fix abc pengendalian persediaan

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Presented by :Presented by :

Kelompok 3Kelompok 3

PENGENDALIAN PERSEDIAAN• Konsep dasar pengelolaan persediaan di RS:

menjaga keseimbangan penyimpanan persediaan dengan biaya yang dibutuhkan untuk menyimpan persediaan .

• Pengelolaan persediaan untuk membantu pengelolaan perbekalan (supply) obat agar jenis dan jumlah persediaan cukup dan dapat menghindari kekosongan serta menumpuknya persediaan.

• Upaya mempertahankan tingkat persediaan pada suatu tingkat tertentu dilakukan dengan mengendalikan arus barang yang masuk.

Tujuan pengendalian persediaan obat :

• menjamin ketersedian obat di sarana pelayanan kesehatan

• memelihara mutu obat• menghindari penggunaan obat yang tidak

bertanggungjawab• menjaga kelangsungan persediaan• memperpendek waktu tunggu• memudahkan pencarian dan pengawasan

Persediaan pengaman( persediaan dapar = buffer stock )

• Merupakan Persediaan untuk menghadapi keadaan yang tidak menentu karena perubahan permintaan atau perubahan pada pengisian kembali .

• Perlu dilakukan untuk antisipasi terhadap fluktuasi penjualan dan antisipasi kelambatan pengiriman dari PBF.

• Faktor yang perlu dipertimbangkan adalah :– Frekuensi atau waktu pesanan oleh rumah sakit.

Untuk pesanan setiap minggu, berarti jumlah sediaan pengaman memperhitungkan pemakaian 1 minggu.

– Ketersediaan modal dan sarana.Jika modal kuat, dapat membuat persediaan pengaman besar

– Ketersediaan persediaan di distributor (PBF).Jika persediaan di PBF sering kosong, ada peluang untuk meningkatkan jumlah stok pengaman

Besar persediaan yang harus dibangunDalam membangun persediaan diperhatikan faktor sebagai berikut :

a. Biaya dan resiko penyimpanan• Makin besar jumlah obat yang disimpan,maka makin besar

resiko obat hilang, makin besar resiko terjadinya kadaluarsa karena lambannya pemakaian,

• Pada dasarnya menyimpan obat sama dengan menyimpan uang. Penyimpanan uang yang tidak menghasilkan atau tidak produktif berarti menyia-nyiakan sumber daya .

b. Biaya pemesanan• Administrasi untuk memantau persediaan, melakukan

pemesanan atau permintaan, menggaji orang , penyediaan formulir-formulir perlu biaya.

• Pengiriman pesanan membuthkan tenaga atau biaya tersendiri

c. Biaya distribusiMeliputi biaya untuk mempersiapkan barang. mengemas dengan mengirimkan barang, biaya formulir-formulir serta biaya petugas pelaksana merupakan beban dalam sistem distribusi .

d. Biaya pemeliharaan • Sarana dengan prasarana gudang perlu pemeliharaan dan

membutuhkan dana.• Makin besar persediaan resiko penyimpanan serta besarnya

faslitas yang dibangun butuh pemeliharaan lebih besar, tetapi biaya pemesanan dann biaya distribusi menjadi lebih kecil.

• Perlu adanya optimalasi faktor tsb agar dicapai keseimbangan antara membangun persediaan dengan biaya distribusi dan pemesanan.

Persediaan maksimum dan minimumDigunakan untuk alat pengawasan / pengendalian antara lain

a. Persediaan maksimum :• agar persediaan tidak boleh melebihi suatu batas tertentu, • agar tidak terlalu banyak persediaan yang dapat bergerak.• Pesanan dilakukan dengan menghitung jumlah persediaan

untuk memenuhi persediaan maksimum yang ditetapkan.

b. Persediaan minimum : • agar persediaan yang ada selalu dalam kondisi minimum. • jika jumlah yang terjual menyebabkan persediaan mencapai

angka minimal , maka dilakukan pesanan. • Besar pesanan disesuaikan besar atau kecil, cepat atau

lambatnya jenis persediaan terjual

Penyusunan prioritas dan analisis dengan cara VEN dan PARETO.

Kategori VEN• Analisis VEN didasarkan atas pengelompokan persediaan dari

sudut Vital, Essensial dan Non Esensial.• Kategori ini pada umumnya disusun dengan memperhatikan

kepentingan dan vitalitas persediaan farmasi dalam pemakaiannya.• Vital berarti :

– persediaan yang harus selalu tersedia, – untuk pengobatan atau penyelamatan hidup manusia,– untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian.– Significant withdrawl side efect ( dosis tinggi propanolol , kortikosteroid )– Untuk pelayanan kesehatan dasar ( vaccine ) – Bagi pelanggan khusus atau setia atau kronis

• Esensial adalah – Perbekalan yang banyak digunakan dalam tindakan– Obat yang sering diresepkan – pengobatan penyakit terbanyak di suatu daerah atau rumah

sakit.– Efektif untuk melawan penyakit– Penting untuk kondisi penyakit-penyakit

• Non Esensial adalah – perbekalan pelengkap agar tindakan atau pengobatan menjadi

lebih baik.– Obat untuk penyakit ringan/biasa– Obat yang kemanjurannya dipertanyakan

Kriteria VEN• Untuk kepentingan penjualan dan kelancaran

pelayanan, kriteria berbeda

• Penyusunan kategori VEN tidak sama antara satu RS dengan RS lain.

• Dapat disesuaikan dengan :– Situasi atau derajat kesehatan yang ada RS – Jenis pelanggan yang datang,– Jenis pelayanan RS.

Petunjuk pembelian sistem VEN Untuk dana kecil kebutuhan tinggi :

• Teliti kemungkinan adanya dana tambahan

• Tinjau keadaan kritis dan atur kebutuhan obat untuk semua kategori

• Tersedianya stok pengaman

• Atur prioritas VEN

2. Analisis Pareto• Analisis Pareto atau ABC disusun berdasarkan atas

penggolongan persediaan yang mempunyai nilai/harga yang paling banyak.

• Kelompok A adalah perbekalan yang menyita sampai 80% pengeluaran RS,

• Kelompok B menyita 15%• Kelompok C.menyita 5 %• Analisis ini memerlukan perhitungan matematika

sederhana dan penyusunan urutan (dengan komputer : SORT) berdasarkan prosentase harga yang dibayar untuk satu item yang dibeli.

• Dengan urutan nilai tersebut dapat diperoleh kontribusi item tertentu terhadap total anggaran atau harga perbekalan.

Prinsip dasar analisa ABC• Analisa tak tergantung harga satuan, tapi nilai

pemakaian per tahun

• Tak tergantung jenis barang

• katagori ABC tak selalu sama, tergantung ukuran yang diambil, persediaan dan jumlah barang yang dikontrol.

Tujuan analisa A.B.C.• Menentukan arah dari pengendalian yang selektif

A : perlu perhatian intensif dan sistem yang cermat, pengendalian khusus, jumlah jenis barang sedikit tetapi membawa hasil besar

B : pengendalian periodik dengan sistem sederhana

C : pengendalian hanya bila terjadi penyimpangan, digunakan sistem sederhana

Manfaat analisa ABC :• Rasionalisasi frekuensi pemesanan• Menekan jumlah persediaan

Tahapan yang dilakukan :

• Susun daftar item yang ada yang berisikan : Nama persediaan dan identitas, Jumlah unit, Harga per unit dan Jumlah harga.

• Susun urutan semua item dengan menempatkan item yang mempunyai jumlah harga terbesar pada urutan pertama dan seterusnya. Kemudian menjumlahkan nilai rupiah dari seluruh item menjadi Jumlah Total

• Menghitung prosentase dari jumlah harga setiap item terhadap Jumlah Total.

• Menjumlahkan prosentase dari item pertama dengan kedua dan seterusnya secara kumulatif, sampai ditemukan jumlah total seluruhnya 100%.

Memberi tanda item yang masuk dalam kategori.

• Kategori A yaitu item-item yang mempunyai nilai prosentase kumulatif sampai 80%.

• Kategori B yaitu item-item yang mempunyai nilai prosentase kumulatif dari 80,1% sampai 95%.

• Kategori C yaitu item-item yang mempunyai nilai prosentase kumulatif dari 95,1% sampai 100%.

Analisis Pareto ini berguna untuk :• Produk mana saja yang memberikan kontribusi paling

banyak terhadap penjualan. Belum tentu obat mahal memberikan kontribusi banyak dan sebaliknya.

• Pengelompokan persediaan atas dasar Pareto juga memberikan kemudahan dalam pengaturan jumlah persediaan.

• Penjualan dalam kategori Pareto A, dibuat dengan prioritas tinggi dan frekwensi pemesanan sesering mungkin dengan jumlah unit sedikit (asal diingat persediaan pengaman).

• Persediaan Pareto kategori C, tidak perlu diperhatikan secara mendalam, kalau perlu membeli dalam stok secara minimal saja dan pembelian/pesanan tidak mempengaruhi banyak terhadap nilai penjualan.

• Kelompok Pareto juga membantu untuk menghubungkan faktor tingkat kecukupan, dengan nilai barang. Artinya barang-barang yang berharga mahal dan terjual banyak haruslah diprioritaskan dalam perhitungan persediaan, pesanan maupun monitoring tingkat persediaannya

Analisis VEN ABC • Analisis ini menggabungkan kedua kelompok diatas dalam suatu matrik

sehingga analisa menjadi lebih tajam. Matrik dapat dibuat seperti berikut :

• Matrik dijadikan dasar menetapkan prioritas dalam rangka penyesuaian anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan.

• Barang yang bersifat Vital (VA,VB, VC) merupakan pilihan utama untuk dibeli atau perlu perhatian khusus.

• Barang yang Non Esensial tetapi menyerap anggaran banyak (NA) diproritaskan keluar dari daftar belanja.

fix abc pengendalian persediaan

Education