SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASETEka Afyani Lestari (125244011)Fauzy Rachman (125244012)Luthfy Maryara (125244021)M.Fikri Zainurohman (125244023)Marlita Kurniasari (125244026)M. Lutfhi Hakim (125244027)Wulan Sari (125244035)

ANALISA SISTEM INFORMASI

Pembahasan Sistem yang BerjalanTeknik Pengumpulan Data Perencanaan Kebutuhan Sistem BaruMerancang Sistem BaruModel SistemPembahasan Sistem yang BerjalanTujuan dari pembahasan sistem yang berjalan adalah untuk mrndapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada organisasi, sehingga mengurangi kesalah-pahaman antara sistem dengan user.

Kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan diatas adalah sebagai berikut :Kegiatan mengumpulkan data awalKegiatan menyusun dan mengklasifikasikan data awalKegiatan menginterpretasikan serta mengevaluasi data awal

Kesimpulan akhir dari kegiatan pembahasan sistem yang berjalan pada tahap analisis sistem adalah sebagai berikut Suatu rekomendasi sistem berjalan yang dapat dijadikan sebagai bahan acuan untuk penyusunan sistem usulan.

Mengumpulkan Data AwalDalam suatu organisasi juga ada 4 kategori data yang harus dikumpulkan, yaitu sebagai berikut :Data tentang organisasiSasaran dan tujuan organisasiBagan struktur organisasi Tugas dan fungsi unit-unit dalam organisasiKebijakan organisasiData tentang personilWewenang dan tanggung jawabnyaTugas pokok pekerjaannya Hubungan antar personilKebutuhan informasinyaData tentang prosedur kerjaBagaimana arus kerja/kegiatan kerja yang adaMetode kerja yang digunakan Jadwal dan volume pekerjaan yang adaBagaimana criteria penentuan kualitas kerjaData tentang lingkungan kerja Bagaimana pengaturan fisik ruang kerja Sumber daya yang tersedia Suasana kerja yang sinergis dan responsive

Menyusun dan Mengklasifikasikan Data Awal- Arus Dokumen- Cara Menyiapkan Dokumen- Isi Data dan Format Dokumen- Klasifikasi Dokumen- Data Tentang Organisasi- Data Tentang Personil- Data Tentang Prosedur Kerja- Data Tentang Lingkungan Kerja

Menginterpretasikan serta Mengevaluasi Data AwalUntuk dapat mengetahui lingkup analisis kita harus dapat merumuskan dahulu beberapa hal berikut :Lingkup analisis pengolahan data dalam organisasiSeluruh subsistem dalam organisasiSubsistem atau fungsi masing-masing badan dalam organisasiKegiatan dalam subsistem atau fungsi dari masing-masing badan dalam organisasi

Teknik Pengumpulan Data Salah satu faktor penting dalam pembangunan atau pengembangan sistem informasi adalah memahami sistem yang ada dan permasalahannya , selain mengetahui bagian bagian mana saja yang akan dipelajari kita juga harus memilih teknik yang tepat dalam pengumpulan data. Beberapa teknik pengumpulan data yang umum untuk digunakan antara lain:Teknik WawancaraTeknik ObservasiTeknik QuestionerTeknik SamplingTeknik WawancaraYaitu suatu teknik yang paling singkat untuk mendapatkan data , namun sangat tergantung pada kemampuan pribadi sistem analis untuk dapat memanfaatkannya. Tempat melakukan wawancara juga tidak terbatas dapat dilakukan dalam ruang rapat formal atau ditempat lain seperti rumah makan. Wawancara dapat dibagi menjadi 4 golongan, yaitu @Top Managerorang yang menentukan kebijaksanaan dan memberikan pengarahan umum@Middle Manager pelaksana dan yang menginterprestasikan kebijaksanaan yang digariskan. Middle Manager adalah sumber yang penting bagi sistem analis, terutama untuk dapat mengetahui bagaimana cara mengkoordinasikan sumber daya dalam suatu kegiatan yang nyata untuk mencapai tujuan dari organisasi@Operasional Levelpelaksanaan harian@Staff Ahlikelompok ahli yang bertugas untuk memberikan petunjuk teknis dalam tiap tingkat dan bidang manajemen

1. Tahap Perencanaan WawancaraSiapkanlah segala sesuatunya jauh sebelumnya. Siapkan garis besar topik topik yang akan dibicarakan.Siapkan untuk membawa surat resmi bahwa Anda dibenarkan atau ditugaskan untuk melaksanakan wawancara.Tanyakan pada tingkat personil dari organisasi, apa yang menjadi harapan mereka dalam sistem yang akan di desain.Usahakan untuk mengetahui lebih dahulu gambaran tentang ungsi gdan ligkup tugas dari orang yang akan diwawabcarai.Usahakan untuk merencanakan kegiatan wawancara pada setiap bagan atau fungsi organisasi yang saling berhubungan tugasnya.

2. Tahap Persiapan Wawancara Aturlah pertemuan dengan oang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.Pada waktu memberitahukan pada orang yang akan diwawancarai.Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang yang akan diwawancarai.Tentukan sasaran apa yang harus dicapai dengan wawancara itu atau informasi apa saja yang diharapkan dari orang yang diwawancarai serta bagaimana cara yang akan digunakan untuk mendapatkannya.Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu apabila wawancara akan dilakukan beberapa kali dengan orang yang berbeda.Ketahui posisi, tugas dan tanggung jawab serta kegiatan - kegiatan dari orang orang yang akan diwawancarai.Buatlah suatu panduan wawancara yang berupa daftar pengecekan dari pertanyaan yang akan diajukan.Usaha untuk memberitahu atau meminta ijin lerlebih dahulu kepada kepala atau pimpinan dari orang orang yang akan diwawancarai3. Tahap Pelaksanaan WawancaraMemperkenalkan diri terlebih dahulu siapa Anda serta bersikap sopan.Menjelaskan tujuan dari wawancara.Usahan orang yang diwawancarai tidak merasakan Anda sebagai orang asing.Selama wawancara berlangsung, Anda harus mendengarkan dengan teliti dan jangan terlalu banyak berbicara dibanding mendengarnya.Jagalah suasana wawancara tetap santai tetapi tetap terarah dan menyenangkan.Pada akhir wawancara bacakanlah rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal hal yang tidak sesuai serta ucapkanlah terima kasih.

Teknik ObservasiPengamatan langsung atau observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan langsung melihat kegiatan yang dilakukan oleh user.Teknik observasi yang digunakan dalam proses pengumpulan data dibagi menjadi 2 macam, yaitu :a. Observasi Terstruktur Kegiatan ini memerlukan alat pencatat data yang spesifik, observasi ini akan dianalisa dan dicatat kedalam fungsi fungsi yang telat ditentukan.b. Observasi Semi Terstruktur Kegiatan ini tidak memerlukan catatan selama observasi , dimana nantinya hasil pengamatan akan dicatat pada formulir formulir khusus.

Teknik QuestionerQuestioner merupakan daftar pertanyaan yang distandarisasikan dan menstrukturkan serta memperluas proses pengumpulan fakta. Sistem analisis dapat menggunakan questioner jika ia tidak dapat bertemu langsung dengan personil-personil yang dibutuhkan. Jika sistem analis mendesain questioner dengan baik, maka sistem analis dapat menganalisis hasil questioner tersebut secara statistikTeknik SamplingTeknik pengambilan sampel atau sampling merupakan pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya. Sebagian item yang dipilih disebut dengan sampel. Sedangkan seluruh item yang ada disebut dengan populasi. Teknik sampling dilakukan karena pertimbangan biaya dan waktu karena akan sangat mahal dan lama sekali untuk memeriksa semua item di populasi yang jumlahnya cukup banyak

Ada 2 cara memilih sampel-sampel dari populasinya, yaitu sebagai berikut:@Pengambilan Sampel Secara Keputusan@Pengambilan Sampel Secara Statistik

Perencanaan Kebutuhan Sistem BaruBentuk pada tahap kedua proses analisis sistem adalah penentuan kebutuhan sistem baru. Dalam bagian ini dijelaskan mengenai pemilihan sumber daya software, hardware, brainware dan kebutuhan dana untuk implementasi sistem yang baru.

Dalam bab ini akan dijelaskan seputar sasaran, tujuan, tugas-tugas dan hasil dari kegiatan perencanaan kebutuhan sistem baru, keuntungan dan kerugian dari alternatif pemilihan sumber daya software, hardware dan brainware serta keuntungan dan kerugian dari alternatif metode pembiayaan untuk menentukan kebutuhan dana guna kegiatan implementasi sistem baru.

Sasaran terpenting dari pemilihan alternative sumber daya yang dibutuhkan oleh sistem baru adalah sebagai berikut :

Bagaimana memenuhi kebutuhan sistem yang baru?Bagaimana memperbaiki sistem yang ada?Bagaimana memaksimalkan sistem yang telah ada?Dalam memperbaiki sistem yang ada atau membuat sistem yang baru, sistem analis harus memaksimalkan sumber daya yang telah ada di dalam organisasi tersebut, untuk dipergunakan semaksimal mungkin.

Kegiatan penentuan kebutuhan sistem baru terletak antara kegiatan pembahasan sistem yang berjalan dan perancangan sistem baru pada langkah analisis sistem yang merupakan salah satu karakteristik yang membedakan metodologi penyusunan sistem yang ada dalam buku ini.

Adapun tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:

a. Memperhitungkan kebutuhan software yang akan digunakan untuk mengimplementasikan spesifikasi logis sistem yang sedang disusun dalam proses analisis sistem.

b. Memperhitungkan kebutuhan hardware yang akan memenuhi persyaratan fisik sistem yang sedang disusun.

c. Memperhitungkan kebutuhan brainware atau sumber daya manusia yang nanti akan terlibat dalam operasional sistem, dimana kebutuhan brainware akan memenuhi persyaratan fisik sistem yang sedang disusun.

d. Memperhitungkan metode pembiayaan terbaik untuk kepentingan organisasi

Menyusun Kebutuhan Software dan HardwareDalam kegiatan ini dapat dilihat bahwa kegiatan ini akan menghasilkan output yaitu rencana konfigurasi yang telah disetujui yang meringkas berbagai alternative pilihan yang dibuat selama proses analisis sistem. Rencana konfigurasi sendiri berisi informasi yang berguna untuk langkah merancang sistem yang terstruktur. Rencana konfigurasi yang disetujui menspesifikasikan hal-hal sebagai berikut :

Software yang terpilih dan spesifikasi unjuk kerja yang diharapkan.

Hardware yang terpilih dan spesifikasi unjuk kerja yang diharapkan.

Hasil pengujian alternative software dan hardware.

Hasil pemeriksaan alternative metode pembiayaan.

Langkah sistem analis dalam proses analisis sistem secara terstruktur menghasilkan dua masukan utama untuk memulai menyusun kebutuhan software dan hardware yang dibutuhkan oleh sistem baru, yaitu sebagai berikut :

Spesifikasi logis yang menggambarkan operasi, informasi dan persyaratan control dari bentuk input, output, spesifikasi file dan program.

Spesifikasi fisik yang menggambarkan spesifikasi kemampuan hardware dan software yang digunakan untuk mendukung proses implementasi sistem yang baru.

Menyusun Kebutuhan BrainwareUntuk menyusun kebutuhan brainware yang baru dapat dilakukan dengan merancang jabatan yang baru dan jumlah pegawai yang dibutuhkan seta merancang uraian tugas dari masing-masing jabatan yang ada. Selain itu ketersediaan sumber daya manusia untuk menjalankan perlu didukung oleh pelatihan agar sistem dapat berjalan optimal.Program pelatihan ini dapat diberikan dalam 2 pendekatan, yaitu :

CLASS ROOM TRAINING

ON THE JOB TRAINING

Menyusun Kebutuhan Dana Implementasi SistemApabila suatu organisasi mempunyai anggaran yang cukup maka organisasi tersebut dapat membeli hardware secara kontan. Sebaliknya jika organisasi memiliki anggaran yang minim maka organisasi dapat membeli hardware secara kredit, menyewa, mengontrak atau outsourching hardware. Tabel berikut menunjukan perbandingan antara membeli, menyewa dan menontrak hardware

Metode PembelianKeuntunganKerugianMEMBELIBiaya terendah untuk jangka panjang dan dapat melakukan depresisasi untuk kebutuhan jangka panjangKomitmen jangka panjangPerlu mengetahi kebutuhan masa depanRisiko teknologi menjadi out-of-datePemakai membayar pajak dan asuransiPemakai membayar pemeliharaan computer secara terpisahMembutuhkan biaya besarMENYEWAKomitmen jangka pendekCukup FleksibelMenyesuaikan kebutuhan pemakaiPemasok bertanggung jawab atas memberikan suatu dukungan yang baikBiaya pemeliharaan adalah bagian dari sewaMemenuhi kebutuhan jangka pendekTidak menanggung resiko teknologi menjadi out-of-dateBiaya cukup mahalMembutuhkan biaya ekstra jika menggunakan computer diluar jam yang telah ditentukanMENGONTRAKTidak semahal menyewaKomitmen jangka pendekSangat fleksibelMenyesuaikan kebutuhan pemakaiKarena pemasok memiliki computer, pemasok semestinya meberikan suatu dukungan yang baikMenggunakan anggaran operasi bukan anggaran investasiPemakai harus membayar sejumlah biaya jika pemakai tidak menggunakan computer tersebut dalam waktu tertentuMerancang Sistem BaruTujuan umum :

Mengkonversi spesifikasi terstruktur ke dalam sebuah rancangan yang handal dan dapat dipelihara.

Menyusun rencana dan anggaran yang memastikan implementasi system baru yang terencana dan terkontrol.

Menyusun rencana yang memastikan bahwa system cukup handal, lengkap dan akurat.

Menyusun buku petunjuk sehingga pemakai dapat menggunakan system baru secara efektif dan efisien.

Tujuan umum :

Mengkonversi spesifikasi terstruktur ke dalam sebuah rancangan yang handal dan dapat dipelihara.

Menyusun rencana dan anggaran yang memastikan implementasi system baru yang terencana dan terkontrol.

Menyusun rencana yang memastikan bahwa system cukup handal, lengkap dan akurat.

Menyusun buku petunjuk sehingga pemakai dapat menggunakan system baru secara efektif dan efisien.

Kemungkinan yang dapat ditempuh dalam kegiatan tersebut :

Mengembangkan sistem yang baru Kemungkina pertama yang timbul adalah mengembangkan system yang benar-benar baru, yang mencakup proses pengolahan data yang baru, teknologi yang dipergunakan dalam mengolah data juga baru, serta perubahan-perubahan yang terjadi dalam struktur organisasi pemakai (user)2. Memperbaiki system yang telah ada Kemungkina yang kedua adalah degan memperbaiki system yang telah ada, yaitu pada mekanisme kerja serta pengawasan yang dilakukan oleh seorang atasan terhadap bawahannya.

Memilih Tool untuk Rancangan Sistem BaruMetode adalah suatu cara untuk melakukan suatu kegiatan. Sedangkan, prosedur adalah rencana tahap demi tahap untuk menerapkan sebuah metode.

Sistem Informasi mempunyai metode pengolahan data sebagai berikut :

Metode pengolahan data terpusat (centralized data processing).Metode pengolahan data tersebar (distributed data processing).Metode pengolahan data secara batch (batch processing).Metode pengolahan data secara on-line (on-line processing)Menginterpretasikan Tool untuk Rancangan Sistem baruSistem analis dapat menginterpretasikan tool yang digunakan untuk merancang sistem baru dimana sistem secara logic dapat digambarkan dengan menggunakan data flow diagram

MODEL SISTEM Data Flow Diagram (DFD)Data flow diagram ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

a. Simbol Data Flow System

Contoh Data Flows Diagram Secara Umum

b. Aturan Main Data Flows DagramTidak boleh menghubungkan antara entity luar dengan entity luar yang lain secara langsung Tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan yang lainnya Tidak boleh menghubungkan data store dengan entity luar secara langsungSetiap proses harus memiliki data yang masuk dan juga yang keluar c. Teknik Membuat Data Flows Diagram Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi (Top-Down Analysis)Jabarkan proses yang terjadi di dalam data flow diagram sedetail mungkinPeliharalah konsistensi proses yang terjadi dalam DFDBerikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan seperti:Nama yang jelas untuk EXTERNAL ENTYTINama yang jelas untuk PROSESNama yang jelas untuk DATA FLOWNama yang jelas untuk DATA STORE

d. Tahapan Data Flow Diagram1. DIAGRAM KONTEKS dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses.

2. DIAGRAM NOL dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks (lebih terperinci)

3. DIAGRAM DETAIL dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari DIAGRAM NOL

Data Dictionary/Kamus Data (DD)Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.Elemen-Elemen DataKamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:1.Nama arus data5. Penjelasan2.Alias6. Periode3.Bentuk data7. Volume4.Arus data8. Struktur dataStructured English (SE)Structured English merupakan alat yang cukup efisien untuk menggambarkan suatu alogaritma. Structured English sama dengan pseudocode, yang kerena kemiripan ini maka SE dan pseudocode sering dianggap sama.Struktur dasar dari SE mengikuti struktur dasar pemrograman terstruktur. Struktur dasar ini dibagi menjadi tiga macam yaitu Struktur UrutStruktur keputusan Struktur Iterasi (Iteration Structured)

Decision table Table keputusan adalah table yang digunakan sebagai alat bantu untuk menyelesaikan logika di dalam program. Alogaritma yang berisi keputusan bertingkat yang banyak sekali sangat sulit untuk digambarkan dengan SE. untuk keprluan itu dapat di buat terlebih dahulu dengan menggunakan table keputusan table keputusan efektif digunakan bilamana kondisi yang akan diseleksi di dalam program cukup rumit. Strukutur dari table keputusan terdiri dari empat bagian utama yaitu condition stub, condition entry, action stub, dan action entry.Decision treesDecision trees digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasiikan organisasi dari system informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul. Perbedaanya, decision trees juga menunjukan hubungan elemen data dan elemen control di antara modulnya.dengan demikian decision trees dapat memberikan penjelasan yang lengfkap dari system dipandang dari elemen data, elemen control, modul dan hubungan antar modul. Decision trees hanya menggunakan sedikit symbol sehingga mudah untuk di pahami.Thank You !Be Confident !!!!!!