arsipberkas.dpr.go.id/armus/file/lampiran/1-20170530-100216... · 2017. 5. 30. · kebebasan...
TRANSCRIPT
KETERANGAN PEMERINTAH
ATAS RUU KEARSIPAN
PADA RAPAT KERJA DENGAN KOMISI II DPR-RI
ARSIP D
PR RI
KETERANGAN PEMERINTAH
ATAS RUU KEARSIPAN
PADA RAPAT KERJA DENGAN KOMISI II DPR-RI
Assalamu'alaikum Warrahmatullahi Wabarokatuh
Yth. Saudara Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI
Serta hadirin yang saya hormati,
Pertama-tama marilah kita panjatkan puji syukur ke hadirat Allah Swt. Tuhan
Yang Maha Esa, karena atas perkenan dan bimbingannya kita dapat mengikuti rapat
kerja dengan komisi II DPR-RI dalam rangka penyampaian Keterangan Pemerintah
atas RUU Kearsipan.
Sesuai dengan Surat Presiden Nomor R-28 Pres/6/2009 tertanggal 8 Juni 2009,
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Menteri Hukum dan HAM, Menteri
Keuangan dan Menteri Pendidikan Nasional, baik secara sendiri-sendiri maupun
bersama-sama mewakili Presiden dalam pembahasan RUU Kearsipan. Oleh karena itu
dalam memenuhi setiap undangan DPR-RI untuk pembahasan RUU dimaksud, kami
nantinya dapat bertiga, berdua, ataupun sendiri dalam mewakili Pemerintah.
Yth. Saudara Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI,
Sebagaimana kita ketahui bersama Undang-Undang Dasar 1945 Pasal 28
mengisyaratkan bahwa bangsa Indonesia berkehendak membangun negara yang
bersifat demokratis, sehingga setiap warga negara berhak berkomunikasi dan
memperoleh informasi agar mereka menyalurkan aspirasinya dengan benar.
Kebebasan mendapatkan informasi merupakan hak asasi setiap warga negara sebagai
1
ARSIP D
PR RI
salah satu wujud bagi kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis dan hal itu
perlu diatur dalam Undang-Undang Kearsipan yang mencerminkan asas demokratisasi,
baik dalam hubungan antara individu dengan negara dan hubungan institusional dalam
sistem kenegaraan.
Di samping itu, Tujuan Negara sebagaimana tertuang dalam Pembukaan
Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia mengisyaratkan bahwa negara
berkehendak mewujudkan masyarakat yang sejahtera. Tujuan Negara ini dilaksanakan
oleh lembaga-lembaga yang dibentuk untuk melaksanakan fungsi-fungsi kenegaraan
dan pemerintahan. Sebagai negara berdaulat, lembaga negara dan badan
pemerintahan yang dibentuk ini berjalan dalam pengendalian negara, sehingga seluruh
kinerja lembaga negara dan badan pemerintahan harus berorientasi pada tercapainya
tujuan negara.
Dalam upaya pengendalian pelaksanaan fungsi kenegaraan, pemerintahan, dan
pembangunan agar senantiasa berorientasi ke arah pencapaian tujuan nasional maka
setiap gerak langkah kinerja lembaga negara dan badan pemerintahan, harus direkam
(recorded) dengan baik dan benar. Perekaman kegiatan secara sistematis, tertib, dan
benar - sebagaimana fakta yang ada - akan menciptakan arsip yang lengkap, autentik,
dan terpercaya. Arsip yang lengkap, autentik dan terpercaya ini menjadi bahan bukti
yang sah dengan akurasi dan obyektivitas tinggi atas pelaksanaan berbagai fungsi
kenegaraan, pemerintahan dan pembangunan.
Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI.
Karakter Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) sebagai Negara
Kepulauan (archipelago state) menempatkan arsip sebagai instrumen penting dalam
kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip menggambarkan dan mencerminkan jati diri
bangsa dan sekaligus sebagai simpul pemersatu bangsa. Oleh karena itu, disadari atau
tidak, arsip telah berada dan bersama-sama dalam setiap kegiatan organisasi, baik
organisasi pemerintah maupun organisasi masyarakat. Bahkan keberadaan arsip tidak
dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari manusia. Secara esensial, arsip adalah
informasi yang terlahir dari setiap kegiatan administratif, namun bukan sekedar
2
ARSIP D
PR RI
-·
•
,
informasi yang berfungsi secara administratif. Satu hal mendasar yang membedakan
arsip dengan informasi lain adalah bahwa arsip merupakan sumber primer dan
mempunyai nilai kebuktian yang sangat diperlukan bagi setiap kehidupan mulai dari
orang-perorangan sampai dengan kehidupan kenegaraan dan pemerintahan.
Sebagai negara berdaulat, lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan
dibentuk dan berjalan dalam pengendalian negara, karena lembaga dan badan tersebut
dibentuk untuk menjalankan seluruh fungsi negara. Oleh karena itu sewajarnya apabila
seluruh kinerja lembaga negara dan badan pemerintahan harus berorientasi pada
tercapainya Tujuan Negara. Dengan pertimbangan seperti itulah maka negara berhak
mengatur pengelolaan arsip di setiap lembaga negara dan badan pemerintah.
Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI,
Dasar pertimbangan yang digunakan untuk menyusun RUU Kearsipan sebagai
pengganti Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan, antara lain adalah:
a. dinamika penyelenggaraan kenegaraan dan pemerintahan pasca-amandemen
Undang-undang Dasar Tahun 1945, telah membawa implikasi perubahan sistem
dan mekanisme administrasi negara yang mengharuskan adanya kedisiplinan dan
ketertiban kearsipan guna menyelamatkan sebagai bahan akuntabilitas kinerja
penyelenggaraan pemerintahan dan melestarikan memori kolektif bangsa;
b. meningkatnya kegiatan kenegaraan dan pemerintahan, lembaga swasta dan
lembaga ilmiah yang memiliki spesifikasi urusan dan berhubungan dengan
kepentingan umum telah melahirkan karya inovatif dan berbobot ilmiah yang
memiliki peran utama pembentukan kecerdasan bangsa perlu didukung dengan
sistem dan mekanisme kearsipan yang memadai;
c. intensitas hubungan antarnegara tetangga yang seringkali menimbulkan sengketa
batas wilayah memerlukan asas effective occupation yang dibuktikan dengan
keberadaan arsip yang autentik dan reliabel, bukan sekedar bukti fisik, seperti
tanda, patok, tugu atau sungai;
3
ARSIP D
PR RI
-..
'
d. transparansi setiap aktivitas instansi atau lembaga negara dan pemerintahan serta
pihak yang mengunakan anggaran negara yang harus dapat
dipertanggungjawabkan (akuntabel) akan terwujud melalui pengelolaan arsip yang
tercipta dari kegiatan itu;
e. seluruh dinamika perjalanan bangsa Indonesia dapat terkomunikasikan dari waktu
ke waktu, dari generasi ke generasi melalui tersedianya arsip yang benar, tanpa
rekayasa, yang dikelola dengan baik dan sistimatis, yang menjadi sumber
pembelajaran segenap elemen bangsa;
f. tumbuhnya kesadaran dan kepercayaan masyarakat tentang arti penting arsip yang
mempunyai nilai kesejarahan telah menjadikan lembaga kearsipan, baik pusat
maupun daerah, memiliki tugas dan kewajiban menyelamatkan dan melestarikan
arsip yang diserahkan oleh masyarakat;
g. sebagai negara yang berpotensi terjadi bencana alam atau bencana lain, prioritas
penyelamatan kearsipan mutlak diperlukan setelah penanggulangan terhadap
penanganan manusia dan harta benda yang keberadaanya sangat tergantung
pada faktor administrasi, registrasi, sertifikasi dan sejenisnya;
h. UU Nomor 7 Tahun 1971 hanya menekankan pada penyelenggaraan arsip statis,
belum memberikan landasan untuk pengelolaan arsip dinamis yang secara
langsung berfungsi dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan
pembangunan. Hal ini menyebabkan bukti penyelenggaraan administrasi dan
pembangunan menjadi tidak terselamatkan;
i. UU Nomor 7 Tahun 1971 memiliki substansi yang sudah tidak sesuai dengan
keadaan masa kini, karena bersifat sentralistik dan bertentangan dengan nuasa
desentralisasi;
j. UU Nomor 7 Tahun 1971 memiliki tujuan hanya untuk kepentingan pemerintah.
Pengabaikan peran serta masyarakat dan kegunaan arsip bagi masyarakat,
mengakibatkan pengkerdilan fungsi arsip yang sesungguhnya;
k. penyelenggaraan administrasi dan kehidupan kebangsaan telah mengalami
perubahan yang luar biasa dari yang bersifat manual menjadi bersifat otomatik dan
4
ARSIP D
PR RI
elektronis. Aktivitas organisasi atau individu yang dilakukan secara elektronik
menghasilkan arsip elektronik yang harus diatur secara jelas oleh negara, sehingga
hak-hak warga negara tetap terjamin dengan aman;
I. terjadinya banyak kasus hukum (sengketa tanah, sengketa perbatasan wilayah,
warisan, dan lain-lain) di kalangan masyarakat meningkatkan kesadaran intelektual
akan pentingnya kedisiplinan dan ketertiban kearsipan yang dapat menjamin hak
hak keperdataan, keamanan serta perlindungan hukum;
m. sistem kearsipan dalam tataran teoretis dan praktis yang telah berlangsung dan
berlandaskan pada UU Nomor 7 Tahun 1971 belum mampu menjamin arsip dapat
berfungsi maksimal.
Adapun alasan yang dijadikan dasar penyusunan RUU Kearsipan sebagai
pengganti Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 adalah sebagai berikut:
J 1. Alasan Filosofis
!
a. arsip sebagai memori kolektif adalah pusat ingatan bangsa yang dapat menjadi
kekuatan sentrifugal pemersatu bangsa;
b. arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja pejabat dan organisasi adalah landasan
substansial menuju pemerintahan yang akuntabel, transparan dan demokratis;
c. arsip sebagai pembentuk hak dan kewajiban institusi negara dan warga negara
adalah dasar pembentukan negara kesejahteraan (welfare state).
2. Alasan Sosiologis
a. secara empiris arsip dinamis dibutuhkan oleh individu atau organisasi dalam
menjalankan tugas dan fungsinya, demikian pula arsip statis dibutuhkan sebagai
memori kolektif dan jati diri bangsa serta sebagai sumber penelitian;
b. orientasi tujuan kearsipan yang hanya untuk kepentingan pemerintah
merupakan pengabaian terhadap hak-hak masyarakat yang berakibat pada
rendahnya tingkat partisipasi masyarakat;
c. arsip sebagai sumber kajian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan budaya
bangsa membutuhkan teori dan metodologi yang dapat berkaselerasi dengan
perkembangan tekonologi informasi dan komunikasi.
5
ARSIP D
PR RI
j
3. Alasan Yuridis
a. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 sudah tidak harmonis lagi/disharmoni
dengan undang-undang lain yang terkait;
b. beberapa substansi materi dalam peraturan pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1971, misalnya PP 34 Tahun 1979, seharusnya masuk dalam
materi undang-undang sehingga memiliki daya atur yang lebih kuat;
c. perlu pengaturan yang lebih detail dan jelas untuk mengurangi ambiguitas.
Dari kerangka tersebut, konstruksi undang-undang yang dipersiapkan,
dibangun dalam suatu paradigma yang berbeda dengan Undang-Undang Nomor 7
Tahun 1971 sehingga diharapkan hasil dari pengaturan ini di masa depan akan
memperoleh manfaat tumbuhnya:
a. rasa aman dan saling kepercayaan antar masyarakat dan negara yang dilakukan
melalui kelembagaan arsip;
b. kepercayaan atas pengelolaan kenegaraan dan pemerintahan karena tercipta arsip
yang mampu mewujudkan transparansi dan akuntabilitas;
c. jaminan bagi setiap kepentingan publik karena terlindungi melalui mekanisme
kearsipan yang mampu menjaga rekaman yang berkaitan dengan status sosial,
mulai dari akta kelahiran sampai dengan sertifikasi pendidikan, maupun
perlindungan atas hak kepemilikan tanah dan hak kebendaan lainya;
d. kepercayaan publik atas pengelolaan keuangan negara karena tercipta arsip atau
dokumen yang memiliki akurasi data dan otentisitas;
e. kepercayaan publik terhadap penegakan hukum karena tercipta arsip yang mampu
mewujudkan pelayanan sebagaimana diharapkan publik.
Guna mewujudkan konsepsi kearsipan dengan pendekatan paradigma
sebagaimana kami sampaikan diatas, penyusunan rancangan undang-undang tentang
kearsipan dilakukan melalui proses harmonisasi dan sinkronisasi yang
dikoordinisasikan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan mengikut
sertakan semua instansi pemerintah, antara lain Departemen Dalam Negeri,
6
ARSIP D
PR RI
-· Departemen Luar Negeri, Departemen Keuangan, Departemen Pertahanan,
Departemen Komunikasi dan lnformasi, Sekretariat Negara, Kementerian Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara, Lembaga Sandi Negara, dan sebagainya,
sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan.
Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI,
Selama ini masyarakat memahami arsip sebagai naskah-naskah yang
khususnya berbentuk kertas, namun sesungguhnya hakikat dan konsep arsip telah
mengalami perubahan paradigma. Sesuai dengan perkembangan paradigma tersebut,
arsip merupakan informasi terekam danlatau direkam atau dokumen dalam berbagai
bentuk dan media, seperti kertas, audio visual, komputer atau elektronik, dan
sebagainya sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintah, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya. Pengertian Arsip dalam RUU ini mengacu pada rumusan beberapa
referensi publikasi internasional, yakni ISO 15489 mengenai Records Management dan
International Council on Archives, pendapat-pendapat para pakar kearsipan
internasional mengenai hakikat dan fungsi arsip.
Demikian juga, istilah-istilah dalam RUU ini dirumuskan dengan
mempertimbangkan konsep ataupun peristilahan yang terdapat dalam undang-undang
yang memiliki keterkaitan dengan pengelolaan informasi, yakni Undang-Undang
Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik dan Undang-Undang
Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan lnformasi Publik. Hal ini dilakukan untuk
menjaga konsistensi dan keterkaitan antara norma-norma yang terdapat dalam hukum
positif Indonesia. Di samping itu, tidak kalah pentingnya, definisi di atas juga
pertimbangan nilai kemanfaatan arsip bagi masyarakat dalam kehidupan berbangsa
dan bernegara.
Selanjutnya, secara garis besar RUU Kearsipan memuat substansi sebagai
berikut:
7
ARSIP D
PR RI
a. tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan
Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan (Pasal 4 s/d Pasal 22) mengatur
bahwa penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab
Pemerintah. Tanggung jawab Pemerintah dalam penyelenggaraan kearsipan
meliputi penetapan kebijakan, pengelolaan arsip, dan pembinaan kearsipan
(Pasal 5)
b. pengelolaan arsip dinamis
Pengelolaan arsip dinamis yang dimaksudkan meliputi: penciptaan arsip;
penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan penyusutan arsip.
c. pengelolaan arsip statis
Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam meliputi : akuisisi arsip
statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis; dan akses arsip statis.
d. organisasi profesi Arsiparis dan peran serta masyarakat dalam kearsipan
Organisasi profesi Arsiparis dan peran serta masyarakat dalam kearsiapan
(Pasal 65-73). Penyelenggaraan kearsipan haruslah didukung oleh sumber daya
manusia yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Oleh karena itu, RUU ini
mengatur masalah organisasi profesi Arsiparis dalam satu bab tersendiri. Untuk
memperkuat pengembangan kapasitas Arsiparis, perlu pengaturan mengenai
pembentukan organisasi profesi Arsiparis, pembinaan oleh Pemerintah dan
Pemerintah Daerah, serta pentingnya perumusan Kade Etik Arsiparis.
e. sanksi administrasi
Sanksi administrasi dikenakan terhadap beberapa pelanggaran, antara lain
terhadap Lembaga Pencipta Arsip yang tidak mengatur dan mendokumentasikan
proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat dan Lembaga Pencipta
Arsip yang tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip.
Sanksi administrasi yang dituangkan dalam RUU ini dapat berupa peringatan
lisan; dan peringatan tertulis. Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara
penerapan sanksi administrasi diatur dengan Peraturan Pemerintah.
8
ARSIP D
PR RI
f. ketentuan pidana
Mengingat kejahatan Arsip sudah menimbulkan kerugian dan bahaya bagi
penyelenggaraan kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat, maka
uraian mengenai tujuan politik kriminal serta penentuan jenis dan unsur sanksi
pidana untuk suatu tindakan pidana, dalam penegakan hukum terhadap kasus
kasus kejahatan kearsipan.
Ketentuan pidana dalam Rancangan Undang-undang kearsipan ini
diberlakukan terhadap setiap orang yang:
• memiliki arsip tanpa hak;
• menyimpan dan menyebarluaskan informasi arsip tanpa hak;
• memusnahkan arsip dengan cara melawan hukum;
• mengekspor arsip ke luar wilayah negara;
• membocorkan arsip yang masih dalam status rahasia untuk diakses publik;
• memberikan arsip yang masih dalam status rahasia kepada pihak yang tidak
berwenang;
• dan lain-lain hal sepanjang dimungkinkan.
Pimpinan dan Para Anggota Komisi II DPR-RI,
Akhirnya, atas nama Pemerintah kami mengucapkan terima kasih dan
penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh unsur Pimpinan dan Anggota
Dewan yang terhormat atas kerja sama yang baik selama ini, dan semoga hubungan
baik ini senantiasa terjaga dan terpelihara bahkan lebih meningkat di masa yang akan
datang.
Demikianlah hal-hal yang dapat kami sampaikan sebagai pengantar Rancangan
Undang-Undang tentang Kearsipan, untuk dapat kiranya mendapat pertimbangan dari
Anggota Dewan yang terhormat dalam melakukan pembahasan bersama sesuai
9
ARSIP D
PR RI
•
dengan amanat Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Semoga Allah senantiasa menuntun dan meridhoi seluruh langkah kita dalam upaya
rneningkatkan peran kearsipan dalarn rangka memupuk persatuan dan kesatuan
bangsa serta rnewujudkan kesejahteraan bagi seluruh rakyat.
Sekian dan terirna kasih.
Wassalaarnu'alaikurn Wr.Wb.
a.n. Pemerintah
Menteri Negara
TAUFIQ EFFENDI
10
ARSIP D
PR RI