TUGAS PROYEK SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN

Disusun oleh:

Didik Tri Haryanto (11.04.111.00019)

Nila Septikadi (11.04.111.00001)

Shobihatul Mubarokah A. A. (11.04.111.00039)

Irawati Ningsih (11.04.111.00040)

Dian Ayu Susetyo (11.04.111.00029)

FAKULTAS TEKNIK

JURUSAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

2014

Soal!

1. Buat analisis PIECES dari studi kasus project akhir

2. Buat proses bisnis manual dari sistem yang sekarang ada

Jawab!

1. Analisis PIECES

Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu

dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan

analisis PIECES, meliputi:

1. Performance (Analisis Kerja)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja

dalam suatu perusahaan. Melihat kondisi dan situasi dilapangan,

pengolahan data sirkulasi perpustakaan masih bersifat manual sehingga

pemrosesan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan

Respon time, hal ini dilihat dalam proses pencarian data anggota.

pembuatan laporan masih menggunakan manual sehingga dalam proses

pengolahan data membutuhkan waktu yang lama khususnya dalam

pembuatan laporan. Disamping itu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk

mengerjakan pengolahan data anggota yang tertunda dan waktu untuk

melakukan perbaikan juga masih sangat lama, sehingga dalam kinerja

sistem membutuhkan adanya perbaikan sistem.

Sistem Lama Sistem Baru yang diinginkan

1. Jumlah beban kerja lebih

Besar.

1. Beban kerja lebih ringan

sehingga dapat memotivasi

semangat kerja yang lebih

tinggi

2. Pelayanan peminjaman dan

pengembalian membutuhkan

waktu yang lama.

2. Waktu untuk melayani

anggota cukup singkat.

2. Informations ( Analisis Informasi )

Kemampuan sistem informasi yang baik, sebuah organisasi akan

mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Informasi

yang didapat dari output, input dan penyimpanan data atau informasi itu

sendiri. Output yang dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan

membutuhkan waktu yang lama. Pemasukan data tidak dapat diproses

dengan cepat dan bertumpuk-tumpuk sedangkan untuk penyimpanan data

juga belum aman masih dalam bentuk lembaran-lembaran. Kesemuanya

menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas. Maka perlu

pengembangan sistem informasi yang mampu menyelesaikan data yang

diinputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian dan pimpinan

dalam mengambil keputusan atau merencanakan langkah-langkah

berikutnya. Informasi yang disajikan kurang relevan terbukti dengan

adanya informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan bagian unit

coordinator buku.

Sistem Lama Sistem Baru yang diinginkan

Pencarian data anggota dan data

buku cukup lama karena proses

pencarian datanya berupa arsip-

arsip yang dibuat secara manual

dan belum adanya program khusus

yang lebih efektif.

Dengan memasukkan Nomor

Anggota maka informasi anggota

secara otomatis dapat langsung

diketahui begitu pula untuk mencari

informasi buku cukup dengan

memasukkan kode buku.

3. Economics ( Analisis Ekonomi )

Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan

sejauhmana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial

lembaga pendidikan. Adanya pemborosan waktu dan alat-alat maka

otomatis terjadi pembengkakan biaya yang masih belum efektif dan efisien

dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas

sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Seperti

Penggunaan kertas,tinta dan alat tulis lainnya untuk penyimpanan

dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan

lagi.

Sistem Lama Sistem Baru yang diinginkan

Penggunaan kertas,tinta dan alat

tulis lainnya untuk penyimpanan

dokumen sangat boros karena jika

terjadi kesalahan tidak dapat

digunakan lagi.

Dengan sistem komputerisasi akan

menghemat waktu dan penggunaan

kertas, alat tulis atau perlengkapan

penyimpanan dokumen, jika terjadi

kesalahan masih bisa diedit.

Menghemat tempat penyimpanan

dokumen.

4. Control ( Analisis Kendali )

Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk

menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau

kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.

Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan

bisa diperbaiki.

Sistem Lama Sistem Baru yang diinginkan

Kontrol terhadap dokumen kurang

teliti sehingga sering terjadi

kesamaan data.

Data lebih aman karena tersimpan

dalam file dan tidak ada kesamaan

data dalam file.

5. Efficiency ( Analisis Efisiensi )

Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai

bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien.

Keberadaan komputer yang ada hanya digunakan untuk proses pengetikan

dokumen dan pembuatan laporan, sedangkan untuk proses yang berkaitan

dengan pencarian data anggota dan mengolah data sirkulasi masih

menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal

seperti ini tentunya menyebabkan lambatnya penyampaian informasi.

Sistem Lama Sistem Baru yang diinginkan

Sumber daya yang dipakai lebih

banyak.

Sumber daya yang dibutuhkan lebih

sedikit, karena beban kerja yang

ditimbulkan sedikit.

6. Service ( Analisis Pelayanan )

Dalam suatu bagian perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota

merupakan tujuan utama. Meskipun pelayanan kepada anggota khususnya

dalam proses peminjaman dan pengembalian sudah cukup baik, tetapi

masih terdapat kekurangan yaitu masih kurang cepat dan akurat. Dalam

Pelayanan pencarian data Buku, peminjaman, Pengembalian buku

membutuhkan waktu yang lama dengan data yang bertumpuk. Pelayanan

pencarian informasi laporan mambutuhkan waktu yang lambat dalam

menyajikan informasi.

Sistem Lama Sistem Baru yang diinginkan

Anggota harus menunggu lama

dalam antrian karena harus

mencatat nomor anggota dalam

dokumen.

Pelayanan terhadap anggota lebih

cepat karena sudah terkomputerisasi.

Kesimpulan

Pengolahan data yang cepat, berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh

semua setiap tipe organisasi guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran

organisasi.

Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari pada sistem

sebelumnya karena segala hal pencatatan data anggota, buku, peminjaman

dan pengembalian digantikan dengan memasukkan datanya pada program

aplikasi ini.

Dengan adanya program khusus yang sudah terkomputerisasi untuk

pengolahan data sirkulasi ini, pada dasarnya akan memberikan

kenyamanan untuk seluruh pihak yang terkait.

Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data

ini jika digunakan diperpustakaan tersebut antara lain:

o Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.

o Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

o Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa

sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya

dengan cepat.

2. Proses Bisnis Manual

PelangganMengisi Form Online

Kartu Pengenal

Validasi Data

Pendaftaran

Petugas

Kartu Anggotal

PelangganBaca Buku

Aktifitas

Peminjaman Pengembalian

Login Kunjungan

Mencari Buku Membawa Buku ke Petugas

Membaca

Membawa Buku ke Petugas

Cek Denda

Bayar Denda

Syarat Terpenuhi

Tercatat di Sistem