ADMINISTRATIFE ADMINISTRATIFE OFFICE MANAGEMENTOFFICE MANAGEMENT

SMG, Sept 2012SMG, Sept 2012

KantorKantor

Dalam pengertian yang statis adalah gedung Dalam pengertian yang statis adalah gedung atau suatu tempat. (Kantor ayah saya berlantai atau suatu tempat. (Kantor ayah saya berlantai lima atau kantor ayah saya di jalan Majapahit).lima atau kantor ayah saya di jalan Majapahit).

Dalam arti dinamis adalah berarti proses. Dalam arti dinamis adalah berarti proses. (bagaimana kantor itu, surat sudah satu (bagaimana kantor itu, surat sudah satu minggu belum selesai juga (maksudnya minggu belum selesai juga (maksudnya proses). proses).

Dari dua pengertian tadi dapat diartikan bahwa Dari dua pengertian tadi dapat diartikan bahwa kantor merupakan suatu tempat yang kantor merupakan suatu tempat yang digunakan untuk melakukan suatu aktivitas digunakan untuk melakukan suatu aktivitas secara terus menerus secara terus menerus (continue). (continue). ((Bila aktivitas itu hanya satu kali atau sesaat saja maka tidak dapat dikatakan sebagai kantor.

OFFICEOFFICE

A place where correspondence, A place where correspondence, preparation of forms and reports, preparation of forms and reports, records keeping, and filing are records keeping, and filing are handled by typists, secretaries, handled by typists, secretaries, bookkeepers, file clerks, machine bookkeepers, file clerks, machine operators, supervisors & manager.operators, supervisors & manager.

(pyisical products such as letters, memorandums, (pyisical products such as letters, memorandums, reports, statements & invoices, notes, minutes, reports, statements & invoices, notes, minutes, file)file)

Office Management Office Management (Information Management)(Information Management)

Dynamic field of work comprising Dynamic field of work comprising administrative systems, data administrative systems, data processing, reprographics, word processing, reprographics, word processing, records management, processing, records management, telecommunications and telecommunications and micrographicsmicrographics

(information it contains in products such as letters, memorandums, reports, statements & invoices, notes, minutes, file)

Kegiatan KantorKegiatan Kantor

Pada umumnya kegiatan kantor Pada umumnya kegiatan kantor mempunyai peranan:mempunyai peranan:• Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif

untuk mencapai tujuan dari suatu untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.organisasi.

• Menyediakan informasi bagi pucuk Menyediakan informasi bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.keputusan.

• Membantu kelancaran perkembangan Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai satu keseluruhan.organisasi sebagai satu keseluruhan.

Fungsi KantorFungsi Kantor

Menurut Geoffeny Mills dan Oliver Standing Ford Menurut Geoffeny Mills dan Oliver Standing Ford InggrisInggris

• Receiving informationReceiving information• Recording informationRecording information• Arranging informationArranging information• Giving information Giving information • Safeguarding assetsSafeguarding assets

Kegiatan administrasiKegiatan administrasi MenghimpunMenghimpun, yaitu kegiatan2 yg mencari , yaitu kegiatan2 yg mencari

dan mengusahakan tersedianya segala dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana2 shg siap utk berserakan dimana2 shg siap utk digunakan bila diperlukandigunakan bila diperlukan

Mencatat,Mencatat, yaitu kegiatan yang yaitu kegiatan yang berhubungan dengan alat tulis yg berhubungan dengan alat tulis yg diperlukan shg terwujud tulisan yg mudah diperlukan shg terwujud tulisan yg mudah dibaca, dikirim dan disimpan termasuk dg dibaca, dikirim dan disimpan termasuk dg alat rekamalat rekam

Kegiatan administrasiKegiatan administrasi MengolahMengolah, yaitu kegiatan mengerjakan , yaitu kegiatan mengerjakan

keterangan dengan maksud aga mudah keterangan dengan maksud aga mudah untuk digunakanuntuk digunakan

Menggandakan,Menggandakan, yaitu memperbanyak yaitu memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang dibutuhkanjumlah yang dibutuhkan

MengirimMengirim, yaitu kegiatan menyampaikan , yaitu kegiatan menyampaikan dgn berbagai alat agar sampai ke pihak dgn berbagai alat agar sampai ke pihak lain yang dituju.lain yang dituju.

MenyimpanMenyimpan, yaitu menaruh dengan , yaitu menaruh dengan berbagai alat dan cara di tempat tertentu berbagai alat dan cara di tempat tertentu

Karakteristik kantor modernKarakteristik kantor modern

1.1. Memiliki bangunan & tata ruang yg Memiliki bangunan & tata ruang yg baikbaik

2.2. Perlengkapan / perabot yang tepatPerlengkapan / perabot yang tepat

3.3. Pegawai yang melaks tugas dg baik Pegawai yang melaks tugas dg baik dan akuntabeldan akuntabel

4.4. Bekerja analitis, sistematis, rational, Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratisterbuka dan demokratis

5.5. Memiliki sikap, cara berfikir yang Memiliki sikap, cara berfikir yang sesuai dg perkembangan jaman sesuai dg perkembangan jaman

Karakteristik kantor modernKarakteristik kantor modern(lanjutan)(lanjutan)

6. Mendayagunakan biaya dan 6. Mendayagunakan biaya dan tatalaksana yang efektif, efisien dan tatalaksana yang efektif, efisien dan produktifproduktif

7. Mendasarkan atas sistem informasi 7. Mendasarkan atas sistem informasi (information based organitation(information based organitation

8. Computer based8. Computer based