tinjauan manajemen -...

TINJAUAN MANAJEMEN

JURUSAN PEMANFAATAN SUMBERDAYA PERIKANAN DAN

KELAUTAN

FPIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2017

Visi Jurusan PSPK

Membawa PS PSP dan IK professional dalam pelayanan dan berjejaring dengan

lembaga lain untuk terus berkontribusi pada dunia perikanan dan kelautan nasional

dan regional.

Misi

1. Menyelenggarakan pelayanan terhadap pengguna dalam bidang penelitian,

pengajaran dan pengabdian secara procedural, bijak dan sungguh-sungguh

2. Menyelenggarakan komunikasi intensif kepada Lembaga asosiasi, perguruan

tinggi dan atau instansi lain untuk berjejaring dalam bidang Pendidikan,

penelitian dan pengabdian

Laporan Tinjauan Manajemen Jurusan PSPK Tahun 2017

Jurusan PSPK Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Jurusan Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan dan Kelautan

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Dr. Ir. Daduk Setyohadi, MP

5. Koordinator Penyusun : Oktiyas Muzaky Luthfi, ST., M.Sc

6. Anggota Penyusun : 1) Rarasrum Dyah Kasitowati, S.Kel, M.Sc, M.Si

7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2017

Malang, 13 November 2017

Pimpinan Unit Kerja,

Dr. Ir. Daduk Setyohadi, MP

NIP. 19630608 198703 1 003


ii Jurusan PSPK Universitas Brawijaya

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ..............................................................................................................i

I. PENDAHULUAN ................................................................................................................. 1

II. LINGKUP BAHASAN ........................................................................................................... 2

III. PELAKSANAAN .................................................................................................................. 3

IV. HASIL .................................................................................................................................. 4

1. Hasil Audit Internal ...................................................................................................... 4

2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................................... 5

3. Umpan Balik Pelanggan .............................................................................................. 5

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ....................................................................................... 11

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ........................................................... 16

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ..................................................... 18

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM...................................................................... 20

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM............................................................... 21

V. PENUTUP .......................................................................................................................... 23


Jurusan PSPK Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Jurusan Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan dan Kelautan (PSPK) didirikan pada 2

Oktober 2006 Jurusan Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan dan Kelautan merupakan jurusan ke

2 dari 3 jurusan di Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Brawijaya. Pembentukan

Jurusan PSPK ini berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik

Indonesia No. 226/D/O/2006. Dengan dibentuknya jurusan Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan

dan Kelautan (PSPK) maka Fakultas Perikanan dirubah namanya menjadi Fakultas Perikanan dan

Ilmu Kelautan.

Jurusan PSPK dibantu dengan UJM terus melakukan “pengawalan” kualitas dengan

mengacu kebijakan nasional system penjaminan mutu perguruan tinggi Indonesia (SPMI).

Manajemen representative dan UJM menerapkan PDCA (Plan Do Check Action). Plan, mengacu

kepada pembuatan dokumen mutu yang akan dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan

penjaminan mutu di PSPK. Do, mengimlementasikan dokumen mutu dalam kegiatan Tridharma

Perguruan Tinggi. Check, memonitoring apakah dokumen mutu telah dilaksanakan secara

konsisten atau belum, dan Action, memperbaiki dokumen mutu yang belum sesuai dengan

pelaksanaannya.


2 Jurusan PSPK Universitas Brawijaya

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Jurusan PSPK.

melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Borang keluhan pelanggan adalah menjadi acuan perbaikan serta masukan bagi manajemen.

Borang ini secara tertulis diterima oleh manajemen dari kotak saran dan kritik yang ditempel

di depan ruangan jurusan. Keluhan ini kemudian direspon pada borang umpan balik

pelanggan. Pengisian borang umpan balik ini didiskusikan dengan ketua, sekretaris dan UJM

untuk diklarifikasi dan diberi tindakan beserta statusnya. Setelah itu setiap akhir tahun

disimpulkan pada IKM.



III. PELAKSANAAN

Tinjauan manajemen dilaksanakan sebagai bagian dari rapat kerja yang

dilaksanakan satu tahun sekali dan pada tahun 2016 dilaksanakan pada bulan

September 2016. Pada rapat tersebut dibahas juga mengenai mengenai penyusunan

SKP dan penilian oleh atasan. Rapat pada bulan Februari 2017 adalah focus pada

program kerja WD1 dan Jurusan dan berbagai program kerja yang harus dituntaskan.

Tinjauan Manajemen 2017 dilaksanakan pada tanggal 3 November 2017 bertempat di

Ruang Sidang Gedung B FPIK UB (Gambar 1). Rangkaian acara terdiri dari

pembahasan evaluasi pencapaian program kerja FPIK UB sampai November 2017,

tindak lanjut audit internal mutu, tindak lanjut e-complain dan perbaikan tinjuan

manjemen yang diperlukan untuk meningkatkan mutu FPIK UB.



IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Jurusan PSPK tahun 2016 berikut ini disajikan sesuai

urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).

1. Hasil Audit Internal

Jurusan Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan dan Kelautan (PSPK) memiliki dua

program studi dibawahnya yaitu Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan dan Ilmu

Kelautan. Tahun 2016 kegiatan audit internal mutu yang dilakukan oleh Pusat Jaminan

Mutu UB tidak mengaudit Jurusan PSPK tetapi hanya mengaudit unit kerja program studi,

laboratorium dan fakultas. Tahun 2016 telah dilaksanakan audit internal UKPA siklus 15

pada program studi PSP dan IK.

1. Program Studi PSP

Kegiatan Audit Internal Mutu (AIM) siklus 15 tahun 2016 pada program studi

PSP dilaksanakan pada 30 November 2016 dengan Ketua auditor adalah

Sukoso, Prof. Ir., M.Sc., Ph.D. dan anggota auditor adalah Syarifah Hikmah

J.S., S.Pi., M.Sc. kegiatan tersebut dilaksanakan di Ruang Program Studi PSP

Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan. Lingkup audit internal adalah temuan

kategori lama dan juga baru. Bidang yang diaudit meliputi Standar kompetensi,

Standar isi pembelajaran, Standar proses, standar pengelolaan dan evaluasi

tinjauan manajemen. Terdapat 26 temuan pada AIM siklus 15 dengan 12

temuan yang masih dengan status open. Hasil AIM siklus 15 tahun 2016

Program studi S1 PSP dapat dilhaat pada lampiran 1.

2. Program Studi IK

Kegiatan Audit Internal Mutu (AIM) siklus 15 tahun 2016 pada program studi

IK dilaksanakan pada 2 Desember 2016 dengan Ketua auditor adalah Dr. Ir.

Muhhamad Firdaus, MP dan anggota auditor adalah Wahyu Handayani, S.Pi,

MP, M.BA kegiatan tersebut dilaksanakan di Ruang Program Studi IK Fakultas

Perikanan dan Ilmu Kelautan. Lingkup audit internal adalah temuan kategori

lama dan juga baru. Bidang yang diaudit meliputi Standar kompetensi, Standar

isi pembelajaran, Standar proses, standar pengelolaan dan evaluasi tinjauan

manajemen. Terdapat 64 temuan pada AIM siklus 15 dengan 21 temuan yang

masih dengan status open. Hasil AIM siklus 15 tahun 2016 Program studi S1

IK dapat dilhaat pada lampiran 2.



2. Hasil Audit Eksternal

Tidak ada

3. Umpan Balik Pelanggan

Umpan balik di jurusan PSPK diperoleh dari dua jenis masukan yaitu evaluasi

kepuasan dan keluhan. Evaluasi kepuasaan pelanggan di jurusan PSPK dilakukan setiap

tahun dan menghasilkan dokumen Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang mengacu

pada Kepmenpan No 25 tahun 2004.

Upaya peningkatan kualitas pelayanan publik, sesuai dengan Undang-undang

Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2000 tentang Program Pembangunan Nasional

(PROPENAS) dapat dilakukan salah satunya dengan penyususnan Indeks Kepuasan

Masyarakat (IKM) sebagai tolok ukur untuk menilai tingkat kualitas pelayanan.

Penetapan nilai kepuasan terhadap layanan dilakukan terhadap seluruh unit kerja di

bawah jurusan Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan dan Kelautan (PSPK) yaitu Jurusan

PSPK, Program Studi Ilmu Kelautan dan Program Studi Pemanfaatan Sumberdaya

Perikanan. Terdapat 11 unsur pelayanan yang dinilai dalam penentuan niai IKM yait

sebagai berikut :

Tabel 1. Unsur Pelayanan IKM

No Unsur Pelayanan

1 Kemudahan Prosedur pelayanan di unit ini

2 Kesesuaian persyaratan dengan kejelasan petugas jenis pelayanannya

3 Kedisiplinan tenaga kependidikan dalam memberikan pelayanan

4 Tanggungjawab tenaga kependidikan dalam keadilan memberikan pelayanan

5 Kemampuan tenaga kependidikan dalam memberikan pelayanan

6 Kecepatan pelayanan di unit ini

7 Kesopanan dan keramahan tenaga kependidikan dalam memberikan layanan



8 Kesesuaian antara biaya yang dibayarkan dengan biaya yang ditetapkan Jika

ada

9 Ketepatan pelaksanaan terhadap jadwal waktu pelayanan

10 Kenyamanan di unit pelayanan ini

11 Kecukupan sarana dan prasarana

Mutu pelayanan dinilai berdasarkan hasil nilai IKM sesuai dengan yang telah ditetapkan

dalam Kepmenpan No 25 tahun 2004 sebagai berikut :

Tabel 2. Niai Persepsi, Interval IKM, Interval Konversi IKM, Mutu Pelayanan dan Kinerja Unit Pelayanan

A. Jurusan Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan dan Ilmu Kelautan (PSPK)




Keterangan :

- U1 s/d U11 : Unsur pelayanan - NRR : nilai rata-rata - IKM : Indeks Kepuasan Masyarakat

(Sumber : Modifikasi Kepmenpan No 25 tahun 2004 tentang pedoman umum penyusunan

indeks kepuasan masyarakat unit pelayanan instansi pemerintah)

Berdasarkan hasil evaluasi terhadap 75 responden dari Jurusan PSPK (35 orang

mahasiswa Prodi PSP, 35 orang mahasiswa Prodi IK dan 5 orang Dosen PSPK ) maka

didapatkan nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap Jurusan PSPK adalah

66.12. berdasarkan nilai tersebut kinerja unit pelayanan jurusan PSPK adalah BAIK.

UNIT PELAYANAN

ALAMAT

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9 U10 U11

TIDAK PUAS 5 2 1 0 0 6 5 8 1 7 10

KURANG PUAS 52 50 34 44 24 66 36 62 50 52 50

PUAS 111 120 111 123 144 87 117 75 123 96 96

SANGAT PUAS 28 32 40 48 60 28 52 44 32 40 32

Jumlah nilai per unsur 196 204 186 215 228 187 210 189 206 195 188

NRR per unsur 2.6 2.7 2.5 2.9 3.04 2.5 2.8 2.5 2.7 2.6 2.5

NRR tertimbang per unsur 0.235 0.24 0.22 0.26 0.27 0.22 0.25 0.23 0.25 0.23 0.23

IKM unit pelayanan

KATEGORI

INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT PER UNSUR PELAYANAN

NILAI UNSUR PELAYANAN

66.12

Jurusan Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan dan Kelautan

Jalan Veteran Malang, 65145 Jawa Timur

No Telp/fax :



B. Program Studi Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan (PSP)


Keterangan :


(Sumber : Modifikasi Kepmenpan No 25 tahun 2004 tentang pedoman umum penyusunan indeks

kepuasan masyarakat unit pelayanan instansi pemerintah)

Berdasarkan hasil evaluasi terhadap 70 orang responden dari Mahasiswa PSP

maka didapatkan nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap program studi PSP

adalah 66.12. berdasarkan nilai tersebut kinerja unit pelayanan program studi PSP

adalah BAIK.

UNIT PELAYANAN

ALAMAT

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9 U10 U11

TIDAK PUAS 3 1 1 1 1 1 6 6 0 1 7

KURANG PUAS 54 34 46 36 20 78 16 56 76 46 64

PUAS 108 147 126 138 153 69 153 72 78 120 75

SANGAT PUAS 16 12 16 20 32 28 20 48 24 24 24


NRR per unsur 2.6 2.8 2.7 2.8 2.9 2.5 2.8 2.6 2.5 2.7 2.4


IKM unit pelayanan 66.12


Program Studi Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan


No Telp/fax :

KATEGORINILAI UNSUR PELAYANAN



A. Program Studi Ilmu Kelautan (IK)

Tabel 5 Niai Persepsi, Interval IKM, Interval Konversi IKM, Mutu Pelayanan dan Kinerja Unit Pelayanan

Keterangan :


(Sumber : Modifikasi Kepmenpan No 25 tahun 2004 tentang pedoman umum penyusunan indeks

kepuasan masyarakat unit pelayanan instansi pemerintah)

Berdasarkan hasil evaluasi terhadap 75 responden (70 orang mahasiswa IK dan

5 orang dosen IK) maka didapatkan nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap

program studi IK adalah 65.28. berdasarkan nilai tersebut kinerja unit pelayanan

program studi IK adalah BAIK.

UNIT PELAYANAN

ALAMAT

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9 U10 U11

TIDAK PUAS 3 1 2 0 0 12 1 9 5 7 17

KURANG PUAS 58 60 56 46 22 56 60 52 74 42 46

PUAS 105 114 117 141 144 87 102 63 72 105 69

SANGAT PUAS 32 24 24 20 64 24 40 68 36 48 48


NRR per unsur 2.6 2.7 2.7 2.8 3.1 2.4 2.7 2.6 2.5 2.7 2.4


IKM unit pelayanan 65.28


Program Studi Ilmu Kelautan


No Telp/fax :

KATEGORINILAI UNSUR PELAYANAN



Jurusan PSPK memiliki mekanisme penanganan keluhan pelanggan yang dikelola

langsung oleh UJM PSPK. Keluhan pelanggan dilingkup PSPK meliputi unitk kerja Jurusan

PSPK, Program studi PSP dan Ilmu kelautan. Pelanggan baik mahasiswa maupun dosen

menyampaikan keluhan tertulis dengan mengisi form keluhan yang terdapat pada

masing-masing dropbox yang ada di masing-masing unit kerja. UJM akan merekap

keuhan tersebut dan menyampaikannya ke ketua Jurusan PSPK untuk kemudian

ditindaklanjuti.

Berikut adalah daftar keluhan pelanggan yang telah masuk di jurusan PSPK dan

telah ditindaklanjuti :

Tabel 6. Daftar keluhan pelanggan

No.

Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan

yang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau

rencana)

Status

Akhir

1. Prasarana toilet rusak di kamar mandi dosen perempuan Lt 5, wc tidak dapat di flush, becek dan kotor

Pemeliharaan sarana prasarana dilakukan oleh bag Tata usaha dibawah kendali Wadek 2. Keluhan telah disampaikan ke KTU dengan tembusan Wadek 2

CLOSED

2. PKM Proses ujian magang dilakukan di rumah dosen

Telah dilakukan klarifikasi dan himbauan terhadap dosen yang bersangkutan untuk melakukan ujian PKM resmi di kampus

CLOSED

3. Skripsi Terhambatnya proses pembimbingan skripsi dengan Pembimbing 1

Telah dilakukan klarifikasi dan pencarian akar permasalahan yang menyebabkan terhambatnya proses pembimbingan skripsi, dan telah dilakukan pengajuan penggantian dosen pembimbing 1

CLOSED

4. Prasarana Fasilitas ruang kuliah mnimal terdiri dari : 1. kelengkapan dan kenyamanan tempat duduk dan alas menulis; 2. LCD dan screen; 3. whiteboard; 4. boardmaker; 5. audio; 6.

Keluhan telah disampaikan ke KTU dengan tembusan Wadek 2

CLOSED



kebersihan kelas. Fasilitas Nomer 3 (whiteboard) yang ada di ruang kelas kurang representative karen tidak bersih.

5. Rencana bebas Skripsi bagi peserta PIMNAS PKM FPIK

Pada PIMNAS 30 tahun 2017 di Makasar, salah satu kelompok mahasiswa memperoleh medali perunggu pada kategori PKM-E. ketika tim PKM-FPIK tsb diperkenalkan pada pembukaan ORDIK-MABA 2017, terdapat pernyataan dari dekan serta kep. Rektor terkait dengan kelompok yang mencapai PIMNAS. Apakah sudah ada solusi bagi kelompok PKM yang mencapai PIMNAS dan meraih salah sat predikat medai, terkait dengan skripsi atau tugas akhir mereka?

Keluhan telah disampaikan ke KTU dengan tembusan Wadek 1

CLOSED

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Evaluasi Program Kerja tahun 2017 didasarkan pada analisis pencapaian

pogram kerja FPIK UB. Program kerja FPIK UB tahun 2017 didasarkan pada target

kinerja FPIK yang diturunkan dari target kinerja UB. Dikarenakan target kinerja UB

diturunkan dari Kontrak Kinerja UB dengan Kemenristed DIKTI dan UB – BLU, maka

Program Kerja FPIK UB 2017 diturunkan berdasarkan dua kontrak kinerja UB ini.

Program kerja ini disajikan pada Tabel 7 berikut ini:

Tabel 7 Program Kerja FPIK UB tahun 2017.

No. Program Kerja Satuan Target

A KONTRAK TURUNAN DARI KONTRAK UB-KEMENRISTEK DIKTI

I Program Akademik

I.1 Mahasiswa

1 Program peningkatan Mahasiswa yang Berwirausaha Mahasiswa 17

2 Peningkatan Jumlah Lulusan Bersertifikat Kompetensi % 90%



3 Peningkatan jumlah Lulusan yang Langsung Bekerja % 10%

4 Peningkatan jumlah Mahasiswa Peraih Juara I Kompetisi Tingkat Internasional

Mahasiswa 2

I.2 Kapasitas SDM

1 Peningkatan jumlah Dosen Berkualifikasi S3 Dosen 55

2 Peningkatan jumlah Dosen Bergelar Guru Besar Dosen 8

3 Peningkatan jumlah Dosen dan Tendik yang Meningkat Kompetensinya

Orang 18

I.3 Proses Belajar dan Mengajar

1 Pengadaan Kelas dengan Fasilitas Teknologi Pembelajaran Maju

Kelas 1

2 Pengadaan Dosen Asing Dosen 1

II Program Peningkatan reputasi dan mutu di level

nasional

1 Kerjasama Nasional, Lembaga Pemerintah/Swasta, Dunia Usaha/Pendidikan

MoU 15

2 Peningkatan jumlah HKI yang didaftarkan Buah 1

3 Peningkatan jumlah Komersialisasi Produk Inovasi, Penelitian dan Paten

Paten 1

III Program Peningkatan reputasi dan mutu di level

Internasional

1 Peningkatan jumlah Dosen Terlibat dalam Joint Supervision dengan Institusi Luar Negeri

Dosen 1

2 Pengadaan Mahasiswa Asing Baru Mahasiswa 3

3 Student Exchange Inbound Mahasiswa 3

4 Student Exchange Outbound Mahasiswa 3

5 Jumlah Prodi Terakreditasi Internasional Prodi 1

6 Jumlah Kerjasama Internasional MoU 1

7 Peningkatan jumlah Publikasi Internasional Artikel Jurnal 17

B KONTRAK TURUNAN DARI KONTRAK UB-BLU

I Program Akademik

I.1 Mahasiswa

1 Prestasi Mahasiswa Kejuaraan 5

2 Waktu tunggu rata-rata Bulan 4,5



I.2 Kapasitas SDM

1 Produktifitas Hak Kekayaan Intelektual Buah 1

I.3 Proses Belajar dan Mengajar

1 Rasio Arfimasi % 10%

II Program Peningkatan reputasi dan mutu di level

nasional

1 Pengabdian Masyarakat Judul 3

III Program Peningkatan reputasi dan mutu di level

Internasional

1 Produktifitas Publikasi Internasional Judul 17

Hasil evaluasi kinerja dibuat berdasarkan program kerja Fakultas Perikanan dan

Ilmu Kelautan UB yang dilaksanakan pada tahun 2017. Program kerja yang ada dibagi

menjadi 3 kelompok besar yang terdiri dari 1) Program Kerja Terkait Proses Akademik,

2) Program Kerja Peningkatan Reputasi dan Mutu di Level Nasional, dan 3) Program

Kerja Peningkatan Reputasi dan Mutu di Level Internasional. Program – program kerja

ini meliputi kegiatan peningkatan kualitas pendidikan, SDM, penelitian dan pengabdian,

kemahasiswaan serta sarana dan prasarana. Rangkaian program kerja ini dijadikan

sebagai poin – poin Sasaran Mutu FPIK UB dalam tahun 2017. Ketercapaian poin – poin

sasaran mutu ini menjadi indikator kinerja FPIK UB di tahun 2017. Analisis ketercapaian

indikator - indikator tertuang dalam Nilai Capaian dan Target Kinerja FPIK UB Tahun

2017 sebagaimana disajikan pada Tabel 8.

Tabel 8. Sasaran mutu FPIK 2017 dan Tingkat Ketercapaiannya

No Indikator SATUAN Target Capaian Prosentase

Capaian

A Kontrak Turunan Dari Kontrak UB-Kemenristek Dikti

1 Jumlah Dosen Berkualifikasi S3

Dosen 55 55 100 %

2 Jumlah Dosen Bergelar Guru Besar

Dosen 8 8 100 %

3 Jumlah Dosen Asing Dosen 1 - -

4

Jumlah Dosen Terlibat dalam Joint Supervision dengan Institusi Luar Negeri

Dosen 1 2 200 %

5 Jumlah Dosen dan Tendik yang Meningkat Kompetensinya

Orang 18 20 111 %



6 Jumlah Mahasiswa Asing Baru

Mahasiswa 3 - -

7 Jumlah Student Exchange Inbound

Mahasiswa 3 - -

8 Jumlah Student Exchange Outbound

Mahasiswa 3 3 100 %

9 Jumlah Kelas dengan Fasilitas Teknologi Pembelajaran Maju

Kelas 1 - -

10 Jumlah Prodi Terakreditasi Internasional

Prodi 1 - -

11

Jumlah Kerjasama Nasional, Lembaga Pemerintah/Swasta, Dunia Usaha/Pendidikan

MoU 15 12 80 %

12 Jumlah Kerjasama Internasional

MoU 1 4 400 %

13 Jumlah Mahasiswa yang Berwirausaha

Mahasiswa 17 36 212 %

14 Persentase Jumlah Lulusan Bersertifikat Kompetensi

% 90% 100 % 100 %

15 Persentase Lulusan yang Langsung Bekerja

% 10% 22,7 % 227 %

16 Jumlah Mahasiswa Peraih Juara I Kompetisi Tingkat Internasional

Mahasiswa 2 7 350%

17 Jumlah Publikasi Internasional

Artikel Jurnal 17 34 200 %

18 Jumlah HKI yang didaftarkan

Buah 1 1 100 %

19 Jumlah Komersialisasi Produk Inovasi, Penelitian dan Paten

Paten 1 1 100 %

B Kontrak Turunan Dari Kontrak UB-BLU

1 Rasio Arfimasi % 10% 30 % 300 %

2 Prestasi Mahasiswa Kejuaraan 5 13 260 %

3 Waktu tunggu rata-rata Bulan 4,5 4,5 100 %

4 Produktifitas Publikasi Internasional

Judul 17 34 200 %

5 Pengabdian Masyarakat Judul 3 21 700 %

6 Produktifitas Hak Kekayaan Intelektual

Buah 1 2 200 %

Dari Tabel 9 dapat diketahui kalau sasaran mutu yang tidak tercapai sampai

November 2017 dan berkemungkinan besar tidak tercapai dalam tahun 2017 ini adalah

sebagaimana berikut ini:

- Jumlah dosen asing

- Jumlah mahasiswa asing



- Jumlah Student Exchange Inbound

- Jumlah Kelas dengan Fasilitas Teknologi Pembelajaran Maju

- Jumlah Prodi Terakreditasi Internasional

Sedangkan sasaran mutu yang belum penuh tercapai sampai November 2017 adalah

Jumlah Kerjasama Nasional, Lembaga Pemerintah/Swasta, Dunia Usaha/Pendidikan

(tercapai 80 %).

Ketidaktercapaian pada sasaran mutu FPIK di tahun 2017 terkait erat dengan

program di tingkat internasional sedangkan sasaran mutu yang belum 100 % tercapai

terkait erat dengan kerjasama dengan pihak eksternal. Ketidaktercapaian sasaran –

sasaran mutu ini mengindikasikan kuat kalau optimalisasi potensi kerjasama dengan

pihak luar baik di level internasional dan nasional adalah masalah yang harus

mendapatkan perhatian utama oleh FPIK UB di masa mendatang. Secara lebih detail

penyebab ketidaktercapaian sasaran – sasaran mutu ini disajikan dalam Tabel 6 berikut

ini:

Tabel 9. Analisis penyebab ketidaktercapaian sasaran mutu FPIK UB di tahun 2017

No. Sasaran Mutu Penyebab

1 Jumlah dosen asing Calon dosen asing yang bersedian untuk menjadi dosen

tamu di FPIK UB di tahun 2017 sebenarnya sudah ada.

Berdasarkan kerjasama dengan Ritsumeikan

University, universitas di Jepang ini bersedia

mengirimkan dosen mudanya untuk menjadi dosen

tamu di FPIK UB. Kendala utama yang dihadapi adalah

pengaturan jadwal menyesuaikan dengan jadwal

akademik di Jepang dan Indonesia, dan ketersediaan

dana untuk mengundang mereka.

2 Jumlah mahasiswa

asing

Kendala utama yang diindikasikan menjadi penyebab

utama tidak adanya mahasiswa baru asing di FPIK UB

adalah promosi yang sangat kurang, dan kepastian visa

sebagai internasional student yang belum jelas di

Indonesia.

3 Jumlah Student

Exchange Inbound

Di tahun 2017 FPIK UB sudah menginisiasi kerjasama

student exchange program melalui jaringan ASEAN

FEN plus. Kesepakatan untuk bertukar student sudah

dilakukan. Kendala utama adalah pengaturan waktu

dan dukungan pendanaan dari internal UB maupun

FPIK UB.

4 Jumlah Kelas dengan

Fasilitas Teknologi

Pembelajaran Maju

Perencanaan kelas dengan fasilitas teknologi maju

sudah dilakukan oleh FPIK UB. Meminta bantuan

tenaga ahli dari TIK UB juga sudah dilakukan. Detail



No. Sasaran Mutu Penyebab

perencanaan kelas juga sudah didapatkan.

Ketersediaan dana terutama karena FPIK UB sedang

membangun Laboratorium baru membuat pengadaan

kelas ini harus ditunda terlebih dahulu.

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Tindakan koreksi dan pencegahan yang dibahas pada tinjauan manajemen ini

hanya difokuskan pada item yang bersifat mayor dan berulang diantaranya :

Tabel 10. Borang koreksi dan pencegahan

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

A. Keluhan

1 Praktikum masih berbayar (fak)

Merevisi mekanisme praktikum

open Membuat aturan tertulis untuk pelaksanaan praktikum

2 Input nilai di SIAM terlambat

Sosialisasi tanggal penting untuk terkait akademik kepada seluruh dosen

closed Membuat mekanisme pengingat kepada seluruh dosen melalui himbauan

3 Jadwal Kuliah tidak teratur

Menindaklanjuti dengan himbauan kepada dosen

closed Membuat mekanisme pengingat kepada seluruh dosen

B. Evaluasi Kepuasan

Hasil IKM meningkat dari tahun sebelumnya

Meningkatkan terus layanan kepada pelanggan FPIK

closed

C. Hasil Audit

Jumlah publikasi, karya tulis, kerjasama

Membuat mekanisme pengumpulan data

open Membuat SOP pengumpulan data terkait

Jumlah dosen asing

Melakukan pengaturan jadwal akademik lebih awal sehingga terjadi

open Membuat SOP tentang rekruitmen dosen asing




Tindakan Pencegahan

kesesuaian jadwal dengan kalender akademik universitas luar

Jumlah mahasiswa asing

Melakukan promosi open Membuat rencana jadwal promosi dan ketersediaan biayanya

Jumlah Student Exchange Inbound

Ikut serta dalam program networking ASEAN FEN

closed Mengalokasikan dana untuk kegiatan tersebut

Jumlah Kelas dengan Fasilitas Teknologi Pembelajaran Maju

Membuat perencanaan konsep kelas berteknologi

open Memasukkan kegiatan ini pada program kerja tahun depan

D. Evaluasi Program Kerja

1 Pengadaan Dosen Asing

Penjadwalan waktu kuliah, pemendekan waktu tinggal dosen asing dan memprogramkan program ini ke dalam program Three in one UB

Open Meningkatkan komunikasi dan kordinasi dengan patner di luar negeri

2 Pengadaan Mahasiswa Asing Baru

Meningkatkan promosi FPIK UB terutama program pasca sarjana

Open Menyiapkan bahan promosi seperti Buku Panduan Akademik dalam versi dua bahasa (Indonesia dan Inggris)

3 Program Student Exchange Inbound

Menawarkan program inbound ke mitra di luar negeri

Open Menyiapkan dukungan pendanaan dan program khusus untuk inbound program

4 Pengadaan Kelas dengan Fasilitas Teknologi Pembelajaran Maju

Kordinasi terkait perencanaan sudah dilakukan dan akan dilakukan di tahun 2018

Open Perencanaan melibatkan tenaga ahli dan mengalokasikan anggaran di tahun 2018




Tindakan Pencegahan

E. Evaluasi Sasaran Mutu

1 Jumlah Dosen Asing

Menjadikan keberadaan Dosen Asing sebagai salah satu indikator utama program

Open Mendorong dosen FPIK UB untuk mengundang mitranya untuk menjadi dosen tamu

2 Jumlah Mahasiswa Asing Baru

Meningkatkan program promosi pasca sarjana FPIK UB

Open Mempromosikan pasca sarjana FPIK UB di forum ASEAN FEN dan Alumni di Timor Leste

3 Jumlah Student Exchange Inbound

Merencanakan program student exchange inbound

Open Meminta mitra di luar negeri untuk mengirimkan mahasiswa ke FPIK UB

4 Jumlah Kelas dengan Fasilitas Teknologi Pembelajaran Maju

Meneruskan rencana pengadaaan kelas dengan Fasilitas Teknologi Pembelajaran Maju

Open Menggangarkan pengadaan kelas di tahun anggaran 2018

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Tabel 11. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen

No.

Rekomendasi Tinjauan

Manajemen Sebelumnya

Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

1. Fasilitas laboratorium, luasan ruangan dan alat alat laboratorium kurang dibandingkan dengan

Sarana prasarana

Pengurangan jumlah kuota mahasiswa baru yang diterima, pengadaan alat alat laboratorium, serta penambahan

Seringkali usulan pengadaan alat alat laboratorium ke Universitas tidak sesuai antara alat yang

Akan dioptimalkan tentang pengadaan alat laboratorium sesuai kebutuhan dan ruang



No.




dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

jumlah mahasiswa

ruang laboratorium setelah gedung baru seluruh nya opresionalisasi

terealisasi dengan yang diusulkan

laboratorium ditambah

2. Jumlah mahasiswa banyak tidak sesuai rasio

PBM Pengurangan jumlah kuota mahasiswa baru yang diterima

Jumlah mahasiswa kaitannya dengan anggaran operasional fakultas, akan diupayakan ada keseuaian.

Sudah dilakukan penurunan jumlah kuota

3. Jumlah guru besar dan doktor kurang

SDM Peningkatan jumlah doktor dengan motivasi dosen untuk tugas belajar Memotivasi dosen yang sudah doktor untuk memperoleh gelar guru besar melalui program percepatan menuju guru besar

Masalah tersebut kembali ke motivasi personal dari masing2 dosen

Dosen yang bergelar magister secara berkala akan dikirim tugas belajar Untuk program percepatan guru besar akan dilakukan upaya monitoring dan pendampingan

4. Jumlah publikasi kurang

SDM Memotivasi dosen untuk menulis jurnal ilmiah nasional terakreditasi dan internasional terindeks scoppus

Masalah tersebut kembali ke motivasi personal dari masing2 dosen

UB memberikan insentif bagi dosen yang publikasinya berhasil dimuat pada jurnal terindek scoppus, dan



No.




dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

penulisan dan pendampingan jurnal internasional dan didanai melalui program PHKI

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM Dalam rangka meningkatkan kualitas terkait Standar Mutu Manajemen di

FPIK UB, beberapa perubahan dilakukan di tahun 2017. Terutama terkait dengan

proses kegiatan akademik. Perubahan – perubahan tersebut antara lain adalah:

- Pendampingan mahasiswa semester akhir yang terancam DO.

Pendampingan ini dilakukan dengan melakukan evaluasi akademik

secara detail terhadap mahasiswa semester 13 kemudian mengundang

orang tua mahasiswa untuk bersama-sama melakukan pendampingan

melekat kepada mahasiswa.

- Perbaikan Sistem Pembimbingan Skripsi. Dosen pembimbing

dimungkinkan untuk dilakukan mandiri. Membatasi waktu skripsi menjadi

maksimal 2 semester dan apabila belum selesai maka Kaprodi diberi hak

untuk mengevaluasi dan mengambil tindakan untuk membantu proses

penyelesaina skripsi. Selain itu memberi kesempatan untuk dosen muda

untuk berlatih membimbing skripsi sebagai upaya untuk menambah SDM

yang terlibat dalam proses skripsi sekaligus menjadi langkah membantu

setiap dosen muda untuk mengembangkan karir dan track record

penelitian.

- Keringanan UKT untuk mahasiswa mulai semester 9. Memberikan

keringanan UKT untuk mahasiswa semester 9 dengan tetap

mempertimbangkan kondisi keuangan FPIK UB dan motivasi mahasiswa

untuk segera menyelesaikan kuliahnya.

- Penguatan UPT – UPT sebagai fasilitas penunjang perkuliahan dan

penelitian. Memperbaiki fasilitas UPT di lingkup FPIK UB dengan bantuan



dana Rektorat dan internal FPIK UB. Membangun laboratorium baru

untuk mendukung kegiatan belajar mengajar.

- Pengalokasian dana penelitian dan pengabdian untuk semua dosen di

FPIK UB. Setiap dosen diberikan dana penelitian/pengabdian untuk

meningkatkan kegiatan penelitian/pengabdian yang dilakukan oleh dosen

FPIK UB

- Pembentukan research group baru sesuai dengan kompetensi dosen.

Membentuk research group baru sesuai dengan pengajuan yang

diajukan oleh dosen berdasarkan kompentensi keilmuannya

- Penataan sumberdaya dan sistem dalam pelayanan akademik seperti

mengadakan FGD Pelayanan Akademik melibatkan seluruh staf terkait

pelayanan akademik, Penambahan staf untuk pelayanan kelas,

Penambahan staf pengemudi untuk mempermudah kegiatan FPIK UB,

penambahanan staf di sekretariat pimpinan.

- Mengadakan crisis center untuk melayani proses remunerasi dosen

sehingga memudahkan dan memotivasi dosen untuk terlibat aktif dalam

pencapaian indikator kinerja atau standar mutu.

- Pengaturan honorarium koreksi dan pembuatan soal untuk membantu

dosen menyelesaikan proses penilaian dan pemasukan nilai mahasiswa

- Pengoptimalan Sistem Informasi di lingkungan UB untuk mendukung

proses civitas akademika FPIK UB. Melakukan penataan user sistem

informasi, mengadakan pendampingan teknis untuk menggunakan

layanan sistem informasi baik untuk dosen maupun mahasiswa.

Perbaikan sistem jaringan informasi di FPIK UB. Hal ini dilakukan dengan

penambahan akses dan kualitas jaringan informasi di lingkup FPIK UB.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Terkait kondisi eksternal, hal yang dirasakan paling kurang dalam

pencapaian standar mutu manajemen di lingkup FPIK UB adalah optimalisasi

jaringan dan mitra untuk mendukung program internasionalisasi FPIK UB. Untuk

memperbaiki mutu FPIK UB di masa yang akan datang, maka program –

program terkait internasionalisasi sebaiknya direncanakan secara lebih detail

terutama terkait dukungan anggaran dan waktu pelaksanaan.



Untuk kondisi internal, masalah utama yang dihadapi di FPIK UB terkait

mutu manajemen adalah kordinasi antar bagian. Untuk mengatasi hal ini yang

sebaiknya dilakukan adalah penataan SDM sesuai kompetensi dan Penegasan

TUPOKSI berdasarkan SOTK UB yang baru. Penataan struktur organisasi

berdasarkan SOTK dirasakan menjadi hal yang mendesak untuk dilakukan. Hal

ini disebabkan karena banyak rencana program yang sudah disusun tidak dapat

berjalan karena lemahnya sistem kordinasi terutama terkait dukungan

pendanaan dan kejelasan TUPOKSI. Hal khusus terkait struktur organisasi yang

harus diperjelas adalah keberadaan Jurusan Ilmu Perikanan dan Kelautan yang

membawahi Program Pasca Sarjana.

Khusus untuk SDM dan pengembangan keilmuan, FPIK UB perlu

melakukan perbaikan fasilitas laboratorium terutama yang mendukung

laboratorium menjadi sarana penunjang proses belajar mengajar. Penataan

Laboratorium sebagai Laboratorium Pembelajaran juga harus disertai dengan

penataan dosen berdasarkan bidang keilmuan yang terkordinasi dengan

laboratorium.



V. PENUTUP

Tinjauan manajemen jurusan PSPK Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

Universitas Brawijaya 2017 meliputi tindak lanjut dan evaluasi audit internal, umpan

balik, evaluasi program kerja dan sasaran mutu sehingga diharapkan mampu

menjalankan prinsip PDCA. Terima kasih diucapkan kepada pihak dekanat, Kajur, KPS,

UJM, BPP dan PSIK atas kontribusinya dalam menjalankan standar mutu.

tinjauan manajemen -...

Documents