KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN DI SUB BAG/SEKSI

PESERTA DIKLATPIM TINGKAT IV

1. Deskrpsi singkat Tugas dan Fungsi Unit Kerja

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Bengkulu No 08 Tahun 2008,

tentang Tata Kerja Organisasi Pada Badan/Kantor di Provinsi Bengkulu,

Kasubbid Pelestarian Bahan Pustaka, Bidang Pengelolaan dan Badan

Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Bengkulu memiliki tugas pokok

dan fungsi sebagai berikut

a. Menyusun program kerja dan pembagian tugas staf

b. Melaksanakan pendataan dan menginventarisasikan bahan pustakaan yang

akan diperbaiki

c. Melaksanakan perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka melalui

pemeliharaan dan penjilidan serta fumigrasi

d. Melaksanakan ahli media

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

f. Melaksanakan pembuatan laporan kegiatan

g. Tugas lain yang diberikan oleh kepala

2. Area Organisasi yang bermasalah

Dari beberapa tupoksi diatas, setelah di lakukan diagnosis maka di

temukan beberapa tupoksi yang masih bermasalah dan perlu di lakukan

perbaikan dalam rangka peningkatan kinerja organisasi

1

Adapun tupoksi yang masih bermasalah tersebut adalah sebagai berikut :

a. Pelaksanaan dan penginventarisasian bahan perpustakaan yang akan di

perbaiki.

Dalam pelaksanaan dan penginvestasian bahan perpustakaan dirasakan

belum optimal hal ini di sebabkan karena belum ada pembagian uraian tugas

yang jelas.

b. Perbaikan dan pelestarian dan fisik bahan pustaka melalui pemiliharaan dan

penjilidan serta fumigrasi.

Belum optimalnya perbaikan dan pelestrian fisik bahan pustaka di

sebabkan oleh uraian kerja tenaga teknis pustaka yang tidak sistematis,

sehingga terjadi timpang tindih dalam pembagian kerja. Tidak ada uraian

pembagian tugas yang jelas menyebabkan tenaga teknis, mengerjakan tugas

yang sama secara bersama-sama, misalnya pada pengerjaan menambal dan

menyambung kertas pada buku, tenaga teknis pustaka cenderung

mengerjakan hal tersebut bersama-sama, sehingga terjadi kekurangan

peralatan kerja dan tidak efesiensinya waktu.

3. Area Organisasi yang menjadi Area Perubahan

Setelah dilakukan analisis untuk menetukan prioritas pada tupoksi yang

masih bermasalah diatas maka ditetapkan tupoksi perbaikan dan pelestarian fisik

bahan pustaka melalui pemeliharaan dan penjilidan serta fumigrasi yang menjadi

prioritas untuk dilakukan perubahan (reform) yang termasuk dalam area tata

2

kerja dan tata laksana, dengan harapan meningkatnya efesiensi dan efektifitas

dalam pelaksanaan tupoksi yang dimaksud

Untuk memenuhi harapan tersebut maka ditentukan sasaran reformasinya

pada teknis pengerjaan perbaikan dan pelestarian bahan pustaka

Permasalahan yang sangat penting untuk diselesaikan adalah :

Optimalisasi perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka

Berdasarkan keterangan tersebut, maka dibuatlah beberapa kegiatan

untuk tahun anggaran 2015 yang merupakan penjabaran dari tupoksi C

perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka melalui pemeliharaan dan

penjilidan serta fumigrasi. Dalam hal penyusunan rencana program kerja dan

kegiatan yaitu Bagian Pemeliharan kondisi fisik bahan pustaka yang meliputi :

1) Bagian Menambal Dan Menyambung, dengan uraian tugas

- Menambal dan menyambung

- Menambal dengan bubur kertas

- Menambal dengan potongan kertas

- Menambal dengan kertas tisu

- Menyambung dengan kertas tisu

2) Bagian Laminasi, dengan uraian tugas

- Laminasi dengan tangan

- laminasi dengan mesin pres panas

- laminasi dengan filmoplast

3) Bagian Enkapsulasi (memberikan bahan pelindung dengan film plastik

polyester )

3

4) Bagian Penjilidan dan perbaikan

Dari program area perubahan tersebut diatas diharapkan antara lain :

a. Meningkatnya tenaga teknis dalam perbaikan dan pelestarian fisik bahan

pustaka.

b. Optimalnya perbaikan pustaka, yaitu Menyusun Program kegiatan perbaikan

dan pelestarian fisik bahan pustaka yang secara sistematis melalui

pembagian uraian tugas kerja dalam pemeliharaan bahan pustaka

Uraian kerja yang tidak sistematis mengakibatkan kerja tenaga teknis

tidak optimal, boros waktu dan minim fasilitas, hal itu karena mereka

mengerjakan satu kegiatan secara bersama-sama sehingga membutuhkan

peralatan yang lebih, misalnya ketika petugas teknis melakukan kegiatan

penambalan kertas secara bersama sama, mereka akan membutuhkan peralatan

yang lebih banyak untuk satu pekerjaan tersebut, akan tetapi jika mereka

memiliki bagian tugas yang jelas akan lebih menghemat waktu dan peralatan

Uraian kerja tenaga teknis harus disusun, untuk meningkatkan rasa

tanggung jawab atas uraian tugas kerja yang telah ditugaskan kepada masing

masing tenaga teknis, hal ini memberi manfaat penggunaan waktu yang efesien,

dan meminimalizir biaya operasional. Sehingga apabila tugas perbaikan 600

buku sampai 800 buku rusak ringan dan rusak berat biasanya diselesaikan

selama 3 bulan, maka dapat terselesaikan selama 1.5 bulan.

Bengkulu, 5 Maret 2015PESERTA DIKLAT ATASAN LANGSUNG

PESERTA DIKLAT

FIRDIANSYAH, SE Drs. HERRY ARSAD

4

FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLATPADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta : FIRDIANSYAH, SE 2. Instansi : Badan Perpustakaan Arsip dan dokumentasi

Propinsi Bengkulu3. Rencana Area Perubahan : Belum Optimalnya perbaikan dan pelestarian fisik

bahan pustaka

Hari/Tanggal

Kegiatan Output

Diinfokam Ke COACH

Tanggal

Paraf Mentor

Senin,

09-03-2015

Konsultasi dan

Kordinasi dengan

Pimpinan (Mentor)

Mendapat masukan dan

pengesahan dari mentor

Senin,

09-03-2015

Selasa, 10-

03-2015

- Mengumpulkan

dan Mendata

buku-buku yg

Rusak Berat

dan Ringan

untuk di

Perbaiki.

- Pembagian

Tugas

Kegiatan.

Data buku yang rusak ringan

ada 450 buah buku,

sedangkan yang rusak berat

ada 150

Dari 11 orang Tim Perbaikan

Buku maka dibagi dalam

beberapa sub tugas yaitu :

1. Bagian Menambal Dan

Menyambung, dengan

uraian tugas (4 Orang )

2. Bagian Laminasi, dengan

uraian tugas ( 3 Orang)

Selasa, 10-

03-2015

5

3. Bagian Enkapsulasi yaitu

memberikan bahan

pelindung dengan film

plastik polyester (2

Orang)

4. Bagian Penjilidan dan

perbaikan (2 Orang)Rabu, 11-

03-2015

Melakukan

Perbaikan dan

Pelestarian bahan

Telah selesai 50 Buah Buku

Yang Rusak Berat

Rabu, 11-03-

2015

Kamis, 12-

03-2015

Lanjutan Perbaikan

Koleksi/Buku

Telah selesai 50 Buah Buku

Yang Rusak Berat

Kamis, 12-

03-2015

Jum”at, 13-

03-2015

Pinising Perbaikan

koleksi Bahan

pustaka.

Selesai Pendataan 100 Buah

buku rusak berat yang sudah

diperbaiki.

Jum”at, 13-

03-2015

Bengkulu, 9 Maret 2015PESERTA DIKLAT

FIRDIANSYAH, SE

6

FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING THE OWNERSHIP

1. Nama Peserta : FIRDIANSYAH, SE

2. Instansi : Badan Perpustakaan Arsip dan dokumentasi

Propinsi Bengkulu

3. Nama Proyek : Optimalisasi perbaikan dan pelestarian fisik

bahan pustaka

Catatan Terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan peserta

Rekomendasi

Bengkulu COACH

(Ir.Sri Hartati,MMA)

7

FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING THE OWNERSHIP

1. Nama Peserta : FIRDIANSYAH, SE

2. Instansi : Badan Perpustakaan Arsip dan dokumentasi

Propinsi Bengkulu

3. Nama Proyek :Belum Optimalnya perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka

Catatan Terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan peserta

Bengkulu

COACH

(Ir.Sri Hartati,MMA)

8

FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING THE

OWNERSHIP

1. Nama Peserta : FIRDIANSYAH, SE

2. Instansi : Badan Perpustakaan Arsip dan dokumentasi Propinsi Bengkulu

3. Nama Proyek : Belum Optimalnya perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka

Catatan terhadap Rencana Aksi perubahan yang disiapkan peserta

Rekomendasi

Bengkulu, Maret 2015 MENTOR

( Drs. Herry Arsyad) Nip. 19601018 199003 1 003

9

LAPORAN PELAKSANAANBREAKHTHROUGH I – TAKING OWNERSHIP

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XXXII

SEKSI/SUB BIDANG KASUBBID PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA

DISUSUN OLEHFIRDIANSYAH, SE

Nip. 19680928 199301.1.001

PESERTA DIKLATPIM TINGKAT IV ANGKATAN XXXIIBADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROPINSI BENGKULU2015

10

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan

rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan

proposal ini yang merupakan rangkaian pembelajaran Pendidikan dan Pelatihan

PIM IV Angkatan XXXII Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Bengkulu

Proposal ini mengeksplorasikan identifikasi kondisi dan permasalan

factual terkini yang menjadi problem yang harus segera dipecahkan pada tugas

pokok dan fungsi kepala Sub bidang Pelestarian Bahan Pustaka Provinsi

Bengkulu, Kemudian didiskusikan bersama Kepala Bidang Pengolahan Badan

Perpustakaan Sebagai Mentor.

Laporan ini merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi

dalam mengikuti pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan

XXXII di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Bengkulu.

Penulisan proposal ini tidak terlepas dari bantuan, dukungan dan

petunjuk dari berbagai pihak, maka pada kesempatan ini kami mengucapkan

terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada semua pihak yang tidak

dapat kami sebutkan satu persatu terselesaikannya proposal ini

Penulis mengucapkan terima kasih secara khusus kepada Ir. Sri Hartati,

MMA sebagai pembimbing / Couch yang telah memberikan perhatian utnuk

tahapan kegiatan ini

Demikian semoga proposal ini dapat bermanfaat dan berguna bagi kita

semua

Bengkulu, Maret 2015Penulis

FIRDIANSYAH, SE

11i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... i

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... iii

ISI

1. Formulir Kesepakan Area Perubahan ............................................................... 1

2. Formulir Kegiatan Peserta Diklat pada Tahap Taking Ownership ................... 5

3. Formulir Bagi Mentor Pada Tahap Taking Ownership .................................... 7

LAMPIRAN

12 ii