www.anri.go.id

DISAMPAIKAN PADA KEGIATAN WORKSHOP TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

DIREKTORAT JENDERAL BINA UPAYA KESEHATAN THE SAHIRA HOTEL , BOGOR

8 SEPTEMBER 2015

OLEH: DWI MUDALSIH

Data DiriData Diri• Nama : Dra. Dwi Mudalsih, M.Hum• Tempat/Tgl Lahir : Klaten, 2 - 9 - 1963• Pangkat/Gol : Pembina Utama Muda/ IVc• Jabatan : Arsiparis Madya• Pendidikan : S2 Sejarah• Unit Kerja : Direktorat Kearsipan Pusat• Alamat Kantor : ANRI Jl. Ampera Raya

No.7Jaksel

021 7805851, HP. 08129398070

duwiekmudalsih@yahoo.com

Latar BelakangLatar Belakang• Peningkatan aktifitas organisasi

• Tuntutan manajemen bekerja efektif dan efisien waktu, tenaga dan biaya

• Perkembangan TIK

• Bencana alam

• Meningkatnya volume arsip sebagai bukti aktifitas organisasi.

• Penumpukan arsip Penyusutan Arsip

Dasar HukumDasar Hukum• UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan• PP No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 43

Tahun 2009 Tentang kearsipan.• Perka ANRI No. 19 Tahun 2011 Tentang Penilaian

Kreteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder

• Perka ANRI No. 31 Tahun 2011 Tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis

• Lampiran Perka ANRI No. 20 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipanmekanisme Penyerahan Arsip Statis ke ANRI

• Perka ANRI No. 25 tahun 2012 tentang Pemusnahan Arsip

UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2

Pengertian Arsip adalah:

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orpol, ormas dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan masyarakat berbangsa dan bernegara.

Arsip Dinamis adalah:arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip Statis adalah:arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan permanen yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Ka ANRI dan atau Lembaga Kearsipan.

Arsip Dinamis dibedakan menjadi 2 (dua):Arsip Dinamis dibedakan menjadi 2 (dua):

Arsip AktifArsip Aktif adalah: adalah:

arsip yang frekuensi penggunaannya masih arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan atau terus tinggi dan atau terus menerus.menerus.

Arsip InaktifArsip Inaktif adalah adalah::

arsip dinamis yarsip dinamis yang frekuensi penggunaan-nya sudah menurun/ jarang digunakan. / jarang digunakan.

DAUR HIDUP ARSIPDAUR HIDUP ARSIPPENCIPTAAN

PENGGUNAAN DAN

PEMELIHARAAN

PENYUSUTAN

PenciptaanPenciptaan• Manajemen Formulir• Manajemen Korespondensi• Pengurusan surat

Penggunaan dan Pemeliharaan• Arsip AktifArsip Aktif• Arsip InaktifArsip Inaktif• Program arsip Vital• Pemeliharaan

Penyusutan Arsip:Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara:•Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan,•Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, sesuai peraturan perundangan,•Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.(Pasal 56, PP 28 tahun 2012)

Prosentasi kuantitatif Prosentasi kuantitatif secara umumsecara umum

• 25 % arsip aktif disimpan

• 30 % arsip inaktif disimpan

• 35% arsip tidak berguna dapat dimusnahkan

• 10 % arsip dinamis yang memiliki nilai permanen yang harus disimpan di Lembaga Kearsipan (Pusat-ANRI, daerah-Lembaga Kearsipan Daerah)

• Unit Pengolah

adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

• Unit Kearsipan

adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan

I. Pemindahan arsip inaktifI. Pemindahan arsip inaktif

• Dari unit pengolah ke unit kearsipan

• Pemindahan arsip inaktif diatur oleh pimpinan organisasi pencipta

Pusat Arsip (Pusat Arsip (Record CenterRecord Center))

• Fasilitas penyimpanan arsip inaktif efisien dan efektif

• Mengurangi arsip di unit kerja• Menjamin keamanan arsip fisik dan

informasinya.• Fasilitas murah• Sarana /peralatan kearsipan; almari/rak arsip,

boks arsip, map/folder, kertas pembungkus arsip, tali rafia dll

Pasal 57(1)Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip.(2)Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:a.penyeleksian arsip inaktif;b.pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan c.penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

Pasal 58

Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di lingkungan lembaga negara yang bersangkutan.

Pasal 59 Lembaga negara dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit (depot) penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI.

Pasal 63

Pemindahan Arsip• Ayat (1) tanggung jawab pimpinan unit

pengolah. • Ayat (2) dilaksanakan setelah melewati retensi

arsip aktif.• Ayat (3) dilakukan dengan penandatanganan

berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan.

• Ayat (4) ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan.

Prosedur Pemindahan ArsipProsedur Pemindahan Arsip• memeriksaan arsip yang telah habis masa

simpan aktifnya.• Mendaftar (daftar yang memuat kolom : no, kode

klasifikasi, jenis arsip, tahun, jumlah, ket.).• Menata fisik dan informasi ke dalam boks arsip

dan diberi label.• Membuat daftar Pertelaan Arsip inaktif tiap unit

pengolah.• Memindahkan arsip inaktif.

II. PEMUSNAHAN ARSIP(1)Pemusnahan arsip menjadi tanggung

jawab pimpinan pencipta arsip.

(2)Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:

• arsip yang tidak memiliki nilai guna.• telah habis retensi dan berketerangannya dimusnahkan

berdasarkan JRA.• tidak ada peraturan perundangan yang melarang.• tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu

perkara.

• Wajib dilaksanakan sesuai prosedur yang benar• Merupakan tanggungjawab pimpinan pencipta

arsip yg bersangkutan.• Pemusnahan arsip dilakukan secara total,

sehingga tidak dikenali lagi fisik dan informasinya.

• Kegiatan pemusnahan arsip harus didokumentasikan dengan:

- pembuatan daftar arsip

- berita acara.

Prosedur pemusnahan arsip : a.pembentukan panitia penilai arsip; b.penyeleksian arsip;c.pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan; d.penilaian oleh panitia penilai arsip; e.permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;f.penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan

g. pelaksanaaan pemusnahan:1. dilakukan secara total sehingga fisik dan

informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;

2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan

3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

Pasal 68

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat:

a.pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; b.persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara.

Berkas pengajuan permohonan Berkas pengajuan permohonan persetujuan pemusnahan arsippersetujuan pemusnahan arsip

• Surat permohonan persetujuan pemusnahan arsip ;

• Daftar arsip usul musnah (soft copy dan hardcopy)

• SK Tim/Panitia Penilai Arsip;

• Surat pertimbangan tim penilai berita acara/rekomendasi/notulen hasil penilaian.

III. PENYERAHAN ARSIPIII. PENYERAHAN ARSIP

Pasal 79 PP No. 28 Tahun 2012• Dilakukan terhadap arsip yang:

a. Memiliki nilai guna kesejarahan

b. Telah habis retensinya

c. Berketerangan permanen sesuai JRA• Wajib dilaksanakan oleh lembaga negara,

pemerintah Daerah, PTN, BUMN,BUMD dan perusahaan swasta.

• Menjadi tanggungjawab pimpinan pencipta arsip

Nilaiguna sekunderNilaiguna sekunder

a. Evidentiala. Evidentialadalah value dokumen tentang bukti adalah value dokumen tentang bukti atau fakta atau fakta keberadaan organisasi.keberadaan organisasi.

b. Informasionalb. Informasional adalah value dokumen tentang orang, adalah value dokumen tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi organisasi.berhubungan dengan tupoksi organisasi.

Penataan Arsip Statis yang akan diserahkan

• Memeriksa arsip statis atau permanen.• Mendaftar• Menata arsip ke dalam folder dan boks arsip.• Memberi label boks: nama instansi, no. boks, no

berkas arsip dan tahun.• Mengatur susunan arsip dalam setiap berkas dan

susunan berkas dalam setiap boks.

Prosedur Penyerahan Prosedur Penyerahan Arsip Statis ke ANRIArsip Statis ke ANRI

PP No. 28 Tahun 2012 pasal 81 • Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul

serah oleh arsiparis di Unit Kearsipan.• Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip thd arsip

usul serah• Surat pemberitahuan penyerahan arsip statis

dari pimpinan pencipta arsip kepada Ka ANRI.

Lanjutan….

• Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip.

• Berkoordinasi dengan ANRI dalam pelaksanaan serah terima arsip.

• Pelaksanaan serah terima dilengkapi dengan berita acara penyerahan dan daftar arsip statis.

Pencipta arsip wajib menyimpan arsip yang tercipta dari kegiatan penyerahan arsip sebagai arsip vital yaitu:•Keputusan pembentukan panitia penilai arsip•Notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian.•Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diusulkan serah telah memenuhi syarat untuk diserahkan.•Surat persetujuan Kepala Lembaga Kearsipan.

Lanjutan….

• Surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan.

• Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis.

• Berita acara penyerahan arsip statis

• Daftar arsip statis yang diserahkan.

Prosedur penyerahan arsipProsedur penyerahan arsip

• Menyeleksi dan membuat daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit pencipta.

• Penilaian oleh panitia penilai arsip

• Pemberitahuan akan menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya Direktur RS Sekjen Kemenkes ke Ka ANRI

• Verifikasi oleh ANRI

BERITA ACARA

PENYERAHAN ARSIP STATIS

Pada hari ini Rabu tanggal delapan bulan September tahun Dua ribu lima belas belas yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : ……….

Jabatan : Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan RI

Dalam hal ini bertindak atas nama Kementerian Kesehatan untuk selanjutnya disebut pihak I

2. Nama : ………..

Jabatan : Kepala Arsip Nasional RI (ANRI)

Dalam hal ini bertindak atas nama Arsip Nasional RI untuk selanjutnya disebut pihak II.

Pihak I menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis sebagaimana tercantum dalam daftar penyerahan arsip statis terlampir kepada pihak II untuk disimpan di Arsip Nasional RI.

Yang menerima Yang menyerahkan

Pihak II Pihak I

……………….. …………………..

Daftar Arsip yang Diserahkan

No. Jenis arsip Tahun Jumlah Lokasi

HUKUM DAN ORGANISASI

1. Produk Hukum Intern 1995 1 folder Boks 1

2. Risalah rapat pimpinan 1995 1 folder Boks 1

3. Hearing DPR 1995 1 folder Boks 1

4. Bantuan hukum 1995 1 folder Boks 2

5. Bahan pidato kenegaraan 1995 1 folder Boks 2

DIKLAT

6. Kurikulum

• Arsip statis lembaga negara tingkat pusat wajib diserahkan ke ANRI.

• Arsip statis lembaga negara tingkat pusat di daerah wajib diserahkan ke ANRI, sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.

Fungsi ArsipFungsi Arsip

FUNGSI DINAMISUNTUK

PENCIPTA ARSIP

FUNGSI STATISUNTUK

MASYARAKAT

1. Pembuatan keputusan2. Melindungi kepentingan dan hak3. Mempertahankan dan Melestarikan akuntabilitas4. Memelihara kesinambungan pengetahuan 5. Memori organisasi

1. Pemenuhan hak atas informasi

2. Bahan riset 3. Memori kolektif bangsa4. Identitas bangsa

AKSES DAN KLASIFIKASI KEAMANAN

AKSES DAN KLASIFIKASI KEAMANAN

Jenis arsip statis Jenis arsip statis

Nilai Kebuktian:

• Kebijakan pimpinan lembaga mengatur

• Naskah yang ditandatangani pimpinan lembaga

• Bukti keberadaan lembagaidentitas, lambang, simbol, pendirian, perubahan, penyatuan lembaga, pengangkatan pejabat dll.

• Bukti kinerja/lembaga: Program kerja jangka pendek, menengah, panjang, MoU,;

• Laporan hasil riset (prestasi, nilai ilmiah, teknologi, kemanusiaan);

• Prestasi kerja lembaga;• Kebijakan yang bersifat mengatur yang dibuat

oleh lembaga• Tanggap darurat dan pemulihan; • Mobilisasi bantuan penanggulangan masalah

kesehatan akibat bencana, endemi penyakit tertentu dll

Nilai Informasional:

• Tokoh lembaga,

• fenomena/kejadian/peristiwa luar biasa terkait dengan fungsi lembaga;

SEKIAN

TERIMAKASIH

WASSALAM