tutorial apotek.pdf

www.ji-software.com Seri tutorial

TUTORIAL SEDERHANAPENGGUNAAN PROGRAM APLIKASI APOTEK JI-SOFTWARE.COM

www.ji-software.comEmail : [email protected]

[email protected] : 0852-68513314

YM : [email protected]

http://www.ji-software.comPage

http://www.ji-software.com

http://www.go2pdf.com


Setelah selesai instalasi dan untuk Saat pertama kali membuka program jika anda menggunakanwindows 7, sangat disarankan sekali untuk melakukan hal ini :

Klik kanan Icon Service di Desktop – Pilih Properties – Compability – Centang bagian Run theprogram in compability mode for - Lalu klik Apply - Ok

Lakukan hal ini cukup satu kali saja, untuk seterusnya tidak perlu.

1. Registrasi

Pada saat pertama kali program di jalankan maka akan muncul menu seprti berikut :

Ini menandakan bahwa anda belum melakukan registrasi, silakan kontak kami di 0852-68513314 (itank) untuk melakukan registrasi, agar program dapat berjalan full versi. Tapiuntuk sekedar mencoba anda bisa mengklik Register Later.




Mohon maaf karena versi demo mungkin masih ada beberapa bugs error.

2. Password

Untuk Username dan password : ADMIN, ini adalah password standar, nantinya anda bisamerubah sendiri pada menu pengaturan password.

3. Menu Master Data

a. Input Data Produk

Pada menu ini anda bisa meng-input data produk/obat yang anda jual, bersamaandengan detail dari barang tersebut :

Ø Kode produk : bisa barcode atau kode produk yang anda buat sendiriØ Nama Produk : Masukkkan nama produk tersebut, disarankan tidak terlalu panjang

nama produknya.Ø Pilih Kategori : masukkan jenis kategori obat, jika kategori belum ada. Anda bisa

menambahkannya sendiri dengan menekan tombol plus ( + )Ø Satuan : masukkan satuan jual pada produk tersebutØ Harga Beli : masukkan harga modal pembelian pada produk anda disiniØ Harga Jual : buat harga jual sesuai dengan satuan yang telah anda tetapkanØ Jumlah stok : masukkan jumlah stok awal anda pada kolom ini, untuk selanjutnya

akan bertambah dengan sendirinya jika anda telah melakukan pembelian.Ø Stok minimal : masukkan stok minimal jual, contoh : jika anda masukkan angka satu

maka, jika barang tersebut kurang dari satu maka barang tersebut tidak bisa dijual.Ø Kode supplier : nama perusahaan / agen produk tersebut, jika belum ada anda bisa

menekan tombol plus ( + ).Ø Centang “Harus Resep Dokter” Jika produk tersebut dijual harus berdasarkan

dengan resep dokter. Maka dipenjualan nantinya. Jika barang tersebut tidak disertaidengan resep maka tidak bisa terjual.




Ø Narkotika / psikotropika : jika obat tersebut termasuk jenis obat psikotropika harusdicentang pada bagian ini.

Ø Produk Info : masukkan informasi produk tersebut pada bagian iniØ Detail Harga :

Pada bagian ini untuk memasukkan detail harga jika anda ingin menentukan hargapokok dan melakukan perhitungan jual, pemberian diskon seperti pemberian barangbonus dan memberlakukan batas diskon, serta pembatasan tanggal diskon.

b. Data ProdukUntuk melihat, menambah, membuka box dan mengubah data produk yang telahada

Masukkan kata kunci untuk mulai pencarian produk yang telah ada, bisa melakukanpencarian berdasarkan Kode produk, Nama Produk, kategori.tips : bisa menggunakan tanda persen ( % ) diawal text pencarian misal :%ECO maka setiap nama produk yang ada huruf ECO semua akan muncul.




Tombol Tambah : untuk menambah produk / barangTombol Edit : untuk mengubah nama produk / barang, klik terlebih dahulu padabaris nama barang, lalu klik tombol edit.Tombol Hapus : untuk menghapus nama barang yang telah ada.

Klik Kanan Pada baris barang

- Tambah : sama seperti tombol tambah diatas- Edit : sama seperti tombol edit diatas- Hapus : sama seperti tombol hapus diatas- Produk info : untuk melihat info produk- Buka Box : untuk memecah / membuka produk yang akan di jual dengan satuan

terkecil dibawahnya, lihat screen berikut :

Pilih nama barang yang akan dibuka penjadi PCS pada kolom dibawahnya.Masukkan jumlah BOX yang akan dibuka dan berapa isi PCS nya.

- Racik ObatUntuk mengambil obat yang akan di racik lakukan pada menu ini, secaraotomatis akan mengurangi stok dan menambah stok racikan.




Pilih nama produk yang akan diracik, masukkan jumlah satuannyaSetelah di pilih produk yang akan diracik maka pada kolom dibwahnya masukkannama obat racikan tersebut.Klik simpan jika selesai

- Lihat isi RacikanUntuk melihat produk-produk yang telah racik sebelumnya.

c. Input Koreksi StokKoreksi stok digunakan untuk stok opname, jika ada barang yang rusak atau expired,atau terjadi kesalahan dalam penghitungan :

Ø Kode barang : masukkan kode barang disini, bisa discan barcode atau diketikmanual atau bisa klik tombol titik-titik ( ... ) untuk mencari barang yang akan dikoreksi.

Ø Stok Sebelum : akan diketahui secara otomatis, berapa stok sebelumnya




Ø Koreksi : klik tombol tanda panah kebawah dan pilih apakah barang tersebutberkurang atau bertambah. Masukkan jumlah berkurangnya ataubertambahnya pada kolom disampingnya

Ø Stok sesudah akan berubah berkurang atau bertambah dengan sendirinyaØ Keterangan : masukkan keterangan kenapa barang tersebut berkurang /

bertambahØ Klik Simpan jika selesai.

d. Data SupplierUntuk melihat, mencari data-data supplier / agen barang, menghapus, mengubahbisa dilakukan pada menu ini

Untuk cara penggunaannya sama seperti pada menu data barang, yang telahdijelaskan sebelumnya.

e. Data DokterUntuk menambahkan, mencari, mengubah nama-nama dokter yang nantinya akanberhubungan dengan penjualan obat berdasarkan resep.

Ø Tombol tambah untuk menambahkan nama dokter




Kolom yang berwarna merah wajib diisi

Ø Tombol edit untuk mengubah nama dokter yang telah adaØ Tombol hapus untuk menghapus nama dokter yang ada

4. TransaksiJika ada barang/produk masuk lakukan pada menu ini

Ø Nomor faktur : ketikkan nomor faktur pembelian anda pada menu iniØ Supplier : pilih nama supplier, bisa menekan tombol titik-titik ( ... ) jika supplier telah

ada, anda tinggal memilih. Jika belum ada anda bisa menekan tombol ( + ) untukmenambahkan supplier baru, lalu tekan enter

Ø Pada baris nama produk (berwarna kuning), bisa menekan tombol F2 pada keyboarduntuk pencarian nama produk yang akan dibeli, tekan enter

Ø Ketika kursor berada pada kolom harga beli, masukkan berapa harga beli daripadaproduk tersebut, lalu tekan enter kembali

Ø Masukkan jumlah produk yang dibeli, tekan enter kembaliØ Masukkan diskon jika anda mendapat diskon pada pembelian produk tersebut. Lalu

tekan enter kembali




Ø Input tanggal expired daripada produk yang dibeli tersebut, agar tanggal expiredbisa di periksa. Lalu tekan enter 2x agar produk tersebut pindah ke baris bawah.

Ø Lakukan lagi seterusnya untuk produk berikutnya.Ø Tekan F3 untuk melakukan pembayaran, maka akan muncul menu

- Tentukan diskon lagi, jika ada diskon global dari faktur tersebut, tekan enter- Tentukan kembali PPN jika barang tersebut telah dibeli berdasarkan PPN,

biasanya sich tidak karena kalau penjualan langsung ke konsumen itu sudahtermasuk PPN dari distributor, lalu tekan enter

- Pilih metode pembayaran pembelian yang anda lakukan, bisa kredit ataupuntunai. Jika kredit maka tentukan juga tanggal jatuh tempo untuk pembyaran.

- Masukkan jumlah bayar pada kolom bayar, jika kredit mungkin ada DP. Jika cashlangsung masukkan jumlah yang akan dibayar.

- Centang print faktur, jika faktur pembelian tersebut ingin anda cetak, abaikanjika tidak

- Klik tombol bayar jika sudah selesai.

Ø Data PembelianUntuk melihat, mencari, mengubah dan menghapus data-data produk beserta notayang sudah dilakukan pada pembelian akan terlihat pada menu ini

Ø Input Retur PembelianJika ingin meretur / mengembalikan produk yang telah di beli kepada supplier bisadilakukan pada menu ini.




- Klik tombol titik-titik ( ... ) untuk memilih barang yang diretur- Pilih / cari nomor faktur pada saat melakukan pembelian barang tersebut, lalu

tekan enter dan- Masukkan jumlah produk yang di retur- Isi keterangan mengapa bisa di retur kembali- Klik simpan jika selesai. Selanjutnya anda bisa mengubungi supplier / sales

produk tersebut.

Ø Input PenjualanUntuk melakukan penjualan ada 2 hal yang harus dilakukan yaitu :# Penjualan Bebas / umum / tanpa resep

- Dapat dilihat pada gambar tersebut diatas tidak harus memasukkan namadokter, berarti melakukan penjualan bebas.

- Tekan F2 untuk mencari produk yang akan di jual, lalu tekan enter- Masukkan jumlah produk yang akan dijual, lalu tekan enter- Tekan F3 untuk melakukan pembayaran, masukkan berapa jumlah uang

pembayaran konsumen dan lihat berapa kembaliannya, lalu tekan enter




# Penjualan Dengan Resep

- Pastikan baik-baik untuk penjualan dengan resep anda harus memasukkan namadokter, lihat kolom paling atas.

- Untuk selanjutnya sama seperti penjualan sebelumnnya.

Ø Data PenjualanUntuk melihat, mengubah, menghapus data penjualan yang telah dilakukan. Lakukanpada menu ini.

Ø Retur PenjualanJika ada produk yang dikembalikan / diretur oleh konsumen bisa dilakukan padamenu ini




- Masukkan kdoe produk yang diretur- Pilih faktur jual- Masukkan jumlah produk yang di retur- Isikan keterangan mengapa barang tersebut diretur- Klik simpan jika selesai.

Ø Pembayaran HutangJika pernah melakukan pembelian produk dengan cara kredit maka akan munculhutang pada menu ini, berikut cara pembayaran hutang

- Klik tombol titk-titik (... ) untuk mencari faktur hutang, tekan enter- Masukkan jumlah uang untuk melakukan pembayaran hutang, jika belum lunas

maka hutang tersebut masih tetap akan ada / bersisa.- Klik simpan jika selesai




5. LaporanØ Laporan Data produk

- Laporan Stok

Bisa diurutkan dan dicari berdasarkan

Klik Priview jika ingin melihat dan mencetaknya.




- Laporan Produk Expired

Bisa dicari berdasarkan tanggal expired, supplier, kategori

- Laporan Price List / Daftar Harga

- Laporan Stok OpnameJika pernah melakukan stok opname maka laoprannya akan tampil pada menuini

- Laporan Koreksi StokPada laporan koreksi stok ini juga tempat anda melihat produk-produk yangtelah di buka BOX / tempat stok yang di ubah menjadi racikan dll




Bisa dilihat berdasarkan tanggal

Ø Laporan PembelianBisa dilihat laporan pembelian per

Ø Laporan PenjualanUntuk melihat laporan penjualan per




Ø Laporan data HutangUntuk melihat laporan data hutang yang telah lunas atapun belum lunas

6. SettingØ Identitas Perusahaan

Untuk men-setting nama perusahaan, logo yang nantinya akan tertera padanota/faktur anda.

SANGAT DISARANKAN SEKALI UNTUK TIDAK MENGUBAH NAMA PERUSAHAANANDA YANG SUDAH TER-REGISTER PADA KAMI. JIKA ANDA UBAH MAKA,PROGRAM ANDA AKAN TRIAL KEMBALI. KAMI HANYA MELAYANI 1X REGISTERJika permintaan untuk mengubah nama perusahaan maka anda akan dikenakankembali biaya seperti pembelian baru.

Ø Tutup HariJika anda ingin menutup transaksi gudang, ada baikknya anda melakukan tutup haripada menu ini, agar besok tidak mengubah tanggal kembali.




Jika YES maka, program akan otomatis menambahkan tanggal selanjutnya (besokhari)

Ø Ubah TanggalJika tanggal program dan komputer anda tidak sama maka, program tidak bisadijalankan. Hal ini dilakukan untuk menghindari kecurangan yang terjadi biasanyapada kasir.. J , jadi disarankan sekali untuk men-samakan tanggal program dankomputer pada menu ini

Ø Tambah UserUntuk menambahkan user baru pada pengguna program lakukan pada menu ini

Ø Ganti PaswordUntuk mengganti password user yang aktif lakukan pada menu ini.

Ø Hak AksesUntuk membatasi penggunaan program pada pihak-pihak yang tidak berwenangmaka disarankan sekali untuk membatasi penggunaan hak akses pada programpada menu ini.




Yang di checklist berarti bisa di akses / dipakaiKlik update jika selesai

7. Database UtilityPada menu ini digunakan untuk Setting pengelolaan database, hal ini perlu dilakukan jikaanda :- Menggunakan program dengan Jaringan LAN- Membackup Database (PENTING..!!! jika terjadi kerusakan pada PC, anda sudah punya

Backup Database)- Merestore, mengembalikan database yang telah di backup- Kosong Data, untuk mengkosongkan database, jika anda ingin memulai program

seperti baru kembali- Set Lokasi Data ( jika menggunakan program ini pada komputer yang terhubung

dengan LAN)



tutorial apotek.pdf

Documents