BAB 5

SIMPULAN DAN SARAN

5.1. Simpulan

Berdasarkan penelitian dan hasil analisa yang dilakukan pada departemen

Human Resource PT. Djarum, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Berdasarkan hasil analisis sistem Human Capital Management pada

departemen Human Resource di PT. Djarum menunjukan bahwa penggunaan

fungsi sistem Human Capital Management dalam mendukung proses bisnis

yang berjalan masih belum dimaksimalkan sehingga belum memenuhi

kebutuhan pengguna dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Hal ini

disebabkan karena departemen Human Resource merasa penggunaan sistem

akan membuat pekerjaan menjadi lebih rumit dan kompleks, hal ini juga

disebabkan karena belum siapnya sumber daya untuk menggunakan sistem dan

lebih memilih untuk melakukan aktivitas secara manual dan menggunakan

alternatif sistem pendukung diluar sistem Human Capital Management untuk

memenuhi kebutuhan proses bisnis.

2. Setelah dilakukannya analisis Fit/Gap pada penggunaan sistem Human Capital

Management yang berjalan dengan kebutuhan sistem Human Capital

Management ditemukan :

A. Sub-modul Recruitment

1. Hasil Fit

1.1 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan High = 7

1.2 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Medium = 2

466

467

1.3 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Low = 0

2. Hasil Gap

2.1 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan High = 11

2.2 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Medium = 7

2.3 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Low = 1

3. Sub-modul Recruitment tidak memiliki kondisi Partial Fit.

B. Sub-modul Personnel Administration

1. Hasil Fit

1.1 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan High = 14

1.2 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Medium = 4

1.3 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Low = 0

2. Hasil Gap

1.1 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan High = 13

1.2 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Medium = 4

1.3 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Low = 0

2. Sub-modul Personnel Administration tidak memiliki kondisi

Partial Fit

C. Sub-modul Payroll

1. Hasil Fit

1.1 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan High = 14

1.2 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Medium = 2

1.3 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Low = 0

468

2. Hasil Gap

1.1 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan High = 3

1.2 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Medium = 2

1.3 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Low = 0

3. Sub-modul Payroll tidak memiliki kondisi Partial Fit

Kesenjangan (Gap) yang ditemukan pada analisis Fit/ Gap sistem Human

Capital Management yang berjalan dengan kebutuhan sistem Human Capital

Management setelah dirangkum antara lain :

A. Recruitment

1. Departemen Human Resource PT. Djarum tidak menggunakan

fungsi SAP HR yaitu Advertisement.

2. Sistem saat ini belum mampu mendukung proses online

recruitment.

3. Sistem saat ini belum memiliki kemampuan untuk

menganalisis media iklan recruitment yang paling efektif.

4. Sistem belum mampu memberikan notifikasi terhadap posisi yang

vacant dari setiap unit bisnis secara langsung.

5. Sistem belum mampu memberikan notifikasi deadline FPTK yang

sedang ditangani oleh Recruiter.

6. Departemen Human Resource PT. Djarum tidak menggunakan

kemampuan sistem SAP HR untuk mencari kandidat yang sesuai

berdasarkan position dan requirement.

469

7. Sistem belum mendukung penjadwalan seleksi applicant (HR

Interview, Psikotest, Technical Test).

8. Sistem belum mendukung penjadwalan User interview.

9. Sistem belum mendukung penjadwalan Medical Check-up.

10. Sistem belum mendukung penjadwalan Final Interview.

11. PT. Djarum tidak menggunakan fungsi SAP HR untuk membuat

undangan wawancara secara otomatis yang dikirimkan melalui e-

mail kepada applicant.

12. Sistem belum mampu menyimpan hasil HR interview yang

dilakukan tehadap applicant.

13. Sistem belum mampu menyimpan hasil Psikotest yang dilakukan

tehadap applicant.

14. Sistem belum mampu menyimpan hasil Technical Test yang

dilakukan tehadap applicant.

15. Sistem belum mampu menyimpan hasil User Interview yang

dilakukan tehadap applicant.

16. Sistem belum mampu menyimpan hasil Medical Check-up yang

dilakukan tehadap applicant.

17. Sistem belum mampu menyimpan hasil Final Interview yang

dilakukan tehadap applicant.

18. Sistem tidak dapat menampilkan hasil semua tes yang telah

dilakukan oleh applicant.

19. Sistem belum mampu mendukung proses pengarsipan data

applicant.

470

B. Personnel Administration

1. Departemen Human Resource saat ini belum mampu mendukung

proses pengarsipan data karyawan.

2. Sistem pada Departemen Human Resource PT. Djarum belum

mampu untuk mendukung proses pengajuan perubahan data

organisasi karyawan.

3. Sistem belum mampu menampilkan list pengajuan perubahan data

organisasi karyawan.

4. Sistem belum mampu untuk menampilkan data employee yang

diajukan perubahan data organisasi karyawannya.

5. Sistem belum mampu mendukung proses pengarsipan perubahan

data organisasi karyawan.

6. Sistem belum mampu untuk mendukung proses pengajuan

perubahan data karyawan.

7. Sistem belum mampu menampilkan list pengajuan perubahan data

karyawan.

8. Sistem belum mampu menampilkan data employee yang

mengajukan perubahan data karyawan.

9. Sistem belum mampu mendukung proses persetujuan pengajuan

perubahan data karyawan.

10. Sistem belum mampu mendukung proses pengarsipan pengajuan

perubahan data karyawan.

471

11. Sistem saat ini belum mampu untuk mendukung proses pengajuan

termination.

12. Sistem belum mampu menampilkan list pengajuan termination.

13. Sistem belum mampu menampilkan data employee yang

mengajukan atau diajukan untuk termination.

14. Sistem belum mampu mendukung proses persetujuan pengajuan

termination.

15. Sistem belum mampu untuk mengindentifikasi ex-employee yang

berhak mendapatkan surat referensi.

16. Sistem saat ini belum mampu mendukung proses pengarsipan data

pengajuan termination karyawan.

C. Payroll

1. Sistem yang berjalan saat ini belum mampu untuk mendukung

proses pengarsipan data penggajian karyawan.

2. Sistem saat ini belum mampu untuk mendukung proses pengajuan

perubahan data gaji karyawan (Gap ini tidak diberikan

rekomendasi proses bisnis dikarenakan karena requirement ini

bersifat privat kepada pihak tertentu. Sehingga apabila fungsi ini

difasilitasi dan di-record oleh sistem dikhawatirkan akan

mengakibatkan gaji karyawan menjadi transparan bagi pihak lain).

3. Sistem saat ini belum mampu menampilkan list pengajuan

perubahan data gaji karyawan (Gap ini tidak diberikan

rekomendasi proses bisnis dikarenakan karena requirement ini

bersifat privat kepada pihak tertentu. Sehingga apabila fungsi ini

472

difasilitasi dan di-record oleh sistem dikhawatirkan akan

mengakibatkan gaji karyawan menjadi transparan bagi pihak lain).

4. Sistem belum dapat menampilkan data employee yang diajukan

perubahan data gajinya (Gap ini tidak diberikan rekomendasi

proses bisnis dikarenakan karena requirement ini bersifat privat

kepada pihak tertentu. Sehingga apabila fungsi ini difasilitasi dan

di-record oleh sistem dikhawatirkan akan mengakibatkan gaji

karyawan menjadi transparan bagi pihak lain).

5. Sistem yang berjalan saat ini belum mampu untuk mendukung

proses pengarsipan data perubahan gaji dan tunjangan karyawan.

Proses-proses yang mengalami kesenjangan (Gap) akan diberikan

rekomendasi proses bisnis. Dari rekomendasi proses bisnis terdapat 2 proses

yang akan diimplementasi yaitu pendaftaran online bagi para calon pelamar

melalui website PT.Djarum dan Recruitment Dashboard. Hal ini dikarenakan

adanya kebutuhan akan aplikasi untuk mendata langsung data calon pelamar

kedalam sistem yang kemudian akan disimpan kedalam database applicant

dimana selama ini kegiatan pendataan calon pelamar masih dilakukan secara

manual melalui form pelamar. Kemudian kebutuhan akan Recruitment

Dashboard dalam menyediakan fungsi reporting dan data mining untuk

informasi statistik mengenai kandidat pelamar yang melamar di PT. Djarum.

3. Solusi dan rekomendasi yang dapat diberikan untuk departemen Human

Resource PT. Djarum dalam memaksimalkan penggunaan sistem Human

Capital Management-nya adalah dengan penggunaan secara maksimal sistem

473

SAP pada modul Human Capital Management khususnya pada sub-modul

Recruitment, Personnel Administration, dan Payroll serta sistem Renaissance

(Legacy System) khususnya pada sub-modul recruitment dalam mendukung

proses bisnis yang saat ini masih dijalankan secara manual (diluar sistem SAP

dan Renaissance) karena sistem yang direkomendasikan tersebut dapat

memberikan keuntungan berupa waktu pemrosesan yang real time, integrasi

data, dan konsep proses bisnis yang terbaik. Rekomendasi proses bisnis ini

dirancang berdasarkan SAP best practice dengan harapan SAP dan

Renaissance dapat semakin dimaksimalkan dan menjadi pertimbangan untuk

perusahaan melakukan upgrade dimasa yang akan datang.

5.2 Saran

Adapun saran – saran yang berguna untuk meningkatkan tingkat kesuksesan

dan keberhasilan penerapan sistem dan untuk pengembangan sistem dimasa depan

adalah sebagai berikut :

1. Perlu dilakukannya penelitian dan pengkajian lebih lanjut terhadap sub-modul

Human Capital Management lainnya yang telah diimplementasikan oleh

departemen Human Resource yaitu Travel Management, Benefit, Time

Management untuk lebih memaksimalkan penggunaan sistem SAP HR.

2. Rekomendasi proses bisnis yang akan diimplementasikan perlu dilakukan

berdasarkan tingkat peringkat kebutuhan yang mengalami kondisi yang paling

tinggi (High Critical Requirement) terlebih dahulu, kemudian perlu dibuatnya

perencanaan pelaksaan proyek dengan mempertimbangkan penjadwalan, dan

sumber daya yang terlibat didalam proyek.

474

3. Departemen Human Resource PT. Djarum perlu mengkaji lebih lanjut untuk

mengimplementasi sub-modul SAP HR yang lain, komponen SAP yang lain,

dan meningkatkan sistem Renaissance untuk meningkatkan kualitas proses

bisnis yang berjalan melalui integrasi dengan sub-modul SAP HR yang telah

diimplementasikan saat ini.

475