PENGURUSAN SURAT (Rusidi) Arsiparis Kantor Arsip Daerah Prov. DIY

Penyusutan Arsip

Oleh:Anna N. Nuryani

BIODATANAMA : ANNA N. NURYANI , DRAJABATAN : ARSIPARIS MADYA/IVBALAMAT : GRAHA PRIMA S. 3, KASIHAN, BANTUL KELUARGA : BERSUAMI DENGAN 3 ANAKRIWAYAT PEK. : - ARSIP NASIONAL RI - KAD PROVINSI DIY - BPAD DIY 2Harapan .........Bapak/Ibu mengetahui, memahami, dan dapat melaksanakan penyusutan Arsip dengan peraturan yang berlakuDasar pelaksanaan penyusutan

1. UU 43/092. PP 28/123. Perka ANRI 25/123. JRA4. SE 02/1983

Sumber Materi .........Undang-Undang 43/2009Peraturan pemerintah 28/2012Perka Anri 25/2012Pergub DIY 75/2013

Proses Terciptanya ArsipVisi-Misi/TupoksiProses Adm/TransaksiArsipProgram & KegiatanSKPDBahan Pengb Kept/Pertanggungjawaban,Bukti keg/transaksiMemori organisasi, Sumber informasi.MasyarakatKewajiban pengelolaan arsipSKPDLKD1. Penciptaan2. Penggunaan3. Pemeliharaan4. Penyusutan

1.Mengel ola arsip Inaktif retensi min 10 2.Menyimpan arsip statisSDM, Prasarana dan Sarana, anggaranSKPD/LKDSDMSaranaPenyimpananPengendalianPej StrkturalBid Kearsipan ArsiparisPej Fungs UmumBid KearsipanRC/DepoPerencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan evaluasi,Pengelolaan sumber daya kearsipan. S1 Kearsipan/non tapi pernah Diklat Kearsipan Pejb Fungsional Umum Bid KearsipanPejb Struktural Bid Kearsipan SDM KearsipanArsiparis Jabtn yg mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggungjawab dan wewenang utk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan (Perat Kepala Badan Administrasi Negara (BKN) No 3 Tahun 2013 tentang Kamus Jabatan Fungsional Umum PNSWajib ada 88PenyusutanArsipJumlah selalu bertambahNilai kegunaan menurunUU 43/09PP 28/12Perka ANRI 25/12SE 02/1983

PenyusutanKegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip

Penyusutan dan TujuannyaKegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip, dengan tujuan P3 : 1. Penghematan2. Peningkatan 3. Penyelamatan

Kewajiban PenyusutanSKPDLKDMemindahkan internMemindahkan ekstrenMemusnahkan , 10 thMenyerahkan statisMemusnahkan arsip retensi minimal 10 th/>Unit PengolahUnit KearsipanPenyusutan di SKPDPemindahan arsip inaktifUnit Kearsipan Unit Pengolah Tanggungjawab Kepala UPYang dipindahkan semua arsip inaktifArsip dalam bentuk teratur Disertai daftar arsip dan berita acara Menerima dan memverifikasiMenandatangani berita acaraMenyimpan arsip

menyeleksi arsip yang 10 th.Membuat daftar yang 10 tahunMebuat berita acaraMemindahkan ke LKDLKDProsedur Pemindahan dari UP ke UKUnit Pengolah menyeleksi arsip yang sudah memasuki masa inaktif berdasarkan JRA dan membuat daftar arsip inaktif, PPA menilai arsip inaktif dan ditandatangani oleh Kepala Unit PengolahArsip dimasukan ke dalam boks arsipUP memberitahukan ke UKUP membuat BA pemindahan UP memindahkan arsip inaktif ke UKUK menerima arsip dari UP dan mengecek kesesuaian antara daftar arsip dan arsipUP dan UK menandatangani Berita Acara Pemindahan UK menyimpan arsip inaktif UP dan UK menyimpan berita acara dan daftar arsip inaktif.

Prosedur Pemindahan dari SKPD ke LKDUnit Kearsipan menyeleksi arsip yang retensi minimal 10 th dan sudah memasuki masa inaktif berdasarkan JRA dan membuat daftar arsip inaktif, PPA menilai arsip inaktif dan ditandatangani oleh Kepala SKPDArsip dimasukan ke dalam boks arsipSKPD memberitahukan ke LKDSKPD membuat BA pemindahan SKPD memindahkan arsip inaktif ke LKDLKD menerima arsip dari SKPD dan mengecek kesesuaian antara daftar arsip dan arsipSKPD dan LKD menandatangani Berita Acara Pemindahan SKPD dan LKD menyimpan berita acara dan daftar arsip inaktif.

Daftar Berkas Aktif Arsip AktifNo. BerkasKode KlasfUraian Informasi Kurun WaktuJumlahKeterangan1043Bimteks kearsipan 201214 lembarArsip foto disimpan di almari2043Pemilihan petugas arsip teladan201210 lembarKurang sertifikat3043Penyusunan JRA201215 lembar-4dst....................No Item ArsipNomor SuratUraian Informasi ArsipTgl JumlahKet1043 /105Permohonan peserta Bimteks kearsipan ke Dinas Dikpora DIY15 Juli 20122 lembar2043/109Permohonan nara sumber Bimteks kearsipan ke Biro Organisasi20 Juli 20121 lembar3800/201Pengiriman peserta Bimteks kearsipan dari Dinas Dikpora25 Juli 20122 lembar4dstDaftar Isi Berkas AktifJadwal Retensi Arsip

NoSeris ArsipRetensi AktifRetensi Inaktif Nasib Akhir1.

2.

3.

4

5Bimtek

Ujian (jadwal, naskah, beriita acara dll)

Penetapan status sekolah

Kerjasama antar sekolah/lembaga

Laporan umum kegiatan penyelenggaraan pendidikan2 th

2 th

2 th

Selama masih berlangsun

2 th3 th

5 th

5 th

5 th

5 thMusnah

Musnah

Permen

Musnah

Musnah Kecuali Laporan tahunan PermnDaftar Arsip AktifNo. BerkKode KlasfUraian Informasi Kurun WaktuJmlahKet1043Bimteks kearsipan 201214 lembArsip foto disimpan di almari2043Pemilihan petugas arsip teladan201210 lembKurang sertif3043Penyusunn JRA201215 lemb-4dst....................

No. Uraian Informasi TahunJumlahKet1Bimteks kearsipan 20111 berkasAsli, lengkap2Pemilihan petugas arsip teladan20111 berkaslengkap3Dst..........................Daftar Arsip Inaktif

Pindahkan ke UK atau LKD disertai Berita Acara Pemindahan

Arsip Aktif

Penyusutan di SKPDPenyerahanUnit Kearsipan UP tdk berwenang menyerahkanMembentuk PPAMinta persetujuan LKDMembuat daftar dan BAPMenyerahkanMenyimpan Dok PenyerahanDokumen Penyerahan Arsip dari SKPD ke LKD Setiap penyerahan arsip harus terciptakan arsip dan harus disimpan sebagai arsip Vital antara lain :Keputusan Kepala SKPD ttg pembentukan PPA,Notulen rapat PPA pada saat melakukan penilaian,Surat pertimbangan dari PPA yg menyatakan bahwa arsip yg diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkanSurat persetujuan penyerahan dari LKD Surat pernyataan bahwa arsip yang diserahkan adalah autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakanKeputusan kepala SKPD tentang penyerahan arsip statisBerita acara pemusnahan arsip, Daftar arsip yang dimusnahkan.

Penyusutan di SKPDPemusnahanUnit Kearsipan Unit Pengolah tdk berwenang memusnahkan Membentuk PPAMinta persetujuan BupatiMembuat daftar dan BAPMemusnahkanMenyimpan Dok Pemusnahan

Prosedur Pemusnahan Arsip di SKPD Kepala SKPD membentuk Panitia Penilai Arsip (PPA) PPA menilai, membuat surat pertimbangan, dan notulen rapatKepala SKPD minta persetujuan ke Bupati Kepala SKPD membuat SK pemusnahan Kepala SKPD memusnahkan arsip dan dibuatkan berita acara, daftar arsip, dan surat perjanjian pemusnahan.

Susunan dan Tugas PPA SKPD Ketua : Sekretaris SKPDAnggota : Kepala Bidang/Subid, arsiparis/petugas arsip dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah. Apabila tidak memiliki arsiparis wajib mengikutkan arsiparis dari instansi lain

Tugas PPA adalah menilai arsip yang akan dimusnahkan dan membuat surat pertimbangan pemusnahan untuk Bupati sebagai bahan minta persetujuan kepala ANRI

Dokumen Pemusnahan Arsip di SKPD Bukti Pemusnahan dan wajib disimpan sebagai arsip Vital :Keputusan Kepala SKPD ttg pembentukan PPA,Notulen rapat PPA pada saat melakukan penilaian,Surat pertimbangan dari PPA yg menyatakan bahwa arsip dpt dimusnahkan, Surat permohonan persetujuan pemusnahan dari kepala SKPD kepada BupatiPersetujuan Pemusnahan Arsip dari BupatiSurat Keputusan Kepala SKPD tentang pemusnahan arsip,Berita acara pemusnahan arsip, Daftar arsip yang dimusnahkan. Surat perjanjian pemusnahan.

Penyusutan di LKDPemusnahan Dilaksanakan oleh unit yang memilki fungsi penyuustan arsip berwenang memusnahkan Membentuk PPAMinta persetujuan Kepala ANRIMembuat daftar dan BAPMemusnahkanMenyimpan Dok Pemusnahan

Susunan dan Tugas PPA LKD Ketua : Kepala KADAnggota : Kepala Bidang/Subid, arsiparis/petugas arsip dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah, instansi pencipta/pemilik arsip, instansi terkait, dll

Tugas PPA adalah menilai arsip yang akan dimusnahkan dan membuat surat pertimbangan pemusnahan untuk Bupati sebagai bahan minta persetujuan kepala ANRI

Dokumen Pemusnahan Arsip di LKD Bukti Pemusnahan dan wajib disimpan sebagai arsip Vital :Keputusan Bupati ttg pembentukan PPA,Notulen rapat PPA pada saat melakukan penilaian,Surat pertimbangan dari PPA yg menyatakan bahwa arsip dpt dimusnahkan, Surat permohonan persetujuan pemusnahan dari Bupati kepada BupatiPersetujuan Pemusnahan Arsip dari Kepala ANRISurat Keputusan Bupati tentang pemusnahan arsip,Berita acara pemusnahan arsip, Daftar arsip yang dimusnahkan. Surat perjanjian pemusnahan.

Syarat Arsip Boleh Dimusnahkan Telah habis retensinya dan berketerangan musnahTidak ada peraturan perundangan yg melarang,Tidak berkaitan dgn penyelesaian proses suatu perkara Tidak memiliki nilai guna

Tehnik Pemusnahan

Pelaksanaan PemusnahanHarus TOTALPemusnahan Berdasarkan NilaigunaTanggungjawab Kepala SKPDDilaksanakan oleh UK SKPD setelah mdpt pertimb dari PPA dan persetujuan Bupati dan Kepala ANRI Disertai daftar arsip dan berita acaraBerita acara ditandatangani oleh Kepala SKPD, ketua PPA, saksi dari LKD, hukum/pengawasanPemusnahakan dilaksanakan setelah dokumen pemusnahan lengkap.

Yang menyebabkan Program Penyusutan/Pemusnahan di SKPD sulit dilaksanakanArsip masih disimpan oleh masing-masing pelaksana, belum di percayakan kepada petugas arsipPenyimpanan arsip berdasarkan selera masing-masing, bukan berdasarkan sistem yg telah ditentukanAkibatnya, lahirlah arsip kacau.................

Yang menyebabkan Program Penyusutan/Pemusnahan di SKPD sulit dilaksanakanArsip yang kacau tidak dapat langsung disusutkan/dimusnahkan karena tidak berdaftar dan tidak jelas isi informasinya.Maka, harus dilakukan penataan ulang atau rekonstruksi arsip.

33Yang terjadi, di instansi lain..........

Barang Siapa Memusnahkan Arsip Tanpa Prosedur yg benar maka dikenakan denda 500 jt atau pidana 10 th (UU 43/2009)Contoh formulir dokumen penyusutan arsip berdasarkan Perka ANRI 25/2012 dan Pergub DIY 75/2013Kesimpulan.........1. Setiap SKPD wajib :Melaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan internMemindahkan arsip yang retensinya 10 tahun ke atas ke LKDMemusnahan arsip yang retensinya dibawah 10 tahunMenyerahkan arsip statis/permanen ke LKDLKD wajib a. Memusnahkan arsip yang retensinya 10 tahun keatasb. Mengelola arsip statisPemusnahan berarti memusnahan barang bukti maka harus hati-hati maka harus dibuat payung hukum sebagai pelindung bagi pelaksana yaitu JRA dan SOP PeraturanKeberadaan Arsiparis dalam program Pemusnahan adalah wajib maka di SKPD/LKD harus ada Penyusutan tidak dapat lepas dari biaya seperti honor PPA, dan sarana maka harus ada regulasi yang menjadi dasar pelaksanaan.

Sekian,Terima kasih,Semoga Bermanfaat, dan Mohon Maaf..........