penyusutan arsip dinamis studi kasus bank...

Click here to load reader

Post on 12-Mar-2019

237 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS

Studi Kasus Bank Indonesia

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperopleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh :

ERIZA ANINDY

NIM: 1112025100097

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1439 H / 2018 M

i

ABSTRAK

Eriza Anindy (NIM: 1112025100097). Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus

Bank Indonesia. Dibawah bimbingan Alfida, M.LIS. Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta. 2018.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana program

penyusutan arsiparis dalam penyusutan arsip dan untuk mengidentifikasi kendala

yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia. Jenis

penelitian yang dilakukan adalah deskriptif dengan metode kualitatif. Dengan

teknik pendekatan studi kasus yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data

adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi. Teknik penguji

keabsahan data menggunakan teknik kredibilitas dengan metode triangulasi

sumber, teknik, dan waktu. Teknis analisis data menggunakan reduksi data,

penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat

disimpulkan bahwa program kegiatan penyusutan arsip Bank Indonesia meliputi

penilaian arsip, membuat daftar arsip yang dimusnahkan, dan pemindahan arsip.

Dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia terdapat beberapa kendala yang

dihadapi arsiparis, yaitu: arsip belum di berkas, keraguan dalam pemberkasan,

pekerjaan yang dianggap kurang penting, berkas tidak lengkap, dan kurangnya

jumlah SDM.

Kata Kunci: Penyusutan Arsip, Arsip Dinamis

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbilalamiin. Segala puji dan syukur bagi Allah SWT

yang telah memberikan nikmat Islam dan Iman, serta memberikan hidayah dan

karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul

Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus Bank Indonesia ini sesuai dengan

rencana. Shalawat serta salam senantiasa tidak lupa tercurahkan kepada Baginda

Nabi Muhammad SAW beserta para sahabat-sahabatnya yang telah membawa

umat manusia dari zaman kegelapan menuju zaman yang terang benderang seperti

sekarang ini.

Skripsi ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat mencapai Gelar Sarjana

Ilmu Perpustakaan dan Informasi, sebagai salah satu tugas akademis di

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa

masih terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan ilmu pengetahuan yang

penulis miliki. Namun berkat adanya dorongan dan bantuan dari berbagai

pihak yang telah membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi ini

mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi ini siap jilid. Untuk itu

sudah sepatutnya penulis ucapkan terima kasih atas segala perhatiannya. Ucapan

terima kasih tersebut penulis sampaikan kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, M.A., selaku Rektor UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag., selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora.

iii

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS., selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan

dan Informasi.

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si., selaku Sekertaris Jurusan Ilmu

Perpustakaan dan Informasi.

5. Ibu Alfida, MLIS., selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah

meluangkan waktu dan kemudahan selama proses bimbingan serta

memberikan saran serta dukungan kepada penulis selama pembuatan

skripsi ini.

6. Bapak Bimo dan Ibu Indun selaku informan yang telah meluangkan

waktunya untuk memberikan informasi kepada penulis disela

kesibukannya.

7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi

yang telah memberikan banyak ilmu pengetahuan yang tak terhingga.

Semoga ilmu yang yang telah diberikan dapat bermanfaat.

8. Keluarga tercinta, Ibunda Nur Azizah dan Ayahanda Suharyadi. Terima

kasih Ibu dan Bapak yang telah mendidik, membimbing, memberikan

bantuan moril dan materil serta melimpahkan doa dan kasih sayang yang

tak terhingga kepada penulis. Kemudian Adik penulis Anandita

Damayanti, Nenek tercinta Hj. Marhaen, Mbah Kung Heri Abdul Senen

beserta om dan tante penulis yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

9. Sahabat-sahabat saya terutama Sabryna Febrianti S.H, Triana

Rachmayanti A.md, dan Kakakku tercinta Hasriyani Roslianti Hasibuan

S.Si, M.Pd, yang tidak pernah bosan untuk memberikan saya nasihat,

semangat dan motivasinya baik akademis maupun non akademis.

iv

10. Para sahabat penulis yaitu Adelia Rachma S.IP, Vinny Editia Awalin S.IP,

Siti Sulthonah S.IP, Pratiwi Cyntia Wati, Anita Aditya S.IP, Annisa

Rachmawati, Dede Nurfitriani S.IP. Terima kasih atas segala saran untuk

penulis agar senantiasa berlaku lurus selamanya. Insha Allah!

11. Teman-teman seperjuangan Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi

angkatan 2012 terutama untuk kelas IPI C dan KKN Pitagoras 2015 yang

sama-sama sedang berjuang untuk menyelesaikan skripsinya dan yang

telah memberi semangat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang telah

berbagi atas ilmunya, dan selalu mendukung penulis. Terima kasih atas

kebersamaannya selama ini, semoga persahabatan kita terus terjalin

selamanya.

12. Kakak-kakak senior IPI 2011 yaitu Kak Annisa Nurulita S.IP dan Kak

Muthia Fariza S.IP yang telah membantu dalam memberikan nasihat dan

semangat yang tiada hentinya untuk penulis.

Kesempurnaan hanya milik Allah. Dengan demikian penyusunan

skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah kekurangan dan

kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan, berupa

kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini

dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk

sekecil apa pun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi

penulis dan pembaca.

Depok, Januari 2017

Penulis

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK .............................................................................................................. i

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii

DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ..................................................... 12

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................... 13

D. Definisi Istilah ........................................................................................ 13

E. Sistematika Penulisan ............................................................................. 14

BAB II TINJAUAN LITERATUR ................................................................... 16 A. Definisi Arsip ......................................................................................... 16

B. Arsip Dinamis ......................................................................................... 21

C. Penyusutan Arsip .................................................................................... 23

D. Jadwal Retensi Arsip .............................................................................. 31

E. Penelitian Terdahulu ............................................................................... 33

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 34

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................................. 34

B. Sumber Data ........................................................................................... 34

C. Indikator Penelitian ................................................................................ 35

D. Pemilihan Informan ................................................................................ 35

E. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 36

F. Teknik Penguji Keabsahan Data ............................................................ 37

G. Teknik Analisis Data .............................................................................. 38

H. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 38

I. Jadwal Penelitian ................................................................................... 39

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 40 A. Profil Bank Indonesia ............................................................................. 40

B. Hasil Penelitian ....................................................................................... 49

vi

C. Pembahasan ............................................................................................ 63

BAB V PENUTUP ............................................................................................... 67 A. Kesimpulan ............................................................................................. 67

B. SARAN .................................................................................................. 68

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................70

LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip ......................................................................... 20

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Departemen Logistik dan Pengamanan

Bank Indonesia48

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Divisi Pengaturan dan Pengelolaan

Kearsipan Bank Indonesia ............................................................ 49

file:///E:/skripsi%20nindy%20fix.docx%23_Toc504131542file:///E:/skripsi%20nindy%20fix.docx%23_Toc504131542

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian ................................................................................ 39

Tabel 4.2 Daftar SDM Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan......50

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Arsip akan selalu tercipta selama suatu organisasi masih melaksanakan

fungsinya. Penambahan jumlah arsip tidak hanya berasal dari dokumen yang

tercipta, tetapi juga dari dokumen yang diterima oleh unit kerja. Arsip adalah

rekaman informasi yang paling penting dalam keberlangsungan suatu

organisasi. Arsip menurut International Council Of Archives (ICA),

merupakan informasi yang terekam yang dibuat atau diterima dalam rangka

perencanaan, pelaksanaan, penyelesaian kegiatan yang terdiri dari isi, konteks,

dan struktur yang memadai sebagai bukti dari suatu kegiatan.1 Penyusutan

arsip merupakan suatu upaya pengurangan arsip dengan cara memindahkan

asip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan yang dimusnahkan sesuai

dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, kemuian di serahkan kepada

ANRI.2

Pada era teknologi informasi saat ini, menuntut suatu instansi dapat

memberikan informasi yang akurat, mutakhir dan cepat. Agar dokumen dapat

digunakan dengan baik maka perlu dikelola dengan baik, karena hal tersebut

sangat mempengaruhi nilai suatu instansi untuk bersaing dalam meningkatkan

profesionalisme. Untuk mewujudkan manajemen tersebut maka diperlukan

informasi yang terpercaya, cepat dan tepat. Tidak sedikit teknologi informasi

dapat digunakan untuk pengelolaan suatu pekerjaan karena daya efektivitas

1 Susiasih Damalita, Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi,

artikel diakses pada 5 Februari 2018 dari http://library.um.ac.id. 2 Bashir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), 101.

2

dan efisiensinya yang sudah dapat terbukti dapat mempercepat kinerja.

Kinerja yang tepat dan cepat dapat meningkatkan nilai keuntungan untuk

suatu lembaga termasuk perpustakaan.3

Jenis atribusi yang dibuat seorang atasan tentang kinerja seorang bawahan

sangat mempengaruhi sikap dan perilaku terhadap bawahan tersebut.

Contohnya, seorang atasan yang mempermasalahkan kinerja buruk seseorang

bawahan karena kekurangan ikhtiar mungkin diharapkan mengambil tindakan

hukum, sebaliknya seorang atasan yang tidak menghubungkan dengan kinerja

buruk dengan kekurangan kemampuan atau keterampilan, seorang atasan akan

merekomendasikan sesuatu program pelatihan di dalam ataupun di luar

perusahaan. Oleh karena itu, jenis atribusi yang dibuat oleh seorang atasan

dapat menimbulkan akibat-akibat serius dalam cara bawahan tersebut

diperlakukan. Cara-cara seorang karyaan menjelaskan kinerjanya sendiri juga

mempunyai implikasi penting dalam bagaimana ia berperilaku dan berbuat

ditempat kerja.4

Saat zaman seperti sekarang ini, hampir semua orang dari berbagai disiplin

ilmu membutuhkan informasi agar dapat mendukung aktivitas sehari-hari.

Pada umumnya, informasi yang di peroleh merupakan sebagian besar di dapat

melalui adanya kehadiran teknologi informasi yang berupa internet. Begitu

pula dengan adanya internet, informasi yang saat dulu sulit di dapatkan namun

kini menjadi mudah dan cepat untuk di dapatkan. Kemajuan dari berbagai

3Muhammad Azwar, Peranan Perpustakaan Sekolah Dalam Mendukung Kurikulum

Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP) Di SMA Negeri 1 Sinjai Tengah, Safina: Jurnal Pendidikan

Agama Islam, 2, 1 (2016): 16. 4 A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, Evaluasi Kinerja SDM (Bandung: Refika Aditama,

2006), 15.

3

unsur-unsur yang berkaitan dengan internet dapat semakin memperkaya suatu

kualitas dan berbagai ragam informasi.5

Dalam setiap organisasi maupun perusahaan karyawan atau pegawai

mempunyai peranan penting dalam rangka tujuan organisasi. Karyawan pada

hakekatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam

suatu organisasi. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor

dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau

fasilitas yang dipengaruhi dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang

tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Sumber daya manusia inilah yang

menjadikan suatu organisasi bisa menjalankan kegiatan sehari-hari.

Dalam bahasa Inggris arsip mempunyai istilah yaitu record dan archives.

Records dapat disebut sebagai arsip dinamis, sedangkan archives dapat

disebut sebagai arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih

diperlukan secara langsung dalam pelaksanaan kehidupan kebangsaan pdalam

sehari-hari.6 Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak

digunakan lagi, tetapi karena nilai informasinya masih baik maka tetap

dipelihara dan disimpan.7 Informasi yaitu kumpulan dari beberapa data yang

terpilih, teranalisis, dan terorganisasi yang merupakan hasil dari suatu

pengolahan data yang dapat memberikan makna di dalamnya. Informasi yang

disatukan dengan kemampuan pengalaman serta digunakan sebagai

memecahkan beberapa masalah atau sebagai menciptakan pengetahuan baru,

5Muhammad Azwar, Information Literacy Skills: Strategi Penelusuran Informasi Online.

(Makassar: Alauddin University Press, 2013). 6Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi, 4. 7Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan

(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), 28.

4

hasil informasi tersebut diserap dan menyebabkan perubahan disebut

pengetahuan.8

Arsip tertib, efektif dan efisien dapat tercipta apabila dikelola secara

terintegrasi sejak diciptakan, digunakan dan dipelihara sampai dengan

disusutkan sehingga dapat menghasilkan informasi yang lengkap, berkualitas

dan tepat waktu. Hal tersebut menjadi sesuatu yang dapat mempunyai

kontribusi untuk informasi dan penyajian data dalam suatu instansi. Dengan

demikian, diperlukan manajemen kearsipan yang baik. Manajemen kearsipan

berfungsi dalam menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaannya

samapi dengan pemusnahannya, serta menyederhanakan jenis dan volume

arsip dan mendayagunakan pemakaiannya bagi peningkatan profesionalisme

instansi dengan pengeluaran biaya yang serendah-rendahnya.

Beberapa cara pengurangan arsip menurut Peraturan Pemerintah Nomor

34 tahun 1975 yaitu :

1. Arsip inaktif harus dipindahkan terlebih dahulu dari unit kerja ke unit

kearsipan.

2. Arsip dimusnahkan sesuai dengan syarat tertentu.

3. Arsip diserahkan dari unit kearsipan ke Arsip Nasional Republik

Indonesia.9

8Muhammad Azwar, Teori Simulakrum Jean Baudrillard Dan Upaya Pustakawan

Mengidentifikasi Informasi Realitas, Khizanah al-Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi,

dan Kearsipan, 1, 2 (2014): 41. 9 Fenny, Kearsipan, Materi Manajemen Perkantoran, 22 Oktober 2016,

http://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/2012/06/03/penyusutan-arsip/.

5

Arsip yaitu salah satu sumber informasi yang dilaksanaan Bank Indonesia,

ketersediaan arsip yang berkualitas, lengkap, efektif, dan efesien adalah

tuntutan yang tidak dapat dihiraukan. Arsip-arsip yang masuk maupun keluar

perlu medapatkan perhatian yang khusus agar tidak rusak inormasina maupun

hilang. Artinya harus ada arsiparis dalam bidang kearsipan yang mampu

mengelola arsip. Dalam rangka untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan

adanya SDM yang memiliki pengetahuan, gagasan, keahlian, manajemen diri,

kerja sama, dan juga pengalaman untuk dapat membentuk SDM yang superior

yang menjadi hal terpenting untuk perusahaan. Ketujuh unsur di atas adalah

modal yang tidak akan pernah habis dan hilang dengan begitu saja.10 Arsip di

Bank Indonesia disebut arsip inaktif apabila arsip tersebut sudah melebihi dari

3 tahun.

Bank Indonesia sebagai bank sentral tertentu menghasilkan dan menerima

banyak dokumen baik yang berasal dari lembaga perbankan maupun lembaga

lainnya. Banyaknya jumlah arsip yang tercipta tentu akan membutuhkan

tempat penyimpanan yang lebih luas dan biaya perawatan yang lebih besar

lagi. Hal tersebut tentu akan memperbesar anggaran Bank Indonesia, dengan

demikian perlu dilakukan penyusutan arsip guna mengurangi jumlah arsip

yang tersimpan.

Proses penciptaan arsip, pada tahap ini setiap pegawai menciptakan

dokumen masing-masing. Dokumen tersebut terdiri dari memorandum, surat,

faksimili, dan lain-lain yang dibuat, diterima atau dikirim baik antar satuan

10 Muhammad Azwar, Penerapan Knowledge Management (Studi Kasus SDIT Al-

Hamidiyah Depok), Majalah Perpustakaan dan Informasi, 2013, 1.

6

kerja di Bank Indonesia baik kantor pusat maupun kantor perwakilan Bank

Indonesia dan kantor perwakilan Bank Indonesia luar negeri. Dokumen yang

masuk ke divisi pengaturan dan pengealolaan kearsipan harus melalui unit

administrasi dan dicatat oleh sekretaris pada daftar dokumen masuk, yang

selanjutnya akan diproses.

Setiap dokumen masuk atau keluar harus melalui satu pintu, yaitu melalui

sekretaris, selanjutnya sekretaris menyiapkan melengkapi dokumen tersebut

dengan lembar disposisi, setelah mengisi lembar disposisi sesuai informasi

yang tercantum pada dokumen tersebut, dilampirkan bersama dokumen masuk

dicatat pada formulir daftar dokumen masuk. Dokumen masuk disampaikan

kepada pimpinan dengan menggunakan map biru logo Bank Indonesia dan

dilengkapi formulir alur divisi pengaturan dan pengelolaan kearsipan. Setiap

dokumen masuk harus di Time Stamp, dengan menggunakan alat ini, maka

pada setiap dokumen akan tercantum tanggal dan jam dokumen diterima.

Kemudian dokumen diberikan kepada pimpinan dan selanjutnya diteruskan

kepada pegawai yang dituju.

Dokumen yang dibuat oleh divisi pengaturan dan pengelolaan kearsipan,

sebelum dikirimkan harus dilengkapi terlebih dahulu dengan nomor surat dan

tanda tangan pimpinan. Sebelum dokumen tersebut ditandatangani oleh

pimpinan atau kepala divisi harus diperiksa terlebih dahulu oleh kepala tim

selaku wakil kepala divisi. Selanjutnya dokumen tersebut dicatat pada daftar

dokumen keluar. Nomor dokumen itu terdiri dari: Nomor tahun buku/urutan

dokumen/departmen/divisi. Setelah proses tersebut selesai, kemudian

dokumen keluar tersebut dapat di fax terlebih dahulu agar instansinya

7

mengetahui informasi surat tersebut lebih awal, selanjutnya dokumen yang

telah di fax diserahkan ke unit administrasi logistik yang membidangi

ekspedisi dengan menggunakan daftar pengantar untuk dikirim kepada alamat

yang dituju.

Pemberkasan arsip dilakukan dengan memasukan dokumen atau arsip ke

dalam sarana penyimpanan arsip yang sesuai dengan jenis arsipnya dengan

pemberian kode klasifikasi dan jadwal retensi arsip Bank Indonesia,

pemberian daftar arsip, dan pemberian tanda pengenal pelengkap.

Penyimpanan arsip dilakukan dengan cara yaitu dokumen atau arsip yang

diberkas ke dalam folder disimpan kedalam filing cabinet, dokumen atau arsip

yang diberkas ke dalam ordner disimpan ke dalam rak arsip, dokumen atau

arsip yang diberkas ke dalam binder disimpan ke rak arsip, dan dokumen atau

arsip yang diberkas ke dalam folder, ordner atau binder dimasukan ke dalam

kotak arsip disimpan ke dalam rak arsip.

Penyusutan arsip dilakukan dengan cara setiap pemusnahan arsip harus

dibuatkan daftar arsip yang akan dimusnahkan yang ditandatangani oleh

pejabat unit kerja dan disetujui oleh pejabat unit kerja. Kemudian arsip yang

telah dimusnahkan harus dibuatkan berita acara pemusnahan arsip oleh

pelaksana pemusnahan dan pengawas pemusnahan. Pemasukan arsip di Bank

Indonesia pertahun tidak sebanding dengan penyusutannya karena banyak

satuan kerja yang belum melakukan pemberkasan. Kendala yang terjadi pada

saat penyusutan yaitu banyaknya karyawan yang masih kurang peduli dalam

8

melakukan pengarsipan, mereka berpendapat bahwa arsip itu pekerjaan yang

kurang penting sehingga di nomer belakangkan.

Sekalipun arsip sudah dikenal lama, namun masih juga terdapat pandangan

masyarakat pada umumnya dan pegawai khususnya yang menganggap remeh

arsip beserta kearsipan. Mendengar perkataan arsip maka imaginasinya ialah

tumpukan kertas berdebu, lusuh yang tidak pantas lagi ditangani. Pekerjaan

kearsipan dibayangkan sebagai pekerjaan yang tidak terhormat, membawa

beban mental yang membuat semakin memperdalam jurang pandangan kepada

pekerjaan kearsipan dan non kearsipan itu sendiri.

Anggapan-anggapan negatif terhadap arsip dan kearsipan seperti

meremehkan arsip, dan menjuluki pegawai arsip sebagai pegawai buangan

seperti itu sudah harus mulai dihilangkan sedikit demi sedikit dengan berbagai

upaya. Salah satu upaya tersebut yaitu dengan memberi pengertian akan

manfaat arsip terhadap diri sendiri serta bagi masyarakat dan negara, mendidik

tenaga kearsipan yang tahu mengenai permasalahan arsip serta menumbuhkan

kepercayaan kepadanya bahwa bekerja dibagian arsip sama derajat nilainya

dengan memangku pekerjaan dibagian yang lain.11

Arsip yang dimiliki suatu perusahaan tidak akan dipergunakan dalam

kehidupan organisasi, seiring berjalannya waktu nilai kegunaan arsip akan

menurun dan bahkan tidak digunakan kembali. Apabila arsip tidak

mempunyai nilai guna masih disimpan maka terjadi penumpukan arsip yang

sangat banyak dan akan timbulnya permasalahan bagi organisasi tersebut.

11 E Martono, Rekod Manajemen Dan Filing Dalam Praktek Perkantoran Modern

(Jakarta: Karya Utama, 1997), 23.

9

Oleh karena itu, diperlukannya sebuah solusi yang dapat mengatasi

permasalahan arsip tersebut, solusi dari hal tersebut adalah dengan adanya

penyusutan.

Penyusutan arsip adalah hal penting yang harus dilakukan dalam suatu

instansi. Penyusutan arsip berperan penting untuk mengurangi jumlah arsip

yang ada. Selain itu untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip serta

menjamin ketersediaan arsip tersebut masih layak disimpan dan dipelihara

atau tidak. Penumpukan arsip terjadi disebabkan adanya beberapa faktor

seperti jumlah tenaga ahli yang masih kurang dalam menangani bidang

kearsipan, kurangnya perhatian dari atasan, keterbatasan dana yang

dianggarkan untuk bidang kearsipan dan kurangnya peralatan yang menunjang

dalam bidang kearsipan.

Untuk arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi maka perlu dilakukan

penyusutan, pemindahan dan pemusnahan sesuai dengan prosedur yang

berlaku. Mengingat arti penting keberdaan arsip di suatu organisasi, maka

dibutuhkan tata kelola kearsipan yang baik dan benar agar fungsi arsip dapat

tercapai sebagaimana harusnya. Tata kelola arsip yang baik membutuhkan

sumber daya pendukung, diantaranya adalah aplikasi arsip yang digunakan,

infrastruktur penunjang sistem otomasi arsip, dan tenaga ahli arsiparis.

Namun sampai saat ini sepertinya masalah kearsipan masih kurang

mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi. Kurangnya

perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan

pengamanan arsip, tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga

10

mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu

diperlukan. Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus

berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang

bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan

tata kerja dan peralatan atau fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang

profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.

Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh

faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali

keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik

dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam suatu unit

pengelolaan kearsipan. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan

yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.

Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk

menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit

kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya

pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang

menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam

menunjang efektifitas suatu pekerjaan.

Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya

ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor penentu

dalam penglolaan kearsipan yang berdaya guna dapat tercapai dengan baik,

dan juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor

yang belum menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses

11

kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Parahnya, ini tidak dijadikan

sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Keperluan akan pengelolaan arsip

yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang

efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran.

Kendala di atas dapat ditekan dengan adanya standarisasi proses kerja

yang baik antara unit pengolahan dan pusat arsip sehingga terjadi integrasi

proses pengelolaan arsip yang berujung pada tidak terjadinya penumpukan

jumlah arsip. Unit pengolah harus mengetahui arsip mana saja yang harus

dipertahankan setelah berlangsungnya kegiatan dan mana yang tidak. Jangan

sampai terjadi arsip yang memiliki nilai guna jangka panjang seperti nilai

kebuktian bagi instansi yang seharusnya diserahkan kepada pusat arsip justru

dibuang karena dirasa memakan tempat. Pusat arsip juga jangan sampai hanya

menjadi gudang arsip tempat menampung semua arsip yang diterima tentu

saja akan terjadi penumpukan arsip.

Berdasarkan observasi awal dan wawancara dengan karyawan di Bank

Indonesia, dikatakan adanya masalah dalam penyusutan arsip. Arsip yang

masuk setiap hari banyak, tetapi waktu dalam penyusutan arsip hanya

dilaksanakan minimal 2x dalam setahun sehingga terjadi penumpukan arsip.

Selain itu penumpukan arsip terjadi karena memiliki kendala lain yaitu

kurangnya tenaga ahli arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia,

mereka hanya mempunyai 4 orang karyawan arsiparis dan hanya difokuskan

dalam pengelolaan arsip. Sedangkan untuk melakukan penyusutan arsip yang

melaksanakan yaitu masing-masing satuan kerja, dan untuk sistem

pemberkasannya mereka memakai jasa out sourching.

12

Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik

maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar, dan sebaliknya jika

sistem kearsipan kurang diperhatikan maka kegiatan administrasi akan sedikit

terhambat. Dari penjelasan diatas, maka penulis memilih topik mengenai

kearsipan sebagai salah satu upaya untuk meluruskan prasangka negatif

tersebut di atas menuju pandangan yang positif serta mantap akan peranan

arsip yang dikelola dalam kearsipan. Oleh karena itu, maka penulis ingin

melakukan penelitian dengan judul Penyusutan Arsip Dinamis Studi

Kasus Bank Indonesia.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Adapun pembatasan dan perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:

1. Pembatasan Masalah

Agar lebih terarah dan tidak menyebabkan perluasan pembahasan, maka

peneliti membatasi masalah kepada:

a. Kinerja Arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia.

b. Kendala yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank

Indonesia.

2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka peneliti membuat

perumusan masalah berikut:

a. Bagaimana kinerja arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank

Indonesia?

b. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan

arsip di Bank Indonesia?

13

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah penulis

ingin mengetahui:

a. Untuk mengetahui bagaimana kinerja arsiparis dalam penyusutan arsip di

Bank Indonesia.

b. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi arsiparis dalam

penyusutan arsip di Bank Indonesia.

Adapun hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu:

a. Memberikan masukan tentang kinerja arsiparis dalam penyusutan arsip,

khususnya di lingkungan Bank Indonesia, mengingat pentingnya kinerja

arsiparis dalam proses penyusutan arsip.

b. Mendorong Bank Indonesia agar dapat mendukung aktivitas dan

pencapaian tujuan manajemen sesuai target yang ditentukan.

c. Penelitian ini bermanfaat bagi penelitian untuk meningkatkan pemahaman

dan menambah khazanah ilmu pengetahuan khususnya di bidang

penyusutan arsip dinamis.

D. Definisi Istilah

1. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip merupakan suatu tindakan yang diambil untuk

pengurangan arsip yang berkenan dengan habisnya dengan masa

14

berlakunya simpan arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan,

peraturan, atau prosedur administratif.12

2. Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih

tinggi yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

negara.13

E. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang, pembatasan dan

perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah,

dan sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Pada bab ini penulis membahas mengenai definisi arsip, arsip

dinamis, penyusutan arsip, jadwal retensi arsip, dan penelitian

terdahulu.

Bab III Metode Penelitian

Pada bab ini penulis menguraikan tentang jenis dan pendekatan

penelitian, sumber data, indikator penelitian, pemilihan informan,

12 Laksmi, Manajemen Perkantoran Modern (Depok: FIB UI, 2007), 233. 13 IG. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991).

15

teknik pengumpulan data, teknik penguji keabsahan data, teknik

analisis data, lokasi dan waktu penelitian, dan jadal penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Pada bab ini penulis menerangkan tentang profil, hasil penelitian

dan pembahasan dari kinerja arsiparis dalam penyusutan arsip di

Bank Indonesia.

Bab V Penutup

Bab ini adalah bab akhir dari penelitian, dikemukakan suatu

kesimpulan dari pembahasan skripsi ini. Di samping itu diberikan

juga saran-saran yang merupakan masukan dan sumbangan

pemikiran berdasarkan hasil penelitian di Bank Indonesia.

16

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Definisi Arsip

Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip

merupakan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi yang dibuat dan diterima oleh berbagai

lembaga untuk pelaksanaan kehidupan sehari-hari.14

Arsip menurut NARA (National Archives and Records Administration)

merupakan kertas, buku, foto maupun materi dokumenter yang lainnya tanpa

memperdulikan atau karakteristik atau bentuk fisiknya yang di buat dan di

terima oleh agensi Amerika Serikat di bawah hukum federal sebagai bukti

kebijakan, keputusan, prosedur, fungsi, organisasi, operasi, maupun aktivitas

lainnya dengan alasan nilai informasi yang ada di dalamnya.15

Sedangkan menurut James Gregory Bradsher, arsip merupakan :16

Archives are the official or organized records of goverments, public and

private institutions and organizations, gropus of people and individuals,

whatever their date, form and material appearance, which are no longer

needed to conduct current business, but are preserved, either as evidence of

origins, structures, functions, and activities or because of the value of the

14 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Jakarta, n.d.). 15 NARA (National Archives and Records Administration, Federal Enterprise

Architecture Records Management Profil, n.d., http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-

profile.pdf. 16 James Gregory Bradsher, Managing Archives and Archival Institutions (The University

Chicago, 1991), 3.

17

information they contain, wheter or not they have been transferred to an

archival institution.

Record menurut International Councial on Archives merupakan informasi

terekam yang di terima maupun di hasilkan sebagai bagian dari aktifitas

individu atau institusi yang meliputi konteks, konten, dan struktur yang cukup

sebagai bukti suatu aktifitas.17

Menurut International Standards Organization (ISO) arsip adalah

informasi yang di simpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam

komputer yang di buat atau di terima serta di kelola oleh suatu organisasi

maupun orang dalam transaksi bisnis, dan menyimpannya sebagai bukti

aktivitas.18

Dari beberapa pengertian yang telah penulis jelaskan di atas, maka

pengertian arsip adalah kumpulan dari suatu kegiatan surat menyurat yang

terjadi karena adanya transaksi kegiatan, dokumen yang di simpan, sehingga

pada saat dibutuhkan dapat menjadi bahan bukti untuk melakukan kegiatan

selanjutnya.19

Terdapat tiga istilah dalam bahasa inggris yang berkaitan dengan arsip

yaitu file, record, dan archive.20 Istilah file mengarah kepada tempat

17 International Councial on Archivies, Electronic Record: a Workbook For Archivist

(Paris: ICA, 2005). 18 Agus Sugiarto dan Yunita B. R. silintowe, Pengembangan Sistem Kearsipan

Elektronik Berbasis Client Server (Studi pada Kantor Yayasan Perguruan Tinggi Kristen Satya

Wacana) Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 10 No. 1 (Februari 2013): h. 48. 19 Mashur, Tujuan Tugas-Pokok dan Masalah-Pengelolaan Arsip, artikel diakses pada 5

Februari 2018 dari http://pdii.lipi.go.id/. 20 Wursanto, Kearsipan 2, 2.

18

penyimpanan arsip; record mengarah kepada arsip statis. Sedangkan istilah

record di Indonesia lebih dikenal sebagai arsip dinamis. Pengaruh Belanda

yang masih kuat pada ANRI, menjadikan istilah dynamische archief

diterjemahkan menjadi arsip dinamis.21

1. Manajemen Arsip

Manajemen arsip adalah suatu aktivitas sekelompok orang yang

dilandasi pengetahuan, keahlian, dan tanggung jawab untuk melakukan

pengelolaan arsip dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai

tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Beberapa tiga

langkah penting dalam pengelolaan arsip organisasi secara tepat bagi

kepentingan manajemen, yaitu pengembangan jadwal retensi, penentuan

media penyimpanan, dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip.

Manajemen arsip merupakan proses dimana sebuah organisasi

mengelola semua aspek arsip baik yang di cipkatakan maupun yang di

terimanya dalam berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan,

penggunaan, penyimpanan, dan penyusutan. Manajemen kearsipan

menurut Zulkifli Amsyah yaitu pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi

pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, serta penyimpanan,

pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan

tersebut meliputi siklus kehidupan warkat sejak lahir sampai mati.22

21 Suprayitno, "Strategi Penerjemahan Istilah Kearsipan dari Bahasa Inggris ke dalam

Bahasa Indonesia Terhadap Kamus Istilah Kearsipan Karangan Sulistyo Basuki" Khazanah VII

No. 2, (Juli 2014): h. 4. 22 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Utama, 2003), 4.

19

Menurut Wursanto kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan

kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah ataupun

badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan

dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen

kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat,

surat-surat, dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut

kearsipan. Menurut pendapat diatas maka dapat dikatakan bahwa

pengertian manajemen arsip adalah suatu kegiatan atau pekerjaan yang

meliputi pengendalian, penyimpanan, dan pemeliharaan serta penyusutan

arsip. Jadi bisa disimpulkan bahwa manajemen arsip yaitu sebagai

pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan

sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara

permanen. Manajemen kearsipan merupakan kegiatan yang dilakukan

sesuai dengan daur hidup arsip.

2. Daur Hidup Arsip

Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan atau proses mulai dari

penciptaan sampai dengan penyusutan arsip, dimana proses tersebut

memiliki fungsi yang berbeda-beda. Sehingga informasi yang terdapat

pada arsip dapat digunakan dan tidak hanya dimusnahkan begitu saja.

20

Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip 1

Gambar di atas menjelaskan siklus hidup arsip yang terdiri dari :

1. Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip merupakan kegiatan awal dari terbentuknya sebuah

arsip yang perlu di simpan dan di lestarikan informasi yang terkandung

di dalam arsip tersebut.

2. Pemeliharaan Arsip

Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan agar arsip tersebut tidak mudah

rusak dan bertahan lama, sehingga kandungan informasinya dapat

dimanfaatkan lebih lama.

3. Penempatan Arsip

Penempatan arsip merupakan kegiatan dimana arsip tersebut di

tempatkan sesuai dengan fungsi atau jenisnya sesuai dengan peraturan

masing-masing.

4. Pelestarian Arsip

Kegiatan pelestarian arsip ini bertujuan untuk melestarikan arsip yang

sudah tercipta agar informasi yang tersimpan pada arsip tetap terjaga.

21

5. Penyimpanan Sementara

Penyimpanan arsip sementara dilakukan untuk membedakan arsip apa

saja yang sudah tidak aktif dan arsip yang masih dipakai. Jika suatu

arsip sudah tidak terpakai lagi maka perlu dimusnahkan.

6. Pemusnahan Arsip

Kegiatan terakhir dalam kegiatan dasar hidup arsip dimana kegiatan ini

bertujuan untuk mengefisienkan tempat. Arsip yang di musnahkan

harus benar-benar arsip yang tidak bernilai guna lagi bagi suatu

organisasi.23 Dari pengertian-pengertian di atas dapat kita ketahui

bahwa daur hidup arsip merupakan kegiatan yang mencakup proses

awal penciptaan arsip sampai dengan pemusnahan arsip.

B. Arsip Dinamis

Pengertian arsip dinamis menurut Saiman dalam bukunya yang berjudul

Manajemen Sekretasis, arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan

secara langsung dalam pelaksanaan, perencanaan, dan penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi negara.24

Sedangkan Sulistyo-Basuki mengartikan Arsip dinamis (record) adalah

informasi terekam, termasuk dalam sistem computer, yang dibuat atau

diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau

melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.25

23 Susetyojati Danang Yakobus, Laporan Praktik Kerja (Depok, 2010). 24 Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002). 25 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).

22

1. Fungsi Arsip Dinamis

Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan

dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip

dinamis26, yaitu:

a. Sebagai bukti.

b. Sebagai bahan referensi bagi badan korporasi untuk fakta, latar

belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan

keputusan.

c. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam

penjadwalan retens arsip.

Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit pengelola

rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi yang

terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip.

2. Manajemen Arsip Dinamis

Menurut Judith Read Smith manajemen rekod adalah pengawasan

sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu

tahap pemrosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan dan temu

kembali, sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.27

Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan,

mengartikan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip

dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,

penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.28

26 Penn Ira A, Records Management Handbook (England: Gower House, 1992). 27 Read-Smith, Record Manajemen (USA: South Western, 2002). 28 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

23

C. Penyusutan Arsip

Arsip akan selalu tercipta selama suatu organisasi masih melaksanakan

fungsinya. Penambahan jumlah arsip bukan hanya berasal dari dokumen yang

tercipta dari unit kerja, tetapi juga dari dokumen yang di terima oleh unit

kerja. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara

memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan dalam

lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-

masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku,

menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.29

Kegiatan penyusutan tersebut seperti terurai dibawah ini:

1. Pemindahan Arsip

Kegiatan penyusutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip,

yaitu pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan

jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, pelaksanaannya di atur oleh

masing-masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang

bersangkutan.30

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun

2012 pasal 58 berbunyi:

a. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk

dan media arsip.

b. Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilaksanakan melalui kegiatan:

29 Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi, 101. 30 Laksmi, Manajemen Perkantoran Modern, 234.

24

1) Penyeleksian arsip inaktif;

2) Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan di pindahkan; dan

3) Penataan arsip inaktif yang akan di pindahkan.31

Pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip

dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Melakukan penyiangan terhadap arsip yang telah sampai pada masa

penyimpanannya dan arsip yang sudah tidak digunakan lagi oleh unit

pengolah. Setelah melakukan penyiangan maka akan diperoleh arsip

yang dapat di pindahkan ke pusat penyimpanan arsip dan arsip yang

dapat di musnahkan oleh unit pengolah itu sendiri.

b. Melaksanakan pemindahan dengan mempersiapkan hal-hal berikut ini:

1) Mempersiapkan peralatan, seperti kotak atau box, folder, dan lain-

lain.

2) Membuat daftar arsip yang akan di pindahkan yang berisi tentang,

nama unit pengolah yang memindahkan.

3) Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip. Pemindahan arsip

dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip atau unit kearsipan

dilakukan perberkas.

2. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip, yaitu menghancurkan bentuk arsip sehingga tidak

bisa dikenali lagi informasi yang ada di dalamnya. Arsip yang di

musnahkan merupakan arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna

31 ANRI, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Jakarta: ANRI, 2012).

25

dan telah habis masa penyimpanannya. Untuk arsip yang memiliki masa

simpan lebih dari sama dengan 10 tahun, maka ditetapkan oleh pimpinan

lembaga Negara setelah mendapat persetujuan Arsip Nasional RI.32

Pemusnahan untuk arsip yang bernilai tidak permanen atau sementara

dengan mendaftarkan secara lengkap arsip-arsip yang di musnahkan,

dengan mendata nama departemen atau instansi arsip yang akan di

musnahkan; kode dan pokok masalah; jenis fisik arsip; tanggal, bulan, dan

tahun berkas; jumlah berkas, diketahui atau disetujui oleh pejabat-pejabat

yang berwenang; pemusnahan di selenggarakan dengan membuat berita

acara pemusnahan arsip; dan dalam melakukan pemusnahan, arsip

hendaknya benar-benar tidak dapat dikenali lagi baik bentuk maupun

isinya.

Sedangkan arsip-arsip dengan jangka waktu retensi 10 tahun atau lebih

dapat di musnahkan dengan ketentuan:

a. Arsip tidak memiliki nilai kegunaan dan telah melampui jangka waktu

penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip

masing-masing.

b. Pelaksanaan pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan lembaga-

lembaga negara atau badan-badan pemerintahan setelah mendengar

pertimbangan panitia penilai arsip yang dibentuk olehnya dengan

terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua badan pemeriksa

keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala badan

32 Laksmi, Manajemen Perkantoran Modern, 234.

26

administrasi kepegawaian negara sepanjang menyangkut arsip

kepegawaian.

c. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi

dikenal baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh dua pejabat

dari bidang hukum atau perundang-undangan dan bidang pengawasan

dari lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah yang

bersangkutan.

d. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan

cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak

dapat lagi dikenali baik isi maupun bentuknya.

e. Pemusnahan arsip dari kepegawaian badan pemerintah yang berbentuk

badan-badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur

berdasarkan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan

persetujuan kepala badan administrasi kepegawaian negara, tetapi tetap

memperhatikan pendapat dari ANRI.

f. Bila dalam penilaian arsip terdapat keragu-keraguan, maka diperlukan

nilai yang paling tinggi.

g. Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat daftar arsip-arsip yang di

musnahkan dan berita acara pemusnahan arsip.33

Metode pemusnahan arsip meliputi metode pencacahan, pembakaran,

pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.

33 Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi, 1045.

27

a. Pencacahan, yaitu cara pemusnahan dokumen dan mikrofilm yang

paling sering digunakan di Indonesia.

b. Pembakaran, yaitu cara pemusnahan dokumen dengan membakarnya

pada tempat pembakaran arsip.

c. Pemsunahan kimiawi, yaitu cara pemusnahan dokumen dengan

menggunakan bahan kimiawi guna melunakan kertas dan melenyapkan

tulisan.

d. Pembuburan, yaitu cara pemusnahan dokumen rahasia yang aman,

ekonomis, nyaman, bersih, dan tak terulangkan. Dokumen tersebut di

campur dengan air, lalu dicacah kemudian dialirkan melalui saringan.

Hasil dari pembuburan berupa residu kemudian dipompa ke

hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan

bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lagi lalu dibuang.34

3. Penyerahan Arsip

Kegiatan penyusutan arsip yang ketiga adalah penyerahan arsip.

Kegiatan penyerahan arsip yang bernilai kegunaan sebagai bahan

pertanggung jawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk

menyelenggarakan administrasi sehari-sehari setelah melampaui jangka

waktu penyimpanan, dengan ketentuan, sebagai berikut:

a. Bagi arsip yang di simpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-

badan pemerintah ditingkat pusat harus di serahkan kepada arsip

nasional pusat.

34 Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), 105106.

28

b. Bagi arsip yang di simpan badan-badan pemerintahan di angkat daerah

harus di serahkan kepada arsip nasional daerah.

c. Instansi meminta persetujuan terlebih dahulu kepada kepala arsip

nasional dengan melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan.

d. Setelah mendapat persetujuan, maka arsip dalam daftar dapat di

serahkan ke arsip nasional.

e. Penyerahan arsip di laksanakan dengan membuat daftar arsip yang

akan di serahkan dan berita acara penyerahan arsip yang di

tandatangani oleh pejabat dari kedua belah pihak.

4. Penilaian Arsip

Dalam melakukan penyusutan arsip sebaiknya perlu dinilai sebelum

akhirnya di musnahkan. Appraisal atau penaksiran yaitu proses menilai

aktivitas badan korporasi guna menentukan arsip dinamis mana yang perlu

di simpan dan berapa lama arsip dinamis tersebut perlu di simpan guna

memenuhi kebutuhan badan korporasi, persyaratan pertanggung jawaban

badan korporasi, serta harapan komunitas.35 Penilaian dalam

manajemen rekod adalah proses dimana organisasi mengidentifikasi

kebutuhan untuk mempertahankan arsip.36

Penilaian arsip merupakan proses menentukan jangka waktu simpan

arsip yang bisa dilihat dari substansi informasi dan fungsinya serta

35 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, 313. 36 Elizabeth Shepherd and Geoffrey, Managing Records: a Handbook of Principles and

Practice (London: Facet Publishing, 2003), 146.

29

karakteristik fisik atau nilai intristiknya yang dilakukan dengan cara-cara

teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.37

Melakukan penilaian arsip merupakan hal sulit, namun demikian

terdapat beberapa persyaratan dalam melakukan penilaian, yaitu sebagai

berikut:

a. Penilaian tidak hanya menentukan tinggi rendahanya tingkat lingkup

kepentingan dan kegunaan arsip, akan tetapi juga menilai frekuensi

penggunaannya baik terhadap arsip aktif maupun arsip inaktif.

b. Penilaian di selenggarakan terhadap arsip-arsip dinamis dalam

hubungannya dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Sejauh

mana keterlibatan arsip didalam kehidupan organisasi yang menciptakan

arsip, dan sejauh mana arsip-arsip di perlukan dan di gunakan oleh

manajemen.

c. Penilaian di selenggarakan atas dasar pengetahuan seluruh dokumen dari

organisasi bersangkutan, yang berarti tidak dapat menilai berdasarkan

bagian demi bagian atau berdasarkan atas masing-masing unit pengolah

yang terpisah di dalam organisasi bersangkutan. Tetapi harus mengaitkan

antara arsip-arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lainnya.

Penilaian arsip juga dijelaskan dalam Surat Edaran Kepala Arsip

Nasional Nomor SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan

nilai guna arsip. Pada surat tersebut, disebutkan bahwa tinjauan dari

37 ANRI, Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001

Tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta (Jakarta:

ANRI, 2001).

30

kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi

nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

1) Nilai Guna Primer

Nilai guna primer adalah nilai guna arsip berdasarkan pada

kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga atau instansi pencipta arsip.

Penentuan nilai guna primer tidak hanya didasarkan pada kegunaannya

dalam menunjang pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang sedang

berlangsung tetapi juga kegunaan bagi lembaga atau instansi pencipta

arsip tersebut di waktu yang akan datang. Nilai guna primer meliputi;

nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai

guna ilmiah dan teknologi.

2) Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada

kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga atau instansi lain dan

kepentingan umum diluar lembaga atau instansi pencipta arsip dan

kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban

nasional. Nilai guna sekunder diberlakukan apabila arsip-arsip tidak

lagi ada kegunaanya bagi kepentingan pencipta arsip. Arsip yang

bernilai guna sekunder di serahkan ke Arsip Nasional dan disimpan

oleh Arsip Nasional, sehingga pihak lain diluar pencipta arsip dapat

memanfaatkan dan menggunakannya. Meskipun penentuan nilai guna

sekunder ini merupakan bagian tugas dari Arsip Nasional, namun

pejabat isntansi pencipta arsip mempunyai peran serta dalam

memberikan keterangan-keterangan yang berharga tentang terciptanya

31

dan kegunaan arsip-asrip itu. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna

kebuktian dan nilai guna informasional.

D. Jadwal Retensi Arsip

Arsip-arsip yang tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan kegiatan fungsi

organisasi yang begitu beraneka ragam. Besar kecilnya arsip yang tercipta

ditentukan oleh kegiatan yang dilaksanakan, semakin besar kegiatan semakin

besar arsip yang diciptakan. Besarnya arsip yang tercipta akan menimbulkan

berbagai problematika, untuk itu perlu dibuatnya kebijakan penyusutan. Setiap

arsip yang tercipta ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan

dituangkan dalam bentuk jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip merupakan

daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan

sebagai pedoman penyusutan arsip. Untuk menjaga obyektifitas dalam

menentukan nilai kegunaan arsip, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu

panitia yang terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan,

fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing.38

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, JRA

yaitu daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip dan keterangan yang

berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip untuk untuk dinilai

kembali, dipermanenkan, atau dimusnahkan yang dipergunakan untuk

pedoman penyelamatan dan penyusutan arsip.

Pada jadwal retensi arsip akan terkandung usur-unsur judul subjek utama

yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang dimiliki organisasi,

38 Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi,

103.

32

jangka simpan atau usai arsip baik arsip aktif maupun inaktif, penetapan

simpan permanen dan musnah. Dengan adanya jadwal retensi arsip

keuntungan dapat diperoleh melalui kebijakan penyusutan, keuntungan-

keuntungan tersebut yaitu:

1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan

tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.

2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun arsip

inaktif.

3. Memudahkan penemuan kembali arsip, dengan demikian akan

meningkatkan efektifitas kerja.

4. Memudahkan arsip-arsip yang bernilai permanen atau abadi ke Arsip

Nasional RI.

5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti

pertanggung jawaban di bidang pemerintahan.

Selain mendukung akuntabilitas dan mencegah perlawanan hukum, jadwal

retensi memiliki fungsi:

a. Membuat lebih mudah dalam temu kembali record yang dibutuhkan

dengan cara membuang yang sama.

b. Membantu mencegah penghancuran record yang tidak hati-hati.

c. Mengurangi biaya penyimpanan dan perawatan record yang tidak

diinginkan atau dibutuhkan.39

39 Geoffrey, Managing Records: a Handbook of Principles and Practice, 147.

33

E. Penelitian Terdahulu

1. Penelitian terdahulu yang pertama diambil dari penelitian yang dilakukan

oleh Sri Nurmala Sari, Administrasi Negara Konsentrasi Manajemen

Kearsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Hasanuddin

Makasar 2015 yang berjudul Pengelolaan Arsip dalam Pencapaian

Efisiensi Kerja suatu Organisasi. Tujuan penelitian ini adalah untuk

mengetahui pengelolaan arsip didalam suatu organisasi untuk menunjang

efisiensi kerja.

2. Penelitian terdahulu yang kedua diambil dari penelitian yang dilakukan

oleh Brigitta Dian Puspasari, Universitas Mercu Buana Yogyakarta yang

berjudul Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efisiensi Kerja.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang

dapat mempengaruhi semangat kerja suatu organisasi dalam melakukan

pengarsipan.

34

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif,

yaitu sebuah pendekatan penelitian yang dirancang untuk mengumpulkan

informasi tentang keadaan nyata sekarang atau yang sedang berlangsung.

Penelitian deskriptif digunakan untuk menjawab atau memecahkan

permasalahan yang dihadapi pada situasi sekarang dengan tujuan utama

membuat penggambaran tentang suatu keadaan secara objektif dalam suatu

deskriptif situasi.40

Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah

penelitian kualitatif yaitu metode penelitian yang bermaksud untuk memahami

fenomena tentang suatu subjek penelitian dengan cara mendeskripsikannya

dalam bentuk kata-kata dan bahasa.41

B. Sumber Data

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara, dari

sumbernya.42 Data yang didapat berasal dari nara sumber yang ditemui

langsung di lokasi penelitian dan juga melalui email. Dalam hal ini data

primer yang peniliti ambil yaitu data yang bersumber dari informan yang

40 Consuelo, An Introduction to Research Methods (Philippines: Rex Printing Company,

1988), 71. 41 Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: PT. Remaja Rosdakary,

2011), 6. 42 Irawan Prasetya, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis

(Jakarta: STIA-LAN, 1999), 8687.

35

ditemui langsung di lokasi penelitian yaitu manager divisi pengaturan dan

pengelolaan kearsipan Bank Indonesia.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari

sumbernya.43 Data sekunder ini berasal dari dokumen yang diperoleh dari

pihak Bank Indonesia terkait dengan penelitian. Literatur-literatur yang

ada seperti buku, jurnal, makalah, dan situs website.

C. Indikator Penelitian

Dalam penelitian ini dasar hukum yang digunakan untuk penentuan

indikator penelitian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan

Arsip, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok

Kearsipan dan International Standard Organization (ISO) 15489 part 2

(guidelines) serta beberapa literature yang diperoleh dari buku, skripsi dan

jurnal.

D. Pemilihan Informan

Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan infromasi

tentang situasi dan kondisi latar penelitian.44 Dalam suatu penelitian informan

dibutuhkan untuk memberikan informasi menjadi lebih akurat dan bisa

dijadikan sumber bagi peneliti karena memiliki informasi yang banyak

mengenai objek yang sedang diteliti.

43 Prasetya, 87. 44 Prasetya, 90.

36

E. Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Observasi

Peneliti melakukan observasi untuk melihat gambaran kejadian atau

perisiwa yang terjadi di lapangan dan untuk menjawab pertanyaan.

Observasi adalah metode penelitian yang pengambilan datanya bertumpu

pada pengamatan langsung terhadap objek penelitian.45 Observasi pada

penelitian ini penting, karena observasi didasarkan atas pengalaman secara

langsung peneliti terhadap subjek yang ditelitinya. Hal ini dilakukan agar

memudahkan peneliti dalam pengumpulan data dari informan.

2. Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh

pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang

memberikan jawaban atas pertanyaan itu.46 Wawancara merupakan teknik

utama dalam pengumpulan data di penelitian ini karena observasi saja

tidak cukup dalam melakukan penelitian. Maka dari itu diperlukan

wawancara dalam melengkapi observasi yang dilakukan.

3. Dokumentasi

Dokumentasi dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang berisi

penjelasan dan penilaian terhadap informasi yang diteliti yang dapat

membantu penelitian ini. Baik dari sumber-sumber yang berbentuk tulisan

misalnya catatan harian, sejarah kehidupan, biografi, peraturan dan

kebijakan, maupun sumber-sumber yang berbentuk gambar misalnya foto,

45 Prasetya, 633. 46 Prasetya, 135.

37

gambar hidup dan lain-lain. Dokumentasi digunakan untuk memperoleh

data nyata yang dijadikan sebagai objek penelitian.

F. Teknik Penguji Keabsahan Data

Keabsahan data merupakan suatu kegiatan untuk mengurangi bias

pemahaman peneliti dan nforman,untuk menjamin bahwa yang dikumpulkan

benar-benar telah mempresentasikan fenomena yang menjadi fokus penulis.

Uji keabsahan data dalam penelitian ini meliputi uji kreadibilitas,

transferability, dependability dan convirmability.

Dalam keabsahan data peneliti menggunakan teknik kreadibilitas dengan

menggunakan teknik triangulasi. Teknik triangulasi merupakan teknik

pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara dan berbagai

waktu.47 Dalam teknik triangulasi ini penulis menggunakan tiga tahap teknis

penelitian triangulasi yaitu:

1. Triangulasi sumber, untuk menguji kreadibilitas data dilakukan dengan

cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber.

2. Triangulasi teknik, menguji kreadibilitas data dilakukan dengan cara

mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.

3. Triangulasi waktu, dilakukan dengan cara melakukan pengecekan dengan

wawancara, observasi dan teknik lain dalam waktu yang berbeda.48

47 Sugiyono, Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif dan R&D

(Bandung: Alfabeta, 2012). 48 Prasetya, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis, 99.

38

G. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data kualitatif yaitu menguraikan serta

menginterprestasikan data yang diperoleh di lapangan dari para informan.

Dalam penelitian ini, penulis menganalisis secara langsung data-data yang

penulis peroleh ketika melakukan observasi dan wawancara data-data yang

diperoleh akan diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif yang bertujuan

untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi dengan disertai

dengan teori-teori yang mendukung. Hasil analisis data merupakan fakta-fakta

yang terkait dengan objek penelitian.

Data yang telah diperoleh akan diolah melalui tiga tahapan, yaitu:

1. Reduksi Data. Data yang diperoleh penulis melalui observasi,

wawancara, dan kajian kepustakaan dicatat secara rinci,

mengelompokkan atau memilah dan memokuskan pada hal yang

penting.

2. Penyajian Data. Setelah data di reduksi, penulis melakukan penyajian

dalam bentuk teks yang bersifat naratif, tabel dan skema.

3. Penarik Kesimpulan. Data-data yang terangkum dan dijabarkan dalam

bentuk naratif, yang mana penulis buatkan sebagai kesimpulan.

Kesimpulan digunakan untuk menjawab rumusan masalah.

H. Lokasi dan Waktu Penelitian

Untuk melakukan penelitian, yang dilakukan terlebih dahulu adalah

melakukan survei ke tempat penelitian tersebut. Kemudian mengunjungi

lokasi penelitian dan melakukan penelitian dan wawancara di Bank Indonesia

39

yang berada di Jl. M. H. Thamrin No. 2 Jakarta 10350. Gedung Arsek Lt. 3,

Kompleks Perkantoran Bank Indonesia

I. Jadwal Penelitian

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian 1

No. Kegiatan Tahun 2016-2017-2018

Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun

1. Penyerahan

Proposal

Skripsi dan

Dosen

Pembimbing

2. Pelaksanaan

Bimbingan

Skripsi

3. Pengumpulan

Literatur

Skripsi

4. Melakukan

Penelitian

5. Analisis Data

6. Penyerahan

Skripsi

7. Sidang

Skripsi

40

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Bank Indonesia

1. Sejarah Bank Indonesia

Bank Indonesia sebagai Bank Sentral Republik Indonesia didirikan

pada tanggal 1 Juli 1953, berdasarkan Undang-Undang Nomor 11

Tahun 1953 tentang Penetapan Undang-Undang Pokok Bank

Indonesia, undang-undang ini lahir hampir delapan tahun setelah

Proklamasi Kemerdekaan.

Kelahiran Bank Indonesia merupakan hasil proses nasionalisasi De

Javasche Bank NV (Naamlooze Vennootschap), sebuah Bank Swasta

Belanda yang pada masa Kolonial diberi hak oleh Pemerintah Kolonial

Belanda sebagai Bank Sirkulasi Hindia Belanda. Selanjutnya

berdasarkan keputusan Konferensi Meja Bundar tahun 1946 ditunjuk

lagi sebagai Bank Sentral.

Cita-cita untuk mendirikan Bank Indonesia pada awalnya

dilaksanakan dengan mendirikan Jajasan Poesat Bank Indonesia

pada tanggal 9 Oktober 1945, sebagai langkah pertama untuk

membentuk satu-satunya bank sirkulasi sebagaimana yang telah ada

pada zaman Hindia Belanda dan Bank Sentral pertama yang

sebelumnya memang belum ada di Indonesia. Melalui Undang-Undang

Nomor 2 Prp tahun 1946, Jajasan Poesat Bank Indonesia dilebur

menjadi Bank Negara Indonesia.

41

Ada banyak pertanyaan yang timbul mengenai kemunculan Bank

Indonesia yang terlambat serta kewenangan yang tumpang tindih

dengan Bank Negara Indonesia maupun dengan De Javasche Bank.

Faktor yang membelokkan jalannya sejarah adalah Keputusan KMB

tahun 1949 yang menghasilkan pengakuan kedaulatan Negara

Republik Indonesia.

Konferensi tersebut menetapkan bahwa tugas Bank Sentral

diserahkan kepada De Javasche Bank yang pada waktu itu masih

milik Belanda. De Javasche Bank sendiri sebenarnya baru berfungsi

sebagai bank sirkulasi dan bank umum di zaman penjajahan dan belum

pernah berfungsi sebagai bank sentral yang bertindak sebagai The

Bankers Bank dan Lender of the Last Resort sebagaimana layaknya

sebuah bank sentral. Peranan menjalankan kebijaksanaan moneter

sampai saat itu dilaksanaakan sendiri oleh pemerintah Belanda dengan

menugaskan De Nederlandsche Bank, yakni bank sentral Belanda yang

menjalankan tugasnya di Indonesia dari kantor pusat di Negeri

Belanda.

Keputusan KMB untuk memfungsikan De Javasche Bank sebagai

bank sentral tersebut tidak dapat segera dijalankan, mengingat sebelum

adanya Undang-Unadang Indonesia yang menjadi dasar hukumnya,

apalagi kepemilikan dan menajemennya masih berada ditangan

Belanda.

42

Mengingat bahwa Undang-Undang Nomor 2 Prp. tahun 1946

belum dicabut, sementara itu lahir keputusan KMB yang menetapkan

De Javasche Bank sebagai bank sentral secara formal antara tahun

1949-1953 ada dua bank yang dinyatakan sebagai bank sentral yakni

Bank Negara Indonesia dan De Javasche Bank. Tetapi kedua bank

tersebut belum sempat menjalankan tugasnya hingga lahirnya Bank

Indonesia.

Situasi tidak menentu tersebut mendorong Pemerintah melalui

Perdana Menteri RI, Dr. Sukiman Wirdjosanodjojo kepada DPR pada

tanggal 28 Mei 1951 untuk menasionalisasikan De Javasche Bank.

Kehendak tersebut diwujudkan dengan membentuk panitia

nasionalisasi De Javasche Bank pada tanggal 19 Juni 1951,

berdasarkan keputusan Pemerintah Nomor 118 tanggal 2 Juli 1951.

Baru tanggal 16 Mei 1953 dengan Undang-Undang Pokok Bank

Indonesia Nomor 11 tahun 1953 yang telah disahkan oleh Parlemen

(diumumkan dalam Lembaran Negara Nomor 40 tahun 1953) dibentuk

Bank Indonesia. (Sumber data: www.bi.go.id)

2. Sejarah Singkat Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan

dan Sistem Kearsipan Bank Indonesia

Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan merupakan unit

kerja yang memiliki tugas pokok antara lain: menyusun konsep

kebijakan dan peraturan Manajemen Dokumen Bank Indonesia

(MDBI), melakukan sosialisasi atau pelatihan MDBI, melakukan

kerjasama dengan lembaga terkait, melakukan pengawasan dan

43

pembinaan, memberikan konsultasi MDBI, melakukan penomoran

Surat Keputusan Anggota Dewan Gubernur, melakukan penyimpanan

dan pemindahan arsip, melakukan pemeliharaan arsip, ruangan,

peralatan Sentral Khazanah Arsip (SKA), melakukan alih media arsip,

melayani peminjaman arsip, melakukan penyiangan arsip, melakukan

penilaian arsip, dan membuat usulan penyerahan asrip ke Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Pada awalnya pengelolaan arsip di Bank Indonesia dilakukan oleh

Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan dan Ekspedisi (Bagian

Arsek), yaitu unit kerja di bawah Urusan Komunikasi dan Pengamanan

yang memiliki tugas untuk melakukan penerimaan dan pengiriman

dokumen dari kepada Bank Indonesia serta penyimpanan,

pemeliharaan dan pemusnahaan arsip dan memberikan pelayanan

peminjaman arsip untuk seluruh satuan kerja di Kantor Pusat Bank

Indonesia. Kemudian sekitar tahun 1997 dengan adanya reorganisasi

(perubahan struktur organisasi) Bagian Arsek berubah menjadi Divisi

Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan di bawah Biro Sekretariat.

Selanjutnya pada tahun 2014 melalui program Struktur Organisasi

Level Atas (SOLA) Bagian Arsip berubah menjadi Divisi Pengaturan

dan Pengelolaan Kearsipan di bawah Departemen Logistik dan

Pengamanan Bank Indonesia.

Sebelum tahun 1988, penyimpanan arsip inaktif di Kantor Pusat

Bank Indonesia dilakukan secara desentralisasi pada beberapa lokasi

penyimpanan, yaitu di Gedung BI Thamrin, di Gedung BI Kebon

44

Sirih, di Gedung BI Juanda, dan di Gedung BI Kota. Kemudian pada

tanggal 1 April 1988 Gubernur BI saat itu Prof. Dr. Adrianus Mooy

meresmikan Gedung Arsip dan Ekspedisi (Gedung ARSEK) yang

terletak di Kompleks Perkantoran Bank Indonesia (KOPERBI)

tepatnya di Jl. M.H. Thamrin No. 2 Jakarta.

Sejarah sistem kearsipan di Bank Indonesia, sebenarnya telah

dimulai sejak masa De Javasche Bank, hal ini tercermin dari sistem

penataan arsip pada koleksi arsip De Javasche Bank. Sistem

pengarsipan De Javasche Bank berpedoman kepada Instructie Boek.

Setelah De Javasche bank dinasionalisasi menjadi Bank Indonesia,

sistem kearsipannya diadopsi menjadi Buku Instruksi. Buku Instruksi

antara lain mengatur tata cara pengarsipan di Bank Indonesia.

Kemudian berdasarkan hasil kerjasama antara Bank Indonesia dan

Lembaga Administrasi Negara RI, pada tanggal 1 April 1978 Bank

Indonesia mulai menerapkan Pola Baru Sistem Kearsipan Bank

Indonesia, yang disebut sebagai Sistem Kearsipan Bank Indonesia

(SKBI).

Selanjutnya, sejalan dengan dinamika dan perkembangan sistem

kearsipan serta perkembangan teknologi informasi menyebabkan

terciptanya berbagai jenis media penyimpanan dokumentasi dan

informasi termasuk format/bentuk arsip. Hal tersebut menuntut adanya

penyesuaian dalam pengaturan kearsipannya. Oleh karena itu

berdasarkan PDG No.2/13/PDG/2000 tanggal 10 Juli 2000 tentang

Manajemen Dokumen di Bank Indonesia, SKBI disempurnakan

45

menjadi Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI). MDBI

merupakan tata cara pengelolaan Dokumen Bank Indonesia sejak

dokumen diciptakan, diterima, disimpan, sampai dengan disusutkan.

Pada tahun 2004, ketentuan ini diubah dengan PDG

No.6/4/PDG/2004 tanggal 30 Maret 2004. Selanjutnya sehubungan

dengan diterbitkannya PDG No.10/10/PDG/2008 tanggal 6 Oktober

2008 tentang Manajemen Informasi Bank Indonesia, maka MDBI

disempurnakan lagi melalui SE No.10/58/INTERN tanggal 30 Oktober

2008 mengenai Petunjuk Pelaksanaan Manajemen Dokumen Bank

Indonesia. Sejalan dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 Tentang Kearsipan, maka MDBI disempurnakan lagi

dengan diterbitkannya SE No.14/69/INTERN tanggal 27 Desember

2012.

MDBI baru telah dilengkapi dengan tata cara pengelolaan arsip

berbasis IT, yaitu dengan diterapkannya aplikasi Bank Indonesia

Records Management System (BI-RMS). BI-RMS dipergunakan

setelah dokumen selesai diproses dan siap untuk disimpan sampai

dengan proses penyusutannya.

Untuk arsip inaktif yang dipindahkan dari seluruh satuan kerja,

penyimpanannya dilakukan secara sentralisasi di pusat penyimpanan

arsip Bank Indonesia yang dikenal sebagai Sentral Khazanah Arsip

(SKA) Bank Indonesia. Pengelolaan arsip di SKA dilakukan dengan

46

menggunakan aplikasi Bank Indonesia Sistem Aplikasi Pengelolaan

Sentral Khazanah Arsip (BI-SASKA). (Sumber data: www.bi.go.id)

3. Visi dan Misi Divisi Arsip Bank Indonesia

a. Visi

Menjadi pusat pengelolaan dokumen Bank Indonesia yang

kompeten dan dapat dipercaya serta dapat memenuhi standar

Internasional.

b. Misi

Mewujudkan manajemen dokumen yang tertib dalam rangka

mendukung terciptanya kelancaran pelaksanaan tugas dan citra

Bank Indonesia. (Sumber data: www.bi.go.id)

4. Struktur Organisasi Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan

Grup Perencanaan

Logistik

Grup Pelaksanaan

Logistik

Kepala Departemen

Grup Pengamanan

dan Arsip

1. Divisi Perancangan

Logistik 1

2. Divisi Perancangan

Logistik 2

3. Divisi Strategi &

kebijakan Logistik

1. Divisi Pelaksanaan

Logistik 1

2. Divisi Pelaksanaan

Logistik 2

3. Divisi Pelaksanaan

Logistik 3 & Manajemen

Intern

1. Divisi Pengamanan 1

2. Divisi Pengamanan 2

3. Divisi Pengaturan &

Pengelolaan Kearsipan

4.2 Struktur Organisasi Departemen Logistik dan Pengamanan Bank Indonesia

47

Sumber Daya Manusia yang ada Divisi Pengaturan dan Pengelolaan

Kearsipan, terdiri dari Kepala Divisi G.VII, Kepala Tim G.VI, Kepala

Unit G.V, Manajer G.IV, Asisten Manajer G.III, Staf G.II, Asisten G.I. Di

divisi ini terdapat pegawai organik dan non organik. Pegawai organik

adalah pegawai tetap divisi, sedangkan pegawai non organik adalah

pegawai tidak tetap divisi yang penerimaannya sesuai kebutuhan divisi.

Berikut adalah daftar SDM Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan :

Divisi Pengaturan &

Pengelolaan Kearsipan

Manajer Manajer Manajer

Staff

Asisten Manajer Asisten Manajer

Staff

Asisten Manajer

Staff

Unit Administrasi Unit Pembinaan Unit Pelaksanaan

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan Bank Indonesia

48

4.2 Daftar SDM Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan 2

NO. NAMA JABATAN

1. Sri Yulistiani Deputi Direktur/Kepala Divisi

2. Budi Purnomo Asisten Direktur/Kepala Tim

3. Endang Tjahjo Manajer

4. Indun Nusantari Manajer

5. Jalil Syaufi Manajer

6. Addy Suwito Manajer

7. Aprihandoyo Manajer

8. Samsul Bahram Manajer

9. Andar Mulyana Manajer

10. Tri Arso Purnomo Manajer

11. Tubagus Al Amin Assisten Manajer

12. Ahmad Yulianto Assisten Manajer

13. Sutisna Lukman Hakim Assisten Manajer

14. Nani P. Ilham Assisten Manajer

15. Nyi Ayu Astrid L. Assisten Manajer

16. M. M. Puji Rahayu Assisten Manajer

17. Rendra Sjailendra Bastaman Staff

18. Rizal Mulyawan Staff

19. Yunia Arthandany P. Staff

20. Roselanny Wulaningsih Staff

21. Irmayani Staff

22. Rizki Hartati DEO

49

23. Panji Faqih A. DEO

24. Haldhia Mawarita DEO

25. Muhammad Yasin DEO

26. Nyssa Nathania P. DEO

27. Kasiman Messenger

28. Taupik Messenger

29. Mahfud Messenger

(Sumber data: www.bi.go.id)

B. Hasil Penelitian

Hasil penelitian dan observasi yang dilakukan dengan proses

wawancara dan observasi terdapat beberapa hal yang akan dibahas dari

penyusutan arsip dalam menunjang kinerja arsiparis. Selain melakukan

wawancara dan observasi dalam memperoleh data penelitian, dalam

penelitian ini juga melakukan kajian pustaka pada pembahasan penelitian

dengan melakukan analisis sumber-sumber yang terkait dengan kinerja

arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia. Adapun hasil

penelitian yang diperoleh, sebagai berikut:

50

1. Kinerja Arsiparis di Bank Indonesia

a. Kinerja SDM Arsip Bank Indonesia

1) Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja adalah proses dengan organisasi dalam

mengevaluasi pelaksanaan kerja individu. Dalam penilaian

kinerja dinilai kontribusi kepada organisasi selama periode

waktu tertentu. Umpan balik kinerja memungkinkan karyawan

mengetahui seberapa baik mereka bekerja jika dibandingkan

dengan standar-standar organisasi. Penilaian kinerja adalah

tentang kinerja karyawan dan akuntabilitas. Dalam dunia yang

bersaing secara global, perusahaan perusahaan yang menuntut

kinerja yang tinggi. Dalam hasil wawancara penulis

mendapatkan hasil yaitu sebagai berikut :

Hmm untuk kinerja disini mereka bagus semua yaa

tidak ada yang telat dalam mengerjakan sesuatu, selalu

kerja dengan baik49

Kerjanya sih yaa bagus, tapi yaa gitu karena kurangnya

orang jadi mereka benar-benar saling membantu gitu50

...Kinerja karyawan disini bagus-bagus kok mba tapi

kadang pekerjaan dikantor ada yang terbengkalai karena

tugas diluar kota hehe...51

Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat diketahui

bahwa kinerja arsiparis di Bank Indonesia untuk saat ini bagus,

49 Indun Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia (Jakarta,

2018). 50 Tri Arso Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia (Jakarta,

2018). 51 Ahmad Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia (Jakarta,

2018).

51

hanya karena kurang pegawai jadi mereka saling tolong

membantu untuk dapat bekerja dengan baik.

b. Kinerja Seorang Arsiparis Bank Indonesia

1) Tugas-Tugas Arsiparis

Tugas pokok seorang arsiparis adalah melaksanakan

kegiatan pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, dan

melaksanakan tugas pemerintah di bidang kearsipan sesuai

dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan. Tugas

pokok arsiparis di Bank Indonesia berdasarkan hasil

wawancara penulis yaitu:

...Jadi disini tugasnya menyusun konsep kebijakan dan

peraturan Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI),

melakukan sosialisasi atau pelatihan MDBI, melakukan

kerjasama dengan lembaga terkait, melakukan pengawasan

dan pembinaan, memberikan konsultasi MDBI...52

...Selain itu tugas arsiparis melakukan penomoran Surat

Keputusan Anggota Dewan Gubernur, melakukan

penyimpanan dan pemindahan arsip, melakukan

pemeliharaan arsip, ruangan, peralatan Sentral Khazanah

Arsip (SKA)...53

...Hmm tugas arsiparis disini yaa melakukan alih media arsip,

melayani peminjaman arsip, melakukan penyiangan arsip,

melakukan penilaian arsip, dan membuat usulan penyerahan

asrip ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)...54

Berdasarkan hasil penelitian diatas bahwa tugas-tugas

pokok arsiparis di Bank Indonesia yaitu menyusun konsep

kebijakan dan peraturan Manajemen Dokumen Bank Indonesia

(MDBI), melakukan sosialisasi atau pelatihan MDBI,

52 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 53 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 54 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.

52

melakukan kerjasama dengan lembaga terkait, melakukan

pengawasan dan pembinaan, memberikan konsultasi MDBI,

melakukan penomoran Surat Keputusan Anggota Dewan

Gubernur, melakukan penyimpanan dan pemindahan arsip,

melakukan pemeliharaan arsip, ruangan, peralatan Sentral

Khazanah Arsip (SKA), melakukan alih media arsip, melayani

peminjaman arsip, melakukan penyiangan arsip, melakukan

penilaian arsip, dan membuat usulan penyerahan asrip ke Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI).

2) Syarat Arsiparis

Tugas-tugas arsiparis banyak sekali ragamnya dan volume

pekerjaan yang sifatnya berkesinambungan, serta yang paling

penting bahwa ada diantaranya arsip-arsip tersebut berisi

masalah yang menyangkut hal sangat penting bahkan hal yang

sangat rahasia,maka seorang arsiparis harus memenuhi syarat-

syarat yang diperlukan. Berikut adalah hasil wawancara

mengenai syarat syarat arsiparis di Bank Indonesia sebagai

tersebut:

...Kalau untuk pengetahuan umum yang pasti mereka

harus mengetahui masalah surat menyurat dan arsip.

Selain itu juga tentang seluk beluk instansinya yakni

organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-

pejabatnya...55

...Yaaa harus memiliki keterampilan khusus untuk

melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang

dijalankan...56

55 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 56 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.

53

...Gini mba arsiparis disini punya kepribadian yang

memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan,

kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat

menyimpan rahasia organisasi...57

Berdasarkan hasil wawanca