penyusutan arsip

Download Penyusutan Arsip

Post on 12-Dec-2015

42 views

Category:

Documents

15 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Penyusutan Arsip

TRANSCRIPT

  • www.anri.go.idDISAMPAIKAN PADA KEGIATAN WORKSHOP TATA PERSURATAN DAN KEARSIPANDIREKTORAT JENDERAL BINA UPAYA KESEHATAN THE SAHIRA HOTEL , BOGOR 8 SEPTEMBER 2015

    OLEH: DWI MUDALSIH

  • Data DiriNama : Dra. Dwi Mudalsih, M.HumTempat/Tgl Lahir : Klaten, 2 - 9 - 1963Pangkat/Gol : Pembina Utama Muda/ IVcJabatan : Arsiparis MadyaPendidikan : S2 SejarahUnit Kerja : Direktorat Kearsipan PusatAlamat Kantor : ANRI Jl. Ampera Raya No.7Jaksel 021 7805851, HP. 08129398070 duwiekmudalsih@yahoo.com

  • Latar BelakangPeningkatan aktifitas organisasiTuntutan manajemen bekerja efektif dan efisien waktu, tenaga dan biayaPerkembangan TIKBencana alamMeningkatnya volume arsip sebagai bukti aktifitas organisasi.Penumpukan arsip Penyusutan Arsip

  • Dasar HukumUU No. 43 Tahun 2009 Tentang KearsipanPP No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 Tentang kearsipan.Perka ANRI No. 19 Tahun 2011 Tentang Penilaian Kreteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna SekunderPerka ANRI No. 31 Tahun 2011 Tentang Tata Cara Akuisisi Arsip StatisLampiran Perka ANRI No. 20 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipanmekanisme Penyerahan Arsip Statis ke ANRIPerka ANRI No. 25 tahun 2012 tentang Pemusnahan Arsip

  • UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2

    Pengertian Arsip adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orpol, ormas dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan masyarakat berbangsa dan bernegara.

  • Arsip Dinamis adalah:arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

    Arsip Statis adalah:arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan permanen yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Ka ANRI dan atau Lembaga Kearsipan.

  • Arsip Dinamis dibedakan menjadi 2 (dua):

    Arsip Aktif adalah:arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan atau terus menerus. Arsip Inaktif adalah:arsip dinamis yang frekuensi penggunaan-nya sudah menurun/ jarang digunakan.

  • DAUR HIDUP ARSIPPENCIPTAANPENGGUNAAN DAN PEMELIHARAANPENYUSUTAN

  • PenciptaanManajemen FormulirManajemen KorespondensiPengurusan surat

    Penggunaan dan PemeliharaanArsip AktifArsip InaktifProgram arsip VitalPemeliharaan

  • Penyusutan Arsip:Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara:Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan,Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, sesuai peraturan perundangan,Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.(Pasal 56, PP 28 tahun 2012)

  • Prosentasi kuantitatif secara umum25 % arsip aktif disimpan30 % arsip inaktif disimpan35% arsip tidak berguna dapat dimusnahkan10 % arsip dinamis yang memiliki nilai permanen yang harus disimpan di Lembaga Kearsipan (Pusat-ANRI, daerah-Lembaga Kearsipan Daerah)

  • Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

    Unit Kearsipanadalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan

  • I. Pemindahan arsip inaktifDari unit pengolah ke unit kearsipanPemindahan arsip inaktif diatur oleh pimpinan organisasi pencipta

  • Pusat Arsip (Record Center)Fasilitas penyimpanan arsip inaktif efisien dan efektifMengurangi arsip di unit kerjaMenjamin keamanan arsip fisik dan informasinya.Fasilitas murahSarana /peralatan kearsipan; almari/rak arsip, boks arsip, map/folder, kertas pembungkus arsip, tali rafia dll

  • Pasal 57Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip.Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:penyeleksian arsip inaktif;pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

  • Pasal 58

    Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di lingkungan lembaga negara yang bersangkutan.

    Pasal 59Lembaga negara dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit (depot) penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI.

  • Pasal 63Pemindahan ArsipAyat (1) tanggung jawab pimpinan unit pengolah. Ayat (2) dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif.Ayat (3)dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan.Ayat (4)ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan.

  • Prosedur Pemindahan Arsipmemeriksaan arsip yang telah habis masa simpan aktifnya.Mendaftar (daftar yang memuat kolom : no, kode klasifikasi, jenis arsip, tahun, jumlah, ket.).Menata fisik dan informasi ke dalam boks arsip dan diberi label.Membuat daftar Pertelaan Arsip inaktif tiap unit pengolah.Memindahkan arsip inaktif.

  • II. PEMUSNAHAN ARSIPPemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:arsip yang tidak memiliki nilai guna.telah habis retensi dan berketerangannya dimusnahkan berdasarkan JRA.tidak ada peraturan perundangan yang melarang.tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

  • Wajib dilaksanakan sesuai prosedur yang benarMerupakan tanggungjawab pimpinan pencipta arsip yg bersangkutan.Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dikenali lagi fisik dan informasinya.Kegiatan pemusnahan arsip harus didokumentasikan dengan: - pembuatan daftar arsip - berita acara.

  • Prosedur pemusnahan arsip : pembentukan panitia penilai arsip; penyeleksian arsip;pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan; penilaian oleh panitia penilai arsip; permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan

  • g. pelaksanaaan pemusnahan:dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dandisertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

  • Pasal 68

    (1) Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat:pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

    (2)Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara.

  • Berkas pengajuan permohonan persetujuan pemusnahan arsipSurat permohonan persetujuan pemusnahan arsip ;Daftar arsip usul musnah (soft copy dan hardcopy)SK Tim/Panitia Penilai Arsip;Surat pertimbangan tim penilai berita acara/rekomendasi/notulen hasil penilaian.

  • III. PENYERAHAN ARSIPPasal 79 PP No. 28 Tahun 2012Dilakukan terhadap arsip yang:a. Memiliki nilai guna kesejarahanb. Telah habis retensinyac. Berketerangan permanen sesuai JRAWajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintah Daerah, PTN, BUMN,BUMD dan perusahaan swasta.Menjadi tanggungjawab pimpinan pencipta arsip

  • Nilaiguna sekunder

    a. Evidentialadalah value dokumen tentang bukti atau fakta keberadaan organisasi.

    b. Informasional adalah value dokumen tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi organisasi.

  • Penataan Arsip Statis yang akan diserahkan

    Memeriksa arsip statis atau permanen.MendaftarMenata arsip ke dalam folder dan boks arsip.Memberi label boks: nama instansi, no. boks, no berkas arsip dan tahun.Mengatur susunan arsip dalam setiap berkas dan susunan berkas dalam setiap boks.

  • Prosedur Penyerahan Arsip Statis ke ANRIPP No. 28 Tahun 2012 pasal 81 Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di Unit Kearsipan.Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip thd arsip usul serahSurat pemberitahuan penyerahan arsip statis dari pimpinan pencipta arsip kepada Ka ANRI.

  • Lanjutan.Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip.Berkoordinasi dengan ANRI dalam pelaksanaan serah terima arsip.Pelaksanaan serah terima dilengkapi dengan berita acara penyerahan dan daftar arsip statis.

  • Pencipta arsip wajib menyimpan arsip yang tercipta dari kegiatan penyerahan arsip sebagai arsip vital yaitu:Keputusan pembentukan panitia penilai arsipNotulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian.Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diusulkan serah telah memenuhi syarat untuk diserahkan.Surat persetujuan Kepala Lembaga Kearsipan.

  • Lanjutan.Surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan.Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis.Berita acara penyerahan arsip statisDaftar arsip statis yang diserahkan.

  • Prosedur penyerahan arsipMenyeleksi dan membuat daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit pencipta.Penilaian oleh panitia penilai arsipPemberitahuan akan menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya Direktur RS Sekjen Kemenkes ke Ka ANRIVerifikasi oleh ANRI

  • BERITA ACARAPENYERAHAN ARSIP STATIS

    Pada hari ini Rabu tanggal delapan bulan September tahun Dua rib

Recommended

View more >