UPAYA PENGENDALIAN MANAJEMEN DI

RUMAH SAKIT

Oleh : Wawang S Sukarya

PENGURUS PERSI PUSAT PENGURUS PERSI CABANG JAWA BARAT

KETUA KONSENTRASI RUMAH SAKIT MAGISTER MANAJEMEN UNIVERSITAS PADJADJARAN

UPAYA PENGENDALIAN MANAJEMEN DI RUMAH SAKIT

Oleh : Wawang S Sukarya *

* Pengurus PERSI Pusat & PERSI Cabang Jawa Barat* Ketua Konsentrasi Rumah Sakit, Magister ManajemenUniversitas Padjadjaran

PendahuluanSalah satu hasil kajian yang dilakukan oleh Departemen Kesehatan Republik

Indonesia pada tahun 2000 terhadap pola manajemen Rumah sakit yang ada saat ini adalah bahwa manajemen RS masih berorientasi hanya kepada aspek masukan (input) saja, belum berorientasi kepada luaran (output) dan hasil akhir (outcome).

Sudah kita ketahui bersama, bahwa manajemen adalah proses dan wahana yang mengarahkan dan memadukan pengoperasian suatu organisasi untuk mewujudkan tujuan yang nyata. Dengan kata lain, manajemen merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, yang dalam prosesnya banyak liku yang harus ditempuh, terutama dalam hubungannya dengan faktor manusia (Rakich, 1992 ; Shortel & Kaluzny, 1983). Manajemen tidak dapat dipisahkan dengan administrasi, karena administrasi merupakan proses dan wahana yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan yang akan diperjuangkan oleh organisasi beserta manajemennya, serta membina kebijaksanaan pelaksanaan operasional yang luas, agar ada keefektifan yang berkesinambungan dari seluruh operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi manajemen dan administrasi, merupakan proses dan wahana yang sama-sama berupaya mencapai tujuan yang sama. Perbedaannya hanya pada bobotnya. Jika administrasi menentukan tujuan, membina kebijaksanaan dan mengatasi kesalahan, sedangkan manajemen mengarahkan dan memadukan operasionali-sasinya (Effendi, 1989).

Walaupun definisi manajemen berbeda-beda, tetapi pada dasarnya mempunyai kesamaan yang kuat. Beberapa mengatakan bahwa manajemen adalah mendapatkan sesuatu melalui manusia, sedang yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah suatu proses pekerjaan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan atau melalui manusia. Dalam buku Managing Health Services Organizations, dikatakan bahwa manajemen institusi kesehatan adalah suatu proses yang terbentuk dari fungsi sosial dan teknis yang saling saling berhubungan,serta adanya aktivitas (termasuk peran) dalam organisasi formal yang dibentuk untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dengan cara memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Manajemen (administrasi) institusi kesehatan juga sama dengan prinsip manajemen lainnya yang perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pemantauan (controlling) dan koordinasi (coordinating) dari sumber daya dan prosedur yang dibutuhkan dalam kesehatan dan pelayanan medis, menciptakan lingkungan yang sehat yang memenuhi syarat bagi pelayanan khusus untuk klien (pasien), serta organisasi dan masyarakat (Rakich,1992). Jadi karakteristik utama dari fungsi sosial dan teknis proses suatu manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan, “pengendalian” dan pengembilan keputusan. Fungsi-fungsi ini merupakan pengelompokkan yang rasional dari aktivitas manajemen umum.

Dari uraian diatas tampak bahwa pengendalian merupakan salah satu bagian dan fungsi yang sangat penting dalam proses manajemen. Ini berarti apabila dalam

1

sebuah organisasi tidak ada pengendalian, maka dapat menimbulkan kerugian yang besar. Dalam buku Modern Management Control Systems, Merchant (1992) mengatakan bahwa pengendalian adalah “all the devices managers use to ensure that behaviors and decisions of people in the organization are consistent with the organization’s objectives and strategies”.

Pengendalian umumnya dilakukan pada saat atau setelah suatu proses dilaksanakan, yang kemudian dibandingkan dengan standard awal yang telah ditetapkan,sehingga dapat segera dilakukan tindakan perbaikan apabila diperlukan.

Dalam setiap organisasi terdapat dua jenis proses pengendalian, yaitu pengendalian manajemen (management control) dan pengendalian tugas (task control). Pengertian pengendalian manajemen yang dikemukakan oleh Simons, (2000) adalah :” The formal, information-based routines and procedures managers use to maintain or alter patterns in organizational activities”.

Beberapa aspek yang terkandung dari pengertian tersebut adalah bahwa :1. Sistem pengendalian dan pengukuran kinerja bertujuan untuk memperoleh

informasi yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan menentukan tindakan manajemen selanjutnya.

2. Sistem pengendalian dan pengukuran kinerja menggambarkan suatu kegiatan formal yang dilaksanakan secara rutin dan prosedur yang diperlukan lebih lanjut terhadap informasi yang diperoleh, dilakukan analisis serta didistribusikan kepada pihak-pihak dalam organisasi.

3. Sistem pengendalian dan pengukuran kinerja dirancang untuk digunakan oleh para manajer sesuai dengan relevansi informasi yang didapat.

4. Sistem pengendalian dan pengukuran kinerja dapat digunakan oleh para manajer untuk memelihara ataupun mengubah cara-cara pelaksanaan suatu aktivitas dalam organisasi. Artinya, para manajer harus senantiasa melakukan evaluasi terhadap berbagai aktivitas organisasi untuk menciptakan kondisi terbaik serta mengendalikan perubahan apabila tidak sesuai dengan tujuan organisasi.

Penyebab masalah dalam pengendalian

Dalam bukunya, Merchant (1998) mengatakan bahwa dalam melaksanakan sistem pengendalian manajemen, paling tidak terdapat 3 kelompok masalah umum yang sering timbul yaitu : 1. Kurangnya pengarahan ( lack of direction ).

Tidak ada atau kurangnya pengarahan dari pimpinan organisasi (mengenai apa yang harus dilakukan dan kontribusi apa yang dapat diberikan oleh anggota organisasi untuk kemajuan organisasinya) akan menyebabkan anggota organisasi tidak dapat mencapai potensinya secara optimal. Akibatnya, pekerjaan dan kinerja anggota organisasi menjadi tidak benar atau kurang baik.Peran dan fungsi sistem pengendalian manajemen dalam situasi seperti ini adalah memberikan informasi yang tepat bagi karyawan (sebagai anggota organisasi) mengenai bagaimana mereka dapat berkontribusi secara optimal untuk mencapai tujuan organisasi dan bahkan memajukan organisasi tersebut. Contoh penyelesaian situasi ini adalah dengan membuat prosedur tertulis dalam melaksanakan tugas atau aktivitas tertentu sehingga seluruh anggota organisasi mengetahui dengan pasti apa yang harus mereka lakukan.

2. Masalah motivasi ( motivational problems ).

2

Sebagai individu, masing-masing anggota organisasi tentu memiliki tujuan tersendiri yang ingin dicapainyan, namun disisi lain seringkali ternyata tujuan mereka bertentangan dengan tujuan organisasi. Oleh karena itu, tidak jarang, tujuan organisasi tidak sesuai dengan tujuan para anggota organisasi. Untuk mengatasi keadaan tersebut, para pimpinan organisasi sering menggunakan sistem pengendalian manajemen dan penilaian kinerja sebagai alasan utama dalam upaya mempengaruhi perilaku para anggotanya. Oleh karena itu, perlu ada sistem pengendalian manajemen yang dapat meyakinkan anggota organisasi untuk bekerja semaksimal mungkin sesuai harapan pimpinan organisasi. Agar sistem pengendalian manajemen tersebut dapat berfungsi sesuai harapan, maka pada saat membuat rancangan, pemimpin organisasi harus mengetahui secara jelas terhadap berbagai hal yang dapat secara efektif memotivasi anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

3. Keterbatasan individu ( personal limitations ).Dengan asumsi berdasar pandangan baik terhadap sifat manusia, maka pada dasarnya ketika seseorang bergabung dalam sebuah organisasi, mereka ingin mempunyai kesempatan untuk mengekspresikan sifat-sifat baik yang dimilikinya. Mereka ingin berbuat sesuatu yang baik dan benar, dapat berkontribusi bagi organisasi, dapat bertahan untuk mencapai sesuatu yang diinginkannya (paling tidak untuk mencapai kepuasan pribadi), dapat berinovasi dan kompeten dalam pekerjaannya. Dengan asumsi seperti itu, seharusnya semua anggota organisasi bisa memberikan hal terbaik bagi pencapaian tujuan organisasi. Walaupun begitu, karena adanya keterbatasan dalam diri manusia, (seperti kurangnya pengetahuan, pengalaman, daya tahan, informasi dll), maka walau mereka mengerti apa yang diinginkan oleh organisasi dan punya motivasi besar untuk mencapainya, tetap kinerja mereka tidak optimal. Dalam hal seperti ini maka sistem pengendalian manajemen berperan untuk memperkecil kemungkinan terjadinya keadaan seperti itu, misalnya dengan cara menempat-kan seseorang pada aktivitas atau tempat yang sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya.

Karakteristik Pengendalian Manajemen yang BaikSatu hal yang harus dicamkan adalah bahwa sebaik apapun sitem

pengendalian yang dibuat, tidak pernah ada pengendalian yang bersifat sempurna. Walaupun begitu, sebuah organisasi perlu memiliki sistem pengendalian mana-jemen yang baik untuk memperbesar kemungkinan tercapainya tujuan serta untuk mencegah timbulnya hal-hal yang tidak diinginkan di masa depan. Ini berarti bahwa suatu organisasi tidak boleh mengabaikan pentingnya keberadaan sistem pengendalian manajemen.

Beberapa karakteristik yang harus dipenuhi agar suatu sistem pengendalian dapat dikategorikan baik adalah : (Merchant, 1998)1. Pengendalian harus bersifat future-oriented.

Pengendalian ini bertujuan untuk menghindari atau memperkecil kemungkinan terjadinya kejutan yang tidak menyenangkan di masa depan. Hal-hal yang sudah terjadi hanya berfungsi sebagai panduan untuk masa yang akan datang.

3

2. Pengendalian harus dibuat berdasarkan tujuan yang ingin dicapai (objecties driven).Pada dasarnya pengendalian dibuat untuk meyakinkan bahwa rencana dan strategi organisasi dapat dilaksanakan dengan baik agar tujuan organisasi dapat dicapai. Oleh karena itu, seluruh aspek-aspek penting yang dibutuhkan bagi pencapaian tujuan organisasi harus diperhitungkan pada saat perancangan sistem pengendalian.

3. Sistem pengendalian baru diterapkan apabila diperkirakan manfaat yang dicapai akan lebih besar dibanding biaya yang dikeluarkan dalam pembuatan sistem pengendalian tersebut.

Kategori Sistem Pengendalian Manajemen

Terdapat 3 (tiga) kategori sistem pengendalian manajemen berdasarkan obyek yang dikendalikannya yaitu :1. Pengendalian atas tindakan ( Action Controls ).

Pengendalian ini diterapkan dengan tujuan agar para pimpinan organisasi yakin bahwa anggota organisasi sudah melakukan aktivitas yang bermanfaat dan menguntungkan organisasi,atau sebaliknya. Pengendalian ini langsung terfokus kepada tindakan / aktivitas yang dilakukan oleh anggota organisasi.Contoh pengendalian pada tindakan terdiri ini adalah :a) Pengendalian yang dilakukan dengan cara membatasi aktivitas

seseorang yaitu dengan menerapkan pemisahan tugas dan pembatasan wewenang dalam pengambilan keputusan.

b) Pengendalian yang dapat bersifat formal atau informal, dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap aktivitas yang dilakukan oleh pihak yang dikontrol. Contohnya adalah meminta persetujuan pihak yang berwenang atas rencana pengeluaran tertentu; melakukan tinjauan ulang terhadap dalam proses penyusunan anggaran.

c) Pengendalian yang dilakukan untuk meminta pertanggung jawaban atas tindakan yang telah dilakukan oleh anggota organisasi. Walaupun begitu, pimpinan organisasi harus mengkomunikasikan terlebih dahulu aturan main bagi seluruh anggota organisasi dalam menjalankan tugasnya. Selain itu harus dilakukan pemeriksaan yang dilakukan secara periodik agar mendapatkan informasi situasi yang ada. Pimpinan organisasi perlu menerapkan sitem reward dan punishment sebagai “insentif” terhadap hasil pelaksanaan tugas yang sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.

d) Pengendalian yang diterapkan karena adanya keragu-raguan pimpinan organisasi terhadap kemampuan individu yang bertugas untuk menyelesaikan suatu tugas (misalnya pimpinan melihat kurangnya motivasi individual, melihat adanya keterbatasan pribadi anggota organisasi dll), sehingga pimpinan, karena melihat tugas tersebut penting dan perlu diselesaikan lebih cepat, maka diambil keputusan untuk menugaskan orang lebih banyak daripada yang dibutuhkan.

Keterangan :Butir a, b dan c merupakan pengendalian yang bersifat pencegahan (preventif controls), sedangkan butir d merupakan pengendalian yang bertujuan untuk mencegah & mendeteksi tindakan yang dapat merugikan organisasi ( detective controls ).

4

2. Pengendalian atas hasil ( Results Controls ).Results Controls merupakan jenis pengendalian yang difokuskan pada hasil yang dapat dicapai oleh anggota organisasi. Dalam hal ini, untuk mencapai tujuan organisasi, diterapkan kebebasan kepada para anggotanya untuk mencari cara yang menurut mereka terbaik. Anggota organisasi dapat berkreatif secara maksimal, bahkan mungkin melakukan inovasi untuk menemukan cara-cara terbaru dalam menyelesaikan masalah atau tugas yang dihadapi. Apabila hasil kerja mereka memuaskan, maka pimpinan organisasi akan memberikan penghargaan yang dapat memicu timbulnya motivasi karyawan yang lebih tinggi. Sebaliknya, hasil yang tidak memuaskan akan mendapatkan sanksi.Walaupun begitu, cara pengendalian seperti ini umumnya digunakan sebagai alat pengendalian pada organisasi yang lebih banyak memiliki pegawai yang profesional, karena kinerja mereka tidak hanya dinilai dari kepatuhannya terhadap prosedur / peraturan tertentu, namun lebih banyak dipengaruhi oleh faktor professional judgement. Oleh karena itu, jenis pengendalian ini lebih banyak digunakan oleh organisasi yang lebih menekankan pada pencapaian hasil. Dalam penerapannya, pimpinan organisasi terlebih dahulu harus menetapkan dimensi kinerja yang penting bagi keberhasilan organisasi, serta adanya indikator pengukur kinerja yang sesuai dengan tingkatan tugas yang dilaksanakan oleh tiap anggota organisasi. Selain itu perlu disampaikan juga target yang ingin karena sehingga para anggota organisasi mengetahui ke arah mana mereka harus melaksanakan aktivitasnya serta dapat melakukan interpretasi kinerja yang telah dicapainya. Lebih lanjut, sebagai stimulan, pimpinan organisasi menetapkan bentuk penghargaan yang tepat bagi individu dengan kinerja yang baik ,agar motivasi mereka dapat terus ditingkatkan.

3. Pengendalian atas individu / budaya ( Personnel / Cultural Controls ).Pengendalian ini bertujuan agar para anggota organisasi dapat mengendalikan perilaku mereka sendiri atau dapat saling mengendalikan perilaku antar anggota organisasi. Cara ini tidak menimbulkan dampak negatif dan biaya yang besar dibandingkan action dan result control. Penerapan personnel and cultural controls yang baik akan membuat suatu organisasi tidak perlu terlalu tergantung pada action dan result control karena personnel and cultural controls akan menimbulkan adanya self dan mutual monitoring pada tiap anggota organisasi.Dengan demikian, diharapkan para anggota organisasi dapat mengerti apa yang diinginkan organisasi, sehingga berupaya untuk menggunakan seluruh kemampuan dan sumber daya yang dimiliki, melaksanakan self-monitoring dan dapat menyelesaikan pekerjaannya sebaik mungkin. Keberadaan self-monitoring disini diharapkan dapat mendorong timbulnya komitmen anggota organisasi terhadap tujuan organisasi sehingga seseorang akan berusaha melakukan pekerjaanya sebaik mungkin. Pada akhirnya, self-monitoring akan mendukung timbulnya kepercayaan diantara seluruh anggota organisasi.Contoh dari pelaksanaan pengendalian manajemen pada butir 3 adalah : Melakukan seleksi karyawan sebaik mungkin dan menempatkannya

pada posisi yang sesuai. Memberikan pelatihan - pelatihan (secara formal maupun informal)

untuk mengkomunikasikan kepada anggota organisasi apa yang ingin dicapai oleh organisasi serta bagaimana cara melakukan suatu pekerjaan agar dapat diselesaikan dengan baik.

5

Membuat rancangan kerja yang dilengkapi dengan penyediaan sumber daya yang dibutuhkan agar anggota organisasi, dalam melaksanakan tugasnya, memiliki motivasi yang tinggi.

Cultural Controls dapat mendukung timbulnya perilaku yang baik dan mencegah terbentuknya perilaku yang tidak baik dan akan efektif apabila terdapat ikatan emosional yang kuat diantara sesama anggota organisasi. Pada dasarnya, budaya organisasi dibentuk berdasarkan tradisi, norma, nilai, keyakinan, ideologi, sikap dan cara berperilaku yang terdapat dalam sebuah organisasi dan bersifat relatif tidak berubah dalam kurun waktu yang lama. Berbagai cara yang dilakukan para pimpinan organisasi untuk menciptakan dan membentuk budaya organisasi dan berjalan efektif adalah : Membuat kode etik yang merupakan dokumen formal tertulis yang berisi

pernyataan umum dan bersifat luas tentang nilai-nilai organisasi, komitmen pemilik dan keinginan pimpinan tingkat atas terhadap jalannya organisasi. Walaupun tidak terdapat peraturan atau prinsip spesifik, kode atau pernyataan ini dirancang untuk membantu anggota organisasi memahami perilaku apa yang diharapkan dari mereka. Kode etik yang dianut, diharapkan dapat menimbulkan konsensus serta meningkatkan proses komunikasi terhadap suatu harapan dan latar belakang harapan tersebut.

Memberikan penghargaan terhadap hasil kelompok Meningkatkan kemampuan sosialisasi tiap anggota organisasi, sehingga

dapat mencegah timbulnya ketidaksesuaian tujuan dan pandangan diantara anggota organisasi.

Mengatur fasilitas fisik (misalnya dengan menata arsitektur dan dekorasi interior kantor) serta mengatur hal-hal yang bersifat sosial (jenis pakaian yang harus dikenakan oleh anggota organisas). Dengan demikian diharap-kan anggota organisasi menjadi “dekat” dengan nilai yang dianut organisasi dan mengetahui cara yang harus dilakukan dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

Para pimpinan organisasi harus berperan sebagai model contoh, misalnya selalu konsisten terhadap budaya yang diciptakannya, satunya kata dengan perbuatan dll.

Demikian semoga, bermanfaat.

Bandung, Agustus 2005.

H. Wawang S Sukarya, dr,SpOG (K), MARS

6

KEPUSTAKAAN :

1. Effendi OU. Psikologi manajemen dan administrasi. Bandung : CV Mandar Maju, 1989.

2. Kast FE, Rosenzweig JE. Organizational and management. Tokyo : McGraw-Hill Inc, 1991.

3. Merchant, Kenneth A. Modern management control systems – text & cases.USA :

Prentice Hall, 1998.

4. Robert Simons. Performance measurement and control system for implementing strategy

– text & cases. USA : Prentice Hall, 2000.

5. Rakich JS, Longest BB Jr, Darr K. Managing health services organizations,3th ed.

Baltimore USA : Health Professions Press, Inc., 1992.

6. Shortell SM, Kaluzny AD. Health care management,- a text in organization theory and

behavior-. Canada : John Wiley & Sons, Inc., 1983.

7. Soejitno S, Alkatiri A, Ibrahim E. Reformasi perumahsakitan Indonesia. Ditjen Pelayanan

Medik DEPKES – WHO. Jakarta : Hastarimasa CV, 2000.

7