i��

PROSEDUR PENGELOLAAN DAN PENYUSUTAN ARSIP PADA DEPARTEMEN PEMBELIAN PT NAYATI INDONESIA

TUGAS AKHIR

Diajukan Kepada

Program Studi Sekretari Untuk Memperoleh Gelar Diploma

Oleh: ANIS HERMINAWATI

102012003

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA 2015

� �

ii��

iii��

iv��

KATA PENGANTAR

Dalam setiap departemen di perusahaan selalu menerima surat masuk dan

mengirimkan surat keluar baik untuk pihak internal maupun pihak eksternal, sehingga perlu adanya prosedur permulaan surat masuk dan prosedur surat keluar. Untuk mengetahui lalu lintas surat masuk, maka dilakukan kegiatan-kegiatan administrasi seperti pencatatan, pendistribusian, pengolahan sampai dengan penyimpanan. Begitu juga dengan prosedur permulaan untuk surat keluar dilakukan dengan pencatatan, pengolahan serta pengiriman. Apabila surat masuk dan surat keluar dikelola berdasarkan prosedur permulaan akan mendukung kegiatan pengarsipan yang tepat. Arsip-arsip yang telah dikelola dalam sebuah departemen perlu adanya penyusutan baik pemindahan ke media lain maupun pemusnahan secara fisik.

Poin-poin yang akan dibahas dalam penelitian ini meliputi gap penelitian yang disajikan pada bagian pendahuluan, teori tentang prosedur pengelolaan dan penyusutan arsip. Prosedur pengelolaan yang baik akan mempermudah dalam pengolahan dan penemuan kembali yang penulis sajikan berdasarkan wawancara dengan Manajer Pembelian, staf pembelian serta staf pada Bagian Umum dan observasi selama On the Job Training. Hasil analisa dari penelitian dan teori yang diambil penulis. Kesimpulan, saran dan keterbatasan penelitian ini menjadi dasar untuk penelitian yang akan datang. Segala kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan dari pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat untuk penelitian selanjutnya.

Salatiga, Agustus 2015

Anis Herminawati

v��

UCAPAN TERIMA KASIH

Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas anugrahNya, sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. Berbagai pihak telah mendukung penyelesaian tugas akhir ini. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Orang tua penulis yang selalu memberikan dukungan doa, semangat moral dan

material. Terima kasih Bapak dan Ibu. 2. Ibu Annie Susanto, S.Pd, MM, selaku Kaprogdi DIII Sekretari yang telah

memberikan bimbingan, pengarahan dan segala informasi kepada penulis. 3. Ibu Yunita Budi Rahayu S, S.Pd, MSi, selaku pembimbing terima kasih untuk

segala dukungan, kesabaran dalam membimbing dan semangat yang telah ibu berikan kepada penulis untuk mengerjakan Tugas Akhir.

4. Semua dosen dan staf Program DIII Sekretari, terima kasih atas ilmu, pengetahuan dan motivasi yang telah diberikan kepada penulis.

5. Bapak Gunadi Wijaya, S.E., selaku Manajer HRD PT Nayati Indonesia telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan On The Job Training selama 3 bulan.

6. Bapak Budi Siswanto, S.E., selaku Manajer Pembelian PT Nayati Indonesia, terima kasih atas bimbingan yang diberikan kepada penulis serta terima kasih pula untuk bantuan data dan informasi dalam pembuatan Tugas Akhir ini.

7. Bapak Yanuar P dan Bapak Hendra, selaku HRGA PT Nayati Indonesia, terima kasih atas data dan informasi yang telah diberikan kepada penulis.

8. Staf Pembelian PT Nayati Indonesia (Cie Ana, Cie Elfira, Cie Tina, Koh Jun, Cie Cilvia dan Cie Inneke) yang telah membimbing penulis dan berbagi kegembiraan selama On the Job Training. Terima kasih semuanya..

9. Adik-adik tersayang, Adila Bertha dan Yanira Berthi yang telah memberi semangat, doa dan pengertian kepada penulis.

10. Untuk sahabat-sahabatku Linda, Febri, Nova, Fitri dan Anisa, terima kasih atas bantuan, dukungan serta terima kasih selalu menjadi teman yang selalu ada di saat suka dan duka.

11. Unique yang selalu berbagi cerita suka dan duka kepada penulis. Terima kasih sudah menjadi teman yang baik selama diperkuliahan ini serta selalu memberikan semangat dan saran-saran positif.

12. Untuk teman-temanku diperkuliahan ini Mita, Dea, Nani, Vani dan Icha serta teman-teman angkatan 2012 DIII Sekretari lainnya terima kasih telah menjadi teman seperjuangan yang baik dan selalu memberi semangat kepada penulis dalam keadaan apapun. Canda tawa selama diperkuliahan tidak akan terlupakan.

Salatiga, 12 Agustus 2015

Anis Herminawati �

vi��

DAFTAR ISI

Halaman Judul ................................................................................................................ i Surat Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ....................................................................... ii Lembar Pengesahan ..................................................................................................... iii Kata Pengantar ............................................................................................................. iv Ucapan Terima Kasih .................................................................................................... v Daftar Isi....................................................................................................................... vi Daftar Gambar ............................................................................................................ viii BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1

1.1. Latar Belakang .................................................................................................. 1 1.2. Definisi Operasional .......................................................................................... 3 1.3. Rumusan Masalah ............................................................................................. 4 1.4. Tujuan ................................................................................................................ 4 1.5. Teknik Pengumpulan Data ................................................................................ 4 1.6. Manfaat Penelitian ............................................................................................. 5

BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................................... 7 2.1. Pengertian Arsip ................................................................................................ 7 2.2. Jenis Arsip ......................................................................................................... 8

2.2.1. Penggolongan Arsip Menurut Fungsinya .............................................. 8 2.2.2. Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentingannya ............................ 9

2.3. Asas Penyimpanan Arsip .................................................................................. 9 2.4. Prosedur Pengelolaan Arsip ............................................................................ 11

2.4.1. Prosedur Permulaan Surat Masuk ....................................................... 11 2.4.2. Prosedur Permulaan Surat Keluar ....................................................... 12 2.4.3. Sistem Penyimpanan Arsip.................................................................. 19

2.5. Tata Cara Penyusutan Arsip ............................................................................ 20 2.5.1. Pemindahan Arsip ............................................................................... 21

2.5.1.1. Waktu pemindahan ................................................................ 22 2.5.2. Pemusnahan Arsip ............................................................................... 23

2.6. Permasalahan dalam Prosedur Pengelolaan Arsip .......................................... 24 BAB III HASIL PENELITIAN .................................................................................. 25

3.1. Profil PT Nayati Indonesia .............................................................................. 25 3.2. Profil Informan ................................................................................................ 26 3.3. Jenis Arsip di Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia ........................... 27 3.4. Prosedur Pengelolaan Arsip Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia .... 29

3.4.1. Prosedur Permulaan Surat Masuk Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia.............................................................................................. 29

3.4.2. Prosedur Permulaan Surat Keluar Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia.............................................................................................. 38

3.5. Tata Cara Penyusutan Arsip Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia .... 43 3.5.1. Pemindahan Arsip Purchase Order dan Purchase Requisition

Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia ...................................... 43

vii��

3.5.2. Pemusnahan Arsip Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia ....... 44 3.6. Permasalahan dalam Prosedur Pengelolaan Arsip di Departemen Pembelian

PT Nayati Indonesia ........................................................................................ 45 BAB IV ANALISA ..................................................................................................... 47

4.1. Jenis Arsip di Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia ........................... 47 4.2. Prosedur Pengelolaan Arsip di Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia 48

4.2.1. Prosedur Permulaan Surat Masuk di Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia.............................................................................................. 48

4.2.2. Prosedur Penyimpanan Arsip di Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia.............................................................................................. 49

4.2.3. Prosedur Permulaan Surat Keluar di Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia.............................................................................................. 50

4.3. Tata Cara Penyusutan Arsip di Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia 51 4.4. Permasalahan dalam Prosedur Pengelolaan Arsip di Departemen Pembelian

PT Nayati Indonesia ........................................................................................ 52 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................................... 54

5.1. Kesimpulan ...................................................................................................... 54 5.2. Saran ................................................................................................................ 55

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 57� Lampiran Lampiran 1 : Daftar Pertanyaan Lampiran 2 : Catatan Mutu Perusahaan (Jadwal Retensi) Lampiran 3.1. : Penyimpanan Sementara “PR Transit” Lampiran 3.2. : Penyimpanan Tetap Arsip Purchase Requisition Lampiran 4.1. : Penyimpanan Sementara “PO Transit” Lampiran 4.2. : Penyimpanan Tetap Purchase Order Lampiran 5.1. : Berita Acara Pemusnahan Lampiran 5.2. : Berita Acara Pemusnahan �

viii��

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.4.1. Prosedur Permulaan Surat Masuk ....................................................... 12 Gambar 2.4.2. Prosedur Permulaan Surat Keluar ....................................................... 12 Gambar 3.4.1. Form Purchase Requisition ................................................................. 29 Gambar 3.4.1.1. Buku Nomor Purchase Requisition.................................................. 31 Gambar 3.4.1.2. Form Laporan Penerimaan Barang .................................................. 32 Gambar 3.4.1.3. Format Buku Ekspedisi Surat Masuk ............................................... 35 Gambar 3.4.2. Contoh Form Purchase Order............................................................. 39