak dibatasi oleh waktu

tetapi jika arsip dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil Sumut

akan meminta peminjam untuk mengembalikan arsip melalui panggilan

telepon.

P =Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem

kearsipan elektronik?

EV = Pada sistem kearsipan elektronik, pelayanan arsip tidak lagi dilakukan

secara konvensional yang mana setiap orang yang membutuhkan tindak

lanjut arsip harus datang ke Subbag Administrasi, Subbagian umum dan

Pengolah TI. Pelayanan arsip dapat dipantau hanya dengan melihat

perubahan tindak lanjut arsip yang dapat dilihat langsung di Sisumaker.

Arsip yang belum didisposisi atau yang sudah, arsip aktif atau in-aktif,

tindak lanjut arsip sudah sampai unit pengolah atau belum, dapat

dilihat melalui Sisumaker. Pada dasarnya, Sisumaker diciptakan untuk

memudahkan arsiparis dan petugas kearsipan dalam proses pengendalian

dan penyimpanan arsip.

P = Bagaimana proses penilaian arsip pada sistem kearsipan elektronik bu?

EV = Proses penilaian arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Di dalam

jadwal retensi arsip telah ditetapkan jangka waktu simpan/masa simpan

arsip aktif, menjadi arsip in-aktif, dan jangka waktu arsip harus

dimusnahkan.

P = Apakah dasar hukum dalam proses penyusutan arsip pada sistem



EV =Dasar hukum dalam proses penyusutan arsip adalah Undang-

Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 28 Tahun 2012

tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009,

Permenkumham No. 16 Thn 2015 Pedoman proses penyusutan arsip

dinamis adalah jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan oleh

Permenkumham.

P =Bagaimana proses pemindahan arsipnya bu pada sistem kearsipan

elektronik?

EV =Proses pemindahan arsip pada sistem kearsipan elektronik dengan

terlebih dahulu melakukan compress file Sisumaker kemudian

dipindahkan pada harddisk eksternal. Pemindahan arsip dalam bentuk

fisik dilakukan dengan memindahkan arsip dari tempat

penyimpanan/penataan aktif berupa filing cabinet ke unit kearsipan

masing-masing devisi pada Kanwil Sumut. Apakah masih banyak lagi

dek yang mau ditanyakan? Ibu haus istirahat sebentar gpp yah...

P = Oh iya bu silahkan bu, heheh..maaf ya bu pertanyaannya panjang

EV = Gpp dek tujuan kamu kesinikan agar semua pertanyaan kamu terjawab

(Istirahat sebentar......)

EV = Oke lanjut lagi pertanyaanya dek...

P =Iya bu bagaimana proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan

elektroniknya bu?

EV =Proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektronik

dilakukan dengan melakukan penghapusan (delete) pada file arsip di


Sisumaker. Namun, proses penghapusan tersebut belum pernah

dilakukan Adm. Selaku arsiparis di Subbag administrasi hingga saat

ini. Pemusnahan arsip pada arsip dalam bentuk fisik dilakukan dengan

rutin yang mana prosesnya dilakukan secara konvensional

berdasarkan Peraturan Permenkumham No 16 thn 2015dilakukan oleh

SKPD itu sendiri sedangkan pemusnahan arsip yang retensinya 10

(sepuluh) tahun atau lebih dilakukan oleh tim yang dibentuk oleh

Kakanwil. Tim tersebut terdiri dari SKPD pencipa arsip, BPAD, dan

arsiparis. Pemusnahan arsip dilakukan dengan terlebih dahulu

membuat daftar arsip usul pemusnahan arsip kepada Badan

Perpustakaan dan Arsip daerah (BPAD) yang mana BPAD merupakan

lembaga kearsipan daerah yang memiliki tugas dan fungsi di bidang

kearsipan yang mempunyai tugas pembinaan dan pengelolaan arsip di

daerah. Setelah BPAD menyetujui daftar arsip usul pemusnahan arsip,

yang telah data oleh bagian adm, umum dan pengolah TI sebagai unit

Subbag Adm, BPAD mengeluarkan surat persetujuan pemusnahan

yang bentuknya SK (Surat Keputusan) Kakanwil yang disertai daftar

arsip yang akan dimusnahkan.

P = Lalu bu untuk proses disposisinya gimana bu?

IS =Disposisi dengan sistem elektronik lebih cepat dan tepat, ya setelah

surat masuk itu diterima oleh pimpinan, maka pimpinan segera

mengirimkan surat kepada si penerima disposisi kemudian sipenerima

disposisi segera menindak lanjuti surat kemana surat ditujukan

P =Usaha apa ya bu kira-kira yang dilakukan dalam pemeliharaan arsip juga


yang elektronik bu?

IS =Selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa adanya aja

dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk menghindari

serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih apa adanya

lah.”dan untuk arsip secara elektronik pemeliharaan yang dilakukan

termasuk upgrade aplikasi

P =Apakah ada kendala yang dihadapi pada setiap proses dalam sistem


EV =Tidak ada kendala secara teknis yang dirasa menghambat dalam

setiap proses sistem kearsipan elektronik. Kendala mendasar yang

dihadapi hanya satu yaitu SDM (Sumber Daya Manusia). Keterbatasan

pengetahuan dan kemampuan pegawai menjadi kendala dalam sistem

kearsipan elektronik dan secara tidak langsung akan berpengaruh

dalam pekerjaan pengelolaan arsip. Juga terbatasnya anggaran untuk

mengadakan pelatihan penerapan kearsipan elektronik karna masih

surat yang dikelola dalam bentuk elektronik, untuk Tata Naskah Dinas

Elektronik belum sepenuhnya dilaksanakan.

P =Bagaimana solusi untuk mengatasi kendala yang menghambat proses

system kearsipan elektronik?

EV =Solusi dalam menghadapi kendala yang berkaitan dengan faktor

keterbatasan pegawai yaitu dengan memberikan pelatihan-pelatihan

teknis yang berkaitan dengan ilmu kearsipan itu sendiri maupun tentang

sistemnya, memberikan pengetahuan dan wawasan tentang computer

yang berkaitan dengan Sisumaker yang mengolah Tata Naskah Dinas,

dan menerapkan sistem tersebut dalam kegiatan sehari-hari yang

penerapannya tidak hanya dilakukan oleh satu unit kerja tetapi semua


unit kerja sehingga ada dorongan untuk mulai membiasakan segala

pekerjaan arsip dengan menggunakan Sisumaker tersebut.

P = Pertanyaannya sudah terjawab semua bu, saya ucapkan terimakasih

atas kesediaan ibu meluangkan waktunya, terimakasih sebanyak

banyaknya ya bu

ES = Ok dek Hati-Hati dijalan ya, Titip salam buat bu HS ya ( Kebetulan

Alumni mahasiswa Ilmu Perpustakaan USU)

P = Iya bu sekali lagi saya ucapkan terimakasih ya bu, saya pamit ya bu....

2. Hasil Transkip Wawancara Informan II


Sumut dengan pak IS selaku Divisi Bagian Umum. Berikut Hasil Wawancara

bersama beliau dengan keterangan


IS = Narasumber/Divisi bagian Umum

P = Selamat siang Pak...

IS =Iya dek selamat siang, silahkan duduk, Tujuannya kesini ada perlu

apa ya dek?

P =ini pak saya mau wawancara terkait penelitian saya dibidang kearsipan

elektronik, bisakah bapak bantu saya menjawab pertanyaan terkait

kearsipan ini pak?

IS =Silahkan dek mau bertanya apa, ya selagi bapak bisa jawab bapak

jawab...

P = Pak apakah ada pedoman atau dasar hukum, dalam sistem kearsipan

elektronik disini?


IS =Disini dek untuk khusus pedoman kearsipan elektronik belum ada tapi

untuk keseluruhan arsip mengikuti Permenkumham No.16 Tahun

2015Semua Kanwil Kemenkumham inilah pedomannya

P =Oh gitu ya pak, Lalu Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem

kearsipan elektronik pak?

IS =Untuk arsip elektronik yang dikelola masih sebatas surat masuk, surat

keluar, dan agenda, Untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik

sudah Ada Aplikasi pengarsipan tapi belum sepenuhnya dilaksanakan

atau diterapkan, jadi yang bpk jelaskan hanya pencatatan surat masuk

dan keluar saja ya... Nah untuk surat masuk yang mengelolanya Cuma

Bagian Adm Saja melalui Aplikasi pengarsipan elektronik yang

dinamakan Sisumaker, untuk mengoperasikannya ada Pasword dan

username yang harus diisi setelah berhasil login ya surat yang diterima

diinput kembali Sudah ada Naskah dinas atau format pada aplikasi

tinggal diisi disesuaikan dengan surat yang diterima tadi harus di scan

yadisimpan difolder atau map virtual nanti dilampirkan lagi pas

pengiriman secara online. Untuk Surat keluar itu setiap divisi bisa

membuatkannya, lalu dikirim untuk ditindak lanjuti yah begitulah

seterusnya.....

P = Lalu pak untuk proses distribusinya gimana pak?

IS =surat itu akan dikirimkan ke tujuan akan diberikan baik itu ke instansi

maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru empat UPT di

Kemenkumham yang bisa mengakses Sisumaker tersebut jadi apabila

surat itu surat biasa, rahasia, akan muncul dipilihan jenis surat setelah

itu baru dikirim sesuai tujuan surat

P = Untuk proses penyimpanannya gimana pak?

IS =Tadi proses pencatatan itu dek berbarengan sama penyimpanan

makainya tadi bapak ada bilang discan suratnya disimpan dalam

bentuk pdf difolder atau dimap nanti dionline kan untuk ditindak


lanjuti.

P =Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem

kearsipan elektronik Pak?

IS =Peminjaman arsip diperbolehkan tapi bagi yang berkepentingan saja ,

misalnya divisi A meminjam divisi si B Tapi tidak diluar Kanwil dan jika arsip

dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil Sumut akan meminta

peminjam untuk mengembalikan arsip melalui panggilan telepon.

P = Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem

kearsipan elektroniknya pak?

IS =Pada aplikasi pengarsipan tadi dek itu udah tersistem jadi dapat

kita pantau apakah surat sudah dibaca atau belum dan apakah

sudah ditindaklanjuti dapat kita lihat dek.

P =Oh begitu ya pak, terus pak Bagaimana proses penyusutan arsip

pada sistem kearsipan elektronik?

IS =Dasar hukum dalam proses penyusutan arsip adalah Undang-

Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 28 Tahun

2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009,

Permenkumham No. 16 Thn 2015.

P = Bagaimana proses penilaian arsipnya pak?

IS =Proses penilaian arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Di

dalam jadwal retensi arsip telah ditetapkan jangka waktu

simpan/masa simpan arsip aktif, menjadi arsip in-aktif, dan jangka

waktu arsip harus dimusnahkan.

P =Bagaimana proses pemindahan arsip elektroniknya pak?

IS =Melakukan compress file Sisumaker terlebih dulu kemudian


dipindahkan pada harddisk eksternal. Pemindahan arsip dalam

bentuk fisik dilakukan dengan memindahkan arsip dari tempat

penyimpanan/penataan aktif berupa filing cabinet ke unit kearsipan

masing-masing devisi.

P =Bagaimana dengan proses disposisinya pak?

IS =Penerima disposisi menerima disposisi menindaklanjuti disposisi,atau

melaksanakan disposisi jika itu surat keluar maka diikuti dengan alur

surat keluar,

P =Lalu pak bagaimana proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan

elektroniknya?

IS =Proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektronik

dilakukan dengan melakukan penghapusan (delete) pada file arsip di

Sisumaker. Sejauh ini belum ada dilakukan, kalo yang fisik ya kembali

ke permenkumham tentang pemusnahan arsip dilingkungan Kanwil

Kemenkumham.

P = apa usaha yang dilakukan dalam memelihara arsip elektroniknya pak?

IS =Kalo untuk yang elektronik kita instal anti virus, untuk yang arsip

konvensional belum ada paling dikasih kapur barus ya untuk berkas

yang ditumpuk digudang.

P = Apakah ada kendala yang dihadapi pada setiap proses dalam sistem


IS =Kendala mendasar yang dihadapi hanya satu yaitu SDM (Sumber

Daya Manusia). Keterbatasan pengetahuan dan kemampuan pegawai

tentang ilmu komputer menjadi kendala dalam sistem kearsipan


elektronik, serta belum terbiasanya pegawai dengan pengarsipan

elektronik, setiap Pengguna memiliki username dan pasword tapi belum

semua UPT menggunakannya.



IS =Untuk mengatasi kendala tersebut, solusinya dengan memberikan

pelatihan-pelatihan teknis dan pengetahuan seputar sistem kearsipan

elektronik. Pelatihan yang diberikan tidak hanya pada pelatihan-

pelatihan yang memang sengaja diagendakan tapi juga pelatihan antar

pegawai dalam bentuk pendampingan dari arsiparis. Selain itu, solusi

untuk mengatasi kendala yang menghambat dengan melakukan

apresiasi/approach kepada unsur pimpinan. Caranya dengan

memasukkan hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan pimpinan,

seperti menu ”agenda pimpinan”. Serta dengan melakukan pendekatan

sebagai upaya memberikan pemahaman kebermamfaatan sistem

kearsipan elektronik tersebut.

P =Baiklah pak wawancaranya sudah selesai saya mengucapkan

terimakasih banyak atas kesempatan dan waktu yang bapak luangkan

IS =Ok dek, semoga nilai penelitiannya bagus ya......

P = Iya pak terimakasih ya pak, saya permisi dulu ya pak

3. Hasil Transkip Wawancara Informan III


Sumut dengan pak AP selaku Divisi Bagian TI. Berikut Hasil Wawancara


bersama beliau dengan keterangan


AP = Narasumber/Divisi bagian Umum

P = Selamat siang Pak...

AP =Iya dek selamat siang, Ingin bertemu dengan saya kah dek?

P = iya pak, begini pak saya mau wawancara terkait penelitian saya

dibidang kearsipan elektronik, bisakah bapak bantu saya menjawab

pertanyaan terkait kearsipan elektronik ini pak?

AP = Silahkan duduk dulu ya dek , apa itu pertanyaanya

P = apakah ada pedoman atau dasar hukum, dalam sistem kearsipan

elektronik disini pak?

AP = ada dek tapi untuk keseluruhan arsip mengikuti Permenkumham

No.16 Tahun 2015 Tentang kelola arsip diwilayah Kemenkumham.

P =Oh gitu ya pak, Lalu Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem


AP =Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk

diterima. Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan surat.

Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju, lampiran, dan

sifat surat. Setelah itu, pengarahan surat bisa kepada Plt

pemasyarakatan, unit Plt.keimigrasian, unit pelayanan hukum dan Ham

. Setelah menentukan unit pengolah dilakukan pengklasifikasian surat

berupa pemberian kode surat berdasarkan kode klasifikasi arsip.

Setelah proses pengklasifikasian surat, surat dicatat dalam form kartu

kendali yang ada di Sisumaker

P = Bagaimana dengan proses distribusinya pak?

AP =Ya distribusi, nanti kan muncul di menu halaman distribusi ketika

login di aplikasi maka distribusi surat diklik kepada siapa surat


ditujukan, apa yang diminta disitu ya diisi saja disesuaikan sama surat

asli tadi, pemakaiannya gampang kok seperti email kurang lebih

P = Bagaimana proses penyimpanannya pak?

AP =Proses pencatatan itu dek bersama- sama dilakukan dengan

penyimpanan makainya Sebelum login discan suratnya disimpan dalam

bentuk pdf difolder atau dimap nanti ketika akan login pada aplikasi

maka surat kembali harus dilampirkan seperti kondisi surat baru

sampai.

P =Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem

kearsipan elektronik Pak?

AP =Peminjaman arsip diperbolehkan bagi yang berkepentingan saja, Tapi tidak

diluar Kanwil dan jika arsip dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil

Sumut akan meminta peminjam untuk mengembalikan arsip melalui

panggilan telepon.

P = Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem

kearsipan elektroniknya pak?

AP =Pada aplikasi pengarsipan ini dek bisa dipantau apakah surat

sudah dibaca atau belum dan apakah sudah ditindaklanjuti dapat

diketahui oleh sipengelola surat.

P =Oh begitu ya pak, terus pak Bagaimana proses penyusutan arsip

pada sistem kearsipan elektronik?

AP =Dasar hukum dalam proses penyusutan arsip adalah Undang-

Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 28 Tahun

2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009,

Permenkumham No. 16 Thn 2015.

P = Bagaimana proses penilaian arsipnya pak?


AP =Proses penilaian arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Di

dalam jadwal retensi arsip telah ditetapkan jangka waktu

simpan/masa simpan arsip aktif, menjadi arsip in-aktif, dan jangka

waktu arsip kapan arsip tersebut harus harus dimusnahkan.

P =Bagaimana dengan proses pemindahan arsip elektroniknya pak?

AP = Terlebih dulu compress file sisumaker kemudian dipindahkan pada

harddisk eksternal. Pemindahan arsip dalam bentuk fisik dilakukan

dengan memindahkan arsip dari tempat penyimpanan/penataan aktif

berupa filing cabinet ke unit kearsipan masing-masing devisi.

P =Lalu pak bagaimana proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan

elektroniknya?

AP =Pada sistem kearsipan elektronik dilakukan dengan melakukan

penghapusan (delete) pada file arsip di Sisumaker. Sejauh ini belum

ada dilakukan, kalo yang fisik ya kembali ke permenkumham tentang

pemusnahan arsip dilingkungan Kanwil Kemenkumham Jika masa

retensi arsip sudah habis maka dilakukan pemusnahan.

P =Bagaimana dengan proses disposisinya pak?

AP =Seperti yang saya jelaskan sipenerima menindaklanjuti disposisi,atau

melaksanakan disposisi jika surat keluar ya diikutilah alur surat keluar,

isian disposisi kan terekam dalam database maka, akan otomatis akan

diteruskan untuk ditindaklanjuti.

P = Apakah ada kendala yang dihadapi pada setiap proses dalam sistem


AP =Kendala Untuk teknis tidak ada sejauh ini karena Dengan adanya


Sisumaker maka pencarian arsip tidak lagi dilakukan secara

konvensional dengan mencari satu persatu arsip. Pencarian arsip bisa

dilakukan dengan hanya menuliskan subjek atau objek arsip kemudian

kita gunakan ”search” maka arsip yang kita cari akan segera

ditemukan keberadaannya tanpa harus mencari dengan kartu kendali.

Namun yang mendasar yang dihadapi hanya satu yaitu SDM (Sumber

Daya Manusia), juga keterbatasan dana.



AP = Ya masalah utk teknis tadikan tidak ada, namun utk keterbatasan

SDM pelulah dilakukan pelatihan- pelatihan mengenai pengarsipan

elektronik dengan aplikasi sisumaker ini.

P =Apa yang dilakukan untuk memelihara arsip elektronik ini pak juga

arsip konvensional

AP = Ya untuk arsip elektronik karna menggunakan sistem maka perlu

mengupgrade software ,pembersihan dari virus-virus minimal sekali

dua bulan supaya file yang disimpan tetap aman.

P =Oke pak terimakasih banyak buat kesempatan waktu yang bapak

luangkan, wawancaranya sudah selesai saya mengucapkan terimakasih

banyak pak

AP =Ok dek,......

P = Iya pak terimakasih ya pak, saya permisi dulu ya pak
