BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Umum

1.1.1 Pengertian Data

Menurut Ladjamudin (2005:8) data dapat didefinisikan sebagai dekripsi dari

suatu kejadian yang kita hadapi. Data dapat berupa catatan – catatan yang dicatat dalam

kertas, buku, handphone atau dalam komputer, tanpa memiliki arti dan bisa disebut

juga data tersebut masih mentah karena belum diolah. Data yang tersedia atau yang

sudah dicatat biasanya nantinya akan diolah menjadi suatu informasi, yang

memberikan nilai lebih dan arti karena sudah diolah. Oleh karena itu, suatu data belum

dapat bermanfaat banyak sebelum diolah menjadi suatu informasi.

Data lebih daripada hanya bahan baku mentah sistem informasi. Konsep sumber

daya data telah diperluas oleh para manajer dan pakar sistem informasi. Mereka

menyadari bahwa data membentuk sumber daya organisasi yang berharga. Jadi anda

harus melihat data sebagai sumber daya data yang harus dikelola secara efektif agar

dapat memberi manfaat para pemakai akhir dalam sebuah organisasi.

8

9

1.1.2 Pengertian Informasi

Menurut Nugroho (2004:6) Informasi merupakan data yang telah diolah

sedemikian rupa sehingga memiliki makna tertentu bagi penggunanya.

Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan

unit pengolah. Agar informasi yang dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus

memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam

mengambil keputusan.

2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang

membutuhkan.

3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat

dibutuhkan.

Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses

pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam

suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi

digunakan tidak hanya digunakan oleh satu orang pihak dalam suatu organisasi. Nilai

sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

10

1.1.3 Pengertian Sistem

Menurut O’Brien (2005:29) Sistem adalah sekelompok komponen yang saling

berhubungan dan bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima

input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

Menurut Ladjamudin (2005:2) Suatu sistem merupakan suatu jaringan kerja

dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Sistem semacam ini (kadang disebut sebagai sistem dinamis) memiliki tiga

komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi:

Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki

sistem untuk diproses. Contohnya : bahan baku mentah, energi , data , dan

usaha manusia harus terjamin dan diatur dalam pemrosesan

Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi

output. Contohnya: proses manufaktur atau perhitungan matematika

Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses

transformasi ke tujuan akhirnya. Contohnya: barang jadi, layanan oleh manusia,

dan informasi manajemen harus dipindahkan ke para pemakainya.

Konsep sistem akan makin berguna dengan memasukan dua komponen

tambahan yaitu umpan balik dan pengendalian. Sistem yang dimiliki komponen

11

umpan balik pengendalian kadang disebut sebagai sistem cybernetic, yaitu sistem yang

mengawasi dan mengatur dirinya sendiri.

Umpan balik adalah data mengenai kinerja sistem. Contohnya data mengenai

kinerja penjualan adalah umpan balik bagi para manajer penjualan

Pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk

menetapkan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak.

Fungsi pengendalian kemudian akan membuat penyesuaian yang dibutuhkan

atas komponen input pemrosesan sistem, untuk memastikan bahwa sistem

tersebut menghasilkan output yang sesuai. Contohnya: seorang manajer

penjualan menjalankan pengendalian ketika menugaskan kembali seorang

tenaga penjualan ke wilayah penjualan yang baru setelah mengevaluasi umpan

balik kinerja penjualan mereka.

1.1.4 Pengertian Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005:5), Sistem Informasi adalah suatu kombinasi apapun

dari orang-orang, hardware, software, jaringan computer, dan sumber daya data yang

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Model sistem informasi memperlihatkan hubungan antar komponen dan

aktivasi sistem informasi. Model tersebut memberikan kerangka kerja yang

menekankan pada empat konsep utama yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem

informasi. Empat konsep utama tersebut adalah:

12

1. Manusia, hardware, software, data dan jaringan adalah lima sumber daya dasar

sistem informasi.

2. Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi,

sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya software

meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data yang dapat meliputi

dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media

komunikasi dan jaringan.

3. Sumber daya data diubah melalui aktivasi pemrosesan informasi menjadi

berbagai produk informasi bagi pemakai akhir.

4. Pemrosesan informasi terdiri dari aktivasi input dalam sistem, pemrosesan,

output, penyimpanan, dan pengendalian.

2.1.5. Pengertian Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sugiyono (2007:129) ada empat teknik pengumpulan data, dua di

antaranya adalah wawancara (interview) dan pengamatan atau observasi.

2.1.6. Pengertian Studi Kepustakaan

Menurut Wahid (2011) Studi kepustakaan merupakan suatu kegiatan yang tidak

dapat dipisahkan dari suatu penelitian. Teori-teori yang mendasari masalah dan bidang

yang akan diteliti dapat ditemukan dengan melakukan studi kepustakaan. Selain itu

seorang peneliti dapat memperoleh informasi tentang penelitian-penelitian sejenis

atau yang ada kaitannya dengan penelitiannya. Dan penelitian-penelitian yang telah

dilakukan sebelumnya. Dengan melakukan studi kepustakaan, peneliti dapat

memanfaatkan semua informasi dan pemikiran-pemikiran yang relevan

dengan penelitiannya.

13

Untuk melakukan studi kepustakaan, perpustakaan merupakan suatu tempat

yang tepat guna memperoleh bahan-bahan dan informasi yang relevan untuk

dikumpulkan, dibaca dan dikaji, dicatat dan dimanfaatkan. Seorang peneliti hendaknya

mengenal atau tidak merasa asing dilingkungan perpustakaan sebab dengan mengenal

situasi perpustakaan, peneliti akan dengan mudah menemukan apa yang diperlukan.

Untuk mendapatkan informasi yang diperlukan peneliti mengetahui sumber-sumber

informasi tersebut, misalnya kartu katalog, referensi umum dan khusus, buku-buku

pedoman, buku petunjuk, laporan-laporan penelitian, tesis, disertasi, jurnal,

ensiklopedia. Dengan demikian peneliti akan memperoleh informasi dan sumber yang

tepat dalam waktu yang singkat. Tujuan Studi Kepustakaan atau Tinjauan Pustaka

adalah untuk:

1) Menemukan suatu masalah untuk diteliti. Dalam arti bukti-bukti atau

pernyataan bahwa masalah yang akan diteliti itu belum terjawab atau belum

terpecahkan secara memuaskan atau belum pernah diteliti orang mengenai

tujuan, data dan metode, analisa dan hasil untuk waktu dan tempat yang sama.

2) Mencari informasi yang relevan dengan masalah yang akan diteliti.

3) Mengkaji beberapa teori dasar yang relevan dengan masalah yang akan diteliti.

Menggali teori-teori yang relevan dengan permasalahan penelitian dan

melakukan komparasi-komparasi dan menemukan konsep-konsep yang relevan

dengan pokok masalah yang dibahas dalam penelitian.

4) Mencari landasan teori yang merupakan pedoman bagi pendekatan pemecahan

masalah dan pemikiran untuk perumusan hipotesis yang akan diuji dalam

penelitian. Sebab dalam ilmu pengetahuan pada umumnya teori mempunyai dua

fungsi pokok yaitu: a). menerangkan generalisasi empiris yang sudah diketahui;

14

dan b). meramalkan generalisasi empiris yang belum diketahui. Untuk jenis -

penelitian tertentu, misalnya penelitian eksploratif, mungkin hipotesis tidak ada,

namun demikian tidak akan membebaskan peneliti dan menyajikan penelaahan

kepustakaan.

5) Untuk membuat uraian teoritis dan empiris yang berkaitan dengan faktor,

indikator, variable dan parameter penelitian yang tercermin di dalam masalah-

masalah yang ingin dipecahkan.

6) Memperdalam pengetahuan peneliti tentang masalah dan bidang yang akan

diteliti.

7) Agar peneliti dapat pandai-pandai memanfaatkan informasi dari suatu makalah

yang diperlukan bagi penelitiannya, terutama yang terkait dengan objek dan

atau sasaran penelitiannya. Sekurang-kurangnya peneliti dapat menyadap

tujuan, data dan metode, analisis dan hasil utama penelitian.

8) Mengkaji hasil-hasil penelitian terdahulu yang ada kaitannya dengan penelitian

yang akan dilakukan. Artinya hasil penelitian terdahulu mengenai hal yang akan

diteliti dan atau mengenai hal lain yang berkaitan dengan hal yang akan diteliti.

9) Menelaah hasil penelitian sebelumnya diarahkan pada sebagian atau seluruh

dari unsur-unsur penelitian yaitu: tujuan penelitian, metode, analisis, hasil

utama dan kesimpulan. Hasilnya berupa ulasan tentang penelitian yang sama

atau serupa dengan masalah yang akan diteliti yang telah dilakukan di tempat

lain atau tempat yang sama dengan daerah penelitian. Dan untuk menunjukkan

perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian yang-akan dilakukan

10) Mendapat informasi tentang aspek-aspek mana dari suatu masalah yang sudah

pernah diteliti untuk menghindari agar tidak meneliti hal yang sama.

15

2.1.7. Pengertian Wawancara

Menurut Chakravarty (2002:92) Wawancara adalah interaksi dimana mencakup

informasi spesifik dari subjek informasi. Informasi yang tidak hanya mencakup poin-

poin fakta saja tetapi juga opini.

16

2.2. Pengertian Khusus

2.2.1. Pengertian ERP

Menurut Leon (2000:3) Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan teknik

dan konsep yang digunakan untuk pengelolaan keseluruhan bisnis secara terpadu, dari

sudut pandang penggunaan manajemen sumber daya secara efektif, untuk

meningkatkan efisiensi perusahaan.

Menurut Kumar dan Hillegertsberg (2012:157) sistem ERP mengintegrasikan

semua fungsi manajemen bisnis seperti planning inventory/ material management,

engineering, order processing, manufacturing, purchasing, accounting and finace,

human resource, dan sebagainya. Software ERP dikembangkan dan di-update setiap

saat untuk membantu organisasi menjadi lebih baik. Sistem ERP dijelaskan sebagai

‘paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi yang mengintergrasikan informasi

dan informasi berdasarkan proses baik di dalam maupun antar area fungsional

organisasi’.

Paket ERP ditargetkan pada industri manufaktur, dan terutama terdiri dari

fungsi untuk perencanaan dan pengelolaan bisnis inti seperti manajemen penjualan,

manajemen produksi, akuntansi dan urusan keuangan.

17

2.2.2. Pengertian Proses Bisnis

Menurut Hollander, Denna, Cherrington. (2000:340) Tujuan utama dari proses

Human Resource adalah untuk menyediakan tenaga kerja manusia dan keahlian yang

diperlukan oleh organisasi untuk dapat berfungsi secara efektif dan efisien. Orang-

orang bekerja untuk perusahaan umumnya dianggap aset perusahaan yang paling

berharga. Beberapa tanggung jawab penting yang diemban oleh Human Resource

adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya manusia, mempekerjakan

orang-orang untuk mengisi kebutuhan tersebut, melatih orang-orang yang dipekerjakan

untuk dapat berfungsi secara efektif pada pekerjaan yang ditugaskan, mengevaluasi

kinerja karyawan, membayar karyawan atas apa yang sudah dikerjakan, menangani

pemberhentian karyawan dan pensiun.

2.2.3 Pengertian Flowchart

Menurut Robertson (2006:264) Flowchart adalah representasi grafikal dari

sebuah program lagikal dengan menggunakan sekumpulan simbol dan garis standar

yang geometris. Simbol-simbol yang digunakan dalam penggambaran flowchart adalah

sebagai berikut:

Terminal Symbol

Mengindikasikan titik start atau stop pada logika

program. Setiap flowchart harus dimulai dengan terminal

symbol.

Input / Output symbol

Merepresentasikan proses input maupun output

dalam algoritma seperti input tulisan.

Process symbol

18

Merepresentasikan setiap proses dalam algoritma

seperti menjalankan proses perhitungan. Penting untuk

memperhatikan pengendalian alur proses.

Predefined process symbol

Merepresentasikan sebuah module dalam algoritma

yang menjadi standar proses.

Decision symbol

Merepresentasikan decision dalam logika program

yang melibatkan perbandingan antara dua nilai. Simbol ini

diikuti dengan path alternatif pilihan dari decision baik itu

bernilai true atau false

Flowlines

Flowline menghubungkan simbol-simbol dalam

flowchart yang memiliki ujung panah.

2.2.4 Pengenalan SAP

Menurut Leon (2005:233) SAP ditemukan pada tahun 1972 dengan nama SAP

(Systems, Application and Products in Data Processing) di Walldoft, Jerman. Pada

mulanya SAP merupakan nama sebuah perusahaan sistem komputer. Sistem SAP

terdiri dari modul-modul terintegrasi yang mencakup setiap aspek manajemen bisnis

secara virtual.

19

Menurut Anonimous (1999:65) salah satu software yang dikeluarkan oleh SAP

adalah SAP R/3. Pemasangan SAP R/3 sendiri termasuk didalamnya satu set

komponen yang membentuk sistem. Set yang dimaksud mengacu pada R/3 BASIS dan

R/3 standard system. SAP R/3 BASIS menyediakan tools untuk membangun sebuah

rangkaian program terintegrasi yang mampu memenuhi persyaratan yang diberikan

perusahaan dan berubah seiring dengan perkembangan perusahaan. Sebuah aplikasi

SAP R/3 merupakan satu set program yang didesain untuk satu tipe pemrosesan data

bisnis yang spesifik secara terintegrasi. Berikut ini merupakan beberapa aplikasi modul

dalam SAP R/3:

a. FI-Financial Accounting

b. CO-Controlling

c. EC-Enterprise Controlling

d. TR-Treasury

e. PS-Project System

f. PP-Production Planning

g. PP-PI- Production Planning for the Process Industries

h. PM-Plant Maintenance

i. SD-Sales and Distribution

j. HR-Human Resources

k. MM-Material Management

20

2.2.5 Pengenalan Metodologi SAP

Menurut Anonimous (1999:74-4) Accelerated SAP sudah menjadi metodologi

setiap pengguna untuk pengimplementasian SAP R/3 secara cepat pada perusahaan-

perusahaan besar. ASAP dapat dikontrol melalui internet dan seperti komponen bisnis

lainnya, ASAP juga memiliki siklus bisnis yang terpisah.

Menurut Momoh, Roy, Shebab (2008:95) SAP mengenalkan metodologi

implementasi ASAP dengan tujuan mempercepat implementasi projek SAP.

Implementasi ASAP adalah struktur implementasi yang dapat membantu manager

untuk mencapai implementasi yang lebih cepat dengan persetujuan pengguna,

penjelasan tahapan implementasi yang jelas, dan efisiensi dokumentasi dalam fase-fase

implementasi.

Menurut Anonimous (1999:650), ASAP Roadmap adalah sebuah perencanaan

proyek dengan penjelasan terperinci mengenai apa, mengapa, dan bagaimana suatu

kegiatan tertentu dilakukan. Sebagai contoh: checklists, templates, questionnaire, dan

panduan teknikal termasuk mengambil alih peran dari penggunaan panduan manajemen

implementasi yang digunakan sebelumnya.

Beberapa panduan teknikal dan technical accelerators dalam ASAP roadmap

adalah sebagai berikut:

a. Interface Adviser, yang dapat dijalankan sebagai stand alone Internet-enabled

Inormation untuk penggunaan BAPI standar dan untuk membuat interface

antara semua komponen SAP dan semua pihak ketiga yang diakui.

b. Data Conversion

c. Authorization

21

d. Printer setup.

Konfigurasi dipandu oleh perencanaan bisnis dan dibantu oleh berbagai

template industry yang spesifik. Satu paket ASAP mengatur konsultasi penggunaan

tugas pendukung dimana input dari spesialis bersifat penting.

Paket ASAP menyediakan project plan dan sebuah checklist yang mencakup

keseluruhan implementasi. Perencanaan yang digunakan mengambil pendekatan teknik

kesinambungan sistem, yang dimulai dengan melihat komponen sistem R/3 yang

mungkin akan digunakan pada persyaratan bisnis dimasa yang akan datang. Setelah

persyaratan bisnis teridentifikasi atau yang disebut juga Business Blueprint, sistem

ASAP membuat rekomendasi dan usulan berdasarkan Best Business Practice dan

kompenen SAP R/3 tersedia sebagai pendukung. Hasil dari proses ini diidentifikasi

sebagai baseline system. Kegiatan fine-tuning dan persiapan akhir dilakukan melalui

proses pengulangan kostumisasi dan proses konfigurasi.

Menurut Anonimous (1999:74-4) komponen yang membentuk ASAP adalah:

Metodologi - The Roadmap ASAP mendefinisikan tahapan proses pelaksanaan

dan mendukung dengan rencana proyek yang komprehensif. Rencana proyek

terdiri dari MS Project template menyediakan struktur rincian kerja lengkap dan

tugas sumber daya.

Tools - Proses ASAP didukung oleh satu set lengkap sistem, baik berbasis PC

dan sistem R/3.

Layanan - Hotline, Konsultasi, Pelatihan, Ulasan Proyek, SAPNet

22

Proyek terkait seperti Pengetahuan Manajemen Proyek, Manajemen Perubahan,

Analisis Risiko dan Tinjau Program.

Definisi masing-masing poin dalam roadmap:

1. Project Preparation – menginisiasi perencanaan awal dan perencanaan untuk

R/3 project. Project Preparation membahas Project Charter, Project Plan,

Scope, Project Team Organization, Project Standards (Status, keywords,

document type) & Proces Time frame.

2. Business Blueprint - Dokumentasi hasil-hasil yang dikumpulkan mengenai

persyaratan proses bisnis perusahaan secara mendetail yang dijelaskan dalam

bentuk CI Template.

Persyaratan standar proses, analisa, dokumentasi dan scoping.

Visualisasi dari standar proses bisnis dengan membuat scenario,

dokumentasi produk, demo dan transaksi.

Generation of blueprint.

Business Blueprint bertujuan untuk pemahaman tentang bagaimana

perusahaan menjalankan bisnis mereka dalam R/3 Sistem. Business

Blueprint membuat Q&Adb (Question and Answer Database) dengan

pertimbangan mengenai Business Strategy, Organization, General Setting,

Master Data, Business Process, Cross Application, dan Development.

Business Blueprint menghasilkan laporan dalam bentuk word document.

23

Q&Adb mencakup Organizational Questions, Customer Input (CI)

Templates, Business Process Questions, Issues Database, Documentation

3. Realization - Menerapkan semua persyaratan bisnis dan proses berdasarkan

Business Blueprint. Realization akan mengkonfigurasi sistem secara bertahap

dalam dua bagian pengerjaan yaitu Baseline dan konfigurasi akhir. Realization

membuat empat Master List antara lain; Excel Spreadsheets untuk

pengembangan Organization, Business Process dan Authorizations berdasarkan

analisa Q&Adb dalam tahapan Business Blueprint dan berdasarkan BPP,

Configuration Plan, Testing Plan dengan Development Programs, EU Training

Material. Dalam tahap realisasi tim akan melakukan beberapa kegiatan antara

lain UAT (user acceptance test) yang dilakukan untuk mengecek apakah sistem

yang sudah dikonfigurasi dapat dijalankan dengan baik oleh user sekaligus

memberikan pelatihan singkat kepada core user yang akan menggunakan

sistem.

4. Final Preparation – tahap training pengguna sistem, manajemen sistem dan

cutover kegiatan untuk menyelesaikan kesiapan untuk menjalankan sistem baru.

Selanjutnya, Final Preparation berfungsi untuk menyelesaikan semua masalah

teknis secara kritis. Tahap Final Preparation mencakup Stress Test, Volume

Test, Cut-Over Plan, Technical Operations Manual, and Delivery End User

Training.

5. Go Live and Support - Transisi dari lingkungan berorientasi proyek, pra-

produksi untuk operasi produksi yang berhasil.

24

6. Continuous Improvement - Menyediakan dukungan dan bantuan untuk posting

go-live. Ini mencakup solusi untuk kegiatan-kegiatan yang standar di

lingkungan yang produktif: perubahan Bisnis, teknologi berubah, atau

perubahan dalam komunitas pengguna.

25

2.2.6 Pengenalan Modul Human Capital Management pada SAP

Menurut Pankaj, Bhare, Gulhane (2012:1157) fungsi dari departemen Human

Resource adalah administrasi umum pada semua perusahaan pada umumnya.

Organisasi memiliki aturan formal, evaluasi dan proses pembayaran. Kefisienan dan

keefektifan pengelolaan dari ‘Human Capital’ berkembang menjadi sangat penting dan

kompleks. Fungsi HR meliputi karyawan dimana termasuk history personal,

kemampuan, prestasi dan gaji. Untuk menyelesaikan tugas-tugas administrasi tersebut

organisasi kemudian mengotomatisasikan proses dengan menggunakan spesialis sistem

Human Resource Management.

Menurut YASH Technologies (2011:1) keuntungan menggunakan sistem SAP

ERP Human Capital Management (HCM) adalah standarisasi proses bisnis HR secara

global, menghasilkan laporan internasional yang akurat, mengurangi biaya

maintenance dan biaya pengelolaan.

Menurut Hoch dan Dulebohn (2013:115). Human Resource Management

System (HRMS) atau Human Resource Information System menyediakan kapasitas

dalam mengelola aspek sumber daya manusia di organisasi dan ditampilkan dalam satu

modul utama dalam ERP. dimana meningkatkan kompleksitas dengan modul ERP

dalam mengimplementasi proyek ERP, mengimplementasi modul ERP/HRMS adalah

usaha utama. Elektronik human resource (e-HR) adalah bagian dari HRMS dan

menggunakan software tools yang mengizinkan anggota organisasi untuk mengakses

fungsi spesifik HR, informasi dari HRMS dan mengerjakan kegiatan HR melalui

intranet atau internet via web portal.

26

Aplikasi SAP R/3 HR-Human Resources menyatukan komponen besar yang

terintegrasi dengan SAP R/3 sistem. Aplikasi modul SAP R/3 dirancang untuk

melayani keuangan dan keterampilan pekerja.

1. Company Code

Dalam buku Anonimous (1999:23-24) jika dua atau lebih perusahaan yang

secara legal merupakan perusahaan independent bergabung dengan organisasi

client, maka masing-masing dari perusahaan ini akan memiliki kode perusahaan

yang berbeda sehingga proses akuntansinya dilakukan secara independent.

Pada proses kostumisasi, setiap perusahaan akan diberikan (4)empat digit

alfanumerik sebagai nomor identifikasi. Company Code yang digunakan di modul

Personnel Administration akan sama dengan nomor yang digunakan di aplikasi

lainnya dalam pengimplementasian SAP R/3, seperti Controlling, Finnancial

Accounting, Material Management, atau Sales and Distribution.

Modul Personnel Administration menggunakan Company Code untuk

mengidentifikasi berbagai nilai default yang ada pada saat data baru dimasukkan

atau pada saat persiapan report. Company Code juga digunakan pada beberapa hal

berikut:

27

a. Sebagai elemen dalam pemeriksaan otorisasi

b. Memberikan nilai default untuk Country Key yang berberhubungan dengan

data pribadi karyawan, alamat dan data perbankan

c. Memilih nilai default untuk Currency Key yang berhubungan dengan basic

pay karyawan

d. Memilih Language Key untuk tampilan teks, sepeerti informasi remunerasi

karyawan

2. Personnel Area

Adalah pengelompokkan karyawan berdasarkan tempat bekerja karyawan

tersebut. Sebuah Personnel Area menunjukkan nilai-nilai default yang didapatkan

dari catatan yang dibuat sehubungan dengan unit organisasi atau posisi yang

ditempati oleh satu orang. Setiap Personnel Area berada dalam lingkup satu

Company Code yang akan berpengaruh terhadap Cost Centre yang terkait.

3. Personnel Subarea

Adalah divisi yang berada dibawah Personnel Area. Perencanaan Jadwal

Kerja (Work Schedule Planning), Pengelolaan Skala Gaji (Management Pay Scale),

Struktur Jenis Upah (Wage Type Structure) merujuk pada Personnel Subarea. Fitur

pengendalian yang dibutuhkan oleh kondisi yang berbeda disimpan pada Personnel

Area.

28

4. Infotype

Adalah data pribadi yang tersimpan dalam kelompok informasi yang

masing-masing dapat dikontrol untuk lingkup dan otorisasi.

Menurut Anonimous (1999:14-15) Infotype adalah personal data yang

disimpan dalam kelompok informasi dimana setiap informasi dapat dikontrol untuk

scope dan akses otorisasi.

Kelas penyimpanan untuk menggabungkan kumpulan record yang saling

berhubungan sehingga pengguna dapat inspect dan alter beberapa record yang

dimasukkan.

5. Implementation Guide

Menurut SAP, Implemetation Guide adalah alat yang digunakan dalam

menyesuaikan sistem R/3 terhadap persyaratan yang diajukan oleh perusahaan.

Implementation Guide digunakan untuk menstrukturisasi dan mengelola

implementasi sistem R/3 dalam perusahaan. Dalam hal ini terdapat tiga jenis

Implementation Guide, yaitu:

- The SAP Reference IMG, merupakan guidance yang digunakan untuk

pengaturan kostumisasi dan komponen aplikasi yang umumnya digunakan

oleh seluruh Negara.

- Project IMGs, merupakan guidance yang menjelaskan semua aktivitas

kostumisasi yang dilakukan dalam proyek.

29

- Porject View IMGs, merupakan guidance yang didokumentasikan

berdasarkan suatu submodul dalam semua proyek. Contohnya dalam proyek

implementasi HCM maka dibuatkan IMG untuk submodul Payroll.

6. Legacy Systems Migration Workbench

Menurut Hollander, Denna, Cherrington. (1999:649) The Workbench

LSMW adalah alat yang mendukung standar yang memungkinkan untuk migrasi

dari non-SAP system ("Legacy Sistem") ke SAP R/3 sistem. Syarat minimum yang

dibutuhkan adalah programer ahli karena proses ini mencakup prosedur yang

memastikan konsistensi, fleksibilitas dan penggunaan uang dari migrasi semua

program yang dibuat pada workbench.

2.2.7 Pengenalan Personnel Management

Modul Personnel Administration digunakan untuk mengelola prosedur-

prosedur yang ada dalam perusahaan meliputi payroll, employee benefit enrollment,

dan compensation.

Perekrutan (recruitment)

Menurut Larocca (1999:155) komponen ini membantu perusahaan untuk

mengelola perekrutan karyawan untuk semua area agar lebih fleksibel, dimana

proses ini pada SAP dimulai dengan membuat atau menyediakan satu atau lebih

posisi kosong yang kemudian diiklankan kepada para calon pelamar. Kesuksesan

perekrutan karyawan ditentukan dengan melihat potensi karyawan yang cocok

untuk memenuhi persyaratan untuk menempati posisi kosong dalam perusahaan.

30

Keuntungan utama dari komponen perekrutan adalah otomatisasi yang

ditawarkan sebagai berikut:

1) Workforce Requirement and Advertising

2) Application Administration

3) Selection of Applicant

Perubahan Status karyawan (Organizational Assignment)

Menurut Anonimous (2006:27-28) komponen Organizational assignment

digunakan untuk meng-assign seorang karyawan kedalam enterprise, personnel dan

organizational structures. Informasi pada komponen ini sangat penting untuk

pengecekan otorisasi, pengisian additional data, dan untuk pengelolaan waktu dan

akuntansi penggajian. Pada saat mengisi organizational assignment, maka

karyawan akan di-assign ke satu Company Code, satu personnel area, dan satu

payroll area. Hasil dari proses pengisian ini adalah terbentuknya unit organisasi,

sebuah job dan sebuah cost centre.

Menurut Que, Blain, Bernard, dan Max (1999:259) Komponen ini juga

mencatat perubahan status atau posisi karyawan dalam personnel structure dan

struktur perusahaan. Personnel event ini memastikan bahwa semua infotype yang

terkait saat dibuatnya catatan perubahan status karyawan yang baru.

Menurut Siagian (1994:169-174) Perubahan status karyawan ini meliputi:

- Promosi ialah apabila seorang pegawai dipindahkan dari satu pekerjaan ke

pekerjaan lain yang tanggung jawabnya lebih besar, tingkatannya dalam

hierarki jabatan lebih tinggi dan penghasilannya pun lebih besar pula.

31

Promosi didasarkan pada prestasi kerja menggunakan atas hasil karya yang

sangat baik dalam promosi atau jabatan sekarang. Tidak ada jaminan penuh

bahwa orang yang dipromosikan benar-benar memenuhi harapan organisasi.

Karena itulah analisis yang matang mengenai potensi yang bersangkutan

perlu dilakukan.

- Mutasi atau disebut alih tugas terdiri dari dua jenis, yaitu bentuk pertama

adalah penempatan seseorang pada tugas baru dengan tanggung jawab,

hierarki jabatan dan penghasilan yang relatif sama dengan statusnya yang

lama. Bentuk lain adalah seorang pekerja melakukan pekerjaan yang sama

atau sejenis, penghasilan tidak berubah dan tanggung jawab pun relatif

sama, hanya saja secara fisik lokasi tempatnya bekerja lain dari yang

sekarang.

- Demosi adalah seseorang yang karena berbagai pertimbangan mengalami

penurunan pangkat atau jabatan dan penghasilan serta tanggung jawab yang

semakin kecil. Pada umumnya demosi dikaitkan dengan pengenaan suatu

sanksi disiplin karena berbagai alasan, seperti:

a. Penilaian negatif oleh atasan karena prestasi kerja yang tidak/kurang

memuaskan.

b. Perilaku pegawai yang dysfunctional, seperti tingkat kemangkiran

yang tinggi.

Situasi lain yang berakibat demosi adalah kegiatan organisasi yang

menurun, baik sebagai akibat faktor internal maupun eksternal, namun tidak sampai

berakibat pada pemutusan hubungan kerja.

32

Hal lain yang menyebabkan terjadinya demosi adalah karena permintaan

karyawan.

Konfirmasi (Confirmation)

Pemberhentian Kerja (Termination)

Menurut Flippo dan Masud (n.d:291-292) Seorang karyawan yang

memenuhi syarat dibebaskan dari pengkaryaan (pemberhentian) karena organisasi

itu tidak lagi memerlukan jasanya. Pemberhentian dapat bersifat sementara karena

perusahaan sedang menyesuaikan diri dengan variasi dalam permintaan pasar atas

produknya. Pemberhentian itu dapat juga untuk selamanya karena perusahaan

menutup usaha atau pindah ke tempat yang jauh. Perusahaan juga dapat

memberhentikan karyawannya karena lanjut usia.

Menurut Nitisemito (1982.). Pemutusan kerja yang datangnya dari pihak

karyawan, pada umumnya perusahaan yang bersangkutan tidak mendapatkan beban

kewajiban. Sebaliknya pemutusan hubungan kerja datang dari perusahaan pada

umumnya menimbulkan beban kewajiban bagi perusahaan yang terkait berupa uang

pesangon, perawatan rumah sakit, pensiun dan sebagainya. Meskipun demikian

apabila pemutusan hubungan itu karena kesalahan karyawan yang bersangkutan,

misalnya melakukan pencurian maka disini pada umumnya perusahaan tersebut

tidak diberikan beban kewajiban.

2.2.8 Pengenalan Time Management

Menurut Anonimous (2006:133) Time Management berfungsi sebagai pengatur

jam kerja karyawan secara keseluruhan yang mencakup banyak kegiatan yang

berhubungan dengan time.

33

Evaluasi kerja dilakukan oleh karyawan dan untuk menentukan ketersediaan

karyawan dalam enterprise yang merupakan sebuah unsur penting di dalam human

resources system. Informasi ini juga relevan untuk area lainnya seperti controlling dan

Logistic, dan merupakan sebagai faktor yang mempengaruhi dalam mengambil

keputusan.

Informasi yang ada dalam waktu kerja karyawan nantinya akan digunakan

untuk perhitungan gaji pada bagian Payroll.

Beberapa pilihan yang tersedia untuk pencatatan jam kerja karyawan:

Time Manager’s Workplace(TMW)

A Central time sheet

Online menus

Time Recording System

Employee Self-Services Applications (ESS)

Planned Working Time didefinisikan dalam business environment sebagai masa

kerja setiap harinya dari awal sampai akhir waktu, juga termasuk istirahat atau off. Dari

yang sudah ditentukan planned working time untuk karyawan maka, pengguna dapat

menentukan berapa lama mereka harus bekerja di perusahaan sehari – harinya.

Untuk pencatatan waktu jam kerja karyawan dalam SAP ERP HCM Time

Management, seperti jam kerjanya, perjalanan dinas, cuti, atau penggantian, maka

pengguna dapat menggunakan bervariasi sistem dan metode seperti:

Online by Time Admin

Separate time recording systems

Cross Application Time Sheet (CATS)

Employee Self Service applications (ESS)

34

Customer systems with an interface to the SAP System

Time Administrator dapat melakukan pencatatan dengan berbagai cara seperti:

Time Manager’s Workplace (TMW): Mengelola data untuk grup karyawan

Maintain Individual Infotypes: Mencatat dan mengganti data pada layar infotype

Fast Entry: Memasukan data untuk satu infortype untuk banyak karyawan

secara bersamaan

Dalam Time Management juga dapat memasukan Public Holiday untuk setiap

perusahaan, dan nantinya tidak akan mempengaruhi jatah cuti, bonus dan lainnya.

35

2.2.8.1. Recording Time Data

Menurut Anonimous (2006:146) dalam SAP ERP HCM Time Management,

diharuskan memiliki catatan master data infotype tertentu, yang harus pengguna

buatkan untuk setiap karyawan. Time Management data disimpan didalam master

data record yang sama yang digunakan oleh HCM area lainnya seperti Payroll atau

Personnel Planning and Development.

Pencatatan kehadiran karyawan dapat berupa perjalanan dinas, partisipasi

dalam seminar, jam kerja, ataupun mengajar dalam pelatihan training. Kehadiran

dimasukan ke dalam sistem yang bernama Time Manager’s Workplace

menggunakan relevant time data IDs. Informasi tersebut akan disimpan ke dalam

attendances infotype (2002). Time Evaluation menghitung overtime secara otomatis

berdasarkan waktu yang sebenarnya.

Absences karyawan biasanya meliputi cuti dan sakit. Absences akan

dihitung berdasarkan personal work schedule karyawan tersebut. Absences akan

disimpan didalam absences infotype (2001).

Attendances dan absences dapat berupa setengah hari, satu hari full ataupun

beberapa hari. Pengguna dapat menentukannya melalui customizing.

Absence quota adalah jumlah batas absen yang diperbolehkan untuk setiap

karyawan, demikian juga dengan attendance/ kuota kehadiran adalah jumlah

kehadiran yang harus dilaksanakan oleh karyawan.

Quota overview memberikan penjelasan berikut:

Gambaran yang jelas untuk hak absen karyawan yang sekarang.

36

Informasi yang detail mengenai hak kuota cuti yang dihasilkan otomatis

dari sistem.

Pilihan untuk memperbaiki kuota hak absen secara manual.

Proyek simulasi untuk kuota hak absen yang akan dating.

Kemampuan untuk mencetak gambaran dari proyek kuota hak absen.

2.2.8.2. Evaluating Time Data

Berikut adalah master data infotype yang digunakan dalam Time

Management:

Organizational Assignment (0001)

Personal Data (0002)

Time recording information (0050),Infotype ini digunakan dalam Time

Evaluation.

Absences Quota (2006)

Front-end sistem pencatatan jam kerja biasanya digunakan untuk pencatatan

aktual data. Karyawan yang menggunakan sistem ini untuk pencatatan jam awal

kerja dan jam akhir kerja (Actual Working Time) menggunakan mesin absensi

melalui ID Card. Data tersebut kemudian akan di-upload ke HCM System, dimana

digunakan untuk proses Time Evaluation. Sistem akan membandingkan actual time

karyawan dengan jadwal kerja bulanan.

Time Recording System memperbolehkan untuk melakukan pencatatan

secara otomatis yaitu melalui mesin absensi. Karyawan dapat melakukan

pencatatan ke sistem ketik:

Sampai ditempat kerja

37

Istirahat

Work off-site

Pulang kerja

Time Evaluation dijalankan dengan time evaluation driver RPTIME00. Time

Evaluation biasanya dijalankan sekali sehari, yaitu pada tengah malam.

Laporan Time evaluation dapat juga dijalankan untuk periode yang akan

datang. Evaluasi yang mendatang dapat sangat berguna ketika situasinya seperti

berikut:

Pengguna ingin time evaluation untuk menentukan antisipasi hak

absence ketika absence quota sudah di-generated secara otomatis

Pengguna ingin mengevaluasi rencana kerja dalam rencana shift ketika

mengambil antisipasi pendapatan lembur.

Time Evaluation akan membandingkan time events yaitu clock-in dan

clock-out dengan planned working time infotype (2007), untuk

mengetahui apakah karyawan tersebut memiliki overtime atau tidak

yang nantinya akan mempengaruhi pada proses payroll.

2.2.9 Pengenalan Payroll

Menurut Anonimous (2006:185) Sub Modul Payroll didalam Modul SAP –

HCM digunakan untuk menghitung remunerasi setiap individu karyawan. Lebih

spesifik, payroll adalah tempat dilakukannya proses dari berbagai macam proses seperti

create payroll result, pay slip dan bank transfer.

Payroll meng-cover beberapa aktifitas setelah proses payroll:

- Transfer hasil proses payroll ke Accounting.

38

- Berbagai macam evaluasi seperti evaluasi terhadap payroll account.

Perhitungan terhadap pembayaran terdiri dari 2(dua) langkah utama:

- Menghitung elemen remunerasi.

- Menghitung potongan-potongan (sekali ataupun periode).

Baik perhitungan elemen remunerasi dan potongan-potongan, menghitung

setiap pembayaran dan potongan secara indivual, dimana akan menghitung per

karyawan selama periode payroll berjalan.

Elemen remunerasi untuk seorang karyawan terbentuk dari komponen upah

setiap individu yang digunakan selama periode payroll. Pembayaran seperti

Gaji Pokok, Tunjangan Cuti, Tunjangan Kendaraan, Tunjangan Transportasi

dan berbagai macam incentive dan overtime termasuk dalam penghitungan

remunerasi. Potongan-potongan dapat di buat seperti excess claim, medical

loans, car loan, potongan karena absensi. Setiap benefit yang diterima

karyawan akan dihitung juga pajak atas benefit tersebut.

Jenis potongan seperti Jamsostek dihitung berdasarkan gaji pokok

mengikuti aturan pemerintah, sedangkan potongan/ perhitungan pajak

didasarkan pada pendapatan secara Nett.

Pembayaran kepada karyawan di transferkan melalui bank dan jumlahnya

akan dimunculkan pada pay slip per setiap karyawan.

39

2.2.9.1. Tunjangan (Allowance )

Menurut Masud (1994:55) tunjangan meliputi semua pengeluaran yang

dirancang untuk kepentingan para karyawan selain upah dasar yang biasa dan

kompensasi variabel langsung yang berhubungan dengan keluaran.

Jenis-jenis tunjangan menurut kategori utama dapat meliputi hal-hal berikut:

Pembayaran untuk waktu tidak bekerja (Payment for time not worked).

Perlindungan terhadap bahaya (Hazard protection).

Pelayanan karyawan (Employee service).

Pembayaran yang dituntut oleh hukum (regally required payments).

40

2.2.9.2. Tax

Menurut Smeets (1951) pajak adalah prestasi kepada pemerintah yang

terutang melalui norma-norma umum, dan yang dipaksakan, tanpa adakalanya

kontraprestasi yang dapat ditunjukkan dalam hal yang individual; maksudnya

adalah untuk membiayai pengeluaran pemerintah.

Menurut Soemitro Pajak adalah iuran rakyat kepada kas negara berdasarkan

undang-undang (yang dapat dipaksakan) dengan tidak mendapati imbal

(kontraprestasi), yang langsung dapat ditunjukan dan yang digunakan untuk

membayar pengeluaran umum”, dengan penjelasan sebagai berikut: “Dapat

dipaksakan” artinya: bila utang pajak tidak dibayar, utang tersebut dapat ditagih

dengan menggunakan kekerasan, seperti surat paksa dan sita, dan juga

penyanderaan; terhadap pembayar pajak, tidak dapat ditunjukan jasa-imbal-balik

tertentu, seperti halnya dengan retribusi.

Besarnya potongan pajak adalah:

Karyawan yang mempunyai NPWP :

- Penghasilan > 0 - 50 juta : 5%

- Penghasilan > 50 jt – 250 jt : 15%

- Penghasilan > 250 jt - 500 jt : 25%

- Penghasilan > 500 jt : 30%

Karyawan yang tidak mempunyai NPWP :

- Penghasilan > 0 - 50 juta : 6%

- Penghasilan > 50 jt – 250 jt : 18%

- Penghasilan > 250 jt - 500 jt : 30%

- Penghasilan > 500 jt : 36%

41

2.2.9.3. Jamsostek

Menurut Khakim (2009:123) adalah suatu perlindungan bagi tenaga kerja

dalam bentuk santunan berupa uang sebagai pengganti sebagian dari hasil

penghasilan yang hilang atau berkurang dan pelayanan sebagai akibat peristiwa

atau keadaan yang dialami oleh tenaga kerja berupa kecelakaan kerja, sakit, hamil,

bersalin, hari tua dan meninggal dunia.

Program Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) merupakan bentuk

perlindungan ekonomis dan perlindungan sosial. Dikatakan demikian karena

program ini memberikan perlindungan dalam bentuk santunan berupa uang atas

berkurangnya penghasilan dan perlindungan dalam bentuk pelayanan

perawatan/pengobatan pada saat seorang pekerja tertimpa resiko-resiko tertentu.

Salah satu kewajiban perusahaan adalah mengikut sertakan karyawan dalam

program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) dan saat ini perusahaan

mengikut sertakan karyawannya dalam 4(empat) jenis produk Jamsostek yaitu:

1. Jaminan Hari Tua (JHT)

2. Jaminan Kematian (JKM)

3. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)

4. Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) – bersifat wajib bagi

perusahaan yang belum memberikan pelayanan kesehatan kepada

pekerja/buruh.

42

2.3 Kerangka Berpikir

Gambar 2.1 Kerangka Berpikir Penulisan Skripsi