Download - Usulan Proyek Perubahan 2 (Autosaved)
KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN DI SUB BAG/SEKSI
PESERTA DIKLATPIM TINGKAT IV
1. Deskrpsi singkat Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Bengkulu No 08 Tahun 2008,
tentang Tata Kerja Organisasi Pada Badan/Kantor di Provinsi Bengkulu,
Kasubbid Pelestarian Bahan Pustaka, Bidang Pengelolaan dan Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Bengkulu memiliki tugas pokok
dan fungsi sebagai berikut
a. Menyusun program kerja dan pembagian tugas staf
b. Melaksanakan pendataan dan menginventarisasikan bahan pustakaan yang
akan diperbaiki
c. Melaksanakan perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka melalui
pemeliharaan dan penjilidan serta fumigrasi
d. Melaksanakan ahli media
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
f. Melaksanakan pembuatan laporan kegiatan
g. Tugas lain yang diberikan oleh kepala
2. Area Organisasi yang bermasalah
Dari beberapa tupoksi diatas, setelah di lakukan diagnosis maka di
temukan beberapa tupoksi yang masih bermasalah dan perlu di lakukan
perbaikan dalam rangka peningkatan kinerja organisasi
1
Adapun tupoksi yang masih bermasalah tersebut adalah sebagai berikut :
a. Pelaksanaan dan penginventarisasian bahan perpustakaan yang akan di
perbaiki.
Dalam pelaksanaan dan penginvestasian bahan perpustakaan dirasakan
belum optimal hal ini di sebabkan karena belum ada pembagian uraian tugas
yang jelas.
b. Perbaikan dan pelestarian dan fisik bahan pustaka melalui pemiliharaan dan
penjilidan serta fumigrasi.
Belum optimalnya perbaikan dan pelestrian fisik bahan pustaka di
sebabkan oleh uraian kerja tenaga teknis pustaka yang tidak sistematis,
sehingga terjadi timpang tindih dalam pembagian kerja. Tidak ada uraian
pembagian tugas yang jelas menyebabkan tenaga teknis, mengerjakan tugas
yang sama secara bersama-sama, misalnya pada pengerjaan menambal dan
menyambung kertas pada buku, tenaga teknis pustaka cenderung
mengerjakan hal tersebut bersama-sama, sehingga terjadi kekurangan
peralatan kerja dan tidak efesiensinya waktu.
3. Area Organisasi yang menjadi Area Perubahan
Setelah dilakukan analisis untuk menetukan prioritas pada tupoksi yang
masih bermasalah diatas maka ditetapkan tupoksi perbaikan dan pelestarian fisik
bahan pustaka melalui pemeliharaan dan penjilidan serta fumigrasi yang menjadi
prioritas untuk dilakukan perubahan (reform) yang termasuk dalam area tata
2
kerja dan tata laksana, dengan harapan meningkatnya efesiensi dan efektifitas
dalam pelaksanaan tupoksi yang dimaksud
Untuk memenuhi harapan tersebut maka ditentukan sasaran reformasinya
pada teknis pengerjaan perbaikan dan pelestarian bahan pustaka
Permasalahan yang sangat penting untuk diselesaikan adalah :
Optimalisasi perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka
Berdasarkan keterangan tersebut, maka dibuatlah beberapa kegiatan
untuk tahun anggaran 2015 yang merupakan penjabaran dari tupoksi C
perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka melalui pemeliharaan dan
penjilidan serta fumigrasi. Dalam hal penyusunan rencana program kerja dan
kegiatan yaitu Bagian Pemeliharan kondisi fisik bahan pustaka yang meliputi :
1) Bagian Menambal Dan Menyambung, dengan uraian tugas
- Menambal dan menyambung
- Menambal dengan bubur kertas
- Menambal dengan potongan kertas
- Menambal dengan kertas tisu
- Menyambung dengan kertas tisu
2) Bagian Laminasi, dengan uraian tugas
- Laminasi dengan tangan
- laminasi dengan mesin pres panas
- laminasi dengan filmoplast
3) Bagian Enkapsulasi (memberikan bahan pelindung dengan film plastik
polyester )
3
4) Bagian Penjilidan dan perbaikan
Dari program area perubahan tersebut diatas diharapkan antara lain :
a. Meningkatnya tenaga teknis dalam perbaikan dan pelestarian fisik bahan
pustaka.
b. Optimalnya perbaikan pustaka, yaitu Menyusun Program kegiatan perbaikan
dan pelestarian fisik bahan pustaka yang secara sistematis melalui
pembagian uraian tugas kerja dalam pemeliharaan bahan pustaka
Uraian kerja yang tidak sistematis mengakibatkan kerja tenaga teknis
tidak optimal, boros waktu dan minim fasilitas, hal itu karena mereka
mengerjakan satu kegiatan secara bersama-sama sehingga membutuhkan
peralatan yang lebih, misalnya ketika petugas teknis melakukan kegiatan
penambalan kertas secara bersama sama, mereka akan membutuhkan peralatan
yang lebih banyak untuk satu pekerjaan tersebut, akan tetapi jika mereka
memiliki bagian tugas yang jelas akan lebih menghemat waktu dan peralatan
Uraian kerja tenaga teknis harus disusun, untuk meningkatkan rasa
tanggung jawab atas uraian tugas kerja yang telah ditugaskan kepada masing
masing tenaga teknis, hal ini memberi manfaat penggunaan waktu yang efesien,
dan meminimalizir biaya operasional. Sehingga apabila tugas perbaikan 600
buku sampai 800 buku rusak ringan dan rusak berat biasanya diselesaikan
selama 3 bulan, maka dapat terselesaikan selama 1.5 bulan.
Bengkulu, 5 Maret 2015PESERTA DIKLAT ATASAN LANGSUNG
PESERTA DIKLAT
FIRDIANSYAH, SE Drs. HERRY ARSAD
4
FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLATPADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
1. Nama Peserta : FIRDIANSYAH, SE 2. Instansi : Badan Perpustakaan Arsip dan dokumentasi
Propinsi Bengkulu3. Rencana Area Perubahan : Belum Optimalnya perbaikan dan pelestarian fisik
bahan pustaka
Hari/Tanggal
Kegiatan Output
Diinfokam Ke COACH
Tanggal
Paraf Mentor
Senin,
09-03-2015
Konsultasi dan
Kordinasi dengan
Pimpinan (Mentor)
Mendapat masukan dan
pengesahan dari mentor
Senin,
09-03-2015
Selasa, 10-
03-2015
- Mengumpulkan
dan Mendata
buku-buku yg
Rusak Berat
dan Ringan
untuk di
Perbaiki.
- Pembagian
Tugas
Kegiatan.
Data buku yang rusak ringan
ada 450 buah buku,
sedangkan yang rusak berat
ada 150
Dari 11 orang Tim Perbaikan
Buku maka dibagi dalam
beberapa sub tugas yaitu :
1. Bagian Menambal Dan
Menyambung, dengan
uraian tugas (4 Orang )
2. Bagian Laminasi, dengan
uraian tugas ( 3 Orang)
Selasa, 10-
03-2015
5
3. Bagian Enkapsulasi yaitu
memberikan bahan
pelindung dengan film
plastik polyester (2
Orang)
4. Bagian Penjilidan dan
perbaikan (2 Orang)Rabu, 11-
03-2015
Melakukan
Perbaikan dan
Pelestarian bahan
Telah selesai 50 Buah Buku
Yang Rusak Berat
Rabu, 11-03-
2015
Kamis, 12-
03-2015
Lanjutan Perbaikan
Koleksi/Buku
Telah selesai 50 Buah Buku
Yang Rusak Berat
Kamis, 12-
03-2015
Jum”at, 13-
03-2015
Pinising Perbaikan
koleksi Bahan
pustaka.
Selesai Pendataan 100 Buah
buku rusak berat yang sudah
diperbaiki.
Jum”at, 13-
03-2015
Bengkulu, 9 Maret 2015PESERTA DIKLAT
FIRDIANSYAH, SE
6
FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING THE OWNERSHIP
1. Nama Peserta : FIRDIANSYAH, SE
2. Instansi : Badan Perpustakaan Arsip dan dokumentasi
Propinsi Bengkulu
3. Nama Proyek : Optimalisasi perbaikan dan pelestarian fisik
bahan pustaka
Catatan Terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan peserta
Rekomendasi
Bengkulu COACH
(Ir.Sri Hartati,MMA)
7
FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING THE OWNERSHIP
1. Nama Peserta : FIRDIANSYAH, SE
2. Instansi : Badan Perpustakaan Arsip dan dokumentasi
Propinsi Bengkulu
3. Nama Proyek :Belum Optimalnya perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka
Catatan Terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan peserta
Bengkulu
COACH
(Ir.Sri Hartati,MMA)
8
FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING THE
OWNERSHIP
1. Nama Peserta : FIRDIANSYAH, SE
2. Instansi : Badan Perpustakaan Arsip dan dokumentasi Propinsi Bengkulu
3. Nama Proyek : Belum Optimalnya perbaikan dan pelestarian fisik bahan pustaka
Catatan terhadap Rencana Aksi perubahan yang disiapkan peserta
Rekomendasi
Bengkulu, Maret 2015 MENTOR
( Drs. Herry Arsyad) Nip. 19601018 199003 1 003
9
LAPORAN PELAKSANAANBREAKHTHROUGH I – TAKING OWNERSHIP
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XXXII
SEKSI/SUB BIDANG KASUBBID PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA
DISUSUN OLEHFIRDIANSYAH, SE
Nip. 19680928 199301.1.001
PESERTA DIKLATPIM TINGKAT IV ANGKATAN XXXIIBADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROPINSI BENGKULU2015
10
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan
rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan
proposal ini yang merupakan rangkaian pembelajaran Pendidikan dan Pelatihan
PIM IV Angkatan XXXII Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Bengkulu
Proposal ini mengeksplorasikan identifikasi kondisi dan permasalan
factual terkini yang menjadi problem yang harus segera dipecahkan pada tugas
pokok dan fungsi kepala Sub bidang Pelestarian Bahan Pustaka Provinsi
Bengkulu, Kemudian didiskusikan bersama Kepala Bidang Pengolahan Badan
Perpustakaan Sebagai Mentor.
Laporan ini merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi
dalam mengikuti pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan
XXXII di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Bengkulu.
Penulisan proposal ini tidak terlepas dari bantuan, dukungan dan
petunjuk dari berbagai pihak, maka pada kesempatan ini kami mengucapkan
terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada semua pihak yang tidak
dapat kami sebutkan satu persatu terselesaikannya proposal ini
Penulis mengucapkan terima kasih secara khusus kepada Ir. Sri Hartati,
MMA sebagai pembimbing / Couch yang telah memberikan perhatian utnuk
tahapan kegiatan ini
Demikian semoga proposal ini dapat bermanfaat dan berguna bagi kita
semua
Bengkulu, Maret 2015Penulis
FIRDIANSYAH, SE
11i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................... i
DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... iii
ISI
1. Formulir Kesepakan Area Perubahan ............................................................... 1
2. Formulir Kegiatan Peserta Diklat pada Tahap Taking Ownership ................... 5
3. Formulir Bagi Mentor Pada Tahap Taking Ownership .................................... 7
LAMPIRAN
12 ii