General Management

Organizing ProcessM-4

Organisasi = a collection of people

Konsep Dasar Pengorganisasian

Dalam fungsi pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.

Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain Organisasi.

Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.

Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan

Pengorganisasian adalah salah satu fungsi manajemen untuk mengkoordinasikan hubungan berbagai sistem kewenangan dan pertanggungjawaban tugas-tugas yang ada di dalam organisasi.

Kewenangan, tugas-tugas dan tanggung jawab tersebut kemudian diatur dalam suatu struktur organisasi.

Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada.

penting karena : Mengatur pembagian tugas dan tanggung jawab

dalam organisasi melalui struktur yang jelas Mengkoordinasikan berbagai sumber yang ada di

dalam organisasi Mengatur penggunaan sumber-sumber secara efisien

dan efektif Mengatur hubungan-hubungan formal yang terjadi

dalam organisasi

Empat Pilar Pengorganisasian(Four Building Blocks of Organizing)

Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)

Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

Pilar Ketiga : Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)

Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)

Pilar Keempat : Koordinasi (Coordination)

Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif

the process of integrating the activities of separate departments in order to pursue organizational goals effectively

1. Division of work

2. Departementalization

3. Chain of command

4. Span of control

5. Centralization & decentralization

6. Formalization

7. Complexity

Division of work sering pula diartikan sebagai spesialisasi tugas.

Untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif, tugas-tugas didistribusikan sesuai dengan kewenangan dan fungsi setiap tingkatan dalam struktur organisasi. Dengan demikian setiap tingkatan memiliki spesifikasi tugas sendiri-sendiri.

Kelebihan

1. Beban pekerjaan setiap orang lebih terkontrol

2. Menciptakan spesialisasi.

3. Tujuan organisasi dapat secara efisien dan efektif tercapai

4. Memudahkan kontrol dan standar

5. Produktifitas meningkat

Kekurangan

1. Menimbulkan kejenuhan

2. Bila kejenuhan dibiarkan, maka akan mengganggu produktifitas pegawai

(Penurunan produktifitas)

Pembagian Kerja dalam Bisnis Restoran, pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian:

- dapur, - Customer service di meja makan, - kasir, - dan lain sebagainya

Setelah pembagian tugas (division of work) dilakukan, maka untuk keperluan memudahkan koordinasi tugas-tugas yang sejenis/bertujuan sama, diperlukan departementalisasi

Departementalisasi adalah penyatuan atau pengelompokan tugas-tugas sejenis/bertujuan searah

Bentuknya:

1. Berdasarkan fungsi-fungsi (functional departementalization)

2. Berdasarkan produk (product departementalization)

3. Berdasarkan wilayah (geographical departementalization)

4. Berdasarkan proses (process departementalization)

5. Berdasarkan customer (customer departementalization)

Proses Job

Departmentalization

Proses Job Specialization /Division of Work

• Memasak makanan berdasarkan berbagai menu• Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, dan lain sebagainya• Menuliskan menu yang dipesan pelanggan• Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan• Menerima pembayaran dari pelanggan• Membuat laporan keuangan harian• Membuat laporan keuangan bulanan

-Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goreng, es batu, dan lain sebagainya. -Memasak makanan berdasarkan berbagai menu

-Menuliskan menu yang dipesan pelanggan-Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan

-Menerima pembayaran dari pelanggan-Membuat laporan keuangan harian-Membuat laporan keuangan bulanan

Bagian Keuangan

Bagian Pelayanan

Bagian Dapur

Contoh Pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan dalam

Bisnis Restoran

Rantai komando merupakan prinsip yang mengatur garis kewenangan dan pertanggungjawaban tugas-tugas, dimulai dari top, middle, hingga lower manager.

Secara formal rantai komando menunjukkan hirarkhi/tingkat kewenangan yang bersumber pada level tertinggi hingga level terbawah.

Konsepnya:

Authority

Merupakan kewenangan untuk memberikan tugas/perintah kepada bawahan, dan meminta pertanggungjawabannya sekaligus.

Responsibility

Pertanggungjawaban dari tugas-tugas yang diperintahkan oleh atasan.

Unity of command

Prinsipnya seseorang hanya memiliki satu atasan yang memberikan perintah.

Penentuan Hirarki dalam Bisnis Restoran

Bawahan yang membantu

MemerlukanBagian

KeuanganBagian

PelayananBagian Dapur

Kepala Restoran

1 orang 3 orang 2 orang

Atasan yang mengkordinasikan

Contoh : Chain of Command dari Bisnis Restoran

Bagian Keuangan Bagian Pelayanan

Bagian Dapur

Kepala Restoran

1 orang 3 orang 2 orang

Pelayan 1

Pelayan 3

Pelayan 2

Belanja MemasakChain of

Command

A

CB

ED

GF

H

JI LK

Hirarki Vertikal

Hirarki Horisontal

Jenis-jenis Hirarki

Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy) Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)

Prinsip span of control memberikan pedoman pada para manajer tentang kemampuan manajer dalam mengontrol jumlah bawahannya.

Diasumsikan jika jumlah bawahan semakin besar/banyak, maka manajer memiliki keterbatasan untuk mengontrolnya.

Faktor yang mempengaruhi:

1. Kemampuan manajer

2. Kemampuan bawahan

3. Karakteristik pekerjaan

4. Lingkungan/suasana kerja

Centralization adalah tingkat melalui mana titik suatu pengambilan keputusan dipusatkan

Decentralization adalah tingkat melalui mana para pegawai di level bawah dapat memberikan input secara aktual dalam proses pengambilan keputusan.

Formalisasi adalah tingkat melalui mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi distandarisasi melalui peraturan-peraturan, prosedur, yang menjadi pedoman dan mengikat perilaku pegawai

Kompleksitas merupakan prinsip organisasi yang menggambarkan seberapa banyak bagian-bagian dan tingkatan-tingkatan yang terdapat di dalam organisasi. Kompleksitas dapat ditunjukkan melalui :

a). Kompleksitas vertikal (menunjuk jumlah tingkatan- tingkatan dalam struktur organisasi) B). Kompleksitas horisontal (menunjuk jumlah bagian-bagian dalam struktur organisasi)