1

SISTEM INFORMASI BERBASIS WEBSITEPADA KANTOR UPT PELAYANAN PENDIDIKAN

KECAMATAN BERBAH

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan oleh :

Wahyu Arien Tari

11.22.1375

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTERAMIKOM

YOGYAKARTA2012

2

3

Analysis dan Desain Web Based Information System at UPT Yandik Berbah

Analisis dan Desain Sistem Informasi Berbasis Website Pada kantor UPT YandikKecamatan Berbah

Wahyu Arien Tari

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Development of science and technology in this modern era of increasingly rapid.

Media delivery of information is one factor in the success or failure of that information to

the user. Media used should be interesting and interactive as well as title or web address

you use must be consistent so that users do not get bored and tired when the information

is searchable and readable

PHP is a software application that offers an interactive and interesting shapes for

use as a medium of information delivery. Such development canMhelp human beings in

order to enter a new civilization in this era of technology that created man himself to help

ease the routine activities of daily living. The use of technology by humans of course be

balanced with the demands of adaptability as a user (the user).

A logical consequence of the adoption of superior technology is the creation of an

information technology advances in the field of general science, which utilizes technology

that efficient and effective processing of resources and the quality and completeness of

the facts in the form of news or information. Why do the necessary site for the company's

website?Especially for those who are open to public employment, and has a marketplace

of products that extends almost all the major cities.

Keyword : Web based Information System

4

1. PENDAHULUAN

UPT Yandik Kecamatan Berbah adalah sebuah kantor unit pelayanan pendidikan

yang berada di bawah wewenang Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kabupaten

Sleman beralamat di jalan Parasamya Beran, Tridadi, Sleman. UPT Yandik Kecamatan

Berbah memiliki beberapa informasi sekolah-sekolah jenjang SD, SMP, SMA di

kecamatan Berbah baik negeri maupun swasta.

UPT Yandik Kecamatan Berbah sampai dengan saat ini belum mempunyai website

resmi seperti halnya di tempat lain. UPT Yandik Kecamatan Berbah memang berada di

daerah yang cukup jauh dari kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kabupaten

Sleman, tetapi sekolahan di kecamatan tersebut cukup banyak dan semuanya dibawahi

oleh UPT Yandik Kecamatan Berbah, disamping itu kegiatan-kegiatan yang berhubungan

dengan pendidikan juga sering terjadi hampir setiap hari di kantor UPT Yandik

Kecamatan Berbah tersebut. Para pengurus sekolah yang ada di kecamatan Berbah baik

negeri maupun swasta seringkali dihadapkan pada kesulitan untuk mengetahui segala

informasi yang berhubungan dengan pendidikan di kecamatan Berbah.

UPT Yandik Kecamatan Berbah membutuhkan suatu website yang dapat

membantu mempermudah pihak yang berkaitan dalam mengetahui segala informasi

mengenai kegiatan yang berhubungan dengan pendidikan di kecamatan Berbah.

Website yang ada diharapkan dapat digunakan dan dapat memberikan informasi secara

cepat. Website tersebut akan dikembangkan dalam bentuk script PHP dan database

dengan aplikasi MySQL.

Ruang lingkup pemanfaatan sistem informasi sangatlah luas sesuai dengan fungsi

dan aplikasinya yang berbeda pada masing-masing bidang. Oleh karena itu penulis

memberi batasan permasalahan yaitu :

Sistem dibuat hanya berfokus pada bagaimana cara mempercepat dan

mempermudah proses untuk memperoleh segala informasi yang berhubungan dengan

Pendidikan di Kecamatan Berbah.

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah

1. Membuat suatu sistem informasi berbasis website atau situs web pada Kantor

UPT Yandik Kecamatan Berbah agar mempermudah dalam penyampaian

informasi khususnya di lingkungan pendidikan.

2. Memberikan alternatif dalam mempermudah penyampaian informasi yang

didapat dari Dinas Pendidikan.

3. Mengembangkan kemmapuan dibidang Sistem Informasi khususnya dalam

pembuatan website.

5

Adapun manfaat dari penelitian ini antara lain :

1. Dengan sistem informasi yang baru diharapkan dapat memudahkan sekolah-

sekolah dalam mendapatkan segala informasi yang diberikan pemerintah

khususnya dibidang Pendidikan.

2. Dengan sistem informasi ini diharapkan dapat menunjang kinerja pegawai

agar segala informasi yang ada dapat diterima dengan mudah dan tepat

sasaran. Serta dapat membuka wawasan baru dibidang sistem informasi

khususnya dibidang website.

Adapun metode yang digunakan untuk membuat penelitian ini antara lain :

a. Metode Observasi.

Melakukan pengamatan langsung terhadap obyek yang di teliti dalam

penelitian ini obyek yang diteliti adalah Kantor UPT Yandik Kecamatan

Berbah.

b. Metode Kepustakaan.

Metode ini di gunakan untuk menambah refrensi dalam melakuakan

pembahasan masalah yang diteliti dan juga sebagai tambahan dari data

yang di lakukan dalam metode observasi.

c. Metode Wawancara.

Pengumpulan data dengan cara peneliti langsung mengajuakn pertanyaan –

pertanyaan kepada pihak terkait. Dalam hal ini adalah guru-guru dan

pegawai Kantor UPT Yandik Berbah sesuai dengan masalah yang dihadapi.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Berbasis WebsitePentingnya peranan komputer di dalam sistem informasi, disebabkan besarnya

volume data serta banyaknya informasi yang akan diolah. Di samping itu, penyampaian

informasi yang kompleks jika dikerjakan secara manual tidak dapat menjamin ketelitian

dan kebenarannya.

Sistem informasi pada Kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah merupakan sebuah

sistem informasi yang mengelola dan mengolah data dari proses manual ke dalam sistem

berbasis computer/website. Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi

berbasis website ini adalah:

1. Orang yang mengoperasikan sistem (user)

2. informasi tentang pendidikan dan tenaga kependidikan

3. Prosedur, baik manual ataupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam

pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data.

6

4. Software yang digunakan.

5. Infrastuktur teknologi informasi.

2.2 Konsep Dasar SDLC (System Development Life Cycle)

System Development Life Cycle (SDLC) merupakan metodedologi umum dalam

pengembangan sistem yang menandai kemajuan usaha analisis dan desain. (Hanif Al

Fatta 2007). Merupakan tahapan yang dilakukan oleh programmer dan analisis sistem

dalam membangun sistem informasi, yang berisi keseluruhan proses dalam beberapa

langkah. Ada beberapa model dalam SDLC, yaitu waterfall, prototype, RAD, incremental,

dan spiral model. Model yang paling banyak digunakan adalah model waterfall. Metode

pengembangan software model waterfall terdiri dari 5 (lima) tahap yang saling bekaitan,

seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 2.1 SDLC Model Waterfall

3. ANALISIS

3.1 Kantor UPT Yandik Kec. Berbah

Kantor Unit Pelaksana Teknis ( UPT ) Pelayanan Pendidikan yang selanjutnya

disebut UPT Yandik Kecamatan Berbah merupakan pelaksana sebagian urusan di

bidang pendidikan di Kecamatan Berbah dan sekitarnya, yang dipimpin oleh seorang

Kepala UPT Yandik Kecamatan Berbah yg berkedudukan dibawah dan

bertanggungjawab kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Sleman melalui

Sekretaris. Kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah mempunyai tugas pokok melakukan

sebagian tugas pokok Dinas Pendidikan, membina TK, SD, SMP, SMA,

AnalisisSistem

DesainSistem

Penulisan KodeProgram

PengujianProgram

PenerapanProgram

7

mengkoordinasikan seluruh jenjang satuan pendidikan di Kecamatan Berbah dan

pengelolaan urusan tata usaha serta keuangan maupun pengumpulan data dan statistik.

3.2 Analisis Sistem

Menurut Whitten, dkk (2004), Analisis Sistem / System Analysis merupakan

sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi

bagianbagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian

komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka. Secara

mendasar, analisis sistem adalah mengenai pemecahan masalah. Ada banyak

pendekatan untuk pemecahan masalah, oleh sebab itu tidaklah mengejutkan jika ada

banyak pendekatan untuk analisis sistem. Beberapa pendekatan analisis sistem yang

populer diantaranya adalah analisis terstruktur (teknik model-driven yang berpusat pada

proses), teknik informasi (teknik model-driven yang berpusat pada data), dan analisis

berorientasi objek (teknik model-driven yang mengintegrasikan data dan proses ke

dalam konstruksi yang disebut objek). Ketiga pendekatan tersebut merupan contoh-

contoh dari model driven yaitu sebuah pendekatan pemecahan masalah yang

menekankan pembuatan gambar model-model sistem yang bergambar untuk

mendokumentasikan dan memvalidasikan sistem-sistem yang ada dan atau diusulkan.

Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan

dari sistem informasi yang baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi

kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru

tidak dibutuhkan. Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan

kebutuhan secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan system ke dalam 2 jenis.

Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirement) dan jenis kedua

adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirements).

3.2.1 Kebutuhan Fungsional

Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh

sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada

dan dihasilkan sistem.

Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional

No Aktor Deskripsi

1 AdminUntuk mengakses halaman utama maka admin harus melakukanlogin terlebih dahulu untuk memastikan bahwa user yangmengakses halaman ini telah terdaftar.User yang login menggunakan data yang tidak valid maka sistemakan memberikan peringatan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,

8

mengupdate, dan menghapus informasi menu agenda yang telahdisediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu banner yang telahdisediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu berita yang telahdisediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu gallery yang telahdisediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu informasi yangtelah disediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu pengumuman yangtelah disediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu user yang telahdisediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu buku tamu yangtelah disediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu modul yang telahdisediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu pegawai yangtelah disediakan.Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,mengupdate, dan menghapus informasi menu upload yang telahdisediakan.

3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki

oleh sistem.

1. Operasional

a. Bisa digunakan pada sistem operasi Microsoft Windows maupun Linux versi

apapun.

b. Spesifikasi komputer minimum Pentium.

c. Kebutuhan memori minimum 64 MB RAM.

d. Bisa dikembangkan untuk aplikasi mobile.

9

2. Security

a. Sistem aplikasinya maupun databasenya dilengkapi password.

b. Semua password yang telah terenkripsi.

c. Admin yang akan melakukan login harus menggunakan account yang telah

terdaftar dan password yang telah terenkripsi baru bisa mendapat hak akses ke

dalam halaman admin.

d. Pada halaman admin, setiap link harus melalui proses login yang legal sehingga

tidak diijinkan mengakses link tanpa melalui tahapan yang benar.

e. Masih pada halaman admin juga dengan alasan keamanan apabila sistem tidak

digunakan dalam beberapa detik maka sistem akan logout otomatis

menggunakan teknik SESSION.

3. Informasi

a. Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan oleh

pengguna salah.

b. Digunakan untuk menampilkan informasi seputar pendidikan.

4. Kinerja

a. Layanan yang dibangun ini Multiplatform bagi sistem operasi.

b. Sistem ini akan mendata semua informasi yang berhubungan dengan pendidikan

dan tenaga kependidikan.

c. Untuk lebih mempermudah, maka sistem bisa juga dikembangkan untuk versi

mobile.

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk memberi gambaran secara umum

mengenai sistem yang akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasikan komponen-

komponen sistem yang dirancang secara rinci. Adapun rancangan sistem yang dilakukan

disini meliputi perancangan proses dan perancangan basis data.

3.3.1 Perancangan Proses

Berikut diuraikan mengenai pemodelan proses sistem yang dibuat menggunakan

pemodelan fisik (phisical model) dengan membuat flowchart system dan pemodelan logic

(logical model) dengan membuat diagram konteks, diagram berjenjang proses, diagram

alir data level 0, level 1 dst.

3.3.1.1 Data Flow Diagram ( DFD )

10

Data Flow Diagram atau Diagram Alir Data dipergunakan untuk

mendokumentasikan proses aliran data sistem serta untuk menjelaskan bagaimana

nantinya fungsi-fungsi pada sistem informasi secara logika akan bekerja. Gambaran ini

tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi

file. Keuntungan menggunakan sistem data flow diagram adalah memudahkan pemakai

dalam memahami sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan.

Adapun gambar Data Flow Diagram sistem informasi berbasis website pada kantor

UPT Yandik kecamatan Berbah seperti gambar dibawah ini

Simbol DFD Keterangan

SOURCE (KESATUAN LUAR)

PROSES

DATA FLOW (ARUS DATA)

DATA STORE(SIMPANAN DATA)

G

Gambar 3. 1 DFD Level 0

11

Gambar 3. 2 DFD Level 1

12

3.3.2 Perancangan Basis Data

Pada tahap ini, rancangan basis data dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau

struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan pada desain secara umum. Teknik

normalisasi akan digunakan dalam perancangan database secara rinci ini agar diperoleh

basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam

pengaksesan,terhindar dari penumpukan data, ketidak konsistennya data dan mudah

dalam pemanipulasian data.

3.3.2.1 Entity Relationship Diagram ( ERD )

E.R.D adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam

suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi) antar entitas. Penekanan pada ERD

adalah tabel-tabel yang merepresentasikan entitas-entitas serta tabel-tabel yang

mempresentasikan relasi antar entitas itu sendiri.

Keterangan Simbol E.R.D (Entity Relationship Diagram) :

= Simbol Atribut

= Simbol Entity

= Simbol Relasi

13

Gambar 3. 3 menunjukan E.R.D

14

Adapun pada perancangan basis data pada sistem informasi berbasis website

pada kantor UPT Yandik kecamatan Berbah ini menggunakan relasi antar tabel yang

dapat dilihat seperti pada gambar 3.4 dibawah ini

Gambar 3. 4 Relasi Antar Tabel

15

4. MANUAL PROGRAM

Manual Program. Manual program dibuat untuk digunakan sebagai panduan bagi user

dalam mengoperasikan program aplikasi. Manual program yang bagus dapat menjadi

pemandu pengguna dalam memanfaatkan aplikasi tanpa harus menghubungi

pengembang aplikasi tersebut.

4.1 Form login

Form Login. Login merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara

keseluruhan. Hanya admin yang sudah terdaftar yang berhak untuk login untuk

mengoperasikan Sistem Informasi Berbasis Website pada Kantor UPT Yandik

Kecamatan Berbah

Gambar 4.1 Tampilan Form Login

4.2 Form Utama

Form Utama. Pada form utama ini terdapat beberapa menu yaitu menu Home ,Profil,

Galery, Informasi dan hubungi kami yang akan aktif setelah user berhasil login Sistem

Informasi Berbasis Website pada Kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah ini

16

Gambar 4.2 Tampilan Form Utama

4.3 Form Galery

Pada form gallery ini admin dapat memasukkan,mendelete,mengupdate beberapa

foto dokumentasi kegiatan yang diselenggarakan oleh sekolah-sekolah dilingkungan

kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah

Gambar 4. Tampilan Form Galery

4.4 Form Profil

Pada form profil ini terdapat visi dan misi kantor UPT Yandik kecamatan Berbah.

Adapula terdapat tujuan dari kantor UPT Yandik kecamatan Berbah yang dapat dilihat

17

pada gambar dibawah ini.

Gambar 4.3 Tampilan Form Profil

4.5 Form Hubungi Kami

Dalam form ini pengguna atau admin dapat melihat siapa saja yang berusaha

mengirim pesan anya jawab atau menghubungi kantor UPT yandik kecamatan Berbah

Gambar 4.4 Tampilan Form Hubungi Kami

18

4.6 Form Informasi

Pada form informasi ini terdapat beberapa informasi kedinasan yang ditujukan buat

sekolah-sekolah maupun tenaga pendidik dilingkungan kantor UPT yandik kecamatan

Berbah yang dapat diambah, dihapus, diupdate kapan saja oleh admin.

Gambar 4.5 Tampilan Form Informasi

4.7 Form Logout

Setelah pengguna atau admin selesai melakukan tambah data, hapus data atau

update data maka apabila admin ingin keluar dari sistem bisa melihat form logout

Gambar 4.5 Tampilan Form logout

19

5. PENUTUP

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang dilakukan mengenai sistem

Informasi berbasis web pada kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah, maka penulis

mengambil kesimpulan dan memberikan beberapa saran sebagai berikut :

5.1 Kesimpulan

1. Dengan adanya sistem informasi berbasis web pada kantor UPT Yandik Kec. Berbah

dapat memberikan cara penyampaian informasi dan pelayanan yang baru kepada siswa,

guru ataupun karyawan yaitu dengan penyampaian informasi secara online.

2. Kelebihan sistem yang dibuat adalah bahwa melalui sistem ini siswa dapat mengetahui

informasi sekolah dimana dan kapan saja dengan menggunakan media internet. Guru

dapat menggugah dan mengundug materi, melihat jadwal, mengetahui daftar siswa serta

informasi penting lainnya dimana saja dan kapan saja. Bagian tata usaha juga lebih

mudah dan lebih rapi dalam melakukan penyimpanan data maupun pencarian kembali

terhadap data-data siswa, guru, nilai dan pendaftaran siswa baru di sekplah-sekolah

khususnya di Kecamatan Berbah. Pihak sekolah secara umum akan lebih mudah dan

cepat serta dapat meraih cakupan area yang luas dalam penyampian informasi kepada

masyarakat.

5.2 Saran

1. Untuk menjangkau masyarakat asing (masyarakat internasional) disarankan agar

sistem informasi berbasis web ini dapat dikembangkan menjadi sistem dengan informasi

multi bahasa.

2. Dalam mengelola suatu sistem informasi berbasis web, keamanan data merupakan

aspek yang paling penting. Oleh karena itu harus menjadi perhatian utama dalam hal

pengelolaannya. Untuk menghindari aksi pencurian data serta aksi kejahatan dunia maya

yang semakin canggih dari waktu ke waktu, disarankan agar selalu dilakukan

pengembangan dan pembaharuan sistem keamanan secara terus menerus agar sistem

selalu terjaga keamanannya.

6. DAFTAR PUSTAKA

Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2007, “Pengantar Teknologi Informasi Internet Konsep

dan Aplikasi”, ANDI, Yogyakarta

Bunafit Nugroho, 2004, “Php an MySQL dengan Editor Dreamweaver MX”, ANDI,

Yogyakarta

20

Fathansyah, 2002, “Basis Data”, Informatika, Bandung

Foenadioen, 2008, “Pedoman Praktis Pengembangan Aplikasi Web Database

Menggunakan Java Server Page”, ANDI, Yogyakarta

Hanif Al Fatta, 2007, “Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern”, ANDI, Yogyakarta

M. Suyanto, 2003, “Strategi Periklanan pada E-Commerce Perusahaan Top Dunia”,

ANDI, Yogyakarta

Oscar Rachman, 2008, “TCP/IP dalam Dunia Informatika&Telekomunikasi”, Informatika,

Bandung