analisis dan perancangan sistem informasi penjualan...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PADA TOKO SUN CELLULAR YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Fransisca Budiningtyas
07.12.2627
Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
ANALYSIS AND ACT OF PLANNING FOR SALES INFORMATION SYSTEM AT SUN
CELLULAR STORE YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO
SUN CELLULAR YOGYAKARTA
Fransisca Budiningtyas
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In line with the development of today's business world, every company is required to develop a service system as closely as possible, to support the company's performance. One is the system of accounting services, the sales information system. Sales information system has benefits to support the flow of financial information that is purchasing, sales, inventory stock, and other documentation. With reference to this, the authors consider important the existence of accounting services to manage the flow of sales information systems at Sun Cellular Shop. Stores Sun Cellular is a private company founded by Mr. Suntoro located in Plaza Ambarukmo Yogyakarta. Stores Sun Cellular is a medium commercial enterprises engaged in the sale Phone Seluluar. Conditions of use of system sales at Sun Cellular Stores still use manual system and not using technology that is more competent and computerized, where trade competition has always appeared in the business world. To the authors propose the Sun Cellular Stores have built a software system based on sales information relevant and accurate data in facilitating the processing of sales transaction data that will generate sales of company information reports are correct and can save time and effort in its formulation.
Keywords : information system, system, sales system
1. Pendahuluan
Di era modern ini, informasi telah menjadi sangat penting. Informasi yang
cepat, tepat, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan sudah menjadi keharusan untuk tetap
bersaing dalam dunia usaha. Toko Sun Cellular adalah sebuah perusahaan perorangan
yang didirikan oleh Bapak Sundadi yang berlokasi di Ambarukmo Plaza Yogyakarta.Toko
Sun Cellular merupakan usaha dagang menengah yang bergerak dalam penjualan
Telepon Selular (Handphone).Sistem penjualan pada Toko Sun Cellular masih
menggunakan sistem manual dan belum menggunakan teknologi yang lebih
berkompetensi dan berkomputerisasi.Hal tersebut mengakibatkan kerja karyawan kurang
efisien dan pelayanan terhadap costumer sedikit terhambat.Laporan pun tidak bisa tepat
waktu sehingga pengambilan keputusan sedikit terhambat.
Sistem transaksi penjualan dan pembelian Handphone yang dikerjakan
secara manual perlu adanya pendataan data yang terkomputerisasi sebagai alat bantu
dalam pendataan persediaan Handphone. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas kerja
para karyawan dan hasil laporan yang diperoleh dapat lebih cepat, tepat akurat, dan rapi
terutama mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
Data transaksi pembelian Handphone dapat dimasukkan kedalam komputer
dan secara otomatis akan mempengaruhi data yang ada yaitu barangnya akan
bertambah. Begitu juga apabila ada penjualan Handphone, data dimasukkan kedalam
komputer secara otomatis pula barang akan berkurang, sehingga akan dapat diketahui
persedian Handphonesecara cepat, tepat dan akurat. Toko Sun Cellular belum
menggunakan komputer dalam menyimpan data transaksi sehari – hari. Data tersebut
hanya tersimpan dalam bentuk nota dan buku laporan sehingga dirasa kurang aman dan
efisien. Dalam permasalahan di atas diperlukan Sistem Informasi Penjualan pada Toko
Sun Cellular. Sistem Informasi Penjualan pada Toko Sun Cellular adalah aplikasi
komputer yang dikembangkan khusus untuk bidang Penjualan pada Toko Sun Cellular.
Dengan adanya sistem ini akan mempermudah dalam mencatat semua transaksi
sekaligus mengetahui stok yang tersedia, didukung pelaporan lengkap.
2. Landasan Teori
2.1. Pengertian Sistem
Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan
penekanan pada komponennya. Definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur
adalah : suatu jaringan kerja dari prosedur‐prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama‐sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu.”1
Definisi sistem yg lebih menekankan pada komponen/elemen adalah : kumpulan
dari elemen‐elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”2
Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan atau himpunan dari unsur - unsur atau variabel - variabel yang saling
terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai
suatu tujuan.
2.2. Pengertian informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang
nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Data belum memiliki nilai
sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya
lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.
Menurut Davis (1995), data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri
sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Unsur – unsur yang harus ada dalam
informasi antara lain:
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan
landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya
1 Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, hal. 1. 2 Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, hal. 2
nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga
diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi
untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda, misalnya informasi
mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada
ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi
untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan unuk
akuntan.
2.3. Pengertian Database
Database merupakan kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri
merupakan fakta mengenai objek, dan lain – lain. Data dinyatakan dengan nilai3.
3. Analisis
3.1. Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah tersebut, maka dibutuhkan analisis PIECES
(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency end Service), agar bisa
mendapatkan masalah utama yang terjadi pada Toko Sun Cellular Yogyakarta.
3.2. Analisis Kebutuhan Sistem
Tujuan dari analisis ini adalah memahami kebutuhan dari sistem baru dan
apakah sistem baru yang akan diterapkan sudah sesuai dengan kebutuhan atau
belum.
3.2.1. Kebutuhan Fungsional
3 Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI
Untuk merubah keadaan yang diinginkan dan sesuai dengan
perkembangan diwaktu yang akan datang, Toko Sun Cellular memerlukan
peralatan yang efektif dan efisien dalam menangani pengolahan datanya.
Informasi sangatlah penting untuk kelangsungan hidup sebuah organisasi.
Saat ini penggunaan teknologi komputer sebagai sarana informasi
merupakan cara yang sangat efektif dalam proses penanganan data. Toko
Sun Cellular membutuhkan sistem baru untuk membantu kegiatan
pelayanan simpan pinjam yang handal, cepat dan akurat. Yang dibutuhkan
ini adalah sistem pengolahan data yang sudah terkomputerisasi.
Dengan ini dapat diusulkan rancangan sistem baru yang diharapkan
mampu memberikan kemudahan dalam pencatatan data transaksi serta
bisa meningkatkan pelayanan dan produktifitas kerja Toko Sun Cellular
untuk memenuhi kebutuhan sebagai berikut :
1. Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status di
Toko.
Admin :
a. Menghapus user yang ada.
b. Menambah user.
c. Melakukan transaksi, seperti pembelian dan pembayaran hutang.
d. Menginputkan data barang dan data pemasok.
e. Menampilkan dan mencetak laporan – laporan yang ada.
f. Mengubah data user jika ada perubahan pada user.
g. Melakukan transaksi penjualan
2. Sistem harus bisa melakukan entri data.
Barang
a. User dapat menambah data barang baru ke tabel barang.
b. User dapat mengubah data barang bila ada perubahan.
c. User dapat menghapus data barang yang sudah ada.
d. User dapat mencari dan menampilkan data barang.
e. User dapat membatalkan inputan data barang.
Pemasok
a. User dapat menambah data pemasok baru ke tabel pemasok.
b. User dapat mengubah data pemasok bila ada perubahan.
c. User dapat menghapus data pemasok yang sudah ada.
d. User dapat mencari dan menampilkan data pemasok.
e. User dapat membatalkan inputan data pemasok.
3. Sistem dapat melakukan transaksi yang berkaitan dengan penjualan.
a. User dapat menginputkan data transaksi penjualan yang terjadi.
b. User dapat mencetak nota penjualan.
c. User dapat menampilkan laporan transaksi penjualan yang terjadi.
4. Sistem dapat melakukan transaksi yang berkaitan dengan pembelian.
a. User dapat menginputkan transaksi pembelian yang terjadi baik
pembelian tunai maupun kredit.
b. User dapat menampilkan laporan transaksi pembelian yang terjadi baik
secara tunai atau kredit.
c. User dapat melakukan transaksi pembayaran hutang yang terjadi
karena pembelian dilakukan secara kredit.
5. Sistem dapat melakukan analisis laporan.
a. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak semua laporan
penjualan dan laporan penjualan per tanggal.
b. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan pembelian
tunai maupun kredit baik laporan semua transaksi maupun laporan
pembelian (tunai dan kredit) per tanggal..
c. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan data
barang.
d. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan data
pemasok.
e. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan
pembayaran hutang.
User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan
stok menipis.
3.2.2. Kebutuhan Non-Fungsional
Kebutuhan non fungsional meliputi kebutuhan – kebutuhan
pendukung untuk menjalankan aplikasi tersebut, diantaranya :
1. Operasional
a. Software
Sistem Operasi windows XP
MySql
b. Hardware
Processor Intel Pentium 4 2.80 GHz
Mainboard ZX-I945LM4
RAM 2 GB
VGA 128 MB
HDD 160 GB
Printer
c. Brainware
Sebagai pelaksana dari sistem yang diusulkan adalah :
Admin : User ini memiliki hak akses untuk semua pengolahan data.
Admin memiliki hak penuh dalam pengaturan sistem.Bertugas
menangani transaksi Penjualan.
2. Keamanan
Aplikasi ini dilengkapi dengan password sehingga hanya user yang
berhak saja yang dapat mengakses aplikasi ini.
3. Informasi
a. Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang
dimasukkan salah.
b. Digunakan untuk menginformasikan jika terdapat data yang belum diisi.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1. Pembuatan Sistem
Setelah semua perancangan selesei, tahap terakhir adalah pembuatan
aplikasi, pembuatan database serta pembuatan tampilan yang User Interface.
4.1.1. Pembahasan Database
Dalam program ini terdapat database yang terdiri dari 13 tabel yang
berfungsi untuk menyimpan data – data. Antara lain tabel barang, penjualan,
pembelelian, penjualan, pemasok, akun, pelanggan, jurnal, akun serta tabel
user. Dimana semua direlasikan seperti gambar dibawah.
4.1.2 Pembahasan Program
Tampilan Form Login
Relasi Antar Tabel
Pelanggan Kd_pelanggan * Nama_pelanggan Alamat_Pelanggan No_tlp
Pemasok Kd_pemasok * Nama_pemasok Alamat_pemasok C_Person Telepon
Barang Kd_brg * Type Imei Warna Harga_Beli Harga_Jual Stok
Detail Pembelian Kd_beli ** Kd_brg ** Harga_beli Jml_brg Discount_beli
Bayar_Hutang
Kd_beli ** Jml_bayar Tgl_bayar cicilan
Pembelian Kd_beli * No_invoice Tgl Kd_pemasok ** Cara_bayar
Jth_tempo
Uang_muka
Jml_hutang
Detail Penjualan Kd_jual ** Kd_brg ** Jml_brg Harga_jual
Bayar_piutang Kd_jual ** Jml_bayar Tgl_bayar cicilan
Penjualan Kd_jual * Tgl_jual Kd_pelanggan * Jml_bayar Cara_bayar Uang_muka Jml_noncash
Jurnal No_jurnal * Tanggal No_bukti Uraian
Detail Jurnal no_jurnal ** Kd_akun ** debit kredit
Akun Kd_akun * Nama_akun
Detail Akun Kd_akun ** Periode Saldo_awal
4.2. Pengetesan Sistem
Setelah melakukan perancangan, programmer melakukan pemrograman
yang merupakan aktivitas membuat program atau sederetan instruksi yang
digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan maksud instruksi
yang diketik. Sebelum program diterapkan, maka perlu dilakukan testing terlebih
dahulu agar terhindar dari kesalahan.
Konsep pengujian program ada 2 yaitu :
1. Pengujian White box
2. Pengujian Black box
5. Kesimpulan
Dari uraian penjelasan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab
sebelumnya, sistem informasi penjualan Toko Sun Cellular mempermudah
pencatatan data petugas, anggota dan kelompok serta data transaksi simpan
pinjam baik simpanan, tabungan maupun pinjaman dengan penyimpanan data
berbasis komputerisasi.
Dengan adanya database yang ada pada sistem, keamanan data menjadi
lebih terjamin keamanannya dan memudahkan dalam proses pengolahan data
laporan dari yang sebelumnya menggunakan sistem secara manual yang dalam
prakteknya di lapangan menemui banyak kendala, baik itu hilang, rusak maupun
kesulitan dalam pembuatan laporan.
Secara lebih rinci maka penyusun dapat mengambil kesimpulan-kesimpulan
pokok sebagai berikut :
1. Penyimpanan data transaksi menjadi lebih rapi dan memudahkan dalam
pencarian.
2. Proses pelayanan kepada pelanggan menjadi lebih cepat karena semua
data sudah tersimpan dengan rapi dalam database.
Proses penyusunan laporan menjadi lebih cepat, akuran dan relevan