1 perencanaan strategis sistem informasi smart campus untuk

Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015

1

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI SMART CAMPUS UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN DI POLITEKNIK

INDONUSA SURAKARTA

Edy Susena, Ema Utami, Andi Sunyoto Magister Teknik Informatika, STMIK AMIKOM Yogyakarta

Email: email: [email protected]

Abstract Perencanaan Strategis Sistem Informasi Smart Campus Untuk Meningkatkan Pelayanan di Politeknik

Indonusa Surakarta. Penelitian ini sangat penting bagi Perguruan Tinggi untuk dapat meningkatkan pelayanan terhadap stakeholder. Batasan variabel penelitian adalah (1) Penelitian ini terbatas pada lingkup perencanaan strategis sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta, (2) Kerangka penelitian yang digunakan adalah analisis PIECES, SWOT dan Ward dan Peppard. Penelitian ini bertujuan (1) Untuk menghasilkan perencanaan strategis sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta, (2) Untuk menyusun roadmap pengembangan sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta, (3) Sebagai syarat kelulusan jenjang Strata 2 Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Penelitian ini dimulai dengan perumusan masalah, pengumpulan data melalui studi pustaka, dokumentasi, wawancara, observasi dan kuisioner. Data diolah dengan menggunakan analisis SWOT terhadap kondisi Politeknik Indonusa Surakarta dan analisis PIECES terhadap sistem informasi yang sudah dikembangkan di Politeknik indonusa surakarta. Hasil dari analisis SWOT dan PIECES ini dijadikan sebagai masukan pada analisis Ward and Peppard. Hasil penelitian merekomendasikan perencanaan strategis dan roadmap pengembangan sistem informasi smart campus sebanyak 24 sistem informasi yang mendapatkan prioritas untuk dikembangkan, yang terdiri dari 14 sistem informasi yang sangat diprioritaskan dan 10 sistem informasi yang diprioritaskan. Sedangkan roadmap pengembangan sistem infomasi smart campus direncanakan dalam kurun waktu 5 tahun dari tahun 2015 – 2019 dengan perincian pengembangan yaitu pada tahun 2015 sebanyak 6 sistem informasi, tahun 2016 sebanyak 5 sistem informasi, tahun 2017 sebanyak 4 sistem informasi, tahun 2018 sebanyak 5 sistem informasi dan pada tahun 2019 sebanyak 4 sistem informasi. Kata kunci: Perencanaan, Strategis, Sistem, Informasi, Smart Campus

1. PENDAHULUAN ICT (Information Comunication

Technology) telah dimanfaatkan sebagai bagian yang tidak terpisahkan untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi. ICT dapat digunakan untuk memperbaiki/ meningkatkan proses belajar dan mengajar, riset (penelitian), perpustakaan dan layanan informasi, serta manajemen perguruan tinggi. Jejaring seperti ini sudah berkembang dengan baik di Amerika, Eropa, dan Australia; bahkan di Amerika Latin, Mediterania dan Timur Tengah. Survei yang dilakukan oleh DANTE pada tahun 2005 di beberapa Negara Asia (kecuali Jepang, Korea, dan Singapura yang memang sudah sangat maju dalam penggunaan lCT), jelas menunjukkan bahwa kegiatan seperti ini telah berjalan dengan baik di negara China, Malaysia, Filipina, Thailand. (TELKOM SMART Campus, 2008)

Penyelenggaraan dan segala usaha yang dilakukan perguruan tinggi akan berujung atau didedikasikan pada stakeholder, terutama adalah mahasiswa. Prestasi akademik merupakan salah satu indikator kinerja perguruan tinggi disamping pencapaian 3 misi utama perguruan tinggi, yaitu Tri Dharma Pendidikan yang meliputi misi pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Kinerja perguruan tinggi inilah yang menjadi acuan utama dalam proses manajemen kelembagaan. (Etin Indrayani, 2011)

Indikator keberhasilan smart campus adalah apabila kebutuhan pemakai dan pelanggan dapat dipenuhi dengan memuaskan dan konsisten. Untuk itu perlu didukung dengan pola bisnis yang sesuai, sehingga pelayanan dapat berkelanjutan dan tidak memberatkan pemakai. (TELKOM SMART Campus, 2008)


2

Dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa, Politeknik Indonusa Surakarta saat ini dalam pengembangan sistem informasi berbasis smart campus. Sistem informasi smart campus yang sudah dikembangkan ada empat (4) yaitu Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Mahasiswa Baru (SIMARU), Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), Sistem Informasi Keuangan (SIKEU) dan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS). Sistem informasi yang telah dikembangkan menurut kepala sub bagian Unit Teknologi Informasi (UTI) belum dapat memberikan informasi yang akurat, belum banyak memberikan informasi yang up to date. Pada saat pengembangan empat (4) sistem informasi diatas belum memiliki roadmap atau perencanaan yang jelas dan pasti serta terkesan asal dibangun, sehingga sistem – sistem informasi yang dikembangkan tidak sejalan dan tidak sesuai dengan kebutuhan.

Berdasarkan audit yang dilakukan oleh bagian Unit Teknologi dan Informasi (UTI) bahwa sistem informasi yang dikembangkan belum semuanya terintegrasi. Sistem informasi yang sudah terintegrasi adalah SIMARU, SIKEU dan SIAKAD, sedangkan SIMPUS masih berdiri sendiri (standlone). Sistem informasi yang sudah terintegrasi itupun juga masih memiliki kelemahan yaitu data di masing – masing sistem informasi terkadang tidak terjadi sinkronisasi, sehingga data yang ada pada masing – masing sistem informasi tidak sama.

SIMARU berfungsi untuk mengelola data penerimaan mahasiswa baru. SIMARU sudah berbasis web, sehingga memiliki keuntungan antara lain bahwa informasi penerimaan mahasiswa baru dapat disebarluaskan secara online, informasi mudah diterima oleh calon mahasiswa, calon mahasiswa dapat melakukan pendaftaran secara online. Sementara kelemahan pada sistem ini adalah proses pendaftaran yang dilakukan secara online terkadang data tidak tersimpan pada server, sistem belum memberikan laporan tentang penerimaan mahasiswa baru yang dinginkan oleh pimpinan, ketika pada saat penyimpanan data pendaftaran tidak berhasil maka semua isian kosong lagi dan harus mengulang pengisian data dari awal lagi.

SIAKAD berfungsi untuk mengelola data akademik seperti daftar hadir atau presensi kuliah, daftar kurikulum, dosen pengampu, distribusi matakuliah, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), transkrip nilai. Keuntungan yang dimiliki oleh sistem ini adalah bahwa sistem sudah berbasis web, sistem sudah dapat berinteraksi dengan mahasiswa, sedangkan kelemahan yang dimiliki oleh sistem ini adalah bahwa masih banyak fitur – fitur tentang akademik belum ada pada sistem ini seperti surat keterangan lulus, batasan studi mahasiswa, rekap kehadiran mahasiswa dan dosen.

SIKEU berfungsi untuk mengelola keuangan. Sistem dapat mencetak bukti pembayaran yang dilakukan oleh mahasiswa. Kelemahan yang ada pada sistem ini adalah sistem baru dapat mengolah data pembayaran dari mahasiswa, sebagian sistem masih bersifat offline, hanya informasi tagihan kekurangan pembayaran yang sudah dapat dilihat secara online. Laporan keuangan masih belum sempurna, masih banyak laporan – lapran yang tidak dapat dilakukan oleh sistem, sehingga masih perlu pengembangan lebih lanjut.

SIMPUS berfungsi untuk mengelola manajemen perpustakaan. Sistem ini sudah berbasis web akan tetapi datanya belum terintegrasi dengan sistem lainnya. Keuntungan dari sistem ini adalah sistem sudah dapat membantu kinerja bagian pustakawan, sistem dapat memberikan informasi tata letak buku yang ada di perpustakaan, jumlah pengunjung dapat dilaporkan dengan mudah, sistem dapat mengolah transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Sedangkan kelemahannya bahwa data belum terintegrasi dengan sistem yang lain, informasi denda tidak dapat dilaporkan dengan sistem ini.

Menurut Jogiyanto 2005 sistem informasi dikenal dengan senjata strategi (strategic weapon) karena dapat meningkatkan dan mempercepat pelayanan di organisasi. Sistem informasi merupakan sebuat alat penting untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.

Oleh karena itu berdasarkan latar belakang diatas maka Politeknik Indonusa Surakarta harus memiliki rencana strategis sistem informasi yang jelas dan terarah untuk


3

mencapai visi, misi dan tujuan organisasi serta untuk meningkatkan pelayanan terhadap stakeholder dan masyarakat. Penelitian ini diharapkan akan menghasilkan sebuah rencana strategis (renstra) sistem informasi smart campus sesuai dengan renstra Politeknik Indonusa Surakarta pada tahap 2 yaitu tahap peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi program studi secara internal.

2. KAJIAN LITERATUR DAN

PEGEMBANGAN HIPOTESIS 2.1. Penelitian Terdahulu

Eltayeb Salih Abuelyaman pada tahun 2008 dari Prince Sultan University (PSU) Riyadh, Arab Saudi melakukan penelitian yang berjudul: “Making a Smart Campus in Saudi Arabia”. Penelitian ini bertujuan untuk membangun sebuah smart campus di Prince Sultan University (PSU) Saudi Arabia.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah : menghasilkan sebuah sistem smart campus yang dapat mendukung pekerjaan untuk melakukan evaluasi dan penilaian terkait dengan efektifitas pendidikan.

Penelitian yang dilakukan oleh Eko Purwanto, Ema Utami, Emha Taufiq Luthfi pada tahun 2013 yang berjudul “Implementasi Sistem Informasi Akademik Terintegrasi Untuk Menunjang Kegiatan Pembelajaran Pada STMIK Duta Bangsa Surakarta” bertujuan untuk menganalisa, merancang dan menguji kebutuhan sistem informasi Akademik yang ada di STMIK Duta Bangsa.

Desain sistem informasi dan integrasi sistem dengan menentukan pemodelan proses informasi dengan metode matrik proses kemudian penggambaran diagram konteks dan diagram arus data. Pemodelan database dengan mengembangkan database sistem yang lama dengan menggunakan model ERD dan metode Sistem Development Life Cycle (SDLC).

Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa peneliti berhasil menganalisis, mengintegrasikan dan melakukan pengujian Sistem Informasi Akademik di STMIK Duta Bangsa Surakarta

Menurut Peniarsih pada tahun 2011 dalam penelitiannya yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Universitas Suryadarma Jakarta”, bertujuan untuk meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dalam pembuatan penerimaan

Kartu Hasil Studi agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.

Metode pengembangan sistem yang digunakan peneliti ini adalah metode Sistem Development Life Cycle (SDLC). Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa peneliti berhasil melakukan analisis dan pengembangan sistem informasi akademik ini yang bisa menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi bagi pengguna sistem sehingga menyebabkanpeningkatan kinerja karyawan, pelayanan terhadap pengguna sistem, khususnya mahasiswa menjadi lebih baik dan cepat.

Menurut Lendy Rahmadi (2014) dalam penelitiannya yang berjudul: “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Keunggulan Kompetitif di AMIK Lembah Dempo Paralam”, bertujuan untuk membuat sebuah perencanaan strategi sistem informasi dengan menggunakan analisis Ward and Peppard sehingga dapat meningkatkan keunggulan kompetitif pada AMIK Lembah Pagaralam sehingga membantu organisasi untuk mencapai visi, misi dan tujuan organisasi.

Analisis yang digunakan adalah analisis ward and Peppard dengan metode analisis Five Forces Model, SWOT, Value Chain, Cristical Success Factor dan PEST.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah peneliti berhasil merancang portofolio perencanaan strategis sistem informasi menggunakan Analisis Ward and Peppard untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dalam jangka waktu 5 tahun ke depan mulai tahun 2015-2019.

Penelitian yang dilakukan oleh Rahmawati (2012) yang berjudul: “Analisis Penerapan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Online di Universitas Sultan Ageng Tirtayasa” bertujuan untuk untuk mengetahui tingkat kepuasan responden atas penerapan SIAKAD online.

Metode dalam penelitian ini adalah kuantitatif deskriptif. Populasinya dosen PNS dan mahasiswa sebanyak 3651. Pengambilan sampel dengan menggunakan rumus slovin derajat kesalahan 10%. Teknik pengambilan sampel menggunakan cluster random sampling. Alat analisisnya adalah dengan uji validitas dan reliabilitas serta uji hipotesis dengan uji t-test satu sampel.


4

Kesimpulan dari penelitian ini adalah Penerapan sistem informasi akademik (SIAKAD) online di Untirta masih rendah atau kurang memadai serta kepuasan responden atas penerapan sistem informasi akademik (SIAKAD) online di Untirta masih rendah.

Menurut Fadilah Retno Hapsari, Tomy Dwi Dayanto (2012) dalam penelitiannya yang berjudul: “Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Push SMS Pada Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun”, bertujuan untuk merancang sistem informasi akademik berbasis push SMS.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode SWOT yang mengidentifikasi adanya faktor internal dan eksternal yang mendukung dan tidak mendukung terhadap perancangan sistem informasi akademik berbasis push SMS di STT Dharma Iswara Madiun. Arsitektur Push SMS pada layanan informasi berbasis push SMS terdiri dari 4 (empat) pihak yaitu SMS Gateway Server, Content Provider, Cellular Operator dan Pelanggan.

Kesimpulan penelitian ini adalah sistem informasi akademik menjadi salah satu alat bantu media berbagi informasi akademik suatu kampus, telah berhasil merancang dan mengidentifikasi sistem informasi akademik berbasis SMS dengan metode SWOT.

Menurut Etin Indrayani (2011) dalam penelitiannya yang berjudul: “Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)”, bertujuan untuk menjelaskan pengaruh langsung dan tidak langsung antara faktor-faktor penentu kinerja lembaga yang berasal dari pengelolaan sistem informasi akademik (efektivitas manajemen SIA, Budaya TIK, Fasilitas TIK dan kualitas SDM SIA).

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif analitik yang berjenis survei dengan pendekatan kuantitatif untuk mengkaji hubungan dan pengaruh antar variabel. Data yang terkumpul dianalisis dengan teknik statistik, baik statistik deskriptif ataupun inferensial untuk eksplanasi. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah angket dan studi dokumentasi.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah: keempat variabel yang diteliti meliputi

efektivitas manajemen SIA, Budaya TIK, Ketersediaan Fasilitas TIK, Kualitas SDM SIA secara simultan memberikan pengaruh yang signifikan dan memiliki sumbangan yang sangat besar terhadap kinerja lembaga.

2.2. Landasan Teori 2.2.1 Konsep Dasar Strategi

Strategi organisasi dapat didefisinisikan sebagai “Rencana Permainan” (Game Plan) yang dilakukan oleh pihak manajemen untuk memperoleh posisi yang dapat memenangkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan kinerja bisnis. Strategi organisasi terdiri dari serangkaian kegiatan – kegiatan kompetitif dan pendekatan – pendekatan bisnis yang diterapkan menajemen dalam menjalankan kegiatan operasional organisasinya (Hartono, 2006).

Strategi sebenarnya adalah suatu bentuk kegiatan atau cara pendekatanyang diterapkan manajer – manajer untuk memuaskan pelanggannya, membentuk posisi pasar yang menarik dan mencapai sasaran – sasaran organisasi. Organisasi atau perusahaan perlu mempunyai strategi yang tepat karena dua hal yaitu: 1. Organisasi atau perusahaan perlu secara

aktif membentuk kegiatan – kegiatan. Suatu strategin perusahaan menyediakan suatu cara atau pendekatan bagi perusahaan untuk dapat melakukan menyediakan peta jalan (roadmap) untuk beroperasi, petunjuk – petunjuk untuk melakukan .bisnis, perencanaan untuk membangun pelayanan yang baik berkelanjutan melebihi pesaing – pesaingnya.

2. Untuk menyatukan keputusan – keputusan, inisiasi – inisiasi kegiatan yang dilakukan oleh departemen – departemen, manajer – manajer dan karyawan – karyawan di dalam organisasi kedalam suatu perencanaan yang terkoordinasi dan teritegrasi di level korporasi.

2.2.2 Strategi Sistem Informasi Menurut Rockart, teknologi informasi

telah menjadi erat kaitannya dengan bisnis. Dalam industri seperti telekomunikasi, media, hiburan dan jsa keuangan, teknologi informasi sudah semakin medapatkan perhatian yang khusus. Keberadaan suatu organisasi sangat


5

tergantung pada aplikasi yang efektif dari teknologi informasi (TI).

Dalam rangka mengelola sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) tergantung pada pemahaman bagaimana peran sistem informasi berbasis teknologi telah berkembang dalam organisasi. Sementara organisasi saat ini ingin mengembangan pendekatan yang lebih strategis untuk mengelola SI/TI. Membangun strategi sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) berarti berpikir strategis dan berencana untuk efektivitas proses manajemen jangka panjang dan berpengaruh kepada informasi yang optimal dalam berbagai bentuk SI maupun TI yang menggunakan sistem manual maupun sistem komputer, teknologi komputer dan telekomunikasi serta aspek organisasi dalam manejemen SI/TI.

Umumnya tujuan utama organisasi mengadopsi proses SI/TI antara lain: penyelarasan SI/TI dengan bisnis untuk menentukan dimana SI/TI paling memberikan kontribusi serta menentukan urutan prioritas investasi untuk memberikan pelayanan yang baik kepada stakeholder. Untuk membangun infrastruktur teknologi yang efektif dalam harga serta fleksibel dalam mengembangkan di masa mendatang. Agar penerapan SI/TI dapat optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi, supaya investasi yang telah dikeluarkan untuk SI/TI sesuai dengan kebutuhan dan memberikan manfaat yang dapat diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organsasi. SI/TI dapat membantu organisasi untuk memperkecil biaya – biaya transaksi. SI/TI khususnya yang berbasis jaringan dapat membantu organisasi untuk menekan biaya transaksi.

Pelayanan yang baik dapat diperoleh dari posisi organisasi dalam memberikan sesuatu kepada stakeholder, salah satunya tergantung pada strategi – strategi yang diterapkan oleh organisasi tersebut. Organisasi dapat memperoleh keunggulan yang baik jika strategi strategi yang dipilih dapat diimplementasikan dan dieksekusi dengan baik dan sesuai pada bidangnya. Salah satunya cara yang efektif untuk mengimplementasikan dan mengeksekusikan strategi – strategi adalah dengan menggunakan sistem informasi dan teknologi informasi (Jogiyanto, 2005).

Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa?”, sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait untuk menjawab pertanyaan “bagaimana? ” (Earl, 1997).

Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, diperlukan pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap beberapa pertanyaan berikut: mengapa suatu bisnis dijalankan?, kemana tujuan dan arah bisnisnya?, kapan tujuan tersebut dicapai?, bagaimana cara mencapai tujuan, dan adakah perubahan yang harus dilakukan?. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi. 2.2.3 Perencanaan Strategi Sistem

Informasi Menurut George R. Terry (1975), perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta – fakta, membuat serta menggunakan asumsi – asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan – kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Sedangkan menurut George Pickett & John J. Hanlon, perencanaan adalah proses menentukan bagaimana mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Fidler & Rogerson (1996), perencanaan strategi sistem informasi adalah merupakan proses untuk menentukan sistem aplikasi yang dapat mendukung dan mengembangkan strategi organisasi, serta menyediakan framework untuk mengimplementasikan sistem tersebut secara efektif.

Perencanaan strategis sistem informasi/teknologi informasi merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi sistem informasi berbasis komputer (SIBK) yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis untuk merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah


6

strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai alat, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan digunakan untuk mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward dan Peppard, 2002). Kesimpulan dari perencanaan strategi sistem informasi adalah suatu proses untuk menyusun perencanaan, penggunaan dan implementasi sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) secara komprehensif pada suatu organisasi yang sejalan dengan strategi bisnis organisasi untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Strategi SI/TI hendaknya mengarah pada kinerja sistem yang terintegrasi untuk menghasilkan informasi yang akurat yang dapat digunakan sebagai masukan dalam mengambil keputusan (Ward and Peppard, 2002). 2.2.4 Smart Campus

Smart Campus sebagai salah satu program pemanfaatan ICT di berbagai Kampus perguruan Tinggi. Penerapan ICT secara tepat akan meningkatkan pelayanan pada mahasiswa dan masyarakat sekaligus meningkatkan citra kampus sebagai center of excellence. Smart Campus merupakan layanan total solusi informasi dan komunikasi terintegrasi untuk kebutuhan komunikasi multimedia. Pengembangan Smart Campus mencakup penyediaan infrastruktur, penyediaan layanan dasar kampus, aplikasi dan content, serta pengelolaan bisnis dan kustomer di lingkungan kampus. (Telkom Smart Campus, 2008:4,19) 2.2.5 Pelayanan

Pengertian pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain secara langsung. Sedangkan, pengertian pelayanan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, pelayanan adalah menolong menyediakan segala apa yang diperlukan orang lain seperti tamu atau pembeli. Menurut Kotler (1994), pelayanan adalah aktivitas atau hasil yang dapat ditawarkan oleh sebuah lembaga kepada pihak lain yang biasanya tidak kasat mata, dan hasilnya tidak dapat dimiliki oleh pihak lain tersebut. Hadipranata (1980) berpendapat bahwa, pelayanan adalah aktivitas tambahan di luar tugas pokok (job description) yang diberikan kepada konsumen-pelanggan, nasabah, dan

sebagainya-serta dirasakan baik sebagai penghargaan maupun penghormatan. Pelayanan yang diperlukan manusia pada dasarnya ada dua jenis, yaitu layanan fisik yang sifatnya pribadi sebagai manusia dan layanan administratif yang diberikan orang lain selaku anggota organisasi, baik itu organisasi massa atau Negara. 2.2.6 Metode Analisis SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), Threats (tantangan). Analisis SWOT adalah alat yang digunakan untuk mengidentifikasi isu-isu internal dan eksternal yang mempengaruhi kemampuan dalam memasarkan. Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). Analisa ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu :

Gambar 1. Model Analisis SWOT

Analisis SWOT dilakukan dengan

maksud untuk mengenali tingkat kesiapan setiap fungsi dari keseluruhan fungsi yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Berhubung tingkat kesiapan fungsi ditentukan oleh tingkat kesiapan masing-masing faktor yang terlibat pada setiap fungsi, maka analisis SWOT dilakukan terhadap keseluruhan faktor dalam setiap fungsi, baik faktor internal maupun eksternal 2.2.7 Metode Analisis PIECES

Analisis PIECES digunakan untuk melakukan pemotretan terhadap sistem yang sedang berjalan. Dengan menggunakan analisis PIECES ini akan diperoleh kelebihan dan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan, sehingga dapat disimpulkan untuk perbaikan. Berikut gambar metode analisis PIECES.


7

Gambar 2. Metode Analisis PIECES

2.2.8 Metode Analisis Ward and

Peppard Tahapan pada Ward and Peppard

terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran. Kerangka kerja dalam menyusun perencanaan strategik sistem informasi berdasarkan metodologi ini, memerlukan analisis terhadap empat masukan (input), sebagai berikut: 1. Lingkungan Bisnis Internal 2. Lingkungan Bisnis Eksternal 3. Lingkungan SI/TI Internal 4. Lingkungan SI/TI Eksternal

Output yang dihasilkan dari perancangan strategik sistem informasi ini menghasilkan tiga keluaran, sebagai berikut: 1. Strategi bisnis sistem informasi (Business

IS/IT Strategy) 2. Strategi manajemen (IS/IT Management

Strategy) 3. Strategi teknologi informasi (IS/IT

Strategy) Hasil akhir dari perencanaan strategik

sistem informasi adalah sebuah portofolio aplikasi pada masa yang akan datang (future application portfolio). Setelah diimplementasikan, portofolio ini akan menjadi aplikasi (current application portfolio) yang akan menjadi dasar untuk perbaikan atau pengembangan sistem berikutnya. Berikut model strategis Ward and Peppard (Ward, Peppard, 2002)

Gambar 3. Model Strategis Ward and

Peppard

2.3. Hipotesa Hipotesa yang akan digunakan dalam

penelitian ini adalah dengan berhasilnya penelitian ini maka akan terbentuknya sebuah Rencana Strategis (Renstra) sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta. 3. METODE PENELITIAN 3.1. Metode Penelitian dan Pengumpulan

Data Metode penelitian yang akan

dilakukan oleh penulis diawali dengan perumusan masalah, kemudian melakukan tinjauan pustaka dengan metode studi pustaka mengacu pada referensi penelitian – penelitian sebelumnya, refernsi buku teks dan dengan metode dokumentasi meliputi dokumen – dokuemn dari Politeknik Indonusa Surakarta. Proses selanjutnya adalah pengumpulan data. Pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan kuisioner. Data – data yang dihasilkan dari pengumpulan data akan diolah dan dianalisis menggunakan analisis SWOT dan analisis PIECES.

Hasilnya akan diolah lagi dengan analisis Ward and Peppard, sehingga akan menghasilkan rekomendasi perencanaan strategis dan roadmap pengembangan sistem informasi smart campus. 3.2. Alur Penelitian

Berikut alur penelitian yang dilakukan oleh penulis:

Gambar 4. Alur Penelitian


8

4. HASIL DAN PEMBAHASAN Sesuai dengan kerangka kerja Ward

and Peppard yang digunakan dalam menyelesaikan penelitian ini, maka tahap awal penelitian dilakukan: 4.1. Analisis Lingkungan Bisnis Internal

Berikut disajikan tabel hasil analisis SWOT Politeknik Indonusa Surakarta secara internal:

Tabel 1. Hasil Analisis SWOT Politeknik Indonusa Surakarta secara Internal KEKUATAN

(STRENGTH) - S KELEMAHAN

(WEAKNESS) - W 1. Memiliki legalitas

dari Pemerintah 2. Sebagian unit sudah

memiliki sistem informasi tatakelola yang baik

3. Memiliki mitra perusahaan dalam kerjasama baik magang maupun penempatan alumni

4. Sebagian besar alumni terserap ke dunia kerja

5. Sudah dimilikinya sistem perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan perpustakaan yang memadai

6. Memiliki dosen dan karyawan yang masih muda – muda sehingga kemampuannya dapat ditngkatkan

7. Memiliki tenaga IT yang masih muda

8. Memiliki struktur kelembagaan yang sesuai dengan peraturan

9. Selalu dilakukan peninjauan kurikulum sesuai dengan kebutuhan DUDI

10. Memiliki dana

operasional yang baik untuk mengembangkan sistem informasi

11. Perkembangan jumlah mahasiswa selalu meningkat

12. Mempunyai komitmen untuk selalu berkembang dalam mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (ICT)

13. Semua rumpun ilmu dapat diselenggarakan di Perguruan Tinggi dalam bentuk Politeknik

1. Sebagain besar unit belum memiliki sistem informasi tatakelola

2. Belum dimilikinya evaluasi kinerja input, proses dan output

3. Nilai akreditasi program studi masih rendah

4. Kompetensi mahasiswa masih rendah sehingga waktu tunggu lulusan masih lama

5. Input mahasiswa masih rendah

6. Jumlah Penelitian dan pengabdian Dosen Tetap yang masih kurang

7. Belum maksimalnya fungsi laboratorium dan bengkel dalam memfasilitasi ketrampilan mahasiswa

8. Belum optimalnya sumber daya manusia

9. Belum memiliki perencanaan pengembangan sistem informasi

10. Kinerja disebagaian besar unit masih lambat

11. Teknologi informasi belum digunakan sepenuhnya dalam mendukung kinerja dan pengajaran

4.2. Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal Berikut disajikan tabel hasil analisis

SWOT Politeknik Indonusa Surakarta secara eksternal:

Tabel 2. Hasil Analisis SWOT Politeknik Indonusa Surakarta secara Eksternal

PELUANG (OPPORTUNITIES)-O

ANCAMAN (THREATS) T

1. Di era persaingan dunia usaha yang semakin ketat, semakin dibutuhkan Sumber Daya Manusia terlatih.

2. Pendidikan yang dimiliki berbasis vokasi yang dibutuhkan oleh dunia kerja

3. Politeknik dapat membuka jenjang pendidikan D4 atau profesi

4. Tersedia dana beasiswa untuk pendidikan lanjutan bagi dosen dan karyawan untuk meningkatkan kwalitas Sumber Daya Manusia

5. Terdapat peluang untuk membuka pelatihan bagi perusahaan, sekolah dan instansi disekitarnya untuk menambah pemasukkan institusi.

6. Tersedianya peluang untuk mengajukan proposal hibah

7. Untuk merekrut tenaga IT baru

1. Program studi sejenis sangat banyak, persaingan makin tajam.

2. Meningkatnya biaya operasional institusi

3. Masuknya pendidikan dari luar negeri

4. Adanya perguruan tinggi lain yang menawarkan pendidikan Strata 1 (S1)

5. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi semakin meningkat

6. Keterbatasan Sumber Daya Manusia yang kreatif

7. Adanya kejahatan di dunia maya (internet)

4.3. Analisis Lingkungan SI/TI Internal Berikut hasil analisis sistem informasi smart campus yang sudah dikembangkan sebelumnya dengan metode analisis PIECES. 4.3.1. SIMARU Sistem ini digunakan untuk mengelola pendaftaran mahasiswa baru, hasil analisis PIECES terhadap SIMARU adalah sebagai berikut:

Tabel 3. Hasil Analisis PIECES Terhadap SIMARU

Jenis Analisis Penilaian Perfomance Sistem berjalan lambat, sistem

berespons lambat, performance kurang Total waktu sistem dalam memproses

satu data mahasiswa baru relatif lama (membutuhkan waktu lebih dari 5 menit), apabila sistem mengalami gangguan ( hang / data errors ), performance kurang.

Information Informasi yang disajikan hanya rekapitulasi pendaftaran mahasiswa baru


9

Jenis Analisis Penilaian dan jumlah pendaftar. Informasi hanya untuk unit humas dan publikasi, tidak dapat terdistribusi ke unit lain. Informasi yang disajikan tidak lengkap

Informasi yang disajikan serta data yang ada dalam database, mudah untuk diolah ataupun terorganisir dengan rapi, sistem sudah baik.

Economics Adanya penghematan dari sisi biaya (costs) dalam institusi, berarti penggunaan sistem sudah tepat untuk diaplikasikan dalam kegiatan tatakelola

Controls Setiap hak akses memiliki password dan user name sendiri, password yang ada disetiap hak akses masih sama sehingga dapat digunakan oleh orang lain, sistem belum dapat membatasi user masuk ke sistem, desain password masih lemah

Efficiency Penggunaan sistem mendukung waktu kerja karyawan menjadi relatif singkat dan hasil yang diperoleh akurat. Secara Otomatis, dapat membantu peningkatan kinerja

Outputs yang dihasilkan oleh sistem sudah efektif dan efisien, dalam arti informasi yang disajikan tidak berlebihan. Begitu pula dalam pengelolaan data

Service Hasil interview menyatakan bahwa tingkat kepuasan masih kurang

Sistem mudah dioperasikan, sistem mudah dipelajari dan dipahami Sistem tidak compatible dengan sistem pendukung yang lain.

4.3.2. SIAKAD Sistem ini digunakan untuk mengelola matakuliah, Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS), hasil analisis PIECES terhadap SIAKAD adalah sebagai berikut:

Tabel 4. Hasil Analisis PIECES Terhadap SIAKAD

Jenis Analisis Penilaian Perfomance Sistem berjalan lancar, sistem

responsnya lambat, sehingga performance kurang

Total waktu sistem dalam memproses satu data KRS atau KHS relatif lama (membutuhkan waktu lebih dari 5 menit), apabila sistem mengalami gangguan ( hang / data errors ), performance kurang.

Information Informasi yang disajikan hanya KRS, KHS dan rekapitulasi mahasiswa Informasi hanya untuk unit BAAK, tidak dapat terdistribusi ke unit lain Informasi tidak lengkap seperti cetak kartu ujian, cetak presensi kuliah dll

Informasi yang disajikan serta data yang ada dalam database, data yang ada di dalam database terkadang hilang


Controls Setiap hak akses memiliki password

Jenis Analisis Penilaian dan user name sendiri, password yang ada disetiap hak akses masih sama sehingga dapat digunakan oleh orang lain, sistem belum dapat membatasi user masuk ke sistem, desain password masih lemah


Outputs yang dihasilkan oleh sistem sudah efektif dan efisien, dalam arti informasi yang disajikan sesuai dengan kebutuhan. Begitu pula dalam pengelolaan data



4.3.3. SIMPUS Sistem ini digunakan untuk mengelola manajemen perpustakaan, hasil analisis PIECES terhadap SIMPUS adalah sebagai berikut:

Tabel 5. Hasil Analisis PIECES Terhadap SIMPUS

Jenis Analisis Penilaian Perfomance Sistem berjalan lancar, akan tetapi

sistem responsnya lambat, sehingga performance kurang, pencarian katalog buku lama sehingga data tidak dapat ditampilkan

Total waktu sistem dalam memproses pencarian data sangat baik, kurang dari 1 menit sudah dapat menampilkan data yang dicari, apabila sistem mengalami gangguan ( hang / data errors ), performance kurang.

Information Informasi yang disajikan hanya pencarian katalog buku, untuk proses transaksi tidak dapat secara online, harus didata oleh petugas perpustakaan. Informasi yang disajikan dalam sistem SIMPUS belum sempurna, masih banyak kekurangannya

Informasi yang disajikan serta tidak relevan masih kurang banyak, data yang ada di dalam database terkadang hilang, belum ada penyajian data transaksi peminjaman dan pengembalian buku


Controls Setiap hak akses memiliki password dan user name sendiri, password yang ada disetiap hak akses user masih mudah dibajak orang lain, desain password masih lemah

Efficiency Penggunaan sistem mendukung waktu kerja karyawan menjadi


10

Jenis Analisis Penilaian relatif singkat dan hasil yang diperoleh akurat. Secara Otomatis, dapat membantu peningkatan kinerja

Outputs yang dihasilkan oleh sistem sudah efektif dan efisien, dalam arti informasi yang disajikan sesuai dengan kebutuhan. Begitu pula dalam pengelolaan data



4.3.4. SIKEU Sistem ini digunakan untuk mengelola manajemen keuangan, hasil analisis PIECES terhadap SIKEU adalah sebagai berikut:

Tabel 6. Hasil Analisis PIECES Terhadap SIKEU

Jenis Analisis Penilaian Perfomance Sistem berjalan lancar, respon sistem

cepat, sehingga performance baik Total waktu sistem dalam memproses

pencarian data sangat baik, kurang dari 1 menit sudah dapat menampilkan data yang dicari, apabila sistem mengalami gangguan (hang / data errors), performance kurang.

Information Informasi yang disajikan hanya laporan harian, laporan bulanan, sedangkan untuk laporan kekurangan biaya kuliah mahasiswa belum dapat disajikan.

Informasi yang disajikan serta tidak relevan masih kurang banyak, data yang ada di dalam database terkadang hilang, dat tidak dapat update secara otomatis


Controls Setiap hak akses hanya pada unit BAUK, mahasiswa tidak memiliki hak akses ke sistem


Outputs yang dihasilkan oleh sistem sudah efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan, akan tetapi perlu ditingkatkan



4.4. Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal Dari analisis analisis, diperoleh kondisi kecenderungan atau tren SI/TI saat ini pada

Politeknik Indonusa Surakarta dapat dilihat pada tabel sebagai berikut: Tabel 7. Tren SI/TI Pada Politeknik Indonusa

Surakarta Tren SI/TI Keterangan

LayananSI/TI berbasis web

Hampir semua pengembangan aplikasi di dunia bisnis saat ini berorientasi web

Sentralisasi Data Beberapa perguruan tinggi lain menerapkan sistem informasi yang bersifat sentralisasi untuk memudahkan pengontrolan

Sistem InformasiTerintegrasi

Sistem informasi saling terintegrasi sangat diperlukan tidak terjadi redundansi data

Layanan Akses Mobile

Layanan akses mobile sangat dibutuhkan agar memudahkan akses sistem informasi setiap saat

Sistem Keamanan Terbaru

Keamanan data sangat penting, karena begitu banyak kejahatan di dunia maya yang dapat mengganggu operasional SI/TI perguruan tinggi

Outsourching Pengembangan sistem

Untuk mengatasi berbagai keterbatasan perguruan tinggi dalam bidang pengembangan sistem informasi

Perangkat Wireless

Untuk menyederhanakan instalasi perangkat infrastruktur dan memudahkan akses sistem informasi tanpa kabel

Perangkat Mobile

Perangkat yang mudah dipindah untuk kemudahan akses ke sistem setiap saat diperlukan dan dari manapun

Server yang memadai

Diperlukan server yang besar untuk dapat melayani berbagai aktivitas akses sistem informasi selama 24 jam

Outsourching infrastruktur

Untuk efisiensi dan efektivitas investasi karena kalau dibeli sendiri terlalu mahal dan juga tidak termanfaatkan secara maksimal

4.5. Proses Strategis SI/TI 4.5.1. Strategis Bisnis Sistem Informasi

Hasil pembandingan dalam analisis SWOT yang menghasil isu – isu strategis disajikan pada tabel sebagai berikut: Tabel 8. Isu – Isu Strategis SWOT Politeknik

Indonusa Surakarta STRATEGI S–O STRATEGI W–O

1. Melakukan pengembangan dan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT) secara menyeluruh untuk mendukung tatakelola di setiap unit

2. Melakukan pengkajian aset inventaris untuk dikembangkan lebih lanjut

3. Meningkatkan citra perguruan tinggi dengan bekerjasama stakeholder untuk meningkatkan motivasi calon mahasiswa agar

1. Meningkatkan kapasitas kelas, laboratorium dan fasilitas kampus

2. Meningkatkan tatakerja dan tatakelola perguruan tinggi

3. Meningkatkan kualitas proses pembelajaran, praktek industri dan magang

4. Meningkatkan kualitas pelayanan terhadap civitas akademika

5. Meningkatkan sistem penerimaan mahasiswa baru dan meningkatkan daya tampung mahasiswa baru

6. Mengembangkan fasilitas dan sarana perpustakaan

7. Meningkatkan


11

dapat meneruskan di Politeknik Indonusa Surakarta

4. Mencari peluang sumber dana baru untuk mengembangkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT)

5. Meningkatkan kegiatan kemahasiswaan dibawah naungan BEM

manajemen sumber daya manusia dalam memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT)

STRATEGI S–T STRATEGI W–T 1. Mengembangkan

program ketrampilan yang spesifik dan selaras dengan kebutuhan DUDI, sehingga mengundang kesertaan perusahaan dalam penyelenggaraan pendidikan

2. Menggalang peran serta alumni dan stakeholder dalam mengevaluasi proses pembelajaran

3. Mengoptimalkan penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT) di perguruan tinggi

1. Meningkatkan kualitas dan mutu pelayanan

2. Meningkatkan penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT) yang sudah ada

3. Menetapkan skala prioritas dalam pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT).

4. Meningkatkan kualitas pendidikan

Berdasarkan isu – isu strategis SWOT Politeknik Indonusa Surakarta, maka akan menghasilkan identifikasi solusi sistem informasi yang disajikan pada tabel sebagai berikut:

Tabel 9. Identifikasi Kebutuhan dan Solusi Sistem Informasi Smart Campus Berdasarkan

Isu Strategis SWOT STRATEGI S–O

(Strengths-Opportunties)

Kebutuhan Sistem

Informasi

Solusi Sistem Informasi

1. Melakukan pengembangan dan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT) secara menyeluruh untuk mendukung tatakelola di setiap unit

Membutuhan sebuah sistem informasi yang dapat melakukan evaluasi dan monitoring dalam pengembangan sistem informasi secara menyeluruh

Sistem Informasi Evaluasi Diri

2. Melakukan pengkajian aset inventaris untuk dikembangkan lebih lanjut

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola aset sarana dan prasarana

Sistem Informasi Sarana dan Prasarana

3. Meningkatkan citra perguruan tinggi dengan bekerjasama

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat

Sistem Informasi Manajemen Pemasaran

STRATEGI S–O (Strengths-

Opportunties)

Kebutuhan Sistem

Informasi


stakeholder untuk CDmeningkatkan motivasi calon mahasiswa agar dapat meneruskan kuliah di Politeknik Indonusa Surakarta

mengintegrasikan sistem informasi yang dimiliki Politeknik Indonusa Surakarta ke sistem yang dimiliki oleh stakeholder

4. Menjalin kerjasama dengan sekolah (SMA/SMK/MA dan sederajat)

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang menghubungkan Politeknik Indonusa Surakarta dengan sekolah

Sistem Informasi OSIS Community

5. Mencari peluang sumber dana baru untuk mengembangkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT)

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat membantu pengambilan keputusan untuk meraih sumber dana baru

Sistem Informasi Pendukung Keputusan

6. Meningkatkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat membantu mengelola manajemen penelitian dan pen gabdian kepada masyarakat

Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian

7. Meningkatkan kegiatan kemahasiswaan dibawah naungan BEM

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat membantu mengelola manajemen kegiatan BEM

Sistem Informasi Manajemen BEM

STRATEGI S–T (Strengths-Treats)

Kebutuhan Sistem

Informasi


1. Mengembangkan program ketrampilan yang spesifik dan selaras dengan kebutuhan DUDI, sehingga mengundang kesertaan perusahaan dalam penyelenggaraan pendidikan

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat membantu pembuatan keputusan dan rencana pengembangan program ketrampilan / program studi

Sistem Informasi Strategis Pengembangan Program Studi

2. Menggalang peran serta alumni dan stakeholder dalam mengevaluasi proses

Membutuhkan sebuah sistem informasi pelacakan alumni

Sistem Informasi Tracer Study


12


Opportunties)

Kebutuhan Sistem

Informasi


pembelajaran 3. Mengoptimalka

n penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT) di perguruan tinggi



4. Meningkatkan kualitas pembelajaran

Membutuhkan sebuah sistem informasi untuk memudahkan akses materi kuliah

Sistem Informasi E-Learning

5. Menngkatkan hubungan baik dengan orang tua mahasiswa

Membutuhkan sebuah sistem informasi untuk memudahkan memberikan informasi kepada orang tua mahasiswa

Sistem Informasi Orang Tua Mahasiswa

STRATEGI W–O (Weaknesess-Opportunties)

Kebutuhan Sistem

Informasi


1. Meningkatkan kapasitas kelas, laboratorium dan fasilitas kampus

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola kelas, laboratorium dan fasilitas kampus

Sistem Informasi Penjadwalan perkuliahan

2. Meningkatkan tatakerja dan tatakelola perguruan tinggi

Membutukan sebuah sistem informasi yang dapat membatu meningkatkan tatakerja dan tatakelola perguruan tinggi

Sistem Informasi Pendukung Keputusan Manajemen PT

3. Meningkatkan kualitas proses pembelajaran, praktek industri dan magang

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola kegiatan praktek industri

Sistem Informasi Manajemen Praktek Industri

4. Meningkatkan kualitas pelayanan terhadap civitas akademika

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang menjamin dan menjaga kualitas mutu pelayanan

Sistem Informasi Penjaminan Mutu

5. Meningkatkan pengarsipan dokumentasi

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola dan meingkatkan kinerja kearsipan

Sistem Informasi Kearsipan

6. Mengembangkan fasilitas dan sarana

Membutuhkan sebuah sistem informasi

Sistem Informasi Manajemen


Opportunties)

Kebutuhan Sistem

Informasi


perpustakaan manajemen pengelolaan perpustakaan

Perpustakaan.

7. Meningkatkan manajemen sumber daya manusia dalam memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT)

Membutukan sebuah sistem informasi pengembangan sumber daya manusia

Sistem Informasi Rencana Pengembangan Sumber Daya Manusia

STRATEGI W–T (Weaknesess-Treats)

Kebutuhan Sistem

Informasi


1. Meningkatkan kualitas dan mutu pelayanan perkuliahan

Membutuhkan sebuah sistem informasi transparasi kegiatan perkuliahan

Sistem Informasi Manajemen Presensi Kuliah

2. Meningkatkan penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT) dalam penyebaran informasi dengan cepat

Membutuhkan sebuah sistem informasi penyebaran informasi dengan cepat

Sistem Informasi Short Messaging Service (SMS) Gateway

3. Menetapkan skala prioritas dalam pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT).



4. Meningkatkan kualitas pelayanan tugas akhir

Membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola manajemen tugas akhir

Sistem Informasi Manajemen Tugas Akhir

Berdasarkan analisis PIECES, Sistem informasi smart campus yang sudah dikembangkan di Politeknik Indonusa Surakarta pada dasarnya sudah dapat membantu dalam pekerjaan di unit terkait. Sistem informasi dilihat dari segi ekomonis sudah ada penghematan dari sisi biaya (costs) dalam institusi, berarti penggunaan sistem sudah tepat untuk diaplikasikan dalam kegiatan tatakelola. Penggunaan sistem informasi mendukung waktu kerja karyawan menjadi relatif singkat dan hasil yang diperoleh akurat. Secara Otomatis, dapat membantu peningkatan kinerja.

Sedangkan kelemahan hasil analisis PIECES adalah bandwidth perlu ditingkatkan agar perfomance sistem dapat berjalan dengan cepat, tanggapan sistem lebih baik. Informasi


13

yang disajikan lebih ditingkatkan sesuai dengan kebutuhan institusi. Sistem pengamanan pada sistem informasi perlu disempurnakan agar dapat menjaga kualitas data pada sistem. Data terpusat pada server sehingga data dapat terdistribusi dengan baik ke Sistem Informasi Penerimaan Mahaasiswa Baru (SIMARU), Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), Sistem Informasi Keuangan (SIKEU), Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) dan ke sistem pendukung lainnya.

Setelah melakukan identifikasi kebutuhan dan solusi sistem informasi dari analisis SWOT dan analisis PIECES, maka didapatkan gambaran rencana strategis sistem informasi masa depan. Rencana strategis sistem informasi yang dihasilkan ini akan digunakan sebagai acuan dalam pengembangan sistem informasi di Politeknik Indonusa Surakarta.

Rencana strategis sistem informasi smart campus yang akan dijadikan acuan dalam pengembangan sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta adalah sebagai berikut:

Tabel 10. Strategis Bisnis Sistem Informasi Smart Campus Hasil Identifikasi Gabungan

Antara Analisis SWOT dan PIECES No Sistem Informasi Smart Campus

1. Sistem Informasi Akademik 2. Sistem Informasi E-Learning 3. Sistem Informasi Evaluasi Diri 4. Sistem Informasi Keuangan 5. Sistem Informasi Manajemen BEM 6. Sistem Informasi Manajemen Pemasaran 7. Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan

Pengabdian 8. Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Mahasiswa

Baru 9. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan 10. Sistem Informasi Manajemen Praktek Industri 11. Sistem Informasi Manajemen Presensi Kuliah 12. Sistem Informasi Manajemen Tugas Akhir 13. Sistem Informasi Orang Tua Mahasiswa 14. Sistem Informasi OSIS Community 15. Sistem Informasi Pendukung Keputusan Manajemen

Perguruan Tinggi 16. Sistem Informasi Kearsipan 17. Sistem Informasi Penjadwalan perkuliahan 18. Sistem Informasi Penjaminan Mutu 19. Sistem Informasi Rencana Pengembangan Sumber

Daya Manusia 20. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana 21. Sistem Informasi Short Messaging Service (SMS)

Gateway 22. Sistem Informasi Strategis Pengembangan Program

Studi 23. Sistem Informasi Tracer Study 24. Sistem Informasi Kurikulum

4.5.2. Strategis Manajemen SI/TI Berdasarkan analisis terhadap kondisi

Politeknik Indonusa Surakarta, perlu penambahan sumber daya manusia di Unit Teknologi dan Informasi (UTI), sehingga diharapkan penanganan SI/TI lebih fokus dan profesional. Perlu dukungan dana dari Politeknik Indonusa Surakarta dalam pengembangan sistem informasi. 4.5.3. Strategis Teknologi Informasi

Berikut gambar arsitektur teknologi jaringan sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta.

Gambar 5. Arsitektur Teknologi Jaringan

4.5.4. Portofolio SI/TI Mendatang Dari hasil proses strategis SI/TI dapat disusun sebuah portofolio sistem informasi smart campus mendatang untuk Politeknik Indonusa Surakarta dapat dilihat pada tabel sebagai berikut: Tabel 11. Portofolio Sistem Informasi Smart

Campus Mendatang No Sistem Informasi Smart

Campus Unit Terkait

1. Sistem Informasi Akademik BAAK 2. Sistem Informasi E-Learning BAAK 3. Sistem Informasi Evaluasi Diri Direktur, Wadir I,

II dan III 4. Sistem Informasi Keuangan BAUK 5. Sistem Informasi Manajemen

BEM BEM/Wadir III

6. Sistem Informasi Manajemen Pemasaran

Humas dan Publikasi

7. Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian

UPPM

8. Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Mahasiswa Baru

Humas dan Publikasi

9. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan

Perpustakaan

10. Sistem Informasi Manajemen Praktek Industri

Program Studi

11. Sistem Informasi Manajemen Presensi Kuliah

BAAK

12. Sistem Informasi Manajemen Tugas Akhir

Program Studi


14

No Sistem Informasi Smart Campus

Unit Terkait

13. Sistem Informasi Orang Tua Mahasiswa

BAAK

14. Sistem Informasi OSIS Community

Humas dan Publikasi

15. Sistem Informasi Pendukung Keputusan Manajemen Perguruan Tinggi

Unsur Pimpinan

16. Sistem Informasi Kearsipan BAUK 17. Sistem Informasi Penjadwalan

perkuliahan Program Studi

18. Sistem Informasi Penjaminan Mutu

UPM

19. Sistem Informasi Rencana Pengembangan Sumber Daya Manusia

Wadir II

20. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana

Wadir II

21. Sistem Informasi Short Messaging Service (SMS) Gateway

UTI

22. Sistem Informasi Strategis Pengembangan Program Studi

Program Studi

23. Sistem Informasi Tracer Study Career center dan Tracer study

24. Sistem Informasi Kurikulum BAAK 4.5.5. Penentuan Prioritas

Pengembangan Sistem Informasi Berikut hasil kuisioner dari 35 responden dan penentuan nilai masing – masing sistem informasi yang diusulkan dan persentase frekuensi prioritas pengembangan setiap sistem informasi. Berikut tabel urutan prioritas pengembangan sistem informasi. Tabel 12. Prioritas Pengembangan Sistem

Informasi

No Sistem Informasi

Hasil Total Nilai

Persentase

Keterangan

1 Sistem Informasi Akademik

1305 93% Sangat Diprioritaskan

2 Sistem Informasi E-Learning


3 Sistem Informasi Evaluasi Diri


4 Sistem Informasi Keuangan


5 Sistem Informasi Manajemen Pemasaran


6 Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Mahasiswa Baru


7 Sistem Informasi

1112 79% Sangat Dipriorita

No Sistem Informasi

Hasil Total Nilai

Persentase

Keterangan

Manajemen Perpustakaan

skan

8 Sistem Informasi Manajemen Tugas Akhir


9 Sistem Informasi Orang Tua Mahasiswa


10 Sistem Informasi OSIS Commu8nity


11 Sistem Informasi Kearsipan


12 Sistem Informasi Penjaminan Mutu


13 Sistem Informasi Sarana dan Prasarana


14 Sistem Informasi Kurikulum


15 Sistem Informasi Manajemen BEM

1035 74% Diprioritaskan

16 Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian


17 Sistem Informasi Manajemen Praktek Industri


18 Sistem Informasi Manajemen Presensi Kuliah


19 Sistem Informasi Pendukung Keputusan Manajemen Perguruan Tinggi


20 Sistem Informasi Penjadwalan perkuliahan


21 Sistem Informasi



15

No Sistem Informasi

Hasil Total Nilai

Persentase

Keterangan

Rencana Pengembangan Sumber Daya Manusia

22 Sistem Informasi Short Messaging Service (SMS) Gateway


23 Sistem Informasi Strategis Pengembangan Program Studi


24 Sistem Informasi Tracer Study


4.5.6. Roadmap Pengembangan Sistem

Informasi Setelah diketahui prioritas

pengembangan aplikasi sistem informasi smart campus, maka perlu disusun roadmap pengembangan sistem informasi smart campus. Roadmap perencanaan strategis sistem informasi merupakan sebuah peta jalan sebagai acuan dalam prioritas pengembangan sistem informasi dalam jangka panjang lima tahun ke depan. Acuan dalam menyusun roadmap perencanaan strategis sistem informasi smart campus ini berdasarkan nilai priotiras atau persentase prioritas. Berikut roadmap perencanaan strategis sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta. (Keterangan P: Penyempurnaan, B: Baru)

Tabel 13. Roadmap Pengembangan Sistem Smart Campus

No Sistem Informasi

P/B Tahun Pengembangan

2015

2016

2017

2018

2019

1 Sistem Informasi Akademik

P

2 Sistem Informasi E-Learning

B

3 Sistem Informasi Evaluasi Diri

B

4 Sistem Informasi Keuangan

P

5 Sistem Informasi Manajemen Pemasaran

B

No Sistem Informasi

P/B Tahun Pengembangan

2015

2016

2017

2018

2019

6 Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Mahasiswa Baru

P

7 Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan

P

8 Sistem Informasi Manajemen Tugas Akhir

B

9 Sistem Informasi Orang Tua Mahasiswa

B

10 Sistem Informasi OSIS Commu8nity

B

11 Sistem Informasi Kearsipan

B

12 Sistem Informasi Penjaminan Mutu

B

13 Sistem Informasi Sarana dan Prasarana

B

14 Sistem Informasi Kurikulum

B

15 Sistem Informasi Manajemen BEM

B

16 Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian

B

17 Sistem Informasi Manajemen Praktek Industri

B

18 Sistem Informasi Manajemen Presensi Kuliah

B

19 Sistem Informasi Pendukung Keputusan Manajemen Perguruan Tinggi

B

20 Sistem Informasi Penjadwalan perkuliahan

B

21 Sistem Informasi Rencana Pengembangan Sumber Daya Manusia

B

22 Sistem Informasi Short Messaging Service (SMS) Gateway

B

23 Sistem Informasi Strategis Pengembangan Program Studi

B

24 Sistem Informasi Tracer Study

B


16

5. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat ditarik kesimpulan yaitu: 1. Perencanaan strategis sistem informasi

smart campus telah dirancang dengan menggunakan analisis Ward and peppard, analisis SWOT dan analisis PIECES.

2. Berdasarkan hasil penelitian, diketahui pada Renstra Politeknik Indonusa Surakarta pada tahap ke -2 tahun 2012 – 2017 telah menargetkan pengembangan sistem informasi

3. Perencanan strategis sistem informasi smart campus pada Politeknik Indonusa Surakarta telah mengacu pada visi, misi dan tujuan Politeknik Indonusa Surakarta.

4. Hasil dari penelitian ini adalah perencanaan strategis pengembangan sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta yang terdiri dari 24 sistem informasi yang mendapat prioritas untuk dikembangkan, dengan perincian 14 sistem informasi yang sangat diprioritaskan dan 10 sistem informasi yang diprioritaskan.

5. Roadmap perencanaan strategis sistem informasi smart campus pada Politeknik Indonusa Surakarta dimulai tahun 2015 – 2019.

Berdasarkan penemuan yang diperoleh dari penelitian ini, dapat dianjurkan beberapa saran sebagai berikut: 1. Penelitian ini masih terdapat kelemahan,

kekurangan dan ada hal – hal yang belum dibahas lebih jauh karena keterbatasabn waktu. Oleh karena itu pada penelitian ini memberikan saran – saran sebagai berikut:

1. Jaringan internet yang ada di Politeknik Indonusa Surakarta dapat diperbaiki dan ditingkatkan agar sistem informasi yang sudah berhasil dikembangkan dapat berjalan dengan lancar.

2. Sebagai perioritas pengembangan sistem informasi maka disarankan sistem yang sudah ada segera dilakukan evaluasi agar fitur – fitur yanga da dalam sistem dapat ditingkatkan

3. Diharapkan untuk penelitian selanjutnya dapat melakukan penelitian yang lebih baik dengan menggunakan metode analisis yang lain.

4. Diharapkan dalam penelitain berikutnya disarankan mengambil topik yang lebih besar lagi

6. REFERENSI PUSTAKA BUKU Abdul Kadir & Terra Ch. Triwahyuni,

2003, Pengenalan Teknologi Informasi. Andi Offset. Yogyakarta

Davis, B. Gordon.and H. Olson, Margrethe,

1985, Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, Second Edition, McGraw-Hill: Series in Management Information System, McGraw- Hill, Inc.; USA

Fathansyah, 1999, Basis Data, Informatika,

Bandung G.A. Gorry and M.S. Scott, 1971, A

Framework for Management Information Systems, Sloan Management Review, Fall

H.M., Jogiyanto, 1995, Analisa dan

Perancangan Sistem Informasi, Andy Offset, Jogyakarta

H.M., Jogiyanto, 2005, Sistem

Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta

Hariyanto, Bambang; 2004; Sistem

Manajemen Basisdata Cet.I, Informatika, Bandung

Masri Singarimbun, 1987, Metode Penelitian

Survei, Balai Pustaka Moleong, Lexy J. 2005. Metodologi

Penelitian Kualitatif (Edisi Revisi). PT Remadja Rosdakarya: Bandung.

Ward, John and Joe Peppard. Strategic

Planning for Information System, Third Edition, John Wiley & Sons, England, 2002.

P.G.W. Keen, 1980, MIS Research: Reference

Disciplines And A Cummulative Tradition, Proceedings of the First International Conference on


17

Information Systems, E. Mc Lean, 1980

PUSTAKA MAJALAH, JURNAL

ILMIAH ATAU PROSIDING Abuelyaman, Eltayeb Salih, Making a smart

campus in Saudi Arabia, Educause Quarterly 31.2 (2008): 10, Saudi Arabia

Etin Indrayani, Jurnal Penelitian Pendidikan Vol. 12 No. 1 IPDN, 2011, Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi Berbasis Teknologi

Fadilah Retno Hapsari, Tomy Dwi Dayanto,

Seminar Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi Terapan, 2012, Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Push SMS Pada Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun

Rahmawati, Jurnal Adminsitrasi Publik

Volume 3 Nomor 1, Juni 2012, Analisis Penerapan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Online di Universitas Sultan Ageng Tirtayasa

PUSTAKA LAPORAN PENELITIAN Eko Purwanto, Ema Utami, Emha Taufiq

Luthfi, Tesis MTI STMIK AMIKOM, Yogyakarta, 2013, Implementasi Sistem Informasi Akademik Terintegrasi Untuk Menunjang Kegiatan Pembelajaran Pada STMIK Duta Bangsa Surakarta

Lendy Rahmadi, Tesis MTI STMIK

AMIKOM Yogyakarta, 2014, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Keunggulan Kompetitif di AMIK Lembah Dempo Paralam

Peniarsih, Universitas Suryadarma Jakarta,

2011, Analisis Perancangan Sistem Informasi Akademik Universitas Suryadarma Jakarta

1 perencanaan strategis sistem informasi smart campus untuk

Documents