ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA

SMAN 1 RANTEPAO TANA TORAJA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Milka Bin Daud

08.12.3432

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

ANALYSIS AND DESIGN OF NEW STUDENT ADMISSION INFORMATION SYSTEM AT SMAN 1 RANTEPAO TANA TORAJA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMAN 1 RANTEPAO TANA TORAJA

Milka Bin Daud

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

It is known that information systems play an important role in the school in

providing useful information for the operation and management interests. Therefore,

many schools that have departments of information technology or information systems.

Likewise, SMAN 1 Rantepao Tana Toraja which is educational institutions that have

always want to follow the development of information technology.

SMAN 1 Rantepao Tana Toraja still use the manual to record the admission of

new students. Therefore, it takes a system to manage new admissions data. During this

SMAN 1 Rantepao Tana Toraja not has a system that can facilitate the administration to

manage new admission’s data.

In this thesis, the author tries to analyze these subjects and the results are

intended to give advice to SMAN 1 Rantepao Tana Toraja in processing student data

information system. In addition, the authors also recommend the SMAN 1 Rantepao

Tana Toraja to develop a database of students to utilize the data has stored in the

database.

Key words: Information System, Data of Student

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi saat ini mempengaruhi segala bidang

kehidupan manusia dan diperlukan sebagai sarana pendukung yang dapat menujang

aktivitas kerja yang cepat, tepat, dan akurat. Dimana SMAN 1 Rantepao Tana Toraja,

pengolahan data penerimaan siswa baru masih menggunakan sistem manual dan

belum efisien. Hal ini akan menjadi hambatan bagi yang membutuhkan layanan

informasi, baik untuk pihak sekolah maupun pihak berhubungan dengan instansi

tersebut. Oleh karena itu, pengolahan data yang baik akan diolah sedemikian rupa

sehingga dapat menghasilkan informasi yang up to date dan akurat.

Dalam hal ini, komputerisasi sebagai media elektronik dapat membantu laporan

pengolahan data penerimaan siswa baru yang masih dilakukan secara manual akan

dikembangkan sistem data siswa yang terkomputerisasi.

Berdasarkan masalah yang ada, penulis merumuskan permasalahan sebagai

berikiut: “Bagaimana merancang sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMAN

1 Rantepao Tana Toraja yang terkomputerisasi agar dapat menunjang efektivitas kerja

yang efisien?”. Dalam penelitian ini dituliskan bagaimana merancang sistem informasi

penerimaan siswa baru yang terkomputerisasi dan menghasilkan informasi yang akurat,

tepat waktu dan relevan.

2. Landasan Teori 2.1 Sistem

Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang berinteraksi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Ciri utama dari sebuah sistem adalah

berorentasi untuk mencapai tujuan. Tujuan itu dapat disebut menciptakan nilai dengan

mengkombinasikan sumber daya dengan cara-cara tertentu. Tiap sistem sebenarnya

mempunyai tujuan ganda, namun salah satu biasanya dijadikan prioritas utama

sehingga perlu untuk menentukan urutan prioritas. Pentingnya menentukan prioritas,

salain banyaknya tujuan kadang-kadang tujuan-tujuan tersebut dapat saling

bertentangan.

2.2 Konsep dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Menurut Davis (1995), informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk

yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini

atau mendatang.

2.2.2 Siklus Informasi

Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model

proses tertentu. Selanjutnya penerima informasi membuat suatu keputusan dan

melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan

membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagi input, diproses

kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh Jhon

Burch disebut dengan siklus informati (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan

siklus pengolahan data (data processing cycles). Siklus informasi menurut Burch dapat

digambarkan sebagai berikut.

Masukan (Data)

Basis Data

Penerima

Hasil Tindakan

Data (Ditangkap)

Keluaran (Informasi)

Proses (Model)

Tindakan Keputusan

Gambar 2.1 Siklus Informasi

2.2.3 Kualitas Informasi Kualitas sangat dipengaruh atau ditentukan oleh tiga hal pokok yaitu, relenvancy,

accurancy, dan timeliness. Kualitas dari suatu informasi (quality of information)

tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya

(timely basis), dan relevan (relevance).

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi

kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak

informasi tersebut.

2. Tepat waktu

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah

usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam

pengambilan keputusan

3. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk

tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda, misalnya informasi mengenai sebab-

sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan

akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

2.2.4 Nilai Informasi

Nilai inforamsi dibentuk dari :

a. Manfaat (use)

b. Biaya (cost)

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan

biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya

denga satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat

dapat menggunakan analisis cost effectiviness atau cost benefit.

2.3 Konsep dasar Sitem Informasi 2.3.1 Sistem Informasi Menurut Jerry Fith Gerald, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-

prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.4

Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada

perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem

suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross,

1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output –

IPO) dapat dilihat pada gambar berikut.

Input Data Pemrosesan

Output Data

Gambar 2.2 Konsep Sistem Informasi

2.3.2 Komponen Sistem Informasi Komponen sistem informasi menurut Stair (1992) mengemukakan bahwa sistem

informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari hardware,

software, database, telekomunikasi, manusia.

2.4 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah

a) kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi

b) menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

2.5 Teori Analisis 2.5.1 Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan yang

dikenal dengan PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency,

Services).

2.5.2 Analisis Biaya

Biaya yang berhubungan dengan sistem informasi dapat diklarifikasikan ke dalam

4 kategori utama, yaitu biaya pengadaan (procurement cost), Biaya persiapan

operasional, biaya proyek, biaya operasional dan perawatan.

2.6 Flowchart Sistem Flowchart bisa diartikan penggambaran sebuah objek arus pekerjaan (task) yang

terjadi dalam sebuah aktivitas.

2.7 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah

lama atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logis tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik yang mempengaruhi, baik lingkungan dimana data

mengalir maupun pada data yang akan disimpan

2.9 Perangkat Lunak yang digunakan 2.9.1 Pengenalan Microsoft Access 2007

Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita dalam

membuat sebuah aplikasi database, biasanya digunakan untuk membuat aplikasi-

aplikasi yang kecil.

2.9.2 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah salah satu pemrograman yang berorientasi objek (Object

Oriented Programing/OOP) yang sangat mudah digunakan dan dipelajari. Visual basic

diproduksi oleh Microsoft Corporation yang juga memproduksi sistem operasi Windows

Jadi tingkat kompetibelitas dengan Windows bagus.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis PIECES a) Analisis Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem

yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Sistem lama pada analisis performance:

Waktu tanggap untuk melayani cukup lama, rata-rata 30-50 menit karena proses

pencarian data bersifat manual sehingga harus membuka arsip-arsip yang ada dan

hasil tidak efektif dan efisien.

b) Information (Informasi), penting terhadap kualitas informasi yang disajikan dimana

informasi harus mempunyai kualitas (akurat, tepat waktu, dan relevan) dan

mempunyai nilai informasi. Sistem lama pada analisis informasi, yaitu informasi

yang didapat kurang akurat karena adanya keterlambatan dalam pembuatan

laporan, kurang maksimal, dan kurang relevan.

c) Economy (ekonomi), tinjauan analisis ekonomis tidaknya sistem yang ada merujuk

pada jumlah sumber daya yang digunakan. Sistem lama pada analisis ekonomi,

yaitu penggunaan kertas, tinta, dan alat tulis lainnya dan tempat penyimpanan

untuk menyimpan dokumen yang dibutuhkan tidak sedikit dan pemasukan data

serta pencarian data membutuhkan waktu yang lama karena harus membuka satu

persatu arsip yang ada.

d) Pengendalian (Control), pengendalian terhadap sistem yang dimaksudkan untuk

mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan. Sistem lama pada analisis

control, yaitu Control dokumen yang sangat kurang sehingga sering terjadi

kesamaan data, dokumen hilang dan rusak.

e) Efficiency (efisiensi), erat kaitannya dengan bagaimana sumber daya yang ada

telah digunakan. Sistem lama pada analisis efisiensi, yaitu kurang efisien karena

kebutuhan bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan cepat karena adanya

keterbatasan ruang dan waktu dalam memperolehnya dan biaya boros.

f) Service (Pelayanan), adalah sistem mencakup pelayanan yang diberikan oleh

sistem pada beberapa elemen, baik elemen yang bersifat langsung maupun tidak

langsung Sistem lama pada analisis service, pelayanan yang diberikan kepada

siswa dan pihak-pihak yang bersangkutan yang membutuhkan informasi yang

kurang maksimal karena masih bersifat manual.

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud untuk memberikan

gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru/sistem yang akan

diusulkan.

a. ERD

Gambar 3.1 ERD

b. Flowchart Sistem

Gambar 3.2 Flowchart yang sistem

c. DFD yang diusulkan

Data Pendaftaran

Data Tes

Data Sisw

a

Data Bagi K

elas

Data K

elas

Data W

ali Kelas

Data G

uru

Simpan D

ata Pendaftaran

Simpan

Data Tes

Simpan

Data Sisw

a

Simpan D

ata Bagi K

elas

Simpan

Data K

elas

Simpan D

ata W

ali Kelas

Simpan

Data G

uru

Pendaftaran

Tes

Siswa

Bagi Kelas

Kelas

Data W

ali Kelas

Guru

Laporan D

ata Siswa

Laporan Data

Bagi Kelas La

pora

nD

ata

Kel

as

Gambar 3.3 DFD yang diusulkan

d. Hubungan antar Tabel

Gambar 3.4 Hubungan antar tabel

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru

dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan

yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua

kegiatan penerapan sistem sesuai rencana yang ditentukan. Pada kegiatan ini sistem

baru sudah harus dilakukan proses analisis dan desain sistem secara rinci serta

penggunaan teknologi terhadap sistem tersebut.

4.2 Konversi Sistem ( Convertion)

Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru agar siap

untuk digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem,

antara lain :

1. Konversi Langsung (Direct Convertion)

Konversi ini dilakukan dengan mengganti secara langsung sistem lama dengan

sistem yang baru.

2. Konversi Paralel (Paralel Convertion)

Di dalam konversi paralel ini sistem baru dan sistem lama dioperasikan secara

bersama-sama dalam jangka waktu tertentu. Tujuan sistem ini untuk menyakinkan

bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum

sistem lama dihentikan.

3. Konversi Percontohan (Location Convertion)

Konversi percontohan dilakukan bila beberapa sistem yang sejenis akan

diterapkan pada beberapa area yang terpisah. Konversi ini dilakukan pada

sebuah unit organisasi terlebih dahulu dan dinilai operasinya. Jika sistem yang

baru ini telah dapat beroperasi dengan sukses maka sistem yang baru ini mulai

diterapkan ke semua bagian-bagian yang lainnya.

4. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul sistem

yang berbeda secara unit. Tiap-tiap modul dioperasikan terlebih dahulu dan jika

telah sukses maka akan disusul oleh modul yang lainnya dan seterusnya

sampai semua modul berhasil dioperasikan.

Dengan melihat beberapa pendekatan konversi sistem diatas, maka

pemilih menggunakan pendekatan konversi paralel sebagai konversi sistem

pengolahan data siswa yang baru. Dengan beberapa pertimbangan yang diambil

yaitu bahwa konversi paralel (parallel convertion) menyediakan proteks yang tinggi

kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. Dengan arti bahwa jika

sistem yang baru gagal dioperasikan, maka sistem yang lama masih tetap

beroperasi. Pendekatan ini merupakan lawan dari pendekatan konversi langsung.

4.2.3 Pemeliharaan Sistem

Pemeliharan sistem sangat penting bagi pengguna sistem karena seringkali

penggunaan sistem operasi menjadi tidak aman karena alasan-alasan seperti :

Sistem terinfeksi malware aktif.

Sistem berkas corrupt.

Hardware melemah.

Untuk mencegah hal-hal tersebut digunakan mOS (maintenance operating system ) yang

berfungsi untuk :

Manajemen Malware yang aktif

Pemilihan data (recovery) dan perbaikan berkas

Diagnosa hardware

Selain dengan mOS dapat juga memelihara sistem pada windows dengan cara

sederhana seperti :

Jangan pernah mematikan power sampai sistem sudah benar-benar Shut Down.

Pengecekan kipas pada power supply maupun kipas pendingin processor agar

komputer dapat bekerja dengan baik.

Lakukan defragment setidaknya satu bulan sekali.

Buat backup data.

Gunakan Firewall jika terkoneksi dengan jaringan.

Lakukan pengecekan virus dengan mengupdate antivirus secara rutin.

4.2.4 Manual Program

Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana

cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows.

Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan database aplikasi

input dan output data telah selesai. Dengan perancangan manual form seperti ini

diharapkan pengolahan pemasukan data akan lebih sempurna. Tujuannya untuk

memberikan panduan kepada user dalam rangka mengoperasikan program aplikasi.

Adapun manual programnya adalah sebagai berikut :

1. Bagian Login Bagian Login , pertama kali muncul saat memasuki sistem. Username dan

password harus diketik secara benar dan tidak boleh dikosongkan, jika terjadi

kesalahan dalam penulisan username dan password maka akan muncul pesan

kesalahan namun jika benar maka selanjutnya akan masuk pada menu utama.

Gambar 4.1 Menu Login

2. Bagian Menu Utama

Gambar 4.6 Menu Utama

Dari menu utama ini semua fasilitas yang tersedia dapat dipanggil, menu-

menu tersebut antara lain :

a. Data Pendaftaran, digunakan untuk memasukan data pendaftaran, pencarian

data pendaftaran, dan mencetak laporan data pendaftaran.

b. Data Tes digunakan untuk memasukan data pendaftar yang akan mengikuti

tes, pencarian data tes, dan mencetak laporan data tes.

c. Data Siswa digunakan untuk memasukan biodata siswa yang lengkap bagi

siswa yang lulus mengikuti tes, pencarian data siswa, dan mencetak laporan

data siswa.

d. Data Bagi Kelas digunakan untuk memasukan data bagi kelas menurut NIS,

pencarian data bagi kelas, dan mencetak data bagi kelas.

e. Data Kelas digunakan untuk mengetahui data kelas, pencarian data kelas,

dan mencetak data kelas.

f. Data Wali Kelas digunakan untuk mengetahui data wali kelas, pencarian data

wali kelas, dan mencetak data kelas.

g. Data Guru digunakan untuk mengetahui data guru, pencarian data guru, dan

mencetak data guru.

5. Kesimpulan

Dari penelitian yang dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem

manual sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi yang

dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer

khususnya dengan software Microsoft Visual Basic 6.0, diharapkan informasi yang

dihasilkan lebih berkualitas dan membantu dalam proses pengambilan keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Hanif Al fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Penerbit ANDI: Yogyakarta.

Jerry Fitz Gerald, Andra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr.

1981.Fundamentals Of System Analyst, (second edition). John Willey dan

Sinns: New York.

Jogiyanto HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit : Andi offset:

Yogyakarta.

http://ilmukomputer.com, diakses pada tanggal 14 Mei 2011.

http://www.bhinneka.com, diakses pada tanggal 20 Juli 2011.