2011-1-00401-ka 3

64

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Profil dan Sejarah Perusahaan

PT Djarum merupakan sebuah perusahaan rokok yang memiliki

pusat di Kudus, Jawa Tengah. Pada saat ini, PT Djarum termasuk dalam

salah satu dari tiga besar perusahaan rokok terbesar di Indonesia.

PT Djarum memproduksi tiga jenis rokok yaitu rokok Cerutu

yang terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan daun tembakau

pula, rokok putih yang terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan

kertas sigaret dan rokok kretek yang terbuat dari tembakau ditambah

daun cengkeh dan dibungkus dengan kertas sigaret. Ketiga jenis rokok ini

dipasarkan di pasar dalam negeri dan luar negeri.

Sekarang ini, PT Djarum merupakan salah satu jenis perusahaan

perseroan yang ada di Indonesia. Akan tetapi, pada mulanya PT Djarum

merupakan sebuah perusahaan perseorangan karena didirikan oleh Oei

Wie Gwan.

Pada awalnya Oei Wie Gwan memulai usahanya di bidang

produksi mercon pada tahun 1929 yang bernama “Leo”. Pada saat itu

65

industri mercon tersebut sudah cukup terkenal dan menguasai pasar Jawa.

Akan tetapi terjadi ledakan di pabrik mercon tersebut pada tahun 1939

dan tahun 1942 yang menyebabkan Oei Wie Gwan mencari jalan rezeki

lain.

Akhirnya Oei Wie Gwan memutuskan untuk memulai produksi

rokok. PT Djarum dibuka pada tanggal 21 April 1951,dan sampai

sekarang diperingati sebagai hari ulang tahun PT Djarum, dengan nama

awal Djarum Gramophone yang akhirnya berubah menjadi Djarum. Pada

saat itu, industri rokok masih menggunakan cara manual dan hanya

memiliki 10 karyawan saja.

Dalam perkembangannya, PT Djarum memiliki pasang surut. juga

pada saat Oei Wie Gwan akhirnya digantikan oleh kedua anaknya, yaitu

Budi Hartono dan Bambang Hartono. Pada era 1980 dianggap sebagai

tahun “kesuksesan” bagi PT Djarum, dekade itu PT Djarum berkembang

pesat menjadi perusahaan rokok yang besar di Indonesia. Bahkan saat ini

PT Djarum telah merambah pasar luar negeri.

Perkembangan pesat PT Djarum dibuktikan dengan penggunaan

mesin dalam proses pembuatan rokok dan penggunaan sistem informasi

dan teknologi informatika yang baik. Dibuktikan dengan implementasi

SAP R/3 untuk modul Material Management, Financial and Accounting,

Sales and Distribution, Human Resource selama lebih dari dua tahun.

66

Juga penggunaan sistem yang telah terkomputerisasi dalam proses

bisnisnya.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Misi utama PT Djarum adalah “To satisfy the global smoker’s

needs” yaitu bahwa PT Djarum memberikan yang terbaik untuk kepuasan

konsumen rokok. PT Djarum menempatkan kepuasan pelanggan sebagai

tujuan utama yang harus dicapai.

Sedangkan visi PT Djarum adalah “Menjadi terbesar dalam nilai

penjualan dan profitabilitas di industri rokok Indonesia” yang artinya

kepemimpinan dalam pasar dengan cara menghasilkan produk yang

berkulaitas secara konsisten dan invovatif dalam memuaskan konsumen,

penciptaan citra positif yang kuat untuk perusahaan dan produk yang

dihasilkan dan manajemen profesional yang berdedikasi serta SDM yang

kompeten.

Untuk mencapai visi dan misi tersebut, PT Djarum memiliki nilai-

nilai dalam proses pengembangan usahanya. Nilai-nilai tersebut adalah:

1. Fokus pada pelanggan

2. Profesionalisme

3. Organisasi yang terus belajar

67

Serta penerapan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) di tahun

2000. Di tahun yang sama juga dimulai perjalanan meraih standar

manajemen mutu ISO 9001 agar Quality (kualitas) lebih terjamin

sehingga kepuasan konsumen juga lebih terjamin.

3.1.3 Visi dan Misi Divisi TI

Visi divisi TI Djarum: untuk mengintegrasikan solusi bisnis serta

membawa solusi bisnis yang ada ini menjadi rekan bisnis yang strategis.

Misi divisi TI berfungi sebagai penyedia untuk kesempurnaan

operasi yang berjalan didalamnya serta melakukan pendekatan dengan

pelanggan melalui solusi teknologi bisnis yang tepat sasaran.

Strategi divisi TI Djarum:

1. Menggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT

Djarum sehingga berjalan efektif dan efisien

2. Manajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta

manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI

3. Memastikan infrastruktur TI pada PT Djarum dapat berjalan dengan

baik.

4. Memastikan semua sistem yang berjalan sesuai standar yang ada

68

3.1.4 Profil IT

Sistem aplikasi yang digunakan oleh PT Djarum adalah SAP R/3

Enterprise 4.7 yang masih menggunakan platform SAP Web Application

Server (SAP Web AS). SAP mulai diimplementasikan pada tahun 2008.

Hingga saat ini telah mencapai 4 tahun pemakaian. Modul-modul yang

telah diterapkan dalam PT Djarum adalah modul MM (Material

Management), FI/CO (Financial Modules), HR (Human Resources), SD

(Sales and Distribution), QM (Quality Management), PM (Plant

Maintenance) dan PP (Production Planning). Aplikasi SAP R/3 ini telah

diimplementasikan pada kantor pusat, gudang dan kantor cabang. Akan

tetapi pola yang dipakai adalah pola semi sentralisasi yang berarti bahwa

inspeksi tetap berada pada tanggung jawab kantor pusat.

Untuk modul Material Management, pusatnya terdapat di kantor

pusat PT Djarum di Kudus. Implementasi modul MM ini sudah meliputi

gudang-gudang. Pada modul MM tetap ada modul QM yang betujuan

untuk melakukan inspeksi dalam tujuan pengendalian internal.

Fitur-fitur dalam modul MM belum digunakan semuanya. Pada

saat melakukan proses bisnisnya, PT Djarum melakukan pemilihan

terhadap best practice dari SAP seluruhnya. Kustomisasi yang dilakukan

hanya pada laporan saja.

69

3.1.5 Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini adalah struktur organisasi yang ada di PT Djarum

beserta dengan tugas dan wewenang setiap divisi yang ada.

70

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Djarum

Sumber : HRD PT Djarum tahun 2010

Chief Executive Officer

Chief Operating Officer

Strategic Affairs

Public Corporate Communication

SCM

QMS Business Development

Purchasing Production R & D Finance Marketing HRD Business Technology

Warehousing Purchaser Administration

71

Dalam tiap divisi yang ada pada PT Djarum, terdiri dari beberapa

level, antara lain sebagai berikut :

1. Level 1: Direktur

2. Level 2: Manajer

3. Level 3: Supervisor

4. Level 4: Staff

Berikut adalah tugas dan wewenang dalam struktur organisasi

yang ada pada PT Djarum :

1. Chief Executive Officer

Chief Executive Officer merupakan seseorang yang bertugas untuk

memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kestabilan

perusahaan.

2. Strategic Affairs

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang sebagai perencanaan

strategis didalam menghadapi berbagai macam tantangan baik eksternal

maupun internal yang dapat menentukan maju mundurnya perusahaan PT

Djarum didalam menghadapi berbagai hambatan.

3. Chief Operating Officer

Chief Operating Officer merupakan seseorang yang bertanggung

jawab atas operasional harian dalam sebuah perusahaan

72

4. Public Affairs

Bagian perusahaan yang bertugas untuk mengurusi hubungan

perusahaan dengan pemerintah, menangani apakah perusahaan sudah

sesuai dengan kebijakan pemerintah.

5. SCM

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk merencanakan

produksi serta persediaan serta melakukan distribusi ke cabang-cabang

PT Djarum

6. QMS

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk memeriksa

qualitas barang yang diterima dari supplier apakah sesuai dengan

spesifikasi untuk kemudian dimasukan sebagai kategori: unrestricted

stock ataupun blocked stock.

7. Corporate Communication

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam

mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas berkaitan dengan komunikasi baik

yang berhubungan dengan media atau publik.

8. Business Development

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan

perkembangan PT Djarum didalam menghadapi berbagai tantangan yang

berasal dari dalam maupun dari luar PT Djarum.

9. Business Technology

73

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam menyiapkan

arsitektur, customizing, serta hal yang berkaitan dengan perencanaan

kesiapan didalam menghadapi perkembangan teknogi yang semakin pesat

serta kebutuhan- kebutuhan customizing didalam menghasilkan aplikasi

yang efektif, efisien dan user friendly.

10. Production

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan

produksi baik produk setengah jadi maupun produk jadi yang berkualitas

tinggi sehingga dapat memenuhi permintaan baik dari pihak eksternal

(konsumen/end user) maupun dari permintaan internal (cabang-cabang)

11. Finance

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan

dan pengeluaran kas, sehingga dengan adanya divisi ini keuangan di PT

Djarum dapat terkelola secara optimal serta pencatatan dapat tersimpan

dengan baik.

12. Marketing

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk mengidentifikasi

kebutuhan pangsa pasar sehingga PT Djarum dapat memberikan

kepuasan terhadap pelanggan melalui peningkatan kualitas dan kuantitas

produk yang dihasilkan PT Djarum.

74

13. Purchasing

Bagian ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan pembelian

semua material dan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dan

material lain yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Di dalam bagian purchasing dibagi lagi menjadi :

a. Warehousing

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap

penerimaan barang yang telah dikirimkan oleh pihak supplier

didalam proses penyimpanannya serta menentukan apakah barang

tersebut dikategorikan sebagai barang Unrestricted Used ataupun

Block Stocked.

b. Purchaser

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam

memenuhi kebutuhan bahan baku yang berkualitas tinggi yang

digunakan untuk keperluan produksi didalam menghasilkan rokok

dengan standart yang tinggi. Dimana divisi ini juga mengatur,

merencanakan serta , menetukan pembelian yang memang sesuai

dengan kebutuhan / keperluan PT Djarum.

c. Administration

Bagian yang membuat laporan data pembelian dan

menganalisis data pembelian.

75

3.1.6 Standard Operasional Perusahaan

JUDUL: STANDARD OPERATING PROCEDURE PADA

SIKLUS PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT.DJARUM

I. DEFINISI

Siklus pembelian adalah suatu perputaran rantai dalam

perusahaan yang dimulai dari timbulnya permintaan baik dari

sistem MRP maupun secara manual dari user dan berakhir kepada

proses pembayaran atas barang barang yang telah dibeli tersebut.

II. TUJUAN

Adapun dari siklus pembelian disini mempunyai tujuan

yaitu untuk memenuhi kebutuhan user yang ada yang

bersangkutan dengan kebutuhan konsumen yang ada. Sehingga

didalam satu siklus pembelian diharapkan terjadi suatu rantai

yang saling berkesinambungan sehingga data dan informasi yang

diperoleh adalah akurat dan dapat dipercaya.

III. PELAKSANA

Pelaksana disini adalah orang yang lebih bertanggung

jawab kepada keseluruhan siklus pembelian, yaitu Manajer

Pembelian PT.Djarum. Bagian yang terkait dalam proses bisnis

76

khususnya dalam pembelian adalah bagian gudang, akuntansi dan

keuangan dan SCM

Tabel 3.1 Pelaksana Proses

IV. P

R

P

R

O

IV. PROSEDUR

Adapun prosedur yang akan digunakan adalah dengan

menggunakan tabel agar lebih mudah untuk dibaca. Diantaranya

adalah sebagai berikut:

Melakukan Pembelian Bahan Baku Dengan Menggunakan

Metode Manual dan Melakukan Pemilihan Vendor

No Personil Tanggung Jawab 1 Manajer

Pembelian Mengotorisasi Request For Quotation, Quotation dan Purchase Order

2 Staf Pembelian Membuat Request For Quotation, Quotation dan Purchase Order

3 Bagian Gudang Menerima barang dari pemasok 4 Akuntansi &

Keuangan ‐ Melakukan pengecekan terhadap invoice ‐ Melakukan pembayaran terhadap

pembelian yang telah dilakukan 5 SCM Membuat Purchase Requisition berdasarkan MRP

atau manual

77

Tabel 3.2 Pembelian Material

No Workflow Output Data/

Referensi

Transaction

code

Data yang

dibutuhkan

1 Membuat Purchase Requisition (PR) secara manual

Form PR Kebutuhan yang urgent

ME51N ‐ Material Number

‐ Quantity ‐ Delivery

Date ‐ Plant ‐ Document

Type 2 Melakukan

persetujuan Purchase Requisition

Mengubah status menjadi approve

Form PR ME55 ‐ Release code

‐ Release group

‐ Plant ‐ Purchasing

group

3. Membuat Request For Quotation

Form RFQ Form PR ME41 ‐ RFQ Type ‐ RFQ Date ‐ PR Number ‐ Purchase

Organization

‐ “Klik Adopt”

‐ “Search Vendor Address”

‐ “Klik Collective Number

*Agar dapat dicompare

4. Membuat Quotation

Form Quotation

Form RFQ ‐ RFQ Number

‐ Net Price ‐ “Klik

Save”

78

5 Melakukan Price Comparison

View Price Comparison

Form Quotation

ME49 ‐ Collective RFQ

‐ “Klik Execute”

‐ *system akan memberikan purpose

Vendor ‐ “Klik

rejection” vendor yang tidak dipilih.

6. Membuat Purchase Order

Form PO Form PR ME21N ‐ Purchase Organization

‐ Purchasing number

‐ “Klik adopt”

7. Melakukan persetujuan PO


Form PO ME28 ‐ Release Code

‐ Release Group

‐ Purchasing Group

‐ “Klik PO yang akan di appove”

8 Membuat Good Receipt

‐ Material Document Good Receipt

‐ Accounting Document

Form PO MIGO ‐ PO Document Number

‐ Storage Location

‐ Delivery Note

‐ Item Text ‐ Good

Receipt ‐ “Klik item

ok” 9. Membuat

Invoice Form Invoice Form

Invoice MIRO ‐ Invoice

Date ‐ Posting

79

date ‐ PO Number ‐ Baseline

date ‐ Amount

10 Membuat Report

Report ‐ PO ‐ PR ‐ Invoice ‐ Master

data

‐ ME2N ‐ ME5A ‐ MIR6 ‐ MB51

‐ Nomor transaksi

Melakukan Pembelian Bahan Baku Dengan Menggunakan

Metode MRP dan Tanpa Melakukan Pemilihan Vendor

Tabel 3.3 Pembelian bahan baku dengan metode MRP

No Workflow Output Data/ Referensi

Transaction code

Data yang

dibutuhkan

1 Membuat Purchase Requisition (PR) secara MRP

Form PR Form Planned Order

ME51N ‐ Plant ‐ MRP

Controller ‐ Fixed

Indicator ‐ Form

Operning Date

‐ “Klik convert online”

2. Membuat Purchase Order from PR yang ada

Form PO Form PR ME21N ‐ Document Type

‐ Purchasing Organization

‐ Vendor 3 Melakukan

persetujuan PO

Mengubah status menjadi


‐ Release

80

approve Group ‐ Purchasin

g Group ‐ “Klik PO

yang akan di approve”

4 Membuat Good Receipt

‐ Material Documen

‐ Good Receipt




‐ Delivery Note



ok” 5 Membuat

Invoice Form Invoice

Form Invoice

MIRO ‐ Invoice Date

‐ Posting date

‐ PO Number

‐ Baseline date

‐ Amount 6 Membuat

Report Report ‐ PO

‐ PR ‐ Invoic

e ‐ Maste

r data


Nomor transaksi

81

Melakukan Pemindahan Bahan Baku Secara Internal di dalam PT.Djarum

Tabel 3.4 Pemindahan Bahan Baku Secara Internal di dalam PT.Djarum

No Workflow Output Data/ Referensi

Transaction code

Data yang

dibutuhkan

1 Membuat Purchase Order

Form PO/STO

Form Planned Order

ME21N ‐ Document Type

‐ Purchasing Organization

‐ Vendor 2. Melakukan

persetujuan PO



‐ Release Group

‐ Purchasing Group

‐ “Klik PO yang akan di approve”

3. Membuat Good Receipt

‐ Material Document Good Receipt




‐ Delivery Note



ok” 4 Membuat

Report Report ‐ PO

‐ PR ‐ Invoice ‐ Master

data


Nomer transaksi

82

Narasi Prosedur Secara Lengkap :

Narasi prosedur pembelian ke vendor luar (baik secara

manual/MRP dan melakukan pemilihan vendor/tidak) secara lengkap:

1. Siklus pembelian dimulai dari adanya permintaan kebutuhan yang

dipicu dari MRP yaitu berdasarkan SOP(standard order planned) dan

juga bisa juga dari permintaan manual yang urgent. Dalam hal ini PT

Djarum mengelompokkan dalam 2 jenis yaitu produksi yang akan

dilakukan secara internal (tidak termasuk dalam lingkup material

management) dan pembelian eksternal yang berasal dari berbagai

pemasok Kemudian memproses dari permintaan kebutuhan yang ada

maka dibuatlah Purchase Requisition yang dibuat oleh staf pembelian

dari PT Djarum.

2. Dari Purchase Requistion yang ada akan dikondisikan menjadi dua

hal yaitu ketika sudah ada perjanjian dan kontrak dengan vendor yang

ada maka dari pembuatan PR dapat langsung dilanjutkan ke PO

langsung. Namun jika ada permintaan material baru yang belum

pernah ada kesepekatan sebelumnya, maka dari staf pembelian akan

membuat Request For Quotation (RFQ) yang dikirimkan ke berbagai

vendor. Setelah itu akan mendapat respon dari berbagai vendor

dimana setiap vendor yang ada memberikan balasan berupa

Quotation yang berisi tentang penawaran harga dari masing – masing

vendor. Kemudian quotation yang diberikan oleh pemasok diinput ke

83

dalam sistem. Setelah itu dilakukan seleksi pemasok oleh manager

pembelian yang dinilai berdasarkan kriteria kriteria tertentu (price

and quality). Dan setelah menemukan 1 vendor yang cocok dengan

kriteria yang ada, maka bagian pembelian akan meneruskan ke

kesepakatan yang ada. Dan akan menghasilkan purchase order yang

akan di proses selanjutnya. Untuk quotation yang tidak sesuai dengan

kriteria, maka akan diberikan rejection letter oleh PT Djarum.

3. Pembuatan purchase order dilakukan oleh staf dari bagian pembelian

dimana pembuatan PO ini diambil berdasarkan PR yang ada dan juga

bisa jugadari RFQ dan Quotation yang ada. Purchase Order yang ada

juga merefer ke sourcelist,inforecord,vendor master record dan juga

material master record. PO disini akan dikirimkan ke vendor yang

sudah dipilih tadi. Kemudian PO yang ada akan diproses lebih lanjut

lagi.

4. Setelah PO disampaikan kepada vendor, maka setelah vendor

memproses pesanan yang ada dan setelah semua pesanan tercukupi

maka vendor akan mengirimkan barang ke PT Djarum. dalam proses

ini disebut dengan Good Receipt. Good receipt disini dilakukan oleh

orang gudang sebagai yang berwenang untuk menerima barang.

Dalam proses GR ini maka akan dihasilkan material document dan

accounting document. Setelah bagian gudang menerima barang maka

divisi quality management akan memasukkan semua barang yang ada

84

kedalam kotak Quality Inspection. Setelah dilakukan pengecekan

maka barang hanya dikategorikan dalam 2 kondisi yaitu unrestricted

stock(apabila barang yang masuk telah sesuai dengan spesifikasi yang

ada ) dan blocked stock(yaitu apabila barang yang masuk tidak sesuai

dengan spesifikasi yang diminta)

5. Adapula kondisi dimana bisa melakukan good receipt dengan

beberapa kasus khusus yaitu tanpa adanya PO, dengan initial entry of

stock value, tanpa production order dan juga untuk sampel.

6. Untuk perlakuan barang yang berada di blocked stock maka ada 2

kondisi, yaitu reversal (suatu kondisi dimana transaksi yang

dilakukan salah penempatannya; contohnya material tembakau yang

harusnya diletakkan pada storage location 1100 pada kenyataannya

dikirim ke storage location 1200. Sehingga harus ada pengembalian

barang dimana kondisi reversal ini tidak wajib disertai dengan alasan

(optional)dan juga tanpa GR/Issue slip), return (suatu kondisi dimana

barang yang dikirimkan oleh vendor tidak sesuai dengan spesifikasi

yang ada,dalam hal ini alasan yang diberikan harus wajib ada,

kemudian barang yang dikembalikan bersamaan dengan return

delivery slip)

7. Setelah melakukan good receipt,dalam kurun waktu yang telah

disepakati, supplier akan mengirimkan invoice verification ke

PT.Djarum, kemudian PT Djarum akan melakukan three way

85

matching yaitu mencocokan antara invoice yang diberikan oleh

vendor, Purchase Order yang ada dalam PT Djarum dan juga

material document dari good receipt yang telah dilakukan. Setelah

semuanya cocok maka akan diproses pembayaran oleh bagian

akuntansi dan keuangan. Namun jika invoice tidak dikirimkan dari

pemasok maka PT Djarum tidak akan melakukan pembayaran.

8. Setelah proses pembayaran selesai, maka divisi pembelian akan

membuat laporan rutin secara bulanan. Dalam pembuatan laporan ini

dibutuhkan data yang berasal dari document entry

(PR,PO,GR,Invoice) yang selanjutnya akan dibentuk sebagai

dokumen database dan juga membutuhkan data dari master data

(Material master record, Vendor master record, Purchasing info

record dan juga Source list). Setelah diolah maka akan dihasilkan

sebuah laporan pembelian.

Narasi prosedur pembelian ke sesama pihak internal PT Djarum

secara lengkap:

1. Siklus pembelian internal atau lebih jelasnya disebutkan sebagai

“pemindahan” material antar plant ataupun antar storage location di

internal PT Djarum dimulai dari adanya permintaan kebutuhan yang

dipicu dari MRP yaitu berdasarkan SOP(standard order planned) dan

juga bisa juga dari permintaan manual yang urgent dimana material

86

yang diinginkan tersebut terdapat di plant ataupun storage location

yang lain tetapi masih berada dalam lingkungan PT Djarum.

2. Setelah munculnya permintaan barang ke plant ataupun storage

location lain, jadi nama PO yang dilakukan ke plant yang berbeda

dinamakan STO (Stock Transport Order) jadi hanya digunakan di

dalam internal perusahaan saja. Dalam hal ini contohnya dari plant

produksi membutuhkan suatu barang dari plant warehouse, sehingga

akan menghasilkan STO yang akan dikirim kepada bagian warehouse

yang bersangkutan. STO tidak menyangkut kepada pembayaran dan

juga invoice.

3. Setelah PO dibuat, maka akan diotorisasi terlebih dahulu oleh

manajer pembelian yang ada, dan setelah itu barulah dilakukan

transfer posting ke plant/storage location yang dituju. Transfer

posting disini bertujuan untuk memindahkan barang ke plant atau

storage location yang lain. Data masukan yang penting dalam

membuat transfer posting ini adalah nomer PO yang telah dibuat,

pencocokan movement type yang sesuai dan juga plant/storage

location baik yang berasal dari maupun ke yang ingin dituju.

4. Kemudian dilakukan penerimaan barang (good receipt) oleh plant /

storage location yang dituju. Data masukan yang perlu diperhatikan

dalam penerimaan barang ini adalah tipe nya harus diubah dahulu

87

yang sesuai, nomor PO internal harus dicantumkan dan tempat nya

harus jelas (plant/storage location yang mana).

5. Setelah selesai menerima barang, dalam kurun waktu tertentu, bagian

pembelian akan membuat laporan rutin secara bulanan. Dalam

pembuatan laporan ini dibutuhkan data yang berasal dari document

entry (PR,PO,GR,Invoice) yang selanjutnya akan dibentuk sebagai

dokumen database dan juga membutuhkan data dari master data

(Material master record, Vendor master record, Purchasing info

record dan juga Source list). Setelah diolah maka akan dihasilkan

sebuah laporan pembelian.

Kemudian dari narasi yang diatas, digambarkan melalui sebuah

rich picture. Rich picture tersebut merupakan gambaran dari proses bisnis

normal yang terjadi pada PT Djarum. Diperlihatkan pada gambar 3.2.

88

Gambar 3.2 Rich Picture Proses Procurement

89

3.2 Perspektif IT Balance Scorecard dalam Evaluasi

Metode yang dipilih untuk mengevaluasi PT Djarum adalah dengan

menggunakan IT Balance Scorecard. Metode ini dipilih karena telah memakai

sistem SAP yang stabil dalam proses bisnis berjalannya. Untuk itu IT balance

scorecard diperlukan untuk mengukur kinerja SAP R/3 khususnya modul material

management dalam divisi Purchasing PT Djarum.

Dalam pelaksanaan evaluasinya, ditentukan empat macam perspektif sebagai

tolak ukur yang digunakan dalam evaluasi. Berikut adalah perspektif yang

digunakan:

1. Orientasi Pengguna

Perspektif orintasi pengguna mengukur evaluasi pengguna dari teknologi

informasi. Yang menjadi fokus dari perpektif ini adalah bagaimana pandangan

pengguna akhir (end-user) terhadap divisi TI dan pengguna internal perusahaan

(karyawan) dan menjamin kepuasan dari pengguna sistem dengan cara hubungan

baru yang bernilai dengan pengguna akhir melalui penggunaan teknologi sistem

informasi dalam hubungan ini berfokus pada peningkatan secara sginifikan

kualitas layanan ke pengguna akhir dan pemasok dalam aktivitas layanan

perusahaan.

2. Penyempurnaan Operasional

Dalam perspektif penyempurnaan operasional yang dilakukan adalah

mengevaluasi teknologi informasi dan sistem yang digunakan untuk

90

mengembangkan aplikasi SAP R/3. Yang menjadi fokus dari perspektif ini

adalah pengembangan sistem informasi dan pengembangan operasi komputer

yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu organisasi didalam

memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif atau

untuk memenuhi tujuan strategi perusahaan lainnya.

Dalam perspektif ini, efisiensi sangatlah dibutuhkan. Karena untuk

mendapatkan hasil yang sempurna dengan biaya yang seminimal mungkin dan

pengembangan yang semudah mungkin.

3. Orientasi Masa Depan

Dalam perspektif orientasi masa depan, yang menjadi bahan pengukuran

adalah sumber daya manusia dan teknologi yang diperlukan untuk meningkatkan

pelayanan. Hasil dari pengukurann itu menjadi basis dari perusahaan untuk

mengembangkan sistem aplikasi dan menghadapi perubahan di masa mendatang.

Fokus utama dari perspektif ini adalah pengusaan terhadap sistem

aplikasi (SAP R/3) baik dari segi teknologi maupun individu yang

menggunakannya didalam peningkatan operasi atau untuk menyebarkan inovasi

serta membangun halangan untuk masuk para pesaing dengan mengecilkan hati

mereka serta menunda perusahaan lainnya untuk memasuki pasar.

4. Kontribusi Perusahaan

Perspektif kontribusi perusahaan mengevaluasi nilai bisnis dari sistem

aplikasi yang digunakan. Dalam perspektif ini ada dua yaitu evaluasi jangka

91

panjang dan evaluasi jangka pendek. Dalam perspektif ini terdapat pengontrolan

biaya, perhitungan keuntungan finansial dan meningkatkan keuntungan yang

didapat perusahaan. Sehingga perusahaan melakukan investasi dalam teknologi

informasi untuk meningkatkan operasi atau untuk menyebarkan inovasi serta

membantu membangun halangan untuk masuk para pesaing atau pihak luar

untuk masuk ke industri terkait.

92

3.3 Penyelarasan Visi Misi Perusahaan dan Strategi Perusahaan

Tabel 3.5 Penyelarasan Visi Perusahaan dan Visi Divisi TI

Visi Perusahaan

Menjadi terbesar dalam nilai penjualan dan profitabilitas di industri rokok Indonesia

Sumber : PT Djarum

Tabel 3.6 Penyelarasan Misi Perusahaan dan Misi Divisi TI

Sumber : PT Djarum

Visi Divisi TI

Untuk mengintegrasikan solusi bisnis serta membawa solusi bisnis yang ada ini menjadi rekan bisnis yang strategis

Misi Perusahaan

PT Djarum memberikan yang terbaik untuk kepuasan konsumen rokok. PT Djarum menempatkan kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama yang harus dicapai

Misi Divisi TI Penyedia untuk kesempurnaan operasi yang berjalan didalamnya serta melakukan pendekatan dengan pelanggan melalui solusi teknologi bisnis yang tepat sasaran

93

Tabel 3.7 Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Divisi TI

Sumber : PT Djarum

Strategi Perusahaan

• Fokus pada pelanggan

• Profesionalisme

• Organisasi yang terus belajar

• Meraih standar manajemen mutu ISO 9001 agar Quality (kualitas) lebih terjamin sehingga kepuasan konsumen juga lebih terjamin

Strategi Divisi TI

• Menggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT Djarum sehingga mendukung tujuan strategis perusahaan.

• Manajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI

• Memastikan infrastruktur TI pada PT Djarum dapat berjalan dengan baik.

• Memastikan semua sistem yang berjalan sesuai standar yang ada

94

Tabel 3.8 Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Divisi TI

Tabel 3.9 Penyelarasan Strategi Divisi TI dengan Perspektif IT BSC

IT Balance Scorecard Strategi Tujuan Strategis 1. User Perspective Menggunakan software yang

kompatibel dengan kebutuhan PT Djarum sehingga berjalan efektif dan efisien

Meningkatkan implementasi sistem SAP R/3

Memastikan semua sistem yang berjalan sesuai standar yang ada

Meningkatkan kepuasan user

Memastikan infrastruktur TI pada PT Djarum dapat berjalan dengan baik.

Meningkatkan kerjasama antar user dengan sistem MM

2. Operational Excellence

Manajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI

Meningkatkan efisiensi operasi dalam SAP modul MM

Menggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT Djarum sehingga berjalan efektif dan efisien

Meningkatkan efisiensi pengembangan piranti lunak

User Perspective

Operational Excellence

Future Orientation

Business Contribution

Menggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT Djarum sehingga berjalan

efektif dan efisien

Manajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap

pemeliharaan dan kontrol TI Memastikan infrastruktur TI

pada PT Djarum dapat berjalan dengan baik.


95


Meningkatkan penanganan terhadap masalah-masalah operasional


Meningkatkan penanganan terhadap masalah-masalah operasional

3. Future Orientation


Pelatihan staff TI terhadap aplikasi SAP


Keahlian staff TI


Meningkatkan pengembangan terhadap infrastruktur TI dan aplikasi

4.Business Contribution Manajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI

Mengoptimalkan nilai bisnis aplikasi perusahaan


Mengontrol biaya penggunaan sistem

96

3.4 Hubungan Sebab Akibat

97

3.5 Tujuan dan Sasaran Strategis

Tabel 3.10 Tujuan Strategis dalam Evaluasi

A. Perspektif Orientasi Pengguna

Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Strategis

1.Meningkatkan efektivitas

implementasi sistem SAP R/3

2. Meningkatkan kepuasan

user

a. Persentase submodul MM

yang digunakan pada bagian

purchasing

b. Persentase kelengkapan fitur

pada modul MM

a. Skala kesesuaian antara

aplikasi yang digunakan dengan

kebutuhan user

b. Skala kepuasan akan aplikasi

Material Management yang

telah diterapkan

c. Skala keoptimalan fitur-fitur

yang disediakan oleh SAP R/3

yang mendukung modul MM

d. Skala user-friendly dari SAP

R/3 MM

95%-100%

85%-100%

4

3

3

3

98

3. Meningkatkan kerjasama

antar user dengan sistem MM

a. Persentase pengguna yang

dilibatkan dalam penentuan

kebutuhan dalam

pengembangan aplikasi

70%-85%

B. Perspektif Penyempurnaan Operasional


1. Meningkatkan efisiensi

pengembangan piranti

lunak

2. Meningkatkan efisiensi

operasi dalam SAP modul

MM

3. Mengembangkan sistem

SAP R/3

4. Meningkatkan penanganan

terhadap masalah-masalah

operasional

a. Persentase pekerjaan yang

termasuk dalam siklus MM yang

selesai pada waktunya

a. Persentase peningkatan

kecepatan waktu setelah

penggunaan sistem SAP R/3

MM

b. Tingkat keakuratan data yang

berhubungan dengan modul MM

a. Tingkat intensitas

pemeliharaan sistem SAP R/3

MM

a. Persentase tingkat keamanan

dalam siklus MM

b. Persentase terjadinya human

error dalam siklus MM

100%

80%

90%

3

100%

5%

99

c. Kecepatan respon sistem

d. Waktu rata-rata pada saat

jaringan down

Realtime

Bisa diterima

C. Perspektif Orientasi Masa Depan


1. Pelatihan staf TI terhadap

aplikasi SAP

2. Keahlian staff TI

3. Meningkatkan

pengembangan terhadap

infrastruktur TI dan aplikasi

a. Tingkat intensitas pelatihan

staff TI yang dikhususkan pada

SAP modul MM selama satu

tahun

b. Tingkat kualitas pelatihan

c. Anggaran untuk pelatihan

staff TI

a. Keterlibatan staff TI yang

mensupport penggunaan sistem

SAP R/3 pada modul MM

a. Tingkat kualitas aplikasi yang

digunakan

b. Tingkat kesesuaian aplikasi

lain yang mensupport modul

MM dalam SAP R/3

3

3

4

80%

4

3

D. Perspektif Kontribusi Perusahaan

100

Keterangan :

Gambar 3.3 Standar Umum Perusahaan

Sumber : PT Djarum

• Skala 1 = 0%-40% (Jelek)

• Skala 2 = 40%-70% (Cukup)


1. Mengoptimalkan nilai

bisnis aplikasi perusahaan

2. Mengontrol biaya

penggunaan sistem

a. Periode pengembalian

investasi TI

b. Masa pakai sistem SAP R/3

modul MM dalam perusahaan

c. Perencanaan sistem baru

untuk meningkatkan nilai bisnis

perusahaan.

a. Perbandingan antara

anggaran dan biaya yang

dikeluarkan untuk implementasi

4

3

Ya

90%-100%

101

• Skala 3 = 70%-85% (Baik)

• Skala 4 = 85%-100% (Sangat baik)

Keterangan Penilaian Score untuk CMM

Criteria Score

Realization > Target 5

Realization = Target 4

Jika Target <= 10 % dari Realization 3

Jika Target <= 20 % dari Realization 2

Jika Target < 30% dari Realization 1

Kriteria Penilaian Level untuk CMM

Level Range

Initial 1 - < 2

Repeatable 2 - < 3

Defined 3 - < 4

Managed 4 - < 5

Optimized 5

102

Dalam pengukuran setiap tujuan strategis, ada beberapa tujuan strategis yang

menggunakan skala tersendiri yang akan dituliskan lebih lanjut pada perhitungan

hasil pengukuran pada setiap tujuan strategisnya.

Untuk pengolahan kuesioner menggunakan skala likert. Dengan pemberian

skor untuk setiap jawaban responden. Untuk jawaban pilihan A, diberi skor 4, untuk

jawaban pilihan B, diberi skor 3, untuk jawaban pilihan C, diberi skor 2, untuk

jawaban pilihan D, diberikan skor 1.

Untuk kuesioner menggunakan responden berjumlah 10 orang yang diambil

dari beberapa sub divisi dalam divisi Purchasing yaitu bagian Purchasing,

Warehouse dan SCM. Responden tersebut adalah pengguna SAP R/3 dan staff TI

yang ada pada PT Djarum. Sepuluh orang responden tersebut mewakili 20% dari

keseluruhan user SAP pada PT Djarum.


Tujuan strategis :

1. Meningkatkan implementasi sistem SAP R/3

Tujuan strategis untuk meningkatkan implementasi SAP R/3 adalah

mengevaluasi apakah adanya kekurangan didalam proses bisnis dengan pada saat

implementasi yang telah dilakukan sehingga dapat diketahui apakah perlu dilakukan

perbaikan-perbaikan ataupun peningkatan-peningkatan sehingga dapat menunjang

berjalannya proses bisnis dalam PT Djarum didalam mendukung keunggulan

strategis perusahaan.

103

Dalam tujuan strategis ini yang menjadi bahan pengukuran adalah :

a. Persentase submodul MM yang digunakan pada bagian purchasing

Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui berapakah

persentase modul Material Management yang diimplementasikan pada

bagian purchasing perusahaan yang kemudian digunakan pada proses

berjalannya. Dengan ini dapat diketahui apakah modul yang telah

diimplementasikan sudah dipakai semua atau belum.

Sasaran strategis : 95%-100%

b. Tingkat kelengkapan fitur pada modul MM

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui persentase fitur dalam

modul material management pada proses berjalan dibandingkan dengan

keseluruhan fitur yang diimplementasikan dalam SAP R/3 yang digunakan

PT Djarum. Sehingga dapat membatu mendapatkan keunggulan kompetitif

perusahaan melalui keunggulan diferensiasi pasar pesaing dan melakukan

diferensiasi produk dan jasa.


2. Meningkatkan kepuasan user

Tujuan strategis ini adalah untuk mengukur bagaimana kepuasan user

(pengguna) pada saat menggunakan SAP R/3. Sehingga diperoleh data yang

tepat, apakah perlu diadakan peningkatan pelayanan atau perubahan fitur dan

user interface untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan SAP R/3.

104

Dalam tujuan strategis ini, yang menjadi obyek pengukuran adalah :

a. Skala kesesuaian antara aplikasi yang digunakan dengan kebutuhan user

Ukuran strategis ini mengukur apakah aplikasi SAP R/3 yang saat ini

diterapkan sudah memenuhi kebutuhan user, yang mendukung kebutuhan

user dalam menjalankan proses bisnis perusahaan.

Sasaran strategis : 4

b. Skala kepuasan akan aplikasi Material Management yang telah diterapkan

Menyajikan sesuatu yang menggambarkan kepuasan dari keseluruhan

pengguna akan aplikasi MM SAP R/3 dalam PT Djarum.


c. Skala keoptimalan fitur-fitur yang disediakan oleh SAP R/3 yang

mendukung modul MM

Menyajikan suatu persentase apakah fungsi yang disediakan oleh SAP R/3

telah sepenuhnya mendukung berjalannya modul MM dengan lancar atau

tidak. Dengan adanya ukuran ini maka dapat diperoleh suatu hasil apakah

adanya masalah karena kurangnya fungsi yang disediakan oleh SAP R/3

atau tidaknya, dalam hubungannya dengan berjalannya modul MM dalam

perusahaan.


d. Tingkat user-friendly dari SAP R/3 MM

Menyajikan sebuah data dari pengguna apakah modul MM dalam SAP R/3

tersebut mudah untuk digunakan dan mudah untuk dipahami dalam

penggunaannya.

105


3. Meningkatkan kerjasama antar user dengan sistem MM

Tujuan strategis ini dimaksudkan untuk meningkatkan kerjasama antara

pengguna dengan sistem MM dan divisi TI yang ada dalam perusahaan sehingga

dapat mempermudah penanganan masalah dan pengembangan aplikasi.

Ukuran strategis yang terdapat di dalamnya adalah :

a. Persentase pengguna yang dilibatkan dalam penentuan kebutuhan dalam

pengembangan aplikasi

Menyajikan banyaknya pengguna yang diikutsertakan dalam penentuan

kebutuhan pada saat pengembangan sistem aplikasi dibandingkan dengan

seluruh pengguna aplikasi dalam perusahaan.



1. Meningkatkan efisiensi pengembangan piranti lunak

Tujuan strategis ini digunakan untuk melakukan peningkatan dalam

pengembangan piranti lunak yang dipakai pada PT Djarum.

Dalam tujuan strategis ini, didalamnya terdapat ukuran strategis sebagai

berikut:

a. Persentase pekerjaan yang termasuk dalam siklus MM yang selesai pada

waktunya

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur bagaimana kinerja SAP R/3

modul MM dalam pengaruhnya membantu kegiatan operasional perusahaan,

106

apakah laporan bagi pihak managemen dapat diselesaikan tepat pada

waktunya. Dengan maksimal 1 tahun ada 12 laporan yang selesai tepat pada

waktunya.

Sasaran strategis : 100%

2. Meningkatkan efisiensi operasi dalam SAP modul MM


pemanfaatan aplikasi SAP R/3 modul MM dalam menangani operasi bisnis

perusahaan.

Dalam tujuan strategis ini, didalamnya terdapat ukuran strategis sebagai

berikut :

a. Tingkat peningkatan kecepatan waktu setelah penggunaan sistem SAP R/3

MM

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur apakah terdapat peningkatan

kecepatan waktu yaitu naik 80 % dari 30 hari, saat pembuatan laporan

pembelian dimana 30 hari tersebut merupakan standar sebelum menggunakan

SAP .


b. Tingkat keakuratan data yang berhubungan dengan modul MM

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur apakah data yang dihasilkan

oleh aplikasi SAP R/3 sudah akurat ataukah masih diperlukan pemeriksaan

kembali. Pengukuran diambil berdasarkan re-close dari laporan pembelian

dengan perbandingan tahun terakhir sebelum menggunakan SAP dan tahun

107

pertama setelah menggunakan SAP dimana jumlah re-close dalam satu

tahun sebelum menggunakan SAP adalah 20 x.


3. Mengembangkan sistem SAP R/3


sistem aplikasi SAP yang digunakan, serta untuk membantu menentukan langkah

pengembangan yang dapat digunakan untuk mendukung berjalannya proses

bisnis perusahaan secara baik.

Dalam mencapai tujuan strategis ini, dibutuhkan ukuran strategis sebagai

berikut :

a. Tingkat intensitas pemeliharaan sistem SAP R/3 MM

Tujuan strategis ini bertujuan untuk menganalisa saat yang tepat untuk

melakukan pemeliharaan terhadap sistem SAP R/3 modul MM dalam

perusahaan, sehingga mengurangi timbulnya masalah-masalah dalam sistem

yang terjadi.


4. Meningkatkan penanganan terhadap masalah-masalah operasional

Tujuan strategis ini bertujuan untuk mengurangi masalah-masalah dalam

kegiatan operasional serta meningkatkan kemampuan pelayanan terhadap

masalah yang terjadi. Sehingga dapat diperoleh sistem aplikasi yang mampu

untuk merespon secara cepat dan tepat akan setiap masalah yang terjadi.

Yang menjadi ukuran strategisnya adalah :

108

a. Persentase tingkat keamanan dalam aplikasi MM

Menyajikan informasi mengenai tingkat keamanan sistem. Sehingga dapat

diketahui apakah dalam sistem aplikasi SAP R/3 telah memenuhi target dan

persyaratan akan pengendalian internal dalam perusahaan.


b. Persentase terjadinya human error dalam siklus MM

Menyajikan data mengenai tingkat terjadinya kesalahan yang terjadi yang

disebabkan oleh pengguna, apakah tingkat terjadinya kesalahan tersebut

berkurang setelah penggunaan sistem aplikasi MM SAP R/3 dalam

menjalankan proses bisnis.



Ukuran strategis ini untuk menganalisa seberapa cepat sistem aplikasi MM

dapat memberikan respon terhadap tugas yang diberikan dan seberapa cepat

sistem dapat memproses input data yang dimasukkan sehingga dapat

digunakan oleh user lain untuk diproses kembali.

Sasaran strategis : Real time

d. Waktu rata-rata pada saat jaringan down

Menyajikan informasi mengenai apakah user dapat menerima waktu yang

dibutuhkan untuk perbaikan sistem ketika terjadi jarigan down ataupun buffer

dimana perlu dilakukan perbaikan sistem.

Sasaran strategis : Bisa Diterima

109


1. Pelatihan staff TI terhadap aplikasi SAP

Tujuan strategis ini berfokus pada peningkatan kualitas dan intensitas

terhadap pelatihan staff TI yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan

pengguna dalam penguasaan aplikasi SAP R/3 dalam perusahaan.

Dalam tujuan strategis ini, terdapat ukuran strategis sebagai berikut :

a. Tingkat intensitas pelatihan staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM

selama satu tahun

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui apakah pelatihan bagi staff

TI yang dikhususkan pada SAP modul MM selama satu tahun sudah sesuai

dengan kebutuhan.

Sasaran strategis: 3

b. Tingkat kualitas pelatihan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui tingkat kualitas pelatihan

yang diberikan kepada staff TI dalam rangka mendukung proses pembelian

didalam SAP R/3 Modul Material Management


c. Anggaran untuk pelatihan staff TI

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui bagaimana persentase

antara anggaran untuk pelatihan staff TI dengan keseluruhan anggaran bagi

divisi TI dalam perusahaan.


110


Tujuan strategis ini digunakan untuk mempersiapkan agar perusahaan

tidak terjadi kekurangan SDM yang mampu mengoperasikan dan menguasai

sistem aplikasi SAP R/3 dalam perusahaan.

Dalam tujuan strategis ini terdapat ukuran strategis yaitu :

a. Keterlibatan staff TI yang mensupport penggunaan sistem SAP R/3 pada

modul MM.

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar persentase

keterlibatan staff TI yang mampu untuk mendukung sistem aplikasi SAP R/3

dalam perusahaan.


3. Meningkatkan pengembangan terhadap infrastruktur TI dan aplikasi

Tujuan strategis ini bertujuan untuk meningkatkan pengembangan

terhadap seluruh infrastruktur yang mendukung sistem aplikasi TI perusahaan

baik berupa hardware, software dan jaringan serta untuk pengembangan sistem

aplikasi yang lebih baik lagi untuk perusahaan di masa depan.

Di dalamnya terdapat ukuran strategis sebagai berikut :

a. Tingkat kualitas aplikasi yang digunakan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui tingkat kualitas aplikasi

yang digunakan, serta mengetahui kekurangan terdapat dalam sistem,

sehingga dapat diketahui area mana saja yang harus dilakukan

pengembangan.


111

b. Tingkat kesesuaian aplikasi lain yang mensupport modul MM dalam SAP

R/3

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui tingkat kesesuaian aplikasi

yang lain sehingga dapat diketahui apakah aplikasi lain tersebut dapat

mensupport modul MM dalam SAP R/3 didalam proses sistem berjalan.



1. Mengoptimalkan biaya dan anggaran perusahaan untuk aplikasi dan nilai bisnis

Tujuan strategis ini bertujuan untuk mengetahui apakah biaya yang

dikeluarkan dengan anggaran perusahaan untuk sistem aplikasi sudah berjalan

optimal atau belum. Sehingga Sehingga dapat diketahui anggaran yang diberikan

perusahaan telah mencukupi untuk pengembangan sistem aplikasi. Sehingga

perusahaan didalam melakukan investasi TI lebih tepat sasaran yang dapat

membangun halangan untuk masuk para pesaing atau pihak luar.

a. Masa pakai sistem SAP R/3 modul MM dalam perusahaan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa lama sistem SAP

R/3 khususnya modul MM dalam PT Djarum akan habis pemakaiannya

sehingga perlu dilakukan pergantian sistem yang baru sesuai dengan

kebutuhan dari user.


b. Periode pengembalian investasi TI

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui kapan periode waktu

pengembalian dari investasi TI dalam perusahaan.

112


c. Perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan.

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui strategi dari pihak

manajemen yang terbaik yang akan dilakukan oleh perusahaan dalam proses

perencanaan dan pengembangan sistem aplikasi baru ke depannya.

Sasaran strategis : Ya

2. Mengontrol biaya penggunaan sistem

Tujuan strategis ini digunakan untuk melakukan pengontrolan terhadap

berbagai biaya yang dikeluarkan oleh PT Djarum

a. Perbandingan antara anggaran dan biaya yang dikeluarkan untuk

implementasi

Tujuan strategis ini bertujuan untuk mengetahui apakah biaya yang

dikeluarkan didalam implementasi telah sesuai dengan kebijakan anggaran

yang telah ditetapkan pihak manajemen. Sehingga dapat diketahui apakah

anggaran telah dialokasikan dengan tepat didalam proses pembiayaan

implementasi sistem.

Sasaran strategis : 90%- 100 %

113

3. 6 Metode Pengumpulan Data

Tabel 3.11 Metode pengumpulan data perspektif orientasi pengguna


Tujuan Strategis Ukuran Strategis Metode

Pengumpulan Data

Nara Sumber

1.Meningkatkan

efektivitas

implementasi sistem

SAP R/3

2. Meningkatkan

kepuasan user

a. Persentase

submodul MM yang

digunakan pada bagian

purchasing

b. Persentase

kelengkapan fitur pada

modul MM

a. Skala kesesuaian

antara aplikasi yang

digunakan dengan

kebutuhan user

b. Skala kepuasan

akan aplikasi Material

Management yang

telah diterapkan

c. Skala keoptimalan

Wawancara

Wawancara

Kuesioner

Kuesioner

Kuesioner

Manajer

Business

Development

Manajer

Business

Development

Staff Purchasing

Staff Purchasing

Staff Purchasing

114

Tabel 3.12 Metode pengumpulan data perspektif penyempurnaan operasional

3. Meningkatkan

kerjasama antar user

dengan sistem MM

fitur-fitur yang

disediakan oleh SAP

R/3 yang mendukung

modul MM

d. Skala user-friendly

dari SAP R/3 MM

a. Persentase

pengguna yang

dilibatkan dalam

penentuan kebutuhan

dalam pengembangan

aplikasi

Kuesioner

Wawancara

Staff Purchasing

Manajer

Business

Development



Pengumpulan Data

Nara Sumber

1. Meningkatkan

efisiensi

pengembangan

piranti lunak

a. Persentase

pekerjaan yang

termasuk dalam siklus

MM yang selesai pada

Data

Data Penyajian

Laporan

115

2. Meningkatkan

efisiensi operasi

dalam SAP modul

MM

3. Mengembangkan

sistem SAP R/3

4. Meningkatkan

penanganan

terhadap masalah-

masalah

operasional

waktunya

a. Persentase

peningkatan kecepatan

waktu setelah

penggunaan sistem

SAP R/3 MM

b. Tingkat keakuratan

data yang

berhubungan dengan

modul MM


pemeliharaan sistem

SAP R/3 MM

a. Persentase tingkat

keamanan dalam

siklus MM

b. Persentase

terjadinya human

error dalam siklus

MM

c. Kecepatan respon

sistem

Data

Data

Wawancara

Wawancara

Wawancara

Wawancara

Data Penyajian

Laporan

Data Penyajian

Laporan

Manajer

Business

Development

Manajer

Business

Technology

Manajer

Purchasing

Manager

Business

116

Tabel 3.13 Metode pengumpulan data perspektif orientasi masa depan

d. Waktu rata-rata

pada saat jaringan

down

Wawancara

Technology

Manajer

Business

Technology



Pengambilan Data

Nara Sumber

1. Pelatihan staf TI

terhadap aplikasi

SAP



pelatihan staff TI yang

dikhususkan pada SAP

modul MM selama

satu tahun

b. Tingkat kualitas

pelatihan

c. Anggaran untuk

pelatihan staff TI

a. Keterlibatan staff TI

yang mensupport

penggunaan sistem

Wawancara

Kuesioner

Data

Wawancara

Manajer

Business

Technology

Staff Business

Technology

Data Keuangan

Manajer

Business

Technology

117

Tabel 3.14 Metode pengumpulan data perspektif kontribusi perusahaan

3. Meningkatkan

pengembangan

terhadap

infrastruktur TI dan

aplikasi

SAP R/3 pada modul

MM

a. Tingkat kualitas

aplikasi yang

digunakan

b. Tingkat kesesuaian

aplikasi lain yang

mensupport modul

MM dalam SAP R/3

Kuesioner

Wawancara

Staff Purchasing

Manajer

Business

Development



Pengumpulan Data

Nara Sumber

3. Mengoptimalkan

nilai bisnis

aplikasi

perusahaan

a. Periode

pengembalian

investasi TI

b. Masa pakai sistem

SAP R/3 modul MM

Wawancara

Wawancara

Manajer

Keuangan

Manajer

Keuangan

118

Untuk sampel kuesioner berjumlah 10 orang yang diambil dari beberapa

sub divisi dalam divisi Purchasing yaitu bagian Purchasing, Warehouse, SCM

dan Procurement. Responden tersebut adalah pengguna SAP R/3 yang ada pada

PT Djarum. Sepuluh orang responden tersebut mewakili 20% dari keseluruhan

user SAP pada PT Djarum.

Sedangkan wawancara dilakukan kepada manajer divisi Business

Development dan staff Business development yang menangani bagian material

management.

Daftar Pertanyaan :


1. Tujuan strategis : Meningkatkan efektivitas implementasi sistem SAP R/3

4. Mengontrol

biaya

penggunaan

sistem

dalam perusahaan

c. Perencanaan sistem

baru untuk

meningkatkan nilai

bisnis perusahaan.

a. Perbandingan

antara anggaran dan

biaya yang

dikeluarkan untuk

implementasi

Wawancara

Wawancara

Manager

Business

Development

Manajer

Keuangan

119

a. Persentase submodul MM yang digunakan pada bagian purchasing

• Berapa persenkah dari bagian purchasing yang telah

menggunakan modul material management pada SAP R/3 bila

dibandingkan dengan yang telah diimplementasikan?

b. Tingkat kelengkapan fitur pada modul MM

• Berapa persen tingkat kelengkapan fitur pada modul MM yang

digunakan pada proses berjalan dibanding pada saat implementasi

modul MM?

2. Tujuan Strategis : Meningkatkan kepuasan user (pengguna)

a. Skala kesesuaian antara aplikasi yang digunakan dengan kebutuhan

pengguna

• Apakah SAP R/3 mendukung ketersediaan aplikasi didalam

pemenuhan kebutuhan pengguna?

b. Skala kepuasan akan aplikasi Material Management yang telah

diterapkan

• Seberapa puas anda menggunakan SAP R/3 didalam sistem

pembelian?

c. Skala keoptimalan fitur-fitur yang disediakan oleh SAP R/3 yang

mendukung modul MM

• Apakah fungsi fungsi yang disediakan modul MM dalam SAP R/3

sudah optimal?

d. Tingkat user-friendly dari SAP R/3 MM

120

• Apakah user interface dan fitur-fitur dari SAP R/3 mudah

dimengerti?

3. Tujuan strategis : Meningkatkan kerjasama antar user dengan sistem MM

a. Persentase pengguna yang dilibatkan dalam penentuan kebutuhan

dalam pengembangan aplikasi

• Berapa persentase pengguna yang dilibatkan didalam

pengembangan aplikasi?


1. Tujuan strategis : Meningkatkan efisiensi pengembangan piranti lunak

a. Persentase pekerjaan yang termasuk dalam siklus MM yang selesai

pada waktunya

• Apakah dengan menggunakan sistem SAP R/3 pekerjaan yang

ada dapat selesai tepat pada waktunya?

2. Tujuan strategis : Meningkatkan efisiensi operasi dalam SAP modul MM

a. Tingkat peningkatan kecepatan waktu setelah penggunaan sistem

SAP R/3 MM

• Berapa tingkat persentase peningkatan kecepatan waktu setelah

penggunaan sistem SAP R/3 dalam proses pembelian?

b. Tingkat keakuratan data yang berhubungan dengan modul MM

• Berapa tingkat keakuratan data yang dihasilkan setelah

menerapkan SAP R/3 dalam proses pembelian?

3. Mengembangkan sistem SAP R/3

121

a. Tingkat intensitas pemeliharaan sistem SAP R/3 MM

• Kapan dilakukan pemeliharaan sistem SAP R/3 MM ?

4. Meningkatkan penanganan terhadap masalah-masalah operasional

a. Persentase tingkat keamanan dalam siklus MM

• Berapa persentase tingkat keamanan sistem SAP R/3 pada siklus

MM?

b. Persentase terjadinya human error dalam siklus MM

• Apakah sering terjadi human error ketika menggunakan aplikasi

SAP R/3 khususnya dalam modul MM?


• Bagaimanakah tingkat respon sistem SAP R/3 terhadap kebutuhan

pengguna?

d. Waktu rata-rata pada saat jaringan down

• Apakah waktu dalam pembenahan sistem ketika jaringan down dapat diterima oleh user?


1. Tujuan strategis : Pelatihan staff TI terhadap aplikasi SAP

a. Tingkat intensitas staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM

selama satu tahun

• Berapa kali mengadakan pelatihan bagi pengguna dalam 1 tahun?

b. Tingkat kualitas pelatihan TI

• Bagaimana menurut anda kualitas pelatihan aplikasi yang

diberikan oleh PT Djarum?

122

c. Anggaran untuk pelatihan staff TI

• Berapa persenkah anggaran untuk pelatihan staff TI yang ada

dalam keseluruhan budget yang ada ?

2. Tujuan strategis : Keahlian staff TI

a. Persentase staff TI yang mensupport sistem SAP R/3?

• Berapa rata-rata persentase jumlah dari keseluruhan staff TI yang

mensupport sistem SAP R/3 pada modul MM?

3. Tujuan strategis : Meningkatkan pengembangan terhadap infrastruktur TI

dan aplikasi

a. Tingkat kualitas aplikasi yang digunakan

• Berapa tingkat kualitas aplikasi yang digunakan?

b. Tingkat kesesuaian aplikasi lain yang mensupport modul MM dalam

SAP R/3

• Sampai dimanakah tingkat kesesuaian aplikasi lain yang

digunakan untuk mensupport SAP R/3?


1. Tujuan strategis : Mengoptimalkan nilai bisnis aplikasi perusahaan

a. Periode pengembalian investasi TI

• Berapa lama periode pengembalian investasi TI?

b. Masa pakai sistem SAP R/3 modul MM dalam perusahaan

• Berapa perkiraan masa pakai suatu sistem khususnya SAP R/3

MM?

123

c. Perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan.

• Apakah terdapat perencanaan sistem baru untuk meningkatkan

nilai bisnis perusahaan?

2. Tujuan strategis : Mengontrol biaya penggunaan sistem

a. Perbandingan antara anggaran dan biaya yang dikeluarkan untuk

implementasi

• Berapa perkiraan perbandingan antara anggaran dan biaya yang

dikeluarkan untuk implementasi?

2011-1-00401-ka 3

Documents