2 buku saku_audit_mutu_internal_2

AUDIT KIAT SUKSES

J. Pram

Kanto

MUTU

S UNTUK AUDITO

mana Gentur

or Jaminan 2011

INTERNOR MUTU INTER

r Sutapa dkk.

Mutu UGM

NAL RNAL

.

M

Kiat Sukses Auditor Mutu Internal 1

PENGANTAR

Audit mutu internal merupakan bagian dari siklus penjaminan mutu yang sangat penting. Dalam kegiatan audit mutu internal ini ketercapaian peningkatan mutu akan dapat diketahui dengan jelas. Dengan demikian peran auditor sangat menentukan agar sistem penjaminan mutu sehat. Dengan kata lain audit mutu internal yang baik akan membantu terwujudnya penjaminan mutu internal yang baik. Buku saku ini dimaksudkan sebagai catatan sederhana yang dapat dibaca dalam waktu cepat sehingga peran auditor dapat dilakukan dengan lebih baik dan menyenangkan. Semoga buku saku ini bermanfaat bagi segenap auditor mutu internal


Penulis DAFTAR ISI

PENGANTAR BAB 1 AUDIT MUTU INTERNAL ……….. 4 1. Peningkatan mutu pendidikan ………….. 4 2. Audit mutu internal dalam pejaminan

mutu ………………………………………..

6 3. Manfaat audit ……………………………… 6 BAB 2 AUDITOR 8 1. Auditor 8 2. Integritas auditor 8 3. Penyegaran auditor, perlunya

pembelajaran terus menerus bagi auditor8

BAB 3 KEBERHASILAN AMI 10 1. Teknik audit agar berhasil 10 2. Beberapa Praktek audit yang kurang

berhasil 14

3. Praktek Audit dan solusi permasalahan-nya

16


4. PENUTUP 24 SUMBER MATERI DAN INSPIRASI 25

BAB 1

AUDIT MUTU INTERNAL 1. Peningkatan mutu pendidikan Keyakinan bahwa pendidikan merupakan sarana paling tepat untuk meningkatkan kualitas peradaban telah ditunjukkan berbagai bangsa. Dalam pengembangan penjaminan mutu pendidikan salah satu tujuan utamanya ialah untuk menciptakan budaya mutu misalnya budaya mutu di universitas, fakultas dan bagian atau jurusan. Budaya mutu merupakan hasil sinergi (resultante) dari segala upaya dalam peningkatan mutu. Budaya mutu Universitas Gadjah Mada akan langsung dirasakan oleh


segenap stakeholders Universitas Gadjah Mada. Peran dan semangat segenap sivitas akademika dalam mengembangkan mutu universitas dapat dirangkum dalam gambar berikut

Internally Driven

Ing NgarsoSung Tulodho

Ing MadyaMangun Karso

Tut Wuri Handayani

TAHAPAN PENGEMBANGAN BUDAYA MUTU UNIVETRSITAS GADJAH MADA

Phase I2002 ‐ 2006

Phase II2007 ‐ 2011

Phase III2011 ‐ 2015

Externally Driven

Internally Driven

Internally Driven

Externally Driven

Externally Driven

J.P. GENTUR SUTAPA 2010 46


Posisi kita yang sesungguhnya ada dimana ? Silahkan introspeksi di bagian mana kita berkarya. 2. Audit mutu internal dalam penjaminan

mutu Dalam pengembangan panjaminan mutu Audit mutu internal merupakan langkah strategis dalam peningkatan mutu internal. Langkah strategis yang bagaimana dan seperti apa? Marilah kita berintrospeksi.

3. Manfaat audit

Audit merupakan salah satu simpul dalam siklus penjaminan mutu Universitas Gadjah Mada. Audit mutu internal merupakan upaya peningkatan mutu bukan penilaian. Dengan demikian baik auditor maupun teraudit duduk


pada sisi yang sama yaitu sisi untuk meningkatkan mutu institusi. Dengan demikian Audit mutu merupakan kegiatan yang perlu dilakukan secara internal dengan kesadaran dan kemauan dari dalam institusi. Manfaat audit ialah didapatkannya materi nyata bahan bahan tinjauan manajemen untuk membuat keputusan mutu. Dengan demikian Audit internal merupakan salah satu sokoguru pengembangan institusi.


BAB 2 AUDITOR

1. Auditor Auditor yang baik telah dilatih untuk dapat melakukan tugas audit dengan struktur kegiatan yang jelas.

2. Integritas auditor Integritas merupakan dasar utama seorang auditor. Hal yang menjadi ciri dari integritas seorang auditor tidak mudah dirumuskan namun dapat diketahui langsung dari pelaksanaan audit. Teraudit merupakan pihak pertama yang merasakan integritas auditor. Dengan demikian pendapat teraudit merupakan alat yang baik untuk mengukur integritas auditor.

3. Penyegaran auditor, perlunya pembelajaran terus menerus bagi auditor


Penyegaran diperlukan karena adanya perkembangan terus-menerus suatu institusi dan sistem mutu. Penyegaran merupakan langkah strategis untuk melakukan peningkatan kualifikasi dan keterpaduan sistem. Dengan demikian penyegaran sebaiknya merupakan program rutin.


BAB 3 KEBERHASILAN AUDIT MUTU INTERNAL

1. Teknik audit agar berhasil Tidak ada seorang auditor yang menghendaki audit tidak berhasil, namun kenyataan tidak semua audit berhasil dengan baik. Dalam keadaan ini baik auditor maupun teraudit merasa kecewa karena telah membuang waktu tanpa manfaat yang berarti. Audit berlangsung seperti rutinitas atau karena auditor dan teraudit melakukan audit karena agak terpaksa. Gambaran diatas mungkin terjadi namun tentu tidak kita kehendaki. Secara umum auditor dan teraudit ingin kegiatan audit sukses dan bermanfaat. Dalam kaitan ini maka diadakan pelatihan/penyegaran auditor internal.


Berikut beberapa kiat agar audit berhasil yang dimaksudkan sebagai tambahan materi pelatihan yang sudah ada: a. Lakukan audit dengan sepenuh hati Audit yang dilakukan dengan setengah, seperempat atau seperlima hati akan diketahui oleh teraudit. Pada intinya lakukan audit dengan kesungguhan dan penuh semangat untuk perbaikan mutu program yang kita audit. b. Kenalilah karakter tim auditor Anggota Tim auditor mungkin mempunyai latar belakang, tingkat pendidikan, pengalaman atau fakultas yang berbeda. Semua perbedaan tersebut bukanlah sumber masalah apabila kita saling mengenal karakter masing-masing. Pengenalan


karakter ini dapat dilakukan dengan mengetahui gaya dan etos kerja masing-masing atau dengan melakukan pertemuan- pertemuan yang tidak harus selalu formal. Dalam keadaan rileks atau tak begitu formal biasanya akan muncul ekspresi-ekspresi spontan. Ekspresi spontan ini adalah tanda atau cerminan karakter yang asli. Dengan mengetahui karakter masing-masing diharapkan dapat saling mengisi kekurangan sehingga terbentuk tim yang kompak. c. Lakukan audit tepat waktu Periode kegiatan audit mutu internal sudah ditentukan maka sebisa mungkin mulai audit pada periode awal. Apabila hal tersebut tidak dapat maka usahakan masih didalam periode tersebut. Apabila termin audit telah ditentukan/disepakati maka sebaiknya


auditor dan teraudit siap sebelum saat yang ditentukan. d. Mulailah audit pagi hari Pagi hari secara umum lebih segar baik teraudit maupun auditor belum mengalami kelelahan. Maka mulai audit pagi hari sangat menguntungkan, apabila mungkin jadikan kegiatan audit menjadi agenda pertama pada hari tersebut. e. Tumbuhkan ketertarikan pada unit atau program yang kita audit Pengalaman baik dalam melakukan audit akan sangat membantu auditor dalam menumbuhkan ketertarikan pada kegiatan Audit. Ketertarikan pada unit yang diaudit dapat ditumbuhkan dengan menjalankan asas asas dalam kode etik auditor yaitu


1. Asas Integritas. 2. Asas Objektivitas. 3. Asas Kerahasiaan. 4. Asas Kompetensi. 5. Asas Independen. Asas-asas kode etik audit mutu di atas sebaiknya melandasi sikap dan perilaku auditor dalam menjalankant tugas. 2. Beberapa Praktek audit yang kurang berhasil Berikut adalah beberapa penyebab yang sering terjadi sehingga kegiatan audit kurang berhasil dengan baik. a. Auditor merasa terpaksa menjalankan

tugas. b. Sesama auditor saling mendahului dalam

menyampaikan pertanyaan c. Audit tidak tepat waktu


d. Kesehatan auditor kurang prima e. Gaya komunikasi kurang baik, misalnya

suka merendahkan/membandingkan dengan pihak lain.

f. Auditor mengandalkan pengetahuan lama ( metode, instrumen, penguasaan IT).

g. Auditor banyak tugas lain pada hari yang sama sehingga terburu-buru

h. Auditor terpaku pada daftar pertanyaan atau dokumen yang ada

i. Auditor dan teraudit berdebat secara tidak proporsional

j. Auditor yang membebankan tugas laporan pada anggota auditor lain

k. Komunikasi yang kurang baik antar auditor.

l. Mendiskusikan topik lain saat audit


3. Praktek Audit dan solusi permasalahannya

Berikut beberapa masalah umum yang banyak dihadapi auditor dan alternativ pemecahannya

a. Waktu

Termin waktu audit sering kali menjadi permasalahan bersama baik auditor maupun teraudit. Akar masalahnya adalah adanya kegiatan lain yang bersamaan periode waktunya. Teoritis penyelesaiannya mudah dengan mengatur jadwal bersama, dalam praktek jadwal bersama tidak mudah didapat apalagi semua auditor berasal dari berbagai fakultas. Salah satu solusinya adalah buatlah


jadwal audit yang rinci sesuai kesepakatan agar auditor dan teraudit dapat berbagi waktu. Dalam hal ini dapat diatur misalnya auditor melakukan audit pagi sampai sore namun teraudit secara bergantian sesuai waktu yang disepakati misalnya ada waktu untuk:

1) Pertemuan dengan Dekanat/prodi 2) Pertemuan dengan Dosen 3) Pertemuan dengan karyawan,

laboran dsb 4) Pertemuan dengan mahasiswa 5) Pertemuan dengan alumni 6) Pertemuan dengan pengguna

lulusan 7) Pertemuan Penutupan


Setelah semua selesai Tim auditor sebaiknya juga membuat kesepakatan pembuatan laporan audit.

b. Kekompakan Tim

Tim audit perlu menjaga kekompakan dan sistem. Tim auditor juga harus kompak namun kekompakan tim auditor tidak mudah diukur tetapi dapat diketahui atau akan dicerminkan dengan berbagai hal berikut:

1. Auditor sering mengiyakan atau membenarkan pendapat auditor yang lain

2. Auditor melanjutkan pertanyaan auditor yang lain

3. Auditor memberikan perhatian sewaktu auditor yang lain bertanya

4. Auditor mematuhi jadwal yang disepakati.


c. Apresiasi yang tulus

Memberi apresiasi belum menjadi kebiasaan bagi banyak orang namun sebagai auditor kita perlu belajar memberikan apresiasi dari hati kita (bukan sandiwara). Apresiasi biasanya akan membawa suasana menjadi lebih cair. Memberikan apresiasi bukan hal yang sukar kalau kita mau karena hal ini dapat dilatih dan dipelajari. Dalam hal ini yang dilatih adalah hati kita masing-masing agar selalu penuh syukur dalam berbagai hal juga dalam kegiatan audit.

d. Jangan mudah terpancing emosi/ marah


Marah seringkali muncul sebagai cerminan kekecewaan atau tidak sesuainya harapan dengan kenyataan. Begitu auditor menjumpai unit yang tidak sesuai dengan idealismenya maka kemungkinan marah akan berpotensi muncul. Dalam hal ini pengendalian diri menjadi katakunci. Perlu kita ingat audit jangan sampai memutus tali silaturahmi. Jangan sampai karena kemarahan kita teraudit menjadi putus asa atau tak semangat melakukan kegiatan penjaminan mutu. Apalagi kalau diingat auditor dan teraudit berdiri pada satu sisi yang sama yaitu sisi untuk meningkatkan mutu unit atau program yang diaudit.

e. Berikan empati Jadikan teraudit sahabat


Empati itu menyejukkan, empati itu menumbuhkan dan empati itu menjadikan hidup bersama nyaman. Empati dapat diberikan dengan berbagai cara namun disini tentu tidak perlu berlebihan agar tidak menimbulkan multi interpretasi.

Empati dapat diberikan auditor dengan beberapa ragam kalimat atau dapat diwujudkan dengan membangun semangat kekitaan, kita adalah kesatuan yang membuat segala sesuatu kuat. Berikut beberapa bagian frasa kalimat yang bisa untuk mengungkapkan empati pada teraudit.

Saya rasa bagus sekali, tak ada masalah dengan hal ini, namun yang perlu ditingkatkan adalah............ dan bapak atau ibu telah mulai dengan sangat baik.


Menurut hemat saya bapak ibu memiliki banyak pengalaman mengatasi permasalahan yang pernah terjadi.......... sekarang yang diperlukan adalah bagaimana kita mencegah agar hal tersebut tak terjadi lagi dimasa depan. Kita mampunyai visi yang sama untuk meningkatkan pendidikan tinggi .......maka.... Proses ini sangat menarik dan bapak ibu telah mengalami kemajuan yang sangat berarti bagaimana kiranya dalam hal tsb............ kita dapat meningkatkan ...... untuk 10 tahun ke depan.


f. Akhirilah audit dengan penuh hormat

Semua awal mempunyai akhir. Habis gelap terbitlah terang atau setiap malam mempunyai pagi. Pagi adalah pertanda mulainya kehidupan, pagi adalah simbol mulainya kembali pertumbuhan. Auditor sebaiknya juga memberikan pagi yang indah bagi teraudit, maksudnya audit sebaiknya diakhiri dengan bijak dan penuh hormat. Sampaikan rasa hormat dan mohonkan maaf atas segala kekurangan namun yakinkan bahwa tim auditor telah memberikan yang terbaik saat ini. Sebagai auditor jangan sekali sekali kita memberikan yang kurang baik, berikan yang terbaik dengan tulus dan lewatilah kegiatan audit sebagai bagian perjalanan yang bermakna bagi hidup kita.


PENUTUP

Sebagai penutup perlu kiranya selalu kita ingat bersama bahwa semangat yang sesungguhnya bagi auditor ialah bukan untuk menilai berbagai proses peningkatan mutu yang telah dilakukan tetapi lebih untuk mencari ruang-ruang peningkatan mutu bagi unit atau program yang diaudit.


SUMBER MATERI DAN INSPIRASI Ide penulisan kiat sukses bagi auditor mutu internal ini didapatkan dari beberapa sember berikut: 1. Materi pelatihan auditor mutu internal

UGM 2. Hasil Diskusi dengan kolega di KJM 3. Pengalaman Praktek Audit Mutu Internal

UGM 4. Pengalaman Audit Internal AUN 5. Pengalaman Audit Internal ISO

2 buku saku_audit_mutu_internal_2

Documents