TUGASSTUDIKASUSPT Trinandha merupakan perusahaan yang menjual berbagai produk secarakredit, yang berdomisili di Semarang. Anda sedang mendiskusikan sistemdenganBapakMustafa(DirekturKeuangan)danIbuHani(ManajerPemrosesanData)yangtelahmenyediakandeskripsinaratifdanbaganalur(flowcharts)yangmenggambarkankegiatanbagianpenjualandanA/R:• Order penjualan diterima setiap hari dari pelanggan melalui pramuniaga

yang akan meneruskan order tersebut ke departemen penjualan. Stafdepartemen penjualan menggunakan sistem dengan fasilitas ‘read-only’untukmemastikan ketersediaan stok dan kemudianmenyiapkan slip orderpenjualanyangmemuatinformasi:a) Nama pelanggan, alamat, dan nomor akun/referensi (digunakan untuk

memperbaruibukubesarpenjualan).b) Kodedannamaproduk(digunakanuntukmemperbaruidatapersediaan).c) Kuantitasdanhargajual.d) Kodepenjualan(digunakanuntukmenganalisapenjualan).e) Slip order penjualan yang telah dilengkapi staf departemen penjualan

akanditeruskankedepartemenTIuntukdiproses.Nomorpelanggandankode produk diproses secara otomatis (computer-generated) di bawahpengawasan Ibu Hani; yang memuat nomor cek (check digits) untuksetiaptransaksi.Pelangganbaruakandiberikannomorpelanggansesuaidaftaryangdimilikistafdepartemenpenjualan.(1)

• StafdepartemenTIantaralainIbuHani(programmerdananalissistemyanghandal), seorang asistenprogrammer (bertindak sebagai operator saat jamsibuk), dan dua operator (keduanya sering menghadiri pelatihanprogramming di universitas setempat). Perusahaan software terkemukamemasok software komputer perusahaan, namun kemudian dimodifikasiolehstafdepartemenTIbersama-samadenganperusahaansoftwaretersebutdanpabrikankomputer,sesuaihasildiskusiinformalantarastafyangterlibatdalam pengembangan sistem. Dokumentasi hasil diskusi yang memuatmodifikasisoftwaretersebutdisimpanolehIbuHani.HanyastafdepartemenTIyangdiperbolehkanmemasukiruangankomputer.(2)

• Saatmenerima sliporderpenjualan, operatormembuat total kuantitasdanjumlahdokumenyangdiinputkelembarkendali.(3)

• Setiap hari operator memasukkan file catatan persediaan dan buku besarpenjualankesebuahdiskkhusus,denganmenginputdetailtransaksidarisliporderpenjualankekomputersehinggakomputerakanmemutakhirkanbukubesar penjualan dan catatan persediaan dalam disk. Output yang dicetakantara lain: (a) daftar pengiriman barang yang dijual, (b) daftar tagihanpenjualan(bukuharian),(c)sliptagihanpenjualan(duarangkap),(d)catatanpengirimanbarangyangdijual (duarangkap), (e)daftarcatatanpersediaanterakhir. Setiapakhirbulan,operatormemasukkan instruksi tambahandankomputerakanmencetakdaftarpiutangpelangganyangmenunjukkannilaisaldodanuntuksetiappelanggan, slip tagihanyang tidak jelas(openitems)dan total slip tagihan tersebut. Penerimaan dari pelanggan diinput secaraterpisah.(4)

• IbuHani sangat sadar akan pentingnya keamanan dan setiap hari fileharddiskakandisimpankedisk cadangandi perpustakaandata yang terletakdisamping ruang komputer. Ibu Hani menerapkan sistem kronologis(grandfather-father-son system) untuk disk yang memuat label namaberurutan (header and trailer label) dan diidentifikasi secara manual.TrinandhaTbk.tidakmempunyaistafperpustakaandatakhusus,namunstafdepartemenTItelahdiinstruksikanuntukmenandatanganidanmemasukkantanggal dan waktu ke dalam buku kontrol perpustakaan setiap filedipindahkan.(5)

• Setelah menjalankan tugas harian, operator membandingkan total kontrolpada slip tagihan penjualan dan daftar pengiriman barang dengan totallembarkendali,danmelakukanperbaikanapabilaterdapatketidaksesuaian.Operatormembuatlaporanpengecualian(exceptionreport)untukitemyangtidak sesuai tersebut. (Pengecualian yang biasa terjadi antara lain kodepersediaandannomorpelangganyang tidakadadalamdaftar,pelampauanpagu kredit pelanggan, pesanan melebihi nilai yang telah ditentukansebelumnya.)(6)

• Dokumendandaftaryangdidistribusikanantaralain:a) Daftar pengiriman barang yang dijual dan catatan pengiriman ke

departemen.b) pengirimanbarang sebagai bagian yangberwenanguntukmengirimkan

barang,saturangkapcatatanpengirimanbarangdikirimkankepelangganbersama barang dan rangkap lainnya disimpan di departemenpengirimanbarang.

c) Sliptagihanpenjualan(rangkapkedua),daftarsliptagihanpenjualandanorderpenjualanaslikestafdepartemenpenjualanyangmembandingkanorder penjualan dengan daftar dan tagihan. Pelanggan menerima saturangkaptagihan.

d) Daftar saldo pelanggan bulanan dikirimkan ke departemen akuntansisebagaiperbandingandenganakunkontrolbukubesarpenjualandalambukubesar.

e) Daftar catatan persediaan harian dikirimkan ke departemen kontrolpersediaan yang akan digunakan sebagai dasar pemesanan persediaan.(Setiap bulan staf gudang menghitung persediaan dan mengirimkanrincianpersediaanyangdimilikiperusahaankepadadepartemenkontrolpersediaan untuk dibandingkan dengan daftar catatan persediaan akhirbulan)(7)

• Apabila staf departemen penjualan menemukan perbedaan antara orderpenjualan dan daftar order penjualan, slip tagihan akan diperbaiki secaramanual (by hand) dan rangkap kedua akan dikirimkan kembali ke ruangkomputeruntukperbaikandiperiodepemrosesanorderberikutnya.Daftartagihan penjualan (memuat rincian tagihan individual pelanggan sesuaiorder nomor pelanggan dan rangkuman alokasi kode penjualan individual)dan rangkap kedua slip tagihan penjualan kemudian dikirimkan (daftartagihan penjualan telah diperbaiki dengan rapi secara manual) kedepartemenakuntansi.Dokumentersebutdigunakanuntukmemutakhirkanakunkontrolbukubesarpenjualandalambukubesardanmembukukanakunpenjualanindividualpelanggan.(8)

FlowchartPenjualandanA/RPT.Trinandha

Pertanyaan:Sebagai auditor anda diminta oleh manajer saudara untuk mengevaluasipengendalianinternalPTTrinandhadalamrangkaauditataslaporankeuanganper 31 Desember 2014. Terhadap informasi yang diperoleh tersebut, andadimintauntuk:

1. mengidentifikasi kelemahan dan efektivitas pengendalian internal yangrelevan dengan audit. Identifikasi pengendalian hendaknya memilahpengendalianumumdanpengendalianaplikasiinput,proses,danoutput.

2. Mengidentifikasi what can go wrong terhadap kelemahan yangteridentifikasitersebut.

3. Menyusunrisiko salah sajimaterial terhadapasersi transaksi atauakunterkait dan menentukan signifikansi risikonya. Anda harusmengidentifikasi asersi pada transaksi atau akun relevan danmenentukanrisikosalahsajimaterialterkait.

4. Menyusun draf saran/rekomendasi yang relevan terkait dengankelemahan pengendalian internal yang teridentifikasi.Saran/rekomendasi hendaknya disusun dalam suatu surat kepadamanajemen.

DalammenyelesaikantugastersebutandaharusmereferpadaCOBITframeworkatauCOSOEnterpriseRiskManagement-IntegratedFramework.