tinjauan manajemen periode 2 tahun 2018 - … filemengembangkan penelitian tentang perilaku dan...

TINJAUAN MANAJEMEN

PERIODE 2 TAHUN 2018

Jurusan Psikologi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Brawijaya

2018

Visi

Menjadi salah satu Program Studi Psikologi yang diakui di Asia pada tahun 2030

melalui Tridarma Perguruan Tinggi yang berfokus pada kajian psikologis dalam

konteks sosial-masyarakat dengan tetap menjunjung tinggi nilai integritas moral dan

profesionalisme.

Misi

1. Menghasilkan lulusan Psikologi yang bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa,

mampu melakukan kajian psikologis terhadap fenomena sosial-masyarakat,

serta berkemampuan entrepreneur.

2. Mengembangkan sistem pembelajaran yang berorientasi pada sosial-

masyarakat.

3. Mengembangkan penelitian tentang perilaku dan proses mental manusia dalam

konteks sosial-masyarakat.

4. Memberdayakan civitas academica untuk mengaplikasikan kompetensi

Psikologi pada masyarakat.

5. Meningkatkan peran serta civitas academica pada berbagai tataran keilmuan

maupun aplikasi praktis Psikologi di tingkat Asia.

Laporan Tinjauan Manajemen Jurusan Psikologi Universitas Brawijaya 2017

Jurusan Psikologi Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Jurusan Psikologi

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi., Ph.D.

5. Koordinator Penyusun : Ika Herani, S.Psi., M.Si.

6. Anggota Penyusun : 1) Dr. Ika Widyarini, MLHR

2) Dian Putri Permatasari, S.Psi., M.Si

3) Unita Werdi Rahajeng, S.Psi., M.Psi.

4) Selly Dian Widyasari, S.Psi., M.Psi

5) Sukma Nurmala, S.Psi., M.Si

6) M Afif Aldan, S.Psi.,MSi

7) Ziadatul Hikmiah, S.Psi.,MSc.

8) Nurul Qomariyah, S.Psi. 9) Dony Prabowo, S.T.

7. Periode : Januari s/d Agustus Th. 2018

Malang, 28 September 2018

Ketua Jurusan Psikologi

Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi, Ph.D.

NIP. 19760823 200812 2 002

Laporan Tinjauan Manajemen Jurusan Psikologi 2017

ii Jurusan Psikologi Universitas Brawijaya

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................... i

I. PENDAHULUAN ................................................................................................... 3

II. LINGKUP BAHASAN ............................................................................................. 4

III. PELAKSANAAN .................................................................................................... 4

IV. HASIL .................................................................................................................... 6

1. Hasil Audit Internal .......................................................................................... 6

2. Hasil Audit Eksternal ....................................................................................... 7

3. Umpan Balik Pelanggan ................................................................................. 8

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ........................................................................... 8

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................... 19

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ......................................... 21

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM .......................................................... 22

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM .................................................. 22

V. PENUTUP ........................................................................................................... 22


Jurusan Psikologi Universitas Brawijaya 3

I. PENDAHULUAN

Jurusan Psikologi adalah salah satu jurusan yang menginduk di bawah Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Brawijaya (FISIP UB). Jurusan ini mulai dibuka pada 22 Juni

2007 (masih dalam level program studi) dan semenjak disahkannya Peraturan Rektor No. 20

tahun 2016 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja (SOTK), Program Studi S1 Psikologi

dinyatakan sebagai Jurusan Psikologi.

Sepanjang perjalanannya, telah terjadi beberapa kali pergantian pengelola. Secara

berturut-turut Ketua dan Sekretaris Program Studi S1 Psikologi adalah Periode I: Drs. Amir

Hasan Ramli, M.Si dan Ari Pratiwi, S.Psi., M.Psi., Periode 2: (Alm.) Yoyon Supriyono, S.Psi.,

M.Psi. dan Ilhamudin, S.Psi., M.A., serta PJS Periode 2: Ilhamudin, S.Psi., M.A. dan Nur

Hasanah, S.Psi., M.Si. Selaras dengan perubahan OTK, maka sejak 1 Maret 2017 pimpinan

puncak adalah Ketua Jurusan. Sebagai Ketua Jurusan pertama Jurusan Psikologi adalah

Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi., Ph.D. yang didampingi oleh Ika Herani, S.Psi., M.Si.,

sebagai Sekretaris Jurusan. Saat ini Ketua Jurusan Psikologi sekaligus merangkap sebagai

Ketua Program Studi S1 Psikologi.

Tinjauan Manajemen Jurusan Psikologi tahun 2018 disusun dengan mempertimbangkan

berbagai aspek yang secara langsung maupun tidak langsung terkait dengan efektivitas dan

efisiensi sistem manajemen. Tinjauan Manajemen periode 2 tahun 2017/2018 ini dilaksanakan

mengikuti rangkaian kegiatan (1) Pelaksanaan Tinjauan Manajemen pada tanggal 18

September 2018, (2) Penyusunan laporan Tinjauan Manajemen pada 24- 28 September

2018.

Perubahan status Psikologi dari Program Studi yang berfokus pada aspek akademik

menjadi Jurusan yang menyelenggarakan kegiatan Tridarma Perguruan Tinggi secara

menyeluruh mengakibatkan perlunya perubahan sistem manajemen, serta modifikasi

Rencana Strategis dan Program Kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain itu,

modifikasi juga disesuaikan dengan Kontrak Kerja tahun 2018 antara Ketua-Sekretaris

Jurusan dengan Dekan FISIP UB dan strategi pencapaian kinerja berbasis Jurusan tahun

2018. Dengan demikian, hasil Tinjauan Manajemen ini menjadi salah satu bahan penyusunan

revisi Renstra Jurusan Psikologi tahun 2019. Pada tahun 2017, Tinjauan Manajemen

dilaksanakan satu kali, sedangkan dalam tahun 2018 direncanakan 2 kali dalam satu tahun,

yaiitu setiap akhir semester.


4 Jurusan Psikologi Universitas Brawijaya

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu dari sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001:2008, Jurusan Psikologi

melaksanakan Tinjauan Manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit. Audit internal yang rutin dijalankan oleh Jurusan Psikologi adalah Audit

Internal Mutu (AIM) yang dilaksanakan setiap tahun oleh pihak Gugus Jaminan Mutu

(GJM) atau Pusat Jaminan Mutu (PJM). Audit eksternal dilakukan oleh BAN-PT berkaitan

dengan akreditasi Program Studi S1 Psikologi.

2. Umpan balik pelanggan, berkaitan dengan evaluasi terhadap kegiatan akademik dan non-

akademik yang diselenggarakan oleh Jurusan Psikologi. Evaluasi yang dilaksanakan di

antaranya evaluasi proses belajar-mengajar dari mahasiswa terhadap dosen yang

diberikan secara berkala (setiap semester) dan kualitas layanan lainnya.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing bidang

dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi).

5. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat perhatian

pada Tinjauan Manajemen sebelumnya).

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal) yaitu

rancangan SOTK UB tahun 2016.

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dibagi dalam beberapa tahap, di antaranya :

1. Melakukan koordinasi dengan unit terkait dan menyusun konsep teknis pelaksanaan

Tinjauan Manajemen, membuat jadwal, pengumpulan data yang diperlukan sebagai

bahan Tinjauan Manajemen.

2. Melakukan rapat dengan unit terkait untuk membahas data-data sebagai sumber

penyusunan Laporan Tinjauan Manajemen.

3. Menagement Representative (MR) didampingi oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) menyusun

Laporan Tinjauan Manajemen.

Tinjauan Manajemen dimulai dengan pengumpulan data berkaitan dengan program

dan kegiatan di Jurusan Psikologi sejak November 2017 – Agustus 2018. Pihak Jurusan

Psikologi melakukan koordinasi dengan unit dan tim yang berada di bawah Jurusan yaitu Unit

Jaminan Mutu, Tim Kurikulum, Tim Tugas Akhir dan Tracer Study, Kelompok Jabatan



Fungsional (KJF) Dosen. Selain itu terdapat koordinasi Laboratorium Psikologi, Jurnal

MediaPsi, dan Pusat Kajian Psikologi Terapan (PKPT) yang memiliki keterkaitan erat dengan

Jurusan Psikologi namun tidak berada di bawah struktur organisasi. Capaian kinerja masing-

masing unit kemudian dipetakan untuk mengidentifikasi hambatan, koreksi, tindakan

pencegahan, dan terobosan baru yang dilakukan untuk mengoptimalkan kontribusi setiap unit

kerja. Data dari masing-masing unit dipresentasikan dalam Rapat Koordinator Unit pada

tanggal 18 September 2018. Pada tanggal 24 s/d 28 September 2018 MR beserta UJM

menyusun Laporan Tinjauan Manajemen.

Bagan Proses Pelaksanaan Penyusunan Tinjauan Manajemen

Gambar 1. Rapat koordinasi ketua-ketua unit

koordinasi rapat unit dan

presentasi

penyusunan tinjauan

manajemen (MR didampingi UJM)



IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Jurusan Psikologi berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup

bahasan Tinjauan Manajemen.

1. Hasil Audit Internal

AIM UKPA Siklus 16 tahun 2017 dilakukan pada tanggal 15 – 16 November 2017.

Kegiatan tinjauan manajemen kali ini dilakukan berdasarkan desk evaluation dari Audit Internal

Mutu siklus 16 tahun 2017 yang diserahkan kepada tim asesor. Pada kegiatan saat ini bidang

yang diaudit adalah Konversi SOP, Tinjauan Manajemen dan Website. Unit yang diaudit

adalah Jurusan Psikologi dan Program Studi S1 Psikologi.

Adapun hasil temuan dari AIM UKPA Siklus 16 tahun 2017 terhadap Jurusan adalah

sebagai berikut:

Temuan Tindakan

Perlu adanya perbaikan SOP terkait dengan:

a. Pengesahan untuk pejabat pemberi persetujuan dan pengendali

b. SOP Skripsi, PKN, dan Pengendali Dokumen dan Rekaman belum dilengkapi dengan timeline

c. Tidak ditemukan jumlah total MP yang sudah dikonversi menjdi SOP sehingga tidak dapat dipastikan telah mencapai 10%

Telah dilakukan perbaikan SOP dengan menambahkan linimasa/timeline dan akan mencantumkan judul keseluruhan SOP

Perlu dilakukan tindak lanjut dari Tinjauan Manajemen terkahir yaitu tahun 2012

Pengelola periode periode sebelumnya (2013 – 2016) tidak melaksanakan pelaporan Tinjauan Manajemen sehingga tidak cukup data untuk melakukan tindak lanjut

Untuk Website:

a. Tidak ada staf khusus yang bertugas mengupdate website

b. Website tidak diupdate secara berkala namun berdasarkan aktifitas kegiatan yang akan dilakukan

Saat ini telah ada tenaga kependidikan yang memiliki surat tugas sebagai operator website jurusan, sehingga website diupdate secara berkala untuk berita serta kegiatan akademik dan non akademik Jurusan



Sedangkan hasil temuan dari AIM UKPA Siklus 16 tahun 2017 terhadap Program Studi

S1 Psikologi adalah sebagai berikut:

Temuan Tindakan

Tidak adanya perbedaan antara proses bisnis di dalam jurusan dan program studi yang berakibat pada persamaan SOP yang ada di jurusan dan program studi. Seharusnya untuk tingkatan SOP dibedakan antara keduanya, sehingga teknis dan penomoran juga berbeda

Telah dilakukan pembedaaan SOP Jurusan dan SOP Program Studi S1 Psikologi sesuai dengan proses bisnis jurusan dan prodi.

SOP Jurusan berfokus pada aspek manajerial, sedangkan SOP prodi berfokus pada aspek kurikulum dan aktivitas akademik

Terdapat ketidaksesuaian kode dokumen SOP antara yang dilaporkan di borang dngan yang diupload di website. Untuk yang di borang AIM belum sesuai dengan kode unit kerja UB (SOP pada Program Studi S1 Psikologi seharusnya berkode UN10.F11.13.11 bukan ….F11.14…)

Telah dilakukan penyesuaian kode dokumen SOP dengan kode unit kinerja UB

Sudah ada pelaporan hasil tinjauan manajemen di website, namun karena poin ini yang digarisbawahi adalah kepada stakeholder internal yang relevan seperti dosen dan mahasiswa serta tenaga kependidikan di jurusan, dimana fungsinya untuk membantu pelaksanaan manajemen review dan program jurusan sebagai sebuah team, maka dibutuhkan bentuk penyampaian yang langsung tepat sasaran seperti di rapat jurusan atau dibuat agenda pertemuan dengan himpsi misalnya.

Telah diberikan pelaporan hasil Tinjauan Manajemen kepada stakeholder internal yaitu dosen dan tenaga kependidikan di Jurusan dalam rapat Jurusan Psikologi, sedangkan pelaporan hasl Tinjauan Manajemen terhadap mahasiswa melalui Himapsi baru akan diagendakan.

2. Hasil Audit Eksternal

Audit eksternal dilakukan oleh BAN PT pada tanggal 3 Maret 2017. Kegiatan ini dipimpin

oleh Ketua Program Studi S1 Psikologi Ilhammudin, S.Psi., M.A. dan Sekretaris Program Studi

Nur Hasanah, S.Psi., M.Si. Bertindak sebagai asesor Dr. Maria Goretti Adiyanti, M.S.. Psikolog

dan Dr. Nanik Prihartanti, M.Si. Dari hasil akreditasi diperoleh peningkatan nilai akreditasi



untuk Program Studi S1 Psikologi yang awalnya C meningkat menjadi B (SK akreditasi

1020/SK/BAN-PT/Akred/S/III/2017).

Temuan lain yang diperoleh dari kegiatan ini adalah :

a. Jumlah dosen yang memiliki kepangkatan fungsional masih rendah.

b. Prestasi dosen dalam meraih kegiatan penelitian atau pengabdian masyarakat hibah

bersaing dan publikasi dalam bentuk jurnal dan konferensi belum proporsional.

c. Masa studi mahasiswa yang masih belum optimal.

d. Prestasi mahasiswa dalam kancah internasional masih belum berkesinambungan.

Gambar 2. Visitasi BAN-PT

3. Umpan Balik Pelanggan

Peningkatan kualitas layanan Jurusan Psikologi dengan cara menyediakan kesempatan

kepada berbagai pihak yang terlibat dalam kegiatan akademik dan non akademik yang

dilaksanakan oleh Jurusan Psikologi. Pada Tinjauan Manajemen di tahun 2018 umpan balik

diberikan oleh mahasiswa dan dosen sebagai pihak internal, sementara pihak eksternal yang

memberikan umpan balik adalah alumni dan masyarakat dalam kegiatan yang

diselenggarakan oleh Jurusan Psikologi.

Umpan balik dosen didapatkan melalui kegiatan pelaksaan Tinjauan Manajemen yang

dilaksanakan pada bulan Desember 2017 dan pada bulan September 2018. Umpan balik

mahasiswa diperoleh dari umpan balik terhadap kegiatan sosialisasi Skripsi dan PKN yang

dilakukan oleh Jurusan melalui Tim Tugas Akhir dan Tracer Study yang diadakan secara

berkala setiap semester. Sementara umpan balik pihak eksternal, yaitu alumni diperoleh

melalui kegiatan Reuni Akbar yang dilaksanakan oleh Jurusan Psikologi pada 18 September

2017. Umpan balik masyarakat diperoleh dari peserta seminar dan workshop untuk



mahasiswa dan umum yang dilaksanakan sepanjang rentang Januari hingga September 2018.

Setiap kegiatan yang dilakukan di Jurusan Psikologi selalu dilakukan evaluasi terkait kegiatan

tersebut yang dibagikan kepada peserta setelah berlangsungnya acara tersebut.

Saat ini umpan balik yang dilakukan masih belum terstandar dan terintegrasi dengan

sistem dokumen Jurusan Psikologi. Jurusan Psikologi melalui Unit Jaminan Mutu akan

menyusun Standard Operating Procedures Indeks Kepuasan Masyarakat yang akan

mencakup mekanisme dan instrumen umpan balik baku seluruh layanan akademik dan non

akademik Jurusan Psikologi. Rapat unit untuk pelaksanaan pembuatan Tinjauan Manajemen

di tahun 2018 dillaksanakan pada tanggal 18 September 2018. Berikut rangkuman umpan

balik dan rencana tindak lanjut dari umpan balik Tinjauan Manajemen tahun 2018.

Tabel 2. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Asal Umpan Balik Isi Umpan Balik Tindak Lanjut

Dosen Kesulitan dalam pembuatan RPS sesuai dengan standar

Telah dilakukan pelatihan dan pendampingan pembuatan RPS dan pembuatan rubrik nilai berdasarkan standar SNPT.

Belum adanya pembaharuan SOP terkait kurikulum

Saat ini sedang dilakukan review SOP terkait bidang kurikulum dan akademik sebagai panduan dalam melaksanakan proses pembelajaran dan semiloka kurikulum tahun 2018.

Distribusi mata kuliah yang kurang seimbang sesuai kompetensi dosen di semester ganjil dan genap

Sedang dilakukan penataan distribusi MK pada kurikulum baru dalam semiloka kurikulum tahun 2018.

Dosen belum memahami TKT penelitiannya

Sudah dilakukan sosialisasi ulang terkait TKT penelitian oleh KJF.

Belum ada instrumen baku

terkait evaluasi pembimbingan dosen baik skripsi maupun PKN

Telah dilakukan kerjasama dengan UJM untuk menyusun instrument baku terkait evaluasi pembimbingan dosen skripsi dan PKN

Tim Tugas akhir dan tracer study tidak dapat dijadikan satu karena tupoksi yang berbeda

Telah dibentuk tim terpisah antara Tim Tugas Akhir dan tracer study

Mahasiswa Pendaftaran penelitian payung yang kurang sistematis

Telah dilakukan perubahan mekanisme pendaftaran penelitian payung menjadi lebih sistematis



Asal Umpan Balik Isi Umpan Balik Tindak Lanjut

Kegiatan Sosialisasi PKN dan Skripsi yang berbenturan dengan jadwal kuliah, sehingga dirasakan kurang efektif

Jadwal sosialisasi PKN dan Skripsi telah dibuat menyesuaikan dengan jadwal perkuliahaan

Belum ada pelaksanaan tata tertib ujian skripsi dan PKN

Tim TA dan UJM telah menyusun tata tertib ujian skripsi dan PKN

Kegiatan Kelas Inspirasi publikasinya kurang efektif. Jumlah alumni yang memberikan sharing sebanyak 6 dinilai terlalu banyak

Kegiatan kelas inspirasi mendatang akan dikelola dengan mempertimbangkan banyaknya animo mahasiswa terhadap keragaman presentasi dari alumni

Alumni Saran untuk memasukkan

kompetensi leadership, public speaking, dan conflict management di Jurusan Psikologi

Tim Kurikulum sedang mempersiapkan program peningkatan soft skill untuk mahasiswa yang disisipkan di dalam mata kuliah maupun workshop untuk mahasiswa.

Kegiatan yang melibatkan alumni sebaiknya diselenggarakan di area UB dilakukan bersamaan dengan kegiatan sharing

Kegiatan yang melibatkan alumni akan dikelola dengan mempertimbangkan area UB sebagai lokasi pelaksanaan, serta dilaksanakan bersamaan dengan kegiatan sharing mahasiswa.

Tidak semua alumni memberikan konfirmasi kepada tim tracer study terkait sudah/belum diterima kerja pasca dinyatakan lulus

Penyebaran formulir tracer study akan dibantu melalui IKA Psikologi, pembuatan media sosial untuk menyebarkan informasi. Membuat website khusus alumni Psikologi UB Memanfaatkan SINATRA.

Stakeholder Apresiasi terhadap program workshop yang dibuka untuk umum dan bersifat aplikatif, namun hendaknya memperhatikan manajemen waktu

PKPT telah melaksanakan beberapa kegiatan workshop yang melibatkan peserta umum dan dikelola dengan manajemen waktu yang lebih baik.

Kesulitan untuk mengakses jasa layanan psikologis para ahli di Jurusan Psikologi

Melakukan kerja sama dengan PKPT untuk penyediaan jasa psikologis dengan melibatkan dosen Jurusan Psikologi UB.



4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Dokumen Rencana Strategis (Renstra) Jurusan Psikologi yang tersedia saat ini mulanya

direncanakan untuk dilakukan pada periode 2017 hingga 2021. Pelaksanaan Renstra

terkendala karena belum semua elemen dalam Renstra terisi serta jangka waktu Renstra tidak

sesuai dengan Renstra FISIP yaitu periode 2016-2020. Selain itu, Renstra yang telah tersusun

sebelumnya juga belum mengacu pada Renstra Fakultas dan belum sepenuhnya dapat

memfasilitasi target kinerja Jurusan. Review terhadap kelengkapan dan kesesuaian Renstra

2017 dilanjutkan pada akhir tahun 2017, pada kegiatan monitoring evaluasi.

Pada tanggal 8–9 Desember 2017, telah dilaksanakan Tinjauan Manajemen periode 2

Tahun 2018 atau disebut juga proses monitoring dan evaluasi. Adapun hasil dari proses

tersebut adalah sebagai berikut:

a. Pemaparan Ketua Jurusan terkait capaian dan rencana jurusan, kondisi manajerial

dan non manajerial jurusan, jumlah doktor yang semakin meningkat. Pada kegiatan

ini dilaporkan pula jabatan fungsional dosen, prestasi dosen, capaian penelitian,

pengabdian masyarakat, publikasi.

b. Meratanya beban kerja dosen, baik dalam aktivitas mengajar (8-12 SKS/dosen),

maupun sebagai pembimbing PKN, skripsi, dan sebagai pembimbing akademik.

c. Pelaksanaan Kelas Inspirasi yang menghadirkan alumni sebagai narasumber untuk

memberikan gambaran dunia kerja kepada mahasiswa. Kegiatan ini dilanjutkan

dengan Reuni Akbar yang menjadi awal terbentuknya Ikatan Alumni Psikologi (IKA

Psikologi)

Selanjutnya pada bulan 18 September 2018 dilakukan rapat unit yang diadakan khusus

untuk membantu persiapan pelaksanaan Tinjauan Manajemen 2018. Hingga penghujung

Agustus 2018, capaian kontrak kinerja Jurusan Psikologi telah mencapai target yang

diharapkan. Hasil pencapaian kontrak kinerja mulai Januari - Agustus 2018 dapat dilihat pada

tabel 3. Jurusan Psikologi telah mampu memenuhi 97,72% target Kontrak Kinerja UB-

Kemristekdikti serta 95,75% target Kontrak Kinerja UB-BLU. Target yang belum sepenuhnya

tercapai secara optimal terkait dengan (1) Peningkatan jumlah dosen yang berkualifikasi S3

baru sejumlah 6 orang, (2) Jumlah dosen asing yang terlibat dalam proses belajar mengajar

sebanyak 2 orang yaitu dari University of Hongkong (dalam rangja skema pendanaan Program

3 in 1 World Class University UB) dan University of Adelaide (3) Jumlah dosen dan tendik

meningkat kompetensinya, di antaranya kenaikan jabatan fungsional Lektor (bertambah 2

dosen), Asisten Ahli (bertambah 4 dosen) dan tenaga dosen dengan sertifikasi. Selain itu

dosen yang telah mengikuti pelatihan AA dan Pekerti juga semakin meningkat (4) Dalam hal

kerjasama internasional, saat ini telah digagas MOU dengan University of Hongkong dan



University of Adelaide (5) Dalam hal publikasi internasional, hingga Agustus 2018 telah

meningkat 4 artikel yang dipublikasikan dalam jurnal yang terindeks Scopus, hal ini melebihi

dari target yang diharapkan. (6) Untuk jumlah HKI yang sedang didaftarkan masih 1 buah. (7)

masa tunggu rata-rata lulusan sebelum memeroleh pekerjaan pertama yaitu selama 6 bulan,

1 bulan lebih lama daripada target 5 bulan. (8) Pengabdian kepada masyarakat telah

melampaui target yang ditetapkan. Beberapa terobosan yang akan dilakukan oleh Jurusan

Psikologi adalah follow-up terhadap beberapa instansi nasional dan pendampingan calon

lulusan dalam persiapan memasuki dunia kerja. Disisi lain dalam beberapa poin jumlah

mahasiswa berwirausaha dan prestasi mahasiswa juga meningkat.



Tabel 3. Ketercapaian Kontrak Kinerja Berdasarkan Kontrak Kinerja UB-Kemristek DIKTI

No. Indikator SATUAN Target UB Target Fakultas

Ka/Sek jur Psi - Target

Tercapai Psikologi

Prosentase ketercapaian

Keterangan Bukti

1. Jumlah dosen berkualifikasi S3 Dosen 740 1 1 4 100% Dosen berkualifikasi S3 (2017) a.n. (1) Cleoputri Yusainy, (2) Sukaesi Marianti, (3) Lusy Asa, (4) Intan Rahmawati (5) Sumi Lestari (6) Ika Widyarini

Scan ijazah S3 dosen

2. Jumlah dosen bergelar guru besar

Dosen 155 0 0 0 N/A

3. Jumlah dosen asing Dosen 10 0 0 0 N/A

4. Jumlah dosen terlibat joint supervision dengan institusi luar negeri

Dosen 15 1 1 1 100% Joint supervision a.n. Cleoputri Yusainy dengan Hong Kong University terhadap 4 mahasiswa Psikologi UB. Ari Pratiwi joint supervision dengan Adelaide University

Korespondensi dengan mitra luar negeri, surat kesediaan mitra, poster riset, proposal WCU-UB joint publication

5. Jumlah dosen dan tendik yang meningkat kompetensinya

Orang 150 3 3 9 100% Kenaikan pangkat Lektor :(1) Cleoputri Yusainy (2) Ari Pratiwi (3) Nur Hasanah. Asisten Ahli (1) Ika Rahma S(2)Thoyibatus Sarirah (3) Faizah (4) Sukaesi Marianti (5) Intan Rahmawati (6) Sumi Lestari (7) Ulifa R (8) Unita W (9) Ika Fitria Sertifikasi : Ika Rahma. Pekerti (1) Sukma Nurmala (2) Ridwan Prasetyo (3)

Bukti sertifikat





Tercapai Psikologi


Keterangan Bukti

Yuliezar Perwira. Sertifikat auditor internal (1) Selly Dian (2) Unita Werdi R (3) Ilhamudin (4) Sumi Lestari Sertifikasi AA(1) Ratri Nurwanti (2) Unita WR Sertifikasi Multi Media (1) Faizah (2) Dr. intan R (3) Dr. Ika Widyarini

6. Jumlah mahasiswa asing baru Mahasiswa 45 0 0 0 N/A

7. Jumlah student exchange inbound

Mahasiswa 70 0 0 0 N/A

8. Jumlah student exchange outbound

Mahasiswa 60 0 0 0 N/A

9. Jumlah kelas dengan fasilitas teknologi pembelajaran maju

Kelas 17 0 0 0 N/A

10. Jumlah prodi terakreditasi internasional

Prodi 16 0 0 0 N/A

11. Peringkat institusi di level internasional

#301+Asia

12. Prosentase jumlah prodi terakreditasi unggul

% 42 N/A

13. Jumlah penghargaan/ akreditasi dan sertifikasi institusi

Dokumen 7 N/A





Tercapai Psikologi


Keterangan Bukti

14. Jumlah kerjasama nasional, internasional, lembaga pemerintah/swasta, dunia usaha/pendidikan

MoU 115 4 4 3 75% Kerja sama nasional dengan (1) Yayasan Tahta Mulia (2) LP Kelas I Malang (3) RS Soepra Oen (4) Puskermas Mojplangu

MOU kerja sama nasional

15. Jumlah kerjasama internasional MoU 15 1 1 (2) 100% Penjajagan kerja sama internasional dengan (1) Penza University, (2) Adelaide University.

Draft MOU, korespondensi dengan mitra luar negeri, dokumentasi guest lecture profesor dari Adelaide.

16. Jumlah mahasiswa yang berwirausaha

Mahasiswa 400 2 2 10 100% Atas nama (1) Raditya Febrian, (2) Valdi Andhika Sacarana, (3) Sholah Farhan, (4) Devina Kurniaputri, (5) Genza Graciano Dexa, (6) Afrida Mar'atus Soliha, (7) Amalia Rahminingrum, (8) Ahmad Ibnu Atho'illah (9) Aditya Prasetyawan (10) Zahrotun Nisa

Data di bagian Kemahasiswaan

17. Prosentase jumlah lulusan bersertifikat kompetensi

% 90% 90% 90% 100% 100% Kaitan dengan Wadek Akademik (SKPI)

Data di bagian Akademik

18. Prosentase lulusan yang langsung bekerja

% 10% 10% 10% 13.6% 100% 12 lulusan dari 88 Data tracer study

19. Jumlah mahasiswa peraih juara I kompetisi tingkat internasional

Mahasiswa 17 0 0 1 100% Juara I Folk Song Category, International Choral Festival

Sertifikat kompetisi





Tercapai Psikologi


Keterangan Bukti

20. Jumlah publikasi internasional Artikel jurnal

200 1 1 5 100% Artikel jurnal terindeks Scopus atas nama Ali Mashuri (4 artikel) dan Sukaesi Marianti (1 artikel)

Artikel jurnal terindeks Scopus

21. Jumlah HKI yang didaftarkan Buah 22 0 0 (1) 100% Pendaftaran Kamus Sentimen Berbahasa Indonesia atas nama Cleoputri Yusainy dkk, status sedang proses di LPPM UB.

Surat Keterangan Pendaftaran Kamus Sentimen Berbahasa Indonesia atas nama Cleoputri Yusainy dkk.

22. Jumlah komersialisasi produk inovasi, penelitian, dan paten

Paten 2 0 0 0 N/A

Jumlah Capaian 97.72%

Tabel 4. Ketercapaian Kontrak Kinerja Berdasarkan Kontrak Kinerja UB-BLU



Tercapai Psikologi


Keterangan Bukti

1. Rasio pendapatan PNBP % 75 - - -

2. Rasio afirmasi % 10% 10% 10% 9,22% N/A Kaitan dengan Wadek Akademik (SKPI)

Data di bagian akademik

3. Prestasi mahasiswa Kejuaraan 150 3 3 13 100% Regional (1), nasional (11), internasional (1)

Sertifikat kompetisi

4. Waktu tunggu rata-rata lulusan

Bulan 4.5 5 5 6 83% 6 bulan karena terkendala syarat IPK dan masa studi

Data tracer study





Tercapai Psikologi


Keterangan Bukti

5. Produktivitas publikasi Internasional

Judul 200 1 1 4 100% Artikel terindeks Scopus atas nama Ali Mashuri (8 artikel) dan Sukaesi Marianti (1 artikel)

Artikel terindeks Scopus atas nama Ali Mashuri (8 artikel) dan Sukaesi Marianti (1 artikel)

6. Pengabdian masyarakat Judul 125 5 5 10 100% (1) Pengabdian masyarakat kolektif di Poncokusumo sejumlah 8 judul (2) Asesmen kompetensi PemKab Bondowoso (3) Asesmen kompetensi PemKab Tuban

(2) Doktor Mengabdi :optimalisasi peran sekolah dasar dalam penggalian kecerdasan siswa (rancangan pemetaan kecerdasan majemuk pada siswa sekolah dasar Sumber Bening Kecamatan Bantur Kab. Malang : Intan R, Ulifa R, Yuliezar Perwira D

(3) Doktor mengabdi Nur Hasanah

Scan MOU/kontrak

7. Produktifitas Hak Kekayaan Intelektual

Buah 22 0 0 0 N/A Hibah Ketahanan Buku (Ari Pratiwi, Unita W R, Alies Lintang, Ulfah Rizky) : Disabilitas dan pendidikan inklusif di perguruan tinggi

0





Tercapai Psikologi


Keterangan Bukti

Jumlah Capaian 95.75%



5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Beberapa rencana tindakan koreksi dan pencegahan terkait dengan hasil audit dan

umpan balik pelanggan adalah:

Tabel 5. Rencana dan Upaya Tindakan Pencegahan dan Koreksi Permasalahan Tindakan Koreksi Tindakan Pencegahan

Dosen kesulitan dalam pembuatan RPS sesuai dengan standar

Sudah dilakukan pelatihan dan pendampingan pembuatan RPS dan pembuatan rubrik nilai berdasarkan standar SNPT

Membuat dokumentasi tata cara pembuatan RPS dan rubrik nilai sesuai SNPT. Telah dibuat pelatihan menyempurnakan RPS sesuai dengan standart AP2TPI dalam konteks KKNI .

Belum ada pembaharuan SOP terkait dengan kurikulum

Telah dilakukan review SOP terkait kurikulum

Review dilakukan secara periodik menyesuaikan dengan kebijakan kurikulum sesuai SNPT.

Distribusi perkuliahan yang kurang seimbang dengan kompetensi dosen di semester ganjil serta genap

Telah didiskusikan dalam semiloka kurikulum di tanggal 13-14 Agustus 2018 Mengadakan semiloka kurikulum lanjutan di tanggal 15 dan 22 September 2018

Penyusunan kurikulum dengan mempertimbangkan pendistribusian mata kuliah yang lebih merata untuk kurikulum baru yang diberlakukan tahun 2019.

Proses asessement komponen pencapaian pembelajaran (yang ada di dalam RPS)

Akan dilakukan kegiatan terkait peningkatan dosen dalam melakukan proses assesement melalui workshop di tahun 2019

Dosen belum memiliki pemahaman terkait TKT (tingkat ketercapaian teknologi)

Telah dilakukan sosialisasi terkait TKT penelitian oleh Koordinator KJF (akhir tahun 2017)

Dokumentasi TKT dilakukan oleh tim penyusun roadmap penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Jurusan Psikologi

Belum ada instrument baku terkait evaluasi pembimbingan dosen baik dalam skripsi maupun PKN

Bekerjasama dengan UJM untuk menyusun instrument baku terkait evaluasi pembimbingan dosen skripsi dan PKN

Telah dibuat instrument terkait evaluasi pembimbingan dosen dalam skripsi dan PKN

Belum ada RIP jurusan psikologi UB

Membuat RIP jurusan psikologi UB

Membentuk tim KJF untuk melaksanakan Rencana Induk Penelitian (RIP) jurusan Psikologi UB

Belum ada tim KJF Mengajukan SK tim KJF jurusan Psikologi

Telah terbentuk tim KJF berdasarkan SK Deka



Permasalahan Tindakan Koreksi Tindakan Pencegahan

Pendaftaran penelitian payung yang kurang sistematis

Membuat perubahan mekanisme penelitian payung dirumuskan oleh tim TA

Hasil perumusan Tim TA bekerja sama dengan UJM tentang mekanisme penelitian payung akan dituangkan dalam SOP Skripsi.

Letak tim tracer kurang tepat jika harus diletakkan dalam tim tugas akhir karena tupoksi yang berbeda

Telah ada perubahan SK terkait komposisi tim tugas akhir dan mengajukan SK coordinator tracer

Tim tracer study telah berdiri sendiri sesuai dengan OTK FISIP terbaru.

Kegiatan sosialisasi PKN Skripsi yang jadwalnya terbentur jadwal kuliah

Jadwal sosialisasi PKN Skripsi yang dibuat tidak pada saat jadwal pelaksanaan kuliah.

Membuat jadwal kosong untuk pertemuan mahasiswa pada hari tertentu di mana mahasiswa tidak ada perkuliahan, misalnya di hari Selasa pada jam 10.00 – 12.00.

Belum ada pelaksanaan tata tertib ujian skripsi dan PKN

Bekerja sama dengan UJM untuk membuat SOP terkait dengan tata tertib ujian Skripsi dan PKN

Telah dibuatkan SOP terkait ujian skripsi dan PKN.

Pelaksanaan sosialisasi Skripsi dan PKN yang terbentur dengan jadwal perkuliaah

Menentukan jadwal sosialsisasi PKN dengan menyesuaikan jadwal perkuliaah

Hasil pertemuan ini juga diunggah di website Jurusan dan sosialisasi melalui Himpunan Mahasiswa.

Publikasi kegiatan Kelas Inspirasi yang kurang optimal. Terlalu banyak jumlah alumni yang berbagi dalam kegiatan ini

Perencanaan Kelas Inspirasi telah mulai dirintis sejak pelaksanaan Rapat Kerja 2018 Modifikasi sistem pelaksanaan kelas inspirasi dengan memanfaatkan teknologi

Bekerjasama dengan IKA Psikologi dalam pelaksanaan Kelas Inspirasi

Kegiatan yang melibatkan alumni psikologi sebaiknya diadakan di area UB

Pelaksanaan Kelas Inspirasi dan Reuni akan dilakukan di area UB

Pemberian workshop soft skill untuk mahasiswa oleh alumni. Selain Kelas Inspirasi, alumni juga terlibat dalam kegiatan rutin Psychocamp.

Apresiasi program workshop yang dibuka untuk umum dan bersifat aplikatif, namun harus dilaksanakan dengan memperhatikan manajemen waktu

Jurusan psikolgoi melaksanakan program workshop untuk umum dengan membuat perencanaan yang matang Telah melaksanakan beberapa pelatihan yang bersifat praktis missal :BEI di tanggal 7 Oktober 2017

Kerjasama dengan PKPT sebagai event organizer untuk melaksanakan beberapa program kegiatan workshop.

Kesulitan untuk mengakses jasa layanan psikologis para ahli di Jurusan Psikologi

Kerjasama dengan PKPT untuk penyediaan jasa psikologis dosen jurusan psikologi UB

Melakukan update terhadap website PKPT secara berkala



Permasalahan Tindakan Koreksi Tindakan Pencegahan

Memberikan informasi terkait jasa layanan PKPT di web psikologi UB

Belum dibuat evaluasi dari Tinjuan Manajemen sebelumnya (tahun 2013-2016)

Tinjauan Manajemen saat ini dibuat berdasarkan kondisi terkini.

Tinjauan Manajemen dilaksanakan secara rutin dengan memperhatikan laporan Tinjauan Manajemen sebelumnya dan didokumentasikan dengan rapi

Sosialisasi hasil Tinjauan Manajemen belum menyeluruh kepada stakeholder internal yaitu dosen dan mahasiswa

Melakukan sosialisasi hasil Tinjauan Manajemen secara langsung kepada stakeholder internal

Melakukan sosialisasi lewat website Jurusan Psikologi

Keberadaan jurnal mediapsi di jurusan psikologi, ada SK namun tidak masuk dalam Remunerasi

Mengusulkan kepada fakultas untuk memasukkan tim jurnal kedalam system remunerasi

Akan mengusulkan kepada Universitas/Rektor melalui Fakultas untuk meninjau sistem remunerasi agar mengakomodasi tim jurnal di seluruh universitas, hal ini disebabkan pentingnya keberadaan tim jurnal untuk proses peningkatan publikasi penelitian.

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Berdasarkan masukan dari hasil audit internal AIM siklus 16 Tahun 2017 maka tetap

perlu dilakukan evaluasi dari Tinjauan Manajemen tahun 2012, walaupun telah terjadi

diskontinuitas (mulai tahun 2013-2016). Secara umum, permasalahan pada periode

sebelumnya yang telah tuntas terselesaikan di masa kini, yaitu:

a. Kebutuhan Laboratorium Psikologi terkait dengan alat praktikum di masa tersebut belum

terpenuhi. Saat ini laboratorium sebagai pendukung kegiatan pendidikan di program studi

psikologi telah memiliki 3 ruangan, terkait dengan laboratorium individual, laboratorium

klasikal, dan laboratorium eksperimen.

b. Kegiatan outbound mahasiswa di semester 4 yang dipindahkan di semester 2 dan telah

rutin diselenggarakan sebagai bagian dari program kerja HIMAPSI yaitu Psychocamp.

Kegiatan ini juga melibatkan peran serta alumni dan menggodok program penambahan

soft skill mahasiswa yang nantinya akan berguna sebagai pendamping ijazah dan terkait

dengan sertifikasi kompetensi.

c. Telah terjadi beberapa kali perombakan keanggotaan UJM sebagai bagian dari

refreshment organisasi dan pemerataan beban kerja dosen.

d. Perombakan komposisi anggota tim/unit di jurusan psikologi antara lain, tim tugas akhir

sejumlah 6 menjadi 4 orang, saat ini sudah terpisah dengan tim tracer study.



e. Tim KJF yang tadinya berjumlah 2 orang mejadi 4 orang yang terbagi atas penelitian

unguulan dan penelitian rintisan

f. Dibentuk coordinator kemahasiswaan dan operator tracer study

g. Proses sistem administrasi yang lebih tertata dan terdokumentasikan dengan baik

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Terdapat beberapa hal yang mempengaruhi sistem manajemen mutu di Jurusan

Psikologi, terkait dengan perubahan yang bersifat internal dan eksternal. Perubahan ini

mencakup:

a. Dibentuknya KJF yang terdiri dari 2 kelompok yaitu RIP unggulan (disabilitas dan

kesehatan mental) serta RIP rintisan. Keberadaan KJF ini dimasukkan dalam struktur

organisasi Jurusan Psikologi

b. Adanya perubahan struktur organisasi yang baru, dimana coordinator kemahasiswaan dan

tracer study telah masuk dalam struktur ini, begitupula dengan Jurnal mediapsi

c. Perubahan SPMI dalam sistem pengelolaan manajemen internal khususnya dokumen

mutu yang ditetapkan Universitas

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Untuk perbaikan SMM selanjutnya maka dirumuskan saran dan masukan perbaikan

antara lain:

a. Pelaksanaan Rapat Kerja tahun 2018 dengan perencanaan program kerja memperhatikan

hasil Tinjauan Manajemen ini.

b. Optimalisasi peranan KJF dalam membentuk karakteristik jurusan psikologi terkait proses

penelitian dan pengabdian masyarakat

c. Pembuatan Renstra selaras dengan ketetapan FISIP

d. Pembuatan Tinjauan Manajemen secara berkala. Pelaksanaan Tinjauan Manajemen akan

dilakukan 2 kali dalam setahun dan laporan Tinjauan Manajemen dibuat 2 kali dalam

setahun.

e. Pembenahan sistem dokumen manajemen mutu khususnya Manual Mutu dan SOP sesuai

perubahan standar dokumen SPMI dari Universitas Brawijaya.



V. PENUTUP

Demikian Laporan Tinjauan Manajemen ini dibuat untuk menjadi bahan dalam membuat

rancangan program kerja, rencana strategis dan baseline dari pembuatan laporan tinjauan

manajemen berikutnya.



TIM PENYUSUN

Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi., Ph.D.

Ika Herani, S.Psi., M.Si.

Dr. Ika Widyarini, MLHR

Dian Putri Permatasari, S.Psi.,MSi.

Unita Werdi Rahajeng, S.Psi., M.Psi.

Selly Dian Widyasari, S.Psi., M.Psi.

Sukma Nurmala, S.Psi.,Msi.

M. Afif Adlan, S.Psi.,MSi

Ziadatul Hikmiah, S.Psi.,MSc

Nurul Qomariyah, S.Psi.

Doni Prabowo, ST

tinjauan manajemen periode 2 tahun 2018 - … filemengembangkan penelitian tentang perilaku dan...

Documents