TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. New York Times dan Boston Scientific: Dua inovasi teknologi informasi yang berbeda

2. ERP : Smaller in Size But Bigger in Savings

3. For Companies Both Big and Small : Running a Business om Smartphones

Disusun Oleh :

Erdiasa Nursaman(P056110093.38E)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNISSEKOLAH PASCASARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR2012

DAFTAR ISI

Bab I Pendahuluan 3

Bab II Tinjauan Pustaka 5

A. Shared Service 5B. Enterprise Resources Planning (ERP) 5

Bab III Pembahasan 8

CONTOH KASUS I 8New York Times dan Boston Scientific: Dua inovasi teknologi informasi yang berbedaPertanyaan Studi Kasus I 12

CONTOH KASUS II 16ERP : Smaller in Size But Bigger in Savings 18Pertanyaan Studi Kasus II

CONTOH KASUS III 21For Companies Both Big and Small : Running a Business om SmartphonesPertanyaan Studi Kasus III 24

BAB IV KESIMPULAN 28

BAB IPENDAHULUAN

Menurut O’Brien (2004), Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

Komponen Sistem Informasi :

A. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

B. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

C. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

D. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

E. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

F. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

G. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

H. Komponen control

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

A. Shared Service

HR Shared Service adalah berbagi layanan. Semboyannya satu untuk semua, dengan cara mengintegrasikan dan sentralisasi semua aktivitas operasional/ transaksional sejenis melalui pemanfaatan tekhnologi informasi yang terintegrasi seperti ERP (Enterprise Resources Planning) sebagai platform-nya. Secara umum lingkup HR Shared Service mencakup eksekusi semua transaksi HR dan penanganan kebutuhan karyawan, Fungsi atau lini bisnis dan manajemen baik berupa jasa layanan maupun informasi HR. Empat hal terpenting yang merupakan keunggulan sekaligus ciri utama HR Shared Service adalah :

1. Standarisasi, streamline dan otomasi baik itu proses, program ataupun kebijakan melalui pemanfaatan teknologi informasi / ERP platform ataupun web based sejauh memungkinkan.

2. Mengalihkan semua aktivitas transaksional termasuk administrasi data ke dalam konsep low cost channels (HR portal, HR service center dll) dan menekankan pola self service sebagai saluran utama delivery service-nya sehingga mudah, cepat dan murah.

3. Mengintegrasikan dan konsolidasi layanan lintas region dan business unit seperti standarisasi, organization alignment.

4. Memastikan kualitas layanan HR bisa terukur dalam perspektif ukuran bisnis secara kuantitatif, termonitor melalui dashboard serta world wide applied.

Dari keempat hal tersebut peranan Information Technology sangatlah penting, HR shared service mensyaratkan infrastruktur IT sebagai pilar utama disamping tiga pilar penting lainnya Organisasi, People dan Proses.

B. Entreprise Resource Planning ( ERP )

Dhewanto dan Falahah (2007) mendeskripsikan ERP sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas organisasi tersebut.

Menurut Fan et al. dalam Yusuf et al. (2006), ERP pada dasarnya merupakan sebuah terminologi yang secara de facto merupakan aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah

perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu:

Sistem Finansial Sistem Distribusi Sistem Manufaktur Sistem Maintenance Sistem Human Resource

Dapat dilihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering dimanfaatkan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur integrasi itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor sistem ERP.

Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan information technology yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental .

Penerapan ERP akan mendatangkan keuntungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Menjadikan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat. Pengambilan keputusan dalam penggunaan ERP sebagai solusi IT dan Peranan informasi sangat diperlukan, beberapa karakteristik fundamental informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas ketersediaan). Namun, beberapa penelitian mencatat beberapa permasalahan dengan sistem informasi manajemen konvensional, yaitu hanya menyediakan source data yang sudah ditentukan sehingga kerapkali terjadi miss-information antar departemen dan keterbatasan analisa data. Implementasi ERP ini sendiri memiliki beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Adapun beberapa biaya yang mungkin termasuk adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya depresi akibat pergantian sistem. Namun secara keseluruhan ERP memberikan manfaat yang pasti bila dalam penerapannya di dukung oleh komitmen yang tinggi dari perusahaan pengrajin bambu dan meningkatkan sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikannya.

Internetworking memiliki beberapa alasan yaitu: ERP dapat menyelesaikan permasalahan perencanaan produksi baik proses

maupun ketersediaan bahan baku, perencanaan pesanan, di berbagai lokasi. ERP dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi perusahaan karena dapat

mengintegrasikan kegiatan usaha. Dengan ERP Menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta

karyawan pendukung IT ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat cepat sehungga

mempermudah dalam pengambilan keputusan Mengimplementasikan ERP memberikan manfaat untuk lebih mudah dalam

memanfaatkan berbagai peluang baru

Penerapan sistem ERP pada perusahaan di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi yang didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut : Management atau organisasi yang meliputi : pelatihan yang berkelanjutan,

keterlibatan, pemilihan tim, komitmen stakeholder, serta peran dan tanggung jawab. Proses yang meliputi : alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses. Teknologi yang meliputi : hardware, software, manajemen sistem, dan interface. Data yang meliputi : file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan

integrasi data. Personel yang meliputi : edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan

pengetahuan

BAB IIIPEMBAHASAN

CONTOH KASUS I

New York Times dan Boston Scientific: Dua inovasi teknologi informasi yang berbeda

Hampir semua orang memiliki teori mengenai bagaimana menyelamatkan industri surat kabar US. Sepertinya hanya konsensus saja yang perlu perubahan mendasar atau perubahan total namun menghilang. Pada The New York Times, kemungkinan inovasi peningkatan teknologi informasi yang kuat telah diangkat ke dalam agenda utama berulang kali.

Sebuah kelompok penelitian dan pengembangan yang dibuat pada tahun 2006 beroperasi sebagai pelayanan bersama di hampir 24 surat kabar, stasiun radio, dan lebih dari 50 situs Web.

"Peran kami adalah mengakselerasi masuknya kami ke platform baru dengan mengidentifikasi kesempatan, konseptualisasi, dan ide-ide prototip," jelas Michael Zimbalist, wakil presiden sebuah perusahaan penelitian dan pengembangan.

12 staf Zimbalist termasuk para pakar dalam prototip yang cepat, spesialisasi di bidang mobile atau komputasi dan penggali data yang menyelidiki situs Web sebagai wawasan apa yang pengunjung lakukan. Mereka bekerja dalam kerangka kerja umum berdasarkan generasi ide, pengembangan, dan penyebaran diseluruh bisnis. Proyek-proyek terkini mencakup prototip-prototip untuk konsep dan tampilan baru, seperti halnya aplikasi-aplikasi Blackberry untuk Boston.com dan situs yang lebih mahir About.com. Kerjasama tim bertujuan untuk melengkapi dan mendukung inovasi dalam unit bisnis. Sebagai contoh, tim sedang membuat prototip E-Ink, sebuah teknologi tampilan baru; beberapa unit bisnis tidak dapat menghemat sumber daya untuk menyelidikinya.

Pada NYTimes.com, kelompok desain dan pengembangan produk Marc Frons, CTO dari Pelaksanaan Digital yang bekerja dengan tim Zimbalist dan pengembang Adobe pada aplikasi Times Reader 2.0, generasi berikutnya, sistem membaca pada layar yang dikembangkan pada platform Adobe AIR. Lebih lanjut Frons mendorong pemikiran maju dari 120 orang timnya dengan kontes inovasi 2 tahunan. Para pemenang mendapatkan

uang tunai, pengakuan dan sumber daya untuk mengubah ide mereka menjadi kenyataan. Tipe proyek dinilai berlawanan dengan kriteria seperti pendapatan potensial atau nilai jurnalistik. Tidak halnya dengan proyek-proyek penelitian dan pengembangan. “Sejak kami membuat software, tidak ada investasi modal besar di muka,” ucap Frons, “dimana hal ini memungkinkan kami untuk bereksperimen. Penekanan pada pengembangan yang cepat.”

Times Widget, sebuah platform pembuatan widget, adalah pemenang kontes sebelumnya, seperti yang baru-baru ini diluncurkan oleh Times Wire, antarmuka yang dapat disesuaikan untuk konten online secara real-time. “Kami sedang mencoba untuk memecahkan permasalahan-permasalahan spesifik dan memikirkan kemana bisnis akan bergerak,” ucap Frons. Frons berfokus pada kenaikan pendapatan, pemotongan biaya, dan meningkatkan efisiensi melalui proses perbaikan dan otomatisasi.

The New York Times telah meluncurkan peta interaktif yang menunjukkan rental Netflix yang terkenal diseluruh 12 area kota besar US: New York, San Fransisco/Area teluk, Boston, Chicago, Washington, Los Angeles, Seattle, Minneapolis, Denver, Atlanta, Dallas, dan Miami. Jika anda seorang pecandu Netflix dan penggemar Twilight (dan tinggal di kota utama US), kebiasan rental anda sekarang ada di layar. Untuk membuat peta, The New York Times bekerja sama dengan Netflix. Peta merupakan database grafik dari 100 film Netflix yang paling banyak disewa tahun 2009 yang diletakkan di atas peta. Anda dapat mengeksplorasi secara grafik film Netflix utama tahun 2009 berdasarkan tiga kriteria: film yang dibenci atau dicintai oleh para kritikus, daftar huruf alfabet dan paling banyak disewa. Sebagai contoh, pilih yang paling banyak disewa, dan ketika kita menempatkan mouse diatas Zip Code, sebuah jendela baru muncul menunjuk kepada anda rental utama Netflix apa pada daerah spesifik.

Beberapa kecenderungan tidak mengejutkan: film Netflix tahun 2009 yang paling terkenal adalah The Curious Case of Benjamin Button, meskipun Slumdog Millionaire dan Twilight keduanya berada di 10 besar. Milk, sebuah cerita dari Harvey Milk, aktivis San Fransisco, dahulu terkenal di San Fransisco dan pusat kota lainnya, tetapi tidak banyak di pinggiran selatan kota (seperti Dallas dan Atlanta). Mad Men, sebuah drama tahun 1960 mengatur tentang eksekutif periklanan, dahulu berkibar di sebagian Manhattan dan Brooklyn, tapi tidak di kota besar lainnya. Ini hampir tidak disebutkan di Denver dan Dallas, dan tidak sama sekali di Miami.

Peta ini menunjukkan beberapa kecenderungan yang menarik: Beberapa Big blockbuster tidak seterkenal di pusat kota (Wanted dan Transformers: Revenge of the Fallen, hampir

tidak membuat percikan di pusat kota Manhattan dan San Fransisco), meskipun ini dapat disebabkan oleh fakta bahwa banyak orang yang menonton Blockbusters di bioskop. Last Chance Harvey, sebuah drama komedi romantis yang diperankan Dustin Hoffman dan Emma Thompson, dahulu dinikmati di pinggiran kaya kota (seperti Scarsdale), namun bukan di pusat kota (seperti Manhattan). Film Tyler Perry (Tyler Perry’s Madea Goes to Fail dan Tyler Perry’s The Family That Preys) dahulu sangat terkenal di kawasan yang didominasi kulit hitam.

Sejauh ini dari sekian banyak inovasi yang dilakukan di The New York Times dapat diklasifikasikan sebagai proses atau inovasi produk. Biasanya sebuah perusahaan sehat dan berkembang harus memfokuskan 90-95% inovasi dollarnya terhadap inovasi bisnis inti dan 5-10% terhadap model bisnis baru, kata Mark Johnson, pimpinan konsultasi inovasi strategi Innosight. Namun demikian ia menambahkan, “Industri surat kabar saat ini banyak masalah, dimana inovasi model bisnis model menjadi lebih penting daripada hal lainnya.”

Sekarang adalah waktu yang baik-dan-buruk untuk mengembangkan inovasi. "Anda memiliki perhatian kepemimpinan yang dibutuhkan," ucap Johnson. "Tetapi ini lebih sulit, dimana terdapat sebuah tingkat kepentingan untuk memperbaiki keuangan, dan sabar dalam membuka model bisnis baru yang sangat sulit untuk dilakukan.”

The New York Times berfokus melakukan percobaan dengan sejumlah inisiatif yang berbeda, namun Boston Scientific menghadapi banyak tantangan yang berbeda: bagaimana mendorong inovasi tanpa membuka risiko pengungkapan dan kebocoran dari nilai kekayaan intelektual. Dan perusahaan telah beralih ke teknologi untuk membantu campuran yang tepat antara akses dan keamanan.

Boston Scientific ingin meruntuhkan hambatan yang menghalangi pengembang produk dari pengaksesan penelitian yang masuk ke kesuksesan perangkat medis sehingga mereka dapat menciptakan produk baru lebih cepat. Namun membuat data lebih mudah diakses akan membuka jalan potensial untuk pencurian informasi bernilai jutaan bahkan miliar dollar. Ini merupakan permasalahan klasik privasi data perusahaan.

“Semakin banyak informasi pengetahuan yang anda berikan kepada pekerja, maka semakin efektif mereka menciptakan nilai-nilai bagi perusahaan,” kata Boris Evelson, seorang analis utama di Forrester. “Hal ini membuat risiko pengungkapan - bahwa seseorang akan pergi dengan membawa data dan memberikannya kepada pesaing.”

Tekanan ini memaksa perusahaan mengeluarkan 8 milyar dollar untuk mencari perangkat lunak yang memungkinkan komunitas perekayasaan yang lebih luas untuk berbagi pengetahuan ketika mengelola akses dalam pengembangan produk data, ujar Jude Currier, manajemen pengetahuan jantung dan pembuluh darah serta praktek-praktek inovasi memimpin di Boston Scientific. “Keamanan aktif adalah cara untuk mengatasi masalah ini,” ujar Currier.

Sehingga mamantau secara rutin siapa yang mengakses apa, dan menyesuaikan izin sebagai perubahan kondisi-kondisi bisnis.

Mempertahankan jalur dari semua alat stent, alat pacu jantung dan kateter yang selalu baru sangatlah penting karena jumlah barang yang berhubungan dengan jantung sebanyak 80% dari penjualan Boston Scientific. Selama lebih dari beberapa tahun terakhir, teknisi difokuskan pada perbaikan sistem kualitas, ujar Currier. Boston Scientific telah mewarisi permasalahan regulasi dari akuisisi yang disebabkan selama kurun waktu itu. Saat ini situasi tersebut terkendali, perusahaan siap untuk menghidupkan kembali inovasi internal.

Boston Scientific merupakan pencetus penemuan perangkat lunak Manchine’s Goldfire, yang memberikan paduan yang tepat antara keterbukaan dan keamanan data, ujar Currier. Sebelumnya pengembang-pengembang produk Boston Scientific bekerja dalam gudang tertutup dengan akses yang terbatas untuk penelitian kolega-koleganya pada batas produk yang berbeda. Informasi terkunci bahkan apabila para ilmuwan menemukan sesuatu yang berguna dari proyek sebelumnya, mereka seringkali tidak punya akses untuk itu. “Kami merubahnya,” ujar Currier.

Goldfire membuat alur kerja otomatis keluar seperti tugas sebagai penganalisa pasar dan pemerah kekayaan intelektual perusahaan. Ini menggabungkan data internal perusahaan dengan informasi yang bersumber dari umum, seperti database pemerintah federal.

Peneliti-peneliti dapat menggunakan perangkat lunak untuk menemukan hubungan dari sumber-sumber yang berbeda, misalnya dengan menyorot persamaan ide. Teknisi-teknisi dapat menggunakan analisis tersebut untuk memperoleh ide produk-produk baru dan memulai studi kelayakannya. Tujuannya adalah untuk mendapatkan teknisi yang dapat mengakses penelitian teknisi lainnya.

“Orang yang berada dalam masalah tidak sabar menunggu datangnya hari itu,” katanya.

Meskipun tujuannya adalah untuk memperoleh keterbukaan yang lebih, namun tidak semua data dapat dibuka selamanya. Sebagai contoh, semakin dekat proyek dengan tahap hak paten, akses data terbatas hanya pada segelintir orang, kata Currier.

Dia menambahkan bahwa sejak memasang Goldfire, aplikasi hak paten terjadi dibandingkan dengan kelompok rekayasa serupa yang tidak menggunakan alat Goldfire. "Kami harus mendidik orang bahwa kami tidak membuang keamanan sembarang tetapi membuat pengetahuan yang berharga untuk organisasi, "katanya.

PERTANYAAN STUDI KASUS I

1. Seperti yang dinyatakan dalam kasus, The New York Times memilih untuk menyebarkan inovasi dukungan kelompok mereka sebagai sebuah layanan di seluruh unit bisnisnya. Menurut anda apakah pengertian tersebut? Keuntungan apa yang didapat dari pemilihan pendekatan tersebut? Apakah ada kelemahannya juga?

Saat ini industri surat kabar sedang dalam permasalahan, dimana inovasi model bisnis model menjadi lebih penting daripada hal lainnya. Saya pribadi setuju dengan pendapat yang diungkapkan oleh Mark Johnson, seorang pimpinan konsultasi inovasi strategi Innosight, yang menyatakan apabila The New York Times tetap memiliki model terdahulu dalam menjalankan bisnisnya maka sisi pendapatan untuk perusahaan akan menurun. The New York Times telah melakukan tindakan yang benar untuk mengatasi hal tersebut yaitu dengan mengembangkan inovasi yang baru terhadap bisnisnya. Peranan teknologi informasi sangatlah penting, shared service mensyaratkan infrastruktur teknologi informasi sebagai pilar utama disamping tiga pilar penting lainnya Organisasi, People dan Proses. Selain itu dalam membuat inovasi ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada anggota di semua unit usahanya agar dapat berkontribusi untuk The New York Times sehingga akan timbul kerja sama dan memberikan sinergi dalam mengembangkan dan menerapkan inovasi di semua unit usaha. Sejauh ini dari sekian banyak inovasi yang dilakukan di The New York Times dapat diklasifikasikan sebagai proses atau inovasi produk. Saya pun sependapat dengan Mark Johnson, bahwa sebuah perusahaan yang sehat dan berkembang harus memfokuskan bisnisnya terhadap inovasi bisnis inti sebanyak 90-95% sedangkan sisanya 5-10% untuk model bisnis baru. Namun hal ini cukup sulit untuk dilakukan, dimana diperlukan perhatian dari pemimpin dan juga terdapat sebuah tingkat kepentingan untuk memperbaiki keuangan, serta kesabaran dalam membuka model bisnis baru.

Apabila memilih pendekatan pengembangan inovasi baru, maka akan diperoleh beberapa keuntungan. Antara lain perusahaan akan terbentuk dan berkesinambungan, sehingga membuat perusahaan menjadi kokoh karena karyawan turut langsung melakukan inovasi ini, kemudahan memberikan masukan, mengikuti teknologi informasi yang sedang berkembang, memperluas jaringan dengan berbagai jenis kelompok/segmen, membuka interaksi baru dengan masyarakat atau golongan tidak hanya melalui majalah/news paper, tetapi juga melalui cara lain seperti contoh hubungan antara Netflix rentals, dan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan akan semakin tinggi sehingga berbagai ide akan cepat digali dari karyawan sehingga akan dapat meningkatkan pendapatan perusahaan dan tercapai efisiensi terhadap hal biaya karena proses perbaikan dan proses kerja dengan menggunakan sistem informasi memadai.

Sedangkan kelemahannya adalah proses pengambilan keputusan memakan waktu lebih lama, karena melibatkan hampir semua karyawan di semua unit usaha dan di semua tingkatan yang tentu memiliki latar belakang yang berbeda-beda dan juga memiliki ide, pendapat, karakter, selera, dan kepentingan yang beraneka ragam dan mungkin juga saling bertentangan antara satu dengan yang lain.

2. Boston Scientific menghadapi tantangan dengan menyeimbangkan keterbukaan dan berbagi dengan keamaan dan kebutuhan pembatasan akses ke informasi. Bagaimana penggunaan teknologi yang dapat memungkinkan perusahaan untuk mencapai kedua tujuan tersebut pada waktu yang bersamaan? Perubahan budaya apa saja yang dibutuhkan untuk kemungkinan tersebut? Apakah hal-hal tersebut menjadi sangat penting daripada teknologi terkait isu di atas? Berikan beberapa contoh untuk mendukung jawaban anda.

Dampak positif yang dapat diambil terhadap teknologi informasi ini adalah memungkinkan perusahaan untuk dapat saling memberi dan mendapatkan informasi antar satu perusahaan dengan perusahaan lain dalam mencapai tujuan. Akses web site antara satu perusahaan dengan perusahaan lain atau dari masyarakat merupakan sesuatu yang lazim dan tidak dapat dihindari.sehingga dari proses itu akan menimbulkan dampak negatif dengan memanfaatkan kondisi ini para pesaing untuk mendapatkan berbagai informasi yang sebenarnya merupakan rahasia perusahaan jika perusahaan tidak melakukan pembatasan terhadap akses ini. Contoh teknologi ini adalah untuk informasi-informasi yang sifatnya rahasia perusahaa, tidak semua orang dapat mengakses informasi tersebut hanya orang-orang tertentu saja yang dapat mengaksesnya dengan menggunakan password, sehingga dampak negatif dapat diminimalkan. Oleh karena itu, untuk meminimalkan dampak negatif dari keterbukaan

informasi digunakan sistem alur kerja otomatis untuk membatasi akses informasi dan mengetahui rekam jejak dari pengakses data.

Jenis budaya yang memungkinkan untuk menjaga keseimbagan tersebut adalah budaya “bekerja dengan cara memonitor aktivitas siapa mengakses apa” dan melakukan perubahan otorisasi dalam mengakses infomasi tersebut ketika kondisi bisnis berubah. Budaya dalam dalam mengantisipasi dampak negatif dari keterbukaan informasi dalam teknologi informasi lebih penting daripada teknologi itu sendiri dikarenakan teknologi hanyalah sebagai alat bantu sementara rahasia perusahaan adalah segalanya. Apabila rahasia perusahaan dibobol oleh pihak pesaing, kelangsungan hidup perusahaan tersebut sudah pasti akan terancam.

Boston Scientific menggabungkan cara cara menembus kontrol yang menghambat akses informasi satu sama lain sehingga terjadi keterbukaan akses informasi dan juga hal ini dapat mempermudah untuk mengembangkan produk atau inovasi baru. Untuk mengurangi dampak negatif dari hal ini diperlukan sisitem untuk membatasi akses tersebut, dilakukan dengan cara: Menggunakan ‘’active security” dan yang dipakai oleh Boston Scientific dinamakan Sofware Gold Fire, Memonitor aktivasi dan siapa yang meng akses dan konten apa yang diakses,Menetapkan aturan prosedur untuk mengakses, Melakukan review dan pemeliharaan system keamanan secara berkala.

3. Peta penyewaan video yang dikembangkan oleh The New York Times dan Netflix grafis menampilkan film populer di seluruh lingkungan dari kota-kota besar di Amerika Serikat. Bagaimana Netflix menggunakan informasi ini untuk meningkatkan bisnis mereka? Dapatkah perusahaan-perusahaan lain mengambil keuntungan dari data ini? Bagaimana? Berikan beberapa contoh.

New York Times dan Netflix grafis mengembangkan peta penyewaan video yang menampilkan film-film popular di seluruh lingkungan dari kota-kota besar di Amerika Serikat adalah untuk memberikan informasi kepada para pelanggan tentang film-film apa saja yang pada saat ini paling disukai dan paling tidak disukai oleh masyarakat luas di setiap negara bagian di mana pelanggan itu tinggal, dan juga menampilkan judul-judul film yang paling banyak disewa oleh pelanggan. Informasi ini tentu sangat berguna bagi Nefflix dalam mengambil keputusan. Dengan informasi ini dapat diketahui peta permintaan masyarakat. Dengan demikian dapat diputuskan film-film apa yang perlu diperbanyak dan film-film apa yang perlu dibatasi.

Perusahaan-perusahaan lain bisa saja mengambil keuntungan dari penerapan informasi tersebut karena peta tersebut menunjukkan tingkat permintaan masyarakat pada film-film tertentu, sehingga perusahaan pesaing dapat memanfaatkan informasi tersebut kepentingan bisnisnya. Namun manfaat yang diperoleh tidak banyak dan tidak perlu dikhawatirkan karena peta ini lebih mengarah pada kharakteristik

pelanggan Netflix, bukan selera masyarakat secara umum. Artinya film yang masuk kategori popular berdasarkan peta Netflix belum tentu popular di matas masyarakat umum.

Contohnya adalah film yang populer di pelanggan Netflix di tahun 2009 adalah The Curios Case of Benjamin Button padahal film yang populer di Top Ten Blockbuster adalah Slumdog Millionair dan Twilight. Milk, sejarah tentang activist Harvey Milk San Fransisco adalah popular di San Fransisco, tetapi tidak di kota-kota lain. Drama Mad Man mendapat sambutan hangat di Manhattan dan Brooklyn, tetapi tidak di sebagaian besar kota-kota lainnya.

CONTOH KASUS II

ERP : Smaller in Size But Bigger in Savings

Ketika software ERP (Enterprise Resources Planning) menjadi complex dan mahal, teknologi baru dan delivery yang cepat membuat ERP lebih fleksibel. Sebagai contoh bisa dikemukakan di sini adalah perusahaan Matisse Internasional yang bergerak di dalam bidang furniture dan interior design dan berlokasi di Auckland, New Zealand dan telah menerapkan internet berbasis ERP.

“Salah satu keuntungan yang didapat dengan penerapan ERP adalah dapat mereduksi biaya”, ujar Direktur Matisse, Paul Bertenshaw. Perusahaan tidak perlu memelihara system atau membelanjakan uangnya untuk melakukan upgrade software dan server. Sebelum ERP diaplikasikan, setiap kali akan melakukan upgrade database, perusahaan harus membayar expertise eksternal untuk melakukannya.

Matisse adalah salah satu perusahaan yang peduli akan lingkungan dan mempergunakan fasilitas komputasi dalam kesehariannya. ERP berdampak mengurangi jumlah server yang dibutuhkan di dalam lingkungan kerja. Manajemen Inventory ERP sangat membantu perusahaan dalam mengontrol level persediaan dan mencegah menumpuknya persediaan. Direktur Matisse mengatakan, “ Kami mempunyai gudang-gudang dan fasilitas penyimpanan di pusat kota Auckland, dan sekarang dipusatkan ke dalam satu gudang saja, dimana dapat mereduksi sejumlah uang”.

Kemampuan pelaporan perusahaan juga berkembang pesat. Apabila sebelum system diaplikasikan perusahaan banyak menghabiskan banyak waktu setiap minggunya untuk membuat pelaporan penjualan dan juga ramalan penjualan, setelah diterapkannya ERP maka informasi tersebut sepenuhnya ada di dalam genggaman dan sepenuhnya kinerja karyawan menjadi lebih produktif. Perusahaan harus melakukan manajemen perubahan menyesuaikan dengan system baru yang telah diterapkan.

Sangatlah mahal apabila akan melakukan upgrade system lama untuk memperbaiki proses yang ada, dan sekarang perusahaan memperoleh benefit yang berlipat-lipat dari penggunaan ERP yang telah diterapkan di berbagai belahan dunia

Iris Enterprise Software perusahaan yang berkantor pusat di Inggris tetapi memiliki kantor cabang di Auckland menjelaskan adanya tren baru bisnis meninggalkan system informasi yang lama dan mulai mengadopsi system ERP yang fleksibel. Untuk memperoleh Return On Investment (ROI) dari system ERP diperlukan pemahaman yang jelas mengenai total biaya dan juga besarnya revenue yang ingin dihasilkan. Faktor-faktor yang sangat berpengaruh terhadap besarnya ROI adalah downtime, konversi data, implementasi manajemen dan training staf.

Kemudahan penggunaan ERP adalah salah satu kunci sukses terutama untuk organisasi yang mempunyai tingkat turn over tinggi. Bisnis saat ini berkembang sangat pesatnya dan membutuhkan penanganan permasalahan yang makin kompleks sehingga kebutuhan system informasi untuk melayani kebutuhan bisnis juga berubah.

Universitas Canterbury mempunyai system enterprise yang dibuat oleh Oracle untuk finansialnya, People Soft untuk SDMnya, Jade student Management dan Cognos untuk pelaporan enterprise. Tujuan utama dari melaksanakan investasi system ERP adalah untuk mendapatkan satu sumber informasi pada perusahaan dan menghindari penguasaan informasi pada satu unit kerja saja. Dengan system yang sama akan didapatkan informasi yang sama dari adanya single ERP.

Mike Lorge sebagai Direktur Sage Business Solutions untuk Australia dan New Zeland mengatakan bahwa jika bisnis perusahaan mempunyai lebih dari 10 staf dan mereka menghabiskan 30 % waktunya untuk memelihara dan mengolah informasi bisnisnya, maka perusahaan tersebut harus mempertimbangkan penggunaan system ERP.

ERP akan dapat mereduksi beban dari kinerja staf, bila dihitung pendapatan rata-rata staf adalah $ 50.000 / tahun, peningkatan produktivitas 20 %, ROI dari kesepuluh staf adalah $ 100.000 per tahun dan disertai dengan peningkatan produktivitas karyawan. Keuntungan ini belumlah termasuk proses yang lebih singkat, kemampuan merespon yang cepat terhadap kebutuhan konsumen, menjaga level inventory yang efisien, dan menghasilkan data yang lebih akurat dalam bisnis.

Dalam banyak bisnis haruslah menghentikan segala macam bentuk pengeluaran uang yang tidak akan menambah nilai dalam waktu cepat, oleh karena itu Gen – I meningkatkan minatnya pada cloud computing bekerja sama dengan raksasa seperti Oracle dan SAP dan menciptakan software SaaS (Software as a Service).

Kouwenhoven menyatakan bahwa perusahaan melihat kecenderungan SaaS akan memiliki dampak untuk mengurangi total biaya yang diperlukan untuk kepemilikan system ERP. SaaS model menerapkan ERP kepada organisasi yang lebih kecil yang tidak dapat menerapkan system ERP dikarenakan permasalahan biaya dan adanya manajemen perubahan.

Salah satu alasan organisasi meninjau kembali instalasi ERPnya yang diinvestasikan di tahun 1990an dikarenakan adanya ancaman Y2K.

Kekuatan system ini adalah pada kemampuan untuk melakukan proses transaksi dan merampingkan mata rantai pasok dan penjualan. Sedangkan kelemahannya adalah bahwa sulit untuk memperoleh informasi keluar, dan software ini tidak cocok untuk organisasi yang melaksanakan proyek.

Patrick Kouwenhoven dari Gen-I menyatakan 5 strategi yang dapat meningkatkan nilai tambah dari ERP : Pastikan mengerti proses bisnis sebelum dilakukan pengembangan ERP, sehingga

dapat diketahui apakah keuntungan yang akan didapat dengan implementasi ERP ini Penggunaan pemikiran out of the box dalam setiap fungsinya Untuk meningkatkan keuntungan penggunaan ERP, perusahaan harus melakukan

investasi dalam upaya mengkostumisasi sebagian dari ERP disesuaikan dengan kebutuhan

Memikirkan hal apa yang akan dikostumisasi berkaitan dengan perubahan proses bisnis dan system aliran kerja

Melakukan investasi dengan membeli system pakar bisnis yang dapat membuat keputusan dari system ERP

PERTANYAAN STUDI KASUS II

1. Mengapa kustomisasi ERP menimbulkan masalah ketika tiba waktunya ERP akan dilakukan upgrade?

Strategi yang dapat meningkatkan nilai tambah dari ERP : Untuk meningkatkan keuntungan penggunaan ERP, perusahaan harus melakukan

investasi dalam upaya mengkostumisasi sebagian dari ERP disesuaikan dengan kebutuhan

Memikirkan hal apa yang akan dikostumisasi berkaitan dengan perubahan proses bisnis dan system aliran kerja

Kustomisasi ERP menimbulkan masalah ketika tiba ERP akan dilakukan upgrade dikarenakan kustomisasi yang dilakukan dengan tujuan untuk menyesuaikan dengan proses bisnis perusahaan akan mengakibatkan ERPnya sudah tidak sesuai lagi dengan ERP Best Practise yang dipunyai oleh perusahaan-perusahaan mapan kelas dunia sehingga telah kehilangan value added yang menyebabkan harga ERP mahal di pasaran yaitu “Best Practise”

2. Kenapa sistem ERP menjadi lebih kecil?

Perusahaan tidak perlu memelihara system atau membelanjakan uangnya untuk melakukan upgrade software dan server. Sebelum ERP diaplikasikan, setiap kali akan melakukan upgrade database, perusahaan harus membayar expertise eksternal untuk melakukannya.ERP berdampak mengurangi jumlah server yang dibutuhkan di dalam lingkungan kerja. Manajemen Inventory ERP sangat membantu perusahaan dalam mengontrol level persediaan dan mencegah menumpuknya persediaan. Kemampuan pelaporan perusahaan juga berkembang pesat. Apabila sebelum system diaplikasikan perusahaan banyak menghabiskan banyak waktu setiap minggunya untuk membuat pelaporan penjualan dan juga ramalan penjualan, setelah diterapkannya ERP maka informasi tersebut sepenuhnya ada di dalam genggaman dan sepenuhnya kinerja karyawan menjadi lebih produktif. Perusahaan harus melakukan manajemen perubahan menyesuaikan dengan system baru yang telah diterapkan. Perubahan-perubahan yang terjadi ketika ERP mulai diterapkan di dalam suatu perusahaan menyebabkan tingkat efisiensi perusahaan meningkat pesat, informasi dalam genggaman sehingga terlihat permasalahan perusahaan menjadi kecil dan dapat teratasi

3. Dengan memotong pembayaran kepada vendor ERP tidak mungkin dilakukan untuk perusahaan yang lebih kecil, apakah vendor ERP harus berterima kasih kepada provider software? Apakah ada alternatif lain yang dimiliki oleh perusahaan yang lebih kecil?

Gen – I telah meningkatkan minatnya pada cloud computing bekerja sama dengan raksasa seperti Oracle dan SAP dan menciptakan software SaaS (Software as a Service).

SaaS model menerapkan ERP kepada organisasi yang lebih kecil yang tidak dapat menerapkan system ERP dikarenakan permasalahan biaya dan adanya manajemen perubahan.

4. Apa yang dimaksud oleh Bertenshaw ketika dia mengatakan bahwa Matisee memperoleh keuntungan dari beribu-ribu orang dari seluruh penjuru dunia?

Matisse adalah salah satu perusahaan yang peduli akan lingkungan dan mempergunakan fasilitas komputasi dalam kesehariannya. ERP berdampak mengurangi jumlah server yang dibutuhkan di dalam lingkungan kerja. Manajemen Inventory ERP sangat membantu perusahaan dalam mengontrol level persediaan dan mencegah menumpuknya persediaan. Direktur Matisse mengatakan, “ Kami mempunyai gudang-gudang dan fasilitas penyimpanan di pusat kota Auckland, dan sekarang dipusatkan ke dalam satu gudang saja, dimana dapat mereduksi sejumlah uang”. Kemampuan pelaporan perusahaan juga berkembang pesat. Apabila sebelum system diaplikasikan perusahaan banyak menghabiskan banyak waktu setiap minggunya untuk membuat pelaporan penjualan dan juga ramalan penjualan, setelah diterapkannya ERP maka informasi tersebut sepenuhnya ada di dalam genggaman dan sepenuhnya kinerja karyawan menjadi lebih produktif. Perusahaan harus melakukan manajemen perubahan menyesuaikan dengan system baru yang telah diterapkan. Matisse sudah menerapkan ERP dalam kesehariannya dimana ERP tersebut merupakan sistem informasi terpadu yang telah diterapkan oleh perusahaan-perusahaan best practise di seluruh penjuru dunia

CONTOH KASUS III

For Companies Both Big and Small : Running a Business om Smartphones

Pada tahun 2006, perusaHaan berbasis CPS energy, di San Antonio, Texas akan mendefinisi ulang cara melakukan bisnis dan membentuk tenaga kerja sekitar 4000 orang. Perubahan besar akan segera terjadi dan masa depan perusahaan tergantung kepadanya.

Christopher Barron Vice President CPS Energy mengatakan bahwa perusahaan telah memiliki tenaga kerja yang lebih besar daripada ukuran tenaga kerja pada bisnis sejenis. Barron memperhatikan perusahaan lain dengan tenaga kerja besar seperti perusahaannya sebagai contoh UPS dan FedEx dan dia melihat perbedaan besar dalam cara berbisnis.

Para pekerja CPS tidak memiliki akses kepada sumber dan jaringan system IT ketika lokasi mereka jauh dari kantor ataupun gudang. Para pekerja sering mengunjungi lokasi kerja atau lokasi pelanggan untuk mendiagnosa permasalahan yang terjadi dan menyarankan perbaikan sebelum melaporkan kepada departemen atau instansi terkait yang akan melakukan tindakan perbaikan/penyelesaian yang artinya harus melakukan penambahan pekerja. Jadi jika perusahaan tetap mempertahankan jumlah tenaga kerja yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut, maka perusahaan ini tidak akan kompetitif di masa yang akan datang

Program Magellan diciptakan oleh Barron dan rekan-rekannya cara yang lebih baik untuk menghubungkan pekerja dengan masyarakat serta system yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaannya. Tujuan dari program ini adalah untuk memperluas jaringan CPS, membangun jaringan WiFi yang aman di kantor dan gudang, menyebarkan smartphone dan aplikasi mobile untuk semua staf CPS yang tidak memiliki Laptop ataupun peralatan mobile lainnya.

Menurut Barron tantangan utama adalah memperluas penggunaan smartphone kepada para executive yang diperkirakan sering menggunakannya. Salah satu hambatan terbesar perusahaan adalah adanya persepsi yang berkembang bahwa teknologi akan meminimalkan pertemuan fisik dalam bentuk rapat di belakang meja, dan teknologi memerlukan dana yang banyak, dan hambatan-hambatan yang ada harus dihilangkan selamanya.

Barron mengatakan bahwa informasi haruslah disampaikan kepada pare eksekutif untuk meredakan ketakutan mereka akan besarnya biaya, penggunaan dan keamanannya, dan juga telah dilakukan pendekatan kepada kelompok-kelompok tertentu yaitu insinyur, pekerja lini, pekerja kantor dan karena biayanya murah telah dilakukan pembangian perangkat tersebut kepada mereka untuk dilakukan percobaan.

Smartphone adalah HP yang bernilai tinggi dan perusahaan perlu memberikan kepada orang-orang yang memang memerlukannya dan harus dilakukan demonstrasi keunggulan fitur-fiturnya. Berikut ini disampaikan 3 penemuan inovatif CPS adalah bahwa smartphone dapat digunakan untuk :

Digita Camera Mekanisme tracking GPS Pemberitahuan kondisi darurat

Di masa lalu CPS harus mengirimkan sekelompok orang untuk memenuhi layanan panggilan untuk memenuhi permintaan konsumen, sedangkan pada saat ini seorang pekerja dapat mengunjungi lokasi, memfoto peralatan infrastruktur yang rusak dan mengirimkannya ke kantor pusat. Hasil foto akan dianalisa dan didiagnosa oleh ahlinya, dan akan menyampaikan instruksi untuk perbaikan yang harus dilakukan, serta melakukan perintah pengiriman pekerja yang sesuai melalui fasilitas suara, email atau sms melalui smartphone.

Program Magellan melalui penggunaan smartphone dan teknologi lainnya akan memberdayakan semua karyawan, tidak peduli apa pekerjaan karyawan tersebut, untuk menjadi bagian dari perusahaan besar dan membentuk suatu network/jaringan. Dalam kaitannya dengan Magellan dan pengembangan smartphone, perusahaan juga melihat keuntungan significan dalam efisiensi rantai suplai.

Sebagai contoh, dahulu seorang/sekelompok orang harus berada di tempat untuk dapat menyetujui suatu order pembelian, tetapi sekarang proses pembelian jadi lebih efisien dikarenakan approval/persetujuan dapat dilakukan dari mana saja dengan teknologi selular. Bagian Pengadaan dapat pula mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang yang benar-benar memesan barang untuk mempercepat proses pemesanan dan lebih proaktif dalam melakukan suplai keseluruhan (manajemen rantai pasok).

Dalam waktu satu tahun waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembelian dan transaksi pengadaan menurun lebih dari 65 %, sedangkan tingkat/level inventory berkurang lebih dari 8 juta US$ sejak program Magellan dilaksanakan.

Telah terjadi kepuasan pada karyawan dan pada pelanggan yang levelnya meningkat. Para staf sekarang lebih mudah untuk mengakses system informasi perusahaan dan staf merasa lebih dekat dengan bisnis mereka. Sekarang CPS dapat memecahkan permasalahan pelanggan dengan proses yang lebih singkat (mereka dapat mengurangi waktu menemui pelanggan dalam rangka memenuhi layanan service call), sehingga dapat memuaskan konsumen.

Perusahaan ini telah menerima score tertinggi yang telah dikeluarkan JD Power & Associate 2007 Gas Utility Residential Customer Satisfaction Survey . Peran teknologi tidak lagi eksklusif hanya berlaku untuk perusahaan besar saja dan dengan anggaran IT yang signifikan.

Perusahaan konstruksi Lloyd, mungkin mereka tidak menyadari bahwa mereka memerlukan ponsel dengan software yang canggih. Dalam 24 tahun terakhir, perusahaan pembongkaran dan pengangkutan ini telah dijalankan oleh keluarga yang sama dan telah menghabiskan dana 9 juta US$ per tahun. Lloyd membongkar rumah-rumah komersil dan rumah-rumah pribadi dan mengangkutnya.

Apakah dapat dibuat sederhana, dengan jumlah karyawan sekitar 100 orang, truk dengan jumlah 30 buah, dan lebih dari 400 tempat pembuangan, sehingga sangatlah penting untuk mengkoordinasikan bagian-bagian yang bergerak tersebut untuk menjaga kelangsungan bisnis perusahaan. Stephani Lloyd berumur 41 tahun, adalah seseorang yang telah memimpin perusahaan selama 4 tahun terakhir ini. Lloyd menggunakan kombinasi dari spreadsheet, buku besar (ledger) dan software akuntansi pada PCnya untuk mendeteksi para pekerja dan juga peralatannya. Dengan adanya pembangunan tower-tower selular phone dan online di kawasan Minnesota, menyebabkan penerimaan radio pada perusahaan Lloyd menjadi buruk. Inilah saatnya bagi Lloyd untuk memutuskan membawa perusahaannya ke abad 21 di dunia smartphone. Lloyd memiliki ½ lusin software mobile yang produktif dan berasal dari perusahaan bernama Gearworks yang terletak berdekatan dengan Lloyd. Tidak hanya pada Gearworks, tetapi juga softwarenya tedapat dalam I-560 dan I-850 telephone Sprint Nextel yang ditujukan untuk industry konstruksi Lloyd mulai membeli telepon push to talk untuk mengganti kebutuhan para pekerjanya dari frekuensi radio yang semakin jelek penerimaannya.

Karyawan / staf bagian teknofobic mengalami kesulitan dikarenakan harus memandu karyawan dalam melakukan pembelajaran untuk dapat menguasai berbagai fitur-fitur pada ponsel baru mereka. Selama 18 bulan 2 sistem telah berjalan secara berdampingan yaitu e-Trace yang baru serta system lama yaitu penggunaan alat tulis kertas dan pensil secara manual.

Penggunaan E-Trace menimbulkan masalah tenaga kerja. Perangkat lunak ini menampilkan data pemetaan terintegrasi dan dapat menunjukkan kronologis tempat dan waktu dari seluruh asset perusahaan. Asset perusahaan banyak yang menganggur/idle/tidak digunakan/di parkir di luar perusahaan/tidak berada pada tempat yang telah ditentukan.

Gearwork CEO mengatakan bahwa tantangan yang ada pada Lloyd haruslah diatasi. Seluruh produk dioperasikan dan kesemuanya memiliki tantangan dan kesempatan tersendiri dan softwarenya memberikan kebebasan kepada pelanggan untuk mengontrol tingkat perubahan dalam bisnis. Setelah keadaan di Lloyd stabil, penghematan yang terjadi sangat jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 supir, 22 mandor dan 7 pekerja kantor yang semuanya menggunakan 41 smartphone dan menggunakan software eTrace. Perusahaan membeli paket unlimited data untuk setiap HP dengan biaya 4000 US$/bulan dan tambahan biaya untuk jaringan. Lloyd menghabiskan 50000 US$/tahun untuk penggunaan pada seluruh bisnis termasuk akuntansi dan komunikasi. Sebelum eTrace diterapkan perusahaan harus membayar akuntan selama 40 jam dalam seminggu untuk membuat laporan berkala. Sekarang akunta hanya dating sehari dalam seminggu (selama 6 jam) sehingga dapat menghemat sekitar US$ 1000/minggu). Routing yang efisien telah memangkas biaya bahan baku sekitar 30 %. Lloyd memperkirakan peningkatan revenue bersih 10-12 % atau sekitar US$ 1 juta untuk tahun 2007. Pemasukan dan pengeluaran data yang dilakukan oleh operator dan Mandor Lloyd sekitar 1,5 kali lebih cepat dibandingkan alat komunikasi kertas dan radio.

PERTANYAAN STUDI KASUS III1. Dalam kondisi seperti apa smartphone dapat membantu perusahaan lebih

menghasilkan keuntungan/profit? Perbaikan apakah yang telah dilakukan untuk menghasilkan profit yang lebih atau untuk mengurangi biaya? Berikan contoh-contohnya !

Smartphone adalah HP yang bernilai tinggi dan perusahaan perlu memberikan kepada orang-orang yang memang memerlukannya dan harus dilakukan demonstrasi keunggulan fitur-fiturnya. Berikut ini disampaikan 3 penemuan inovatif adalah bahwa smartphone dapat digunakan untuk :

Digita Camera Mekanisme tracking GPS Pemberitahuan kondisi darurat

Di masa lalu perusahaan harus mengirimkan sekelompok orang untuk memenuhi layanan panggilan untuk memenuhi permintaan konsumen, sedangkan pada saat ini seorang pekerja dapat mengunjungi lokasi, memfoto peralatan infrastruktur yang rusak dan mengirimkannya ke kantor pusat. Hasil foto akan dianalisa dan didiagnosa oleh ahlinya, dan akan menyampaikan instruksi untuk perbaikan yang harus dilakukan, serta melakukan perintah pengiriman pekerja yang sesuai melalui fasilitas suara, email atau sms melalui smartphone.Sebagai contoh, dahulu seorang/sekelompok orang harus berada di tempat untuk dapat menyetujui suatu order pembelian, tetapi sekarang proses pembelian jadi lebih efisien dikarenakan approval/persetujuan dapat dilakukan dari mana saja dengan teknologi selular. Bagian Pengadaan dapat pula mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang yang benar-benar memesan barang untuk mempercepat proses pemesanan dan lebih proaktif dalam melakukan suplai keseluruhan (manajemen rantai pasok).Dalam waktu satu tahun waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembelian dan transaksi pengadaan menurun lebih dari 65 %, sedangkan tingkat/level inventory berkurang lebih dari 8 juta US$ sejak program peluncuran smartphone dilaksanakan.Telah terjadi kepuasan pada karyawan dan pada pelanggan yang levelnya meningkat. Para staf sekarang lebih mudah untuk mengakses system informasi perusahaan dan staf merasa lebih dekat dengan bisnis mereka. Sekarang perusahaan dapat memecahkan permasalahan pelanggan dengan proses yang lebih singkat (mereka dapat mengurangi waktu menemui pelanggan dalam rangka memenuhi layanan service call), sehingga dapat memuaskan konsumen.

2. Perusahaan menggambarkan beberapa hambatan yang terjadi dari karyawan ketika memperkenalkan teknologi baru dari smartphone. Kenapa ini bisa terjadi? Apakah upaya yang harus dilakukan oleh perusahaan, jelaskan 2 alternatif penyelesaiannya!

Para pekerja CPS tidak memiliki akses kepada sumber dan jaringan system IT ketika lokasi mereka jauh dari kantor ataupun gudang. Para pekerja sering mengunjungi lokasi kerja atau lokasi pelanggan untuk mendiagnosa permasalahan yang terjadi dan menyarankan perbaikan sebelum melaporkan kepada departemen atau instansi terkait yang akan melakukan tindakan perbaikan/penyelesaian yang artinya harus melakukan penambahan pekerja. Jadi jika perusahaan tetap mempertahankan jumlah tenaga kerja yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut, maka perusahaan ini tidak akan kompetitif di masa yang akan datangSalah satu hambatan terbesar perusahaan adalah adanya persepsi yang berkembang bahwa teknologi akan meminimalkan pertemuan fisik dalam bentuk rapat di belakang meja, dan teknologi memerlukan dana yang banyak, dan hambatan-hambatan yang ada harus dihilangkan selamanya.Barron mengatakan bahwa informasi haruslah disampaikan kepada pare eksekutif untuk meredakan ketakutan mereka akan besarnya biaya, penggunaan dan keamanannya, dan juga telah dilakukan pendekatan kepada kelompok-kelompok tertentu yaitu insinyur, pekerja lini, pekerja kantor dan karena biayanya murah telah dilakukan pembangian perangkat tersebut kepada mereka untuk dilakukan percobaan.

3. CPS Energy dan Lloyd Construction menggunakan smartphone untuk membuat proses bisnis di perusahaannya menjadi lebih efisien. Bagaimana mereka menggunakan teknologi untuk membuat produk baru dan pelayanan baru bagi pelanggannya? Termasuk paling sedikit satu rekomendasi untuk setiap perusahaan di atas?

Perusahaan konstruksi Lloyd, mungkin mereka tidak menyadari bahwa mereka memerlukan ponsel dengan software yang canggih. Dalam 24 tahun terakhir, perusahaan pembongkaran dan pengangkutan ini telah dijalankan oleh keluarga yang sama dan telah menghabiskan dana 9 juta US$ per tahun. Lloyd membongkar rumah-rumah komersil dan rumah-rumah pribadi dan mengangkutnya.Apakah dapat dibuat sederhana, dengan jumlah karyawan sekitar 100 orang, truk dengan jumlah 30 buah, dan lebih dari 400 tempat pembuangan, sehingga sangatlah penting untuk mengkoordinasikan bagian-bagian yang bergerak tersebut untuk menjaga kelangsungan bisnis perusahaan. Stephani Lloyd berumur 41 tahun, adalah seseorang yang telah memimpin perusahaan selama 4 tahun terakhir ini. Lloyd menggunakan kombinasi dari spreadsheet, buku besar (ledger) dan software akuntansi pada PCnya untuk mendeteksi para pekerja dan juga peralatannya. Dengan adanya pembangunan tower-tower selular phone dan online di kawasan Minnesota,

menyebabkan penerimaan radio pada perusahaan Lloyd menjadi buruk. Inilah saatnya bagi Lloyd untuk memutuskan membawa perusahaannya ke abad 21 di dunia smartphone. Lloyd memiliki ½ lusin software mobile yang produktif dan berasal dari perusahaan bernama Gearworks yang terletak berdekatan dengan Lloyd. Tidak hanya pada Gearworks, tetapi juga softwarenya tedapat dalam I-560 dan I-850 telephone Sprint Nextel yang ditujukan untuk industry konstruksi Lloyd mulai membeli telepon push to talk untuk mengganti kebutuhan para pekerjanya dari frekuensi radio yang semakin jelek penerimaannya.

BAB IV

KESIMPULAN

1. Sistem informasi dan teknologi informasi yang digunakan oleh kedua perusahaan dalam hal inovasi bisnis seperti yang dilakukan oleh New York Times yaitu bekerja sama dengan Netflix untuk mengetahui kesenangan masyarakat di suatu area pada perfilman dan Boston Scientific yang menggunakan teknologi informasi unutk menjaga keamanan informasi perusahaan namun masih dapat diakses untuk melihat informasi yang umum, membantu kinerja perusahaan dalam menggapai tujuan perusahaan. Sehingga dengan cara ini perusahaan dapat lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan namun tetap dekat dengan masyarakat dan karyawannya. Penggunaan teknologi informasi dapat memungkinkan perusahaan untuk dapat saling memberi dan mendapatkan informasi antar satu perusahaan dengan perusahaan lain dalam mencapai tujuan.

2. Perusahaan tidak perlu memelihara system atau membelanjakan uangnya untuk melakukan upgrade software dan server. ERP berdampak mengurangi jumlah server yang dibutuhkan di dalam lingkungan kerja. Manajemen Inventory ERP sangat membantu perusahaan dalam mengontrol level persediaan dan mencegah menumpuknya persediaan. Setelah diterapkannya ERP maka informasi sepenuhnya ada di dalam genggaman dan sepenuhnya kinerja karyawan menjadi lebih produktif. Perusahaan harus melakukan manajemen perubahan menyesuaikan dengan system baru yang telah diterapkan. Perubahan-perubahan yang terjadi ketika ERP mulai diterapkan di dalam suatu perusahaan menyebabkan tingkat efisiensi perusahaan meningkat pesat.

3. Smartphone adalah HP yang bernilai tinggi dan perusahaan perlu memberikan kepada orang-orang yang memang memerlukannya dan harus dilakukan demonstrasi keunggulan fitur-fiturnya. Berikut ini disampaikan 3 penemuan inovatif adalah bahwa smartphone dapat digunakan untuk :

Digita Camera Mekanisme tracking GPS Pemberitahuan kondisi darurat

Di masa lalu perusahaan harus mengirimkan sekelompok orang untuk memenuhi layanan panggilan untuk memenuhi permintaan konsumen, sedangkan pada saat ini seorang pekerja dapat mengunjungi lokasi, memfoto peralatan infrastruktur yang rusak dan mengirimkannya ke kantor pusat. Hasil foto akan dianalisa dan didiagnosa oleh ahlinya, dan akan menyampaikan instruksi untuk perbaikan yang harus

dilakukan, serta melakukan perintah pengiriman pekerja yang sesuai melalui fasilitas suara, email atau sms melalui smartphone. Dahulu seorang/sekelompok orang harus berada di tempat untuk dapat menyetujui suatu order pembelian, tetapi sekarang proses pembelian jadi lebih efisien dikarenakan approval/persetujuan dapat dilakukan dari mana saja dengan teknologi selular. Bagian Pengadaan dapat pula mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang yang benar-benar memesan barang untuk mempercepat proses pemesanan dan lebih proaktif dalam melakukan suplai keseluruhan (manajemen rantai pasok).