sistem pengendalian akuntansi persediaan 020113.doc

8/10/2019 sistem pengendalian akuntansi persediaan 020113.doc

1/21

BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG MASALAH

Dalam perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang, sebagian besar kekayaan

perusahaan pada umumnya tertanam dalam persediaan. Persediaan dalam perusahaan dagang

merupakan barang yang dibeli untuk kemudian dijual kembali tanpa melakukan perubahan.

Persediaan merupakan komponen penting perusahaan dan biasanya juga merupakan aktiva

perusahaan yang memiliki nilai terbesar yang mempengaruhi posisi aktiva, hutang, modal, serta

laba rugi perusahaan pada periode tertentu.

Sistem akuntansi yang up-to-datemerupakan hal yang sangat penting. Sistem akuntansi

persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang

(Mulyadi, 2!"##$%. &leh karena itu pengelolaannya harus dilakukan dengan sistem dan

prosedur yang memadai. Pengelolaan dan pengendalian sediaan dalam perusahaan dagang

didukung dengan prosedur penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan prosedur pencatatan.

Setiap perusahaan berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan agar efisiensi

dan efektif. Dengan demikian agar satu perusahaan dapat mencapai tujuan tersebut, maka

manejer perlu melaksanakan fungsi pengendalian disamping pelaksanaan fungsi lainnya.

Dengan melaksanakan fungsi pengendalian ini maka manajer dapat segera mengetahui

adanya penyimpangan'penyimpangan yang terjadi dan dapat dengan segera mengambil tindakan

tindakan perbaikan agar rencana dapat berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan, sehingga

apa yang telah menjadi tujuan perusahaan akan dapat tercapai dengan sebaik baiknya.

ujuan dari pengendalian intern didalam perusahaan "

a. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasib. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntasi

c. Memajukan efisiensi dalam operasi

d. Membantu agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan menejemen yang

telah ditetapkan terlebih dahulu.

1


2/21

)ntuk memenuhi tujuan diatas terdapat beberapa elemen yang merupakan ciri'ciri pokok

dari suatu system pengendalian intern.

*iri ciri pokok dari pengendalian intern yaitu "

a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung ja+ab tanggung ja+ab secara

tepat. Suatu organisasi yang tepat bagi perusahaan belkum tentu baik bagi perusahaan

lain. Perbedaan struktur organisasi diantara berbagai perusahaan disebabkan oleh

berbagai hal seperti jenis, luas perusahaan, banyak nya cabang'cabang dll.

b. Suatu system +e+enang dan prosedur pembukuan yang baik. System +e+enang dan

prosedur dalam pembukuan dalam suatu perusahaan merupaka suatu alat bagi

menejemen untuk mengadakan pengendalian terhadap operasi dan transaksi'transaksi

yang terjadi dan juga untuk mengklasifikaskan data aku dengan tepat.c. Praktek'prektek yang sehat harus dijalankan dalam melakukan tugas tugas dan fungsi

fungsi dalam setiap organisasi. -ang dimaksud dengan praktek'praktek yang sehat

adalah setiap pega+ai dalam perusahaan melaksanakan tugas nya dengan prosedur

yang telah ditetapkan.

d. Suatu tingkat kecakapan pega+ai yang sesuai dengan tanggung ja+ab nya. ingkat

kecakapan pega+ai mempengaruhi sukses tidak nya suatu system pengendalian

intern.

Persediaan menurut Ikatan Akuntansi Indonesia PSAK No. 14 Tahun !11 adalah

aktiva tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal atau aktiva dalam proses produksi atau

dalam perjalanan atau aktiva dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam

proses produksi atau pemberian jasa. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif

dalam operasi perusahaan dan sering mengalami perubahan. )mumnya informasi tentang

sumber'sumber persediaan dan modal perusahaan harus dimiliki oleh para investor, kreditor

perusahaan dan pihak lain nya sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

aporan tersebut yang akan memberitahukan para manajer atau pemimpin perusahaan kondisipersediaan baik dari kuantitas maupun kualitas.

. PERUMUSAN MASALAH

2


3/21

/dapun masalah yang akan dibahas adalah mencakup sistem dan prosedur yang

bersangkutan dengan system akuntansi persediaan pada perusahaan dagang diantaranya adalah

sebagai berikut "

a. Prosedur Pencatatan Sediaan 0arang Dagangan

b. Prosedur Penerimaan 0arang Daganganc. Prosedur Penyimpanan 0arang Dagangan

d. Prosedur Pencatatan 1arga Pokok Persediaan yang Dibeli

e. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran 0arang udangf. System Pernghitungan 3isik Persediaan.

Dalam sistem perhitungan fisik persediaan akan dibahas juga mengenai catatan

akuntansi, fungsi yang terkait dan unsur pengendalian intern yang terkait dengan

perhitungan fisik.

". TU#UAN DAN MAN$AAT PENELITIAN

ujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana keseluruhan mengenaisystem akuntansi persediaan pada lokasi penelitian. Selain itu penelitian ini juga dilakukan untuk

memenuhi tugas dari mata kuliah Sistem /kuntansi anjutan.

Manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah "1. 0agi penulis, untuk memperluas pengetahuan tentang Sistem /kuntansi Persediaan dan

sebagai perbandingan antara teori dan praktek sebenarnya yang dilakukan oleh lokasi

penelitian mengenai Sistem /kuntasi Persediaan.2. 0agi perusahaan, penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan yang berguna

dalam akuntansi persediaan di perusahaan.$. 0agi pembaca, penelitian diharapkan berguna sebagai bahan masukan bagi yang

membutuhkan.

4. MET%DE PENELITITAN

4.!. &5/S6 P78766/8

okasi penelititan dilakukan di /potek Mandiri Smart yang beralamat di 9alan 1.

6mam Munandar :# 1arapan ;aya Pekanbaru.

4.2. S)M07; D//

!. Data primer, yaitu data yang diperoleh dengan cara meneliti langsung

kelapangan.

2. Data sekunder, yaitu data diperoleh berdasarkan perpustakaan dengan caramempelajari buku'buku yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan.

4.$. 751865 P78)MP)/8 D//

3


4/21

!. 6ntervie+ atau +a+ancara, yaitu kegiatan yang digunakan uuntuk mendapatkan

informasi langsung dengan mengajukan berbagai pertanyaan kepada beberapa staf

dan karya+an perusahaan.

2. &bservasi atau pengamatan, yaitu tekhnik pengumpulan data yang merupakan

suatu peroses yang tersusuun dari berbagai proses biologis dan psikologis yaitu

proses'proses pengamatan dan ingatan.

4.4. M7&D7 /8/6S6S D//

Metode yang penyusun gunakan untuk menganalisis data adalah metode

deskriptif, yaitu metode yang merupakan serangkaian kegiatan penelititan yang dilakukan

dengan jalan mengumpulkan, menenangkan serta menginterpretasikan data'data yang

diperoleh kemudian diolah sehingga diharapkan dapat dibahas setelah seluruh hasil

pembahasan tersebut diperoleh. Selanjutnya data tersebut dianalisa dan dibahas secaraumum.

/potek Mandiri Smart merupakan salah satu perusahaan dagang yang cukup

besar yang tentunya memiliki persediaan yang banyak pula, maka dari itu penyusun

menjadikan /potek Mandiri Smart sebagai perusahaan yang akan diteliti mengenai

Sistem /kuntansi Persediaannya.

BAB

ANALISIS DAN TATA LAKSANA AP%TEK MANDIRI SMART

1. KEADAAN UMUM

/potek Mandiri Smart didirikan pada tanggal 22 3ebruari 2


5/21

Ga()a& 1.1 St&uktu& %&'anisasi

. MET%DE PEN*ATATAN PERSEDIAAN

Pada /potek Mandiri Smart metode pencatatan persediaan yang digunakan adalah

metode Periodik Sistem (Periodic Inventory Method%. Penyimpanan catatan system persediaan di

/potek dilakukan dengan sistem komputerisasian. Pencatatan dilakukan dengan proses

diantaranya sebagai berikut "

!. ;incian yang saling berhubungan untuk setiap persediaan, seperti keterangan, kuantitas,

dan ukuran unit, disimpan di catatan persediaan. *atatan persediaan individu akan

menyusun catatan persediaan komputerisasian, yang jumlahnya sesuai dengan saldo

akun buku besar persediaan.2. Setiap kali suatu barang dibeli atau dikembalikan oleh pelanggan, data persediaan

dimasukkan kedalam catatan persediaan dikomputer.$. Setiap kali suatu barang dijual, kasir akan memindai kode batang barang dengan

menggunakan pemindai optik (scanner%. /lat ini akan membaca kode magnetik dan

mencatat penjualan dimesin kasir. Selanjutnya, catatan persediaan akan diperbarui

dengan timbulnya harga pokok penjualan. *atatan kuantitas persediaan juga berkurang

secara otomatis karena penjualan.4. Setelah penghitungan fisik persediaan dilakukan, data penghitungan persediaan

dimasukkan dalam komputer. Data ini dibandingkan dengan saldo berjalan dan

sejumlah kelebihan atau kehilangan persediaan dicetak. Saldo persediaan kemudian

disesuaikan dengan kuantitas yang ditentukan oleh hasil penghitungan fisik. 1arga

pokok penjualan baru dapat ditentukan setelah dilakukannya penghitungan fisik pada

akhir periode.

/potek Mandiri Smart menggunakan system computer sebagai technology untuk

membantu dalam proses pencatatan dan penilaian persediaan barang dagangan, kelebihan dari

technology computer ini adalah mempermudah system pencatatan saat pembelian maupun

penjualan. 8amun dalam penggunaan tekhnologi ini sering mengalami kendala selama catatan

berlangsung diantaranya adanya selisih antara pendapatan di kasir dengan computer .

5


6/21

1al ini biasanya terjadi ketika listrik mati yang sehingga mengakibatkan computer tidak

bisa di gunakan,atau karena adanya pembulatan. Selain itu juga, system computer yang

membutuhkan jaringan online sering terkendala karena putusnya koneksi jaringan internet.

". SISTEM DAN PR%SEDUR +ANG BERSANGKUTAN DENGAN SISTEMAKUNTANSI PERSEDIAAN

$.! Prosedur Pencatatan Sediaan 0arang Dagangan

$.!.! Metode pencatatan sediaan barang dagangan/potek Mandiri Smart menggunakan pencatatan secara kolektif karena secara

individual barang barang persediaan di apotik tidak dapat dibedakan dengan barang

sejenis lainnya dan harganya juga relatif tidak terlalu tinggi. )ntuk setiap satu jenis

barang mempunyai satu kartu persediaan yang disimpan pada system komputerisasian

$.!.2 Dokumen transaksi dan unit yang diperlukanDokumen transaksi dan bukti pendukung yang terkait dengan pencatatan

mutasi sediaan barang dagangan diantaranya adalah"!. *atatan barang kosong sebagai dokumen permintaan pembelian

2. Surat &rder Pembelian

$. 3aktur pembelian4. 3aktur pindah barang gudang

#. /rsip pindah barang gudang pada komputer

Dalam penyelenggaraan akuntansi dalam /potek Mandiri dilakukan dengan

menggunakan system computer yang kemudian petugas akuntansi akan melakukan

rekonsiliasi keajadian yang berhubungan dengan persediaan dan melakukan

pencatatan secara manual, jadi yang diperlukan selama melakukan pencatatan sediaan

barang dagangan adalah system computer dan jurnal untuk tiap jenis transaksi yang

juga menggunakan sistem komputer namun dilakukan secara manual oleh petugas

fungsi akuntansi.

$.!.$ Sistem pencatatan sediaan barang dagangan

5arena,/potek Mandiri Smart menjual barang yang jenisnya banyak, harga

satuan tiap jenis barang relative murah sehingga secara tekhnis harga pokok penjualan

untuk tiap jenis barang sulit dihitung. &leh karena itu /potek Mandiri Smart

menggunakan system pencatatan periodik (periodical System% , sehingga harga pokok

penjualan dihitung tiap akhir periode, setelah sisa barang dihitung secara fisik.

Prosedur pencatatan sediaan system periodic adalah sebagai berikut"

6


7/21

!. 3aktur pembelian dimasukkan kedalam system computer pada system penyimpanan

pembelian dengan menginput jumlah satuan unit barang, harga satuan per unit,dan

diskon yang terjadi. Dengan begitu secara otomatis system ini akan mempengaruhi

system kartu sediaan. Selanjutnya petugas fungsi akuntansi akan melakukan

rekonsiliasi pembelian yang terjadi pada hari tersebut dan mencatat pada jurnal

pembelian pada system computer namun dilakukan secara manual dengan mendebit

akun pembelian dan mengkredit akun hutang dagang.

2. )ntuk penjualan barang dagangan hal yang hampir sama dilakukan pada point

pertama yaitu setiap kali suatu barang dibeli atau dikembalikan oleh pelanggan, data

persediaan dimasukkan kedalam catatan persediaan dikomputer, setiap kali suatu

barang dijual, kasir akan memindai kode batang barang dengan menggunakan

pemindai optik (scanner%. /lat ini akan membaca kodemagnetik dan mencatatpenjualan dimesin kasir. Selanjutnya, catatan persediaan akan diperbarui dengan

timbulnya harga pokok penjualan. *atatan kuantitas persediaan juga berkurang

secara otomatis karena terjadi transaksi penjualan.

Selanjutnya petugas fungsi akuntansi akan mencatat semua transaksi yang terjadi

yang berhubungan dengan penjualan pada hari ini pada jurnal penjualan dengan

mendebit akun kas serta mengkredit akun penjualan. 5emudian petugas fungsi

akuntansi akan memposting jurnal yang bersangkutan kedalam buku besar tiap

akun kedalam sistem komputer namun secara manual. 8amun, pada buku besar

tersebut tidak diperoleh informasi mengenai nilai sediaan barang untuk akhir

periode sehingga laba kotor dari penjualan periode itu tidak dapat dihitung. &leh

karena itu dalam system yang digunakan , untuk kepentingan laba kotor yang

diperoleh dari penjualan dalam satu periode, nilai sediaan akhir periode harus

dihitung secara fisik. Penghitung nilai persediaan dilakukan dengan cara

menghitung banyaknya kuantitas barang yang masih tersedia digudang. Sementara

untuk menentukan harga persatuan sehubungan dengan harga beli persatuan barang,

/potek Mandiri Smart menggunakan metode penilaian 63& ( ast 6n 3irst &ut %

yaitu harga yang paling terakhir masuk dijadikan sebagai dasar dari penilaian

persediaan.

*ontoh "

7


8/21

Setelah dilakukan penghitungan fisik diketahui ;hinofed tablet memiliki jumlah

persediaan akhir sebanyak !# tablet, dengan harga yang terdiri dari # tablet

berasal dari sediaan akhir periode sisanya sebanyak ! tablet berasal dari barang

yang masuk berikutnya. &leh karena itu nilai sediaannya adalah "

# tablet @ ;p!.#,' A;p =#.,'! tablet @ ;p2.,' A;p2.,'

A;p2=#.,'

Selanjutnya petugas fungsi gudang membuat laporan sediaan barang. aporan

sediaan dapat dibuat dengan menginformasikan saldo a+al periode, mutasi selama

periode, dan saldo akhir periode .

LAPORAN SALDO PERSEDIAAN BARANG

Kode Nama Barang Sat HPPHARGA

JUAL Awal Masuk Keluar Akhir Total

Persediaan

!""#$%&' ($R)GL)B*N +R)P &, ML BTL ''-...!.. '#-,..!.. & . . & ''-...!..

!""""$%&' MAR*NA (R$SH H)N$/ '..

ML

BTL ,-'0,!.. 0-...!.. & . . & ,-'0,!..

!""""$%&' M/ BAB/ P1+ P*NK ,. GR BTL '-&',!.. '-,..!.. '0 . & ', ,2-&',!..

!""""$%&' M/ BAB/ P1+ ',. GR BTL "-'..!.. &.-,..!.. &' . . &' &&.-3..!..

"!,,#2$%&' 4)NTR)L PLUS M &. P4S ,,-...!3" 0&-...!.. & . . & ,,-...!3"

AS$...& AS$T)N T)K/) N*GHT BTL 2-&..!'2 ,-...!.. ' . . ' 0-'..!30

B*)... B*)RAL*T SA4H P4S ,! &-...!.. ,3 . . ,3 2&-#""!0' '

B)T)L B)T)L B)T)L . ,-...!.. , . . , .

4AR... 4AR+A4$ TAB , MG TAB #-.'0!', -,..!.. . 0, , 0. 3'&-,#,!.& 0

4AR..&' 4ARB*+U TAB TAB #0!&, ',. '&. . . '&. &,-"".!"& '

4AR..&, 4ARB)GL*S$R*N BTL &-'30!" 2-...!.. 23 . . 23 3'-2"3!&,

+).. +)R*S P)1+$R BTL "-"..!.. &'-...!.. & . . & -'..!..

$LS...& $LSA7/M TAB TAB &-0,.!.. '-...!.. ,3 . . ,3 "-&..!.. ,

$RP...& $RPHA4$A S/R BTL 22-.3.!.. 3&-2..!.. & . . & 22-.3.!..

$8*...2 $8*TA 4APS '.. MG 4APS '-2&&!.. 2-...!.. 2' . . 2' #2-",'!..

G$..3 G$NT*AN 8*)L$T BTL &-"""!" 2-...!.. 22 . . 22 0,-"""!2"

GRA..&0 GRA7$) '. MG TAB TAB &&,!. 3,. 2&. . . 2&. 2,-0#,!&3 2

T O T A L 794,00 65,00 6,00

853,0

0 1.239.717,17

Ga()a& ".1

La,o&an ,e&sediaan )a&an' A,otek Mandi&i S(a&t

$.2 Prosedur Penerimaan 0arang DaganganPada /potek Mandiri Smart, barang dagangan yang diterima berasal dari transaksi

pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian berdasarkan surat permintaan pembelian yang

8


9/21

telah dibuat oleh bagian fungsi gudang yang berada pada penga+asan bagian fungsi penjualan.

0arang yang dikirimkan oleh pemasok sesuai dengan surat pesanan, diterima oleh bagian

penerimaan barang. ;incian kegiatan yang dilakukan bagian penerimaan dalam melakukan

penerimaan barang adalah sebagai berikut "

!. Dilakukan pemeriksaan terhadap kecocokan data pengirim. Petugas akan melihat

apakah alamat pada surat pengantar barang yang dikeluarkan oleh pemasok sudah

sesuai.2. Dilakukan pemeriksaan terhadap kuantitas dan kualitas barang. -aitu petugas

akan memeriksa spesifikasi barang meliputi nama barang, jenis, ukuran, jumlah

barang, dan nomor batch tanpa memperdulikan harga pokok pembelian apakah

sudah sesuai dengan surat pesanan atau tidak.

$. Membubuhkan tanda tangan pada surat pengantar barang dan faktur pembelian

tersebut sebagai tanda telah dilakukannya pemeriksaan pada barang tersebut.4. 0agian penerimaan akan mendapatkan faktur copy 2 rangkap dari pemasok

tersebut dan akan memberikan kedua faktur beserta barang tersebut kepada

bagian fungsi pembelian.

Dokumen yang digunakan "Seperti yang telah dijelaskan diatas, dokumen yang digunakan dalam prosedur ini

diantaranya adalah faktur dari pemasok dan copy surat pesanan yang telah dibuat oleh bagian

fungsi order pembelian. 3ungsi yang terkait pada prosedur penerimaan barang dangangan, fungsi

fungsi yang terkait diantaranya adalah bagian fungsi penerimaan, dan fungsi pembelian dan

fungsi order pembelian.Dapat kita lihat dari prosedur diatas, terlihat keunggulan yang terjadi pada sistem

penerimaan barang pada /potek Mandiri Smart, barang yang datang akan dilakukan pengecekan

secara bertahap oleh para fungsi yang terkait. ahap pertama dilakukan oleh fungsi penerimaan,

bagian fungi ini akan mengecek kecocokan kuantitas dan kualitas dari barang yang dikirim.

ahap selanjutnya akan dilakukan oleh fungsi pembelian, fungsi ini akan melakukan

pengimputan kedalam sistem komputer dengan jumlah unit dan harga pokok yang sesuai dengan

faktur copy yang telah diserahkan tadi. 1al ini dilakukan agar terjaminnya ketelitian bagian

fungsi penerimaan barang.

$.$ Prosedur Penyimpanan 0arang Dagangan

/potek Mandiri Smart selalu berusaha untuk mempertahankan keberlangsungan

kegiatan usahanya, untuk itu sediaan barang harus diamankan dari kemungkinan teradinya

9


10/21

kerusakan, pencurian, dan tindakan yang mengganggu lainnya. 1al yang dilakukan oleh bagian

fungsi gudang untuk melakukan pengamanan persediaan adalah mempersiapkan tempat untuk

menyimpan barang yang akan diterima dengan memperhatikan bagaimana sifat dari barang,

apakah mudah rusak, tidak boleh terkena sinar matahari, disimpan ditempat sejuk, dan lain'lain.

1al ini dilakukan setelah dilakukan penentuan harga barang perunit yang telah dilakukan oleh

bagian fungsi pembelian. 5emudian petugas fungsi gudang akan menyimpan barang tersebut

dengan baik dan memperhatikan urutan keluar masuknya barang.

Dari prosedur diatas, dapat kita lihat minimnya penga+asan yang terjadi pada

bagian penyimpanan barang gudang. Petugas penyimpanan barang akan dengan mudah

mengetahui berapa harga dari unit barang yang sedang disimpan. 9adi bisa saja terjadi

penyele+engan unit persediaan yang harganya cukup tinggi. /kan lebih benar apabila petugas

penyimpanan barang tidak dapat mengetahui berapa harga jual dari barang yang disimpannya.1anya petugas fungsi pembelian dan penjualan yang boleh mengetahuinya.

$.4 Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli

3ungsi yang utama yang terkait pada prosedur pencatatan harga pokok persediaan

yang dibeli adalah fungsi pembelian. )ntuk itu,petugas dari fungsi pembelian harus lah

mempunyai kriteria'kriteria tertentu diantaranya, mampu menguasai prosedur pembelian,

mengetahui kondisi produk dari pemasok misalkan diskon barang, dan juga petugas harus

menguasai Microsoft office dan program akuntansi yang ada pada perusahaan.

Dalam pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli, sebelum dilakukannya

pembelian, pada malam hari dilakukan pencatatan atas persediaan yang kosong ataupun yang

kurang persediaan, setelah keesokan paginya dilakukan pemesanan barang oleh petugas

pengorderan. Setelah barang'barang yang telah dipesan datang berikutnya dilakukan pengecekan

oleh petugas pemeriksaan, apakah semua barang sudah sesuai dengan pesanan atau tidak.

Setelah semuanya selesai, semua barang diserahkan pada petugas pembelian dan

selanjutnya petugas pembelian akan melakukan penginputan rincian barang ke sistem komputer,

mulai dari kuantitas unit dan petugas akan menentukan harga pokok persediaan yang dibeli, serta

menentukan harga jual per unit dari persediaan. Dengan pencatatan ini, dapat diketahui nilai

pembelian dan penjualan.

Dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan

yang dibeli diantaranya adalah faktur pembelian berangkap dua dari pemasok yang telah

diotorisasi oleh petugas penerimaan barang. *opy faktur rangkap pertama akan diserahkan

10


11/21

kepada petugas fungsi pembelian untuk dilakukan penginputan kedalam sistem komputer yang

kemudian akan dijadikan arsip oleh petugas pembelian kemudian setelah selesai maka petugas

akan mengeluarkan 3aktur Pembelian 5redit yang akan dijadikan arsip untuk faktur yang belum

dibayar, sedangkan copy faktur yang kedua akan diserahkan kepada petugas fungsi akuntansi

yang kemudian akan dilakukan pencatatan laporan harian pembelian.

0ukti faktur pembelian ini juga digunakan oleh petugas pembelian untuk

melakukan penginputan barang kedalam sistem komputer dan menentukan harga pokok tiap unit

nya sesuai dengan yang tertera didalam faktur pembelian dan diskon yang kemungkinan ada

pada barang tersebut. 0ukti dokumen lainnya adalah arsip pembelian pada sistem komputer yang

digunakan oleh petugas fungsi akuntansi untuk melakukan rekonsiliasi pembelian dan

melakukan pencatatan secara manual kedalam jurnal pembelian di sistem komputer dengan

melampirkan bukti faktur pembelian rangkap kedua diatas. Petugas akuntansi membuat jurnalpembelian dengan mendebet akun pembelian dan mengkredit akun hutang dagang. *ontoh "

Pembelian P. 7nseval BB

1utang dagang P. 7nseval BB

11

Mulai

Barang

Kosong

gudang2

Bagian

fungsi

gudang

Mengambil

barang

sesuai

kebutuan

!ang tela

di"esan

ole bagian

"en#ualan.

Bagian fng!i g"ang Bagian fng!i #$"%$ &%'(%)ian

Ke"ada$emasok

2

2 1

%urat $esanan

&%$'

3

(ari $emasok

Menerima barang da

"emasok !ang diser

%$ dan surat "engan

&faktur "embelian da

"emasok'

1

)aktur

$embelian

Memeriksa barang

!g tertera "ada

faktur dan memberi

otorisasi beru"a

tanda tangan

"enerima barang

Bagian

"enerimaa

n

3

*o"! 4*o"! 3

faktur

"embelian

Bagian fng!i &%'(%)ian

3

Melakukan

"engin"utan

barang ke s!stemkom"uter dan

menentukan

+$$,unit barang

4 )ungsi -kuntansi

2 %urat

$esanan

A

o"! 4

o"! 3 faktur

"embelian

)aktur "embelian

kredit

o"! 3 faktur

"embelian

ArsipPembelia

n Kredit

-rsi" ini !ang akan

digunakan ole

"etugas fungsi

akuntansi untuk

melakukan

rekonsiliasi dan

melakukan

"en*atatan manual


12/21

Ga()a& ".

P&osedu& Pen-atatan

Ha&'a Pokok Pe&sediaan

an' di)e/i ,ada A,otek

Mandi&i s(a&t.

8arasi "-. 0agian 3ungsi udang

!. 0agian gudang akan mengambil barang seseuai kebutuhan bagian penjualan

2. Setelah dilakukan pengambilan barang, diketahuilah jumlah persediaan barang

gudang yang kosong atau kurang persediaan, dan harus dilakukan pemesanan.Maka bagian gudang akan membuat dokumen barang kosong gudang.

$. 5emudian diserahkan kepada bagian order pembelian.

0. 0agian 3ungsi &rder Pembelian

!. Menerima catatan 0arang 5osong udang2. Membuat Surat Pesanan dua rangkap

$. ;angkap pertama diserahkan kepada pemasok

4. ;angkap kedua diserahkan kepada bagian fungsi pembelian.

Dari Pemasok"!. 0arang datang dari pemasok2. 0agian Penerimaan 0arang akan menerima barang, dan memeriksa kecocokan

antara barang dan faktur pembelian. Dan memberi otorisasi berupa tanda tangan

penerima barang sebagai bukti telah dilakukan pemeriksaan.$. Mendapatkan faktur copy pembelian dua rangkap dari pihak pemasok

4. 5edua bukti faktur tersebut diserahkan kepada bagian fungsi pembelian

. 0agian 3ungsi Pembelian

!. Menerima Surat Pesanan rangkap kedua, faktur copy pembelian dua rangkap,

beserta barang.2. Melakukan penginputan barang ke sistem computer dan menentukan harga pokok

persediaan per unit.

$. Mencetak 3aktur Pembelian 5redit

12


13/21

4. Dan disimpan bersamaan dengan copy faktur pembelian yang kedua sebagai arsip

sementara berdasarkan abjad nama pemasok. 6ni digunakan nantinya untuk

pembayaran faktur kredit yang masih terhutang.

#. Disamping itu copy faktur yang pertama akan diserahkan kepada fungsi akuntansi

untuk dilakukan rekapitulasi pembelian harian.

FAKTUR PEMBELIAN

SUMBER : PT ENSE!ALME"ATRA#IN"

*#"% Na'a +- 1 Sa. +- 2 a$ga B$#/

Di! Di!. '. Di! I N%#Sa)"#S#

*NT.. *NTUNAL TAB ,. STR*P

,. &!".-.. ""!...-.. , "" 3!",.-.. 94,050.00 9',

4$N..2" 4$N+) T)BR)S)NM+S

0 M+ 0 '3!3#,-.. &30!,.-.. #-, &!2,-0' &&!.&2-#' 135,836.28 .

4$N..&" 4$N+) $/$(R$SHM+S

0 M+ 0 &"!,',-.. &!&,.-.. #-, &!303-2 !#0-' 108,363.72 9'

4AT... 4$N+) 4ATARL$NTM+S

0 P4S 0 &0!"&'-,. &.&!3#,-.. #-, &!'0-33 #!0&.-03 93,864.36 .

4$N..0 4$N+) LUBR*4$N $+, ML

3 BTL 3 3.!3',-.. &0&!#..-.. #-, 2!.2&- &'!&'#-,' 149,572.48 92

S)L...3 S)L*N($4 TAB &,. TAB &,. #'3-3& &.!00&-,. '. &33- '&!#2'-.. 86,929.50 9,.

TOTAL 6 i%' 222 222 0 734,836.50 66,220.16 668,616.34

Ga()a& "."

A&si, $aktu& Pe()e/ian K&edit A,otek Mandi&i S(a&t

$.# Prosedur Permintaan dan Pengeluaran 0arang udang

3ungsi utama yang terkait pada prosedur ini adalah fungsi gudang. )ntuk itu,

petugas yang ditempatkan haruslah mereka mengetahui tata letak penyimpanan pergudangan dan

mampu mengoperasikan Microsoft office dan program akuntansi computer yang disediakan

perusahaan.

Pada malam harinya petugas fungsi penjualan akan melakukan pengecekan dan

pencatatan atas barang yang kosong dan kurang pada persediaannya. 5emudian keesokan

harinya catatan atas barang yang kosong tersebut diserahkan pada petugas gudang. Pada fungsi

gudang dilakukan pengambilan barang yang dipesan. 5emudian petugas gudang akan

mengeluarkan barang yang telah dipersiapkan dan melakukan pemasukan kedalam catatan

13


14/21

persediaan pada sistem komputer dan fungsi gudang akan mengeluarkan faktur pindah barang

gudang dengan 2 rangkap.

;angkap pertama (embar /sli% diserahkan kepada petugas fungsi penjualan yang

kemudian akan dijadikan arsip permanen oleh petugas fungsi penjualan, satu rangkap lagi

dijadikan arsip oleh petugas fungsi gudan. Dengan dilakukannya pemasukan data jumlah barang

yang diberikan tersebut, secara otomatis jumlah stock persediaan untuk tiap jenis barang akan

masuk kedalam sistem komputer pada bagian penjualan, sehingga petugas fungsi penjualan dapat

melakukan kegiatan penjualan.

Disamping itu, petugas fungsi penerimaan barang akan memeriksa faktur tersebut

untuk mencocokkan jumlah barang yang diterima. 9ika terjadi kesalahan, maka petugas

penerimaan akan melaporkan pada pihak gudang. 9ika barang yang dikirim berlebih dari yang

tertera difaktur, maka akan dilakukan retur barang kegudang.

8amun jika terjadi kekurangan barang, maka petugas penerimaan akan meminta

kembali kekurangan barang tersebut kepada pihak gudang. Selanjutnya petugaas fungsi gudang

akan mengetahui jumlah persediaan barang gudang yang jumlah nya kurang dari standar

persediaan yang harus ada, untuk itu petugas gudang akan membuat catatan barang kosong

gudang dan kemudian akan diserahkan kepada petugas fungsi order pembelian.

Dokumen yang digunakan pada proses ini diantaranya adalah bukti permintaan

barang dari petugas fungsi penjualan, dan faktur pindah barang gudang. 0ukti dokumen ini

digunakan oleh petugas gudang untuk mencatat pengurangan persediaan untuk pemakaian intern.

3ungsi yang terkait dalam prosedur ini diantaranya adalah fungsi penjualan, fungsi penerimaan

barang, dan fungsi gudang.

Salah satu bentuk otorisasi pada prosedur ini adalah, petugas gudang yang

melakukan penginputan barang yang akan dikirim pada bagian fungsi penjualan hanya akanmenggunakan satu komputer yang sama untuk tiap kali penginputan, dan hanya menggunakan

satu pengguna (user name% dengan kata kunci (password% yang hanya diketahui oleh petugas

tersebut. Sehingga tidak semua petugas gudang atau petugas lain yang dapat melakukan

penginputan perngiriman atau pemindahan barang gudang. 0erikut akan digambarkan bagan alir

dokumen prosedur pengeluaran barang gudang

14


15/21

Ga()a& ".4

P&osedu& Pe&(intaan

danPen'e/ua&an

Ba&an' 'udan'

8arasi "

/. 0agian Penjualan

!. 0agian penjualan akan mencatat persediaan barang kosong

2. Didapatlah dokumen 0arang 5osong (0arkos%

$. Diserahkan kebagian gudang

4. Setelah mendapatkan rangkap pertama dari 3aktur Pindah 0arang udang dari

petugas fungsi gudang, dilakukan pengecekan kecocokan antara faktur dan barang

#. 5emudian disimpan untuk menjadi arsip permanen berdasarkan nomor urut.

0. 0agian udang

!. Menerima 0arkos dari bagian penjualan

2. 0agian gudang akan mengambil barang seseuai kebutuhan bagian penjualan

15

B-/K%

1

Bagian

Pen$ualan

Mulai

Men*atat

"ersediaa

n barang

kosong

2

1

)-K/

$(-+ B-/-

(-

(ilakukan

"enge*eka

n barang

ole

"etugas

fungsi"enerimaa

n

Bagian

"udang

2

Mengin"ut

kedalam

s!stem

*om"uter

ingga

dilakukan

"emotongan

"ersediaan

BarangKosong

gudang3

Bagian

rder

$embe

1

B-/K%

Mengam

bil

barang

sesuai

kebutua

n.

1

)-K/ $(-+

B-/- (-

2

2

Bagian fungsi

"en#ualan

besertabarang

Arsip

pindah

barang

gudang-rsi" ini !ang akan

digunakan ole

"etugas fungsi

akuntansi untuk

melakukanrekonsiliasi dan

melakukan

"en*atatan manual


16/21

$. Setelah dilakukan pengambilan barang, diketahuilah jumlah persediaan barang

gudang yang kosong atau kurang persediaan, dan harus dilakukan pemesanan.

Maka bagian gudang akan membuat dokumen barang kosong gudang.

4. 5emudian diserahkan kepada bagian order pembelian.

#. Dilakukan penginputan barang kedalam system computer dan dilakukan

pemotongan persediaan.

:. Disimpan dalam arsip pindah barang gudang, untuk digunakan oleh petugas

fungsi akuntansi.

=. Dilakukan output dengan nama 3aktur Pindah 0arang udang sebanyak dua

rangkap.


17/21

perhitungan untuk setiap jenis barang yang kemudian akan dibuat aporan Penyesuaian Stock,

yang akan dilaporkan kepada Pemilik Sarana /potek. Seperti yang terlihat pada gambar $.#.*atatan akuntansi yang digunakan dalam sistem ini adalah aporan Penyesuaian Stock

dan 9urnal )mum. aporan Penyesuaian Stock digunakan untuk Penyesuaian (Adjusment%

terhadap data persediaan. Dan kemudian petugas fungsi akuntansi akan mencatat adjusment

tersebut kedalam jurnal umum guna keperluan kelanjutan aktivitas akuntansi selanjutnya.

$.:.! )nsur Pengendalian 6ntern

!. &rganisasi

Pada /potek Mandiri Smart, penghitungan fisik persediaan dilakukan oleh panitia

yang terdiri panitia perhitungan dan pencatatan kedalam buku perhitungan fisik, dan

panitia penginputan kedalam system computer. Setiap buku yang telah diselesaikan oleh

panitia perhitungan, kemudian diserahkan kepada petugas penginputan yang kemudian

petugas itu akan menginput pada Csistem insidental produk.

Pada teori (Mulyadi " #


18/21

$. Praktik yang Sehat

Pada /potek Mandiri Smart perhitungan fisik setiap jenis persediaan

dilakukan dua kali secara independen. )ntuk menjamin ketelitian, penghitung persediaan,

saat melakukan adjustmen petugas penginputan harus mngecek stok akhir sebelum

melakukan perhitungan fisik persediaan. 9ika terjadi selisih yang sangat jauh disinilah

petugas melakukan pengecekan kembali pada persediaan nyatanya.

Dalam kenyataannya, setelah dilakukan perhitugnan fisik, ternyata didapat data yang

menerangkan ketidak cocokan sediaan barang dengan sistem computer. Misalkan terjadi selisih

yang sangat jauh antara barang fisik nya dan yang terlampir pada arsip laporan persediaan. 9ika

hal ini terjadi, maka akan dilakukan penelusuran mengenai kejadian selama periode yang terjadi.

LAPORAN PENESAIAN STO*

ANGGAL Kode Nama Barang Harga Jual HPPAd:ust

*nAd:ust

)utTotal

Ad:ust *nTotal

Ad:ust )utKeterangan

5.#5'.&' #"&0'3'2 M/K TA1)N (( 2,-,..!.. '-3&0!", & . '-3&0!", . ST)4K );name

5.#5'.&' #"&0'3'2 M/K TA1)N (( 2,-,..!.. '-3&0!", & . '-3&0!", . ST)4K );name

5.#5'.&' #"&0'32. M/K TA1)N $$ ',-'..!.. '.-&00!"# . &0&-22,!#" . ST)4K );name

5.#5'.&' #"&0'32. M/K TA1)N $$ ',-'..!.. '.-&00!"# . . &0&-22,!#" ST)4K );name

5.#5'.&' #"&0'33# M/K TA1)N ++ &,-,..!.. &'-2#,!.. ' . '3-#,.!.. . ST)4K );name

5.#5'.&' #"&0'33# M/K TA1)N ++ &,-,..!.. &'-2#,!.. . & . &'-2#,!.. ST)4K );name

5.#5'.&' 3,#".&'..0 S$8$N S$AS S/R &,. ML 0'-...!.. ,,-&3!'" & . ,,-&3!'" . ST)4K );name

5.#5'.&' 3,#".&'..0 S$8$N S$AS S/R &,. ML 0'-...!.. ,,-&3!'" . ' . &&&-0'!, ST)4K );name

5.#5'.&' #32&'.'&'.0 MAR*N)6 8*T $ 3.. *U &.. S '20-...!.. '-...!.. . 2 . ,&0-...!.. ST)4K );name

5.#5'.&' #32&'.'''.2 MAR*N)6 $ST$R 4 ,.. MG 2. S &&2-...!.. &-0..!.. . &' . "#"-'..!.. ST)4K );name

5.#5'.&' #32&'.2.&2. MAR*N)6 +*A(R$N 2. S 2&"-...!.. '',-00!. . ' . 3,&-#22!0. ST)4K );name

5.#5'.&' #32&'&2.2.3 MAR*N)6 GLU4)S 4)MP 2. S '0.-...!.. '.3-.#&!32 . & . '.3-.#&!32 ST)4K );name

5.#5'.&' &20320&00 )B *BU ANAK 2.. ML ,3-...!.. 3#-.""!&" & . 3#-.""!&" . ST)4K );name

5.#5'.&' &20320&0"2 )B *BU ANAK &,. ML 2,-...!.. 2.-3,3!3# & . 2.-3,3!3# . ST)4K );name

5.#5'.&' &20320." )B *BU ANAK #, ML '.-...!.. &0-#",!3 . & . &0-#",!3 ST)4K );name

5.#5'.&' &30,3&., 1$LLN$SS G*NKG) ()RMULA 0. 4APS .-...!.. &2,-'..!.. & . &2,-'..!.. . ST)4K );name

5.#5'.&' &30,3&., 1$LLN$SS G*NKG) ()RMULA 0. 4APS .-...!.. &2,-'..!.. . 2 . 3.,-0..!.. ST)4K );name

5.#5'.&' &!30,3'$%&& NATUR$S PLUS N)N* 4APS 2. 4APS &,.-...!.. "3-2'.!"" . " . 3-!" ST)4K );name

Ga()a& ".0

La,o&an Penesuaian Sto-k A,otek Mandi&i S(a&t

18


19/21

0/0 $

57S6MP)/8

!. 5esimpulan

/potek Mandiri Smart telah melakukan pengendalian terhadap sistem akuntansi

persediaannya dengan tujuan menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan

data akuntansi,dan juga untuk memotivasi dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengendalian

tersebut dilakukan dengan cara menjaga dan menjalankan sistem dan prosedur'prosedur yang

bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan di antaranya "

a. Prosedur Pencatatan Sediaan 0arang Dagangan

b. Prosedur Penerimaan 0arang Dagangan

c. Prosedur Penyimpanan 0arang Dagangand. Prosedur Pencatatan 1arga Pokok Persediaan yang Dibeli

e. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran 0arang udang

f. System Pernghitungan 3isik Persediaan.

Semua prosedur dan sistem yang dijalankan tidak lepas dari dokumen'dokumen yang

diperlukan serta fungsi'fungsi yang terkait untuk tiap prosedur. Dan fungsi'fungsi yang terkait

pun para petugasnya harus memiliki kemampuan khusus terutama paham mengenai program

akuntansi yang disediakan oleh perusahaan.

Meskipun /potek Mandiri Smart belum sepenuhnya melakukan semua kegiatan

prosedur sesuai dengan teori yang berlaku namun perusahaan terus melakukan pengembangan'

pengembangan demi tercapainya tujuan dari pengendalian internal yang dilakukan. Meskipun

sering terjadi selisih antara sediaan barang nyata dengan sistem persediaan dikomputer, namun

dari +aktu ke +aktu perusahaan selalu berusahan meminimalis selisih yang terjadi dengan cara

19


20/21

tidak menunda penginputan semua jenis transaksi yang terjadi, terutama mengenai pemindahan

barang pada gudang.

erkhusus untuk bagian akuntansi masih melakukan kegiatannya secara manual seperti

pembuatan jurnal khusus pembelian, jurnal khusus penjualan namun tetap menggunakan arsip

pada sistem komputerisasian apotek.

20


21/21

D/3/; P)S/5/

!. 5ieso Eeygandt Earfield.Akutansi Intermediate. 7disi ke duabelas 9ilid !.

9akarta" 7rlangga, 22.

2. Mulyadi. Sistem Akutansi. 7disi tiga. 9akarta" Salemba 7mpat, 2!.

$. ;eeve Earren Dkk.Pengantar Akutansi. Adaptasi Indonesia Buku 1. 9akarta"

Salemba 7mpat, 2?.

4. Somantri 1endi.Memahami Akutansi SM. Seri B. 9akarta" Salemba 7mpat,

24.

#. Mulyadi.Auditing. 7disi enam. 9akarta" Salemba 7mpat, 2?.

:. 6katan /kutansi 6ndonesia PS/5 ahun 2!!

=. http">>+++.google.com.

21
http://www.google.com/http://www.google.com/http://www.google.com/

sistem pengendalian akuntansi persediaan 020113.doc

Documents