Pola Jurnal Khusus Penjualan dan Penerimaan Kas pada HotelKelompok : 5

Made Hardy SuardinathaNi Luh Gede Krisna DewiNyoman Tri Nurasta Amerta JayaPutu Delsi Nia SarcaI Gusti Putu Mira WiantiVazria Ulfa LiandiniNi Nyoman Trysedewi MahaputriUsaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar (Rooms Revenue), penjualan makanan dan penjualan minuman (Food and Beverage Revenue), dimana di satu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya menjual barang.

Perputaran penjualan di hotel terjadi relatif cepat, walaupun dalam jumlah nominal yang relatif kecil. Oleh karena itu, diperlukan sistem pengendalian penjualan yang memadai.

Jurnal penjualan merupakan salah satu dokumen akuntansi yang membantu menelusuri penjualan harian hotel. Jurnal penjualan di hotel ditangani khusus oleh fungsi yang menangani penjualan, yang biasanya disebut Income Auditor. JURNAL KHUSUS PENJUALAN PADA HOTELSeperti halnya pada jurnal khusus lainnya, jurnal penjualan pada hotel menerapkan prinsip dasar akuntansi seperti debet = kredit. Pada jurnal penjualan debet adalah piutang, sedangkan kredit adalah penjualan. Fungsi pengendalian internal dan internal cek oleh fungsi Income Auditor biasanya dilakukan bila terjadi perbedaan laporan antara fungsi Front Office dengan Housekeeping, dan perbedaan laporan antara kas yang seharusnya disetor dengan jumlah kas yang sebenarnya disetor oleh kasir (Front Office Cashier dan Cashier Outlet). Contoh desain pola dan isi dari jurnal penjualan pada hotel adalah sebagai berikut:

Bulan : Mei 2007

BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENJUALANPenjualan KamarPenjualan Makanan dan MinumanReservationFront officeBellboyRoomboyHousekeepingNight AuditIncome AuditorBagian kreditAccount ReceivableWaiter/WaitressKasirKitchenIncome AuditorBagian kreditAccount receivableDOKUMEN YANG DIGUNAKANPenjualan KamarPenjualan Makanan dan MinumanRestaurant and Bar OrderRestaurant and Bar Check/BillRestaurant and Bar Summary of SalesRemittance of fundGuest billForm AReservation formRoom count sheetRoom sales recapitulationRemittance of fundPROSEDUR PENJUALANProsedur Penjualan Kamar

Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu ataupun melalui agen perjalanannya kebagian reservation yang selanjutnya akan membuat reservation form (RF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu, kemudian mendistribusikan form tersebut ke pihak FO, Roomboy, Housekeeping dan kredit sebagai informasi.Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan mencocokkannya dengan salian RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani form A lalu memanggil bellboy dan memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk mengantar tamu.Setelah tamu kekamar, FO akan membuatkan bill untuk tamu tersebut, kemudian memasukkannya pada rak untuk masing-masing kamar yang ada di FO.FO mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian kamar pada bill, dan membuat room sales recapitulations (RSR), kemudian memasukkan hasil penjualan dan RSR ke remittance of fund (ROF).FO mengirim form A asli sebagai laporan kepihak kepolisian, dan mengarsip salinannya.

PROSEDUR PENJUALANProsedur Penjualan Kamar

Pada tengah malam night audit akan mengecek kembali hasil kerja FO pada hari tersebut.Keesokan harinya ROF akan dikirim ke back office dan diterima oleh income audit, yang selanjutnya akan mencocokkan kembali dan memilahnya, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan ke general cashier, dan untuk sisanya diserahkan ke account receivable.Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan membuat daily of sales sebagai informasi kepada pihak manjemen tentang tingkat penjualan kamar, makanan dan minuman, dan pendapatan lain, serta informasi tingkat hunian dan informasi lain dalam hari kemarin.Account receivable akan melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak agen perjalanan.

PROSEDUR PENJUALANProsedur Penjualan Makanan dan MinumanTamu datang ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk oleh waiter, yang selanjutnya menyodorkan menu dan menyiapkan restoran and bar order (RBO), serta mencatat setiap order tamu pada RBO.RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang diminta, dan ke kasir outlet untuk menyiapkan restoran and bar bill (RBB).Setelah selesai, tamu akan menyelesaikan pembayaran di kasir, jika tamu tidak membayar tunai, maka tamu akan diminta untuk menandatangani RBB untuk nantinya dikirim ke FO agar diposting ke bill tamu.Pada akhir shift, kasir membuat restoran and bar summary of sales (RBSS) dan memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF, kemudian menitipkannya pada safe deposit box yang ada di FO, untuk dikirim ke back office pada keesokan harinya.

LAPORAN YANG DIHASILKANPenjualan Kamar1Penjualan Makanan dan Minuman2Daily of Sales3Sumber-sumber penerimaan kas hotel terdiri dari penjualan tunai untuk jasa-jasa yang ditawarkan (kamar, makanan, minuman, cucian dan komunikasi), pengutipan piutang atau pembayaran rekening city ledger, dan penerimaan tunai dari pendapatan lain-lain.

Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet, hasil penjualan yang diterima front office saat tamu check out, dan hasil pengumpulan piutang dari agen. JURNAL KHUSUS PENERIMAAN KAS PADA HOTELContoh desain pola dan isi dari jurnal penerimaan kas pada hotel adalah sebagai berikut:

Bulan : Maret 2007

BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENERIMAAN KASPenjualan KamarPenjualan Makanan dan MinumanFront Office CashierNight audit Income Audit General CashierCashier outletNight audit Income audit General cashier Pengumpulan Piutang dari Travel AgentAccount receivable CollectorGeneral cashier PenerimaanUang MukaReservation Front office cashierNight audit Income AuditGeneral cashier DOKUMEN YANG DIGUNAKANPenjualan KamarPenjualan Makanan dan MinumanGuest billRoom Sales RecapitulationRemittance of FundRestaurant and Bar BillRestaurant and Bar Summary of SalesRemittance of FundPengumpulan Piutang dari Travel AgentGuest billReservation FormAgent VoucherInvoiceCash ReceiptPenerimaanUang MukaCash ReceiptReservation Form

Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman, dan Outlet LainnyaPada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office,yang selanjutnya akan di cek olehnight audit.Keesokan harinya, semua ROF diserahkan keincome audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari AgenAccount receivableakan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher,dan lain-lain), dan menyiapkan cash receipt.Account receivable akan meminta persetujuan darihead departemen,kemudian memberikan data tersebut pada collectoruntuk melakukan penagihan kepada agen.Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian collector akan menginformasi-kan pada account receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.

Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang MukaSuatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkancash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan me-masukkannya dalam ROF bersama-sama dengan dokumen hasil penjualan kamar lainnya.Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas hotel.Pada esok harinya,general cashierakan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier akan menginfor-masikan pada account receivable akan adanya pembayaran uang muka tersebut.LAPORAN YANG DIHASILKANGeneral Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat olehgeneral cashierpada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.SESIDISKUSI