3

Tracer Study Alumni merupakan sistem untuk mengetahui masa transisi dari dunia

kampus menuju dunia kerja dan untuk mendapatkan masukan bagi perbaikan sistem

pendidikan Politeknik Indonusa Surakarta. Tracer Studi Alumni memiliki 2 level pengguna

yaitu level administrator dan level alumni. Untuk mengakses Tracer Study Alumni maka

harus menggunakan browser dengan alamat :

www.alumni.poltekindonusa.ac.id

Fitur – fitur yang terdapat pada Tracer Study Alumni antara lain :

Import data alumni (level administrator)

Input data alumni (level administrator)

Ubah data alumni (level administrator dan level alumni)*

Hapus data alumni (level administrator)

Ubah password (level administrator dan level alumni)*

Ubah akun (level administrator)

Input kuisioner (level administrator dan level alumni)*

Laporan kuisioner dengan format *.doc / *.docx (level administrator)

Laporan daftar alumni dengan format *.doc / *.docx (level administrator)

Keterangan : *) level administrator bisa mengakses seluruh data alumni, namun

alumni hanya diijinkan mengakses datanya sendiri.

Berikut ini merupakan tampilan halaman Login pada Tracer Study Alumni :

Gambar 1. Halaman login pada Tracer Study Alumni

4

Data yang harus diisikan pada halaman login adalah username dan password. Jika

salah memasukkan username atau password maka akan muncul peringatan seperti

berikut ini :

Gambar 2. Peringatan jika salah memasukkan username atau password

A. Level Administrator

Menu yang terdapat pada level administrator antara lain : Beranda, Menu Admin,

Tracer. Berikut ini tampilan menu-menu yang terdapat pada level administrator :

Gambar 3. Menu yang terdapat di level administrator

Pada Menu Admin terdapat sub menu antara lain : Daftar Alumni, Import Data

Alumni, Akun, Keluar. Berikut tampilan sub menu pada menu admin :

Gambar 4. Sub menu pada menu admin

5

Pada Menu Tracer terdata sub menu : Form 1.1 Identitas Alumni, Form 1.2 Kondisi

Alumni, Form 2 Situasi Alumni di Dunia Kerja, Form 3 Permasalahan Pekerjaan, Form 4

Pengaruh Proses Pembelajaran Terhadap Karir Kerja, Form 5 Kesesuaian Kurikulum Saat

Studi Lanjut, Form 6 Pengembangan Diri atau Soft Skill, Form 7 Opini dan Saran. Berikut

ini tampilan sub menu pada menu tracer :

Gambar 5. Sub menu pada menu tracer

1. Beranda

Jika berhasil login sebagai level administrator maka akan masuk pada

halaman utama level administrator. Berikut ini tampilan halaman utama level

administrator :

Gambar 6. Halaman utama level administrator

6

2. Menu Admin

a. Daftar Alumni

Pada sub menu daftar alumni terdapat tabel daftar alumni, tombol tambah,

form pencarian, link cetak kuisioner, link detail dan link hapus data alumni.

Daftar alumni

Tabel ini berisi daftar alumni. Daftar alumni ditampilkan per 10 data,

kemudian data yang lain ditampilkan di halaman berikutnya. Informasi yang

terdapat pada tabel dafftar alumni antara lain : NIM (Nomor induk

Mahasiswa), Nama Mahasiswa, Program Studi, Tahun Angkatan, Tahun Lulus

dan Pekerjaan. Berikut tampilan tabel daftar alumni :

Gambar 7. Daftar alumni

Tombol Tambah

Tombol tambah digunakan untuk menambah data alumni. Selain

melalui tombol tambah untuk menambah data mahasiswa bisa melalui

menu import data alumni.

7

Form Pencarian

Form pencarian digunakan untuk menampilkan data dengan

kriteria tertentu. Berikut langkah-langkah menggunakan form pencarian :

1) Pilih kriteria. Kriteria bisa berdasarkan nama, program studi, tahun

angkatan, tahun lulus, kesesuaian pekerjaan, status pekerjaan

2) Setelah itu pilih tombol cari

3) Maka data akan tampil sesuai dengan kriteria yang dipilih

Tombol Cetak

Tombol cetak digunakan untuk mencetak Data Alumni. Data yang

dicetak bisa sesuai dengan kriteria yang dipilih. Berikut langkah-langkah

menggunakan fitur cetak data alumni :

1) Pilih kriteria. Kriteria bisa berdasarkan nama, program studi, tahun

angkatan, tahun lulus, kesesuaian pekerjaan, status pekerjaan

2) Setelah itu pilih tombol cari

3) Maka data akan tampil sesuai dengan kriteria yang dipilih

4) Kemudian pilih tombol Cetak

5) Setelah itu akan muncul konfirmasi cetak data alumni, kemudian

pilih salah satu : Open with atau Save File.

Gambar 8. Konfirmasi cetak data alumni

8

6) Jika pilih Open with maka data alumni akan muncul dalam aplikasi

microsoft word seperti tampilan berikut ini :

Gambar 9. Laporan data alumni dengan format *.doc

7) Jika pilih Save File maka data alumni akan disimpan di folder

download (atau folder lain sesuai dengan pengaturan download

pada browser). File disimpan dengan format *.doc.

Link Cetak

Link Cetak digunakan untuk mencetak kuisioner tracer study

alumni. Berikut langkah-langkah untuk mencetak kuisioner tracer study

alumni :

1) Pilih link cetak pada nama mahasiswa yang dipilih. Jika nama

mahasiswa tidak ada maka bisa dilakukan pencarian terlebih dahulu.

9

2) Setelah itu akan muncul konfirmasi cetak kuisioner tracer study alumni,

kemudian pilih salah satu : Open with atau Save File. Berikut tampilan

form konfirmasi :

Gambar 10. Konfirmasi cetak kuisioner

3) Jika pilih Open with maka kuisioner tracer study alumni akan muncul

dalam aplikasi microsoft word seperti tampilan berikut ini :

Gambar 11. Potongan hasil pengisian kuisioner dengan format *.doc

4) Jika pilih Save File maka data kuisioner tracer study alumni akan

disimpan di folder download (atau folder lain sesuai dengan

10

pengaturan download pada browser). File disimpan dengan format

*.doc.

b. Import Data Alumni

Menu Import Data Alumni digunakan untuk memasukkan data alumni

secara bersamaan dari file excel ke database sistem tracer study alumni. File excel

harus disimpan dengan format *.xls. Berikut ini format/ urutan File excel yang

digunakan untuk import data alumni :

Gambar 12. Format file excel untuk import data alumni

Berikut langkah-langkah untuk melakukan import data alumni :

1) Persiapkan data alumni yang ditulis pada excel dengan format/ urutan

seperti di atas. Kemudian simpan file tersebut dengan format *. xls

2) Buka menu import data alumni

3) Kemudian akan muncul form import data alumni seperti gambar berikut ini :

Gambar 13. Form import data alumni

4) Kemudian cari file excel melalui tombol Browse

5) Setelah itu pilih tombol Simpan. Maka data alumni akan masuk ke database

sistem tracer study alumni.

11

6) Untuk mengecek hasilnya bisa dilihat di Menu Admin >> Daftar Alumni

c. Akun

Menu Akun digunakan untuk mengelola data akun (pengguna dengan level

administrator) . fitur yang ada pada menu ini antara lain : lihat data administrator,

tambah data administrator, ubah data administrator, hapus data administrator.

d. Keluar

Menu Keluar digunakan untuk keluar dari sistem tracer study alumni.

Catatan : Untuk keamanan sistem maka maksimal login adalah 24 jam. Setelah itu

untuk mengakses sisem harus login kembali.

3. Tracer

Menu Tracer digunakan untuk menginputkan kuisioner tracer study alumni.

Catatan : kuisioner tracer study alumni bisa diisi oleh administrator dan alumni yang

bersangkutan.

Berikut langkah-langkah menggunakan menu Tracer :

1) Pilih nama mahasiswa terlebih dahulu melalui link detail yang terdapat di

Menu Admin >> Daftar Alumni. Jika data alumni belum dipilih maka akan

muncul peringatan seperti berikut ini :

Gambar 14. Peringatan jika data alumni belum dipilih

12

2) Jika data alumni sudah dipilih kemudian pilih salah satu form, misaalkan form

1.2 Kondisi Alumni. Berikut ini contoh tampilan form 1.2 : Kondisi Alumni :

Gambar 15. Contoh form kuisioner nomor 1 dan nomor 2

B. Level Alumni

Menu yang terdapat pada level alumni antara lain : Beranda, Menu Alumni, Form

Tracer. Berikut ini tampilan menu-menu yang terdapat pada level alumni :

Gambar 16. Menu yang terdapat di level alumni

Pada Menu Alumni terdapat sub menu antara lain : Data Tracer, Ubah Password,

Keluar. Berikut tampilan sub menu pada menu alumni :

Gambar 17. Sub menu pada menu alumni

13

Pada Menu Form Tracer terdata sub menu : Form 1.1 Identitas Alumni, Form 1.2

Kondisi Alumni, Form 2 Situasi Alumni di Dunia Kerja, Form 3 Permasalahan Pekerjaan,

Form 4 Pengaruh Proses Pembelajaran Terhadap Karir Kerja, Form 5 Kesesuaian

Kurikulum Saat Studi Lanjut, Form 6 Pengembangan Diri atau Soft Skill, Form 7 Opini dan

Saran. Berikut ini tampilan sub menu pada menu form tracer :

Gambar 18. Sub menu pada form tracer

1. Beranda

Jika berhasil login sebagai level alumni maka akan masuk pada halaman

utama level alumni. Berikut ini tampilan halaman utama level alumni :

Gambar 19. Halaman utama level alumni

14

2. Menu Alumni

a. Data Tracer

Menu Data Tracer digunakan untuk melihat form kuisioner meliputi Form

1.1 Identitas Alumni, Form 1.2 Kondisi Alumni, Form 2 Situasi Alumni di Dunia

Kerja, Form 3 Permasalahan Pekerjaan, Form 4 Pengaruh Proses Pembelajaran

Terhadap Karir Kerja, Form 5 Kesesuaian Kurikulum Saat Studi Lanjut, Form 6

Pengembangan Diri atau Soft Skill, Form 7 Opini dan Saran. Berikut ini tampilan

sub menu pada menu form tracer.

Form 1.1. : dentitas Alumni

Berikut ini adalah tampilan Form 1.1. : Identitas Alumni :

Gambar 20. Data tracer form 1.1

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 1.1.

Form 1.2 : Kondisi Alumni

Berikut ini tampilan Form 1.2 : Kondisi Alumni :

Gambar 21. Data tracer form 1.2

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 1.2.

15

Form 2 : Situasi Alumni di Dunia Kerja

Berikut ini tampilan Form 2 : Situasi Alumni di Dunia Kerja :

Gambar 22. Data tracer form 2

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 2.

16

Form 3 : Permasalahan Pekerjaan

Berikut ini tampilan Form 3 : Permasalahan Pekerjaan

Gambar 23. Data tracer form 3

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 3

17

Form 4 : Pengaruh Proses Pembelajaran Terhadap Karier Kerja

Berikut ini tampilan Form 4 : Pengaruh Proses Pembelajaran Terhadap Karier Kerja

Gambar 24. Data tracer form 4

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 4.

18

Form 5 : Kesesuaian Saat Studi Lanjut

Berikut ini tampilan Form 5 : Kesesuaian Saat Studi Lanjut :

Gambar 25. Data tracer form 5

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 5.

Form 6 : Pengembangan Diri atau Soft Skill

Berikut ini tampilan Form 6 : Pengembangan Diri atau Soft Skill :

Gambar 26. Data tracer form 6

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 6.

19

Form 7 : Opini dan Saran

Berikut ini tampilan Form 7 : Opini dan Saran :

Gambar 27. Data tracer form 7

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 7.

20

b. Ubah Password

Menu Ubah Password digunakan untuk mengubah password akun alumni

yang bersangkutan. Secara default uasename dan password diisi nim masing-

masing. Namun untuk kemanan data maka password perlu diubah. Berikut ini

langkah-langkah mengubah password :

1) Pilih Menu Admin >> Ubah Password

2) Masukkan password yang baru

3) Kemudian pilih tombol simpan

4) Selesai.

Gambah 28. Form ubah password

c. Keluar

Menu Keluar digunakan untuk keluar dari sistem tracer study alumni.

Catatan : Untuk keamanan sistem maka maksimal login adalah 24 jam. Setelah itu

harus untuk mengakses sisem haru login kembali.

3. Form Tracer

Form Tracer pada menu alumni ini digunakan untuk mengisi kuisioner tracer

study alumni. Form ini merupakan shortcut dari Menu Alumni >> Data Tracer.

Catatan : Untuk mengisi kuisioner tracer study alumni bisa melalui Menu Alumni >>

Data Tracer dan juga bisa melalui Form Tracer >> Pilih form yang akan diisi.