8-penyusutan arsip dalam konteks manajemen mpi. arsip... · minimnya anggaran pengelolaan arsip...

Download 8-PENYUSUTAN ARSIP DALAM KONTEKS MANAJEMEN mpi. ARSIP... · Minimnya anggaran pengelolaan arsip 8.…

Post on 05-Mar-2019

222 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

12/2/2016

1

PENYUSUTAN ARSIP DALAM KONTEKS

MANAJEMEN ARSIP DINAMISJ

(suatu tinjauan konsep baru

UU No. 43 Tahun 2009 dan

PP No : 28 tahun 2012)

PERMASALAHAN ARSIP

1. Penumpukan arsip di unit kerja2 A i ktif d i i ktif ih j di t2. Arsip aktif dan arsip inaktif masih menjadi satu3. Arsip inaktif belum tertata (tidak ada daftarnya)4. jarang l melakukan pemindahan arsip ke record

centre5. penyusutan arsip yang tidak sesuai prosedur6. tidak ada staf yang ditugaskan mengelola arsip7. Minimnya anggaran pengelolaan arsip8. peralatan yang belum memadai9. Belum ada perhatian pimpinan

2

Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan( psl 31, PP 28 / 2012)

a. penciptaan arsip; b. penggunaan arsip; c. pemeliharaan arsip; dan d. penyusutan arsip.

Apa yang terjadi, jika tidak ada

PROGRAM PENYUSUTAN ARSIP ?

12/2/2016

2

4

ARSIP KACAU (belum 3-D : dipilah, ditata , dinilai))

12/2/2016

3

Arsip semraut di Ruang Kerja

SEANDAINYA Program PENYUSUTAN ARSIPPENYUSUTAN ARSIP dapat dilakukan secara

reguler ???reguler ???

12/2/2016

4

ARSIP DI UNIT KERJA (setelah dipilah, ditata, dinilai)

Mengapa tidak melakukan penyusutan ?1. Takut menyusutkan, lebih baik disimpan

daripada dimusnahkan .daripada dimusnahkan .2. Belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA),

sehingga tidak akan dilakukan penyusutan, kalau belum memiliki JRA.

3. Pengetahuan tentang prosedur atau caramenyusutkan arsip masih minim (khususnyauntuk pegawai atau pejabat baru)

12/2/2016

5

PENYUSUTAN ARSIP ..(UU No. 43 /2009, Psl 1 (23)

kegiatan pengurangan jumlah arsipdengan cara pemindahan arsipinaktif dari unit pengolah ke unitkearsipan, pemusnahan arsip yangtidak memiliki nilai guna, dang ,penyerahan arsip statis kepadalembaga kearsipan

Penyusutan Arsip(PP 28 /n 2012)

kegiatan pengurangan jumlah arsipdengan cara pemindahan arsipinaktif dari unit pengolah ke unitkearsipan, pemusnahan arsip yangtidak memiliki nilai guna, dang ,penyerahan arsip statis kepadalembaga kearsipan

PENYUSUTAN ARSIP

Dapat dilakukan dengan 2 cara :1. Penyusutan dengan JRA2. Penyusutan tanpa menggunakan JRA

yaitu menyusutkan dengan melalui suatuproses PENILAIAN (apraisal) ARSIP.

GAMBARAN UMUMTENTANG

JRA

12/2/2016

6

JADWAL RETENSI ARSIP

daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangkakt i t t i j i iwaktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,

dan keterangan yang berisi rekomendasitentang penetapan suatu jenis arsipdimusnahkan, dinilai kembali, ataudipermanenkan yang dipergunakan sebagaipedoman penyusutan dan penyelamatan arsip(UU Nomor: 43 Tahun 2009, Pasal 1 (22)

Contoh

Jadwal Retensi Arsip

NO Jenis/seri arsipJangka waktu simpan

KeteranganAktif Inaktif

I. 1.

2.

HUKUM

Produk hukuma. Peraturan Perundangan yang

mengatur instansib. Produk hukum internal

Dokumentasi hukum

1 tahunStl tidak berlaku

1 tahun

4 tahun

4 tahun

Permanen

22

3.Kontrak/ perjanjian

1 tahun Stl tidak berlaku

1 tahun Stl tidak berlaku

4 tahun

9 tahun

Musnah

Dinilai kembali

Jenis jenis JRA (yang sudah standar)

JRA Keuangan(Perka ANRI No. 07/2007)( )

JRA Kepegawaian(Perber ANRI dan Ka. BKN No. 05/2007 dan No.

41/2007 )

JRA F ilit tif N KJRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian

(Perka ANRI No. 12/2009)

Psl 48, UU No. 43 /2009:

a.Lembaga negara, pemerintahan daerah,ti i i t BUMN d / tperguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau

BUMD wajib memiliki JRA.b. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditetapkan oleh pimpinan lembaganegara, pemerintahan daerah, perguruantinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

12/2/2016

7

Pengesahan/penetapan JRA

a. Perguruan Tinggi = Peraturan Rektorb. Pemerintah Provinsi = Peraturan Gubernurc. Pemerintah Kabupaten = Peraturan Bupatid. Pemerintah Kota = Peraturan Walikotae. Kementerian = Peraturan Menterif. LPSK = Peraturan Ketuag. Komhan Ham = Peraturan Ketua Komnas HAM

Pasal 47, UU No. 43/ 2009

a.Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.

b.Penyusutan arsip yang dilaksanakanberdasarkan JRA dengan memperhatikankepentingan pencipta arsip serta kepentinganmasyarakat bangsa dan negaramasyarakat, bangsa dan negara

Unsur JRA :

a. Jenis/series arsipb J k kt i ( t i)b. Jangka waktu penyimpanan (retensi)

1. retensi aktifumur/usia berkas di ruang kerja (unit pengolah)

2 retensi inaktif2. retensi inaktifumur/usia berkas di ruang arsip (record centre)

Retensi aktif dan inaktif

di Unit kerja di unit kearsipan1 tahun 2 tahun Musnah

12/2/2016

8

d. Keterangan :- Permanen,

berkas/arsip disimpan selamanya karenamemiliki nilai kesejarahan

- Musnahberkas/arsip yang dimusnahkan, setelahdisimpan beberapa lama dan tidak memilikinilaiguna

- Dinilai kembali, Di il i l t l h b b lDinilai ulang setelah beberapa lama, keputusan jalan tengah antara musnah ataupermanen

Bagaimana menentukan umur (retensi)arsip ?

a. Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usiab. Umur atau usia 1 berkas berbeda dengan

berkas lain, tidak dapat disama-ratakan,c. Umur atau usia berkas, dalam istilah

kearsipan disebut dengan RETENSI atau JANGKA WAKTU PENYIMPANAANJANGKA WAKTU PENYIMPANAAN

d. Penentuan umur/usia/retensi berkas, tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS

JADWAL RETENSI ARSIP

JANGKA SIMPANNO JENIS/SERIES ARSIP (RETEnSI) KETERANGAN

AKTIF INAKTIF1 2 3 4 5

I. UMUM1. Pengumuman 1 tahun - Musnah2. Surat Undangan 1 tahun - MusnahII. PERLENGKAPAN3. Berkas pengadaan ATK 1 tahun setelah diaudit 1 tahun Musnah4. BPKB Kendaraan dinas Selama masih berlaku - Dinilai kembali5. Sertifikat gedung Selama masih berlaku - Permanen6. Faktur pembelian AC 1 tahun setelah diaudit 1 tahun musnahIII. KEPEGAWAIAN7. Surat lamaran yang ditolak 1 tahun 2 tahun Musnah8. Berkas mantan Kepala BPKP 1 tahun setelah SK terbit 4 tahun PermanenIV. PENGAWASAN

9. Pengaduan masyarakat1 tahun setelahditindaklanjuti 4 tahun Musnah

10.LHP1 tahun setelahpemeriksaan 4 tahun Permanen

SELAMAT BERLATIH

MELAKUKAN PENYUSUTAN MENGGUNAKAN JRA

12/2/2016

9

PENYUSUTAN TANPA JRAPENYUSUTAN TANPA JRAMELALUI SUATU PROSES

PENILAIAN ARSIP

INDIKATOR MENILAI ARSIP

a. Nilaiguna arsipb. Bobot informasic. Frekuensi penggunaan/kurun waktud. Peraturan perundangan terkaite. Dampak hukum

NILAIGUNA : A L F R E I DAdministrationLegalLegalFinancial NILAIGUNAResearch PRIMER

EvidentialInformational NILAIGUNA ddocumentation SEKUNDER

Makin banyak nilaiguna, maka makin penting arsip ybs

Menilai arsip dalam rangka untuk penyusutan arsip, berdasarkan bobot informasi/kepentingan

organisasi

12/2/2016

10

Arsip biasa - disimpan SESAAT(maks 1 tahun di Unit kerja)

Arsip penting - disimpan BEBERAPA LAMA2 th (1 th aktif, 1 th inaktif) ( , )3 th (1 th aktif, 2 th inaktif)4 th (2 th aktif, 2 th inaktif)

(1 th aktif, 3 th inaktif)

arsip sangat penting disimpan selamanya

i b il i j h di i+ arsip bernilai sejarah disimpan permanen

Surat biasa- Surat yg tidak perlu dijawab- Surat yg hanya bersifat

informasional/ memberitahukan- Surat yg ketika hilang tidak

mengganggu jalannya organisasi

Surat pentingCiri-ciri:- Surat yang harus dijawab- Surat yg berisi kebijakan pimpinan- Surat yg ketika hilang, dapat

menghambat kegiatan kantor

Berkas/Surat sangat penting Ciri-ciri :

- surat yg informasinya hanya dapatsurat yg informasinya hanya dapat diketahui oleh pimpinan

- surat yang ketika hilang, tidak dapat digantikan

- Surat yg menyertai barang/benda- Surat yg berisi kebijakan strategis

organisasi

12/2/2016

11

Berkas/Surat bernilai sejarah Ciri-ciri :

- surat berisi program kerja andalansurat berisi program kerja andalan dan program tahunan

- berkas pejabat/mantan pejabat- berkas bencana alam- berkas bantuanberkas bantuan - opini masyarakat- perintis kemerdekaan- berkas pahlawan nasional

Menilai arsip berdasarkanFREKUENSI PENGGUNAAN/

Kurun waktu

Arsip aktif adalah .. arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerustinggi dan/atau terus menerusArsip Inaktif adalah . arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

- Frekuensi penggunaan > 10 kali /tahun = AKTIF- Frekuensi penggunaan < 10 kali /tahun = INAKTIF

- 3 tahun terakhir (2010,2011,2012) = AKTIF- 3 tahun kebelakang (2009,2008) = INAKTIF

12/2/2016

12

ARSIP AKTIF, ciri-ciri .

Masih sering diperlukan untuk mendukung k i t h i h ikegiatan sehari-hari

Disimpan di ruang kerja Th. Masih baru (2012,2011, 2010), tetapi tidak

selalu Menggunakan filing kabinet atau ordner Menggunakan filing kabinet atau ordner Jika hilang dapat menghambat perkerjaan

ARSIP INAKTIF, ciri ciri .

Sudah jarang digunakan untuk mendukung k i t h i h ikegiatan sehari-hari

Disimpan di ruang arsip Th. Sudah lama (2009, 2008, 2007, dst,

tetapi tidak selalu Menggunakan boks arsip Jika hilang dapat menghambat perkerjaan