cara menyimpan arsip dinamis dengan sistem berkas cara

Anita's Personal Blog | Cara Menyimpan Arsip Dinamis dengan Sistem BerkasCopyright anita handayani [email protected]://anitanet.staff.ipb.ac.id/cara-menyimpan-arsip-dinamis-dengan-sistem-berkas/

Cara Menyimpan Arsip Dinamis dengan Sistem BerkasCara Menyimpan Arsip Dinamis dengan Sistem Berkas (PEMBERKASAN ARSIP AKTIF)

Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum'at pagi tanggal 14 November 2014yang baru lalu. Yang menjelaskan tentang Pemberkasan arsip ini bernama Novi Elita, yaitu arsiparis yang sehari-harinyabertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6. Saya senang sekali karena diterimadengan baik dan ramah.

Berikut saya sajikan cara penyimpanan berkas arsip dinamis (arsip aktif) yang dilakukan oleh Direktorat Kearsipan Pusat ANRIyang patut kita contoh karena penyimpanan arsipnya ada dalam satu berkas yang bercerita dari awal sampai akhir arsip itutercipta.

Alur Pengurusan Surat Menjadi Arsip:

page 1 / 29


Alur Pemberkasan:

page 2 / 29


page 3 / 29


Cara Menyimpan Arsip Dinamis (Arsip Aktif) dengan Sistem Berkas: (Cara Memberkaskan Arsip)

1. Surat2 yang akan di berkas kan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan2. Jika ada surat2 yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip. Setiap berkas beri nomor urut

page 4 / 29


page 5 / 29


page 6 / 29


page 7 / 29


3. Sebaiknya dalam satu map berisi 1 berkas. Perhatikan gambar dibawah ini Berkas ke 1 tulis tab nya seperti ini:

page 8 / 29


4. dan Berkas ke 2 tulis tab nya seperti ini:

5. dan seterusnya6. Perhatikan di ujung kiri atas tab dituliskan nomor berkasnya

page 9 / 29


Note: Setiap menuliskan judul tab jangan lupa sisipkan kata2:

..... Sub-sub Masalahnya .....Nomor Kalisifikasi + Judul Sub-sub Masalahnya + NamaBerkas

Dalam hal ini Sub-sub Masalahnya adalah Jadwal Retensi Arsip7. Di depan berkas kita beri sekat kelompok tersier yang berisi Sub-sub Masalah

Biasanya sekat kelompok tersier berwarna merah. Disini di contohkan Sub Masalah nya adalah PK 03 09 Jadwal Retensi Arsip (JRA)

page 10 / 29


page 11 / 29


8. Di Depan nya lagi kita beri sekat kelompok sekunder yang berisi Sub Masalah. Sekat kelompok Sekunder uu mempunyaitab ditengah (atau lebih kekanan daripada Sekat Kelompok Primer). Biasanya sekat kelompok sekunder primer berwarna hijau. Disini di contohkan Sub Masalah nya adalahPK 03 Konsultasi Supervisi dan Implementasi Sistem Kearsipan

page 12 / 29


9. Dipaling depan kita beri sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada ujung kiri. Kelompojk primer ini berisiPokok Masalah. Biasanya sekat kelompok primer berwarna putih. Disini di contohkan Pokok Masalah nya adalah PK Pembinaan Kearsipan

page 13 / 29


Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain,sesuai dengan pengelompokan masalah pada KLASIFIKASI ARSIP.Sekat atau guide ini terbuat dari karton tebal tujuannyaagara dapat berdiri tegak dan memiliki bagian yang meninol yang disebut TAB.

10. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map gantung arsip seperti ini:

page 14 / 29


11. Setelah itu baru masukkan ke filling cabinet

page 15 / 29


12. Perhatikan setiap Filling Cabinet diberi nama

page 16 / 29


page 17 / 29


13. Begitu juga lacinya diberi nama

page 18 / 29


14. Setiap tahun kita buat daftar isi setiap laci, letakkan daftarnya di paling depan

page 19 / 29


15. Dalam contoh inni, judul bukunya adalah:

DAFTAR ARSIP AKTIF, DIREKTORAT KEARSIPAN PUSAT, TAHUN ANGGARAN 2011

page 20 / 29


16. Tabel Daftarnya seperti ini:

page 21 / 29


17. Tabel Daftar Arsip Aktif tsb bila dibesarkan jadi seperti ini: (Ini untuk menjawab pertanyaan Pak Setyo Edy Susanto: Perhatikan disini bahwa Nomor Berkas kembali ke nomor 1 di setiap Klasifikasi Anak yang berbeda, demikian jugadengan Nomor Isi Berkas kembali ke nomor 1 di setiap Berkas yang berbeda). Judul berkas disesuikan dengan RKATyang dibuat setiap tahun. Dalam satu berkas sebaiknya mempunyai kode klasifikasi yang sama, misalnya suratundangan diklat, klasifikasinya bukan TU tapi DL karena undangannya nya adalah undangan diklat)

page 22 / 29


page 23 / 29


page 24 / 29


page 25 / 29


18. Isinya dalah sebagai berikut: DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN 2013: 1. Kode Klasifikasi/Indeks 2. Uraian Informasi Berkas 3. Nomor Berkas 4. JULAH 5. Nomor Isi Berkas 6. URAIAN 7. KURUN WAKTU 8. Tngkat Perkembanga 9. JUMLAH 10. Lokasi Filling Cabinet II (Ini adalah contoh buku daftar pada Filling Cabinet nomor II)

page 26 / 29


19. Arsip dinamis (arsip aktif) disimpan di ruangan yang diberi Nama Central File

page 27 / 29


page 28 / 29


20. Setelah arsipnya menjadi in-aktif maka pindah kan ke kotak arsip

21. Selesai.

Copyright © Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id)

page 29 / 29

http://anitanet.staff.ipb.ac.id

cara menyimpan arsip dinamis dengan sistem berkas cara

Documents