Page | 1

Syarat dan Ketentuan Umum Kontrak yang mengatur Kontrak dengan Ahli/Perusahaan Konsultan (lokal)

General Terms of Contract governing Contracts with Appraisers/Firms of Consultants (local)

Januari 2018 Daftar Isi 1. Ketentuan umum untuk menyediakan pekerjaan dan jasa 2. Mempekerjakan staf oleh kontraktor 3. Kewajiban khusus untuk pelaksanaan kontrak di negara tempat penugasan 4. Pengadaan dan subsidi lokal 5. Penetapan harga, remunerasi dan penagihan

1. Ketentuan umum untuk menyediakan pekerjaan dan jasa 1.1. Komponen Kontrak dan Hukum yang berlaku

Komponen Kontrak berlaku dalam urutan berikut ini: 1. Kontrak beserta lampirannya 2. Syarat dan Ketentuan Umum Kontrak saat ini 3. Pernyataan Plagiarisme 4. Instruksi Penagihan Jika terdapat perbedaan atau kontradiksi diantara komponen-komponen kontrak, komponen-komponen kontrak tersebut di atas berlaku dalam urutan yang ditunjukkan. Jika terjadi perdebdaan atau kontrakdiksi di antara lampiran-lampiran, berlaku ketentuan dalam lampiran yang lebih kecil. Syarat-syarat dan ketentuan umum Ahli/Perusahaan Konsultan tentang bisnis atau pembayaran tidak berlaku.

Kontrak diatur oleh hukum Republik Federasi Jerman. 1.2. Kualitas pekerjaan dan jasa Pekerjaan dan jasa yang harus disediakan harus mematuhi teknologi terbaru yang diakui dan peraturan- peraturan teknologi yang dapat diterima dan konsisten dengan strategi umum dari pihak/klien utama yang memberi penugasan tersebut. Pekerjaan dan jasa harus berkualitas terbaik. Pekerjaan dan jasa dan hasil pekerjaan yang diperlukan Kontraktor harus meghormati kondisi lokal di negara yang bersangkutan, kemungkinan pembiayaan serta dampak umum, khusus dan sosial dari tindakan tersebut. Menghormati hak asasi manusia dan pertimbangan dari aspek lingkungan dan jenis kelamin harus dipastikan.

1.3. Subkontrak

Dalam hal Ahli/Perusahaan Konsultan melakukan subkontrak pekerjaan dan jasa apapun kepada pihak ketiga, Ahli/Perusahaan Konsultan memerlukan persetujuan tertulis terlebih dahulu dari GIZ kecuali jika kontrak menetapkan bahwa pekerjaan atau jasa tersebut harus disediakan oleh kontraktor.

1.4. Kewajiban tenaga ahli dan subkontraktor yang ditugaskan Kontraktor harus memastikan bahwa staf yang dipekerjakan dan subkontraktornya memenuhi ketentuan-ketentuan dari Syarat-syarat dan Ketentuan ini dan kontrak yang berlaku. 1.5 Kerahasiaan Setiap dan semua data yang terkair dengan kontrak dan informasi lain manapun yang diketahui kontraktor selama melaksanakan kontrak harus diperlakukan sebagai rahasia walaupun setelah jangka waktu kontrak berakhir. Ahli/Perusahaan Konsultan tidak akan memberi kesempatan kepada pihak ketiga untuk mengakses data, informasi, dokumen atau hasil kerja manapun yang terkait dengan pelaksanaan tugas, kecuali jika Ahli/Perusahaan Konsultan telah memperoleh persetujuan sebelumnya dari GIZ. Instansi yang berwenang di negara penugasan tidak dianggap sebagai pihak ketiga sebagaimana dimaksud dalam ketentuan ini.

January 2018

Contents 1. General provisions for supplying work and services 2. Employment of staff by the contractor 3. Special obligations for performance of the contract in the country of assignment 4. Procurements and local subsidies 5. Pricing, remuneration and invoicing

1. General provisions for supplying work and services 1.1. Component of the contract and applicable law

The components of the Contract shall apply in the following order: 1. The Contract with its annexes 2. The present General Terms of Contract 3. Plagiarism Statement 4. Invoicing Instruction In the event that there is any discrepancy or contradiction between the components of the contract, the above components of the contract shall apply in the order shown. In the event of any discrepancy or contradictions between annexes, the provision in the annes with the lower number shall apply. The Appraiser/Firms of Consultant general terms and conditions of business or payment shall not apply. The contract shall be governed by the laws of the Federal Republic of Germany. 1.2. Quality of work and services The work and services to be provided must comply with the recognised state of the art and the generally accepted rules of technology as well as being consistent with the general strategy of the ultimate commissioning party/client. They must be of excellent quality. When performing the work and services, the contractor must respect the local conditions in the relevant country as well as customary trading practices and the legal provisions, ordinances and official regulations, and take into account the financing possibilities and the general, special and social impacts of the measure. Respect for human rights and due consideration of environmental and gender aspects must be ensured.

1.3. Subcontracts Any subcontracting of work and services by the contractor to third parties shall require the prior written approval of GIZ, unless the contract stipulates that such work or services be procured by the contractor. 1.4 Obligation of an assigned expert and a subcontractor The contractor shall ensure that the staff it employs as well as its subcontractors comply with the provisions of the contract in accordance with section 1.1. where applicable. 1.5. Confidentiality Any and all data relating to the contract as well as any other information of which the contractor becomes aware in the course of performing the contract must be treated as confidential during and beyond the term of the contract. The contractor shall not be permitted to make use of any such data and information for the contractor’s own purposes.

The contractor must not make documents and/or work results of any kind, including in particular, but not limited to, reports, accessible to third parties without prior written approval by GIZ. Third parties under this provision also include the ultimate commissioning party/client.

Page | 2

1.6. Persyaratan untuk memperoleh persetujuan GIZ untuk melakukan publikasi Setiap publikasi mengenai tindakan memerlukan persetujuan tertulis terlebih dahulu dari GIZ, bahkan setelah kontrak berakhir. Sebuah deskripsi singkat mengenai kontrak dan ruang lingkup kegiatan untuk keperluan humas (hubungan masyarakat) kontraktor tidak memerlukan persetujuan GIZ. Sebuah pernyataan mengenai isi kontrak dan hasil-hasil penting merupakan deskripsi singkat untuk tujuan Syarat-syarat dan Ketentuan ini. Kontraktor harus selalu menyatakan dengan cara yang tepat bahwa kegiatannya adalah atas nama GIZ, dan juga harus menyebutkan pihak/klien utama yang memberi penugasan tersebut dan pihak-pihak yang membiayainya. 1.7. Hak untuk penggunaan 1.7.1 Prinsip Kecuali jika dinyatakan lain dalam kontrak, kontraktor harus mengalihkan semua hak kepada GIZ hak untuk melepaskan haknya untuk disebut sebagai Penulis. Jika pengalihan hak tidak diizinkan oleh hukum, kontraktor harus memberikan GIZ hak yang tidak dapat dibatalkan, seluruh dunia dan eksklusif selama jangka waktu hak cipta termasuk penggunaan komersial di luar tindakan tersebut.

1.7.2. Hasil-hasil Kerja Hasil-hasil kerja berdasarkan 1.7.1 adalah semua pekerjaan untuk semua studi, rancangan (draft), dokumentasi, artikel, informasi, catatan, ilustrasi, gambar, rencana, perhitungan, bahan, program komputer, foto, bahan presentasi (slide), berkas gambar dan presentasi visual yang lain dan hasil-hasil yang dibuat atau diperoleh untuk melaksanakan Kontrak. 1.7.3. Program-program Computer Hasil-hasil kerja berdasarkan 1.7.2 mencakup program komputer apapun yang dihasilkan, dimodifikasi, diperoleh atau disediakan oleh Kontraktor dalam melaksanakan Kontrak. Hak penggunaan yang dialihkan kepada GIZ berdasarkan ketentuan berikut secara khusus meliputi hak untuk memuat, menampilkan, menjalankan, mengirimkan, menyimpan, memodifikasi, menerjemahkan, mengedit dan meproduksi ulang Program dalam jumlah yang tidak terbatas. Untuk keperluan pemrosesan, kontraktor wajib memberikan kepada GIZ kode sumber (source code) masing-masing dan dokumentasi program, GIZ juga berhak untuk menyerahkan salinannya kepada pihak ketiga. 1.7.4. Produk-produk pekerjaan yang ada Pengalihan hak penggunaan berdasarkan butir 1.7.1 di atas berlaku juga untuk kajian, rancangan (draft), dokumentasi, artikel, informasi, catatan, ilustrasi, gambar, rencana, perhitungan dan bahan-bahan lain yang disediakan dari produk-produk pekerjaan yang telah ada. Jika kontraktor telah memberitahukan GIZ secara tertulis sebelum menandatangani kontrak bahwa produk-produk tersebut telah ada, dan jika kontraktor tidak memodifikasi secara substansial produk-produk tersebut dalam melaksanakan kontrak, GIZ hanya berhak atas hak penggunaan non-eksklusif untuk produk-produk terkait tersebut. 1.7.5. Ruang lingkup hak penggunaan Hak penggunaan GIZ berdasarkan butir 1.7.1 di atas mencakup hak untuk menggunakan hasil-hasil pekerjaan dan produk-produk pekerjaan yang telah ada tanpa batas sehubungan dengan waktu, isi, dan lokasi. Secara khusus, GIZ berhak untuk menggunakan hak-hak tersebut dengan cara berikut: a) duplikasi, distribusi dan membuat agar dapat diakses publik

melalui bahan dan media cetak dalam jumlah edisi berapapun dan untuk jasa cetak berdasarkan permintaan;

b) produksi ulang tidak berwujud dengan presentasi lisan dan produksi ulang untuk publik dari presentasi lisan, termasuk di radio dan televisi;

c) digitalisasi, duplikasi elektronik, distribusi dan membuat agar dapat diakses publik, khususnya melalui rekaman pada media penyimpanan gambar dan audio, termasuk media penyimpanan audiovisual, dan penggunaan media penyimpanan yang dapat dibaca oleh mesin (misalnya disk, CD, DVD, flash media), termasuk penyimpanan, penggabungan ke program komputer, memindahkan ke media penyimpanan data yang lain dan melakuikan instalasi, memproses dan memasukkan data ke dalam database yang dapat dibaca mesin; distribusi dan membuat agar

1.6. Requirement for GIZ’s approval for publications Any publications regarding the measure require prior written approval by GIZ, even after the contract has come to an end. A brief description of the contract and scope of activity for the contractor’s PR purposes shall not require GIZ’s approval. A statement on the content of the contract and the key results constitutes a brief description for the purposes of these Terms and Conditions. The contractor Page 3 must always express in an appropriate way that its activities are on behalf of GIZ, and must also name the ultimate commissioning party/client and any further financing parties. 1.7. Rights of use 1.7.1 Principle Unless otherwise agreed in the contract, the contractor shall assign all assignable rights to the work results to GIZ waiving its rights to be identified as the author. If the assignment of rights is not permissible by law, the contractor shall grant GIZ an irrevocable, worldwide and exclusive right – for the duration of statutory copyright and other property rights – to use all work results, including commercial use outside the measure. 1.7.2. Work results Work results pursuant to 1.7.1. are all work and services that are created or procured in performance of the contract, especially studies, drafts, documentation, articles, information, records, illustrations, drawings, plans, calculations, materials, photos, slides, image files and other visual presentations. 1.7.3. Computer programs Work results pursuant to 1.7.2. shall also include any computer programs which the contractor produces, modifies, procures or makes available in the performance of the contract. The right of use assigned to GIZ pursuant to 1.7.1. specifically includes the right to load, display, run, transmit, save, modify, translate, edit and reproduce the programs in unlimited quantities. For the purposes of processing, the contractor shall provide GIZ with the respective source code and program documentation, copies of which GIZ shall also be entitled to pass on to third parties. 1.7.4. Existing work products The assignment of rights of use pursuant to 1.7.1. above shall also apply to studies, drafts, documentation, articles, information, records, illustrations, drawings, plans, calculations and other materials supplied from the contractor’s existing work products. If the contractor has notified GIZ in writing prior to entering into the contract that such products exist, and if the contractor does not substantially modify these in performance of the contract, GIZ shall only be entitled to a non-exclusive right of use for the relevant products. 1.7.5. Scope of right of use GIZ’s rights of use under 1.7.1 above shall include the right to use the work results and existing work products without limitations with respect to time, content and location. In particular, GIZ shall be entitled to make use of these rights in the following manner: a) duplication, distribution and making accessible to the public

through any printed materials and media in any number of editions and for print-on-demand services;

b) intangible reproduction by oral presentation and public reproduction thereof, including on radio and television;

c) digitisation, electronic duplication, distribution and making accessible to the public, in particular through recording on image and audio storage media, including audiovisual storage media, and the use of machine-readable storage media (e.g. disks, CDs, DVDs, flash media), including storage, incorporation into computer programs, transfer to other data storage media and installations, processing for and entry in machine-readable databases; distribution and making accessible to the public may be in physical or intangible form, including online use, in particular through the internet or intranets, display on monitors and downloads;

Page | 3

dapat diakses publik dapat berupa bentuk fisik atau tidak berwujud, khususnya melalui internet atau intranet, tampilan pada monitor dan download;

d) adaptasi (termasuk versi-versi yang dipersingkat dan yang ditambah), desain ulang dan terjemahan atau transfer ke bahasa atau bentuk presentasi lain, termasuk hak untuk memproduksi audio, gambar atau format teks, pemberian subtitle dan duplikasi, distribusi, membuat agar dapat diakses publik, publikasi atau produksi ulang untuk publik versi-versi tersebut termasuk di radio dan televise oleh GIZ atau pihak ketiga yang dikontrak oleh GIZ;

e) adaptasi untuk film, siaran radio dan siaran televisi khususnya melalui adaptasi yang sesuai untuk tujuan pembuatan film dan pembuatan film kembali termasuk video, DVD, film yang diputar di bioskop dan proses-proses teknis yang lain, transmisi di radio dan televisi dalam bentuk komunikasi apapun dan produksi ulang untuk publik, termasuk produksi ulang yang berulang atau produksi ulang di luar acara tersebut, termasuk melalui presentasi lisan, pemutaran film atau pertunjukan, juga untuk merekam, mentransfer dan produksi ulang pada media penyimpanan gambar atau audio dan media audio visual dalam bentuk yang belum diproses atau yang telah diproses, untuk produksi ulang, distribusi dan membuat agar dapat diakses publik dalam versi, nomor, edisi atau terbitan manapun untuk pertunjukan publik, pemutaran film/presentasi kepada publik atau produksi ulang.

1.7.6. Hak penggunaan juga berlaku pada bentuk-bentuk penggunaan yang tidak diketahui pada waktu penandatanganan kontrak Kontraktor selanjutnya mengalihkan kepada GIZ hak yang tidak dapat dibatalkan, bersifat global, eksklusif selama jangka waktu hak cipta menurut undang-undang dan hak kekayaan lain – untuk menggunakan hasil-hasil pekerjaan yang dimaksud dalam butir 1.7.1 di atas dengan cara yang belum diketahui pada waktu penandatanganan kontrak tersebut termasuk penggunaan komersial di luar tindakan tersebut. Jika pemberitahuan berdasarkan butir 1.7.2 di atas mengenai penandatanganan kontrak, hak untuk menggunakan produk-produk pekerjaan yang telah ada dengan cara yang belum diketahui adalah non-eksklusif. Jika GIZ mengambil manfaat atas bentuk-bentuk penggunaan tersebut, GIZ dan kontraktor harus menyetujui remunerasi yang sesuai secara terpisah untuk tujuan tersebut. 1.7.7. Pengalihan kepada pihak ketiga oleh GIZ GIZ lebih lanjut berhak untuk mengalihkan hak penggunaan yang diberikan kepada pihak ketiga atau untuk memberikan sub lisensi atas hak penggunaan kepada pihak ketiga; dalam hal hak penggunaan non eksklusif berdasarkan butir 1.7.2 di atas, namun demikian, hal ini terbatas pada pengalihan dan pemberian sub lisensi kepada pihak/klien utama yang memberi penugasan tersebut, organisasi pelaksana dari tindakan tersebut, institusi mitra dan semua pihak yang terlibat. 1.7.8. Bebas dari hak pihak ketiga. Kontraktor menjamin bahwa hasil-hasil pekerjaan bebas dari hak cipta apapun atau hak pihak ketiga yang lain yang merugikan penggunaan hasil-hasil pekerjaan sejauh yang dijelaskan di atas. Kontraktor memberikan ganti rugi kepada GIZ sehubungan dengan semua tuntutan pihak ketiga yang timbul karena pemberian atau pemakaian hak penggunaan berdasarkan ketentuan ini dan memberikan ganti rugi kepada GIZ atas semua biaya yang timbul sehubungan dengan pembelaan hukum. 1.7.9. Kompensasi Remunerasi yang telah disetujui berdasarkan kontrak juga mencakup pemberian hak penggunaan. 1.7.10. Kontraktor memiliki hak penggunaan untuk keperluannya sendiri. GIZ dapat memberikan hak penggunaan kepada Kontraktor secara tertulis, sesuai dengan butir 1.7.1, dan tanpa dikenakan biaya, di mana penggunaan tersebut adalah untuk keperluan Kontraktor sendiri. GIZ akan mengijinkan penggunaan tersebut jika dan sejauh kontraktor dapat menunjukkan kepentingan yang masuk akal dan hal ini tidak bertentangan dengan kepentingan GIZ. Kontraktor harus menyebutkan nama GIZ untuk setiap penggunaan hasil-hasil kerja.

d) adaptation (including shortened and supplemented versions), redesign and translation or transfer into other languages or forms of presentation, including the right to produce audio, image or text formats, subtitling and duplication, distribution, making accessible to the public, publication or public reproduction of such versions, including on radio and television, by GIZ or by third parties contracted by GIZ;

e) adaptation for film, radio broadcasting and television broadcasting purposes, in particular through corresponding adaptation for the purpose of filming and refilming, including on video, DVD, cine film and other technical processes, transmission on radio and television in any communication form and public reproduction, including repeated reproduction or reproduction outside the event, including through oral presentation, screening or performance, also for recording, transfer and reproduction on image or audio storage media and audiovisual media, in unprocessed or processed form, for reproduction, distribution and making accessible to the public in any version, number, edition or issue, for public performance, for public screening/presentation or reproduction.

1.7.6. Extension of rights of use to include forms of use unknown at the time of entry into the contract. The contractor shall further assign to GIZ an irrevocable, worldwide and exclusive right – for the duration of statutory copyright and other property rights – to use the work results within the meaning of 1.7.2. and 1.7.3. above and the existing products within the meaning of 1.7.4. in ways still unknown at the time of entry into the contract, including commercial use outside the measure. In the event of notification of existing work products pursuant to 1.7.4. above, and in the event that GIZ wishes to use these products in ways still unknown at the time of entry into the contract, the contractor and GIZ shall agree an appropriate remuneration for this separately. 1.7.7. Assignment to third parties by GIZ GIZ shall further be entitled to assign to third parties the rights of use granted or to grant sublicences in these rights of use to third parties; in the case of non-exclusive rights of use under 1.7.4. above, however, this shall be limited to the assignment and granting of sublicences to the ultimate commissioning party/client, the executing organisation of the measure, the partner institution and all other parties involved. 1.7.8. Freedom from third-party rights The contractor warrants that the work results are free from any copyright or other third party rights that would prejudice the use of the work results to the extent described above. The contractor indemnifies GIZ against all third party claims arising from the granting or exercise of the rights of use pursuant to 1.7.1. and shall reimburse GIZ for all costs incurred in connection with corresponding legal defence. 1.7.9. Compensation The contractually agreed remuneration also includes the granting of rights of use. 1.7.10. Contractor’s right of use for its own purposes GIZ may grant a right of use for the work results to the contractor in writing, pursuant to 1.7.2. and 1.7.3., and free of charge, where such use is for the contractor’s own purposes. GIZ will permit such use if and to the extent that the contractor can demonstrate a legitimate interest and this does not conflict with GIZ’s interests. The contractor must name GIZ with every use of the work results.

Page | 4

1.8. Penyimpanan catatan-catatan yang berkaitan dengan kontrak Kontraktor harus menyimpan catatan-catatan yang berkaitan dengan kontrak dan hasil-hasil kerja selama sepuluh tahun setelah menerima laporan akhir atau pekerjaan, tergantung kasusnya, dan harus menyediakan catatan-catatan tersebut untuk diperiksa atas permintaan GIZ. 1.9. Kewajiban melapor yang berkaitan dengan penyediaan jasa Kontraktor harus menyampaikan laporan-laporan yang ditentukan dalam kontrak sesuai dengan jenis dan frekuensinya, dalam format dan bahasa yang telah disepakati, kepada GIZ tepat waktu. Kecuali jika ada kesepakatan lain dalam kontrak, kontraktor harus menyiapkan laporan dalam bahasa Inggris dan mengirimnya dalam bentuk elektronik (baik dalam format yang dapat digunakan dengan MS Word maupun PDF) kepada GIZ, serta tiga hard copy. Kontraktor harus menyediakan hard copy selanjutnya atas permintaan tertulis dengan penggantian biaya pokok yang wajar. 1.9.1. Konten yang diperlukan Semua laporan dan dokumen yang terkait harus dengan jelas mencantumkan pihak/klien utama yang memberi penugasan tersebut, pihak-pihak lain yang melakukan pembiayaan dan GIZ. Laporan harus ringkas dan terbatas pada informasi yang secara langsung relevan dengan kontrak. Jika terdapat subsidi lokal sesuai dengan butir 4.7 di bawah ini, rincian-rincian penyelesaiannya juga harus diberikan. Laporan tersebut harus menyatakan sejauh mana tujuan tercapai. Laporan-laporan tersebut harus diberi tanggal dan hard copy harus ditandatangani. Setiap sumber dan referensi harus dicantumkan. 1.9.2. Laporan interim dan laporan akhir Laporan akhir harus diserahkan paling lambat dalam waktu enam minggu setelah jangka waktu dari tindakan tersebut berakhir. Jika tindakan memiliki jangka waktu minimal 12 bulan, laporan interim harus diserahkan setiap dua belas bulan. Institusi mitra harus dilibatkan dalam membuat laporan. Bagian-bagian penting harus dikirim ke organisasi pelaksana dari tindakan tersebut dalam bahasa resmi Negara tersebut atau bahasa pengantar yang disepakati setelah memperoleh persetujuan tertulis dari penanggung jawab teknis atau orang yang bertanggung jawab atas kontrak dan kerja sama tersebut. 1.9.3. Laporan khusus Kontraktor harus segera membuat laporan khusus atau atas permintaan sebelumnya jika ada alasan yang penting. Untuk hal ini, alasan penting mencakup perubahan substansial dalam penilaian risiko dari tindakan tersebut, perubahan substansial dalam aspek-aspek waktu, keuangan, kebijakan teknis atau pengembangan, dan risiko terhadap keselamatan atau kesehatan dari staf yang ditugaskan. GIZ juga dapat meminta laporan khusus tentang prosedur khusus/insiden-insiden dan permasalahan pada setiap saat. Tidak ada remunerasi tambahan yang harus dibayar untuk laporan khusus tersebut. 1.10. Kajian/penilaian (appraisal) sebagai pekerjaan yang disepakati Jika tugas utama kontraktor adalah untuk menghasilkan satu atau lebih kajian atau penilaian, persyaratan untuk pelaporan yang ditetapkan dalam butir 1.9 di atas tidak berlaku. 1.11. Penggunaan desain (rancangan) perusahaan GIZ Ketika merancang material yang berkaitan dengan tindakan tersebut yang dimaksudkan untuk digunakan oleh pihak ketiga (misalnya kartu nama, kop surat, email, publikasi, presentasi), spesifikasi dalam manual (panduan) desain perusahaan GIZ (lampiran Kontrak) harus dipatuhi. Desain juga harus disepakati oleh penanggung jawab teknis GIZ atau orang yang bertanggung jawab untuk kontrak dan kerja sama, dan dalam hal kerjasama langsung harus disepakati juga oleh institusi mitra yang bertanggung jawab di negara tempat penugasan. 1.12. Kewajiban kontraktor untuk melaporkan hambatan dalam melaksanakan kontrak Kontraktor harus menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada GIZ segera mengenai semua kejadian dan hasil-hasil yang menunda pelaksanaan kontrak atau menyebabkan kontrak tidak dapat dilaksanakan, atau mengharuskan perubahan pada kontrak, kewajiban

1.8. Keeping of contract-related records The contractor must keep contract-related records and work results for ten years after acceptance of the final report or, as the case may be, of the work, and must provide them for inspection at GIZ’s request. 1.9. Reporting obligation relating to the provision of services The contractor shall submit the reports specified in the contract according to type and frequency, in the agreed form and language, and in the format stipulated by the ultimate commissioning party/client, to GIZ on time. The reporting formats to be used can be found on the GIZ website at: www.giz.de - Procurement – Important documents. Unless otherwise agreed in the contract, the contractor shall prepare the reports in English and forward them in electronic form (both in a format that is MS Word compatible and as PDF) to GIZ, as well as three printouts (hard copy). The contractor shall supply further copies on written request against reimbursement of reasonable prime costs. 1.9.1. Required content All reports and the associated documents must clearly indicate the ultimate commissioning party/client, any other financing parties and GIZ. The reports must be concise and limited to information directly relevant to the contract. Where there are local subsidies as per 4.7 below, details of their settlement must also be given. The reports should state the degree to which objectives are achieved. They must be dated and hard copies need to be signed. Any sources and references must be stated. 1.9.2. Interim reports and final report The final report is due at the latest six weeks after the term of the measure ends. Where a measure has a term of at least 12 months, interim reports are due every twelve months. The partner institution must be involved in writing the reports. The key sections must be forwarded to the measure’s executing organisation in the country’s official language or an agreed common language after written approval by the technical contact person or person responsible for the commission. 1.9.3. Special reports The contractor shall produce special reports without delay or prior request if there is an important reason. For this purpose, an important reason shall include substantial changes in the risk assessment of the measure, substantial changes in time, financial, technical or development policy aspects, and risks to the safety or health of assigned staff. GIZ may also request special reports on specific procedures/incidents and issues at any time. No additional remuneration shall be payable for such special reports. 1.10. Studies/appraisals as the agreed work If the contractor’s primary task is to produce one or more studies or appraisals, the reporting requirements set out at 1.9. above do not apply. 1.11. Use of GIZ’s corporate design When designing materials relating to the measure which are intended for use with third parties (e.g. business cards, letterhead, emails, publications, presentations), the specifications in GIZ’s Corporate Design Manual (annex 1 to these Terms and Conditions) must be followed. The design must also be agreed with GIZ’s technical contact person or person responsible for the commission, and in the event of direct cooperation also with the responsible partner institution in the country of assignment. 1.12. Obligation of the contractor to report obstacles to the performance of contract The contractor must notify GIZ in writing without delay of all events and results which delay performance of the contract or make it impossible, or necessitate modification of the contract, the Page 6 agreed obligations or the conditions. This applies in particular to the

Page | 5

atau ketentuan yang telah disepakati. Hal ini berlaku khususnya dalam melaksanakan studi kelayakan atas tindakan-tindakan investasi jika kontraktor menyimpulkan bahwa studi kelayakan menunjukkan bahwa tindakan investasi tidak ekonomis. 1.13. Kewajiban Kontraktor untuk melaporkan status dari tindakan GIZ berhak untuk meninjau kembali kemajuan dan hasil- hasil pelaksanaan kontrak setiap saat, termasuk rekening proyek dan rekening khusus manapun yang terkait dengan proyek. Kontraktor harus menyediakan catatan-catatan yang diperlukan dan memberikan informasi yang diperlukan untuk tujuan ini. Atas permintaan GIZ, kontraktor juga harus memberikan informasi kepada institusi-institusi atau individu-individu dan organisasi-organisasi yang ditugaskan oleh GIZ serta memungkinkan dilakukannya audit, dan setuju untuk bekerja sama dengan selayaknya dalam audit tersebut. 1.14. Terkait data pribadi dan untuk menjaga transparansi 1.14.1. Menyimpan dan memproses data pribadi Kontraktor setuju bahwa data pribadi dapat disimpan dan diproses oleh GIZ dan kontraktor harus memperoleh persetujuan tertulis dari setiap tenaga ahli yang dipekerjakannya, menyatakan bahwa tenaga ahli tersebut juga menyetujui data pribadinya diproses oleh GIZ. GIZ memproses data pribadi hanya sebatas yang diperlukan sehubungan dengan kontrak kerja untuk jangka waktu tertentu. Data pribadi yang digunakan meliputi khususnya nama, alamat, profil kinerja, kualifikasi, bidang atau ruang lingkup penugasan, evaluasi hasil-hasil dan kontrak-kontrak yang ditandatangani dengan kontraktor, termasuk syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan. 1.14.2. Kewajiban untuk memastikan transparansi Untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip yang diakui secara international berkaitan dengan transparansi dan efisiensi dalam kerjasama pembangunan ditegakkan, setelah kontrak diberikan, informasi berikut akan dipublikasikan melalui portal internet GIZ (nama kontraktor yang ditugaskan, jenis kontrak, sifat dan ruang lingkup pekerjaan dan jasa, jangka waktu untuk menyediakan pekerjaan dan jasa). 1.15. Kode etik Kontraktor wajib menghormati peraturan-peraturan dan panduan-panduan yang terkandung dalam kode etik (lampiran kontrak) dalam berinteraksi dengan karyawan GIZ. 1.16. Konflik kepentingan Kontraktor setiap saat wajib bertindak secara tidak memihak dan setia. Kontraktor tidak diijinkan untuk menerima remunerasi tambahan apapun dari pihak ketiga sehubungan dengan kontrak. Selama jangka waktu kontrak kontraktor tidak akan menerima pemesanan-pemesanan lain di mana konflik kepentingan diantisipasi karena sifat dari pemesanan atau karena hubungan pribadi atau keuangan kontraktor dengan pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis terlebih dahulu dari GIZ. Kontraktor tidak diijinkan untuk mengadakan kontrak dengan individu atau badan hukum yang memiliki hubungan pribadi atau keuangan sehubungan dengan kontrak yang berkaitan dengan pengadaan kecuali jika GIZ telah menyetujui hal ini secara tertulis. Dalam hal konflik kepentingan timbul dalam hubungan kontrak yang telah terjalin, kontraktor harus mengungkapkan hal ini kepada GIZ segera dan mendiskusikan dan menyetujui bersama GIZ mengenai tindakan lebih lanjut yang akan diambil. Jika para pihak tidak dapat mencapai kesepakatan dalam kasus tersebut dan GIZ mengakhiri kontrak, maka kontraktor bertanggung jawab atas pengakhiran kontrak tersebut. Hal yang sama berlaku dalam hal konflik kepentingan tidak diungkapkan segera kepada GIZ, atau jika kontraktor melakukan pemesanan untuk pengadaan yang terkait dengan kontrak kepada individu atau badan hukum yang memiliki hubungan dengan kontraktor tanpa GIZ memberikan persetujuan terlebih dahulu. 1.17. Pelanggaran Kode Etik Kontraktor tidak boleh:

secara langsung atau melalui pihak ketiga menawarkan atau memberikan kepada pihak ketiga hadiah apapun atau memberikan keuntungan baik berupa uang maupun selain uang

conducting of a feasibility study on investment measures if the contractor reaches the conclusion that the feasibility study will show that the investment measure would be uneconomical. 1.13. Obligation of the contractor to report on the status of the measure GIZ shall be entitled to review the progress and results of the performance of the contract at any time, including the project accounts and any special accounts connected to the project. The contractor must keep the necessary records available and provide the necessary information for this purpose. At the request of GIZ the contractor shall also provide information to other institutions or persons and organisations commissioned by GIZ as well as making audits possible, and agreeing to cooperate appropriately in any such audits. 1.14. Person-related data and the obligation to maintain transparency 1.14.1 Saving and processing personal data The contractor agrees that personal data may be stored and processed by GIZ and shall obtain written consent from any expert it employs, setting out that that expert also agrees to their personal data being processed by GIZ. GIZ shall process personal data only to the extent required in connection with the implementation of the contract. The personal data involved comprise in particular the name, address, performance profile, qualifications, area or measure of assignment, evaluation of results and contracts entered into with the contractor, including terms and conditions. 1.14.2. Obligation to ensure transparency To ensure that the internationally recognised principles relating to maximum transparency and efficiency in development cooperation are upheld, selected information on the project and its funding, as well as the specific award of the contract (name, type of award, type of service, project number, contract value and period of service delivery) will be published on the website of GIZ. 1.15. Code of Conduct The contractor shall be obligated to respect the rules and guidelines contained in the GIZ Code of Conduct (annex 2 to these Terms and Conditions) in its dealings with GIZ employees. 1.16. Conflict of interest The contractor shall at all times act in an impartial and loyal manner. The contractor shall not be permitted to accept any additional remuneration from third parties in connection with the contract. During the term of the contract the contractor shall not accept other orders where a conflict of interest is to be anticipated due to the nature of the order or due to the contractor’s personal or financial connections with a third party unless prior written consent has been given by GIZ. The contractor must not enter into any contracts with natural or legal persons with whom it has personal or financial ties in connection with contract-related procurements unless GIZ has previously agreed to this in writing. In the event that a conflict of interest arises in the course of an existing contractual relationship, the contractor must disclose this to GIZ without delay and discuss and agree with GIZ any further steps to be taken. If the parties are unable to reach an agreement in such a case and GIZ terminates the contract, then the contractor is responsible for the termination. The same shall apply in the event that a conflict of interest is not disclosed immediately to GIZ, or if the contractor Page 7 places a contract-related order for procurement with a legal or natural person with whom it is associated without GIZ having given its prior approval. 1.17. Violations of the Code of Conduct The contractor must not:

directly or indirectly offer or give to GIZ, its staff, or a third party any gift or grant any other pecuniary and no pecuniary advantages in connection with the award and/or performance of

Page | 6

sehubungan dengan pemberian kontrak dan/atau pelaksanaan kontrak; hal ini juga akan mencakup biaya fasilitasi;

secara langsung atau melalui pihak ketiga menerima atau meminta hadiah atau keuntungan baik berupa uang maupun selain uang untuk dirinya sendiri atau orang lain sehubungan dengan pemberian kontrak dan/atau pelaksanaan kontrak;

telah setuju dengan satu atau lebih perusahaan untuk membatasi kompetisi

Jika kontraktor melanggar salat satu larangan ini dan sebagai akibatnya GIZ mengakhiri kontrak, maka pengakhiran kontrak tersebut dianggap sebagai tanggung jawab kontraktor. Hal yang sama berlaku apabila kontraktor:

Ketentuan ini tidak berlaku untuk pemberian hadiah yang tidak mahal. Pemberian hadiah yang tidak mahal untuk keperluan ketentuan ini adalah pemberian hadiah sesekali dan keuntungan lain yang berada dalam batas-batas yang sesuai sebagaimana yang biasa dilakukan dalam praktek bisnis yang normal, dan nilainya tidak melebihi EUR 35 per pemberi, penerima dan tahun kalender.

1.18. Standar sosial dan upah minimum Dalam melaksanakan kontrak, kontraktor wajib mematuhi prinsip-prinsip dan hak-hak dasar di tempat kerja sebagaimana dinyatakan dalam Deklarasi Organisasi Buruh Internasional (ILO) tertanggal 18 Juni 1998 (kebebasan berserikat, hak untuk perundingan secara kolektif, penghapusan segala bentuk kerja paksa atau wajib, penghapusan pekerja anak secara efektif dan penghapusan diskriminasi sehubungan dengan hubungan kerja dan pekerjaan). Khususnya selama pelaksanaan kontrak, kontraktor wajib untuk mematuhi peraturan yang memberlakukan standar perburuhan inti ILO (konvensi No. 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 dan 182) dalam undang-undang negara tempat penugasan. Jika negara tempat penugasan belum meratifikasi satu atau lebih standar perburuhan inti ILO atau belum memberlakukannya dalam perundang-undangan nasional, kontraktor wajib mematuhi peraturan tersebut di negara tempat penugasan yang mengejar tujuan yang sama sebagaimana standar perburuhan inti ILO. Jika kontraktor melanggar salah satu kewajiban dan sebagai akibatnya GIZ mengakhiri kontrak tersebut, maka pengakhiran kontrak tersebut dianggap sebagai tanggung jawab kontraktor. 1.19. Konsekuensi dari pelanggaran dan penalti berdasarkan kontrak Dalam setiap skenario yang ditetapkan dalam 1.16 hingga 1.18 di atas, GIZ berhak untuk mengecualikan kontraktor dari tender di masa mendatang untuk jangka waktu terbatas dan sampai tingkat yang wajar. Jika terdapat pelanggaran terhadap suatu kewajiban berdasarkan ketentuan di atas, kontraktor wajib membayar penalti berdasarkan kontrak sebesar EUR 25.000 untuk setiap pelanggaran. Jika keuntungan keuangan yang diberikan lebih besar dari EUR 25.000, maka kontraktor berutang penalti berdasarkan kontrak sebesar jumlah keuntungan keuangan. Hal ini tanpa mengabaikan tuntutan lebih lanjut oleh GIZ atas kerugian. Namun, penalti berdasarkan kontrak apapun harus dikompensasikan terhadap/diimbangi dengan tuntutan atas kerugian. Jika kontraktor gagal memenuhi tanggal dan tenggat waktu yang disepakati untuk pekerjaan yang disepakati dan tidak menyelesaikan pekerjaan dalam tenggang waktu yang ditetapkan oleh GIZ, maka GIZ berhak, setelah tenggang waktu berakhir, untuk menuntut penalti berdasarkan kontrak sebesar 0,5% dari remunerasi untuk setiap minggu atau bagian daripadanya setelah berakhirnya tenggang waktu; namun penalti berdasarkan kontrak tidak akan melebihi jumlah 10% dari remunerasi. 1.20. Kinerja tambahan Jika kinerja kontraktor cacat, GIZ dapat mengharuskan kinerja tambahan; namun demikian, meminta kinerja tambahan bukanlah prasyarat untuk menuntut hak-hak yang lain. 1.21. Pengakhiran kontrak GIZ dapat mengakhiri kontrak setiap saat baik secara keseluruhan atau sehubungan bagian tertentu dari pekerjaan dan jasa atau yang berkaitan dengan individu tenaga ahli.

the contract with GIZ; this shall also include any facilitation fees;

directly or indirectly accept or demand gifts or any other pecuniary and no pecuniary advantages for itself or others in connection with the award and/or performance of the contract.

agree any restraints on competition with one or more other companies.

If the contractor violates one of these prohibitions and GIZ as a result terminates the contract, then such termination shall be deemed to be the responsibility of the contractor.

This provision shall not apply to low-value token gifts. Small or token gifts are occasional presents and other benefits which are granted in an appropriate and standard business framework and whose value per giver, recipient and calendar year does not exceed EUR 35.00.

1.18. Social standards and minimum wage In performing the contract, the contractor shall be obliged to comply with the fundamental principles and rights at work as stated in the Declaration of the International Labour Organization (ILO) of 18 June 1998 (freedom of association, right to collective bargaining, elimination of all forms of forced or compulsory labour, effective abolition of child labour and elimination of discrimination in respect of employment and occupation). In particular, the contractor shall be obliged in the performance of the contract to comply with the regulations enacting the ILO core labour standards (conventions nos. 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 and 182) in the legislation of the country of assignment. If the country of assignment has not ratified one or more core labour standards or not enacted them in national legislation, the contractor shall be obliged to comply with such regulations in the country of assignment which pursue the same goal as the core labour standards. The contractor is obliged to comply with the provisions of the minimum wage legislation and, in the case that the contract is performed in Germany, to ensure that the contractor’s employees are paid the legal minimum wage. If the contractor violates one of these obligations and GIZ terminates the contract as a result, then such termination shall be deemed to be the responsibility of the contractor. 1.19. Consequences of violations and contractual penalties In each of the scenarios set out at 1.16. to 1.18. above, GIZ shall be entitled to exclude the contractor from future tenders for a limited period and to a reasonable extent. In the event of violations of an obligation under the above provisions, the contractor shall be obliged to pay a contractual penalty of EUR 25,000 for each violation. If the pecuniary advantage given is greater than EUR 25,000, then the contractor shall owe a contractual penalty equal to the amount of the pecuniary advantage. This is without prejudice to any further claims for damages by GIZ. However, the contractual penalty shall be deducted from such claims for damages. If the contractor fails to meet the agreed dates and deadlines for an agreed work and does not deliver the work within the period of grace set by GIZ, then GIZ shall be entitled, as soon as the period of grace has expired, to demand a contractual penalty of 0.5 % of the remuneration for each week or part thereof after expiration of the set period of grace; however the contractual penalty shall not exceed a total of 10 % of the remuneration. 1.20. Supplementary performance If the contractor’s performance is defective, GIZ may require supplementary performance; however, requiring supplementary performance is not a prerequisite for asserting other rights. 1.21. Termination GIZ may terminate the contract at any time either wholly or in respect of individual parts of the work and services or with regard to individual experts.

Page | 7

1.21.1. Alasan yang bukan merupakan kesalahan dari kontraktor Jika GIZ mengakhiri kontrak dengan alasan yang bukan merupakan kesalahan dari kontraktor, kontraktor berhak untuk menuntut remunerasi yang telah disepakati. Namun demikian, kontraktor harus mengijinkan pengurangan pengeluaran yang dapat dihemat, dan juga pengurangan pendapatan dari penggunaan sumber daya tersebut di tempat lain atau pengurangan potensi pendapatan yang terlewatkan dengan sengaja. Biaya-biaya untuk fee, gaji dan gaji tambahan dianggap dapat dihemat jika terkait dengan jangka waktu yang melebihi 90 hari setelah diterimanya pemberitahuan tentang pengakhiran kontrak. Kontraktor harus dapat membuktikan jika hal tersebut merupakan pengecualian. 1.21.2. Alasan yang merupakan kesalahan kontraktor Jika GIZ mengakhiri kontrak karena alasan yang merupakan kesalahan kontraktor, satu-satunya remunerasi yang dibayar adalah untuk pekerjaan dan jasa yang telah dilakukan, dengan ketentuan pekerjaan dan jasa tersebut berguna bagi GIZ, dengan harga kontrak atau atas dasar pro rata dengan mempertimbangkan harga kontrak dan pekerjaan dan jasa yang diberikan dibandingkan dengan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan kontrak sepenuhnya. Pekerjaan dan jasa apapun yang tidak dapat digunakan harus dikembalikan kepada kontraktor atas biaya kontraktor. Jika pelaksanaan kontrak terdiri dari penyediaan jasa, jasa apapun yang diberikan sesuai dengan kontrak hingga tanggal pengakhiran kontrak dianggap telah digunakan. Dalam situasi apapun, hak tidak melebihi total nilai kontrak. 1.22. Kewajiban Kewajiban kontraktor berdasarkan kontrak terbatas pada EUR 300.000. Jika total nilai kontrak melebihi angka ini, kewajiban kontraktor berdasarkan kontrak harus terbatas pada total nilai kontrak. Pembatasan kewajiban tidak berlaku dalam hal kesengajaan atau kelalaian kontraktor. Pembatasan kewajiban lebih lanjut tidak berlaku atas kematian, cidera fisik atau gangguan kesehatan. GIZ berhak menuntut atas kerugian atau kerusakan yang diderita oleh penerima pekerjaan dan jasa sebagai akibat ketidakpatuhan terhadap kewajiban kontraktor berdasarkan kontrak. 1.23. Larangan pengalihan oleh Kontraktor Kontraktor tidak berhak untuk mengalihkan tuntutan berdasarkan kontrak kecuali jika kontraktor telah memperoleh persetujuan tertulis terlebih dahulu dari GIZ. 1.24. Dapat dipisahkan Jika ketentuan-ketentuan individual dari kontrak menjadi tidak berlaku atau tidak dapat diberlakukan, hal ini tidak akan mempengaruhi keabsahan ketentuan kontrak yang lainnya. Ketentuan yang tidak berlaku atau tidak dapat diberlakukan wajib diganti dengan ketentuan yang berlaku dan dapat diberlakukan yang paling sesuai untuk mencapai tujuan ekonomi yang ingin dicapai dengan ketentuan yang tidak berlaku atau tidak dapat diberlakukan tersebut oleh para pihak dalam kontrak. Hal ini juga berlaku sejalan jika terdapat kelalaian dalam kontrak. 1.25. Amandemen/bentuk tertulis Kontrak, amandemen dan tambahan apapun dan semua komunikasi materi harus dilakukan secara tertulis. 1.26. Yurisdiksi Yurisdiksi eksklusif adalah Bonn dan Frankfurt/Main jika kontraktor adalah pengusaha atau badan hukum tersebut atau dana khusus berdasarkan hukum publik, atau tidak memiliki yurisdiksi umum di Republik Federasi Jerman. Hal yang sama berlaku jika setelah menandatangani kontrak, kontraktor merelokasikan domisili atau tempat kedudukan atau tempat tinggalnya dari Republik Federasi Jerman ke lokasi di luar negeri, atau jika domisili atau tempat kedudukan atau tempat tinggalnya tidak diketahui saat menjalani proses pengadilan. GIZ juga dapat mengajukan tuntutan di pengadilan terhadap kontraktor di hadapan pengadilan yang berkompeten untuk domisili atau tempat kedudukan atau tempat tinggal tersebut. 2. Mempekerjakan staf oleh kontraktor 2.1. Kualifikasi dan persyaratan untuk tenaga ahli yang digunakan Kontraktor wajib hanya menggunakan tenaga ahli yang mampu melakukan tugas-tugas yang diberikan kepada mereka, yang memiliki

1.21.1. Grounds which are not the fault of the contractor If GIZ terminates the contract for a reason which is not the fault of the contractor, the contractor shall be entitled to demand the agreed remuneration. However, the contractor must allow deduction of expenses which are or could be saved, as well as of earnings from the use elsewhere of the resources in question, or of potential earnings foregone wilfully. Fees, salaries and ancillary salary costs are deemed to be saveable if they relate to periods more than 90 days after receipt of notice of termination. The contractor bears the burden of proof in the case of exceptions. 1.21.2. Grounds which are the contractor’s fault Should GIZ terminate the contract for a reason which is the fault of the contractor, the only remuneration that shall be paid is for work and services already performed, provided that GIZ has a use for them, either at contract prices or on a pro rata basis taking into account the contract prices and the work and services provided in comparison to what would have been required for complete performance of the contract. Any work and services that cannot be used shall be returned to the contractor at the contractor’s expense. If the contract performance comprises the provision of services, any services rendered in accordance with the contract up to the date of termination shall be deemed to have been usable. Under no circumstances shall entitlement exceed the total contract value. 1.22. Liability The contractor’s contractual liability is limited to EUR 300,000. If the total contract value exceeds this figure, the contractor’s contractual liability shall be limited to the total contract value. This limitation of liability shall not apply in the event of the contractor’s intent or gross negligence. It further does not apply to loss of life, bodily injury or damage to health. GIZ shall be entitled to claim for loss or damage suffered by the recipient of the work and services as a result of non-compliance with the contractor’s contractual obligations. 1.23. Prohibition of assignment by the contractor The contractor shall not be entitled to assign claims under the contract unless it has obtained GIZ’s prior written approval. 1.24. Partial Invalidity Should individual provisions of this contract be or become invalid or unenforceable, the validity of all other provisions under the contract shall remain unaffected. The invalid or unenforceable provision is to be replaced by a valid and enforceable rule, the effects of which most closely replicate the economic objective which was pursued by the contractual parties with the invalid or unenforceable provision. This shall apply accordingly if it emerges that the contract has gaps or omissions. 1.25. Written Form The contract, any amendments and additions and all material communications must be in writing.

1.26. Place of Jurisdiction The exclusive places of jurisdiction are Bonn and Frankfurt/Main if the contractor is a merchant or a legal entity or special fund under public law, or does not have a general place of jurisdiction in the Federal Republic of Germany. The same shall apply if, after entering into the contract, the contractor relocates its domicile or seat or habitual residence from the Federal Republic of Germany to a location abroad, or if its domicile or seat or habitual residence is not known at the time of instituting proceedings. GIZ may also institute proceedings against the contractor before the competent court for the domicile or seat of the contractor or its habitual residence. 2. Employment of staff by the contractor 2.1. Qualifications and requirements for the expert used The contractor shall be obliged to use only such experts as are capable of performing the tasks allocated to them, who have the

Page | 8

pengetahuan profesional dan lokal yang diperlukan, dan diberkan informasi yang memadai mengenai dan dipersiapkan untuk situasi keamanan di negara tempat penugasan. Jika partisipasi oleh kontraktor dan/atau tenaga ahli dalam kursus-kursus tentang orientasi terhadap suatu negara dan/atau kursus-kursus persiapan kebijakan pembangunan yang disepakati, periode persiapan bukan merupakan bagian dari masa pengiriman. 2.2. Partisipasi dalam rapat dengan GIZ Selama jangka waktu tindakan, dan jika diminta oleh GIZ untuk melakukannya, kontraktor dan tenaga ahli yang dipekerjakannya harus berpartisipasi dalam rapat-rapat dengan GIZ di negara tempat penugasan, Jerman atau di lokasi yang ditentukan oleh GIZ. Hal ini juga berlaku untuk rapat-rapat yang disepakati oleh GIZ selama tenaga ahli yang diperbantukan cuti yang dihabiskan di negara asalnya. Waktu yang dibutuhkan untuk hal ini dianggap sebagai waktu yang sebenarnya yang dihabiskan berdasarkan butir 5.4 dan 5.5 di bawah. 2.3. Penggantian tenaga ahli Penggantian seorang tenaga ahli yang disebutkan dalam kontrak memerlukan persetujuan tertulis terlebih dahulu dari GIZ. Persetujuan untuk melakukan penggantian mungkin tidak diberikan dengan alasan yang baik dan memadai. 2.3.1. Penggantian oleh Kontraktor Jika kontraktor meminta penggantian seorang tenaga ahli yang ditunjuk namanya di kontrak sebelum dimulainya periode yang telah disepakati berdasarkan kontrak, GIZ dapat menarik diri dari kontrak. 2.3.2. Penggantian atas permintaan GIZ dengan alasan yang baik dan memadai GIZ dapat meminta penggantian tenaga ahli jika terdapat alasan yang baik dan memadai. Khususnya, yang berikut ini merupakan alasan yang baik dan memadai: (a) jika telah jelas bahwa tenaga ahli tidak memenuhi persyaratan dalam hal kesehatan, kemampuan bahasa, kualifikasi profesional atau pribadi atau persyaratan berdasarkan butir 2.1 di atas, (b) jika perilaku tenaga ahli merugikan kepentingan Republik Federasi Jerman atau pihak/klien utama yang memberi penugasan tersebut, atau merupakan subjek pengaduan dengan alasan yang dapat dipahami oleh pemerintah dari negara tempat penugasan atau institusi mitra; (c) jika tenaga ahli tidak bersedia melakukan tugas-tugas yang diberikan kepadanya oleh kontraktor meskipun telah diminta oleh pemerintah dan/atau institusi mitra di negara tempat penugasan untuk berkelakuan baik sesuai dengan tugasnya, atau jika GIZ telah mengeluh tentang perilaku tenaga ahli kepada kontraktor. Kontraktor harus menanggung semua biaya tambahan yang timbul sehubungan penggantian dengan alasan yang baik dan memadai serta pengeluaran tambahan apapun yang timbul karena penggantian personil. Jika seorang tenaga ahli diganti setelah suatu keluhan oleh pemerintah dari negara tempat penugasan atau institusi mitra, kontraktor menanggung biaya ini hanya jika kontraktor atau tenaga ahlinya bertanggung jawab atas penyebab keluhan. Jika kontraktor atau tenaga ahlinya tidak bertanggung jawab atas penyebab keluhan, butir 2.3.3 di bawah berlaku sehubungan dengan hal tersebut. Hal ini tidak mempengaruhi hak untuk mengakhiri kontrak dengan alasan yang menjadi tanggung jawab kontraktor. 2.3.3. Penggantian atas permintaan GIZ karena alasan lain GIZ juga dapat meminta penggantian tenaga ahli kontraktor dengan alasan-alasan yang tidak terkait dengan perilaku atau kualifikasi tenaga ahli. Dalam kasus tersebut, GIZ akan mengganti biaya yang tidak dapat dihindari sehubungan dengan penggantian tersebut. Jika hal ini melibatkan gaji atau pengeluaran untuk gaji tambahan untuk tenaga ahli yang diganti, ini dianggap dapat dihindari jika gaji atau pengeluaran tersebut timbul lebih dari tiga bulan setelah permintaan GIZ untuk melakukan penggantian, kecuali jika kontraktor dapat membuktikan bahwa biaya yang timbul di luar jangka waktu tersebut tidak dapat dihindari dan bahwa tenaga ahli tersebut tidak ditugaskan ke tempat lain. 2.3.4. Penugasan tenaga ahli baru setelah permintaan untuk penggantian Untuk melakukan penggantian tersebut, kontraktor harus menugaskan tenaga ahli baru segera, paling lambat tiga bulan setelah menerima

necessary professional and local knowledge, and are adequately informed of and prepared for the security situation in the country of assignment. If participation by the contractor and/or its expert in special country orientation courses and/or development policy preparatory courses is agreed, the preparation period shall not form part of the period of deployment. 2.2. Participation in meetings with GIZ During the term of the measure, and if requested by GIZ to do so, the contractor and its expert must participate in meetings with GIZ in the country of assignment, Germany or at locations specified by GIZ. This also applies to meetings agreed by GIZ during the seconded expert's home leave. The time needed for this is regarded as actual time spent under 5.4. and 5.5. below. 2.3. Replacement of an expert The replacement of an expert named in the contract requires the prior written approval of GIZ. Approval for a replacement may be refused only on good and sufficient grounds. 2.3.1. Replacement by the contractor If the contractor requests replacement of an expert designated by name in the contract prior to the start of the contractually agreed period, GIZ may withdraw from the contract. 2.3.2. Replacement at GIZ’s request on good and sufficient grounds GIZ may demand the replacement of an expert if there are good and sufficient grounds. In particular, the following constitute good and sufficient grounds (a) if it becomes clear that the expert does not meet the requirements in terms of health, language skills, professional or personal qualifications or the requirements under 2.1. above;

(b) if the expert’s conduct is detrimental to the interests of the Federal Republic of Germany or the ultimate commissioning party/client, or is the subject of complaint for understandable reasons by the government of the country of assignment or the partner institution;

(c) if the expert contravenes the duties to be imposed on him/her by the contractor despite having been required by the government and/or partner institution in the country of assignment to conduct himself/herself in accordance with his/her duties, or if GIZ has complained about the expert’s conduct to the contractor. The contractor shall bear all additional costs arising in connection with a replacement on good and sufficient grounds as well as any additional expenses arising for replacement personnel. If an expert is replaced following a complaint by the government of the country of assignment or the partner institution, the contractor bears these costs only if it or its expert is responsible for the cause of complaint. If the contractor or its expert is not responsible for the cause of complaint, 2.3.3. below shall apply analogously. This does not affect the right to termination for a reason for which the contractor is responsible. 2.3.3. Replacement at GIZ’s request for other reasons GIZ may also demand the replacement of an expert of the contractor for reasons not associated with the expert’s conduct or qualifications. In such cases, GIZ shall reimburse unavoidable expenses in connection with the replacement. If these involve salary or ancillary salary expenses for the expert replaced, these are considered avoidable if they arise more than three months after GIZ’s request for replacement, unless the contractor can prove that the incurring of such costs beyond this period of time was unavoidable and that the expert was not assigned elsewhere. 2.3.4. Assignment of a new expert after the request for replacement For the purpose of replacement, the contractor must assign a new expert without delay, at the latest however three months after receipt

Page | 9

permintaan untuk penggantian kecuali hal ini secara eksplisit tidak diinginkan oleh GIZ. Persetujuan tertulis terlebih dahulu oleh GIZ diperlukan untuk penugasan tenaga ahli baru. Setelah berakhirnya batas waktu, GIZ berhak menolak untuk menerima kinerja kontraktor dalam hal ini. 2.4. Terhentinya aktivitas Jika kegiatan tersebut harus terhenti karena alasan- alasan yang bukan merupakan tanggung jawab kontraktor atau tenaga ahlinya, khususnya karena alasan politik, hal ini tidak diperhitungkan sebagai cidera janji pada pihak kontraktor. Jangka waktu penghentian aktivitas hingga tiga bulan harus dianggap sebagai waktu yang sebenarnya digunakan untuk menyediakan pekerjaan dan jasa. Selama jangka waktu tersebut remunerasi harus tetap dibayar dalam jumlah yang disepakati kecuali jika biaya-biaya dapat dihemat atau sumber daya dapat digunakan di tempat lain. Jika tenaga ahli yang diperbantukan meninggalkan negara tempat penugasan, uang saku (per diem) tidak diberikan. Jika penghentian aktivitas berlangsung lebih dari tiga bulan, kontraktor dapat menyampaikan pemberitahuan tentang pemutusan kontrak secara keseluruhan atau sebagian kontrak setelah batas waktu tersebut berakhir. Dalam hal ini, pekerjaan dan jasa yang telah dilaksanakan sampai dengan saat itu harus dibayar sesuai dengan harga kontrak atau atas dasar pro-rata dengan mempertimbangkan harga-harga kontrak untuk pelaksanaan kontrak secara penuh dan pekerjaan serta jasa yang disediakan. Biaya tambahan untuk perjalanan, demobilisasi, mobilisasi dan tindakan perlindungan yang tidak dapat dihindari yang dikeluarkan oleh kontraktor sebagai akibat dari penghentian aktivitas harus diganti oleh GIZ setelah bukti diserahkan. 2.5. Sakit Jika masa kerja yang telah disepakati berdasarkan kontrak dari tenaga ahli adalah untuk periode minimal empat bulan yang tidak terhenti, ketidakhadiran di tempat kerja yang berkaitan dengan sakitnya tenaga ahli yang ditugaskan untuk tindakan tersebut hingga 42 hari selama satu tahun atau hingga 3,5 hari per bulan dianggap sebagai waktu penugasan yang sebenarnya. 3. Kewajiban khusus untuk pelaksanaan kontrak di negara

tempat penugasan

3.1.Prinsip-prinsip perilaku Kontraktor dan tenaga ahli yang ditugaskan wajib berusaha untuk menjaga kerja sama yang baik dengan pihak berwenang di negara tempat penugasan. Selama jangka waktu kontrak, mereka harus menahan diri untuk tidak campur tangan dalam urusan internal negara tempat penugasan, terutama dalam politik, agama, tingkah laku dan tradisi. Kontraktor dan tenaga ahli yang ditugaskan harus memperhatikan bahwa tugas yang sedang dilaksanakan dalam konteks kerjasama internasional atau pekerjaan pendidikan internasional dengan negara mitra dari Republik Federasi Jerman. Mereka harus berhati-hati dalam menjaga hubungan persahabatan antara negara tempat penugasan dan Republik Federasi Jerman. Pemberian keterampilan dan pengetahuan untuk tenaga ahli nasional sangat penting, dan dalam hal terdapat keraguan memiliki prioritas yang lebih tinggi dibandingkan penyelesaian yang cepat dari tugas-tugas khusus. 3.2.Kerjasama dengan institusi lain Kontraktor dan tenaga ahli yang ditugaskan diwajibkan untuk bekerja sama dengan misi Jerman di luar negeri, spesialis yang bekerja di negara tempat penugasan dan perwakilan dari Republik Federasi Jerman yang bekerja di negara tempat penugasan dan dalam kasus-kasus yang relevan, bekerjasama untuk meningkatkan kinerja dengan perwakilan-perwakilan dan tenaga ahli multilateral atau organisasi-organisasi lainnya. 3.3. Kepatuhan terhadap peraturan- peraturan negara tempat penugasan Kontraktor dan tenaga ahli harus mentaati peraturan- peraturan negara tempat penugasan (termasuk peraturan tentang devisa dan peraturan tentang pemotongan iuran jaminan sosial jika tenaga ahli nasional dan staf nasional dipekerjakan) dan peraturan-peraturan berdasarkan perjanjian yang relevan, pertukaran nota atau perjanjian utama tentang tindakan tersebut. Kontraktor dan tenaga ahli yang yang ditugaskan juga harus mengadaptasikan perilaku pribadi mereka dengan keadaan lokal.

of the request for replacement, unless this is explicitly not desired by GIZ. Prior written approval by GIZ shall be required for the assignment of the new expert. After expiration of the time limit, GIZ shall be entitled to refuse to accept the contractor’s performance in this respect. 2.4. Interruption of the activity If the activity has to be interrupted for reasons for which the contractor or its expert is not responsible, in particular for political reasons, this does not count as default on the part of the contractor. For up to three months the duration of the interruption shall be deemed to be actual time used to provide the work and services. During this time the remuneration shall continue to be paid in the agreed amount, unless the costs are or can be saved or the resources can be used elsewhere. If the seconded expert returns from the country of assignment, no per diem is paid. If the interruption lasts more than three months, the contractor may give notice of termination of the contract as a whole or of individual parts thereof after this time limit. In this case, the work and services executed up to then shall be settled either at contract prices or on a pro rata basis taking into consideration the contract prices for the complete performance of the contract and the work and services provided. Additional unavoidable costs of travel, demobilisation, mobilisation and protective measures incurred by the contractor as a result of the interruption shall be reimbursed by GIZ upon presentation of proof. 2.5. Illness If the contractually agreed period of employment of the expert is for an uninterrupted period of at least four expert months, sickness-related absence from work of an expert assigned to the measure of up to 42 days during any one year or up to 3.5 days a month is deemed to be actual assignment time. 3. Special obligations for performance of the contract in the

country of assignment

3.1. Principles of conduct The contractor and the assigned expert shall be obliged to seek good cooperation with the authorities in the country of assignment. For the duration of the Agreement, they shall refrain from any interference whatsoever in the internal affairs of the country of assignment, in particular with regard to its politics, religion, manners and customs. The contractor and the assigned expert must bear in mind that a task is being performed in the context of international cooperation or international education work with a partner country of the Federal Republic of Germany. They shall be intent on maintaining friendly relations between the country of assignment and the Federal Republic of Germany. The imparting of skills and knowledge to national experts is very important, and in case of doubt has priority over rapid completion of specialised tasks. 3.2. Cooperation with other institutions The contractor and the assigned expert are obliged to cooperate with the German mission abroad, specialists working in the country of assignment and the representatives of the Federal Republic of Germany working in the country of assignment, and also where relevant for performance with representatives and experts of multilateral or other organisations. 3.3. Compliance with the regulations of the country of assignment The contractor and the expert must comply with the regulations of the country of assignment (including foreign exchange regulations and, if a national expert and national staff are employed, the regulations on deducting social security contributions) and the rules under the relevant agreement, exchange of notes or master agreements on the measure. The contractor and the assigned expert are further obliged to adapt their personal conduct to the local conditions. Clear separation of the

Page | 10

Pemisahan yang jelas dari lingkungan pegawai negeri dan swasta sering tidak dimungkinkan dalam hal ini. Dengan demikian, konteks tertentu dari kontrak juga harus diperhitungkan dalam lingkungan swasta. Secara khusus, gaya hidup yang tidak pantas harus dihindari. Aturan ini juga berlaku untuk kerabat yang menyertai tenaga ahli yang diperbantukan. 3.4. Pemberitahuan tanggal perjalanan Setiap perjalanan ke dan dari negara tempat penugasan oleh tenaga ahli, termasuk perjalanan liburan, harus diberitahukan kepada GIZ terlebih dahulu. Dalam hal cuti ke negara asal yang direncanakan, tenaga ahli harus memberitahukan kepada GIZ tanggal perjalanan setidaknya tiga minggu sebelum memulai liburan. 3.5. Tindakan perlindungan, persyaratan kesehatan dan polis asuransi yang diperlukan Kontraktor harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kontraktor dan tenaga ahlinya yang diperbantukan memenuhi persyaratan-persyaratan kesehatan untuk negara tempat penugasan. Kontraktor secara khusus diwajibkan melakukan vaksinasi yang diperlukan. Kontraktor harus memastikan perlindungan asuransi yang memadai (khususnya asuransi kesehatan, pemulangan ke negara asal dan kecelakaan). Kontraktor harus memberikan bukti kepatuhan terhadap ketentuan ini atas permintaan GIZ. Jika GIZ menawarkan pengarahan keamanan di negara tempat penugasan, kontraktor dan tenaga ahli wajib hadir. 3.6. Kewajiban untuk memberitahukan di negara tempat penugasan Setelah tiba di negara tempat penugasan, kontraktor dan tenaga ahli yang diperbantukan harus menghubungi kantor GIZ di negara tempat penugasan dan memberitahukan GIZ jangka waktu tinggal dan lokasi tempat tinggal mereka dan rincian kontak. Jika tidak ada kantor GIZ di negara tempat penugasan, kontraktor mengkoordinasikan pemberitahuan sebelum keberangkatan dengan penanggung jawab teknis GIZ atau orang yang bertanggung jawab untuk kontrak dan kerjasama tersebut. Semua tenaga ahli yang diperbantukan dengan penugasan selama jangka waktu paling sedikit empat bulan terus-menerus harus mendaftarkan diri dan anggota keluarga yang menyertainya di misi Jerman di luar negeri atau kedutaan yang bertanggung jawab. Sebelum perjalanan ke luar pertama, tenaga ahli tersebut juga harus memberitahukan institusi mitra, menyebutkan nomor dan/atau judul dari tindakan tersebut dan nama-nama, profesi-profesi dan tanggal- tanggal kedatangan tenaga ahli yang bepergian ke luar negeri. Setelah tiba di negara tempat penugasan tenaga ahli yang diperbantukan yang memimpin tindakan harus segera memperkenalkan diri/mendatangi perwakilan Pemerintah Jerman yang bertanggung jawab di luar negeri dengan berkoordinasi dengan kantor GIZ lokal. Tenaga ahli harus menginformasikan misi Jerman di luar negeri mengenai tugas dan aktivitas kontraktor di negara tempat penugasan berdasarkan kontrak yang diberikan. Setiap perpanjangan tugas harus dilaporkan dengan cara yang sama. Pada akhir penugasan diwajibkan untuk melakukan deregistrasi dari kantor-kantor yang terkait. 3.7. Lama tinggal Kontraktor harus memperoleh persetujuan GIZ sebelum memperpanjang atau memperpendek masa tinggal yang direncanakan di negara tempat penugasan untuk melaksanakan kontrak; hal yang sama berlaku untuk masa tinggal dari seorang tenaga ahli yang diperbantukan. 3.8. Tindakan pencegahan terhadap gangguan keamanan dan manajemen krisis Sebelum perjalanan ke luar, kontraktor harus memberikan kepada tenaga ahli yang diperbantukan dan anggota keluarganya yang telah dewasa dan orang dewasa lain yang tinggal bersama mereka lembar instruksi tentang tindakan pengamanan dan keadaan darurat dan krisis di luar negeri (lampiran kontrak). Untuk memastikan tanggapan lokal yang cepat dalam keadaan darurat dan krisis, dianjurkan agar kontraktor dan tenaga ahli yang ditugaskan mengisi informasi yang paling penting dalam Lembar Data Pribadi (lampiran kontrak) dan menyerahkannya kepada GIZ di negara tempat penugasan selama jangka waktu penugasan.

official and private spheres is often not possible in this regard. Accordingly, the particular context of the contract must also be taken into account in the private sphere. In particular, an inappropriate lifestyle must be avoided. This rule also applies to relatives accompanying the seconded expert. 3.4. Notification of travel dates Each journey to and from the country of assignment by the expert, including vacation travel, must be notified to GIZ in advance. In the case of planned home leave, the dates must be notified to GIZ at least three weeks before the start of vacation. 3.5. Protective measures, health requirements and necessary insurance policies The contractor shall be responsible for ensuring that it and its seconded expert meet the health requirements for the country of assignment. The contractor shall in particular be obliged to arrange the necessary vaccinations. The contractor must ensure adequate insurance cover (in particular health, repatriation and accident insurance). The contractor must provide evidence of compliance with this provision on request by GIZ. If GIZ offers a security briefing in the country of assignment, the contractor and expert are obliged to attend. 3.6. Obligation to notify in country of assignment After arrival in the country of assignment, the contractor and seconded expert must contact GIZ’s office in the country of assignment and notify it of the duration and location of their stay and contact details. If there is no GIZ office in the country of assignment, the contractor coordinates notification before departure with GIZ’s technical contact person or person responsible for the commission. All seconded experts with assignments for an uninterrupted period of at least four expert months must register themselves and any accompanying family and household members with the German mission abroad or the responsible embassy. Before the initial outward journey the partner institution must also be notified, stating the measure number and/or title and the names, professions and dates of arrival of the experts travelling out. After arrival in the country of assignment the seconded expert heading the measure must also present himself/herself to the responsible German mission abroad without delay in coordination with the local GIZ office. The expert shall inform the German mission abroad of the contractor’s tasks and activity in the country of assignment under the contract awarded. Any extensions of the assignment must be reported in the same manner. At the end of the assignment it is necessary to deregister from the relevant offices. 3.7. Length of stay The contractor must obtain GIZ’s approval before extending or shortening the planned in the country of assignment for the purpose of performing the contract; the same applies for the stay of a seconded expert. 3.8. Security precautions and crisis management Before the outward journey, the contractor shall provide the seconded expert, as well as his/her adult family members and other adults living with them in the household and who are travelling to the country of assignment, each with a copy of the Instruction sheet on security precautions and emergencies and crises abroad (annex 3 to these Terms and Conditions). The contractor shall ensure that it and the persons listed above comply with the regulations set out in the instruction sheet. To ensure rapid local response in emergency and crisis, it is recommended that the contractor and the assigned expert enter the most important information in a Personal Data Sheet (annex 6 to these Terms and Conditions) and deposit this with GIZ in the country

Page | 11

3.9.Perilaku dalam keadaan krisis GIZ dapat memerintahkan keberangkatan langsung dari negara tempat penugasan jika diperlukan karena alasan politik atau keadaan krisis. Dalam keadaan krisis kontraktor dan tenaga ahli yang ditugaskan harus mematuhi instruksi-instruksi GIZ dengan segera dan mungkin berpartisipasi dalam tindakan evakuasi. Jika terjadi penarikan dari wilayah krisis, pemulangan resmi ke negara asal harus memperoleh persetujuan tertulis terlebih dahulu dari GIZ. Jika kontraktor dan/atau tenaga ahli yang ditugaskan tidak memenuhi kewajiban berdasarkan ketentuan ini, GIZ dapat menangguhkan pembayaran kepada kontraktor dan dapat menuntut agar kontraktor mengganti biaya tambahan yang dikeluarkan oleh GIZ dan/atau Pemerintah Federasi Jerman sebagai akibat dari kegagalan untuk mematuhi ketentuan ini. 3.10.Penarikan kembali dari negara tempat penugasan Jika kontraktor adalah individu tunggal, GIZ dapat meminta kontraktor segera kembali dari negara tempat penugasan jika terdapat alasan yang baik dan memadai yang dimaksudkan dalam pengertian butir 2.3.2 di atas. Dalam hal ini GIZ juga berhak untuk mengakhiri kontrak berdasarkan alasan yang merupakan tanggung jawab kontraktor. 3.11.Pelarangan kegiatan di luar kontrak Baik kontraktor maupun tenaga ahli yang ditugaskan tidak diijinkan untuk memperjuangkan kepentingan apapun yang tidak terkait dengan tindakan di negara tempat penugasan ketika menjalankan tugas mereka. Untuk bertanggung jawab dalam kegiatan di luar kontrak meskipun sebagai ketua/anggota kehormatan di negara tempat penugasan selama jangka waktu kontrak oleh tenaga ahli purna waktu (full-time) memerlukan persetujuan tertulis terlebih dahulu dari GIZ. 3.12. Jam kerja Jam kerja kontraktor dan tenaga ahli yang ditugaskan harus ditentukan oleh persyaratan dari tindakan dan keadaan di negara tempat penugasan. 3.13. Masukan- masukan mitra Kontraktor harus memanfaatkan masukan-masukan mitra yang disepakati dalam perjanjian antar pemerintah, pertukaran nota, perjanjian pelaksanaan dan perjanjian utama. 3.13.1. Cidera janji atas masukan-masukan mitra Jika masukan-masukan mitra yang dijanjikan dalam perjanjian, pertukaran nota, perjanjian pelaksanaan dan perjanjian utama tidak atau hanya sebagian diberikan atau tidak diberikan tepat waktu, atau jika masukan lebih lanjut diberikan, kontraktor wajib memberitahukan GIZ segera secara tertulis dan menjelaskan akibatnya terhadap pelaksanaan tindakan tersebut. Jika masukan-masukan mitra tidak diberikan dengan benar, kontraktor harus memberikan saran kepada GIZ untuk langkah-langkah yang akan diambil dengan mempertimbangkan keuntungan dan kerugiannya. Jika misi Jerman di luar negeri mengkonfirmasikan secara tertulis bahwa masukan-masukan mitra yang direncanakan belum diberikan dalam bentuk yang benar, GIZ dan kontraktor akan menandatangani perjanjian tambahan. 3.13.2. Perubahan kontrak Jika masukan-masukan mitra lebih lanjut mengakibatkan penurunan pengeluaran kontraktor, GIZ dan kontraktor harus mengubah kontrak sesuai dengan hal tersebut. 4. Pengadaan 4.1. Pengadaan oleh GIZ Jika telah disepakati berdasarkan kontrak bahwa GIZ akan melakukan pengadaan, kontraktor harus mempersiapkan spesifikasi-spesifikasi untuk bahan-bahan dan masukan yang diperlukan yang tidak memihak suatu produsen dan meneruskan spesifikasi-spesifikasi tersebut kepada GIZ. Kontraktor harus menangani penerimaan barang secara lokal atau membantu institusi mitra dalam melaksanakan hal ini termasuk khususnya mencakup:

mengatur atau membantu penerima (institusi mitra) dengan pengurusan bea masuk, pemeriksaan konsinyasi untuk

of assignment for the term of the assignment. 3.9. Conduct in a crisis GIZ may order the immediate departure from the country of assignment if political reasons or crises make this necessary. In a crisis the contractor and the assigned expert must obey GIZ’s instructions without delay and possibly participate in evacuation measures. In the event of a withdrawal from the crisis area, any official return is subject to prior written approval by GIZ. If the contractor and/or the assigned expert do not comply with the obligations under this provision, GIZ may suspend payments to the contractor and may demand that the contractor reimburse any additional expenses incurred by GIZ and/or the German Federal Government as a result of such failure to comply. 3.10. Recall from country of assignment If the contractor is a single individual, GIZ may require the contractor’s immediate return from the country of assignment if there are good and sufficient grounds within the meaning of 2.3.2. above. In this event GIZ shall also be entitled to terminate for a reason for which the contractor is responsible. 3.11. Prohibition of extracontractual activities Neither the contractor nor the assigned expert shall be permitted to pursue any interests unrelated to the measure in the country of assignment while performing their duties. Assumption of even honorary extracontractual activities in the country of assignment during the term of the contract by a full-time expert requires prior written approval by GIZ. 3.12.Working hours The working hours of the contractor and assigned expert shall be determined by the requirements of the measure and the conditions in the country of assignment. 3.13. Partner inputs The contractor must make use of the partner inputs agreed in the intergovernmental agreements, exchanges of notes, implementation agreements and master agreements 3.13.1. Default on partner inputs If the partner inputs pledged in the agreements, exchanges of notes, implementation agreements and master agreements are not or only partly supplied, or not supplied on time, or if further input is provided, the contractor shall be obliged to notify GIZ without delay in writing and to describe the effects on the implementation of the measure. If partner inputs are not properly provided, the contractor shall make suggestions to GIZ for measures to be taken with due consideration of the advantages and disadvantages. If the German mission abroad confirms in writing that the planned partner inputs have not been supplied in due form, GIZ and the contractor will enter into supplementary agreements. 3.13.2. Modification of contract If further partner inputs result in a reduction of expenditure by the contractor, GIZ and the contractor shall modify the contract accordingly.

4. Procurements 4.1. Procurement by GIZ If it has been contractually agreed that GIZ will carry out procurements, the contractor shall prepare the necessary manufacturer-neutral specifications for materials and inputs and forward these to GIZ. The contractor shall handle receipt of goods locally or assist the partner institution in doing so. This includes in particular

arranging for or assisting the recipient (partner institution) with customs clearance, examination of the consignment for completeness and damage in transport, and where applicable

Page | 12

kelengkapan dan kerusakan dalam transportasi (apabila dapat diterapkan menerbitkan pemberitahuan mengenai kerusakan kepada GIZ);

pengiriman konfirmasi tentang penerimaan tersebut kepada GIZ. 4.2. Pengadaan oleh kontraktor Jika kontrak mewajibkan pengadaan dilakukan oleh kontraktor, kontraktor hanya boleh melakukan pemesanan kepada penawar yang berkualitas dan kompeten dengan ketentuan hemat biaya dan berdasarkan persaingan. Ketika memproduksi spesifikasi teknis, kontraktor harus memperhatikan standard linkungan untuk memperhitungkan kesesuaian bahan dan peralatan untuk tujuan yang diharapkan. Kontraktor harus memastikan transparansi, persamaan perlakuan dan kesesuaian penawar. Sebisa mungkin, harus diperoleh paling sedikit tiga penawaran. 4.2.1.Prinsip Kontraktor harus melaksanakan akuntansi proyek sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang benar. 4.2.2.Pengadaan di atas nilai ambang batas Pengadaan melebihi ambang batas untuk kontrak (EUR 207,000 per 1 January 2014) bagi barang dan jasa tunduk pada VOLTA (pemberian kontrak untuk pasokan dan jasa umum - Bagian A) dan VOF (pemberian kontrak untuk jasa freelance) dalam versi yang berlaku dari waktu ke waktu, jika kontraktor melakukan pengadaan barang atau jasa di Wilayah Ekonomi Eropa. Untuk pengadaan di luar Wilayah Ekonomi Eropa, aturan ini harus diterapkan sama dan sesuai dengan ketentuan di atas. 4.2.3. Pelarangan embargo dan larangan hubungan bisnis dengan perusahaan dan perorangan dalam blacklist Kontraktor harus mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan bahwa kontraktor melakukan bisnis hanya dengan pihak ketiga tidak masuk dalam daftar hitam PBB, Uni Eropa atay Pemerintah Federal Jerman atau pada daftar tersebut lainnya. Secara khusus, kontraktor harus memastikan bahwa procurement tidak bertentangan dengan embargo atau untuk memerangi terorisme yang ada (HADDEX Handbook of German Export Control of the German Federal Office for Economics and Export Control (BAFA) 4.2.4.Perjanjian jaminan Kontraktor diwajibkan untuk mengadakan perjanjian jaminan dengan pemasok yang tidak menempatkan kontraktor di posisi yang kurang menguntungkan dibandingkan klien-klien lain dalam transaksi yang sebanding. Atas permintaan GIZ, kontraktor harus mengalihkan tuntutan kontraktor yang timbul dari kontrak dengan pemasok kepada GIZ dan mendukung GIZ dalam menegaskan tuntutan tersebut. 4.2.5. Dokumentasi pengadaan Kontraktor harus memastikan dokumentasi yang memadai dari semua pengadaan sesuai dengan daftar berikut:

permintaan untuk bahan-bahan dan peralatan;

alasan untuk prosedur yang dipilih;

permintaan informasi;

penawaran;

evaluasi tertulis dan pemberian alasan yang benar untuk pemberian kontrak;

pesanan;

konfirmasi kinerja atau penerimaan barang yang menyatakan tanggal pelaksanaan;

faktur dan dokumentasi transportasi apapun;

korespondensi apapun yang berkaitan dengan transaksi ini. 4.2.6 Hak GIZ untuk memeriksa dokumentasi Setiap saat GIZ berhak untuk meminta dokumentasi yang lengkap tentang pengadaan. Dokumentasi ini harus disediakan untuk GIZ dalam waktu tujuh hari kerja sejak permintaan. 4.3.Perlakuan pada peralatan Kontraktor harus merawat peralatan dengan kehati-hatian sebagaimana mestinya dan memberikan label pada benda-benda sebagaimana ditentukan oleh GIZ. Penggunaan benda-benda untuk

notice of damage to GIZ.

Transmitting confirmation of receipt to GIZ. 4.2. Procurement by contractor Where the contract requires procurement by the contractor, such orders may only be placed with qualified and competent bidders at cost-efficient conditions and on the basis of competition. When producing the technical specification, the contractor shall also take environmental standards into account in addition to the suitability of the materials and equipment for the designated purpose. The contractor must ensure transparency, equality of treatment and suitability of bidders when handling procurement. As far as possible, at least three offers should be obtained. 4.2.1. Principle The contractor shall carry out project accounting in accordance with proper accounting principles. 4.2.2. Procurements above the threshold values Procurements in excess of the thresholds for contracts (EUR 207,000 as at 1 January 2014) for goods and services are subject to the VOL/A (contract awards for public supplies and services – Part A) and VOF (contract awards for freelance services) in the versions valid from time to time, if the contractor procures the goods or services in the European Economic Area. For procurements outside the European Economic Area, these rules must be applied by analogy. 4.2.3. Violation of embargoes and prohibition of business relations with companies or individuals on blacklists The contractor must take appropriate steps to ensure that it enters into business only with such third parties that are not on the blacklist of the United Nations, the EU or the German Federal Government or on any other such list. In particular, the contractor must ensure that the procurement does not contravene existing embargoes or measures to combat terrorism (HADDEX Handbook of German Export Control of the German Federal Office for Economics and Export Control (BAFA) 4.2.4. Warranty agreements The contractor shall be under an obligation to enter into warranty agreements with the suppliers which do not place it in a less advantageous position than other clients in comparable transactions. At the request of GIZ, the contractor must assign its claims arising from the contracts with the suppliers to GIZ and support GIZ in asserting any such claims. 4.2.5. Procurement documentation The contractor shall ensure adequate documentation of all procurements in accordance with the following list.

the request for materials and equipment;

the reasoning for the chosen procedure;

the enquiries;

the bids;

documented evaluation of bids and justification for contract award;

the order;

confirmation of performance or receipt of goods stating the performance date;

the invoice/where relevant transport documentation; any correspondence relating to this transaction.

4.2.6. GIZ’s right to inspect the documentation GIZ shall at all times be entitled to request the complete documentation for procurements. This must be made available to GIZ within seven working days of the request. 4.3. Treatment of equipment The contractor must treat equipment with all due and customary care and diligence and label items as specified by GIZ. Private use of these items by the contractor and its expert is not allowed. Private use of official vehicles may be contractually agreed in justified

Page | 13

keperluan pribadi oleh kontraktor dan tenaga ahlinya tidak diijinkan. Penggunaan kendaraan dinas untuk keperluan pribadi dapat disepakati berdasarkan kontrak dalam kasus-kasus yang merupakan pengecualian yang dibenarkan dengan mengganti biayanya kepada GIZ. 4.4.Inventarisasi Kontraktor harus mematuhi Peraturan dari Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH dalam melakukan inventarisasi bahan-bahan dan peralatan oleh kontraktor (lampiran kontrak). Kontraktor harus melakukan inventarisasi semua barang-barang dari peralatan dan suku cadang/komponen pengganti dengan harga pembelian individual lebih dari EUR 1.000, kecuali jika barang-barang tersebut diserahkan ke institusi mitra segera setelah barang-barang tersebut tiba di negara tempat penugasan. Inventarisasi harus dilakukan atas barang-barang dalam bentuk agregat dan individu yang dimiliki bersama (misalnya kursi untuk ruang pelatihan, laboratory burners dan reagen), bahkan jika barang-barang individual tersebut bernilai kurang dari EUR 1.000. Inventarisasi harus dilakukan atas peralatan dengan harga pembelian individual di bawah EUR 1.000 jika yang dibeli adalah beberapa barang (misalnya komputer, perabotan kantor). 4.5. Penyerahan Kontraktor wajib menyerahkan peralatan - sebagaimana yang telah disepakati dalam kontrak - kepada institusi yang ditunjuk berdasarkan kontrak setelah peralatan tiba di negara tempat penugasan atau setelah tindakan diselesaikan, mengalihkan kepemilikan kepada institusi, melakukan sertifikasi atas penyerahan tersebut pada formulir yang disediakan oleh GIZ untuk keperluan ini (lampiran kontrak) dan menyerahkan formulir tersebut kepada GIZ paling lambat bersamaan dengan invoice (faktur) akhir. Jika terjadi penolakan terhadap penyerahan tersebut, kontraktor wajib segera memberitahu kantor GIZ yang bertanggung jawab. Jika penolakan terhadap penyerahan tersebut telah bersifat final, kontraktor harus memberikan bukti yang dapat dipercaya atas penolakan tersebut kepada GIZ, paling lambat bersamaan dengan faktur akhir. Dalam kasus di mana pekerjaan dilakukan semata-mata di Republik Federasi Jerman, pada saat pekerjaan telah diselesaikan peralatan harus diserahkan kepada GIZ atau institusi yang ditetapkan oleh GIZ dalam kontrak. 4.6. Kepatuhan terhadap prosedur- prosedur yang relevan untuk ekspor dari Republik Federasi Jerman Jika kontraktor adalah eksportir, kontraktor harus memastikan kepatuhan terhadap prosedur-prosedur dan ketentuan-ketentuan yang relevan mengenai perdagangan dan pembayaran internasional ketika mengekspor peralatan. 5. Penetapan harga, remunerasi dan penagihan 5.1. Penetapan harga Dalam penugasannya kepada GIZ, Pemerintah Federasi Jerman meminta penerapan Peraturan PR 30/53 mengenai Harga untuk Kontrak Publik tertanggal 21 November 1953 - Bundesanzeiger (berita federal) Nomor 244 tertanggal 18 Desember 1953 - dengan Prinsip-Prinsip Panduan untuk Penetapan Harga berdasarkan biaya pokok. Penugasan ini wajib melalui audit harga oleh otoritas harga yang berkompeten. Harga yang ditentukan dalam kontrak adalah jumlah maksimum; biaya apapun yang lebih dari harga ini tidak diganti. Selain harga yang telah disetujui berdasarkan kontrak, kontraktor dapat menagih pajak pertambahan nilai (PPN) dengan tarif sesuai undang-undang. 5.2. Pengurangan harga Rabat, diskon, pengembalian dana, konsesi pajak dan semua pengurangan harga lainnya yang diperoleh kontraktor dalam menyediakan pekerjaan dan jasa dengan biaya yang diganti oleh GIZ harus dimanfaatkan dan diteruskan kepada GIZ atau dikurangi dari tagihan. 5.3.Prinsip remunerasi, komponen remunerasi Remunerasi dibayar untuk komponen remunerasi yang telah disetujui berdasarkan kontrak; jumlah yang disetujui adalah jumlah maksimum dalam setiap kasus.

exceptional cases in return for GIZ being reimbursed for the costs. In this instance, the contractor bears the risk of loss or damage to the vehicle or any third party damage, insofar as these are not covered by the vehicle insurance. 4.4. Inventories The contractor must comply with the Regulations of the Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH on the taking of inventories of materials and equipment by the contractor (annex 8 to these Terms and Conditions). The contractor must take an inventory of all items of equipment and replacement parts with an individual purchase price of more than EUR 1,000, unless they are handed over to the partner institution immediately upon their arrival in the country of assignment. Inventories must be taken of aggregates and individual items which belong together (e.g. chairs for a training room, laboratory burners and reagents), even if the individual items cost less than EUR 1,000. Inventories must be taken of equipment with an individual purchase price below EUR 1,000 if multiple items are purchased (e.g. computers, office furniture). 4.5. Handover The contractor is obliged to hand over the equipment – as agreed in the contract – to the contractually designated institution either after its arrival in the country of assignment or upon completion of the measure, to transfer ownership to the institution, to have the handover certified on the form provided by GIZ for this purpose (annex 9 to these Terms and Conditions) and to submit this to GIZ at the latest with the final invoice. If acceptance of handover is refused, the contractor is obliged to notify the responsible GIZ office without delay. If refusal of handover becomes final, the contractor must provide credible evidence of this to GIZ at the latest with the final invoice. In cases where work is performed solely in the Federal Republic of Germany, on completion of the work the equipment must be handed over to GIZ or to the institution specified by GIZ in the contract. 4.6. Compliance with relevant procedures for export from the Federal Republic of Germany If the contractor is responsible for the transport of the goods to the location of use, it shall ensure compliance with the relevant procedures and provisions in respect of foreign trade and payments when exporting the equipment. 5. Pricing, remuneration and invoicing 5.1. Pricing In its commissions to GIZ, the German Federal Government requires the application of Regulation PR 30/53 on the Prices for Public Contracts of 21 November 1953 – Bundesanzeiger (federal gazette) No. 244 of 18 December 1953 – with the Guiding Principles for Pricing on the Basis of Prime Costs. These commissions are accordingly subject to price auditing by the competent price authority. The price specified in the contract is a maximum amount; any costs in excess of this shall not be reimbursed. In addition to the contractually agreed price the contractor may invoice value added tax (VAT) at the statutory rate. 5.2. Price reductions Rebates, discounts, refunds, tax concessions or refunds and all other price reductions obtained by the contractor in providing work and services at costs reimbursed by GIZ must be availed of and passed on to GIZ or deducted from the invoice. 5.3. Principle of remuneration, items of remuneration Contractually agreed items of remuneration are generally paid as a lump sum or in exceptional cases upon presentation of evidence; the amounts agreed are the maximum amounts in each case.

Page | 14

5.4.Honorarium (Fee) Honorarium untuk kontraktor atau honorarium untuk tenaga ahli yang ditugaskan oleh kontraktor mencakup semua biaya personil termasuk biaya personil tambahan, biaya backstopping, komunikasi, pelaporan dan biaya operasional (overhead), keuntungan, bunga, risiko dan lain-lain. Kontraktor harus mencatat waktu penugasan yang sebenarnya dalam formulir faktur GIZ. 5.5.Memperhitungkan honorarium Honorarium berdasarkan pada unit yang telah disetujui berdasarkan kontrak (misalnya jam tenaga ahli, hari tenaga ahli, bulan tenaga ahli). Unit-unit selain yang disepakati tidak dapat ditagih. Jika bulan tenaga ahli disepakati dalam kontrak, satu bulan tenaga ahli adalah 30 hari kalender. 5.6. Uang saku (per diem) Uang saku adalah pembayaran sekaligus yang mencakup biaya subsistensi tambahan untuk kontraktor atau tenaga ahli kontraktor selama penugasan jauh dari domisilinya yang biasa dan/atau kantor pusat mereka untuk jangka waktu sampai satu hari perjalanan dinas. Uang saku tidak dibayar jika makanan disediakan tanpa dikenakan biaya oleh GIZ, institusi pelaksana dari tindakan, institusi mitra atau pihak ketiga lainnya yang terlibat dalam pelaksanaan kontrak.

Dalam hal perjalanan dinas satu hari, pengeluaran biaya hanya akan diganti jika perjalanan tersebut berlangsung lebih lama dari 10 jam. Dalam hal perjalanan dinas yang berlangsung beberapa hari, maka hari dimulai dan diakhirinya perjalanan tersebut hanya akan diperhitungkan apabila perjalanan tersebut dimulai sebelum pukul 12 siang dan berakhir setelah jam 12 siang. Uang harian harus dikurangi dengan setiap makanan yang diterima gratis sesuai dengan peraturan panduan perjalanan GIZ. 5.6.1 Perjalanan Luar Negeri Sesuai dengan Pasal 5.6, GIZ akan mengganti jumlah global rata- rata untuk pengeluaran tambahan uang saku dari masing- masing negara, sebagaimana yang diatur dalam peraturan perjalan GIZ, yang berlaku pada saat perjalanan dinas mulai dilakukan. 5.7. Tunjangan akomodasi bermalam Tunjangan akomodasi bermalam adalah pembayaran sekaligus yang mencakup biaya akomodasi untuk kontraktor atau tenaga ahli kontraktor selama penugasan jauh dari domisilinya dan/atau kantor pusat mereka, jika diperlukan untuk menginap semalam. Tunjangan akomodasi semalam tidak dibayar jika akomodasi disediakan tanpa dikenakan biaya oleh GIZ, institusi pelaksana dari tindakan, institusi mitra atau pihak ketiga lainnya yang terlibat dalam pelaksanaan kontrak. 5.8. Biaya-biaya transportasi udara Biaya-biaya transportasi udara dibayar sebagaimana yang ditetapkan dalam kontrak dengan menggunakan kelas ekonomi. Ahli/Perusahaan Konsultan wajib membeli tiketnya sendiri. Biaya-biaya transportasi udara dikeluarkan untuk perjalanan ke luar dan kepulangan Ahli/Tenaga Ahli Perusahaan Konsultan ke dan dari negara tempat penugasan dan penerbangan internasional, regional dan domestik yang merupakan perjalanan dinas yang telah disetujui berdasarkan kontrak. Tagihan biro perjalanan dan tiket yang telah digunakan atau pas naiknya jika menggunakan tiket elektronik, dan keduanya dalam bentuk asli, harus diserahkan bersama dengan tagihan akhir sebagai bukti dokumen tiket pesawat. Penggunaan transportasi lain untuk perjalanan ke luar dan/atau kepulangan tenaga ahli memerlukan persetujuan tertulis oleh GIZ. 5.9. Biaya-biaya perjalanan lainnya 5.9.1 Untuk perjalanan di luar Indonesia, pengeluaran tambahan perjalanan harus diganti dalam jumlah global rata-rata yang telah disepakati di dalam Kontrak. Pengeluaran berikut sudah tercakup dalam jumlah global rata-rata untuk pengeluaran tambahan perjalanan: biaya imunisasi yang diperlukan, biaya visa, biaya yang diperlukan untuk telegram, faks, e-mail, dan telepon, biaya prangko, biaya bandar udara dalam cakupan perjalanan berangkat ke luar dan pulang ke

5.4. Fee The contractor’s fee or fee of the expert assigned by it covers all personnel costs including ancillary personnel costs, costs of backstopping, communication, reporting and all overheads, profit, interest, risk etc. The contractor must record the actual assignment times on GIZ’s invoice form. 5.5. Calculating the fee The fee is based on the contractually agreed unit (e.g. expert hour, expert day, expert month). Units other than those agreed cannot be invoiced. If expert months are agreed in the contract, an expert month is 30 calendar days. 5.6. Per-diem Allowance The per diem is a lump sum which covers the additional cost of subsistence to the contractor or the contractor’s expert during an assignment away from their regular domicile and/or seat of business for a period as of one day of official travel. The per diem is not paid if full board is provided without charge by GIZ, the executing institution(s) of the measure, the partner institution or other third parties involved in implementing the contract. In the case of one-day official journeys, expenses shall be reimbursed only if the journey lasts longer than 10 hours. In the case of official journeys lasting several days, the day on which the journey begins, and ends, shall be taken into account only if the journey begins before 12:00 noon and ends after 12:00 noon. The per-diem shall be reduced for any meals received free of charge in accordance with GIZ travel regulation. 5.6.1 Journeys abroad

In accordance with Section 5.6, the GIZ shall reimburse the lump sum for per diem for subsistence of the respective country, as regulated in GIZ travel regulation, valid at the time the journey begins. 5.7. Overnight accommodation allowance The overnight accommodation allowance is a lump sum which covers the cost to the contractor or the contractor’s expert of accommodation on an assignment away from their regular domicile and/or seat of business, if an overnight stay is necessary. The overnight accommodation allowance is not paid if accommodation is provided without charge by GIZ, the executing institution(s) of the measure, the partner institution or other third parties involved in implementing the contract. 5.8. Air travel expenses Air travel expenses are paid to the extent agreed in the contract that use Economy Class. The Appraiser/Firms of Consultants is obliged to purchase his/her own ticket. Air travel expenses are incured for the outward and homeward journey of the Expert/Firms of Consultant to and from the country of assignment and for other contractually agreed official international, regional and domestic flights. The travel agent’s invoice and the used ticket or, if using an e- ticket the used boarding pass, both in the original, shall be submitted with the final invoice as documentary proof of air fares. The use of other means of transport for an expert’s outward and/or homeward journey requires written approval by GIZ. 5.9. Other travel expenses 5.9.1 For journeys outside of Indonesia ancillary travel expenses shall be reimbursed in the lump-sum amount agreed in the Contract. The following expenses shall be covered by the lump sum for ancillary travel expenses : necessary inoculations, visa fees, necessary telegrams, fax, e-mail and telephone charges, postage charges, airport charges within the framework of the outward and homeward journeys, journeys between home and airport in the usual

Page | 15

dalam negeri, perjalanan antara tempat tinggal dan bandar udara di negara domisili biasa, dan antara bandar udara di negara penugasan.

5.9.2 Pengeluaran tambahan perjalanan yang tidak dapat diganti meliputi, antara lain, pengeluaran untuk uang tip, asuransi lainnya, jurnal, surat kabar, kewajiban sosial dan perwakilan, biaya penggantian barang yang hilang, pembelian dan pembersihan pakaian, pembayaran yang dilakukan kepada pihak ketiga, kerugian nilai tukar mata uang, biaya kartu kredit dan biaya bank, dan biaya transaksi valuta. 5.10. Peralatan GIZ harus mengganti biaya peralatan dan komponen pengganti termasuk biaya transportasi dan asuransi sesuai dengan daftar pengadaan yang telah disepakati setelah penyerahan dokumen-dokumen berikut:

faktur yang diterima/tanda terima pembelian;

dokumen-dokumen pengiriman termasuk dokumen ekspor yang diperlukan atau ditentukan;

catatan penyerahan (lampiran kontrak). Untuk pengadaan melebihi EUR 1.000, pembenaran dan evaluasi prosedur pemberian kontrak juga harus diperlihatkan dalam nota pemberian kontrak GIZ (lampiran kontrak). 5.11. Biaya kendaraan Biaya kendaraan mencakup semua biaya yang diperlukan sehubungan dengan penggunaan kendaraan proyek yang benar, seperti perbaikan karena penggunaan normal, bahan bakar, oli, pemeliharaan, asuransi dan lain-lain. 5.12. Sub-kontrak Untuk sub-kontrak biaya sebenarnya yang dikeluarkan harus diganti dalam ruang lingkup yang disepakati berdasarkan kontrak setelah memberikan bukti. 5.13. Lokakarya, pelatihan Biaya-biaya untuk lokakarya yang telah disepakati berdasarkan kontrak yang diselenggarakan oleh kontraktor dan aktivitas pelatihan untuk institusi mitra harus diganti setelah memberikan bukti. 5.14. Biaya-biaya lain Biaya-biaya lain harus diganti dengan pembayaran sekaligus setelah memberikan bukti sejauh yang telah disepakati berdasarkan kontrak. 5.15. Komponen remunerasi fleksibel Jika komponen remunerasi fleksibel telah disepakati berdasarkan kontrak, kontraktor harus diijinkan untuk melebihi jumlah yang telah disepakati berdasarkan kontrak sampai dengan jumlah komponen remunerasi fleksibel, dengan mempertimbangkan tarif individual yang telah disepakati berdasarkan kontrak dan dasar untuk penagihan. Komponen remunerasi fleksibel hanya mencakup biaya untuk barang-barang yang terdaftar dalam butir 5.4 hingga 5.14 di atas, di mana hal tersebut disepakati berdasarkan kontrak. Penggunaan komponen remunerasi fleksibel harus disetujui secara tertulis oleh penanggung jawab teknis GIZ/petugas yang bertanggung jawab untuk kontrak dan kerjasama sebelum biaya tersebut dikeluarkan. 5.16. Ketentuan pembayaran, penagihan untuk kontrak-kontrak jasa Pembayaran hanya dilakukan setelah memberikan faktur asli. Uang muka juga hanya diberikan setelah faktur asli diterima dan kontrak ditandatangani . Semua faktur/permintaan pembayaran harus dikirim melalui pos. 5.16.1 Prinsip PPN (persentase dan jumlah) harus dinyatakan secara terpisah di setiap faktur atau permintaan untuk pembayaran, jika kontraktor menyediakan pekerjaan dan jasa yang dikenakan PPN. Klaim kontraktor jatuh tempo setelah periode verifikasi 15 hari setelah diterimanya faktur yang berisi semua rincian yang dibutuhkan (bersama dengan semua tanda terima/voucher yang diperlukan). Pembayaran dilakukan oleh GIZ selambat-lambatnya 30 hari setelah klaim-klaim yang dibenarkan jatuh tempo.

country of residence, and between airport in the country of assignment.

5.9.2 Ancillary travel expenses which are not reimbursable including, among others, outlay on tips, other insurances, journals, newspapers, social and representative obligations, the cost of replacing lost items, the purchase and cleaning of clothing, payments made to third parties, exchange rate losses, credit card and bank charges, and charges for currency transactions. 5.10. Equipment GIZ shall reimburse the costs of items of equipment and replacement parts including transportation and insurance costs in accordance with the agreed procurement list on presentation of the following documents:

invoices received/purchase receipts;

shipping documents including the necessary or prescribed export documents;

Handover record (annex 9 to these Terms and Conditions) For procurements exceeding EUR 1,000, a justification and evaluation of the contract award procedure must also be shown on GIZ’s award note (annex 10 to these Terms and Conditions). 5.11. Vehicle costs Vehicle costs shall include all necessary costs in connection with the proper use of project vehicles, such as repairs due to normal operation, fuel, oil, maintenance, insurance etc. 5.12. Subcontracts For subcontracts the actual costs incurred shall be reimbursed within the contractually agreed scope on production of proof. 5.13. Workshops, training The costs of contractually agreed workshops organised by the contractor and training events for the partner institution shall be reimbursed on production of proof. 5.14. Other costs Other costs shall be reimbursed as lump sums or on production of proof to the extent contractually agreed. 5.15. Flexible remuneration item Where a flexible remuneration item is contractually agreed, the contractor shall be permitted to exceed the contractually agreed quantities up to the amount of the flexible remuneration item, taking into account the contractually agreed individual rates and bases for invoicing. The flexible remuneration item covers costs only for items listed in 5.4. to 5.14. above, where these are contractually agreed. Use of the flexible remuneration item must be approved in writing by GIZ’s technical contact person/officer responsible for the commission before the costs in question are incurred. 5.16. Terms of payment, invoicing for service contracts Payment will only be made upon presentation of the original invoices. Advance payments will also only be made upon a request for payment using GIZ’s designated forms. All invoices/requests for payment must be submitted by post. 5.16.1 Principle VAT (percentage and amount) must be shown separately in each invoice or request for payment, if the contractor is supplying work and services subject to VAT. The contractor’s claims shall fall due after receipt of an invoice containing all the required details (together with all necessary receipts/vouchers). Payment shall be made by GIZ no later than 30 days after justified claims fall due.

Page | 16

5.16.2. Pembayaran uang muka Pembayaran uang muka yang telah disepakati berdasarkan kontrak diberikan setelah menerima permintaan tertulis untuk pembayaran selambat-lambatnya 15 hari setelah akhir bulan kalender di mana pekerjaan yang telah disepakati berdasarkan kontrak dimulai. 5.16.3. Jaminan untuk pembayaran uang muka GIZ dapat meminta kontraktor untuk memberikan jaminan untuk pembayaran uang muka. GIZ juga dapat mewajibkan pemberian jaminan yang berlaku surut untuk pembayaran uang muka yang diberlakukan dan belum dilunasi jika GIZ menganggap bahwa keadaan keuangan kontraktor memburuk atau keadaan serupa yang membahayakan pelaksanaan kewajiban kontrak atau pengembalian uang muka. 5.16.4. Mengimbangi pembayaran uang muka Pembayaran uang muka berdasarkan butir 5.20.2 di atas harus diimbangi dengan pembayaran yang jatuh tempo dari faktur final berdasarkan butir 5.20.8 kecuali terdapat kesepakatan lain. 5.16.5. Penyesuaian yang tidak dijadwalkan dari pembayaran uang muka Jika terdapat perbedaan besar (lebih dari 20%) dalam dua periode penagihan berturut-turut antara biaya sebenarnya yang ditagih dan jumlah pembayaran uang muka yang diberlakukan berdasarkan butir 5.20.2 dan belum dilunasi, pembayaran uang muka harus disesuaikan sebagaimana mestinya. 5.16.6. Faktur Interim (sementara) Kecuali jika terdapat kesepakatan lain dalam kontrak, kontraktor harus menyerahkan faktur interim untuk GIZ menggunakan formulir faktur GIZ selambat-lambatnya 30 hari setelah periode penagihan yang disepakati untuk pekerjaan dan jasa aktual yang dilaksanakan dalam periode tersebut. 5.16.7. Penangguhan dan penyesuaian rencana pembayaran GIZ dapat menangguhkan pembayaran jika:

kontraktor tidak memenuhi atau hanya memenuhi sebagian kewajiban pelaporan dan informasi berdasarkan butir 1.9, 1.13, 3.6 dan 3.8 dari Syarat-syarat dan Ketentuan ini;

terdapat penundaan yang signifikan dalam kemajuan pekerjaan dan jasa atau perubahan dalam lingkup pekerjaan dan jasa atau penugasan staf dan

tidak terdapat kesepakatan dalam rencana pembayaran sesuai dengan kemajuan aktual atau ruang lingkup dari pekerjaan dan jasa.

5.16.8. Faktur final, pembayaran final Kontraktor diwajibkan untuk menyerahkan faktur final segera, dan dalam setiap kejadian tidak lebih dari enam minggu setelah periode penugasan berdasarkan kontrak berakhir. Faktur harus berisi semua klaim kontraktor untuk remunerasi, dapat diverifikasi dan berisi semua informasi yang diperlukan (dengan semua tanda terima/voucher yang diperlukan). Pembayaran final dilakukan setelah pengajuan faktur final dalam bentuk yang benar dan kontraktor telah menyelesaikan semua kewajiban berdasarkan kontrak. Setiap kelebihan pembayaran oleh GIZ harus dikembalikan kepada GIZ oleh kontraktor segera setelah penagihan. Jika uang muka diberikan dan kontraktor tidak menyerahkan faktur final dalam waktu 15 hari meskipun telah diberikan peringatan oleh GIZ, kontraktor wajib mengembalikan uang muka. 5.17.Persyaratan pembayaran kontrak untuk pekerjaan dan jasa Kontrak untuk pekerjaan dan jasa harus tunduk pada ketentuan butir 5.16 di atas dengan ketentuan sebagai berikut: 5.17.1. Klaim untuk pembayaran Faktur final harus diserahkan segera dan dalam kejadian apapun tidak lebih dari enam minggu setelah penerimaannya. Faktur final harus berisi semua klaim kontraktor, dapat diverifikasi dan berisi semua informasi yang diperlukan (dengan semua tanda terima/voucher yang diperlukan). Pembayaran remunerasi jatuh tempo setelah penerimaan pekerjaan dan jasa dan masa verifikasi 15 hari setelah penerimaan faktur yang berisi semua rincian yang dibutuhkan (bersama dengan semua tanda

5.16.2. Advance payment A contractually agreed advance payment is made upon written request for payment no later than 15 days after the end of the calendar month in which the contractually agreed work was started. 5.16.3. Securities for advance payments GIZ may require the contractor to provide securities for advance payments. GIZ may also require provision of securities retroactively for advance payments effected and as yet unsettled if it considers that a deterioration of the contractor’s financial circumstances or similar circumstances jeopardise the performance of contractual obligations or repayment of the advance payment. 5.16.4. Offsetting the advance payment The advance payment under 5.20.2. above shall be offset against the payment due from the final invoice under 5.20.8. unless otherwise agreed. 5.16.5. Unscheduled adjustment of the advance payment If there are substantial differences (in excess of 20%) in two consecutive invoicing periods between the costs actually invoiced and the amount of the advance payment effected under 5.20.2 and as yet unsettled, the advance payment shall be adjusted accordingly. 5.16.6. Interim invoice Unless contractually otherwise agreed, the contractor shall submit an interim invoice to GIZ using GIZ’s invoice form no later than 30 days after the agreed invoicing periods for the work and services actually provided in the period. 5.16.7. Suspension and adjustment of the payment plan GIZ may suspend payment if:

the contractor does not meet or only partly meets its reporting and information obligations under 1.9., 1.13., 3.6. and 3.8. of these Terms and Conditions;

there are significant delays in the progress of the work and services or changes in the scope of the work and services or the assignment of staff and

there is no mutual agreement on a payment plan corresponding to the actual progress or scope of the work and services.

5.16.8. Final invoice, final payment The contractor shall be obliged to submit the final invoice without delay, and in any event not later than six weeks after the contractual end of the period of assignment. The invoice must contain all the contractor’s claims for remuneration, be verifiable and contain all the necessary information (with all the necessary receipts/vouchers). Final payment is made on submission of the final invoice in due form and performance by the contractor of all contractual obligations. Any amounts overpaid by GIZ must be repaid to GIZ by the contractor without delay after invoicing. If an advance payment was made and the contractor does not submit the final invoice within 15 days despite a reminder by GIZ, the contractor shall be obliged to repay the advance payment. 5.17. Terms of payment for contracts for work and services Contracts for work and services shall be subject to the conditions of 5.16. above with the following provisions: 5.17.1. Claim for payment The final invoice must be submitted without delay and in any event not later than six weeks after acceptance. It must contain all the contractor’s claims, be verifiable and contain all the necessary information (with all the necessary receipts/vouchers). Payment of remuneration is due after acceptance of the work and services after receipt of an invoice containing all the required details (together with all necessary receipts/vouchers). Payment shall be

Page | 17

terima/voucher yang diperlukan). Pembayaran oleh GIZ harus dilakukan selambat-lambatnya 30 hari setelah klaim yang dibenarkan jatuh tempo. 5.17.2. Penahanan jaminan Jika uang muka telah disepakati, 10% dari jumlah yang ditagihkan sesuai dengan kemajuan aktual dari pekerjaan dan jasa (dengan PPN) harus ditahan. Jumlah ini bisa dibayarkan dengan jaminan yang disediakan. Jumlah yang ditahan harus dicairkan setelah penerimaan pekerjaan dan jasa secara keseluruhan. 5.17.3. Penerimaan Penerimaan harus dilakukan secara tertulis. GIZ berhak untuk melakukan klaim atas garansi untuk setiap cacat yang jelas pada saat penerimaan bahkan jika GIZ tidak berhak untuk klaim tersebut pada saat itu. 5.18.Penagihan dalam mata uang asing Biaya-biaya apapun yang dikeluarkan dalam mata uang asing harus dikonversikan oleh kontraktor dalam mata uang IDR dan diganti berdasarkan nilai tukar di daftar nilai tukar bulanan GIZ yang diterbitkan di www.giz.de. Jika penggantian biaya dalam mata uang asing telah disepakati dalam kontrak individual, faktur harus disertai dengan tanda terima pembelian dalam mata uang asing yang sesuai. 5.19. Jaminan Jika kontraktor menyediakan jaminan, kontraktor wajib melakukan hal tersebut dengan cara jaminan yang sesuai dengan bentuk spesimen (lampiran kontrak) yang diterbitkan oleh bank yang dapat diterima oleh GIZ. 5.20. Rekonsiliasi rekening Atas permintaan GIZ, kontraktor diwajibkan untuk melakukan rekonsiliasi atas saldo untuk setiap kontrak (uang muka dikurangi jumlah yang ditagih) dengan Divisi Akuntansi GIZ setahun sekali pada waktu yang ditentukan GIZ. 5.21. Klausul penyesuaian harga untuk perpanjangan kontrak Jika kontrak dengan periode penugasan setidaknya dua tahun, kontraktor diwajibkan untuk menyetujui perpanjangan kontrak untuk periode yang sama dengan penyesuaian harga berdasarkan ketentuan ini jika GIZ menawarkan perpanjangan kontrak kepada kontraktor. Penyesuaian dihitung berdasarkan kenaikan gaji rata-rata berdasarkan perjanjian kerja bersama untuk sektor yang relevan di wilayah perundingan bersama dari kantor pusat kontraktor selama jangka waktu kontrak. Penyesuaian hanya berlaku pada 80% dari honorarium/fee yang relevan (bulan tenaga ahli) dan jangka waktu dari pertengahan jangka waktu kontrak saat ini sampai pertengahan jangka waktu kontrak yang baru: NFR = OFR (1 + 0.8 x N x [T1 + T2 + ... + Ta]) a x 100 di mana NFR = tarif honorarium yang baru dalam mata uang IDR, OFR = tarif honorarium yang lama dalam mata uang IDR, Ta = kenaikan gaji tahunan berdasarkan perundingan bersama untuk tiap sektor ekonomi dan wilayah perundingan bersama, a = jumlah peningkatan berdasarkan perundingan bersama selama jangka waktu kontrak ini, dan N = periode perhitungan: pertengahan jangka waktu kontrak saat ini sampai pertengahan jangka waktu kontrak yang baru dalam jumlah tahun.

made by GIZ no later than 30 days after justified claims fall due. 5.17.2. Security deposit If down payments have been agreed, 10% of the amounts invoiced in accordance with the actual progress of the work and services (with VAT) shall be retained. This amount can be released against security being provided. The amount retained shall be disbursed following acceptance of the work and services as a whole. 5.17.3. Acceptance Acceptance shall be effected in writing. GIZ shall be entitled to warranty claims for any defects which were evident on acceptance even if it did not reserve the right to such claims at that time. 5.18. Invoicing in foreign currencies Any costs incurred in foreign currency shall be converted by the contractor into IDR and reimbursed on the basis of the exchange rates. Conversion shall be made on the basis of the European Commission's list of exchange rates for converting EUR into other currencies, which is linked to the GIZ website. If reimbursement of costs in foreign currency has been agreed in an individual contract, the invoice must be accompanied by a corresponding foreign currency purchase receipt. 5.19. Security If the contractor provides security, it shall be obliged to do this by way of a guarantee or indemnity in accordance with the specimen forms (annex 12 to these Terms and Conditions) issued by a bank acceptable to GIZ. 5.20. Reconciliation of accounts The contractor shall be obliged on request by GIZ to reconcile the balances for each contract (down payments less invoiced amounts) with GIZ’s Accounting Division once a year at a time of GIZ’s choice. 5.21. Price adjustment clause for contract extension In the case of contracts with an assignment period of at least two years the contractor shall be obliged to agree to a contract extension for the same period subject to price adjustment under the present provision if GIZ offers the contractor an extension to the contract. The adjustment shall be calculated on the basis of the average salary increases under collective bargaining agreements for the relevant sector in the collective bargaining region of the contractor’s seat of business during the term of the contract. The adjustment shall apply to only 80% of the relevant fee (expert month) and to a period extending from the middle of the term of the present contract to the middle of the term of the new contract: NFR = OFR (1 + 0.8 x N x [T1 + T2 + ... + Ta]) a x 100 where NFR = NEW fee rate in IDR, OFR = OLD fee rate in IDR, Ta = annual salary increase under collective bargaining for each sector of the economy and collective bargaining region a = number of increases under collective bargaining during the term of the present contract, and N = calculation period middle of the term of the present contract to the middle of the term of the new contract in years

Page | 18

Catatan tentang Prosedur Akuntansi untuk Kontrak dengan Ahli dan Konsultan 1. Akuntansi Kami ingin memperingatkan bahwa jumlah yang dapat diganti hanya jumlah yang dibebankan secara jelas. Tanggal perjalanan bersama dengan waktu keberangkatan dan kepulangan, harus dicantumkan. Kami menyambut baik jika Anda bersedia memberi tahu kami secara terpisah dalam bentuk tertulis jika terjadi perubahan data alamat atau perubahan data rekening bank Anda yang ada pada kami. 2. Penyerahan Bukti Bukti asli harus diserahkan untuk semua pos yang mensyaratkan bukti dokumen. Sesuai dengan pos imbalan yang ditetapkan dalam Kontrak, bukti harus dikelompokkan, diberi nomor urut, ditempelkan pada lembaran-lembaran kertas DIN A4 yang dijepit bersama-sama. 3. Pengeluaran dalam Mata Uang Asing Harap serahkan bukti pembelian mata uang, sesuai dengan Pasal 8.7 Syarat dan Ketentuan Umum Kontrak. Bukti pembelian tersebut harus memuat jumlah dan tanggal terkait yang dapat dihubungkan dengan jumlah yang dibebankan. Jika tidak ada bukti yang diserahkan, maka jumlah yang dikeluarkan sehubungan dengan tiap-tiap transaksi akan dikonversikan berdasarkan nilai tukar bulanan GIZ yang berlaku. Jika Anda membayar dengan kartu kredit, harap sampaikan kepada kami salinan tagihan kartu kredit/ rekening koran bank yang menunjukkan catatan pendebitan yang bersangkutan. Jika Anda ingin mengirimkan tagihan akhir sebelum terjadi pendebitan rekening Anda, maka yang harus Anda serahkan kepada kami adalah tanda terima pembayaran kartu kredit alih-alih bukti pembelian mata uang asing. Kami kemudian akan mengonversikan jumlahnya berdasarkan tabel nilai tukar GIZ sebagaimana di atas. Namun, dalam kasus seperti ini, jumlah yang telah memperoleh penggantian biaya tidak dapat disesuaikan lagi di kemudian hari jika jumlah yang kemudian didebit dari rekening Anda ternyata lebih besar. Formulasi Januari 2018

Notes on Accounting Procedure for Contracts with

Appraiser and Consultants

1. Accounting

We would like to point out by way of precaution that only those amounts expressly charged can be reimbursed. Travel dates, along with times of departure and arrival home, are to be stated. We would be grateful if you would notify us separately in writing in the event of a change of address or any changes in the details of your bank account as known to us. 2. Submission of Vouchers The original vouchers must be submitted for all items for which documentary proof is required. In accordance with the remuneration items stated in the Contract, the vouchers are to be classified, consecutively numbered, pasted to DIN A4 sheets and stapled together. 3. Expenses in Foreign Currency

Please submit foreign-exchange purchase vouchers, in accordance with Section 8.7 of the General Terms of Contract, in which the sums and dates concerned can be correlated with the amounts charged. If no vouchers are submitted, the amounts expended in connection with the individual transactions will be converted on the basis of the applicable GIZ monthly rate. If you pay by credit card, please supply us with a copy of your bank statement showing the relevant debit entry. If you wish to submit the final invoice before your account is debited, you should submit to us, instead of a foreign-exchange purchase voucher, the credit-card payment receipt. We will then likewise convert the amount on the basis of the GIZ exchange-rate table. In such cases, however, the sum is reimbursed cannot be adjusted at a later date if the amount subsequently debited to your account is higher. Form January-en 2018